8

Daten und Formeln verlagern und kopieren

In diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie Daten aus einer Arbeitsmappe oder Tabelle in eine andere Arbeitsmappe oder Tabelle kopieren.

Man könnte nicht von Bedienerfreundlichkeit sprechen, wenn keine Umstrukturierung innerhalb des Tabellenblatts möglich wäre oder wenn Sie jede Zahl und jede Formel gesondert eingeben müßten. In Excel können Sie Ihre Daten ganz nach Bedarf verlagern. Und die Daten und Formeln, die Sie einmal eingegeben haben, können Sie in andere Zeilen und Spalten kopieren.

Zellinhalt verlagern

Das Ausschneiden und Einfügen sind wichtige Funktionen beim Umstrukturieren eines Tabellenblatts. Sie schneiden einen Zellbereich aus und fügen diesen an einer anderen Stelle wieder ein. Dabei wird nicht nur der Zellinhalt, sondern auch das Format oder etwaige verbundene Kommentare verlagert.

Formeln bleiben unverändert, wenn Sie durch Ausschneiden und Einfügen verlagert werden. Und über relative oder absolute Zellbezüge brauchen Sie sich keine Gedanken zu machen.

Drag&Drop

Wenn Sie mit einer Maus arbeiten, besteht die einfachste und intuitivste Art, eine Zelle zu verlagern, darin, die Zelle oder den Zellbereich auf die neue Position zu ziehen, und dort abzulegen. Der Inhalt der Zelle sowie das Format werden verlagert.

Um Zellen auf eine neue Position zu ziehen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu verlagernde Zelle bzw. den Bereich.
• Setzen Sie den Cursor auf den Rand der Markierung. Der Cursor nimmt die Form eines Pfeils an.
• Ziehen Sie die graue Umrandung auf die neue Position. Damit ein Bildlauf durchgeführt wird, ziehen Sie einfach über die Fensterkante hinaus.

In Bild 8.1 sehen Sie die graue Umrandung, welche den zu verlagernden Bereich umschließt. Beachten Sie, daß beim Ziehen der Zellbezug der aktuellen Position (an der die Zellen abgelegt würden) eingeblendet wird.

Abbildung 8.1: Beim Ziehen erscheint eine graue Umrandung. Wenn sich die Daten an der
richtigen Stelle befinden, lassen Sie die Maustaste los.

• Sobald sich die graue Umrandung an der Stelle befindet, an der Sie den markierten Zellbereich einsetzen wollen, lassen Sie die Maustaste los.

Der in Schritt 1 markierte Zelleninhalt wird über den Inhalt des neuen Bereichs kopiert. Wählen Sie Bearbeiten/Rückgängig (oder drücken Sie (Strg)+(Z)), wenn Sie versehentlich Zellen überschrieben haben oder aus anderem Grund die Operation rückgängig machen wollen.

Wenn der Cursor über dem Rand von Markierungen nicht die Form eines Pfeils annimmt, wählen Sie Extras/Optionen, öffnen das Register Bearbeiten. Aktivieren Sie die Option Drag & Drop von Zellen aktivieren, und wählen Sie OK.

Befehle für das Verlagern

Die Drag&Drop-Technik ist zwar sehr nützlich, läßt sich aber nicht dafür verwenden, Daten in ein anderes Tabellenblatt oder in den anderen Teil eines aufgeteilten Tabellenblatts einzufügen. Sie können solche Aktionen jedoch mit Hilfe des Befehls oder Direktbefehls durchführen.

Um eine Zelle oder einen Zellbereich auf eine neue Position zu verlagern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu verlagernde Zelle bzw. den Bereich.

• Wählen Sie entweder Bearbeiten/Ausschneiden, klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Ausschneiden, oder drücken Sie (Strg)+(X). Die markierten Zellen werden von einem Laufrahmen umschlossen, einer gestrichelten Linie, die sich bewegt.
• Markieren Sie für die neue Position des Zellbereichs die Ecke links oben.

• Wählen Sie Bearbeiten/Einfügen, klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Einfügen, oder drücken Sie (Strg)+(V).

Sie können auch den zu verlagernden Bereich markieren, dann mit der rechten Maustaste klicken und im Kontextmenü den Befehl Ausschneiden bzw. Einfügen wählen.

Die im ersten Schritt markierten Zellen werden ausgeschnitten und auf die neue Position verlagert. Der Bereich, aus dem Sie die Zellen ausgeschnitten haben, ist leer und besitzt das Format Standard. Haben Sie bei diesem Vorgang versehentlich Daten oder Formeln überschrieben, wählen Sie Bearbeiten/Rückgängig (oder drücken Sie (Strg)+(Z)). (Wenn Sie ausgeschnittene Zellen über ausgefüllten einfügen, wird der vorige Inhalt und auch das Format durch den neuen Inhalt und das neue Format ersetzt.)

