home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / tcbps10c.zip / TCB-PS.DOC < prev   
Text File  |  1991-01-03  |  51KB  |  1,625 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.                           TAKIN' CARE OF BUSINESS! tm
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.                             POINT OF SALE/INVOICING
  16.  
  17.                                  USER'S MANUAL
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.                                   Version 1.0
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.                           Hooper International, Inc.
  41.                                 P.O. Box 50200
  42.                           Colorado Springs, CO 80949
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55. Copyright (c) 1986-1991 by Hooper International, Inc.
  56. All rights reserved.
  57.  
  58. Takin Care of Business is a trademark
  59. of Hooper International, Inc.
  60.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  61.  
  62.                            COPYRIGHT NOTICE
  63.  
  64. TAKIN' CARE OF BUSINESS is not a public domain program.  It is Copyright
  65. (c) 1986-1991 by Hooper International, Inc.
  66.  
  67. No part of this manual may be reproduced or translated, in any form or
  68. by any means, without the prior written permission of Hooper
  69. International, Inc.
  70.  
  71.              Copyright (c) 1986-1991 Hooper International, Inc.
  72.  
  73.  
  74.                           WARRANTY INFORMATION
  75.  
  76. Hooper International, Inc.  licenses this software and manual "as is"
  77. without warranty of any kind, either expressed or implied; including,
  78. but not limited to, the particular purpose.  Hooper International, Inc. 
  79. does not warrant that the TAKIN' CARE OF BUSINESS software will meet
  80. your requirements, or that the operation of TAKIN' CARE OF BUSINESS will
  81. be uninterrupted or error free.  In no event will Hooper International,
  82. Inc. be liable for incidental, consequential, indirect or other damages
  83. including any lost profits or lost savings, arising from the use of, or
  84. inability to use, these programs; even if Hooper International, Inc. has
  85. been advised of the possibility of such damages, or for any claim by any
  86. other party.
  87.  
  88. Please keep in mind, we do not accept returns or give refunds on
  89. registered copies.  We will, for a period of up to 90 days from initial
  90. shipping date, replace defective disks for a minimal shipping and
  91. handling charge of $7.50.  Defective disks must be returned prepaid and
  92. insured by sender.  In this way, we are assured of complete customer
  93. satisfaction.  As you can see, we value your business.
  94.  
  95. Information in this manual is subject to change without notice and does
  96. not represent a commitment on the part of Hooper International, Inc.
  97.  
  98. This product could include technical inaccuracies or typographical
  99. errors. Changes are periodically made to the information herein.  These
  100. changes may be incorporated in new additions of this publication.
  101.  
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.  
  116.  
  117.  
  118.  
  119.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  120.                               
  121.                            TABLE OF CONTENTS
  122.  
  123. COPYRIGHT NOTICE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  124.  
  125. WARRANTY INFORMATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  2
  126.  
  127. SECTION ONE - INTRODUCTION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  128.    1a - The POS/Invoicing Module . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  4
  129.    1b - Integration/Operation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  130.    1c - POS/Invoicing Setup. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  5
  131.  
  132. SECTION TWO - TRANSACTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  133.    2a - Transaction Data Fields. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  7
  134.    2b - Entering Product Invoices. . . . . . . . . . . . . . . . . . .    9
  135.    2c - Entering Service Invoices. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  136.    2d - Points To Remember . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   14
  137.  
  138. SECTION THREE - REPORTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  139.    3a - Explanation of Reports . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  140.    3b - General Instructions for Generating Reports. . . . . . . . . .   15
  141.    3c - POS/Invoicing Journal Report . . . . . . . . . . . . . . . . .   16
  142.    3d - Product Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  143.    3e - Service Invoices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   17
  144.    3f - Non-Posted Transaction Journal Report. . . . . . . . . . . . .   18
  145.    3g - G/L Distribution Report. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   18
  146.  
  147. SECTION FOUR - UTILITIES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  148.    4a - Sort Transactions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  149.    4b - End-of-Period Posting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  150.    4c - Configuration Settings . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  151.  
  152. SECTION FIVE - HINTS AND SUGGESTIONS . . . . . . . . . . . . . . . . .   24
  153.  
  154. LIST OF FIGURES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   25
  155.  
