Querverweise und Beschriftungen vereinfachen die Aufgabe, komplexe oder illustrierte Dokumente zu erstellen. Querverweise verweisen auf Text oder Objekte in einem anderen Teil Ihres Dokumentes oder in einem anderen Dokument. Beschriftungen kennzeichnen und numerieren Abbildungen und Tabellen. Sie können Querverweise und Beschriftungen automatisch aktualisieren, so daß Sie beim Einfügen sicher sein dürfen, daß die Verweise korrekt bleiben – egal, wieviel Sie in Ihrem Dokument löschen, einfügen oder anderweitig bearbeiten.
Querverweise und Beschriftungen sind auch eine Vereinfachung für den Leser. Querverweise geben ihm schnellen Zugriff auf verwandte Informationen in anderen Teilen des Dokuments; Beschriftungen sind einheitliche und genaue Kennzeichnungen für Abbildungen und Tabellen.
Abbildungen 27.1 und 27.2 zeigen Beispiele für einen Querverweis und für eine Beschriftung.
Abbildung 27.1: Sowohl der Abschnittstitel als auch die Seitenzahl sind Querverweise. Wenn sich
eines davon ändert, gibt der Text auf dieser Seite die Änderung wieder.
Abbildung 27.2: Word numeriert Beschriftungen automatisch.
Da es sich bei Querverweisen und Beschriftungen um Felder handelt, kann Word sie automatisch aktualisieren, jedesmal, wenn Sie das Dokument drucken. (Felder sind verborgener Text, der spezielle Funktionen ausführt, zum Beispiel Teile eines Dokuments miteinander verknüpft). Alternativ können Sie Felder selbst aktualisieren, indem Sie sie markieren und die (F9)-Taste drücken. Wenn beispielsweise in Querverweisen Seitenzahlen enthalten sind und Sie anschließend weiteren Text eingeben, so daß sich die Seitenzahlen ändern, werden die Querverweise mit den neuen Seitenzahlen aktualisiert. Wenn Sie automatisch numerierte Beschriftungen für Abbildungen erstellen und dann weitere Illustrationen hinzufügen, werden die vorhandenen Abbildungen neu durchnumeriert.
Word 97 aktualisiert Felder beim Drucken nicht automatisch, es sei denn, Sie wählen Extras-Optionen-Drucken und aktivieren dann die Option Felder aktualisieren.
In einem Querverweis ist der gesamte Text (außer Text, den Sie selbst eingeben) ein Feldergebnis. In einer Beschriftung sind jedoch nur die Kapitel- und Beschriftungsnummer Felder. In der Beschriftung »Abbildung 1« ist das Wort »Abbildung« kein Feldergebnis, die Zahl »1« hingegen schon.
Normalerweise werden die Feldergebnisse in Ihrem Dokument angezeigt. Sie sehen wie Text aus (siehe Abb. 27.3). Wenn Sie jedoch Extras-Optionen wählen und im Register Ansicht Feldfunktionen aktivieren, sehen Sie die in Klammern gesetzte Feldfunktion statt dem Text (siehe Abb. 27.4). Deaktivieren Sie diese Option, um das Ergebnis Ihres Feldes und nicht die Funktion anzuzeigen.
Abbildung 27.3: das Feldergebnis des Querverweises kann formatiert oder bearbeitet werden.
Abbildung 27.4: Feldfunktionen werden in geschweifte Klammern gesetzt.
Um die Feldfunktionen anzuzeigen, wählen Sie den Befehl Extras-Optionen-Ansicht und aktivieren die Option Feldfunktion.
Ein Querverweis verweist den Leser auf Informationen in einem anderen Teil Ihres Dokuments (oder in einem anderen Dokument, das Teil desselben Zentraldokuments ist). Sie haben die Möglichkeit, eine große Vielfalt von Informationen in Ihre Querverweise einzubeziehen – je nach dem Inhalt des Textes oder anderen Materials, auf das Sie verweisen. Wenn sich der Inhalt oder Ablageort der Informationen ändert, aktualisiert Word den Querverweis automatisch, um diese Änderungen wiederzugeben.
