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Tabellenblätter formatieren

Aussehen ist nicht alles – aber es hilft, Ihre Ideen selbstbewußt vorzutragen. Ihre Arbeit mag ausgezeichnet sein, doch wenn Sie sie schlampig präsentieren oder wichtige Informationen in der Vielfalt der Daten untergehen, macht sie eben keinen guten Eindruck.

Excel verfügt über Formatierungsfunktionen, welche die Übersichtlichkeit und Verständlichkeit Ihrer Berichte, Tabellenblätter und Datenbanken verbessern. Dank der TrueType-Schriften, die zum Lieferumfang von Windows gehören, können Sie das Layout der formatierten Tabellen gleich auf dem Bildschirm überprüfen. Eine weitere nützliche Formatierungsfunktion ist das AutoFormat, das die Formatierung von Tabellen und Berichten in einem Arbeitsgang erlaubt, und zwar mit vordefinierten Sets aus Zahlenformaten, Ausrichtungs-, Rahmen- und Schatteneinstellungen.

Sie können nicht nur die Breite der Spalten ändern oder vordefinierte Zahlen- und Datumsformate auswählen, sondern auch eigene Zahlen- und Datumsformate definieren, die Zeilenhöhe verändern, Schriftart, -grad, -farbe und -schnitt bestimmen, die Plazierung von Text innerhalb der Zellen festlegen, Spalten, Zeilen und Gitternetzlinien ein- und ausblenden und Zellbereiche mit einer bestimmten Farbe ausfüllen oder mit Rahmen und Schatten versehen. Ein neues Leistungsmerkmal in Excel 97 gestattet die Zuweisung bedingter Formate zu den Zellen, so daß die Formatierung einer Zelle von bestimmten Kriterien abhängt. Sie haben zudem die Möglichkeit, Teile Ihres Dokuments vor Änderungen zu schützen und für wiederkehrende Formatierungsaufgaben Formatvorlagen zu verwenden. Mit Excel können Sie Tabellen und Berichte präsentieren, die aussehen, als kämen Sie frisch aus der Druckerei. Und Ihre Ideen setzen sich durch – mit Nachdruck und Eleganz!

AutoFormate

Mit Hilfe des Excel-Leistungsmerkmals AutoFormat erstellen Sie Dokumente in einem Top-Layout; und das mit nur wenigen Mausklicks. Selbst wenn Sie das erste Mal mit Excel arbeiten, können Sie ansprechend gestaltete Berichte, Tabellen und Listen erstellen, ohne komplizierte Formatierungsaufgaben lösen zu müssen. Doch auch erfahrene Excel-Anwender werden es schätzen, wieviel Zeit man anhand von AutoFormaten sparen kann. In Bild 5.1, 5.2 und 5.3 sehen Sie nur drei der 16 Formate, die allein durch den Befehl Format/AutoFormat verfügbar sind.

Abbildung 5.1: Das Einfache AutoFormat gibt dieser Tabelle ein sauberes, professionelles Aussehen.

Abbildung 5.2: Dieses Standard-AutoFormat setzt visuelle Akzente in der Tabelle.

Abbildung 5.3: Versetzen Sie Ihre Tabellen in eine andere Dimension: AutoFormat mit 3D-Effekt.

Tabellen automatisch formatieren lassen

Das Leistungsmerkmal AutoFormate erlaubt es, Beschriftungen, Hintergrunddarstellungen, Linien, Summen und Zahlen in den Excel-Tabellen vordefinierte Formate zuzuweisen. Diese Formate sind speziell für klassische Tabellen konzipiert, in denen die linke Spalte und die oberste Zeile beschriftet ist. Die Funktion SUMME( ) oder andere Zusammenfassungen werden in der Zeile ganz unten oder in der Spalte ganz rechts im Datenblock erwartet. Diese vordefinierten Formate umfassen Formatierungen für Zahlen, Rahmen, Schrift, Muster, Ausrichtung, Spaltenbreite und Zeilenhöhe. Und Sie haben die Möglichkeit, bestimmte dieser Formatierungselemente abzuwählen.

Um auf eine Tabelle im Blatt ein AutoFormat anzuwenden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie den Bereich mit der Tabelle. Handelt es sich bei der Tabelle um einen zusammenhängenden Datenblock mit eindeutigen Zeilen und Spalten, markieren Sie eine beliebige Zelle der Tabelle.
• Wählen Sie Format/AutoFormat. Das Dialogfeld AutoFormat erscheint (siehe Bild 5.4).

Abbildung 5.4: Im Dialogfeld AutoFormat können Sie eines von 16 Tabellenformaten
auswählen und eine Vorschau anzeigen.

• Wählen Sie ein Format aus dem Listenfeld Formate aus.
• Überprüfen Sie im Feld Vorschau, ob dieses Format Ihren Vorstellungen entspricht. Ist dies nicht der Fall, wiederholen Sie Schritt 3, und markieren Sie ein anderes Format.
• Wählen Sie OK.

Das Format, das die einzelnen Zellen nach der Zuweisung eines AutoFormats besitzen, entspricht einer gewöhnlichen Zellformatierung. Verwenden Sie die in diesem Kapitel besprochenen Verfahren für die Zellformatierung, wenn Sie Formatierungselemente des AutoFormats in einzelnen Zellen verbessern oder entfernen wollen.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, das gesamte AutoFormat einer Tabelle zu entfernen, markieren Sie die Tabelle erneut und wählen Format/AutoFormat. Markieren Sie ganz unten in der Formatliste die Option Ohne, und wählen Sie OK. Dieses Verfahren entfernt auch Formatierungen, die Sie der Tabelle manuell zugewiesen haben.

Nur Teile eines AutoFormats verwenden

Sie brauchen die AutoFormate nicht exakt wie vorgegeben übernehmen. Vielmehr können Sie festlegen, welche Elemente des gewählten AutoFormats auf Ihre Tabelle angewendet werden sollen. Diese Möglichkeit ist dann nützlich, wenn Sie der Tabelle bereits verschiedene Farben und Zahlen- oder Datumsformate zugewiesen haben, die Sie nicht verändern wollen.

Um einzelne Elemente des AutoFormats zu übernehmen oder auszuschließen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie den Bereich oder eine Zelle innerhalb einer Tabelle.
• Wählen Sie Format/AutoFormat.
• Markieren Sie im Listenfeld Formate ein Format.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen. Das Dialogfeld wird um das Gruppenfeld Formatierung erweitert (siehe Bild 5.5). Die Optionen dieser Gruppe repräsentieren verschiedene Formatierungselemente.

Abbildung 5.5: Wählen Sie die Schaltfläche Optionen, wenn Sie nur Teile eines
AutoFormats verwenden wollen.

• Deaktivieren Sie im Gruppenfeld Formatierung die Formatelemente, die Sie nicht übernehmen wollen.
• Überprüfen Sie die Auswirkung Ihrer Änderungen im Feld Vorschau.
• Wählen Sie OK.

Änderungen an einem AutoFormat, die Sie mit Hilfe der Elemente im Gruppenfeld Formatierung vornehmen, werden nur einmalig angewendet. Wenn Sie das Dialogfeld das nächste Mal öffnen, sind dem betreffenden AutoFormat wieder die Standardelemente zugeordnet.

Tips zur automatischen Formatierung

Wenn die AutoFormate nicht die erwarteten Resultate liefern, sollten Sie Formatvorlagen definieren, um die Tabellen oder einzelne Zeilen oder Spalten einer Tabelle zu formatieren. Eine Formatvorlage ist eine Zusammenstellung verschiedener Formateigenschaften, die Sie unter einem Namen speichern. Sie können diese Kombination von Eigenschaften jederzeit einer Zelle zuweisen, indem Sie den Namen aus einer Liste auswählen. Oft setzt sich die Formatierung einer Tabelle aus mehreren Formatvorlagen zusammen – etwa eine für den Tabellentext, eine für die Summenzeile und eine weitere für Zusammenfassungen in der rechten Spalte der Tabelle.

Wenn Sie einer ganzen Tabelle manuell ein Format zuweisen müssen, so ist es möglich, diese mit einem Direktbefehl zu markieren. Markieren Sie eine Zelle innerhalb der Tabelle, und drücken Sie dann (Umschalt)+(Strg)+(*). Die Auswirkung ist dieselbe, als wenn Sie Bearbeiten/Gehe zu und dann die Schaltfläche Inhalte wählen und dann die Option Aktueller Bereich aktivieren. Damit diese Technik funktioniert, muß die Tabelle einen gesonderten Datenblock bilden, darf also nur von Leerzellen umgeben sein.

Wegen langer Spaltentitel sind die Spalten nach der AutoFormatierung zu breit. Wenn Sie vor der Formatierung lange Spaltentitel in den markierten Bereich einbeziehen, werden die Spalten aufgrund der automatischen Spaltenanpassung möglicherweise zu breit. Um breite Überschriften zu erstellen, die von der automatischen Spaltenanpassung nicht betroffen sind, zentrieren Sie die Überschrift über mehrere Spalten hinweg. Eine Anleitung hierzu erhalten Sie im Abschnitt »Text über mehrere Zellen hinweg zentrieren« weiter hinten in diesem Kapitel. Sie können auch im Dialogfeld AutoFormat auf die Schaltfläche Optionen klicken und die Option Breite/Höhe deaktivieren.

Service & Support von Microsoft erhalten Sie auf den folgenden WWW Sites: http://www.microsoft.com/germany/support/ http://www.microsoft.com/support/default-faq.htm

Formate kopieren und einfügen

Grundsätzlich können Sie die Formatierungen jeder Zelle einzeln zuweisen. Excel bietet jedoch eine einfache Methode, um bereits erstellte Formate erneut zu verwenden. Mit Hilfe der Schaltfläche Format übertragen können Sie das Format einer Zelle kopieren und auf eine andere Zelle übertragen.

Die Schaltfläche Format übertragen

Die Funktionsweise der Schaltfläche Format übertragen

Um mit Hilfe der Schaltfläche Format übertragen Informationen von einer Zelle zu kopieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle, deren Format übertragen werden soll (die Ausgangszelle).

• Klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Format übertragen.
• Markieren Sie die Zelle(n), auf die Sie das neue Format übertragen wollen (die Zielzellen). Die markierten Zellen übernehmen automatisch die Formatierung der Ausgangszelle.

Sobald Sie die Maustaste loslassen, wird die Formatierung auf die markierten Zelle(n) übertragen.

Um die Formateigenschaften eines Zellbereichs auf einen Zellbereich derselben Größe zu übertragen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie den Ausgangsbereich.

• Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Format übertragen.
• Markieren Sie die erste Zelle im Zielbereich, und lassen Sie die Maustaste wieder los.

Der Zielbereich hat jetzt die Formatierung des Ausgangsbereichs übernommen.

Sie können die Formatierung auf mehr als eine Zelle bzw. einen Zellbereich übertragen, indem Sie in Schritt 2 zweimal auf die Schaltfläche Format übertragen klicken, dann auf die Zielzelle bzw. die erste Zelle des Zielbereichs klicken und die Maustaste loslassen. Anschließend klicken Sie auf eine weitere Zielzelle bzw. auf die erste Zelle des zweiten Zielbereichs und lassen die Maustaste wieder los. Diesen Vorgang können Sie beliebig oft wiederholen. Wenn Sie das Ausgangsformat so auf alle erforderlichen Zellen übertragen haben, klicken Sie erneut auf die Schaltfläche Format übertragen oder drücken die Taste (Esc).

Die Schrift einer Zelle ändern

Sie sehen jeden Tag viele unterschiedliche Schriften. Eine Schrift setzt sich aus der Schriftart, der Schriftgröße (auch Schriftgrad genannt), der Farbe und der Auszeichnungsart (Schriftschnitt) zusammen. Der Schriftgrad wird in Punkt gemessen, wobei ein Zentimeter ca. 28 Punkt umfaßt. Einer Schrift können unterschiedliche Auszeichnungsarten zugewiesen sein: Standard, Fett, Kursiv, Unterstrichen, Durchgestrichen. In Excel können Sie auch die Farbe einer Schrift festlegen. Auf einem Farbdrucker lassen sich die so zugewiesenen Farben sogar ausdrucken.

Die Schriftart ist zwar nur eine von mehreren Eigenschaften einer Schrift (neben Größe, Farbe und Schriftschnitt), dennoch werden beide Begriffe oft synonym verwendet. In Bild 5.6, 5.7 und 5.8 wurden verschiedene Schriften verwendet, die sich in der Schriftart, dem Schriftgrad und dem Schriftschnitt unterscheiden.

Abbildung 5.6: In Excel haben Sie die Auswahl zwischen vielen unterschiedlichen Schriftarten.

Abbildung 5.7: TrueType-Schriften gestatten die Zuweisung vieler verschiedener Schriftgrade.

Abbildung 5.8: Verschiedene Schriftschnitte eignen sich zur Hervorhebung von Teilen eines Tabellenblatts.

In Excel sind bis zu 256 verschiedene Schriften pro Tabellenblatt zulässig. So viele Schriften werden Sie jedoch selten benötigen. Schon wenn Sie mehr als ein paar verschiedene Schriften in einem Tabellenblatt verwenden, sieht es bereits aus wie eine Notiz aus wahllos zusammengeklebten Zeitungsausschnitten.

Es gibt drei Arten zum Formatieren von Zeichen im Tabellenblatt: eine Schaltfläche in der Symbolleiste, einen Menübefehl oder einen Direktbefehl auf der Tastatur.

Im Abschnitt »Mehrere Formate gleichzeitig zuweisen« weiter hinten in diesem Kapitel lernen Sie, wie Sie verschiedene Formateigenschaften zu einer Formatvorlage zusammenfassen.

Alle Zeichen in einer Zelle oder einem Bereich formatieren

In der Regel markiert man eine Zelle oder einen Zellbereich und möchte den gesamten Inhalt mit derselben Schrift formatieren.

Für eine schnelle Formatierung markieren Sie die Zellen, klicken mit der rechten Maustaste und wählen Zellen formatieren aus dem Kontextmenü.

Um die Darstellung der Zeichen in einer Zelle oder einem Zellbereich zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle, den Bereich oder auch mehrere nichtangrenzende Bereiche.
• Wählen Sie Format/Zellen. Das Dialogfeld Zellen wird eingeblendet (siehe Bild 5.9).

Abbildung 5.9: Im Register Schrift des Dialogfelds Zellen können
Sie die Darstellung einzelner Zellen ändern.

• Öffnen Sie das Register Schrift.
• Wählen Sie aus dem Listenfeld Schriftart die gewünschte Schriftart aus.
• Legen Sie im Listenfeld Schriftschnitt den Schriftschnitt fest.
• Bestimmen Sie im Listenfeld Schriftgrad die Größe der Schrift. (Erinnern Sie sich daran, daß 28 Punkt etwa einem Zentimeter entsprechen.)
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Unterstreichung den Stil für die Unterstreichung aus: Ohne, Einfach, Doppelt, Einfach (Buchhaltung) oder Doppelt (Buchhaltung).
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Farbe eine Farbe für die Schrift aus. Die Option Automatisch sollten Sie bei Einsatz eines Schwarzweißdruckers verwenden.
• Aktivieren Sie im Gruppenfeld Darstellung eine oder zwei weitere Auszeichnungsarten aus: Durchgestrichen, Hochgestellt oder Tiefgestellt.
• Überprüfen Sie im Feld Vorschau, ob die vorgenommenen Einstellungen Ihrer Vorstellung entsprechen. Wenn nicht, beginnen Sie noch einmal mit Schritt 4, und nehmen Sie die entsprechenden Änderungen vor.
• Wählen Sie OK.

Damit in den markierten Zellen wieder die Standardschrift angezeigt wird, öffnen Sie erneut das Register Schrift des Dialogfelds Zellen und aktivieren Sie rechts die Option Standardschrift.

