Bisher gab es eine Aufgabe, die Textverarbeitungsprogramme nicht erledigen konnten: Das Ausfüllen von Formularen. Man benötigte immer Schreibmaschinen, um ein Formular auszufüllen. Lager und Aktenschränke waren angefüllt mit Formularen, die in vielen Fällen so selten gebraucht wurden, daß sie veraltet waren, bevor sie das Regal jemals verließen.
Die neuen Word-Formularfunktionen sind ein großer Schritt in die Richtung, daß man auf vorgedruckte Formulare verzichten kann. Durch die Verwendung der Word-DTP-Funktionen erstellen jetzt viele Firmen Ihr Formulare selbst. Sie speichern diese als Vorlage und drucken sie bei Bedarf. Die Kostenersparnis gegenüber dem Druck von großen Auflagen kann riesig sein.
Word beinhaltet auch – zusätzlich zu der Möglichkeit, qualitativ hochwertige Formulare nach Bedarf zu drucken – Funktionen, die das Ausfüllen der Formulare vereinfachen. Mit Formularfeldern können Sie Eingabefelder, Kontrollkästchen und Pull-down-Menüs direkt in Ihre Dokumente einfügen. Wenn Sie { Eingeben } und { Frage }-Felder verwenden, werden in Ihrem Dokument Dialogboxen geöffnet, die ausgefüllt werden können. n
Ein Formular ist eine spezielle Form eines geschützten Dokuments. Es enthält Felder, in die man etwas eingeben kann. Jedes Dokument, das Formularfelder enthält, ist ein Formular. Ein Formularfeld ist eine Stelle in Ihrem Dokument, wo Sie entweder Text eingeben, ein Kontrollkästchen ankreuzen oder deaktivieren oder ein Element aus einer Drop-down-Liste auswählen können.
Viele Formulare sind auf Tabellen aufgebaut, da Tabellenzellen ein ideales Gerüst für die Beschriftungen und Felder eines Formulars sind. Sie können in einige Zellen die Beschriftungen eingeben, in andere Formularfelder einfügen. Tabellen vereinfachen auch die Formulargestaltung mit Schattierungen und Rahmen. Sie können zum Beispiel um eine markierte Zellgruppe in einer Tabelle einen dunklen Rahmen legen, während Sie die anderen Zellen überhaupt nicht einrahmen. Wenn Sie die Gitternetzlinien ausschalten, muß eine Tabelle überhaupt nicht wie eine Tabelle aussehen, und gerade dadurch ist sie das ideale Gerüst für ein Formular. Einem Formular kann jeder Dokumenttyp zugrundeliegen. Ein Immobilienvertrag kann zum Beispiel mehrere Seiten von beschreibenden Absätzen umfassen, die Formularfelder enthalten, in die Sie Information einfügen. Der Text in den Absätzen ändert sich nicht – Sie tragen nur in die Formularfelder Daten ein.
In Formularen können drei Arten von Formularfeldern stehen: Textfelder, Kontrollkästchen und Drop-down-Felder. Sie können jeden dieser Feldtypen auf viele Weisen anpassen, z.B. ein Textfeld so formatieren, daß nur Daten in einem bestimmten Format eingegeben und gedruckt werden können, das Datum 1. Januar 1997 etwa als 01.01.97 usw. Die Abbildungen 18.1 und 18.2 zeigen Beispiele für zwei mit Word erstellte Formulare.
Abbildung 18.1: Beispiel für einen Bestell-/Lieferschein.
Abbildung 18.2: Ein Beispiel für ein Rechnungsformular.
Sie können Formulare auf vielfältige Weisen nutzen und damit Zeit, Geld und Aufwand sparen. Erstellen Sie Ihre eigenen Geschäftsformulare wie Rechnungsvordrucke, Bestellscheine, Personal-Datenblätter, Kalender, Verträge. Sie können ein Exemplar des leeren Formulars ausdrucken und es, evtl. in Farbe, in höherer Auflage reproduzieren lassen. Dann drucken Sie nur die eingegebenen Daten auf dem fertigen Formularbogen aus – die Daten werden korrekt angeordnet.
Sie können auch Formulare, die überhaupt nicht gedruckt werden müssen, automatisieren. Verteilen Sie Formularvorlagen statt Papierformulare an die Mitarbeiter Ihrer Firma. Diese Formulare können durch Bildschirmmeldungen und Makros benutzerfreundlich gestaltet werden. Sie können in Ihre Formulare Berechnungen einfügen – in einem Rechnungsformular zum Beispiel die Preise zusammenzählen, um dann eine Endsumme auszuwerfen. Wenn die Felder schattiert sind, kann man schnell sehen, wo Angaben eingefügt werden sollen. Die sinnvollsten Formulare basieren auf Vorlagen, die immer wieder verwendet werden können. Wenn man ein solches Formular verwendet, füllt man eine Kopie aus – das Original bleibt unverändert bestehen (natürlich können Sie ein Formular als Dokument, nicht als Vorlage, erstellen, wenn Sie das Formular nur einmal verwenden möchten). Wenn man ein neues Dokument aufgrund einer Formularvorlage erstellt, können Daten nur in die dafür bestimmten Felder eingegeben werden, sobald das Dokument geschützt ist.
Wenn Sie das Formular nicht durch ein Paßwort schützen, kann jedermann den Schutz aufheben und Änderungen an beliebigen Teilen vornehmen. Im Abschnitt »Formulare mit Kennwörtern schützen« weiter unten in diesem Kapitel erfahren Sie Genaueres darüber, wie Sie ein Formularvorlage am besten schützen können.
Sie können Formulare erstellen, indem Sie den Ort bestimmen, wo ein Formularfeld, z.B. ein Kontrollkästchen, entstehen soll, und dann auf die Schaltfläche Kontrollkästchen-Formularfeld auf der Formular-Symbolleiste klicken. Diese Symbolleiste enthält eine Reihe von nützlichen Hilfsmitteln (siehe Abb. 18.3).
