Obwohl das Drucken aus Word für Windows 97 genauso einfach sein kann wie das Öffnen eines Dokuments, gibt es hier viele zusätzliche Optionen. Sie können eine oder mehrere Seiten Ihres Dokuments voranzeigen und die Seitenränder ändern, während Sie sich in der Vorschau-Ansicht befinden. Sie können entweder das gesamte Dokument oder nur einen Teil davon, einen Entwurf oder eine endgültige Version, verborgenen Text und Feldfunktionen drucken. Es ist auch möglich mehrere Dokumente auszudrucken, ohne sie zu öffnen. n
Microsoft Windows erleichtert Ihnen das Drucken mit Word. Jeder Drucker, den Sie in Windows installiert haben, kann auch in Word verwendet werden.
Word verwendet den Drucker, den Sie als Standarddrucker festgelegt haben. Sie können feststellen, welchen Drucker Sie ausgewählt haben, indem Sie den Befehl Datei-Drucken wählen und dann im oberen Teil der Dialogbox Drucken nachsehen (siehe Abb. 6.1).
Abbildung 6.1: Die Dialogbox Drucken bietet Ihnen eine Reihe von Optionen.
Um einen Drucker auszuwählen, markieren Sie das Drop-down-Feld Name in der Dialogbox drucken. Wenn Sie nur einen Drucker verwenden, wählen Sie diesen aus, wenn Sie zum ersten Mal ein Dokument aus Word drucken. Nach dem Druck bleibt der Drucker ausgewählt. Wenn Sie den Drucker wechseln, müssen Sie jedesmal einen anderen auswählen.
Die verfügbaren Drucker werden im Feld Name der Optionsgruppe Drucker angezeigt (siehe Abb. 6.2). Die Liste enthält alle Drucker, die in Windows installiert sind. Wenn der gewünschte Drucker sich nicht auf der Liste befindet, müssen Sie ihn in Windows installieren. Wie das geht, erfahren Sie im folgenden Abschnitt.
Abbildung 6.2: Öffnen Sie das Listenfeld Name in der Dialogbox Drucken, um die installierten
Drucker anzuzeigen.
Um einen Drucker auszuwählen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie das nächste Mal Datei-Drucken wählen, sehen Sie Ihren ausgewählten Drucker am oberen Rand der Dialogbox Drucken aufgelistet.
Über die Schaltfläche Optionen haben Sie Zugriff auf verschiedene Einstellungen, die das Aussehen Ihres gedruckten Dokuments beeinflussen. Weiter unten in diesem Kapitel erfahren Sie mehr über diese Einstellungen.
Windows verwaltet die meisten Druckereinstellungen selbsttätig. Sie müssen allerdings drei Aufgaben selbst erledigen: Den gewünschten Drucker in Word auswählen, die Drucker, die Sie in Windows verwenden möchten, einrichten und die Druckereinrichtung für besondere Druckanforderungen ändern.
Es ist einfach, einen Drucker in Word auszuwählen – die Dialogbox Drucken listet die Drucker auf. Wenn Ihr Drucker nicht aufgelistet ist, ist er nicht in Windows installiert. Sie können einen Drucker auch aus Word installieren.
Um einen Drucker in Windows zu installieren, während Word geöffnet ist, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Klicken Sie auf Lokaler Drucker, wenn der Drucker direkt an Ihren Computer angeschlosen ist, oder auf Netzwerkdrucker, wenn der Drucker an ein Netzwerk angeschlossen ist.
In der Liste Drucker erscheinen die verfügbaren Druckermodelle (siehe Abb. 6.3).
Abbildung 6.3: Wählen Sie den Hersteller und das Modell Ihres Druckers aus.
