Da kaum jemand in einem luftleeren Raum arbeitet, ist Word so gestaltet, daß Sie auch mit anderen Anwendern zusammenarbeiten können – direkt auf Ihrem Computerbildschirm. Verwenden Sie die Funktionen zum Verfolgen von Änderungen und Einfügen von Kommentaren, um Fehler zu entfernen und sich die Zeit zu ersparen, die Sie bisher benötigten, um Änderungen vom Papier in den Computer zu übertragen. Schon bald, nachdem Sie begonnen haben, diese Funktionen zu verwenden, werden Sie sich fragen, wie Sie bisher ohne sie ausgekommen sind.
Ob nun in einer Arbeitsgruppe oder alleine: Mit der Funktion Änderungen verfolgen behalten Sie Überarbeitungen an einem Dokument im Auge. Jeder hinzugefügte oder entfernte Text wird mit dem Datum, der Uhrzeit und dem Namen des Bearbeiters gekennzeichnet. Die Funktion erstellt im Grunde genommen ein automatisches Protokoll des Bearbeitungsvorgangs. Auch wenn ein Dokument nicht mit eingeschalteter Funktion Änderungen verfolgen bearbeitet wurde, können Sie Korrekturzeichen erstellen, indem Sie das Dokument mit dem Original vergleichen.
In Word für Windows können Sie Kommentare genauso einfach verwenden, wie Sie Notizen auf den Rand schreiben würden, ohne sich Sorgen machen zu müssen, daß diese Kommentare im endgültigen Entwurf erscheinen könnten. Kommentare geben Ihnen und anderen Bearbeitern die Möglichkeit, Hinweise und Fragen in einem speziellen Fenster festzuhalten, gekennzeichnet mit den Initialen des Bearbeiters und verknüpft mit dem zu kommentierenden Text.
Die Überarbeitung eines Dokuments ist eine Aufgabe, die oft von mehreren Personen gemeinsam vorgenommen wird.
So könnten zum Beispiel mehrere Mitarbeiter zusammenarbeiten, um einen Jahresbericht zu erstellen, oder mehr als ein Herausgeber könnte ein Buch prüfen.
Wenn in einem überarbeiteten Dokument keine Bemerkungen stehen, könnte es schwierig werden herauszufinden, was geändert wurde oder wer die Änderungen vorgenommen hat. Die Korrekturzeichen zeigen, wo und von wem das Dokument geändert wurde. Der Ersteller hat dabei die Möglichkeit, jede der Änderungen anzunehmen oder abzulehnen.
Das Hinzufügen von Korrekturzeichen ist recht einfach. Bevor jemand eine Änderung vornimmt, schalten Sie die Funktion Änderungen verfolgen ein. Überarbeitungen werden dann automatisch markiert, sobald der Bearbeiter Änderungen vornimmt (siehe Abb. 26.1).
Abbildung 26.1: Wenn Sie die Funktion Änderungen verfolgen eingeschaltet haben, können Sie genau sehen, welche Zusätze und Löschungen der Bearbeiter vorgenommen hat. Die Anzeige ÄND in der Statusleiste zeigt Ihnen, daß die Funktion eingeschaltet ist.
Wenn Sie die Korrekturzeichen betrachten, bekommen Sie eine allgemeine Vorstellung davon, wieviel in Ihrem Dokument geändert wurde, außerdem sehen Sie Einzelheiten über bestimmte Wörter und Buchstaben, die verändert wurden. Sie können die Korrekturzeichen auch ausblenden, um sich eine genaue Vorstellung darüber zu machen, wie das Dokument aussieht, wenn Sie die Änderungen annehmen.
Wenn die Funktion Änderungen verfolgen eingeschaltet ist, erscheinen am Rand neben jeder Zeile, in der Text eingefügt oder gelöscht wurde, senkrechte Korrekturbalken. Korrekturzeichen zeigen an, daß der aktuelle Text geändert wurde – eingefügter Text wird unterstrichen, gelöschter Text durchgestrichen. Der Abschnitt »Korrekturzeichen ändern«, weiter unten in diesem Kapitel, informiert Sie darüber, wie Sie diese Zeichen ändern können.
