Arbeitsmappen und die darin gespeicherten Blätter sind die Grundlage Ihrer Arbeit in Excel. In eine Arbeitsmappe können Sie die Blätter mit Formeln, Datenbanken, Diagrammen, Dias, Makros und Visual-Basic-Programmcode einfügen.
Anhand von Arbeitsmappen lassen sich die verschiedenen Bestandteile, die zu einem Projekt oder einer Aufgabe gehören, leichter gruppieren und verwalten. Da die Blätter zu einer Datei zusammengeschlossen werden, brauchen Sie nur diese eine Datei an einen Mitarbeiter weiterreichen und können sichergehen, daß ihm alle für den Job erforderlichen Informationen und Automatisierungen zur Verfügung stehen.
Bevor Sie eine Arbeitsmappe konzipieren, sollten Sie sich ein, zwei Gedanken dazu machen. Vielleicht ist es in einem bestimmten Fall auch besser, eine Mustervorlage anzulegen und diese an die verschiedenen Abteilungen Ihres Betriebs weiterzuleiten. Dies hat den Vorteil, daß konsistente Berichte erstellt werden, die sich ohne viel Mühe zusammenführen und auswerten lassen.
Eine neu angelegte Arbeitsmappe besitzt eine Standardanzahl an Tabellenblättern. Sie brauchen diese nicht alle zu speichern. Sie können nicht benötigte Blätter löschen, die Mappe um zusätzliche Excel-Blätter beliebigen Typs erweitern oder Blätter innerhalb der Mappe kopieren und verlagern.
Beim Anlegen einer Arbeitsmappe sollten Sie nicht vergessen, daß beim Öffnen einer Mappe auch alle Blätter geöffnet werden und den Arbeitsspeicher belegen. Wenn Sie also ein umfangreiches Tabellenblatt benötigen, das Sie nur selten verwenden, sollten Sie dieses als eigenständige Datei anlegen.Eine Arbeitsmappe ist in Excel die Datei, in der Sie arbeiten und die Daten speichern. Jede Arbeitsmappe kann mehrere Blätter enthalten. Diese Blätter können Tabellen, Diagramme, Dias, Excel-Makros für Makros aus früheren Excel-Versionen, Dialogblätter oder Visual-Basic-Module für die Entwicklung von Makros sein. Wenn Sie in Excel eine Datei öffnen, schließen, speichern, kopieren oder löschen, öffnen, schließen, speichern, kopieren bzw. löschen Sie eine Arbeitsmappe.
Eine Standard-Arbeitsmappe wird mit drei Tabellenblättern geöffnet. Wenn Sie in der Regel mehr Tabellen in einer Mappe benötigen, können Sie diese Einstellung ändern (siehe den nächsten Abschnitt). Die Namen der Blätter werden auf den Registerzungen der Mappe angezeigt. Sie schlagen ein anderes Blatt einer Mappe auf, indem Sie entweder auf die Registerzunge mit seinem Namen klicken oder (Strg)+(Bild auf) bzw. (Strg)+(Bild ab) drücken, bis das betreffende Blatt aktiviert ist. Das aktive Blatt ist durch eine weiße Registerzunge erkennbar.Um zu ändern, wie viele Tabellenblätter beim Anlegen einer Arbeitsmappe geöffnet werden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Abbildung 9.1: In das Eingabefeld der Option Blätter in neuer Arbeitsmappe können
Sie eintragen, wie viele Blätter beim Anlegen einer Mappe geöffnet werden.
Neue Arbeitsmappen werden nun immer mit der angegebenen Anzahl an Tabellenblättern geöffnet, bis Sie die Einstellung der Option Blätter in neuer Arbeitsmappe wieder ändern.
Beim Anlegen und Überarbeiten von Arbeitsmappen ist es – ebenso wie in einer reellen Arbeitsmappe oder in einem Ordner – oft erforderlich, Blätter zu entfernen, zu ergänzen oder an einer anderen Stelle einzuheften. Die folgenden Abschnitte erläutern, wie Sie diese Aufgaben in Excel realisieren können.
Wenn Sie in einer Arbeitsmappe mehr als die drei standardmäßig angelegten Blätter benötigen, haben Sie die Möglichkeit, an jeder beliebigen Stelle der Mappe eines, oder auch mehrere, neue Blätter einzufügen.
