Excel ermöglicht es Ihnen, die volle Kapazität Ihres Druckers zu nutzen. Mit Excel erzielen Sie auf Ihrem Drucker bessere Druckergebnisse als je zuvor. Auf Laserdruckern ausgedruckte Excel-Berichte erreichen professionelle Druckqualität.
Bild 10.1 und 10.2 geben Ihnen eine Vorstellung von den Berichten, die Sie produzieren können. Mit Excel können Sie das Äquivalent eines Rechnungsvordrucks herstellen oder Abschlußberichte, die der Qualität des Firmenjahresberichts in nichts nachstehen.
Mit Excel brauchen Sie nicht mehr aus Fehlern lernen und eine Seite jedesmal ausdrucken, bevor Sie das Layout verbessern können. Vielmehr haben Sie die Möglichkeit, ein Druckbild der Seite auf dem Bildschirm anzuzeigen. In dieser sogenannten Seitenansicht können Sie sogar die Ränder und Spaltenbreiten ändern, d. h. für übergreifende Layoutänderungen brauchen Sie nicht einmal in den Bearbeitungsmodus zurückwechseln.
Wenn Sie von einem Tabellenblatt verschiedene Berichte und Ansichten wiederholt auszudrucken haben, können Sie mit Ansicht/Ansicht anpassen jeder Ansicht einen eigenen Namen und spezifische Druckeinstellungen zuweisen.
Wenn Sie mehrere Blätter oder Ansichten hintereinander drucken müssen, steht Ihnen der Bericht-Manager zur Verfügung. Im Bericht-Manager können Sie alle auszudruckenden Ansichten und Szenarien auflisten. Diese Ansichten und Szenarien werden dann als einzelne Dokumente ausgedruckt. (Ein Szenario ist eine gespeicherte Ansammlung von Eingabewerten, die den Ausdruck verschiedener Testergebnisse gestatten.) Der Bericht-Manager wird am Ende dieses Kapitels eingehend erläutert.
Abbildung 10.1: Von einem Excel-Tabellenblatt können
Sie Berichte in professioneller Qualität produzieren.
Abbildung 10.2: In der Seitenansicht sehen Sie auf dem Bildschirm genau das Druckbild,
das später im Ausdruck erscheint.
In der Regel besteht das Drucken aus den folgenden Arbeitsschritten (die im einzelnen, zusammen mit den verfügbaren Optionen, im Verlauf dieses Kapitels besprochen werden):
Bevor Sie drucken können, müssen Sie Ihren Drucker installieren und einrichten. In der Regel brauchen Sie diese Arbeit nur einmal zu erledigen – es sei denn, Sie erwerben einen neuen Drucker oder arbeiten mit mehreren Ausgabegeräten. Der Drucker, den Sie in Excel einrichten und einstellen, wird zum Standarddrucker für alle Windows-Anwendungen. Der Standarddrucker ist der Drucker, der automatisch für den Ausdruck verwendet wird, damit Sie nicht jedesmal vor dem Druck einen Drucker einstellen brauchen.
Die Auswahl eines Druckers in Excel ist einfach – vorausgesetzt, der Drucker wird in der Liste im Dialogfeld Drucken aufgeführt. Ist Ihr Drucker nicht in dieser Liste enthalten, so wurde er nicht unter Windows installiert. Sie haben die Möglichkeit, einen Windows-Drukker direkt von Excel aus zu installieren.
Unter Windows 95 regelt eine spezielle Datei, ein sogenannter Druckertreiber, die Kommunikation zwischen Windows und dem Drucker, d. h. der Druckertreiber »informiert« Windows über die speziellen Eigenschaften Ihres Druckers. Zum Lieferumfang von Windows gehören die Druckertreiber für viele verschiedene Druckertypen. Und meist wird beim Neuerwerb eines Druckers auch der erforderliche Windows-Treiber auf einer Diskette mitgeliefert.Um unter Windows einen Drucker (oder besser: den zugehörigen Druckertreiber) zu installieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Wenn die Task-Leiste nicht sichtbar ist, führen Sie den Cursor an den unteren Bildschirmrand oder drücken (Strg)+(Esc), um die Task-Leiste einzublenden.Abbildung 10.3: Wählen Sie links den Hersteller und rechts das Druckermodell aus.Assistent fuer die Druckerinstallation
Ist Ihr Drucker nicht aufgelistet, und Sie haben einen Druckertreiber – eine Datei mit der Erweiterung DRV – auf Diskette oder per Download über das Internet erhalten, wählen Sie die Schaltfläche Diskette. (Wenn Sie über keinen Treiber verfügen, ist es unter Umständen möglich, den Treiber eines kompatiblen Druckermodells zu verwenden, oder Sie wählen als Hersteller die Option Allgemein und als Drucker die Option Universal/Nur Text. Der Universaltreiber unterstützt allerdings keine speziellen Schriften oder Grafiken.)
In einem speziellen Dialogfeld werden Sie dazu aufgefordert, die Installationsdiskette des Herstellers einzulegen. Das Diskettenlaufwerk A ist bereits vorgegeben, Sie können aber auch ein anderes Laufwerk – etwa ein CD- oder Festplattenlaufwerk – angeben.
Die Liste verfügbarer Anschlüsse in Bild 10.4 kann auf Ihrem System variieren, da sie von Ihrer spezifischen Hardware-Konfiguration abhängt.
Abbildung 10.4: Stellen Sie den Anschluß ein, über den Sie den Drucker mit Ihrem Rechner verbinden.
Abbildung 10.5: Sie können den Druckernamen des Herstellers übernehmen
oder einen neuen Namen eintragen.
Wenn der Treiber auf dem angegebenen Datenträger nicht gefunden wird, werden Sie zum Einlegen des richtigen Datenträgers aufgefordert. Legen Sie diesen in das Laufwerk ein, und wählen Sie OK. Wenn Sie eine Windows-Installationsdiskette eingelegt haben, und die Treiberdatei nicht gefunden wird, erscheint dasselbe Meldungsfenster noch einmal. Legen Sie in diesem Fall eine andere Installationsdiskette ein, möglicherweise ist der Treiber dort gespeichert.
Nach dem Kopieren wird der Ordner Drucker wieder eingeblendet. Er wurde um den neuen Drucker ergänzt, der bereits markiert ist.
Abbildung 10.6: Das Dialogfeld Eigenschaften von <Druckername>
enthält für verschiedene Druckermodelle unterschiedliche Optionen.
Tabelle 10.1: Druckereigenschaften.
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Register |
Anwendung |
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Hier können Sie einen Kommentar eingeben und festlegen, ob zwischen den verschiedenen Druckaufträgen eine Trennseite ausgedruckt wird. Diese Optionen sind wichtig, wenn mehrere Anwender auf demselben Drucker ausdrucken. | |
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In diesem Register stellen Sie den Druckeranschluß sowie die anzuwendenden Zeitlimits ein. | |
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Hier bestimmen Sie das Format, die Zufuhr, die Ausrichtung und andere Eigenschaften hinsichtlich des Papiers, auf dem ausgedruckt wird. | |
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Im Register Grafik legen Sie die Auflösung, das Raster, die Skalierung und andere Grafikoptionen fest. | |
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Im Register Schriftart legen Sie fest, wie TrueType-Schriften ausgedruckt werden oder welche Schriftkassetten verwendet werden. | |
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Zu den Geräteoptionen gehören Eigenschaften, die die Druckqualität oder den verfügbaren Druckerspeicher betreffen. |
Der Drucker und die Druckereinstellungen, die Sie im Dialogfeld Eigenschaften von <Druckername> auswählen, stellen den Standarddrucker bzw. die Standarddruckereigenschaften dar. Die Einstellungen des Standarddruckers werden für den Ausdruck aller Windows-Dokumente verwendet.