  156. APPENDIX A - SAMPLE REPORTS. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   26
  157.  
  158. APPENDIX B - DISK FILENAMES. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   27
  159.  
  160. INDEX. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   28
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  176.                               
  177.                       SECTION ONE - INTRODUCTION
  178.  
  179. 1a - The POS/Invoicing Module
  180.  
  181. This module allows you to create and print either product or service
  182. invoices while at the same time creating the appropriate transactions
  183. for interface with Inventory, Accounts Payable and General Ledger
  184. modules.  With this module you can create invoices on-the-fly or enter
  185. data now and print the invoices later.
  186.  
  187. The greatest benefit of this module is that you can print invoices on-
  188. the-fly, while the system automatically creates ALL transactions
  189. necessary to: reduce your on-hand inventory levels; add credit customer
  190. purchases to Accounts Receivable balances; and create General Ledger
  191. journal entries to record the sale (income).  Many pop-up windows for
  192. inventory items, customers, specific costing and price levels make this
  193. module very easy to use with minimal effort.
  194.  
  195. When using this module with Inventory and/or Accounts Receivable, most
  196. of your data input chores are eliminated because data is automatically
  197. transferred from these other modules.  Integrated data includes price
  198. levels, inventory items, bill to/ship to addresses, due days, terms and
  199. sales tax.  These interfaces make invoice creation very fast and
  200. efficient.
  201.  
  202. Benefits of using this module are:
  203.  
  204.                * On-the-fly invoice printing.
  205.                * Provides either product or service invoices.
  206.                * Automatic sales tax calculations.
  207.                * Ties to Inventory, Accounts Receivable and General Ledger.
  208.                * Up to 10 pre-defined pop-up service descriptions.
  209.                * Automatically reduces inventory levels.
  210.                * Adds credit customers to Accounts Receivable balances.
  211.                * Records both income and inventory reduction transactions.
  212.                * Allows for partial payments for credit customers.
  213.  
  214. Some of the great features of this module include:
  215.  
  216.                * Unlimited transactions.
  217.                * Automatic invoice number incrementing.
  218.                * Ship to/bill to addresses.
  219.                * Reprint invoices at any time.
  220.                * Pop-up item number look-up.
  221.                * Add inventory item numbers on-the-fly.
  222.                * Add customers on-the-fly.
  223.                * Three pop-up pricing levels from inventory.
  224.                * Uses blank paper or preprinted invoices.
  225.                * Service invoice is the same format as Accounts Receivable
  226.                  invoice.
  227.                * Up to 50 character description for service invoices.
  228.                * Retains complete invoice detail.
  229.                * Supports miscellaneous charges.
  230.                * Sort transactions in input, date or invoice order.
  231.  
  232.  
  233.                                 Page 4
  234.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  235.                               
  236. Reports Include:
  237.                * POS/Invoicing Journal
  238.                * Product Invoices
  239.                * Service Invoices
  240.                * Non-Posted Transaction Journal
  241.                * G/L Distribution Report
  242.  
  243. 1b - Integration/Operation
  244.  
  245. The TAKIN' CARE OF BUSINESS Point of Sale/Invoicing module fully
  246. integrates with the Inventory, Accounts Receivable and General Ledger
  247. modules.  This module's function is to print invoices with on-the-fly
  248. option, while generating all appropriate accounting transactions for the
  249. three module's above.  It will generate transactions which account for
  250. income, cash received, accounts receivable, inventory and cost of goods
  251. sold.
  252.  
  253. The following describes, from an accounting point of view, what
  254. transactions this module performs.
  255.  
  256.                                  GENERAL LEDGER ACCOUNTS
  257.  
  258.    DESCRIPTION                 DEBIT ACCOUNT            CREDIT ACCOUNT
  259.    PRODUCT INVOICE:
  260.       Cash Sale                Cash                     Income
  261.         w/Inventory            Cost of Goods Sold       Inventory Asset
  262.  
  263.       Credit Sale (A/R)        Accounts Receivable      Income
  264.         w/Inventory            Cost of Goods Sold       Inventory Asset
  265.  
  266.    SERVICE INVOICE: (No Inventory interface)
  267.       Cash Sale                Cash                     Income
  268.       
