Vorlagen können Ihnen Arbeitszeit sparen und häufig erstellte Dokumente verbessern. Eine Vorlage dient als Anleitung oder Muster für Dokumente bestimmten Typs, z.B. Formbriefe, Memos, Rechnungen, Verträge oder Aktennotizen. n
Eine Vorlage ist eine Datei, die Teile eines Dokumentes und Funktionen, die für bestimmte Dokumenttypen verwendet werden, enthält. Word-Vorlagen können Texte, Grafiken, Schaubilder, Formatierungen, Formatvorlagen, Makros, AutoText, Schaltflächen auf der Symbolleiste, Feldfunktionen, benutzerdefinierte Menübefehle und Tastaturkürzel enthalten. Sie können für eine bestimmte Aufgabe wiederholt benötigten Text, Formatierungen und Einstellungen in einer Vorlage hinterlegen.
Wenn Sie ein neues Dokument öffnen, werden alle Inhalte und Funktionen der Vorlage auf das neue unbenannte Dokument übertragen. Die Originalvorlage bleibt auf der Festplatte unverändert.
Add-Ins sind ergänzende Programme, die die Funktionalität von Word erweitern. Sie können Add-Ins von Softwarelieferanten kaufen. Sobald installiert, »benimmt« sich ein Add-In, als ob es ein Teil von Word sei. Evtl. fügt es einen neuen Menübefehl oder eine neue Symbolleiste hinzu. Am Ende des Kapitels befassen wir uns näher mit Add-In-Programmen, wo Sie diese finden können und was sie für Sie tun können.
Die Abbildungen 4.1, 4.2 und 4.3 zeigen einige Beispiele für Vorlagen in Benutzung.
Abbildung 4.1: Gewöhnlichen leeren Dokumenten liegt die NORMAL.DOT-Vorlage zugrunde. Diese enthält Schriftformatierungen und andere Formatierungseinstellungen, aber keinen Text.
Abbildung 4.2: Sie können häufig gebrauchte Dokumente wie Formulare, Aktennotizen und Rechnungen aufgrund einer benutzerdefinierten Dokumentvorlage erstellen.
Abbildung 4.3: Vorlagenassistenten führen Sie durch das Erstellen von Dokumenten wie Lebensläufen und Memos.
Sie können Vorlagen verwenden, um die Neuerstellung von häufig gebrauchten Dokumenten zu vereinfachen. Folgende Dokumente lassen sich gut aufgrund von Vorlagen erstellen:
Die Verwendung von Vorlagen zur Erstellung von Web-Seiten und vorgedruckten Formularen kann die Kosten Ihrer Firma erheblich verringern. Wenn Sie Berichte aufgrund von Vorlagen erstellen, gehen Sie sicher, daß alle das gleiche Format und Layout haben. Sie können in die Vorlage spezielle Befehle oder Makros einbauen, mit denen Sie zum Beispiel Excel-Diagramme so integrieren können, daß diese leicht verfügbar sind. Wenn bestimmte Ausdrücke und Namen in AutoText gespeichert sind, ist es einfacher, in allen Dokumenten die gleiche Schreibweise und Formatierung beizubehalten. Alle Tabellen- und Abbildungsformatierungen, Inhaltsverzeichnisse und Indizes sehen in jedem Bericht gleich aus, weil sie mit Makros und Formatvorlagen erstellt und formatiert werden, die der Vorlage zugeordnet sind.
Aus dem Hilfemenü können Sie auf das Internet zugreifen. Außerdem können Sie Word verwenden, um Web-Seiten zu erstellen. Word wird mit einer Dokumentvorlage ausgeliefert, die Ihnen hilft, eine leere Web-Seite zu erstellen, die Sie dann ausfüllen können. Sie können auch den Web-Seiten-Assistenten verwenden, um sich beim Erstellen einer Web-Seite Schritt für Schritt assistieren zu lassen.
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an.
Viele Firmen verwenden Dokumentvorlagen, um firmeninterne Memos und Faxdeckblätter zu erstellen. Die Überschriften und das Dokument sind vorgefaßt und deshalb standardisiert. Eingeben- und Frage-Felder fordern Sie auf, Entsprechendes einzutragen. Die DATUM- und AUTOR-Felder können verwendet werden, um das aktuelle Datum und den aktuellen Namen des Erstellers einzugeben.
Word für Windows wird mit mehreren vorgefaßten Dokumentvorlagen ausgeliefert. Diese können Sie als Grundlage für Ihre eigenen Geschäftsdokumente verwenden. Sie können die Dokumentvorlagen verändern, um sie Ihren Bedürfnissen anzupassen, oder Sie können Ihre eigenen Dokumentvorlagen freihand erstellen.
Außerdem enthält Word Assistenten, die das Anpassen Ihrer Dokumente automatisieren. Ein Assistent, z.B. Brief oder Fax, zeigt eine Reihe von Dialogboxen an, in denen Sie Ihre Auswahl treffen können. Word gestaltet auf dieser Grundlage Ihr Dokument.
