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Seitenlayout, Ausrichtung und Numerierungen gestalten

Von den vier Stufen der Formatierung – Seite, Abschnitt, Absatz und Schriftzeichen – ist Seite einrichten die umfangreichste. Die Möglichkeiten der Dialogbox Seite einrichten, z.B. Seitenränder und Seitengröße, erstrecken sich in den meisten Fällen auf das gesamte Dokument. Als Neuerung ist es nun auch in Word möglich, Teilen des Dokuments, sogenannten Abschnitten, Seitenebenen zuzuweisen.

Die Optionen des Seitenlayouts beinhalten Ränder, querformatige Seiten, Seiten- und Absatzwechsel, Abschnittswechsel, Seitenzahlen, Kopf- und Fußzeilen, Papierformat und -ausrichtung sowie Papierzufuhr. Standardmäßig gelten viele Seiteneinstellungen, wie Ränder, Kopf- und Fußzeilen und Seitenzahlen, für das gesamte Dokument. Alternativ können Sie auch angeben, diese Einstellungen nur einem bestimmten Textabschnitt oder dem Dokument von der Einfügemarke an zuzuweisen.

Sie können beispielsweise einen Umschlag und einen Brief dadurch in einem einzigen Dokument speichern, daß Sie verschiedene Seitenränder, Papierformate und Papierzufuhr für die erste Seite des Dokuments, den Umschlag, festlegen; dann für die übrigen Seiten, den Brief. Oder Sie erstellen verschiedene Kopf- und Fußzeilen für verschiedene Teile eines längeren Dokuments. Dadurch, daß Sie das Dokument in Abschnitte unterteilen und Seitenlayout-Optionen zuweisen können, sind Sie beim Gestalten des Dokuments sehr flexibel. n

Seitenränder einstellen

Ränder begrenzen den Text auf einer Dokumentseite von vier Richtungen: Oben, unten, links und rechts. Die Ränder müssen jedoch nicht unbedingt leer sein. Sie können Kopfzeilen, Fußzeilen, Seitenzahlen, Fußnoten oder sogar Text und Grafiken enthalten.

Standardmäßig sind in Word die oberen, linken und rechten Ränder 2,5 cm, der untere Rand 2 cm breit. Sie können die Ränder im gesamten Dokument oder in Teilen davon (wenn Sie das Dokument in Abschnitte eingeteilt haben) ändern. Wenn Sie häufig abweichende Randeinstellungen benötigen, können Sie die Vorlage Leeres Dokument verändern, so daß diese die neuen Einstellungen übernimmt.

Die unterschiedlichen Ansichten zeigen die Seitenränder verschieden an. In der Ansicht Normal und Online-Layout sehen Sie die Ränder nicht, dafür den Abstand zwischen ihnen – dort, wo Ihr Text erscheint. In der Ansicht Seiten-Layout sieht die Seite genauso aus wie im Druck, mit Rändern und allen anderen Merkmalen. Wählen Sie diese Ansicht, wenn Sie Kopfzeilen, Fußzeilen, Seitenzahlen, Fußnoten oder irgend etwas innerhalb der Seitenränder sehen möchten.

Um in eine bestimmte Ansicht umzuschalten, wählen Sie den Befehl Ansicht-Normal, Ansicht-Online-Layout oder Ansicht-Seiten-Layout. Sie können auch das entsprechende Symbol links von der horizontalen Bildlaufleiste anklicken.

Sie können die Seitenränder im Dokument auf zwei Arten ändern. Zum einen können Sie innerhalb der Dialogbox Seite einrichten Änderungen vornehmen und so die Seitenränder genau einstellen. Oder Sie verwenden das Lineal. Damit können Sie gleich sehen, wie die Randeinstellungen das Aussehen der Seite verändern.

Seitenränder exakt einstellen

Mit dem Befehl Seite einrichten haben Sie die meisten Optionen für die Einstellung der Seitenränder. Sie können für die Ränder genaue Bemaßungen festlegen, gegenüberliegende Seiten und einen Bundsteg für Heftränder einstellen (dies wird weiter unten in diesem Kapitel erläutert), unterschiedliche Ränder für verschiedene Abschnitte des Dokuments setzen und die Randeinstellungen der Vorlage Leeres Dokument zuweisen, so daß sie zu neuen Standardeinstellungen werden.

Wenn Randeinstellungen dem gesamten Dokument zugewiesen werden sollen, ist es unerheblich, an welcher Stelle des Dokuments sich die Einfügemarke befindet. Wenn Sie Ränder jedoch nur einem Teil des Dokuments zuweisen wollen, müssen Sie mit einer der drei Möglichkeiten arbeiten:

• Um Ränder einem bestimmten Textteil zuzuweisen, markieren Sie diesen, bevor Sie die Ränder setzen. Wenn Sie Ränder markiertem Text zuweisen, fügt Word automatisch Abschnittswechsel vor und nach dem Text ein.
• Um Ränder bestehenden Abschnitten zuzuweisen, müssen Sie zuerst die Einfügemarke in den Abschnitt stellen, oder die Abschnitte, deren Ränder Sie ändern möchten, markieren.
• Um Ränder ab einer bestimmten Stelle dem Dokument zuzuweisen, stellen Sie die Einfügemarke dorthin, wo die neuen Einstellungen beginnen sollen, und geben dann an, daß die Ränder für das Dokument ab hier gelten. In diesem Fall fügt an der Einfügemarke Word einen Abschnittswechsel ein.

Wie Sie verschiedene Ränder für verschiedene Teile des Dokuments setzen können, wird weiter unten im Abschnitt »Mit Abschnitten arbeiten« genau beschrieben.

Um genaue Ränder zu setzen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie die Einfügemarke in den Abschnitt, in dem Sie Ränder setzen wollen. (Diese gelten für das gesamte Dokument, es sei denn, es hat mehrere Abschnitte). Alternativ können Sie den Text, dem Ränder zugewiesen werden sollen, markieren.
• Wählen Sie den Befehl Datei-Seite einrichten. Aktivieren Sie das Register Seitenränder in der Dialogbox Seite einrichten (siehe Abbildung 11.1).

Abbildung 11.1: Genaue Ränder mit Hilfe der Dialogbox Seite einrichten setzen.

• Nehmen Sie die Randeinstellungen vor. Die Optionen umfassen Oben, Unten, Links, Rechts und Bundsteg. Der Bundsteg stellt zusätzlichen Abstand für Heftränder ein (lesen Sie den Abschnitt »Abstand vom Seitenrand und Bundsteg einstellen«). Geben Sie für jede Einstellung das Randmaß ein, oder benutzen Sie das Drehfeld (oder drücken Sie die (Cursor oben)- oder (Cursor unten)-Taste), um die Randeinstellungen um jeweils 0,1 cm zu erhöhen oder zu vermindern.
• Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie die Ränder festlegen, wird in der Vorschau angezeigt, wie eine Seite mit diesen Einstellungen aussehen wird.

Ränder werden normalerweise in Schritten von 0,1 cm gemessen, es sei denn, Sie ändern die Maßeinheit unter Extras-Optionen im Register Allgemein. Sie können Ränder in verschiedenen Maßeinheiten festlegen, indem Sie Beträge wie 36 pt für 36 Punkte (72 Punkte entsprechen einem Zoll), 3 cm für 3 Zentimeter, oder 9 pi für 9 Pica (6 Pica entsprechen einem Zoll) eingeben. Wenn Sie die Maßeinheit Zentimeter verwenden, sehen Sie beim nächsten Öffnen der Dialogbox Seite einrichten, daß Ihre Maßeinheiten nun in Zentimeter umgewandelt worden sind.

Unterschiedliche Ränder in verschiedenen Teilen des Dokuments setzen

Um die Randeinstellungen in verschiedenen Teilen des Dokuments unterschiedlich zu gestalten, müssen Sie das Dokument in Abschnitte einteilen. Sie können Abschnitte mit verschiedenen Rändern auf mehrere Arten erstellen: Entweder fügen Sie die Abschnittswechsel manuell ein und formatieren dann den Text dazwischen, davor oder danach mit verschiedenen Randeinstellungen. Alternativ markieren Sie Text und weisen über den Befehl Datei/Seite einrichten nur diesem Ränder zu, oder dem Dokument ab dem Standort der Einfügemarke. Ggf. fügt Word Abschnittswechsel ein.

Die Einträge in dem Listenfeld Anwenden auf in der Dialogbox Seite einrichten, die für die Zuweisung der Ränder maßgeblich sind, hängen von zwei Faktoren ab:

• Ob das Dokument in Abschnitte eingeteilt ist.
• Ob Sie Text markiert haben, bevor Sie den Befehl Datei/Seite einrichten gewählt haben.

Word versucht, die Randeinstellungen logisch zuzuweisen. Wenn beispielsweise das Dokument in Abschnitte eingeteilt ist und die Einfügemarke in einem Abschnitt steht, dann schlägt Word in dem Listenfeld Anwenden auf vor, die Randeinstellungen dem aktuellen Abschnitt zuzuweisen. Sie können jedoch auch eine andere Option aus der Liste wählen.

Mehr über das Erstellen von Abschnitten erfahren Sie weiter unten in diesem Kapitel im Abschnitt »Mit Abschnitten im Dokument arbeiten«.

Um verschiedene Ränder für bestimmte Teile des Dokuments einzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie die Einfügemarke in den Abschnitt (bzw. die Abschnitte), in dem (bzw. in denen) die Seitenränder eingestellt werden sollen.
  Sie können auch den Text markieren, für den Sie die Ränder anpassen möchten.
  Oder stellen Sie die Einfügemarke dorthin, wo die neuen Ränder im Dokument beginnen sollen.
• Wählen Sie den Befehl Datei-Seite einrichten. Aktivieren Sie das Register Seitenränder in der Dialogbox Seite einrichten.
• Geben Sie die Werte für Oben, Unten, Links, und Rechts ein, oder wählen Sie diese über die Drehfelder aus.
• Wählen Sie aus dem Listenfeld Anwenden auf den Abschnitt, dem Ränder zugewiesen werden sollen, aus (die Listeneinträge hängen vom gegenwärtig markierten Text ab):
• Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie im Dokument Abschnitte mit verschiedenen Rändern haben, sollten Sie daran denken, daß mit dem Löschen eines Abschnittswechsels auch die Ränder des Abschnitts gelöscht werden. Wenn Sie versehentlich einen Abschnittswechsel löschen, wählen Sie den Befehl Bearbeiten/Rückgängig.

Gegenüberliegende Seiten und Bundstege einstellen.