Erläuterungen dazu, wie Sie auf die Schnelle eine Schriftart, -größe und einen Schriftschnitt zuweisen, finden Sie im Abschnitt »Zellen und Zeichen mit Hilfe der Symbolleiste formatieren«.

Nur einen Teil des Zellinhalts formatieren

In Excel haben Sie die Möglichkeit, nur bestimmte Zeichen innerhalb der Zelle zu formatieren. Dadurch lassen sich einzelne Worte oder Eigennamen auszeichnen, etwa in größeren Textfeldern mit umbrochenem Text (vgl. Bild 5.10 und 5.11).

Abbildung 5.10: Eigennamen innerhalb des Zelltexts lassen sich durch Fett- oder Kursivschrift auszeichnen.

Abbildung 5.11: Die verschiedenen Zeichen in einer Zelle können Sie wie in einem Textverarbeitungsprogramm unterschiedlich formatieren.

Um die Auszeichnung einzelner Zeichen innerhalb einer Zelle zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle mit dem zu ändernden Text.
• Markieren Sie im Eingabefeld der Funktionsleiste die zu formatierenden Zeichen. Dazu ziehen Sie entweder mit dem Cursor über diese Zeichen, klicken zweimal auf ein Wort oder drücken (Umschalt) und (Cursor rechts) oder (Cursor rechts).
• Wählen Sie Format/Zellen.
• Wählen Sie Schriftart, Schriftschnitt, Schriftgrad, Unterstreichung, Farbe und/oder Darstellung für die markierten Zeichen aus.
• Wählen Sie OK.

Sie können bestimmte Zeichen auch gleich während der Eingabe formatieren. Dazu geben Sie zunächst die Zeichen in der Standardschrift ein und wählen dann – bevor Sie die zu formatierenden Zeichen schreiben – den Befehl Format/Zellen und wählen sämtliche Schriftattribute aus, die Sie den nachfolgenden Zeichen zuweisen wollen. Sie können diesen Vorgang während der Texteingabe auch mehrmals wiederholen.

Wenn die direkte Zellbearbeitung aktiviert ist, können Sie auf den Zellinhalt zugreifen, indem Sie zweimal auf die Zelle klicken oder (F2) drücken.

Zellen und Zeichen mit Hilfe der Symbolleiste formatieren

Die Symbolleisten bieten Zugang zu häufig verwendeten Formatierungsbefehlen. Sie markieren einfach die Zelle oder den Zellbereich und klicken auf die entsprechende Formatierungsschaltfläche. Ist ein Formatierungsattribut aktiviert, so erscheint die entsprechende Schaltfläche eingedrückt. Indem Sie auf eine eingedrückte Schaltfläche klicken, deaktivieren Sie das zugehörige Attribut und die Schaltfläche springt wieder heraus.

Wenn Sie die Funktionsweise einer Schaltfläche nicht kennen, setzen Sie den Cursor darauf, ohne zu klicken. Es wird eine QuickInfo mit dem Namen der Schaltfläche eingeblendet.

Die Format-Symbolleiste umfaßt viele Formatierungsschaltflächen, einschließlich Schriftart, Schriftgrad, Fett, Kursiv und Unterstrichen. In Bild 5.12 sehen Sie die verfügbaren Formatierungsschaltflächen. Sie können diese in eine vordefinierte Symbolleiste aufnehmen oder eine eigene Symbolleiste anlegen.

Wenn die Format-Symbolleiste nicht angezeigt wird, wählen Sie Ansicht/Symbolleisten/Format oder klicken mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Symbolleiste oder auf die Menüleiste und wählen Format.

Abbildung 5.12: Die Format-Symbolleiste umfaßt viele Schaltflächen zur Formatierung des Tabellenblatts.

Zellen und Zeichen mit Direktbefehlen formatieren

In Excel gibt es verschiedene Direktbefehle auf der Tastatur für die Formatierung von Zellen oder in einer Zelle markierten Zeichen. Sie markieren die Zelle, den Zellbereich oder den Text und drücken dann die entsprechende Tastenkombination. In der nachfolgenden Tabelle sehen Sie, welcher Direktbefehl welchem Formatattribut entspricht.

Um ein zugewiesenes Formatattribut wieder zu entfernen, drücken Sie die entsprechende Tastenkombination ein zweites Mal. Um alle Attribute zu entfernen, wählen Sie Bearbeiten/Löschen/Formate.

Tabelle 5.1: Direktbefehle für Formatattribute.

Formatierungstips

Wenn Sie feststellen, daß Sie häufig dieselbe Kombination aus Textformaten, Zahlenformaten, Rahmen und Ausrichtung verwenden, sollten Sie lernen, wie man Formatvorlagen erstellt und zuweist. Eine Formatvorlage ist eine Zusammenstellung verschiedener Formateigenschaften, die Sie unter einem Namen speichern. Sie können diese Kombination von Eigenschaften jederzeit einer Zelle zuweisen, indem Sie den Namen aus einer Liste auswählen. Doch dies sind nicht alle Vorteile, die für den Einsatz von Formatvorlagen sprechen. Erläuterungen zu Formatvorlagen erhalten Sie im Abschnitt »Mehrere Formate gleichzeitig zuweisen« weiter hinten in diesem Kapitel.

Wenn Sie im Eingabefeld der Funktionsleiste einzelne Wörter oder Zeichen markieren, können Sie viele der Standardtextverarbeitungs-Direktbefehle aus Word für Windows verwenden. In Tabelle 5.2 finden Sie einige Tips zur Markierung von Wörtern und Ausdrücken in der Funktionsleiste.

Tabelle 5.2: Tips zur Markierung.

Durch den Einsatz von Farben können Sie Teile des Blatts betonen oder Ihre Dokumente attraktiver gestalten. Es kann jedoch vorkommen, daß ein Drucker farbigen Text nicht dunkel genug ausdruckt und somit der Ausdruck schlecht lesbar ist. Um sicherzustellen, daß Farben schwarz ausgedruckt werden, wählen Sie Datei/Seite einrichten, öffnen das Register Tabelle und aktivieren die Option Schwarzweißdruck.

Wenn Sie für Summen und Zwischensummen in der Buchhaltung einfache oder doppelte Unterstreichungen benötigen, können Sie dies auch durch Zuweisung eines Rahmens erreichen. Wenn Sie das Schriftattribut Unterstreichung verwenden, werden nur die Zeichen unterstrichen, während ein Rahmen unten sich über die gesamte(n) Zelle(n) erstreckt. Die Zuweisung verschiedener Rahmentypen wird im Abschnitt »Rahmen und Linien zuweisen« weiter hinten in diesem Kapitel beschrieben.

Die Darstellung der Zeichen auf dem Bildschirm ist zwar richtig, sie werden aber anders ausgedruckt. Verwenden Sie TrueType-Schriften in Ihren Tabellenblättern und Diagrammen. TrueType-Schriften sind Bestandteil des Lieferumfangs von Windows 95. Im Listenfeld Schriftart des Registers Schrift sind alle TrueType-Schriften durch ein TT vor dem Namen gekennzeichnet. TrueType-Schriften wurden speziell entworfen, damit die Darstellung auf dem Bildschirm dem Druckresultat entspricht. Offensichtlich haben Sie eine Schrift gewählt, die von Ihrem Drucker nicht unterstützt wird, so daß nur eine »ähnliche« Schrift verwendet wurde. Mit TrueType-Schriften kann dieses Problem nicht mehr auftreten. Als das Dokument das letzte Mal geöffnet wurde, war die Zeichenformatierung noch in Ordnung. Jetzt wurde die Darstellung der Zeichen automatisch verändert. In einigen Fällen fehlt die Formatierung ganz. Vermutlich wurde inzwischen der Drucker gewechselt. Wenn der eingestellte Drucker die gewählten Schriftarten, -größen und -schnitte nicht unterstützt, werden automatisch die im aktuellen Drucker verfügbaren Schriften zugeordnet. Dieses Problem läßt sich leicht beheben, indem Sie wieder einen Drucker aktivieren, der alle verwendeten Schriften unterstützt. Wählen Sie dazu Datei/Drucker und wählen Sie aus der Drop-down-Liste Name ein anderes Druckermodell aus.

Text und Zahlen ausrichten und drehen

In einer unformatierten Zelle wird der Text am linken Zellrand ausgerichtet und Zahlen am rechten Rand. Um die Gestaltung Ihres Tabellenblatts zu verbessern, können Sie Werte oder Formelergebnisse innerhalb der Zelle linksbündig, zentriert oder rechtsbündig ausrichten. Sie haben zudem die Möglichkeit, eine Überschrift über mehrere Zellen hinweg auszurichten, so daß es nicht schwerfällt, eine Überschrift über einer Tabelle oder einem Bericht zu zentrieren. Um Linien im Tabellenblatt zu ziehen, lassen sich die Zellen mit einem Zeichen wie einem Bindestrich, einem Unterstrich oder einem Gleichheitszeichen füllen. Sie können Text innerhalb einer Zelle drehen oder festlegen, daß Text innerhalb einer Zelle umbrochen wird oder daß die Schriftgröße so angepaßt wird, daß Sie in die Zelle paßt.

Zelleinträge ausrichten

Um den Zellinhalt mit Hilfe der Format-Symbolleiste auszurichten, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die betreffende Zelle bzw. einen ganzen Zellbereich.

• Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche Linksbündig, Zentriert oder Rechtsbündig.

Um den Zellinhalt mit Hilfe eines Menübefehls auszurichten, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die betreffende Zelle oder einen ganzen Zellbereich.
• Wählen Sie Format/Zellen.
• Öffnen Sie das Register Ausrichtung (siehe Bild 5.13).

Abbildung 5.13: Mit Hilfe der Optionen im Register Ausrichtung können
Sie den Zellinhalt ausrichten oder drehen.

• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Horizontal eine der folgenden Ausrichtungsoptionen aus:

Wählen Sie Standard, die vorgegebene Einstellung, so wird Text linksbündig und Zahlen werden rechtsbündig ausgerichtet.

Links (Einzug): Der Zellinhalt wird am linken Zellrand ausgerichtet.

Zentriert: Der Inhalt wird an der horizontalen Zellachse (der Mitte) ausgerichtet.

Rechts: Der Zellinhalt wird am rechten Zellrand ausgerichtet.

Ausfüllen: Der Text wird so oft wiederholt, bis die Zelle vollständig ausgefüllt ist.

Aufteilen: Der Zellinhalt wird im Blocksatz, d. h. an beiden Zellrändern ausgerichtet.

Zentriert über Spalten: Enthält nur eine von mehreren markierten Zellen einen Eintrag, wird der Zellinhalt über mehrere Spalten hinweg zentriert. (Erläuterungen hierzu erhalten Sie im nächsten Abschnitt.)

• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Vertikal eine der folgenden Ausrichtungsoptionen aus:

Oben: Der Zellinhalt wird am oberen Zellrand ausgerichtet.

Zentriert: Der Zellinhalt wird zwischen oberem und unterem Zellrand ausgerichtet. Gegebenenfalls wird die Zellhöhe angepaßt.

Unten: Der Zellinhalt wird am unteren Zellrand ausgerichtet.

Aufteilen: Der Zellinhalt wird am oberen und unteren Zellrand ausgerichtet.

• Wählen Sie OK.

Um den Text in einer Zelle einzurücken, wählen Sie in Schritt 4 aus der Drop-down-Liste Horizontal die Option Links (Einzug) und tragen in das Feld Einzug einen Wert ein. Sie können auch die betreffende Zelle markieren und in der Format-Symbolleiste auf die Schaltfläche Einzug vergrößern klicken. Bei jedem Mausklick wird der Einzug um jeweils ein Zeichen vergrößert. Um den Einzug wieder zu verringern, klicken Sie auf die Schaltfläche Einzug verkleinern.

Text über mehrere Zellen hinweg zentrieren

Wenn Sie in anderen Anwendungen Tabellen und Datenbanken anlegen, stellt sich oft das Problem, daß man eine Überschrift über einer bestimmten Anzahl von Zellen nicht zentrieren kann. In Excel 97 lassen sich Überschriften anhand zwei verschiedener Optionen ganz einfach zentrieren. Die Option Zentriert über Spalten im Register Ausrichtung zentriert eine Überschrift innerhalb aller Spalten, in denen eine Zelle markiert wurde. Sie können auch einen Bereich aus mehreren Zellen zusammenführen und den Text innerhalb der neu entstandenen Zelle zentrieren. Mit Hilfe der Schaltfläche Zusammenführen und zentrieren in der Format-Symbolleiste läßt sich dies mit einem Mausklick realisieren. Selbstverständlich können Sie der zusammengeführten Zelle auch jede sonstige Ausrichtungsart zuordnen.

Wenn Sie Zellen zusammenführen, entsteht daraus eine einzelne Zelle, d. h. Sie können die ursprünglichen Zellen nicht mehr gesondert bearbeiten. Der Vorteil einer Zusammenführung von Zellen besteht darin, daß Sie den Inhalt beliebig ausrichten können. Auch ist eine anhand der Option Zentriert über Spalten ausgerichtete Überschrift nicht so einfach zu bearbeiten, da es oft nicht eindeutig ist, welche Zelle den Text enthält.

In Bild 5.14 wurde z. B. die neue Überschrift »Umsatzprognose« in Zelle B7 eingegeben. Nach der Zentrierung erscheint die Überschrift wie in Bild 5.15.

Abbildung 5.14: Markieren Sie die Überschrift und die Zellen, zwischen denen der
Text zentriert werden soll.

Abbildung 5.15: Klicken Sie in der Format- Symbolleiste auf die Schaltfläche
Zusammenführen und zentrieren.

Um eine Überschrift durch Zusammenführen mehrerer Zellen zu zentrieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Tragen Sie die Überschrift in die Zelle ganz links im zu zentrierenden Bereich ein, und formatieren Sie diese Zelle.
• Markieren Sie den Bereich.

• Klicken Sie in der Format-Symbolleiste auf die Schaltfläche Zusammenführen und zentrieren.

Die Schaltfläche Zusammenführen und zentrieren führt zwei Aufgaben in einem Arbeitsgang aus. Zunächst werden die markierten Zellen zusammengeführt und anschließend wird der Inhalt der Zelle, die sich ursprünglich ganz links befand, innerhalb der neu entstandenen Zelle zentriert.

Um eine Überschrift über mehrere Spalten hinweg zu zentrieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Tragen Sie die Überschrift in die Zelle ganz links im zu zentrierenden Bereich ein, und formatieren Sie diese Zelle.
• Markieren Sie die Zellen, in denen der Text zentriert werden soll.
• Wählen Sie Format/Zellen, und öffnen Sie das Register Ausrichtung.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Horizontal die Option Zentriert über Spalten aus.
• Wählen Sie OK. Der Text wird zwischen der ersten und letzten Spalte des markierten Bereichs ausgerichtet.

Text innerhalb der Zelle umbrechen

Für Zellen mit sehr viel Text können Sie in Excel einstellen, daß er am rechten Zellrand umbrochen wird, so daß er einen Absatz bildet, der in eine Zelle paßt. Die Zellhöhe wird erweitert, so daß Sie mehrere Zeilen umfaßt. In Bild 5.16 wird die Funktionsweise dieses Zeilenumbruchs veranschaulicht. Beachten Sie, daß der Text in Zelle B4 über den Zellrand hinausreicht. Der Text in Zelle B7 hingegen, für die die Option Zeilenumbruch aktiviert wurde, wird am rechten Zellrand umbrochen.

Wenn Sie die Breite einer Spalte mit umbrochenem Text ändern, sollten Sie danach auch die Zeilenhöhe anpassen. Dazu setzen Sie links im Fenster den Cursor zwischen die Zeilenziffern und klicken zweimal, wenn der Doppelpfeil erscheint.

