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Formeln

Die Formeln sind das Gerüst eines Excel-Tabellenblatts. Formeln übernehmen die Arbeit – hier die Berechnungen –, die wir früher von Hand mit einer Rechenmaschine ausführen mußten. Ohne Formeln wäre der Einsatz eines Kalkulationsprogramms wie Excel sinnlos.

Mit Hilfe von Formeln lassen sich die vier Grundrechnungsarten Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division ebenso ausführen wie komplexe finanzielle, statistische oder wissenschaftliche Berechnungen. Formeln eignen sich auch für Vergleiche oder die Manipulation von Text. Wenn Sie eine Berechnung durchzuführen haben, deren Ergebnis in einem Tabellenblatt angezeigt werden soll, verwenden Sie eine Formel. n

Zum Verständnis von Formeln

Nachdem Sie eine Formel in eine Tabellenzelle eingegeben haben, werden die Ergebnisse in der Regel im Tabellenblatt angezeigt. Wenn Sie die Formel zu einem Ergebnis überprüfen wollen, markieren Sie die Zelle; die Formel erscheint dann im Eingabefeld der Funktionsleiste. Damit die Formeln in der Zelle angezeigt werden, klicken Sie zweimal auf die Zelle oder markieren die Zelle und drücken (F2). In Bild 6.1 sehen Sie die Ergebnisse einer Formel in Zelle B9 und die Formel, die dieses Ergebnis berechnet, wird in der Funktionsleiste angezeigt.

Abbildung 6.1: In der Funktionsleiste sehen Sie die Formel der aktiven Zelle.

Formeln beginnen in Excel immer mit einem Gleichheitszeichen (=) und können nummerische oder alphanummerische Werte (Konstanten), arithmetische Operatoren, Vergleichsoperatoren, Textoperatoren, Funktionen, Klammern, Zellbezüge und Namen enthalten. Durch die Kombination dieser Komponenten definieren Sie eine Formel zur Berechnung eines bestimmten Ergebnisses, und indem Sie auf Zellen verweisen, werden für diese Berechnung die Daten des Tabellenblatts verwendet. Die einzelnen Komponenten einer Formel werden im folgenden Abschnitt eingehend erläutert.

Wenn Sie bisher mit Lotus 1-2-3 gearbeitet haben, werden Sie wohl die Gewohnheit haben, Ihre Formeln mit einem Pluszeichen (+) zu beginnen. In Excel werden auch Einträge, die mit einem Pluszeichen (+) beginnen, als Formel interpretiert; daher wird es automatisch durch ein Gleichheitszeichen (=) ersetzt.

Anstelle der Ergebnisse können Sie in einem Tabellenblatt auch die Formeln anzeigen lassen. Dazu wählen Sie den Befehl Extras/Optionen, öffnen das Register Ansicht, aktivieren die Option Formeln und wählen OK. Der Direktbefehl zum Umschalten zwischen der Anzeige von Formeln und der Anzeige der Ergebnisse ist (Strg)+(#). In der Formelansicht werden die Spalten automatisch doppelt so breit angezeigt und in der Ergebnisansicht wieder in ihrer ursprünglichen Größe. In der Regel werden Sie zwar die Formeln im Tabellenblatt gar nicht sehen wollen, dennoch ist diese Ansicht oft sehr nützlich – etwa wenn Sie einen Fehler suchen. In Bild 6.2 sehen Sie dasselbe Tabellenblatt wie in Bild 6.1; allerdings diesmal in der Formelansicht.

Abbildung 6.2: Mit (Strg)+(#) können Sie die Formeln eines Tabellenblatts anzeigen lassen.

Wenn Sie die Zellwerte, auf die in den Formeln verwiesen wird, ändern, werden die Ergebnisse automatisch neu berechnet. In Formeln wird nämlich auf den Inhalt einer Zelle verwiesen, und zwar in Form von Zelladressen, auch Zellbezüge genannt. Der Zellbezug B12 etwa verweist auf die Zelle im Schnittpunkt von Spalte B und Zeile 12. In Formeln können Sie Rechenoperatoren wie + oder – verwenden sowie integrierte Formeln, sogenannte Funktionen, wie SUMME( ) oder RMZ( ) (regelmäßige Zahlung).

Eine einfache Formel kann in der Funktionsleiste folgendermaßen angezeigt werden:

=B12*D15

In dieser Formel wird der Inhalt von Zelle B12 mit dem Inhalt von Zelle D15 multipliziert.

Achten Sie darauf, daß Sie die Formel mit einem Gleichheitszeichen (=) beginnen. Denn wenn Sie das Gleichheitszeichen vergessen, wird die Eingabe von Excel nicht als Formel interpretiert. Angenommen, Sie geben B12*D15 ein (ohne Gleichheitszeichen), so wird in der Zelle B12*D15 als Text angezeigt. Damit Sie als Ergebnis das Produkt aus dem Inhalt von Zelle B12 und D15 erhalten, müssen Sie =B12*D15 eingeben.

Ein in Excel 97 neu hinzugekommenes Leistungsmerkmal hilft Ihnen dabei, das Gleichheitszeichen nicht zu vergessen. Klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Formeln bearbeiten, so wird die Formelpalette geöffnet und in die Funktionsleiste wird das Gleichheitszeichen automatisch eingesetzt. Ist die direkte Zellbearbeitung aktiviert, so erscheint das Gleichheitszeichen auch in der Zelle, wo Sie die Formel jetzt eingeben können.

Service & Support von Microsoft erhalten Sie auf der folgenden World Wide Web Site: http://www.microsoft.com/germany/support/ Zudem stellt Microsoft im Internet eine umfassende Knowledge-Base für die Fehlerbehebung zur Verfügung (in englischer Sprache). Diese finden Sie unter folgender Adresse: http://www.microsoft.com/kb

Formeln eingeben

Eine Formel können Sie entweder in die Funktionsleiste oder direkt in die Zelle eingeben. Eine Formel beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen (=). Anschließend bauen Sie die Formelkomponenten stückweise auf, indem Sie Werte, Operatoren, Zellbezüge, Funktionen und Namen eingeben. Im vorliegenden Abschnitt werden die für die Formeleingabe erforderlichen Schritte eingehend erläutert.

Funktionsleiste oder direkte Zellbearbeitung?

Sie können Formeln entweder in die Funktionsleiste oder direkt in eine Zelle eingeben, ebenso wie Sie Text oder Werte eingeben. In der Funktionsleiste tragen Sie die Formel einfach in das Eingabefeld ein und drücken (Eingabetaste). Wenn Sie den Umweg über die Funktionsleiste umgehen wollen, geben Sie die Formel direkt in die Zelle ein. Der Vorteil der letzteren Methode liegt darin, daß Sie beim Eingeben nicht nach oben auf die Funktionsleiste schauen müssen.

Für eine direkte Formeleingabe klicken Sie zweimal auf die Zelle oder markieren die Zelle und drücken dann (F2).

Um eine Formel in die Funktionsleiste einzugeben, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle, die die Formel enthalten soll.

editformel

• Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein, oder klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Formeln bearbeiten.

Wenn Sie auf die Schaltfläche Formeln bearbeiten klicken, wird das Gleichheitszeichen automatisch eingefügt und die Formelpalette öffnet sich, in der parallel zur Eingabe das jeweilige Ergebnis angezeigt wird (siehe Bild 6.3).

Abbildung 6.3: Wenn Sie auf Formeln bearbeiten klicken, wird die Formelpalette geöffnet, in der bereits während der Eingabe das Ergebnis angezeigt wird.Formelpalette und Schaltflaeche Eingeben

• Geben Sie in das Eingabefeld der Funktionsleiste einen Wert, einen Zellbezug, eine Funktion oder einen Namen ein.
• Wenn die Formel vollständig ist, drücken Sie (Eingabetaste) oder klicken in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Eingeben (die Schaltfläche mit dem Häkchen) oder drücken (Eingabetaste). Ist die Formel noch unvollständig, fahren Sie mit Schritt 5 fort.

Ist die Formelpalette geöffnet, können Sie auch auf Ende klicken.

• Geben Sie einen Operator ein. Es gibt viele verschiedene Operatortypen. Die am häufigsten verwendeten sind Rechenoperatoren wie + und -.
• Kehren Sie zurück zu Schritt 3.

Um eine Formel direkt in die Zelle einzugeben, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Klicken Sie zweimal in die Zelle, in die Sie die Formel eingeben wollen, und geben Sie dann ein Gleichheitszeichen (=) ein. Auf der Tastatur markieren Sie die Zelle und drükken dann (F2).

Oder:

Klicken Sie auf die Schaltfläche Eingeben. Die Zelle ist bereit für die Eingabe; das Gleichheitszeichen (=) ist bereits eingetragen.

• Geben Sie einen Wert, einen Zellbezug, eine Funktion oder einen Namen ein.
• Ist die Formel vollständig, drücken Sie (Eingabetaste). Ist die Formel noch unvollständig, fahren Sie mit Schritt 5 fort.
• Geben Sie einen Operator ein. Es gibt viele verschiedene Operatortypen. Die am häufigsten verwendeten sind Rechenoperatoren wie + und -.
• Kehren Sie zurück zu Schritt 2.

Zwischen den Ausdrücken in einer Formel muß entweder ein Operator oder eine Klammer stehen.

Wenn Sie vor der endgültigen Eingabe die Formel zurücknehmen möchten, drücken Sie (Esc) oder klicken in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Abbrechen (die Schaltfläche mit dem ×).

Zellbezüge eingeben und bearbeiten

Zellbezüge werden in einer Formel dazu verwendet, auf den Inhalt einer Zelle oder einer Gruppe von Zellen zu verweisen. Zellbezüge ermöglichen es, Werte aus anderen Teilen des Tabellenblatts zu verwenden und eine Berechnung mit diesen durchzuführen. Sie können in einer Formel auf jede beliebige Zelle oder auf jeden Zellbereich verweisen, und eine bestimmte Zelle oder ein Zellbereich kann beliebig oft in Formeln verwendet werden.

Auf eine Zelle wird immer durch die Zeilen- und Spaltenüberschriften verwiesen. Die Zelle am Schnittpunkt von Spalte A und Zeile 1 hat die Zelladresse (oder Bezug) A1. Die Zelladresse der aktiven Zelle wird links in der Funktionsleiste im Namenfeld angezeigt.

Sie können auf Zellen im selben Tabellenblatt, in anderen Tabellenblättern derselben Arbeitsmappe oder in einer anderen Arbeitsmappe verweisen. Auch 3D-Bezüge sind zulässig. 3D-Bezüge verweisen auf einen Zellbereich, der sich über mehrere Tabellenblätter erstreckt. Im diesem Abschnitt lernen Sie die verschiedenen Arten von Zellbezügen kennen.

Zellbezüge mit Hilfe des Cursors eingeben

Die wenigsten Fehler treten bei der Eingabe von Zellbezügen auf, wenn Sie mit dem Cursor auf die Zelle klicken, die in einer Formel verwendet werden soll. Sie können auch die gesamte Formel eintippen; allerdings schleichen sich dabei immer wieder Schreibfehler ein und oft wird die Zelladresse verwechselt, so daß anstelle des Zellbezugs D52 beispielsweise E53 eingegeben wird. Wenn Sie die Zelle hingegen mit dem Cursor auswählen, ist es offensichtlich, welche Zelle die korrekte ist.

Um einen Zellbezug mit Hilfe des Cursors in eine Formel einzugeben, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle für die Formel.

editformel

• Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein, oder klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Formeln bearbeiten.
• Setzen Sie den Cursor auf die Zelle, deren Wert in der Formel verwendet werden soll, und klicken Sie oder drücken Sie die Richtungstasten, bis eine gestrichelte Markierung die betreffende Zelle umrahmt.

Die Adresse der betreffenden Zelle wird links in der Funktionsleiste angezeigt.

