Sie können in Word 97 mit jeder Dokumentgröße arbeiten. Es gibt allerdings einiges zu beachten, um wirklich effizient mit umfangreichen Dokumenten zu arbeiten. Solche Dokumente sowie Dokumente mit vielen Grafiken, Feldern, Textmarken und Formatierungen benötigen mehr Haupt- und Plattenspeicher. Es kann sein, daß sie beim Laden, Speichern und Bearbeiten recht langsam sind. Dies hängt davon ab, über wieviel Speicher Ihr Rechner verfügt und mit welcher Geschwindigkeit er arbeitet.
Der größte Teil dieses Kapitels konzentriert sich auf das Arbeiten mit Zentraldokumenten, da dies die effizienteste und flexibelste Möglichkeit ist, mit großen Dokumenten umzugehen. Sie erfahren allerdings auch, wie man ein großes Dokument in mehrere kleinere Dokumente unterteilt und diese Dateien einzeln speichert. Sie lernen, wie man Inhaltsverzeichnisse und Indizes erstellt, die Informationen aus diesen einzelnen Dateien enthalten.
Word funktioniert am besten mit Dokumenten, die höchstens 20 Seiten umfassen. Wenn Ihre Dokumente deutlich mehr als 20 Seiten haben, können Sie diese Dokumente in verschiedene Dateien aufteilen und sie dann wieder mit den in diesem Kapitel beschriebenen Verfahren miteinander verbinden.
Obwohl Sie ein Dokument in mehrere kleinere Dokumente aufteilen und diese Dateien dann einzeln bearbeiten können, gibt es viele Vorteile, wenn Sie diese kleineren Filialdokumente zu einem Hauptdokument zusammenfassen. Mit der leistungsfähigen Zentraldokument-Funktion können Sie dann dieses Zentraldokument bearbeiten und organisieren. Die Arbeit in der Zentraldokument-Ansicht eines großen Dokuments (siehe Abb. 28.1) ähnelt der Arbeit mit einer Gliederung. Es ist so viel einfacher, sich im Dokument zu bewegen und es zu organisieren. Dazu werden die gleichen Methoden wie für das Organisieren einer Gliederung verwendet. Es gibt in der Zentraldokument-Ansicht auch mehrere Werkzeuge, mit denen Sie die Filialdokumente in einem Zentraldokument verwalten können.
Abbildung 28.1: Sie können die Zentraldokument-Ansicht verwenden, um ein umfangreiches Dokument zu organisieren.
Sie können im Zentraldokument mit zwei Ansichten arbeiten: Die Zentraldokument-Ansicht ähnelt der Gliederungs-Ansicht (siehe Abb. 28.1) und bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Dokument mit den gleichen Methoden, die bei Gliederungen verwendet werden, zu organisieren. Über die Schaltflächen auf der Symbolleiste Zentraldokument können Sie ganze Filialdokumente verschieben und löschen, neue einfügen, andere miteinander verbinden und ein Filialdokument in ein Zentraldokument mischen, so daß es zu einem Teil desselben wird. Wenn Sie mit einem der Filialdokumente arbeiten möchten, können Sie es schnell aus dem Zentraldokument öffnen.
Um das gesamte Dokument zur Bearbeitung und Formatierung anzuzeigen, können Sie in die Normal-Ansicht umschalten. Nun können Sie mit dem Dokument arbeiten, als ob es ein einzelnes Dokument wäre. Sie können ein Inhaltsverzeichnis, einen Index und Querverweise wie in jedes andere Dokument einfügen. Sie müssen das Dokument auch aus der Normal-Ansicht drucken. Nur wenn Sie eine Gliederung des Dokuments erhalten möchten, drucken Sie aus der Zentraldokument-Ansicht.
In der Normal-Ansicht arbeiten Sie wie in einem einzelnen Dokument. So können Sie die Standard-Befehle für das Einfügen von Seitennummern, Inhaltsverzeichnissen, Indizes und Querverweisen verwenden und dabei die Schwierigkeiten umgehen, die sich ergeben würden, wenn Sie mit mehreren einzelnen Dateien arbeiten würden. Sie können das Zentraldokument wie jede Datei ausdrucken, so daß Sie dazu nicht jede einzelne Datei öffnen müssen.
