home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / finance / easinv.zip / EASINV.DOC < prev    next >
Text File  |  1989-09-03  |  15KB  |  358 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.                                     EASY INVENTORY
  7.                                      Version  1.0
  8.  
  9.               This business inventory program is for those needing an easy
  10.          to use, stand alone inventory program.  Many businesses should
  11.          find the program to be ideal for their purchases and sales as well.
  12.          Besides various inventory reports, other sales reports should be
  13.          ideal for monitoring cash flow and income from sales as well.  The
  14.          program maintains the cost of sales based on the cost at the time
  15.          of the sale.  It uses auto lookups and scrolling record windows
  16.          for ease of use.
  17.  
  18.               The program provides for inventory by number, locations, and
  19.          by supplier for the reorder report.  It also offers virtually
  20.          unlimited record capacities.  It will even blank your monitor screen
  21.          after 10 minutes of inactivity to protect it from burn in.
  22.  
  23.               Requirements for this program are at least 512k ram and a
  24.          proper CONFIG.SYS file in the root directory.  A hard disk is
  25.          also highly recommended.  This is a large application and a separate
  26.          directory should be created for it's use.  Please see CONFIG.SYS
  27.          below for further information concerning this file.  If you have a
  28.          color system and the program does not come up in color, try entering
  29.          MODE CO80 just prior to executing the program.
  30.  
  31.               Please read the following instructions before using, especially
  32.          the section explaining the use of the keyboard keys in the program.
  33.          Sample files are included for setup and test purposes.  You can
  34.          simply delete the records when through with them or you can copy the
  35.          EASINV.EXE file only if you prefer.  The sample files can be very
  36.          useful for quick starts and checking out the various reports that
  37.          are generated.  To start the program, enter EASINV at the prompt.
  38.  
  39.               If you like this program, registration is only 35.00.  You will
  40.          then be sent the registered version of the program.  Besides Period
  41.          sales reports, it provides for annual or to date sales reports as
  42.          well.  It also provides an on hand inventory report by locations.
  43.  
  44.               Please feel free to make copies of the program for anyone who
  45.          may have use of it.
  46.  
  47.               Your support is appreciated.  Feedback is welcome.
  48.  
  49.                                     I. J. Smith
  50.                                     9795 Rustling Oaks
  51.                                     Baton Rouge, La. 70818
  52.  
  53.  
  54.               The program is straight forward with the following steps:
  55.  
  56.               1.  Add Inventory Locations         Main Menu option D
  57.               2.  Add Inventory Suppliers          ''   ''    ''   E
  58.               3.  Add Inventory Items              ''   ''    ''   C
  59.               4.  Enter Purchases and Sales        ''   ''    ''   A & B
  60.               5.  Print reports as needed          ''   ''    ''   F
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.               The order shown is for first time use.  Many items can be added
  71.          when their tables are displayed for lookup purposes from various
  72.          data prompts by simply pressing the INSert key.
  73.  
  74.               Purchases need to be entered and processed before sales to
  75.          properly reflect the cost of sales.  A last unit cost is used as a
  76.          default and will be used if there is no cost at the time of sale.
  77.          This should at least assure a reasonable cost of sale in the various
  78.          sales reports.
  79.  
  80.  
  81.                                FUNCTION KEY USAGE
  82.  
  83.             The following keyboard keys are used in the multiple record
  84.        table windows.  A popup window will appear from these keystrokes.
  85.        A description of the action will appear in this window such as
  86.        'This record will be added' or 'Press ENTER to delete'.  You can
  87.        press the ESC key to cancel or in the case of the deletion, press
  88.        ENTER and the record is then removed.  You may find it easier to
  89.        add records by being situated where you want to add the record...
  90.        thus the use of the INSert key.
  91.  
  92.  
  93.                    KEY       FUNCTION
  94.                  -------     ---------------------------------------------
  95.                  INSert      Used for adding new records.  Record will
  96.                              automatically be inserted in proper position.
  97.  
  98.                  DELete      Used for deleting highlighted records.
  99.  
  100.                  ENTER       Used for changing highlighted record.
  101.  
  102.                  ESC         Cancel or exit.
  103.  
  104.                  ARROWS      These keys are used to scroll thru the records
  105.                              one at a time.
  106.  
  107.                  PgUp        Displays previous window of records.
  108.  
  109.                  PgDn        Displays next window of records.
  110.  
  111.                  CTRL PgUp   Displays records from beginning of file.
  112.  