Dokumentvorlagen nehmen Ihnen viel von der langwierigen Arbeit, immer wieder dasselbe eingeben zu müssen, ab. Statt die Überschrift eines Memos neu zu schreiben, können Sie eine Vorlage, die den wiederholten Text enthält, erstellen oder abändern. Viele Vorlagen sind automatisiert, so daß Sie nur zeigen, klicken und eingeben müssen, um das Formular auszufüllen. Abbildung 4.4 zeigt ein Beispiel für eine einfach zu verwendende Memo-Vorlage.
Abbildung 4.4: Diese Memo-Vorlage enthält Bildschirmbefehle, so daß Sie nur zeigen, klicken und eingeben müssen.
Word speichert Vorlagen normalerweise als Dateien mit der Erweiterung DOT im Unterordner VORLAGEN in dem Ordner, der Word enthält. Die DOT-Dateien in diesem Unterordner erscheinen in den Kategorien der Dialogbox Neu. Diese Zugriffsmöglichkeit macht Vorlagen leicht verfügbar, egal, in welchem Ordner Sie arbeiten.
Wenn Sie Word als Bestandteil von Microsoft Office verwenden, finden Sie den VORLAGEN-Ordner in dem Ordner, in dem Sie Office installiert haben. Office 97 wird in dem Ordner PROGRAMME installiert. Word greift normalerweise auf den VORLAGEN-Ordner zu, wenn es nach den Vorlagen in der Dialogbox Neu sucht. Die Register in dieser Dialogbox werden vom Aufbau des Ordners bestimmt, der die Vorlagendateien enthält. Jedes Register entspricht dem Namen eines Unterordners im VORLAGEN-Ordner. Um die Ordner, die für Vorlagen verwendet werden, zu ändern, wählen Sie den Befehl Extras-Option und aktivieren das Register Dateiablage. Doppelklicken Sie auf Benutzervorlagen, und wählen Sie einen neuen Vorlagenordner aus.
Alle Word-Dokumente basieren auf einer Vorlage. Sogar dem Standard-Dokument liegt eine solche zugrunde, die NORMAL.DOT. Die Datei NORMAL.DOT enthält die Formatierung und die Standardeinstellungen für das neue Dokument, das Sie öffnen, wenn Sie auf die Schaltfläche Neu klicken.
Formatvorlagen, Makros, AutoText und andere Elemente, die in der NORMAL.DOT-Vorlage gespeichert sind, stehen allen Dokumenten jederzeit zur Verfügung. Aus diesem Grund sagt man, sie sei global verfügbar.
Vorlagen können folgendes enthalten:
Word 97 verwendet für seine Dateien ein anderes Format als die vorherigen Versionen. Sie können aber Formatvorlagen, die Sie in vorherigen Versionen erstellt haben, öffnen und verwenden. Beachten Sie dabei, daß sich einige Befehle vielleicht verändert haben. Word zeigt dann eine Warnung an, die Ihnen mitteilt, daß einige in diesen Vorlagen gespeicherte Elemente, z.B. Makros, evtl. nicht richtig funktionieren könnten. Wenn Sie aufgrund einer Vorlage ein Dokument erstellen, öffnet sich ein Dokument, das den Textkörper, die Grafiken und Formate, die in Vorlage gespeichert sind, enthält. Alle Formatvorlagen, Makros, Hilfsprogramme usw., die in der Vorlage gespeichert sind, stehen mit dem Dokument zur Verfügung.
Nachdem Sie ein Dokument erstellt haben, können Sie dieses einer anderen Vorlage zuordnen, so daß Sie die in dieser Vorlage enthaltenen Funktionen (aber nicht den Text oder die Seitenformatierung) verwenden können. Spätere Abschnitte dieses Kapitels zeigen Ihnen, wie Sie Funktionen zwischen Vorlagen übertragen, so daß eine Formatvorlage oder ein Makro, das Sie in einer Vorlage erstellen, in eine andere kopiert werden kann.
Die meisten Anwender verwenden nur einige wenige Vorlagen. Die verwendeten Vorlagen können die NORMAL.DOT-Dokumentvorlage für die tägliche Arbeit oder eine benutzerdefinierte Dokumentvorlage für Memos oder Berichte einbeziehen. Viele Anwender verwenden die NORMAL.DOT-Vorlage, um das leere Dokument zu erstellen, mit dem sie normalerweise arbeiten. Sehen Sie die Vorlagen, die mit Word ausgeliefert werden, durch. Vielleicht finden Sie eine, die für Ihre speziellen Aufgaben geeignet ist.