Abbildung 5.16: Lange Textpassagen lassen sich automatisch umbrechen.

Um den Text innerhalb der Zellen zu umbrechen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle(n), in denen der Text umbrochen werden soll.
• Wählen Sie Format/Zellen.
• Öffnen Sie das Register Ausrichtung.
• Aktivieren Sie die Option Zeilenumbruch.
• Wählen Sie OK.

Der Text innerhalb der markierten Zellen wird jeweils am rechten Zellrand umbrochen und die Zeilenhöhe wird an den längsten Text angepaßt. Wenn Sie die Länge des Textes in einer Zelle mit Zeilenumbruch ändern, wird die Zellhöhe der gesamten Zeile entsprechend angepaßt.

Um den Zeilenumbruch für eine Zelle mit Hilfe eines Direktbefehls zu aktivieren, drücken Sie während der Texteingabe die Tasten (Alt) + (Eingabetaste).

Schriftgrad an die Zellgröße anpassen

Damit der Text in eine Zelle paßt, können Sie auch die Schriftgröße verkleinern. Wenn Sie die Option An Zellgröße anpassen aktivieren, wird diese von Excel automatisch ausgeführt. In Bild 5.17 sehen Sie, wie der Text dadurch angepaßt wird.

Abbildung 5.17: Wenn Sie für eine Zelle die Option An Zellgröße anpassen aktivieren, wird der Schriftgrad an die Zellgröße angepaßt.

Um die Schriftgröße in einer Zelle an die Größe der Zelle anzupassen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle(n) mit dem Text, der verkleinert werden soll.
• Wählen Sie Format/Zellen.
• Öffnen Sie das Register Ausrichtung.
• Aktivieren Sie die Option An Zellgröße anpassen.
• Wählen Sie OK.

Wenn Sie in eine so formatierte Zelle mehr Text eingeben, wird der gesamte Zellinhalt noch mehr verkleinert, so daß er in die Zelle paßt. Löschen Sie hingegen einen Teil des Textes, wird der Schriftgrad wieder entsprechend erhöht. Paßt der Text in der aktuellen Schriftgröße in die Zelle, so wird die Schrift unverändert übernommen.

Zellen zusammenführen

Eine neue Option im Register Ausrichtung des Dialogfelds Zellen erlaubt Ihnen die Zusammenführung mehrerer Zellen zu einer. Ein Anwendungsbeispiel für das Zusammenführen von Zellen ergibt sich beim Anlegen von Formularen in Excel (vgl. Bild 5.18).

Um Zellen zusammenzuführen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zellen, die zusammengeführt werden sollen.
• Wählen Sie Format/Zellen.
• Öffnen Sie das Register Ausrichtung.
• Aktivieren Sie die Option Zellen verbinden.
• Wählen Sie OK.

Die markierten Zellen werden zu einer Zelle zusammengeführt. Die Zelladresse entspricht der Adresse, die die Zelle oben links im markierten Bereich bereits vor der Verbindung besaß. Sie können Text in die neu entstandene Zelle eingeben, und den Text wie in jeder anderen Zelle formatieren und ausrichten. Die dadurch möglichen Effekte sehen Sie in Bild 5.18.

Abbildung 5.18: Mit Hilfe der Option Zellen verbinden können Sie aus einem Excel-Tabellenblatt ein Formular machen.

Sie können die Schaltflächen Zellen verbinden und Zellverbund aufheben in die Format-Symbolleiste einbinden. Sie finden diese Schaltflächen in der Kategorie Format des Registers Befehle im Dialogfeld Anpassen.

Texte oder auch Texte und Zahlen verbinden

Manchmal ist es in Berichten erforderlich, den Inhalt von zwei Zellen zu verbinden, etwa um den Ausdruck »Ausstehender Betrag:« mit dem DM-Betrag in Zelle B36 zu verbinden. Ein anderes Beispiel wäre das Einsetzen eines Datums in eine Überschrift oder Teilüberschrift, etwa »Das heutige Datum ist der 12. Mai 1997«.

In Bild 5.19 sehen Sie ein Beispiel für eine solche Verkettung – die Verbindung von Text, Zahlen und Datumswerten in einer Zelle. Die Formel in der Funktionsleiste veranschaulicht, wie Sie den Inhalt der Zellen B12, C12 und D12 in der Zelle B10 kombinieren. Diese Formel lautet wie folgt:

="Die "&B12&TEXT(C12;"MMMM ")&D12&TEXT(E12;"#.##0 DM")&"."

Abbildung 5.19: Wie Sie in Zelle B10 sehen, läßt sich in einer Zelle Text mit nummerischem Wert kombinieren. Die erforderliche Verkettungsformel wurde in Zelle B10 eingetragen.

Das Zeichen & ist ein Verkettungsoperator, der Text, Zahlen und Datumswerte zu einer langen Zeichenfolge verbindet. Der Inhalt von B12 und D12 ist Text. Die Funktion TEXT() formatiert den Inhalt von C12 so, daß er als Monat angezeigt wird und E12 so, daß er als Währungsbetrag angezeigt wird. In der Funktion TEXT() können Sie jedes Zahlenformat eingeben, das von Excel formatiert wird. Diese Formate werden im Abschnitt »Eigene Zahlenformate definieren« beschrieben.

Zeilenumbrüche setzen

Lange Formeln oder Text, die in einer Zelle als Absatz umbrochen wurden, sind oft schwer lesbar. Das Einfügen von Zeilenumbrüchen kann langen Texteinträgen und Formeln eine Struktur verleihen, welche die Lesbarkeit und Verständlichkeit verbessert.

Wenn Sie ein Zeilenumbruchzeichen in eine Textzelle eingeben, wird dieser Zelle automatisch die Option Zeilenumbruch zugewiesen. Anschließend läßt sich die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe dieser Zelle so verändern, daß der Text wie gewünscht umbrochen wird. Wenn Sie in eine Formel einen Zeilenumbruch eingeben, so ist davon die Ausrichtung der Zelle, in welche die Formel eingegeben wurde, nicht betroffen.

Ein Zeilenumbruchzeichen geben Sie in eine Zelle ein, indem Sie während der Texteingabe an der entsprechenden Stelle (Alt)+(Eingabetaste) drücken. Sie löschen dieses Zeichen wie jedes andere Zeichen.

Zahlen und Text drehen

Wenn Sie vertikale Überschriften für Berichte benötigen oder die Seiten von Zeichnungen oder eingebetteten Diagrammen beschriften wollen, sollten Sie den Überschriftentext drehen. Dazu wählen Sie den Befehl Format/Zellen und öffnen das Register Ausrichtung. Gedrehter Text läßt sich sehr effektvoll auch neben Tabellen oder eingebetteten Diagrammen einsetzen.

Die Standardausrichtung für Text ist horizontal, so daß Sie von links nach rechts lesen. Es ist auch möglich, den Text so auszurichten, daß die Buchstaben untereinander angeordnet werden, so daß Sie von oben nach unten lesen. Ebenso läßt sich der Text bis zu 90 Grad gegen den Uhrzeigersinn drehen, so daß Sie von oben nach unten lesen. Oder Sie drehen den Text bis zu 90 Grad im Uhrzeigersinn, so daß Sie von unten nach oben lesen.

Um Text oder Zahlen zu drehen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zellen mit der zu drehenden Überschrift oder Beschriftung.

Bis Sie mit der Handhabung dieser Funktion vertraut sind, sollten Sie den Text jeweils nur für eine Zelle drehen, so daß Sie die Auswirkung schrittweise überprüfen können.

• Wählen Sie Format/Zellen.
• Öffnen Sie das Register Ausrichtung (siehe Bild 5.20).

Abbildung 5.20: Mit Hilfe der Ausrichtungsoptionen rechts im
Register Ausrichtung können Sie Text drehen.

• Um die Textausrichtung zu ändern, ziehen Sie im Gruppenfeld Ausrichtung im rechten Feld den Zeiger nach oben bzw. nach unten.

Oder:

Sie tragen in das Eingabefeld Grad einen Winkel zwischen +90 und -90 Grad ein.

Um die Buchstaben untereinander anzuordnen, klicken Sie in das Feld links.

Auf der Tastatur drücken Sie (Alt)+(G) und ändern dann die Ausrichtung mit Hilfe der Richtungstasten.

• Wählen Sie OK.

Schaltflächen zum Drehen von Text (Vertikaler Text, Text nach oben drehen, Text nach unten drehen) in eine Symbolleiste aufnehmen.

Tips zum Ausrichten von Zeichen

Um beim Formatieren Zeit zu sparen, markieren Sie mehrere Zellen und Zellbereiche und führen dann nur einen Befehl aus. Nichtangrenzende Bereiche markieren Sie, indem Sie die Taste (Strg) drücken und dann den Cursor über mehrere Bereiche ziehen, die nicht nebeneinander liegen. Oder Sie markieren den ersten Bereich, drücken (Umschalt)+(F8), um den Erweiterungsmodus zu unterbrechen, setzen den Cursor auf die erste Zelle des nächsten Bereichs und markieren diesen mit (Umschalt)+Richtungstasten. Wenn Sie spezielle Anforderungen an die Ausrichtung oder Drehung des Texts haben, sollten Sie mit dem Programm WordArt, das im Lieferumfang von Word für Windows enthalten ist, den Text als Grafikobjekt einbetten. Es ist auch möglich, mit Hilfe der Schaltfläche Textfeld in der Zeichen-Symbolleiste in Excel grafische Textfelder zu erstellen. Diese lassen sich mit Hilfe der Textdrehschaltflächen drehen. Die Textdrehschaltflächen können Sie mit Hilfe der Kategorie Format im Register Befehle des Dialogfelds Anpassen in eine Symbolleiste integrieren. Textfelder haben den Vorteil, daß Sie Ihnen Farben und Muster zuweisen können.

Eine Überschrift ist zwar auf dem Bildschirm sichtbar, aber wenn man die Zelle dahinter markiert, wird der Text nicht in der Funktionsleiste angezeigt. Die Überschrift wurde vielleicht über mehrere Spalten hinweg zentriert. In diesem Fall befindet sich der Text in einer Zelle links von der Stelle, an der die Überschrift erscheint. Ein anderer Grund kann sein, daß das Blatt geschützt wurde und die Zelle mit dem Text als verborgen formatiert wurde. In diesem Fall heben Sie den Schutz mit Extras/Schutz/Blatt auf.
Seitwärts ausgerichteter Text ist nicht sichtbar. Nur einige Zeichen von vertikal gedrehtem Text werden in einer Zelle mit normaler Größe angezeigt. Wenn einige Zeichen fehlen, sollten Sie den gesamten gedrehten Texteintrag anzeigen, indem Sie zweimal auf die untere Linie der Zeilenüberschrift klicken oder indem Sie Format/Zeile/Höhe wählen und eine Zeilenhöhe einstellen, die für den Text auf jeden Fall ausreicht.

Zahlenformate

Wenn Sie in eine Zelle eine Zahl eingeben, wird diese möglicherweise anders angezeigt, als Sie sie eingegeben haben. Vielleicht wurden Nachkommastellen aufgerundet oder auch ergänzt. Alle nummerischen Werte in Excel, auch Datumswerte, werden als Zahlen gespeichert. Die Darstellung dieser Werte jedoch wird durch das Zahlenformat geregelt.

Excel stellt viele verschiedene Zahlen-, Datums- und Zeitwerte bereit, die bereits definiert sind. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigenen Formate zu entwerfen. Durch ein selbstdefiniertes Format können Sie verschiedene Eigenschaften für die Zahlendarstellung festlegen: Sonderzeichen in die Anzeige integrieren, auf die von Ihnen bestimmte Dezimalstellengenauigkeit runden lassen und eine von 16 verschiedenen Farben festlegen. Es ist sogar möglich, das Format und die Farbe für negative und positive Werte unterschiedlich anzeigen zu lassen.

Zellen, die bisher nicht genutzt wurden oder deren Inhalt ausgeschnitten oder gelöscht wurde, besitzen das Zahlenformat Standard. Im Standardformat wird ein Wert mit der größtmöglichen Genauigkeit angezeigt. Umfaßt eine Zahl zu viele Ziffern für die Breite der Zelle, so wird sie in der Exponentialschreibweise angezeigt, etwa 5,367 E+05. Ist eine Zahl oder ein Datum auch noch zu groß für eine Zelle, nachdem Sie ihr ein spezielles Format zugewiesen haben, wird die Zelle mit dem Zeichen # gefüllt.

Die automatische Zahlenformatierung in Excel

Zahlen, Datumswerte und Zeitangaben werden in den Zellen als reine Zahlen ohne Formatierung gespeichert. Ihre Eingabe wird jedoch von Excel interpretiert, und ein geeignetes Zahlenformat wird automatisch zugewiesen. Wenn Sie etwa den Wert 12,95 DM in eine Zelle im Standardformat eingeben, wird der Wert als Währung formatiert und als 12,95 DM angezeigt, obwohl in der Funktionsleiste 12,95 zu lesen ist. Geben Sie einen Prozentwert wie 15% in eine Zelle im Standardformat ein, so wird es als 15% angezeigt.

Wird eine Zelle mit dem Zeichen # gefüllt, so bedeutet dies, daß die Spalte für die Anzeige der Zahl im aktuellen Format nicht breit genug ist. Sie haben jedoch die Möglichkeit, die Zahl mit Hilfe der Funktion TEXT() als Text anzuzeigen. Als Text kann die Zahl oder das Datum die Zellbreite überschreiten, und kann jedes beliebige Format annehmen, auch ein selbstdefiniertes.

Potentielle Fehlerquellen bei formatierten Zahlen

Die formatierten Werte, die auf dem Bildschirm erscheinen, stimmen nicht unbedingt mit dem Wert überein, der in Berechnungen verwendet wird. Diese Diskrepanz kann dazu führen, daß die angezeigten oder ausgedruckten Werte von manuell berechneten Ergebnissen variieren (siehe Bild 5.21).

Abbildung 5.21: Der angezeigte, formatierte Wert besitzt möglicherweise eine andere Genauigkeit als der Wert, der für Berechnungen herangezogen wird.

Bild 5.21 veranschaulicht dieses Problem. Die Tabellenspalten C und D enthalten die nummerischen Werte. In Spalte E und G wurden Formeln eingegeben, die beide das Produkt der Werte in Spalte C und D (in derselben Zeile) ermitteln. Die Zellen E12 und G12 enthalten die Summenfunktion SUMME(), durch die die Werte in der betreffenden Spalte addiert werden. Beachten Sie, daß die Ergebnisse in Spalte E und G variieren. Spalte G wurde so formatiert, daß das Ergebnis mit zwei Dezimalstellen angezeigt wird. Die zugrundeliegenden Werte jedoch – und diese sind in beiden Spalten identisch – besitzen eine Genauigkeit von drei Dezimalstellen. Und diese Genauigkeit wird auch für die Berechnung der Produkte und Summen herangezogen. Da nun auch der Summenwert der rechten Spalte auf zwei Stellen formatiert ist, wird das Ergebnis auf 12,01 aufgerundet. Dadurch läßt sich auch die Diskrepanz zu einer manuellen Addition der Werte in Spalte D erklären.

Sie können das Problem entweder für das gesamte Tabellenblatt oder für einzelne Zellen lösen. Meist empfiehlt es sich jedoch, im gesamten Tabellenblatt dieselbe Genauigkeit zu verwenden, so daß keine Inkonsistenz in den Berechnungen im Blatt zu beobachten sind.

Um das gesamte Tabellenblatt so einzurichten, daß die angezeigten Werte auch in den Berechnungen verwendet werden, wählen Sie Extras/Optionen, öffnen das Register Berechnen und aktivieren die Option Genauigkeit wie angezeigt. (Wenn Sie OK wählen, werden Sie gewarnt, daß die Daten damit endgültig an Genauigkeit verlieren.)