  269.       Credit Sale (A/R)        Accounts Receivable      Income
  270.  
  271. Typically (with Inventory), when goods are sold, there are two
  272. transactions to be made.  The first records the sale (debit cash and
  273. credit income) and the second reduces inventory and records cost of
  274. goods sold (debit COGS and credit inventory).  This module will create
  275. both of these transactions.  In fact, if you are using the Accounts
  276. Receivable module, it will also create the transaction necessary for
  277. that module.
  278.  
  279. 1c - POS/Invoicing Setup
  280.  
  281. The following steps are to help you in setting up your new Point of
  282. Sale/Invoicing module.  They are only a guide and are not intended to
  283. replace reading the appropriate sections in this manual.  It is assumed
  284. that you have already installed TAKIN' CARE OF BUSINESS on your hard
  285. disk and have started the program.  If this is not the case, refer to
  286. the Getting Started User's Manual before reading any further.
  287.  
  288.  
  289.  
  290.  
  291.                                 Page 5
  292.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  293.                               
  294.    1.    If you are using the Accounts Receivable or Inventory modules,
  295.          you MUST set up these modules before you can set up this module. 
  296.          If you have not done so, please set up these modules now.  If
  297.          you have already set up these modules, or are not using them
  298.          with this module, continue with step 2.
  299.  
  300.    2.    Go to the POS/Invoicing Utility Menu.  From this menu, select
  301.          Configuration Settings and set your configuration options.  This
  302.          process sets up your interface with other modules, invoice
  303.          forms, service descriptions, printer port and other options.  It
  304.          is mandatory that this process be performed before continuing. 
  305.          See section 4c - "Configuration Settings" for further details.
  306.  
  307.    3.    You are now ready to use POS/Invoicing and enter/print your
  308.          invoices.  From the POS/Invoicing Main Menu, select
  309.          "Transactions Menu".  From that menu select either "Input
  310.          Product Invoices" or "Input Service Invoices".  See Section Two
  311.          - "Transactions" for further instructions.
  312.  
  313.          NOTE: If, in the above configuration settings, you have selected
  314.                "N" to the "Interface To Inventory" prompt, only the "Input
  315.                Service Invoices" transaction is allowed.
  316.  
  317.    4.    After you have entered transactions (invoices), you can print
  318.          reports on-the-fly or from the POS/Invoicing Main Menu. Select
  319.          "Reports Menu" to print reports.  See Section Three - "Reports"
  320.          for information on different reports.
  321.  
  322.  
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.  
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.  
  339.  
  340.  
  341.  
  342.  
  343.  
  344.  
  345.  
  346.  
  347.  
  348.  
  349.                                 Page 6
  350.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  351.                               
  352.                       SECTION TWO - TRANSACTIONS
  353.  
  354. Transactions are the input of information needed to create an invoice. 
  355. Any time you need to create an invoice, you would proceed to the
  356. "Transactions Menu" from the POS/Invoicing Main Menu.  All transactions
  357. (invoices) entered will affect sales (income) and cash amounts.  If you
  358. are interfacing this module with Inventory and/or Accounts Receivable
  359. modules, the appropriate transactions for these modules is also made.
  360.  
  361. This module supports both product and service invoices.  If you are
  362. using this module with the Inventory module, you will be able to create
  363. both types of invoices.  When entering product invoices, integration
  364. with Inventory allows you to select inventory items to be included in
  365. this invoice.  These items can be both product and service type items. 
  366. If you only sell services, then service invoices will be better suited
  367. for your needs.  Service invoices allow you to enter a 50 character
  368. description for each line of the invoice.
  369.  
  370. Both purchase and return transactions may be entered here.  Purchases
  371. have positive quantity figures, while returns have negative quantity
  372. figures.  The system will automatically adjust transactions accordingly.
  373.  
  374. This section describes how to enter product invoice transactions, as
  375. well as service invoice transactions.
  376.  
  377. 2a - Transaction Data Fields
  378.  
  379. The following describes each of the data fields in invoice transactions:
  380.  
  381.    INVOICE: (Required) This field allows you to enter the invoice number
  382.       for this transaction.  The default for this field will be
  383.       automatically incremented from your last entered invoice number. 
  384.       To override this default, simply enter the new invoice number.
  385.  