Abbildung 18.3: Die Symbolleiste Formular enthält Hilfsmittel zum Erstellen und
Anpassen von Formularen
Alternativ können Sie die Formular-Symbolleiste anzeigen, indem Sie den Befehl Ansicht-Symbolleiste wählen und dann Formular aus der Liste der Symbolleisten auswählen.
Um Online-Hilfe von Microsoft zu erhalten, besuchen Sie die folgende Web-Seite:
http : // www.microsoft.com/support/
Sie können auch auf die umfangreiche Microsoft troubleshooting KnowledgeBase zugreifen:
Wenn Sie Hilfsprogramme, Tips und Add-Ins für Microsoft-Office-Anwendungen herunterladen möchten, suchen Sie nach:
Das Erstellen eines einfachen Formulars ist ein dreiteiliger Vorgang. Zunächst erstellen Sie eine neue Vorlage und darin die Formularstruktur – das Grundgerüst für das Formular – und geben Beschriftungen, Formatierungen, Schattierungen und Rahmen ein, sowie alles andere, was sich nicht ändern soll, wenn der Anwender das Formblatt ausfüllt. Als nächstes fügen Sie dort, wo später Daten eingegeben werden sollen, Formularfelder ein. Zum Schluß schützen und speichern Sie das Formular.
Bevor Sie damit beginnen, ein Formular auf Ihrem Computer zu erstellen, zeichnen Sie es am besten auf ein Stück Papier, insbesondere, wenn Sie der Struktur eine Tabelle zugrundelegen möchten. Durch das Anskizzieren des Formulars wird Ihnen klar, wie viele Zeilen und Spalten Sie in der Tabelle brauchen, und Sie wissen, wo die Beschriftungen und die Formularfelder sitzen müssen. Auch wenn Sie das Formular während der Bearbeitung ändern können, ist es doch einfacher, mit einer Skizze zu beginnen.
Bevor Sie die Formularfelder eingeben, sollten Sie den Hauptteil oder die Struktur Ihres Formulars erstellen. Dieser kann Text, Tabellen, Grafiken, Spalten und natürlich Formatierungen enthalten.
Um aufgrund einer neuen Vorlage ein Formularstruktur zu erstellen und zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Erstellen Sie ein Formular, das auf normalen Absätzen basiert, indem Sie an den gewünschten Stellen Formularfelder einfügen, während Sie den Dokumenttext eingeben. Lesen Sie den nächsten Abschnitt, »Formularfelder hinzufügen,« um zu erfahren, wie man Formularfelder eingibt. Geben Sie in den oberen Teil die Tabelle oder den Text ein, der die Formularfelder enthalten soll. Markieren und positionieren Sie diesen Dokumentteil. Geben Sie dann den Rest des Formulars ein. Dieses enthält Text, der sich nicht ändert, wenn Sie das Formular ausfüllen.
Wenn Sie ein neues Formular auf der Basis eines Dokuments erstellen, können Sie es trotzdem als Vorlage speichern. Speichern Sie es noch einmal, indem Sie den Befehl Datei-Speichern unter wählen. Wählen Sie Dokumentvorlage (*.DOT) im Feld Dateityp.
Vorlagen werden normalerweise im Unterordner VORLAGEN im Word-Verzeichnis gespeichert. Wenn Sie Microsoft Office installiert haben, werden die Vorlagen im Ordner PROGRAMME\MICROSOFT OFFICE\VORLAGEN gespeichert.
Wenn Sie die Struktur für Ihr Formular festgelegt haben – egal, ob es sich um eine Tabelle oder um normalen Text handelt – können Sie die Formularfelder hinzufügen. In diese kann der Anwender später die Daten eingeben. Wie bereits besprochen, gibt es drei Typen von Formularfeldern: Textfelder, Kontrollkästchen und Drop-down-Felder. Verwenden Sie zum Erstellen einen Menübefehl, oder klicken Sie auf die Schaltflächen auf der Symbolleiste Formular.
Um Ihrem Dokument Formularfelder über die Schaltfläche Formular hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Beachten Sie, daß die Symbolleiste Formular eine Schaltfläche mit Schattierungs-Optionen enthält. Wenn Sie dieses Werkzeug auswählen, erscheinen die Felder als graue Rechtecke auf Ihrem Bildschirm (siehe Abb. 18.4). Anderenfalls werden die Textfelder ohne Schattierung oder Rahmen angezeigt, Kontrollkästchen mit einem quadratischen und Drop-down-Felder mit einem rechteckigen Umriß (siehe Abb. 18.5).
Abbildung 18.4: Formularfelder werden schattiert angezeigt, wenn Sie auf die Schaltfläche Formularfeld-Schattierung klicken.
Abbildung 18.5: Wenn Sie die Schaltfläche Formularfeld-Schattierung nicht anklicken, werden Text-Formularfelder überhaupt nicht angezeigt, Kontrollkästchen und Drop-down-Felder sind eingerahmt.
Das Gesagte erläutert Ihnen, wie Sie Textfelder, Kontrollkästchen oder Listenfelder einfügen können. Sie können diese Felder aber nicht verwenden, solange Sie das Dokument bzw. die Vorlage nicht geschützt haben. Die Vorgehensweise wird im nächsten Abschnitt beschrieben.
Wenn Sie ein Formular erstellen, das viele Formularfelder desselben Typs enthält, können Sie Zeit sparen, indem Sie ein (oder mehrere) vorhandenes Formularfeld kopieren und es an der neuen Stelle einfügen.
Lesen Sie den Abschnitt »Formularfelder anpassen« weiter unten in diesem Kapitel, wenn Sie sich darüber informieren möchten, wie Sie die Formularfelder in Ihrem Dokument anpassen können. Sie können zum Beispiel ein Textfeld so anpassen, daß das aktuelle Datum automatisch eingefügt wird. Sie können in einem Drop-down-Feld die zur Auswahl stehenden Elemente angeben.