Sie können mit Hilfe dieser Methode auch auf ganze Zellbereiche verweisen. Dazu setzen Sie den Cursor auf eine Ecke des Zellbereichs, klicken und ziehen auf die gegenüberliegende Ecke. Auf der Tastatur markieren Sie zunächst die Ecke mit Hilfe der Richtungstasten, drücken dann die Taste (Umschalt) und erweitern die Markierung mit Hilfe der Richtungstasten.

• Geben Sie einen Operator ein, etwa +.
• Setzen Sie den Cursor auf die nächste Zelle.
• Wiederholen Sie die Schritte ab Schritt 4, um die Formel fertigzustellen, oder tragen Sie die Formel in die Zelle ein, indem Sie auf die Schaltfläche Eingeben klicken oder (Eingabetaste) drücken.

Zellbezüge in vorhandene Formeln eingeben

Anhand derselben Techniken, die Sie auch zum Erstellen der Formeln verwendet haben, können Sie die Formeln bearbeiten oder um neue Zellbezüge ergänzen. Sie geben neue Zellbezüge ein, indem Sie sie eintippen oder sie mit Hilfe des Cursors oder der Richtungstasten direkt im Tabellenblatt auswählen.

Wenn Sie eine Formel mit einer Funktion erstellen, die alle anderen Ausdrücke umschließt, so brauchen Sie die letzte Klammer nicht einzugeben.

Um einen neuen Zellbezug oder einen Zellbereich in eine vorhandene Formel einzugeben, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Setzen Sie die Einfügemarke in das Eingabefeld in der Funktionsleiste, und zwar auf die Stelle, an der der neue Zellbezug eingefügt werden soll.

Sie können auch zweimal auf die Zelle mit der Formel klicken (oder die Zelle markieren und dann F2 drücken) und die Einfügemarke innerhalb der Zelle positionieren.

Beim Bearbeiten einer vorhandenen Formel werden die Zellbezüge in verschiedenen Farben angezeigt. Jeder Zellbezug ist durch eine andere Farbe gekennzeichnet und die entsprechende Zelle ist mit derselben Zelle umrahmt (siehe Bild 6.4). Dadurch lassen sich die Zellbezüge in Ihren Formeln leichter identifizieren und gegebenenfalls ändern.

Abbildung 6.4: Beim Bearbeiten einer Formel werden die Zellbezüge und die entsprechenden Zellen durch dieselbe Farbcodierung gekennzeichnet.

• Markieren Sie den Zellbezug, den Sie vollständig ersetzen wollen (indem Sie über die Zeichen ziehen oder die Taste (Umschalt) und die Richtungstasten verwenden).
• Tippen Sie den neuen Zellbezug ein, oder klicken Sie mit dem Cursor darauf. Handelt es sich bei dem neuen Bezug um einen Bereich, klicken Sie zunächst auf die erste Ecke und ziehen dann den Cursor auf die gegenüberliegende Ecke des Bereichs. Auf der Tastatur drücken Sie zunächst wieder auf (F2), um den Eingabemodus zu deaktivieren, markieren dann die erste Ecke mit Hilfe der Richtungstasten, drücken Taste (Umschalt) und erweitern die Markierung mit Hilfe der Richtungstasten. Drücken Sie nun erneut (F2), um den Eingabemodus wieder zu aktivieren.

Beobachten Sie die Funktionsleiste bzw. bei Direktbearbeitung den Zellinhalt, während Sie Schritt 3 ausführen. Der alte Zellbezug wird durch den neuen ersetzt.

• Fügen Sie Zellbezüge hinzu, oder wählen Sie OK. Drücken Sie (Esc), falls Sie die Änderungen rückgängig machen wollen.

Wenn Sie Zellbezüge mit Hilfe des Cursors in eine Formel einfügen, läßt sich eine weit entfernte Zelle am besten anzeigen, indem Sie (F5) drücken. Sobald die Stelle angezeigt wird, klicken Sie auf die Zelle und drücken (Eingabetaste). Wird der betreffende Zellbereich bereits im Dialogfeld Gehe zu angezeigt, so wählen Sie den Namen aus der Liste aus und klicken auf OK. Der Name erscheint in der Formel und die benannte Zelle bzw. der Zellbereich ist durch eine gestrichelte Markierung gekennzeichnet.

Zellbezüge in Formeln

Auf die Position einer Zelle können Sie in Excel durch einen relativen oder einen absoluten Bezug verweisen. Achten Sie darauf, daß Sie in jeder Formel den geeigneten Zellbezug verwenden. Der Unterschied zwischen den beiden Typen macht sich insbesondere beim Kopieren von Formeln bemerkbar. Nur wenn Sie diesen Unterschied verstehen, vermeiden Sie, daß in Ihren Formeln auf falsche Zellen verwiesen wird.

Relative und absolute Bezüge verwenden Sie im Grunde genommen selbst jeden Tag. Angenommen, Sie sind im Büro und möchten jemanden zum Briefkasten schicken. In einem relativen Bezug sagen Sie zu dieser Person: »Wenn Sie den Haupteingang verlassen, gehen Sie nach links, biegen an der zweiten Kreuzung nach rechts ab und gehen dann bis zur nächsten Kreuzung.« Diese Wegbeschreibung ist relativ und vom Standort abhängig. Zu Hause in Ihrer Wohnung wäre der Weg zum Briefkasten ein anderer.

Um sicherzugehen, daß der Träger den Briefkasten unabhängig vom Standort und Zeitpunkt findet, müssen Sie eine Anweisung wie die folgende geben: »Bringen Sie diesen Brief bitte zum Briefkasten in der Arnulfstraße 3.« Egal, wo Sie sich befinden, der Briefkasten hat immer eine absolute Position (oder Adresse).

Relative Bezüge

Wenn Sie keine andere Festlegung treffen, werden zur Zelladressierung in Excel relative Bezüge verwendet. Dies bedeutet, daß sich die Zellbezüge in einer Formel beim Kopieren auf eine neue Position ändern, d. h. die relative Position der Verweiszellen bleibt gleich, aber es wird auf eine andere Zelle verwiesen. In der Regel sind relative Zellbezüge erwünscht.

In Bild 6.5 sehen Sie in Zelle C6 die Formel =B6+B6*C17. Alle diese Bezüge sind relativ. In die normale Sprache übertragen, hätte die Formel folgenden Wortlaut:

»Multipliziere in Zelle C6 die Zahl in der Zelle, die in derselben Zeile eine Spalte weiter links liegt (hier B6) mit der Zahl in der Zelle, die in derselben Spalte 11 Zeilen weiter unten liegt (C17) und addiere zum Produkt die Zahl in der Zelle, die in derselben Zeile eine Spalte weiter links liegt (wiederum B6).«

Abbildung 6.5: Die Formel mit dem relativen Bezug in Zelle C6 wird in der Funktionsleiste angezeigt.

Wenn Sie eine Formel in Zeile 5 kopieren, passen die Formeln ihre Zellbezüge an die neuen Positionen an. Die kopierten Formeln lauten folgendermaßen:

Tabelle 6.1: Beim Kopieren von Formeln mit relativen Bezügen ändert sich die Zelladressierung.

Beachten Sie, wie sich die Formel beim Kopieren verändert hat, damit die Zellbezüge auf dieselbe relative Position von der Ausgangszelle mit der Formel verweisen.

In der Regel sollen Zellbezüge beim Kopieren geändert werden. Gelegentlich können sich dadurch jedoch Probleme ergeben. Was passiert etwa, wenn die Werte in Zeile 16 fehlen? Was passiert, wenn in jeder kopierten Formel ein bestimmter Wert aus Zeile 16 verwendet wird? Und was ist, wenn das Tabellenblatt nur einen einzigen Änderungswert in Zeile 21 besitzt, der für die Ermittlung des jährlichen Einkommenszuwachses dient? In diesen Fällen würde jede der kopierten Formeln falsch sein. Wenn Sie sicherstellen wollen, daß bestimmte Ausdrücke in einer Formel beim Kopieren nicht an die neue Position angepaßt werden, müssen Sie absolute Bezüge verwenden.

Multiplan-Anwender haben sich beim Verweisen auf Zellen an die Bezugsart Z1S1 gewöhnt. Bei dieser Bezugsart werden sowohl die Zeile (Z1) als auch die Spalte (S1) nach ihrer Nummer benannt. Auch Zellbereiche lassen sich nach der Bezugsart Z1S1 adressieren. Sie können Zellbezüge in dieser Bezugsart anzeigen, indem Sie Extras/Optionen wählen, das Register Allgemein öffnen und die Option Z1S1 Bezugsart aktivieren.

Absolute Bezüge

Um zu verhindern, daß sich die Zellbezüge beim Kopieren einer Formel verändern, verwenden Sie absolute Bezüge. Absolute Bezüge sind durch ein Dollarzeichen ($) vor den Spaltenbuchstaben und Zeilennummern gekennzeichnet.

In Bild 6.6 wird auf den COG-Faktor durch die absolute Adresse $B$18 verwiesen.

Abbildung 6.6: In Formeln mit absoluten Bezügen wird das Zeichen $ dazu verwendet, auf eine bestimmte, feststehende Zeile oder Spalte zu verweisen.

Die Formel in B9 wurde beispielsweise in die Zellen C9, D9, E9 und F9 kopiert. Die Formel in Zelle B9 lautet =B6*$B$19. Beim Kopieren ändert sich nur der erste Ausdruck und der zweite Ausdruck bleibt gleich. Ein absoluter Bezug war hier angebracht, da in B19 ein Wert eingetragen ist, in C19, D19, E19 und F19 aber ein entsprechender Wert fehlt. Hätte man in der Formel B19 anstelle von $B$19 verwendet, wäre in den kopierten Formeln auf die leeren Zellen C19, D19, E19 und F19 verwiesen worden.

Ein absoluter Bezug läßt sich auf zwei Arten eingeben:

• Tippen Sie beim Eingeben der Formel vor jeder Zeile und vor jeder Spalte, die gleich bleiben soll, ein Dollarzeichen ein.
• Setzen Sie die Einfügemarke in die Funktionsleiste, und drücken Sie (F4). Der Zellbezug an der Cursorposition wird in einen absoluten umgewandelt. (Um eine vorhandene Formel zu ändern, markieren Sie die Zelle, drücken (F2) und setzen den Cursor auf den zu ändernden Bezug.) Jedesmal, wenn Sie (F4) drücken, ändert sich die Bezugsart: Wenn Sie das erste Mal (F4) drücken, wird sowohl der Spalten- als auch der Zeilenbezug in einen absoluten umgewandelt. Drücken Sie erneut (F4), um nur den Zeilenbezug zu ändern. Und wenn Sie ein drittes Mal (F4) drücken, wird nur der Spaltenbezug geändert.

Um einen absoluten Bezug mit Hilfe der Taste (F4) zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) und den Zellbezug ein.
• Drücken Sie (F4), bis die korrekte Bezugsart (Kombination mit dem Dollarzeichen) erscheint.
• Geben Sie den nächsten Operator ein, und geben Sie dann die Formel ein.

Mit Hilfe der Taste (F4) läßt sich ein Zellbezug auch nachträglich verändern.

Gemischte Bezüge

Manchmal ist es erwünscht, daß beim Kopieren nur der Bezug auf die Zeile erhalten bleibt. In einem solchen Fall sollten Sie einen gemischten Bezug verwenden, der sowohl einen absoluten als auch einen relativen Bezug enthält. Der Bezug $B6 verhindert beispielsweise, daß sich die Spalte ändert, der Bezug auf die Zeile jedoch soll relativ zur neuen Zellposition verändert werden; das Dollarzeichen vor der Spaltenbezeichnung verhindert, daß diese beim Kopieren angepaßt wird. Durch den Bezug B$6 hingegen wird genau das umgekehrte Ergebnis erzielt. Die Spalte wird an die neue Position angepaßt und die Zeile bleibt fest auf Position 6.

