Wodurch erreicht man in einem Dokument ein gutes, ausgewogenes Erscheinungsbild? Das Erscheinungsbild wird durch die Anordnung des Textes auf den Seiten, der Form der Absätze, der Eigenschaften der Buchstaben und den Gebrauch von Linien und Rahmen unterstrichen. Alle diese Elemente sind Formatierungsmerkmale, die Sie während der Arbeit mit Word für Windows festlegen.
Genauso wichtig ist allerdings die Lesbarkeit und Einheitlichkeit Ihres Dokuments. Wenn das Erscheinungsbild Ihres Dokuments seinem Inhalt entspricht, ist es für den Leser einfacher, die enthaltenen Informationen aufzunehmen.
Word stellt Ihnen Werkzeuge zur Verfügung, mit denen sich die Formatierung Ihres Dokuments sehr einfach gestaltet. Diese Werkzeuge werden Formatvorlagen genannt. Eine Formatvorlage ist ein Satz von Formatierungsanweisungen, die Sie unter einem Namen speichern, um sie immer wieder zu verwenden. Alle Texteinheiten, denen die gleiche Formatvorlage zugewiesen ist, haben genau die gleiche Formatierung. Wenn Sie an einer Formatvorlage eine Änderung vornehmen, werden alle Texteinheiten, denen diese Formatvorlage zugewiesen ist, neu formatiert. n
Sie können zwei Arten von Formatvorlagen erstellen und zuweisen: Zeichen-Formatvorlagen und Absatz-Formatvorlagen. Zeichen-Formatvorlagen können alle in der Dialogbox Zeichen verfügbaren Optionen enthalten, z.B. fett, kursiv, Kapitälchen. Zeichen-Formatvorlagen speichern nur Zeichenformatierungen und werden markiertem Text oder dem Wort, in dem die Einfügemarke steht, zugewiesen. Absatz-Formatvorlagen enthalten Zeichen- und Absatzformatierungen, Tabulatoreinstellungen, Absatzpositionierungen, Rahmen und Schattierungen sowie Spracheinstellungen für die Rechtschreibprüfung. In Absatz-Formatvorlagen können sowohl Zeichen- als auch Absatzformatierungen gespeichert sein. Sie werden markierten Absätzen oder dem Absatz, in dem die Einfügemarke steht, zugewiesen.
Sie können einen Geschäftsbrief ohne Formatierungen tippen und ihm dann einen Satz Formatvorlagen zuweisen, indem sie den Befehl AutoFormat im Menü Format auswählen. Dadurch erhält er ein professionelles Aussehen. Word weist Textelementen wie Aufzählungen, Nummerierungen und Überschriften Formatvorlagen zu. Zusätzlich nimmt Word kleine Verbesserungen vor, z.B. werden gerade Anführungszeichen (»«) in typografische (»«) umgewandelt. Sie können diese Änderungen überprüfen und rückgängig machen sowie eigene Änderungen vornehmen.
Sie können auch aus vielen vorhandenen Formatvorlagen-Gruppen auswählen. Der Befehl Formatvorlagen-Katalog zeigt Ihnen, wie Ihr Dokument mit anderen Formatvorlagen aussieht. Sie können dann diejenigen, die Ihnen am besten gefallen, auswählen.
Auf den Abbildungen 9.1 und 9.2 sehen Sie ein Beispiel dafür, wie Sie durch automatische Formatierungen das Aussehen Ihres Dokuments ändern können.
Abbildung 9.1: Sie können aus verschiedenen Formatvorlagen-Gruppen auswählen. Dieser Brief wurde mit der Formatvorlage Aktueller Brief formatiert.
Abbildung 9.2: Hier derselbe Brief mit der Vorlage Professioneller Brief.
Gegenüber der direkten Formatierung jedes Wortes, jedes Satzes, Absatzes und jeder Seite hat die Arbeit mit Formatvorlagen mehrere Vorteile:
Immer, wenn Sie mit Word arbeiten, verwenden Sie mindestens eine Formatvorlage: Die Standard-Formatvorlage, die in Word für Windows integriert ist weist Ihrem Dokument die Standardformatierungen zu. Wenn die Format-Symbolleiste beim Öffnen eines neuen Dokuments angezeigt ist, sehen Sie, daß die Vorlage Standard immer ausgewählt ist (siehe Abb. 1.3). Die Formatierungsmögichkeiten der Formatvorlage Standard sind grundlegend: Sie enthält eine Schrift und eine Schriftgröße (MS Serif in 12 pt, Times New Roman in 10 pt oder eine andere Schriftart, je nach Ihrem Drucker), linksbündige Ausrichtung und einen einfachen Zeilenabstand. Word stellt auch andere Formatvorlagen für Elemente wie Seitennummern, Kopf- und Fußzeilen zur Verfügung. Im Abschnitt »Standard-Formatvorlagen neu definieren« weiter unten in diesem Kapitel erfahren Sie, wie man die Standard-Formatvorlage ändert.
Vorsicht beim Löschen von Absatzmarken! Wegen der Gefahr, eine Absatzformatierung zu verlieren, arbeiten manche Word-Anwender lieber mit sichtbaren Absatzmarken. Sie können diese in Ihrem Dokument anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden auf der Standard-Symbolleiste klicken. Die Absatzmarken sehen aus wie ein gespiegeltes fettes P am Ende jedes Absatzes.
Abbildung 9.3: Die Vorlage Standard wird auf der Symbolleiste Format angezeigt, wenn Sie ein neues Dokument erstellen.
Die Liste der Formatvorlagen, aus denen Sie auswählen können, hängt von der Dokumentvorlage ab. Die Standard-Dokumentvorlage ist die Vorlage Leeres Dokument. Zusätzlich zur Formatvorlage Standard kann eine Dokumentvorlage Formatvorlagen für Einzüge, Inhaltsverzeichnisse, Kopfzeilen, Überschriften, Listen, Umschläge und vieles andere enthalten. Sie können die integrierten Formatvorlagen unverändert verwenden, Sie können sie aber auch abändern oder gar neue Formatvorlagen erstellen.
Außer der Dokumentvorlage Leeres Dokument, die für allgemeine Zwecke konzipiert wurde, sind die Formatvorlagen jeder Dokumentvorlage für einen bestimmten Zweck gedacht – Memos, Faxdeckblätter oder Rundschreiben. Die Formatvorlage Standard kann in einer Dokumentvorlage in Times New Roman, 10 pt gestaltet sein, in einer anderen in Century Schoolbook, 12 pt. Wenn Sie die Dokumentvorlage ändern, könnte sich auch die Formatierung der Formatvorlage ändern. Word enthält einen Formatvorlagen-Katalog, in dem Sie die Auswirkungen der Änderungen und das daraus resultierende Aussehen der Dokumentvorlage betrachten können. Der Formatvorlagen-Katalog wird weiter unten in diesem Kapitel im Abschnitt »Der Formatvorlagen-Katalog« besprochen.
Sie können Formatvorlagen auf drei Arten zuweisen und ändern. Jede Methode hat Vor- und Nachteile. Diese sind im folgenden aufgeführt:
In den folgenden Abschnitten wird jede Formatierungsmethode genau beschrieben.
Stellen Sie sich vor, daß Sie einen wichtigen Geschäftsbrief schnell eintippen, ohne der Formatierung besondere Beachtung zu schenken. Dann bekommt der Brief mit einem Mausklick genau das Aussehen eines offiziellen Geschäftsbriefs, das Sie sich vorgestellt haben. Mit dem Befehl Format-AutoFormat können Sie dies verwirklichen.
Wenn Sie den Befehl Format-AutoFormat wählen, geht Word Ihr Dokument Absatz für Absatz durch und weist geeignete Formatvorlagen zu. Wenn dieser eine Liste enthält und jeder Absatz mit einem Sternchen beginnt, formatiert Word die Liste neu, ersetzt die Sternchen durch Aufzählungszeichen und weist die Formatvorlage Aufzählung zu. Wenn Sie nur Teile des Textes formatiert haben, stellt AutoFormat die Formatierung fertig. AutoFormat gibt Ihnen die Gewißheit, daß die Formatierung im gesamten Dokument durchgehend und das Erscheinungsbild verbessert ist. Die Formatvorlagen, die Word zuweist, sind in der Dokumentvorlage, die dem Dokument im Moment zugeordnet ist, enthalten. Die Abb. 9.4 und 9.5 zeigen Beispiele für ein Dokument, das mit AutoFormat formatiert wurde.