Bevor Sie die Funktion Änderungen verfolgen einschalten, sollten Sie eine Kopie des Originaldokuments speichern. Dies kann sich später als sinnvoll erweisen, wenn Sie falsche Änderungen annehmen und diese mit dem Original vergleichen müssen.
Um mit Hilfe von Menübefehlen im aktiven Dokument Änderungen hervorzuheben, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 26.2: Kennzeichnen Sie Überarbeitungen für die Arbeit mit Papier oder am Bildschirm.
Doppelklicken Sie auf ÄND in der Statusleiste (siehe Abb. 26.1). Damit können Sie schnell die Dialogbox Änderungen hervorheben anzeigen.
Um die Kennzeichnung der Änderungen auszuschalten, doppelklicken Sie auf ÄND in der Statuszeile, oder wählen Sie Extras-Änderungen verfolgen-Änderungen hervorheben. Deaktivieren Sie Änderungen während der Bearbeitung markieren.
Um Änderungen im aktiven Dokument über die Symbolleiste Überarbeiten hervorzuheben, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Während die Funktion eingeschaltet ist, wird jeder Text, der in das Dokument eingefügt oder daraus gelöscht wird, hervorgehoben. Wenn Sie markierten Text verschieben, erscheinen zwei Hervorhebungen: Der Text, den Sie verschoben haben, erscheint an seiner ursprünglichen Stelle als gelöscht (durchgestrichen) und an der neuen Stelle als eingefügter Text. Wenn Sie Text, der als eingefügt gekennzeichnet ist, löschen, verschwindet er einfach. Nur Originaltext wird nach dem Löschen durchgestrichen gekennzeichnet.
Sie können die Kennzeichnung von Überarbeitungen für alle Dokumente auf einmal einschalten, wenn diese auf der NORMAL.DOT basieren. Öffnen Sie die NORMAL.DOT, wählen Sie Extras-Änderungen verfolgen-Änderungen hervorheben, klicken Sie auf Änderungen während der Bearbeitung markieren und speichern Sie dann die Vorlage. Sie können auch die Optionen Änderungen am Bildschirm hervorheben, Änderungen im Ausdruck hervorheben deaktivieren, um die Korrekturzeichen zu verbergen, bis Sie die Änderungen ansehen möchten.
Wenn ein Dokument vom Korrigieren zurückkommt oder Sie selbst ein Dokument zurückgeben, nachdem Sie es bearbeitet haben, können Sie sich einen Überblick über die Änderungen verschaffen. Wenn die Korrekturzeichen in einem Dokument nicht angezeigt werden, wählen Sie Extras-Änderungen verfolgen-Änderungen hervorheben und aktivieren das Kontrollkästchen Änderungen am Bildschirm hervorheben.
Im Dokument werden nun die Korrekturbalken am Rand dargestellt. Anhand dieser sehen Sie, wo Text eingefügt oder gelöscht wurde. Wenn verschiedene Bearbeiter Änderungen vorgenommen haben, erscheinen die Änderungen in verschiedenen Farben. Wenn Sie weitere Überarbeitungen vornehmen möchten, ohne die Korrekturzeichen anzuzeigen, wählen Sie Extras-Änderungen verfolgen-Änderungen hervorheben und deaktivieren die Option Änderungen am Bildschirm hervorheben.
Standardmäßig druckt Word das Dokument mit Korrekturzeichen. Um ein Dokument ohne Korrekturzeichen auszudrucken, wählen Sie Extras-Änderungen verfolgen-Änderungen hervorheben und deaktivieren Änderungen im Ausdruck hervorheben.
Wenn Sie Ihre Benutzerinformation ändern, können Sie die eigenen Überarbeitungssitzungen einzeln verfolgen. Für jede Sitzung, die Sie unterscheiden möchten, wählen Sie Extras-Optionen, aktivieren das Register Benutzer-Info und überschreiben die Angaben im Textfeld Name. Beginnen Sie etwa mit Erster Entwurf, geben Sie für eine andere Sitzung Überarbeitung ein, und für die letzte Sitzung Feinschliff. Jede Sitzung erhält nun eine eigene Farbe, und in den Dialogboxen Änderungen annehmen bzw. ablehnen erscheinen die festgelegten Namen. Außerdem wird jedesmal, wenn Sie mit dem Mauszeiger auf überarbeiteten Text zeigen, dargestellt, wer diesen wann bearbeitet hat. Vergewissern Sie sich, daß Sie den Originalnamen später wieder eingeben, bevor andere Word-Funktionen auf diese Angabe zugreifen.