Gemischte Bezüge werden ebenso erstellt wie absolute. Sie geben ein Dollarzeichen und die Zeilennummer bzw. den Spaltenbuchstaben ein oder drücken (F4). Jedesmal, wenn Sie (F4) drücken, wird der Zellbezug in einer anderen Kombination angezeigt.

Wenn Sie viermal (F4) drücken, wird B22 beispielsweise als $B$22, B$22, $B22 und wieder B22 angezeigt.

Absolute und relative Bezüge bearbeiten

Um einen absoluten oder relativen Zellbezug zu ändern, der bereits in eine Formel eingegeben wurde, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Formel (entweder in der Funktionsleiste oder direkt in der Zelle).
• Versetzen Sie die Einfügemarke, so daß Sie sich vor, in oder hinter dem zu ändernden Zellbezug befindet.
• Drücken Sie (F4), um die verschiedenen Kombinationsmöglichkeiten an absoluten und relativen Zellbezügen anzuzeigen.
• Wenn die Formel korrekt angezeigt wird, drücken Sie (Eingabetaste).

In Bild 6.7 befindet sich die Einfügemarke hinter einem Zellbezug, bevor F4 gedrückt wird. In Bild 6.8 sehen Sie die Auswirkung, wenn (F4) einmal gedrückt wird.

Abbildung 6.7: Setzen Sie die Einfügemarke hinter den zu ändernden Zellbezug.

Abbildung 6.8: Jedesmal, wenn Sie (F4) drücken, wird eine andere Kombination an absoluten und relativen Zellbezügen angezeigt.

Verweis auf andere Tabellenblätter

Sie können auf andere Tabellenblätter in der Arbeitsmappe verweisen, indem Sie in der Formel einen Blattbezug wie auch einen Zellbezug angeben. Um etwa auf die Zelle A1 in Tabelle 6 zu verweisen, würden Sie Tabelle6!A1 in die Formel eingeben. Haben Sie der betreffenden Tabelle einen anderen Namen zugewiesen, verwenden Sie einfach diesen Namen und dann den Zellbezug. Enthält dieser Name Leerzeichen, so müssen Sie den Blattbezug in einfache Anführungszeichen setzen.

Sie können auch eine Maus verwenden, um auf eine Zelle oder einen Bereich in einer anderen Tabelle zu verweisen. Dazu beginnen Sie mit der Formeleingabe, klicken dann auf die Registerzunge der betreffenden Tabelle und markieren darin die Zelle bzw. den Zellbereich. Der vollständige Bezug, einschließlich des Blattbezugs, erscheint in der Funktionsleiste. Enthält der Blattname Leerzeichen, so wird dieser Name automatisch in einfache Anführungszeichen gesetzt. Drücken Sie (Eingabetaste), um die Formeleingabe zu beenden.

Sie können auch externe Bezüge auf Zellen in anderen Arbeitsmappen eingeben. Dazu geben Sie einen Bezug wie =[Mappe2]Tabelle1!$E$1 ein oder wechseln das Fenster und markieren die Zelle(n), auf die Sie verweisen wollen.

3D-Bezüge eingeben

Mit 3D-Bezügen verweisen Sie auf Zellbereiche, die sich über mehrere Tabellen einer Arbeitsmappe erstrecken. Ein 3D-Bezug besteht aus einem Blattbereich, dessen Anfang und Ende angegeben wird, und einem Zellbereich, der auf die betreffenden Zellen verweist. Hier ein Beispiel für einen 3D-Bezug:

=SUMME(Tabelle1:Tabelle6!$E$1:$E$6)

Diese Formel addiert jeweils die Werte im Zellbereich $E$1:$E$6 in Tabelle1 bis Tabelle 6 und addiert dann diese Teilergebnisse aus den sechs Blättern zu einer Gesamtsumme.

Mit denselben Techniken, die Sie zum Eingeben der regulären Bezüge verwenden, können Sie auch 3D-Bezüge eingeben. Sie tragen die Bezüge entweder in die Funktionsleiste (bzw. direkt in die Zelle ein) oder verwenden die Maus, um die Registerzungen und Zellbereiche zu markieren. Mit der Maus beginnen Sie mit der Formeleingabe, klicken auf die Registerzunge der ersten Tabelle, drücken und halten die Taste (Umschalt) und klicken auf die letzte Tabelle für den Bezug; anschließend markieren Sie den Zellbereich. Stellen Sie die Formel fertig, und drücken Sie dann (Eingabetaste).

Sie können einen 3D-Bezug dazu verwenden, die Information aus mehreren Tabellenblättern in einem Konsolidierungsblatt zusammenzuführen. Angenommen, Sie zeichnen die Umsätze der regionalen Zweigstellen Ihres Betriebs jeweils in einem gesonderten Tabellenblatt auf. Werden diese Tabellenblätter identisch angeordnet, so können Sie die Umsätze der einzelnen Zweigstellen mit Hilfe von 3D-Bezügen in einem weiteren Tabellenblatt konsolidieren.

Sie können 3D-Bezüge auch beim Definieren von Namen verwenden. Erläuterungen dazu finden Sie im Abschnitt »Übersichtliche Tabellenblätter durch Zell- und Bereichsnamen«.

Mehrere der in Excel integrierten Funktionen können 3D-Bezüge verwenden. Die folgende Liste zeigt die Funktionen, die 3D-Bezüge unterstützen:

Operatoren in Formeln

Durch Operatoren in Formeln legen Sie fest, welche Operationen durch die Formel ausgeführt werden. Excel unterstützt vier Arten von Operatoren:

Tabelle 6.2: In Excel unterstützte Operatoren.

In Tabelle 6.3 sind alle Rechenoperatoren aufgeführt, die Sie in Formeln benutzen können:

Tabelle 6.3: Arithmetische Operatoren.

In Excel können Sie jedoch nicht nur arithmetische Formeln verwenden. Es ist auch möglich, Text zu manipulieren, Vergleiche durchzuführen und unterschiedliche Bereiche und Zellen im Blatt zueinander in Beziehung zu setzen. Das Et-Zeichen (&) etwa verbindet in Anführungszeichen eingeschlossenen Text in den angegebenen Zellen. Das Verbinden von Text wird auch als Verkettung bezeichnet. In Tabelle 6.4 wird erläutert, wie Textoperatoren einzusetzen sind:

Tabelle 6.4: Textoperatoren.

Zum Vergleichen von Ergebnissen können Sie Formeln mit Vergleichsoperatoren erstellen. Solche Vergleichsoperationen liefern den Wert WAHR oder FALSCH. Tabelle 6.5 ist eine Liste der verfügbaren Vergleichsoperatoren:

Tabelle 6.5: Vergleichsoperatoren.

Es folgt eine Tabelle mit zwei Beispielen für Vergleichsoperatoren in Formeln:

Tabelle 6.6: Beispiele für Vergleichsoperationen.

Ein anderer Operatortyp sind Bezugsoperatoren (siehe Tabelle 6.7). Bezugsoperatoren bewirken keine Veränderung an Konstanten oder sonstigem Zellinhalt, sondern regeln, wie die Zellen und Zellbereiche einer Formel für die Berechnung gruppiert werden. Bezugsoperatoren erlauben die Kombination absoluter und relativer Bezüge sowie benannter Bereiche. Sie sind wertvoll beim Verbinden von Zellen (Vereinigung) oder beim Verweisen auf einen Bereich, der von zwei anderen Bereichen gemeinsam genutzt wird (Schnittmenge).

Verwenden Sie den Bereichsoperator (:), um sich bei der Formeleingabe Zeit zu sparen. Soll in einer Formel auf alle Zellen in Spalte B verwiesen werden, geben Sie B:B ein. Entsprechend wird auf den Bereich, der alle Zellen in den Zeilen 5 bis 12 umfaßt, mit 5:12 verwiesen.

Tabelle 6.7: Bezugsoperatoren.

In Excel wird ein Doppelpunkt zur Bezeichnung eines Bereichs verwendet (B12:C36). In 1-2-3 werden zwei Punkte verwendet (B12..C36). Mit Hilfe eines Semikolons können Sie auf mehrere Bereiche verweisen (B12:C36;F14:H26).

In Excel werden bei der Berechnung einer Formel mit verschiedenen Rechenarten feste Regeln beachtet. Die Operatoren werden in der Reihenfolge berechnet, in der sie in der folgenden Tabelle aufgelistet sind:

Tabelle 6.8: Die Berechnungsreihenfolge verschiedener Operationen. (Forts.)

Soll eine Formel in einer anderen Reihenfolge berechnet werden, dann müssen die Ausdrükke, die zuerst berechnet werden sollen, in Klammern eingeschlossen werden. Beachten Sie dazu die verschiedenen Ergebnisse bei den folgenden beiden Formeln:

Tabelle 6.9: Klammersetzung in Formeln.

Namen und Funktionen in Formeln einfügen

Sie können in Formeln auch Namen verwenden, um auf eine Zelle oder einen Bereich zu verweisen. Und indem Sie die in Excel integrierten Funktionen in Ihre Formeln einbinden, verringern Sie das Risiko eines Schreibfehlers und erhalten zudem eine kleinere Formel. Namen und Funktionen lassen sich in Formeln einfügen, indem Sie sie aus einer Liste auswählen. Diese Methode ist einfacher und exakter als eine manuelle Eingabe. Wie Sie Zellen, Bereiche, Formeln und Werte benennen, erfahren Sie weiter hinten in diesem Kapitel.

Um einen Namen in eine vorhandene Formel einzufügen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Setzen Sie die Einfügemarke in die Funktionsleiste (bzw. bei direkter Zellbearbeitung in die Zelle), und zwar an die Stelle, an der der Name eingefügt werden soll.
• Aktivieren Sie die Tabelle bzw. die Arbeitsmappe, in der sich der einzufügende Bezug befindet.
• Wählen Sie Einfügen/Namen/Einfügen. Das Dialogfeld Namen einfügen wird eingeblendet (siehe Bild 6.9).

Abbildung 6.9: Im Dialogfeld Namen einfügen wählen Sie den Namen einer benannten Zelle oder eines benannten Bereichs aus.

Wenn Sie bisher noch keine Zellen, Bereiche, Formeln oder Werte benannt haben, ist im Untermenü Namen der Befehl Einfügen abgeblendet.

• Markieren Sie in der Liste den einzufügenden Namen.
• Wählen Sie OK, tragen Sie dann gegebenenfalls weitere Formelausdrücke ein, und drükken Sie schließlich (Eingabetaste).

Um eine Funktion in eine Formel einzufügen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Setzen Sie die Einfügemarke in die Funktionsleiste (bzw. in die Zelle), und zwar an die Stelle, an der die Funktion eingefügt werden soll.

• Wählen Sie Einfügen/Funktion, oder klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche Funktions-Assistent. Das Dialogfeld Funktion einfügen wird angezeigt.

Oder:

Klicken Sie in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche mit dem Gleichheitszeichen (=), damit anstelle des Namenfelds das Funktionenfeld angezeigt wird. Öffnen Sie die Drop-down-Liste. (Wenn in dieser Liste die erforderliche Funktion nicht enthalten ist, wählen Sie Weitere Funktionen, um das Dialogfeld Funktion einfügen zu öffnen.)

• Markieren Sie im Dialogfeld Funktion einfügen bzw. aus der Liste der zuletzt verwendeten Funktionen die benötigte Funktion.
• Tragen Sie die Argumente für die Funktion in die eingeblendete Formelpalette ein.
• Wählen Sie OK.