Von der neuen Position brauchen Sie nur die Ecke links oben markieren. Sie können sich das Verlagern von Zellen wie das Versetzen eines Bilds an der Wand vorstellen: Wenn Sie wissen, wo die Ecke links oben hinkommt, wissen Sie auch, wo der Rest des Bilds plaziert wird.

Beim Markieren des auszuschneidenden Bereichs sollten Sie einmal einen Blick auf das Namenfeld in der Funktionsleiste werfen. Darin wird die Größe des markierten Bereichs angezeigt (etwa 8R x 4C). Anhand dieser Information können Sie überprüfen, ob Sie die Daten an der beabsichtigten Stelle einfügen können, ohne andere ausgefüllte Zellen im Blatt zu überschreiben.

Zellen ziehen und einfügen

Sie können eine Zelle auch ziehen und einfügen, so daß vorhandene, ausgefüllte Zellen versetzt werden. Bei dieser Methode ist es nicht notwendig, erst Zellen einzufügen, damit Platz geschaffen ist für die neuen Daten. Diese Methode stellt eine ausgezeichnete Möglichkeit dar, die Anordnung einer Liste zu ändern, oder einzelne Datensätze einer Datenbank zu versetzen.

Um Daten beim Verlagern so einzufügen, daß vorhandene Daten zur Seite geschoben werden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu verlagernde Zelle bzw. den Bereich.
• Setzen Sie den Cursor auf den Rand der Markierung. Der Cursor nimmt die Form eines Pfeils an.
• Halten Sie die Taste (Umschalt) und ziehen Sie den Cursor auf die Stelle, an der die Daten eingefügt werden sollen. Diese Stelle ist durch eine graue Linie gekennzeichnet (vgl. Bild 8.2). Beim Ziehen wird der Zellbezug für die neue Position des Zellbereichs eingeblendet.

Abbildung 8.2: Die graue Linie kennzeichnet, wo die verlagerten Daten eingefügt werden.

• Halten Sie die Taste (Umschalt) weiterhin gedrückt, und lassen Sie zunächst die Maustaste los.
• Lassen Sie nun auch die Taste (Umschalt) los.

Die gezogenen Zellen werden an der Position der grauen Linie eingefügt. Die Zellen darunter bzw. rechts davon werden nach unten bzw. nach rechts versetzt.

Befehle für das Ziehen und Einfügen

Um Daten mit Hilfe von Menübefehlen oder Direktbefehlen beim Verlagern so einzufügen, daß vorhandene Daten zur Seite geschoben werden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu verlagernde Zelle bzw. den Bereich.

• Wählen Sie Bearbeiten/Ausschneiden, klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Ausschneiden, oder drücken Sie (Strg)+(X).
• Markieren Sie die Zelle, über bzw. vor der die ausgeschnittenen Daten eingefügt werden sollen.

Es ist nicht möglich, die Zellen so einzufügen, daß dadurch der ausgeschnittene Bereich versetzt werden müßte.

In Bild 8.3 sehen Sie einen auszuschneidenden Bereich sowie die Stelle, an der er eingefügt werden soll.

Abbildung 8.3: Der Laufrahmen umschließt die auszuschneidenden Zellen. Sie markieren nun die Stelle, an der diese Zellen eingefügt werden sollen.

• Wählen Sie Einfügen/Zellen ausschneiden.
• Wird das Dialogfeld Zellen mit Inhalt einfügen eingeblendet, so markieren Sie die Option Zellen nach rechts verschieben, wenn die vorhandenen Zellen nach rechts versetzt werden sollen. Markieren Sie die Option Zellen nach unten verschieben, wenn vorhandene Zellen nach unten versetzt werden sollen. Wählen Sie OK. Achten Sie darauf, keine Zellen mit Formeln zu verlagern, in denen ein Zirkelbezug entstehen würde.

Der markierte Bereich wird ausgeschnitten und an der bezeichneten, neuen Stelle in die Tabelle eingefügt; vorhandene, ausgefüllte Zellen werden nach unten oder nach rechts versetzt. In Bild 8.4 ist derselbe Datensatz wie in Bild 8.2 und 8.3 markiert, allerdings nachdem er an der neuen Stelle eingefügt wurde. Beachten Sie, daß die anderen Datensätze je eine Zeile weiter nach unten versetzt wurden.

Abbildung 8.4: Der in Bild 8.2 und 8.3 markierte Bereich wurde an der neuen Stelle
eingefügt. Die Zeilen darunter wurden entsprechend versetzt.

Um ein Kontextmenü mit den Befehlen Kopieren, Ausschneiden und Einfügen einzublenden, markieren Sie einen Bereich und klicken mit der rechten Maustaste in den markierten Bereich.

