Manchmal ist es besser, wenn Sie einen Text nicht einfach Zeile für Zeile vom linken bis zum rechten Rand eingeben. Häufig sieht Ihr Fließtext ansprechender aus, wenn Sie ihn in Spalten unterteilen. Außerdem wird das Interesse des Lesers dadurch wachgehalten. Tests haben ergeben, daß Text in der Breite einer Zeitungsspalte viel schneller gelesen werden kann. Spalten machen Informationen nicht nur ansprechender, sondern auch besser lesbar.
In Word können Sie zwei Spaltentypen erstellen: Textspalten, wie sie oft in Zeitungen, Magazinen und Mitteilungsblättern verwendet werden, und parallele Spalten, die beispielsweise aus Text und Zahlen bestehen, für Listen und Tabellen. Für parallele Spalten oder für Daten, die ausgerichtet sein sollen, sind Tabellen (die aus Textzeilen, Zahlen oder Daten bestehen) gut geeignet. Dieses Kapitel handelt von Spalten , in denen der Text kontinuierlich vom Ende einer Spalte zum Anfang der nächsten Spalte umgebrochen wird. Diese nennt man auch Zeitungsspalten.
Näheres über parallele Spalten können Sie dem Kapitel, »Tabellen erstellen und bearbeiten« entnehmen. n
Wenn Sie schon früher mit Word 6 oder 7 gearbeitet, oder das Kapitel 9 »Dokumentvorlagen und Assistenten für häufig erstellte Dokumente« gelesen haben, wissen Sie bereits über Assistenten Bescheid. Mit Word 7 führte Microsoft den Memo-Assistenten ein, der es zum Kinderspiel werden läßt, ein wirklich professionell aussehendes Memo zu entwerfen (siehe Abbildung 10.1).
Abbildung 10.1: Mit dem Memo-Assistenten können Sie auf einfache Weise ein nach Ihren Vorgaben gestaltetes Memo erstellen.
Um den Memo-Assistenten zu aktivieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 10.2: In der Dialogbox Neu stehen Ihnen unterschiedliche
Vorlagen und Assistenten für verschiedene Dokumentkategorien zur Verfügung.
Abbildung 10.3: Wählen Sie den gewünschten Typ des Memos in der
ersten Dialogbox des Memo-Assistenten aus.
Um Ihr Memo mit dem Memo-Assistenten zu gestalten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 10.4: Der Memo-Assistent erstellt ein Dokumentgrundgerüst wie dieses. Geben Sie nur noch Ihre Daten ein.
Wenn Sie mit Spalten arbeiten, dabei aber kein Memo erstellen möchten, hilft Ihnen die Spaltenfunktion bei Ihrer Aufgabe. Sie können Spalten gleicher oder unterschiedlicher Breiten erstellen und auch eine vertikale Linie zwischen den Spalten einfügen. In verschiedenen Abschnitten des Dokuments können unterschiedliche Spaltenanzahlen oder Spaltentypen eingefügt werden. Memos bestehen beispielsweise oft aus zwei oder mehr Abschnitten. Der erste Abschnitt enthält eine große einspaltige Überschrift; der übrige Text ist in mehrere Spalten untergliedert.
Auf einer Seite mit linkem und rechtem Rand von je 2,5 cm können Sie bis zu 13 Spalten im Hochformat oder 18 Spalten im Querformat unterbringen. Solange Sie das Dokument in Abschnitte unterteilen, können Sie verschiedene Spaltenanzahlen oder -Typen in die verschiedenen Teile Ihres Dokuments einfügen. Näheres über Abschnitte erfahren sie weiter unten in diesem Kapitel.
Zu viele Spalten auf einer Seite machen das Dokument schwer lesbar. Als Faustregel sollten Sie beherzigen, nicht mehr als drei Spalten im Hochformat oder fünf Spalten im Querformat auf einer Seite unterzubringen.
Word bietet Ihnen zwei Möglichkeiten, Spalten zu erstellen: Wählen Sie den Befehl Format-Spalten, oder klicken Sie auf der Standard-Symbolleiste auf die Schaltfläche Spalten. In der Normalansicht sehen Sie Spalten zwar in ihrer richtigen Breite, aber nicht nebeneinander. Nur in der Ansicht Seiten-Layout oder in der Seitenansicht werden die Spalten nebeneinander dargestellt.