Wenn der gewünschte Drucker nicht aufgelistet ist und Sie einen Druckertreiber für das Modell haben (eine Datei mit der Erweiterung DRV), klicken Sie auf die Schaltfläche Diskette. Wenn Ihr Drucker nicht aufgeführt ist und Sie keinen Druckertreiber haben, können Sie evtl. den Treiber eines kompatiblen Modells verwenden. Wenn nicht, wählen Sie Allgemein als Hersteller und Universal/Nur Text als Druckermodell. Dieser Treiber unterstützt allerdings keine speziellen Schriftarten oder Grafiken.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Diskette geklickt haben, werden Sie aufgefordert, die Diskette des Druckerherstellers einzulegen. Die Dialogbox schlägt standardmäßig Laufwerk A: vor. Sie können aber auch einen anderen Buchstaben eingeben.
Abbildung 6.4: Richten Sie den gewünschten Anschluß ein.
Wenn Sie einen LPT-Anschluß ausgewählt haben, wählen Sie aus, ob DOS-Druckaufträge zwischengespeichert werden sollen. Sie können auch entscheiden, ob der Anschluß vor dem Druck überprüft werden soll.
Abbildung 6.5: Geben Sie einen Namen für den neuen Drucker ein.
Wenn Windows das Laufwerk auf der Diskette nicht findet, wird die Dialogbox wieder angezeigt. Legen Sie eine andere Diskette ein, und klicken Sie wieder auf OK.
Der Druckertreiber kann sich auch auf einer der anderen Windows-Installationsdisketten befinden.Kehren Sie die in die Dialogbox Drucker zurück, sobald die Installation fertiggestellt ist. Die Dialogbox zeigt nun den neuen Drucker an.
Abbildung 6.6: Die Dialogbox Eigenschaften für einen QMS-Drucker.
Im allgemeinen nimmt Word den Rest der Druckerinstallation selbst vor, nachdem Sie den Drucker in Windows installiert haben. Da Word mehrere Einstellungen selbsttätig trifft, z.B. die Papiergröße und -ausrichtung (Hoch- oder Querformat), müssen Sie diese nicht mehr vornehmen. Sie können trotzdem in der Dialogbox Drucken einige Druckeinstellungen vornehmen.
Um die Einstellungen vor dem Drucken eines Dokuments zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Die Dialogbox Eigenschaften ändert sich, je nachdem, welchen Drucker Sie in Schritt 2 ausgewählt haben.
Die Dialogbox steuert Optionen, die hilfreich sind, wenn Ihr Dokument detaillierte Grafiken enthält oder wenn Sie die Datei in einem Netzwerk bearbeiten möchten. Diese Funktionen sind besonders für das Desktop Publishing mit Word sinnvoll.
Wenn Sie mit einem Laserdrucker arbeiten, müssen Sie evtl. festlegen, welche Schriftkassette und wieviel Druckerspeicher Sie verwenden. Diese Einstellungen beeinflussen die Leistungsfähigkeit Ihres Druckers. Daher sollten Sie es nicht versäumen, sie richtig einzustellen. Sie können viele Eigenschaften Ihrer Druckereinrichtung ändern, je nachdem, mit welchem Drucker Sie arbeiten.
Um den Speicher und die Schriftkassetten eines Laserdruckers einzurichten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 6.7: Die Geräteoptionen für einen HP LaserJet.
Bevor Sie Kassetten ersetzen und markieren, müssen Sie daran denken, Ihren Drucker auszuschalten. Stellen Sie den Drucker erst wieder an, wenn Sie fertig sind.
Sie können in der Dialogbox Eigenschaften verschiedene Druckoptionen ändern (z.B. Dokumentgröße und Papiereinzug). Wählen Sie dazu Datei-Drucken-Eigenschaften. Word gibt Ihnen zwei Möglichkeiten, Ihr Dokument vor dem Druck anzuzeigen: die Dialogbox Seite einrichten oder die Seitenansicht.
In der Seitenansicht können Sie Texte oder Grafiken markieren und das markierte Element in einen Positionsrahmen stellen, um es an eine andere Stelle zu ziehen. Sie können auch Seitenumbrüche an neue Stellen ziehen.
