home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / misc / family2.zip / SECTION5.DOC < prev    next >
Text File  |  1987-10-19  |  43KB  |  859 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.       V. System Reports
  5.  
  6.       This section discusses the various reports produced by the FAMILY 
  7.       HISTORY SYSTEM.  While these are standard types of reports expected 
  8.       from a genealogical record system, that is: Ancestor Report, Ancestor 
  9.       (TREE) Chart, Descendant Report, Relative Report and Individual/Family 
  10.       Group Information, some of the information displayed or terms used in 
  11.       describing the reports may be unfamiliar to you.  The following para-
  12.       graphs describe some of these terms, including those of `ancestor', 
  13.       `descendant', `lineage number', `generation level', `bloodline' and 
  14.       `related individuals'.
  15.  
  16.       A.Definitions and Report Descriptions
  17.  
  18.       An `ANCESTOR' of an individual refers to one of the parents, grand-
  19.       parents, great-grandparents, etc., of the individual.  A `DESCENDANT' 
  20.       of an individual refers to any one of his or her children, grand-
  21.       children, great-grandchildren, etc.  The parent-child relationships 
  22.       described are `blood' relationships and do not refer to `legal' or 
  23.       adoptive relationships.  (Adoptive relationships may be recorded and 
  24.       distinguished from other parent-child relationships, as described in 
  25.       Appendix C.)  Two individuals are considered to be `RELATED' if they 
  26.       have a common ancestor.  Therefore we would not consider individuals 
  27.       who are only `inlaws', that is `related' through marriage, to be rela-
  28.       tives in the above sense.  A `SPOUSE' refers to either partner in a 
  29.       marital relationship.  (One aspect of this system's files and reports 
  30.       is that they have been designed so as not to give a preferential 
  31.       status to any individual based upon their sex.)
  32.  
  33.       The `GENERATION LEVEL' of an ancestor or descendant of an individual 
  34.       refers to the number of `parent-child' relationships that separate the 
  35.       ancestor or descendant from the individual.  For example, with respect 
  36.       to a selected individual (who is said to have generation level 0), the 
  37.       generation levels of some relatives are: children (GL=+1), grand-
  38.       children (GL=+2), great grandchildren (GL=+3), parents (GL=-1), grand-
  39.       parents (GL=-2), great grandparents (GL=-3).  Notice that descendants 
  40.       have positive generation levels and ancestors have negative generation 
  41.       levels.
  42.  
  43.       The `BLOODLINE' between an ancestor and any of his/her descendants 
  44.       refers to a sequence of numbers, one for each parent-child relation-
  45.       ship that separates the ancestor from the descendant, where the number 
  46.       for a given parent-child relationship refers to the number of the 
  47.       child in that generation level who is an ancestor of the descendant.  
  48.       For example, the bloodline (3,2,4,2) indicates that the descendant is 
  49.       the 2nd child, of the 4th child of the 2nd child of the 3rd child of 
  50.       the ancestor in question.
  51.  
  52.       The `LINEAGE NUMBER' of an ancestor refers to a number that is 
  53.       assigned sequentially to the ancestors of the individual in the 
  54.       following manner:
  55.            the base individual has lineage number 1;
  56.            the individual's father has lineage number 2;
  57.            the individual's mother has lineage number 3;
  58.            the father's father has lineage number 4;
  59.  
  60.  
  61.                                      26
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.            the father's mother has lineage number 5;
  71.            the mother's father has lineage number 6;
  72.            the mother's mother has lineage number 7; etc.
  73.       In general, if an ancestor has lineage number n, then that ancestor's 
  74.       father will have lineage number 2n and the ancestor's mother will have 
  75.       lineage number 2n+1.  These are the `counting' numbers that would 
  76.       naturally be assigned to persons on the traditional `horizontal' 
  77.       ancestor tree chart.  Some relationships to notice: all male ancestors 
  78.       have "even" lineage numbers and all female ancestors have "odd" 
  79.       lineage numbers, and for a given ancestor on the chart, the lineage 
  80.       number of the child which appears on the chart is found by dividing 
  81.       the parent's lineage number by 2 (and discarding the remainder, if 
  82.       any...for example, an ancestor with lineage number 127 will have a 
  83.       child with lineage number 63 appearing on the ancestor tree).  Since 
  84.       beginning to work on these programs I have become aware that the term 
  85.       "ahnentafel number" is more commonly applied to the lineage number in 
  86.       genealogical literature, though I have become used to the term 
  87.       "lineage number" and so will continue to employ it in this manual.
  88.  