Abbildung 9.4: Sie brauchen Briefe, Dokumente und Memos nur einzutippen, ohne sich Gedanken über die Formatierung zu machen.
Abbildung 9.5: Der Befehl AutoFormat weist Ihrem Dokument bestimmte Formate, wie
Aufzählungen, zu.
Nachdem der Text mit AutoFormat formatiert wurde, können Sie Ihrem Dokument den letzten Schliff verleihen, indem Sie Formatvorlagen manuell zuweisen oder ein beliebiges Element des Dokuments formatieren. Sie können auch eine neue Formtvorlage aus dem Formatvorlagen-Katalog auswählen, um das Gesamtaussehen des Dokuments zu verändern. Jedes dieser Themen wird weiter unten in diesem Kapitel in den Abschnitten »Der Formatvorlagen-Katalog« und »Zuweisen, Kopieren und Entfernen von Formatvorlagen« besprochen.
Bei der Eingabe fügt Word automatisch Aufzählungszeichen ein, ändert meine Tabulator-Listen in Tabellen, zieht Zeilen ein oder beginnt automatisch Nummerierungen. Es macht mich verrückt. Wie kann ich es abschalten?
Word versucht Ihnen durch automatische Formatierungen bei der Arbeit zu helfen. Sie haben allerdings recht, dies kann sehr ärgerlich sein, wenn Sie diese Hilfe nicht benötigen. Es gibt zwei Möglichkeiten, das Problem zu beheben: Wenn Sie meistens automatische Formatierung möchten, dieses Mal aber nicht, setzen Sie die automatische Formatierung mit der (Rückschritt)-Taste außer Kraft. Word »merkt«, was Sie tun möchten und unterläßt die automatischen Formatierungen. Wenn Sie Teile der AutoFormatierung ausschalten möchten, wählen Sie Format-AutoFormat. In der Dialogbox AutoFormat klicken Sie auf Optionen. Aktivieren Sie das Register AutoFormat während der Eingabe. Schalten Sie die unerwünschten Optionen aus.
AutoFormat analysiert das Dokument im aktiven Fenster und weist jedem Absatz, der entweder in der Formatvorlage Standard oder in der Formatvorlage Textkörper formatiert ist, eine bestimmte Formatierung zu. Die AutoFormat-Vorlagen dienen der Formatierung von gängigen Elementen wie Zitaten, Aufzählungen, Überschriften und vielem mehr. Mit AutoFormat können Sie Formatvorlagen zuweisen und Korrekturen vornehmen, wie in der folgenden Liste beschrieben:
Um über Text einen Menübefehl automatisch zu formatieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können festlegen, welche Änderungen AutoFormat vornehmen soll, indem Sie auf die Schaltfläche Optionen in der Dialogbox AutoFormat klicken oder die Einstellungen im Register AutoFormat der Dialogbox Optionen ändern. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie den Abschnitt »AutoFormat-Optionen festlegen« weiter unten in diesem Kapitel.
oder
aktivieren sie AutoFormat mit Anzeige der Änderungen, um Formatierungen anzunehmen oder abzulehnen, nachdem der Vorgang fertiggestellt ist.
Um die Genauigkeit der Funktion zu erhöhen, öffnen Sie das Listenfeld und wählen den Dokumenttyp, den Sie formatieren möchten: Allgemeines Dokument, Briefe oder E-Mail.
Abbildung 9.6: Sie können ein Dokument automatisch
formatieren, indem Sie Format-AutoFormat wählen.
Abbildung 9.7: Wenn die AutoFormatierung fertiggestellt ist, können Sie
entscheiden, ob Sie alle Änderungen akzeptieren oder ablehnen möchten, oder
ob Sie die Vorlagen in der Vorlagen-Galerie ändern möchten.
Wenn Ihnen das Ergebnis der AutoFormatierung nicht gefällt, können Sie die Änderungen rückgängig machen.
Um alle Änderungen rückgängig zu machen, klicken Sie auf den Pfeil nach unten neben der Schaltfläche Rückgängig auf der Standard-Symbolleiste und wählen AutoFormat Anfang.
Vielleicht ist Ihnen in der Dialogbox AutoFormat die Option AutoFormatierung aufgefallen. Wenn Sie diese Option aktivieren, fordert Word Sie nicht zur Bestätigung der vorgenommenen Änderungen auf – Sie sehen diese nur auf dem Bildschirm. Wenn Ihnen das Ergebnis nicht gefällt, klicken Sie auf Rückgängig.
Sie können Tabellen automatisch über die Funktion AutoFormat im Menü Tabelle formatieren. Nachdem Sie ein Dokument automatisch formatiert haben, möchten Sie die Änderungen vielleicht ansehen und evtl. einige eigene Änderungen vornehmen. Sie können in der Dialogbox AutoFormat auf die Schaltfläche Änderungen überprüfen klicken, um die Änderungen eine nach der anderen anzusehen (siehe Abb. 9.7). Während Sie die Änderungen überprüfen, können Sie diese annehmen oder ablehnen. Sie können auch durch das Dokument scrollen und bestimmte Änderungen zur Überprüfung auswählen.
Word zeigt Text- und Formatierungsänderungen mit temporären Korrekturzeichen und Farben an. Wenn Sie die Absatzmarken angezeigt haben, werden die überflüssigen und daher gelöschten Absatzmarken hervorgehoben, außerdem, welcher eine Formatvorlage zugewiesen war.
Um die Absatzmarken anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden auf der Symbolleiste Standard.
Sie können das Dokument auch mit ausgeblendeten Korrekturzeichen überprüfen. Um die Korrekturzeichen zu verbergen, klicken Sie in der Dialogbox AutoFormat-Änderungen überprüfen auf die Schaltfläche Markierungen ausblenden.
Die Tabelle 9.1 beschreibt die von Word verwendeten Korrekturzeichen.
Tabelle 9.1: Von AutoFormat verwendete Korrekturzeichen
|
Optische Veränderung |
Bedeutung |
|
Blaue Absatzmarke (¶) |
Dem entsprechenden Absatz wurde eine Formatvorlage zugewiesen. |
|
Rote Absatzmarke (¶) |
Aus dem entsprechenden Absatz wurde eine Formatvorlage gelöscht. |
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Durchgestrichenes Zeichen |
Text oder Leerzeichen wurden gelöscht (in Rot angezeigt). |
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Unterstrich (_) |
Die unterstrichenen Zeichen (in blau) wurden hinzugefügt. |
|
Senkrechter Balken auf dem rechten Rand |
Text oder Formatierung in dieser Zeile wurden verändert. |
Um von AutoFormat vorgenommene Änderungen zu überprüfen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 9.8: Verwenden Sie die Optionen in der Dialogbox AutoFormat-Änderungen überprüfen, um Änderungen abzulehnen oder anzunehmen.
AutoFormat kann ein Dokument mit von Ihnen selbst erstellten Formatvorlagen formatieren, wenn Sie die integrierten Formatvorlagen neu definieren. Lesen Sie dazu »AutoFormat optimieren« und »Formatvorlagen erstellen«, weiter unten in diesem Kapitel.
Sie können die Regeln, nach denen Word die AutoFormatierung durchführt, ändern, z.B., ob Formatvorlagen Überschriften und Listen zugewiesen werden sollen.
Dazu führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 9.9: Legen Sie fest, welche Änderungen Word während einer
AutoFormatierung vornehmen soll.
Die Optionen für AutoFormat während der Eingabe erscheinen jetzt in ihrem eigenen Register in der Dialogbox AutoKorrektur. Wählen Sie Format-AutoFormat, und aktivieren Sie dann AutoFormat während der Eingabe.
