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Werkzeuge für die Überarbeitung und Rechtschreibprüfung

Wenn Sie dieses Kapitel lesen, sind Sie wahrscheinlich vertraut mit den meisten Grundfunktionen des Programms Word 97 – wie man Dokumente erstellt, bearbeitet und speichert. Ebenso können Sie sich vieler Werkzeuge bedienen, um die Texteingabe zu vereinfachen und die Genauigkeit und Lesbarkeit Ihrer Dokumente zu verbessern.

In Word 97 können Sie mit der Funktion Suchen und Ersetzen Text, Formatierungen, Sonderzeichen und Formatvorlagen ändern.

Bevor Sie Ihr Dokument drucken, sollten Sie die Rechtschreibung überprüfen. Offensichtliche Rechtschreibfehler fallen Ihnen bereits beim Lesen des Dokuments auf. Trotzdem könnten Sie beim Korrigieren einen Fehler übersehen. Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung, um solche Fehler zu finden und zu korrigieren. Verwenden Sie die Word-97-Grammatikprüfung, um fehlerhaften Satzbau und Ausdruck zu verbessern. Auch der Thesaurus ist ein sinnvolles Tool, mit dem Sie die richtige Wendung oder einen Ausdruck, dessen Richtigkeit Sie sich nicht sicher sind, finden können. n

Wenn Sie wissen möchten, wie viele Wörter Ihr Dokument enthält, verwenden Sie die Funktion Wörter zählen. Damit können Sie Informationen über die Anzahl der Wörter, Zeilen, Absätze usw. erhalten. Wenn Sie z.B. Zeitschriftenartikel schreiben, ist diese Funktion von Bedeutung.

Die folgenden beiden Abbildungen zeigen ein Dokument vor (Abb. 5.1) und nach (Abb. 5.2) der Rechtschreib- und Grammatikprüfung. Der Anwender hat auch den Thesaurus verwendet, um den Ausdruck zu verbessern.

Abbildung 5.1: Dieser Rohentwurf eines Dokuments wurde noch nicht mit den Prüfwerkzeugen überarbeitet.

Abbildung 5.2: Sie können Ihrem Dokument den letzten Schliff geben, indem Sie die Prüfwerkzeuge verwenden.

Kombinieren Sie die Überarbeitungs- und Prüfwerkzeuge, um die Dokumente sprachlich zu verbessern. Sie können dadurch folgende Aufgaben erledigen:

• Tipp- und Rechtschreibfehler verbessern.
• Sicherstellen, daß die grammatikalischen Formen dem Dokument-Typ, an dem Sie gerade arbeiten, entsprechen.
• Sinnverwandte Wörter mit Hilfe des Thesaurus finden und diese dann mit dem Befehl Bearbeiten-Ersetzen gegen die Originalwörter austauschen.

Der Befehl Suchen und Ersetzen

Wenn Sie eine Funktion bei der Hand haben, mit der Sie Text, Formatierungen, Formatvorlagen und Sonderzeichen ersetzen können, ist das eine große Zeitersparnis (mit dieser Funktion können Sie sicher sein, daß Sie das Gesuchte auch finden). Über den Befehl Suchen werden die gesuchten Zeichen, Formatierungen, Formatvorlagen oder Sonderzeichen angesprungen und gleichzeitig markiert. Dadurch können Sie einen bestimmten Satz oder Formatierungstyp leicht finden. Der Befehl Bearbeiten-Ersetzen gibt Ihnen die Möglichkeit, ein Element zu finden und gegebenenfalls zu ersetzen. Sie können Elemente entweder einzeln oder alle gleichzeitig ersetzen.

Text suchen

Mit dem Befehl Suchen können Sie ein bestimmtes Wort oder einen Satz bzw. eine bestimmte Formatierung in einem umfangreichen Dokument schnell finden. Der gesuchte Text kann ein einzelnes Zeichen sein oder aus mehreren Sätzen mit bis zu 255 Zeichen bestehen. Sie können in Ihrem Dokument auch nach Sonderzeichen, wie Tabstops, Seitenumbrüchen, Zeilennummern, Fußnoten oder Korrekturzeichen suchen, außerdem nach einem bestimmten Format oder einer Formatvorlage.

Um Text oder Sonderzeichen zu suchen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Bearbeiten-Suchen, oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(F). Die Dialogbox Suchen und Ersetzen wird mit dem Register Suchen angezeigt (siehe Abb. 5.3).

Abbildung 5.3: Über die Dialogbox Suchen und Ersetzen können Sie bestimmte Elemente im Dokument suchen.

• Im Feld Suchen nach geben Sie den Text oder die Sonderzeichen, nach denen Sie suchen möchten, ein (wenn Sie nach einem Sonderzeichen suchen möchten, sehen Sie sich die Tabelle 5.2 im Abschnitt »Sonderzeichen suchen und ersetzen« an).

Der Text scrollt nach links, wenn Sie mehr Text eingeben, als in das Feld paßt. Sie können bis zu 255 Zeichen eingeben.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Erweitern, um weitere Suchoptionen anzuzeigen (siehe Abb 5.4).

Abbildung 5.4: Wählen Sie aus den Suchoptionen, um bestimmte Wörter, Sätze, Formatvorlagen oder Sonderzeichen zu suchen.

• Wählen Sie eine oder mehrere der folgenden Optionen aus der Dialogbox Suchen.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen, um mit der Suche zu beginnen, oder auf die Schaltfläche Ersetzen, um das Textfeld Ersetzen durch anzuzeigen.

Word markiert nun das erste Vorkommen des gesuchten Textes oder Sonderzeichens. Die Dialogbox bleibt geöffnet, damit Sie mit der Suche nach weiteren Vorkommen fortfahren können, indem Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen klicken.

Wenn die Suche beendet ist, schließen Sie die Dialogbox Suchen und Ersetzen, indem Sie auf Abbrechen klicken oder die (Esc)-Taste drücken. Schließen Sie die Dialogbox, wenn Sie den gefundenen Text bearbeiten möchten.

Lassen Sie die Dialogbox geöffnet, während Sie den gefundenen Text bearbeiten, indem Sie in das Dokumentfenster klicken oder die Tastenkombination (Strg)+(Tab) drücken.

Nachdem Sie die Dialogbox Suchen und Ersetzen geschlossen haben, können Sie die Suche wiederholen, indem Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(F4) drücken. Statt dessen können Sie auch noch einmal Bearbeiten-Suchen wählen und dann auf die Schaltfläche Weitersuchen klicken.

Wenn Word den gesuchten Text nicht finden kann, zeigt eine Dialogbox an, daß Word die Suche beendet hat. Klicken Sie auf OK, und versuchen Sie es noch einmal.

Sie können die Dialogbox Suchen und Ersetzen anzeigen, indem Sie die Tastenkombination (Strg)+(F) drücken.