  89.       While "lineage number" and "bloodline" are convenient "numerical" 
  90.       concepts for describing "direct" relationships such as exist between 
  91.       an individual and his/her ancestors or descendants, the problem of 
  92.       uniquely describing one's non-direct relatives (aunts, uncles, 
  93.       cousins, etc.) is a bit more complicated.  The very definition of 
  94.       "relative" given above suggests a natural approach which would combine 
  95.       these concepts to label relatives with a "lineage number"+"bloodline" 
  96.       where the lineage number is that of the "nearest common ancestor" of 
  97.       the two individuals (that is the common ancestor with lowest lineage 
  98.       number) and the "bloodline" is the one that describes the line of 
  99.       descendancy of the relative from the common ancestor.  This is the 
  100.       approach that is used by this system's relative report for grouping 
  101.       and listing all recorded relatives of an individual.
  102.  
  103.       There is another method for describing relatives which, though it 
  104.       assigns a non-numeric and non-unique label to relatives, gives a more 
  105.       generally understood idea of the relationship between individuals.  
  106.       These labels are ones such as: mother, father, cousin, aunt, grand-
  107.       mother, great-great-grand-uncle, etc.  The set of rules used to assign 
  108.       such labels in the relative report (and the relative report index of 
  109.       the extended system) is the one which describes the child of a First-
  110.       Cousin as a First-Cousin-once-Removed, rather than as a Second Cousin.  
  111.       These are sometimes called the "Common" rules for relationships.  
  112.  
  113.       1. Ancestor Report
  114.  
  115.       The `ANCESTOR REPORT' produced by the system groups ancestors by 
  116.       generation level and shows the lineage numbers of the ancestors 
  117.       listed.  Because no lines are printed for `missing' lineage numbers, 
  118.       (for ancestors not yet recorded in the files), this report is much 
  119.       more concise than the traditional ancestor chart.  The lineage numbers 
  120.       may be used to follow lines of ancestry on the ancestor report using 
  121.       the relationships described in the previous discussion concerning 
  122.       lineage numbers.  (The term `Ahnentafel list' is also used for reports 
  123.       of this type.)
  124.  
  125.  
  126.  
  127.                                      27
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.       Before printing an ancestor report (or any of the other "relationship" 
  137.       reports described in this section) you must identify which individuals 
  138.       are to be listed.  This is done by entering a "Base ID" for the 
  139.       individual whose ancestors are to be listed and the number of genera-
  140.       tions of ancestors that are to be included in the report, and letting 
  141.       the program create an Ancestor WORK dataset in which the ID#'s of the 
  142.       ancestors are recorded.  This "work" dataset does not have to be 
  143.       recreated each time an ancestor report is printed if there is no 
  144.       change to the family file that would change the relationships recorded 
  145.       in it.
  146.        
  147.       If the ancestor report is printed with a "margin" of 3 or more, line 
  148.       number indicators will be printed in the margin.  These are useful 
  149.       when locating an individual by references in an ancestor report index. 
  150.       (Printing an ancestor report index is one of the extended options 
  151.       available to registered users.)
  152.  
  153.       If you have decided to identify adoptive relationships as indicated 
  154.       in Appendix C, the adoptive parent will be noted by an "*" to the 
  155.       right of the lineage number in this report.
  156.  
  157.       If a child is born to related individuals, the common ancestor of 
  158.       those individuals will appear twice on an ancestor report for that 
  159.       child.  In the ancestor reports produced by this system, such common 
  160.       ancestors will be noted and the lineage of the ancestor will be 
  161.       continued only for the ancestor's occurrence with the smallest lineage 
  162.       number.
  163.  
  164.       If you have elected to show marriage dates in this report, the date of 
  165.       marriage will only be shown on the line for female ancestors.  The 
  166.       number of years married is computed from the dates in the marriage 
  167.       record, the death dates of the spouses and/or the current date at the 
  168.       time the report is produced.  If the death date of one of the spouses 
  169.       is used to determine the number of years married, then an "*" will 
  170.       appear to the right of that number in the report.
  171.  
  172.  
  173.       2. Descendant Report
  174.  
  175.       The Descendant Report may be produced in several formats.  Individuals 
  176.       may be grouped either by "generations" or by "families".  The genera-
  177.       tion grouping uses the `bloodline' to  group and `label' the indivi-
  178.       duals listed.  In so doing, individuals in the same generation who are 
  179.       `closely related' appear near one another in the report.  Brothers and 
  180.       sisters appear in succession in birth date sequence, with 1st cousins, 
  181.       2nd cousins, etc. grouped around them.  It is also easy to locate, in 
  182.       previous generations, the ancestor which an individual has on that 
  183.       generation level by locating the individual on that level whose blood-
  184.       line forms the initial sequence of numbers in the bloodline of the 
  185.       descendant in question.  The "family" grouping will have children 
  186.       located closer to their parents, though brothers and sisters will be 
  187.       more widely separated in the report.  The report for "family" grouping 
  188.       is printed in a "chart" or "outline" format with each individual's 
  189.       name offset according to the generation in which he/she belongs.  This 
  190.       outline format will probably be easier for most people to use.