Aktuelle Druckertreiber für Windows 95 können Sie per Download von folgender WWW-Seite beziehen:
http://www.microsoft.com/kb/softlib/
Wählen Sie im Listenfeld List Files die Option Windows 95 aus, geben Sie in das Suchfeld Printer Drivers ein, und klicken Sie auf die Schaltfläche Find File. Es wird eine Liste aller Treiber angezeigt, die für den Download bereitstehen.
Infos zum Thema »Windows-95-Druckertreiber« können Sie unter folgender Adresse suchen lassen:
http://www.microsoft.com/search/default.asp
Geben Sie in das Feld I want to search for den Begriff Druckertreiber ein, und aktivieren Sie eine Such-Engine (microsoft.com site, AltaVista, Yahoo, etc).
Sie können auch die Microsoft KnowledgeBase nach Infos zum Thema »Windows-95-Druckertreiber« durchsuchen:
http://www.microsoft.com/kb .
Gute Informationen erhalten Sie auch, wenn Sie eine der Such-Engines im Internet aktivieren und Windows-95 AND Druckertreiber eingeben.Microsoft Windows regelt die zentrale Druckerverwaltung und erleichtert somit den Ausdruck unter Excel. Jeder Drucker, den Sie unter Windows installieren, kann auch in Excel verwendet werden.
Ihre Excel-Berichte werden jeweils auf dem Drucker ausgedruckt, der gerade als Windows-Standarddrucker definiert ist. Um herauszufinden, welches gerade der Standarddrucker ist, wählen Sie Datei/Drucken und überprüfen, welcher Drucker im Feld Name eingestellt ist (vgl. Bild 10.7). Wenn Sie die zugehörige Drop-down-Liste öffnen, wird eine Liste aller unter Windows installierten Drucker eingeblendet. Ist der gesuchte Drucker nicht in dieser Liste enthalten, so müssen Sie ihn unter Windows installieren. Eine Anleitung dazu erhielten Sie im vorigen Abschnitt, »Drucker unter Windows installieren«.
Abbildung 10.7: Das Dialogfeld Drucken bietet die wichtigsten Druckoptionen an.
Um einen Drucker auszuwählen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Wenn Sie das nächste Mal Datei/Drucken wählen, bemerken Sie, daß der gewählte Drucker immer noch aktiv ist. Dieser Drucker wird als Standarddrucker für alle Windows-Anwendungen verwendet, bis Sie einen anderen Drucker als Standarddrucker aktivieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Standarddrucker in Excel, im Ordner Drucker oder in einer anderen Windows-Anwendung gewechselt wurde. Auch wenn Sie auf die Symbol-Schaltfläche Drucken klicken, wird für den Ausdruck dieser Drucker verwendet.
Der Befehl Datei/Seite einrichten steuert alle Einstellungen, die Sie in der Regel zum Drukken benötigen. Zu den Einstellungen des Dialogfelds Seiten einrichten gehören die Position des Satzspiegels innerhalb der Seite (Größe der Ränder, der Kopf- und Fußzeilen, usw.), der Inhalt der Kopf- und Fußzeilen, die Ausrichtung (Hoch- oder Querformat), der Ausdruck der Gitternetzlinien, Ausdruck in Farbe oder Schwarzweiß und die Ausgabe der Zeilen- und Spaltenköpfe.
Um das Layout einer Druckseite einzurichten, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
In den folgenden Abschnitten werden die verschiedenen Optionen des Dialogfelds Seite einrichten detailliert erläutert. (Eine praktische Besonderheit des Dialogfelds Seite einrichten: Beim Öffnen wird jeweils das zuletzt aktivierte Register angezeigt.)
Abbildung 10.8: Im Dialogfeld Seite einrichten lassen sich Layoutoptionen wie Ausrichtung, Papiergröße, Ränder, Kopf- und Fußzeilen und Druckerbereich für das Tabellenblatt einstellen.
Die Optionen im Dialogfeld Seite einrichten sind auf mehrere Register aufgeteilt: Papierformat, Seitenränder, Kopfzeile/Fußzeile und Tabelle. In der Regel müssen Einstellungen in mehreren Registern vorgenommen werden.
Die folgenden Abschnitte dieser Sektion beschreiben, wie Sie die Optionen der Register Papierformat, Seitenränder, Kopfzeile/Fußzeile und Tabelle für die Realisierung spezifischer Aufgaben einsetzen.
Die Schriftweite der Zeichen ändert sich proportional zum Schriftgrad. Daher werden die Ränder nicht in Anzahl von Zeichen, sondern in Zentimeter angegeben. In Tabelle ist die Standardbreite der vier Ränder aufgelistet.
Tabelle 10.2: Die Standardrandeinstellungen.
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Rand |
Standardbreite |
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Links |
2 cm |
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Rechts |
2 cm |
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Oben |
2,5 cm |
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Unten |
2,5 cm |
Der Rand ist jeweils der Abstand zwischen Papierkante und Satzspiegel (dem Gedruckten). Bei der Einstellung des oberen und unteren Rands sollten Sie auch die Kopf- und Fußzeile berücksichtigen, die standardmäßig jeweils in einem Abstand von 1,3 cm von der Papierkante gedruckt werden.
Auf vielen Laserdruckern ist es nicht möglich, bis zur äußeren Papierkante zu drucken. Deshalb ist oft eine Mindestrandgröße von 0,6 cm vorgeschrieben. Bei Tintenstrahldruckern gibt es häufig dasselbe Problem, so daß eine Mindestgrenze für den linken und rechten Rand von 0,6 cm und für den oberen und unteren Rand von 1,3 cm gesetzt ist.
Um die Ränder einzustellen bzw. zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Abbildung 10.9: Die Ränder werden im Register Seitenränder des Dialogfelds Seite einrichten angepaßt.
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Option |
Auswirkung |
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Oben |
Zur Einstellung des oberen Rands. |
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Unten |
Zur Einstellung des unteren Rands. |
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Links |
Zur Einstellung des linken Rands. |
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Rechts |
Zur Einstellung des rechten Rands. |
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Kopfzeile |
Zur Einstellung des Abstands zwischen dem Abdruck der Kopfzeilen und der oberen Seitenkante. |
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Fußzeile |
Zur Einstellung des Abstands zwischen dem Abdruck der Fußzeilen und der unteren Seitenkante. |
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Horizontal |
Das Tabellenblatt wird im Ausdruck horizontal zentriert. |
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Vertikal |
Das Tabellenblatt wird im Ausdruck vertikal zentriert. |
Das Abbildungsbeispiel in der Mitte des Registers demonstriert die Auswirkung der jeweiligen Einstellung.
Wenn die Breite Ihrer Tabelle größer ist als die Höhe, ist es oftmals besser, sie im Querformat auszudrucken. (Im Querformat ist die Längsseite des Papiers oben, im Hochformat ist es umgekehrt.) Wenn Ihr Drucker die Zufuhr unterschiedlich großer Papierbögen unterstützt, können Sie zudem das Papierformat wechseln.