Sie können auch die Genauigkeit bestimmter Zellen ändern, indem Sie die Excel-Funktion RUNDEN() verwenden. In Bild 5.21 könnten Sie beispielsweise in Zelle E8 die Formel =RUNDEN(C8*D8,2) eingeben und sie in die Zellen E9 bis E11 kopieren. Diese Formel rundet die multiplizierten Werte auf eine bestimmte Anzahl von Stellen, bevor die Summenberechnung ausgeführt wird.

Zahlen formatieren

Die Format-Symbolleiste umfaßt Schaltflächen, die Sie bei einer schnellen Formatierung von Zellen für die nummerische Anzeige unterstützen.

Um ein nummerisches Format mit Hilfe einer Symbol-Schaltfläche zuzuweisen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu formatierenden Zelle(n).
• Klicken Sie in der Format-Symbolleiste auf die betreffende Schaltfläche.

Die Format-Symbolleiste besitzt Schaltflächen für das Währungs- und Prozentformat sowie für die Anzeige des Tausender-Trennzeichens.

Und wenn Sie mehr oder weniger Dezimalstellen anzeigen lassen wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Dezimalstelle hinzufügen bzw. Dezimalstelle löschen.

Um Zellen mit Zahlen mit Hilfe von Menübefehlen zu formatieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu formatierende(n) Zelle(n).
• Wählen Sie Format/Zellen.
• Öffnen Sie wie in Bild 5.22 das Register Zahlen.

Abbildung 5.22: Wählen Sie vordefinierte Zahlen-, Datums- und Zeitformate im Register Zahlen aus.

• Wählen Sie im Listenfeld Kategorie das Zahlenformat aus, das den markierten Zellen zugewiesen werden soll. Je nach Kategorie ändert sich die Anzeige im Dialogfeld.
• Wenn Sie die Kategorie Zahl, Währung, Buchhaltung, Prozent oder Wissenschaft auswählen, haben Sie die Auswahl der Optionen in der Tabelle unten:

Tabelle 5.3: Je nach gewähltem Zahlenformat erscheinen unterschiedliche Optionen.

Wenn Sie die Kategorie Datum, Zeit, Bruch oder Sonderformate auswählen, markieren Sie rechts in der Liste das gewünschte Format.

• Wählen Sie OK.

Wenn in die aktive Zelle eine Zahl eingegeben wurde, wird oben rechts im Feld Vorschau ein Beispiel für das jeweils gewählte Format angezeigt.

Um Zellen mit Hilfe eines Direktbefehls zu formatieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu formatierende(n) Zelle(n).
• Drücken Sie eine der Tastenkombinationen in der Tabelle unten:

Tabelle 5.4: Direktbefehle für die Zuweisung von Zahlenformaten.

Eigene Zahlenformate definieren

Sie können selber nummerische Formate für Finanztabellen und wissenschaftliche Aufgaben entwerfen sowie Formate für Katalognummern, internationale Währungen usw. erstellen. Wann immer Sie eine besondere Darstellung für eine Zahl benötigen, sollten Sie sich überlegen, ob es über ein solches benutzerdefiniertes Zahlenformat realisierbar ist.

In Excel werden einige Sonderformate für Versicherungsnummern, Postleitzahlen und ISBN-Nummern angeboten. Wenn Sie ein Format dieses Typs benötigen, brauchen Sie also kein eigenes Format zu definieren. Wählen Sie statt dessen in der Kategorienliste den Eintrag Sonderformate aus (im Register Zahlen des Dialogfelds Zellen ) und dann in der Liste rechts das gewünschte Format.

In Bild 5.23 sehen Sie Beispiele für selbstdefinierte Formate und wie Sie diese einsetzen können. Die Formate in Spalte C wurden im Register Zahlen des Dialogfelds Zellen als benutzerdefinierte Formate eingegeben. Diese Formate wurden dann zur Formatierung der Eingabewerte in Spalte D verwendet. Und das Ergebnis dieser Formatierungen sehen Sie jeweils in Spalte E.

Abbildung 5.23: Mit Hilfe von benutzerdefinierten Zahlenformaten können Sie die Zahlen wie gewünscht anzeigen.

Bild 5.24 zeigt Anwendungsmöglichkeiten für benutzerdefinierte Zahlenformate, die über die reine Zahlendarstellung hinausgehen.

Abbildung 5.24: Benutzerdefinierte Zahlenformate können auch Text oder Fehlermeldungen enthalten.

Zum Verständnis benutzerdefinierter Zahlenformate

Ein eigenes Zahlenformat zu definieren ist einfach, allerdings müssen Sie wissen, wie in Excel spezielle Zeichen zur Definition eines nummerischen Codes eingesetzt werden. Um ein eigenes Zahlenformat zu erstellen, öffnen Sie im Dialogfeld Zellen das Register Zahlen, markieren die Kategorie Benutzerdefiniert und geben Sie in das Eingabefeld Formate den Code für das Zahlenformat ein.

Benutzerdefinierte Formate bestehen aus vier Abschnitten, die gemäß folgender Syntax eingegeben werden:

Positives Format;negatives Format;Null-Format;Textformat

Beachten Sie, daß die einzelnen Abschnitte durch Semikola zu trennen sind. Der erste Abschnitt bestimmt die Darstellung positiver Zahlen in der Zelle, der zweite die Darstellung negativer Zahlen, usw.

Die verwendeten Zeichen sind als Platzhalter oder Formatkennzeichner zu verstehen. 0 ist ein Platzhalter für eine Ziffer, und wenn für die betreffende Position keine Ziffer angegeben wird, wird im Ergebnis eine 0 angezeigt.

Wenn die Zeichen _) auf ein positives Format folgen, so wird nach positiven Zahlen eine Leerstelle in der Weite einer rechten Klammer angezeigt, und negative Zahlen werden in Klammern gesetzt. Positive und negative Zahlen innerhalb einer Spalte werden somit am rechten Rand gleich ausgerichtet.

Um ein Verständnis der einzelnen Syntaxabschnitte zu schaffen, werden wir folgendes Beispielformat untersuchen:

#.##0 DM_);(#.##0 DM); "Null"

Zunächst ist eine positive Zahl im Format #.##0 DM angegeben, dann eine negative Zahl im Format (#.##0 DM) und dann der Text »Null« für eine Null. Das Ergebnis ist wie folgt: Die Eingabe 3550 erscheint als 3.550 DM, -3550 als (3.550 DM) und 0 als das Wort Null.

In Tabelle 5.5 werden alle Zeichen angeführt und erläutert, die Sie beim Definieren eigener Formate verwenden können:

Tabelle 5.5: Zeichen für die Erstellung benutzerdefinierter Formate. (Forts.)

Benutzerdefinierte Formate erstellen

Zahlenformate, die Sie selbst definiert haben, können Sie an jeder Stelle des Tabellenblatts verwenden.

Um benutzerdefinierte Zahlenformate zu erstellen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle(n), denen Sie das neue Format zuweisen wollen.
• Wählen Sie Format/Zellen.
• Öffnen Sie das Register Zahlen.
• Markieren Sie in der Kategorienliste den Eintrag Benutzerdefiniert.
• Ähnelt eines der vorhandenen Formate dem neuen, so sollten Sie dieses im Listenfeld rechts markieren. Es erscheint im Eingabefeld Formate.
• Ändern Sie im Eingabefeld den Formatcode bzw. geben Sie einen neuen Code ein (vgl. Bild 5.25).

Abbildung 5.25: Im Eingabefeld Format können Sie einen Formatcode ändern oder neu eingeben.Formatcode aendern

• Wählen Sie OK.

Nachdem Sie selbst ein nummerisches Format erstellt haben, geben Sie eine entsprechende Zahl in eine Zelle ein. Testen Sie ein neues Zahlenformat immer mit positiven und negativen Zahlenwerten sowie mit dem Nullwert (durch Eingabe der 0).

Sie können dieses Format künftig jeder Zelle des Tabellenblatts zuordnen, indem Sie die Kategorie Benutzerdefiniert markieren und dann im Listenfeld rechts den neuen Formatcode auswählen.

Benutzerdefinierte Formate löschen

Um ein benutzerdefiniertes Format zu entfernen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Format/Zellen.
• Öffnen Sie das Register Zahlen.
• Markieren Sie in der Kategorienliste den Eintrag Benutzerdefiniert, und wählen Sie dann im Listenfeld rechts den zu löschenden Formatcode aus.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.

Die vordefinierten Formate lassen sich nicht löschen.

Text mit den Zahlen anzeigen

Es gibt die Möglichkeit, Text und Zahlen in einer Zelle anzuzeigen. Dazu setzen Sie den Text in Anführungszeichen und fügen ihn an geeigneter Stelle, durch Semikola von den anderen Zeichen getrennt, in den von Ihnen definierten Formatcode ein. Sollen etwa vor einer Teilenummer immer die Buchstaben P/N angezeigt werden, und vor den letzten drei Ziffern ein Bindestrich, so geben Sie folgenden Formatcode ein:

"P/N »####-###;"Bitte eine positive Zahl angeben.";"Geben Sie die Nummer ein."

In diesem Format wird die Nummer 5768953 als P/N 5768-953 angezeigt. Wenn Sie eine negative Zahl eingeben, wird in der Zelle der Text »Bitte eine positive Zahl angeben« angezeigt. Und wenn Sie 0 eingeben, erscheint der Text »Geben Sie die Nummer ein«.

Zahlen anhand eines selbstdefinierten Formats ausblenden

Um bestimmte Zahlen mit Hilfe eines selbstdefinierten Formats von der Anzeige auszuschließen, lassen Sie innerhalb der Formatsyntax den betreffenden Abschnitt aus; es müssen jedoch alle Semikola gesetzt werden. In Tabelle 5.6 finden Sie einige Syntaxbeispiele dafür, wie Sie bestimmte Informationen von der Anzeige ausblenden können. Im zweiten Beispiel werden negative Zahlen und Nullen ausgeblendet.

Tabelle 5.6: Benutzerdefinierte Formate zum Ausblenden von Werten.

Wie Sie in der Tabelle erkennen können, werden durch zwei Semikola alle Werte ausgeblendet. Diese Werte befinden sich jedoch weiterhin im Tabellenblatt und können in Formeln verwendet werden. Wenn Sie eine so formatierte Zelle markieren, können Sie den Wert im Eingabefeld der Funktionsleiste ablesen. Soll auch die Anzeige in der Funktionsleiste verhindert werden, müssen Sie die Zelle schützen. Dazu dient das Register Schutz im Dialogfeld Zellen. Wenn Sie darin die Option Formel ausblenden aktivieren, und dann Extras/Schutz/Blatt und OK wählen, erscheint der Zellinhalt nicht in der Funktionsleiste. Um ausgeblendete Zahlen wieder einzublenden, markieren Sie die betreffende Zelle und weisen Sie ihr ein anderes Format zu.

Daten durch verschiedene Farbgebungen formatieren

Durch gezielte Farbzuweisungen lassen sich Unstimmigkeiten in der Datenerfassung aufdecken oder Zahlen kennzeichnen, die zu einem bestimmten Wertebereich gehören. Das Farbformat können Sie in Kombination mit Zahlen-, Datums- und Zeitformaten definieren.

Sie legen eine Farbe fest, indem Sie den Farbnamen, in eckige Klammern gesetzt, vor den entsprechenden Abschnitt eines benutzerdefinierten Formats setzen. Ein Farbformat im Textabschnitt etwa bestimmt die Farbe des Texts. Und wenn positive Werte blau und negative rot angezeigt werden sollen, verwenden Sie folgenden Formatcode:

[Blau]#.##0,00 DM;[Rot]-#.##0,00 DM

Zulässige Farben sind die acht benannten Farben sowie jede selbstdefinierte Farbe. Verwenden Sie dafür folgende Codes:

[Farbe#] (wobei # für eine Farbnummer zwischen 0 und 56 auf der Farbpalette steht)

Die Farbpalette von Excel öffnen Sie, indem Sie Extras/Optionen wählen und das Register Farbe öffnen. Die Standardfarben sind von links nach rechts und von oben nach unten nummeriert. Die Farbe links oben ist Farbe 1 und die Farbe rechts unten ist die Farbe 56.

Bedingte Formate erstellen

In Excel gibt es zwei Methoden, um einer Zelle unterschiedliche Formate zuzuweisen, und zwar abhängig vom Wert in der Zelle. Die erste Methode verwendet benutzerdefinierte Formate (siehe den vorherigen Abschnitt). Die zweite, die leistungsfähiger und einfacher anzuwenden ist, verwendet die bedingte Formatierung. Bedingte Formate eignen sich insbesondere für die Fehlersuche bezüglich der Datenerfassung oder für die Kennzeichnung von Ausnahmen in Analyseberichten. Überschreitet ein Zelleintrag beispielsweise einen bestimmten Wert, kann der Anwender darauf aufmerksam gemacht werden, indem der Eintrag in einer anderen Farbe angezeigt wird. Mit selbstdefinierten Zahlenformaten sind die Formatierungsmöglichkeiten begrenzt. Außerdem können Sie mit dieser Methode höchstens zwei Bedingungstests festlegen, da der dritte Abschnitt des Formatierungscodes für die Festlegung eines allgemeinen Formats benötigt wird, falls der eingegebene Wert die ersten beiden Bedingungen nicht erfüllt. Der Befehl Bedingte Formatierung hingegen bietet Ihnen viele verschiedene Formatierungsoptionen. Sie können die Schrift und die Farbe des Zellhintergrunds wie auch die Schrift ändern oder die Zelle mit einem Rahmen versehen.

Der Befehl Format/Zellen

Wenn Sie für das benutzerdefinierte Format den Code [Bedingung Wert] verwendet haben, können Sie eine Zelle so formatieren, daß die Zahlen in verschiedenen Formaten oder Farben erscheinen, je nach Wert dieser Zahl.
Der folgende Formatcode beispielsweise legt für alle Zahlen in der Zelle das Format 0,00 fest. Zahlen, die größer als oder gleich 1.000 sind, werden schwarz angezeigt; Zahlen, die kleiner als oder gleich 500 sind, werden rot angezeigt, und Zahlen, die zwischen den beiden Werten liegen, werden blau angezeigt.
[Schwarz][>=1000]0,00;[Rot][<=500]0,00;[Blau]0,00

Der Befehl Bedingte Formatierung

Mit dem Befehl Bedingte Formatierung ist es sehr einfach, die Formatierung von Zellen davon abhängig zu machen, ob bestimmte Bedingungen in den Zellen erfüllt werden. In einem Tabellenblatt zur Verwaltung von Portefeuilles könnten Sie eine Zelle beispielsweise so formatieren, daß sie in Rot und mit einem Rahmen angezeigt wird, wenn der Wert unter eine bestimmte Mindestgrenze sinkt, und in Blau, wenn der Wert eine bestimmte Höchstgrenze übersteigt.

Es gibt mehrere Gründe, welche für die bedingte Formatierung und gegen die Verwendung eines benutzerdefinierten Formats sprechen:

• Die Erstellung ist einfacher als die eines selbstdefinierten Formats, da Sie keine Formatierungscodes und Syntaxregeln lernen brauchen. Das Dialogfeld Bedingte Formatierung führt Sie durch die erforderlichen Einstellungen zum Erstellen eines bedingten Formats.
• Mehr Formatierungsoptionen stehen zur Verfügung, z. B. verschiedene Schriften, Farben, Rahmen und Muster.
• Sie können bis zu drei konditionelle Tests festlegen (in einem benutzerdefinierten Format nur zwei). Werte, die keine dieser Bedingungen erfüllen, werden einfach im Format Standard formatiert.
• Sie können selber die WAHR/FALSCH-Bedingungsformeln festlegen.
• Sie können entweder einen Zellwert oder eine Formel für den konditionellen Test festlegen, der für die Formatierung herangezogen wird.
• Als Vergleichswert kann ein Wert oder ein Zellbezug angegeben werden.