Um den Vorgang der Formatierung zu beschleunigen, lassen Sie Word Ihr Dokument während der Eingabe automatisch formatieren. Legen Sie die Optionen für diese automatische Formatierung im Register AutoFormat während der Eingabe in der Dialogbox AutoKorrektur fest. Dieses Register enthält drei Optionsgruppen: Während der Eingabe zuweisen, Während der Eingabe ersetzen und Während der Eingabe automatisch ersetzen.Alle Formatierungen, die Sie mit den Befehlen des Menüs Format zugewiesen haben, helfen Word festzustellen, welche Formatvorlagen während der AutoFormatierung zugewiesen werden sollen. Zum Beispiel können vorher zugewiesene Formatvorlagen erhalten bleiben oder geändert werden, je nach den Einstellungen, die Sie im Register AutoFormat getroffen haben (siehe vorhergehender Abschnitt). Zusätzlich werden Ihnen die folgenden Tips helfen, die Ergebnisse des Befehls AutoFormat zu maximieren:
Jedes Dokument, das Sie erstellen, basiert auf einer Dokumentvorlage. Wenn Sie ein neues Dokument erstellen, werden die Formatvorlagen, die Teil der ausgewählten Dokumentvorlage sind, in dieses Dokument kopiert. Jede Dokumentvorlage enthält einen Satz Standard-Formatvorlagen. Die meisten davon sind in allen Word-Dokumentvorlagen verfügbar. Die Formatierung der Formatvorlagen kann sich aber von Dokumentvorlage zu Dokumentvorlage unterscheiden. Ein Beispiel: In der Dokumentvorlage Leeres Dokument wird für Überschrift 1 die Schriftart Arial 14 pt verwendet, während der der Dokumentvorlage Professionelles Fax Überschrift 1 in Arial MT Black 11 pt formatiert wird. Sie können den Befehl Format-Formatvorlagen-Katalog verwenden, um das Aussehen eines Dokuments zu betrachten und dann zu ändern, indem Sie die Formatvorlagen in die einer anderen Dokumentvorlage abändern.
Sie können aus jeder Dokumentvorlage, die in der Dialogbox Neu erscheint, wählen. Die Vorlagen sind in die folgenden Kategorien unterteilt: Allgemein, Sonstige Dokumente, Briefe & Faxe, Memos, Web-Seiten, Berichte, Publikationen – und natürlich jede vorhandene Dokumentvorlage aus Word 7. Viele Dokumentvorlagen entsprechen einer der folgenden drei Familien:
Wenn Sie in Word 7 arbeiten, werden Sie feststellen, daß der Name der Dokumentvorlagen mit deren Familiennamen beginnt, z.B. heißt die Fax-Vorlage der Familie Aktuell AKTUELLES FAX.DOT. In Word 6 enthielt jeder Dokumentvorlagenname eine Zahl, um die Familie anzuzeigen. Durch die langen Dateinamen in Windows 95 konnte Microsoft auf diese Codierung verzichten.
Um Formatvorlagen im Formatvorlagen-Katalog anzuzeigen und zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie Formatvorlagen im Formatvorlagen-Katalog ändern, kopieren Sie die Formatierungen aus der neuen Dokumentvorlage in das aktive Dokument. Sie ersetzen die Dokumentvorlage nicht, Sie ersetzen nur die Formatvorlagen-Einstellungen des aktuellen Dokuments. So kann zum Beispiel die ursprüngliche Formatvorlage Textkörper in Times New Roman 10 pt durch Times New Roman 12 pt ersetzt werden. Zusätzlich werden alle Formatvorlagen, die in der neuen Dokumentvorlage und nicht in der, die dem Dokument zugewiesen ist, vorhanden sind, dem Dokument hinzugefügt. Formatvorlagen, die nur in dem Dokument vorhanden sind, werden durch die Änderung nicht berührt.
Abbildung 9.10: Verwenden Sie den Formatvorlagen-Katalog, um Ihr Dokument mit Formatvorlagen aus anderen Dokumentvorlagen darzustellen.
Word für Windows enthält eine große Anzahl von integrierten Formatvorlagen. Sie sind bereits mit der Formatvorlage Standard vertraut. Diese wird von Word verwendet, um allen neuen Dokumenten, die auf der Dokumentvorlage Leeres Dokument basieren, Standardformatierungen zuzuweisen. Andere integrierte Formatvorlagen formatieren Überschriften, Kopf- und Fußzeilen, Seitennummern, Zeilennummern, Indexeinträge, Inhaltsverzeichniseinträge, Kommentare und Fußnoten.
In einem neuen Dokument sehen Sie im Listenfeld Formatvorlage auf der Format-Symbolleiste die Formatvorlagen Überschrift 1, Überschrift 2, Überschrift 3, Standard und Absatz-Standardschriftart. Word weist diese Formatvorlagen automatisch zu, wenn Sie die Funktion AutoFormat verwenden. Sie können die Formatvorlagen aber auch selbst markierten Absätzen zuweisen. Eventuell möchten Sie einige integrierte Formatvorlagen automatisch zuweisen, wenn Sie Kopf- und Fußzeilen, Indexeinträge usw. erstellen. Nachdem Sie diese Formatvorlagen in Ihrem Dokument verwendet haben, erscheinen ihre Namen im Listenfeld Formatvorlage auf der Format-Symbolleiste.
Viele integrierte Formatvorlagen bewirken mehr als nur die Formatierung von Text. Wenn Sie die automatischen Überschrift-Formatvorlagen (Überschrift 1 bis Überschrift 9) einsetzen, können Sie diese Überschriften später in einem Inhaltsverzeichnis sammeln. Auch wenn Sie Inhaltsverzeichniseinträge festlegen (die mit den Formatvorlagen Verzeichnis 1 bis Verzeichnis 9 formatiert sind), können Sie diese Einträge später für ein Inhaltsverzeichnis verwenden. Genauso ist es mit Index- oder Fußnoteneinträgen. Word für Windows stellt an der von Ihnen bestimmten Stelle zusammen.
Um integrierte Formatvorlagen über das Menü zuzuweisen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 9.11: Wählen Sie in der Dialogbox Formatvorlage eine integrierte Formatvorlage aus.
Um integrierte Formatvorlagen über die Symbolleiste Format zuzuweisen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Die grauen Felder rechts von der Bezeichnung der Formatvorlagen zeigen Ihnen die Schriftgröße der jeweiligen Vorlage. Aus den vier waagerechten Linien in demselben Feld können Sie die Ausrichtung der Formatvorlage ersehen. Das Symbol daneben (a oder ¶) teilt Ihnen mit, ob es sich um eine Absatz- oder Zeichen-Formatvorlage handelt. Abbildung 9.12: Wenn Sie über die Format-Symbolleiste Formatvorlagen anzeigen, sehen Sie diese in der Formatierung, die Sie Ihrem Dokument zuweisen.
Das Feld Formatvorlage auf der Symbolleiste Format zeigt die Formatvorlage für die Position der Einfügemarke oder den markierten Text. Wenn der markierte Text in mehr als einer Formatvorlage formatiert ist, ist das Dropdown-Feld leer. Tabelle 9.2: Integrierte Formatvorlagen
Beachten Sie, daß die Formatierung vieler integrierter Formatvorlagen auf der Standard-Formatvorlage beruht. Mit anderen Worten: Viele Formatvorlagen enthalten alle Formatierungen, die in der Standard-Formatvorlage enthalten sind und zusätzliche Formatierungen. Die Formatvorlagen Kopf- und Fußzeile bestehen z.B. aus der Formatvorlage Standard und Tabstops.
Wenn Sie die Formatvorlage Standard ändern, ändert sich auch jede andere Vorlage, die auf dieser Standard-Formatvorlage basiert. Wenn Sie der Formatvorlage Standard einen doppelten Zeilenabstand zuweisen, erhalten Kopf- und Fußzeilen, Indexeinträge und alle anderen Formatvorlagen, die auf der Standard-Formatvorlage basieren, ebenfalls einen doppelten Zeilenabstand. Wenn eine Formatvorlage eigene Definitionen für Zeilenabstände enthält, hat diese Definition Vorrang vor den entsprechenden Einstellungen der Standard-Formatvorlage.
Sie können jede integrierte Formatvorlage außer Absatz-Standardschriftart ändern, aber nicht löschen.Standard-Formatvorlagen enthalten voreingestellte Formatierungen. Sie können sie aber leicht neu definieren. Stellen Sie sich vor, Sie möchten die Überschrift-Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 9 verwenden, um Ihr Dokument zu formatieren, da Sie später ein Inhaltsverzeichnis mit diesen Überschriften erstellen möchten. Leider gefällt Ihnen die voreingestellte Formatierung. Definieren Sie in diesem Fall die Formatvorlagen neu, indem Sie sie entweder nach einem Muster ändern oder den Befehl Format-Formatvorlage verwenden. Beide Methoden werden weiter unten in diesem Kapitel beschrieben.
Wenn Sie häufig mit Formatvorlagen arbeiten, können Sie die Formatvorlagenanzeige auf Ihrem Bildschirm anzeigen, um die Namen der Formatvorlagen aller Absätze im linken Rand darzustellen (siehe Abb. 9.13).
