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Tabellen bearbeiten

Tabellen sind eine der einfachsten und doch effektivsten Funktionen in Word für Windows. Wir haben es mit einem Feature zu tun, das so gut wie jeder sinnvoll findet. Wenn Sie Ihre Tabelle jedoch erstellt haben, möchten Sie sie vielleicht formatieren oder kreativ bearbeiten. Dieses Kapitel erläutert, wie das geht. n

Zellen verbinden und teilen – Tabellenüberschriften erstellen

Manchmal kommt es vor, daß Text oder eine Abbildung sich über mehrere Zellen erstrecken soll. Eine Überschrift ist ein gutes Beispiel dafür. Word für Windows gibt Ihnen die Möglichkeit, mehrere Zellen in eine einzige Zelle zu verwandeln. Wenn Sie Zellen verbinden, werden deren Inhalte in Absätze in einer einzelnen Zelle umgewandelt.

Zellen verbinden

Sie können Zellen sowohl horizontal als auch vertikal verbinden. Um mehrere Zellen zu einer einzigen Zelle zu verbinden, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie die Zellen, die Sie verbinden möchten (siehe Abb. 16.1).

Abbildung 16.1: Markieren Sie die Zellen, die Sie in der Tabelle verbinden wollen.

• Wählen Sie Tabelle-Zellen verbinden.
  Die markierten Zellen werden zu einer einzigen Zelle zusammengefaßt (siehe Abb. 16.2). Evtl. müssen Sie die Zellinhalte neu formatieren, damit die Ausrichtung stimmt.

Abbildung 16.2: Verbinden Sie Zellen, um z.B. Überschriften in eine einzige, größere Zelle zu stellen.

Tabellenüberschriften erstellen

Um Tabellenüberschriften zu erstellen, führen Sie folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie die erste Zeile und alle folgenden Zeilen, die Sie als Überschrift verwenden möchten.
• Wählen Sie den Befehl Tabelle-Überschrift.
• Dieser Befehl macht die markierten Tabellenzeilen zu einer Tabellenüberschrift. Die markierten Zeilen müssen jedoch die erste Zeile der Tabelle einschließen. Tabellenüberschriften werden auf den Folgeseiten wiederholt, wenn die Tabelle mehr als eine Seite umfaßt.

Zellen trennen

Nachdem Sie Zellen verbunden haben, können Sie diese auch wieder in ihren Urzustand zurückversetzen. Der Text in den verbundenen Zellen wird durch Absatzmarken getrennt. Der erste Absatz wird dann wieder in die erste Zelle gestellt, der zweite Absatz in die zweite Zelle usw.

Um verbundene Zellen zu trennen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie eine Zelle, die Sie vorher verbunden haben.
• Wählen Sie den Befehl Tabelle-Zellen teilen.

Text, der aus einem einzigen Absatz besteht, wird in eine einzelne Zelle eingefügt. Wenn der Text aus mehreren Absätzen besteht, wird jeder Absatz in eine eigene Zelle gestellt.

Eine Tabelle formatieren

Sie können Text und Zellen formatieren, um ansprechend und professionell aussehende Tabellen zu erhalten. Sie formatieren Text und Absätze genauso, wie Sie dies im Textkörper Ihres Dokuments tun würden. Um eine Tabelle attraktiver und besser lesbar zu gestalten, können Sie Rahmen und Schattierungen auf die gesamte Tabelle oder ausgewählte Zellen anwenden. Sie können auch Gitternetzlinien in die Tabelle zeichnen. Um das Aussehen zu verbessern oder um wichtige Daten hervorzuheben, können Sie farbige Rahmen oder schattierte bzw. farbige Hintergründe verwenden. Zusätzlich stehen Ihnen 40 verschiedene Schattierungen und Muster für Schwarzweiß-Laserdrucker zur Verfügung – eine wichtige Funktion, wenn Sie Wert darauf legen, daß Ihr Dokument einen guten Eindruck macht.