Der Hauptvorteil der Seitenansicht ist die zugehörige Symbolleiste. Diese enthält sehr brauchbare Schaltflächen für die Vergrößerung und die Anzeige mehrerer Seiten.
Verschiedene Ansichten eines Word-Dokuments zeigen verschiedene Perspektiven der Seitenränder. In der Normal-Ansicht sehen Sie die Seitenränder nicht, dafür den Abstand zwischen ihnen. In der Seitenlayout-Ansicht sehen Sie die Seite so, wie sie gedruckt wird, mit Seitenrändern und allen anderen Merkmalen. Wählen Sie diese Ansicht, wenn Sie die Kopf- und Fußzeilen, Seitennummern, Fußnoten und alles andere, was zwischen den Seitenrändern steht, sehen möchten.
Am linken Rand von der horizontalen Bildlaufleiste befinden sich drei Schaltflächen, die in verschiedene Ansichten des Dokuments umschalten (wenn Ihre horizontale Bildlaufleiste nicht angezeigt wird, wählen Sie Extras-Optionen, aktivieren das Register Ansicht und wählen in der Optionsgruppe Fenster die Options Horizontale Bildlaufleiste). Die Standard-Symbolleiste enthält eine Schaltfläche, die das Fenster Seitenansicht aufruft. In der Tabelle 6.1 sind diese Schaltflächen im einzelnen aufgeführt:
Tabelle 6.1: Die Schaltflächen zum Ändern der Dokumentansicht
Um das Dokument in der Seitenlayout-Ansicht zu betrachten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um in die Normal-Ansicht zurückzukehren, wählen Sie Ansicht-Normal oder klicken auf die Schaltfläche Normal links auf der horizontalen Bildlaufleiste.
Eine andere Möglichkeit, das Dokument so anzuzeigen, wie es gedruckt wird, ist die Seitenansicht.
Um das gesamte Dokument in der Seitenansicht zu betrachten, müssen Sie es zunächst öffnen. Wählen Sie dann Datei-Seitenansicht, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenansicht auf der Standard-Symbolleiste. Sie sehen dann einen Bildschirm wie den auf Abb. 6.8.
Abbildung 6.8: In der Seitenansicht sieht das Dokument genauso aus wie später im Druck.
Am oberen Rand des Vorschaufensters sehen Sie eine Symbolleiste mit Schaltflächen, die Ihnen die Arbeit mit Ihrem Dokument in der Seitenansicht erleichtert. Verwenden Sie diese Schaltflächen, um die Aktionen, die in Tabelle 6.2 aufgeführt sind, auszuführen.
In der Seitenansicht haben Sie auch Zugriff auf die Schaltflächen für die Normal-, die Seitenlayout- und die Gliederungsansicht. Diese befinden sich ganz links auf der horizontalen Bildlaufleiste (wenn diese angezeigt wird). Klicken Sie auf eine der Schaltflächen, um die Seitenansicht zu schließen und das Dokument in der Ansicht, die Sie ausgewählt haben, anzuzeigen.
Tabelle 6.2: Die Schaltflächen des Vorschaufensters
Sie können sich in der Seitenansicht im Dokument bewegen, indem Sie die Pfeiltasten auf Ihrer Tastatur und die Bildlaufleisten verwenden. Wenn die Lineale angezeigt sind, können Sie die Ränder genauso einstellen wie in der Seitenlayout-Ansicht. Sie können das Dokument auch bearbeiten.
Um ein Dokument in der Seitenansicht zu bearbeiten, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Bearbeiten Sie den Text des Dokuments, und stellen Sie die Seitenränder ein.
Wenn Sie die Änderungen vorgenommen haben, können Sie die vorherige Vergrößerung wiederherstellen, indem Sie noch einmal auf die Schaltfläche Lupe und dann in das Dokument klicken.
Sie können ein Dokument aus der Seitenansicht ganz oder teilweise drucken. Dazu verwenden Sie die Schaltfläche Drucken auf der Standardsymbolleiste oder die Dialogbox Drukken.