Wenn nötig, können Sie weiterhin mit den einzelnen Filialdokumenten arbeiten. Wenn Sie zum Beispiel möchten, daß jedes Filialdokument seine eigene Kopf- und Fußzeile bekommt, arbeiten Sie mit den einzelnen Dokumenten. Es können auch verschiedene Bearbeiter an den einzelnen Filialdokumenten in einem Zentraldokument arbeiten. Dann können Sie das Zentraldokument öffnen, um alle Filialdokumente zusammenzuführen und Bearbeitungen, die das gesamte Dokument betreffen, vorzunehmen. Zum Beispiel fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis und einen Index hinzu - und drucken das gesamte Dokument auf einmal.
Es gibt drei Möglichkeiten, ein Zentraldokument zu erstellen:
Die drei Arten, ein Zentraldokument zu erstellen, werden in den folgenden Abschnitten behandelt.
Egal, welcher Methode Sie sich bedienen: Sie müssen auf jeden Fall in der Zentraldokument-Ansicht arbeiten und die integrierten Überschrift-Formatvorlagen (Überschrift 1 bis Überschrift 9) verwenden. Sie können die Schaltflächen Höherstufen und Tieferstufen auf der Symbolleiste Gliederung verwenden, um die Überschriften zu erstellen. Word verwendet automatisch die Überschrift-Formatvorlagen. Sie können die Formatvorlagen auch zuweisen, indem Sie das Feld Formatvorlage auf der Symbolleiste Format verwenden.
Eine Möglichkeit, ein Zentraldokument zu erstellen, besteht darin, zunächst eine Gliederung mit mehreren Ebenen zu erstellen. Verwenden Sie dazu die Gliederungsfunktion. Es kann sich um eine leere Gliederung oder ein fertiges Dokument mit Überschrift-Formatvorlagen handeln. Word kann diese Gliederung in ein Zentraldokument umwandeln. Alle Gliederungsüberschriften auf einer von Ihnen festgelegten Ebene werden zu Word-Dokumenten umgewandelt. Sie können diese Dateien dann öffnen und sie wie üblich bearbeiten oder Text eingeben.
Um über eine Gliederung ein neues Zentraldokument zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie in die Zentraldokument-Ansicht umschalten, erscheinen die Symbolleisten Gliederung und Zentraldokument am oberen Rand Ihres Bildschirms (siehe Abb. 28.2). Die Schaltflächen werden verwendet, um Überschriften höher- oder tieferzustufen und um mit Filialdokumenten zu arbeiten. Die Tabelle 28.1 faßt die Funktionen der einzelnen Schaltflächen auf den Symbolleisten Gliederung und Zentraldokument zusammen.
Abbildung 28.2: Die Symbolleisten Gliederung und Zentraldokument vereinfachen die Ansicht und Organisation langer Dokumente.
Tabelle 28.1: Die Funktionen der Symbolleisten Gliederung und Zentraldokument
Sie können die Schaltflächen auf der Symbolleiste verwenden, um Überschriften höher- und tieferzustufen, während Sie die Gliederung eingeben. Entscheiden Sie sich für eine Überschriftebene, die den Beginn eines Filialdokuments anzeigt. So könnten Sie zum Beispiel die Ebene 2 verwenden, um den Beginn jedes Filialdokuments festzulegen.
Sie können beliebig viele Überschriften markieren, Sie müssen allerdings sicher sein, daß die erste Überschrift der Auswahl die gleiche Ebene hat wie diejenige Überschrift, mit der Sie den Beginn des Filialdokuments bestimmt haben (siehe Abb. 28.3).
Abbildung 28.3: Die erste Überschriftebene Ihrer Markierung sollte die Ebene, die Sie in Filialdokumente umwandeln möchten, sein.
Jedes Filialdokument wird von einem Rahmen umgeben. In der linken oberen Ecke jedes Rahmens erscheint ein Filialdokument-Symbol (siehe Abb. 28.3).
Abbildung 28.4: Word erstellt für jede Filialdokument-Ebene ein Filialdokument.
Wenn Sie das Zentraldokument speichern, speichert Word automatisch jedes Filialdokument als eigene Datei. Jedem Filialdokument wird ein Dateiname zugewiesen. Dabei werden die ersten Wörter der ersten Überschriftenebene verwendet. Die Dateinamen für die Filialdokumente, die aus der Gliederung auf Abb. 28.3 erstellt wurden, sind ( ), ( ) und ( ).