Formatieren Sie Zellinhalte mit den gleichen Verfahren wie für normalen Text. Um die Schriftart, Schriftgröße und den Schriftschnitt zu ändern, wählen Sie Format-Schriftart. Um die Abstände und Einzüge von Zellinhalten anzupassen, wählen Sie den Befehl Format-Absatz. Denken Sie daran, daß Sie auch mit dem Kontextmenü arbeiten können, um diese Formatierungsbefehle zuzuweisen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste, nachdem Sie die Zellen, Spalten oder Zeilen, die Sie formatieren möchten, markiert haben, und wählen Sie dann aus dem Kontextmenü den gewünschten Formatierungsbefehl.

Um einer Tabelle Rahmen, Schattierungen und Farben zuzuweisen, wählen Sie Format-Rahmen und Schattierung. Sie können auch die Symbolleiste Tabellen und Rahmen anzeigen, um mit einem Mausklick auf die Optionen zuzugreifen.

Um die Symbolleiste Tabellen und Rahmen auf Ihrem Bildschirm anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine vorhandene Symbolleiste und wählen aus dem Menü Tabellen und Rahmen. Wiederholen Sie diese Schritte, um die Symbolleiste wieder auszublenden.

Einer Tabelle ein AutoFormat zuweisen

Eine Tabelle professionell zu formatieren, könnte länger dauern, als sie zu erstellen und auszufüllen – es sei denn, Sie arbeiten mit Tabelle AutoFormat. Diese Funktion weist einer markierten Tabelle automatisch ein bereits fertig gestaltetes Format zu. Dieses Format enthält Rahmen, Schattierung, Schriftart, Farben und optimal angepaßte Spaltenbreiten. Wenn Sie mit dem Excel-AutoFormat vertraut sind, verstehen Sie auch, warum diese Funktion in Word so sinnvoll ist.

Um eine Tabelle mit Hilfe des Tabelle-AutoFormats zu formatieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie die Einfügemarke in die Tabelle.
• Wählen Sie den Befehl Tabelle-Tabelle AutoFormat, um die gleichnamige Dialogbox anzuzeigen. Sie sehen diese auf Abb. 16.3.

Abbildung 16.3: Weisen Sie eine Sammlung vorgefertigter Formate zu,
indem Sie die Dialogbox Tabelle AutoFormat öffnen.

• Wählen Sie aus der Liste Formate ein vorgefertigtes Format aus. Das Vorschaufeld zeigt ein Beispiel dafür an.
• Wenn Sie einige in der Tabelle vorhandene Formate nicht verlieren möchten, entfernen Sie das Häkchen aus dem entsprechenden Kontrollkästchen in der Optionsgruppe Formatierung anwenden auf: Rahmen, Schattierung, Zeichen, Farbe und Optimale Breite. Das Beispiel im Vorschaufeld verändert sich, wenn Sie Formate auswählen oder deaktivieren.
• Wenn Sie nur ausgewählte Teile des AutoFormats auf Ihre Tabelle anwenden möchten, wählen Sie aus der Optionsgruppe Sonderformate übernehmen die Tabellenteile, die Sie formatieren möchten: Überschriften, Erste Spalte, Letzte Reihe und Letzte Spalte.

Rahmenformate auswählen

In Word für Windows können Sie einzelnen Zellen, Zeilen und Spalten oder der gesamten Tabelle ganz einfach Rahmen zuweisen. Abb. 16.4 zeigt eine Tabelle, die mit verschiedenen Rahmenarten formatiert wurde.

Abbildung 16.4: Sie können Tabellen mit verschieden Rahmenarten formatieren

Um allen oder ausgewählten Teilen einer Tabelle Rahmen hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie die gesamte Tabelle oder die Zellen, die Sie mit Rahmen oder Schattierungen versehen möchten.
• Wählen Sie Format-Rahmen und Schattierung, und aktivieren Sie das Register Rahmen in der Dialogbox (siehe Abb. 16.5).