Gegenüberliegende Seiten eines Dokuments sind die linken und rechten Seiten eines doppelseitigen Dokuments, wie in einem Buch oder einer Zeitschrift. Sie können ein Dokument mit gegenüberliegenden Seiten einrichten, wenn Sie das gleichnamige Kontrollkästchen der Dialogbox Seite einrichten aktivieren (siehe Abbildung 11.2). Dann gibt es keine linken und rechten Seitenränder mehr, statt dessen haben Sie innen- und außenliegende Ränder. Falls Sie beabsichtigen, das Dokument auf der Vorder- und Rückseite des Papiers zu bedrucken und innen breitere Ränder als außen möchten, sind gegenüberliegende Seiten dafür bestens geeignet.

Abbildung 11.2: Wenn Sie Gegenüberliegende Seiten aktivieren, werden statt linker
und rechter Ränder innere und äußere Ränder angelegt.

Mit der Option Gegenüberliegende Seiten können Sie verschiedene Kopf- und Fußzeilen auf jeder Seite erstellen und Seitenzahlen auf den gegenüberliegenden Seiten positionieren. In der Fußzeile eines Rundschreibens möchten Sie vielleicht die Seitenzahlen unter den äußeren Rändern und das Datum unter den inneren Rändern plazieren.

Auch Abschnitten können gegenüberliegende Seiten zugewiesen werden. Sie können Abschnittswechsel einfügen, bevor Sie Gegenüberliegende Seiten aktivieren oder diese zusammen mit dem eigentlichen Vorgang einfügen. (Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem vorangegangenen Abschnitt »Unterschiedliche Ränder in verschiedenen Teilen des Dokuments setzen«.)

Um gegenüberliegende Seiten zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Positionieren Sie die Einfügemarke, oder markieren Sie den Text, der gegenüberliegende Seiten erhalten soll.
• Wählen Sie den Befehl Datei-Seite einrichten. Aktivieren Sie das Register Seitenränder.
• Aktivieren Sie das Kontrollfeld Gegenüberliegende Seiten.
• Klicken Sie auf OK.

Zusätzlichen Rand über den Bundsteg einstellen

Ob Sie mit normalen Seiten mit linken und rechten Rändern oder mit gegenüberliegenden Seiten mit inneren und äußeren Rändern arbeiten – Sie können stets einen Bundsteg hinzufügen, um zusätzlichen Platz für eine Bindung freizuhalten. Auf normalen Seiten befindet sich der Bundsteg auf dem linken, bei gegenüberliegenden Seiten auf dem inneren Rand jeder Seite. Ein Bundsteg verändert die Ränder des Dokuments nicht, verkleinert aber den Druckbereich.

Wie bei Rändern werden auch bei Bundstegen Abschnittswechsel eingefügt. Sie können die Abschnittswechsel erstellen, bevor Sie den Bundsteg einrichten oder diese zusammen mit dem eigentlichen Vorgang einfügen. (Einzelheiten entnehmen Sie bitte dem vorhergehenden Abschnitt »Unterschiedliche Ränder in verschiedenen Teilen des Dokuments setzen«)

Um einen Bundsteg einzurichten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Positionieren Sie die Einfügemarke, oder markieren Sie den Text, der einen Bundsteg erhalten soll.
• Wählen Sie den Befehl Datei-Seite einrichten. Aktivieren Sie das Register Seitenränder.
• Geben Sie im Feld Bundsteg den Wert, um den der linke Rand oder der Innenrand verbreitert werden soll, ein, je nachdem, ob Sie linke und rechte Ränder bei normalen Seiten oder Innen- und Außenränder bei gegenüberliegenden Seiten haben Sie können den Wert auch aus dem Drehfeld auswählen). Der Vorschaukasten zeigt an der Stelle des Bundstegs, einen schattierten Bereich (siehe Abbildung 11.3).
• Klicken Sie auf OK.

Abbildung 11.3: Bundstege erscheinen in der Vorschau als schattierter Bereich.

Ränder mit dem Lineal einstellen

Ränder können durch Anklicken des Lineals schnell dem gesamten Dokument oder einem Abschnitt zugewiesen werden.

Blenden Sie die Lineale ein, um die Ränder mit der Maus einzustellen. Sowohl in der Ansicht Seiten-Layout als auch in der Seitenansicht verfügt Word über zwei Lineale:

• Mit dem waagerechten Lineal, das über dem Dokument erscheint, können linke und rechte (oder innere und äußere) Ränder gesetzt werden.
• Mit dem vertikalen Lineal, das links vom Dokument angezeigt wird, können die oberen und unteren Ränder gesetzt werden (siehe Abbildung 11.4).

In der Normalansicht steht nur das horizontale Lineal zur Verfügung.

Auf jedem Lineal gibt es einen grauen und einen weißen Bereich. Der graue Bereich zeigt die Ränder an, der weiße Bereich den Raum zwischen den Rändern. Die Stelle, an welcher der graue in den weißen Bereich übergeht, ist die Randgrenze. Sie können auf beiden Linealen die Randgrenzen ziehen, um die Ränder für den bzw. die gegenwärtig markierten Abschnitt(e) zu verschieben. Um beispielsweise den linken Rand zu verkleinern, ziehen Sie die linke Randgrenze in Richtung der linken Seitenkante.

Abbildung 11.4: Mit dem horizontalen Lineal können Sie linke und rechte (oder innere und äußere), mit dem vertikalen Lineal obere und untere Ränder setzen.

Mit dem Lineal können keine Abschnittswechsel in das Dokument eingefügt werden. Es können damit lediglich für das gesamte Dokument oder für den Abschnitt, in dem die Einfügemarke steht, Ränder festgelegt werden. Wenn Sie für mehrere Abschnitte mit dem Lineal Randeinstellungen vornehmen möchten, müssen Sie zuerst Abschnittswechsel einfügen. Danach können Sie die Abschnitte markieren und mit dem Lineal die Ränder neu einstellen.

Wählen Sie den Befehl Datei-Seite einrichten, wenn Sie Ränder in der Gliederungs-, Online-Layout oder Zentraldokument-Ansicht einstellen wollen.

Wenn Sie lediglich die Ränder für einen oder einige wenige Absätze einstellen möchten, sollten Sie mit Einzügen statt mit dem Lineal arbeiten. Die Verwendung des Lineals empfiehlt sich meist nur, wenn die Ränder des gesamten Dokuments oder eines größeren Abschnitts geändert werden sollen.

Um Ränder mit dem Lineal einzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Falls das Lineal nicht eingeblendet ist, wählen Sie den Befehl Ansicht/Lineal.
• Schalten Sie zur Layout-Ansicht um, indem Sie das entsprechende Symbol links von der Bildlaufleiste anklicken oder den Befehl Ansicht/Seiten-Layout wählen.

Wenn das vertikale Lineal in der Seiten-Layout-Ansicht nicht zu sehen ist, wählen Sie den Befehl Extras-Optionen, dann das Register Ansicht. Aktivieren Sie anschließend in der Optionsgruppe Fenster das Kontrollkästchen Vertikales Lineal. Um die Lineale in der Seitenansicht einzublenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Lineal.

• Positionieren Sie den Mauszeiger zwischen den Einzugsmarken der Randbegrenzungen, die Sie ändern wollen. Sobald sich der Zeiger in einen Doppelpfeil verwandelt und der Hinweistext (der anzeigt, welchen Rand Sie gerade ändern) erscheint, können Sie die Begrenzungen verschieben (siehe Abbildung 11.5).

Abbildung 11.5: Wenn Sie einen Doppelpfeil mit einem Hinweistext sehen, können Sie die Randbegrenzungen verschieben.

Achten Sie darauf, daß Sie auf die Randbegrenzungen zeigen. Wenn Sie den einfachen Mauszeiger statt dem Doppelpfeil sehen, zeigen Sie nicht auf die Randbegrenzung, sondern auf etwas anderes – wahrscheinlich auf eine Einzugsmarke. Wenn keine Einzüge gesetzt wurden, kann es leicht passieren, daß man beispielsweise am linken Rand auf die Einzugsmarken zeigt, da diese dann direkt auf der Randgrenze liegen. Achten Sie auf den Hinweistext, um sicherzugehen, daß Sie auch wirklich auf die Randgrenze deuten.

• Ziehen Sie die Randbegrenzung in Richtung Seitenrand, um den Rand schmaler, oder in Richtung Seitenmitte, um ihn breiter zu machen. Eine punktierte Linie in Ihrem Dokument zeigt an, wo sich der neue Rand befindet (siehe Abbildung 11.6).

Abbildung 11.6: Ziehen der Randbegrenzungen verkleinert oder vergrößert die Ränder.

Halten Sie die (Alt)-Taste gedrückt, um sich beim Verschieben der Randbegrenzung die Maße auf dem Lineal anzeigen zu lassen.

• Wenn Sie die Randbegrenzung gezogen haben und den Rand nun doch nicht ändern möchten, können Sie, bevor Sie die Maustaste wieder loslassen, Ihre Aktion durch Drükken der (Esc)-Taste abbrechen. Alternativ können Sie danach den Befehl Bearbeiten-Rückgängig: Formatierung wählen oder einfach auf die Schaltfläche Rückgängig klikken.

Wenn das Dokument gegenüberliegende Seiten (vertauschte Ränder) hat, wechseln Sie in der Seitenansicht Mehrere Seiten, damit Sie die Auswirkung jeder Änderung, die Sie an den inneren Rändern vornehmen, sehen können. Wenn Sie den inneren Rand auf einer Seite ändern, wirkt sich das auf alle Seiten im Abschnitt aus.

Text vertikal ausrichten

Text wird normalerweise am oberen Dokumentrand ausgerichtet. Manchmal möchten Sie ihn aber vielleicht anders ausrichten – auf der Seitenmitte zentriert oder im Blocksatz. Wenn Sie Text im Blocksatz ausrichten, werden die Absätze (nicht die Zeilen darin) auf der Seite gleichmäßig zwischen dem oberen und dem unteren Rand verbreitert.

Die Textausrichtung wird Abschnitten zugewiesen (im Verlauf dieses Kapitels erfahren Sie mehr über das »Arbeiten mit Abschnitten in Ihrem Dokument«). Wenn Sie das Dokument nicht in Abschnitte eingeteilt haben, gilt die Textausrichtung für das gesamte Dokument. Wenn alle Seiten mit Text ausgefüllt sind, bringt die Änderung der vertikalen Ausrichtung keinen großen Unterschied hervor. Wenden Sie diese Methode nur bei nicht vollgeschriebenen Seiten oder bei Abschnitten, die kürzer sind als eine Seite, an.