Word verwendet für den Dateinamen Zahlen oder andere Zeichen, falls er mit anderen Dateien im Ordner in Konflikt gerät.
Wenn Sie einem Filialdokument einen neuen Namen geben oder es an einem anderen Ort auf Ihrer Platte speichern, sollten Sie sich dazu in der Zentraldokument-Ansicht befinden. Speichern Sie dann das Zentraldokument noch einmal. Öffnen Sie zuerst das Filialdokument aus dem Zentraldokument. Dazu doppelklicken Sie auf das Filialdokument-Symbol in der linken oberen Ecke des Rahmens, der das Filialdokument umschließt. Wählen Sie dann Datei-Speichern unter, um das Filialdokument unter einem neuen Namen oder an einem anderen Ort zu speichern. Dadurch vermeiden Sie, daß die Verknüpfungen zwischen dem Zentral- und dem Filialdokument aufgehoben werden.
Ich habe die Überschriften, aus denen ich Filialdokumente erstellen wollte, markiert und dann auf die Schaltfläche Filialdokument erstellen geklickt. Die Filialdokumente wurden aber nicht so aufgeteilt, wie ich mir das vorgestellt hatte.
Wesentlich beim Erstellen von Filialdokumenten aus Überschriften ist, daß Sie alle Überschriften markieren, die Sie in Filialdokumente umwandeln möchten. Außerdem muß die erste Überschrift in der Markierung die Ebene haben, mit denen alle Filialdokumente beginnen sollen.
Wenn der ersten Überschrift in der Auswahl zum Beispiel die Ebene 2 zugewiesen wurde, werden alle Abschnitte, die mit Überschrift 2 beginnen, in Filialdokumente umgewandelt.
Wenn Sie bereits ein Dokument erstellt haben, können Sie es in ein Zentraldokument umwandeln. Dazu verwenden Sie die Symbolleiste Gliederung in der Zentraldokument-Ansicht, um die Überschriften festzulegen. Dann erstellen Sie aus diesen Überschriften Filialdokumente. Das Verfahren hierzu wurde bereits im vorigen Abschnitt beschrieben.
Um ein Zentraldokument aus einem vorhandenen Dokument zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können Filialdokumente in ein vorhandenes Hauptdokument einfügen. Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie neue Dokumente an einer bestimmten Stelle in Ihr Zentraldokument einfügen möchten.
Sie können Filialdokumente auch in ein normales Dokument einfügen. Dadurch wird dieses zu einem Zentraldokument. Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie ein normales Dokument schnell in ein Zentraldokument umwandeln möchten.
Um ein vorhandenes Dokument in ein normales oder ein Zentraldokument einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sobald Sie Ihr Zentraldokument fertiggestellt haben, können Sie die Ansichten Zentraldokument und Normal verwenden, um mit dem Dokument zu arbeiten. In der Zentraldokument-Ansicht können Sie die Gesamtstruktur des Dokuments ansehen und seine Abschnitte neu einteilen. So ist es zum Beispiel sehr einfach, die Filialdokumente, aus denen das Zentraldokument besteht, neu anzuordnen. Sie verwenden dazu die Maus und die Schaltflächen der Symbolleiste Gliederung. Sie sollten in der Zentraldokument-Ansicht arbeiten, wenn Sie Änderungen, die die Gesamtstruktur des Dokuments betreffen, vornehmen möchten. Sie können in dieser Ansicht auch die einzelnen Filialdokument öffnen, da jedes Filialdokument als Hyperlink erscheint.
In der Normal-Ansicht können Sie arbeiten, als ob Sie ein einzelnes Dokument geöffnet hätten. Sie können es formatieren, Seitenzahlen, Inhalts- und andere Verzeichnisse, Indizes und Querverweise hinzufügen. Wenn Sie in die Normal-Ansicht umschalten, wird jedes Filialdokument als Abschnitt angezeigt (lesen Sie hierzu das Kapitel 11, »Seitenlayout, Ausrichtung und Numerierungen gestalten«). Sie können diesen Abschnitten Abschnittsformatierungen zuweisen, z.B. verschiedene Kopf- und Fußzeilen zuweisen. Sie können in der Normal-Ansicht auch das Hyperlink eines Filialdokuments anklicken, um das Filialdokument zu öffnen und zu bearbeiten.