Zellen in andere Tabellenblätter verlagern

Sie können Zellen nicht nur innerhalb eines Tabellenblatts verlagern. Sie können die Daten auch in ein anderes Blatt derselben Arbeitsmappe versetzen.

Um Daten in ein anderes Blatt zu verlagern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu verlagernde Zelle bzw. den Bereich.

• Wählen Sie entweder Bearbeiten/Ausschneiden, klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Ausschneiden, oder drücken Sie (Strg)+(X). Die markierten Zellen werden von einem Laufrahmen umschlossen.
• Aktivieren Sie die Tabelle, in die die Daten verlagert werden sollen. (Dazu klicken Sie auf das Register der betreffenden Tabelle.)
• Markieren Sie die Zelle, ab der die neuen Zellen eingefügt werden sollen (die Ecke links oben).

• Wählen Sie Bearbeiten/Einfügen, klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Einfügen, oder drücken Sie (Strg)+(V).

Die Daten werden in das aktive Tabellenblatt eingefügt. Enthalten die verlagerten Zellen Formeln, so werden die Bezüge automatisch angepaßt, so daß auf der neuen Position auf die entsprechenden Zellen verwiesen wird. Wenn Sie auf Zellen in der Originaltabelle verweisen wollen, ergänzen Sie die Bezüge durch den Tabellennamen.

Sie haben auch die Möglichkeit, einen markierten Bereich in eine andere Tabelle derselben Mappe zu ziehen. Dazu halten Sie die Taste (Alt) und ziehen den Bereich auf das Register der betreffenden Tabelle. Das Blatt wird geöffnet, so daß Sie den Bereich auf die gewünschte Position in diesem Blatt ziehen können.

Wenn der Fehlerwert #BEZUG! angezeigt wird, so bedeutet dies, daß ein in einer Formel verwendeter Zellbezug nicht zu finden ist.

In einigen Zellen wird jetzt #BEZUG! angezeigt. Beim Verlagern von Zellen werden die Formeln an die neue Position angepaßt. In einer dieser Formeln wird vermutlich auf eine Zelle verwiesen, die nicht mehr gültig ist. Überprüfen Sie alle Formeln. Wandeln Sie die Zellbezüge, wenn nötig, in absolute Bezüge um. Durch die eingefügten Daten wurden vorhandene Daten im Tabellenblatt überschrieben. Beim Einfügen von Daten werden diese über die vorhandenen kopiert. Wählen Sie Bearbeiten/Rückgängig und markieren Sie dann einen freien Bereich im Tabellenblatt, um die Daten dort einzufügen. Oder fügen Sie die Daten so ein, daß die angrenzenden Zellen verschoben werden. Dieses Verfahren ist im Abschnitt »Zellen ziehen und einfügen« beschrieben.

Online-Support von Microsoft erhalten Sie auf der folgenden WWW Site:
http://www.microsoft.com/germany/support/

Sie können eine Zelle oder einen Zellbereich mit einem Hyperlink verlagern oder kopieren, ohne den Hyperlink zu unterbrechen, doch wenn Sie einen Hyperlink in eine andere Arbeitsmappe kopieren, wird er nicht mehr funktionstüchtig sein.

Zellen ausfüllen und Zellinhalt kopieren

Mit Hilfe der Excel-Befehle Kopieren und Ausfüllen und den entsprechenden Direktbefehlen können Sie sich einen großen Teil der Zeit für die Dateneingabe sparen. Sie brauchen nur einige Formeln in das Tabellenblatt eintragen, die restlichen setzen Sie durch Kopieren oder Ausfüllen in die anderen Zellen ein. Es ist sogar möglich, Formeln in einem Arbeitsgang zu kopieren und zu formatieren.

Da sich Zellbezüge in Formeln relativ zur neuen Position ändern können, erzielen einige Formeln nach dem Kopieren nicht mehr die richtigen Ergebnisse. Daher sollten Sie durch Kopieren oder Ausfüllen übernommene Formeln immer überprüfen. Wenn Sie einen Fehler entdecken, können Sie die Bezugsart ändern und etwa eine relative Adresse in eine absolute umwandeln.

Das Ausfüllkästchen

Wenn Sie mit einer Maus arbeiten und Daten oder Formeln in benachbarte Zellen einfügen müssen, sollten Sie die Funktionsweise des Ausfüllkästchens kennenlernen. Das Ausfüllkästchen ist ein kleines, schwarzes Quadrat rechts unten an der markierten Zelle bzw. am Zellbereich. Wenn Sie dieses Kästchen über die angrenzenden Zellen ziehen, werden diese mit Kopien oder Datenreihen zur markierten Zelle gefüllt. Eine Datenreihe ist eine Reihe von Werten, die ein bestimmtes Muster wiederholen. Erläuterungen zu Datenreihen erhalten Sie im Kapitel »Daten eingeben und bearbeiten«.