Wenn Sie unsicher sind, wie das gesuchte Wort geschrieben wird, versuchen Sie, Sonderzeichen statt der Buchstaben, über die Sie unsicher sind, einzugeben. Wenn Sie beispielsweise nach Schmidt suchen möchten, aber nicht sicher sind, ob dieser Name mit dt oder mit tt geschrieben wird, suchen Sie nach Schmi^? (siehe Abb. 5.5). Sie können das Fragezeichen eingeben, indem Sie ein Caret-Zeichen, gefolgt von einem Fragezeichen (^?), eingeben oder indem Sie Beliebiges Zeichen aus dem Popup-Menü Sonstiges auswählen. Eine andere Möglichkeit ist, nach Teilen eines Wortes, beispielsweise Schmi zu suchen.

Abbildung 5.5: Sie können in Ihre Suche Sonderzeichen einbeziehen.

Wenn Sie nach dem Teil eines Wortes, wie Schmi, suchen, vergewissern Sie sich, daß die Option Nur ganzes Wort suchen deaktiviert ist.

Wenn Sie nur in einem Teil des Dokuments suchen möchten, markieren Sie diesen Teil, und gehen Sie dann wie erläutert vor.

Text ersetzen

Außer nach Text, Formatierung oder Sonderzeichen zu suchen, können Sie diese auch automatisch ersetzen. Wenn Sie Ihr Dokument fertiggestellt haben und dann feststellen, daß Frau Schmidt in der Tat Schmitt geschrieben wird, können Sie mit einem einfachen Menübefehl alle Schmidt suchen und durch den richtigen Namen ersetzen. Eine andere Möglichkeit: Wenn Sie in einer langen Bücherliste alle Titel unterstrichen haben und Sie sich nachträglich entschließen, diese lieber kursiv zu setzen, können Sie nach jeder Unterstreichung suchen und diese durch kursive Auszeichnung ersetzen.

Das Ersetzen von Text funktioniert genauso wie das Suchen von Text. Der einzige größere Unterschied ist, daß das Register Ersetzen im Gegensatz zum Register Suchen das Textfeld Ersetzen durch enthält. In dieses Feld geben Sie ein, wodurch der gefundene Text ersetzt werden soll. Sie können in der Dialogbox Suchen und Ersetzen jede Ersetzung bestätigen. Wenn Sie möchten, können Sie auch alle Fundstellen mit einem einzigen Befehl ersetzen.

Um Text zu ersetzen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Bearbeiten-Ersetzen, oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(H). Die Dialogbox Suchen und Ersetzen wird mit dem aktiven Register Ersetzen angezeigt (siehe Abb. 5.6).

Abbildung 5.6: Verwenden Sie die Dialogbox Suchen und Ersetzen, um im ganzen Dokument Wörter oder Sätze durch andere Wörter oder Sätze zu ersetzen.

• Geben Sie in das Feld Suchen nach den zu ersetzenden Text ein.
• Geben Sie in das Feld Ersetzen durch den neuen Text ein.
• Wählen Sie eine oder mehrere der folgenden Optionen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen oder Alle ersetzen.

Wenn Sie jede Ersetzung einzeln bestätigen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Weitersuchen. Sobald Word eine passende Textstelle findet, klicken Sie auf die Schaltfläche Ersetzen, um den Text zu ändern. Klicken Sie noch einmal auf die Schaltfläche Weitersuchen, um die Suche fortzusetzen, ohne die Markierung zu ersetzen.

Wenn Sie jedes Vorkommen des eingegebenen Textes ohne Bestätigung (und damit ohne Kontrollmöglichkeit) ersetzen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle ersetzen.

• Klicken Sie auf Abbrechen, um zum Dokument zurückzukehren.

Wenn Word keinen entsprechenden Text findet, teilt Ihnen eine Dialogbox mit, daß Word die Suche beendet hat, ohne das Element zu finden.

Wenn Sie nur einen Teil Ihres Textes durchsuchen möchten, müssen Sie ihn zuerst markieren. Verfahren Sie dann so wie eben beschrieben.

Um den Ersetzungsvorgang abzubrechen, drücken Sie (Esc) oder klicken auf die Schaltfläche Abbrechen.

Mit der Schaltfläche Alle Ersetzen sparen Sie Zeit, gehen aber auch ein Risiko ein. Sie müssen vollkommen sicher sein, daß Sie jedes Vorkommen eines bestimmten Wortes ersetzen möchten, bevor Sie diese Funktion anwenden. Am besten ersetzen Sie die ersten paar Vorkommen erst einmal mit Bestätigung. Wenn Sie dann sicher sind, daß Sie alle übrigen Textstellen ersetzen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle Ersetzen. Wenn Sie die Option wählen und dann feststellen, daß Sie einen Fehler gemacht haben, wählen Sie sofort Bearbeiten-Rückgängig.

Wenn Sie nichts anderes festlegen, weist Word dem neuen Text die Originalformatierung zu. Wenn Sie beispielsweise das fett formatierte Wort Heinrich durch den nicht fett formatierten Namen »Herr Krause« ersetzen, wird die Ersetzung trotzdem fett formatiert sein. Um diese Funktion außer Kraft zusetzen, legen Sie eine Formatierung als Teil der Ersetzung fest (lesen Sie dazu den Abschnitt »Formatierungen und Formatvorlagen suchen und ersetzen«).

Sie können eine Ersetzung rückgängig machen, indem Sie den Befehl Bearbeiten-Rückgängig wählen. Wenn Sie jede Ersetzung bestätigt haben, wird mit diesem Befehl nur die letzte Ersetzung widerrufen (Sie können allerdings wiederholt Bearbeiten-Rückgängig wählen, um eine Ersetzung nach der anderen rückgängig zu machen. Dabei wird mit der letzten begonnen). Wenn Sie die Schaltfläche Alle ersetzen gewählt haben, um alles auf einmal zu ersetzen, können Sie mit dem Befehl Bearbeiten-Rückgängig alle Ersetzungen widerrufen.

Sie können dazu auch die Schaltfläche Rückgängig auf der Standardsymbolleiste verwenden.

Um alle Ersetzungen über die Schaltfläche Rückgängig zu widerrufen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Klicken Sie auf den Abwärtspfeil der Schaltfläche Rückgängig auf der Standard-Symbolleiste. Es wird nun ein Feld angezeigt, daß alle Aktionen enhält.
• Markieren Sie alle aufgelisteten Ersetzen-Elemente.
• Lassen Sie die Maustaste los. Alle Ersetzungen werden wieder zum Originaltext.

Wenn Sie nach langen Sätzen suchen, können Sie den Text kopieren und in die Dialogbox Suchen und Ersetzen einfügen. Markieren Sie das Gewünschte, und wählen Sie Bearbeiten-Kopieren, oder drücken Sie (Strg)+(C), um den Text in die Zwischenablage zu kopieren. Stellen Sie die Einfügemarke in das Textfeld Suchen nach bzw. Ersetzen durch. Fügen Sie den Text ein, indem Sie die Tastenkombination (Strg)+(V) drücken.