Abbildung 16.5: Versehen Sie Ihre Tabelle über die Dialogbox Rahmen und Schattierung mit Rahmen.

• Wählen Sie die Linienart aus dem Feld Linienart.
• Wählen Sie eine Linienfarbe aus der Liste Farbe.
• Wählen Sie die Linienstärke aus der Liste Breite.
• Wählen Sie aus der Optionsgruppe Einstellung ein Rahmenmuster: Ohne, Kasten, Alle, Gitternetz oder Anpassen.
• Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie eigene Kombinationen von Rahmenarten, -breiten und -farben festlegen möchten, entscheiden Sie zunächst, welche Linien davon betroffen sein sollen, indem Sie das Entsprechende aus der Optionsgruppe Einstellungen wählen.

Um benutzerdefinierte Einstellungen zu treffen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie eine Linienart und -breite aus – wie eben beschrieben.
• Wählen Sie die Linienfarbe aus der Liste Farbe.
• Wählen Sie aus der Optionsgruppe Vorschau die Linie oder Kante, die Sie verändern möchten. Abb. 16.6 zeigt die Rahmen-Schaltflächen in der Vorschaugruppe. Mit diesen können Sie die Linien, die Sie ändern möchten, markieren.

Abbildung 16.6: Sie können jede beliebige Kombination von Tabellenkanten
und Gitternetzlinien wählen, um deren Rahmen zu formatieren.

• Klicken Sie mit der Maus auf die Linienart, die im Feld Linienart angezeigt wird. Klikken Sie auf die Schaltflächen in der Vorschau, die zu den Linien, die Sie ändern möchten, gehören. Wenn Sie mit der Tastatur arbeiten, drücken Sie die (Alt)+(N), um sich zur Optionsgruppe Einstellung zu begeben. Drücken Sie die (Cursor oben) bzw. die (Cursor unten)-Taste, um sich durch die Kombinationen der markierten Linien zu bewegen. Bleiben Sie auf der gewünschten Kombination stehen. Drücken Sie (Alt)+(Y), um die Linienart, (Alt)+(C), um die Linienfarbe und (Alt)+(W), um die Linienbreiten-Optionen zu ändern, bis Sie die gewünschte Kombination erzielt haben. Betrachten Sie das Beispiel in der Vorschau, um das Ergebnis Ihrer Auswahl zu sehen. Wenn Ihnen das Aussehen des Beispiels nicht zusagt, wählen Sie Ohne aus der Optionsgruppe Einstellung, und kehren Sie zu Schritt 1 zurück.
• Klicken Sie auf OK.

Die soeben beschriebenen Schritte zeigen Ihnen, wie man einer ganzen Tabelle oder einzelnen Tabellenzellen Rahmen hinzufügt. Sie können Rahmen auch den Absätzen in einer Zelle zuweisen.

Um Absätzen Rahmen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden auf der Standard-Symbolleiste. Markieren Sie die Absatzmarke des Absatzes, dem Sie einen Rahmen hinzufügen möchten, und wählen Sie den Befehl Format-Rahmen und Schattierung. Evtl. müssen Sie nach dem Text eine Absatzmarke einfügen, indem Sie die (Eingabetaste)-Taste drücken.

Schattierung und Farben auswählen

Sie können das Aussehen einer Tabelle oder markierter Zellen verbessern, indem Sie diese schattieren. Durch Schattierungen lenken Sie die Aufmerksamkeit des Betrachters auf einen bestimmten Teil der Tabelle. Sie können Schattierungen auch verwenden, um auf Formularen gesperrte Bereiche zu schaffen.

Um einer Tabelle eine Schattierung hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Format-Rahmen und Schattierung, und aktivieren Sie das Register Schattierung in der Dialogbox Rahmen und Schattierung (siehe Abb. 16.7).