Um angrenzende Zellen auszufüllen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle oder den Zellbereich mit den Daten oder Formeln.
• Ziehen Sie so am Ausfüllkästchen, daß die graue Umrandung alle auszufüllenden Zellen umschließt. (Beachten Sie auch die Form des Cursors.) In Bild 8.5 sehen Sie einen Bereich, der mit Hilfe der Maus gefüllt wird.

Abbildung 8.5: Ziehen Sie am Ausfüllkästchen, um Formeln in die markierten Zellen zu kopieren.Ausfuellkaestchen

• Lassen Sie die Maustaste los.

Wenn Sie Formeln in einen Bereich ziehen, so wird dasselbe Ergebnis wie beim Kopieren und Einfügen erzielt. Relative Bezüge in den Formeln werden ebenso wie beim Kopieren angepaßt. Selbst wenn die Formel auf andere Tabellenblätter verweist, wird eine Anpassung automatisch vorgenommen.

Wenn Sie zwei Zellen markieren, und dann am Ausfüllkästchen ziehen, verwendet Excel die Werte in den zwei Zellen als Ausgangswerte einer Datenreihe. Eine Datenreihe ist eine Folge von Daten, die sich nach einem mathematischen, Datums- oder Textmuster richten. Datenreihen eignen sich zum Ausfüllen von Datumswerten in gleichmäßigen Abständen oder einer Liste von Zahlen. Datenreihen werden im Kapitel »Daten eingeben und bearbeiten« erläutert.

Um mehrere Zeilen oder Spalten gleichzeitig auszufüllen, markieren Sie die Originalzellen, und kopieren diese mit (Strg)+Drag&Drop. Eine Anleitung zu dieser Technik finden Sie im Abschnitt »Kopieren per Drag&Drop«.

Damit das Leistungsmerkmal AutoAusfüllen aktiviert wird, wählen Sie Extras/Optionen, öffnen das Register Bearbeiten und aktivieren die Option Drag & Drop von Zellen aktivieren.

(Strg)+(¢) für das Ausfüllen verwenden

Sie können Zellen auch beim Eingeben von Daten oder Formeln auffüllen. Dazu markieren Sie zunächst die auszufüllende, angrenzende Zelle bzw. den Zellbereich, tragen dann die Formel oder den Wert in die aktive Zelle ein, und drücken nicht (Eingabetaste), sondern (Strg)+(Eingabetaste). Die Formel bzw. der Wert wird in jede der markierten Zellen eingetragen, und zwar ebenso, als hätten Sie den Befehl Ausfüllen oder Kopieren und Einfügen gewählt. Diese Technik läßt sich auch auf nichtangrenzende Mehrfachmarkierungen anwenden.

Befehle für das Ausfüllen

Wenn Sie lieber mit Menübefehlen arbeiten, stehen Ihnen die Befehle des Untermenüs Bearbeiten/Ausfüllen zur Verfügung, um Formeln oder Daten in die benachbarten Zellen einzutragen. Sie können die Zellen nach links, rechts, unten oder nach oben ausfüllen lassen.

Um angrenzende Zellen mit Hilfe eines Menübefehls auszufüllen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie den Bereich, der ausgefüllt werden soll. Die Zelle mit der Formel oder dem Wert, die bzw. der in den anderen Zellen übernommen werden soll, muß sich in einer der äußeren Zellen befinden. In Bild 8.6 sehen Sie vor dem Ausfüllen markierte Zellen.

Abbildung 8.6: Markieren Sie sowohl die Originalzellen als auch die auszufüllenden Zellen.

• Wählen Sie Bearbeiten/Ausfüllen und im Untermenü eine Richtung: Unten, Rechts, Oben oder Links. In Bild 8.7 sehen Sie die resultierenden, nach rechts ausgefüllten Zellen.

Abbildung 8.7: Mit Hilfe der Befehle des Untermenüs Ausfüllen lassen sich die Originalformeln und Werte in den Rest des Bereichs eintragen.

• Da relative Bezüge beim Ausfüllen automatisch angepaßt werden, sollten Sie nun die Ergebnisse der Formeln überprüfen.

Direktbefehle zum Ausfüllen sind (Strg)+(R) für das Ausfüllen nach rechts und (Strg)+(U) für das Ausfüllen nach unten.

Das Ergebnis beim Ausfüllen ist dasselbe wie beim Kopieren. Relative Bezüge werden an die neue Position angepaßt. Duplizierte Formeln oder Werte ersetzen den Inhalt aller zuvor markierten Zellen. Die Formatierung der Originalzellen wird auch in den ausgefüllten Zellen übernommen.