Ihr Querverweis kann mehrere Arten von Information enthalten und umfaßt Überschriften, die mit den in Word integrierten Überschrift-Formatvorlagen formatiert sind (Überschrift 1-9), Seitenzahlen, die zu dem Text, auf den verwiesen wird, gehören, Fußnoten und Endnoten, Beschriftungen und Textmarken. Wenn Sie einen Querverweis in Ihr Dokument einfügen, sucht Word die Information, auf die verwiesen wird, und fügt diese an der Stelle des Querverweises ein. Wenn Sie zum Beispiel auf eine Überschrift verweisen, fügt Word den Text dieser Überschrift an der Stelle des Querverweises ein. Wenn Sie auf Text an einer anderen Stelle in Ihrem Dokument verweisen, zeigt Word die Seitenzahl, wo dieser Text auftaucht.
Querverweise erhalten grundsätzlich zwei Textarten: eingegebenen Text und die Querverweis-Information, die Word einfügt. Sie können zum Beispiel die Worte »Um Genaueres zu erfahren, lesen Sie die Seite« und dann einen Querverweis auf eine Seitennummer eingeben.
Sie haben die Möglichkeit, mehrere Verweise auf einen einzigen Querverweis in Ihr Dokument einzufügen. Nehmen wir einmal an, Sie möchten, daß Ihr Querverweis folgendermaßen aussieht: »Um Genaueres zu erfahren, lesen Sie X auf der Seite Y«. Word fügt sowohl eine Überschrift als auch eine Seitennummer ein.
Da Querverweise zwei Arten von Text enthalten – den Text, den Sie eingeben und den Querverweis an sich – ist das Einfügen eines Querverweises ein zweiteiliger Vorgang. Sie erstellen den einleitenden Text und dann den Querverweis. In vielen Fällen geben Sie zwei Querverweise ein – einen für eine Überschrift und einen für eine Seitennummer. Die Dialogbox Querverweis bleibt geöffnet, so daß Sie so viele Querverweise, wie Sie benötigen, erstellen können. Wenn Sie in der Dialogbox arbeiten, treffen Sie für jeden Querverweis, den Sie einfügen, drei Auswahlen: Als erstes wählen Sie die grundsätzliche Querverweis-Kategorie aus (zum Beispiel könnten Sie Überschrift auswählen, wenn Ihr Querverweis auf einer der integrierten Überschrift-Formatvorlagen Überschrift 1-9 basiert); als nächstes, auf welche Eigenschaft dieser Überschrift Sie verweisen möchten: den Überschrift-Text, die Seitennummer, auf der diese Überschrift erscheint oder die Überschriftennummer (falls Sie die Überschriften numeriert haben). Als letztes wählen Sie die Überschrift, auf die Sie verweisen möchten – das Feld Für welche Überschrift listet alle Überschriften auf. Jeder Verweistyp (Überschrift, Textmarke, Fußnote usw.) verfügt über spezielle Optionen.
Zwei weitere Optionen, Hyperlinks und »Oben"/"Unten«, erweitern die Funktionalität. Wenn Sie die Option Als Hyperlink einfügen wählen, können Sie den Verweis anklicken, um zum Element, auf das verwiesen wird, zu springen. Wenn Sie beispielsweise ein Inhaltsverzeichnis mit Hyperlinks versehen, können Sie von jeder Überschrift im Inhaltsverzeichnis zu dem entsprechenden Thema im Dokumentkörper springen. Wenn Sie die Einfügemarke über den Text mit dem Hyperlink stellen, zeigt ein Tip-Feld den Namen des Dokuments, auf das Sie verwiesen haben, an.
Die Option »Oben"/"Unten« steht zur Verfügung, wenn Sie auf numerierte Elemente verweisen. Wenn Sie die Option »Oben"/"Unten« hinzufügen in der Dialogbox Querverweis anklicken, fügt Word automatisch das Wort »Oben« bzw. »Unten« in den Querverweis ein, je nachdem, wo sich das Element befindet. Wenn Sie beispielsweise auf eine Abbildung verweisen, die nach dem Querverweis steht, sieht dieser folgendermaßen aus: Abbildung 1 unten.