Abbildung 9.13: Arbeiten Sie mit der Formatvorlagenanzeige, um die Namen der verwendeten
Absatz-Formatvorlagen anzuzeigen.
Mit der Formatvorlagenanzeige können Sie herausfinden, welche Formatvorlage jedem Absatz zugewiesen ist. Wenn Sie mit der Maus arbeiten, können Sie die Formatvorlagenanzeige auch verwenden, um schnell auf die Dialogbox Formatvorlage zuzugreifen.
Um Formatvorlagen schnell zuzuweisen und neu zu definieren, doppelklicken Sie auf den Namen der Formatvorlage in der Formatvorlagenanzeige, um die Dialogbox aufzurufen. Hier können Sie nun die Formatvorlage zuweisen, erstellen oder neu definieren.
Die Breite der Formatvorlagenanzeige kann unterschiedlich sein. Wenn Sie sie zum ersten Mal anzeigen, stellen Sie die Breite an. Aber auch danach können Sie diese mit der Maus ändern, indem Sie die Trennlinie zwischen der Formatvorlagenanzeige und dem Text nach links oder rechts ziehen. Sie können die Formatvorlagenanzeige schließen, indem Sie den Pfeil ganz nach links ziehen oder indem Sie die Breite auf 0 zurücksetzen.
Um die Formatvorlagenanzeige anzuzeigen oder auszublenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Indem Sie in der Formatvorlagenanzeige auf den Namen der Formatvorlage klicken, können Sie schnell einen ganzen Absatz markieren.
Wenn Sie die Formatvorlagenanzeige regelmäßig anzeigen, nehmen Sie einfaches Makro auf, das die Formatvorlagenanzeige anzeigt (Sie können das Makro sogar so bearbeiten, daß die Formatvorlagenanzeige ein- und ausgeschaltet wird). Obwohl Sie die meiste Formatierungsarbeit durch Formatvorlagen erledigen können, es es manchmal doch notwendig, die Formatierung einer bereits zugewiesenen Vorlage außer Kraft zu setzen. Vielleicht möchten Sie nur etwas ganz einfaches zu tun, z.B. ein Wort in einem Absatz fett formatieren, vielleicht auch etwas Wesentliches, z.B. einen ganzen Absatz kursiv zu setzen. Sie können die Formatierung in einem Absatz ändern, ohne die Formatvorlage abzuändern.
Achten Sie jedoch auf die Auswirkung, die Ihre Formatierung auf den Absatz hat, wenn Sie die Vorlage später wieder zuweisen. Wenn Sie die Formatvorlage zuweisen, könnten einige der manuellen Formatänderungen wieder gelöscht werden. Manuelle Formatierung in Verbindung mit Formatvorlagen funktioniert folgendermaßen:
Die wahre Stärke der Arbeit mit Formatvorlagen zeigt sich, wenn Sie Formatvorlagen verwenden, um einem Absatz nach dem anderen eine einheitliche Formatierung zuzuweisen. Sie können Formatvorlagen während der Eingabe oder markiertem Text zuweisen, indem Sie über einen Menübefehl, über die Symbolleiste Format oder über ein Tastaturkürzel eine Formatvorlage auswählen. Meist werden Sie wohl mit der Symbolleiste arbeiten.
Die Format-Symbolleiste wird standardmäßig angezeigt, wenn Sie Word starten. Ist das nicht der Fall, können Sie sie einblenden, indem Sie die folgenden Schritte ausführen:
Wenn Sie zum ersten Mal mit Formatvorlagen arbeiten, bemerken Sie vielleicht gar nicht, daß es zwei Arten gibt – Absatz und Zeichen. Es ist wichtig zu verstehen, wie diese beiden Formatvorlagentypen zusammenarbeiten. Da Zeichen in Absätzen enthalten sind, kann sich durch das Zuweisen einer Absatz-Formatvorlage das Aussehen von Zeichen, die mit einer Zeichen-Formatvorlage formatiert sind, ändern.
Beachten Sie, daß Absatz-Formatvorlagen sowohl Absatz- als auch Zeichenformatierungen beinhalten können. Zeichen-Formatvorlagen beinhalten nur Zeichenformatierungen. Wenn Sie eine Absatzformatvorlage zuweisen, wird immer der gesamte Absatz formatiert (oder die markierten Absätze). Wenn eine Absatz-Formatvorlage Zeichenformatierungen enthält, werden diese auch dem gesamten Absatz zugewiesen. Wenn Sie einem Text in einem Absatz eine Zeichen-Formatvorlage zuweisen, z.B. fett, und dann eine Absatz-Formatvorlage, die auch die Auszeichnung Fett enthält, erscheint der Text, den Sie über die Zeichen-Formatvorlage fett gestaltet haben, wieder normal. Das liegt daran, daß die Absatz-Formatvorlage die Auszeichnung entfernt. Um einem einzelnen Absatz eine Absatz-Formatvorlage zuzuweisen, muß die Einfügemarke zuerst in diesen Absatz gestellt werden. Sie können eine Absatz-Formatvorlage einer Gruppe von Absätzen zuweisen, indem Sie diese, oder zumindest einen Teil jedes Absatzes, markieren (siehe Abb. 9.14).
Abbildung 9.14: Diese Absätze werden alle geändert, wenn Sie eine neue Formatvorlage auswählen, da von jedem Absatz zumindest ein Teil markiert ist.
Um eine Zeichen-Formatvorlage zuzuweisen, müssen Sie zunächst den gewünschten Text markieren. Die Formatierung der neuen Formatvorlage wird den bereits vorhandenen Formatierungen des markierten Textes hinzugefügt. Ein Beispiel: Eine Zeichen-Formatvorlage, die die Auszeichnungen fett und kursiv zuweist, ändert weder die Schriftart noch den Schriftgrad, die durch die verwendete Absatz-Formatvorlage zugewiesen wurden.
Um über das Menü eine Formatvorlage zuzuweisen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um eine Formatvorlage über die Format-Symbolleiste zuzuweisen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
In der Version Word 97 können Sie anhand des Symbols in dem grauen Feld neben dem Namen der Formatvorlage unterscheiden, ob es sich um eine Zeichen- oder eine Absatz-Formatvorlage handelt.
Um über die Tastatur eine Formatvorlage zuzuweisen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Im Feld Formatvorlagen werden nicht alle verfügbaren Formatvorlagen angezeigt. Um die ganze Liste zu sehen, halten Sie die (Umschalt)-Taste gedrückt, während Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Listenfeld klicken
Abbildung 9.15: Sie können Absatz-Formatvorlagen von Zeichen-Formatvorlagen
anhand der Symbole im grauen Feld neben dem Namen der Formatvorlage unterscheiden.
|
Tastenkombination |
Formatvorlage |
|
(Strg)+(Alt)+(1) |
Überschrift 1 |
|
(Strg)+(Alt)+(2) |
Überschrift 2 |
|
(Strg)+(Alt)+(3) |
Überschrift 3 |
|
(Strg)+(Shift)+(L) |
Aufzählung |
|
(Strg)+(Shift)+(N) |
Standard |
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(Strg)+(Shift)+(S) |
Aktiviert das Listenfeld Formatvorlagen auf der Symbolleiste Format. Wählen Sie hier die gewünschte Formatvorlage aus. |
Wenn Sie die Tastenkombination (Strg)+(Umschalt)+(S) drücken, wählt Word die Formatvorlage, die momentan im Listenfeld Formatvorlage auf der Format-Symbolleiste zu sehen ist, aus. Um eine andere Formatvorlage auszuwählen, geben Sie entweder einen anderen Namen ein oder verwenden die Pfeiltasten, um eine andere Formatvorlage zu markieren. Drücken Sie dann die (Eingabetaste)-Taste. Wenn Sie den Namen einer nicht vorhandenen Formatvorlage eingeben, erstellen Sie eine neue Vorlage, die auf der Formatvorlage des markierten Absatzes oder der markierten Absätze basiert, statt eine vorhandene Formatvorlage zuzuweisen.
Sie können auch anderen Formatvorlagen Tastenkombinationen zuweisen. Lesen Sie dazu den Abschnitt »Shortcuts für Formatvorlagen erstellen« weiter unten in diesem Kapitel.