Word macht es Ihnen leicht, Änderungen zu akzeptieren oder zu verwerfen. Wenn Sie alle Änderungen in Ihr Dokument aufnehmen möchten, wählen Sie Extras-Änderungen verfolgen-Änderungen akzeptieren oder ablehnen und klicken dann auf Alle annehmen. Sie werden nun zur Bestätigung aufgefordert, klicken auf Ja und dann auf Schließen. Gelöschter Text verschwindet, eingefügter Text wird in das Dokument aufgenommen, die Korrekturbalken entfernt. Wenn Sie alle Änderungen ablehnen, wird das Dokument in den Urzustand (vor der Korrektur) zurückversetzt. Um alle Änderungen zu verwerfen, wählen Sie Extras-Änderungen verfolgen-Änderungen akzeptieren oder ablehnen und klicken dann auf Alle ablehnen. Sie werden nun zur Bestätigung aufgefordert. Antworten Sie auch hier mit Ja und klicken dann auf Schließen. Eingefügter Text verschwindet, gelöschter Text wird wiederhergestellt, die Korrekturbalken entfernt.
Sie können diese Befehle rückgängig machen. Zur Sicherheit speichern Sie Ihre Datei am besten unter einem neuen Namen, bevor Sie alle Änderungen ablehnen oder annehmen. Sie haben dann eine Kopie des Originals und überarbeitete Entwürfe für spätere Nachweise oder Vergleiche. Vergegenwärtigen Sie sich, daß alle Formatänderungen, die von den Bearbeitern vorgenommen wurden, im Dokument verbleiben, gleichgültig, ob Sie Änderungen annehmen oder ablehnen.
Vermutlich möchten Sie einige, aber nicht alle Änderungen an Ihrem Dokument annehmen. Sehen Sie das Dokument durch, indem Sie direkt von Änderung zu Änderung springen. Entscheiden Sie bei jeder Änderung, ob Sie diese akzeptieren oder verwerfen möchten.
Um über das Menü einzelne Änderungen anzunehmen oder abzulehnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
In der Dialogbox Änderungen akzeptieren oder ablehnen können Sie alle Korrekturzeichen anzeigen und sehen, welcher Bearbeiter eine bestimmte Überarbeitung wann vorgenommen hat.
Abbildung 26.3: Die Dialogbox Änderungen akzeptieren oder ablehnen unterstützt Sie beim Durchsehen Ihres Dokuments nach Änderungen.
Während die Dialogbox Änderungen akzeptieren oder ablehnen auf dem Bildschirm angezeigt wird, können Sie überall in Ihr Dokument klicken, um den Text zu bearbeiten oder eine andere Änderung markieren, um Informationen darüber anzuzeigen.
Um einzelne Änderungen über die Symbolleiste Überarbeiten zu akzeptieren oder zu verwerfen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
| siehe Abbildung |
Klicken Sie in das Listenfeld Farbe in der Optionsgruppe Neuer Text bzw. Gelöschter Text. Hier wählen Sie die Option Je nach Autor. Sie sehen, daß die Änderungen eines jeden Bearbeiters in einer anderen Farbe erscheinen. Auf diese Weise können bis zu acht Bearbeiter gekennzeichnet werden. Die Optionen in der Gruppe Überarbeitete Zeilen legen das Aussehen der Korrekturbalken in Ihrem Dokument fest. Die Optionen in der Gruppe Geänderte Formatierung legen das Erscheinungsbild des überarbeiteten Texts fest.
Wenn Sie ein Dokument vor Überarbeitungen schützen, stellen Sie damit sicher, daß Änderungen verfolgt werden. Wenn ein Bearbeiter die Funktion Änderungen verfolgen in Ihrem Dokument ausschaltet, könnten Sie ziemlich viel zusätzliche Arbeit bekommen, da Sie herausfinden müssen, wo etwas geändert wurde und wer die Änderungen vorgenommen hat. Um die Sicherheit zu erhöhen, können Sie ein Kennwort eingeben, so daß nur Sie den Dokumentschutz aufheben können.