Zellen in anderen Tabellenblättern ausfüllen

Wenn Sie mehrere Tabellenblätter mit ähnlichen Daten oder Formeln benötigen, und die Daten bereits einmal eingegeben haben, so können Sie diese in mehrere Blätter Ihrer Arbeitsmappe kopieren. Angenommen, Sie haben ein Tabellenblatt für das vierteljährliche Budget angelegt. Nun möchten Sie dieselben Spalten- und Zeilenüberschriften auch in anderen Blättern dieser Mappe benutzen. Nun brauchen Sie die Daten nicht jedesmal neu eingeben, sondern können Sie in die Zellen der anderen Tabellenblätter übertragen. Dabei ist es Ihnen überlassen, ob Sie nur die Daten, nur die Formate oder beides kopieren wollen.

Um die Zellen in anderen Tabellenblättern auszufüllen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die auszufüllenden Blätter, indem Sie (Strg) drücken und auf die verschiedenen Register klicken. (Markieren Sie das Blatt mit den Originaldaten zuerst, so daß es oben aufliegt.)
• Markieren Sie den Bereich mit den zu kopierenden Daten.
• Wählen Sie Bearbeiten/Ausfüllen/Über Arbeitsblätter. Das Dialogfeld Blätter ausfüllen wird eingeblendet (siehe Bild 8.8).

Abbildung 8.8: Legen Sie fest, ob Alles, nur der Inhalt oder nur die Formate kopiert werden sollen.

• Aktivieren Sie die Option Alles, wenn sowohl der Inhalt (Formeln und Werte) als auch die Formatierung übernommen werden sollen; die Option Inhalt, wenn nur der Inhalt übernommen werden soll, und Format, wenn nur die Formatierung übernommen werden soll.
• Wählen Sie OK. Die Daten werden in allen markierten Blättern in die Zellen auf derselben Position eingefügt.

Benutzerlisten definieren

Wenn Sie dieselbe Datenreihe immer wieder eingeben, ist es auch möglich, eine Benutzerliste anzulegen und bei Bedarf einzufügen. Angenommen, Sie tragen die Namen Ihrer Verkäufer wiederholt in Tabellen ein, so definieren Sie diese Namen als Benutzerliste. Danach brauchen Sie nur noch den ersten Namen einzugeben und der Rest der Liste wird automatisch ausgefüllt. Um eine Benutzerliste zu definieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wenn Sie die Liste bereits in ein Tabellenblatt eingegeben haben, markieren Sie die Liste. Anschließend wird diese Liste importiert. Es ist auch möglich, diesen Schritt auszulassen und später die Listen in das Register AutoAusfüllen einzutippen.
• Wählen Sie Extras/Optionen.
• Öffnen Sie das Register AutoAusfüllen.
• Wenn Sie in Schritt 1 eine Liste markiert haben, wählen Sie jetzt Importieren. Der Text wird in das Listenfeld Listeneinträge eingelesen. Sie können den Bereich auch in das Eingabefeld Liste aus Zellen importieren eintippen oder auf die Schaltfläche Reduzieren klicken, den Bereich markieren und dann wieder auf die Schaltfläche Erweitern klicken.

Wenn Sie in Schritt 1 keinen Text markiert haben, geben Sie die einzelnen Elemente der neuen Liste in das Listenfeld Listeneinträge ein. Trennen Sie die einzelnen Einträge mit (Eingabetaste).

In Bild 8.9 sehen Sie das Register AutoAusfüllen, nachdem eine Liste importiert wurde.

Abbildung 8.9: Das Register AutoAusfüllen, nachdem eine Liste importiert wurde.

• Damit Ihre neue Liste in die Benutzerliste aufgenommen wird und das Dialogfeld geöffnet bleibt, wählen Sie die Schaltfläche Einfügen. Damit die Liste in die Benutzerliste aufgenommen wird und das Dialogfeld geschlossen wird, wählen Sie OK.

Um diese Liste nun in ein Tabellenblatt einzufügen, geben Sie das erste Element ein und fügen dann die Liste mit Hilfe der Drag&Drop-Technik ein (vgl. Bild 8.10). Sie können auch den ersten Wert eingeben, dann den zu füllenden Bereich markieren, und dann Bearbeiten/Ausfüllen/Reihe wählen. Im eingeblendeten Dialogfeld Reihe aktivieren Sie die Option AutoAusfüllen und wählen OK.

Abbildung 8.10: Die Zellen mit den Elementen einer Benutzerliste ausfüllen.

Um eine Liste zu löschen, öffnen Sie wieder das Register AutoAusfüllen. Markieren Sie links die betreffende Benutzerliste, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Wählen Sie im eingeblendeten Meldungsfenster OK, um die Löschung zu bestätigen.

Kopieren per Drag&Drop

Mit Hilfe der Maus lassen sich Zellen kopieren, indem Sie diese markieren und die Markierung auf die gewünschte Position ziehen. Um Formeln oder Daten mit Hilfe der Maus zu kopieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie den zu kopierenden Zellbereich.
• Drücken und halten Sie die Taste (Strg) und setzen Sie den Cursor auf den Rand der Markierung. Der Cursor nimmt die Form eines Pfeils mit einem Pluszeichen an.
• Halten Sie die Taste (Strg) weiterhin gedrückt, und ziehen Sie den Rand der Markierung auf die Stelle, an der die kopierten Zellen eingefügt werden sollen. Die jeweilige Position für die Kopie ist durch eine graue Umrandung gekennzeichnet (vgl. Bild 8.11).