Um ein bedingtes Format zu erstellen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle(n), auf die Sie das bedingte Format anwenden wollen.
• Wählen Sie Format/Bedingte Formatierung. Das Dialogfeld Bedingte Formatierung wird eingeblendet (siehe Bild 5.26).

Abbildung 5.26: Im Dialogfeld Bedingte Formatierung können Sie ein bedingtes Format erstellen.

• Wählen Sie aus der ersten Drop-down-Liste entweder die Option Zellwert ist oder Formel ist.

Ist die Option Zellwert ist aktiviert, so wird aufgrund des Werts in einer Zelle entschieden, ob die angegebene Formatierung angewendet wird.

Ist die Option Formel ist aktiviert, geben Sie in das Eingabefeld rechts eine Formel ein. Diese wird überprüft, um zu bestimmen, ob die konditionelle Formatierung angewendet werden soll. Die angegebene Formel muß den Wert WAHR oder FALSCH ergeben. Ist das Ergebnis WAHR, so wird das angegebene Format auf die markierten Zelle(n) angewendet.

Die Formel kann Bezüge auf Zellen im aktuellen Tabellenblatt beinhalten. Bezüge auf andere Tabellenblätter oder Arbeitsmappen sind nicht zulässig.

• Wenn Sie die Option Zellwert ist gewählt haben, wählen Sie in der nächsten Drop-down-Liste einen von acht Bedingungsoperatoren aus.
• Geben Sie in die zwei Eingabefelder die beiden Vergleichswerte ein.

Sie können statt dessen auch Zellbezüge eingeben.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Format, damit das Dialogfeld Zellen eingeblendet wird (siehe Bild 5.27).

Abbildung 5.27: Sie können die Schrift, einen Rahmen oder ein Muster
für das bedingte Format festlegen.

• Wählen Sie im Register Schrift die Schriftart, eine Unterstreichung, eine Farbe oder sonstige Schriftattribute aus, im Register Rahmen einen Rahmen und im Register Muster ein Muster für den Zellhintergrund. Wählen Sie dann OK.

Die von Ihnen eingestellten Formatierungseigenschaften werden auf die Zelle angewendet, wenn der Wert die angegebene Bedingung erfüllt oder die Formel den Wert WAHR ergibt.

• Klicken Sie auf Hinzufügen, um eine weitere Bedingung zu definieren und die Schritte 3 bis 7 zu wiederholen.

In einem bedingten Format lassen sich bis zu drei Bedingungen definieren. Werden keine der angegebenen Bedingungen erfüllt, wird der Zelle das vorhandene Format wieder zugewiesen.

• Wählen Sie OK.

In Bild 5.28 sehen Sie das Dialogfeld Bedingte Formatierung, in dem drei Bedingungen für ein konditionelles Format angegeben wurden.

Abbildung 5.28: Im Dialogfeld Bedingte Formatierung können Sie bis zu drei Bedingungen definieren.

Um ein bedingtes Format zu ändern, markieren Sie die Zelle, auf die es angewendet wurde, wählen Format/Bedingte Formatierung und ändern die Bedingungen und die Formatierung wie gewünscht.

Um eine Bedingung in einem bedingten Format zu löschen, klicken Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung auf die Schaltfläche Löschen. Markieren Sie im Dialogfeld Bedingte Formatierung löschen die zu löschenden Bedingungen, und wählen Sie OK.

Sie können die bedingte Formatierung einer Zelle kopieren und auf eine andere übertragen. Dazu markieren Sie die betreffende Zelle und klicken auf die Symbol-Schaltfläche Format übertragen und markieren dann die Zellen, auf die das Format zu übertragen ist.

Nullwerte ausblenden

Durch das Ausblenden von Nullwerten werden Tabellenblätter oft leichter lesbar. In Excel gibt es vier Möglichkeiten, um Nullwerte auszublenden: im gesamten Tabellenblatt, durch Zuweisen eines benutzerdefinierten Formats, durch Zuweisen eines bedingten Formats oder durch Einsatz einer IF()-Funktion.

Um die Nullwerte im gesamten Tabellenblatt auszublenden, wählen Sie Extras/Optionen, öffnen das Register Ansicht und deaktivieren die Option Nullwerte. Wenn Sie in einem anderen Tabellenblatt die Nullwerte sehen möchten, aktivieren Sie diese Option wieder.

Um die Nullwerte mit Hilfe eines benutzerdefinierten Formats auszublenden, setzen Sie im Formatierungscode vor dem Abschnitt für den Nullwert zwar das Semikolon, aber geben für diesen Abschnitt keinen Code an. Hier ein Beispiel:

#.### DM_);(#.### DM);

Um die Nullwerte mit Hilfe eines bedingten Formats auszublenden, weisen Sie der Zelle die Schriftfarbe Weiß zu, wenn der Wert der Zelle Null entspricht. Sie können dieses Format auf das gesamte Tabellenblatt oder nur auf einen bestimmten Zellbereich anwenden.

Um die Nullwerte mit Hilfe der Funktion IF() zu unterdrücken, geben Sie eine Formel wie die folgende ein:

=IF(A12+B12=0,"",A12+B12)

Diese Formel besagt folgendes: Wenn A12+B12 gleich Null ist, wird der Text zwischen den Anführungszeichen angezeigt; in diesem Fall also nichts. (Sie sollten auf keinen Fall ein Leerzeichen eingeben, da sich dadurch in einigen Datenbanken oder in nummerischen und Textfunktionen Probleme ergeben.) Ist A12+B12 ungleich Null, so wird das Ergebnis aus A12+B12 angezeigt.

Tips zur Formatierung von Zahlenformaten

Sie können ein Punktformat wie #.##0. so verwenden, daß die angezeigte Zahl wie durch ein Vielfaches von 1000 dividiert erscheint. Dies ist nützlich, um Tausender- oder Millionenbeträge anzuzeigen. Wenn beispielsweise die Zahl 123456789 im Format #.##0.» Mio.« dargestellt wird (wobei der Punkt das Ende des nummerischen Abschnitts kennzeichnet), so wird der Wert als 123.457 Mio. angezeigt. Beachten Sie, daß die angezeigte Zahl aufgerundet und nicht abgeschnitten ist. Für Berechnungen wird weiterhin der tatsächliche Wert in der Zelle verwendet.

Wenn eine Zahl in eine schmale Spalte nicht paßt, verwenden Sie die Funktion TEXT(), um die Zahl bzw. das Formelergebnis in Text zu konvertieren. Dadurch nutzen Sie die Eigenschaft, daß Text über den Zellrand hinaus angezeigt wird. In Formeln können Sie auch auf Zahlen, die durch die Funktion TEXT() in Text umgewandelt wurden, verweisen. Das Ergebnis ist weiterhin korrekt. Das in TEXT() verwendete Zahlenformat kann mit einem benutzerdefinierten Format kombiniert werden. Angenommen, das Ergebnis aus A12*C35 ist zu lang für eine schmale Zelle und benötigt ein Währungsformat. In diesem Fall können Sie anstelle der Formel A12*C35 die folgende Formel verwenden:

=TEXT(A12*C35;"#.##0 DM_);(#.##0 DM);0")

Nach der Formatierung paßt eine Zahl mit vielen Stellen nicht in die Zelle, so daß statt dessen die Zeichen #### angezeigt werden. Erweitern Sie die Spalte, bis die Zahl erscheint. Sie können auch die Funktion TEXT() verwenden, um das Ergebnis in Text umzuwandeln, denn Text wird auch über den Zellrand hinaus angezeigt. Obwohl diese Zahl als Text dargestellt wird, können Sie in anderen Formeln weiterhin auf diese Zelle verweisen. In Berechnungen wird weiterhin der Zahlenwert verwendet.

Datums- und Zeitformate

Excel kann Datums- und Zeitberechnungen ausführen. Voraussetzung ist jedoch, daß Sie die Daten und Uhrzeiten in einem Format eingeben, das Excel interpretieren kann. Als Daumenregel kann man sagen, daß Sie Datums- und Zeitwerte so eingeben, wie Sie sie zu lesen und schreiben gewohnt sind. Excel unterstützt alle in Tabelle 5.7 aufgeführten Formate. Wenn Sie etwa das Datum 12.1.97 in eine Zelle mit dem Standardformat eingeben, und (Eingabetaste) drükken, so wird die Zelle im Format t.m.jj formatiert.

Tatsächlich werden Datums- und Zeitwerte in Excel als serielle Zahl gespeichert. Denn ein Datum entspricht der Anzahl von Tagen, die seit Anfang des Jahrhunderts bis zu diesem Datum verstrichen sind. Zeitwerte werden als Dezimalzahl eines 24-Stunden-Tages aufgezeichnet. Die serielle Zahl eines Datums können Sie anzeigen, indem Sie das Datum eingeben und diesem dann das Format Standard zuweisen.

Aufgrund des seriellen Werts eines Datums können Sie die Anzahl von Tagen zwischen zwei Datumsangaben berechnen. Zeitangaben werden als Dezimalzahl eines 24-Stunden-Tages berechnet.

Tabelle 5.7: Vordefinierte Datums- und Zeitformate in Excel.

Befindet sich die Zelle im Standardformat, bevor Sie ein Datum eingeben, so brauchen Sie die Zelle nicht zu formatieren. Denn Excel weist der Zelle anstelle des Standardformats automatisch ein Ihrer Eingabe entsprechendes Datumsformat zu. Selbstverständlich ist es möglich, dieser Zelle auch ein anderes Datumsformat zuzuweisen, oder ein benutzerdefiniertes Datumsformat zu erstellen.

Angenommen, Sie geben einen Datums- oder Zeitwert ein, und dieser wird innerhalb der Zelle linksbündig ausgerichtet. Dies bedeutet, daß die Eingabe von Excel nicht als Datum bzw. Uhrzeit interpretiert wurde, sondern als Text.

Vordefinierte Datums- und Zeitformate

Unabhängig davon, wie Sie das Datum oder die Uhrzeit eingeben oder berechnen, können Sie es in einem der vordefinierten Excel-Formate anzeigen lassen. Es ist auch möglich, eine andere Farbe für den Zellinhalt auszuwählen, oder ein Format für Datums- und Zeitwerte innerhalb eines bestimmten Bereichs einzugeben.

Um das Datums- und Zeitformat einer Zelle zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle oder den Zellbereich.
• Wählen Sie Format/Zellen.
• Öffnen Sie das Register Zahlen.
• Wählen Sie in der Kategorienliste den Eintrag Datum oder Uhrzeit.
• Wählen Sie aus der Liste rechts ein Format aus.
• Wählen Sie OK.

Um Datums- und Zeitwerte mit Hilfe eines Direktbefehls einzugeben und automatisch formatieren zu lassen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle.
• Drücken Sie eine der folgenden Tastenkombinationen:

Eigene Datums- und Zeitformate definieren

Wenn Sie das Datum oder die Uhrzeit auf eine Weise schreiben wollen, für die Sie kein Format finden, so können Sie selbst ein Datumsformat definieren. Dazu markieren Sie in der Kategorienliste (Register Zahlen) die Option Benutzerdefiniert, und geben dann den neuen Formatcode in das Eingabefeld Format ein. Der einzige Unterschied zu einem benutzerdefinierten Zahlenformat besteht darin, daß Sie für Datums- und Zeitformate andere Codezeichen verwenden. Diese Zeichen finden Sie in Tabelle 5.8 erläutert.

Tabelle 5.8: Datums- und Zeitformate. (Forts.)

Einige Beispiele für benutzerdefinierte Datumsformate sehen Sie in Tabelle 5.9.

Tabelle 5.9: Einige benutzerdefinierte Datumsformate.

Tips zur Formatierung von Datums- und Zeitwerten

Sie können die Funktion TEXT() zusammen mit verkettetem Text verwenden und so etwa Überschriften erstellen, die das aktuelle Datum enthalten. Das Beispiel

="Heute ist der "&TEXT(JETZT();"T. MMM. JJJJ")

generiert Text wie der folgende:

Heute ist der 15. Jan. 1997

Immer wenn das Tabellenblatt neu berechnet oder geöffnet wird, wird das durch die Funktion JETZT() spezifizierte Datum aktualisiert.

Sie können auch benutzerdefinierte Formate mit Text erstellen. Dazu geben Sie den, in Anführungszeichen gesetzten, Text im Register Zahlen in das Eingabefeld Formate ein.

Tabellenblätter, die aus Macintosh Excel importiert wurden, zeigen ein anderes Datum an. In Excel für den Macintosh wird ein anderes serielles Datum verwendet als in Excel für Windows. Wählen Sie Extras/Optionen, öffnen Sie das Register Berechnen und aktivieren Sie die Option 1904-Datumswerte.

Zeilen und Spalten formatieren

Die Darstellung Ihres Tabellenblatts oder einer Datenbank läßt sich verbessern, indem Sie die Spaltenbreite und die Zeilenhöhe ändern. Durch entsprechende Anpassungen ist es oft möglich, mehr Daten auf einer Seite unterzubringen. Sie können sogar vertrauliche Daten in einer Zeile oder Spalte von der Anzeige ausblenden. In dem folgenden Abschnitt werden diese Aufgaben erläutert.

Spaltenbreite anpassen

Sie können in Excel eine oder mehrere Spalten anpassen, sei es nun aus Gestaltungsgründen, weil der Inhalt einer Zelle zu groß ist oder weil sonst nicht alle Daten auf dem Bildschirm oder beim Ausdruck in einem bestimmten Papierformat sichtbar sind. Wenn der Inhalt die Zellgröße überschreitet, werden in der Zelle statt dessen die Zeichen #### angezeigt.

Um die Breite einer oder auch mehrerer Spalten zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie mehrere angrenzende Spalten, indem Sie mit dem Cursor über die Spaltenüberschriften ziehen. Eine einzelne Spalte braucht nicht zuvor markiert werden, damit Sie sie ändern können. Nichtangrenzende Spalten markieren Sie, indem Sie (Strg) drükken und einzeln auf die verschiedenen Spaltenüberschriften klicken (siehe Bild 5.29).

Abbildung 5.29: Mit (Strg)+Klick auf die Spaltenüberschriften markieren Sie nichtangrenzende Spalten.

• Setzen Sie den Cursor auf den rechten Rand der Spaltenüberschrift. Um beispielsweise die Breite von Spalte B zu ändern, setzen Sie den Cursor zwischen Spalte B und C. Der Cursor nimmt die Form eines Doppelpfeils an.
• Ziehen Sie nach links oder rechts, bis sich die gestrichelte Linie an der gewünschten Position befindet, und lassen Sie dann die Maustaste los. Alle markierten Spalten werden entsprechend angepaßt und erhalten dieselbe Breite.

Während des Ziehens wird ein Infofeld mit der jeweils aktuellen Spaltenbreite eingeblendet. Diese Anzeige basiert auf der Standardschrift.

Um eine Spalte mit Hilfe der Maus an den breitesten Eintrag anzupassen, klicken Sie zweimal auf den rechten Rand der Spaltenüberschrift.

Um die Breite einer oder mehrerer Spalten mit Hilfe von Menübefehlen zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie mindestens eine Zelle in allen zu ändernden Spalten.
• Wählen Sie Format/Spalte.
• Passen Sie die Spaltenbreite mit Hilfe einer der folgenden Techniken an:

Wählen Sie Breite, um die Spaltenbreite über einen Wert festzulegen, der auf der Standardschrift basiert. Das Dialogfeld Spaltenbreite erscheint (siehe Bild 5.30). Tragen Sie den Wert in das Eingabefeld ein, und wählen Sie dann OK.