In Word legen Sie auf der Grundlage der folgenden Faktoren fest, wie viele Spalten auf einer Seite dargestellt werden können: Seitenbreite, Randbreite, Spaltenbreite und -abstand. Beispielsweise können Sie auf einer Seite im Querformat mehr Spalten unterbringen als auf einer Seite im Hochformat. Wenn Sie schmale Seitenränder haben, können Sie auch mehr Spalten einfügen, da mehr Text auf eine Seite paßt. Der Ausspruch »viel hilft viel« trifft jedoch nicht immer zu: Zu viele Spalten auf einer Seite können die Lesbarkeit beeinträchtigen.
In Word beträgt die Mindestspaltenbreite 1,27 cm. Falls Sie versuchen, zu viele Spalten auf einer Seite unterzubringen, gibt Word eine Meldung aus, daß Spalten mindestens 1,27 cm breit sein müssen. Diese Meldung könnte beispielsweise dann erscheinen, wenn Sie Ihre Seitenränder nachträglich vergrößern, so daß für die Spalten weniger Platz zur Verfügung steht. Wenn Sie diese Meldung erhalten, müssen Sie entweder den Aufbau Ihrer Seite neu gestalten oder die Anzahl, Breite oder den Abstand Ihrer Spalten ändern.
Spalten haben die Länge des aktuellen Abschnitts, oder, falls es keine Abschnitte gibt, der aktuellen Seite.
Ein neues Dokument, das auf der Formatvorlage Leeres Dokument basiert, enthält einen einzigen einspaltigen Abschnitt. Abschnitte sind Teile des Dokuments, die unabhängig voneinander formatiert werden können. Wenn Sie verschiedene Spaltenanzahlen oder -Typen in unterschiedlichen Teilen des Dokuments erzeugen möchten, müssen Sie mit Abschnittswechseln arbeiten. In Abbildung 10.5 enthält das Dokument nur einen Abschnitt, wobei Sie drei Spalten sehen. Beachten Sie, daß der Titel des Dokuments in der ersten Spalte erscheint. Abbildung 10.6 zeigt ein in zwei Abschnitte unterteiltes Dokument. Der obere Abschnitt zeigt den Titel einspaltig, während der untere Abschnitt den Textkörper dreispaltig anzeigt. Abbildung 10.7 zeigt ein Dokument mit drei Abschnitten. Einspaltig für den Titel, zweispaltig für den darauffolgenden Text und dann dreispaltig für den weiteren Text.
Abbildung 10.5: Dieses Dokument besteht nur aus einem Abschnitt,
so daß eine Spaltenformatierung das gesamte Dokument verändert.
Abbildung 10.6: Dieses Dokument besteht aus zwei Abschnitten –
dem einspaltigen Titel und dem dreispaltigen Textkörper.
Abbildung 10.7: In diesem Dokument wurde jeder der drei Abschnitte
mit einer unterschiedlichen Spaltenanzahl formatiert.
Sie haben drei Möglichkeiten, Abschnittswechsel in Spalten einzufügen:
Abbildung 10.8: Sie können Abschnittswechsel mit Hilfe des Befehls
Einfügen-Manueller Wechsel erzeugen.
Hier können Sie festlegen, daß Abschnitte fortlaufend sein sollen, so daß unterschiedliche Spaltenanzahlen auf einer Seite untergebracht werden können. Sie können auch festlegen, daß Abschnittwechsel auf jeder nächsten Seite, geraden Seite oder ungeraden Seite beginnen.
In der Normalansicht werden Abschnittswechsel durch das in Doppelpunkte gestellte Wort ::::::::::Abschnittswechsel:::::::::: angezeigt.