  191.  
  192.  
  193.                                      28
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.       Before printing a descendant report (or any of the other "relation-
  204.       ship" reports described in this section) you must identify which 
  205.       individuals are to be listed.  This is done by entering a "Base ID" 
  206.       for the individual whose descendants are to be listed and the number 
  207.       of generations of descendants that are to be included in the report 
  208.       and letting the program create a Descendant WORK dataset in which the 
  209.       ID#'s of the descendants are recorded.  This "work" dataset does not 
  210.       have to be recreated each time a descendant report is printed if there 
  211.       is no change to the family file that would change the relationships 
  212.       recorded in it.
  213.  
  214.       If the descendant report is printed with a "margin" of 3 or more, line 
  215.       number indicators will be printed in the margin.  These are useful 
  216.       when locating an individual by references in a descendant report 
  217.       index. (Printing a descendant report index is one of the extended 
  218.       options available to registered users.)
  219.  
  220.       If you have decided to identify adoptive relationships within the 
  221.       system as described in Appendix C, you may optionally include or 
  222.       exclude the adoptees and their descendants in this report.  When 
  223.       included, the bloodline will have an "*" next to an entry resulting 
  224.       from an adoptive parent-child relationship.
  225.  
  226.       If you have elected to show spouse information  in this report, the   
  227.       number of years married is computed from the dates in the marriage 
  228.       record, the death dates of the spouses and/or the current date at the 
  229.       time the report is produced.  If the death date of one of the spouses 
  230.       is used to determine the number of years married then an "*" will 
  231.       appear to the right of that number in the report.
  232.  
  233.       It should be noted that an individual may have more than one bloodline 
  234.       to an ancestor in the case that a child has been born to cousins or 
  235.       other related individuals, and that such persons would appear more 
  236.       than once on the `descendant tree' of such an ancestor.  The children 
  237.       of such unions are noted on the descendant report produced by the 
  238.       system and their descendants will be continued only under the first 
  239.       listed bloodline.
  240.  
  241.       3. Relative Report
  242.  
  243.       This report includes entries for all relatives of an individual found 
  244.       during a search of the files which:
  245.          a. First locates all ancestors of the individual going back a user 
  246.             specified number of generations, and
  247.          b. then finds all descendants of the individual and all located 
  248.             ancestors, going forward a user specified number of generations.
  249.       The limits on numbers of generations searched allow some control over 
  250.       the maximum "distance" located relatives will be from the individual 
  251.       used to start the search.  For example, if you are only interested in 
  252.       "offline" relations to the 1st cousin level, you would set the number 
  253.       of descendant generations searched to 2.
  254.  
  255.       Before printing a relative report (or any of the other "relationship" 
  256.       reports described in this section) you must identify which individuals 
  257.  
  258.  
  259.                                      29
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.       are to be listed by first entering the "Base ID" for the individual 
  269.       whose relatives are to be listed and the numbers of generations of 
  270.       ancestors and descendants that are to be included in the report, and 
  271.       then letting the program create a Relative WORK dataset in which the 
  272.       ID#'s of the relatives are recorded.  This "work" dataset does not 
  273.       have to be recreated each time a relative report is printed if there 
  274.       is no change to the family file that would change the relationships 
  275.       recorded in it.
  276.  
  277.       The report produced is a combination of the ancestor and descendant 
  278.       reports which have been described above.  In fact the ancestor and 
  279.       descendant reports are "special cases" of the relative report as 
  280.       follows:
  281.          a. the Ancestor report is a relative report in which the number of 
  282.             "descendant" generations searched is 0, and
  283.          b. the Descendant report is a relative report in which the number 
  284.             of "ancestor" generations located is 0.
  285.       In fact all three types of reports are produced by the same program.  
  286.  
  287.       Prior to the introduction of the relative report, the ancestor and 
  288.       descendant reports were produced by separate programs so, for the 
  289.       sake of continuity, the separate MainMenu entries are retained for 
  290.       producing ancestor and descendant reports and the format of the 
  291.       displays produced by these options reproduce those of the previous 
  292.       programs.  To avoid making the user have to unnecessarily go back to 
  293.       the MainMenu program to return to a different one of the three func-
  294.       tions of this program, a method of directly switching between these 
  295.       options is provided as follows:
  296.          a. pressing ALT+A selects the Ancestor report function (while in 
  297.             the descendant or relative report portions of the program)
  298.          b. pressing ALT+D selects the Descendant report function (while in 
  299.             the ancestor or relative report portions of the program) and
  300.          c. pressing ALT+R selects the Relative report function (while in 
  301.             the ancestor or descendant report portions of the program).