Um ein anderes Papierformat einzustellen, öffnen Sie im Dialogfeld Seite einrichten das Register Papierformat und wählen das gewünschte Format aus der Drop-down-Liste Papierformat aus. Die verfügbare Auswahl an Papierformaten ist vom Druckermodell abhängig.
Meist ist der Ausdruck der Gitternetzlinien und der Zeilen- und Spaltenköpfe in Berichten unerwünscht. Wenn Sie mit dem Befehl Extras/Optionen die Anzeige der Gitternetzlinien deaktivieren, werden diese standardmäßig auch nicht ausgedruckt. Wenn Sie jedoch im Dialogfeld Seite einrichten die Option Gitternetzlinien aktivieren, wird das Gitter dennoch ausgedruckt. Um den Ausdruck der Gitternetzlinien ein- oder auszuschalten, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Abbildung 10.10: Hier können Sie die Drucktitel, verschiedene Druckoptionen oder
die Reihenfolge der Seiten festlegen.
Der Ausdruck der Spalten- und Zeilenköpfe empfiehlt sich beispielsweise, wenn Sie den Aufbau eines Tabellenblatts dokumentieren wollen und dabei die Formeln oder Kommentare in den Zellen anzeigen. Zur Anzeige der Formeln wählen Sie Extras/Optionen, öffnen das Register Ansicht und aktivieren im Gruppenfeld Fensteroptionen die Option Formeln.
Sie können Kopf- und Fußzeilen definieren, so daß oben oder unten auf jeder Druckseite eines Tabellenblatts eine Überschrift, ein Datum oder die Seitenzahl erscheint. Sie können diese auch mit verschiedenen Schriftarten, -schnitten und -graden formatieren. Kopf- und Fußzeilen eignen sich zur Eintragung einer vertraulichen Nachricht des Bearbeiters, des Druckdatums oder der Quelle für die im Tabellenblatt und dem Diagramm verwendeten Daten.
Standardmäßig werden in Excel keine Kopf- und Fußzeilen ausgedruckt. Die Anleitung unten erläutert, wie Sie Kopf- und Fußzeilen einfügen.
Kopf- und Fußzeilen verwenden immer einen linken und rechten Rand von 2 cm; der Standardrand nach oben bzw. unten beträgt 1,3 cm. Um den Abstand zur oberen oder unteren Seitenkante zu ändern, befolgen Sie die Anleitung im vorigen Abschnitt. Wenn Sie Seitenränder angeben, welche den Abstand der Kopf- und Fußzeilen unterschreiten, kann es vorkommen, daß das Tabellenblatt über der Kopfzeile oder der Fußzeile ausgedruckt wird.
Um eine Kopf- oder Fußzeile zu erstellen, verwenden Sie das Dialogfeld Seite einrichten. Dieses öffnen Sie mit dem Befehl Datei/Seite einrichten. Im Register Kopfzeile/Fußzeile finden Sie die Kopf- und Fußzeilenoptionen, die Sie in Bild 10.11 sehen. In den beiden Feldern dieses Registers wird ein Muster für die gewählten Optionen angezeigt.
Abbildung 10.11: Im Register Kopfzeile/Fußzeile lassen sich die Kopf- und Fußzeilen
definieren, die auf jeder Seite des ausgedruckten Tabellenblatts angezeigt werden.
Excel bietet verschiedene vordefinierte Formate für die Kopf- und Fußzeilen an. Um eines dieser Formate auszuwählen, öffnen Sie die Drop-down-Liste Kopfzeile bzw. die Liste Fußzeile und wählen ein Format aus. In beiden Listen sind dieselben Formate verfügbar.
Sie können auch selbst Kopf- und Fußzeilen mit speziellen Schriften, Symbolen definieren und den Text dafür selbst eingeben. Um eine benutzerdefinierte Kopf- oder Fußzeile zu erstellen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Das Dialogfeld Kopfzeile umfaßt drei Sektionen für linksbündig, zentriert und rechtsbündig ausgerichtete Informationen: Linker Bereich, Mittlerer Bereich und Rechter Bereich. Sie geben in diese drei Sektionen Text oder Codezeichen ein, z. B. einen Code für das aktuelle Datum oder die Seitenzahl.
Um die Informationen mit Hilfe der Maus einzugeben, klicken Sie in den Bereich und tippen den Text ein. Um einen Code einzugeben, klicken Sie auf die entsprechende Symbol-Schaltfläche und um die Informationen zu formatieren markieren Sie den Text oder Code und klicken auf die Symbol-Schaltfläche Schrift. Im Dialogfeld Schrift wählen Sie die gewünschten Schriftattribute aus und wählen OK. Die Code-Schaltflächen und die zugehörigen Ergebnisse sind in Tabelle 10.3 aufgelistet.
Auf der Tastatur drücken Sie (Alt)+(L), (M) oder (R), um die Einfügemarke in die entsprechende Sektion zu setzen und tippen dann den Text und die in Tabelle 10.3 aufgelisteten Codierungen ein. Sie können auch mit Hilfe der Taste (Tab) eine Symbol-Schaltfläche auswählen und dann (Eingabetaste) drücken. Wenn Sie mehrzeilige Kopf- und Fußzeilen eingeben wollen, drücken Sie (Eingabetaste) für einen Zeilenumbruch.
Abbildung 10.12: Durch die Eingabe von Text und speziellen Codierungen definieren Sie Ihre eigenen Kopf- und Fußzeilen.
Um die Funktionsweise einer der Symbol-Schaltflächen herauszufinden, klicken Sie auf die Schaltfläche Hilfe (das Fragezeichen links unten) und klicken auf die Option. Es wird eine Erläuterung der betreffenden Symbol-Schaltfläche eingeblendet.Wie das folgende Beispiel veranschaulicht, können Sie die Codes in Tabelle 10.3 mit Ihrem eigenen Text kombinieren:
Links &[Datum] Seite &[Seite] von &
Mitte &"Tms Rmn"&FABC Finanzierungsgesellschaft
Rechts Hypothekenbank
24.12.96 Seite 1 von 3 ABC Finanzierungsgesellschaft Hypothekenbank
Wenn Sie OK klicken, sehen Sie das Ergebnis im Dialogfeld Kopfzeilen/Fußzeilen. Formatierungscodes wie &F sorgen für die Formatierung, auch wenn Sie im Dialogfeld Kopfzeile nicht angezeigt werden (außer bei der Eingabe). Die ersten 6 Codierungen in der Tabelle sind Formatierungscodes!
Tabelle 10.3: Codierungen für die Definition der Kopf- und Fußzeilen.
Standardmäßig werden Kopfzeilen 1,3 cm von der oberen Seitenbegrenzung entfernt ausgedruckt. Wird der Text des Tabellenblatts über der Kopfzeile oder der Fußzeile ausgedruckt, so sollten Sie im Register Seitenränder des Dialogfelds Seite einrichten den oberen bzw. unteren Rand vergrößern.