Um über die Standard-Symbolleiste zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Dann werden die aktuellen Druckeinstellungen verwendet (die Dialogbox Drucken wird in diesem Fall nicht aufgerufen).
Um ein Dokument aus der Dialogbox Drucken auszudrucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können in der Bildschirmauflösung 640x480 bis zu 18 Seiten auf einmal ansehen – obwohl es meistens nicht praktisch ist, mehr als sechs oder acht Seiten auf einmal anzuzeigen.
Um mehrere Seiten anzuzeigen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um nur noch eine Seite anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Eine Seite auf der Standard-Symbolleiste.
Um zum Dokument zurückzukehren, klicken Sie auf die Schaltfläche Vorschau schließen auf der Symbolleiste.
Die einfachste Art zu drucken, ist, ein Dokument zu öffnen und dann den Befehl Datei-Drucken zu wählen. In der Grundeinstellung druckt Word ein Exemplar des momentan geöffneten Dokuments ohne verborgenen Text auf dem ausgewählten Standarddrucker.
Um ein Exemplar eines Dokuments zu drucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um den Druck abzubrechen, während das Druckersymbol angezeigt wird, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können die Dialogbox Drucken umgehen und Ihr Dokument schnell ausdrucken, indem Sie auf die Schaltfläche Drucken auf der Standardsymbolleiste klicken. Word druckt Ihr Dokument mit den ausgewählten Einstellungen.
Wenn Sie in Word Web-Seiten betrachten oder erstellen, wollen Sie diese vielleicht auch drucken. Verwenden Sie das gleiche Verfahren wie für das Drucken eines Word-Dokuments. Während die HTML-Seite aktiv ist, wählen Sie Datei-Seitenansicht, um eine Vorschau wie die auf Abb. 6.9 zu erhalten.
Abbildung 6.9: Über den Befehl Datei-Seitenansicht erhalten Sie einen Eindruck davon, wie eine Web-Seite im Ausdruck aussehen wird.
Drucken Sie die Web-Seiten, wie Sie dies mit einem normalen Word-Dokument über den Befehl Datei-Drucken oder die Schaltfläche Drucken auf der Standard-Symbolleiste tun würden.
Aus der Dialogbox Drucken können Sie mehr als ein Exemplar Ihres Dokuments ausdrukken. Sie können bis zu 32767 Exemplare Ihres Dokuments drucken (könnten dann allerdings Urlaub auf Hawaii machen, während alle diese Kopien gedruckt werden!). Standardmäßig werden die Kopien sortiert – eine praktische Funktion für lange Dokumente.
Um mehrere Exemplare eines Dokuments zu drucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 6.10: Sie können mehrere Kopien eines Dokuments drucken, indem Sie die Zahl in dem Feld Anzahl in der Optionsgruppe Drucken ändern.
Wenn die Zeit, die für den Ausdruck benötigt wird, wichtig ist, deaktivieren Sie die Option Sortieren in der rechten unteren Ecke der Dialogbox. Dadurch können Sie schnell mehrere Dokumente drucken. Trotzdem müssen Sie später wieder Zeit investieren, nämlich dann, wenn Sie alle Kopien von Hand sortieren müssen.
Word gibt Ihnen zwei Möglichkeiten, ein Dokument teilweise auszudrucken. Sie können den Dokumentteil, den Sie drucken möchten, markieren und dann Datei-Drucken wählen. Sie können auch bestimmte Seitenzahlen eingeben. Sie können das Papier beidseits bedrukken, auch wenn Sie keinen Duplex-Einzug haben. Einen markierten Teil zu drucken, ist sinnvoll, wenn Sie einen Abschnitt in einem größeren Dokument drucken möchten, aber nicht wissen, auf welcher Seite oder auf welchen Seiten der Abschnitt sich befindet.