Eine Möglichkeit, ein Formular zu verbessern, ist das Erstellen von verschiebbaren Textfeldern. Stellen Sie eine Tabelle oder markierte Texte in ein Textfeld, so daß Sie diese an beliebiger Stelle auf der Seite positionieren können (siehe Abb. 18.6). Auf diese Weise können Sie den Teil des Dokuments, der die Eingabefelder enthält, von anderen Dokumentteilen, in denen der Text nicht geändert werden kann, trennen.
Abbildung 18.6: Um ein solches Formular zu erstellen, stellen Sie den markierten Text mit Formularfeldern in ein Textfeld.
Um in Ihrem Formular ein Textfeld zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Bevor Sie ein Dokument mit Formularfeldern schützen, können Sie es komplett bearbeiten – sowohl den Text als auch die Formularfelder. Sobald das Dokument geschützt ist, können Sie nur noch die Formularfelder ausfüllen und den Text nicht mehr bearbeiten.
Ein geschütztes Formular unterscheidet sich von einem nicht geschützten Formular in mehrerer Hinsicht. Sie können zum Beispiel das Dokument nicht bearbeiten – Sie können nur etwas in die Formularfelder eingeben. Sie können im gesamten Dokument nicht mehr markieren, und die meisten Befehle, auch die Formatierungsbefehle, funktionieren nicht mehr. Tabellen sind unbeweglich, und Felder mit Formeln zeigen nicht mehr die Formeln an, sondern die Ergebnisse.
Auch wenn die Formularfelder im endgültigen Online-Formular nicht schattiert sein sollen, schattieren Sie diese am besten während der Erstellungsphase, damit sie leichter erkennbar sind.
Sie können den Dokumentschutz ganz einfach aufheben, wenn Sie das Dokument bearbeiten wollen – es sei denn, jemand hat es mit einem Kennwort geschützt. Um zu erfahren, wie man mit Kennwörtern arbeitet, lesen Sie den nächsten Absatz »Kennwörter für Formulare vergeben und aufheben«.
Wenn Sie Ihr Formular als Vorlage erstellt haben, speichert Word es automatisch als Dokumentvorlage mit der Erweiterung DOT und schlägt vor, es im Unterordner VORLAGEN zu speichern. Dort muß es auch gespeichert werden, damit Word es findet, wenn Sie ein neues Dokument erstellen möchten. Um Ihr Dokument als Vorlage zu verwenden, die angezeigt wird, wenn Sie den Befehl Datei-Neu wählen, dürfen Sie die Dateierweiterung nicht ändern (Sie können jedoch festlegen, daß alle Vorlagen in einem anderen Unterordner gespeichert werden, indem Sie den Befehl Extras-Optionen wählen, das Register Dateiablage aktivieren und das Element Benutzervorlagen ändern).
Um Ihr Formular zu schützen und zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 18.7: Nachdem Sie ein Dokument geschützt haben, können Sie es nicht mehr bearbeiten.
Abbildung 18.8: Achten Sie darauf, daß Ihr Formular als Vorlage gespeichert wird.
Falls die Namen der Ordner MICROSOFT OFFICE und VORLAGEN geändert wurden, bestätigen Sie diese geänderten Namen, falls sie als Standard eingestellt sind.
Um den Formularschutz aufzuheben, wählen Sie den Befehl Extras-Dokumentschutz aufheben.
Wenn Ihr Formular mit einem Kennwort geschützt ist, müssen Sie dieses eingeben, um den Schutz aufzuheben. Lesen Sie hierzu den folgenden Abschnitt »Kennwörter für Formulare vergeben und aufheben«.
Um ein Formular mit Hilfe der Symbolleiste zu schützen oder dessen Schutz aufzuheben, klicken Sie auf die Schaltfläche Formular schützen auf der Symbolleiste Formular. Wenn die Schaltfläche eingedrückt erscheint, ist das Formular geschützt, wenn die Schaltfläche erhaben erscheint, ist es ungeschützt.
In Word gibt es zwei Möglichkeiten, ein Formular zu speichern: Sie können das vollständige Formular speichern, einschließlich Feldern, Beschriftungen und den Daten, die Sie in das Formular eingeben; oder Sie können nur die eingegeben Daten speichern, damit Sie diese Daten in einem anderen Programm bearbeiten können. Lesen Sie zu der zweiten Methode den Abschnitt »Online-Formulare speichern« weiter unten in diesem Kapitel.
Wenn Sie jemandem ein Online-Formular zum Ausfüllen geben, vergewissern Sie sich, daß Sie die Vorlage, eine Datei mit der Erweiterung .DOT, weitergeben. Erklären Sie, wie man die Vorlage in den Ordner VORLAGEN kopiert.
Der große Vorteil von Formularen ist, daß sie nicht bearbeitet werden können – statt dessen öffnen Sie eine leere Kopie des Formulars (wobei das Original erhalten bleibt), springen dann von Feld zu Feld und geben die notwendigen Daten ein. Die drei Typen von Formularfeldern (Text, Kontrollkästchen und Drop-down) sehen nicht nur unterschiedlich aus, jedes hat auch seinen speziellen Zweck (siehe Abb. 18.9).
Abbildung 18.9: Klicken Sie auf den Pfeil, oder drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(Cursor unten), um die Elemente eines Drop-down-Felds zu sehen.
Sie können Ihr Formular auf mehrere Weisen anpassen. Zum Beispiel können Sie ein Textfeld so anpassen, daß nur ein Datum eingegeben werden kann und dieses Datum ein bestimmtes Format erhält. Jedem Feldtyp kann eine unterstützende Information beigegeben werden. Wenn Sie dann in das Feld springen oder die Taste (F1) drücken, sehen Sie in der Statusleiste Anweisungen für die Verwendung des Feldes. Bei manchen Feldern erzeugt eine bestimmte Antwort eine Aktion in einem anderen Teil des Formulars. Zum Beispiel kann eine positive Antwort in einem Kontrollkästchen-Feld ein anderes Feld weiter unten im Formular aktivieren. Geben Sie acht, was geschieht, wenn Sie Ihr Formular am Bildschirm ausfüllen.