Sie können die Zentraldokument-Funktion verwenden, wenn Sie globale Änderungen, z.B. Versionsnummern oder Akronyme ersetzen, auf eine Gruppe von Dokumenten anwenden möchten. Erstellen Sie ein Zentraldokument, und öffnen Sie jedes Dokument als Filialdokument. Zeigen Sie das Zentraldokument in der Normal-Ansicht an, und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Speichern Sie dann das Zentraldokument, schließen Sie es, und löschen Sie es dann. Jedes Filialdokument wird mit den Änderungen gespeichert und verfügt nun über einen einen zusätzlichen Abschnittswechsel am Ende. Sie können diesen löschen.
Um sich über die durchgehende, einheitliche Gestaltung langer Dokumente zu informieren, lesen Sie die Kapitel 4 »Vorlagen und Assistenten für häufig erstellte Dokumenttypen« und 9 »Formatvorlagen für wiederkehrende Aufgaben«
Das Formatieren eines Zentraldokuments unterscheidet sich nicht vom Formatieren eines einzelnen Dokuments. Sie können Dokument- und Formatvorlagen sowie AutoText-Einträge für das Zentraldokument erstellen und es komplett oder teilweise formatieren. Wenn ein Filialdokument auf einer anderen Dokumentvorlage basiert wie das Zentraldokument, setzen die Formatvorlagen des Zentraldokuments die des Filialdokuments außer Kraft. Wenn Sie allerdings das Filialdokument für sich alleine öffnen, gelten die Original-Formatvorlagen weiterhin.
Um in das gesamte Zentraldokument identische Kopf- und Fußzeilen einzufügen, erstellen Sie diese im Zentraldokument. Diese Kopf- und Fußzeilen werden nicht in die einzelnen Filialdokumente eingefügt, sondern erscheinen nur in der Zentraldokument-Ansicht. Wenn Sie für die einzelnen Filialdokumente individuelle Kopf- und Fußzeilen möchten, erstellen Sie diese in den Filialdokumenten. Sie können auch die Seitennummern, Ränder und andere Abschnittsformatierungen innerhalb der Filialdokumente ändern. Wenn Sie eine vorhandene Datei in ein Zentraldokument einfügen, werden alle Abschnittsformatierungen dieses Dokuments übernommen. Dies ist sinnvoll, wenn Sie bereits Kopf- und Fußzeilen in den einzelnen Dokumenten festgelegt haben und im Zentraldokument beibehalten möchten.
Ein anderer Vorteil der Arbeit in der Zentraldokument-Ansicht ist, daß Sie Texte und Grafiken zwischen den Filialdokumenten verschieben können, ohne diese einzeln zu öffnen. Sie können auch hier mit der Drag & Drop-Technik arbeiten. Dazu müssen Sie sich in der Normal-Ansicht des Zentraldokuments befinden. Die Filialdokumente müssen über die Schaltfläche Erweitern erweitert sein. Klicken Sie auf Filialdokumente reduzieren, um die Filialdokumente im Zentraldokument zu reduzieren, sobald Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben.
Das Ausdrucken eines Zentraldokuments ist genauso einfach wie das Drucken eines einfachen Dokuments. Die Möglichkeit, ein langes Dokument im ganzen zu drucken, ist einer der Vorteile von Zentraldokumenten gegenüber einzelnen Dateien. Um das gesamte Dokument zu drucken, erweitern Sie die Filialdokumente, indem Sie auf die Schaltfläche Erweitern klicken. Wechseln Sie dann in die Normal-Ansicht. Sie können dann Datei-Drucken wählen, um das Dokument auszudrucken.
Wenn Sie eine Gliederung Ihres Dokuments drucken möchten, schalten Sie in die Zentraldokument-Ansicht um. Sie können dann die Überschriften reduzieren oder erweitern, um so viel, wie Sie möchten, anzuzeigen.
Ein weiterer Vorteil der Verwendung von Zentraldokumenten ist, daß mehrere Anwender zur gleichen Zeit gemeinsam an den Filialdokumenten eines Zentraldokuments arbeiten können. Word verfügt über eine Sperrfunktion. Diese ermöglicht allen Anwendern, ein Zentraldokument zu öffnen. Während das Zentraldokument gesperrt ist, können Sie nur die Filialdokumente, die Sie erstellt haben, bearbeiten. Trotzdem können Sie die Filialdokumente von anderen Anwendern lesen. Word verwendet in der Datei-Info eines Filialdokuments das Feld Autor, um den Ersteller zu bezeichnen.