Um ein neues Blatt in eine Mappe aufzunehmen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Zum Einfügen neuer Blätter gibt es auch verschiedene Direktbefehle: Drücken Sie (Umschalt)+(F11) für ein neues Tabellenblatt, (F11) für ein neues Diagrammblatt und (Strg)+(F11) für ein neues Excel-4.0-Makroblatt.Auch ein Kontextmenü steht für das Einfügen neuer Blätter zur Verfügung. Setzen Sie den Cursor auf die betreffende Registerzunge, und klicken Sie mit der rechten Maustaste. Im Kontextmenü wählen Sie Einfügen und dann Tabelle, Diagramm, MS-Excel-4.0-Makrovorlage, Internationale Makrovorlage oder MS-Excel-5.0-Dialog.Sie können auch mehrere Blätter desselben Typs gleichzeitig einfügen. Dazu aktivieren Sie mehrere angrenzende Blätter. (Erläuterungen dazu erhalten Sie im Abschnitt »Blätter gruppieren«.) Die Anzahl der aktivierten Blätter entspricht der Anzahl der Blätter, die eingefügt werden. Wenn Sie zwei vorhandene Blätter aktiviert (bzw. gruppiert) haben, werden zwei neue Blätter eingefügt.
Wenn Sie am Ende der Arbeitsmappe ein neues Blatt benötigen, müssen Sie vor einem vorhandenen Blatt ein neues einfügen und dieses neue Blatt dann ans Ende verlagern.
Wenn Ihre Arbeitsmappe zu viele Blätter umfaßt, können Sie die nicht benötigten löschen. Angenommen, Sie legen eine neue Mappe an, füllen von den drei standardmäßig eingefügten Tabellen jedoch nur zwei mit Daten, so sollten Sie die dritte Tabelle löschen. Aber vergessen Sie nicht: Wenn Sie ein Blatt mit Daten löschen, werden auch die Daten in dieser Tabelle gelöscht. Und: Das Löschen eines Blatts läßt sich nicht rückgängig machen. Deshalb sollten Sie auf jeden Fall sicherstellen, daß Sie das richtige Blatt aktiviert haben, bevor Sie es löschen. Sie sollten vorher auch überprüfen, daß auf die Daten im zu löschenden Tabellenblatt nicht von einem andern Tabellenblatt verwiesen wird.
Um ein Blatt aus einer Arbeitsmappe zu entfernen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Um ein Blatt mit Hilfe eines Kontextmenüs zu löschen, setzen Sie den Cursor auf die zugehörige Registerzunge, klicken mit der rechten Maustaste und wählen den Befehl Löschen.Sie können mehrere Blätter gleichzeitig löschen, indem Sie diese gruppieren (siehe Abschnitt »Blätter gruppieren«) und die obige Anleitung ab Schritt 2 befolgen.
Sie können während der Arbeit in einer Mappe Blätter nicht nur einfügen und entfernen, sondern auch kopieren oder verlagern. Es ist sogar möglich, ein Blatt in eine andere Arbeitsmappe zu kopieren oder zu verlagern. Angenommen, Sie haben eine Arbeitsmappe angelegt, die durch ihre Blätter die Abteilungen Ihres Betriebs widerspiegelt. Bei einer Änderung der Betriebsorganisation können Sie durch Verlagern und Umbenennen einiger Blätter die Struktur der Arbeitsmappe entsprechend aktualisieren.
Angenommen, in einem Tabellenblatt haben Sie eine Budgetverteilung angelegt, die sich auch für ein anderes Tabellenblatt eignet. In einem solchen Fall können Sie entweder die Tabelle neu anlegen oder die Daten vom einen Tabellenblatt in das andere kopieren. Leichter ist es jedoch, das Blatt von der einen Arbeitsmappe in die andere zu kopieren.
Um ein Blatt zu kopieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Um das Blatt in eine andere Mappe zu kopieren, ordnen Sie zunächst die beiden Arbeitsmappenfenster unter- oder nebeneinander an. (Dazu wählen Sie Fenster/Anordnen.) Anschließend drücken und halten Sie die Taste (Strg) und ziehen die Registerzunge des Blatts auf eine Registerzunge in der anderen Mappe.
An der Einfügestelle erscheint ein kleines schwarzes Dreieck (siehe Bild 9.2).
Abbildung 9.2: Wenn Sie an der Registerzunge eines Blatts ziehen, wird durch ein kleines
schwarzes Dreieck die jeweilige Einfügestelle für die Kopie gekennzeichnet.