Wenn Sie den Namen einer Schriftart eintippen, dürfen Sie die Anführungszeichen auf beiden Seiten des Namens nicht vergessen und müssen exakt die Schreibung verwenden, die in der Liste im Dialogfeld Schrift vorkommt. Sie können sowohl den Namen einer TrueType-Schriftart als auch den Namen einer Schriftart auf Ihrem Drucker verwenden. Für Druckerschriften sind nur die auf Ihrem Drucker verfügbaren Schriftgrade zulässig.Ich kann nicht herausfinden, wie ich die Einstellungen für den linken und rechten Rand der Fußzeilen ändern soll.
Kopf- und Fußzeilen verwenden immer einen linken und rechten Rand von 2 cm, und zwar unabhängig von den Einstellungen für den linken und rechten Rand. Die Einstellungen für den linken und rechten Rand der Fußzeilen lassen sich daher nicht ändern.
Die Schrift in der Kopfzeile ist nicht dieselbe wie im restlichen Ausdruck.
Wenn Sie die in der Tabelle verwendete Schrift verändert haben, stimmt diese nicht mehr mit der Schrift in den Kopf- und Fußzeilen überein. Um die Kopf- und Fußzeilenschrift zu ändern, markieren Sie den Text im Dialogfeld Kopfzeilen bzw. Fußzeilen, klicken auf die Schaltfläche Schrift und ändern die Schriftattribute. Service & Support von Microsoft erhalten Sie auf der folgenden World Wide Web Site:
http://www.microsoft.com/germany/support/
Zudem stellt Microsoft im Internet eine umfassende KnowledgeBase für die Fehlerbehebung zur Verfügung (in englischer Sprache). Diese finden Sie unter folgender Adresse:
http://www.microsoft.com/kb Wenn in Excel ein Bereich ausgedruckt wird, der über den Blattrand hinausragt, wird zunächst der gesamte Bereich auf der linken Seite gedruckt, dann die zweite Spalte, usw. In einigen Fällen – etwa bei breiten Berichten im Querformat – empfiehlt sich jedoch eine andere Druckreihenfolge: So daß zunächst der gesamte obere Bereich ausgedruckt wird, dann der nächste, darunterliegende Streifen, usw.
Um einzustellen, in welcher Reihenfolge in Excel die Seiten ausgedruckt werden, öffnen Sie im Dialogfeld Seite einrichten das Register Tabelle. Dann aktivieren Sie im Gruppenfeld Seitenreihenfolge entweder die Option Seiten nach unten, dann rechts oder Seiten nach rechts, dann unten.
Wenn Ihr Drucker skalierbare Schriften unterstützt, oder wenn Sie TrueType-Schriften verwenden, können Sie ein Dokument in verkleinertem oder vergrößertem Maßstab ausdrukken. Durch eine solche proportionale Verkleinerung ist es möglich, ein Dokument ohne Formatierungsverluste in die Druckseite einzupassen. Um ein Dokument zu skalieren, öffnen Sie im Dialogfeld Seite einrichten das Register Papierformat (siehe Bild 10.8), aktivieren die Option Verkleinern/Vergrößern und tragen den gewünschten Maßstab in das Eingabefeld ein. Oder Sie aktivieren die Option Anpassen und tragen in die Eingabefelder die gewünschte Anzahl von Druckseiten in der Breite und Höhe ein.
Auch um ein Blatt in einer Schriftgröße auszudrucken, die sich für eine Wandkarte oder ein Präsentationsposter eignet, verwenden Sie die Optionen Verkleinern/Vergrößern und Anpassen. Für diesen Zweck jedoch vergrößern Sie den Druckmaßstab.Mit Hilfe der Option Verkleinern/Vergrößern können Sie ein Dokument entweder in der Originalgröße ausdrucken (100 %) oder den Dokumentausdruck auf einen bestimmten Prozentsatz der Originalgröße verkleinern bzw. vergrößern. Dazu geben Sie diesen Prozentsatz in das Eingabefeld Verkleinern/Vergrößern ein. Geben Sie eine Zahl unter 100 ein, wird die Seite verkleinert, geben Sie hingegen eine Zahl über 100 ein, wird die Seite vergrößert. Wenn Ihr Drucker die Skalierung von Druckaufträgen nicht unterstützt, sind die Optionen Verkleinern/Vergrößern und Anpassen abgeblendet.
Die Option Anpassen eignet sich dazu, das Dokument auf eine bestimmte Anzahl von Seiten anzupassen. In das erste Eingabefeld tragen Sie ein, auf wieviel Seiten in der Breite das Dokument angepaßt werden soll und in das zweite Eingabefeld die Anzahl der Seiten in der Höhe. Angenommen, ein Dokument ist in der Originalgröße drei Seiten breit und zwei Seiten lang, und Sie möchten dieses Dokument auf nur einer Seite ausdrucken, so würden Sie in beide Eingabefelder die Zahl 1 eintragen.
Oftmals werden Tabellenblätter – etwa für eine Erleichterung der Datenerfassung – farbig formatiert, obwohl sie für den Ausdruck auf einem Schwarzweißdrucker bestimmt sind. In diesem Fall sollten Sie darauf achten, daß das Erscheinungsbild einer Tabelle auch in Schwarzweiß stimmt. Ein weiterer Aspekt, der für den Schwarzweißdruck spricht, ist die längere Druckzeit beim Farbdruck. Damit die Farben automatisch durch Grautöne ersetzt werden und der Hintergrund von Mustern durch weiß und farbiger Text durch eine schwarze Schrift ersetzt wird, aktivieren Sie im Register Tabelle des Dialogfelds Seite einrichten die Option Schwarzweißdruck.
Einige Drucker benötigen für den Ausdruck hochwertiger Grafiken und glatter Schriftbilder viel Zeit. Sie können sich Druckzeit sparen, indem Sie Probeausdrucke in einer weniger anspruchsvollen Qualität ausdrucken. Die meisten Drucker verfügen über eine Einstellung für einen sogenannten Entwurfs- oder Schnelldruck. Bei anderen Druckern steuern Sie die Druckqualität, indem Sie die Anzahl der Punkte pro Zoll (kurz dpi f. engl. »dots per inch«), also die Druckauflösung, reduzieren. Je höher die Anzahl von dpi, desto besser die Auflösung und somit die Druckqualität. Eine Auflösung von 300 dpi ist besser als eine Auflösung von 150 dpi.
Für einen Probeausdruck lassen Sie für die Druckqualität (im Register Papierformat) eine hohe Auflösung eingestellt und aktivieren im Register Tabelle die Option Entwurfsqualität.Um die Druckqualität zu ändern, öffnen Sie im Dialogfeld Seite einrichten das Register Papierformat und stellen mit Hilfe der Drop-down-Liste Druckqualität eine andere Druckauflösung ein. Welche Werte hier verfügbar sind, hängt vom aktuellen Standarddrucker ab. Unterstützt Ihr Drucker nur eine Auflösung, so ist diese Option abgeblendet.
Standardmäßig wird in Excel das gesamte Tabellenblatt ausgedruckt, es sei denn, Sie legen einen speziellen Druckbereich fest. Wenn Sie nur einen Teil des Tabellenblatts ausdrucken wollen, müssen Sie diesen Druckbereich mit Hilfe des Befehls Datei/Seite einrichten oder Datei/Druckbereich festlegen. Der Druckbereich kann sich aus mehreren Bereichen zusammensetzen.