Sie können dieselbe Formatvorlage nacheinander mehrmals zuweisen. Wählen Sie sie einmal aus, markieren dann weiteren Text, der diese Formatvorlage erhalten soll, und drücken Sie die Taste (F4) oder die Tastenkombination (Strg)+(Y). Fahren Sie damit fort, um die Formatvorlage anderen Textteilen zuzuweisen. Dieses Verfahren funktioniert sowohl mit Absatz-Formatvorlagen als auch mit Zeichen-Formatvorlagen.
Sie können auch die Schaltfläche Format übertragen auf der Standard-Symbolleiste verwenden, um Zeichen-Formatvorlagen auf Absätze oder markierten Text zu übertragen, immer eine auf einmal.
Um Zeichen-Formatvorlagen über die Schaltfläche Format übertragen zu kopieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um Zeichenformatvorlagen mehrmals über die Schaltfläche Format übertragen zu kopieren, wiederholen Sie das Erklärte, doppelklicken aber in Schritt 2 auf die Schaltfläche. Um den Kopiervorgang abzuschalten, klicken Sie noch einmal auf den Formatpinsel.
Wenn Sie eine Formatvorlage viele Male durch eine andere ersetzen möchten, verwenden Sie am besten den Befehl Bearbeiten-Ersetzen, um alle oder ausgewählte Formatvorlagen durch andere zu ersetzen. Sie können eine Zeichen-Formatvorlage entfernen und die Standard-Formatierung wieder zuweisen. Dadurch werden die Zeichen der jeweiligen Absatz-Formatvorlage angepaßt.
Um eine Zeichen-Formatvorlage zu entfernen, stellen Sie die Einfügemarke in das Wort oder markieren den Text, dem die Zeichen-Formatvorlage zugewiesen ist, und drücken die Tastenkombination (Strg)+(Leertaste).
Die Verwendung von eigenen Formatvorlagen erfordert zwei Schritte: Zunächst erstellen Sie die Formatvorlage und legen Merkmale wie Absatzeinzüge, Zeilenabstände, Schriftart und -grad fest. Dann weisen Sie diese Formatvorlage mit allen Formatierungsmerkmalen anderen Zeichen oder Absätzen in Ihrem Dokument zu.
Sie können Absatz-Formatvorlagen auf zwei Arten erstellen: Nach einem Muster, indem Sie die Format-Symbolleiste oder ein Tastaturkürzel verwenden, oder über das Menü. Eine Formatvorlage nach Muster zu erstellen, ist ein gutes Verfahren, wenn Sie noch keine Erfahrung mit Formatvorlagen haben. Da es so einfach ist, verwenden auch viele versierte Word-Anwender dieses Verfahren. Hingegen haben Sie über den Menübefehl mehr Möglichkeiten, z.B. die Erstellung von Zeichen-Formatvorlagen, und ist nicht besonders kompliziert, wenn Sie die Grundidee der Formatvorlagen verstehen (siehe »Formatvorlagen über das Menü erstellen« weiter unten in diesem Kapitel).
Formatvorlagen werden mit dem Dokument oder der Dokumentvorlage, in dem/der Sie sie erstellen, gespeichert. Dennoch können Sie Formatvorlagen auch auf andere Dokumente anwenden (Lesen Sie den Abschnitt »Formatvorlagen zwischen Dokumenten austauschen« weiter unten in diesem Kapitel). Eine neue Vorlage muß einen eindeutigen Namen erhalten. Wenn Sie eine neue Formatvorlage unter einem bereits vorhandenen Namen erstellen möchten, weisen Sie die vorhandene Vorlage dem markierten Absatz zu, statt eine neue zu erstellen. Wenn Ihnen dies passiert, wählen Sie Bearbeiten-Rückgängig und fangen noch einmal von vorne an. Beachten Sie, daß Word für Windows einige integrierte Formatvorlagen enthält (z.B. Standard und Überschrift 1 bis Überschrift 9). Erstellen Sie keine neuen Formatvorlagen unter Verwendung der Namen dieser integrierten Vorlagen. (Wenn Sie eine Liste der integrierten Vorlagen ansehen möchten, lesen Sie den Abschnitt »Die integrierten Formatvorlagen« weiter oben in diesem Kapitel).
Beim Benennen Ihrer Formatvorlagen müssen Sie folgende Regeln beachten.
Um eine Vorlage nach einem Muster zu erstellen, formatieren Sie einen Absatz in der gewünschten Weise und erstellen dann eine Formatvorlage, der diese Formatierungen zugrundeliegen. Wenn Ihr Beispielabsatz linke und rechte Einzüge und einen Rahmen enhält, werden diese Merkmale Teil Ihrer Formatvorlage. Wenn Sie Ihren ersten Absatz formatieren (das ist der, nach dessen Muster die Formatvorlage erstellt wird), müssen Sie beachten, daß Absatz-Formatvorlagen auch Zeichenformatierungen enthalten können, obwohl sie Absatzformatierungsbefehle darstellen. Die Abatzformatierung wird durch die Schriftart, den Schriftgrad und andere Zeichenformatierungen des ersten markierten Zeichens bestimmt.
Um eine Formatvorlage nach einem Muster zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können Zeichen- oder Absatzformatierungen, Rahmen und Schattierungen, Textfelder und Positionierung, Tabstops und Spracheinstellungen für die Rechtschreibprüfung zuweisen.
Abbildung 9.16: Wählen Sie die aktuelle Vorlage im Listenfeld Formatvorlage auf der Symbolleiste Format.
Abbildung 9.17: Geben Sie einen neuen Namen ein, um eine Formatvorlage nach Muster zu erstellen.
Betrachten Sie nun das Listenfeld Formatvorlage. Sie sehen hier den Namen Ihrer neuen Formatvorlage. Dadurch wird angezeigt, daß diese Formatvorlage das Erscheinungsbild Ihres Musterabsatzes steuert.
Sie können auch über das Menü eine Vorlage nach einem Muster erstellen. Das ist sinnvoll, wenn Sie zum Beispiel einen formatierten Absatz als Grundlage für eine Formatvorlage nehmen möchten, dann aber dieser Vorlage weitere Formatierungen hinzufügen möchten.
Um eine Formatvorlage nach einem Muster über das Menü zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie zuerst Formatvorlagen erstellen und diese dann verwenden möchten, statt sie nach einem Muster zu erstellen, wählen Sie Format-Formatvorlage. Mit diesem Befehl geben Sie einer Formatvorlage einen Namen, definieren ihre Merkmale und wählen weitere Optionen aus (z.B., ob die Formatvorlage auf einer anderen basieren soll, ob sie von einer anderen Formatvorlage gefolgt werden soll und ob sie der verwendeten Dokumentvorlage hinzugefügt werden soll). Sie können auch Formatvorlagen in andere Dokumente und Dokumentvorlagen importieren bzw. sie exportieren. Außerdem können Sie mit diesem Verfahren beide Vorlagentypen erstellen: Zeichen und Absatz.
Wenn Sie eine Formatvorlage über das Menü erstellen, haben Sie die Option, die Vorlage dem markierten Absatz oder sie nur der Liste der Dokumentvorlagen für das aktuelle Dokument (oder für die Dokumentvorlage) zuzuweisen.
Alle neuen Vorlagen, die Sie erstellen, basieren auf der Formatvorlage des in Ihrem Dokument markierten Absatzes. Im nächsten Abschnitt lernen Sie, wie Sie Ihrer neuen Dokumentvorlage eine andere Dokumentvorlage zugrundelegen können.
Um eine Formatvorlage über das Menü zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Beachten Sie, daß die Vorschaufelder sowohl die Absatz- als auch die Zeichenformatierung des markierten Absatzes anzeigen. Das Feld Beschreibung gibt die genauen Formatierungsmerkmale an.
Wenn Sie Ihre Formatvorlagen immer wieder im gleichen Dokumenttyp verwenden möchten, z.B. in einem monatlichen Rundschreiben, erstellen Sie sie in einer neuen Dokumentvorlage.
Wenn Sie eine Liste der im Dokument enthaltenen Formatvorlagen erstellen möchten (zusammen mit einer Beschreibung jeder Vorlage) wählen Sie Datei-Drucken, wählen aus dem Feld Drucken Dokumentvorlagen und klicken auf OK.Abbildung 9.18: Sie können Formatvorlagen in der Dialogbox
Neue Formatvorlage erstellen.
Wiederholen Sie diesen Schritt, um so viele Formatierungen, wie Sie möchten, einzustellen.