Um Text vertikal auf der Seite auszurichten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie die Einfügemarke in den Abschnitt, in dem der Text ausgerichtet werden soll.
• Wählen Sie den Befehl Datei-Seite einrichten.
• Aktivieren Sie das Register Seitenlayout.
• Wählen Sie Zentriert aus dem Listenfeld Vertikale Ausrichtung, um den Text auf die Seitenmitte zu zentrieren.
  Sie können auch Blocksatz wählen, um Absätze zwischen dem oberen und unteren Rand auf der Seite zu verbreitern.
  Wenn Sie Oben wählen, wird der Text am oberen Rand ausgerichtet.
• Klicken Sie auf OK.

Absatz und Seitenwechsel steuern

Während der Eingabe bricht Word automatisch den Text am unteren Rand jeder Seite um. Der Text wird auf der nächsten Seite fortgeführt, solange Sie nichts anderes angeben. Wieviel Text in Word auf eine Seite paßt, hängt von vielen Faktoren, wie Rändern, Schriftgröße, Absatzformaten und der Größe von Fußnoten ab. Verborgenen Text und Feldfunktionen anzuzeigen kann den Seitenwechsel ebenfalls beeinflussen – blenden Sie diese aus, um die korrekten Seitenumbrüche zu sehen.

Es gibt viele Möglichkeiten, um zu steuern, wie der Text auf einer Seite umbricht. Sie können beispielsweise angeben, daß ein Absatz nicht getrennt oder mit dem nächsten Absatz bzw. den nächsten Absätzen verbunden werden soll. Außerdem können Sie bestimmen, ab welcher Zeile eine Seite umbricht.

Absatzwechsel steuern

Standardmäßig brechen Absätze am unteren Seitenrand um und werden am oberen Rand der nächsten Seite fortgesetzt. Oftmals möchten Sie aber verhindern, daß Absätze willkürlich am unteren Seitenrand umbrechen. Wahrscheinlich möchten Sie nicht, daß ein Absatz, der nur aus einer Überschrift besteht, vom nachfolgendem Absatz getrennt wird. Oder Sie wollen erreichen, daß bestimmte Absätze überhaupt nicht umgebrochen werden. Außerdem sind sogenannte »Schusterjungen« und einzelne Textzeilen, die am Anfang oder Ende einer Seite erscheinen, meistens sowieso nicht erwünscht.

Manuell eingefügte Seitenwechsel haben immer Vorrang, unabhängig davon, wie Sie Absätze formatieren, um Absatzwechsel zu steuern. Wenn Sie beispielsweise einen Absatz so formatieren, daß er nicht von einer Seite getrennt wird, jedoch einen manuellen Seitenwechsel in diesen Absatz einfügen, bricht er trotz des Absatzformats immer in der Zeile um, die den manuellen Seitenwechsel enthält. Sie müssen den manuellen Wechsel wieder entfernen, wenn der Absatz nicht getrennt werden soll (siehe nächster Abschnitt).

Um Absatzwechsel zu steuern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie die Einfügemarke in den Absatz, den Sie verändern möchten.
• Wählen Sie den Befehl Format-Absatz. Die Dialogbox Absatz erscheint.
• Aktivieren Sie das Register Textfluß (siehe Abbildung 11.7)

Abbildung 11.7: In der Dialogbox Absatz können Sie steuern, ob Absätze am Seitenende umgebrochen werden oder nicht.

• Wählen Sie die gewünschten Optionen aus der Optionsgruppe Seitenumbruch aus:

• Klicken Sie auf OK.

Ein nichtdruckbares, kleines schwarzes Quadrat (interne Kennzeichnung) erscheint auf dem linken Rand neben jedem Absatz, für den Sie eine Textflußoption gewählt haben. Wenn Text auf der Seite nicht wunschgemäß umbricht, suchen Sie nach diesen Kennzeichnungen, um herauszufinden, ob der Seitenwechsel von einer Textflußoption verursacht wird. Wenn das zutrifft, können Sie den Seitenwechsel durch Ausführen der vorangegangenen Schritte und das Entfernen der verursachenden Textflußoption wieder aufheben.

Seitenwechsel einfügen

Word fügt automatisch Seitenwechsel an jedem Seitenende ein und stellt diese neu ein, wenn Sie Text bearbeiten, hinzufügen oder entfernen. Wenn Sie einen Seitenwechsel an einer bestimmten Stelle im Dokument erzwingen möchten, müssen Sie einen manuellen Seitenwechsel einfügen. Word läßt Text, der auf einen manuellen Seitenwechsel folgt, immer am Anfang der nächsten Seite beginnen.

In der Normalansicht erscheint ein automatischer Seitenwechsel als punktierte Linie, wogegen Sie in der Ansicht Seiten-Layout oder in der Seitenansicht die Seite wie im Ausdruck sehen. In der Ansicht Gliederung und Online-Layout werden automatische Seitenwechsel nicht angezeigt. Manuelle Seitenwechsel erscheinen in der Normal- und Gliederungsansicht als punktierte Zeile, die das Wort Seitenwechsel enthält. Sie erscheinen so auch in den Ansichten Seiten-Layout und Zentraldokument, falls Sie eingestellt haben, die nichtdruckbaren Zeichen anzuzeigen.

Manuelle Seitenwechsel haben vor den Absatz-Textflußoptionen Vorrang.

Nachdem Einfügen eines manuellen Seitenwechsels können Sie ihn löschen, verschieben, kopieren oder ausschneiden.

Sie können einen manuellen Seitenwechsel über das Menü oder einen Shortcut einfügen. Sie können einen Seitenwechsel auch durch einen Abschnittswechsel erzeugen, der auf der nächsten Seite oder auf der nächsten ungeraden oder geraden Seite beginnt. Lesen Sie dazu »Mit Abschnitten im Dokument arbeiten« weiter unten in diesem Kapitel. Um einen manuellen Seitenwechsel einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie die Einfügemarke an den Anfang des Textes, der auf der neuen Seite beginnen soll.
• Wählen Sie den Befehl Einfügen-Manueller Wechsel. Die Dialogbox Manueller Wechsel erscheint (siehe Abbildung 11.8).

Abbildung 11.8: In der Dialogbox Manueller Wechsel können Sie durch Aktivieren
des Optionsfelds Seitenwechsel einen manuellen Seitenwechsel einfügen.

• Aktivieren Sie Seitenwechsel.
• Klicken Sie auf OK.

Um einen manuellen Seitenwechsel über einen Shortcut einzufügen, drücken Sie (Strg)+(Eingabetaste).

Mit Abschnitten im Dokument arbeiten

In frühen Textverarbeitungsprogrammen konnten viele Formatierungsmöglichkeiten – Ränder, Spalten, Kopf- und Fußzeilen, Zeilennummern, Seitenzahlen und Fußnoten – nur dem gesamten Dokument zugewiesen werden. Später wuchsen die Anforderungen der Anwender. Verschiedene Einstellungen für unterschiedliche Teile des Dokuments wurden benötigt. Word verwendet Abschnitte, um das Dokument in unterschiedlich formatierbare Bereiche aufzuteilen. Jeder Abschnitt verhält sich wie ein gesamtes Dokument innerhalb eines Dokuments.

Abschnitte sind beim Erstellen von zwei Dokumentarten besonders wichtig: Dokumente mit Kapiteln und Dokumente, die unter die DTP-Kategorie fallen. Im ersten Fall kann durch Abschnitte erreicht werden, daß jedes Kapitel auf einer rechten Seite beginnt, außerdem können Kopf- und Fußzeilen, Seitenzahlen, Zeilennumerierungen usw. für jedes Kapitel geändert werden. Abschnitte sind auch für Desktop-Publishing (DTP), bei dem oftmals die Spaltenanzahl einer einzelnen Seite geändert werden muß, unentbehrlich.

Ein Dokument in Abschnitte einteilen

Standardmäßig enthält ein Dokument nur einen einzigen Abschnitt. Abschnittswechsel teilen das Dokument in Abschnitte ein. Diese werden in der Normal-Ansicht als doppelt punktierte Linie, in der das Wort Abschnittswechsel steht, angezeigt (die Art des Abschnittswechsels erscheint in runden Klammern). In der Ansicht Seiten-Layout können Sie Abschnittswechsel nur erkennen, wenn alle nichtdruckbaren Zeichen angezeigt werden (siehe Abbildung 11.9) (Sie können nichtdruckbare Zeichen durch den Menübefehl Extras/Optionen und Aktivieren des Kontrollkästchens Alle im Register Ansicht anzeigen). Die punktierten Linien werden nicht gedruckt.

Abbildung 11.9: Abschnittswechsel erscheinen in der Normal-Ansicht als eine doppelt punktierte Linie, in der Ansicht Seiten-Layout nur dann, wenn alle nichtdruckbaren Zeichen angezeigt werden.

Ein Abschnittswechsel markiert die Stelle im Dokument, an der ein neues Format beginnt. In einem Rundschreiben folgt dem Titel zum Beispiel oft ein Abschnittswechsel, so daß hier eine mehrspaltige Formatierung beginnen kann. Der Text, der dem Abschnittswechsel mit seinen neuen Formaten folgt, kann gleich auf der nächsten Seite oder auf der nächsten geraden oder ungeraden Seite beginnen. Beim Einfügen des Abschnittswechsels bestimmen Sie, wo die neue Abschnittsformatierung beginnt.

Um einen Abschnittswechsel einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Positionieren Sie die Einfügemarke an der Stelle, wo der Abschnittswechsel beginnen soll.
• Wählen Sie den Befehl Einfügen-Manueller Wechsel. Die Dialogbox Manueller Wechsel erscheint (siehe Abbildung 11.8).
• Wählen Sie aus den folgenden Optionen für Abschnittswechsel aus:

• Klicken Sie auf OK.

Verwenden Sie den Abschnittswechsel Nächste Seite, wenn der neue Abschnitt auf der nächsten Seite beginnen soll. Verwenden Sie den Abschnittswechsel Fortlaufend, wenn der neue Abschnitt an der Einfügemarke beginnen soll. Wenn Sie beispielsweise ein Rundschreiben erstellen, das aus verschieden breiten Spalten auf derselben Seite besteht (zum Beispiel eine einspaltige Überschrift, gefolgt von einem dreispaltigen Bericht). Weiterhin kann der fortlaufende Abschnittswechsel für den Ausgleich von Spalten auf einer Seite dienen: Fügen Sie einen fortlaufenden Abschnittswechsel am Ende eines Dokuments ein, das in Spalten eingeteilt ist, das aber die letzte Spalte der letzten Seite nicht ausfüllt.