Formatierungen und Formatvorlagen suchen und ersetzen

Das Suchen und Ersetzen von Formatierungen geht genauso vonstatten wie das Suchen und Ersetzen von Text. Stellen Sie sich einmal vor, daß Sie in einem Dokument viele Überschriften unterstrichen haben, dann aber nachträglich entscheiden, daß Sie diese lieber fett formatieren möchten. Oder in einem Artikel sind viele Hervorhebungen fett formatiert, und Sie möchten diese entfernen. Sie können den Text, die Formatierung oder sowohl den Text als auch die Formatierung verändern.

Sie können auch Absatzformatierungen, Sprache und Formatvorlagen suchen und ersetzen. Wenn in Ihrem Dokument einige Absätze zentriert sind, können Sie diese Absatzformatierung durch linksbündige Formatierung ersetzen. Wenn Sie in einem englischen Absatz suchen möchten, können Sie diesem das Wörterbuch Englisch (Großbritannien) statt des deutschen zuweisen. Sie können auch die Formatvorlage Überschrift 1 durch Überschrift 2 ersetzen.

Formatierungen suchen und ersetzen

Sie können Text (oder Sonderzeichen), Formatierungen oder beides suchen und ersetzen. Sie können beispielsweise nach Text suchen und diesen, wie im vorhergehenden Absatz beschrieben, durch anderen Text ersetzen, oder Sie suchen nach einer bestimmten Formatierung und ersetzen diese durch eine andere Formatierung. Sie können auch nach formatiertem Text suchen und ihn durch anderen Text mit einer anderen Formatierung ersetzen.

Um Formatierungen zu suchen oder zu ersetzen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Bearbeiten-Suchen oder Bearbeiten-Ersetzen. Die Dialogbox Suchen und Ersetzen wird angezeigt.
• Geben Sie in das Feld Suchen nach den Text, den Sie finden möchten, ein. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie nach einer bestimmten Formatierung suchen möchten.
• Wählen Sie Schrift- und Absatzformatierung, die Sprache oder die Formatvorlage, nach der Sie suchen oder die Sie ersetzen möchten, wie hier beschrieben:
• Um nach einer Schrift- oder Absatzformatierung zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen Zeichen aus dem angezeigten Menü. Die Dialogbox Zeichen suchen wird angezeigt (Abb. 5.7). Diese sieht aus wie die Dialogbox Zeichen, die Sie verwenden, wenn Sie Schriftzeichen formatieren. Wählen Sie die Schriftart oder ein anderes Merkmal, nach dem Sie suchen möchten. Klicken Sie dann auf OK, oder drücken Sie die (Eingabetaste)-Taste.

Abbildung 5.7: Sie können Zeichenformatierungen als Option zum Suchen oder Ersetzen in die Dialogbox Zeichen suchen eingeben.

• Um Absatzformatierungen zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen Absatz. Die Dialogbox Absatz suchen wird angezeigt. Diese Dialogbox sieht genauso aus wie die Dialogbox Absatz, mit der Sie Absätze formatieren. Wählen Sie die gewünschten Absatzformatierungsmerkmale. Klicken Sie dann auf OK, oder drücken Sie die (Eingabetaste)-Taste.
• Um Sprach-Formatierunen zu suchen (Teile Ihres Dokuments, denen Sie ein Wörterbuch für eine andere Sprache zugewiesen haben), klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen Sprache. Die Dialogbox Sprache suchen wird angezeigt (siehe Abb. 5.8). Wählen Sie die Sprachenmerkmale, die Sie mit der Suchen und Ersetzen-Funktion verwenden wollen.

Abbildung 5.8: Verwenden Sie die Dialogbox Sprache suchen, um Textteile mit einem Wörterbuch für eine andere Sprache zu suchen oder zu ersetzen.

• Um Formatvorlagen zu suchen, klicken Sie auf die Schaltfläche Format und wählen dann Formatvorlage. Die Dialogbox Formatvorlage suchen wird angezeigt (siehe Abb. 5.9). Wählen Sie die Formatvorlage, nach der Sie suchen oder die Sie ersetzen möchten. Klicken Sie auf OK, oder drücken Sie die (Eingabetaste)-Taste.

Abbildung 5.9: In der Dialogbox Formatvorlage suchen wählen Sie die Formatvorlagen, die Sie suchen oder ersetzen möchten.

Die Optionen für Schriftart, Absatz, Sprache oder Formatierungen, die Sie ausgewählt haben, werden unter den Textfeldern Suchen nach und Ersetzen durch angezeigt.

• Um Formatierungen zu ersetzen, wählen Sie das Textfeld Ersetzen durch. Geben Sie dann den Text, durch den Sie das Gefundene ersetzen möchten, ein, oder lassen Sie das Feld leer, wenn Sie nur die Formatierung ersetzen möchten.
• Um der Ersetzung eine Formatierung hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Format. Wählen Sie dann Zeichen, Absatz, Sprache oder Formatvorlage. Es wird jeweils die Dialogbox ... suchen aufgerufen. Wählen Sie die gewünschten Optionen. Klicken Sie auf OK, oder drücken Sie die (Eingabetaste)-Taste.

Die ausgewählten Formatierungsoptionen werden unter dem Feld Ersetzen durch angezeigt.

• Klicken Sie auf Weitersuchen, um das nächste Vorkommen des festgelegten Textes, der Formatierung oder von beidem zu finden.
  Wenn Sie Formatierungen ersetzen, klicken Sie auf Weitersuchen, um das nächste Vorkommen zu finden. Klicken Sie dann auf Ersetzen oder auf Alle ersetzen, wenn Sie alles auf einmal ersetzen möchten.
• Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, klicken Sie auf Abbrechen (oder drücken Sie die (Esc)-Taste), um die Dialogbox zu schließen.

Zunächst sind die Kontrollkästchen in den Format-Dialogboxen ausgegraut und die Textfelder leer. Dies zeigt an, daß diese Felder nicht in den Suchvorgang einbezogen werden. Klikken Sie einmal in die Kontrollkästchen, um sie zu aktivieren – ein Häkchen erscheint. Wenn Sie ein zweites Mal klicken, wird die Option deaktiviert. In diesem Fall ist die Option weiterhin Bestandteil des Suchvorgangs. Sie haben die Option jedoch deaktiviert, so daß das jeweilige Format entfernt wird. Klicken Sie ein drittes Mal, um die Option wieder auszugrauen, so daß sie nicht mehr in den Suchvorgang einbezogen wird.

Wenn Sie zum Beispiel alle Kapitälchen für ein bestimmtes Wort entfernen möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Bearbeiten-Ersetzen, und geben Sie das Wort in das Textfeld Suchen nach ein.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Format, und wählen Sie Zeichen.
• Klicken Sie auf Kapitälchen, um die Option zu aktivieren. Klicken Sie dann auf OK, um zur Dialogbox Suchen und Ersetzen zurückzukehren. Geben Sie das gleiche Wort in die Dialogbox Ersetzen ein.
• Klicken Sie auf die Schalltfläche Format, und wählen Sie Zeichen. Klicken Sie zweimal auf das Kontrollkästchen Kapitälchen, um diese Option zu entfernen. Wenn Sie das Kästchen ausgegraut lassen, wird der Ersetzungsvorgang die Formatierung nicht entfernen.
• Klicken Sie auf OK und dann auf die Schaltfläche Weitersuchen.