Word für Windows wird mit fertigen Vorlagen ausgeliefert. Sie können diese verwenden, um typische Geschäftsdokumente zu erstellen. Viele der Vorlagen enthalten spezielle Hilfsprogramme, Formatvorlagen, benutzerdefiniertes Menüs, Makros und AutoText für häufig gebrauchte Arbeitsschritte. Die Vorlagenlayouts fallen in drei Kategorien: zeitgenössisch, elegant und professionell. In jeder dieser Gruppen wurden ähnliche Gestaltungsgrundsätze beachtet. Sie können eine Formatvorlage auswählen, die Ihrem Bedarf entspricht, und mit Hilfe der Vorlagen dieser Gruppe können Sie sichergehen, daß alle Dokumente ein harmonisches, professionelles Erscheinungsbild erhalten. Viele Vorlagen umfassen Anweisungen, die Ihnen schrittweise helfen, außergewöhnliche Wirkungen zu erzielen.
Die integrierten Vorlagen sind in der Dialogbox Neu in mehreren Registern organisiert – wie in Tabelle 4.1 beschrieben:
Tabelle 4.1: Integrierte Word-Dokumentvorlagen
|
Kategorie |
Vorlage |
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Allgemein |
Leeres Dokument (Standarddokument) |
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Sonstige Dokumente |
Aktueller Lebenslauf |
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Eleganter Lebenslauf | |
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Professioneller Lebenslauf | |
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Briefe und Faxe |
Aktueller Brief |
|
Eleganter Brief | |
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Professioneller Brief | |
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Aktuelles Fax | |
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Elegantes Fax | |
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Professionelles Fax | |
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Memos |
Aktuelles Memo |
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Elegantes Memo | |
|
Professionelles Memo | |
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Berichte |
Aktueller Bericht |
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Eleganter Bericht | |
|
Professioneller Bericht | |
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Veröffentlichungen |
Rundschreiben |
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Web-Seiten |
Leere Web-Seite |
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Office-95-Vorlagen |
Vorlagen, die Sie in Office 95 erstellt oder verändert haben. |
Microsoft stellt auf der Microsoft-Office-Website im Internet noch viele andere Vorlagen zur Verfügung – und zwar kostenlos. Sie müssen sie nur herunterladen. Um die Vorlagen zu finden, verwenden Sie einen Computer mit einem Internet-Anschluß. Dann öffnen Sie das Menü Hilfe (?) und wählen Microsoft auf dem Web. Aus dem angezeigten Untermenü wählen Sie Kostenloses Zubehör.Wenn Sie lieber mit Ihrem Web-Browser arbeiten, besuchen sie die folgende Seite, um kostenlose Vorlagen herunterzuladen:
http : // Www.microsoft.com/msword/Fs_wd.htm
Das Öffnen eines neuen Dokuments ist einfach. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Wenn Sie die Vorlage Leeres Dokument anklicken, wählen Sie die NORMAL.DOT aus. In diesem Fall wird keine Vorschau angezeigt, da in der Vorlage kein Text enthalten ist (siehe Abb. 4.5). Abbildung 4.5: Den meisten Dokumenten liegt die NORMAL.DOT-Vorlage zugrunde.
Um ein neues Dokument auf der Grundlage der NORMAL.DOT über eine Schaltfläche zu öffnen, klicken Sie auf Neu auf der Symbolleiste Standard oder drücken die Tastenkombination (Strg)+(N). Sie können Word veranlassen, eine bestimmte Vorlage bei jedem Start zu öffnen. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:
Von nun an öffnet sich bei jedem Start von Word automatisch ein neues Dokument auf der Grundlage der Vorlage, die Sie festgelegt haben. Beachten Sie: Falls diese Vorlage Text enthält, erscheint dieser Text bei jedem Start von Word in Dokument 1.
Wenn Sie das eben Erklärte rückgängig machen möchten und Word nach dem Starten doch lieber die NORMAL.DOT aufrufen soll, öffnen Sie diese. Öffnen Sie dann die Dialogbox Makro, und löschen Sie das AutoExec-Makro. Vergessen Sie nicht, die NORMAL.DOT zu speichern.
Wenn Word keine NORMAL-DOT findet, erstellt es automatisch eine neue, und zwar mit denselben Einstellungen, die Word bei der ersten Installation hatte. Dies ist interessant, wenn Sie eine neue NORMAL.DOT erstellen möchten, falls Ihre zerstört wurde.
Wenn Sie häufig dieselben Vorlagen verwenden, können Sie Zeit sparen, indem Sie ein Hilfsprogramm oder einen Menübefehl, der von jeder dieser Vorlagen ein neues Dokument öffnet, erstellen. Verwenden Sie den Makrorecorder, um ein Makro aufzunehmen, wenn Sie eine Vorlage öffnen. Weisen Sie dieses Makro einer Schaltfläche auf einer Symbolleiste oder einem Menübefehl zu. Vorlagen für Word 7 können in Word geöffnet und verwendet werden. Wenn Sie ein Dokument, das auf der alten Vorlage basiert, schließen, wird das Dokument automatisch im neuen Word-Format gespeichert. Die Datei ist jedoch nicht mehr mit Word 7 kompatibel. Außerdem könnten einige Ihrer Makros nicht richtig umgewandelt sein bzw. nicht mehr funktionieren, weil sich Menübefehle geändert haben.