Bevor Sie einen Querverweis einfügen können, müssen Sie das Element, auf das Sie verweisen möchten, bezeichnen. Sie können eine Überschrift-Formatvorlage, eine Textmarke, eine Fußnote, Endnote oder Beschriftung verwenden, um die Fundstelle zu bezeichnen. Wenn Sie keine Fundstellen bezeichnet haben, zeigen die Listen in der Dialogbox keine Elemente, auf die Sie verweisen können, an.
Um einen Querverweis hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 27.5: Die Dialogbox bleibt geöffnet, während Sie Ihren Querverweis vervollständigen.
Sie können Querverweise und Beschriftungen ganz einfach aktualisieren, indem Sie diese markieren und dann die Taste (F9) drücken. Um alle Querverweise zu aktualisieren, markieren Sie das gesamte Dokument und drücken dann die (F9). Die Querverweise werden automatisch aktualisiert, wenn Sie Ihr Dokument ausdrucken.
In Ihrem Dokument sieht ein Querverweis wie Text aus (obwohl er ein Feldergebnis ist), und Sie können ihn auch wie Text bearbeiten. Wenn die Einfügemarke in einem Querverweisfeld steht, ist dieser komplett hervorgehoben. Das Feld ist markiert, der Text hingegen nicht. Sie können jedoch in dem hervorgehobenen Feld Text markieren und ihn mit den üblichen Methoden bearbeiten. Wenn Sie zum Beispiel auf eine Überschrift verweisen, möchten Sie vielleicht, daß diese kursiv erscheint. In diesem Fall markieren Sie den Text wie gewohnt, nachdem Sie den Querverweis erstellt haben, und setzen ihn dann mit einem Befehl oder Shortcut kursiv. Um mehr über das Markieren von Feldern zu erfahren, lesen Sie den Abschnitt »Bearbeiten und Löschen von Querverweisen und Beschriftungen« weiter unten in diesem Kapitel.
Beschriftungen helfen Ihren Lesern, die Abbildungen in Ihrem Dokument zuzuordnen. In Word besteht eine Beschriftung aus der Beschriftungskategorie, einer Nummer und (wahlweise) einer Kapitelnummer. Eine Beschriftung könnte zum Beispiel folgendermaßen aussehen: »Abb. 7« oder »Tabelle II-1«. Sie können nach der Beschriftung und der Nummer zusätzlichen Text eingeben.
Wenn Sie eine Beschriftung erstellen, können Sie aus einer Liste von vorgefertigten Kategorien auswählen: Abbildung, Bild, Gleichung und Tabelle. Sie können aber auch Ihre eigenen Kategorien festlegen. Wählen Sie ebenso aus einer Liste von vorgefertigten Numerierungsvorlagen, wie 1 2 3, A B C oder I II III. Sie können die Beschriftung über oder unter der Abbildung plazieren.
Es gibt zwei Möglichkeiten, Beschriftungen zu erstellen. Sie können Word anweisen, jedesmal, wenn Sie einen bestimmten Objekttyp einfügen, eine Beschriftung einzufügen, z.B. wenn Sie eine Beschriftung für jedes eingefügte Bild möchten. Sie können auch ein Objekt markieren und dafür manuell eine Beschriftung erstellen.
Beschriftungen werden automatisch aktualisiert, wenn Sie weitere Beschriftungen festlegen. Die erste Beschriftung, die Sie erstellen, könnte etwa Abbildung 1 heißen, die zweite Abbildung 2. Wenn Sie nun zwischen Abbildung 1 und Abbildung 2 eine neue Beschriftung einfügen, heißt diese Abbildung 2, die bisherige Abbildung 2 wird Abbildung 3.
Word formatiert Beschriftungen in der Formatvorlage Beschriftung. Die Formatvorlage für den darauffolgenden Absatz ist Standard. Wenn Sie daher nach dem Einfügen einer Beschriftung die (Eingabetaste)-Taste drücken, erhält der nächste Absatz automatisch die Formatvorlage Standard. Sie können die Formatierung der Vorlage Beschriftung ändern, indem Sie den Befehl Format-Formatvorlage wählen oder indem Sie eine neue Formatvorlage erstellen. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie das Kapitel 11 »Formatvorlagen für wiederkehrende Aufgaben«.