Text, Datums- und Zeitwerte in Formeln eingeben

Text, Datums- und Zeitwerte in Formeln werden in Anführungszeichen eingeschlossen. Zum Beispiel:

="Das Gesamtbudget beträgt " & GESAMTBUDGET

Diese Formel liefert das Ergebnis »Das Gesamtbudget beträgt 1200000 DM«, wenn die Zelle mit dem Namen GESAMTBUDGET den Wert 1.200.000 DM enthält.

Wenn Sie eine Datumsberechnung mit Werten durchführen wollen, die nicht in das Tabellenblatt eingegeben wurden, verwenden Sie eine Formel wie die folgende:

="14.5.98"-"14.5.96"

oder

="14. Mai 98"-"14. Mai 96"

Diese Formeln ermitteln die Anzahl von Tagen, die zwischen den beiden Datumsangaben liegen.

Sollen die nummerischen oder Datumsergebnisse einer Formel als Text angezeigt werden, verwenden Sie die Funktion TEXT( ) mit einem vor- oder benutzerdefinierten Format. Geben Sie beispielsweise die Formel ="Heute ist der " & TEXT(A13;"TT. MMM. 'JJ") ein, um den Inhalt von Zelle A13 in ein Textdatum umzuwandeln.

In den meisten Listenfeldern können Sie eine Auswahl vornehmen, indem Sie zweimal auf einen Eintrag klicken (anstatt den Eintrag zu markieren und auf OK zu klicken).

Formeln in Werte umwandeln

Manchmal kommt es vor, daß Sie das Ergebnis einer Formel festhalten möchten. Um dies zu erreichen, wandeln Sie die Formel in einen Wert um. Führen Sie dazu folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle einer vorhandenen Formel, und drücken Sie (F2) oder klicken Sie in die Funktionsleiste, oder klicken Sie zweimal auf die Zelle (wenn die direkte Zellbearbeitung aktiviert ist.
• Drücken Sie (F9).

Die Formel in der Funktionsleiste wird durch den berechneten Wert ersetzt.

• Wählen Sie OK oder drücken Sie (Eingabetaste).

Formelfehler definieren

Wenn sich eine Formel oder Funktion nicht berechnen läßt, so wird in der betreffenden Zelle ein Fehlerwert angezeigt. Fehlerwerte beginnen immer mit dem Nummernzeichen (#). In Excel sind sieben Fehlerwerte definiert mit Namen, die sich selbst erklären (siehe Tabelle 6.10). Mit Hilfe des Befehls Extras/Detektiv/Spur zum Fehler können Sie die Ursache für den Fehler aufdecken.

Tabelle 6.10: Fehlerwerte in Excel. (Forts.)

Einzelne Formeln nach Fehlern oder zusammenhängenden Formeln zu durchsuchen, dauert zu lang. Besser ist es, wenn Zellen mit Fehlern, Zellen, die einen Wert für die aktive Zelle liefern, sowie Zellen, die vom Ergebnis der aktiven Zelle abhängen, automatisch markiert werden.

Mit Hilfe des Befehls Bearbeiten/Gehe zu/Inhalte können Sie im Dialogfeld Inhalte auswählen (siehe Bild 6.10) Tabellenzellen mit bestimmten Eigenschaften markieren lassen.

Abbildung 6.10: Der Befehl Bearbeiten/Gehe zu/Inhalte ist Ihr Verbündeter,
wenn Sie im Tabellenblatt nach Fehlern suchen.

In Tabelle 6.11 sind die Optionen des Dialogfelds Inhalte auswählen angeführt, die Sie beim Untersuchen eines Tabellenblatts unterstützen. Das Auffinden von Fehlern wie #BEZUG! oder #NV in einer Tabelle oder einem Bereich ist einfach. Sie aktivieren die Option Formeln und deaktivieren alle Kontrollkästchen bis auf das der Option Fehlerwerte.

Tabelle 6.11: Spezielle Optionen des Dialogfelds Inhalte auswählen für die Fehlersuche.

Bei der Fehlersuche in einem Tabellenblatt ist es wichtig, die Zellen zu finden, die die Informationen für die aktuelle Zelle liefern. Um herauszufinden, welche Zellen von der aktiven abhängig sind, markieren Sie die Option Vorgängerzellen. Um herauszufinden, von welchen Zellen die aktive abhängig ist, markieren Sie die Option Nachfolgerzellen. Ist zusätzlich die Option Nur direkte aktiviert, so werden im Tabellenblatt nur die Zellen unmittelbar vor bzw. nach der aktiven markiert. Ist hingegen die Option Alle Ebenen aktiviert, werden sämtliche Zellen markiert, die eine Verbindung zur aktiven haben. Am leichtesten läßt sich der Unterschied durch einen Vergleich mit Verwandtschaftsgraden einprägen. Mit der Option Nur direkte würden nur die Eltern bzw. Kinder markiert. Mit der Option Alle Ebenen würden alle Vor- bzw. Nachfahren angezeigt.

Ein Fehler, der den Bearbeitern in Tabellenblättern immer wieder unterläuft, ist die Eingabe einer Zahl in eine Zelle, die bereits eine Formel enthält. Damit Sie zwischen Formeln und konstanten Werten unterscheiden können, aktivieren Sie die Option Formeln bzw. Konstanten. In der Regel lassen Sie alle Kontrollkästchen aktiviert. Sie werden erstaunt sein, inmitten eines Bereichs von Formeln eine Konstante zu finden!

Mit (Tab) oder (Umschalt)+(Tab) können Sie innerhalb des markierten Bereichs den Cursor versetzen, ohne die Markierung aufzuheben. Überprüfen Sie den Inhalt jeder Zelle in der Funktionsleiste, bis Sie die Zelle mit dem Fehler gefunden haben.

Formelfehler auffinden

In einer langen Formel mit vielen Teilen werden Sie möglicherweise entdecken, daß einer der kürzeren Ausdrücke fehlerhaft ist. In einem solchen Fall ist es oft schwierig, den Teil der Formel zu ermitteln, der das falsche Ergebnis verursacht.

Um herauszufinden, wie ein Ausdruck oder eine Funktion innerhalb einer Formel berechnet wird, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle, die ein falsches Ergebnis oder einen Fehlerwert liefert.
• Markieren Sie in der Funktionsleiste den kleinsten Formelausdruck, auf den Sie das Problem zurückführen können. Dieser Ausdruck muß jedoch eine vollständige Funktion sein oder ein Formelausdruck, der für sich genommen ein Ergebnis liefert. In Bild 6.11 ist ein Teil der Funktion IF( ) markiert. Beachten Sie, daß die Funktion UND( ), einschließlich Klammern und Argumenten, hervorgehoben ist.

Abbildung 6.11: Markieren Sie den Teil der Formel, der zu prüfen ist.

• Um den markierten Ausdruck zu berechnen, drücken Sie (F9). In Bild 6.12 sehen Sie, daß anstelle des markierten Formelausdrucks das Ergebnis, FALSCH, angezeigt wird. Resultiert der markierte Ausdruck in einer Zahl, Text, einem Fehler oder einer Matrix, so wird dieser Wert angezeigt.

Abbildung 6.12: Nur der markierte Teil wird berechnet.

• Markieren und berechnen Sie andere Teile der Formel, bis Sie den Ausdruck gefunden haben, der für den Fehler verantwortlich ist.
• Damit die Formel wieder in ihrer ursprünglichen Form angezeigt wird, drücken Sie (Esc) oder klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen in der Funktionsleiste. Vorsicht: Wenn Sie (Eingabetaste) drücken, wird die Formel durch das Ergebnis ersetzt!
• Korrigieren Sie nun den Teil der Formel, der das falsche Ergebnis verursachte.

Nachdem ich Enter gedrückt habe, um eine Formel einzugeben, wurde von Excel ein Signalton ausgegeben und ein Meldungsfenster eingeblendet, das auf einen Fehler in der Formel hinweist. Klicken Sie auf Hilfe bzw. Weitere Hilfe, um eine Checkliste zu den in Formeln am häufigsten vorkommenden Fehlern einzublenden. Wenn Sie den Fehler in der Formel nicht finden können, konvertieren Sie die Formel in Text, indem Sie das Gleichheitszeichen (=) vor der Formel löschen und (Eingabetaste) drücken. Um den Text wieder in eine Formel umzuwandeln, setzen Sie das Gleichheitszeichen (=) wieder davor, und drücken erneut (Eingabetaste). Alle Argumente einer Funktion scheinen korrekt zu sein, dennoch wird die Eingabe von Excel nicht akzeptiert. Beim Eintippen von Funktionen wird oft vergessen, zwischen den einzelnen Argumenten ein Semikolon (;) zu setzen, oder es wird ein Semikolon zuviel eingegeben oder anstelle des Semikolons wird ein Komma gesetzt. Die Wahrscheinlichkeit für einen solchen Fehler ist geringer, wenn Sie die Funktion mit Hilfe der Formelpalette eingeben. Dazu wählen Sie entweder den Befehl Einfügen/Funktion und wählen die Funktion aus, oder Sie klicken in der Funktionsleiste auf die Schaltfläche Formeln bearbeiten und wählen dann in der Drop-down-Liste links eine Funktion aus, oder Sie klicken auf die Symbol-Schaltfläche Funktions-Assistent und wählen eine Funktion aus. Tragen Sie die Argumente als Werte oder Bedingungen in die Formelpalette ein. Beim Überprüfen eines Tabellenblatts sollen mehrere Formeln gleichzeitig angezeigt werden oder die Namen der Bereiche, zu denen eine Zelle gehört, sollen angezeigt werden. Sie aktivieren die Formelanzeige, indem Sie Extras/Optionen wählen, das Register Ansicht öffnen und im Gruppenfeld Fensteroptionen die Option Formeln aktivieren. Sie können auch einfach (Strg)+(#) drücken. Öffnen Sie mit Fenster/Neues Fenster ein zweites Fenster für das aktuelle Tabellenblatt, und formatieren Sie eine Ansicht so, daß die Ergebnisse angezeigt werden, und die andere so, daß die Formeln angezeigt werden. Oder noch besser: Drucken Sie das Tabellenblatt in der Formelanzeige aus und prüfen Sie die Formeln im Ausdruck. Wenn Sie genau die Zellen markiert haben, die ein benannter Zellbereich umfaßt, wird der Name dieses Bereichs im Namenfeld der Funktionsleiste angezeigt. Umfangreiche Excel-Tabellenblätter sind ohne eine Karte über die Bereiche und Regionen oft schwer zu verstehen. Wählen Sie Ansicht/Zoom, um einen besseren Überblick über das gesamte Blatt zu erhalten. Mit Hilfe des Befehls Bearbeiten/Gehe zu/Inhalte können Sie auch eine Karte erstellen, in der Formeln oder Konstanten ausgezeichnet sind. In der Statusleiste wird der Indikator Zirkelb.: angezeigt. Obwohl keine Daten geändert wurden, steigen einige der Ergebnisse an (oder werden kleiner). Das Tabellenblatt enthält einen Fehler aufgrund einer Endlosschleife, d. h. eine Formel verweist auf eine Formel, die wiederum auf die erste Formel verweist. Dieser Fehler kann aufgrund einer längeren Verweiskette auftreten. Die Formel füttert sich selbst mit fortschreitenden Berechnungen. Wie bei einer Schlange, die ihren Schwanz verschluckt, wird daher durch jede Neuberechnung das Ergebnis reduziert. Je nach Aufbau der Formel können die Ergebnisse auch ansteigen. Mit Hilfe der Zirkelbezugleiste oder des Detektivs können Sie alle Zellen anzeigen lassen, die an einem solchen Zirkelbezug beteiligt sind.

Die vorangegangene Methode zum Berechnen von Teilausdrücken in Formeln zeigt auch den Inhalt von Matrizen an. Wenn Sie in der Funktionsleiste eine Funktion markieren, die eine Matrix mit Werten liefert und (F9) drücken, sehen Sie wie im Beispiel unten die Werte innerhalb der Matrix:

{2,3,"vier";5,6,"sieben"}

Kommas kennzeichnen einen Spaltenwechsel innerhalb der Matrix; Semikolons einen Zeilenwechsel.