Abbildung 8.11: Mit (Strg)+Ziehen läßt sich eine Kopie der markierten Zellen auf eine neue Position ziehen. Das Pluszeichen neben dem Pfeil zeigt an, daß ein Kopiervorgang (im Gegensatz zum Verlagern) ausgeführt wird.

• Wenn sich die graue Umrandung an der Stelle befindet, an der die Kopie eingefügt werden soll, lassen Sie zuerst die Maustaste und dann die Taste (Strg) los.

Mit Hilfe dieser Drag&Drop-Technik können Sie nur eine einzelne Kopie anfertigen. Die Kopie läßt sich nicht an mehreren Stellen einfügen oder in einen größeren Bereich. Mausaktionen für eine solche Aktion wurden weiter oben beschrieben.

Wenn Sie die Taste (Strg) vor der Maustaste loslassen, werden die markierten Zellen nicht kopiert, sondern verlagert. Sie erkennen dies daran, daß das Pluszeichen neben dem Pfeil verschwindet. Wenn Sie erneut die Taste (Strg) drücken, wird der Kopiervorgang wieder aktiviert. Solange Sie also die Maustaste noch nicht losgelassen haben, können Sie es sich immer noch überlegen, ob Sie die Zellen kopieren oder verlagern wollen.

Kopieren mit Befehlen

Das Kopieren eignet sich zum Duplizieren von Werten und Formeln in Zellen, die nicht direkt neben den Originalzellen liegen. Beim Kopieren werden Formeln an die neue Position angepaßt. In anderen Kapiteln dieses Buchs wird auch erläutert, wie Sie Informationen in andere Windows-Anwendungen kopieren, Tabellenblätter verknüpfen oder Tabellenblätter und Diagramme verknüpfen können.

Während des Kopiervorgangs können Sie im Namenfeld der Funktionsleiste die Größe des kopierten Bereichs überprüfen.

Um eine Zelle oder einen Zellbereich auf eine neue Position zu kopieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu kopierende Zelle bzw. den Zellbereich.

• Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Kopieren, oder drücken Sie (Strg)+(C). Die markierten Zellen werden von einem Laufrahmen umschlossen.
• Markieren Sie für die Position des Duplikats die Ecke links oben. Stellen Sie sicher, daß kein anderer Zellinhalt überschrieben wird. Wie bereits beschrieben, werden beim Einfügen vorhandene Zellen überschrieben.

• Wählen Sie Bearbeiten/Einfügen, klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Einfügen, oder drücken Sie (Strg)+(V), um die Kopie einzufügen und weiterhin in der Zwischenablage gespeichert zu lassen. Drücken Sie (Eingabetaste), um die Kopie nur einmal einzufügen.

Da Sie die Größe und Form des einzufügenden Bereichs bereits beim Kopieren festgelegt haben, brauchen Sie für das Einfügen nur die Ecke links oben anzugeben. Wenn Sie vor dem Einfügen einen Bereich unterschiedlicher Größe markiert haben, läßt sich die Kopie nicht einfügen; es wird eine entsprechende Meldung eingeblendet.

Mehrere Kopien einfügen

Mit nur einem Befehl können Sie mehrere Kopien eines Bereichs anfertigen. Denken Sie daran, daß Sie jeweils nur die obere linke Ecke der Duplikatbereiche markieren müssen. In Bild 8.12 sehen Sie einen Laufrahmen, der eine kopierte Spalte mit Formeln umschließt, sowie die Überschriften der Spalten für die Duplikate. Beim Einfügen mehrerer Spalten gehen Sie wie beim Tapezieren vor – Sie brauchen nur festzulegen, wo das obere Ende jeder Tapetenrolle beginnt und der Rest der Tapete wird von selbst richtig plaziert. In Bild 8.13 sehen Sie die eingefügten Spalten.

Abbildung 8.12: Markieren Sie die jeweils oberste Zelle der Spalten, in die das Original kopiert
werden soll.

Abbildung 8.13: Die kopierte Spalte wurde mehrfach eingefügt.

Damit der Laufrahmen entfernt wird oder ein Kopiervorgang rückgängig gemacht wird, drücken Sie die Taste (Esc).

In den Bildern 8.14 und 8.15 sehen Sie, wie eine Originalzeile in mehrere andere Zeilen kopiert wird. Beachten Sie, daß von jeder Zeile, in die das Original eingefügt wird, nur die erste Zelle (die Zelle ganz links) markiert ist.