Wenn Sie in einem Tabellenblatt mehrere Druckbereiche definiert haben, empfiehlt es sich, benannte Ansichten dieser Druckbereiche und Einstellungen zu speichern. Danach ist es möglich, einen bestimmten Bereich und in den zugehörigen Einstellungen auszudrucken, indem Sie diese Ansicht wieder aktivieren. Dieses Leistungsmerkmal ist dann besonders nützlich, wenn Sie Tabellenblätter und Diagramme jeweils auf einem eigenen Blatt ausdrucken wollen. Wenn Sie öfter mehrere Ansichten auszudrucken haben, die vielleicht sogar aus unterschiedlichen Dokumenten stammen, sollten Sie sich über die Funktionsweise des Bericht-Managers informieren, der am Ende dieses Kapitels kurz vorgestellt wird, in einem späteren Kapitel jedoch eingehend erläutert wird.
Wenn Sie mit Datenbanken oder umfangreichen Tabellenblättern arbeiten, möchten Sie die Feldnamen und Spaltenüberschriften vermutlich am liebsten in die Kopfzeile einbinden, so daß diese Beschriftung auf jeder Seite des Ausdrucks zu sehen ist. Davon ist auf jeden Fall abzuraten! Beschriftungen in der Kopfzeile lassen sich nur schlecht mit den Spalten ausrichten und können nicht in der Nähe des Berichthauptteils plaziert werden. Statt dessen sollten Sie im Register Tabelle des Dialogfelds Seite einrichten Drucktitel definieren.Die Optionen im Register Tabelle des Dialogfelds Seite einrichten regeln, welche Bereiche Ihres Dokuments ausgedruckt werden, und welche Zellkommentare gedruckt werden.
Um einen einzelnen Druckbereich zu definieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Dazu klicken Sie rechts vom Eingabefeld auf die Schaltfläche Reduzieren, markieren in der Tabelle den zu druckenden Zellbereich und klicken dann auf die Schaltfläche Erweitern, damit das Dialogfeld wieder erscheint.
Sie können auch zuerst den zu druckenden Zellbereich im Tabellenblatt markieren und dann Datei/Druckbereich/Druckbereich festlegen wählen. Der Bezug für den markierten Zellbereich wird automatisch in das Eingabefeld Druckbereich eingetragen.
Damit die im markierten Bereich vorkommenden Zellkommentare ausgedruckt werden, öffnen Sie im Register Tabelle die Drop-down-Liste Kommentare und wählen eine der beiden Optionen aus. Sie können den Druckbereich auch festlegen, indem Sie den Bereichsbezug (die Zelladresse der Bereichsecke links oben, einen Doppelpunkt und dann die Adresse der Ecke links unten) direkt in das Eingabefeld Druckbereich eintippen. Um beispielsweise einen Druckbereich festzulegen, der die ersten drei Zeilen und die ersten drei Spalten eines Tabellenblatts umfaßt, geben Sie A1:C3 in das Eingabefeld ein.
Nachdem Sie den Druckbereich festgelegt haben, wird dieser Bereich durch eine gestrichelte Linie gekennzeichnet (vgl. Bild 10.13). Gestrichelte Linien kennzeichnen auch die manuellen und automatischen Seitenumbrüche. Ein solcher Seitenumbruch markiert die rechte und untere Kante einer Druckseite und zeigt somit, wo die nächste Seite beginnt. Weitere Erläuterungen zu Seitenumbrüchen erhalten Sie im Abschnitt »Manuelle Seitenumbrüche setzen«.
Abbildung 10.13: Eine gestrichelte Linie kennzeichnet die Grenze des Druckbereichs.
Durch die Festlegung eines Druckbereichs wird automatisch ein benannter Bereich mit dem Namen Druckbereich erstellt. Wenn Sie Einfügen/Namen/Festlegen wählen, sehen Sie, daß der Bereich Druckbereich automatisch in das Dialogfeld Namen festlegen aufgenommen wurde. Markieren Sie den Namen in der Liste, erscheint unten im Dialogfeld der zugehörige Zellbezug. Und wenn Sie links in der Funktionsleiste den Namen Druckbereich aus der Drop-down-Liste Namenfeld wählen, wird der Druckbereich im Tabellenblatt markiert.
Wenn Sie wieder das gesamte Dokument ausdrucken wollen, entfernen Sie einfach den Druckbereich. Dazu wählen Sie Datei/Druckbereich/Druckbereich aufheben. Oder Sie wählen Datei/Seite einrichten, öffnen das Register Tabelle und löschen den Inhalt des Eingabefelds Druckbereich.
Nachdem Sie einen Druckbereich festgelegt haben, können Sie diesen so anpassen, daß die gesamte Information auf eine Seite paßt. Angenommen, Sie möchten die Seitenumbrüche so ändern, daß bestimmte Daten zusammengehalten werden. Oder Sie ändern die Ränder oder die Größe einer Schrift, so daß die Information auf die Seite paßt.
Wenn Sie mit Datei/Seite einrichten einen Druckbereich festlegen, werden die Seitenbegrenzungen und automatischen Seitenumbrüche durch gestrichelte Linien angezeigt. Die Position der automatischen Seitenumbrüche hängt davon ab, wieviel vom festgelegten Druckbereich auf eine Druckseite paßt.
Manchmal ist es notwendig, die Position eines automatischen Seitenumbruchs durch einen manuellen Seitenumbruch zu korrigieren. Wenn Sie manuelle Seitenumbrüche einfügen, werden die automatischen Seitenumbrüche automatisch an diese neue Vorgabe angepaßt.
Um einen manuellen Seitenumbruch zu setzen, wählen Sie Einfügen/Seitenwechsel. Die neuen Seitenumbrüche werden oberhalb und links von der aktiven Zelle gesetzt (vgl. Bild 10.14). Manuelle Seitenumbrüche erscheinen auf dem Bildschirm in einer fett gestrichelten Linie. Die Seitenumbrüche sind deutlicher zu erkennen, wenn Sie die Anzeige der Gitternetzlinien deaktivieren. (Dazu wählen Sie Extras/Optionen, öffnen das Register Ansicht und deaktivieren im Gruppenfeld Fensteroptionen die Option Gitternetzlinien.)
Abbildung 10.14: Manuelle Seitenumbrüche erscheinen oberhalb und links von der aktiven Zelle.
Um manuelle Seitenumbrüche einzufügen, setzen Sie den Cursor auf die Zelle unterhalb und rechts vom geplanten Seitenwechsel und wählen Einfügen/Seitenwechsel. Um nur einen vertikalen Seitenumbruch einzufügen (der die linke von der rechten Seite trennt), setzen Sie den Cursor in die erste Zeile und wählen Einfügen/Seitenwechsel. Um nur einen vertikalen Seitenumbruch einzufügen (der die obere von der unteren Seite trennt), setzen Sie den Cursor in die erste Spalte und wählen Einfügen/Seitenwechsel.
Ein manueller Seitenumbruch bleibt auf der festgelegten Position, bis Sie ihn wieder entfernen. Sie entfernen einen manuellen Seitenumbruch, indem Sie den Cursor auf die Zelle unmittelbar unterhalb und rechts vom Seitenumbruch setzen und Einfügen/Seitenwechsel aufheben wählen. Dieser Befehl erscheint nur dann im Menü Einfügen, wenn ein manueller Seitenumbruch gesetzt wurde und der Cursor sich an der korrekten Position befindet. Sie entfernen alle manuellen Seitenumbrüche, indem Sie das gesamte Dokument markieren und Einfügen/Seitenwechsel aufheben wählen.