Wenn ein Dokument vor Überarbeitungen geschützt ist, verfolgt Word für Windows alle Änderungen und läßt nicht zu, daß Korrekturzeichen durch Annehmen oder Ablehnen entfernt werden. Die Bearbeiter können Kommentare hinzufügen und das Dokument direkt überarbeiten. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie den Abschnitt »Mit Kommentaren arbeiten« weiter unten in diesem Kapitel.
Um ein Dokument vor Überarbeitungen zu schützen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 26.5: Verwenden Sie die Dialogbox Dokument schützen, um sicherzustellen, daß Ihr Dokument nicht ohne Ihr Wissen verändert werden kann.
Kennwörter werden leicht vergessen. Wenn Sie sich nicht an Ihr Kennwort erinnern, können Sie das Dokument zwar öffnen, aber keine Überarbeitungen annehmen oder ablehnen. Vielleicht notieren Sie vorsichtshalber den Dokumentnamen und das Kennwort, das Sie ihm zugewiesen haben
Um den Dokumentschutz aufzuheben, wählen Sie Extras-Dokumentschutz aufheben. Während das Dokument für Überarbeitungen geschützt ist, werden alle Änderungen, die daran vorgenommen werden, verfolgt, bis der Dokumentschutz aufgehoben wird, und Sie können keine Änderungen annehmen oder ablehnen. Wenn Sie ein Kennwort festgelegt haben, müssen Sie dieses eingeben, bevor der Dokumentschutz aufgehoben werden kann. Wenn Sie mit der Verteiler-Funktion arbeiten, können Sie das Dokument schützen, wenn Sie einen Verteiler hinzufügen.
Evtl. haben verschiedene Bearbeiter an verschiedenen Versionen eines Dokuments gearbeitet statt mit demselben Exemplar. In diesem Fall kann es ermüdend sein, alle Korrekturzeichen und Kommentare in verschiedenen Dateien durchzugehen. Um sich die Arbeit zu vereinfachen, können Sie alle Änderungen im Originaldokument zusammenführen und sie zusammen betrachten. Dazu benötigen Sie das Originaldokument und alle überarbeiteten Versionen.
Um Änderungen und Kommentare zusammenzuführen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Word für Windows verbindet die Korrekturzeichen und Kommentare im Original-Dokument, wo Sie diese auf einmal betrachten und beurteilen können.
In meinem Dokument werden keine Korrekturzeichen angezeigt.
Sie können die Korrekturzeichen nur sehen, wenn die Funktion Änderungen hervorheben aktiviert war, während das Dokument bearbeitet wurde. Wählen Sie Extras-Änderungen verfolgen-Änderungen akzeptieren oder ablehnen, und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Wenn Sie keine Korrekturzeichen finden, können Sie diese hinzufügen, indem Sie Ihr Dokument mit der Originalversion der Datei vergleichen. Lesen Sie hierzu den Abschnitt »Dokumente vergleichen« weiter unten in diesem Kapitel.
Ich sehe zwar einen Korrekturbalken am Rand, aber keine Korrekturzeichen.
Vielleicht stehen die Korrekturzeichen in verborgenem Text, Feldfunktionen oder Kommentaren. Um diese anzuzeigen, wählen Sie Extras-Optionen, aktivieren das Register Ansicht und dann die Kontrollkästchen Feldfunktionen und Verborgenen Text.
Ich möchte den Namen des Korrektors und zeitliche Angaben in der Dialogbox Änderungen akzeptieren oder ablehnen anzeigen.
Die Angaben über jede Änderung erscheinen nur, wenn Sie die Änderungen gefunden haben. Klicken Sie auf eine der Suchen-Schaltflächen, um zu den Änderungen zu springen.
Ich kann die Option Änderungen verfolgen nicht abschalten.