  302.  
  303.       The relative report is like a combination of the descendant reports of 
  304.       the "base" individual and all the located ancestors.  These individual 
  305.       descendant reports are presented in the lineage number sequence of the 
  306.       ancestors.  If an individual occurs in more than one descendant report 
  307.       (for example the father will appear as a child in the descendant 
  308.       report of each paternal grand-parent) then the descendants of the 
  309.       individual will only appear within the descendant report for the 
  310.       ancestor of lowest lineage number.  In subsequent "descendant" 
  311.       reports, only a single line of information will appear for the indivi-
  312.       dual with a reference to the page and line number of the next previous 
  313.       reference to the individual in the relative report.  This has the 
  314.       effect of eliminating much of the redundancy that results when pro-
  315.       ducing separate and complete descendant reports for each of your 
  316.       ancestors.
  317.  
  318.       There is an additional piece of information that can be shown for each 
  319.       entry on the relative reports.  It is a literal describing the 
  320.       "common" relationship between the relative and the individual on whom 
  321.       the report is based.  Some of these relationship labels are:
  322.          Child, gChild, ggChild, g2gChild (great,great grandchild) etc;
  323.  
  324.  
  325.                                      30
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.          Father, Mother, ggFather, ggMother, g3gFather (great,great,great 
  335.             grandfather) etc;
  336.          Brother, Sister, Niece, Nephew, gNiece, g2gNephew, etc;
  337.          Aunt, Uncle, ggAunt, g4gUncle, etc;
  338.          Cousin, 2Cousin, 3Cousin (third cousin), 4Cousin, etc;
  339.          1C1R (1st cousin, once removed), 2C3R, 4C11R, etc.
  340.       These relationships are particularly useful for getting over that 
  341.       "bloodline barrier" that sometimes makes relatives seem more distant 
  342.       than they really are.
  343.  
  344.       The options for formatting each of the "descendant" reports within the 
  345.       relative report are the same as previously described for the full 
  346.       descendant reports.  They may be produced with descendants grouped by 
  347.       generations or by families, and when grouped by families they will 
  348.       appear in a "chart" or "outline" format with names offset according to 
  349.       the generation level within the descendant report.
  350.  
  351.       If you have elected to show spouse information  in this report, the   
  352.       number of years married is computed from the dates in the marriage 
  353.       record, the death dates of the spouses and/or the current date at the 
  354.       time the report is produced.  If the death date of one of the spouses 
  355.       is used to determine the number of years married then an "*" will 
  356.       appear to the right of that number in the report.
  357.  
  358.       Another type of information that can be included in the relative 
  359.       report (and after Sept 86 also the Ancestor and Descendant reports) is 
  360.       the "COMments" that you have recorded under the name and spouse 
  361.       records in your family files.   Prior to the introduction of this 
  362.       report, comment information was only printable in the Family Group 
  363.       Reports. Being able to include these notes in the lists produced by 
  364.       the system, should make them more accessible and useful in your 
  365.       continuing research efforts.
  366.  
  367.       The COMment information appears on separate lines following the line 
  368.       of standard information for a relative or spouse.  It is preceded by a 
  369.       "COM:" literal, and individual comment lines in the family files are 
  370.       joined together to form longer lines whose length is determined by the 
  371.       length of the standard data line for the types of information you have 
  372.       chosen to include in the report.
  373.         
  374.       Note: This joining of comment lines may have an adverse effect on the 
  375.         appearance of your reference material if you have made any attempt 
  376.         to "prettily" format the information in the "view" for entering 
  377.         comments in the file maintenance program.  Any "vertical alignment" 
  378.         of information will be lost, and imbedded strings of three or more 
  379.         successive blanks (in the middle of a file comment line) will result 
  380.         in the loss of text on that line that follows the blank interval.  
  381.         My suggestion for entering comment information is that you use a 
  382.         "free form" format, typing everything as one continuous line. Look 
  383.         at the comment information in the sample GENESIS files for such 
  384.         entries as Joseph, #186.
  385.  
  386.         After Dec 1986, a backslash "\" character in a comment line will be 
  387.         treated as a request to begin a new line in the formatted comment 
  388.         text.  You may use this to keep the comment lines from all being 
  389.  
  390.  
  391.                                      31
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.  
  400.         combined into a single block of text.
  401.  
  402.       4. Ancestor Charts
  403.  