Achten Sie darauf, daß Sie einen manuellen Seitenumbruch nicht mit einem automatischen verwechseln. Denn da sich automatische Seitenumbrüche nicht entfernen lassen (es sei denn, Sie fügen einen manuellen ein), ist es nicht möglich, einen solchen Seitenwechsel aufzuheben.Ein neues Leistungsmerkmal in Excel 97 erlaubt Ihnen die Anzeige der Seitenumbrüche auf dem Bildschirm und die Anpassung durch Ziehen mit der Maus. In Bild 10.15 sehen Sie das Tabellenblatt aus Bild 10.14 in der Seitenumbruch-Vorschau. Die Seitenzahlen werden im Hintergrund des Tabellenblatts grau angezeigt und die manuellen Seitenumbrüche werden durch durchgezogene schwarze Linien repräsentiert. Automatische Seitenumbrüche werden durch gestrichelte Linien repräsentiert (siehe Bild 10.16).Abbildung 10.15: Um eine Vorschau zu aktivieren, in der Sie die Seitenumbrüche anpassen können, wählen Sie Ansicht/Seitenumbruch-Vorschau.
Abbildung 10.16: Die Seitenumbruch-Vorschau und das Register Papierformat, bevor die automatischen Seitenumbrüche versetzt wurden.
Um einen Seitenumbruch in der Seitenumbruch-Vorschau anzupassen, setzen Sie den Cursor auf die zugehörige Seitenumbruchlinie und ziehen diese nach oben oder unten. Ein automatischer Seitenumbruch wird dabei in einen manuellen umgewandelt und somit als durchgezogene Linie angezeigt.
Wenn Sie in der Seitenumbruch-Vorschau einen Seitenumbruch nach oben ziehen, werden auf der Seite über dem Umbruch weniger Zeilen angezeigt und die nachfolgenden, automatischen Seitenumbrüche werden automatisch angepaßt.
Wenn Sie in der Seitenumbruch-Vorschau einen Seitenumbruch nach unten ziehen, wird der Druckmaßstab automatisch verkleinert, so daß der neue Seiteninhalt auf eine Druckseite paßt. Sämtliche automatischen Seitenumbrüche werden automatisch an den neuen Maßstab angepaßt.
In Bild 10.16 wird ein Tabellenblatt in der Seitenumbruch-Vorschau sowie das Register Papierformat des Dialogfelds Seite einrichten angezeigt. Beachten Sie den automatischen Seitenumbruch, der durch eine gestrichelte Linie zwischen den Zeilen 56 und 57 angezeigt wird. Im Eingabefeld Verkleinern/Vergrößern des Dialogfelds Seite einrichten ist die Standardeinstellung 100 % eingestellt. In Bild 10.17 wurde den Seitenumbruch nach unten in die Zeile 61 gezogen und wird jetzt als durchgezogene Linie in der Seitenumbruch-Vorschau angezeigt. Damit die zusätzlichen Zeilen auf die Seite passen, wurde der Druckmaßstab automatisch verkleinert, im Eingabefeld Verkleinern/Vergrößern ist jetzt der Eintrag 78 % zu sehen.
Abbildung 10.17: Die Seitenumbruch-Vorschau und das Register Papierformat, nachdem der automatische Seitenumbruch nach unten versetzt wurde.
Um alle manuellen Seitenumbrüche zu entfernen, markieren Sie das gesamte Tabellenblatt und wählen Einfügen/Alle Seitenwechsel zurücksetzen. Alle Seitenumbrüche werden aufgehoben. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese mit Hilfe der Methode im Abschnitt »Manuelle Seitenumbrüche setzen« eingefügt wurden oder durch ziehen des Seitenumbruchs in der Seitenumbruch-Vorschau. (Sie markieren die gesamte Tabelle, indem Sie auf das graue Feld im Schnittpunkt der Zeilen- und Spaltenüberschriften klicken.) Wenn der Druckmaßstab für eine höhere Zeilenzahl verkleinert war, wird er jetzt automatisch auf 100 % zurückgesetzt.
Um mehr Informationen auf einer Seite unterzubringen, können Sie die Ränder verkleinern, die Spaltenbreite verkürzen oder eine kleinere Schrift einstellen. Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Druckmaßstab an die Seite anzupassen, wie es im Abschnitt »Druckmaßstab verkleinern oder vergrößern«, weiter vorne in diesem Kapitel, beschrieben wurde.
Wenn Sie das Dokument mit Hilfe von Formatvorlagen formatiert haben, können Sie Schriften blattweit ändern, indem Sie die verwendeten Formatvorlagen ändern. In unformatierten Zellen wird die Vorlage Standard benutzt. Weisen Sie der Vorlage einen kleineren Schriftgrad zu, damit mehr Daten auf eine Seite passen. Speichern Sie das Dokument, bevor Sie die Schriften ändern, so daß Sie das Dokument gegebenenfalls wieder in den Originaleinstellungen herstellen können.
Auch kleinere Ränder sorgen für mehr Platz auf dem Papier. Aber vergessen Sie nicht – auf einigen Laser- und Tintenstrahldruckern ist ein druckbarer Bereich nur innerhalb eines Rands von mindestens 0,6 cm vorgesehen.
Sie können auch die Spalten näher zusammenrücken oder die Zeilenhöhe verkleinern, damit mehr Informationen auf eine Seite passen. Um sicherzustellen, daß bestimmte Spalten weiterhin dieselbe Breite haben, markieren Sie diese Spalten und ändern die Breite in einem Arbeitsgang.
Um den Druckmaßstab zu verkleinern, aktivieren Sie im Register Papierformat des Dialogfelds Seite einrichten die Option Verkleinern/Vergrößern oder die Option Anpassen. Oder Sie ändern die automatischen Seitenumbrüche in der Seitenumbruch-Vorschau, die im vorigen Abschnitt beschrieben ist.
In Excel können Sie mit einem Befehl gleich mehrere Bereiche ausdrucken. Dabei wird jeder Bereich auf einem eigenen Blatt ausgedruckt.
Um mehrere Druckbereich festzulegen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Der Bezug für den markierten Zellbereich wird automatisch in das Eingabefeld Druckbereich eingetragen.
Dieses Verfahren eignet sich gut dazu, einen einzigen gedruckten Bericht aus verschiedenen Teilen des Tabellenblatts zu erstellen. Jeder Druckbereich wird auf einer gesonderten Seite ausgedruckt.
Sie können die Druckbereiche auch festlegen, indem Sie die Bereichsbezüge (die Zelladresse der Bereichsecke links oben, einen Doppelpunkt und dann die Adresse der Ecke links unten) direkt in das Eingabefeld Druckbereich eintippen. Die einzelnen Bereichsbezüge werden wiederum durch Semikola getrennt. Durch die Eingabe
$A$1:$C$3;$A$10:$C$13
werden etwa zwei Druckbereiche festgelegt. Der erste erstreckt sich über die ersten drei Zeilen und Spalten des Tabellenblatts, und der zweite umfaßt die ersten drei Spalten der Zeilen 10 bis 13.