  386.    DATE: (Required) Enter here the date for this transaction.  The
  387.       default for this date will be your computer's current date.
  388.  
  389.    REP: (Optional) Enter a four digit abbreviation for the name of the
  390.       sales person (representative) selling this item.  This information
  391.       prints on the invoice.
  392.  
  393.    SHIP VIA: (Optional) Enter the shipping method for this invoice.  This
  394.       information will print only on service invoices.  Examples of SHIP
  395.       VIA might be "UPS Blue" or "Take".
  396.  
  397.    FOB: (Optional) Enter the FOB point for this invoice.  Again, this
  398.       information will print on service invoices only.  The default for
  399.       this field will be the FOB setting in the configuration settings. 
  400.       See section 4c - "Configuration Settings" for default setting
  401.       information.
  402.  
  403.    PO NUMBER: (Optional) Enter the customer's purchase order number here. 
  404.       This data will print on both product and service invoices.
  405.  
  406.  
  407.                                 Page 7
  408.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  409.                               
  410.    CUSTOMER: (Optional) If this is a cash transaction or you are not
  411.       using the Accounts Receivable module, leave this field blank.  If
  412.       you are using the Accounts Receivable module, this field, when
  413.       used, interfaces this invoice with Accounts Receivable.  Enter the
  414.       customer's Accounts Receivable account number in this field.  For
  415.       a pop-up Accounts Receivable customer accounts list, press the <F2>
  416.       key.  Upon selecting an Accounts Receivable customer number, the
  417.       customer's bill to/ship to addresses, terms and tax rate are loaded
  418.       into this invoice.
  419.  
  420.    ADDRESS: (Optional) At this prompt, press <Enter> and a pop-up ship
  421.       to/bill to address window will appear.  Enter the customer's
  422.       addresses in these fields.  To skip the address fields, press the
  423.       <Tab> key.  If you entered a customer number (above), this
  424.       information will be picked up from the Accounts Receivable module.
  425.  
  426.    SHIP DATE: (Optional) Enter the ship date for this invoice.  This date
  427.       will print on the service invoices only.  The default for this date
  428.       will be your computer's current date.
  429.  
  430.    TERMS: (Optional) Enter the terms for this invoice.  For cash
  431.       transactions, you may leave this field blank or enter "Cash".  This
  432.       field will print on the invoice.  If you have selected a customer
  433.       number (above), the default for this field will be loaded from the
  434.       Accounts Receivable module.
  435.  
  436.    MISC CHARGE: (Optional) This field allows you to enter any
  437.       miscellaneous charge, such as shipping or handling, which will be
  438.       added as a non-taxable item to the invoice total.
  439.  
  440.    QUANTITY: (Required) Enter the quantity of the goods or services to
  441.       be sold.  This number may be negative for customer returns.  Any
  442.       invoice lines with a zero quantity will not be printed on the
  443.       invoice.
  444.  
  445.       NOTE:    When a customer returns goods, a new transaction (with a
  446.                new invoice number) must be created to reflect the return.
  447.  
  448.    ITEM NUMBER: (Required) This field is used for product invoices ONLY. 
  449.       Enter the inventory item number being sold.  For a pop-up item
  450.       number listing, press the <F2> key.
  451.  
  452.    DESCRIPTION/REFERENCE: (Required) This field has a dual purpose.
  453.  
  454.       SERVICE INVOICES:        At this prompt, enter the description for
  455.                                this service.  To use one of the 10 pre-
  456.                                defined service descriptions (see section 4c
  457.                                - "Configuration Settings"), press the <F2>
  458.                                key and a pop-up window of pre-defined
  459.                                service descriptions will be shown for you
  460.                                to choose from.
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.                                 Page 8
  466.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  467.                               
  468.       PRODUCT INVOICES:        This prompt will default to the description of
  469.                                the item selected above.  If this item uses
  470.                                specific unit costing, you must enter the
  471.                                reference (serial) number for the item being
  472.                                sold.  For a pop-up window of specific units
  473.                                available for sale, press the <F2> key.
  474.  
  475.    T: (Required) This field determines whether this item is taxable or
  476.       not.  Enter "Y" for taxable or "N" for non-taxable.  For product
  477.       invoices, the default for this field is set by the inventory item
  478.       taxable flag.