Abbildung 16.7: Sie können einer Tabelle mit den Schattierungsoptionen Schattierungen
und Farben hinzufügen.

• In der Optionsgruppe Ausfüllen klicken Sie Ohne an, um eine Schattierung zu entfernen, oder wählen Sie eine Schattierung aus der Palette. Markieren Sie in der Palette ein Muster oder einen Prozentsatz. Es stehen viele verschiedene Schattierungen zur Verfügung.
• Wählen Sie aus der Liste Farbe eine entsprechende Farbe aus. Wählen Sie Auto oder Schwarz, wenn Sie mit einem Schwarzweiß-Drucker arbeiten.
• Schauen Sie in das Feld Vorschau, um das erstellte Muster anzusehen. Wenn Ihnen das Muster gefällt, klicken Sie auf OK, anderenfalls beginnen Sie noch einmal bei Schritt 2.

Wenn Sie eine Schattierung zuweisen, unterlegt Word den Hintergrund der markierten Zellen farbig. Sie können die Schattierungsart steuern, indem Sie den Prozentsatz ändern. Wenn Sie eine hellere Farbe bevorzugen, wählen Sie einen niedrigeren Prozentsatz. Durch einen höheren Prozentsatz wird die Schattierung dunkler.

Experimentieren Sie in der Dialogbox Rahmen und Schattierung mit den Optionen, indem sie auf das Register Schattierung klicken, um das am besten aussehende Muster herauszufinden.

Die Auflösung Ihres Druckers bestimmt, wie ein Muster aussieht. Je höher die Auflösung – in Punkten pro Zoll (dpi – dots per inch) gemessen – desto feiner ist die Schattierung. Die Auflösung, in der Ihr Drucker Grafiken und Schattierungen druckt, kann in eine Option in der Dialogbox Eigenschaften geändert werden. Um diese Dialogbox aufzurufen, wählen Sie den Befehl Datei-Drucken, klicken auf die Schaltfläche Eigenschaften und wählen dann das Register Grafik. Um mehr über diese Dialogbox in Erfahrung zu bringen, klicken Sie auf das ?-Symbol und dann auf den interessierenden Bereich.

Zeilen und Spalten numerieren

Wenn Sie regelmäßig die gleiche Formatsammlung auf eine Tabelle anwenden, sollten Sie sich im Kapitel 9 »Formatvorlagen für wiederkehrende Aufgaben« über dieses Thema informieren.

Um die Zellen und Zeilen in einer Tabelle zu Numerieren, können Sie auf die Schaltfläche Numerierung auf der Symbolleiste Format klicken oder den Befehl Format-Numerierung und Aufzählung wählen. Die schnellste Möglichkeit, einer Tabelle eine Numerierung hinzuzufügen, besteht darin, auf die Schaltfläche Numerierung auf der Format-Symbolleiste zu klicken. Wenn Sie diese Methode wählen, sind Sie jedoch auf die in der Numerierung und Aufzählungen gegenwärtig ausgewählte Numerierungsvorlage beschränkt.

Um einer Tabelle über die Schaltfläche Nummern eine Numerierung hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie die Zellen, Reihen oder Spalten, die Sie Numerieren möchten.
• Wählen Sie Format-Numerierung und Aufzählungen, und aktivieren Sie das Register Numerierung in der Dialogbox Numerierung und Aufzählungen (siehe Abb. 16.8).

Abbildung 16.8: Sie können aus mehreren Numerierungsvorlagen im Register
Numerierung in der Dialogbox Aufzählung und Numerierungen wählen.

• Wählen Sie eine Numerierungsvorlage aus.
• Um die vorgefertigte Vorlage zu verändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Anpassen und treffen in der Dialogbox Numerierung anpassen die gewünschten Änderungen, um das Format der Numerierung zu verändern.
• Klicken Sie auf OK.