Wenn Sie wiederholt dieselben Teile eines Dokuments ausdrucken, sparen Sie sich viel Zeit, wenn Sie mit dem Befehl Ansicht/Ansicht anpassen arbeiten. Dieser Befehl gestattet es Ihnen, spezifischen Druckeinstellungen und häufig verwendeten Druckbereichen Namen zuzuweisen.Beim Versuch, mehrere Druckbereiche zu markieren, erhalte ich immer nur einen Druckbereich.
Stellen Sie sicher, daß Sie nach den einzelnen Markierungen ein Semikolon in das Eingabefeld Druckbereich eingeben, andernfalls geht Excel davon aus, daß Sie den Druckbereich neu definieren und ersetzt den vorhandenen Bereich durch die neue Markierung.
Beim Versuch, zu einem vorhandenen Druckbereich einen zweiten hinzuzufügen, erhalte ich nur einen Druckbereich.
Wenn Sie zu einem vorhandenen Druckbereich noch einen zweiten eingeben wollen, setzen Sie im Eingabefeld Druckbereich zunächst die Einfügemarke ans Ende des ersten Bereichs, geben ein Semikolon ein, und beginnen erst dann den zweiten Bereich zu markieren. Andernfalls geht Excel davon aus, daß Sie den Druckbereich neu definieren und ersetzt den vorhandenen Bereich durch die neue Markierung.
Wenn ich mehrere Druckbereiche markiere, werden diese auf verschiedenen Seiten ausgedruckt. Wie kann ich nichtangrenzende Bereiche auf einer Seite ausdrucken?
Um nicht-angrenzende Bereiche auf einer Seite auszudrucken, blenden Sie entweder die Zeilen und Spalten zwischen den beiden Bereichen aus und drucken diese dann als einzelnen Druckbereich. Ein anderer Trick ist, die Bereiche zu kopieren und an anderer Stelle des Tabellenblatts nebeneinander einzufügen und dann als einen Druckbereich zu markieren.Wenn Überschriften auf jeder Seite des Ausdrucks wiederholt werden, sind umfangreiche Tabellenblätter oder lange Datenbanklisten übersichtlicher und einfacher zu interpretieren. Erstreckt sich ein Tabellenblatt etwa in der Breite über mehrere Seiten, empfiehlt es sich, die Zeilenüberschriften am linken Rand jeder Seite neu ausdrucken zu lassen. Oder bei einer mehreren Seiten langen Datenbank sollten Sie auf jeder Seite die Spaltentitel ausdrucken. Im Register Tabelle des Dialogfelds Seite einrichten können Sie die Wiederholungsspalten und -zeilen für solche Drucktitel festlegen.
Um die Drucktitel festzulegen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Um festzustellen, ob in einer Tabelle bereits Drucktitel festgelegt wurden und an welcher Position, drücken Sie (F5), markieren im Dialogfeld Gehe zu den Listeneintrag Drucktitel und wählen OK. Die Zeile oder Spalte mit den Drucktiteln wird in der Tabelle markiert. Um die Drucktitel zu entfernen wählen Sie Datei/Seite einrichten, öffnen das Register Tabelle und löschen die Zellbezüge aus den Eingabefeldern Wiederholungszeilen und Wiederholungsspalten.
Um das Erscheinungsbild eines Tabellenblatts zu überprüfen, brauchen Sie die Tabelle nicht gleich auszudrucken. Statt dessen haben Sie die Möglichkeit, das Druckbild auf einer Miniaturseite anzuzeigen (siehe Bild 10.18). Und mit Hilfe einer Zoom-Funktion lassen sich auch in der Seitenansicht bestimmte Teile des Druckbilds genauer betrachten.
Abbildung 10.18: Die Seitenansicht erlaubt es ihnen, vor dem Druck das Layout einer Druckseite zu überprüfen.
Um die Seitenansicht zu aktivieren, wählen Sie Datei/Seitenansicht oder klicken auf die Symbol-Schaltfläche Seitenansicht.
Um einen Teil der Seite genauer zu betrachten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zoom oder klicken mit dem Cursor – in Form eines Vergrößerungsglases – auf den Bereich, der vergrößert werden soll. Mit Hilfe der Richtungstasten oder der Bildlaufleisten lassen sich verschiedene Ausschnitte des Druckbilds anzeigen. In Bild 10.19 und 10.20 sehen Sie dasselbe Dokument in der Miniaturansicht und vergrößert. Um von einer vergrößerten Seitenansicht wieder die ganze Seite anzuzeigen, wählen Sie ein zweites Mal die Schaltfläche Zoom oder klicken einfach in das Dokument.
Abbildung 10.19: In der Seitenansicht sehen Sie, wie die Ränder und Spalten angeordnet sind.
Abbildung 10.20: Eine vergrößerte Seitenansicht gestattet ein präzises Positionieren der
Ränder und Spaltenbreiten.
Um die Seite zu wechseln, klicken Sie auf die Schaltflächen Weiter und Vorher. Auf der ersten Seite ist die Schaltfläche Vorher abgeblendet und wenn die letzte Seite erreicht ist, die Schaltfläche Weiter.
Nachdem Sie ein Tabellenblatt in der Seitenansicht überprüft haben, können Sie es drucken, indem Sie noch in der Seitenansicht auf die Schaltfläche Drucken klicken. Um das Dialogfeld Seite einrichten aufzurufen und das Seitenlayout zu ändern, wählen Sie die Schaltfläche Layout. Um das Tabellenblatt wieder in der Normalansicht (bzw. in der Seitenumbruch-Vorschau) anzuzeigen, wählen Sie Schließen. Wenn Sie die Seitenansicht von der Normalansicht aus aufgerufen haben, können Sie mit Hilfe der Schaltfläche Seitenumbruch-Vorschau die Seitenumbruch-Vorschau aktivieren und wenn Sie die Seitenansicht von der Seitenumbruch-Vorschau aus aktiviert haben, können Sie mit Hilfe der Schaltfläche Normalansicht die Normalansicht aktivieren.
Sie haben die Möglichkeit, direkt in der Seitenansicht die Ränder und Spaltenbreiten anzupassen. Zuvor sollten Sie jedoch das Dokument speichern, so daß Sie gegebenenfalls die Ausgangseinstellungen wieder herstellen können.
Um die Ränder und Spaltenbreiten anzupassen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
In Bild 10.19 und 10.20 sehen Sie die Rand- und Spaltengriffe in der Ganzseitenansicht und in der vergrößerten Ansicht.
Vielleicht haben Sie schon einmal festgestellt, welche Probleme sich beim Versuch ergeben, durch Anpassung der Zeilenhöhen, Spaltenbreiten und Ränder das Dokument auf die Größe der Druckseite (bzw. des Papiers) anzupassen. Entweder paßt rechts eine Spalte nicht mehr ganz auf die Seite oder einige Zeilen ragen über das untere Ende hinaus. Mit Hilfe des Leistungsmerkmals Anpassen lassen sich Ihre Berichte so komprimieren, daß Sie genau auf die vorgeschriebene(n) Seite(n) passen.
Die grundlegendste Einsatzmöglichkeit für das Leistungsmerkmal Anpassen besteht darin, einen Bericht so anzupassen, daß einige Zeilen von der zweiten Seite noch auf die erste passen. Dadurch läßt sich ein zweiseitiger Bericht in einen Ein-Seiten-Bericht umwandeln.