Verwenden Sie den Abschnittswechsel Ungerade Seite für Kapitel, die immer auf einer rechten Seite beginnen sollen (vorausgesetzt, die Seitennumerierung des Dokuments fängt mit Seite 1 auf einer rechten Seite an). Verwenden Sie den Abschnittswechsel Gerade Seite, um einen Abschnitt auf der nächsten geraden Seite zu beginnen. Bei gegenüberliegenden Seiten mit vertauschten Rändern befinden sich geradzahlige Seiten normalerweise auf der linken Seite des Layouts.

In einigen Fällen fügt Word für Sie Abschnittswechsel ein. Wenn Sie ein Dokument mit Spalten formatieren und angeben, daß die Spalten von dem Dokument ab hier gelten sollen, fügt Word einen fortlaufenden Abschnittswechsel an der Einfügemarke ein. Wenn Sie Text markieren und ihn in Spalten formatieren, fügt Word fortlaufende Abschnittswechsel, sowohl vor als auch nach dem markierten Text ein. Die gleiche Regel gilt für viele Einstellungen der Seiteneinrichtung.

Abschnittswechsel entfernen

Genauso, wie in Absatzmarken die Absatzformatierungen gespeichert werden, sind in Abschnittswechselmarken die Abschnittsformatierungen enthalten. Obwohl Sie einen Abschnittswechsel leicht entfernen können, sollten Sie daran denken, daß Sie dann auch alle Abschnittsformatierungen für den Abschnitt entfernen, der dem gelöschten Abschnittswechsel vorangeht. Der vorangegangene Abschnitt vermischt sich dann mit dem nachfolgenden und nimmt dessen Formatierungen an. Wenn Sie versehentlich eine Abschnittswechselmarke löschen, sollten Sie sogleich den Befehl Bearbeiten-Rückgängig wählen, damit die Marke wieder gesetzt wird.

Um einen Abschnittswechsel zu entfernen, stellen Sie die Einfügemarke in den Abschnittswechsel und drücken die (Entf)-Taste. Alternativ können Sie die Einfügemarke hinter die Abschnittswechselmarke stellen und die (Rückschritt)-Taste drücken. Sie können auch den Abschnittswechsel markieren und auf die Schaltfläche Ausschneiden klicken oder den Befehl Bearbeiten-Ausschneiden wählen.

Um alle Abschnittswechsel im Dokument zu entfernen, führen Sie bitte folgende Schritte aus:

• Wählen Sie den Befehl Bearbeiten-Ersetzen und klicken auf Erweitern.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Sonstiges, wenn die Einfügemarke in dem Feld Suchen nach steht, und wählen Sie Abschnittswechsel.
• Vergewissern Sie sich, daß das Feld Ersetzen durch keinen Text enthält, und wählen Sie Alle ersetzen.

Abschnittsformatierungen kopieren

Der Abschnittswechsel speichert Abschnittsformatierungen. Sie können Abschnittsformatierungen schnell kopieren (oder zuweisen), indem Sie den Wechsel markieren, kopieren und dann an einer anderen Stelle einfügen. Daraufhin nimmt der vorangehende Text die Formatierung des kopierten Abschnittswechsels an.

Sie können Abschnittsformatierungen auch vervielfältigen, indem Sie den Abschnittswechsel kopieren und als AutoText speichern. So wird der Wechsel für alle neuen Dokumente verfügbar und kann schnell und einfach zugewiesen werden.

Eine letzte Möglichkeit, Abschnittsformatierungen zu duplizieren, besteht darin, diese in eine Formatvorlage aufzunehmen, auch in die Standardformatvorlage. Wie Sie bereits gelernt haben, besteht ein neues Dokument standardmäßig aus nur einem Abschnitt. Dieser Abschnitt enthält bestimmte Standardformatierungen: Einspaltig, Spaltenabstand von 1,25 cm (falls Spalten zugewiesen werden), keine Zeilennummern. Wenn Sie Abschnitte grundsätzlich anders formatieren möchten, empfiehlt es sich, die Standardformatvorlage zu ändern oder eine neue Formatvorlage zu erstellen, die Ihre eigenen Abschnittsformatierungen enthält.

Die Art des Abschnittswechsels ändern

Wenn Sie einen fortlaufenden Abschnittswechsel einfügen und diesen in den Abschnittswechsel Nächste Seite ändern wollen, müssen Sie den vorhandenen Abschnittswechsel löschen und einen neuen einfügen. Wenn Sie diese Änderung vorzunehmen, ohne die Formatierung des vorherigen Abschnitts zu entfernen, müssen Sie den neuen Abschnittswechsel so einfügen, daß er hinter dem alten steht. Löschen Sie dann den alten Wechsel. Der Abschnitt nimmt die Formatierung des nächsten Abschnittswechsels (in diesem Fall des neu eingefügten) an.

Abschnittswechsel suchen

Wenn Sie Abschnittswechsel suchen möchten, wählen Sie den Befehl Bearbeiten-Suchen. Erweitern Sie die Dialogbox, klicken Sie auf Sonstiges und wählen Sie Abschnittswechsel. Klicken Sie auf Weitersuchen, um zum nächsten Abschnittswechsel zu springen. Auf diese Weise finden Sie auch ausgeblendete Wechsel.

Über den Befehl Bearbeiten-Ersetzen können Sie zwar einen gefundenen Abschnittswechsel durch etwas anderes ersetzen, jedoch funktioniert das nicht umgekehrt. Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie alle Abschnittswechsel im Dokument entfernen wollen: Ersetzen Sie Abschnittswechsel einfach durch nichts.

Kopf- und Fußzeilen erstellen

Kopf- und Fußzeilen enthalten Informationen, die sich am Seitenanfang oder Seitenende eines Dokuments wiederholen. Eine ganz einfache Kopfzeile könnte beispielsweise nur eine Kapitelüberschrift und eine Seitenzahl enthalten. Ausführlichere Kopf- oder Fußzeilen könnten ein Firmenlogo (oder eine andere Grafik), den Namen des Autors, die Zeit, das Speicher- und Druckdatum der Datei und jede beliebige andere Information enthalten.

Sie können Kopf- und Fußzeilen wie jeden anderen Teil des Dokuments formatieren. Normalerweise positionieren Sie diese aber innerhalb des oberen und unteren Seitenrands, obwohl es in Word möglich ist, die Kopf- und Fußzeile an einer beliebigen Stelle auf der Seite zu plazieren.

Word gibt Ihnen auch die Möglichkeit, die Kopf- oder Fußzeile auf der ersten Seite eines Dokuments oder Absatzes anders zu gestalten. Sie können auch verschiedene Kopf- und Fußzeilen auf geraden und ungeraden Seiten erstellen. Diese Funktion ist für Kopfzeilen von Kapiteln in Büchern und Manuskripten nützlich. Jeder Dokumentabschnitt – zum Beispiel ein Kapitel – kann so seine eigenen Kopf- und Fußzeilen erhalten.

Wenn Sie Kopf- und Fußzeilen erstellen und bearbeiten, schaltet Word in die Ansicht Seiten-Layout um und zeigt Kopf- und Fußzeilen am Seitenanfang oder -ende genau so, wie diese im Druck aussehen, an.

Kopf- und Fußzeilen hinzufügen

Wenn Sie Kopf- und Fußzeilen hinzufügen, schaltet Word in die Ansicht Seiten-Layout um, öffnet ein Teilfenster, in dem Sie die Kopfzeile erstellen können, blendet die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile ein und graut den Dokumenttext aus, so daß er nicht bearbeitet werden kann (siehe Abbildung 11.10).

Abbildung 11.10: Kopf- und Fußzeilen erstellen Sie in einem speziellen Teilfenster.

Sie erstellen Kopf- oder Fußzeilen in dem Teilfenster. Sie können sie genau wie jeden anderen Text bearbeiten und formatieren. Nachdem Sie die Kopf- oder Fußzeile erstellt haben, schließen Sie die Symbolleiste. Verschieben Sie die Symbolleiste, indem Sie sie an eine andere Stelle auf Ihrer Seite ziehen.

Sie können Text und/oder Grafiken in die Kopf- oder Fußzeile aufnehmen. Wenn Sie möchten, können Sie AutoText-Einträge, Seitenzahlen, Datum und Uhrzeit, Felder, Symbole, Querverweise, Dateien, Rahmen, Bilder, Objekte, eine Datenbank oder eine mit der Symbolleiste Zeichnen entworfene Grafik einfügen.

Die Schaltflächen auf der Symbolleiste helfen Ihnen beim Erstellen Ihrer Kopf- und Fußzeilen (siehe Abbildung 11.11). Wenn die Statusleiste unten auf dem Bildschirm sichtbar ist, können Sie eine Nachricht anzeigen, die jede Schaltfläche erklärt, indem Sie mit dem Mauszeiger eine Weile auf den entsprechenden Button deuten.

Abbildung 11.11: Erstellen Sie eine Kopf- oder Fußzeile mit Hilfe der Schaltflächen in der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile.

In der Ansicht Seiten-Layout erscheint das Dokument ausgegraut, wenn Sie Kopf- und Fußzeilen erstellen oder bearbeiten. Wenn Sie am Dokument arbeiten, sind die Kopf- und Fußzeilen ausgegraut. Um sowohl das Dokument als auch seine Kopf- und Fußzeilen anzusehen, wählen Sie den Befehl Datei-Seitenansicht.

Um dem Dokument eine Kopf- oder Fußzeile hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie den Befehl Ansicht-Kopf- und Fußzeile.

• Geben Sie den Text der Kopfzeile ein, und formatieren Sie ihn. Klicken Sie auf die Schaltflächen Seitenzahlen, Anzahl der Seiten, Datum einfügen und/oder Uhrzeit einfügen, um diese Elemente der Kopfzeile schnell hinzuzufügen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln, um die Fußzeile anzuzeigen, geben Sie Text ein, und formatieren Sie ihn (siehe Schritt 2). Alternativ können Sie die Bildlaufleisten verwenden, oder (Bild auf) oder (Bild ab) drücken, um zur Fußzeile zu springen.

• Aktivieren Sie die Schaltfläche Schließen, oder doppelklicken Sie in das Dokument, um die Kopf- und Fußzeilen-Ansicht zu schließen und in das Dokument zurückzukehren.