Um zusätzliche Formatvorlagen zu erstellen, können Sie die Schritte 2 bis 5 wiederholen, bevor Sie die Dialogbox schließen.
Wenn Sie statt dessen die Dialogbox Formatvorlage verlassen möchten, ohne die neue Formatvorlage zuzuweisen, klicken Sie auf Schließen.
Wenn Sie den Namen Ihrer neuen Formatvorlage in Schritt 2 eingeben, sollten Sie sich vergewissern, daß es sich um einen eindeutigen Namen handelt. Wenn Sie den Namen einer vorhandenen Formatvorlage eingeben und dann Formatierungseinstellungen auswählen, definieren Sie die vorhandene Formatvorlage neu. Alle Texte, denen die vorhandene Formatvorlage zugewiesen ist, erhalten dann die neue Formatierung. Sie können einer neuen Formatvorlage bei der Erstellung eine Tastenkombination zuweisen, um sie leichter anwendbar zu machen. Lesen Sie hierzu den Abschnitt »Tastenkombinationen für Formatvorlagen erstellen« weiter unten in diesem Kapitel.
Evtl. benötigen Sie eine Gruppe von Formatvorlagen, die einander ähneln, aber geringe Unterschiede aufweisen. Sie benötigen vielleicht eine Formatvorlage für den Tabellenkörper, um die Inhalte der Tabelle zu formatieren, ebenso eine Formatvorlage für den Tabellenkopf und eine für die letzte Tabellenzeile. Mit der folgenden Technik können Sie eine »Familie« von Formatvorlagen aufgrund einer Basis-Vorlage erstellen.
Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie einen Namen eingeben, sehen Sie diesen und die Formatierungsmerkmale des markierten Absatzes im Feld Beschreibung. Ihre neue Formatvorlage basiert automatisch auf dieser vorhandenen Vorlage, wenn Sie nicht eine andere Formatvorlage festlegen.
Eine ganz schnelle Möglichkeit, eine Formatvorlage zuzuweisen, sind die Tastenkombinationen. Sie können diese Tastenkombinationen beim Erstellen oder Neudefinieren einer Formatvorlage zuweisen. Die Shortcuts bestehen im allgemeinen aus der (Alt)-Taste und einem Buchstaben, den Sie festlegen. Sie können beispielsweise die Tastenkombination (Alt)+(S) für eine Formatvorlage namens Sub zuweisen. Wenn Sie möchten, können Sie auch andere Tastenkombinationen verwenden, diese könnten aber mit bereits vergebenen Shortcuts in Konflikt geraten (Word verwendet z.B. die Tastenkombination (Strg)+(Umschalt)+(S)), um Ihnen die Möglichkeit zu geben, eine Formatvorlage schnell zu erstellen oder zuzuweisen. Daher wäre es nicht günstig, die Tastenkombination (Strg)+(Umschalt)+(S) Ihrer Sub-Formatvorlage zuzuweisen.
Um Tastaturkürzel für Formatvorlagen zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 9.19: Sie können einer Formatvorlage über die Dialogbox Tastatur anpassen
ein Tastaturkürzel zuweisen.
Um es mit einer anderen Kombination zu versuchen, drücken Sie die (Rückschritt)-Taste, um den zuerst eingegebenen Shortcut zu löschen. Um einen Shortcut zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um eine Formatvorlage mit einer von Ihnen erstellten Tastenkombination zuzuweisen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können Formatvorlagen zu einem Menü oder einer Symbolleiste hinzufügen. Eine der sinnvollsten Optionen ist die Möglichkeit, auf eine Formatvorlage eine andere Formatvorlage folgen zu lassen. Stellen Sie sich vor, daß Sie ein komplexes Dokument mit vielen Unterüberschriften, die alle mit Formatvorlagen formatiert sind, bearbeiten. Sie möchten, daß dem Text nach jeder Unterüberschrift die Formatvorlage Standard zugewiesen wird. Sie würden einiges an Zeit sparen, wenn Sie die Formatvorlage Standard dem Absatz nach der Unterüberschrift nicht manuell zuweisen müßten. Wenn Sie festlegen, daß auf eine bestimmte Formatvorlage eine andere folgt, können Sie Zeit und Aufwand sparen. Wenn Sie Word mitteilen, daß auf Formatvorlage der Unterüberschrift die Formatvorlage Standard folgen soll, weist Word automatisch dem nächsten Absatz automatisch die Formatvorlage Standard zu.
In der Grundeinstellung folgt auf jede Formatvorlage dieselbe Formatvorlage. Wenn Sie die (Eingabetaste)-Taste drücken, wird die Formatvorlage also fortgesetzt. In vielen Fällen ist das auch angebracht. Wenn Sie einen Absatz in der Formatvorlage Standard fertiggestellt haben, möchten Sie im allgemeinen, daß der nächste Absatz ebenso formatiert wird.
Um auf den nächsten Absatz eine andere Formatvorlage anzuwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können auch eine vorhandene Formatvorlage in der Liste markieren und auf Bearbeiten klicken. Die Dialogbox Formatvorlage bearbeiten wird angezeigt.
Wenn Sie keine Formatvorlage auswählen, wird dem nächsten Absatz die gleiche Formatvorlage zugewiesen.
Jedes Dokument, das Sie erstellen, enthält Formatvorlagen – auch wenn es sich dabei nur um die Formatvorlage Standard und die anderen integrierten Formatvorlagen handelt. Die Formatvorlagen jedes Dokuments werden von der zugehörigen Dokumentvorlage bestimmt – entweder der Vorlage Leeres Dokument, einer der anderen mit Word ausgelieferten Dokumentvorlagen, oder einer von Ihnen erstellen benutzerdefinierten Vorlage.
Im einfachsten Sinne können Sie durch die Verwendung einer Dokumentvorlage Formatvorlagen zwischen Dokumenten austauschen. Sie erstellen eine Dokumentvorlage, die bestimmte Formatvorlagen enthält und erstellen dann Dokumente aufgrund dieser Vorlage. Nehmen wir an, Sie verwenden eine Dokumentvorlage mit dem Namen Brief. Diese enthält Formatvorlagen zur Gestaltung von Briefen, die dann auf Ihrem Firmenbriefpapier gedruckt werden. Wenn Sie regelmäßig verschiedene Dokumenttypen erstellen, können Sie für jeden eine Dokumentvorlage erstellen.
Es könnte jedoch vorkommen, daß Sie die Formatvorlagen aus einem Dokument oder einer Dokumentvorlage in einem anderen Dokument bzw. einer anderen Vorlage verwenden möchten. Sie können dies tun, indem Sie die Formatvorlagen aus einer Datei in die andere kopieren. Evtl. möchten Sie eine Dokumentvorlage, die Formatvorlagen für einen regelmäßig erstellten Geschäftsbrief enthält, erstellen. Sie stellen fest, daß der Brief eines Mitarbeiters eine schöne Formatvorlage enthält. Mit den folgenden Methoden können Sie diese Formatvorlage aus dem Dokument Ihres Mitarbeiters in Ihre Geschäftsbrief-Dokumentvorlage kopieren.
Sie können Formatvorlagen in jedes beliebige Dokument und jede beliebige Dokumentvorlage übernehmen bzw. aus diesen kopieren. Wenn Sie eine Formatvorlage einfügen, deren Name in dem anderen Dokument bereits vorhanden ist, wird die vorhandene Vorlage überschrieben (Sie werden aber zur Bestätigung aufgefordert), neue Formatvorlagen werden zu dem Dokument oder der Vorlage hinzugefügt, in die Sie sie einfügen.
Um Formatvorlagen aus einem Dokument oder einer Vorlage zu kopieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Das Feld In auf der linken Seite zeigt eine Liste der im aktuellen Dokument oder der aktuellen Dokumentvorlage verfügbaren Formatvorlagen an. Das Feld Nach auf der rechten Seite zeigt die Liste der Formatvorlagen in der NORMAL.DOT an.
Sie können mehrere aufeinanderfolgende Formatvorlagen markieren, indem Sie die erste anklicken, und dann die (Umschalt)-Taste gedrückt halten, während Sie die letzte anklicken. Um mehrere nicht aufeinanderfolgende Formatvorlagen zu markieren, halten Sie die (Strg)-Taste gedrückt, während Sie jede einzelne anklicken.