  479.  
  480.    ACCT #: (Required) This field determines to which income account this
  481.       item will be posted to.  If you have entered a "Sales Income"
  482.       account in the configuration settings this field is automatically
  483.       completed and skipped.  If your "Sales Income" configuration
  484.       account is zero you MUST enter an income account number here.  For
  485.       a pop-up chart of accounts list, press the <F2> key.
  486.  
  487.    UNIT PRICE: (Required) Enter the per-unit price for the item being
  488.       sold.  For product invoices, this field will default to the
  489.       selected items "Price A" price.  Also for product invoices, you may
  490.       press the <F2> key for a pop-up list of prices A through C for this
  491.       item.  On service invoices, you may enter a unit price of zero
  492.       (must have at least 1 in quantity) for a description only line.
  493.  
  494.    AMOUNT: This field is automatically calculated and not an input field. 
  495.       This field is the extension of unit price times quantity.
  496.  
  497. 2b - Entering Product Invoices
  498.  
  499. Product invoices are used to record sales of inventory items.  This type
  500. of invoice is only allowed if this module is interfaced with the
  501. Inventory module.  All other invoices must be entered using the service
  502. invoices as described in section 2c - "Entering Service Invoices".
  503.  
  504. To enter product invoice transactions, select "Transaction Menu from the
  505. POS/Invoicing Main Menu.  The following screen will appear:
  506.  
  507.  
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.                   Figure 2-1 POS/Invoicing Transactions Menu
  516.  
  517. Then, from the POS/Invoicing Transactions Menu, select "Input Product
  518. Invoices" and the following screen will appear:
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.                                 Page 9
  524.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  525.                               
  526.  
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.  
  532.  
  533.  
  534.  
  535.                         Figure 2-2 Add Product Invoice
  536.  
  537. The following transaction will simulate the sale of software:
  538.  
  539.     1.   INVOICE: Press <Enter> to accept the default invoice number.
  540.  
  541.     2.   DATE: Enter the date of this transaction.
  542.  
  543.     3.   REP: Enter an abbreviation for this sales person.
  544.  
  545.     4.   SHIP VIA: Enter the shipping method for this sale.
  546.  
  547.     5.   FOB: Enter the FOB location or press <Enter> for default.
  548.  
  549.     6.   PO NUMBER: Enter the customer's purchase order number.
  550.  
  551.     7.   CUSTOMER: If this customer has an Accounts Receivable Account,
  552.          enter the account number here.  For a pop-up customer accounts
  553.          list, press the <F2> key.  For cash sales leave this field
  554.          blank.
  555.  
  556.     8.   ADDRESS: Press <Enter> for a pop-up ship to/bill to address
  557.          input window.  To skip the address, press the <Tab> key.
  558.  
  559.     9.   SHIP DATE: Enter the shipping date.
  560.  
  561.    10.   TERMS: Enter the terms for this sale.  For Accounts Receivable
  562.          customers, this field will default to their customer
  563.          configuration.
  564.  
  565.    11.   MISC CHARGE: Enter any other charges (Shipping, handling, etc.).
  566.  
  567.    12.   QUANTITY: Enter the quantity of items being purchased.
  568.  
  569.    13.   ITEM NUMBER: Enter the inventory item number being sold.  For a
  570.          pop-up inventory item number list, press the <F2> key.
  571.  
  572.    14.   DESCRIPTION/REFERENCE: If the item number entered above uses
  573.          specific unit costing, enter the reference (serial) number of
  574.          the item being sold.  If not, press the <Enter> key to continue
  575.          to the next field.
  576.  
  577.    15.   T: Enter "Y" if this item is taxable, or "N", if not.
  578.  
  579.  
  580.  
  581.                                 Page 10
  582.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  583.                               
  584.    16.   ACCT #: Enter the General Ledger income account number for this
  585.          item being sold.  For a pop-up chart of accounts window, press
  586.          the <F2> key.
  587.  
  588.    17.   UNIT PRICE: The default unit price will be "Price A" for this
  589.          item.  For a pop-up listing of prices A through C, press the
  590.          <F2> key.
  591.  