Eine andere Möglichkeit, ein automatisches Datum oder eine automatische Uhrzeit in die Kopf- oder Fußzeile einzubeziehen, ist, über den Befehl Einfügen-Feld ein Datums- oder Uhrzeitfeld einzufügen. In der Dialogbox können Sie zwischen verschiedenen Formaten für das Datum oder die Uhrzeit wählen.

Wenn die Kopf- oder Fußzeile größer als der Rand ist, stellt Word die Ränder des Dokuments neu ein, um Platz zu schaffen. Wenn Sie das nicht wollen, müssen Sie die Kopf- oder Fußzeile verkleinern oder sie näher an die Seitenkante verschieben (siehe »Kopf- und Fußzeilen positionieren« weiter unten in diesem Kapitel). Wenn Sie wollen, daß Text in eine Kopf- oder Fußzeile hineinragt (z.B. bei einer Grafik, die hinter dem Text erscheinen soll), geben Sie vor dem Randwert ein Minuszeichen ein. Nehmen wir an, die Kopfzeile soll 6 cm hoch und der obere Rand 2,5 cm hoch sein. Der Text soll in die Kopfzeile ragen. Dann geben Sie als oberen Rand -2,5 cm ein. Sie können mit dieser Methode ein »Wasserzeichen« erstellen, das auf jeder Seite hinter dem Text erscheint.

Kopf- und Fußzeilen in einem Dokuments verändern

Jeder Abschnitt eines Dokuments kann eigene Kopf- und Fußzeilen haben. Dies ist hilfreich, wenn Sie jedes Kapitel in einem Buch als einen separaten Abschnitt formatieren möchten oder auf ungeraden und geraden Seiten unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen möchten. Auf der ersten Seite eines Dokuments können Sie ebenfalls eine andere Kopf- oder Fußzeile erstellen. Wenn es im Dokument beispielsweise gegenüberliegende Seiten und vertauschte Ränder gibt, möchten Sie evtl. eine rechtsbündige Kopfzeile auf ungeraden Seiten (die bei gegenüberliegendem Seitenlayout immer rechts liegen) und eine linksbündige Kopfzeile auf geradzahligen Seiten (die immer links liegen). In einem Mitteilungsblatt ist eine Kopfzeile auf der ersten Seite womöglich nicht erwünscht.

Kopf- und Fußzeilen in bestimmten Abschnitten ändern

Wenn Sie erstmalig Kopf- und Fußzeilen erstellen, weist Word diese allen Abschnitten im Dokument zu. Deshalb sind alle Kopf- und Fußzeilen im Dokument gleich. Genauso verhält es sich, wenn Sie ein Dokument mit vorhandenen Kopf- oder Fußzeilen in Abschnitte einteilen.

Wenn Sie in einem Abschnitt eine andere Kopf- oder Fußzeile möchten, müssen Sie zu diesem Abschnitt springen und die Verbindung zur vorhandenen Kopf- oder Fußzeile aufheben. Anschließend erstellen Sie die Kopf- oder Fußzeile neu. Die neue Kopf- oder Fußzeile wird dem aktuellen Abschnitt und den nachfolgenden Abschnitten zugewiesen. Wenn Sie entscheiden, daß die neue Kopf- oder Fußzeile doch wie die vorherige gestaltet sein soll, können Sie die Verbindung wieder herstellen.

Um unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen in verschiedenen Abschnitten des Dokuments erstellen zu können, müssen Sie das Dokument zuerst in Abschnitte einteilen. Wie das geht, entnehmen Sie dem Abschnitt »Mit Abschnitten im Dokument arbeiten« weiter oben in diesem Kapitel. Um die Kopf- oder Fußzeile in einem Abschnitt des Dokuments zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie die Einfügemarke in den Abschnitt, dessen Kopf- oder Fußzeile geändert werden soll.

Als eine Art Shortcut können Sie in der Ansicht Seiten-Layout in den Bereich der Kopf- oder Fußzeile doppelklicken, um diese anzuzeigen.

• Wählen Sie den Befehl Ansicht-Kopf- und Fußzeile. Word springt in die Kopfzeile im aktuellen Abschnitt. Wenn Sie die Fußzeile für diesen Abschnitt ändern wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln.

• Um die Verbindung zur Kopf- oder Fußzeile aufzuheben, klicken Sie auf die Schaltfläche Wie vorherige. Die Zeile Wie vorherige verschwindet aus der oberen rechten Ecke der Kopf- oder Fußzeile.
• Erstellen Sie die neue Kopf- oder Fußzeile.
• Aktivieren Sie die Schaltfläche Schließen, oder doppelklicken Sie in das Dokument, um die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile zu schließen.

Sie können auch auf die Schaltfläche Nächste anzeigen klicken, um die Kopf- oder Fußzeile im folgenden Abschnitt zu ändern.

Die neue Kopf- oder Fußzeile wird dem gegenwärtigen Abschnitt und den nachfolgenden Abschnitten zugewiesen. Alternativ zu den Schritten 1 und 2, können Sie auch den Befehl Ansicht-Kopf- und Fußzeile aus jedem Abschnitt heraus wählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln bzw. auf die Schaltflächen Nächste anzeigen oder Vorherige anzeigen, um zu Kopf- oder Fußzeilen in einem anderen Abschnitt zu springen.

Sie können Kopf- und Fußzeilen in allen Abschnitten des Dokuments anders gestalten. Nach Schritt 4 klicken Sie auf die Schaltfläche Nächste anzeigen und wiederholen die Schritte 3 und 4, bis Sie alle Kopf- oder Fußzeilen erstellt haben. Schließen Sie dann die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile.

Um eine Kopf- oder Fußzeile wieder mit der vorherigen Kopf- oder Fußzeile zu verbinden, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie die Einfügemarke in den Abschnitt, der die Kopf- oder Fußzeile, die Sie wieder verbinden möchten, enthält.

• Wählen Sie den Befehl Ansicht-Kopf- und Fußzeile. Word springt zu der Kopfzeile im aktuellen Abschnitt. Wenn Sie die Fußzeile für diesen Abschnitt ändern wollen, klicken Sie auf die Schaltfläche Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln.

• Um die Kopf- oder Fußzeile wieder zu verbinden, klicken Sie auf die Schaltfläche Wie vorherige. Word gibt ein Hinweisfenster mit der Frage, ob Sie die Kopf- und Fußzeile löschen und diese mit der Kopf- und Fußzeile des vorherigen Abschnitts verknüpfen möchten, aus.
• Klicken Sie auf Ja.
• Aktivieren Sie die Schaltfläche Schließen, oder doppelklicken Sie in das Dokument, um die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile zu schließen.

Wenn Sie die aktuellen mit den vorherigen Kopf- oder Fußzeilen verknüpfen, ändern Sie nicht nur diese, sondern auch die Kopf- oder Fußzeilen in den nachfolgenden Abschnitten.

Wenn Sie eine Kopfzeile oder Fußzeile ändern, ohne die Verknüpfung aufzuheben, ändern sich die Kopf- und Fußzeilen in allen Abschnitten.

Kopf- und Fußzeilen mit den Optionen Erste Seite anders und Gerade/ungerade anders erstellen

Viele Dokumente haben auf der ersten Seite eine andere oder überhaupt keine Kopf- oder Fußzeile. In Word wird die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite einem Abschnitt, nicht dem gesamten Dokument zugewiesen. Dadurch können Sie einem in Abschnitte eingeteilten Dokument am Anfang jedes Abschnitts eine andere Kopf- oder Fußzeile zuweisen.

Manchmal möchten Sie verschiedene Kopf- und Fußzeilen für die ungeraden und geradzahligen Seiten im Dokument. In einem Dokument mit gegenüberliegenden Seiten (vertauschten Rändern) erscheinen ungerade Seiten rechts und geradzahlige Seiten links. Wahrscheinlich möchten Sie linksbündige Kopfzeilen für die geradzahligen Seiten und rechtsbündige für die ungeraden Seiten, so daß die Kopfzeilen immer an den Außenkanten des Dokuments erscheinen.

Um spezielle Kopf- und Fußzeilen, etwa für die erste Seite oder für ungerade und gerade Seiten, zu bestimmen, führen Sie bitte folgende Schritte aus:

• Wählen Sie den Befehl Ansicht/Kopf- und Fußzeile.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorherige anzeigen oder Nächste anzeigen, um zu dem Abschnitt, in dem Sie für die erste Seite eine andere Kopf- oder Fußzeile wollen, zu springen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Seite einrichten (oder wählen Sie den Befehl Datei/Seite einrichten), um die gleichnamige Dialogbox einzublenden.
• Aktivieren Sie das Register Seitenlayout.
• In der Optionsgruppe Kopf- und Fußzeilen wählen Sie Erste Seite anders, um die Kopf- und Fußzeile der ersten Seite anders zu gestalten. Wählen Sie dann OK. Das Fenster der Kopf- oder Fußzeile für den aktuellen Abschnitt ist mit Erste Kopfzeile oder Erste Fußzeile bezeichnet.

Oder wählen Sie in der Optionsgruppe Kopf- und Fußzeilen Gerade/ungerade anders und klicken Sie auf OK. Word benennt die Bearbeitungsbox der Kopf- oder Fußzeile für den gegenwärtigen Abschnitt in Gerade Kopfzeile, Gerade Fußzeile, Ungerade Kopfzeile oder Ungerade Fußzeile um.

• Wenn Sie keine Kopf- oder Fußzeile wollen, lassen Sie den Bereich einfach leer. Andernfalls erstellen Sie das Gewünschte jetzt.
• Aktivieren Sie Schließen, oder doppelklicken Sie in das Dokument.

Um die Kopf- und Fußzeilen der ersten Seite aus einem Abschnitt oder Dokument zu entfernen, führen Sie bitte folgende Schritte aus:

• Stellen Sie die Einfügemarke an eine beliebige Stelle in einem Dokument, das nur einen Abschnitt enthält.
  Sie können auch die Einfügemarke in den Abschnitt stellen, welcher die zu entfernenden Kopf- und Fußzeilen mit der Option Erste Seite anders enthält.
• Wählen Sie den Befehl Datei/Seite einrichten.
• Aktivieren Sie das Register Seitenlayout.
• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Erste Seite Anders in der Optionsgruppe Kopf- und Fußzeilen.
• Klicken Sie auf OK.

Kopf- und Fußzeilen positionieren

Standardmäßig sind Kopf- und Fußzeilen 1,25 cm von der oberen bzw. unteren Kante der Dokumentseite entfernt. Sie können diesen Abstand in der Ansicht Kopf- und Fußzeile ändern.