Sie können auch nach fehlenden Klammern suchen. Wenn Sie die Einfügemarke mit Hilfe der Richtungstasten versetzen und dabei über eine Klammer hinweg bewegen, wird kurzzeitig das Klammerpaar fett gekennzeichnet. Wenn die zweite Klammer nicht den richtigen Formelausdruck umschließt, haben Sie die Ausdrücke gefunden, die eine weitere Klammer benötigen.

Berechnungen mit Matrizen

Matrizen sind rechteckige Bereiche mit Formeln oder Werten, die als Gruppe bearbeitet werden. Manche Matrixformeln oder Funktionen liefern eine Ergebnismatrix, die in mehreren Zellen angezeigt wird. Andere Formeln oder Funktionen wirken sich auf eine ganze Matrix aus, geben aber das Ergebnis nur in einer Zelle aus.

Anhand von Matrizen können Sie umfangreiche Berechnungen auf kleinem Platz ausführen. Und wenn sie anstelle sich wiederholender Formeln eingesetzt werden, läßt sich dadurch auch Arbeitsspeicher sparen. Für die Arbeit mit einigen Funktionen, etwa die Funktionen für Trendanalysen, benötigen Sie Kenntnisse im Umgang mit Matrizen.

Matrixformeln eingeben

Geben Sie besser eine Matrixformel als mehrere, sich wiederholende Formeln ein. Denn in Excel wird eine Matrix aus Formeln als einzelne Formel gespeichert, selbst wenn sie sich auf mehrere Zellen auswirkt. Wie bereits erwähnt, wirkt sich dies günstig auf den benötigten Arbeitsspeicher aus und spart zudem Zeit. Einige Excel-Funktionen müssen als Matrizen eingegeben werden, die sich über einen bestimmten Zellbereich erstrecken, da diese Funktionen mehrere Ergebnisse liefern und jedes Ergebnis in einer Zelle erscheint.

In Bild 6.13 sehen Sie ein Tabellenblatt für einen Kostenvoranschlag, in dem die Preise in Spalte D stehen und die Mengen in Spalte E. Mit Standardformeln würden Sie das Ergebnis ermitteln, indem Sie in Zelle F5 die Formel =D5*E5 eingeben, die den Einzelpreis in Spalte D mit der Mengenzahl in Spalte E multipliziert. Anschließend würden Sie diese Formel in die anderen Zellen der Spalte F kopieren. Diese Methode erfordert für jede Zelle eine eigene Formel und somit mehr Arbeitsspeicher.

Abbildung 6.13: Geben Sie eine mehrfach benötigte Formel als Matrixformel ein.

Daher geben Sie eine einzelne Matrixformel ein, die den Bereich von F5 bis F10 füllt, und im Arbeitsspeicher wie auch auf der Festplatte nur den Platz einnimmt, der für eine Formel erforderlich ist. Beachten Sie, daß in der Funktionsleiste für den gesamten Bereich F5:F10 eine andere Art von Formel angezeigt wird. Diese Matrixformel ist von geschweiften Klammern ({ }) eingeschlossen.

Um eine Matrixformel einzugeben, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie den Bereich, für den die Matrixformel gelten soll (im Beispiel also F5:F10, vgl. Bild 6.14).

Abbildung 6.14: Markieren Sie den Bereich, und geben Sie dann die Matrixformel mit (Umschalt)+(Strg)+(¢) ein.

• Geben Sie die Matrixformel ein, indem Sie ein Gleichheitszeichen (=) eingeben und dann den Rest der Formel eintippen oder mit der Maus im Tabellenblatt markieren. Die Formel in Zelle F5 lautet =D5:D10*E5:E10.
• Drücken Sie (Umschalt)+(Strg)+(Eingabetaste).

Die Formel in Bild 6.14 multipliziert nicht zwei Zellen, sondern zwei Matrizen – D5:D10 und E5:E10. Dabei werden jeweils zwei korrespondierende Elemente der beiden Matrizen miteinander multipliziert, z. B. D5 mit E5, dann D6 mit E6 usw. Das Ergebnis wird in die entsprechenden Zellen im Bereich F5:F10 eingetragen.

Beachten Sie, daß die Formel in Bild 6.14 in geschweifte Klammern ({ }) eingeschlossen ist. Jede Zelle im Matrixbereich F5:F10 enthält diese Formel. Die geschweiften Klammern kennzeichnen die Formel als Matrixformel und bewirken, daß der Matrixbereich als Einheit behandelt wird. Deshalb ist es nicht möglich, Zellen oder Zeilen in den Matrixbereich einzufügen, Teile des Bereichs zu löschen, oder einzelne Zellen des Bereichs zu ändern. Um eine Matrix zu ändern, müssen Sie immer zuerst die Matrix markieren und dann die Änderung vornehmen.

Anhand der Matrixalgebra können Sie auch Funktionen eingeben, die mit korrespondierenden Werten in Bereichen operieren. Solche Matrixfunktionen verwenden eine Matrix aus Werten als Eingabe und erzeugen eine Matrix aus Ergebnissen als Ausgabe. Matrixfunktionen geben Sie ebenso ein wie eine Matrixformel. Sie markieren einen Bereich in der richtigen Größe, um die Matrixergebnisse aufzunehmen, und geben die Funktion ein, wobei Sie die Funktionsargumente in Form von Bereichen angeben. Anschließend drücken Sie (Umschalt)+(Strg)+(Eingabetaste).

Angenommen, Sie benötigen im Beispiel in Bild 6.14 nur eine Gesamtsumme in Zelle F11; die Gesamtsummen der einzelnen Posten interessieren nicht. Hierzu ist es möglich, die Produkte und die Summe der einzelnen Produkte in einer Zelle mit einer Matrixformel zu berechnen. Damit dieses Ergebnis angezeigt wird, geben Sie in Zelle F11 die folgende Formel ein:

=SUMME(D5:D10*E5:E10)

Und nicht vergessen: Damit die Formel als Matrixformel behandelt wird, müssen Sie (Umschalt)+(Strg)+(Eingabetaste) drücken. Es wird die Summe der einzelnen Matrixprodukte berechnet. Die Formel SUMME( ) erscheint in der Funktionsleiste in geschweifte Klammern eingeschlossen.

Matrixbereiche markieren

In der Regel sollte der Bereich, den Sie für die Eingabe einer Matrixformel oder -funktion markieren, dieselbe Größe und Form haben wie die Matrizen mit den Eingabewerten. Ist die Ergebnismatrix zu klein, so werden nicht alle Ergebnisse angezeigt. Ist die Ergebnismatrix zu groß, erscheint in den überflüssigen Zellen der Fehlerwert #N/V. Wird eine Matrix aus einer einzelnen Zelle, einer einzelnen Zeile oder einer einzelnen Spalte in eine zu große Markierung eingegeben, wird der betreffende Zell-, Zeilen- oder Spalteninhalt so oft wiederholt, bis die gesamte Matrixmarkierung ausgefüllt ist.

In Bild 6.15, ist der Matrixbereich für jede Spalte 6 auf 1 (sechs Zeilen auf eine Spalte). Das Ergebnis aus einer Multiplikation dieser beiden Matrizen eine 6-auf-1-Matrix. Deshalb wurde der Bereich von F5 bis F10 markiert.

Matrixergebnisse berechnen

In Bild 6.15 sehen Sie, wie durch eine einzige Matrixformel die Arbeit mehrerer Formeln in dem Bereich einer umfangreichen Datenbankanalyse durchgeführt werden kann. Die Formeln in den Zellen C15 und D15 entsprechen der Eingabe in Zelle B15 im Vergleich zur Liste der Artikelnummern. Die Formel in Zelle C15 beispielsweise bewirkt folgendes: Wenn die Artikelnummer in Zelle B15 einem Artikel im Bereich B5:B10 entspricht, werden die entsprechenden Werte aus E5:E10 zu einer Summe addiert, die in Zelle C15 angezeigt wird.

Abbildung 6.15: Durch Matrixformeln lassen sich umfangreiche Suchvorgänge und Berechnungen in einer einzigen Zelle durchführen.

Die folgende Zeile wurde als Formel in Zelle C15 eingegeben:

{=SUMME(WENN(B15=B5:B10;E5:E10))}

Nachdem diese Formel in C15 eingetippt wurde, wurde (Umschalt)+(Strg)+(Eingabetaste) gedrückt, um sie als Matrixformel zu definieren.

Durch die Funktion WENN( ) in der Matrixformel wird der Inhalt der Zelle B15 mit jeder Zelle im Bereich B5:B10 verglichen. Bei Übereinstimmung wird bzw. werden die entsprechenden Werte im Bereich E5:E10 als Summe angezeigt, die durch die Funktion SUMME( ) berechnet wird. Diese Formel funktioniert jedoch nur dann, wenn Sie sie als Matrixformel eingeben (mit (Umschalt)+(Strg)+(Eingabetaste)).

Die folgende Zeile wurde als Formel in Zelle D15 eingegeben:

{=SUMME(WENN(B15=B5:B10;D5:D10*E5:E10))}

Mit (Umschalt)+(Strg)+(Eingabetaste) wurde die Formel wiederum als Matrixformel eingegeben.

Die Formel in Zelle D15 funktioniert fast genauso wie die Formel in C15; allerdings wurde sie durch eine zusätzliche Berechnung ergänzt. Nachdem eine Übereinstimmung zwischen dem Inhalt von B15 und einer Zelle im Bereich B5:B10 ermittelt werden konnte, werden die Werte in den entsprechenden Zellen in den Spalten D und E multipliziert. Das Ergebnis dieser Multiplikation wird durch die Funktion SUMME( ) zu einer Summe zusammengefaßt. Auch diese Formel muß als Matrixformel eingegeben werden.

Mit Hilfe der Funktionen SUMMEWENN und ZÄHLENWENN lassen sich Daten, die bestimmte Bedingungen erfüllen, addieren bzw. zählen. Sie können diese Funktionen anstelle des oben beschriebenen Verfahrens verwenden, wenn Sie die Summe oder Anzahl bestimmter Teilmengen ermitteln wollen. Um andere Berechnungen an Teilmengen durchzuführen, wie etwa den Mittelwert einer Zahlenliste, müssen Sie ebenso die oben beschriebene Methode zur Berechnung von Matrixergebnissen einsetzen.

Matrixformeln und -funktionen bearbeiten

Um eine Matrixformel oder eine Matrixfunktion zu bearbeiten, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Setzen Sie den Cursor auf eine Zelle im Matrixbereich.
• Klicken Sie ins Eingabefeld der Funktionsleiste, oder drücken Sie (F2); oder klicken Sie (bei direkter Zellbearbeitung) zweimal auf die betreffende Zelle.
• Ändern Sie die Matrixformel oder -funktion.
• Um die Formel oder Funktion wieder als Matrix einzugeben, drücken Sie (Umschalt)+(Strg)+(Eingabetaste).

Übersichtliche Tabellenblätter durch Zell- und Bereichsnamen

Wenn Sie die kryptische Bedeutung von Zell- oder Bereichsbezeichnungen wie B36 oder F13:W54 in Ihren Formeln nicht länger entziffern wollen, sollten Sie die Zellen und Bereiche Ihrer Tabellen benennen. Der Einsatz solcher Namen empfiehlt sich besonders, wenn Sie dieselben Bereiche immer wieder angeben müssen, etwa für täglich oder wöchentlich auszudruckende Berichte.