Wenn Sie an einem Dokument arbeiten und Zugriff auf alle Funktionen in einer anderen Vorlage haben möchten, können Sie dem Dokument diese Vorlage zuordnen. Wenn Sie eine neue Vorlage zuordnen, ändert sich der vorhandene Dokumenttext nicht, angegebene Einstellungen wie Makros, AutoText, Menübefehle, Ränder, Tastaturkürzeldefinitionen und Schaltflächen hingegen schon.
Um einem Dokument eine andere Vorlage zuzuordnen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 4.6: Verwenden Sie Funktionen aus einer Vorlage, indem Sie die gewünschten Merkmale einer anderen Dokumentvorlage zuordnen.
Abbildung 4.7: Wählen Sie die Dokumentvorlage, mit der Sie das Dokument verbinden möchten, aus der Dialogbox Vorlage verbinden.
Für eine einzelne Word-Sitzung können Sie mehrere Vorlagen gleichzeitig laden und die Funktionen dieser Vorlagen global verfügbar machen, ähnlich, wie Merkmale der NORMAL.DOT global verfügbar sind. In der Dialogbox Vorlagen und Add-Ins klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen, um die Dialogbox Vorlage hinzufügen anzuzeigen. Bewegen Sie sich zu dem Ordner, der die Vorlage mit den gewünschten Funktionen enthält. Wenn Sie Öffnen wählen, zeigt Word wieder die Dialogbox Vorlagen und Add-Ins an. Die ausgewählte Vorlage erscheint im Listenfeld Globale Vorlagen und Add-Ins – mit einem Häkchen, um anzuzeigen, daß ihre Merkmale verfügbar sind. Die Merkmale aller markierten Vorlagen, die in diesem Auswahllistenfenster erscheinen, stehen Ihnen für die gesamte Word-Sitzung zur Verfügung. Wenn Sie Ihre nächste Sitzung beginnen, erscheinen die Vorlagen immer noch im Auswahllistenfenster, aber sie sind nicht markiert. Sie können sie auswählen, um die Einstellungen verfügbar zu machen.
Wenn Sie möchten, daß die Merkmale einer bestimmten Vorlage oder mehrerer Vorlagen jedesmal, wenn Sie Word starten, verfügbar sind, kopieren Sie die Vorlage in den Ordner \WINWORD\AUTOSTART. Der AUTOSTART-Ordner wird standardmäßig für AutoStart-Dateien verwendet. Wenn Sie keinen AutoStart-Ordner haben, wählen Sie Extras-Optionen und dann das Register Dateiablage. Wählen Sie in der Liste der Dateiarten AutoStart, und klicken Sie auf Ändern, um einen neuen Ordner als AutoStart-Ordner zu bestimmen. Vielleicht stellen Sie bei der Arbeit fest, daß Sie eine Formatvorlage, ein Makro, eine Symbolleiste oder einen AutoText-Eintrag benötigen, der in einer anderen Vorlage gespeichert ist. Vielleicht haben Sie auch eine Formatvorlage, ein Makro, eine Symbolleiste oder einen AutoText-Eintrag in einem Dokument erstellt und möchten diese Merkmale in anderen Dokumenten verwenden. In der Dialogbox Organisieren können Sie Merkmale zwischen Vorlagen austauschen, so daß diese Merkmale überall verfügbar sind, wo Sie sie benötigen.
Um eine Formatvorlage, ein Makro, eine Symbolleiste oder einen AutoText-Eintrag von einer Dokumentvorlage in eine andere zu kopieren, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 4.8: Verwenden Sie die Dialogbox Organisieren, um Formatvorlagen, Makros, AutoText oder Symbolleisten zwischen Dokumentvorlagen und Dokumenten zu übertragen.
Das Übertragen von Formatvorlagen, Makros, AutoText oder Symbolleisten wird genauer in den Kapiteln, die diese Funktionen erörtern, beschrieben.
Jedes Word-Dokument kann mit einer Datei-Info versehen sein. Diese Informationen geben Ihnen Aufschluß über die Quelle oder den Inhalt eines Dokumentes, darüber, wann das Dokument erstellt wurde, wie lange Sie zum Erstellen benötigt haben, und vieles mehr. Sie können auch nach Schlüsselwörtern suchen. Dies kann sehr sinnvoll sein, wenn Sie den Dateinamen vergessen haben oder eine Liste mit allen Dateien, die ähnliche Schlüsselwörter in der Datei-Info gespeichert haben, benötigen.
Wenn Sie einem Dokument eine Datei-Info hinzufügen möchten, wählen Sie den Befehl Datei-Eigenschaften und füllen die Dialogbox aus. Wenn Sie das geöffnete Dokument speichern, werden die Datei-Eigenschaften mit der Datei gespeichert. Sie können auch die Eigenschaften des aktiven Dokuments bearbeiten, indem Sie Datei-Eigenschaften wählen.