Wenn das Dokument für Überarbeitungen geschützt ist, ist das Kontrollkästchen Änderungen während der Bearbeitung markieren ausgegraut. Um diese Option auszuschalten, wählen Sie Extras-Dokumentschutz aufheben. Gegebenenfalls fragen Sie den Ersteller des Dokuments nach dem Kennwort.
Der Befehl Datei-Version gibt einem einzelnen Schreiber oder einer Gruppe von Schreibern die Möglichkeit, verschiedene Versionen desselben Dokuments zu speichern. Indem Sie zu jeder Version genaue Kommentare eingeben, können Sie eine Historie der am Dokument vorgenommenen Änderungen aufzeichnen.
Die verschiedenen Versionen werden unter einem einzelnen Dateinamen gespeichert. Wenn Sie eine Datei mit verschiedenen Versionen öffnen, wird die neueste Version zuerst geöffnet. Sobald diese geöffnet ist, können Sie auch eine vorherige Version anzeigen, eine Version löschen, eine neue erstellen oder mit einer Version verbundene Kommentare lesen, indem Sie auf die Schaltfläche Öffnen in der Dialogbox Versionen klicken.
Um eine Version von einem Dokument zu öffnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 26.6: Die Dialogbox Versionen zeigt Informationen über jede Version eines Dokuments.
Um eine neue Version zu speichern oder eine vorhandene zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können eine neue Version jedesmal, wenn Sie das Dokument schließen, speichern, indem Sie das Kontrollkästchen Version beim Schließen automatisch speichern aktivieren. Auf diese Art vermeiden Sie, von anderen vorgenommene Änderungen zu überschreiben, indem Sie die Überarbeitungen jedes Anwenders in einer anderen Version speichern.
Wenn Sie eine Version eines Dokuments öffnen und dann speichern, wird die Version unter einem neuen Dateinamen gespeichert. Der neue Dateiname enthält das Versionsdatum, damit Sie es leichter haben, sich in den Versionen zurechtzufinden. Sie können eine Version dann direkt öffnen statt über die Dialogbox Versionen. Wenn Sie eine Version auf diese Weise speichern, können Sie andere Versionen nicht mehr über die neue Version einsehen.
Sie können Überarbeitungen lokalisieren, indem Sie das aktuelle Dokument mit einer früheren Version vergleichen. Wenn Sie zwei Dokumente vergleichen, weist Word Ihrem aktuellen Dokument überall, wo es sich von der früheren Version unterscheidet, Korrekturmarken zu. Die beiden Dokumente, die Sie vergleichen, müssen verschiedene Dateinamen oder Ablageorte auf der Festplatte haben.
Um zwei Versionen eines Dokuments zu vergleichen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können jede einzelne Änderung annehmen oder verwerfen, indem Sie die folgenden Optionen in der Dialogbox Änderungen akzeptieren oder ablehnen verwenden:
|
Wählen Sie |
Um folgendes zu erreichen |
|
Annehmen oder Ablehnen |
Zeigt jede Korrekturmarke an, so daß Sie diese annehmen, ablehnen oder ignorieren können. |
|
Alle annehmen |
Beläßt die Markierung unverändert und entfernt die Korrekturzeichen. |
|
Alle ablehnen |
Entfernt alle Änderungen und entfernt die Korrekturzeichen |
Die Funktion Änderungen verfolgen ist sinnvoll, wenn Sie in einem Dokument Korrekturen vornehmen möchten. Die Funktion Kommentare hingegen eignet sich am besten, wenn Sie einem Dokument Anmerkungen hinzufügen möchten. Da Kommentare mit bestimmten Teilen eines Dokuments verknüpft sind, kann man sich diese wie Notizen, die auf den leeren Rand gekritzelt sind, vorstellen – davon abgesehen, daß es sich mit der Funktion Kommentar besser arbeiten läßt.
Vielleicht haben Sie schon einmal folgende Erfahrung gemacht: Sie haben die endgültige Version eines Dokuments ausgedruckt und dann festgestellt, daß Sie einen Hinweis für sich selbst eingegeben hatten, den Sie nun vergessen haben zu löschen. Die Funktion Kommentar nimmt sich dieses Problems an. Sie hält Kommentare getrennt vom Rest Ihres Texts. Die Anmerkungen werden nicht gedruckt, es sei denn, Sie legen dies ausdrücklich fest. Kommentare sind der ideale Platz für Fragen und Hinweise an sich selbst oder einen Ersteller, dessen Dokument Sie überarbeiten.