Die Formatierungseinstellungen, die Sie für die Felder Suchen nach und Ersetzen durch treffen, bleiben wirksam, bis Sie diese Einstellungen ändern. Mit anderen Worten: Die Einstellungen sind noch vorhanden, wenn Sie die Dialogbox Suchen und Ersetzen das nächste Mal öffnen. Um alle Formatierungsoptionen zu entfernen, stellen Sie den Cursor in die Felder Suchen nach und Ersetzen durch und klicken auf die Schaltfläche Keine Formatierung (wenn Sie Word neu starten, ist in der Dialogbox grundsätzlich keine Auswahl getroffen).

Sie können die Tastenkombinationen für das Formatieren von Zeichen und Absätzen auch in der Dialogbox Suchen und Ersetzen verwenden. Um zum Beispiel Fettschrift festzulegen, drücken Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(Strg)+(F). Um eine Schriftart festzulegen, drükken Sie (Strg)+(Umschalt)+(A) und drücken die (Cursor oben) oder (Cursor unten)-Taste so lange, bis die gewünschte Schriftart ausgewählt ist.

Die Funktion Suchen und Ersetzen ist sehr flexibel, so daß Sie Text ungeachtet seiner Formatierung, nur Formatierung oder sowohl Text als auch Formatierung ersetzen können. Sie können Text auch durch nichts ersetzen (d.h. festgelegten Text löschen) oder eine Formatierung entfernen. Die Tabelle 5.1 umreißt die Möglichkeiten, die Ihnen in diesem Zusammenhang geboten werden.

Tabelle 5.1: Die Optionen zum Suchen und Ersetzen

Formatvorlagen suchen und ersetzen

Eine Formatvorlage ist eine Kombination von mehreren Formatierungsbefehlen. Vielleicht haben Sie eine Formatvorlage mit dem Namen »Titel«, und diese enthält folgende Formatierungsbefehle: Times New Roman, 24 pt, zentriert, unterstrichen, fett. Eine Formatvorlage gibt Ihnen die Möglichkeit, alle diese Formatierungen mit einem einzigen Befehl zuzuweisen. Sie können den Befehle Bearbeiten-Ersetzen verwenden, um eine bestimmte Formatierung durch eine Formatvorlage oder eine bestimmte Formatvorlage durch eine andere Formatvorlage zu ersetzen. Wenn Sie die Formatierung oder eine Formatvorlage durch eine andere Formatvorlage ersetzen, erhalten alle ersetzten Absätze die Formatvorlage, die im Feld Ersetzen durch festgelegt wurde.

Die Vorgehensweise beim Ersetzen einer Formatierung durch eine Formatvorlage oder einer Formatvorlage durch eine andere ist identisch mit dem Verfahren für das Suchen und Ersetzen von Formatierungen. Wenn Sie in der Dialogbox Suchen und Ersetzen auf die Schaltfläche Format und dann auf Formatvorlage klicken, zeigt die Dialogbox Formatvorlage suchen bzw. Formatvorlage ersetzen alle festgelegten Formatvorlagen (siehe Abb. 5.9). Wenn Sie die entsprechenden Optionen ausgewählt haben, erscheinen diese unter den Feldern Suchen bzw. Ersetzen durch.

Sonderzeichen suchen und ersetzen

Das Suchen und Ersetzen von Text im Dokument ist praktisch und einfach. Manchmal möchten Sie jedoch nach anderen Elementen suchen. Sie können viele Sonderzeichen, auch Stellvertreterzeichen (?), Tabstops, Absatzmarken, Absatzwechselmarken, Leertasten und vielem anderen suchen. Wenn Sie eine Text- oder ASCII-Datei mit Zeilenschaltungen am Ende jeder Zeile öffnen, können Sie jede dieser Absatzmarken durch ein Leerzeichen ersetzen. Wenn Sie eine Liste haben, die mit Leerzeichen statt mit Tabstops erstellt wurde, können Sie diese Leerzeichen durch Tabstops ersetzen. Bestätigen Sie Ihre Änderungen in solchen Fällen einzeln, damit Sie nicht versehentlich eine falsche Ersetzung vornehmen.

Sie können Sonderzeichen ersetzen, indem Sie auf die Schaltfläche Sonstige in der Dialogbox Suchen und Ersetzen klicken oder indem Sie die Tastatur verwenden. Die Tabelle 5.2 listet die Codes, die Sie über die Tastatur eingeben können, auf.

Tabelle 5.2: Codes für Sonderzeichen

Um Sondercodes über die Schaltfläche Sonstige einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Bearbeiten-Suchen oder Bearbeiten-Ersetzen.
• Klicken Sie in das Textfeld Suchen nach oder Ersetzen durch.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Sonstige.
• Wählen Sie den Code, den Sie suchen oder ersetzen möchten.

Um Codes über die Tastatur einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Bearbeiten-Suchen oder Bearbeiten-Ersetzen.
• Geben Sie den entsprechenden Code in das Feld Suchen nach bzw. Ersetzen durch ein.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Keine Formatierung, wenn Sie nicht möchten, daß der Befehl Suchen und Ersetzen durch Formate beeinflußt wird.

Wenn Sie Sonderzeichen suchen oder ersetzen möchten, sollten Sie die nichtdruckbaren Zeichen, wie Absatzmarken und Tabstops, anzeigen. Um die nichtdruckbaren Zeichen über die Symbolleiste anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche ¶ einblenden/ausblenden auf der Standard-Symbolleiste.

Um die nichtdruckbaren Zeichen über das Menü anzuzeigen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Extras-Optionen.
• Aktivieren Sie das Register Ansicht.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Alle in der Optionsgruppe Nicht druckbare Zeichen.
• Klicken Sie auf OK.

Die Rechtschreibung überprüfen

Wenn Sie Text eingegeben haben und ziemlich sicher sind, daß die Wörter richtig geschrieben sind, überprüfen Sie Ihr Dokument auf Rechtschreibfehler.

Die Word-Rechtschreibprüfung findet schnell Wörter im Dokument, die nicht mit denen im integrierten, im Benutzerwörterbuch oder in Ihrem eigenen Wörterbuch eingetragenen Wörtern übereinstimmen. Wenn Sie wegen eines Wortes unsicher sind, können Sie Word auffordern, Ihnen Alternativschreibweisen zu zeigen. Das Programm durchsucht sein Wörterbuch nach Passendem und zeigt Ihnen eine Liste anderer Schreibweisen. Sie können sich auch eine Schreibweise als wahrscheinlichste Lösung vorschlagen lassen.