Die gesamte Spaltenformatierung ist in der Abschnittswechselmarke am Abschnittsende gespeichert. Wenn Sie dieses Zeichen löschen, nimmt der Abschnitt die Spalten- und Absatzformatierung des nachfolgenden Abschnittes an.Wenn Sie das Dokument in Spalten aufteilen wollen, denken Sie an die folgenden Tips:
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Wenn Sie die eingegebene Spaltenanzahl oder -breite verwerfen wollen, wählen Sie den Befehl Bearbeiten/Rückgängig: Spalten, um die ursprünglichen Werte wiederherzustellen. |
Die Spaltenbreite im Dokument hängt von der festgelegten Spaltenanzahl, den Seitenrändern und dem Abstand zwischen den Spalten ab. Wenn Sie beispielsweise einen linken und rechten Seitenrand von 2,5 cm auf einer DIN A4-Seite im Hochformat (Breite 21 cm) verwenden und Ihren Text in drei Spalten mit einem Abstand von 1,25 cm unterteilen, erhalten Sie drei gleich breite Spalten von 4,5 cm. Denken Sie daran, daß nur in der Ansicht Seiten-Layout oder in der Seitenansicht die Spalten nebeneinander angezeigt werden.
Um gleich breite Spalten mit Hilfe des Menüs oder der Schaltfläche Spalten zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 10.9: Am schnellsten können Sie Spaltenformatierungen
über die Schaltfläche Spalten einfügen.
Alternativ wählen Sie über das Menü den Befehl Format/Spalten. Die Dialogbox Spalten erscheint (siehe Abbildung 10.10).
Wählen Sie Eine, Zwei, oder Drei Spalten aus der Optionsgruppe Voreinstellungen. Die Spaltenanzahl können Sie auch im Listenfeld Anzahl der Spalten eintippen oder eingeben. Wenn Spalten nach der Einfügemarke beginnen sollen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil des Listenfeldes Anwenden auf: und wählen Sie den Eintrag Dokument ab hier aus. Klicken Sie auf OK.
Abbildung 10.10: Verwenden Sie Voreinstellungen, um Text schnell in Spalten zu
formatieren, oder geben Sie die gewünschte Spaltenanzahl ein.
Obwohl Sie über die Schaltfläche Spalten das Dokument leicht formatieren können, stehen Ihnen in der Dialogbox Spalten mehr Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung. Sie können Spalten selbst definieren oder die voreingestellten Werte akzeptieren. Die Voreinstellungen enthalten unter anderem Einträge, die aus einer schmalen und breiten Spalte bestehen, wobei die schmale Spalte einmal Links und einmal Rechts steht (die breite Spalte ist doppelt so breit wie die schmale). Die Voreinstellungen bilden einen guten Ausgangspunkt, Spalten selbst zu definieren. Damit stellen Sie sicher, daß die Spalten durchgehend formatiert sind.
Über den Befehl Format/Spalten können Sie bestimmen, ob Spalten dem gesamten Dokument, dem/den markierten Abschnitt(en), dem Dokument ab hier oder dem markierten Text zugewiesen wird (siehe voriger Abschnitt »Spalten formatieren«). Auch die Einstellung der Spaltenbreite und des -abstands können Sie hier vornehmen.
Um unterschiedliche Spaltenbreiten zu erzeugen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 10.11: Um unterschiedlich breite Spalten zu erstellen,
verwenden Sie Voreinstellungen oder definieren diese selbst.
Den Spaltenabstand können Sie rechts davon eingeben (für die ganz rechts gelegene Spalte kann natürlich kein rechter Abstand eingestellt werden).
Eingeben, Korrigieren und Formatieren von Text in Spalten unterliegt einheitlichen Regeln und hat den Vorteil, daß alle Shortcuts auf jeden beliebigen Text angewandt werden können. Die folgenden Tips helfen Ihnen, sich in markierten Textspalten zu bewegen.
Der Text ist schmaler als die Spalten.
Dieser Zustand kann auftreten, wenn der Text eingerückt ist. Verwenden Sie das Lineal, oder wählen Sie den Befehl Format-Absatz, um die Einrückung von markiertem Text zu entfernen oder zu ändern. Überprüfen Sie auch die Randeinstellungen innerhalb jeder Spalte.