Um den Abstand einer Kopf- oder Fußzeile zum Papierrand festzulegen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie den Befehl Ansicht-Kopf- und Fußzeile.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Vorherige anzeigen oder Nächste anzeigen, um zu dem Abschnitt, der die zu verändernde Kopf- oder Fußzeile enthält, zu springen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Seite einrichten (oder wählen Sie den Befehl Datei-Seite einrichten), um die gleichnamige Dialogbox einzublenden.
• Aktivieren Sie das Register Seitenränder.
• Wählen Sie Kopfzeile aus der Optionsgruppe Abstand vom Seitenrand, und geben Sie den Abstand, den die Kopfzeile zum oberen Seitenrand haben soll, ein, oder bedienen Sie sich im Drehfeld der Pfeile.
• Sie können natürlich auch Fußzeile auswählen und genauso verfahren, um den Abstand zum unteren Seitenrand einzustellen.
• Klicken Sie auf OK, um die Dialogbox Seite einrichten zu schließen.
• Wählen Sie Abbrechen, oder doppelklicken Sie ins Dokument, um zu ihm zurückzukehren.

Denken Sie daran, daß die meisten Drucker einen nicht bedruckbaren Bereich von ca. 0,5 cm haben.

Kopf- und Fußzeilen formatieren

Alles, was Sie mit normalem Text tun können, funktioniert auch in einer Kopf- oder Fußzeile. Sie können die Schriftart und -größe ändern, Grafiken einfügen, Bilder zeichnen, eine Tabelle erstellen, eine Linie oder Rechteck hinzufügen oder Schattierungen zuweisen, außerdem Tabulatoren setzen, Ausrichtung bzw. Einzüge oder den Zeilen- und Absatzabstand ändern. Verwenden Sie die Formatierungsoptionen, um Kopf- und Fußzeilen deutlich vom Textkörper abzuheben.

Die meisten der für die Formatierung von Kopf- und Fußzeilen benötigten Befehle erhalten Sie über die Menüs Einfügen, Format, Extras und Tabelle. Verwenden Sie das Lineal, um Tabulatoren und Einzüge zu setzen.

Kopf- und Fußzeilen bearbeiten

In der Normal-Ansicht können Sie keine Kopf- oder Fußzeilen sehen. In der Ansicht Seiten-Layout sind die Kopf- und Fußzeilen ausgegraut. In allen Ansichten müssen Sie die Kopf- oder Fußzeile aktivieren, um sie zu bearbeiten. Sie können die Kopf- oder Fußzeile mit demselben Befehl, den Sie zur Erstellung verwenden, aktivieren. Sie können auch in der Ansicht Seiten-Layout in die Kopf- oder Fußzeile klicken, um sie zu aktivieren. Nachdem sie aktiviert ist, können Sie die Kopf- oder Fußzeile mit demselben Befehl, den Sie zum Erstellen verwendet haben, bearbeiten.

Wenn das Dokument nur einen Abschnitt enthält, sind die Kopf- und Fußzeilen im gesamten Dokument gleich. Dann ist es für die Bearbeitung gleichgültig, auf welcher Seite die Einfügemarke steht. Wenn das Dokument allerdings aus mehreren Abschnitten mit verschiedenen Kopf- und Fußzeilen besteht, müssen Sie erst die zu bearbeitende Kopf- oder Fußzeile ausfindig machen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

• Aktivieren Sie die Kopf- bzw. Fußzeile und klicken dann auf der gleichnamigen Symbolleiste auf die Schaltflächen Vorherige anzeigen bzw. Nächste anzeigen, um sich durch die Abschnitte zu bewegen.
• Machen Sie zuerst die zu bearbeitende Kopf- oder Fußzeile ausfindig, und aktivieren Sie diese dann.

Um Kopf- und Fußzeilen zu bearbeiten, führen Sie bitte folgende Schritte aus:

• Wählen Sie den Befehl Ansicht-Kopf- und Fußzeile. Word springt in die Kopfzeile des Abschnitts, der die Einfügemarke enthält. Sie können auch in der Ansicht Seiten-Layout auf die zu bearbeitende Kopf- oder Fußzeile doppelklicken.

• Um die Fuß- statt der Kopfzeile zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln oder drücken (Bild ab), um zum Seitenende zu blättern.

• Um zu einer Kopf- oder Fußzeile in einem anderen Abschnitt des Dokuments zu springen, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorherige anzeigen oder Nächste anzeigen.
• Nachdem Sie zu der Kopf- oder Fußzeile, die Sie bearbeiten möchten, gesprungen sind, nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
• Aktivieren Sie Schließen oder doppelklicken Sie in das Dokument.

Eine Kopf- oder Fußzeile kann dadurch gelöscht werden, indem Sie diese aktivieren und den darin enthaltenen Text oder die enthaltenen Objekte markieren, dann die (Entf)-Taste drükken und Schließen wählen.

Verbergen des Dokumenttexts

Normalerweise ist der Dokumenttext ausgegraut, während Sie an Kopf- und Fußzeilen arbeiten. Wenn Sie ihn jedoch komplett ausblenden möchten, können Sie auf eine bestimmte Schaltfläche der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile klicken. Der Text ist nur verborgen, während Sie an der Kopf- bzw. Fußzeile arbeiten.

Um den Dokumenttext zu verbergen oder anzuzeigen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie den Befehl Ansicht/Kopf- und Fußzeile. Doppelklicken Sie in der Ansicht Seiten-Layout in eine vorhandene Kopf- oder Fußzeile.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokumenttext anzeigen/verbergen. Der ausgegraute Text verschwindet vom Bildschirm. Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche, um den Text wieder anzuzeigen.
• Wählen Sie Schließen, oder doppelklicken Sie in das Dokument, um zu ihm zurückzukehren.

Mit Seitenzahlen arbeiten

Lange Dokumente sind leichter lesbar und besser nachvollziehbar, wenn die Seiten numeriert werden. In Word können Sie eine Seitenzahl schnell einfügen, und Word formatiert sie für Sie als Kopf- oder Fußzeile. Auf diese Weise können Sie alle Techniken für das Arbeiten mit Kopf- und Fußzeilen auf Seitenzahlen anwenden. Lesen Sie dazu »Kopf- und Fußzeilen erstellen« im vorigen Abschnitt.

Seitenzahlen einfügen

Seitenzahlen können am Seitenanfang oder -ende erscheinen und Zentriert, Rechts, Links, Innen oder Außen ausgerichtet werden. Wenn Sie eine Seitenzahl einfügen, fügt Word die Feldfunktion Seite ein und stellt sie in ein Textfeld. Aufgrund der Feldfunktion kann Word die Seitenzahl aktualisieren, selbst wenn Sie die Seite in einen anderen Teil des Dokuments verschieben. Dank des Textfelds können Sie die Seitenzahl irgendwo innerhalb der Kopf- oder Fußzeile verschieben.

Eine andere Möglichkeit, Seitenzahlen einzufügen, ist, sie während der Erstellung einer Kopf- oder Fußzeile zu erzeugen, indem Sie auf der Symbolleiste Kopf- und Fußzeile die Schaltfläche Seitenzahlen einfügen anklicken. Diese Methode ist am besten geeignet, wenn Sie Text mit Seitenzahlen versehen möchten.

Um Seitenzahlen einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie den Befehl Einfügen-Seitenzahlen. Die Dialogbox Seitenzahlen erscheint (siehe Abbildung 11.12).

Abbildung 11.12: Über die Dialogbox Seitenzahlen können Sie Seitenzahlen am Seitenanfang oder -ende in beliebiger Ausrichtung einfügen und bestimmen, ob diese auf der ersten Dokumentseite angezeigt werden sollen.

• Wählen Sie Seitenende (Fußzeile) aus dem Listenfeld Position, um die Seitenzahl in der Fußzeile, Seitenanfang (Kopfzeile), um die Seitenzahl in der Kopfzeile zu plazieren.
• Wählen Sie aus dem Listenfeld Ausrichtung Links, Zentriert, Rechts, Innen oder Außen, um die Seitenzahl zentriert oder auf einer Seite auszurichten.
• Wählen Sie Auf erster Seite, wenn auf der ersten Dokumentseite eine Seitenzahl angezeigt werden soll. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn die Seitenzahl nicht auf der ersten Seite angezeigt werden soll.
• Klicken Sie auf OK.

Um Seitenzahlen neu zu positionieren, wählen Sie den Befehl Einfügen-Seitenzahlen und dann einen anderen Eintrag aus dem Listenfeld Ausrichtung. Als Alternative doppelklicken Sie in der Ansicht Seiten-Layout auf die Seitenzahl, um in die Kopf- oder Fußzeile zu gelangen. Markieren Sie die Seitenzahl, und ziehen Sie diese an eine neue Position. Betätigen Sie dann mit der Schaltfläche Schließen.

Seitenzahlen entfernen

Da sich Seitenzahlen innerhalb von Kopf- oder Fußzeilen befinden, müssen Sie, um jene zu entfernen, die Kopf- oder Fußzeile aktivieren, die Seitenzahl markieren und sie löschen.

Um Seitenzahlen zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Doppelklicken Sie in der Ansicht Seiten-Layout auf die Seitenzahl.
  Sie können auch den Befehl Ansicht-Kopf- und Fußzeile wählen und die Schaltflächen Zwischen Kopf- und Fußzeile wechseln, Nächste anzeigen, oder Vorherige anzeigen anklicken, um zur Seitenzahl zu springen.
• Markieren Sie die Seitenzahl.
• Drücken Sie die (Entf)-Taste.
• Aktivieren Sie Schließen oder doppelklicken Sie in das Dokument.

Seitenzahlen formatieren

Sie können die Seitenzahlen vielfältig formatieren. Sie können als Zahlen, Groß- oder Kleinbuchstaben, oder als große bzw. kleine römische Ziffern dargestellt werden.

Sie können Kapitelnummern einbeziehen, wenn die Kapitelnummern des Dokuments mit Überschrift-Formatvorlagen (Überschrift 1 bis 9) formatiert wurden und Sie die Überschriften über den Befehl Format/Numerierung und Aufzählungen und eine Auswahl aus der Listennumerierung im Register Gliederung formatiert haben. Wenn Sie Kapitelnummern einbeziehen, können Sie diese von den Seitenzahlen durch einen Bindestrich (-), Punkt (.), Doppelpunkt (:), Gedankenstrich (-) oder langen Gedankenstrich ( – ) trennen.