An der betreffenden Position wird eine Kopie des Blatts eingefügt. Für den Namen der Kopie wird dem Originalnamen eine fortlaufende Nummer angehängt (abhängig davon, wieviel Kopien dieses Blatts bisher angefertigt wurden. Die erste Kopie des Blatts »Prognose« würde etwa den Namen »Prognose (2)« erhalten.
Um ein Blatt mit Hilfe eines Menübefehls in eine andere Mappe zu kopieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Abbildung 9.3: Das Dialogfeld Blatt verschieben/kopieren.
Sie können mehrere Blätter gleichzeitig kopieren, indem Sie sie als Gruppe aktivieren und dann wie in der obigen Anleitung kopieren. Beim Einfügen der kopierten Blätter wird die Reihenfolge des Originals beibehalten.Sie haben auch die Möglichkeit, beim Kopieren eines oder auch mehrerer Blätter eine neue Mappe mit dieser Kopie anzulegen. Dazu verkleinern Sie zunächst das Fenster der Originalmappe, so daß der Hintergrund des Excel-Anwendungsfensters sichtbar ist. Dann drücken und halten Sie die Taste (Strg) und ziehen die Registerzunge des bzw. der Originalblätter auf den Hintergrund des Excel-Anwendungsfensters. Es wird eine neue Mappe geöffnet, die bereits das kopierte Blatt enthält.
Um mit Hilfe eines Menübefehls beim Kopieren eines Blatts eine neue Mappe anzulegen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Sie können Blätter nicht nur kopieren, sondern auch auf eine neue Position verschieben. Angenommen, Sie haben für jeden Monat des Jahres ein Tabellenblatt angelegt sowie ein Tabellenblatt, in dem die Jahresbeträge verbucht sind, und möchten dieses Blatt nun als Blatt 1 anzeigen. Dazu verschieben Sie es einfach an den Anfang der Mappe. Sie können ein Blatt auch in eine andere Mappe verlagern, etwa wenn Sie eine umfangreiche Arbeitsmappe in zwei Mappen aufteilen wollen. Dazu verlagern Sie einige Blätter einfach in eine neue Arbeitsmappe.
Um ein Blatt innerhalb einer Arbeitsmappe oder auch in eine andere Mappe zu verlagern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Um das Blatt in eine andere Mappe zu kopieren, ordnen Sie zunächst die beiden Arbeitsmappenfenster unter- oder nebeneinander an. (Dazu wählen Sie Fenster/Anordnen.) Anschließend ziehen die Registerzunge des Blatts auf eine Registerzunge in der anderen Mappe.
An der Einfügestelle erscheint ein kleines schwarzes Dreieck.
Die Technik zum Kopieren und Verlagern von Blättern ist im Prinzip dieselbe. Der einzige Unterschied besteht darin, daß Sie beim Kopieren während des Ziehens die Taste (Strg) drücken.Sie können mehrere Blätter gleichzeitig verlagern, indem Sie sie als Gruppe aktivieren und dann wie in der obigen Anleitung verschieben. Beim Einfügen der Blätter wird die Originalreihenfolge beibehalten.Das Blatt wird an der neuen Position eingefügt. Wenn in der Zielmappe bereits ein Blatt mit demselben Namen vorhanden ist, wird dem Namen eine fortlaufende Nummer angehängt.
Um ein Blatt mit Hilfe eines Menübefehls in eine andere Arbeitsmappe zu verlagern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Um ein Blatt aus einer Arbeitsmappe zu entfernen und gleichzeitig eine neue Mappe mit diesem Blatt anzulegen, verkleinern Sie zunächst das Fenster der Originalmappe und ziehen die Registerzunge des Blatts auf den Hintergrund des Excel-Anwendungsfensters. Es wird eine neue Mappe geöffnet, die bereits das verlagerte Blatt enthält; aus der Originalmappe wurde das Blatt entfernt.
Um mit Hilfe eines Menübefehls beim Verlagern eines Blatts eine neue Mappe anzulegen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Die automatisch zugewiesenen Namen für die Blätter einer Arbeitsmappe sind nicht besonders aussagekräftig. Ein Name wie Tabelle1, Tabelle2 usw. ist eine schlechte Eselsbrücke für den Inhalt eines Tabellenblatts. Sie können die Namen jedoch leicht ändern und damit den jeweiligen Inhalt beschreiben.