Wenn die automatische Rechtschreibprüfung eingeschaltet ist, werden Wörter, die nicht im Wörterbuch enthalten sind, mit einer roten, gewellten Linie unterstrichen. Dadurch können Sie diese Wörter leicht herausfinden, wenn Sie das Dokument korrekturlesen. Darüber hinaus erscheint am rechten unteren Rand des Bildschirms ein offenes Buch mit einem roten X, um Ihnen anzuzeigen, daß in Ihrem Dokument ein Rechtschreibfehler gefunden wurde.

Die Word-Rechtschreibprüfung sucht auch nach verschiedenen anderen Problemen: doppelte Wörter (das das), Wörter mit falscher Großschreibung (kApitel), Wörter, die groß geschrieben werden sollten (münchen), sowie Wörter, die nur aus Großbuchstaben bestehen sollten (DOS). Sie können in der Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik weitere Optionen einstellen.

Die Rechtschreibprüfung beginnt am Anfang des Dokuments und überprüft dessen gesamten Inhalt. Sie können die Rechtschreibung in einem kleineren Textabschnitt überprüfen, wenn Sie diesen Abschnitt zuerst markieren (es kann sich dabei auch nur um ein einzelnes Wort handeln). Dann können Sie die Rechtschreibung wie üblich überprüfen.

Eine gute Rechtschreibprüfung gibt Ihnen die Sicherheit, daß Ihre Arbeit korrekt ist. Passen Sie trotzdem auf. Keine Rechtschreibprüfung kann Ihnen mitteilen, wenn Sie Wörter falsch verwendet haben, beispielsweise das Wort daß mit einfachem s geschrieben haben. Eine Rechtschreibprüfung ist ein wichtiges Hilfsmittel, kann aber ein gründliches Korrekturlesen nicht ersetzen.

Die Rechtschreibung automatisch überprüfen

Word 97 unterstreicht falsch geschriebene Wörter automatisch mit einer roten Wellenlinie. Die Rechtschreibprüfung und die Unterstreichung werden durchgeführt, während Sie Text eingeben. Die automatische Rechtschreibprüfung funktioniert nur, wenn die Funktion eingeschaltet ist. Um die automatische Rechtschreibprüfung einzuschalten, wählen Sie den Befehl Extras-Optionen, aktivieren das Register Rechtschreibung und Grammatik und klicken auf das Kontrollkästchen Rechtschreibung während der Eingabe prüfen. Wenn Sie finden, daß Ihr System durch die automatische Rechtschreibprüfung zu langsam wird, deaktivieren Sie diese Option und verwenden die Methode, die im nächsten Abschnitt beschrieben wird.

Um die Schreibweise von Wörtern mit einer gewellten Unterstreichung zu überprüfen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Doppelklicken Sie auf das Symbol mit dem offenen Buch in der Statusleiste am unteren Rand des Bildschirms, um das nächste unterstrichene Wort im Dokument zu suchen, oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein unterstrichenes Wort.
• Ein Popup-Menü erscheint und zeigt Ihnen eine Liste von Vorschlägen und zusätzlichen Optionen an.
• Korrigieren Sie das Wort, wenn es falsch geschrieben ist.
• Wählen Sie ein Wort aus der Liste im Popup-Menü.
• Wählen Sie Alle Ignorieren, um alle Vorkommen des Wortes im Dokument zu ignorieren.
• Wählen Sie Hinzufügen, um das Wort dem in der Dialogbox Rechtschreibung ausgewählten Benutzerwörterbuch hinzuzufügen.
• Wiederholen Sie diesen Vorgang für jedes Wort, das Sie überprüfen möchten.

Der Befehl Rechtschreibung

Um die Schreibweise im Dokument über Menübefehle zu überprüfen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie das Wort oder den Abschnitt, in dem Sie die Rechtschreibung überprüfen möchten. Wenn Sie nichts markieren, überprüft Word das gesamte Dokument.

• Wählen Sie Extras-Rechtschreibung und Grammatik, oder klicken Sie auf die Schaltfläche Rechtschreibung auf der Standard-Symbolleiste. Alternativ können Sie (F7) drücken.

Word scrollt durch das Dokument und vergleicht jedes Wort mit dem Hauptwörterbuch. Sobald das Programm auf ein Wort stößt, das es nicht kennt, ruft es die Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik auf. Das unbekannte Wort wird im Text hervorgehoben und im Feld Nicht im Wörterbuch angezeigt (siehe Abbildung 5.10). Sie können die Dialogbox verschieben, wenn das markierte Wort durch sie verdeckt wird.

Abbildung 5.10: Wählen Sie den Befehl Rechtschreibung, um falsch geschriebene
Wörter und Tippfehler im Dokument ausfindig zu machen.

• Wählen Sie die richtige Wortform aus der Liste Vorschläge.

Wenn in der Optionsgruppe Rechtschreibung der Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik das Kontrollkästchen Immer vorschlagen aktiviert ist und Word eine andere Schreibweise vorschlagen kann, erscheint dieser Vorschlag in der Liste Vorschläge. Außerdem erscheinen in der Liste auch andere mögliche Wörter (um mehr über die Option Immer vorschlagen zu erfahren, lesen Sie den Abschnitt »Optionen für die Rechtschreibprüfung« weiter unten in diesem Kapitel).

Wenn die Option ausgeschaltet ist, ist die Liste leer.

• Wenn in der Liste Vorschläge die korrekte Schreibweise aufgeführt ist, markieren Sie diese und klicken dann auf Ändern. Das im Text markierte Wort wird entsprechend Ihrer Auswahl abgeändert. Klicken Sie auf Immer ändern, um alle Vorkommen des falsch geschriebenen Worts im Dokument zu ändern.

Alternativ können Sie Ignorieren wählen, um das Wort so zu lassen, wie es ist. Klicken Sie auf Alle ignorieren, um alle weiteren Vorkommen des Wortes zu ignorieren.

Wenn Word der Meinung ist, daß ein Wort falsch geschrieben ist und Sie es dem Wörterbuch hinzufügen möchten, klicken Sie auf Hinzufügen. Das Programm fügt das Wort dann dem Wörterbuch, das im Feld Benutzerwörterbuch ausgewählt ist, hinzu.

• Word führt die Suche fort. Klicken Sie auf Abbrechen, um die Rechtschreibprüfung zu beenden. Sie können auch bis zu fünf vorhergegangene Korrekturen rückgängig machen, indem Sie den Befehl Rückgängig wählen.
• Eine Dialogbox zeigt an, wenn die Rechtschreibprüfung am Ende des Dokuments oder der Markierung angelangt ist. Wenn Sie ein Wort oder einen markierten Abschnitt überprüfen, werden Sie gefragt, ob Sie den Rest des Dokuments auch überprüfen wollen. Klicken Sie auf Ja oder auf Nein.

Wenn Sie mit der Rechtschreibprüfung mitten im Dokument beginnen, wird es bis zum Ende überprüft und dann vom Beginn bis zu der Stelle, wo Sie begonnen haben.