Wenn Sie einen Kommentar einfügen, kennzeichnet Word die Stelle in dem Dokument und öffnet das Kommentar-Teilfenster. Hier können Sie nun Ihre Anmerkungen eingeben und sogar formatieren.
Um einen Kommentar über das Menü einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 26.7: Das Kommentar-Teilfenster zeigt die Initialen des Überarbeiters und den Text der Anmerkung. Im Textkörper ist der Kommentar gelb hervorgehoben.
Um einen Kommentar über die Symbolleiste Überarbeiten einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um das Teilfenster zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen oder doppelklikken Sie auf ein beliebiges Kommentarzeichen.
Die Funktion Sound-Objekt einfügen ermöglicht Ihnen, dem Dokument hörbare Kommentare hinzuzufügen – vorausgesetzt, Ihr Computer verfügt über eine Soundkarte und ein Mikrofon. Sie können eine Anmerkung aufnehmen oder eine bereits aufgenommene Sounddatei verwenden und diese an der entsprechenden Stelle in das Dokument einfügen.
Um einen Audio-Kommentar hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Im Kommentar-Teilfenster ist ein Lautsprechersymbol erschienen. Doppelklicken Sie darauf, und Sie hören den aufgenommenen Audio-Kommentar. Um das Audio-Objekt zu bearbeiten, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen dann Wave-Audio-Objekt-Bearbeiten. Um es zu löschen, klicken Sie einmal darauf und drücken dann die (Entf)-Taste.
Um das Kommentar-Teilfenster zu schließen, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen oder auf ein Kommentarzeichen im Teilfenster.
Audio-Dateien können sehr groß sein. Um sie zu erstellen, müssen Sie über eine Soundkarte und ein Mikrofon verfügen. Derjenige, der sich Ihre Datei anhört, muß einen PC mit einer Soundkarte und Lautsprechern besitzen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Kommentarzeichen in einem Dokument anzuzeigen. Wenn das Kommentar-Teilfenster geöffnet ist, sind die Kommentarzeichen immer sichtbar. Diese sind als verborgener Text formatiert. Daher erscheinen sie auch auf dem Bildschirm, wenn verborgener Text angezeigt wird (wählen Sie dazu Extras-Optionen-Ansicht und aktivieren in der Optionsgruppe Nichtdruckbare Zeichen Verborgener Text). Nicht zuletzt können Sie die Kommentarzeichen anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden auf der Standard-Symbolleiste klicken.
Um bestimmte Kommentarzeichen über das Menü zu suchen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 26.8: Im Register Gehe zu ist eine Kommentar-Option verfügbar, mit der Sie
direkt zu dem gewünschten Kommentar springen können.
Um ein bestimmtes Kommentarzeichen über die Symbolleiste Überarbeiten zu finden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie den Bearbeiter nicht angeben müssen, können Sie schnell zu einem Kommentar springen, indem Sie den Befehl Bearbeiten-Suchen wählen und dann aus der Liste Sonstiges Kommentarzeichen auswählen.
Wenn Sie im Kommentar-Teilfenster eine Anmerkung markieren, hebt Word den zugehörigen Dokumenttext hervor. Das ist der Grund, warum es sinnvoll ist, Text zu markieren, wenn Sie Kommentare einfügen, und nicht einfach die Einfügemarke an eine bestimmte Stelle zu setzen. Sie können die Größe des Kommentar-Teilfensters einstellen, indem Sie den Fensterteiler (die kleine graue Schaltfläche zwischen den vertikalen Bildlaufleisten des Dokuments und des Kommentar-Teilfensters) ziehen.