Eine vertikale Linie zwischen den Spalten kann die Seite interessanter wirken lassen. Die Linien sind so lang wie die längste Spalte im Abschnitt und werden in der Ansicht Seiten-Layout oder in der Seitenansicht angezeigt.
Um Linien zwischen den Spalten zu erzeugen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um Linien zwischen den Spalten zu entfernen, entfernen Sie das Häkchen aus dem Kontrollfeld Zwischenlinie. Mit dem Befehl Format-Rahmen und Schattierung können Sie ebenfalls vertikale Linien in die Seite einfügen. Wenn Sie das tun und dann zusätzlich Linien zwischen den Spalten einfügen, kann es sein, daß Sie zwei Linien erhalten. Für Spalten eignen sich Zwischenlinien besser, weil diese der Länge des Abschnitts angepaßt sind, selbst wenn eine Textspalte kürzer ist als die anderen.
Word ermöglicht Ihnen, ein Dokument auf mehrere Arten anzuzeigen. Mögliche Ansichten sind: Normal, Gliederung, Seiten-Layout, Zentraldokument und Seitenansicht. Je nachdem, welche Ansicht Sie verwenden, sehen die Spalten am Bildschirm unterschiedlich aus.
Die Normalansicht eignet sich am besten für die Textanzeige. Spalten erscheinen dann jedoch nicht nebeneinander wie im Ausdruck. Der Text wird vielmehr in richtiger Spaltenbreite angezeigt, ist aber fortlaufend einspaltig. Auch in den Ansichten Online-Layout, Gliederung und Zentraldokument erscheinen Spalten untereinander. In der Ansicht Seiten-Layout werden die Spalten nebeneinander angezeigt. Abschnitts- und Spaltenwechsel werden nur dann angezeigt, wenn auch die Absatzmarken eingeschaltet sind. Die Seitenansicht zeigt, wie die Seite später im Druck aussehen wird. In den Ansichten Normal, Seiten-Layout und in der Seitenansicht können Sie die Spaltenbreite mit Hilfe des Lineals ändern. In allen Ansichtsarten können Sie die Dialogbox Spalten einblenden, um Änderungen vorzunehmen.
Sie können zwischen der Ansicht Normal, Online-Layout, Seiten-Layout und Gliederung umschalten, indem Sie die vier Symbole an der linken Kante der horizontalen Bildlaufleiste nutzen.
Wenn Sie ein Dokument bearbeiten, möchten Sie vielleicht einen bestimmten Ausschnitt näher betrachten. Bei anderen Gelegenheiten wollen Sie vielleicht die ganze Seite überblicken. Wenn Sie in der Ansicht Seiten-Layout arbeiten, können Sie auf der Standard-Symbolleiste in dem Listenfeld Zoom einstellen drei Auswahlmöglichkeiten treffen, die Ihnen ermöglichen, die Anzeige zu vergrößern oder zu verkleinern: Das Dropdown-Feld Zoom beinhaltet auch verschiedene Prozentsätze, mit denen Sie die Seite betrachten können. Sie können die Vergrößerung auch über den Befehl Ansicht/Zoom eingeben.
Sobald Sie das Dokument einmal in Spalten formatiert haben, können Sie die Spalten auf viele Arten ändern:
Einige Änderungen an Spalten können mit Hilfe des Lineals vorgenommen werden. Zum Beispiel können Sie Spaltenbreite oder -abstand ändern. Weitere Änderungen können über die Dialogbox Spalten vorgenommen werden.
Die Dialogbox Spalten wird am schnellsten eingeblendet, wenn Sie auf die graue Fläche zwischen den Spalten im horizontalen Lineal doppelklicken. Bevor Sie Spalten ändern, sollten Sie sich vergewissern, daß der Text, den Sie ändern möchten, markiert ist und daß in der Dialogbox Spalten im Listenfeld Anwenden auf der gewünschte Eintrag aktiv ist. Gehen Sie beim Markieren von Text und Zuweisen von Änderungen folgendermaßen vor:
Meistens weiß Word, wo Änderungen vorzunehmen sind, indem es vom Standort der Einfügemarke ausgeht, und Sie müssen keinen Eintrag aus dem Listenfeld Anwenden auf auswählen.