Abbildung 5.30: Geben Sie die Spaltenbreite in Zeichen der Standardschrift an.

Wählen Sie Optimale Breite bestimmen, damit die Spaltenbreite an den breitesten Zellinhalt der aktuellen Markierung angepaßt wird.

Wählen Sie Standardbreite, um entweder die ursprüngliche Spaltenbreite wiederherzustellen oder allen Spalten eine neue Standardbreite zuzuweisen.

• Wählen Sie OK.

Die Breitenangaben für die Spalten basieren auf der Bildschirmschrift. Wenn Sie TrueType-Schriften verwenden, sollte daher die Spaltenbreite auch im Ausdruck stimmen.

Spalten ausblenden

Wenn Sie eine Datenbank oder ein Tabellenblatt für mehrere Anwender erstellen, müssen Sie alle eingegebenen Informationen ändern. Sie haben auch die Möglichkeit, bestimmte Spalten temporär auszublenden, so daß Sie weder ausgedruckt noch auf dem Bildschirm angezeigt werden.

Um eine Spalte mit Hilfe der Maus zu verbergen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Setzen Sie den Cursor auf den rechten Rand des Kopfes der auszublendenden Spalte. Der Cursor nimmt die Form eines Doppelpfeils an.
• Ziehen Sie den Cursor nach links, bis zum linken Spaltenrand.

Um eine Spalte mit Hilfe der Maus wieder einzublenden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Setzen Sie die linke Spitze des Doppelpfeils auf die Trennlinie zwischen den beiden anderen Spalten. Die Cursorform wird so geändert, daß der Mittelstrich des Doppelpfeils nicht mehr ausgefüllt ist.
• Ziehen Sie diesen Doppelpfeil nach rechts, und lassen Sie die Maustaste wieder los.

Um bestimmte Spalten mit Hilfe eines Menübefehls auszublenden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie in allen auszublendenden Spalten je eine Zelle.
• Wählen Sie Format/Spalte/Ausblenden.

Um ausgeblendete Spalten wieder anzuzeigen, markieren Sie in den beiden Spalten, welche die ausgeblendeten umschließen, je eine Zelle (oder auch die gesamte Spalte) und wählen Format/Spalte/Einblenden.

Zeilenhöhe anpassen

Sie können die Zeilenhöhe ändern, um mehr Platz für Überschriften einzuräumen oder um einen größeren Abstand zwischen Summe und Zwischensumme festzulegen. Das Verfahren zum Ändern der Zeilenhöhe ist entsprechend wie das Ändern der Spaltenbreite. Standardmäßig paßt sich die Zeilenhöhe automatisch dem höchsten Schriftgrad in der betreffenden Zeile an. Beim Ändern der Zeilenhöhe sollten Sie darauf achten, daß Sie die Zeichen oben nicht abschneiden.

Um die Höhe von einer oder mehreren Zeilen mit Hilfe der Maus zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie eine oder mehrere Zeilen.

In Bild 5.31 sind die Zeilen 12, 14 und 17 markiert.

Abbildung 5.31: Markieren Sie mehrere Zeilen, um allen dieselbe Höhe zuzuweisen.

• Setzen Sie den Cursor auf den unteren Rand des Kopfes der zu ändernden Zeile. An der richtigen Position nimmt der Cursor die Form eines vertikalen Doppelpfeils an.
• Ziehen Sie nach oben oder nach unten, bis sich die gestrichelte Linie an der gewünschten Position befindet, und lassen Sie dann die Maustaste los. Alle markierten Zeilen werden entsprechend angepaßt und erhalten dieselbe Höhe.

Während des Ziehens wird ein Infofeld mit der jeweils aktuellen Zeilenhöhe eingeblendet. Diese Anzeige basiert auf der Standardschrift.

Um die Höhe einer Zeile an den höchsten Schriftgrad anzupassen, klicken Sie zweimal auf den unteren Rand des Zeilenkopfes.

Um die Zeilenhöhe mit Hilfe von Menübefehlen zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie mindestens eine Zelle in allen zu ändernden Zeilen.
• Wählen Sie Format/Zeile.
• Wählen Sie Höhe, damit das Dialogfeld Zeilenhöhe angezeigt wird.

Tragen Sie dann die Höhe in das Eingabefeld Zeilenhöhe ein, und wählen Sie OK.

Oder:

Wählen Sie Optimale Höhe, damit die Zeilenhöhe automatisch angepaßt wird (dies ist die Standardeinstellung).

Zeilen ausblenden

Um bestimmte Datenzeilen auszublenden, gehen Sie ähnlich vor wie beim Ändern der Zeilenhöhe. Sie markieren die auszublendenden Zeilen und wählen Format/Zeile/Ausblenden.

Um so verborgene Zeilen wieder anzuzeigen, markieren Sie Zellen in der Zeile vor und hinter der ausgeblendeten und wählen Format/Zeile/ Einblenden. Verborgene Zeilen lassen sich auch wieder einblenden, indem Sie den Doppelpfeil der ausgeblendeten Zeile nach unten ziehen. Dazu setzen Sie die obere Spitze des Doppelpfeils auf die Trennlinie zwischen den beiden anderen Spalten. Die Cursorform wird so geändert, daß der Mittelstrich des Doppelpfeils nicht mehr ausgefüllt ist. Ziehen Sie diesen Doppelpfeil nach unten, und lassen Sie die Maustaste wieder los. Die ausgeblendeten Zeilen werden wieder angezeigt.

Tips zum Ausblenden von Zeilen und Spalten

Wenn Sie bestimmte Kombinationen an ausgeblendeten Zeilen und Spalten immer wieder verwenden, sollten Sie mit Hilfe des Befehls Ansicht/Ansicht anpassen benutzerdefinierte Ansichten erstellen. Dabei speichern Sie den aktuellen Status an ein- und ausgeblendeten Zeilen und Spalten unter einem bestimmten Namen. Nachdem Sie einige solcher Ansichten gespeichert haben, können Sie diese mit Hilfe des Befehls Ansicht/Ansicht anpassen schnell wechseln.

Eine Spalte oder Zeile läßt sich nicht mehr einblenden. Manchmal ist eine Zeile oder Spalte so gut verborgen, daß es schwierig ist, sie manuell wieder anzuzeigen. (Der Cursor mit dem Doppelpfeil und dem nichtausgefüllten Mittelstrich wird nicht angezeigt.) In einem solchen Fall markieren Sie am besten die Spalte bzw. Zeile vor und hinter der ausgeblendeten, wählen Format/Spalte/Standardbreite und klicken auf OK. Alle drei markierten Spalten werden wieder in der Standardbreite angezeigt. Jetzt können Sie den Spalten manuell wieder die geeignete Breite zuweisen.

Farben, Muster und Rahmen

Durch Muster, Rahmen und auch Farben können Sie die Gestaltung Ihrer Tabellenblätter und Berichte aufwerten und wichtige Informationen hervorheben. Gerade durch diese Leistungsmerkmale läßt sich der Eindruck professioneller Hochglanzseiten erwecken. Der vorliegende Abschnitt erläutert, wie Sie Farben und Muster ändern und zuweisen können.

Durch den Einsatz verschiedener Schraffuren und anderer Muster im Hintergrund von Zahlenkolonnen können Sie schnell hochwertige Tabellenblätter und Berichte produzieren. Beispiele dafür finden Sie in verschiedenen Abbildungen in diesem Buch. In Bild 5.32 sehen Sie die 18 zur Verfügung stehenden Schwarzweißmuster.

Abbildung 5.32: Mit Hilfe von Mustern und Schraffuren läßt sich die Gestaltung Ihrer Tabellenblätter aufwerten.

Sie können dieselben Muster auch mit einer Vorder- und Hintergrundfarbe versehen oder einfach eine Farbe ohne Muster zuweisen. Und da immer mehr Peripheriegeräte (Bildschirme, Drucker wie auch Projektoren) die Darstellung von Farben unterstützen, sollten Sie dieses Gestaltungs- und Unterscheidungsmittel auch nutzen.

Schattierungen können Sie auch schnell mit Hilfe der Schaltflächen Helle Schattierung und Dunkle Schattierung zuweisen. Diese Schaltflächen finden Sie in der Kategorie Format im Register Befehle des Dialogfelds Anpassen und lassen sich in jede Symbolleiste einbinden. Um eine helle oder dunkle Schattierung einer Zelle zuzuordnen, markieren Sie die Zelle und klicken dann auf die entsprechende Schaltfläche.

Muster oder Farben zuweisen

Um den Zellen Ihres Tabellenblatts Schwarzweiß- oder Farbmuster zuzuweisen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu formatierenden Zelle(n).
• Wählen Sie Format/Zellen.
• Öffnen Sie das Register Muster (siehe Bild 5.33).

Abbildung 5.33: Das Register Muster erlaubt Ihnen die Vorschau von
Mustern und Farbkombinationen, bevor Sie sie den Zellen zuordnen.

• Wählen Sie aus den Farbtafeln die Farbe für den Zellenhintergrund aus.

Die oberen Farbtafeln stellen die Farbskala dar. Die oberste Reihe der unteren Farbtafeln umfaßt die ersten acht Farben, die in Diagrammen für das Auffüllen von Flächen verwendet werden. Die unterste Reihe umfaßt die ersten acht Farben, die in Diagrammen für das Zeichnen von Linien verwendet werden. Für die Formatierung von Zellen und anderen Objekten können Sie diese Farben ebenfalls verwenden.

• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Muster ein Muster aus. Die weiße Fläche wählen Sie, wenn eine Farbe ohne Muster zugeordnet werden soll.
• Wenn Sie ein farbiges Muster definieren wollen, wählen Sie aus der Drop-down-Liste Muster eine zweite Farbe aus. Überprüfen Sie das Resultat in der Vorschau.
• Wählen Sie OK.

Den Zellenhintergrund können Sie auch mit Hilfe einer Schaltflächen in der Format-Symbolleiste ändern. Und mit einer weiteren Schaltfläche die Farbe des Textes in der Zelle. Um den Zellenhintergrund zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu ändernde Zelle bzw. den Zellbereich.

• Klicken Sie in der Format-Symbolleiste neben der Schaltfläche Füllfarbe auf den Abwärtspfeil. Eine Farbpalette wird geöffnet.
• Klicken Sie auf die Farbe, die Sie verwenden wollen.

Um die Farbe des Zelleintrags zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu ändernde Zelle bzw. den Zellbereich.

• Klicken Sie in der Format-Symbolleiste neben der Schaltfläche Schriftfarbe auf den Abwärtspfeil. Eine Farbpalette wird geöffnet.
• Klicken Sie auf die gewünschte Farbe.

Sie können Schaltflächen in eine Symbolleiste einsetzen, die zur Zuweisung heller und dunkler Schattierungen dient. Diese Schaltflächen finden Sie in der Kategorie Format im Register Befehle des Dialogfelds Anpassen und lassen sich in jede Symbolleiste einbinden. Um eine helle oder dunkle Schattierung einer Zelle zuzuordnen, markieren Sie die Zelle und klicken dann auf die entsprechende Schaltfläche.

Rahmen und Linien zuweisen

Sie können die Zellen mit einem Rahmen versehen oder Rahmen als Linien und doppelte Linien verwenden, etwa um die Zelle(n) hervorzuheben, um Dateneingabebereiche zu definieren oder um Summen und Zwischensummen von einer Zahlenkolonne abzutrennen. Wenn Sie Rahmen mit Schattierungen kombinieren, werden Ihre Dokumente übersichtlicher (siehe Bild 5.34).

Abbildung 5.34: Excel bietet viele Kombinationsmöglichkeiten aus Schattierungen und Rahmen.

Auf dem Bildschirm sind Rahmen besser sichtbar, wenn die Gitterlinien ausgeblendet sind. Wählen Sie dazu Extras/Optionen und deaktivieren Sie die Option Gitterlinien.

Mit Hilfe der Schaltfläche Rahmen in der Format-Symbolleiste können Sie die markierten Zellen mit einem Rahmen versehen. Führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle oder den Zellbereich.

• Klicken Sie in der Format-Symbolleiste neben der Schaltfläche Rahmen auf den Abwärtspfeil. Eine Palette mit einer Auswahl verschiedener Rahmen wird geöffnet.
• Klicken Sie auf den gewünschten Rahmentyp.

Die markierte Zelle bzw. der Zellbereich wird umrahmt.

Um eine Zelle oder einen Zellbereich mit Hilfe eines Menübefehls zu umrahmen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle oder den Zellbereich.
• Wählen Sie Format/Zellen.
• Öffnen Sie das Register Rahmen (siehe Bild 5.35).

Abbildung 5.35: Im Register Rahmen können Sie einen Rahmentyp definieren und zuweisen.

• Wählen Sie rechts im Gruppenfeld Linie eine Linienart für den Rahmen aus.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Farbe eine Farbe für die Rahmenlinie aus.
• Legen Sie im Gruppenfeld Rahmen fest, welche Seiten der Zelle bzw. des Zellbereichs mit der jeweils eingestellten Linienart umrahmt werden sollen.

Sie können die Rahmenlinien zuweisen, indem Sie im Vorschaufeld direkt auf die entsprechenden Seiten klicken oder indem Sie links und unten von diesem Feld auf die entsprechende Schaltfläche klicken.

Um eine Zelle oder einen Zellbereich in einem Arbeitsschritt zu umrahmen, klicken Sie im Gruppenfeld Voreinstellungen auf die Schaltfläche Kontur.

Um alle Zellen eines Bereichs einzeln zu umrahmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Innen.

Sie können verschiedene Seiten des Zellbereichs mit unterschiedlichen Linienarten oder -farben umrahmen. Dazu legen Sie immer zuerst die Linienart fest und bestimmen dann, welche Seite bzw. Seiten damit umrahmt werden sollen.

Um alle Rahmen zu entfernen, klicken Sie im Gruppenfeld Voreinstellungen auf die Schaltfläche Ohne.

• Wählen Sie OK.

Die Farb- und Rahmenpaletten aus der Format-Symbolleiste können Sie »wegziehen« und auf dem Bildschirm angezeigt lassen. Dadurch können Sie schnell mehrere Farben und Rahmen zuweisen. Um eine Palette loszulösen, öffnen Sie in der Symbolleiste die entsprechende Drop-down-Liste, ziehen den Cursor auf die graue Leiste über der Palette und lassen die Maustaste los, wenn die Leiste blau erscheint. Jetzt können Sie die Palette verschieben. Um die Palette wieder zu schließen, klicken Sie auf das Schließfeld (×).

Tips zu Rahmen, Mustern und Farben

Die feinste Grauauflösung haben Sie in der zweitletzten Farbtafel der Spalte mit den Grautönen rechts in der Farbpalette. Verwenden Sie diese Farbe für ausgefüllte Flächen. Auf Laserdruckern wird dieses Hellgrau sehr gleichmäßig ausgedruckt.

Für die Muster in den Zellen können Sie bis zu 56 Farben verwenden. Diese werden in der Farbpalette angezeigt. Wenn Sie Extras/Optionen wählen und das Register Farbe öffnen, wird diese Palette angezeigt.

Wenn Ihnen die für Muster und Schriften verfügbaren Farben nicht gefallen, so haben Sie die Möglichkeit, Ihre eigene Farbpalette zusammenzustellen. Dazu wählen Sie Extras/Optionen und öffnen das Register Farbe. Hier markieren Sie eine Farbtafel und wählen die Schaltfläche Bearbeiten. Das Dialogfeld Farben wird eingeblendet. Im Register Standard wählen Sie aus vordefinierten Standardfarben eine Farbe aus; im Register Anpassen mischen Sie Ihre Farbe selbst.