Eine Tabelle teilen

Gelegentlich möchte man einen Absatz oder eine Überschrift zwischen zwei Tabellenzeilen einfügen. Wenn Sie eine Tabelle am Anfang eines Dokuments beginnen und Ihnen später auffällt, daß Sie vor der Tabelle Text eingeben müssen, können Sie dies ganz einfach lösen.

Um Text über eine Tabelle oder zwischen Zeilen einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Plazieren Sie die Einfügemarke eine Zeile unter der Stelle, wo Sie den Text einfügen möchten. Wenn Sie Text über einer Tabelle eingeben möchten, stellen Sie die Einfügemarke in die erste Zeile der Tabelle.
• Wählen Sie Tabelle-Tabelle teilen. Alternativ können Sie die Tastenkombination (Strg)+(Umschalt)+(Eingabetaste) drücken. Eine Absatzmarke in der Formatvorlage Standard wird über der Zeile eingefügt.

Tabellen sortieren

Oft erstellt man Tabellen, um Daten in Zeilen und Spalten anzuordnen. Sie können zum Beispiel eine Tabelle, die eine Datenbank von Namen und Adressen darstellt, zuerst nach dem Nachnamen sortieren, und dann innerhalb dieser Sortierung nach dem Vornamen. Sie können Text, Zahlen und Daten entweder auf- oder absteigend sortieren.

Um eine Tabelle zu sortieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie die gesamte Tabelle, um alle Zeilen in die Sortierung einzubeziehen, oder markieren Sie nur die Zeilen, die Sie sortieren möchten.
• Wählen Sie Tabelle-Sortieren. Die Dialogbox Sortieren wird angezeigt (siehe Abb. 16.9).

Abbildung 16.9: Sie können eine Tabelle in der Dialogbox Sortieren
nach bis zu drei Spalten sortieren.

• Markieren Sie die erste Spalte, die Sie sortieren möchten, aus der Liste 1. Sortierschlüssel.
• Wählen Sie Text, Zahl oder Datum aus der Liste Typ.
• Aktivieren Sie entweder die Option Aufsteigend oder Absteigend.
• Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5, wenn Sie nach weiteren Spalten in Ihrer Tabelle sortieren möchten. Treffen Sie Ihre Auswahl in der Liste 2. Sortierschlüssel.
• Wenn in Ihrer Tabelle Überschriften, die nicht in die Suche einbezogen werden sollen, vorhanden sind, wählen Sie die Option Überschrift in der Optionsgruppe Liste enthält.
• Um in der Sortierung Groß- und Kleinschreibung zu berücksichtigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, wählen die Option Groß-/Kleinschreibung beachten und klicken dann auf OK.
• Klicken Sie auf OK.

Der Befehl Bearbeiten-Rückgängig entfernt die Sortierung, wenn Sie ihn direkt danach anwenden. Am besten speichern Sie Ihr Dokument von der Sortierung, so daß Sie zu ihm zurückkehren können, wenn es falsch sortiert wurde.

Eine Tabelle in Text umwandeln

Sie können die Inhalte einer Tabellenzelle in durch Semikola, Tabstops oder andere einzelne Zeichen getrennten Text umwandeln. Sie können die Inhalte jeder Zelle in einen oder mehr Absätze konvertieren.

Um eine Tabelle, die Text enthält, umzuwandeln, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie die Zeilen der Tabelle, die Sie in Text umwandeln möchten, oder die gesamte Tabelle.
• Wählen Sie Tabelle-Tabelle in Text umwandeln. Die Dialogbox Tabelle in Text umwandeln wird angezeigt.
• Wählen Sie eine Option aus der Optionsgruppe Text trennen durch. Sie können alle Zellinhalte durch Absatzmarken, Tabulatoren, Semikola oder andere einzelne Zeichen trennen.
• Klicken Sie auf OK.