Einem Bereich, dessen Summe zu berechnen ist, können Sie z. B. den Namen Umsätze_Summe zuweisen. Oder Sie können den Druckbereich F19:L65 mit einem aussagekräftigen Namen wie Umsätze_Bericht versehen. Benannte Zellen und Bereiche in Excel ähneln den Bereichsnamen in Lotus 1-2-3, allerdings können Sie in Excel Namen in Formeln einfügen, zusammengesetzte Namen erstellen oder den Namen sogar häufig verwendete Formeln und Konstanten zuweisen.

Die Verwendung von Namen in Tabellenblättern hat folgende Vorteile:

• Namen reduzieren das Fehlerrisiko in Formeln und Befehlen. Wenn Sie etwa Umsätze.Bericht anstelle von Umsätze_Bericht schreiben, entdecken Sie den Fehler vermutlich sehr schnell. Bei einer Eingabe wie F19:L65 jedoch ist ein Fehler oft schwer zu erkennen. Wenn Sie einen nichtdefinierten Namen eingeben (bzw. einen Namen mit Tippfehler) wird in der betreffenden Zelle der Fehlerwert #NAME? angezeigt.
• Namen sind leichter zu merken als Zellbezüge. Nachdem Sie Zellen oder Bereiche benannt haben, können Sie die Namen in einer Liste nachschlagen und mit Einfügen/Namen/Einfügen oder dem Namenfeld der Funktionsleiste in Formeln einsetzen (siehe »Namen und Funktionen in Formeln einfügen« weiter vorne in diesem Kapitel).
• Durch den Einsatz von Namen sind Formeln leicht zu erkennen und zu warten. Die Formel

=Einnahmen-Ausgaben

ist etwa viel leichter verständlich als die Formel

=A12-C13

• Sie können einen benannten Bezug ändern; alle Formeln, die diesen Bezug verwenden, werden aktualisiert.
• Auch häufig verwendete Konstanten oder Formeln lassen sich benennen und mit diesem Namen in Formeln verwenden. (Die benannte Konstante oder Formel muß nicht in einer bestimmten Zelle gespeichert sein.) Sie können beispielsweise einen Namen wie RATE in eine Formel eingeben und später mit Einfügen/Namen/Festlegen dem Namen RATE einen neuen Wert zuweisen. Durch die neue Zuweisung wird der Wert von RATE im gesamten Tabellenblatt geändert. Der Wert von RATE muß an keiner Stelle im Tabellenblatt eingegeben werden. Anhand dieses Verfahrens können Sie Konstanten und Formeln vordefinieren, die andere Mitarbeiter dann nur über den Namen ansprechen müssen.
• Benannte Bereiche werden entsprechend erweitert bzw. verkleinert, wenn Zeilen oder Spalten eingefügt oder gelöscht werden. Diese Eigenschaft ist wichtig für das Erstellen von Druckbereichen, Diagrammen, Datenbanken, Makros und verknüpften Tabellenblättern, die auch dann noch funktionieren, wenn ein benannter Bereich erweitert oder verkleinert wurde.
• Namen erleichtern die Orientierung im Tabellenblatt. Sie können Bearbeiten/Gehe zu wählen oder (F5) drücken und den Namen der zu markierenden Zellen auswählen. Denn wenn Sie nur noch Bearbeiten/Gehe zu wählen und einen Namen wie Datenerfassung oder Monatsbericht auswählen müssen, sparen Sie sich viel Zeit.
• Makros werden durch die Verwendung von Namen beim Verweis auf bestimmte Stellen in Tabellenblättern aussagekräfiger. Die Makros funktionieren auch dann, wenn Sie die Anordnung im Tabellenblatt geändert haben.
• Die Verwendung von Namen erleichtert auch das Eingeben von Bezügen auf Tabellenblättern in anderen Arbeitsmappen. Sie brauchen dazu die Position des Zellbezugs in der anderen Arbeitsmappe nicht zu kennen. Besitzt die andere Arbeitsmappe einen Zellbezug, so können Sie eine Formel wie die folgende eingeben:

=JAHRESBERICHT.XLS!Umsätze

Diese Formel liest die Information der Zelle Umsätze in der Arbeitsmappe JAHRESBERICHT.XLS in die aktive Zelle des aktiven Tabellenblatts ein.

• Ein Namensset kann in der gesamten Arbeitsmappe verwendet werden, so daß beim Verweisen auf eine benannte Zelle oder einen benannten Bereich in einem anderen Blatt kein Blattbezug angegeben werden braucht.
• Sie können Namen definieren, die nur in einem Blatt Gültigkeit haben, so daß derselbe Name auch in anderen Blättern dieser Arbeitsmappe verwendet werden kann.

Namen erstellen

Für die Vergabe von Namen müssen Sie einige Regeln beachten. Namen müssen mit einem Buchstaben oder einem Unterstrich beginnen, ab dem zweiten Zeichen ist jedoch jedes Zeichen zulässig, außer einem Leerzeichen oder einem Bindestrich. Verwenden Sie anstelle von Leerzeichen einen Unterstrich ( _ ) oder einen Punkt (.).

Tabelle 6.12: Bei der Namensvergabe sind einige Regeln zu beachten.

Obwohl Namen bis zu 255 Zeichen umfassen dürfen, sollten Sie sie so kurz wie möglich halten. Denn da Formeln ebenfalls auf 255 Zeichen beschränkt sind, lassen lange Namen in einer Formel nicht genügend Platz für den Rest der Formel und in einem Dialogfeld wird nicht der gesamte Name angezeigt. Namen mit bis zu 15 Zeichen sind in den meisten Listenfeldern sichtbar.

Namen können in Klein- und/oder Großbuchstaben eingegeben werden. In Excel wird bei Namen zwischen der Groß- und Kleinschreibung unterschieden. Verwenden Sie keine Namen, die wie Zellbezüge aussehen, also keine Namen wie B13 oder R13C2.

Der Befehl Einfügen/Namen/Festlegen

Namen lassen sich in einem Tabellenblatt auf zwei Arten festlegen: Entweder mit Hilfe des Menübefehls Einfügen/Namen/Festlegen oder mit Hilfe des Namenfelds in der Funktionsleiste. Der Vorteil des Menübefehls liegt in der Möglichkeit, gleich mehrere Namen hintereinander definieren zu können.

Um eine Zelle, einen Zellbereich oder einen Bereich aus einer Mehrfachmarkierung mit Hilfe des Menübefehls zu benennen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die betreffende Zelle, den Bereich oder mehrere Bereiche.
• Wählen Sie Einfügen/Namen/Festlegen.
• Wenn vom Programm ein akzeptabler Name vorgeschlagen wird, übernehmen Sie diesen Namen oder tragen einen anderen Namen in das Eingabefeld Namen in der Arbeitsmappe ein.
• Übernehmen Sie den Zellbezug im Eingabefeld Bezieht sich auf, oder geben Sie ein Gleichheitszeichen (=) ein und dann den korrekten Bezug (dieses Verfahren wird weiter unten eingehend beschrieben).
• Wählen Sie OK, damit der Name gespeichert und das Dialogfeld geschlossen wird.

Sie können auch Hinzufügen wählen, damit der Name gespeichert wird und das Dialogfeld geöffnet bleibt.

Sie können jetzt einen weiteren Namen in das Feld Namen in der Arbeitsmappe eingeben und dann das Eingabefeld Bezieht sich auf markieren und entweder den zugehörigen Zellbezug eintippen oder direkt in der Tabelle markieren. Wählen Sie wieder Hinzufügen, um auch diesen Namen zu speichern. Dieser Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden. Wählen Sie OK, um das Dialogfeld zu schließen.

Im Eingabefeld sehen Sie einen Namen, der von Excel vorgeschlagen wurde. Hierfür wird bei Zeilen links vom markierten Zellbereich und bei Spalten über dem markierten Bereich nach Text gesucht. Ist ein mehrspaltiger oder mehrzeiliger Bereich markiert, wird links oben vom (oder im) Bereich nach einem Namen gesucht. Enthält der gefundene Name ein Leerzeichen, wird automatisch ein Unterstrich für das Leerzeichen eingesetzt. In Bild 6.16 wurde anstelle des Kommas und des Leerzeichens je ein Unterstrich vorgeschlagen:

Abbildung 6.16: Bei Auswahl von Einfügen/Namen/Festlegen wird, wenn möglich,
für den markierten Zellbereich ein Name automatisch vorgeschlagen.

Das Namenfeld in der Funktionsleiste

Das Namenfeld befindet sich am linken Ende der Funktionsleiste. Hier wird entweder die Adresse der aktiven Zelle angezeigt oder, wenn die Zelle oder der Zellbereich benannt wurden, der Name der markierten Zelle(n). Wenn Sie auf den Abwärtspfeil dieser Drop-down-Liste klicken, wird eine Liste aller in der Arbeitsmappe festgelegten Namen eingeblendet (siehe Bild 6.17). Eine benannte Zelle oder ein benannter Bereich läßt sich markieren, indem Sie die Drop-down-Liste öffnen und den betreffenden Namen auswählen. Sie können mit Hilfe des Namenfelds auch einen neuen Namen festlegen oder einen Namen in eine Formel einsetzen (Erläuterungen hierzu finden Sie im Abschnitt »Namen und Funktionen in Formeln einfügen« weiter vorne in diesem Kapitel).

Abbildung 6.17: Das Namenfeld gestattet die Markierung benannter Zellen sowie die Festlegung
neuer Namen.

Um einen Namen mit Hilfe des Namenfelds zu definieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die betreffende Zelle bzw. den Zellbereich.
• Klicken Sie auf den Abwärtspfeil rechts vom Namenfeld. Im Feld wird die Adresse der aktiven Zelle angezeigt und erscheint hervorgehoben.
• Tippen Sie einen Namen für die markierte(n) Zelle(n) ein.
• Drücken Sie (Eingabetaste).

Wenn Sie einen Namen eingeben, der bereits verwendet wird, wird die Zelle bzw. der Zellbereich mit diesem Namen markiert. Einen bereits definierten Namen können Sie nur mit Hilfe des Befehls Einfügen/Namen/Festlegen ändern.

Vorhandene Zellbezüge in Formeln mit Bereichsnamen werden nicht sofort ersetzt. Denn Sie können selbst festlegen, in welchen Bereichen im Tabellenblatt in den Formeln die Bereichsnamen anzuzeigen sind. Dieses Verfahren wird im Abschnitt »Namen zuweisen« weiter hinten in diesem Kapitel beschrieben.

Namen für die gesamte Arbeitsmappe oder nur für ein Blatt festlegen?

Wenn Sie keine andere Festlegung treffen, sind Namen, die Sie mit Einfügen/Namen/Festlegen definieren, in der gesamten Arbeitsmappe und somit in sämtlichen Blättern dieser Mappe gültig. Angenommen, einer Zelle in Tabelle 1 wurde der Name »Nettoerlös« zugewiesen. Wenn Sie nun in Tabelle 2 Nettoerlös aus der Drop-down-Liste des Namenfelds wählen, wird Tabelle 1 aktiviert und die Zelle mit dem Namen Nettoerlös markiert. Wird der Name in einer Formel verwendet, so verweist Nettoerlös auf die betreffende Zelle in Tabelle 1. Wenn Sie einer Zelle oder einem Zellbereich in einem anderen Tabellenblatt den Namen Nettoerlös zuweisen, wird der Name neu definiert. Wenn Sie die hier beschriebene Methode verwenden, kann der gleiche Name nicht zur Definition von Zellen oder Zellbereichen eines zweiten Tabellenblatts in einer Arbeitsmappe verwendet werden.

Um denselben Namen zur Definition von Zellen oder Bereichen in mehreren Blättern einer Mappe zu verwenden, erstellen Sie Namen, die jeweils nur in einem Blatt gültig sind. Auf diese Weise können Sie entsprechende Zellen in anderen Tabellenblättern mit demselben Namen versehen. So kann etwa jedes Blatt einer Mappe mit den regionalen Umsätzen eine Zelle mit dem Namen Nettoerlös besitzen.