Mehrere Formate gleichzeitig zuweisen

Formatvorlagen sind ein leistungsstarkes Formatierungsmerkmal, dessen Einsatz Zeit sparen helfen kann. Vor allem hilft es dabei, dieselben Formatierungseigenschaften immer wieder zu vergeben und dabei auch konsistent zu bleiben. Sie definieren eine Formatvorlage, indem Sie einer Kombination aus verschiedenen Formateigenschaften einen Namen zuweisen. Später können Sie diese Vorlage auf eine Zelle oder einen Zellbereich anwenden, d. h. die einzelnen Formate brauchen nicht mehr gesondert ausgewählt zu werden. Wenn Sie die zu einer Formatvorlage gehörigen Formate nachträglich ändern, so werden alle Zellen, denen diese Vorlage zugeordnet wurde, entsprechend geändert. Formatvorlagen werden für die gesamte Arbeitsmappe definiert, d. h. Sie können eine Vorlage in jedem Tabellenblatt der aktuellen Mappe verwenden.

Formatvorlagen sind sehr praktisch, da Sie verhindern, daß bestimmte Befehle ständig wiederholt werden müssen. Zudem müssen Änderungen nur einmal durchgeführt werden und werden automatisch auf alle entsprechenden Stellen in den Tabellen einer Arbeitsmappe angewendet. Wenn Sie beispielsweise für eine Firma arbeiten, bei der eine einheitliche Darstellung für Angebote oder Präsentationen gefordert ist, so definieren Sie die erforderlichen Formatvorlagen und reichen diese an die anderen Mitarbeiter weiter. Dadurch ist sichergestellt, daß überall dieselben Formatierungen verwendet werden. Titel, Überschriften oder der Haupttext von Rechnungsberichten lassen sich dadurch ebenso einheitlich gestalten wie Summen oder Zwischensummen. Und da jeder in Ihrer Firma dieselben Formatvorlagen verwendet, präsentieren Sie sich nach außen durch ein einheitliches Firmenimage.

Eine Formatvorlage kann die Formatierungen für die Zahlendarstellung, die Schrift, die Ausrichtung, den Rahmen, das Muster und den Zellschutz umfassen. Sie können sogar festlegen, daß ein bestimmtes Zahlenformat in eine Formatvorlage aufgenommen wird. So läßt sich mit Hilfe einer Formatvorlage zum Beispiel ein Zahlenformat und eine Schrift festlegen, die vorhandene Farbe jedoch bleibt unverändert.

Verschiedene Formate mit Hilfe einer Formatvorlage zuweisen

Formatvorlagen lassen sich in verschiedenen Blättern derselben Arbeitsmappe einsetzen. Denn allen Blättern einer Mappe stehen dieselben Formatvorlagen zur Verfügung. Ein Excel-Tabellenblatt wird standardmäßig mit folgenden vordefinierten Vorlagen erstellt: Dezimal, Dezimal (0), Prozent, Standard, Währung und Währung (0). Standard ist die für das gesamte Tabellenblatt vorgegebene Formatvorlage. Wenn Sie also die mit der Vorlage Standard verbundenen Formate ändern, werden in der gesamten Mappe diejenigen Zellen geändert, denen keine spezielle Formatvorlage zugewiesen wurde.

Um eine Formatvorlage anzuwenden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle(n), denen die Formatvorlage zugewiesen werden soll.
• Wählen Sie Format/Formatvorlage. Das Dialogfeld Formatvorlage wird eingeblendet.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Formatvorlagenname den Namen der gewünschten Formatvorlage aus. Die zur gewählten Vorlage gehörigen Formate werden im Gruppenfeld Formatvorlage enthält angezeigt.
• Wenn Sie nur einen Teil dieser Formate übernehmen möchten, deaktivieren Sie die entsprechenden Optionen. Verfügbar sind die Optionen Zahlenformat, Schriftart, Ausrichtung, Rahmen, Muster und Zellschutz.
• Wählen Sie OK.

Es werden nur die Formate in einer Zelle überschrieben, die im Gruppenfeld Formatvorlage enthält aktiviert wurden. Wenn Sie beispielsweise in Schritt 4 die Option Muster deaktivieren, wird das in einer Zelle vorhandene Muster beibehalten.

Wenn in einer Ihrer Symbolleisten die Formatvorlagenliste angezeigt wird, können Sie dort schnell überprüfen, welches Format auf eine gewählte Zelle angewendet wurde.

Wenn Sie häufig mit Formatvorlagen arbeiten, sollten Sie in Ihre Format-Symbolleiste die Vorlagenliste aufnehmen. Mit Hilfe dieser Drop-down-Liste können Sie Vorlagen zuweisen oder überprüfen. Um eine Formatvorlage mit Hilfe der Vorlagenliste zuzuweisen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die zu formatierende(n) Zelle(n).
• Öffnen Sie in der Format-Symbolleiste die Vorlagenliste, indem Sie auf den Abwärtspfeil klicken.
• Klicken Sie auf den Namen der Vorlage mit den gewünschten Formaten.

Formatvorlage erstellen

Formatvorlagen lassen sich auf drei Arten definieren: Sie verwenden die Formate in einer bestimmten Zelle als Vorbild, Sie wählen die Formate aus Dialogfeldern aus, oder Sie importieren die Formatvorlagen aus einer anderen Arbeitsmappe.

Formatvorlagen nach Vorbild erstellen

Besitzt eine Zelle bereits die Formate die Sie in einer Vorlage benötigen, so können Sie diese Zelle als Vorbild verwenden. Für diese Art der Vorlagendefinition verwenden Sie entweder die Symbolleiste und die Maus oder den Menübefehl Format/Formatvorlage. Wenn Sie mehrere Zellen mit unterschiedlichen Formaten markieren, werden nur die gemeinsamen Formate übernommen.

In der Regel ist es einfacher, eine Formatvorlage nach einem Zellvorbild zu erstellen, da das Resultat bereits auf dem Bildschirm sichtbar ist.

Um eine Formatvorlage nach Vorbild mit Hilfe eines Menübefehls zu erstellen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie eine Zelle mit den Formaten, die als Vorbild für die Vorlage dienen sollen.
• Wählen Sie Format/Formatvorlage. Das Dialogfeld Formatvorlage wird eingeblendet (siehe Bild 5.36).

Abbildung 5.36: Geben Sie in das Eingabefeld Formatvorlagenname einen neuen
Namen ein, um eine Vorlage nach Zellvorbild zu erstellen.

• Geben Sie in das Eingabefeld Formatvorlagenname einen neuen Namen ein.
• Wählen Sie OK.

Beachten Sie, daß im Gruppenfeld Formatvorlage enthält die der Zelle zugewiesenen Formate und somit die Formate für die neue Vorlage angezeigt werden.

Formatvorlage durch Neudefinition erstellen

Wenn Sie nicht mit der Maus arbeiten, oder wenn kein Beispiel für die gewünschte Formatvorlage existiert, können Sie eine Formatvorlage auch definieren, indem Sie die einzelnen Formate aus den Registern des Dialogfelds Zellen auswählen.

Um eine Formatvorlage mit Hilfe des Befehls Format/Formatvorlage zu definieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Format/Formatvorlage.
• Geben Sie in das Eingabefeld Formatvorlagenname einen neuen Namen für die Formatvorlage ein.

Wenn Sie eine vorhandene Formatvorlage überschreiben, erscheint keine Warnmeldung. Um sicherzustellen, daß der neue Name nicht schon existiert, sollten Sie auf den Abwärtspfeil klicken und die Liste durchsuchen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. Das Dialogfeld Zellen wird eingeblendet (siehe Bild 5.37).

Abbildung 5.37: Definieren Sie das neue Format mit Hilfe der Register des Dialogfelds Zellen.

• Wählen Sie die Formate für die neue Vorlage aus, indem Sie die verschiedenen Register öffnen und die Formateigenschaften für Zahlen, Ausrichtung, Schrift, Rahmen, Muster und Schutz definieren. Wählen Sie OK.
• Soll die Vorlage einen bestimmten Formattyp nicht abdecken, deaktivieren Sie im Gruppenfeld Formatvorlage enthält die entsprechende Option. (Nur die in diesem Gruppenfeld aktivierten Formate werden zusammen mit der Vorlage zugewiesen, die deaktivierten Optionen werden aus der Zelldefinition übernommen.)
• Wenn Sie die neue Vorlage speichern und weitere Vorlagen definieren wollen, klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn Sie die neue Vorlage speichern und auf die markierten Zellen anwenden wollen, wählen Sie OK. Wenn Sie die neue Vorlage speichern, aber nicht auf die markierten Zellen anwenden wollen, klicken Sie auf Hinzufügen und wählen Schließen.

Welche Formatoption im Gruppenfeld Formatvorlage enthält aktiviert ist, bestimmt auch, welche Formattypen beim Anwenden der Vorlage in den markierten Zellen geändert werden. Ist eine Option in der Vorlagendefinition deaktiviert, so werden diese Formattypen aus der Zelle übernommen und können in den Zellen, die mit dieser Vorlage formatiert wurden, unterschiedlich sein.

Formatvorlagen zusammenführen

Vielleicht haben Sie Tabellen- oder Makroblätter erstellt, deren Formatvorlagen Sie auch in anderen Blättern bzw. Arbeitsmappen verwenden wollen. Für einen solchen Fall haben Sie die Möglichkeit, Formatvorlagen zu kopieren, indem Sie die Vorlagen zusammenführen. Beachten Sie jedoch, daß dabei alle Vorlagen der Ausgangsmappe übernommen und Vorlagen mit demselben Namen im Zielblatt überschrieben werden.

Beim Zusammenführen von Formatvorlagen muß auch die Ausgangsmappe geöffnet sein.

Um Formatvorlagen aus einer Ausgangsmappe in eine Zielmappe zu kopieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Öffnen Sie beide Arbeitsmappen und aktivieren Sie die Zielmappe.
• Wählen Sie Format/Formatvorlage.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Zusammenführen. Das Dialogfeld Formatvorlagen zusammenführen wird eingeblendet (siehe Bild 5.38).

Abbildung 5.38: Verwenden Sie das Dialogfeld Formatvorlagen zusammenführen,
um Vorlagen aus anderen Arbeitsmappen zu kopieren.

• Markieren Sie im Listenfeld Formatvorlagen zusammenführen aus die Ausgangsmappe mit den benötigten Vorlagen.
• Wählen Sie OK. Möglicherweise wird das Meldungsfenster in Bild 5.39 eingeblendet.

Abbildung 5.39: Sie können festlegen, ob Vorlagen mit gleichem Namen
durch die Vorlagen der Ausgangsmappe ersetzt werden.

Dieses Meldungsfenster wird nur eingeblendet, wenn in beiden Mappen Vorlagen desselben Namens existieren und sich die Definitionen dieser Formatvorlagen unterscheiden.

• Enthält die Ausgangsmappe Vorlagen mit demselben Namen wie Vorlagen, die bereits in der Zielmappe existieren, wählen Sie im Meldungsfenster eine der folgenden Schaltflächen:

Wählen Sie Ja, damit die Vorlagen der Zielmappe überschrieben werden.

Wählen Sie Nein, wenn nur die Vorlagen unterschiedlichen Namens kopiert werden sollen.

Wählen Sie Abbrechen, wenn keine Vorlagen kopiert werden sollen.

Das Dialogfeld Formatvorlage wird wieder angezeigt.

• Wählen Sie im Dialogfeld Formatvorlage die Schaltfläche Abbrechen, wenn Sie das Dialogfeld schließen wollen, ohne der aktuellen Zellmarkierung eine Formatvorlage zuzuweisen.

Formatvorlage neu definieren

Nicht nur beim Zuweisen von Formaten sparen Sie mit Hilfe von Formatvorlagen Zeit, sondern auch beim Ändern der Formatierungen im Dokument. Denn wenn Sie Formatvorlagen verwendet haben, brauchen Sie jetzt nur noch diese Vorlagen neu zu definieren. Das Format aller Zellen in der Arbeitsmappe, die auf den geänderten Vorlagen basieren, werden automatisch entsprechend angepaßt.

Wenn Sie eine Formatvorlage neu definieren, sollten Sie besonders sorgfältig vorgehen. Denn wenn Sie die Vorlage in einem Blatt ändern, sind auch die Zellen mit dieser Formatvorlage in allen anderen Blättern derselben Arbeitsmappe betroffen.

Wenn Sie ein Format benötigen, das von dem in der Formatvorlage definierten abweicht, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie erstellen eine neue Formatvorlage oder Sie definieren die vorhandene Formatvorlage neu. Dadurch können Sie leicht alle Überschriften, Titel, Datumsangaben oder Summen in einem Dokument anders formatieren. Angenommen, Sie definieren neue Formate für eine Formatvorlage mit dem Namen Überschriften, so übernehmen alle Zellen, denen die Vorlage Überschriften zugewiesen wurde, die neue Formatdefinition.

Um eine Formatvorlage neu zu definieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Format/Formatvorlage.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Formatvorlagenname die Formatvorlage aus, die Sie neu definieren wollen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern, damit das Dialogfeld Zellen angezeigt wird.

Wenn Sie die falsche Formatvorlage ändern, erscheint keine Warnmeldung. Deshalb sollten Sie sicherzustellen, daß Sie die richtige Formatvorlage ausgewählt haben, bevor Sie auf die Schaltfläche Ändern klicken.

• Öffnen Sie das Register für das zu ändernde Format.
• Nehmen Sie die entsprechenden Formatänderungen vor.
• Wählen Sie OK. Das Dialogfeld Formatvorlage wird wieder angezeigt.
• Wenn Sie die Vorlagenänderung speichern und auf die markierten Zellen anwenden wollen, wählen Sie OK. Wenn Sie die neue Vorlage speichern und weitere Vorlagen definieren wollen, klicken Sie auf Hinzufügen. Wenn Sie das Dialogfeld schließen wollen, ohne die geänderte Formatvorlage auf die markierten Zellen anzuwenden, klicken Sie auf Schließen.

Das Standardformat neu definieren

Das Standardformat ist in der Formatvorlage Standard gespeichert. Dieses Format wird von Excel verwendet, wenn Sie Eingaben in eine unformatierte Zelle vornehmen. Wenn Sie die Formatvorlage Standard neu definieren, erscheinen alle Zellen in dem neuen Format, denen keine Formatvorlage zugewiesen wurde. Wenn Sie Formate aus einer Zelle löschen, erhält die Zelle wieder die Vorlage Standard. Die Formatvorlage Standard wird auch für Spalten und Zeilenüberschriften, Schriften sowie für den Ausdruck von Kopf- und Fußzeilen verwendet.

Um die Formatvorlage Standard und somit die Formatierung neuer Blätter in der Arbeitsmappe neu zu definieren, verwenden Sie eine der oben beschriebenen Methoden.

Wie Sie die Standardschrift für alle neuen und vorhandenen Arbeitsmappen ändern, wird im Abschnitt »Standardschrift ändern« weiter hinten in diesem Kapitel beschrieben.

Formatvorlagen löschen

Wenn Sie eine Formatvorlage nicht mehr verwenden, sollten Sie sie löschen. Dadurch verhindern Sie die unübersichtliche Anhäufung von Vorlagen oder eine falsche Anwendung. Zudem wird das Auffinden einer bestimmten Vorlage erleichtert.

Um eine Formatvorlage zu löschen, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Format/Formatvorlage.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Formatvorlagenname den Namen der zu löschenden Formatvorlage. Die in Excel vordefinierten Vorlagen lassen sich nicht löschen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
• Soll der Zelle wieder die Vorlage Standard zugewiesen werden, wählen Sie OK oder Schließen. Um eine andere Vorlage zuzuweisen, markieren Sie diese in der Drop-down-Liste und wählen Sie OK.