Um ein leeres Formular zu öffnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 18.10: Öffnen Sie ein Formular, indem Sie den Befehl Datei-Neu wählen.
Wenn Ihrem Formular keine Dokumentvorlage zugrundeliegt, können Sie es trotzdem verwenden, indem Sie es als normale Datei öffnen. Wählen Sie Datei-Öffnen, wählen Sie das Formular aus, und klicken Sie auf OK. Speichern Sie es unter einem neuen Namen, um das Original beizubehalten.
Wenn Sie ein neues, geschütztes Formular öffnen, ist das erste Feld markiert (unterlegt).
Um die Formularfelder auszufüllen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Verwenden Sie die (Cursor oben)- und (Cursor unten)-Tasten, um Formularfelder anzuspringen, es sei denn, ein Drop-down-Feld ist aufgeklappt.
Beobachten Sie die Statusleiste. Hier könnten Nachrichten erscheinen, die Ihnen mitteilen, wie die einzelnen Felder ausgefüllt werden sollen. Sie können auch die [F1]-Taste drücken, um Hilfe zu einem ausgewählten Feld zu erhalten.
Wenn Sie einen Fehler machen und zum vorigen Feld zurückkehren möchten, halten Sie die (Umschalt)-Taste gedrückt, während Sie die (Tab)- oder (Eingabetaste)-Taste drücken, bis Sie das betreffende Feld erreicht haben. Um zum nächsten Feld zu gelangen, ohne eine Eintragung vorzunehmen, drücken Sie einfach (Tab) oder (Eingabetaste). Sie können auch zwischen den Feldern hin- und herspringen, indem Sie die (Cursor oben)- und (Cursor unten)-Tasten drücken. Zum Ende des Formulars gelangen Sie, indem Sie die Tastenkombination (Strg)+(Pos1) bzw. (Strg)+(Ende) drücken.
Wenn Sie einen Eintrag in einem Feld bearbeiten möchten, verwenden Sie die Maus oder die Pfeiltasten, um die Einfügemarke neben dem überarbeitungsbedürftigen Text zu plazieren. Drücken Sie die (Rückschritt)-Taste, um Zeichen zu löschen, oder geben Sie die gewünschten Zeichen ein.
Um in ein Feld einen Tabulator einzugeben, ohne zum nächsten Feld zu springen, halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt, während Sie die (Tab)-Taste drücken.
Achten Sie immer darauf, wie Word Ihre Eingabe in ein Feld versteht. Wenn zum Beispiel ein Textfeld so formatiert ist, daß es Zahlen ohne Dezimalstellen darstellt, und Sie in diesem Feld eine Zahl ausschreiben (vier statt 4), gibt Word 0 aus: Das Programm erwartet die Eingabe einer Zahl, nicht von Buchstaben. Kehren Sie zu dem Feld zurück, und geben Sie das Richtige ein.
Wenn Sie ein nicht geschütztes Formular öffnen, ist das erste Feld nicht hervorgehoben, und Sie können auch nicht mit der (Tab)- oder (Eingabetaste)-Taste von Feld zu Feld springen. Um ein nicht geschütztes Formular auszufüllen, verwenden Sie die normalen Verfahren zum Navigieren durch ein Dokument. Oder, noch besser, schützen Sie das Formular, indem Sie den Befehl Extras-Dokumentschutz wählen. Klicken Sie auf Formulareingabe.
Da die meisten Online-Formulare auf Vorlagen basieren, haben sie noch keinen Namen, wenn Sie jene öffnen. Sie müssen sie speichern und benennen, sobald sie ausgefüllt sind (Wenn einem Formular keine Vorlage zugrundeliegt, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihr Dokument unter einem eindeutigen Namen zu speichern. Auf diese Weise erhalten Sie das Original zu zukünftigem Gebrauch).
Um ein Formular zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Ich habe ein neues Formular geöffnet, aber das erste Feld ist nicht hervorgehoben.
Das Formular ist nicht geschützt. Um es auszufüllen, schützen Sie es mit dem Befehl Extras-Dokument schützen (am besten wäre es, die Formularvorlage zu öffnen und zu schützen, damit das Formular beim nächsten Öffnen geschützt ist).
Es gibt viele Möglichkeiten, Formularfelder so anzupassen, daß Ihre Formulare informativer, besser automatisiert und leichter verwendbar sind. Automatische Datums- und Zeitfelder fügen das aktuelle Datum bzw. die aktuelle Zeit in Ihr Formular ein. Standardeinträge schlagen einen wahrscheinlichen Eintrag vor. Hilfemeldungen geben dem Anwender Hinweise, wie ein bestimmtes Feld ausgefüllt werden sollte. Formeln berechnen Ergebnisse in einem Feld. Makros laufen ab, wenn der Anwender in ein bestimmtes Feld eintritt oder es verläßt.
Auch die meisten Formatierungsoptionen sind für Formularfelder möglich. So können Sie ein Formularfeld fett formatieren, damit der Eintrag hervorgehoben wird, oder Sie können ein Formularfeld einrahmen, wenn Sie keine Tabelle verwenden möchten.
Passen Sie die Formularfelder an, indem Sie die markierten Felder bearbeiten. Wenn Sie Formularfelder nach dem Ausfüllen bearbeiten möchten, müssen Sie den Dokumentschutz aufheben.
Um ein Formularfeld anzupassen, nachdem Sie es ausgefüllt haben, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie ein Formularfeld in einem Formular wiederholt benötigen, stellen Sie es am besten in AutoText.