  404.       The system also produces ANCESTOR CHARTS for an individual in the 
  405.       traditional `horizontal tree' format, with an individual appearing on 
  406.       the left (center) of the page and the parents appearing to the right 
  407.       above (father) and below (mother) the line on which the individual is 
  408.       identified.  Because only 4 generations of ancestors (comprising 15 
  409.       individuals) may appear on a single chart, several charts may be 
  410.       required to show all ancestors on file for an individual.  The Family 
  411.       History System has been designed to produce as many `subcharts' as are 
  412.       required to show all recorded ancestors.  In doing so, it is necessary 
  413.       to employ some scheme to show how to proceed from one chart to the 
  414.       next in a set.  I have chosen to assign a `chart-ID' to each of the 
  415.       charts produced.  This chart-ID consists of the generation level of 
  416.       the ancestor appearing to the left on the chart, and the number of 
  417.       that ancestor within that generation level.  Some chart-ID's would be 
  418.       0-1 (the first chart of a set), 4-1, 4-2, 4-3,...,4-16,8-1,8-2,...,8-
  419.       256, etc.  Charts will be printed only if an ancestor has been 
  420.       recorded on the chart.  If an ancestral line may be continued beyond 
  421.       one of the charts in the series, then the chart-ID for the appropriate 
  422.       continuation chart will be shown on the right side of the chart to be 
  423.       continued.
  424.  
  425.       Individual entries on the chart may be numbered from 1 to 16 on each 
  426.       chart, or you may choose to label each entry with the lineage number 
  427.       of the ancestor recorded on the line.  
  428.  
  429.       If you have decided to identify adoptive relationships as indicated in 
  430.       Appendix C, the adopted parent will be noted on the ancestor chart 
  431.       with an "*" in the first position of the NAME field.
  432.  
  433.       The "Spouse of Entry #1" appearing in the lower left corner of each 
  434.       chart is the most recent spouse of the individual listed in entry #1 
  435.       and may not be the "paired" ancestor on the chart.
  436.        
  437.       Blank ancestral charts may be produced for recording ancestral infor-
  438.       mation prior to entering the information into the system's files.
  439.  
  440.  
  441.       5. Family Group Report
  442.  
  443.       The FAMILY GROUP REPORT produced by the system is intended to provide 
  444.       a complete listing of information on record for an individual.  Infor-
  445.       mation that may be printed includes: personal information (name, 
  446.       birth/death dates and places), parents, spouse(s), spouse's parents, 
  447.       children, child's (latest) spouse, and all residence information for 
  448.       the individual.  The report may also show the "other" types of infor-
  449.       mation from Medical, Educational, Work and Military records.  In 
  450.       addition, all addresses and comments relating to the above information 
  451.       can be included in the report.  
  452.  
  453.       The `viewing area' in the lower right corner of the screen lists the 
  454.       types of information that you may optionally include in the family 
  455.  
  456.  
  457.                                      32
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.  
  466.       group report.  Using program option F6, you may specify whether or not 
  467.       a category of information is to be INCluded and the MINimum number of 
  468.       entries of that type that are to be shown.  If a category is to be 
  469.       included but the minimum number of entries is set to 0, then a section 
  470.       for that type of information will appear in the report only if there 
  471.       is information of that type recorded in the family file.  A section 
  472.       will appear in a blank family group report form only if the MINimum 
  473.       number of entries for that section is not 0.
  474.  
  475.       There are two entries for comments in the list of information types.  
  476.       The first controls the printing of NAME and SPOUSE record comments; 
  477.       the last entry in the list controls all other comments.  Several 
  478.       people have requested being able to print both the SPOUSE record 
  479.       comments and the spouse's NAME record comments under the spouse entry 
  480.       in this report.  This is allowed by the INClude parameter for the 4th 
  481.       item in the list.  If it has a value of "A" (for ALL), then both the 
  482.       spouse record comments and the spouse's name record comments will be 
  483.       printed (with a blank line separating them if they are both present); 
  484.       if the INC parameter has a value of "Y" then just the spouse record 
  485.       comments will be printed.   
  486.  
  487.       You will probably want to produce a Family Group report for each of 
  488.       your ancestors (male and female) and any descendants who have main-
  489.       tained separate households.  To help simplify the task of printing the 
  490.       many Family Group reports that you will want to be saving, you are 
  491.       given two options for BATCH printing of family group reports.  You may 
  492.       either enter a list of ID #'s for reports that you want printed, or 
  493.       you can instruct the program to read a SELECT.WRK file (created by one 
  494.       of the extended options of the system) to determine which reports are 
  495.       to be printed.  Using the SELECT file, it is relatively easy to print 
  496.       reports for all ancestors of an individual or for all descendants or 
  497.       relatives of a given individual.  When printing reports using one of 
  498.       these lists of ID#'s, you may also request to BYPASS the printing of 
  499.       reports for children whose own group report contains no information 
  500.       that is not found on the one being printed for a parent or for wives 
  501.       whose own family group report contains no information that is not 
  502.       found on the one being printed for the husband.  (The last option may 
  503.       sound a bit sexist, but I believe it probably conforms to a common 
  504.       procedure for maintaining files of family group reports.)