Text in eine Tabelle umwandeln

Wenn Sie Daten aus anderen Anwendungen kopieren oder ein Word-Dokument, das keine Tabellen enthält, umwandeln, stehen Ihre Daten evtl. in durch Tabulatoren getrennten Spalten. Damit Sie einfacher damit arbeiten können, konvertieren Sie die Daten in Word für Windows-Tabellen.

Um Text in eine Tabelle umzuwandeln, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie die Zeilen des Textes oder Absatzes, den Sie in eine Tabelle umwandeln möchten.

• Wählen Sie den Befehl Tabelle-Text in Tabelle umwandeln. Die Dialogbox Text in Tabelle umwandeln wird angezeigt (siehe Abb. 16.10). Sie können auch auf die Schaltfläche Tabelle einfügen auf der Standard-Symbolleiste klicken.

• Word schlägt auf der Grundlage des markierten Textes die Anzahl der Spalten und Reihen, die Spaltenreihe und das Trennzeichen für die Erstellung der Spalten vor. Sie können diese Einstellungen ändern, um sie Ihren eigenen Bedürfnissen anzupassen.
• Geben Sie in das Feld Spaltenanzahl eine andere Zahl ein, um eine andere Spaltenanzahl festzulegen.
• Geben Sie die Anzahl der Zeilen im Feld Zeilenanzahl ein, um eine andere Zeilenanzahl festzulegen.
• Geben Sie eine genaue Spaltenbreite in das Feld Spaltenbreite ein, wenn Sie nicht die automatische Einstellung verwenden möchten.

• Klicken Sie auf OK.

Berechnungen in einer Tabelle durchführen

Sie können in einer Tabelle genauso Berechnungen durchführen, wie Sie es in einer Tabellenkalkulation tun würden. In einer Word-Tabelle können Sie Zahlen addieren, subtrahieren, multiplizieren und dividieren, und darüber hinaus können Sie verschiedene andere Berechnungen, wie Mittelwert, Minimum und Maximum, durchführen.

Um eine Berechnung in einer Tabelle durchzuführen, müssen Sie die Einfügemarke in der Zelle, in der das Ergebnis der Berechnung erscheinen soll, positionieren. Wenn in der Zelle bereits Text oder Zahlen stehen, sollten Sie diese löschen.

Wenn Sie Tabelle-Formel wählen, um eine Gruppe von Zellen zu addieren, unterstellt Word, daß Sie die Zellen direkt über oder links von der Ergebniszelle zusammenzählen möchten und trägt entweder ÜBER oder LINKS in die Klammern der SUMME-Funktion in der Dialogbox Formel ein. Wenn Sie andere Berechnungen durchführen möchten, müssen Sie die SUMME-Funktion durch eine andere Funktion ersetzen sowie die Zellen, die Sie in der Berechnung verwenden möchten, angeben. Die erste Zelle in der linken oberen Ecke einer Tabelle wird mit A1 bezeichnet, wobei A die Spalte und 1 die Zeile ist. Sie können einen Zellbereich festlegen, indem Sie die Adressen für die ersten und letzten Zellen der Reihe eingeben und diese durch ein Komma trennen.

Wenn Sie in einer Zelle eine Berechnung durchführen, wird eine Feldfunktion eingefügt. Das Feld enthält den Namen der Funktion – z.B. SUMME – und die Zellen, die berechnet werden sollen. Um die Feldfunktion einzusehen, wählen Sie den Befehl Extras-Optionen und aktivieren das Register Ansicht. Markieren Sie die Option Feldfunktionen, und wählen Sie OK. Word zeigt nun die Feldfunktion anstatt des Ergebnisses an.

Ein Shortcut für das Umschalten zwischen einer Feldfunktion und ihrem Ergebnis: Stellen Sie die Einfügemarke in die Feldfunktion, und drücken Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(F9). Wenn Zahlen, die in der Berechnung verwendet werden, sich ändern, können Sie das Ergebnis der Berechnung aktualisieren, indem Sie die Ergebniszelle markieren und dann (F9) drücken (Feld aktualisieren).