Abbildung 8.14: Markieren Sie die erste Zelle der Zeile, die in die Originalzeile kopiert werden soll.

Abbildung 8.15: Die kopierte Zeile wurde mehrfach eingefügt.

Mehrere Kopien in nichtangrenzende Bereiche einfügen

In gut formatierten Tabellenblättern lassen sich die oben beschriebenen Verfahren für das Kopieren von Formeln möglicherweise nicht anwenden, z. B. wenn für ein besseres Layout Leerzeilen oder -spalten eingefügt wurden.

Mit Hilfe von Mehrfachmarkierungen wie in Bild 8.16 ist es dennoch möglich, mehrere Kopien einzufügen, selbst wenn die vorgesehenen Duplikatbereiche nicht direkt nebeneinander liegen.

Abbildung 8.16: Sie können eine Kopie auch in mehrere, nichtangrenzende Bereiche einfügen.

Um eine Kopie in nichtangrenzende Bereiche einzufügen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu kopierende Zelle bzw. den Zellbereich.

• Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Kopieren, oder drücken Sie (Strg)+(C).
• Markieren Sie für die Position jedes Duplikats die Ecke links oben.

Mit der Maus drücken und halten Sie dazu die Taste (Strg) und klicken auf jede Zelle, an der ein Duplikat beginnen soll.

Auf der Tastatur versetzen Sie den Cursor auf die erste Zelle für ein Duplikat und drükken (Umschalt)+(F8). (In der Statusleiste erscheint jetzt der Indikator ADD.) Setzen Sie den Cursor auf die nächste Zelle für ein Duplikat und drücken Sie zweimal (Umschalt)+(F8) , so daß der Indikator ADD aus- und wieder eingeblendet wird. Setzen Sie den Cursor auf die nächste Zelle, und wiederholen Sie diesen Vorgang, bis alle Zielbereiche gekennzeichnet sind.

• Wählen Sie Bearbeiten/Einfügen, klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Einfügen, oder drücken Sie (Strg)+(V).

Beachten Sie, daß die Zielzellen durch Leerspalten getrennt sind. In Bild 8.17 sehen Sie das Resultat des Einfügens.

Abbildung 8.17: Die eingefügten Daten werden in nichtangrenzende Bereiche eingefügt.

Befehl für das Einfügen kopierter Zellen

Beim Einfügen von kopierten Zellen wird in der Regel vorhandener Zellinhalt überschrieben. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, die kopierten Daten so in das Tabellenblatt einzufügen, daß der vorhandene Zellinhalt verschoben wird. Dazu dient der Befehl Einfügen/Kopierte Zellen.

Um Zellen oder einen Zellbereich an einer anderen Position einzufügen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu kopierende Zelle bzw. den Zellbereich.

• Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Kopieren, oder drücken Sie (Strg)+(C).
• Markieren Sie für die Position der Duplikate die Ecke links oben.
• Wählen Sie Einfügen/Kopierte Zellen.

Wenn sich im Duplikatbereich bereits ausgefüllte Zellen befinden, wird das Dialogfeld Zellen mit Inhalt eingeblendet (siehe Bild 8.18).

Abbildung 8.18: Legen Sie fest, in welcher Richtung vorhandene Zellen verlagert werden sollen.

• Aktivieren Sie die Option Zellen nach rechts verschieben, wenn nach dem Einfügen die vorhandenen Zellen rechts von den eingefügten angezeigt werden sollen. Aktivieren Sie die Option Zellen nach unten verschieben, wenn nach dem Einfügen die vorhandenen Zellen unterhalb der eingefügten angezeigt werden sollen.
• Wählen Sie OK.

Sie müssen die Originaldaten jedesmal neu kopieren, wenn Sie diesen Befehl wiederholt ausführen wollen.

Daten in andere Tabellenblätter kopieren

Um eine Zelle oder einen Zellbereich in ein anderes Tabellenblatt zu kopieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu kopierende Zelle bzw. den Zellbereich.

• Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Kopieren, oder drücken Sie (Strg)+(C). Die markierten Zellen werden von einem Laufrahmen umschlossen.
• Aktivieren Sie die Tabelle, in die die Daten kopiert werden sollen. (Dazu klicken Sie auf das Register der betreffenden Tabelle.)
• Markieren Sie die Zelle, ab der die neuen Zellen eingefügt werden sollen (die Ecke links oben).

• Wählen Sie Bearbeiten/Einfügen, klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Einfügen, oder drücken Sie (Strg)+(V), um die Kopie einzufügen und weiterhin in der Zwischenablage gespeichert zu lassen. Drücken Sie (Eingabetaste), um die Kopie nur einmal einzufügen.