Um Namen zu erstellen, die nur in einem bestimmten Blatt Gültigkeit haben, wählen Sie wiederum Einfügen/Namen/Festlegen. Anschließend befolgen Sie die Anleitung im Abschnitt »Der Befehl Einfügen/Namen/Festlegen« weiter vorne in diesem Kapitel; wenn Sie jedoch den Namen der Zelle bzw. des Bereichs ins Eingabefeld Namen in der Arbeitsmappe eingeben (vgl. Bild 6.16), tragen Sie vor diesem Namen den Namen der Tabelle und ein Ausrufezeichen ein. Um in Tabelle 2 etwa eine Zelle mit dem Namen Nettoerlös zu definieren, geben sie Tabelle2!Nettoerlös ein.

Wenn Sie vom betreffenden Blatt aus auf einen blatteigenen Namen verweisen, brauchen Sie das Tabellenblatt nicht anzugeben, sondern verwenden den Namen alleine. Um auf die Zelle mit dem Namen Nettoerlös in Tabelle 2 in einer Formel in Tabelle 1 zu verweisen, geben Sie Tabelle2!Nettoerlös ein. Blatteigene Namen haben Vorrang vor Namen, die für die gesamte Arbeitsmappe definiert wurden. Wenn also derselbe Name für ein Blatt und für die Arbeitsmappe definiert wurde, wird der blatteigene Name verwendet. Im Dialogfeld Namen festlegen werden daher nur die Namen auf Blattebene aufgelistet. Sie können die Namen aus einem anderen Tabellenblatt in eine Formel einsetzen, indem Sie die Anleitung im vorigen Abschnitt, »Namen und Funktionen in Formeln einfügen«, befolgen.

Namen aus Text im Tabellenblatt erstellen

Wenn Sie bereits ein Textgerüst aus Zeilen- und Spaltenüberschriften gebildet haben, können Sie diesen Text den angrenzenden Zellen als Namen zuweisen. Mehr noch: Indem Sie einen Bereich von Zellen markieren, können Sie mehrere Namen in einem Arbeitsgang zuweisen. Dieses Verfahren zur Erstellung mehrerer Namen aus Textzellen ist wichtig für die Erstellung gutgeschriebener Makros.

Um mehrere Namen gleichzeitig zuzuweisen, verwenden Sie den Befehl Einfügen/Namen/Erstellen. Dabei können Sie festlegen, ob der vorhandene Text entlang einer oder mehrerer Kanten des markierten Bereichs für die Namen verwendet wird.

Um Namen aus Text im Tabellenblatt zu erstellen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie den zu benennenden Zellbereich. Achten Sie darauf, daß die Zeile bzw. Spalte mit den Textzellen ebenfalls markiert wird (vgl. Bild 6.18).

Abbildung 6.18: Markieren Sie auch die Zellen mit dem Text, den Sie als Namen verwenden wollen.

• Wählen Sie Einfügen/Namen/Erstellen. Das Dialogfeld Namen erstellen wird eingeblendet (siehe Bild 6.19).

Abbildung 6.19: Im Dialogfeld Namen erstellen können Sie die Position
des Texts angeben, der für die Bereichsnamen verwendet wird.

• Aktivieren Sie die Option Oberster Zeile, um den Text in der obersten Zeile als Namen für die Spalten zu verwenden. Entsprechend werden mit der Option Unterster Zeile die Texte in der untersten Zeile als Namen für die Spalten verwendet. Ist die Option Linker Spalte aktiviert, werden die Texte ganz links für die Benennung der Zeilen rechts davon verwendet, und mit Rechter Spalte werden die Texte rechts für die Zeilenbenennung verwendet.
• Wählen Sie OK.

In Bild 6.20 wurde der Bereich unter den Spalten markiert. Die Namen ganz oben lassen sich den verschiedenen Spalten zuweisen, indem Sie die Option Oberster Zeile aktivieren. In Bild 6.21 hingegen sind die Zeilen markiert. Die Namen auf der linken Seite der Markierung können den Zeilen zugewiesen werden, indem Sie die Option Linker Spalte aktivieren.

Abbildung 6.20: Die Texte in der obersten Zeile werden für die Benennung der Spalten verwendet.

Abbildung 6.21: Die Texte in der Spalte ganz links werden für die Benennung der Zeilen verwendet.

Beim Versuch, einen bereits vergebenen Namen zuzuweisen, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung. Wählen Sie Ja, um diesen Namen den neuen Bezügen zuzuweisen, und Nein, um ihn weiterhin für die alten Bezüge zu verwenden; oder wählen Sie Abbrechen, um den alten Namen beizubehalten und die Erstellung neuer Namen abzubrechen.

Text in Zellen, der für Namen verwendet wird, kann Leerzeichen enthalten. Diese werden automatisch durch einen Unterstrich ersetzt. Der Zellinhalt REGION OST wird somit zum Bereichsnamen REGION_OST. Wenn Sie wenig Platz haben und lange Namen verwenden müssen, können Sie anstelle der Unterstriche auch Punkte verwenden.

Wenn Sie Zellen mit Hilfe des Befehls Einfügen/Namen/Erstellen benennen, sollten Sie möglichst Texte verwenden, die die Regeln für die Namensvergabe nicht verletzen. Erinnern Sie sich daran, daß Namen nie mit einer Ziffer beginnen dürfen. Unzulässige Zeichen werden durch Unterstriche ersetzt, so daß ein Text wie NORDEN %GRENZE den Namen NORDEN__GRENZE erzeugt, da anstelle des Leerzeichens sowie des unzulässigen Prozentzeichens ein Unterstrich gesetzt wird.

Sie können im Dialogfeld Namen erstellen auch mehrere Optionen aktivieren. Als Ergebnis werden Zellen in verschiedenen Richtungen mit unterschiedlichen Namen belegt. Wenn Sie zwei Optionen aktivieren, die sich überschneiden, wird der Text in der Schnittpunktzelle als Namen für den gesamten Bereich verwendet. Wenn Sie die Option Oberster Zeile und die Option Linker Spalte aktivieren, wird etwa der Text in der Zelle links oben als Bezeichnung für den gesamten Bereich verwendet. Die Texte in der linken Spalte benennen die einzelnen Zeilen des markierten Bereichs und die Texte in der obersten Zeile benennen die einzelnen Spalten. Wenn Sie in der Markierung in Bild 6.18 sowohl die Option Oberster Zeile als auch Linker Spalte aktivieren, erhält der Bereich B8:F13 den Namen Umsätze, die Namen der Verkäufer werden den Zeilen zugeordnet und die Namen der Monate den Spalten.

Bei diesem Verfahren wird gleichzeitig für jede Zelle, die eine Zeilen- und eine Spaltenüberschrift besitzt, ein überschneidender Name erstellt. In der Markierung in Bild 6.18, würde der Zelle B10 etwa der Name Jabri Januar zugewiesen. Markieren Sie eine Zelle mit einem überschneidenden Namen, so wird dieser zwar nicht im Namenfeld der Funktionsleiste angezeigt, aber Sie können diesen Namen im Dialogfeld Gehe zu oder in Formeln verwenden. Um etwa die Zelle B10 anzuzeigen, drücken Sie (F5) und geben Jabri Januar in das Feld Bezug ein. Wenn Sie OK wählen, wird die Zelle B10 markiert.

Sie können überschneidende Namen auch in Formeln verwenden. Wenn Sie im Beispiel die folgende Formel in eine beliebige Zelle eingeben, wird dort der Januarumsatz von Herrn oder Frau Jabri angezeigt.

=Jabri Januar

Das Leerzeichen zwischen Jabri und Januar agiert als Schnittmengenoperator. Diese Formel verweist auf die Zelle, die sowohl in der Zeile mit dem Namen Jabri als auch in der Spalte mit dem Namen Januar enthalten ist. Das Ergebnis in der Zelle mit dieser Formel lautet 32.774.

In Excel 97 können Sie überschneidende Namen verwenden, ohne sie explizit zu definieren. Auf jede Zelle einer Tabelle, die sowohl eine Spalten- als auch eine Zeilenüberschrift besitzt, kann in einer Formel verwiesen werden. Dazu geben Sie die Zeilenüberschrift an, dann ein Leerzeichen als Schnittmengenoperator und dann die Spaltenüberschrift. Angenommen, in einer Tabelle im Blatt stehen in der obersten Zeile die Monate und links die Verkaufsgebiete. In diesem Fall können Sie mit der folgenden Formel den Inhalt der Zelle am Schnittpunkt der Spalte April und der Zeile West anzeigen: =April West

Wenn Sie jedoch eine Schnittpunktzelle mit Hilfe des Befehls Gehe zu markieren wollen, müssen Sie weiterhin vorher den überschneidenden Namen erstellen.

3D-Namen erstellen

Sie können auch 3D-Bezüge verwenden, wenn Sie einen Namen definieren. Wenn Sie im Dialogfeld Namen festlegen in das Eingabefeld Bezieht sich auf den Bezug eingeben, verwenden Sie einfach einen 3D-Bezug.

Um etwa einen Namen festzulegen, der auf die Zellen A1:A12 in den Blättern Tabelle 1 bis Tabelle 6 verweist, geben Sie =Tabelle1:Tabelle6!A1:A12 ein. Weitere Erläuterungen zur Verwendung von 3D-Bezügen finden Sie im Abschnitt »3D-Bezüge eingeben«, weiter vorne in diesem Kapitel.

Namenslisten einfügen

Sie sollten in die Dokumentation zu Ihrer Arbeitsmappe auch eine Liste der verwendeten Namen aufnehmen. Sie können in ein Tabellenblatt eine komplette Liste der Namen und der dadurch benannten Zellen einfügen. Dazu setzen Sie den Cursor auf einen leeren Bereich im Blatt. (Achten Sie darauf, daß durch die Liste keine Daten überschrieben werden!) Wählen Sie nun Einfügen/Namen/Einfügen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Liste einfügen. Es wird eine Liste aller Namen sowie der entsprechenden Zelladressen angezeigt.

Namen ändern oder löschen

Oft ist es erforderlich, einen Namen zu ändern oder die Zellen, auf die dieser Name verweist. Von Zeit zu Zeit sollten auch nicht mehr benötigte Namen gelöscht werden, denn dadurch wird die Namensliste von unnötigem Ballast befreit.

Um einen Namen oder die Zellen, auf die ein Name verweist, zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Einfügen/Namen/Festlegen (derselbe Befehl, mit dem Zellen auch manuell definiert werden). Das Dialogfeld Namen festlegen erscheint.
• Markieren Sie in der Liste den zu ändernden Namen.
• Um den Namen zu ändern, markieren Sie den Inhalt des Eingabefelds Namen in der Arbeitsmappe. Um den Zellbezug zu ändern, markieren Sie den Inhalt des Eingabefelds Bezieht sich auf.
• Tragen Sie den neuen Namen bzw. Zellbezug in das entsprechende Eingabefeld ein. (Mit Hilfe der Richtungstasten, der Taste (Rückschritt) und der Taste (Entf) läßt sich der Text im Eingabefeld ändern.)
• Wählen Sie OK.

Um einen Namen zu löschen, markieren Sie den Namen in der Liste und klicken auf die Schaltfläche Löschen.

Ein gelöschter Name bleibt gelöscht, selbst wenn Sie anschließend das Dialogfeld mit (Esc) schließen.

Namen in Formeln und Befehlen

Namen können immer dann verwendet werden, wenn Sie sonst einen Zell- oder Bereichsbezug eingeben würden. Auch in Formeln können Sie einen Namen eingeben. Es ist auch möglich, einen Namen in eine Formel einzufügen, indem Sie in der Funktionsleiste den Cursor auf die Stelle setzen, an der der Name erscheinen soll, und dann Einfügen/Namen/Einfügen wählen (oder (F3) drücken). Markieren Sie den betreffenden Namen in der Liste, und wählen Sie dann OK.