  505.  
  506.       Program option F4 requests the printing of reports for the selected 
  507.       individuals.  When printing reports for ID's in a list (either entered 
  508.       individually or read from a file) you may specify whether to print the 
  509.       reports in ID# sequence or in the order specified by an INDEX file.
  510.       (Creating an INDEX file is one of the extended options for the 
  511.       system).  Further, you may request that the reports be printed separ-
  512.       ately or that they be merged into a single report with a line of 
  513.       asterisks separating them.  In the merged report, pages are numbered 
  514.       sequentially and line number indicators are placed in the margins 
  515.       (when the margin is >3) to assist in locating the source of references 
  516.       in the report indexes produced by one of the system's extended 
  517.       options.  Hopefully the merged family group report will prove useful 
  518.       for producing booklets of family information. 
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.                                      33
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.       a. Identifying Group Reports to be Printed
  533.  
  534.          Group reports that are to be printed are identified by giving the 
  535.          program the ID # of the primary subject of the report.  Program 
  536.          option:  "F3  Change SELECT Type or ID's"   allows you three ways 
  537.          of entering these ID's.  When you press the F3 key you will be 
  538.          asked to:
  539.                Select:  1)Single ID   2)List of ID's   3)Select File
  540.  
  541.          If you choose "1", you will be asked to enter a single ID (in the 
  542.          middle of the screen where it says:  "Processing ID #:"
  543.          The Name record corresponding to the ID # will be retrieved and 
  544.          the name found there will be displayed to confirm your selection.  
  545.          This option was the only one provided prior to Oct 87.  When using 
  546.          this mode of selection, the printing of the reports is handled just 
  547.          the same as it was prior to Oct 87.
  548.  
  549.          If you choose SELECT option "2) List of ID's", the bottom line of 
  550.          the screen will be formatted with an "option line", and the 
  551.          blinking cursor will appear near the middle of the screen to the 
  552.          right of the label "Processing ID #:".  You can enter a list of 
  553.          individual ID numbers by typing each one on the screen and pressing 
  554.          the enter key.  After entering an ID#, the corresponding name 
  555.          record will be retrieved and the name found in the record will be 
  556.          displayed to the right of the ID#.  You can enter a range of ID #'s 
  557.          by pressing the F2 key and following the prompts that appear on the 
  558.          bottom line of the screen.  Near the right center portion of the 
  559.          screen the number of ID #'s currently in the list and the total 
  560.          number of name records in the file are displayed.  All ID #'s 
  561.          entered are kept in a list in ID# sequence and you may use the PGUP 
  562.          and PGDN keys to move up and down the list to review previously 
  563.          entered ID's.  The CTRL+PGUP and CTRL+PGDN key combinations will 
  564.          move you respectively to the lowest and highest ID #'s in the list.  
  565.          Pressing the ESC key will either restore the last entered ID # to 
  566.          the screen, or delete the currently displayed ID# if it hasn't been 
  567.          changed.  After you have finished adding all the ID #'s to the list 
  568.          that you want, press the F1 key to terminate the process. You can 
  569.          return to change a previously entered list of ID #'s by pressing 
  570.          the F3 key and then the SPACE bar.
  571.  
  572.          If you choose SELECT option "3" then the SELECT file (identified in 
  573.          the File name section) will be used to determine the ID #'s for 
  574.          which family group reports are to be printed.  The name record for 
  575.          the first ID in the SELECT file will be retrieved and the indivi-
  576.          dual's NAME displayed.  The number of reports selected for printing 
  577.          and the total number of name records in the file will be displayed 
  578.          at the right center part of the screen.  You can edit the list of 
  579.          ID #'s created by pressing the F3 key and then the SPACE bar.  You 
  580.          may then proceed to change the list just as described in the 
  581.          previous paragraph.
  582.  
  583.       b. Printing Family Group Reports
  584.          
  585.          When you use function F4 to print family group reports for a list 
  586.          of ID#'s or for ID #'s in a SELECT file, you will be given the 
  587.  
  588.  
  589.                                      34
  590.  
  591.  
  592.  
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.  
  598.          choice of printing the reports in ID # sequence or in INDEXed 
  599.          sequence (described by the INDEX File in the File name section).  
  600.          Creation of an INDEX file is one of the functions provided by the 
  601.          extended protion of the system.
  602.  