Eine andere Möglichkeit, eine einzelne Formatvorlage mit einem Dokument zu verbinden: Kopieren Sie einen Absatz in einer Formatvorlage aus einem anderen Dokument. Dabei ist jedoch Vorsicht geboten: Wenn Sie auf diese Weise Vorlagen in Ihr Dokument kopieren, werden vorhandene Formatvorlagen nicht außer Kraft gesetzt, anders als beim Kopieren von Formatvorlagen über die Dialogbox Organisieren. Wenn Sie einen Absatz, dem eine Formatvorlage mit dem Namen Zwischentitel zugewiesen ist, kopieren und das vorhandene Dokument auch eine Formatvorlage mit diesem Namen enthält, wird dem neuen Absatz die Formatierung der vorhandenen Formatvorlage zugewiesen.
Wenn Sie einen Absatz ohne seine Formatvorlage in ein neues Dokument kopieren möchten, markieren Sie den Absatz ohne die zugehörige Absatzmarke. Andere Befehle für das Einfügen von Text in ein Dokument, wie AutoText, Einfügen und Inhalte einfügen können ebenfalls neue Formatvorlagen in das Dokument einbringen. Sie können bis zu 50 Absätze mit unterschiedlichen Formatvorlagen in ein Dokument kopieren – wenn Sie mehr als 50 einfügen, werden die aktuellen Vorlagen des Dokuments verwendet.
Sie können alle Formatvorlagen, auch die integrierten, verändern. Durch diese Möglichkeit können Sie vielen Aufgaben besser gerecht werden. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie haben eine Formatvorlage für Grußformeln erstellt, und Ihre Firma entwickelt ein neues Format. Sie müssen keine neue Formatvorlage erstellen, sondern die bereits vorhandene einfach neu definieren. Sie müssen nur weiterarbeiten wie bisher. Die Neudefinition der Formatvorlage kümmert sich um die Änderungen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Formatvorlage zu ändern. Um nur einige aufzuzählen: Sie können die Formatvorlage neu definieren, um neue oder andere Merkmale aufzunehmen, oder Sie können die Formatvorlage löschen bzw. neu benennen. Um das Zuweisen von Formatvorlagen zu vereinfachen, können Sie einen Aliasnamen zuweisen. Die folgenden Abschnitte erörtern diese und andere Methoden zum Ändern von Formatvorlagen.
Vergewissern Sie sich, daß Sie die Dokumentvorlage mit den von Ihnen geänderten Formatvorlagen speichern. Wenn Sie die Formatvorlage nicht speichern, sind die Änderungen beim nächsten Speichern der Dokumentvorlage nicht verfügbar.Eines Tages stellen Sie vielleicht fest, daß Sie eine bestimmte Formatvorlage nicht mehr benötigen. Sie können diese löschen, und jeder Text, dem die gelöschte Formatvorlage zugewiesen ist, wird wieder in der Formatvorlage Standard formatiert. Die Liste der Formatvorlagen wird kürzer, und Sie haben es einfacher, sie durchzusehen. Sie können allerdings keine integrierten Formatvorlagen löschen.
Um eine Formatvorlage zu löschen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie einen Absatz mit der Vorlage, die Sie löschen möchten, markiert haben, ist diese im Listenfeld Formatvorlage bereits markiert.
Sie können auch mehrere Formatvorlagen auf einmal löschen. Klicken Sie in der Dialogbox Formatvorlage auf die Schaltfläche Organisieren. Markieren Sie die Formatvorlagen, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen.
Wählen Sie den Befehl Bearbeiten-Ersetzen, um Text, der mit einer bestimmten Formatvorlage formatiert wurde, zu löschen. Klicken Sie in der Dialogbox Suchen auf die Schaltfläche Erweitern. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Format und wählen Formatvorlage aus dem Menü. Word zeigt die Dialogbox Formatvorlage suchen an. Wählen Sie den Namen der Formatvorlage, deren Text Sie löschen möchten, aus dem Feld Zu suchende Formatvorlage. Klicken Sie auf OK, um in die Dialogbox Suchen und Ersetzen zurückzukehren. Lassen Sie das Feld Ersetzen durch leer. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen. Wenn Sie den gefundenen Text löschen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Ersetzen. Wenn Sie den Text nicht löschen möchten, fahren Sie mit der Suche fort, indem Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen klicken, um zum nächsten Element zu springen. Klicken Sie auf Schließen, wenn Sie mit dem Löschen fertig sind. Sie können eine Formatvorlage umbenennen. Dies berührt den zugehörigen Text nicht, jedoch wird der Vorlagenname im gesamten Dokument geändert. Sie können eine Formatvorlage für zwei Zwecke ändern: Um ihr einen neuen Namen zu geben oder um einen zweiten oder Alias-Namen hinzuzufügen. Ein Alias-Name ist ein kürzerer Name oder eine Abkürzung, die Sie schnell in das Feld Formatvorlage auf der Symbolleiste Format eingeben können. Wenn Sie zum Beispiel die Formatvorlage Überschrift 1 häufig verwenden und sie über die Tastatur zuweisen, können Sie die Formatvorlage mit dem Alias-Namen ü1 benennen. Um dann die Formatvorlage Überschrift 1 zuzuweisen, drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(Umschalt)+(S), geben h1 (statt dem kompletten Namen) ein und drücken die (Eingabetaste)-Taste.
Integrierte Formatvorlagen können nicht umbenannt werden, aber Sie können Ihnen einen Alias-Namen zuweisen. Sie können auch den Namen einer integrierten Formatvorlage als Alias-Namen für eine andere Formatvorlage verwenden.
Um eine Formatvorlage umzubenennen oder einen Alias-Namen hinzuzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie eine Formatvorlage neu definieren, wird der Text, dem diese Formatvorlage zugewiesen ist, aktualisiert, um die Änderungen zu reflektieren. Stellen Sie sich vor, daß Sie einen 35seitigen Bericht mit vielen Überschriften erstellt haben. Die Überschriften sind einer Formatvorlage mit dem Namen Zwischenüberschrift formatiert. Die Formatvorlage weist zentrierten Text in Helvetica, 18 pt, fett zu. Jetzt entscheidet die Presseabteilung, daß die Überschriften kleiner und überdies unterstrichen sein sollten. Definieren Sie die Formatvorlage Zwischenüberschrift einfach neu, um alle Überschriften auf einmal abzuändern.
Das Bearbeiten einer Vorlage von einem Muster ist genauso einfach wie die Erstellung.
Um eine Vorlage nach Muster neu zu definieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können auch die Tastenkombination (Strg)+(Umschalt)+(S) drücken und den Namen der gewünschten Formatvorlage auswählen oder eingeben.
Klicken Sie auf neu definieren, um die aktuellen Änderungen zu aktualisieren?, um die Formatierung des markierten Textes zuzuweisen.
Klicken Sie auf der Markierung wieder zuweisen?, um dem markierten Text die Merkmale der Formatvorlage wieder zuzuweisen.
Wenn Sie möchten, daß Word die Formatvorlagen-Definitionen ändert, um die aktuellen Einstellungen zuzuweisen, ohne die Dialogbox anzuzeigen, kreuzen Sie das Kontrollkästchen Formatvorlage von nun an automatisch aktualisieren (neu definieren) an. Wenn Sie sich erst später für die automatische Aktualisierung entscheiden, öffnen Sie die Dialogbox Formatvorlage, klicken auf Bearbeiten und deaktivieren das Kontrollkästchen Formatvorlage von nun an automatisch aktualisieren (neu definieren).
Abbildung 9.20: Die Dialogbox Formatvorlage bearbeiten wird angezeigt, wenn Sie eine Formatvorlage von einem Muster neu definieren.
Der Befehl Format-Formatvorlage verleiht Ihnen große Flexibilität, wenn Sie eine Formatvorlage ändern möchten. Sie können eine Änderung vornehmen und diese dann der Dokumentvorlage, auf der das Dokument basiert, hinzufügen. Auf diese Art gibt die Formatvorlage jedes Mal, wenn Sie zukünftig die Dokumentvorlage verwenden, die Änderung wieder.
Um eine Formatvorlage über das Menü zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 9.21: Sie können die Merkmale einer Formatvorlage in der Dialogbox
Formatvorlage ändern neu festlegen.
Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 6, wenn Sie weitere Formatvorlagen neu definieren möchten.
Jedes Mal, wenn Sie ein neues Dokument auf der Grundlage der Vorlage Leeres Dokument erstellen, verwendet Word die Formatvorlage Standard, um die Schriftart, den Schriftgrad, Zeilenabstand und andere Formate festzulegen. Wenn Sie feststellen, daß Sie die Schriftgröße, den Schriftgrad oder ein anderes Merkmal der Formatvorlage regelmäßig abändern, können Sie die Standardeinstellungen ändern.