Textfelder lassen sich von allen Formularfeldern wahrscheinlich am besten anpassen. Sie können sie nach Typ (zum Beispiel einfacher Text, Zahl, Datum, Berechnung usw.), nach Standardtext, nach der Feldgröße, nach der maximalen Länge oder nach dem Format der Eingabe definieren.
Eine Feldgröße festzulegen, ist besonders wichtig, wenn Sie vorgedruckte Formulare verwenden.
Um für ein Textformularfeld Einschränkungen festzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 18.11: Sie können Text-Formularfelder auf vielfältige Weise anpassen
Oftmals verwenden Sie zwei oder mehr dieser Optionen zusammen. Zum Beispiel können Sie 0,00 als Format auswählen, wenn Sie im Feld Typ Zahl festgelegt haben. Die Eingabe wird dann mit zwei Dezimalstellen formatiert.
Tabelle 18.1: Die Optionen des Feldes Typ für Text-Formularfelder
Tabelle 18.2: Format-Optionen für Text-Formularfelder
|
Eingabe |
Textformat-Option |
Ergebnis |
|
Einfacher Text |
Großbuchstaben |
NUR GROßBUCHSTABEN |
|
Kleinbuchstaben |
nur kleinbuchstaben | |
|
Satzanfang groß |
Der erste Buchstabe des ersten Wortes wird groß geschrieben. | |
|
Erster Buchstabe groß |
Der erste Buchstabe jedes Wortes wird groß geschrieben. | |
|
Zahl |
0 |
123456 |
|
0.00 |
123456.00 | |
|
#,##0 |
123,456 | |
|
#,##0.00 |
123,456.00 | |
|
DM #,##0.00;(DM #,##0.00) |
DM 123,456.00 | |
|
0% |
10% | |
|
0.00% |
10.00% | |
|
Datum |
tt.mm.jj |
01.01.97 |
|
tttt, t. mmmm jjjj |
Sonntag, 3 Januar 1999 | |
|
t. mmmm jjjj |
3. Januar 1997 | |
|
tt.mm.jjjj |
03.01.1997 | |
|
jj-mm-tt |
97-01-01 | |
|
t-mmm-jj |
3-jan-97 | |
|
tt/MM/jj |
01/01/97 | |
|
t. MMM. jj |
1. Jan. 1997 | |
|
tt/MM/jjjj |
01/01/1997 | |
|
MMMM jj |
Januar 97 | |
|
MMM-jj |
Jan-97 | |
|
tt.MM.jj HH.mm |
01.01.97 03.50 | |
|
tt.MM.jj HH.mm.ss |
01.01.97 03.50.00 | |
|
h.mm |
3.50 | |
|
h.mm.ss |
3.50.00 | |
|
HH.mm |
03.50 | |
|
HH:MM:ss |
03.50.00 | |
|
Aktuelles Datum |
genauso wie bei Datum |
genauso wie bei Datum |
|
Aktuelle Uhrzeit |
genauso wie bei Datum |
genauso wie bei Datum |
Auch Kontrollkästchen können angepaßt werden. Kontrollkästchen erfordern eine einfache »Ja«- oder »Nein«-Antwort. Sie können diesen Feldtyp nach der Größe anpassen, außerdem bestimmen, ob er als Standardeinstellung angekreuzt oder nicht angekreuzt sein soll. Wie alle Formularfelder, können Sie auch auf Kontrollkästchen Makros legen (siehe weiter unten »Einem Formular Makros hinzufügen«), Hilfetext hinzufügen (siehe »Einem Formular Hilfetext hinzufügen«), die Textmarke umbenennen (siehe »Felder in einem Formular suchen und benennen«) oder den Eintritt in das Feld verhindern.
Um ein Kontrollkästchen anzupassen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 18.12: Sie können einem Kontrollkästchen genau die gewünschte Größe geben und bestimmen, ob es standardmäßig angekreuzt oder nicht angekreuzt sein soll.
Ein Drop-down-Formularfeld läßt den Anwender aus einer Liste von bis zu 25 Elementen auswählen. Damit wird sichergestellt, daß die Eingabe in ein Feld gültig ist, da die Liste nur gültige Antworten enthält. Außerdem wird dem Anwender das Ausfüllen des Formulars erleichtert, da er nicht darüber nachdenken muß, welche Art von Antwort das Drop-down-Feld verlangt.
Wahrscheinlich passen Sie ein Drop-down-Feld bereits beim Einfügen an, da es leer ist, bis Sie Elemente hinzufügen. Vielleicht möchten Sie der Liste später Elemente hinzufügen, andere Elemente entfernen oder sie anders anordnen. Hierzu können Sie das Drop-down-Feld bearbeiten.
Um einem Drop-down-Feld Elemente hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 18.13: Sie können einem Drop-down-Feld Elemente hinzufügen, Elemente aus
ihm entfernen oder die Elemente neu anordnen.
Um Elemente aus einem Drop-down-Listenfeld zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um Elemente in einem Drop-down-Formularfeld neu anzuordnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Der Benutzer eines geschützten Formulars kann seine Einträge nicht formatieren. Hingegen können Sie die Formularfelder bereits beim Erstellen mit Formatvorlagen, Schriftformaten und vielen anderen Optionen gestalten.
Bevor Sie ein Formularfeld formatieren, müssen Sie es einfügen. Denken Sie daran, daß das Dokument dazu nicht geschützt sein darf.
Um ein Formularfeld zu formatieren, markieren Sie zunächst das entsprechende. Verwenden Sie dann eine der folgenden Methoden:
In den meisten Formularen soll der Benutzer in jedes Feld etwas eingeben. Manchmal kommt es jedoch vor, daß Sie ein Feld deaktivieren möchten, so daß der Benutzer nichts eingeben kann. Vielleicht ist es notwendig, in deaktivierte Felder eine Vorgabe einzutragen.