Die Dialogbox Eigenschaften beinhaltet die folgenden Register:
|
Register |
Beschreibung |
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Allgemein |
Enthält Angaben über den Ablageort, die Größe und das Speicherdatum der Datei. |
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Datei-Info |
Hier können Sie wichtige Informationen über das Dokument selbst eingeben, z.B. wer es erstellt hat, Schlüsselwörter (für die spätere Suche) und Kommentare. |
|
Statistik |
Enthält Angaben wie Anzahl der Seiten, Zeilen, Wörter usw. |
|
Inhalt |
Hier können Sie den Inhalt des Dokuments beschreiben. |
|
Anpassen |
Hier können Sie Angaben, die Sie mit dem Dokument speichern möchten, eingeben. |
Die Dokumentvorlage, die meinem Dokument ursprünglich zugrunde lag, ist nicht mehr verfügbar. Was ist geschehen? Die Dokumentvorlage kann gelöscht, umbenannt oder in einen anderen Ordner verschoben worden sein. Sie können die Makros, den AutoText und die Symbolleisten, die mit dieser Dokumentvorlage verbunden waren, nicht mehr verwenden. Trotzdem sind die Formatvorlagen dieser Vorlage noch vorhanden.
Sie können eine andere Dokumentvorlage mit dem Dokument verbinden, um die Merkmale der Vorlage zu verwenden. Folgen Sie der Beschreibung im Abschnitt »Information aus einer anderen Vorlage verwenden » weiter oben in diesem Kapitel.
Die integrierten Dokumentvorlagen werden in der Dialogbox Neu nicht angezeigt.
Wenn die Word-Vorlagen nicht in der Dialogbox Neu erscheinen, kann es sein, daß diese Vorlagen bei der Installation von Word für Windows nicht installiert wurden. Sie können die Installation wiederholen und nur die Dokumentvorlagen installieren.
Ich habe eine benutzerdefinierte Dokumentvorlage erstellt, aber sie erscheint nicht in der Dialogbox Neu.
Dokumentvorlagen benötigen die Erweiterung DOT und werden im Vorlagenordner gespeichert. Der Ordner, in dem Word normalerweise nach Vorlagen sucht, ist C:\WINWORD\VORLAGEN oder C:\OFFICE97\VORLAGEN. Wählen Sie Extras-Optionen, und aktivieren Sie das Register Dateiablage. Vergewissern Sie sich, daß neben Benutzervorlagen der richtige Ordner eingestellt ist. Wenn nicht, wählen Sie Ändern und dann den korrekten Ordnernamen. Klicken Sie auf Schliessen.
Die mit Word ausgelieferten Dokumentvorlagen sind dafür entworfen, Ihnen bei Ihrer täglichen Arbeit zu helfen. Jedoch könnte es sein, daß Sie die Dokumentvorlage verändern müssen, um Sie Ihrem Firmendesign besser anzupassen oder um AutoText und Formatvorlagen hinzuzufügen. Vielleicht möchten Sie zum Beispiel die Vorlage Aktuelles Fax als Standard-Deckblatt verwenden, aber die Original-Dokumentvorlage enthält weder die Adreß- und Telefonangaben Ihrer Firma noch Ihren Namen im Absender. Sie möchten diese Angaben natürlich auch nicht jedesmal eingeben, wenn Sie ein Fax versenden müssen. Sie können daher die Vorlage bearbeiten, damit sie bestimmte Angaben enthält, das Format ändern, um sie Ihrem Bedarf anzupassen, und sogar Ihre eigenen AutoText-Einträge hinzufügen.
Sie können Dokumentvorlagen verändern, um für Ihre speziellen Wünsche benötigte Texte, Grafiken, Formatvorlagen, Formatierungen, Makros und AutoText-Einträge einzubinden. Mit anderen Worten: Verändern Sie die Dokumentvorlagen, um sie Ihrem Bedarf anzupassen, auch wenn die Dokumentvorlage mit Word ausgeliefert oder Ihnen von einem anderen Word-Anwender gegeben wurde.