Tips zu Formatvorlagen

Eine Formatvorlage wird von allen Blättern einer Arbeitsmappe verwendet – wenn Sie eine Vorlage in einem Blatt neu definieren, ändern Sie auch die Definition dieser Vorlage in den anderen Blättern der Mappe. Oft benötigen Sie in einer Arbeitsmappe mit mehreren Blättern Formatvorlagen mit ähnlichen Namen. Um unbeabsichtigten Änderungen vorzubeugen, sollten Sie die Namen der Vorlagen mit Prä- und Suffixen versehen, welche das zugehörige Blatt kennzeichnen. Angenommen, Sie arbeiten in einer Budget-Mappe mit Blättern für die Abteilungen A, B und C. Dieselbe Arbeitsmappe enthält zwei unterschiedliche Abschlußberichte. Da in beiden Blättern Zwischensummen notwendig sind, könnten Sie Vorlagennamen wie Zwischensumme, Div.; Zwischensumme, lfd. Jahr und Zwischensumme, Vorjahr verwenden.

Wenn die meisten Blätter einer Arbeitsmappe eine bestimmte Formatierung für die Standardvorlage benötigen und einige Blätter eine andere, so setzen Sie eine andere Formatvorlage ein. Es ist zwar nicht möglich, ein zweites Standardformat für einige abweichende Blätter zu definieren, aber Sie können dem gesamten Blatt die gleiche Formatvorlage zuweisen, bevor Sie Ihre Arbeit aufnehmen. Zunächst markieren Sie das gesamte Blatt. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche im Schnittpunkt von Spalten- und Zeilenüberschriften. Auf der Tastatur drücken Sie (Umschalt)+(Strg)+(Leertaste). Anschließend weisen Sie dem gesamten, markierten Blatt eine Formatvorlage zu. Die Auswirkung ist fast dieselbe, als würden Sie die Standardvorlage nur für dieses Blatt ändern. Dennoch sollten Sie nicht vergessen, daß beim Löschen der Formatierung in einer Zelle oder einem Zellbereich das Standardformat der Arbeitsmappe aktiviert wird.

Beachten Sie auch, daß Sie beim Start von Excel eine von Ihnen angepaßte Arbeitsmappe laden lassen können. Sie richten einfach die Formatvorlagen nach Ihren Anforderungen ein und speichern die Mappe als Mustervorlage mit dem Dateinamen MAPPE1.XLT im Ordner \EXCEL\XLSTART. Immer wenn Sie Excel starten, wird die Vorlage MAPPE1.XLT automatisch geladen. (Jede Mappe oder Vorlage im Ordner XLSTART wird beim Start von Excel automatisch geladen.)

Blätter, Mappen oder gemeinsam genutzte Mappen schützen

Wenn Sie Excel-Arbeitsmappen für andere entwickeln, etwa für unerfahrene Anwender oder für den Verkauf, werden Sie diesen Abschnitt besonders nützlich finden. Denn in Excel haben Sie die Möglichkeit, Zellen, grafische Objekte, Blätter, Fenster oder ganze Arbeitsmappen zu schützen. Um vertrauliche oder firmeninterne Informationen zu schützen, können Sie die Formeln auch ausblenden, so daß sie nicht in der Funktionsleiste sichtbar sind. Es ist auch möglich, ein Kennwort zu definieren, so daß nichtautorisierte Personen weder den Schutzstatus ändern noch ausgeblendete Informationen anzeigen können.

Die Vorgehensweise zum Schützen eines Blatts und seines Inhalts umfaßt zwei Befehle. Der erste formatiert die Zellen oder Objekte, die nicht zu schützen sind. Der zweite aktiviert den Schutz für ein Blatt oder die ganze Arbeitsmappe.

Wenn Sie eine gemeinsam genutzte Arbeitsmappe erstellen, gestatten Sie anderen Netzteilnehmern, zur selben Zeit Ihre Arbeitsmappe anzuzeigen und zu bearbeiten. Sie können die Änderungen der verschiedenen Anwender zusammenführen und eine Liste der vorgenommenen Änderungen aufzeichnen. Eine gemeinsam genutzte Arbeitsmappe läßt sich mit einem Schutz versehen, der verhindert, daß andere Anwender die mehrfache Nutzbarkeit der Mappe oder die Aufzeichnung eines Änderungsprotokolls aufheben.

Formelschutz aufheben und Formeln ausblenden

Der Zellschutz ist ein wertvolles Leistungsmerkmal. Es verhindert, daß Daten versehentlich über eine Formel eingegeben werden oder daß nichtberechtigte Anwender die Formeln ändern. Sie können auch festlegen, ob der Zellinhalt in der Funktionsleiste sichtbar sein soll. Auch wenn die Anzeige des Zellinhalts in der Funktionsleiste ausgeblendet ist, werden die Zellwerte und Formelergebnisse weiterhin im Tabellenblatt angezeigt.

Standardmäßig sind alle Zellen gesperrt und die Formeln werden angezeigt. Gemäß der folgenden Anleitung können Sie bestimmte Zellen so formatieren, daß die Anwender Daten eingeben können oder daß der Zellinhalt in der Funktionsleiste ausgeblendet ist. Die Sperrungen und Ausblendungen werden erst wirksam, nachdem Sie den Befehl Extras/Schutz gewählt haben.

Um die Sperrung einer Zelle aufzuheben, so daß sie bearbeitet werden kann, oder um die Anzeige des Zellinhalts in der Funktionsleiste auszublenden, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Markieren Sie die Zelle(n), deren Sperrung Sie aufheben bzw. deren Formeln Sie ausblenden wollen.
• Wählen Sie Format/Zellen.
• Öffnen Sie im Dialogfeld Zellen das Register Schutz (siehe Bild 5.40).

Abbildung 5.40: Formatieren Sie zunächst die Zellen als ungesperrt oder ausgeblendet, und aktivieren Sie erst danach den Schutz für das gesamte Blatt bzw. die gesamte Arbeitsmappe.

• Deaktivieren Sie die Option Gesperrt, damit sich die Zellen bearbeiten lassen, bzw. aktivieren Sie die Option Formel ausblenden, damit der Inhalt der markierten Zellen nicht in der Funktionsleiste angezeigt wird.
• Wählen Sie OK.

Sie können weiterhin alle Zellen im Tabellenblatt ändern und auch alle Formeln in der Funktionsleiste überprüfen. Erst wenn Sie den Schutz für das Blatt oder die Mappe aktiviert haben, tritt der Zellschutz in Kraft.

Schutz aktivieren

Um den Schutz eines Blatts oder einer Arbeitsmappe zu aktivieren, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Extras/Schutz.
• Wählen Sie im Untermenü entweder Blatt oder Arbeitsmappe oder Freigabe.
• Bei Blattschutz legen Sie jetzt fest, ob der Inhalt, Objekte und/oder Szenarien geschützt werden sollen.

Oder:

Bei Arbeitsmappenschutz legen Sie fest, ob der Aufbau und/oder die Fenster geschützt werden sollen.

Oder:

Bei Schutz der gemeinsamen Nutzung (Freigabe) schützt die Option Freigabe mit Änderungsprotokoll den Freigabestatus und sorgt dafür, daß ein Änderungsprotokoll aufgezeichnet wird. Dadurch wird verhindert, daß andere Anwender die Option deaktivieren.

• Sie haben die Möglichkeit, ein Kennwort festzulegen. Zulässig sind Ziffern, Leerzeichen sowie Groß- und Kleinbuchstaben.
• Wählen Sie OK.

Geschützte Fenster, Inhalte oder Objekte lassen sich nicht verlagern, in der Größe ändern oder formatieren. Schützen Sie Objekte, die immer an derselben Stelle im Blatt erscheinen sollen. Schützen Sie Fenster, wenn Sie für Erstanwender positioniert wurden und immer in dieser Position angezeigt werden sollen. Durch den Schutz des Inhalts verhindern Sie, daß die Anwender Zellen ändern, die als ungesperrt formatiert wurden. Der Schutz von Szenarien verhindert, daß Anwender die in Szenarien verwendeten Datensets ändern. Wenn Sie den Aufbau einer Arbeitsmappe schützen, können keine Blätter eingefügt, gelöscht oder verschoben werden.

Sie können die verschiedenen Schutzoptionen aktivieren, ohne ein Kennwort anzugeben. Wenn Sie jedoch ein Kennwort angeben, müssen Sie es ein zweites Mal eingeben, um sicherzustellen, daß Ihnen beim ersten Mal kein Tippfehler unterlaufen ist. Sie können den Zellschutz aktivieren, ohne ein Paßwort zu verwenden. Sie müssen sich sowohl an die verwendeten Zeichen als auch an die Schreibweise erinnern, denn der Kennwortschutz unterscheidet zwischen Groß- und Kleinschreibung.

Um den Schutz eines Blatts oder einer Arbeitsmappe aufzuheben, wählen Sie Extras/Schutz und dann Blattschutz aufheben bzw. Arbeitsmappenschutz aufheben. Wenn Sie ein Kennwort angegeben haben, müssen Sie dieses jetzt eingeben. Verwenden Sie exakt dieselbe Schreibweise, einschließlich der Groß- und Kleinschreibung.

Nachdem Sie das Blatt geschützt haben, sollten Sie einige der Menüs überprüfen. Beachten Sie, daß ein Großteil der Menübefehle abgeblendet sind und nicht angewendet werden können. Die einzig verfügbaren Befehle in einem geschützten Blatt oder in einer geschützten Arbeitsmappe sind die Befehle, die sich auf Komponenten beziehen, die nicht geschützt sind.

Wird eine Arbeitsmappe bereits von einem Netzteilnehmer genutzt, so können Sie zwar die Freigabe und die Aufzeichnung des Änderungsprotokolls schützen, aber kein Kennwort angeben. Um ein Kennwort für die Freigabe zu definieren, müssen Sie zunächst den Freigabeschutz aufheben.

Tips zum Schützen von Blättern und Arbeitsmappen

Die Schutzoptionen in Excel sind besonders geeignet für die Erstellung von Dateneingabeformularen. Die Anwendung wird vereinfacht, wenn Sie die Gitternetzlinien ausblenden. Zudem sollten Sie die Sperrung von Zellen aufheben, in die Daten einzugeben sind. Vor der Dateneingabe jedoch schützen Sie den Inhalt des Blatts. Wenn der Anwender danach die Taste (Tab) oder (Umschalt)+(Tab) drückt, wird der Cursor nur zwischen den ungesperrten Zellen versetzt.

Vergessen Sie auf keinen Fall Ihr Kennwort. Denn wenn Sie es vergessen, können Sie keine Änderungen mehr vornehmen. Es folgen einige Ratschläge für die Wahl des geeigneten Kennworts:

• Merken Sie sich die großgeschriebenen Buchstaben in Ihrem Kennwort. Denn Kennwörter in Excel unterscheiden zwischen Klein- und Großschreibung.
• Vermeiden Sie Kennwörter, die schnell zu erraten sind, wie die folgenden, immer wieder verwendeten Kennwörter: der Geburtsname Ihrer Mutter, der Geburtsname oder einer der Vornamen Ihres Partners bzw. Ihrer Partnerin, die Namen Ihrer Kinder, Ihr Geburtsdatum oder Ihre Mitarbeiternummer.
• Befestigen Sie nicht einen Zettel mit Ihrem Kennwort am Computer. (Kommt immer wieder vor!)
• Verwenden Sie Symbole oder einen ungewöhnlichen Einsatz von Großbuchstaben, den Sie nicht vergessen.
• Sorgen Sie dafür, daß ein vertrauensvoller Mitarbeiter in Ihrer Firma eine gut aufbewahrte Liste aller Kennwörter führt. Nur dadurch ist gewährleistet, daß ein Kennwort zugänglich ist, wenn ein Mitarbeiter ausfällt.
• Ändern Sie Kennwörter, wann immer Sie die Geheimhaltung des ersten anzweifeln.

Blattgruppen formatieren

Eine weitere Möglichkeit der Zeitersparnis bietet sich Ihnen durch die Möglichkeit, Gruppen von Blättern in einer Arbeitsmappe gleichzeitig zu formatieren. Während Sie das aktive Blatt einer Gruppe formatieren, werden diese Änderungen auf die Zellen in derselben Position auch in den anderen Blättern der Gruppe übernommen. Wenn Sie einen Bereich im aktiven Blatt benennen, wird dieser Name auch auf alle anderen Blätter der Gruppe angewendet. Nur Blätter in derselben Arbeitsmappe lassen sich zu einer Gruppe zusammenschließen.

Bevor Sie eine Gruppenformatierung ausführen können, müssen Sie die Blätter gruppieren, indem Sie alle gleichzeitig markieren. Dazu benötigen Sie eine Maus. Um aufeinanderfolgende Blätter zu gruppieren, klicken Sie auf die Registerzunge des ersten Blatts, klicken gegebenenfalls in die Bildlaufleiste, bis die Registerzunge des letzten Blatts angezeigt wird, drücken die Taste (Umschalt) und klicken auf die Registerzunge des letzen Blatts. Um nicht-benachbarte Blätter zu gruppieren, klicken Sie auf die Registerzunge des ersten Blatts, drücken (Strg) und klicken dann auf Registerzungen weiterer Blätter, die in die Gruppe aufgenommen werden sollen. Beachten Sie, daß in der Titelleiste jetzt [Gruppe] steht. Alle Formatierungen, die Sie am aktuellen Blatt vornehmen, werden auch auf die anderen Blätter der Gruppe angewendet. Um die Gruppierung aufzuheben, klicken Sie einfach auf eine Registerzunge.

Standardschrift ändern

Zwei Gründe sprechen dafür, die Art zu ändern, wie in Excel neue Blätter und Arbeitsmappen geöffnet werden. Meist soll die Standardschrift (in der Formatvorlage Standard) geändert werden. Die Standardschrift wird in unformatierten Zellen verwendet. Der zweite Grund ist, daß neue Arbeitsmappen oder Blätter gleich beim Öffnen Überschriften, Text, Daten, Formeln oder Formate enthalten sollen. Dies läßt sich durch Mustervorlagen realisieren, die zudem selbstdefinierte Formatvorlagen und Makros oder Visual Basic-Module für die Automatisierung von Aufgaben enthalten können.

Um die beim Öffnen neuer Blätter und Arbeitsmappen verwendete Standardschrift zu ändern, führen Sie folgende Arbeitsschritte aus:

• Wählen Sie Extras/Optionen.
• Öffnen Sie das Register Allgemein.
• Wählen Sie aus der Drop-down-Liste Standardschriftart eine andere Schriftart aus und aus der Liste Schriftgrad bei Bedarf eine andere Schriftgröße.
• Wählen Sie OK.
• In einem Meldungsfenster werden Sie darauf hingewiesen, daß die Änderung erst beim nächsten Start von Excel wirksam wird. Wählen Sie OK.

Wenn Sie Excel das nächste Mal aufrufen, wird die von Ihnen eingestellte Standardschrift als neue Schrift in der Formatvorlage Standard verwendet und somit für alle neuen Tabellenblätter und Arbeitsmappen (vorausgesetzt, eine Mustervorlage wird verwendet und besitzt eine andere Einstellung).

Eine Änderung der Standardschrift hat keine Auswirkung auf andere Blätter in der Arbeitsmappe. Damit eine globale Einstellung wie diese angewendet wird, müssen Sie die Arbeitsmappe schließen und erneut öffnen. Vielleicht haben Sie für eines oder mehrere der Blätter in Ihrer Arbeitsmappe auch eine andere Mustervorlage verwendet – in diesem Fall müssen Sie die Schrift in jedem dieser Blätter einzeln ändern. Eine Änderung der Formatvorlage Standard hat keine Auswirkung auf neue Arbeitsmappen. Wenn Sie die Formatvorlage Standard ändern, so wirkt sich dies immer nur auf die aktive Arbeitsmappe aus. Ändern Sie die Formatvorlage in jeder Arbeitsmappe gesondert.