Durch die Komprimierung langer Berichte können Sie verhindern, daß einige wenige Zeilen auf einer letzten sonst leeren Seite ausgedruckt werden.
Um einen umfangreichen Bericht zu komprimieren, der in der Breite eine Seite umfaßt und in der Länge 8¼ Seiten, wählen Sie Datei/Seite einrichten, öffnen das Register Papierformat und geben folgende Werte in die Eingabefelder der Option Anpassen ein:
Anpassen: 1 Seite(n) breit und 8 Seite(n) hoch
Um einen Bericht zu komprimieren, der drei Seiten umfaßt, bei dem jedoch eine Spalte über die Seitenbreite hinausragt, geben Sie folgende Werte in die Eingabefelder der Option Anpassen ein:
Anpassen: 1 Seite(n) breit und 3 Seite(n) hoch
In Excel können Sie den auszudruckenden Seitenumfang sowie die Anzahl der zu druckenden Exemplare festlegen. Zudem können Sie auf dem Bildschirm eine Seitenansicht aktivieren, die Ihnen das Druckbild zeigt, bevor Sie es auf Papier ausdrucken.
Wenn Sie bereit sind für den Druck, wählen Sie Datei/Drucken, um das Dialogfeld Drucken aufzurufen (siehe Bild 10.21).
Abbildung 10.21: Wählen Sie den Drucker aus, den Seitenumfang, die Anzahl der zu druckenden Exemplare und legen Sie fest, ob die gesamte Mappe oder nur einzelne Tabellen auszudrucken sind.
Tragen Sie im Gruppenfeld Exemplare die Anzahl zu druckender Exemplare in das Eingabefeld Anzahl ein. Bestimmen Sie auch den Seitenumfang: Ist die Option Alles aktiviert, wird der gesamte Druckbereich gedruckt. Ist die Option Seiten aktiviert, können Sie in die beiden Eingabefelder die Anfangs- und Endseite eingeben.
Im Gruppenfeld Drucken können Sie festlegen, ob nur die Markierung, die Gesamte Arbeitsmappe oder Ausgewählte Blätter gedruckt werden sollen. Ist die Option Markierung aktiviert, werden nur die im aktuellen Tabellenblatt markierten Zellen ausgedruckt. Diese Einstellung hat Vorrang vor dem Druckbereich, der im Dialogfeld Seite einrichten definiert wurde. Nicht-angrenzende Mehrfachmarkierungen werden auf getrennten Seiten ausgedruckt. Ist die Option Ausgewählte Blätter aktiviert, wird von jedem markierten Tabellenblatt der definierte Druckbereich ausgedruckt. Wurde für eine dieser Tabellen kein Druckbereich definiert, wird das gesamte Blatt ausgedruckt. Ist die Option Gesamte Arbeitsmappe aktiviert, werden alle Druckbereiche aller Blätter in einer Arbeitsmappe gedruckt. Wurde für eine Tabellen der Mappe kein Druckbereich definiert, wird das gesamte Blatt ausgedruckt.
Damit auch Kommentare ausgedruckt werden, muß im Dialogfeld Seite einrichten im Register Tabelle in der Drop-down-Liste Kommentare eine der beiden Druckoptionen ausgewählt sein. Wenn zusammen mit jedem Kommentar die Zellbezüge ausgedruckt werden sollen, muß in diesem Register zudem die Option Zeilen- und Spaltenköpfe aktiviert sein.
Um den Druckauftrag zu starten, klicken Sie OK. Stellen Sie sicher, daß der Drucker eingeschaltet und »online« ist.
Es war immer möglich, die Anzahl der zu druckenden Exemplare in der Systemsteuerung meines Druckers einzustellen. Wenn ich in Windows 95 ausdrucke, wird unabhängig von der Einstellung immer ein Exemplar ausgedruckt.
In Windows 95 hat die Anzahl der zu druckenden Exemplare, die in der Anwendung eingestellt wurde, Vorrang vor den Einstellungen des Druckers. Um mehrere Kopien auszudrukken, sollten Sie diese Einstellung in der Anwendung vornehmen, in der Sie den Druck starten.Der Bericht-Manager automatisiert den Druck von Tabellenblättern, die vielleicht einheitliche Druckbereiche, jedoch unterschiedliche Eingabedaten besitzen. Das Endprodukt des Bericht-Managers ist ein Bericht, der scheinbar aus einem übergreifenden Tabellenblatt kompiliert wurde.
Mit Hilfe des Befehls Ansicht/Bericht-Manager können Sie Berichtsequenzen kompilieren, drucken und bearbeiten. Die verschiedenen Berichte, die zu einer solchen Berichtsequenz kompiliert wurden, werden aus Ansichten eines Tabellenblatts und Eingabeszenarien erstellt. In Ansichten werden benannte Druckbereiche und die zugehörigen Einstellungen gespeichert. Der Szenario-Manager steuert verschiedene Datensets, die als Eingaben für das Tabellenblatt verwendet werden.
Der Bericht-Manager ist ein Add-In, das zusammen mit Excel installiert wurde.Der Bericht-Manager gestattet die Zusammenführung mehrerer Ansichten, die in Sequenzen als langer Bericht gedruckt werden. Die Seitennumerierung läßt sich auf den gesamten Bericht ausdehnen. Wenn Sie Datensets definiert haben, die vom Szenario-Manager verwaltet werden, können in den Berichten die Ergebnisse aus jedem Datenset ausgegeben werden.
Bevor Sie einen Bericht erstellen können, müssen Sie die Ansichten definieren, die darin eingebunden werden sollen. Szenarien sind keine Voraussetzung für den Einsatz des Bericht-Managers. Um eine Berichtsequenz zu definieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Abbildung 10.22: Im Dialogfeld Bericht-Manager können Sie Berichte hinzufügen und ausdrucken.
Abbildung 10.23: Im Dialogfeld Bericht hinzufügen werden die
Bestandteile eines Berichts zusammengestellt.
In Bild 10.24 ist die Liste Bereiche dieses Berichts ausgefüllt. Pro Bereich werden zuerst die Ansichten, dann die Szenarien angeführt.
Abbildung 10.24: Die Bereiche des Berichts sind in der Reihenfolge
aufgelistet, in der sie im Bericht gedruckt werden.
Nachdem Sie eine Sequenz an Ansichten und Szenarien erstellt haben, können Sie diese ändern und umstrukturieren. Vielleicht möchte ein Kunde den Bericht lieber in einer anderen Reihenfolge ausgedruckt haben, oder Sie fügen neue Bereiche ein oder löschen welche.
Um eine Berichtsequenz zu bearbeiten, wählen Sie Ansicht/Bericht-Manager. Im Dialogfeld Bericht-Manager markieren Sie den zu ändernden Bericht und klicken auf die Schaltfläche Bearbeiten. Im Dialogfeld Bericht hinzufügen markieren Sie in der Liste Bereiche dieses Berichts den Bereich (mit seinen Ansichten und Szenarien), der geändert werden muß. Um einen Bereich zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.. Um die Position eines Bereichs innerhalb der Liste zu ändern, wählen Sie Nach oben bzw. Nach unten. Wenn Sie alle erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, wählen Sie OK.
Sie können mehrere unterschiedliche Berichtsequenzen erstellen. Um eine solche Sequenz zu drucken, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
(c) 1997 Que