Beschriftungen und Querverweise können gut zusammen verwendet werden. Sie können auf jede Art von Beschriftung einen Querverweis erstellen. Wenn sich die Beschriftung oder die Nummer ändert, aktualisieren Sie den Querverweis (um mehr über die Aktualisierung von Querverweisen zu erfahren, lesen Sie den bereits besprochenen Abschnitt »Querverweise erstellen«).
Sie können Beschriftungen für Abbildungen, Tabellen, Objekte und sogar Text manuell einfügen. Verwenden Sie dieses Verfahren, wenn die Abbildungen bereits in Ihrem Dokument enthalten sind oder wenn verschiedene Arten von Abbildungen (wie Grafiken und Tabellen) vorliegen und diese eine durchgehende Beschriftung und Numerierung erhalten sollen. So könnten Sie etwa die Beschriftung Tabelle 1: Zusammenfassung der jährlichen Verkäufe erstellen. Für jeden Beschriftungstyp, den Sie einfügen, erstellt Word eine separate Nummernfolge. Wenn Sie bereits Abbildung 1 und Abbildung 2 eingefügt haben und dann eine Beschriftung mit der Vorlage Tabelle einfügen, heißt diese Tabelle 1 und nicht Tabelle 3.
Um eine Beschriftung manuell einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 27.6: Beschriftungen enthalten die Beschriftungskategorie und Nummern, und Sie können zusätzlichen Text eingeben. In diesem Beispiel ist Abbildung die Kategorie und 1 die Nummer.
Abbildung 27.7: Word fügt die Beschriftung über oder unter dem gewählten Element ein.
Wenn Sie nach dem Einfügen einer Beschriftung in Ihr Dokument zurückkehren, blinkt die Einfügemarke am Ende der Beschriftung. Die Beschriftung ist in der Formatvorlage Beschriftung formatiert. Drücken Sie die (Eingabetaste)-Taste, um einen neuen Absatz zu beginnen, der in der Formatvorlage Standard formatiert ist.
Da Beschriftungen mit einer Formatvorlage formatiert werden, vergewissern Sie sich, daß Sie eine Zeile für sich bekommen. Sonst wird der gesamte Absatz, in dem die Beschriftung steht, mit der Formatvorlage Beschriftung formatiert.
Abbildungsbeschriftungen stehen – im Gegensatz zu anderen Beschriftungsarten – in einem Textfeld neben der Abbildung (trotzdem wird die Formatvorlage Beschriftung zugewiesen). Sie können sie bearbeiten wie jedes beliebige andere Textfeld. Sie können beispielsweise die Beschriftung rechts von der Abbildung anordnen, so, wie Sie es mit einem Textfeld tun würden.
Wenn Sie viele Abbildungen von einer bestimmten Art in Ihr Dokument einfügen möchten, können Sie bestimmen, daß Word jeder automatisch eine Beschriftung hinzufügt. Wenn Sie vorhaben, Ihr Dokument mit vielen Grafiken zu illustrieren, legen Sie am besten fest, daß Word jeder Grafik eine Beschriftung zuweist. Sie bestimmen, welche Beschriftung Word verwendet. Sie können automatische Beschriftungen für so viele verschiedene Beschriftungstypen, wie Sie möchten, einfügen lassen. Die Beschriftungen können sich entweder eine Beschriftung (und damit ein Numerierungsschema) teilen, oder Beschriftungen für jeden Objekttyp können eine eigene Kategorie und eine gesonderte Nummernfolge haben. Wenn Sie nach einer automatischen Beschriftung noch erklärenden Text hinzufügen möchten, stellen Sie die Einfügemarke ans Ende der Beschriftung und geben den Text ein.
Bevor Sie damit beginnen, Ihre Abbildungen einzufügen, aktivieren Sie Automatische Beschriftungen. Wenn Sie automatische Beschriftungen erstellen möchten, nachdem Sie bereits einige Grafiken eingefügt haben, markieren Sie die vorhandenen Abbildungen und fügen deren Beschriftungen manuell hinzu (lesen Sie hierzu weiter oben »Beschriftungen manuell einfügen«, um sich über dieses Verfahren zu informieren). Wenn die automatisch eingefügten Beschriftungen die gleiche Kategorie verwenden, werden die Nummern aktualisiert, damit sie fortlaufend sind.