Da Text in Spalten genauso wie normaler Text formatiert werden kann, erhalten Sie eventuell ein unerwartetes Ergebnis. Wenn Ihre Spalte beispielsweise zu schmal ist, sehen Sie möglicherweise einen schlecht lesbaren, senkrechten Textstreifen. Versuchen Sie, die Spalte zu verbreitern, indem Sie den Spaltenabstand verringern, die Spaltenanzahl reduzieren oder den Schriftgrad herabsetzen.
Die Spaltenanzahl kann mit dem Lineal oder über die Dialogbox Spalten geändert werden. Ebenso kann die Spaltenbreite in gleich oder unterschiedlich breit geändert werden. Gleich breite Spalten können nur über die Dialogbox Spalten in unterschiedlich breite Spalten umgewandelt werden, wogegen der umgekehrte Fall mit Hilfe des Lineals erledigt werden kann.
Um die Spaltenanzahl gleich breiter Spalten zu ändern oder unterschiedlich breite Spalten in gleich breite umzuwandeln, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wählen Sie den Befehl Format-Spalten, um die Dialogbox Spalten einzublenden. Wenn Sie zwei voreingestellte Spalten unterschiedlicher Breite möchten, wählen Sie aus der Optionsgruppe Voreinstellungen Links oder Rechts aus, benutzen Sie das Drehfeld Anzahl der Spalten, oder geben Sie die Spaltenanzahl ein.
Beim Neuerstellen von Spalten macht Word deren Breite von den Seitenrändern und der Spaltenanzahl abhängig. Die Breite aller oder einiger Spalten kann verändert werden, ebenso der Spaltenabstand. Standardmäßig haben Spalten einen Abstand von 1,25 cm. Eventuell möchten Sie diesen aber verringern oder vergrößern. Falls Sie viele Spalten haben, möchten Sie den Abstand vielleicht reduzieren, weil die Spalten mit zunehmender Anzahl schmaler werden und Sie dadurch weniger Abstand benötigen. Vielleicht möchten Sie im Gegensatz dazu bei wenigen Spalten, wie Sie diese beispielsweise in dreispaltigen Faltblättern finden können, den Abstand vergrößern.
Sie können die Spaltenbreite oder den Spaltenabstand auf zwei Arten ändern: Mit Hilfe des Lineals oder über die Dialogbox Spalten. Mit dem Lineal können Sie gleichzeitig die Breite und den Abstand ändern, indem Sie die Randmarken der Spalten verschieben.
Wenn Ihre Spalten momentan gleich breit sind und Sie diese unterschiedlich breit haben möchten, verwenden Sie die Dialogbox Spalten.
Um die Spaltenbreite oder den Spaltenabstand mit Hilfe des Lineals zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Die grauen Flächen im waagerechten Lineal zeigen die Spaltenabstände an. Bewegen Sie den Mauszeiger auf eine dieser grauen Flächen. Falls die Spalten gleich breit sind, können Sie eine beliebige Fläche wählen, wenn Ihre Spalten unterschiedlich breit sind, wählen Sie die graue Fläche über der zu ändernden Spalte. Nachdem Sie den Mauszeiger in eine graue Fläche gezogen haben, verwandelt er sich in einen Doppelpfeil, und ein Hinweistext erscheint auf dem Bildschirm. Der Hinweistext richtet sich danach, ob die Spalten gleich oder unterschiedlich breit sind.
Abbildung 10.12: Mit dem Lineal können Sie die Spaltenbreite und den Spaltenabstand ändern. Wenn Ihre Spalten alle gleich breit sind , bewirkt die Änderung einer Spalte die identische Änderung aller Spalten.
Abbildung 10.13: Wenn Spalten unterschiedlich breit sind, oder wenn sie mit Hilfe der Schaltfläche Spalten erstellt wurden, enthält die graue Fläche im Lineal ein gitterähnliches Symbol.