Um ein Formularfeld zu deaktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Jedes Formularfeld, das Sie in ein Dokument einfügen, hat einen Namen: die Textmarke. Sie können diese Textmarke verwenden, um ein Feld schnell zu finden. Standardmäßig nummeriert Word die Felder, die Sie einfügen, z.B. Text1, Kontrollkästchen7, Drop-down13 usw. Sie können ein Formularfeld benennen, wie Sie möchten (vorausgesetzt, daß Sie die Regeln für Textmarkennamen beachten). Um ein Formularfeld umzubenennen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um ein benanntes Formularfeld zu suchen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können die Benutzung des Formulars vereinfachen, indem Sie ihm Hilfetext hinzufügen. Wenn man in dem entsprechenden Feld angelangt, erscheint die Hilfenachricht in der Statusleiste am unteren Rand des Bildschirms oder als Meldungsfenster, wenn der Benutzer die Taste (F1) drückt.
Das Dokument muß geschützt sein, damit Ihre Hilfenachricht erscheint. Wenn es nicht geschützt ist, wird mit der Taste (F1) die Word-Hilfe aufgerufen.
Sie können als Hilfenachricht Ihren eigenen Text eingeben oder einen vorhandenen AutoText-Eintrag verwenden, zum Beispiel einen AutoText-Eintrag mit dem Text »Drücken Sie F1 für Hilfe«. Diesen fügen Sie jedem Feld, das mit einer F1-Hilfe versehen ist, als Hilfenachricht hinzu (siehe Abb. 18.14).
Abbildung 18.14: Die Hilfe kann in der Statusleiste angezeigt werden,
wenn Sie das Register Statusleiste verwenden.
Um einem Formularfeld eine Hilfe hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie Ihrem Feld eine (F1)-Hilfe hinzufügen, sollten Sie zusätzlich eine Statusleisten-Nachricht mit dem Text »Für Hilfe drücken Sie F1« eingeben, damit der Benutzer weiß, wie er Hilfe erhalten kann.
Abbildung 18.15: Wenn Sie das Register Hilfetaste (F1) verwenden, wird die Hilfe
als Meldungsfenster angezeigt, sobald der Benutzer die (F1)-Taste drückt.
Denken Sie daran, daß der Benutzer die Statusleiste ausblenden kann, auch wenn das Formular geschützt ist. Beachten Sie außerdem, daß der Benutzer dann nicht mehr feststellen kann, ob ein Feld mit einer F1-Hilfe versehen ist oder nicht.
Es gibt viele Möglichkeiten, Ihre Formulare durch Makros zu automatisieren. Sie können damit Felder aktivieren oder deaktivieren, je nachdem, welche Antwort der Benutzer in ein vorhergehendes Feld eingegeben hat, berechnete Felder aktualisieren oder nicht benötigte Felder überspringen.
Zuerst müssen Sie das Makro erstellen und es dann einem bestimmten Formularfeld zuweisen. Das Makro läuft entweder beim Eintritt oder beim Verlassen des Feldes ab.
Beachten Sie, daß ein Makro Textmarken benötigt, um bestimmte Felder anzuspringen. Vergewissern Sie sich daher, daß Ihr Formular keine doppelten Textmarkennamen enthält. Sie können den automatischen Textmarkennamen eines jeden Feldes betrachten oder ihm einen neuen zuweisen, indem Sie das Feld markieren, den Dialog Optionen für Formularfelder aufrufen und dann im Feld Textmarke nachschauen (wenn Sie Genaues erfahren möchten, lesen Sie noch einmal den Abschnitt »Formularfelder benennen und suchen«).
Setzen Sie Ihre Makros ein, indem Sie diese der Vorlage, auf der das Formular basiert, zuweisen. Am einfachsten geht das, während Sie das Makro erstellen. Eine andere Möglichkeit ist, den Befehl Extras-Vorlagen und Add-Ins zu wählen, auf die Schaltfläche Organisieren zu klicken und dann das Register Makros zu aktivieren.
Bevor Sie einem Formularfeld ein Makro zuweisen können, müssen Sie den Dokumentschutz aufheben, und, wie gesagt, das Makro muß erstellt sein.
Führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn weder im Feld Eintritt noch im Feld Verlassen Makros aufgeführt sind, sind für die Dokumentvorlage Ihres Formulars keine verfügbar. Sie müssen ein Makro erstellen oder der Vorlage eines zuweisen.
Wenn Sie vermeiden möchten, daß Ihr Formular geändert werden kann, schützen Sie es mit einem Kennwort. Dann muß jeder, der den Dokumentschutz aufheben möchte, das Kennwort eingeben (Sie auch – vergessen Sie also Ihr Kennwort nicht).
Um ein Dokument mit einem Kennwort zu schützen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 18.16: Geben Sie Ihr Kennwort in das Feld Kennwort (optional) ein,
um Ihr Formular zu schützen.
Abbildung 18.17: Sie müssen das Kennwort bestätigen, indem Sie es noch
einmal genauso eingeben wie beim ersten Mal.
Um den Kennwortschutz wieder aufzuheben, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Ihr Formular in Abschnitte unterteilt ist, können Sie Teile davon schützen, während Sie andere ungeschützt lassen. Um Abschnitte zu erstellen, wählen Sie den Befehl Einfügen-Manueller Wechsel. Dadurch wird ein Abschnittswechsel zwischen den geschützten und den nicht geschützten Abschnitten Ihres Dokuments hergestellt. Sie können nun für die geschützten Abschnitte einen Kennwortschutz vergeben.
Abbildung 18.19: Sie können ein Dokument teilweise schützen, wenn es in Abschnitte unterteilt ist.
Die Formulare, die Sie erstellen möchten, sind vielleicht schon auf Papier oder in einem Computerprogramm vorhanden. Manchmal ist es die einfachste Möglichkeit, ein Formular zu konvertieren, dieses einfach neu einzugeben. In anderen Fällen möchten Sie vielleicht lieber auf die vorhandenen Daten zurückgreifen.