Um Beschriftungen automatisch einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 27.8: AutoBeschriftung läßt sich auf viele Arten von Elementen anwenden.
Sie können während der Arbeit eine neue Beschriftungskategorie erstellen, und zwar zu drei Zeitpunkten: Wenn Sie eine Beschriftung manuell einfügen, wenn Sie automatische Beschriftungen festlegen oder nachdem Sie Ihre Überschriften eingefügt haben.
Wenn Sie eine neue Kategorie erstellen, fügt Word sie der Liste der vorhandenen Kategorien hinzu. Die neue Kategorie ist verfügbar, sobald Sie das nächste Mal eine Beschriftung erstellen.
Um eine neue Kategorie für manuelle Beschriftungen zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Es ist nicht möglich, den Text im Feld Beschriftung zu überschreiben. Um eine neue Kategorie zu erstellen, klicken Sie auf Einfügen-Beschriftung und wählen dann eine Beschriftung aus der Liste Kategorie wählen oder erstellen eine neue, indem Sie auf die Schaltfläche Kategorie klicken.
Abbildung 27.9: Erstellen Sie in der Dialogbox Neue Kategorie Ihre eigene Beschriftungskategorie.
Die neue Beschriftung erscheint in der Liste Beschriftung der Dialogbox, wie in Abb. 27.10 gezeigt.
Abbildung 27.10: Die neue Kategorie in der Dialogbox Beschriftung
Um eine neue Kategorie für automatische Beschriftungen zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können die Kategorien für Beschriftungen, die sich bereits in Ihrem Dokument befinden, ändern. Wenn Sie die Kategorie einer vorhandenen Beschriftung ändern, ändern sich alle Beschriftungen mit dieser Kategorie. Wenn Sie »Abbildung« in »Tabelle« ändern, ändern sich alle Beschriftungen mit dem Text »Abbildung« in »Tabelle«.
Um die Kategorien für vorhandene Beschriftungen zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie neue Kategorien erstellen, werden diese der Liste Kategorie hinzugefügt. Sie können diese neuen Kategorien aus der Liste löschen, die in Word integrierten Beschriftungen (wie Abbildung und Tabelle) hingegen nicht. Um eine Kategorie zu löschen, wählen Sie Einfügen-Beschriftung, markieren die Kategorie in der Liste und klicken auf Kategorie löschen. Klicken Sie dann auf Schließen. Wenn Sie die Kategorie einer vorhandenen Beschriftung löschen, bleibt die Beschriftungsnummer erhalten und das Numerierungsschema unverändert. Um mehr über das Bearbeiten von Beschriftungen zu erfahren, lesen Sie den Abschnitt »Querverweise und Beschriftungen bearbeiten und löschen« weiter unten in diesem Kapitel.
Sie können die Numerierungsvorlage für manuelle oder automatische Beschriftungen ändern, wenn Sie die Beschriftungen einfügen. Alternativ können Sie die Numerierungsvorlage für vorhandene Beschriftungen in Ihrem Dokument ändern. Wenn Sie die Numerierungsvorlage ändern, betrifft die Änderung alle Beschriftungen derselben Kategorie.
Um die Beschriftungskategorie beim Einfügen von Beschriftungen zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 27.11: Sie können das Format der Beschriftungsnummern
ändern sowie Kapitelnummern einbeziehen.
Um die Numierungsvorlage für vorhandene Beschriftungen zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Alle Beschriftungen mit derselben Kategorie zeigen die neue Numerierung.
Sie können eine Numierung auch ändern, indem Sie nicht eine Beschriftung, sondern ein beschriftetes Objekt anklicken. Wenn Sie diese Methode anwenden, schließen Sie die Dialogbox Beschriftung, indem Sie im Schritt 4 Schließen anstatt OK wählen. Wenn Sie OK wählen, fügen Sie eine neue Beschriftung hinzu.