Beim Ziehen der Marken unterschiedlich breiter Spalten können Sie zwei Ergebnisse erzielen:
Wenn alle Spalten gleich breit sind, wirkt sich die Änderung des Abstands einer Spalte auf alle anderen aus, bei unterschiedlich breiten Spalten immer nur auf eine. Um die Spaltenbreite oder den Spaltenabstand mit Hilfe der Dialogbox Spalten zu ändern oder um gleich breite Spalten in unterschiedlich breite umzuwandeln, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn die Spalten alle gleich breit sind, ändern Sie nur die Breite der ersten Spalte, die restlichen nehmen dann dieselbe Formatierung an. Wenn das Dokument in Spalten unterteilt ist können Sie die Formatierung leicht wieder entfernen, indem Sie entweder die Schaltfläche oder die Dialogbox Spalten verwenden.
Um Spalten zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können auch mit dem Befehl Format/Spalten arbeiten. Wählen Sie aus der Optionsgruppe Voreinstellungen Eine aus.
Wenn Sie in Word Spalten neu erstellen, werden diese automatisch umgebrochen, um auf die Seite zu passen. Manchmal ist der Spaltenwechsel unpassend. Es kann beispielsweise sein, daß auf einer dreispaltigen Seite die zweite Spalte mit einer Überschrift endet, die am Anfang der dritten Spalte stehen sollte. Durch Einfügen eines Spaltenwechsels direkt vor der Überschrift wird diese an den Anfang der nächsten Spalte versetzt. So werden die Überschrift und der zugehörige Text zusammen gehalten.
Wenn Sie möchten, daß eine Spalte auf einer neuen Seite beginnt, können Sie einen Seitenwechsel einfügen.
Um einen Spaltenwechsel einzufügen, drücken Sie (Strg)+(Umschalt)+(Eingabetaste), oder führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wählen Sie den Befehl Einfügen/Manueller Wechsel. Die Dialogbox Manueller Wechsel erscheint (siehe Abbildung 10.14).
Abbildung 10.14: Das Einfügen eines Spaltenwechsels verschiebt
Text an den Anfang der nächsten Spalte.
Um einen Seitenwechsel einzufügen, drücken Sie (Strg)+(Eingabetaste), oder wiederholen Sie die obigen Schritte, und wählen Sie in Schritte 3 Seitenwechsel.
Auf Seiten, in denen der Spaltentext bis auf die nächste Seite reicht, gleicht Word die letzte Textzeile am Spaltenende automatisch ab. Wenn aber Text in Spalten über eine Seite hinausgeht, könnte es sein, daß Sie zwei ausgefüllte Spalten und eine dritte nur teilweise gefüllte Spalte erhalten. Sie können Spaltenlängen so abstimmen, daß alle Spaltenenden auf einer Zeile zueinander liegen. Abbildungen 10.15 und 10.16 zeigen nicht abgestimmte und abgestimmte Spalten.
Abbildung 10.15: Diese Spalten sind nicht abgestimmt.
Abbildung 10.16: Durch Einfügen eines Abschnittswechsels am
Ende des Dokuments können Sie Spalten abstimmen.
Um die Länge mehrerer Spalten auszugleichen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Ich habe mehrere Spalten und will nun die Breite und den Abstand ändern, aber in der Dialogbox Spalten kann ich nur die erste Spalte auswählen. Die Spalten sind gleich breit.
Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Gleiche Spaltenbreite, um unterschiedliche Breiten zuweisen zu können.
In Produktlisten, Plänen usw. werden immer Spalten verwendet, aber ich schaffe es einfach nicht, verwandte Elemente links und rechts korrekt auszurichten. Wenn ich in einer Spalte etwas hinzufüge oder ändere, ändert sich der Stand der Elemente in den anderen Spalten.
Für derartige Aufgaben arbeiten Sie besser mit der Word-Tabellenfunktion. Tabellen sind Raster aus Zeilen und Spalten. Die Daten in einer Tabellenzelle bleiben in der gleichen Position, auch wenn Sie der Zelle Zeilen hinzufügen. Die Zellen können ganze Absätze, Berechnungen, Feldfunktionen und sogar Grafiken enthalten. Lesen Sie mehr über Tabellen im Kapitel 15, »Tabellen erstellen und bearbeiten«.
(c) 1997 Que
