home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / misc / family2.zip / SECTION4.DOC < prev    next >
Text File  |  1987-10-19  |  7KB  |  133 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.       IV. Family History System Files and Datasets
  5.            
  6.       The following discussion is provided for the interested user, but an 
  7.       understanding of it is not necessary to make use of the system.
  8.  
  9.       The file used in the Family History System to store information about 
  10.       individuals and their family relationships consists of three datasets 
  11.       containing variable format `records' which are `linked' together into 
  12.       a `hierarchic' logical file structure.  Pictorially, a portion of the 
  13.       logical file structure is represented by the diagram appearing in 
  14.       Appendix E, at the end of this document. 
  15.  
  16.       In this diagram, each of the `boxes' represents a record type in one 
  17.       of the system's datasets.  In some cases, (for example child records, 
  18.       marriage records, address records) a `logical record' may include 
  19.       multiple records of information of that type.  The number of multiple 
  20.       records is essentially unlimited...there can be no more than 10000
  21.       occurrences of the name records or 32000 occurrences of the other 
  22.       types of records.  Records containing information of the various types 
  23.       are `logically connected' by a system of program maintained `pointer' 
  24.       fields.  Though this structure may appear a bit more complex than the 
  25.       more common `flat' file which has a single fixed record type, the 
  26.       advantage to using the hierarchic structure is that there is no need 
  27.       to `reserve' space in a dataset for types of information which may or 
  28.       may not be recorded for an individual at some time in the future.
  29.  
  30.       The only information that the user needs to provide to the system to 
  31.       begin retrieving information in one of these extended logical records 
  32.       is that required for locating the name record of the individual about 
  33.       whom the information has been recorded.  The basic `record key' that 
  34.       the system requires is the `ID number' for the individual.  This is a 
  35.       number which is assigned to each individual by the system at the time 
  36.       his/her Name is initially entered into the system.  These numbers are 
  37.       assigned sequentially (ID #216 is assigned to the 216th person entered 
  38.       into the system).  The ID numbers assigned two individuals need not 
  39.       indicate any blood relationship between the individuals.  These ID 
  40.       numbers may (optionally) appear in reports produced by the system and 
  41.       may also be determined by `searching' the files for other information 
  42.       (such as surname, given name or birth date) using the search option of 
  43.       the file maintenance program.
  44.  
  45.       Whereas the ID numbers of 2 individuals need not indicate any blood 
  46.       relationship between them, these numbers are used to define the only 
  47.       type of relationship that you are required to establish between indi-
  48.       viduals.  The relationship of father or mother to a child is specified 
  49.       by recording the ID numbers of the parents in the Name record for the 
  50.       child.  All other blood relationships between individuals are deter-
  51.       mined from the complete system of parent-child relationships recorded 
  52.       in this way.
  53.  
  54.       Perhaps it should be noted that the system provides for recording 
  55.       additional information (e.g. educational, occupational, military and 
  56.       health information) in record types not shown in the structure 
  57.       described above.  Further, address and comment records may also be 
  58.       created under each of these record types. 
  59.  
  60.  
  61.                                      24
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.       It should also be noted that the system provides for extensive `com-
  72.       menting' with the remarks being logically connected to the appropriate 
  73.       record type.  Care should be taken in the use of this feature of the 
  74.       system due to the limited number of records in the "...OTH" dataset of 
  75.       miscellaneous info.  It is not intended for writing a person's life 
  76.       history or for extended anecdotes, but rather for recording notes 
  77.       concerning sources of, or explanations for, information found in the 
  78.       record.
  79.  
  80.       In the cases where multiple record types are permitted within a 
  81.       logical record, the records are automatically maintained in some 
  82.       `natural' order.  For all but comment records, this is based upon a 
  83.       date stored in the record.  Children are ordered by increasing birth-
  84.       date; marriage records by decreasing date of marriage, and address 
  85.       records by decreasing beginning date of residency.  This has the 
  86.       unfortunate consequence that unknown birth, marriage or beginning 
  87.       dates (recorded as 00/00/0000) may result in information appearing out 
  88.       of chronological sequence in the file and in reports.  The order is 
  89.       automatically adjusted as the correct information is determined and 
  90.       recorded.  You may consider entering a `best guess' for unknown dates, 
  91.       making note of the fact in comments for the record type.
  92.  
  93.       This discussion of the Family History System data files will conclude 
  94.       with a brief description of the datasets which comprise the file.  
  95.       There are three such datasets:
  96.  
  97.          1. Name dataset - each record is 100 characters long; 
  98.             information stored includes surname, given name, date and 
  99.             time of birth and death, sex, and father and mother ID 
  100.             numbers.  Up to 3500 name records may be stored on a single 
  101.             DS/DD diskette, or 9999 records may be stored on a hard disk.
  102.             
  103.          2. Address dataset - each record is 108 characters long; 
  104.             information stored includes: beginning and ending dates, 2 
  105.             address lines, city, state, zip or country, and (numeric) 
  106.             phone number.  Up to 3500 address records may be stored on 
  107.             a single DS/DD diskette, or up to 32000 may be stored on a 
  108.             hard disk.
  109.  
  110.          3. Miscellaneous INFO dataset - each record in this dataset is 
  111.             50 characters long.  Record types include:
  112.                a. spouse, family or marriage record;
  113.                b. Birth/Marriage/Death location record;
  114.                c. Comment record (1 record for each line of comments);
  115.                d. Occupation, Education, Military and Health records.
  116.             Up to 7000 records may be stored on a DS/DD diskette; up to 
  117.             32000 may be stored on a hard disk.
  118.  
  119.  
  120.  
  121.  
  122.  
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.                                      25
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.