Sie können ein Zentral- oder ein Filialdokument sperren und entsperren. Wenn Sie Wert auf einen absoluten Schutz gegen Änderungen legen, verwenden Sie am besten die Methoden zum Zuweisen von Kennwörtern. Diese werden im Kapitel 2 »Dokument erstellen und Speichern« beschrieben.
Um ein Zentraldokument oder ein Filialdokument zu sperren bzw. zu entsperren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um ein Filialdokument zu entsperren, klicken Sie an eine beliebige Stelle im Filialdokument.
Ich kann ein Filialdokument außerhalb des Zentraldokuments öffnen und dann bearbeiten und speichern. Sobald ich dasselbe Filialdokument aber aus dem Zentraldokument öffnen möchte, kann ich es weder bearbeiten noch speichern.
Der Grund dafür ist, daß das Filialdokument im Zentraldokument gesperrt wurde. Sie sehen direkt unter dem Filialdokument-Symbol des betreffenden Filialdokuments ein kleines Vorhängeschloß. Dieses zeigt an, daß das Filialdokument gesperrt ist. Wenn Sie es öffnen, erscheint es als schreibgeschütztes Dokument und kann nicht unter demselben Namen bearbeitet und gespeichert werden. Um den Schutz aufzuheben, stellen Sie die Einfügemarke an eine beliebige Stelle des Filialdokuments und klicken auf die Schaltfläche Dokument sperren. Dies ist das letzte Symbol auf der Symbolleiste Zentraldokument (siehe Abb. 28.2).
Sie können in der Zentraldokument-Ansicht mit den Filialdokumenten eines Zentraldokuments arbeiten, sie z.B. öffnen, um sie zu bearbeiten. Sie können die Reihenfolge der Filialdokumente auch ändern, außerdem Filialdokumente verbinden, trennen oder entfernen.
Sie können ein Filialdokument schnell öffnen, wenn Sie sich in der Zentraldokument-Ansicht befinden. Das ist praktisch, wenn Sie das Filialdokument bearbeiten möchten. Um ein Filialdokument zu bearbeiten, öffnen Sie das Zentraldokument, schalten in die Zentraldokument-Ansicht um und doppelklicken auf das gewünschte Filialdokument-Symbol. Wenn Sie in dem Filialdokument Änderungen vornehmen, sollten Sie es danach speichern. Die Änderungen werden dann sowohl im Filial- als auch im Zentraldokument gespeichert.
Wenn Sie in einem Zentraldokument arbeiten, ist es einfach, die Reihenfolge der Filialdokumente zu ändern. Verwenden Sie dazu dieselben Methoden wie für das Verschieben von Inhalten einer Gliederung. Sie können Überschriften in einem Filialdokument oder ganze Filialdokumente verschieben.
Um ein Filialdokument in einem Zentraldokument zu verschieben, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Mit der gleichen Methode können Sie auch einzelne Überschriften innerhalb eines Filialdokuments verschieben.
Wenn ein Filialdokument größer wird, als Sie möchten, können Sie es in mehrere Filialdokumente trennen. Sie können auch kleinere Filialdokumente zu einem größeren verbinden.
Um ein Filialdokument zu trennen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Weisen Sie der neuen Überschrift die Überschrift-Formatvorlage, die auch für die anderen Überschriften des Filialdokuments verwendet werden, zu.
Word verwendet den Text der Überschrift als Dateiname.
Um zwei oder mehr Filialdokumente zu verbinden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um ein Filialdokument aus einem Zentraldokument zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Klicken Sie auf der Zentraldokument-Symbolleiste auf die Schaltfläche Filialdokument entfernen, um das Filialdokument zu löschen und dessen Inhalte im Zentraldokument zu behalten.
Wenn Sie Filialdokumente aus einem Zentraldokument löschen möchten, nehmen Sie dies in der Zentraldokument-Ansicht vor. Wenn Sie die Datei des Filialdokuments einfach von Ihrer Platte löschen, erhalten Sie beim Öffnen des Filialdokuments aus dem Hauptdokument die Fehlermeldung, daß die gewünschte Datei nicht geöffnet werden kann. Sobald Sie hingegen das Filialdokument aus dem Hauptdokument gelöscht haben, können Sie dann das Filialdokument von der Platte löschen.