Um einen markierten Teil eines Dokuments zu drucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie genau wissen, welche Seiten Sie drucken möchten, können Sie einen Seitenbereich drucken. Nehmen wir an, Sie nehmen Änderungen an den ersten drei Seiten eines langen Dokuments vor und möchten die Seiten 1 bis 3 ausdrucken.
Um einen bestimmten Seitenbereich auszudrucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Im Feld Seiten können Sie auch mehrere Seitenbereiche festlegen (z.B. 1-7,9-13,14-20) oder nicht aufeinanderfolgende Seiten (1,2,8,13). Sie können Bereiche mit einzelnen Seitenzahlen kombinieren (siehe Abb. 6.11).
Abbildung 6.11: Geben Sie in das Feld Seiten Seitenbereiche und einzelne Seiten ein.
Sie können auch Seiten in einem bestimmten Abschnitt drucken. Um den zweiten Abschnitt in Ihrem Dokument zu drucken, geben Sie a2 in das Feld Seiten ein. Wenn Sie die Seite 7 im zweiten Abschnitt bis Seite 10 im dritten Abschnitt drucken möchten, geben Sie s7a2-s10a3 in das Feld ein.
In einem langen Dokument ist es manchmal sinnvoll, einfach die Seite, die Sie gerade bearbeiten, zu drucken. Dazu führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie das Papier beidseitig bedrucken möchten und keinen Duplex-Einzug haben, drukken Sie zuerst die Seiten mit den ungeraden Zahlen und dann die mit den geraden Zahlen. Um nur die geraden oder die ungeraden Seiten zu drucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Word-Dokumente enthalten verknüpfte Informationen, z.B. die Datei-Eigenschaften, Feldfunktionen und Daten für Formulare. Sie können diese Informationen mit dem Dokument oder einzeln ausdrucken. Die erste Methode, die in diesem Abschnitt beschrieben wird, beschreibt, wie die verborgenen Informationen mit dem Dokument ausgedruckt werden. Die zweite Methode beschreibt, wie man die verborgenen Informationen gesondert ausdruckt.
Word gibt Ihnen die Möglichkeit, die folgenden verborgenen Attribute als Teil des Dokuments auszudrucken:
Um verborgene Informationen mit dem Dokument auszudrucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 6.12: Wählen Sie Extras-Optionen, und zeigen Sie das Register Drucken an,
um die Druckoptionen aufzurufen – einschließlich »nicht angezeigter« Informationen.
Tabelle 6.3: Die Druckoptionen
Als Alternative können Sie verborgene Informationen ohne das Dokument drucken. Allerdings können Sie nur eines der folgenden Elemente auf einmal drucken:
Um nur die verborgenen Informationen ohne das zugehörige Dokument zu drucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Word bietet Ihnen viele Druckoptionen. Sie können die Seiten in umgekehrter Reihenfolge drucken oder auch einen Entwurf, um Zeit zu sparen (nur auf manchen Druckern). Sie können Text, der normalerweise verborgen ist, einzeln oder als Teil Ihres Dokuments drucken. Sie können Felder während des Drucks aktualisieren, oder Sie können das Dokument auf Papier aus einem bestimmten Schacht ausgeben, wenn Ihr Drucker mehr als einen Einzug hat.
Um die Druckoptionen einzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Die folgenden Abschnitte beschreiben die verfügbaren Druckoptionen.
Manchmal benötigen Sie einen schnellen Ausdruck Ihres Dokuments, z.B. wenn jemand das Dokument bearbeiten muß oder Sie das Exemplar mit nach Hause nehmen möchten, um es dort zu überarbeiten. Wenn Sie einen schnellen Konzeptausdruck benötigen, drucken Sie einen Entwurf. Dieser ist schnell ausgedruckt und enthält keine Formatierung. Word unterstreicht hervorgehobene Buchstaben, anstatt sie fett oder kursiv zu drucken. Grafiken erscheinen als leere Kästen. (Das genaue Ergebnis des Entwurfs hängt von Ihrem Drucker ab. Ein Hewlett Packard LaserJet druckt im Entwurf z.B. formatierten Text, aber keine Grafiken, und ein PostScript-Drucker unterstützt überhaupt keinen Konzeptausdruck.)