Sie können Seitenzahlen entweder während des Einfügens oder nachträglich formatieren. Um Seitenzahlen zu formatieren, führen Sie bitte folgende Schritte aus:

• Wenn Sie neue Seitenzahlen erstellen wollen, wählen Sie den Befehl Einfügen-Seitenzahlen. Wählen Sie die gewünschten Einträge aus den Listenfeldern Position: und Ausrichtung.
  Wenn Sie vorhandene Seitenzahlen für einen einzelnen Abschnitt formatieren wollen, genügt es, die Einfügemarke in diesen Abschnitt zu stellen und den Befehl Einfügen-Seitenzahlen zu wählen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Format. Die Dialogbox Seitenzahlen-Format erscheint (siehe Abbildung 11.13).

Abbildung 11.13: Sie können Seitenzahlen gleich
bei der Erstellung oder nachträglich formatieren.

• Im Listenfeld Seitenzahlen-Format wählen Sie für das gewünschte Zahlenformat.
• Aktivieren Sie das Kontrollfeld Kapitelnummer einbeziehen, wenn vor der Seitenzahl die Kapitelnummer stehen soll. Wählen Sie aus dem Listenfeld Kapitel beginnt mit Formatvorlage: den gewünschten Eintrag (Überschrift 1 bis 9), den Sie für die Kapitelnummer im Dokument verwendet haben.
• Wenn Sie ein Trennzeichen zwischen Kapitelnummer und Seitenzahl möchten, müssen Sie eines aus dem Listenfeld Trennzeichen benutzen auswählen.
• Klicken Sie auf OK.

Verschiedene Abschnitte im Dokument numerieren

Auch wenn das Dokument aus mehreren Abschnitten besteht, wird eine Seitennumerierung standardmäßig immer dem gesamten Dokument zugewiesen, und die Zahlen sind durchgängig im gesamten Dokument vorhanden. Sie können jedoch in jedem Abschnitt die Seitennumerierung mit einer von Ihnen zu bestimmenden Seitenzahl beginnen. Vielleicht möchten Sie ja jeden Abschnitt mit der Seitenzahl 1 neu beginnen.

Um Seitennumerierungen für Abschnitte zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Falls erforderlich, teilen Sie das Dokument durch Einfügen von Abschnittswechseln in Abschnitte ein.
• Stellen Sie die Einfügemarke in den Abschnitt, der eine bestimmte Seitennumerierung erhalten soll.
• Lösen Sie die Verbindung zur vorhergehenden Kopf- oder Fußzeile (siehe den Abschnitt »Kopf- und Fußzeilen innerhalb eines einzelnen Dokuments verändern« weiter oben in diesem Kapitel).
• Wählen Sie den Befehl Einfügen-Seitenzahlen und dann die Schaltfläche Format.
• Aktivieren Sie das Optionsfeld Beginnen mit aus der Optionsgruppe Seitennumerierung, und geben Sie die Anfangsseitenzahl für den gegenwärtigen Abschnitt ein, oder wählen Sie diese über die Pfeile des Drehfelds aus.
• Klicken Sie auf OK, um zur Dialogbox Seitenzahlen zurückzukehren. Wenn Sie OK erneut aktivieren, kehren Sie in das Dokument zurück.

Wenn Kopf- und Fußzeilen Seitenzahlen enthalten, die keine Verbindung zu vorhergehenden Abschnitten haben, Sie aber eine durchgängige Seitennumerierung von Abschnitt zu Abschnitt möchten, müssen Sie die obigen Schritte wiederholen. Dann aktivieren Sie aber das Optionsfeld Fortsetzen vom vorherigen Abschnitt in der Optionsgruppe Seitennumerierung. Klicken Sie anschließend auf OK.

Seitenumbrüche im Hintergrund

Standardmäßig bricht Word die Seiten automatisch um, während Sie im Dokument arbeiten. In der Ansicht Normal, Gliederung oder Zentraldokument können Sie Seitenumbrüche im Hintergrund abschalten, nicht aber in den Ansichten Online-Layout, Seiten-Layout oder in der Seitenansicht. Evtl. bemerken Sie eine leichte Leistungssteigerung, wenn Sie die Seitenumbrüche im Hintergrund abschalten.

Word bricht die Seiten jedesmal neu um, sobald Sie das Dokument ausdrucken, in die Ansicht Online-Layout, Seiten-Layout oder die Seitenansicht umschalten oder wenn Sie einen Index bzw. ein Inhaltsverzeichnis zusammenstellen.

Um die Seitenumbrüche im Hintergrund abzuschalten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wechseln Sie sich in die Ansicht Normal, Gliederung oder Zentraldokument.

Klicken Sie die entsprechende Schaltfläche links neben der horizontalen Bildlaufleiste an, um zur Ansicht Normal oder Gliederung umzuschalten.

• Wählen Sie den Befehl Extras-Optionen, und aktivieren Sie das Register Allgemein.
• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Seitenumbruch im Hintergrund.
• Klicken Sie auf OK.

Datum und Uhrzeit einfügen

In Word gibt es mehrere Möglichkeiten, Datum und Uhrzeit automatisch einzufügen. Sie können über einen Befehl das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit wie normale Schriftzeichen einfügen, oder Sie können diese als Feld, das aktualisiert werden kann, einfügen, um immer das gegenwärtige Datum und die gegenwärtige Uhrzeit wiederzugeben. Sie können unter vielen verschiedenen Datums- und Uhrzeitformaten wählen. Sie können ein Datums- und Uhrzeitfeld auch in die Kopf- oder Fußzeile einbeziehen. Auch diese Felder lassen sich aktualisieren, um das gegenwärtige Datum oder die gegenwärtige Uhrzeit wiederzugeben.

Um ein Datums- oder Uhrzeitfeld zu aktualisieren, müssen Sie es markieren und (F9) drükken. Jedesmal, wenn Sie ein Dokument öffnen oder drucken, aktualisieren sich Datums- und Uhrzeitfelder von selbst, vorausgesetzt, Sie haben die Optionen dementsprechend eingestellt.

Um ein Datum oder eine Uhrzeit einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie die Einfügemarke dorthin, wo das Datum oder die Uhrzeit erscheinen soll. Sie können diese in das Dokument oder in eine Kopf- oder Fußzeile einfügen.
• Wählen Sie den Befehl Einfügen-Datum und Uhrzeit. Die Dialogbox Datum und Uhrzeit erscheint (siehe Abbildung 11.14).

Abbildung 11.14: Wählen Sie den Befehl Einfügen-Datum und Uhrzeit,
um ein Datum oder eine Uhrzeit einzufügen.

• Wählen Sie einen Eintrag aus dem Listenfeld Datums- und Uhrzeitformate aus.
• Wenn das Datum und die Uhrzeit automatisch aktualisiert werden sollen, müssen Sie das Kontrollfeld Aktualisierbar (Als Feld einfügen) aktivieren.
• Klicken Sie auf OK.

Zeilennummern einfügen

Wenn ein Dokument als Referenzinformation verwendet wird, ist es für die Leser hilfreich, wenn die Zeilen numeriert sind.

Sie können einige oder alle Zeilen eines Dokuments numerieren. Wenn in dem Dokument keine Abschnittswechsel enthalten sind, sind die Zeilennummern durchgängig im gesamten Dokument vorhanden. Wenn das Dokument in Abschnitte unterteilt ist, werden die Zeilennummern nur dem gegenwärtig markierten Abschnitt zugewiesen. Wenn Sie Text markieren, bevor Sie Zeilennummern vergeben, fügt Word vor und nach dem markierten Text Abschnittswechsel ein und weist ihm eine eigene Seite (oder mehreren Seiten) zu. Wenn Sie Zeilennummern dem gesamten Dokument, das aus mehreren Abschnitten besteht, zuweisen wollen, müssen Sie erst das gesamte Dokument markieren.

In Word haben Sie viele Möglichkeiten, das Aussehen von Zeilennummern zu gestalten. Die Zahlen können mit 1 oder mit irgendeiner anderen Zahl beginnen, und sie können in allen oder auch nur in einigen Zeilen erscheinen. Sie können fortlaufend sein oder in jedem Abschnitt oder auf jeder Seite neu beginnen. Der Abstand zwischen Text und Zeilennummern kann eingestellt werden. Außerdem können die Zeilennummern in markierten Absätzen unterdrückt werden.

Zeilennummern erscheinen auf dem linken Seitenrand, bei Spalten links vom Text.

Um Zeilennummern hinzuzufügen und zu formatieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie die Einfügemarke in den Abschnitt, der die Zeilen, die Sie numerieren möchten, enthält. (Stellen Sie die Einfügemarke an eine beliebige Stelle im Dokument, wenn es nicht in Abschnitte eingeteilt ist.)

Sie können auch die entsprechenden Zeilen markieren oder aber das gesamte Dokument, falls es in Abschnitte unterteilt ist und die Zeilennumerierung allen Abschnitten zugewiesen werden soll.

• Wählen Sie den Befehl Datei-Seite einrichten. Die Dialogbox Seite einrichten erscheint.
• Aktivieren Sie das Register Seitenlayout.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Zeilennummern. Die gleichnamige Dialogbox wird angezeigt (siehe Abbildung 11.15).

Abbildung 11.15: Über die Dialogbox Zeilennummern können Sie
Textzeilen numerieren, damit leicht Bezug darauf genommen werden kann.

• Aktivieren Sie das Kontrollfeld Zeilennummern hinzufügen.
• Nehmen Sie folgende Änderungen vor:
• Geben Sie in das Drehfeld Beginnen mit Nr. die Anfangs-Zeilennummer ein, oder wählen Sie diese über die Pfeile aus.
• Geben Sie in das Drehfeld Abstand zum Text den Abstand zwischen den Zeilennummern und dem Text ein (Achten Sie auf ausreichend breite Ränder, damit der Abstand eingehalten werden kann).
• Geben Sie in dem Drehfeld Zählintervall die Schrittweite, in der die Zeilen numeriert werden sollen, ein. Wählen Sie beispielsweise 3, wenn jede dritte Zeile numeriert werden soll.
• Wählen Sie eine der folgenden Möglichkeiten aus der Optionsgruppe Numerierung:
• Aktivieren Sie das Optionsfeld Bei jeder Seite neu beginnen, damit die Numerierung auf jeder Seite neu beginnt.
• Aktivieren Sie das Optionsfeld Bei jedem Abschnitt neu beginnen, damit die Numerierung in jedem Abschnitt neu beginnt.
• Aktivieren Sie das Optionsfeld Fortlaufend, um alle Zeilen des gesamten Dokuments durchgängig zu numerieren.
• Klicken Sie auf OK.