  592.    18.   Continue entering items to be sold on the next line, repeating
  593.          steps 12 through 16.  You may enter up to 19 items per invoice.
  594.  
  595.    19.    After all items are entered, press the <F10> key and a window
  596.          will appear showing the invoice total as shown below:
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603.  
  604.  
  605.  
  606.                         Figure 2-3 Invoice Total Window
  607.  
  608.    20.   Enter the amount of payment made at the "Received" prompt.  The
  609.          system will then calculate and display the change owed to the
  610.          customer.  If this is a credit purchase (customer number entered
  611.          above) you may enter zero or any partial payment amount and the
  612.          balance due will automatically be added to the customer's
  613.          Accounts Receivable balance.
  614.  
  615.    21.   Lastly, at the "(P)rint Invoice or Inputs Correct" prompt do one
  616.          or more of the following:
  617.  
  618.          A.    Press "P" to print an invoice now.  You may, however, print
  619.                it later by going to the reports menu.  See Section Three -
  620.                 "Reports" for more information.  Please note that
  621.                selecting "P" does not save the invoice and must be
  622.                preceded with a "Y" to save the transaction (see below).
  623.  
  624.          B.    Press "Y" to save the invoice and create all related
  625.                transactions for inventory reduction, accounts receivable
  626.                balances, etc.
  627.  
  628.          C.    Press "N" if the transaction in incorrect.  You will then
  629.                be allowed to make necessary corrections.  Press <F10> when
  630.                done.
  631.  
  632.  
  633. 2c - Entering Service Invoices
  634.  
  635. Service invoices are used to record sales of services.  To enter service
  636. invoice transactions, select "Transaction Menu from the POS/Invoicing
  637. Main Menu.  The following screen will appear:
  638.  
  639.                                 Page 11
  640.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  641.                               
  642.  
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.                   Figure 2-4 POS/Invoicing Transactions Menu
  652.  
  653. Then from the POS/Invoicing Transactions Menu, select "Input Service
  654. Invoices" and the following screen will appear:
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.  
  664.  
  665.                         Figure 2-5 Add Service Invoice
  666.  
  667. The following transaction will simulate the sale of a service:
  668.  
  669.     1.   INVOICE: Press <Enter> to accept the default invoice number.
  670.  
  671.     2.   DATE: Enter the date of this transaction.
  672.  
  673.     3.   REP: Enter an abbreviation for this sales person.
  674.  
  675.     4.   SHIP VIA: Enter the shipping method for this sale.
  676.  
  677.     5.   FOB: Enter the FOB location or press <Enter> for default.
  678.  
  679.     6.   PO NUMBER: Enter the customer's purchase order number.
  680.  
  681.     7.   CUSTOMER: If this customer has an Accounts Receivable Account,
  682.          enter the account number here.  For a pop-up customer accounts
  683.          list, press the <F2> key.  For cash sales, leave this field
  684.          blank.
  685.  
  686.     8.   ADDRESS: Press <Enter> for a pop-up ship to/bill to address
  687.          input window.  To skip the address, press the <Tab> key.
  688.  
  689.     9.   SHIP DATE: Enter the shipping date.
  690.  
  691.    10.   TERMS: Enter the terms for this sale.  For Accounts Receivable
  692.          customers, this field will default to their customer
  693.          configuration.
  694.  
  695.  
  696.  
  697.                                 Page 12
  698.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  699.                               
  700.    11.   MISC CHARGE: Enter any other charges (Shipping, handling, etc.).
  701.  
  702.    12.   QUANTITY: Enter the quantity of items being purchased.
  703.  
  704.    13.   DESCRIPTION: Enter the description of the service being sold. 
  705.          For a pop-up window of your 10 preset descriptions, press the
  706.          <F2> key.
  707.  
  708.    14.   T: Enter "Y" if this item is taxable, or "N", if it is not.
  709.  
  710.    15.   ACCT #: Enter the General Ledger income account number for this
  711.          item being sold.  For a pop-up chart of accounts window, press
  712.          the <F2> key.
  713.  
  714.    16.   UNIT PRICE: Enter the per unit cost of the item being sold.
  715.  
  716.    17.   Continue entering items to be sold on the next line, repeating
  717.          steps 12 through 15.  You may enter up to 15 items per invoice.