Sie können die Rechtschreibprüfung anhalten, um Ihr Dokument zu bearbeiten, ohne die Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik zu schließen. Verschieben Sie die Dialogbox, so daß Sie die Stelle, die Sie bearbeiten möchten, sehen können. Klicken Sie dann in das Dokument, oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(Tab), um das Dokumentfenster zu aktivieren. Nachdem Sie das Dokument bearbeitet haben, klicken Sie in der Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik auf die Schaltfläche Weiter, um die Rechtschreibung dort fortzusetzen, wo Sie diese unterbrochen haben (wenn Sie lieber mit der Tastatur arbeiten, drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(Tab), um die Dialogbox wieder zu aktivieren).

Wenn keines der Wörter in der Liste Vorschläge paßt, können Sie das Wort im Feld Nicht im Wörterbuch bearbeiten. Danach klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern, um das Dokumentfenster zu aktualisieren, oder auf die Schaltfläche Rückgängig, um die Änderung zu widerrufen.

Sie können alle Änderungen, die Sie während einer Rechtschreibprüfung vorgenommen haben, noch auf zwei andere Arten rückgängig machen. Um alle Rechtschreibänderungen mit einem Menübefehl zu widerrufen, wählen Sie Bearbeiten-Rückgängig unmittelbar, nachdem Sie die Rechtschreibprüfung fertiggestellt haben. Um alle Änderungen über die Schaltfläche Rückgängig zu widerrufen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

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• < Klicken Sie auf die Schaltfläche Rückgängig auf der Standard-Symbolleiste.
• Markieren Sie alle Änderungen.
• Lassen Sie die Maustaste los.

Doppelte Wörter korrigieren

Wenn die Rechtschreibprüfung doppelte Wörter findet, wird das Feld Nicht im Wörterbuch zum Feld Wortwiederholung. Das wiederholte Wort ist in Rot hervorgehoben (siehe Abb. 5.11).

Abbildung 5.11: Word zeigt während der Rechtschreibprüfung auch Wortwiederholungen an.

Um das wiederholte Wort zu löschen, klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Vergewissern Sie sich, daß Sie unerwünschte Leerzeichen gelöscht haben.

Das Wörterbuch erweitern

Die Rechtschreibprüfung gibt Ihnen die Möglichkeit, Wörter in ein benutzerdefiniertes Wörterbuch aufzunehmen. Wenn Word ein unbekanntes Wort markiert, das Sie oft verwenden, wählen Sie das Wörterbuch, dem Sie es hinzufügen möchten. Danach umgeht die Rechtschreibprüfung dieses Wort.

Um einem Benutzerwörterbuch Wörter hinzuzufügen, wählen Sie zunächst ein Wörterbuch aus, indem Sie auf die Schaltfläche Optionen in der Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik klicken. Klicken Sie im gleichnamigen Register auf die Schaltfläche Wörterbücher. In der Dialogbox Benutzerwörterbücher können Sie ein Wörterbuch aus der Liste Benutzerwörterbücher auswählen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Vermeiden Sie, versehentlich falsch geschriebene Wörter hinzuzufügen. Wenn Sie ein falsch geschriebenes Wort aus dem Wörterbuch löschen möchten, verwenden Sie Windows WordPad, um es zu öffnen. Löschen Sie dann das Wort. Die Wörterbucher sind im Ordner C:\PROGRAMME\GEMEINSAME DATEIEN\MICROSOFT SHARED\PROOF gespeichert.

Optionen für die Rechtschreibprüfung einstellen

Die Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik enthält die Schaltfläche Optionen. Wenn Sie diese Schaltfläche anklicken, können Sie ein fremdsprachiges Lexikon einstellen oder die Rechtschreibung anhand eines von Ihnen erstellten Benutzerlexikons überprüfen (lesen Sie den nächsten Abschnitt, um mehr darüber zu erfahren, wie man ein eigenes Lexikon erstellt). Die Schaltfläche gibt Ihnen auch die Möglichkeit, die automatische Rechtschreibprüfung zu aktivieren.

Um die Optionen einzustellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Um die Optionen vor der Rechtschreibprüfung einzustellen, wählen Sie den Befehl Extras-Optionen. Aktivieren Sie dann das Register Rechtschreibung und Grammatik.

Um die Optionen während der Rechtschreibprüfung zu aktivieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen in der Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik zu öffnen. Das Register Rechtschreibung und Grammatik zum Anpassen der Optionen wird angezeigt (siehe Abb. 5.12).

Abbildung 5.12: Im Register Rechtschreibung und Grammatik der Dialogbox Optionen
können Sie die Rechtschreibprüfung nach Ihren Wünschen einstellen.

• Wählen Sie aus der Optionsgruppe Rechtschreibung die folgenden Optionen:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Wörterbucher, um die Dialogbox Benutzerwörterbucher anzuzeigen. Hier können Sie für eine Rechtschreibprüfung bis zu zehn Benutzerwörterbücher öffnen. Auch wenn Sie viele Benutzerwörterbücher angelegt haben, verwendet Word nur die geöffneten.

Abbildung 5.13: Sie können in der Dialogbox Benutzerwörterbücher ein Wörterbuch auswählen.

• Klicken Sie auf OK.

Ein Benutzerwörterbuch erstellen

Jedesmal, wenn Sie die Rechtschreibprüfung laufen lassen, werden die Wörter in Ihrem Dokument mit denen im Wörterbuch verglichen. Das Word-Standardwörterbuch enthält Tausende von gebräuchlichen Wörtern. Dieses Wörterbuch enthält jedoch evtl. nicht die Wörter, die Sie häufig verwenden – beispielsweise branchenspezifische Begriffe, Ihren Firmennamen oder den Namen der Produkte, die Ihre Firma verkauft. Sie können Benutzerwörterbücher erstellen und festlegen, daß Word 97 diese jedesmal, wenn Sie die Rechtschreibung überprüfen, zu Rate zieht. Um zu erfahren, wie man diese Wörterbücher öffnet, so daß Word sie bei der Rechtschreibprüfung verwendet, lesen Sie den vorigen Abschnitt »Optionen für die Rechtschreibprüfung einstellen«, und um zu erfahren, wie man dem Wörterbuch Begriffe hinzufügt, den Abschnitt »Wörterbücher erweitern«.

Um ein neues Benutzerwörterbuch zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Extras-Optionen, und aktivieren Sie das Register Rechtschreibung und Grammatik.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Wörterbücher.
• Klicken Sie in der Dialogbox Benutzerwörterbücher auf die Schaltfläche Neu. Sie werden in einer Dialogbox aufgefordert, den Namen der Wörterbuchdatei einzugeben.
• Geben Sie in das Feld Dateiname einen Namen mit der Endung DIC ein. Ihr Wörterbuch wird im Ordner C:\PROGRAMME\GEMEINSAME DATEIEN\MICROSOFT SHARED\PROOF gespeichert. Sie können aber auch einen anderen Ordner auswählen.
• Klicken Sie auf Speichern.
• Um die Dialogbox Benutzerwörterbücher zu schließen, klicken Sie auf OK.
• Schließen Sie dann die Dialogbox Optionen, indem Sie im Register Rechtschreibung und Grammatik auf OK klicken.