Die Zelle bzw. der Zellbereich wird in die andere Tabelle eingefügt. Vergessen Sie nicht, daß in den Formeln die relativen Verweise auf andere Zellen entsprechend der neuen Position angepaßt werden; absolute Zellbezüge hingegen verweisen nach dem Einfügen auf dieselben Zellen im neuen Blatt. Damit auf die Zellen Originalblatt verwiesen wird (3D-Bezüge), müssen Sie den Blattnamen als Teil des Bezugs eingeben.

Formate, Werte oder transponierte Daten einfügen

Mit Hilfe des Befehls Bearbeiten/Inhalte einfügen können Sie Teile der Zellattribute kopieren, etwa das Format oder nur den Wert oder beides. Dieser Befehl erlaubt zudem die Umstrukturierung eines datenbanktypischen Zeilenformats in ein Tabellen- oder Spaltenformat und umgekehrt. Eine weitere Anwendungsmöglichkeit ist die Kombination von Zellattributen beim Einfügen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie Teile Ihres Tabellenblatts zusammenführen müssen.

Um Formate zu kopieren, markieren Sie die Zellen mit diesen Formaten und klicken in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Format übertragen. Anschließend markieren Sie den Bereich, der die Formate übernehmen soll.

Um den Befehl Bearbeiten/Inhalte einfügen anzuwenden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu kopierende Zelle bzw. den Zellbereich.

• Wählen Sie Bearbeiten/Kopieren, klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Kopieren, oder drücken Sie (Strg)+(C).
• Markieren Sie für die Position des Duplikats die Ecke links oben.

Beim Transponieren (Austauschen) von Zeilen und Spalten sollten Sie auf jeden Fall vorher überlegen, welche Zellen überschrieben werden, wenn der eingefügte Bereich um 90 Grad gedreht wird.

• Wählen Sie Bearbeiten/Inhalte einfügen. Das Dialogfeld Inhalte einfügen wird eingeblendet (siehe Bild 8.19).

Abbildung 8.19: Markieren Sie, was eingefügt werden soll, welche Operationen auszuführen
sind, ob Leerzeilen übersprungen werden sollen und ob die Daten transponiert werden sollen.

Wenn im Dialogfeld Inhalte einfügen eine Liste mit Datentypen erscheint, so wurde der letzte Kopiervorgang nicht in Excel, sondern in einer anderen Anwendung ausgeführt. Beginnen Sie wieder mit Schritt 1 dieser Anleitung, um einen Kopiervorgang innerhalb Excel durchzuführen.

• Legen Sie fest, welche Eigenschaften der kopierten Zellen übertragen werden sollen:

• Legen Sie im nächsten Gruppenfeld fest, wie die Eigenschaften oder Daten mit dem Inhalt der Zellen kombiniert werden, in die sie eingefügt werden:

• Aktivieren Sie die Option Leerzellen überspringen, wenn Leerzellen aus dem kopierten Bereich nicht über die vorhandenen Zellen kopiert werden sollen.
• Markieren Sie die Option Transponieren, damit die Zeilen als Spalten und die Spalte als Zeile eingefügt werden.
• Wählen Sie OK.

Durch das Einfügen von Inhalten können Sie Formelergebnisse in feste Werte umwandeln, die sich nicht mehr ändern. Dazu kopieren Sie den Bereich mit den zu fixierenden Formeln, und wählen direkt, d. h. ohne die Position zu ändern, Bearbeiten/Inhalte einfügen. Im Dialogfeld aktivieren Sie die Optionen Werte und Keine und die Ergebniswerte werden über die Originalformeln kopiert.

Mit Hilfe der Option Transponieren werden die Zeilen- und Spaltenwerte eines Zellbereichs ausgetauscht. Dadurch können Sie sich viel Zeit sparen, wenn Sie Datenbankinformationen (im Zeilenformat) in Tabellen und Tabellendaten (im Spaltenformat) in Datenbanken verwenden. Über dem Originalbereich lassen sich transponierte Daten nicht einfügen. In Bild 8.20 sehen Sie links den Originalbereich und rechts davon den transponierten Bereich.

Abbildung 8.20: Beim Transponieren werden die Zeilen- und Spaltenwerte vertauscht.

Mit Hilfe der Schaltfläche Verknüpfen im Dialogfeld Inhalte einfügen lassen sich die eingefügten Daten mit den Originaldaten verknüpfen, so daß sie bei Änderungen entsprechend aktualisiert werden.

Der Befehl Einfügen ist nicht verfügbar. Sie haben vor der Auswahl dieses Befehls nichts kopiert. Markieren Sie die Originaldaten, und wählen Sie Bearbeiten/Kopieren oder Bearbeiten/Ausschneiden. Beim Ziehen passiert nichts. Möglicherweise haben Sie die Unterstützung von Drag&Drop nicht aktiviert. Wählen Sie Extras/Optionen, öffnen Sie das Register Bearbeiten, aktivieren Sie die Option Drag & Drop von Zellen aktivieren, und wählen Sie OK.