Klicken Sie noch einmal auf OK, um die Dialogbox Seite einrichten zu schließen und in das Dokument zurückzukehren. In diesem sind nun die Zeilennummern zu sehen (siehe Abbildung 11.16).

Abbildung 11.16: Dieses Dokument ist in zwei Abschnitte unterteilt, so daß die Titelzeile nicht numeriert ist.

Um Zeilennummern zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Führen Sie die obigen Schritte 1 bis 4 aus.
• Entfernen Sie das Häkchen aus dem Kontrollfeld Zeilennummern hinzufügen.
• Klicken Sie auf OK. Klicken Sie noch einmal auf OK, um die Dialogbox Seite einrichten zu schließen.

Um Zeilennummern zu unterdrücken, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie die Absätze, die keine Zeilennummern erhalten sollen:
• Wählen Sie den Befehl Format-Absatz. Die Dialogbox Absatz erscheint.
• Aktivieren Sie das Register Textfluß.
• Aktivieren Sie das Kontrollfeld Zeilennummern unterdrücken.
• Klicken Sie auf OK.

Festlegen des Papierformats und der Papierzufuhr

Sie können das Papierformat oder die Papierzufuhr für das gesamte Dokument oder einen Teil des Dokuments ändern. Eventuell möchten Sie ein anderes Papierformat einstellen, z.B. für eine Einladung. Sie können Querformat (horizontal) statt des üblichen Hochformats (vertikal) einstellen, um eine Broschüre oder einen Umschlag zu erstellen.

Mit Word verfügen Sie über mehrere voreingestellte Papierformate, einschließlich »Letter (8,5 x 11 inch)« oder »Legal (8,5 x 14 inch)«. Wenn keines dieser Formate Ihren Anforderungen entspricht, können Sie statt dessen ein benutzerdefiniertes Format einstellen und die Bemaßungen selbst eingeben.

Die Einstellungen des Papierformats und der Papierzufuhr gelten für den aktuellen Abschnitt, ähnlich wie bei den Randeinstellungen. Wenn Sie das Dokument nicht in Abschnitte unterteilt haben, gelten die Einstellungen für das gesamte Dokument, es sei denn, Sie weisen sie dem markierten Text, oder dem Dokument ab der Einfügemarke zu. Wenn Sie Einstellungen für markiertem Text treffen, fügt Word einen Abschnittswechsel (Nächste Seite) vor und nach der Markierung ein. Wenn Sie von der Einfügemarke aus dem Dokument ab hier Einstellungen zuweisen, fügt Word an der Position der Einfügemarke einen Abschnittswechsel (Nächste Seite) ein.

Wenn Sie Papierformat und Papierzufuhr ändern, können Sie einen Abschnittswechsel (Nächste Seite) einfügen, um den neuen Abschnitt auf einer neuen Seite zu beginnen.

Um Papierformat und Papierzufuhr einzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie den Text oder Abschnitt, dessen Papierformat und Papierzufuhr eingestellt werden soll.
• Wählen Sie den Befehl Datei-Seite einrichten. Aktivieren Sie das Register Papierformat in der Dialogbox Seite einrichten (siehe Abbildung 11.17).

Abbildung 11.17: Sie können ein voreingestelltes oder benutzerdefiniertes Papierformat wählen und die Papierausrichtung einstellen: Hoch- (vertikal) oder Querformat (horizontal).

• Wählen Sie aus dem Listenfeld Papierformat ein voreingestelltes Format aus.
  In den Drehfeldern Breite und Höhe können Sie eine benutzerdefinierte Breite und Höhe eingeben oder diese über die Pfeile des Drehfelds auswählen.
• Für eine hochformatige Seite wählen Sie Hochformat aus der Optionsgruppe Ausrichtung, für eine querformatige Seite Querformat.
• Aus dem Listenfeld Anwenden auf wählen Sie, worauf die Einstellungen des Papierformats und -ausrichtung angewandt werden sollen. (Nähere Information zum Listenfeld Anwenden auf entnehmen Sie bitte dem Abschnitt »Unterschiedliche Ränder in verschiedenen Teilen des Dokuments setzen« weiter oben in diesem Kapitel.)
• Klicken Sie auf OK.

Denken Sie beim Erstellen benutzerdefinierter Papierformate daran, daß die eingegebenen Bemaßungen normalerweise in Zentimeter angegeben sind, es sei denn, Sie ändern die Maßeinheit im Register Allgemein der Dialogbox Extras-Optionen. Sie können die voreingestellten cm mit einer anderen Maßeinheit überschreiben. Um beispielsweise eine Papierbreite von 36 Pica einzustellen, müssen Sie 36 pi eingeben, für eine Papierhöhe von 400 Punkten 400 pt.

Wenn Sie die Breite und Höhe der Seite einstellen, sollten Sie darauf achten, daß Ihr Drukker das angegebene Papierformat auch verarbeiten kann. Einige Laserdrucker verarbeiten benutzerdefinierte Papierformate nicht besonders gut. Nähere Informationen entnehmen Sie bitte Ihrem Druckerhandbuch.

Papierzufuhr auswählen

In Word können Sie nicht nur Ränder, Papierformat und -ausrichtung für das Dokument oder einen Abschnitt ändern, sondern außerdem noch die Papierzufuhr des Druckers angeben.

Bei vielen Druckern gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, das Papier aufzubewahren bzw. zuzuführen. Die meisten Laserdrucker haben einen Standardschacht und einen manuellen Papiereinzug. Sie können bestimmen, daß für den Ausdruck eines bestimmten Abschnitts Papier aus dem manuellen Einzug zugeführt wird, während der Rest des Dokuments auf Papier aus dem Standardschacht gedruckt wird. Einige Drucker haben zwei Papierschächte. Sie können angeben, daß ein Abschnitt, zum Beispiel die erste Seite, auf Briefpapier aus dem ersten Schacht gedruckt wird, während die übrigen Seiten auf leeres Papier vom zweiten Schacht aus gedruckt werden.

Wie bei allen Optionen der Seiteneinrichtung können Sie auch hier Abschnittswechsel einfügen, bevor Sie die Papierzufuhr bestimmen. Wenn nicht, erledigt Word dies für Sie.

Um die Papierzufuhr für das Dokument anzugeben, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Stellen Sie die Einfügemarke in den Abschnitt, für den Sie die Papierzufuhr angeben möchten. (Die Änderung wirkt sich auf das gesamte Dokument aus, wenn es nicht aus mehreren Abschnitten besteht.)

Sie können auch den Abschnitt markieren, für den Sie die Papierzufuhr angeben möchten bzw. Oder stellen Sie die Einfügemarke dorthin, wo die neue Papierzufuhr im Dokument beginnen soll.

• Wählen Sie den Befehl Datei-Seite einrichten. Aktivieren Sie das Register Papierzufuhr in der Dialogbox Seite einrichten (siehe Abbildung 11.18).

Abbildung 11.18: Mit Hilfe der Dialogbox Seite einrichten können Sie verschiedene Abschnitte des Dokuments aus verschiedenen Papierzufuhrschachten drucken.

• Wählen Sie die Papierzufuhr für die erste Dokumentseite aus dem Listenfeld Erste Seite aus.
• Wählen Sie die Papierzufuhr für die übrigen Dokumentseiten aus dem Listenfeld Übrige Seiten aus.
• Wählen Sie aus dem Listenfeld Anwenden auf den Abschnitt aus, auf den Sie die Einstellungen für die Papierzufuhr anwenden wollen (die Liste zeigt verschiedene Einträge an, je nachdem, wieviel Text im Dokument markiert wurde):

• Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie ein Dokument mit verschiedenen Papierformaten, -ausrichtungen oder -zufuhren drucken, kann es sein, daß Ihr Drucker nach jedem Seitenende anhält und darauf wartet, daß Sie ihn zum Fortsetzen auffordern. In einigen Fällen müssen Sie evtl. nur den Druckmanager aktivieren und Fortsetzen anklicken, in anderen Fällen vielleicht nur eine Druckertaste betätigen. Neuere Laserdrucker arbeiten gut mit veränderten Papierformaten und -ausrichtungen zusammen. Wenn Schwierigkeiten auftreten, sollten Sie Ihr Druckerhandbuch zu Rate ziehen.

Wenn Sie die ausgewählte Papierzufuhr der Standard-Formatvorlage zuweisen wollen, damit sie zur Standardeinstellung wird, müssen Sie die Schaltfläche Standard aktivieren, ehe Sie OK betätigen.

Achten Sie darauf, den richtigen Druckertreiber für Ihren Drucker unter Windows installiert zu haben, damit Word weiß, welche Papierzufuhrschachte Ihr Drucker besitzt. Nähere Einzelheiten entnehmen Sie bitte Ihrem Windows- oder Druckerhandbuch.

Einstellungen der Seiteneinrichtung ändern

Alle neuen Dokumente basieren auf einer Vorlage, und zwar auf der Vorlage Leeres Dokument, wenn Sie keine anderen Einstellungen auswählen. Die Vorlage Leeres Dokument enthält Standardeinstellungen für die Seiteneinrichtung. Da diese Standardeinstellungen vielleicht nicht genau Ihren Wünschen entsprechen, haben Sie in Word die Möglichkeit, der Vorlage Leeres Dokument Ihre eigenen Einstellungen als Standard zuzuweisen. Die Standard-Randeinstellungen zu ändern empfiehlt sich dann, wenn Sie immer auf Papier drucken, das andere Randeinstellungen erfordert, als die in der Vorlage Leeres Dokument enthaltenen. Sie können das Papierformat ändern, wenn Sie normalerweise Papier verwenden, das von der Größe eines Standardbriefs abweicht.

Sie können die Standardeinstellungen für jede Option der Dialogbox Seite einrichten ändern. Dann hat jedes neue Dokument, das Sie basierend auf der Vorlage Leeres Dokument erstellen, die neuen Standardeinstellungen (auch Ihr aktuelles Dokument – bzw. der markierte Text oder Abschnitt – verwendet die neuen Einstellungen).

Um die Standardeinstellungen der Seiteneinrichtung zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie den Befehl Datei-Seite einrichten.
• Nehmen Sie in den Registern der Dialogbox Seite einrichten die gewünschten Änderungen vor.
• Klicken Sie in dem jeweiligen Register auf die Schaltfläche Standard. Sie werden nun in einem Hinweisfenster aufgefordert zu bestätigen, daß alle auf der Vorlage Leeres Dokument basierenden neuen Dokumente von der Änderung betroffen sein sollen.
• Klicken Sie auf OK.