Um einem Blatt einen neuen Namen zuzuweisen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Um den Namen eines Blatts mit Hilfe eines Kontextmenüs zu ändern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Registerzunge und wählen den Befehl Umbenennen.Der Name des Blatts wird hervorgehoben (siehe Blatt 9.4).
Abbildung 9.4: Geben Sie in die Registerzunge den neuen Namen des Tabellenblatts ein. Blaetter umbenennen
In der Registerzunge wird der neue Blattname angezeigt.
Sie können Operationen in mehreren Blättern gleichzeitig vornehmen, wenn Sie sie als Gruppe aktivieren. Dieses Leistungsmerkmal ist dann besonders praktisch, wenn Sie eine Blattgruppe identisch bearbeiten oder formatieren oder als Gruppe umstrukturieren wollen. Angenommen, Sie haben mehrere Budgettabellen, die gleich aufgebaut sind. Wenn Sie diese Blätter als Gruppe aktivieren, können Sie in einem Arbeitsgang für alle Blätter denselben Text eintippen oder bestimmte Zellen anders formatieren.
Um angrenzende Blätter zu gruppieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Um nichtangrenzende Blätter zu gruppieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Um alle Blätter einer Arbeitsmappe zu gruppieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:
Um die Gruppe wieder aufzulösen, klicken Sie auf eine beliebige Registerzunge oder wählen Gruppierung aufheben aus dem Kontextmenü.
Nachdem Sie einige Blätter gruppiert haben, erscheint in der Titelleiste der Zusatz [Gruppe].
Sie sollten nur mit besonderer Aufmerksamkeit vorgehen, wenn Sie in 3D-Bezügen verwendete Blätter einfügen, löschen oder verschieben, da die Umstrukturierung von Tabellenblättern sich auf die Ergebnisse von Berechnungen auswirken kann. Nachdem ein Blatt in den Bereich einer 3D-Formel eingefügt wurde, wurden die neuen Zahlen in der Formel nicht widergespiegelt.
Stellen Sie sicher, daß die Zahlen, die in der Formel widergespiegelt werden sollen, sich genau in der Zeile und Spalte befinden, auf die in der Formel verwiesen wird. Befinden Sie sich auf einer anderen Position, so werden sie nicht in die 3D-Formel einbezogen.
Nachdem die Blätter einer Arbeitsmappe umstrukturiert wurden, stimmen die 3D-Formeln nicht mehr.
Die wichtigsten Regeln für die Anpassung der Formeln beim Einfügen oder Löschen von Blättern sind offensichtlich. Angenommen in eine Arbeitsmappe wurde die Formel =SUMME(Tabelle2:Tabelle4!C2) eingegeben. Wenn Sie nun zwischen Tabelle2 und Tabelle4 ein Blatt einfügen, wird der Wert in Zelle C2 in die berechnete Summe einbezogen. Wenn Sie etwa Tabelle3 löschen, wird der Wert in Zelle C2 dieses Tabellenblatts in der Summe nicht mehr berücksichtigt.
Das Verlagern von Blättern innerhalb einer Mappe kann Änderungen zur Folge haben, die Ihnen vorher nicht bewußt sind. Dies ist besonders dann der Fall, wenn ein Blatt in einer Formel als Anker verwendet wird, d. h. sie stellt den Anfang oder das Ende eines Zellbezugs dar. Wenn Sie im obigen Beispiel etwa Tabelle2 oder Tabelle4 so verschieben, daß sich Tabelle2 immer noch vor Tabelle4 befindet, werden wiederum alle Werte in der Zelle C2 der beiden Blätter sowie aller dazwischenliegenden Blätter addiert. Wenn Sie jedoch Tabelle4 auf eine Position vor Tabelle2 verschieben, wird die obige Formel automatisch auf die Formel =SUMME(Tabelle2:Tabelle3!C2) geändert. Und verschieben Sie Tabelle2 auf eine Position hinter Tabelle4, wird die Formel auf die Formel =SUMME (Tabelle3:Tabelle4!C2) geändert.Online-Support von Microsoft erhalten Sie auf folgender WWW-Seite:
http://www.microsoft.com/germany/support/
Zudem stellt Microsoft im Internet eine umfassende KnowledgeBase für die Fehlerbehebung zur Verfügung (in englischer Sprache). Diese finden Sie unter folgender Adresse:
http://www.microsoft.com/kb (c) 1997 Que