In eine Beschriftung können Sie die aktuelle Kapitelnummer einschließen, wenn Sie die Kapitel mit einer integrierten Überschrift-Formatvorlage (Überschrift 1 bis 9) formatiert und eine Formatvorlage zur Überschriftnumerierung ausgewählt haben. Eine Beschriftung mit einer Kapitelüberschrift könnte folgendermaßen aussehen: »Abbildung 1A« oder »Tabelle II.2.«
Diese Methode funktioniert gut in einem Dokument, das aus mehreren Kapiteln besteht. In einem Dokument, das nur aus einem Kapitel besteht, gibt es natürlich nur eine Kapitelnummer.
Um in Ihre Überschriften Kapitelnummern einzubeziehen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Für automatische Numerierungen wählen Sie Einfügen-Beschriftung. In der Dialogbox Beschriftung klicken Sie auf AutoBeschriftung. Klicken Sie auf den Elementtyp, den Sie automatisch beschriften möchten, dann auf Numerierung.
Die Formatvorlage Beschriftung basiert auf der Formatvorlage Standard, der die Auszeichnung Fett und ein Zeilenabstand vor und nach dem Absatz hinzugefügt wurde. Sie können alle Beschriftungen automatisch neu formatieren, wenn Sie die Formatvorlage Beschriftung ändern. Alternativ können Sie die Beschriftung markieren und manuelle Formatierungen hinzufügen. Da die meisten Beschriftungen nur aus einer Zeile bestehen (und daher ein einzelner Absatz sind) können Sie Absatzformatierungen wie Einzug und Ausrichtung anwenden, außerdem Textformatierungen wie kursiv oder eine andere Schriftart.
Sie können Bildunterschriften auf mehrere Arten bearbeiten, z.B. Ihre Kategorien oder Numerierungsvorlagen ändern. Wie das geht, wurde in den vorhergehenden Abschnitten »Beschriftungskategorien ändern« und »Die Beschriftungsnumerierung ändern« beschrieben. Sie können Beschriftungen formatieren. Dies ist der Inhalt des vorhergehenden Abschnitts »Beschriftungen formatieren«. Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie Sie Bildunterschriften aktualisieren können.
Sie können auch den Beschriftungstext ändern. Dies hat keine Auswirkungen auf andere Beschriftungen derselben Kategorie. Sie können der Beschriftung »Abbildung 1« Text hinzufügen, und die anderen Abbildungs-Beschriftungen werden dadurch nicht berührt.
Außerdem ist es möglich, die Feldfunktion einer Beschriftung zu ändern. Auch diese Bearbeitung ändert die übrigen Beschriftungen desselben Typs nicht. Wenn Sie wissen möchten, wie man das Feld bearbeitet, lesen Sie den Abschnitt »Querverweise und Beschriftungen bearbeiten und löschen« weiter unten in diesem Kapitel.
Wenn Sie neue Beschriftungen einer Kategorie, die Sie bereits verwendet haben, einfügen, erstellt Word die korrekte fortlaufende Beschriftungsnummer. Word numeriert vorhandene Beschriftungen neu, wenn Sie zwischen diesen eine neue Beschriftung einfügen.
Wenn Sie jedoch ein Element, worauf sich eine Beschriftung bezieht, löschen oder verschieben, müssen Sie diese aktualisieren, indem Sie sie markieren und die (F9)-Taste drücken. Um alle Beschriftungen in Ihrem Dokument auf einmal zu aktualisieren, markieren Sie das gesamte Dokument und drücken die (F9)-Taste.
Wenn Sie ein beschriftetes Element verschieben, bleibt die Beschriftung an ihrem alten Platz. Wenn Sie das Element und seine Beschriftung zusammen verschieben möchten, markieren Sie beides und fügen ein Textfeld hinzu, damit beides als einzelnes Objekt behandelt wird. Wenn ein Element und seine Beschriftung in einem Textfeld stehen, können Sie die Maus verwenden, um es an eine beliebige Stelle in Ihrem Dokument zu ziehen.
Um ein Element und seine Beschriftung in ein Textfeld einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Alternativ können Sie das Element in ein Textfeld stellen und dann seine Beschriftung einfügen – die Beschriftung wird automatisch in das Textfeld einbezogen.