  113.                  CTRL PgDn   Displays records from end of file.
  114.  
  115.                  LOCATOR     Locator fields are used to locate records more
  116.                              quickly.  As you enter the number desired, the
  117.                              program will highlight the nearest record found.
  118.                              These are located in the upper left corners of
  119.                              the record table windows.  Make sure you try
  120.                              these out as they will make data entry much
  121.                              quicker with large files.
  122.  
  123.             The data entry windows are fairly straight forward.  You simply
  124.        add or change data as needed with the ENTER key.  Use of the ESC key
  125.        can also restore data if you wish.  The ARROW keys can also be used to
  126.        step through the data fields.  If your data is correct, you can also
  127.        press CTRL-ENTER and not have to step through the fields.  This can be
  128.        very useful when simply needing to change data in only one field.
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.             Lookup fields are also used thruout the program.  If prompted
  137.        for a number for example, you can enter the number desired or if
  138.        blank simply press ENTER.  Choices will then be displayed in a table.
  139.        The table will also be displayed if the number you enter does not
  140.        exist.  If the number is new, it can be added by simply pressing the
  141.        insert key.  Where appropriate, some tables will automatically pop
  142.        up for your choices.
  143.  
  144.  
  145.                                   SCREEN BLANKER
  146.  
  147.              The program has a built in feature that will blank the monitor
  148.         screen after 10 minutes of inactivity.  This feature is to help
  149.         protect your screen from burn in.  Simply press one of the arrow
  150.         keys to refresh the screen display.
  151.  
  152.  
  153.         Main Menu option A   Purchases
  154.  
  155.              This option will pop up a small menu to enter purchases.  Option
  156.         A will display the data entry table for the purchases.  If none exist
  157.         then the program will automatically display the record window for a
  158.         new purchase entry.  Purchases are displayed in the order of the
  159.         reference field.  It can be used for supplier invoice numbers or
  160.         any other use you may find useful to check the entries.
  161.  
  162.              Option B will print a report in the order of the reference as
  163.         entered.  It will subtotal the purchases for each reference.
  164.  
  165.              Option C will print a report in the order of the inventory item
  166.         numbers.  It will also print the total quantities purchases.
  167.  
  168.              When satisfied with the purchase entries and final reports, use
  169.         option D to process the purchases to the inventory records.  They will
  170.         be deleted after being posted.
  171.  
  172.  
  173.         Main Menu option B   Sales
  174.  
  175.              This option is similar to option A above but will display sales
  176.         rather then purchases in the entry table.
  177.  
  178.              The pop up record window will also display the inventory price,
  179.         cost, and quantities on hand.  The cost could be useful for those
  180.         wanting to use the program for "in house" use.  Simply use the unit
  181.         cost as the sales price.  If you have multiple quantities, you will
  182.         have to extend them however.
  183.  
  184.  
  185.         Main Menu option C   Inventory
  186.  
  187.              This option will display the inventory items table.  Use the
  188.         keyboard keys as described above for data entry.
  189.  
  190.              The program allows for a fifteen position number for the various
  191.         inventory items.  The program keeps the inventory sorted by this
  192.         number so you want to establish a good numbering system before you
  193.         start entering the items.  You can use upper case letters and numbers
  194.         for your particular needs.
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.              A twenty five position description field is provided along with
  203.         a four position unit description.
  204.  
  205.              The following fields are provided with brief descriptions.  You
  206.         will also find descriptions of usage in the reports sections below.
  207.  
  208.                  On Hand             Quantities on hand
  209.                  Total Cost          Total cost of on hand
  210.                  Minimum             Quantity to be used for reorder purposes
  211.                  Supplier Number     Supplier of the item.
  212.                  On Order            Used to maintain quantities on order
  213.  
  214.              You must also provide a last unit cost to be used as a default
  215.         for cost purposes at the time of sale.  This is only used if the
  216.         inventory costs are zero or less at that time.  The program will
  217.         automatically maintain this cost when purchases are processed.  For
  218.         initial set up, you may want to use the displayed unit cost.
  219.  
  220.              You may choose to skip the next fields by pressing CTRL-ENTER
  221.         and let the program update these through the processing of the
  222.         purchases and sales.  They are used for the various period reports.
  223.  
  224.  
  225.         Main Menu option D   Locations
  226.  
  227.              A file is used to maintain locations of inventory items.  This
  228.         feature can also be useful for grouping inventory items.
  229.  