Wenn Sie die Formate, die für die Formatvorlage Standard festgelegt sind, in Ihrem Dokument ändern, wird davon nur das aktuelle Dokument betroffen. Ändern Sie die Formatvorlage und aktualisieren Sie die Vorlage, um die Änderung auch künftigen Dokumenten zuzuweisen. Vorhandene Dokumente werden nicht geändert, so lange Sie nicht Word ausdrücklich mitteilen, daß deren Formatvorlagen aktualisiert werden sollen. Lesen Sie hierzu den Abschnitt »Formatvorlagen aktualisieren« weiter unten in diesem Kapitel.
Denken Sie daran, daß jede Änderung, die Sie an der Formatvorlage Standard vornehmen, in alle Formatvorlagen, die auf dieser Vorlage basieren, aufgenommen wird. Den meisten Formatvorlagen liegt die Vorlage Standard zugrunde.
Um die Standardeinstellungen für die Formatvorlage Standard über das Menü zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um die Grundeinstellungen für die Standard-Formatvorlage von einem Muster zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wählen Sie Format-Schriftart, um Änderungen an der Standardschriftart der Formatvorlage Standard vorzunehmen. In der Dialogbox Schriftart stellen Sie die Optionen entsprechend ein und klicken dann auf die Schaltfläche Standard. Word zeigt eine Dialogbox an, die Ihnen mitteilt, daß die vorgenommenen Änderungen alle neuen Dokumente auf der Grundlage der NORMAL.DOT betreffen. Klicken Sie auf Ja.Wenn Sie eine Gruppe von Dokumenten erstellen, die alle auf der gleichen Dokumentvorlage basieren, möchten Sie wahrscheinlich sicherstellen, daß jede Änderung an einer Formatvorlage auch in den anderen Dokumenten wirksam wird. Wenn Sie beispielsweise ein Buch schreiben und jedes Kapitel in einer gesonderten Datei abspeichern, möchten Sie, daß alle Änderungen an Kopf- und Fußzeilen und Überschriften in jede Dokumentdatei kopiert werden. Ein anderes Beispiel wird jedem, der in einer großen Firma arbeitet, vertraut sein: Hier werden Formatvorlagen oftmals von einem besonderen Ausschuß festgelegt und geändert. Zu Beginn eines Projekts könnte sich dieser Ausschuß für eine Dokumentvorlage entscheiden, die Formatvorlagen für jedes Dokument enthält. Da alle Dokumente auf derselben Dokumentvorlage basieren, enthalten Sie identische Formatierungen, wodurch ein einheitliches Design gewährleistet ist. Später nimmt der Ausschuß weitreichende Änderungen an diesem Design vor. Die Änderungen müssen nun in alle anderen Dokumente, die auf den Original-Dokumentvorlagen basieren, eingearbeitet werden. Um sicherzustellen, daß ein Dokument aktualisiert wird, wenn sich die Dokumentvorlage ändert, wählen Sie die Option Dokumentvorlagen automatisch aktualisieren.
Wenn Sie nur wenige Formatvorlagen aus einer Dokumentvorlage in eine andere kopieren möchten, lesen Sie den vorhergehenden Abschnitt »Formatvorlagen zwischen Dokumenten austauschen«. Wenn Sie den Befehl Dokumentvorlagen automatisch aktualisieren wählen, kopiert Word die zugewiesenen Formatvorlagen der Dokumentvorlage jedes Mal, wenn Sie diese öffnen. Die Funktion richtet sich nach folgenden Regeln:
Stellen Sie sicher, daß Sie in jedem Dokument identisch benannte Formatvorlagen verwenden. Sonst werden die Formatvorlagen nicht korrekt aktualisiert.
Wenn Sie die Formatvorlagen eines Dokuments jedesmal aktualisieren, wenn Sie es öffnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 9.22: Wählen Sie die Option Formatvorlagen automatisch aktualisieren,
damit jedesmal, wenn Sie dasDokument öffnen, die Formatvorlagen von der
verknüpften Vorlage aktualisiert werden.
Wenn Sie nichts anderes festlegen, basiert eine neue Formatvorlage auf der Formatvorlage des momentan markierten Absatzes. Oft ist das die Standard-Formatvorlage. Sie haben die Möglichkeit, einer Formatvorlage eine beliebige andere Formatvorlage zugrundezulegen. Dann werden alle Änderungen, die Sie an der zugrundeliegenden Formatvorlage vornehmen, auf alle Formatvorlagen, die darauf basieren, angewandt. Wenn Sie Standard auswählen, werden die Änderungen jeder Formatvorlage, die auf der Standard-Formatvorlage basiert, zugewiesen.
Diese Möglichkeit ist häufig von Vorteil. Stellen Sie sich vor, daß Sie in einem Anwaltsbüro arbeiten und oft bestimmte Dokumente, die immer in zweizeiligem Abstand, einer bestimmten Schriftart und -größe und mit bestimmten Rändern formatiert werden müssen, tippen. Um diese Aufgabe zu automatisieren, können Sie eine Vorlage mit den korrekten Rändern erstellen und dann die Standard-Formatvorlage der Dokumentvorlage ändern, um die korrekte Schriftart und -größe und den doppelten Zeilenabstand zu erhalten. Dann können Sie auf der Grundlage dieser neu definierten Standard-Formatvorlage weitere Formatvorlagen erstellen, und diese werden ebenfalls die festgelegte Schriftart und -größe und den doppelten Zeilenabstand verwenden.
Denken Sie daran, daß den integrierten Vorlagen die Standard-Formatvorlage zugrundeliegt. Wenn Sie also die Standard-Formatvorlage ändern, werden diese Änderungen auch allen integrierten Formatvorlagen zugewiesen.
Wenn Sie die Standard-Formatvorlage nicht ändern wollen, können Sie eine Basis-Formatvorlage in Ihrem Dokument erstellen und diese als Grundlage für weitere Formatvorlagen verwenden. Wenn Sie die Basis-Formatvorlage ändern, können Sie im ganzen Dokument weitreichende Änderungen vornehmen.
Um eine Formatvorlage auf der Grundlage einer anderen Formatvorlage zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie möchten, daß die ausgewählte Formatvorlage von Änderungen an anderen Formatvorlagen unberührt bleibt, wählen Sie (Keine Formatvorlage) aus dem Listenfeld Basiert auf.
Wenn Sie einen Formatvorlagennamen auswählen, wird sowohl dieser Name als auch die zusätzlichen Formatmerkmale der markierten Formatvorlage im Feld Beschreibung angezeigt. Ihrer neuen Formatvorlage liegt automatisch die vorhandene Formatvorlage zugrunde, falls Sie nicht eine andere Formatvorlage auswählen.
Sie können auch auf Zuweisen klicken, wenn Sie die neue Formatvorlage dem momentan markierten Absatz zuweisen möchten.
Ich habe meinem Dokument die falsche Dokumentvorlage zugewiesen und die Formatvorlagen aktualisiert. Nun sehen alle Formatvorlagen in meinem Dokument falsch aus. Was kann ich tun?
Wenn Sie in dem Dokument noch keine Änderungen vorgenommen haben, ist es am sichersten, wenn Sie das Dokument ohne Speichern schließen, es dann neu öffnen und die richtige Dokumentvorlage zuweisen. Wenn Sie das nicht tun möchten, wiederholen Sie den Vorgang, wählen aber die richtige oder die Original-Dokumentvorlage aus. Weisen Sie Ihrem Dokument entweder die Original-Dokumentvorlage oder die richtige Dokumentvorlage zu und aktualisieren Sie die Formatvorlagen noch einmal. Die Formatvorlagen in Ihrem Dokument sollten nun entweder wieder ihr ursprüngliches Aussehen oder das Aussehen der Formatvorlagen in der richtigen Vorlage haben.
Formatierungen können über eine Formatvorlage oder manuell über Menübefehle zugewiesen werden. Sie können schnell feststellen, wie eine Formatierung einem Text zugewiesen wurde, indem Sie die Direkthilfe zu Rate ziehen.
Um festzustellen, wie eine Formatierung zugewiesen wurde, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 9.23: Verwenden Sie die Direkthilfe-Funktion, um die Textformatierungen zu überprüfen.
(c) 1997 Que