  603.          When you are printing batches of family group reports, you will be 
  604.          asked whether to:   Begin Printing at Start of LIST? (Y/N)
  605.          If you reply "N" then you will be asked to:
  606.                  Enter Starting ID=xxxx
  607.          This allows you to restart the printing of a batch of family group 
  608.          reports without having to reprint those that have already been 
  609.          successfully processed.  If you are restarting the printing of a 
  610.          merged family group report that was interrupted, then enter the ID  
  611.          of the last individual whose group report started at the top of a 
  612.          page, then, if you haven't left the family group report program 
  613.          since you first started printing the report, the program will 
  614.          remember the page number that was used and continue numbering the 
  615.          pages accordingly.
  616.  
  617.          You are given some additional options for printing the family group 
  618.          reports from a list of ID's that are intended to eliminate the 
  619.          printing of certain reports whose information duplicates that found 
  620.          on another report that is being printed.  In particular, you will 
  621.          be asked:
  622.             Bypass Blank reports for  1)Children  2)Wives  3)Both  4)Neither
  623.          Bypassing "Blank reports for Children", means to eliminate the 
  624.          printing of a report for an individual whose parent's group report 
  625.          is being printed and for whom there is no information being printed 
  626.          in the child's report beyond that which appears in that of the 
  627.          parent(s).  For instance, if you are printing family group reports 
  628.          for all descendants of an ancestor this option would allow you to 
  629.          skip printing Family Group Reports for the many persons (including 
  630.          minor children) who have simply been listed as a child on one 
  631.          Family Group Worksheet but for whom you have never received or had 
  632.          need to create a separate Family Group Worksheet of their own.  
  633.          Similarly, bypassing "Blank reports for Wives" means to eliminate 
  634.          the printing of a report for a wife if the husband's report is to 
  635.          be printed and her own group report would have no information on it 
  636.          beyond that that appears on the group report of her husband.  
  637.  
  638.          You are given two options for printing family group reports from a 
  639.          list of ID's.  In particular, you will be asked to:
  640.                     Select:  1)Separate Reports  2)Merged Reports
  641.          If you enter "1" then separate Family Group Reports will be printed 
  642.          for each ID in the ID List that has been created (who is not 
  643.          Bypassed as described in the preceding paragraph) just as if you 
  644.          had printed them separately and individually.  Any other response 
  645.          will result in all family group reports being printed continuously 
  646.          with a line of "* * * *" separating them.  The pages in the 
  647.          resulting report will also be sequentially numbered.  In effect, 
  648.          this provides you with still another type of report...one which can 
  649.          show ALL information in the file for each individual.  The MINimum 
  650.          counts of the types of information to be included will be assumed 
  651.          to be zero (sections will be shown for information of a given type 
  652.          only if it is to be INCluded and there actually is information in 
  653.  
  654.  
  655.                                      35
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.          the file for the individual whose family group report is being 
  665.          printed).  One of the options in the extended part of the system 
  666.          allows you to produce a printed index for this report with the page 
  667.          and line numbers for each reference to each individual in any of 
  668.          the family group reports printed.
  669.  
  670.          Finally, when printing batches of family group reports, you will be 
  671.          asked before printing each report:
  672.                         Print Report for ID=xxxx  (Y/N/A)
  673.          If you reply "N" then the next ID to be printed will be looked up 
  674.          and a similar message will be shown for it.  If you reply "A" then 
  675.          this report and all succeeding ones will be printed until you 
  676.          terminate a report by pressing the SPACE key to pause it, and then 
  677.          the ESCape key to cancel it.  If you cancel a report, then you will 
  678.          again be asked whether you want to print a report for the next ID.  
  679.          If you press the ESCape key when this prompt is displayed, then the 
  680.          entire print process will be terminated.
  681.  
  682.       Note: The batch printing of family group reports was added in Oct 87.  
  683.       Although I had previously tried to keep all references to extended 
  684.       options out of the basic set of programs, at that time I was forced to 
  685.       either leave the references to the SELECT and INDEX files in the 
  686.       family group report program distributed with the basic set of programs 
  687.       or maintain two separate group report programs (one of which would 
  688.       probably not have any "batch" print option in it).  I decided that it 
  689.       would be better that the users of the basic set of programs have to 
  690.       put up with these extraneous (to them) references rather than limit 
  691.       them to having to print group reports one at a time.  In fact, the 
  692.       Merged Family Group report adds a list feature that has previously 
  693.       been missing from the public version of the programs.    
  694.  
  695.  
  696.  
  697.       B. Report Program Parameters
  698.  
  699.       Each report program permits the operator to change several 'para-
  700.       meters' that control the information going into a report as well as 
  701.       the format of the output.  This includes the names of system input and 
  702.       work files as well as printer destination and `setup', and form size.  