Wenn Sie Änderungen an einer Dokumentvorlage vorgenommen haben, beinhalten alle neuen Dokumente, die diese Dokumentvorlage verwenden, die Änderungen oder Bearbeitungen. Dokumente, die von der Vorlage erstellt wurden, bevor sie verändert wurde, haben jedoch nur an einigen Änderungen der Vorlage teil. Zum Beispiel werden Formatvorlagen, Texte, Grafiken, Seiten- oder Druckformate, die der Dokumentvorlage hinzugefügt wurden, nicht auf vorhandene Dokumente übertragen. Die folgenden Vorlagenänderungen werden auf Dokumente übertragen, die von einer früheren Vorlage erstellt wurden:
Wenn Sie eine Dokumentvorlage ändern und den Originalnamen erhalten, wird die Original-Dokumentvorlage dadurch ersetzt. Denken Sie daran, einen neuen Namen für die veränderte Dokumentvorlage zu verwenden oder die Original-Dokumentvorlage umzubenennen, um sicherzustellen, daß Sie die verfügbare Original-Dokumentvorlage immer verfügbar haben. Wenn Sie nur wenige Änderungen an einer Dokumentvorlage vornehmen müssen, können Sie die diese leicht mit dem in diesem Abschnitt beschriebenen Verfahren ändern. Falls Sie viel ändern möchten, könnte es jedoch einfacher sein, eine der weiter unten in diesem Kapitel beschriebenen Methoden zu verwenden, um eine Dokumentvorlage komplett neu zu erstellen oder ein vorhandenes Dokument als Grundlage für die neue Vorlage zu nehmen.
Um eine vorhandene Dokumentvorlage zu ändern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 4.9: Verwenden Sie die Dialogbox Öffnen zum Öffnen der Vorlagendatei,
die Sie ändern möchten.
Word für Windows entnimmt die Standardeinstellungen für ein neues Dokument einer Vorlage, die in der Datei NORMAL.DOT gespeichert ist. Alle Dokumente, die Sie mit dem Befehl Datei-Neu und der (Eingabetaste)-Taste erstellen, liegen der NORMAL.DOT zugrunde. Einstellungen wie Formatvorlagen, Schriftart und -größe, Ränder und andere Formate sind in dieser Datei gespeichert.
Sie können die Standardeinstellungen für neue Dokumente auf zwei Arten wechseln. Mit der leistungsfähigeren Methode können Sie neue Einstellungen für Formatvorlagen, AutoText, Seitenformatierung usw. durch Ändern der Einstellung in der NORMAL.DOT-Dokumentvorlage festlegen. Wenn Sie nur die Einstellung für eine Schriftart, eine Formatvorlage oder ein Seitenlayout ändern möchten, können Sie diese während der Bearbeitung eines Dokumentes mit Hilfe der weiter unten in »Vorlagen über ein Dokument ändern« beschriebenen Methode festlegen.
Wenn Sie eine der Standardformatierungen oder -funktionen, die durch eine Vorlage gesteuert werden, ändern möchten, öffnen Sie die NORMAL.DOT und ändern das entsprechende Format oder die entsprechenden Einstellungen. Speichern Sie die NORMAL.DOT in demselben Ordner unter demselben Namen.
Wenn Sie Makros, AutoText, Schaltflächen oder Formatvorlagen, die Sie allen Dokumentvorlagen zur Verfügung stellen möchten, haben, legen Sie diese in die NORMAL.DOT. Beachten Sie jedoch, daß ein Konflikt auftreten könnte, wenn das aktive Dokument auf einer Dokumentvorlage basiert, die Formatvorlagen, Makros oder AutoText mit denselben Namen wie diejenigen in der NORMAL.DOT beinhaltet.
Jedesmal, wenn ein Konflikt zwischen Formatvorlagen, Makros oder AutoText mit demselben Namen auftritt, erhält die Dokumentvorlage, mit der das Dokument erstellt wurde, Priorität über die NORMAL.DOT. Ein Beispiel: Wenn Ihr Bericht auf der Vorlage ELEGANTER BERICHT.DOT basiert und dadurch eine Formatvorlage mit dem Namen Aufzählungszeichen enthält, Ihre NORMAL.DOT aber ebenfalls eine Formatvorlage Aufzählungszeichen enthält, wird die Formatvorlage aus ELEGANTER BERICHT.DOT verwendet.
Standardeinstellungen sind Formateinstellungen, die festgelegt werden, wenn ein Dokument geöffnet wird – zum Beispiel, welche Schriftart und -größe verwendet wird, wenn Sie etwas eingeben. Sie können Standardeinstellungen auf zwei Arten ändern: Entweder Sie öffnen und verändern die Dokumentvorlage, mit der ein bestimmter Dokumenttyp erstellt wird, oder Sie ändern einige Formate innerhalb eines Dokumentes und übertragen die Änderungen auf die Dokumentvorlage, so daß die Änderungen zu neuen Standardeinstellungen werden.
In den folgenden Menüpunkten können Sie Änderungen von einem Dokument auf seine Dokumentvorlage übertragen: Format-Schriftart, Format-Formatvorlage, Datei-Seite einrichtenz.B.Um eine Formatänderung vom Dokument auf die Dokumentvorlage zu übertragen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Sie können sich einiges an Arbeit ersparen, wenn Sie eine Dokumentvorlage durch Kopieren vorhandener Formatvorlagen, Makros, AutoText-Einträge oder Schaltflächen aus einer anderen Dokumentvorlage verändern. Verwenden Sie die Dialogbox Organisieren, um Vorlagen-Elemente zu kopieren. Die Dialogbox Organisieren wird in dem jeweiligen Kapitel, das sich mit einer Funktion befaßt, die Sie übertragen können, beschrieben. Das Thema wird weiter oben im Abschnitt »Information aus einer anderen Vorlage verwenden« angerissen.