Sie können ein Wort aus einem Wörterbuch entfernen oder es bearbeiten, indem Sie das Wörterbuch in der Dialogbox Benutzerwörterbücher auswählen und dann auf die Schaltfläche Bearbeiten klicken. Klicken Sie auf OK, um die Dialogbox Benutzerwörterbücher zu schließen. Klicken Sie noch einmal auf OK, um auch die Dialogbox Optionen zu schließen. In der Datei sind alle Einträge alphabetisch aufgelistet. Löschen Sie die Wörter, die Sie nicht mehr benötigen, oder bearbeiten Sie die Wörter, die Sie ändern möchten. Speichern Sie die Datei dann im Format Nur Text (ändern Sie den Dateinamen oder -pfad nicht).

Die folgende Tabelle beschreibt die Optionen der Dialogbox Benutzerwörterbücher:

Ich wollte eine Rechtschreibprüfung durchführen und erhielt eine Dialogbox, die mir mitteilte, daß Word die Funktion nicht finden kann.

Viele Word-97-Funktionen, dazu gehört auch die Rechtschreibprüfung, sind bei der Installation von Word 97 optional. Wenn eine Funktion oder ein Befehl, den Sie verwenden möchten, nicht installiert ist, klicken Sie auf der Office-Schnellstartleiste auf die Schaltfläche Office-Programme hinzufügen/entfernen, wenn Sie die Rechtschreibprüfung installieren möchten. Sie benötigen dazu Ihre Installationsdisketten bzw. -CD. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Wenn Sie nicht den gesamten Installationsprozeß durchführen möchten, beginnen Sie mit der Installation und klicken dann auf die Schaltfläche Hinzufügen/Entfernen, wenn die Setup-Dialogbox angezeigt wird. Nun haben Sie die Gelegenheit, Funktionen, die nicht installiert sind, auszuwählen.

Die Grammatikprüfung

Während Sie ein Dokument eingeben, sind Sie vielleicht manchmal unsicher, ob die Satzstruktur grammatikalisch korrekt ist. Verwenden Sie die Word-97-Grammatikprüfung, um grammatikalische Fehler aufzuspüren und Vorschläge zu erhalten, wie Sie die Fehler ausmerzen könnten. Die Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik verfügt hierfür über verschiedene Optionen (siehe Abb. 5.14).

Abbildung 5.14: Verwenden Sie die Grammatikprüfung, um mögliche Fehler in Rechtschreibung und Grammatik zu kennzeichnen.

Wenn Sie nichts markieren, bevor Sie die Grammatikprüfung aktivieren, überprüft Word das gesamte Dokument, beginnend an der Einfügemarke. Wenn Sie Text markieren, wird nur die Markierung überprüft. Eine Markierung muß mindestens einen Satz enthalten.

Standardmäßig überprüft Word die Rechtschreibung und die Grammatik. Wenn Sie nur die Grammatik überprüfen möchten, schalten Sie die Option Grammatik zusammen mit Rechtschreibung prüfen im Register Rechtschreibung und Grammatik der Dialogbox Optionen aus (um mehr darüber zu erfahren, lesen Sie den folgenden Abschnitt »Grammatikregeln auswählen«).

Um die Grammatik eines Dokuments zu überprüfen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Extras-Rechtschreibung und Grammatik.

Die Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik wird angezeigt, wenn Word einen Satz mit einem möglichen Grammatikfehler oder zweifelhaften Stil findet (siehe Abb. 5.14). Das fragwürdige Wort ist im oberen Textfeld markiert.

Wenn Word Verbesserungsvorschläge anbieten kann, erscheinen diese im Feld Vorschläge (wenn die Schaltfläche Ändern ausgegraut ist, kann die Grammatikprüfung keine Vorschläge machen). Eine Erklärung des Fehlers oder zweifelhaften Ausdrucks erscheint über dem unteren Textfeld. Für eine ausführliche Erklärung klicken Sie auf das Fragezeichen in der unteren linken Ecke der Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik.

• Korrigieren Sie den Satz, indem Sie einen Vorschlag aus dem unteren Feld auswählen und dann auf die Schaltfläche Ändern klicken,

oder

korrigieren Sie den Satz, indem Sie ihn im oberen Feld bearbeiten und dann auf die Schaltfläche Ändern klicken.

Die Grammatikprüfung wird an der Einfügemarke fortgeführt.

Sie können in der Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik auch aus folgenden Optionen wählen:

Wenn Sie das Ende des Dokuments erreicht haben, beginnt die Grammatikprüfung an seinem Anfang. Sobald die Grammatikprüfung des gesamten Dokuments abgeschlossen ist, teilt Word Ihnen mit, daß die Grammatikprüfung abgeschlossen ist. Klicken Sie auf OK, um zu Ihrem Dokument zurückzukehren.

Wenn Sie in der Dialogbox Optionen das Kontrollkästchen Lesbarkeitsstatistik anzeigen aktiviert haben, wird eine Dialogbox mit Informationen über das Dokument angezeigt (der Abschnitt »Die Lesbarkeit eines Dokuments überprüfen« weiter unten in diesem Kapitel deckt dieses Thema ab). Klicken Sie auf OK, um zu Ihrem Dokument zurückzukehren.

Grammatikregeln festlegen

Sie können die Regeln für Ausdruck und Grammatik, die Word während der Grammatikprüfung berücksichtigt, festlegen. Je nach Ihrem Leserkreis, Ihrem Stil und dem Inhalt möchten Sie vielleicht manche Regeln beachten, andere nicht. Wählen Sie Extras-Optionen, und aktivieren Sie das Register Rechtschreibung und Grammatik. Sie können nun aus folgenden vorgegebenen Regelgruppen auswählen: Privat/Informell, Gebrauchstext, Geschäftlich/Offiziell, Technisch/Wissenschaftlich. Die Tabelle 5.3 beschreibt diese Regelgruppen. Sie können auch so viele eigene Regelgruppen erstellen, wie Sie möchten, oder die vorhandenen Regelgruppen anpassen, indem Sie einige der Grammatik- und Stiloptionen aktivieren oder deaktivieren.

Tabelle 5.3: Regelgruppen für die Grammatikprüfung

Um eine Regelgruppe anzupassen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Extras-Optionen, und aktivieren Sie das Register Rechtschreibung und Grammatik. Wenn Sie bereits mit der Grammatikprüfung begonnen haben, klicken Sie in der Dialogbox Rechtschreibung und Grammatik auf die Schaltfläche Optionen. Das Register Rechtschreibung und Grammatik der Dialogbox Optionen wird angezeigt (siehe Abb. 5.15).

Abbildung 5.15: Verwenden Sie das Register Rechtschreibung und Grammatik in der Dialogbox Optionen, um die grammatikalischen Regeln, die auf Ihr Dokument angewandt werden sollen, anzuzeigen.

• Wählen Sie aus der Liste Schreibstil die Regelgruppe, die Sie ändern möchten.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen. Die Dialogbox Einstellungen anpassen wird angezeigt (siehe Abb. 5.16).