  703.  
  704.       Changes to the report parameters are made by selecting the type infor-
  705.       mation to be changed using the appropriate function key, changing the 
  706.       information on the screen (using TAB and SHIFT+TAB to move between 
  707.       updatable fields just as in the file maintenance program) and pressing 
  708.       the ENTER or RETURN key when all desired changes have been made.  
  709.  
  710.       Printer destination can be LPT1: or  LPT2: (parallel printers), COM1: 
  711.       or COM2: (serial printers), or SCRN:.  In the case that the destina-
  712.       tion is set for SCRN:, you will not be prompted to identify whether a 
  713.       report is to be sent to the screen or printer.  The printer setups 
  714.       selected must previously have been created (using MAIN MENU option  
  715.       F3-C).  The report programs will issue a form feed and print new 
  716.       header lines when the number of lines printed on a page exceeds .9 of 
  717.       the form length.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.                                      36
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.       You may also route your printer output to a dataset by giving a 1 to 5
  731.       character dataset name for the printer destination (e.g. "B:RPT").  
  732.       You must use a printer setup that includes an explicit linefeed 
  733.       character (ASCII 10) with each carriage return, as BASIC will not 
  734.       insert the linefeed when the destination is something other than the 
  735.       screen or printer. (Use main menu option F3-C to define an alternate 
  736.       printer setup (#2-9) appropriate for use when routing output to a 
  737.       dataset.  One of the selectable printer control tables in that program 
  738.       has been designed for use in routing output to a DATASET.)
  739.  
  740.       The `MARGIN' parameter allows you to indicate the left margin offset 
  741.       in numbers of blank characters.  This is to allow room for binding or 
  742.       punching holes for inserting the report in a notebook.  (Note that 
  743.       when printing the Ancestor, Descendant, Relative or "batched" Family 
  744.       Group reports, use of a margin >3 will result in the placement of 
  745.       "line number" indicators in the margin area.  These are useful when 
  746.       locating a reference from the report index, which may be produced as 
  747.       an option of the extended system.
  748.  
  749.       The `Form OFFSET' parameter may be used to print a report (in more 
  750.       than one pass) when a selected printer or printer font is unable to 
  751.       print an entire report line.  For example, if you are using a font 
  752.       which allows only 80 characters across a page but the report line 
  753.       requires 132 characters, you could print the first eighty characters 
  754.       of the line with an OFFSET=0 and print the report again with OFFSET=80 
  755.       to pick up the last 52 characters of the report line.
  756.  
  757.       The ancestor/descendant/relative report program will print each indi-
  758.       vidual's information on two lines in the case that birth and death 
  759.       places are to be shown and the form size is too narrow to put all 
  760.       information on a single line.  When individual record ID's are also 
  761.       being printed, these may appear on a 2nd line if the form is too 
  762.       narrow to include the information on a single line.
  763.  
  764.       While producing any of the reports, the program may be temporarily 
  765.       interrupted by pressing the `space bar' or any of the `character 
  766.       keys'.  The report may then be continued by again pressing the space 
  767.       bar (or one of the character keys) or may be terminated by pressing 
  768.       the ESC key.
  769.          
  770.       While printing a set of ancestor charts, you will be asked whether to 
  771.       print each of the subcharts.  Responses may be:
  772.               Y (print the subchart);
  773.               N (do not print this subchart);
  774.               A (print this and all remaining subcharts);
  775.          or   ESC (do not print this or any of the other subcharts).
  776.  
  777.  
  778.       C. Report Program Work Datasets
  779.  
  780.       A `work dataset' must be created prior to producing the ancestor, 
  781.       descendant or relative reports or the ancestor charts.  You are asked 
  782.       to specify the maximum number of generations that are to be included 
  783.       in the work dataset.  This is done to permit you to exercise some 
  784.       control over the extent to which lines of ancestry or descendancy will 
  785.  
  786.  
  787.                                      37
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.  
  796.       be followed in producing the report.  The work datsets may be reused 
  797.       (without recreating them) if no new or changed relationships have been 
  798.       recorded in the system files.  Also, the ancestor workfiles created by 
  799.       the ancestor report program and the ancestor chart program are 
  800.       identical and a workfile created by one program may be used in the 
  801.       other.
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.  
  814.  
  815.  
  816.  
  817.  
  818.  
  819.  
  820.  
  821.  
  822.  
  823.  
  824.  
  825.  
  826.  
  827.  
  828.  
  829.  
  830.  
  831.  
  832.  
  833.  
  834.  
  835.  
  836.  
  837.  
  838.  
  839.  
  840.  
  841.  
  842.  
  843.  
  844.  
  845.  
  846.  
  847.  
  848.  
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.                                      38
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.  
  859.