Wenn Sie ein gedrucktes Formular vorliegen haben, könnten Sie es einscannen und das gescannte Bild in Text umwandeln. Falls es sich um ein Textdokument handeln, können Sie es durch Formatierung, Spalten- und DTP-Funktionen in Word gestalten, damit man effizient arbeiten kann.
Zwar ist es nicht möglich, Formularfelder aus einem anderen Programm in ein Word-Dokument zu importieren. Dafür können Sie Text importieren. Wenn ein Formular in einem anderen Programm erstellt wurde, importieren Sie den Text, formatieren ihn nach Ihren Wünschen und fügen die Formularfelder hinzu. Sie können den Text in eine Tabelle umwandeln, indem Sie ihn markieren und den Befehl Tabelle-Text in Tabelle umwandeln wählen. Um mehr über Tabellen zu erfahren, lesen Sie das Kapitel 15 »Tabellen erstellen und bearbeiten«.
Es gibt drei Möglichkeiten, wie ein Formular gedruckt werden soll. Entweder es soll genauso gedruckt werden, wie es auf dem Bildschirm aussieht, einschließlich Beschriftungen, Grafiken und Daten in den Feldern, oder es sollen nur die Daten auf vorgefertigte Formblätter ausgegeben werden. Die dritte Möglichkeit wäre, daß Sie nur die Beschriftungen und Grafiken drucken möchten, um einen Vordruck zu erstellen.
Um das gesamte Formular mit allem, was auf dem Bildschirm angezeigt wird, zu drucken, verwenden Sie die üblichen Druckbefehle. Entscheiden Sie sich für diese Methode, um bereits ausgefüllte Formulare zu drucken.
Um das gesamte Formular zu drucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie Vordrucke einsetzen, geben Sie nur die Daten aus. Da Sie für den Vordruck und die Daten dieselbe Formularvorlage verwenden, werden die Daten korrekt in den Feldern plaziert. Der Laserdruck kann sich in diesem Fall etwas kompliziert gestalten, da die Ausrichtung auf dem Papier bis zu 0,3 cm abweichen kann.
Führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 18.20: Wählen Sie Extras-Optionen, aktivieren Sie das Register Drucken,
und klicken Sie auf In Formularen nur Daten drucken.
Beachten Sie, daß durch dieses Verfahren jedesmal, wenn Sie das Formular drucken, nur die Daten zu Papier gebracht werden. Wiederholen Sie das Verfahren, und deaktivieren Sie die Option In Formularen nur Daten drucken im Schritt 4, wenn Sie das gesamte Formular drucken möchten.
Um selbst ein Formblatt herzustellen, drucken Sie nur das Formular ohne Daten.
Dazu führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wie bereits aufgeführt, erscheinen die Formularfelder schattiert, wenn die Schaltfläche Formularfeld-Schattierung auf der Formular-Symbolleiste angeklickt ist. Diese Schattierung wird nicht mit ausgedruckt. Wenn Sie möchten, daß die Formularfelder auf dem Ausdruck schattiert sind, wählen Sie Format-Rahmen und Schattierung, um Teile Ihres Formulars zu schattieren.
Wenn ich Formulardaten drucke, passen sie nicht richtig in die Formularfelder auf dem Vordruck.
Stellen Sie sicher, daß Sie für den Druck der Daten dasselbe Formular verwenden wie für den Vordruck. Die Ausrichtung – wie die einzelnen Blätter in den Drucker eingezogen werden – ist bei den meisten Bürodruckern nicht ganz genau. Dadurch könnte es äußerst schwierig werden, die Formulardaten auf dem Ausdruck genau auszurichten.
Vielleicht möchten Sie die in Ihre Formulare eingegebenen Daten sammeln, um mit ihnen in anderen Programmen, zum Beispiel einer Datenbank, zu arbeiten. Dazu speichern Sie nur die Daten und importieren die Daten in die andere Anwendung. Word speichert eine Kopie der Daten als Nur Text-Dokument (mit der Erweiterung TXT) und erstellt daraus ein durch Kommata getrenntes Dokument. Dieses enthält nur die Antworten aus den Formularfeldern. Daten in durch Kommata getrennten Textdokumenten können von vielen Anwendungen gelesen werden. So kann beispielsweise Excel eine solche Datei öffnen und setzt, wenn die Datei die Erweiterung CSV (comma separated values) hat, jede Dateneinheit in eine Tabellenzelle. Um nur die Daten in Ihrem Formular zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie mit Eingeben-Feldern arbeiten, können Sie einen Formbrief erstellen. In diesen müssen Sie ein Element (z.B. einen Namen) nur einmal eingeben – gleichgültig, wie oft dieses Element im Brief auftaucht.
Die Funktion ist für Rechnungen, Verträge oder Geschäftsformulare, in denen ein Großteil des Textkörpers unverändert bleibt, ausgesprochen sinnvoll. {Eingeben}-Felder sind auch nützlich, wenn Sie in Massendrucksachen persönliche Sätze einfließen lassen möchten.
Die Abbildung 18.21 zeigt ein Dokument, das zeigt, wie {Eingeben}-Felder funktionieren. In dieses Dokument wird das aktuelle Datum automatisch eingesetzt, dann wird der Benutzer aufgefordert, den Namen des Kunden einzugeben. Nun wird eine {Eingeben}-Dialogbox für jedes Element in der Tabelle angezeigt.
Abbildung 18.21: Feldfunktionen können Dialogboxen aufrufen. In diesen wird der Benutzer aufgefordert, bestimmte Angaben einzugeben. Diese werden dann im Dokument mehrfach verwendet.
Zuerst erstellen Sie eine neue Dokumentvorlage für Formbriefe.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Abbildung 18.22: Erstellen Sie Ihr Formular aufgrund einer Vorlage, damit der Benutzer es
nicht versehentlich ändert.