Wenn Sie den Konzeptausdruck als Grundeinstellung auswählen, drucken Sie in dieser Einstellung, bis Sie eine andere Option auswählen. Auf einigen Druckern können Sie im Konzeptmodus nur einmal drucken, ohne die Grundeinstellungen zu ändern (diese Option ist für Laserdrucker nicht verfügbar).
Um Konzept als Grundeinstellung auszuwählen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Um einen Entwurf eines Dokuments mit einem Nadeldrucker einmal auszudrucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Einige Drucker verfügen über einen Sorter, der den Ausdruck in der richtigen Reihenfolge sortiert. Andere Drucker legen die letzte Seite obenauf. In diesem Fall können Sie die Option Umgekehrte Druckreihenfolge aktivieren.
Klicken Sie dazu das Kontrollkästchen Umgekehrte Druckreihenfolge im Register Drucken der Dialogbox Optionen an. Klicken Sie auf OK.
Word-Dateien können Feldfunktionen zum Einfügen von speziellen Informationen enthalten. Ein Datumsfeld fügt z.B. während des Ausdrucks das aktuelle Datum ein. Einige Felder können während des Druckvorgangs allerdings nicht aktualisiert werden. Um diese Felder zu aktualisieren, müssen Sie eine bestimmte Option wählen. In den meisten Fällen sollte die Option eingeschaltet werden.
Um Felder beim Drucken zu aktualisieren, markieren Sie das Kontrollkästchen Felder aktualisieren im Register Drucken der Dialogbox Optionen. Klicken Sie dann auf OK.
Die Option Verknüpfungen aktualisieren aktualisiert alle verknüpften Informationen im Dokument, bevor Sie sie drucken. Um Verknüpfungen vor dem Druck zu aktualisieren, markieren Sie das Kontrollkästchen Felder aktualisieren im Register Drucken der Dialogbox Optionen. Klicken Sie dann auf OK.
Durch die Möglichkeit, im Hintergrund zu drucken, können Sie mit Word weiterarbeiten, während Sie ein Dokument ausdrucken. Aktivieren Sie dazu das Kontrollkästchen Drucken im Hintergrund im Register Drucken der Dialogbox Optionen. Klicken Sie dann auf OK.
Wenn Sie in Formularfelder Daten eingegeben haben, möchten Sie vielleicht nur diese Daten ausdrucken, um sie besser mit dem Quelldokument vergleichen zu können. Um nur die eingegebenen Daten zu drucken, aktivieren Sie das Kontrollkästchen In Formularen nur Daten drucken im Register Drucken der Dialogbox Optionen. Klicken Sie dann auf OK.
Wenn Sie immer aus einem bestimmten Papierschacht Ihres Druckers drucken möchten, können Sie den Standard-Papiereinzug ändern. Dazu führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 6.13: Sie können den Papierschacht über die Schaltfläche Eigenschaften ändern.
Sie können den Einzug für das Dokument auch einstellen, indem Sie Datei-Seite einrichten wählen, dann das Register Papierzufuhr aktivieren und die Optionen Erste Seite und Übrige Seite auswählen.
Bei den meisten Laserdruckern mit einem Papierfach können Sie Ihr Briefpapier in den manuellen Einzug einlegen und dann das normale Papier in das Papierfach. Sobald Sie in der Dialogbox Drucken auf OK klicken, zieht der Drucker zuerst den Briefkopf ein und dann das normale Papier für die Folgeseiten. Dadurch müssen Sie auf Druckern wie dem HP LaserJet Series II, III oder IV nicht mehrere Schritte durchführen, sondern können einfach losdrucken.
Gelegentlich möchten Sie ein oder mehrere Dokumente gleichzeitig drucken, ohne sie zu öffnen. Der Befehl Datei-Drucken im Windows Explorer gibt Ihnen diese Möglichkeit.