Abbildung 5.16: Sie können die Grammatikregeln, die Word beim
Überprüfen Ihres Dokuments anwendet, anpassen.

• Klicken Sie die Kontrollkästchen für die Regeln an, die Word 97 beachten soll. Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen für Regeln, die Word ignorieren soll.
• Klicken Sie auf OK, um in die Dialogbox Optionen zurückzukehren.
• Klicken Sie nochmals auf OK, um zum Dokument oder zur Grammatikprüfung zurückzukehren.

Die Lesbarkeit eines Dokuments überprüfen

Lesbarkeitsstatistiken messen, wie einfach ein Text zu lesen ist. Ein Text, der einfach zu lesen ist, ist besser zu verstehen. Das Wall Street Journal schreibt zum Beispiel auf der achten Lesbarkeitsebene. Hemingway schrieb auf der sechsten Ebene. Ein Text muß nicht langweilig sein, wenn er leicht lesbar ist. Um seine Geschichten interessant zu gestalten, arbeitete Hemingway mit faszinierenden Themen, aktivem Schreiben, farbigen Beschreibungen und verschiedenen Satzlängen.

Wenn Sie die Lesbarkeitsstatistik Ihres Textes anzeigen möchten, wird diese am Ende der Grammatikprüfung angezeigt.

Um eine Lesbarkeitsstatistik anzuzeigen, nachdem Sie den Befehl Rechtschreibung und Grammatik verwendet haben, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Extras-Optionen.
• Aktivieren Sie das Register Rechtschreibung und Grammatik.
• Klicken Sie in das Kontrollkästchen Lesbarkeitsstatistik anzeigen.
• Klicken Sie auf OK.

Die Word-97-Lesbarkeitsstatistik basiert auf dem Flesch-Kincaid-Index. Dieser Index ermittelt den Schwierigkeitsgrad eines Dokuments. Die Bewertung erfolgt anhand der durchschnittlichen Wortanzahl pro Satz und der durchschnittlichen Silbenanzahl pro 100 Wörter.

Mit dem Thesaurus arbeiten

Wenn Sie die Bedeutung eines Wortes nicht genau kennen, wenn Sie finden, daß Sie einen bestimmten Begriff zu häufig verwenden oder wenn Ihnen das richtige Wort nicht einfällt, arbeiten Sie am besten mit dem Word-97-Thesaurus. Er definiert markierte Wörter und zeigt Ersatzbegriffe (Synonyme) an. Ein Beispiel: Als Synonyme für das Wort Information zeigt der Thesaurus unter anderem Mitteilung, Bericht, Auskunft und Hinweis an.

Der Thesaurus sucht immer nach einem Wort auf einmal. Sie können das Wort auswählen, indem Sie es markieren. Sonst schlägt der Thesaurus das Wort nach, das durch die Einfügemarke bezeichnet wird. Wenn die Einfügemarke in einem Wort steht, schlägt der Thesaurus dieses nach. Wenn die Einfügemarke außerhalb eines Wortes steht, schlägt der Thesaurus das Wort vor der Einfügemarke nach.

Um eine Liste mit Synonymen und Definitionen für ein Wort in Ihrem Dokument nachzuschlagen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie das Wort, für das Sie ein Synonym finden möchten.
• Wählen Sie Extras-Sprache-Thesaurus, oder drücken Sie die Tastenkombination (Umschalt)+(F7). Die Dialogbox Thesaurus wird angezeigt (siehe Abb. 5.17).

Das markierte Wort wird in der Dialogbox Synonyme für angezeigt. Das Textfeld Ersetzen durch zeigt das erste Synonym, gefolgt von einer Liste weiterer Synonyme, an. Die Definition des Worts wird in dem Feld Bedeutungen angezeigt.

Abbildung 5.17: In der Dialogbox Thesaurus können Sie eine Liste von
Bedeutungen für beinahe jedes markierte Wort finden.

• Sie haben nun verschiedene Auswahlmöglichkeiten:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ersetzen, um das markierte Wort durch das Wort im Feld Ersetzen durch Synonym, Ersetzen durch Antonym oder Ersetzen durch Verwandtes Wort zu ersetzen, oder klicken Sie auf Abbrechen.

Rechtschreibung und Grammatik in anderen Sprachen überprüfen

Wenn Sie die deutsche Ausgabe dieses Buches lesen, schreiben Sie wahrscheinlich meist auf Deutsch. Trotzdem könnte Ihr Dokument auch Text in Spanisch, Englisch, Französisch oder anderen Sprachen enthalten. Sie können diesen Text markieren, ihm eine andere Sprache als Deutsch zuweisen, und alle Word-97-Prüfwerkzeuge – die Rechtschreibprüfung, Silbentrennung, der Thesaurus und die Grammatikprüfung – verwenden das fremdsprachige Wörterbuch, das Sie festgelegt haben.

Bevor der Befehl Sprache verfügbar ist, müssen Sie die entsprechenden Sprachprüfungs-Tools für die gewünschte Sprache kaufen und installieren. Wenn Sie die Rechtschreibung eines französischen Texts überprüfen möchten, müssen Sie ein französisches Lexikon installieren. Setzen Sie sich mit der Microsoft Corporation oder anderen Software-Händlern in Verbindung, um Informationen über die vielen erhältlichen Sprachprüfungs-Werkzeuge zu bekommen.

Um Text in einer anderen Sprache zu prüfen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Markieren Sie den fremdsprachlichen Text.
• Wählen Sie Extras-Sprache-Sprache bestimmen, um die Dialogbox Sprache anzuzeigen.
• Wählen Sie die Sprache aus der Liste Sprache des markierten Textteils. Um die Sprache für den gesamten Text, den Sie überprüfen möchten, zu ändern, klicken Sie auf die Schaltfläche Standard.

Sie können keine Überprüfung aus der Liste wählen, wenn das Sprachprüfungswerkzeug den markierten Text übergehen soll. Dies ist dann sinnvoll, wenn technische Texte die Ausdrücke, die in keinem Standard-Wörterbuch vorkommen, beinhalten.

• Klicken Sie auf OK.

Wörter zählen

Der Befehl Extras-Wörter zählen zählt die Anzahl der Seiten, Wörter, Zeichen, Absätze und Zeilen eines Dokuments (siehe Abb. 5.18). Sie können auch Fußnoten und Endnoten einbeziehen.

Abbildung 5.18: Die Dialogbox Wörter zählen liefert statistische Informationen über ein Dokument.

Um die Funktion Wörter zählen auf das aktuelle Dokument anzuwenden, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Wählen Sie Extras-Wörter zählen. Die Dialogbox Wörter zählen wird angezeigt. Word führt die Operation aus und zeigt das Ergebnis an.
• Wählen Sie Fußnoten und Endnoten berücksichtigen, wenn Sie diese Elemente mit einschließen möchten. Word zählt noch einmal, und das neue Ergebnis wird angezeigt.
• Klicken Sie auf Schließen.