  230.              If you have similar items at various locations, you may need to
  231.         establish a numbering system where the last digits of the inventory
  232.         number reflect the location...thus making it easier to enter purchases
  233.         and sales for the proper location.
  234.  
  235.  
  236.         Main Menu option E   Suppliers
  237.  
  238.              This file is used to maintain various suppliers.  It provides
  239.         for name and address, phone number and name of contact with the
  240.         supplier.  This file is maintained with a seven position numbering
  241.         system.  The reorder report is listed in the order of the suppliers
  242.         for easy reordering purposes.
  243.  
  244.  
  245.         Main Menu option F   Reports Menu
  246.  
  247.              The best way of learning the various reports is by trying them
  248.         out.  The sample files should help for this purpose.
  249.  
  250.              Option A.  This report is used for monitoring sales data for
  251.                         the period.  Most users will find a month to be
  252.                         ideal for this period.
  253.  
  254.              Option B.  Similar to option A but will list and subtotal by
  255.                         locations.
  256.  
  257.              Option C.  Prints purchases and sales for the period.  Useful
  258.                         for cash flow and usage purposes.
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.  
  268.              Option D
  269.                         This report will print the total inventory.
  270.  
  271.              Option E
  272.                         The reorder report will print those items whose
  273.                         quantities on hand are less then the minimum value.
  274.                         The on order quantities are also displayed and used
  275.                         for the number requiring reordering.
  276.  
  277.              Option F
  278.                         The on order report should be useful for tracking
  279.                         back orders as well as for record purposes.
  280.  
  281.              Option G
  282.                         The price list will print an inventory price list
  283.                         with the prices established in the inventory records.
  284.  
  285.              Option H
  286.                         Inventory location listing.
  287.  
  288.              Option I
  289.                         Inventory supplier listing.
  290.  
  291.  
  292.         Main Menu option G   Reset Periods
  293.  
  294.                         This option will allow you to start new periods by
  295.                         clearing all amounts for the previous period.  You
  296.                         will of course want to make sure you have all the
  297.                         needed reports of the period before choosing these
  298.                         options.
  299.  
  300.                         NOTE:  The To-Date option will also clear the period
  301.                         amounts when selected.
  302.  
  303.  
  304.                                   CONFIG.SYS file
  305.  
  306.             As stated above, the program will not work without a proper
  307.        CONFIG.SYS file in your root directory.  It should contain lines of
  308.        code such as:
  309.                         files=24
  310.                         buffers=20
  311.  
  312.             You can use your editor to check for these lines of code.  You
  313.        can check for it's existence by simply entering  TYPE CONFIG.SYS
  314.        at the prompt of your root directory.  If DOS returns a file not
  315.        found message, you can copy the  CONFIG.DTA  file included with this
  316.        application.  Make sure it is in the root directory and you must
  317.        rename it CONFIG.SYS.  You must restart your system for this file
  318.        to take effect.
  319.  
  320.             This file can be sent to your printer by typing the following
  321.        at the DOS prompt:
  322.  
  323.                              COPY EASINV.DOC LPT1:
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.          ================================================================
  335.                                      DISCLAIMER
  336.          ----------------------------------------------------------------
  337.          USER ASSUMES ALL LIABILITIES IN THE USE OF THIS APPLICATION. DUE
  338.          TO THE NATURE OF THIS PROGRAM AND THE MANY VARIOUS COMPUTERS AND
  339.          OPERATING SYSTEMS BEING USED, IT IS THE USER'S RESPONSIBILITY TO
  340.          INSURE THE FITNESS OF THE PROGRAM FOR IT'S INTENDED PURPOSE. THE
  341.          APPLICATION HAS BEEN TESTED.     HOWEVER, IT IS STILL THE USER'S
  342.          RESPONSIBILITY TO UNDERSTAND AND USE IT PROPERLY.  NO WARRANTIES
  343.          ARE EXPRESSED OR IMPLIED.  AS WITH ALL COMPUTERS, BACKUPS OF ALL
  344.          IMPORTANT DATA FILES SHOULD BE MADE PERIODICALLY.
  345.          ================================================================
  346.  
  347.          Other programs by this author you may want to look into:
  348.  
  349.               SALES BIZ          Sales tracking program.
  350.               WYS-AR             Accounts receivable program.
  351.               EIMS               Eqpt inventory and maintenance scheduler
  352.               COST BIZ           Job costing program
  353.               EASY QUOTE         Product price quoting program
  354.               BID BIZ            Contractor's estimating program
  355.  
  356.                                  - OTHERS -
  357.  
  358.