Querverweise und Bildunterschriften sind Felder. Standardmäßig sehen Sie in Ihrem Dokument das Ergebnis der Felder. Sie könnten zum Beispiel einen Querverweis wie »Querverweise bearbeiten« oder eine Bildunterschrift wie »Abbildung 3« erhalten. Wenn Sie jedoch die Felder statt den Feldergebnissen anzeigen, sehen Sie Feldfunktionen wie { REF _Ref375487678 \r } oder {SEQ Abbildung \* ARABISCH }. Word verwendet Felder, damit Querverweise und Bildunterschriften aktualisiert werden können, wenn sich die Daten ändern.
Sie können entweder das Feldergebnis oder die Feldfunktion bearbeiten. Das Feldergebnis zu bearbeiten, geht genauso wie das Bearbeiten von Text. Wenn die Feldfunktion das nächste Mal aktualisiert wird, geht die Bearbeitung verloren, solange Sie die Ergebnisse nicht entsperren. Sie können die Feldfunktion auch bearbeiten, wenn sie angezeigt wird, z.B., wenn Sie einen Verweis schnell ändern möchten oder um eine besondere Formatierung einzufügen. Viele Querverweise und Beschriftungen beinhalten auch normalen Text, der vor oder nach dem Feld steht. Bearbeiten Sie diesen Text mit den bekannten Verfahren zur Textbearbeitung. Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, lesen Sie das Kapitel 3 »Dokumente bearbeiten«.
Die Voraussetzung für die Bearbeitung eines Querverweises oder einer Beschriftung ist, daß die zugehörige Feldfunktion markiert und angezeigt ist. Um das Markieren einer Feldfunktion einfacher zu gestalten, können Sie die enthaltenen Daten schattieren.
Dazu führen Sie die folgenden Schritte aus:
|
Wählen Sie |
um folgendes zu erreichen |
|
Nie |
Die Feldfunktionen und -ergebnisse werden nicht schattiert dargestellt. |
|
Immer |
Die Feldfunktionen und -ergebnisse werden immer schattiert dargestellt. |
|
Wenn ausgewählt |
Die Feldfunktionen und -ergebnisse werden nur schattiert, wenn sie markiert werden oder die Einfügemarke darin steht. |
Sie können zwischen den Feldfunktionen des gesamten Dokuments und deren Ergebnissen hin- und herschalten, indem Sie die Tastenkombination (Alt)+(F9) drücken.
Um ein Feldergebnis zu bearbeiten oder zu formatieren, stellen Sie die Einfügemarke in das Feldergebnis. Wenn die Feldschattierungsoption eingeschaltet ist, sind die Feldergebnisse hellgrau unterlegt (siehe Abb. 27.12). Markieren Sie den gewünschten Text. Die Abb. 27.13 zeigt markierten Text in einem Feldergebnis.
Abbildung 27.12: Ein Feldergebnis wird hellgrau unterlegt, wenn die Einfügemarke darinsteht und die Feldschattierungsfunktion eingeschaltet ist.
Abbildung 27.13: Dieses Feldergebnis zeigt dunkleren markierten Text, der bearbeitet oder formatiert werden kann.
Um eine Feldfunktion und ihr Ergebnis zu löschen, ziehen Sie mit der Maus über eine der Klammern oder über das gesamte Feldergebnis. Dieses wird nun dunkler dargestellt (siehe Abb. 27.14). Drücken Sie die (Entf)-Taste. Es ist einfacher, Feldfunktionen zu markieren und zu löschen, wenn Sie statt der Feldergebnisse die Feldfunktionen anzeigen.
Abbildung 27.14: Wenn Sie das gesamte Feldergebnis markieren, wird dieses mit dunkler Schattierung angezeigt. Die Feldfunktion kann nun gelöscht werden.
Um das nächste Feld nach der Einfügemarke schnell zu markieren, drücken Sie die Taste (F11). Um das Feld vor der Einfügemarke zu markieren, drücken Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(F11).
Um das Feld zu aktualisieren, markieren Sie es und drücken die (F9)-Taste. Um ein Feld zu aktualisieren, können Sie es entweder hervorheben, indem Sie die Einfügemarke hineinstellen, oder es auswählen, indem Sie mit der Maus darüberziehen.
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