Wenn Sie mit einem Zentraldokument arbeiten, haben Sie den Vorteil, daß Sie die gleichen Techniken wie in einem normalen Dokument zum Erstellen von Inhalts- und anderen Verzeichnissen, Indizes sowie Querverweisen verwenden können. Um ein Inhaltsverzeichnis oder einen Index in ein Zentraldokument einzufügen, öffnen Sie das Zentraldokument, erweitern das Filialdokument, indem Sie auf die Schaltfläche Filialdokumente erweitern klikken und in die Normal-Ansicht umschalte. Verwenden Sie dann die üblichen Methodem zum Einfügen des Verzeichnisses oder Index (siehe Kapitel 27, »Querverweise und Beschriftungen«). Sie müssen auch in der Normal-Ansicht des Zentraldokuments arbeiten, um Querverweise über mehrere Dokumente zu erstellen. Wenn Sie Inhaltsverzeichnisse, Indizes oder Querverweise aktualisieren, müssen Sie dies im Zentraldokument vornehmen, um Fehlermeldungen zu vermeiden.
Wenn ich in einem Filialdokument mit Querverweisen arbeite, bekomme ich viele Fehlermeldungen. Dasselbe passiert mit dem Filialdokument, in dem meine Inhaltsverzeichnisse und Indizes enthalten sind.
Um mit Querverweisen, Inhaltsverzeichnissen und Indizes zu arbeiten, müssen Sie sich im Zentraldokument befinden. Das liegt daran, daß Querverweise, Inhaltsverzeichnise und Indizes Verweise über mehrere Dokumente enthalten. Um die Fehlermeldungen in Ihren Filialdokumenten zu entfernen, öffnen Sie das Zentraldokument, markieren den Text, der die Fehlermeldungen enthält oder stellen die Einfügemarke an eine beliebige Stelle im Inhaltsverzeichnis oder Index. Drücken Sie dann die [F9]-Taste. Die Felder, die diese Information zurückgeben, werden aktualisiert.
Vielleicht möchten Sie Ihrem Zentraldokument Seitenzahlen, die entweder in der Kopf- oder Fußzeile stehen, hinzufügen, wenn Sie das Dokument drucken. Sie können auch Kapitelnummern hinzufügen, die mit den Seitenzahlen angezeigt werden, z.B. 1-2, 2-1, 3-1. Diese zeigen sowohl die Kapitel- als auch die Seitenzahlen an.
Um einem Zentraldokument eine Seitennumerierung hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können in die Seitenzahlen auch Kapitelnummern einbeziehen. Dazu müssen Sie den Kapitelüberschriften eine der integrierten Überschrift-Formatvorlagen, z.B. Überschrift 1, zuweisen. Da Sie wahrscheinlich auch vorsehen, daß die Seitenzahlen jedes Kapitels mit 1 beginnen, müssen Sie die Anfangszahl für jedes Filialdokument manuell einstellen.
Um in die Seitenzahlen Kapitelnummern einzubeziehen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Jedes Filialdokument wird als Abschnitt angezeigt, wenn Sie das Zentraldokument in der Normal-Ansicht betrachten.
Diese verwenden die Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2 usw.
Eine andere Methode, große Dokumente zusammenzustellen, ist, die kleineren Dokumente einzeln auszudrucken. Diese Methode eignet sich für große Dokumente, die zuviel Speicher verwenden würden, wenn Sie sie in das Zentraldokument einfügen oder mit diesem verknüpfen würden.
Wenn Sie diese Technik verwenden, müssen Sie die Anfangsnummern für Seiten, Absätze, Fußnoten usw. für jede einzelne Datei einstellen, um in dem größeren Dokument eine fortlaufende Numerierung zu erzielen. Sie müssen auch {RD} (Referenced Document)-Feldfunktionen verwenden, um Inhaltsverzeichnisse und Indizes zu erstellen. Das Inhaltsverzeichnis und der Index werden über die {RD}-Feldfunktion in einem separaten Dokument erstellt. Für jede einzelne Datei, aus der das Dokument besteht, wird eine eigene Feldfunktion verwendet. Sie können keine Querverweise über mehrere Dokumente erstellen, wenn Sie mit einzelnen Dateien arbeiten, dafür aber mit der neuen Hyperlink-Funktion den Leser auf Verweise zu anderen Dateien hinweisen.