Um ein oder mehrere ungeöffnete Dokumente zu drucken, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie mehrere Word-Dokumente in einem Zentraldokument zusammengefaßt haben, können Sie das gesamte Zentraldokument ausdrucken. Um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie das Kapitel 28.
Manchmal möchte man ein Word-Dokument auf einem Drucker ausgeben, auf dem Word nicht installiert ist. Sie haben hier zwei Möglichkeiten: Sie können eine Kopie des Word Viewer installieren. Dies ist ein kostenloses Zusatzprogramm, das DOC-Dateien anzeigt und druckt, oder Sie können das Dokument in eine Druckdatei ausgeben. Die Druckdatei muß für den entsprechenden Drucker erstellt sein.
Bevor Sie ein Word-Dokument an ein Satzbüro weitergeben, sollten Sie sich mit dem Schriftsetzer absprechen, um zu erfahren, welche Schriftarten mit den Schriften des Satzbüros kompatibel sind. Manchmal gibt es alternative Schriftarten, die im Original-Worddokument ersetzt werden können. Wenn Sie ein Word-Dokument setzen lassen möchten, ist die Ausgabe in eine Datei sinnvoll. Um eine Druckdatei für ein Satzbüro zu erstellen, richten Sie einen PostScript-Drucker ein, normalerweise einen Linotronic-Satzbelichter. Sie können dann die EPS-Datei in eine Druckerei (oder ein Belichtungsstudio) geben, um sie auf einer Linotronic-Belichtungsmaschine ausgeben zu lassen. Lassen Sie zunächst einen Probedruck vornehmen. In manchen Fällen werden Sie andere Einstellungen vornehmen müssen oder die Original-DOC-Datei benötigen.
Ein anderer Verwendungszweck für eine Druckdatei ist die Ausgabe auf einem Rechner, auf dem Word nicht installiert ist. Wenn Sie die Datei für das angeschlossene Druckermodell erstellen, können Sie ein MS-DOS-Fenster erstellen und den Befehl DOS COPY verwenden, um die Word-Datei an den LPT1-Druckeranschluß zu geben. Die Datei wird gedruckt, ohne daß Word aktiv ist.
Öffnen Sie ein DOS-Fenster, indem Sie auf die Schaltfläche Start klicken, dann Programme-DOS-Eingabeaufforderung wählen. Im DOS-Fenster verwenden Sie den Befehl CD, um zu dem Verzeichnis, in dem sich die Druckdatei befindet, zu wechseln. Wenn der Drucker an LPT1 angeschlossen ist, geben Sie den folgenden Befehl ein:
COPY BRIEF.PRN LTP1:
Wenn Sie eine Druckdatei erstellen, muß Word für den Drucker, mit dem die Datei ausgegeben werden soll, eingerichtet sein. Die Druckdatei enthält dieselben Codes und Druckbefehle, die an den Drucker gesendet würden. Sie kann in Word nicht bearbeitet werden.
Um in eine Datei zu drucken, vergewissern Sie sich, daß Word für den entsprechenden Drucker eingerichtet ist. Führen Sie dann die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie als nächstes auf Ihrem Drucker drucken möchten, entfernen Sie die Markierung im Kontrollkästchen Ausgabe in Datei umleiten.
Sie können auf einfache Weise eine Textdatei in Word erstellen. Wählen Sie Datei-Speichern Unter, öffnen Sie dann das Listenfeld Speichern Unter, und wählen Sie eines der Textdateiformate, die Word erstellen kann, in den meisten Fällen Nur Text (*.TXT).Herkömmlicherweise ist ein gedrucktes Dokument das Endergebnis Ihrer Arbeit mit einem Textverarbeitungsprogramm. Mehr und mehr werden Dokumente jedoch auf elektronischem Wege verteilt. Word kann ein Dokument in eine Datei drucken oder es an jemand anderen in Ihrer Firma bzw. direkt an ein Faxgerät verteilen.
(c) 1997 Que