Änderungen, die Sie an Standard-Schriften, -Formatvorlagen oder -Seitenlayout vornehmen, betreffen nur das gegenwärtige Dokument und alle Dokumente, die Sie danach auf der Grundlage der gegenwärtigen Formatvorlage erstellen. Alte Standardformate bleiben in vorhandenen Dokumenten bestehen.
Wenn Sie ein Dokument öffnen, das Sie vor dem Ändern von Einstellungen erstellt haben, kann Word das Dokument für Sie automatisch aktualisieren, oder Sie aktualisieren es selbst mit dem Befehl Extras-Vorlagen und Add-Ins. Dort kreuzen Sie das Kontrollkästchen Formatvorlagen automatisch aktualisieren an. Obwohl Word für Windows mit vielen fertigen Dokumentvorlagen ausgeliefert wird, gibt es wahrscheinlich viele Dokumente und Formulare, zu denen keine dieser Dokumentvorlagen paßt. Sie können eine auf einer vorhandenen Dokumentvorlage oder einem vorhandenen Dokument basierende, völlig neue Dokumentvorlage schaffen.
Das Erstellen einer Vorlage funktioniert beinahe genauso wie das Erstellen eines beliebigen Dokuments. Wenn eine Dokumentvorlage vorhanden ist, die schon die meisten der gewünschten Merkmale hat, können Sie Zeit sparen, indem Sie die neue Vorlage auf der Grundlage der vorhandenen erstellen.
Um eine auf einer vorhandenen Vorlage basierende neue Dokumentvorlage zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 4.10: Die Titelzeile zeigt an, daß Sie eine Dokumentvorlage erstellen. Die abgebildete basiert auf der NORMAL.DOT.
Um eine Dokumentvorlage zu speichern, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Vielleicht verfügen Sie schon über ein Dokument, das die meisten Texte, Formate und Einstellungen, die Sie in einer Vorlage verwenden möchten, enthält. Anstatt nun das Dokument über eine Dokumentvorlage neu zu erstellen, können Sie eine Vorlage auf der Grundlage des vorhandenen Dokuments anlegen.
Um eine auf einem vorhandenen Dokument basierende Dokumentvorlage zu erstellen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
Abbildung 4.11: Wenn Sie ein bestimmtes Dokument häufig erstellen, speichern Sie es als Dokumentvorlage.
Beachten Sie, daß Vorlagen die Lösung für das Erstellen von häufig gebrauchten Formularen sind. Mit Word haben Sie die Möglichkeit, Formulare mit Eingabefeldern, Drop-down-Feldern und Kontrollkästchen zu erstellen. Um die Online-Formular-Funktion zu verwenden, müssen Sie Formulare als Vorlagen speichern. Formulare können auf einfache Weise durch das Öffnen eines neuen Dokuments auf der Grundlage der Formularvorlage erstellt werden. Sie brauchen sich keine Gedanken darüber machen, daß das Formular versehentlich verändert werden könnte, da die Originalvorlage auf der Platte gespeichert ist und der Anwender mit einer Kopie des Formulars arbeitet. Word wird mit einigen Dokumentvorlagen, die Sie durch die Erstellung eines Dokumentes führen, ausgeliefert. Diese speziellen Dokumentvorlagen werden Assistenten genannt. Assistenten automatisieren den Vorgang, ein Dokument nach Ihren Vorstellungen zu erstellen. Der Web-Seiten-Assistent führt Sie zum Beispiel durch die Erstellung einer Web-Seite. Ein anderer wertvoller Assistent ist der Memo-Assistent. Mit ihm können Sie mehrseitige, mehrspaltige Mitteilungsblätter mit Grafiken, Inhaltsverzeichnissen, Initialen und anderem mehr erstellen.
Wenn Sie einen Assistenten öffnen, werden Dialogboxen, Hinweise und Grafiken angezeigt. Diese erklären Ihnen, wie Sie eine Vorlage oder Formulare ausfüllen. Word wird mit mehreren sinnvollen Assistenten ausgeliefert.
Anstatt Dokumente mit Assistenten zu erstellen, können Sie diese auch verwenden, um neue Vorlagen auf der Grundlage Ihrer Einstellungen zu erstellen. Verwenden Sie den Assistenten, um ein Dokument einzurichten, und speichern Sie dann das Dokument als Vorlage. Lesen Sie dazu »Dokumentvorlagen auf der Grundlage vorhandener Dokumente erstellen«, weiter oben in diesem Kapitel. Das Aufrufen eines Assistenten gleicht dem Öffnen jedes anderen neuen Dokuments. Wählen Sie Datei-Neu, aktivieren Sie das Register, in dem der gewünschte Assistent abgelegt ist, und wählen Sie dann den Assistenten aus der Vorlagenliste. Vorlagen, die Assistenten enthalten, haben das Word Assistent in ihrem Namen.