Um die Anfangs-Seitenzahl für die einzelnen Dateien festzulegen, beginnen Sie mit der ersten Datei. Merken Sie sich die Zahl der letzten Seite und anderer fortlaufend numerierter Elemente, z.B. Absätze, Zeilen, Fußnoten und Elemente, die über {SEQ}-Felder numeriert sind (z.B. Abbildungsverzeichnisse). Als nächstes öffnen Sie die zweite Datei und verwenden die entsprechenden Befehle, um die Anfangszahlen für jedes fortlaufend numerierte Element einzustellen.
Führen Sie dieses Verfahren für jede einzelne Datei aus. Um Zeit zu sparen und den Aufwand für das Wiederholen der Schritte zu minimieren, führen Sie das Verfahren erst aus, wenn Sie alle notwendigen Bearbeitungen vorgenommen haben.
Um die Anfangs-Seitenzahlen einzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um die Anfangs-Fußnotennummer einzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um die Anfangs-Zeilennummer einzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um die Anfangsnummer für Absätze einzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um die Anfangsnummer für Beschriftungen einzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie die einzelnen Dokumente separat ausdrucken (nicht in einem Zentraldokument), müssen Sie Kapitelnummern manuell einfügen, wenn diese in Ihrem Dokument erscheinen sollen. Dazu fügen Sie die Kapitelnummer der Kopf- oder Fußzeile neben der Funktion für die Seitennummer hinzu. Der Eintrag in die Kopf- oder Fußzeile für ein Kapitel 2 könnte folgendermaßen aussehen:
2-{ Seite }
Wenn sich die Reihenfolge der Kapitel ändert, müssen Sie die Kapitelnummern, die in der Kopf- oder Fußzeile angezeigt werden, ändern, um die richtige Reihenfolge einzuhalten.
Sie können Kapitelnummern auch einfügen, indem Sie den Befehl Einfügen-Seitenzahlen wählen. Mit dieser Methode müssen Sie Ihre Kapitelüberschriften in einer der integrierten Überschrift-Formatvorlagen (z.B. Überschrift 1) formatieren. Lesen Sie dazu den Abschnitt »Einem Zentraldokument Seiten- und Kapitelnummern hinzufügen« weiter oben in diesem Kapitel.
Nachdem Sie die Anfangsnummern für jede Datei festgelegt haben, können Sie sie einzeln ausdrucken. Um mehrere Dokumente mit einem Befehl zu drucken, wählen Sie Datei-Öffnen und aktivieren dann den Ordner, in dem die Dateien enthalten sind. Klicken Sie auf die erste Datei, die Sie drucken möchten, halten Sie die Strg-Taste gedrückt, und markieren Sie auch die übrigen Dateien, die Sie drucken möchten. Als nächstes klicken Sie mit der rechten Maustaste an eine beliebige Stelle der Auswahl und wählen aus dem Kontextmenü Drucken.
Wenn aus mehreren kleineren Dokumenten ein großes Dokument zusammenstellen, ohne sich eines Zentraldokuments zu bedienen, müssen Sie {RD} (Reference Document)-Felder einfügen, um Indizes und Inhaltsverzeichnisse zu erstellen. Diese {RD}-Felder werden in ein neues Dokument eingefügt. Fügen Sie für jede einzelne Datei, die ein Teil des großen Dokuments ist, ein {RD}-Feld ein. Wählen Sie dann Einfügen-Index und Verzeichnisse, um den Index und das Inhaltsverzeichnis in dem Dokument mit den {RD}-Feldern zu erstellen. Dieses Dokument enthält dann nur den Index und das Inhaltsverzeichnis, nicht den Text. Sie können das Inhaltsverzeichnis und den Index nun separat ausdrucken.
Um einen separaten Index oder ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um unterschiedliche Anfangs-Seitenzahlen für das Inhaltsverzeichnis und den Index festzulegen, müssen Sie zwischen ihnen einen Abschnittswechsel einfügen. Wählen Sie Einfügen-Manueller Wechsel, klicken Sie auf die Option Nächste Seite und dann auf OK.
Die Abbildung 28.6 zeigt die Feldfunktion eines Dokuments, aus dem das Inhaltsverzeichnis eines Buches gedruckt werden soll.
Abbildung 28.6: {RD}-Feldfunktionen werden verwendet, um ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen.
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