Ein Kommentar besteht oftmals aus Anmerkungen oder Fragen zum markierten Text. Wenn der Kommentar Textvorschläge enthält, können Sie auf einfache Weise den Text in Ihr Dokument einbringen. Markieren Sie einfach den Text im Kommentar-Teilfenster, und ziehen Sie ihn in das Dokument. Sie können den Text auch kopieren, indem Sie die (Strg)-Taste beim Ziehen gedrückt halten (wenn Sie den Text nicht auf diese Art verschieben können, wählen Sie den Befehl Extras-Optionen, dann das Register Bearbeiten, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen Textbearbeitung durch Drag & Drop.
Sie können Kommentare auch löschen, indem Sie auf die Schaltfläche Kommentar löschen auf der Symbolleiste Überarbeiten klicken.
Wenn Sie alle Kommentare auf einmal entfernen möchten, wählen Sie Bearbeiten-Ersetzen und klicken dann in der Liste Sonstiges auf Kommentarzeichen bzw. geben in das Textfeld Suchen nach ^5 ein. Lassen Sie das Feld Ersetzen durch leer, und klicken Sie auf die Schaltfläche Alle ersetzen.
Wenn verschiedene Bearbeiter Kommentare zu verschiedenen Kopien eines Original-Dokuments hinzugefügt haben, können Sie alle Kommentare zur bequemen Auswertung in das Originaldokument einfügen. Wie man Dokumente zusammenführt, haben Sie im Abschnitt »Änderungen und Kommentare zusammenführen« weiter oben in diesem Kapitel bereits gelernt.
Manchmal sollen Bearbeiter ein Dokument zwar kommentieren, aber nicht direkt verändern. Sie können die Eingabe von Kommentaren (nicht aber von Überarbeitungen) erlauben, wenn Sie das Dokument für Kommentare schützen.
Um ein Dokument für Kommentare zu schützen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können das Dokument nun nicht mehr ändern, nur noch Kommentare einfügen. Dies gilt so lange, bis der Dokumentschutz wieder aufgehoben wird. Menübefehle, mit denen man Änderungen vornehmen könnte, sind ausgegraut. Wenn jemand versucht, das Dokument zu bearbeiten, teilt ein Signalton dem Anwender mit, daß das Dokument geschützt ist. In der Statuszeile erscheint die Nachricht Dieser Befehl ist nicht verfügbar, weil das Dokument gegen eine Bearbeitung geschützt ist.
Um den Dokumentschutz aufzuheben, wählen Sie den Befehl Extras-Dokumentschutz aufheben. Wenn Sie ein Kennwort definiert haben, geben Sie es nun ein und klicken auf OK. Danach ist das Dokument nicht mehr geschützt.
Wenn Sie eine gedruckte Ausfertigung eines kommentierten Dokuments haben möchten, können Sie entweder nur die Kommentare ausdrucken oder sie am Ende des Dokuments anfügen.
Um nur Kommentare zu drucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Word druckt den Inhalt des Kommentar-Teilfensters und fügt die Seitennummer, auf der jedes Kommentarzeichen im Dokument erscheint, hinzu.
Um ein Dokument mit Kommentaren zu drucken, führen Sie die folgenden Schritte aus.
Da Kommentarzeichen im Dokument als verborgener Text formatiert sind, wird der gesamte verborgene Text gedruckt. Die Kommentare erscheinen am Ende des Dokuments, zusammen mit der Seitennummer des zugehörigen Kommentarzeichens.
Wenn ich versuche, einen Kommentar zu löschen, verschwindet das Kommentarzeichen nicht.
Um einen Kommentar zu löschen, markieren Sie das Kommentarzeichen im Dokumenttext und drücken Sie die (Rückschritt)- oder (Entf)-Taste. Sie müssen zuerst das Kommentarzeichen markieren, bevor Sie eine der Tasten drücken, da es sich um ein Sonderzeichen handelt.
Ich glaube nicht, daß ich meinen Kommentar gelöscht habe; trotzdem ist er weg. Wie kommt das?
Wenn Sie im Dokument den Text um das Kommentarzeichen löschen, wird auch das Kommentarzeichen gelöscht, selbst wenn es nicht sichtbar ist.
Wie kann ich die Initialen in einem Kommentarzeichen ändern?
Die Initialen werden dem Register Benutzer-Info der Dialogbox Optionen entnommen. Wenn Sie hier Ihre Initialen ändern, werden künftige Kommentare die neuen Initialen haben.
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