Namen können auch in Dialogfeldern zur Kennzeichnung eines Zellbezugs oder -bereichs verwendet werden. Geben Sie den Namen einfach in das Eingabefeld ein, in dem ein Bezug erforderlich ist.

Wenn Sie in einer Formel einen Namen verwenden, der nicht auffindbar ist, wird in der Zelle mit der Formel der Fehlerwert #NAME? angezeigt. In einem solchen Fall sollten Sie folgende Punkte überprüfen:

• Der Name wurde korrekt in die Formel eingegeben.
• Die Namen der Funktionen wurden korrekt in die Formel eingegeben.
• Der Name, den Sie in der Formel verwenden, wurde auch definiert.
• Der verwendete Name wurde nicht gelöscht.
• Der Name wurde nicht in Anführungszeichen gesetzt.
• Alle Bezüge auf Zellbereiche enthalten einen Doppelpunkt (da diese sonst als Namen interpretiert werden).

Wenn Sie eine Formel mit einem Namen in eine andere Arbeitsmappe kopieren, und diese Mappe bereits eine Zelle oder einen Bereich dieses Namens besitzt, wird eine Fehlermeldung eingeblendet. Darin können Sie bestimmen, ob die vorhandene Namensdefinition verwendet werden soll. Wählen Sie Ja, wird die Definition der Zielmappe übernommen, wählen Sie Nein, wird die Definition aus der Mappe übernommen, aus der die Formel kopiert wird. Wenn Sie Nein wählen, müssen Sie einen neuen Namen für die Zelle oder den Bereich in der Zielarbeitsmappe in das Eingabefeld Neuer Name des Dialogfelds Namenskonflikt eingeben.

Namen zuweisen

Namen, die Sie erstellen oder festlegen, erscheinen nicht automatisch in den vorhandenen Formeln der Arbeitsmappe. Wenn Sie vor der Benennung Formeln erstellen, die auf die betreffenden Zellen oder Bereiche verweisen, müssen Sie die Namen den Formeln nachträglich zuweisen. Mit Hilfe des Befehls Einfügen/Namen/Anwenden können Sie bestimmen, wo die Namen anzuwenden sind (siehe Bild 6.22).

Abbildung 6.22: Um Namen auf vorhandene Formeln anzuwenden,
wählen Sie Einfügen/Namen/Einfügen.

Um Namen auf Formeln mit entsprechenden Zellbezügen anzuwenden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie eine einzelne Zelle, wenn Sie Namen auf die gesamte Arbeitsmappe anwenden wollen, oder markieren Sie einen Bereich, um Namen ausschließlich auf die Formeln in diesem Bereich anzuwenden.
• Wählen Sie Einfügen/Namen/Anwenden. Das Dialogfeld Namen anwenden wird eingeblendet.

Der zuletzt erstellte Name ist im Listenfeld Namen anwenden markiert, Sie können jedoch selbst die Namen bestimmen, die angewendet werden sollen.

• Markieren Sie im Listenfeld Namen anwenden die Namen, die angewendet werden sollen, indem Sie auf die einzelnen Namen klicken. Auf der Tastatur setzen Sie den Cursor mit Hilfe der Richtungstasten auf den Namen und drücken dann die Taste (Leertaste). Um eine Markierung aufzuheben, klicken Sie erneut auf den Namen bzw. drücken ein zweites Mal die Taste (Leertaste).
• Aktivieren Sie die Option Relative/Absolute Bezugsart ignorieren, wenn die Namen auf absolute und relative Bezüge angewendet werden sollen. In der Regel sollte diese Option aktiviert sein. Ist diese Option deaktiviert, so werden absolute Namen auf absolute Bezüge angewendet und relative Namen auf relative Bezüge.
• Aktivieren Sie die Option Zeilen- und Spaltennamen verwenden, wenn anstelle von Zellbezügen, die sich als Schnittpunkt einer Spalten- und Zeilenüberschrift beschreiben lassen, der überschneidende Name verwendet wird. In Bild 6.23 etwa kann auf die Zelle F13 auch mit dem Namen Meier Mai verwiesen werden. (Das Leerzeichen dient als Schnittmengenoperator.) Deaktivieren Sie diese Option, wenn den Zellbezügen individuelle Namen zugeordnet werden sollen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, um das Dialogfeld zu erweitern. Mit Hilfe der zusätzlichen Optionen können Sie festlegen, daß Zeilen- oder Spaltennamen auszulassen sind, wenn sich die Zelle mit der Formel in derselben Zeile oder Spalte wie der Name befindet. Aktivieren Sie dazu eine oder beide der folgenden Optionen:

Bei gleicher Spalte entfällt Spaltenname

Bei gleicher Zeile entfällt Zeilenname

Sie können zudem festlegen, in welcher Reihenfolge die Zeilen- und Spaltennamen anzuzeigen sind. Dazu aktivieren Sie einfach die entsprechende Option im Gruppenfeld Reihenfolge der Namen:

Zeile, Spalte

Spalte, Zeile

• Wählen Sie OK.

Formeln und Werte benennen

Ihre Arbeitsmappen sind viel verständlicher, wenn Sie für häufig verwendete Konstanten und Formeln ebenfalls Namen erstellen. Sie können jede Zahl oder Formel benennen, und anschließend diesen Namen in einer Zelle oder Formel verwenden. Die Zahl oder Formel braucht nicht in einer Zelle gespeichert sein.

Benannte Formeln und Werte (Konstanten) unterscheiden sich von benannten Zellen oder Zellbereichen. Der Name einer Zelle oder eines Bereichs verweist auf eine Position innerhalb eines Tabellenblatts. Der Name einer Formel oder eines Werts hingegen verweist auf eine Formel oder einen Wert, der im Tabellenblatt nicht vorhanden ist.

Um einen Wert oder eine Formel, die Sie eingeben, zu benennen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Einfügen/Namen/Festlegen. Das Dialogfeld Namen festlegen erscheint.
• Markieren Sie den Inhalt des Eingabefelds Namen in der Arbeitsmappe, und tragen Sie den Namen ein.
• Markieren Sie den Inhalt des Eingabefelds Bezieht sich auf.
• Tippen Sie die konstante Zahl bzw. die Formel ein. Geben Sie die Formel oder Konstante ebenso wie in der Funktionsleiste ein. (Auch Änderungen können Sie wie in der Funktionsleiste vornehmen.)

Wenn Sie die Einfügemarke mit Hilfe der Richtungstasten innerhalb des Formeltextes versetzen wollen, wechseln Sie mit (F2) in den Bearbeitungsmodus. Denn im Eingabemodus wird über die Richtungstasten der Zellbezug geändert.

• Wählen Sie OK.

In Bild 6.23 sehen Sie, wie einer Formel ein Name zugewiesen wird. Da die mit einem Namen verbundene Formel oder Konstante nicht in einer Tabellenzelle gespeichert werden muß, bleiben Ihre Tabellenblätter übersichtlicher, so daß unerfahrenen Anwendern die Arbeit mit diesen Tabellenblättern leichter fällt.

Abbildung 6.23: Häufig verwendeten Formeln oder Konstanten sollten Sie einen Namen zuweisen.

Wenn Sie im Eingabefeld Bezieht sich auf Formeln eingeben, indem Sie direkt im Tabellenblatt auf die Zellbezüge zeigen (durch Klicken mit der Maus oder Steuern der Richtungstasten), so werden ausschließlich absolute Bezüge wie $D$15 eingefügt. Diese Bezüge sind absolut, da ein Name auf eine bestimmte Position im Tabellenblatt verweist. Namen, die sich wie relative Bezüge verhalten, geben Sie ein, indem Sie die Bezüge direkt eintippen und die Dollarzeichen aus absoluten Bezügen löschen. (Benannte Formeln mit relativen Bezügen können in der Anwendung verwirrend sein; deshalb sollten sie nur mit besonderer Aufmerksamkeit eingesetzt werden.) Angenommen C6 ist die aktive Zelle, so können Sie die Formel =C12 in das Feld Bezieht sich auf eingeben. Dieser Formel können Sie auch den Namen RECHTS6 zuweisen. Danach läßt sich der Name RECHTS6 in einer Formel verwenden, um auf eine Zelle zu verweisen, die sich sechs Zellen rechts von der Zelle mit der Formel befindet. Das Dialogfeld Namen festlegen läßt sich verschieben, wenn es die Sicht auf eine Zelle versperrt, die Sie in einer Formel benötigen.

Selbst wenn Sie alle Zeilen und Spalten eines benannten Bereichs löschen, wird der Name nicht gelöscht. Solche Namen beziehen sich einfach auf Zellbezüge, die nicht mehr existieren. Im Dialogfeld Namen festlegen erzeugt die Auswahl eines solchen Namens im Eingabefeld Bezieht sich auf den Fehlerwert #BEZUG!

Bereiche automatisch benennen

Ein neuer Befehl in Excel 97 gestattet die automatische Benennung eines Zellbereichs unter Verwendung der Zeilen- und Spaltenbeschriftungen im Tabellenblatt. Sie markieren einfach die Zellen mit den Beschriftungen und wählen Einfügen/Namen/Beschriftung. Diese Beschriftungen können Sie beim Erstellen von Formeln anstelle der Zellbezüge verwenden, so daß die Formeln leichter lesbar sind.

In Bild 6.24 wurden die Spaltenbeschriftungen verwendet, um den Zellen im Bereich B7:B13 den Namen Januar zuzuweisen und den Zellen im Bereich C7:C13 den Namen Februar, usw. Die Formel in Zelle B15 wurde mit Hilfe des Bereichsnamens erstellt (siehe Bild 6.24).

Abbildung 6.24: Die Spaltenbeschriftungen in diesem Tabellenblatt wurden zur Benennung der benachbarten Bereiche verwendet.

Um einen Zellbereich automatisch benennen zu lassen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die benachbarten Bereiche, denen jeweils der Name der Spaltenbeschriftung zugewiesen werden soll.
• Wählen Sie Einfügen/Namen/Beschriftung. Das Dialogfeld Beschriftungsbereiche wird eingeblendet (siehe Bild 6.25).

Abbildung 6.25: Erstellen Sie Beschriftungsbereiche mit Hilfe der
Zeilen- und Spaltenbeschriftungen im Blatt.

• Aktivieren Sie die Option Zeilenbeschriftungen bzw. Spaltenbeschriftungen, abhängig davon, ob die Beschriftung der Zeilen oder Spalten als Bereichsnamen verwendet werden sollen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen. Der neue Beschriftungsbereich wird in die Liste im Dialogfeld aufgenommen.
• Um weitere Bereichsnamen zu definieren, ohne das Dialogfeld zu schließen, klicken Sie neben dem Eingabefeld auf die Schaltfläche Reduzieren, markieren den neuen Bereich, klicken nun auf die Schaltfläche Erweitern, und wiederholen dann Schritt 3 und 4.
• Wenn Sie alle erforderlichen Bereiche benannt haben, wählen Sie OK.

Damit alle von Ihnen verwendeten Beschriftungsbereiche angezeigt werden, wählen Sie Ansicht/Zoom, verwenden einen Maßstab kleiner oder gleich 39 %. Alle benannten Bereiche sind blau umrandet.

Ein Bereich wurde mit dem Befehl Einfügen/Namen/Beschriftung benannt. Nachdem jedoch neue Zellen in den Bereich eingefügt wurden, hat sich der Wert für die Formel nicht geändert. Wenn Sie in einer Formel Beschriftungsbereiche verwenden, und neue Zellen in den Bereich einfügen, wird nicht automatisch jede Formel aktualisiert, die auf diesen Bereich verweist. Um die Ergebnisse in den Formeln zu aktualisieren, drücken Sie (F2) und anschließend (Eingabetaste).