Um Ihre Vorlage so einzurichten, daß der Benutzer zur Eingabe von bestimmten Daten aufgefordert wird, verwenden Sie {Eingeben}-Felder. Abb. 18.23 zeigt eine Dialogbox, die durch ein solches Feld erzeugt wurde.
Abbildung 18.23: Das {Eingeben}-Feld ist eine einfache Methode, um
Benutzer über eine Dialogbox zur Eingabe bestimmter Daten aufzufordern.
Sie müssen kein Makro erstellen, um die Dialogbox anzuzeigen.
Um eine {Eingeben}-Feldfunktion in ein Dokument einzufügen, stellen Sie die Einfügemarke dorthin, wo die Eingabe erfolgen soll. Wählen Sie Einfügen-Feld. Stellen Sie sicher, daß in der Liste der Kategorien Alle ausgewählt ist. Wählen Sie dann aus der Liste der Feldnamen {Eingeben} aus. Im Feld Feldfunktionen bewegen Sie die Einfügemarke hinter {Eingeben} und tragen den Text, der dem Benutzer angezeigt werden soll, in Anführungszeichen ein. Klicken Sie dann auf OK.
Alternativ können Sie das {Eingeben}-Feld in die Vorlage eintippen. Dazu bewegen Sie die Einfügemarke an die Stelle, wo das Ergebnis erscheinen soll und drücken die Tastenkombination (Strg)+(F9) (Feld einfügen). Stellen Sie die Einfügemarke in die Feldfunktion, und geben Sie folgendes ein:
Eingeben "Geben Sie die Kundenadresse ein."
Setzen Sie Aufforderungen, die länger sind als ein Wort, in Anführungszeichen (""). Anderenfalls wird nur das erste Wort verwendet.
Um die Dialogbox anzuzeigen und das soeben erstellte {Eingeben}-Feld zu aktualisieren, führen Sie die folgenden Schritte aus.
Um alle {Eingeben}-Felder in einem Dokument zu aktualisieren, markieren Sie das gesamte Dokument mit der Tastenkombination (Strg)+(A) und drücken dann die (F9)-Taste (aktualisieren).
Der Eintrag in die Dialogbox erscheint nun anstelle der Feldfunktion. Der Text nach dem eingefügten Eintrag wird nach rechts oder nach unten verschoben, genauso, als ob Sie an dieser Stelle manuell Text eingegeben hätten.
Um zwischen der Anzeige der Felder und deren Ergebnissen umzuschalten, drücken Sie die Tastenkombination (Alt)+(F9) oder wählen den Befehl Extras-Optionen und kreuzen im Register Ansicht Feldfunktionen an.
Wenn Sie Feldfunktionen in Formbriefen verwenden, können Sie vom Benutzer eine einmalige Eingabe verlangen, diese Eingabe jedoch an mehreren Stellen einfügen lassen. Um einen Eintrag in einer {Eingeben}-Dialogbox an mehreren Stellen zu verwenden, bedienen Sie sich der folgenden drei Feldfunktionen:
Word führt Sie durch die korrekte Syntax für Feldfunktionen, wenn Sie mit dem Befehl Einfügen-Feld arbeiten.
Das Dokument muß als Dokumentvorlage gespeichert werden, da Sie es als solche geöffnet haben. Um die Dokumentvorlage zu speichern, wählen Sie Datei-Speichern Unter. Im Textfeld Dateiname geben Sie einen Namen ein, der Ihr Formular beschreibt. Beachten Sie, daß Sie in den Text- oder Listenfeldern nichts ändern können. Klicken Sie dann auf OK. Word speichert die Dokumentvorlage und fügt die Erweiterung DOT hinzu. Wenn Sie eine neue Vorlage speichern, geben Sie ihr einen Namen, der den Dokumenttyp, der durch sie erzeugt wird, widerspiegelt.
Um die von Ihnen eingegebenen Felder zu testen, aktualisieren Sie sie. Diese Aktion hat neue Werte zum Ergebnis bzw. gibt Ihnen die Möglichkeit, neue Werte einzugeben.
Um Daten in die Felder einzugeben bzw. zu aktualisieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um den vorhergehenden Eintrag beizubehalten, klicken Sie auf Abbrechen. Wenn noch kein Eintrag vorhanden war, bleibt das Feld leer.
Wenn in einem Feld ein Fehler auftritt, zeigen Sie die Feldfunktionen an. Überprüfen Sie die Schreibweise und die Leertasten. Geben Sie zwischen Feldtypen, Anweisungen und Schaltern je eine Leertaste ein.
Da diese Art von Formular für wiederholten Gebrauch erstellt wird, können Sie festlegen, daß Word den Anwender automatisch zur Eingabe auffordert, sobald das Dokument geöffnet wird. Schreiben Sie hierzu ein Makro, das alle Felder im Dokument aktualisiert, sobald dieses geöffnet wird. Aktivieren Sie die Formularvorlage, und führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 18.24: Sie können ein Makro aufzeichnen, um die Feldfunktionen automatisch
zu aktualisieren, wenn ein Dokument oder eine Vorlage geöffnet wird.
Die Symbolleiste Aufzeichnung wird angezeigt, in der Statusleiste erscheint die Meldung MAK, woraus Sie ersehen können, daß der Makrorecorder eingeschaltet ist. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um ein Makro aufzuzeichnen, das alle Felder im Dokument aktualisiert:
Um das Makro zu testen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie das Dokument öffnen, läuft das AutoNew-Makro ab. Geben Sie in jede Dialogbox eine Antwort ein, oder wählen Sie Abbrechen. Wenn das Makro nicht korrekt ausgeführt wird, zeichnen Sie es noch einmal auf. In diesem Fall verwenden Sie denselben Namen (AutoNew). Word fragt, ob Sie die vorherige Aufnahme ersetzen möchten. Klicken Sie auf Ja.
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