Assistenten leiten Sie an, Informationen in Dialogboxen einzutragen. Sie füllen Formulare mit Ihren Antworten aus oder stellen Formatierungen ein. Einige Assistenten bereiten einfache Dokumente wie Memo- oder Telefaxdeckblätter vor (siehe Abb. 4.12). Andere Assistenten erstellen komplexere Dokumente, wie Memos, Rundschreiben oder Web-Seiten. Tabelle 4.2 listet die mit Word für Windows ausgelieferten Assistenten auf. Das Register, in dem die Dokumentvorlage aufgeführt ist, steht in Klammern.
Abbildung 4.12: Verwenden Sie Assistenten, um die Erstellung von Dokumenten wie Memos, Mitteilungsblättern und Web-Seiten zu automatisieren.
Tabelle 4.2: Die integrierten Assistenten
|
Assistent |
Beschreibung |
|
Fax-Assistent |
Hilft Ihnen bei der Gestaltung Ihres eigenen Fax-Deckblatts (Briefe und Faxe) |
|
Brief-Assistent |
Hilft Ihnen bei der Erstellung von bereits getexteten oder eigenen Briefen (Briefe & Faxe) |
|
Umschlag-Assistent |
Hilft Ihnen, einen einzelnen oder mehrere Umschläge für Serienbriefe zu erstellen (Briefe und Faxe) |
|
Memo-Assistent |
Hilft Ihnen beim Erstellen Ihrer eigenen Memos (Memos) |
|
Lebenslauf-Assistent |
Hilft Ihnen beim Erstellen eines Lebenslaufs (Sonstige Dokumente) |
|
Web-Seiten-Assistent |
Hilft Ihnen beim Erstellen einer Web-Seite für das Internet. |
Der Umschlag-Assistent und der Web-Seiten-Assistent sind neu in Word 97.
Denken Sie daran – Sie können zusätzliche Assistenten gratis (bis auf die Verbindungszeit) auf der Microsoft Office Home Page finden. Öffnen Sie auf einem Computer, der auf das World Wide Web zugreifen kann, das Word-Hilfemenü, und wählen Sie Microsoft auf dem Web. Aus dem Untermenü wählen Sie Kostenloses Zubehör.Besuchen Sie auch die folgende Web Seite, um kostenlose Assistenten zu erhalten:
http://www.microsoft.com/msword/fs_wd.htm
Besuchen Sie die folgende Seiten, um Informationen über Internet-Design zu erhalten:
http://www.microsoft.com/workshop/
http://www.w3.org/pub/WWW/Provider/Style/
http://www.publishersdepot.com/
Mit Add-Ins können Sie den Funktionsumfang des Programms Word für Windows erweitern. Ein Add-In ist kein Bestandteil von Word, verhält sich aber so, als ob es einer sei. Ein Add-In kann Word neue Menüpunkte oder Symbolleisten hinzufügen. Wie eine Vorlage bleibt das Add-In verfügbar, bis Sie Word verlassen. Add-Ins für vielfältige Aufgaben werden von vielen Software-Lieferanten angeboten. Für genaue Informationen über das Verwenden eines speziellen Add-Ins konsultieren Sie die Dokumentation, die mit dem Add-In ausgeliefert wird.
Besuchen Sie die folgende Web-Seite, um kostenlose Add-Ins herunterzuladen:
http : // Www.microsoft.com/Msword/Fs_wd.htm Add-In-Programme enden mit der Erweiterung WLL. Folgen Sie den Installationsanweisungen, die mit dem Add-In ausgeliefert werden. Um ein Add-In zu laden, führen sie die folgenden Schritte aus:
Word für Windows lädt das Add-In-Programm.
Sie können Add-Ins auch automatisch jedesmal laden, wenn Sie Word für Windows starten. Um ein Add-In in den AutoStart zu laden, kopieren Sie einfach die WLL-Datei in den AUTOSTART-Unterordner im WINWORD-Ordner. Der AUTOSTART-Ordner ist der für Startdateien standardmäßig verwendete Ordner. Wenn Sie keinen AUTOSTART-Ordner haben, wählen Sie Extras-Optionen und aktivieren das Register Dateiablage (siehe Abb. 4.13). Markieren Sie AutoStart in der Liste der Dateitypen, und klicken Sie dann auf Ändern, um einen neuen Ordner zum Systemstartordner zu machen.
Abbildung 4.13: Ändern Sie den AUTOSTART-Ordner in der Dialogbox Optionen.
Nachdem ein Add-In geladen ist, bleibt es verfügbar, bis Sie Word verlassen oder das Add-In entfernen. Es könnte sein, daß Sie ein Add-In entfernen wollen, um mehr Systemspeicher verfügbar zu machen.
Um ein Add-In zu entfernen, führen Sie die folgenden Schritte aus:
⌐ 1997 Que