  718.  
  719.    18.    After all items are entered, press the <F10> key and a window
  720.          will appear showing the invoice total as shown below:
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.  
  730.  
  731.                         Figure 2-6 Invoice Total Window
  732.  
  733.    19.   Enter the amount of payment made at the "Received" prompt.  The
  734.          system will then calculate and display the change owed to the
  735.          customer.  If this is a credit purchase (customer number entered
  736.          above), you may enter zero or any partial payment amount and the
  737.          balance due will automatically be added to the customer's
  738.          Accounts Receivable balance.
  739.  
  740.    20.   Lastly, at the "(P)rint Invoice or Inputs Correct" prompt, do
  741.          one or more of the following:
  742.  
  743.          A.    Press "P" to print an invoice now.  You may, however, print
  744.                it later by going to the reports menu, see Section Three -
  745.                "Reports" for more information.  Please note that selecting
  746.                "P" does not save the invoice and must be preceded with a
  747.                "Y" to save the transaction (see below).
  748.  
  749.          B.    Press "Y" to save the invoice and create all related
  750.                transactions for inventory reduction, accounts receivable
  751.                balances, etc.
  752.  
  753.  
  754.  
  755.                                 Page 13
  756.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  757.                               
  758.          C.    Press "N" if the transaction in incorrect.  You will then
  759.                be allowed to make necessary corrections.  Press <F10> when
  760.                done.
  761.  
  762. 2d - Points To Remember
  763.  
  764.    1.    The following describes, from an accounting point of view, what
  765.          transactions this module creates when adding transactions.
  766.  
  767.                            GENERAL LEDGER ACCOUNTS
  768.  
  769.       DESCRIPTION                 DEBIT ACCOUNT          CREDIT ACCOUNT
  770.       PRODUCT INVOICE:
  771.          Cash Sale                Cash                   Income
  772.            w/Inventory            Cost of Goods Sold     Inventory Asset
  773.    
  774.          Credit Sale (A/R)        Accounts Receivable    Income
  775.            w/Inventory            Cost of Goods Sold     Inventory Asset
  776.    
  777.       SERVICE INVOICE: (No Inventory interface)
  778.          Cash Sale                Cash                   Income
  779.          
  780.          Credit Sale (A/R)        Accounts Receivable    Income
  781.  
  782.    2.    When using this module with the General Ledger module
  783.          (required), transactions will be generated which must be posted
  784.          to the General Ledger via the General Ledger Utilities Menu. 
  785.          These transactions include debiting cash and crediting income.
  786.  
  787.    3.    When also interfaced with the Inventory module (optional),
  788.          transactions will be generated in the Inventory module which
  789.          reflect debits to cost of goods sold and credits to the
  790.          inventory asset account, as if the transaction was actually
  791.          created in that module (no posting required).
  792.  
  793.    4.    When also interfaced with the Accounts Receivable module
  794.          (optional), transactions will also be generated in the Accounts
  795.          Receivable module which reflect debits to the accounts
  796.          receivable account and credits to the income account, as if the
  797.          transaction was actually created in that module (no posting
  798.          required).  Credit purchases would obviously override the cash
  799.          transaction in point 2, above.
  800.  
  801.  
  802.  
  803.  
  804.  
  805.  
  806.  
  807.  
  808.  
  809.  
  810.  
  811.  
  812.  
  813.                                 Page 14
  814.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  815.                               
  816.                        SECTION THREE - REPORTS
  817.  
  818. The POS/Invoicing Reports Menu allows you to generate reports from your
  819. POS/Invoicing database.  This section will explain how these reports can
  820. be created.
  821.  
  822. 3a - Explanation of Reports
  823.  
  824. Each of the POS/Invoicing reports can be sent to your monitor's screen
  825. for immediate viewing, to your printer for hard copy or to a disk file
  826. for later retrieval.  Various parameters can be specified to give you
  827. the specific report you want.
  828.  
  829. Each of the five available reports are described below.  All reports can
  830. be printed at any time and as many times as necessary.  Samples of these
  831. reports are shown in Appendix A and can be printed while using the
  832. "SAMPLE" accounts.
  833.  
  834.    POS/Invoicing Journal - This report lists all of the transactions
  835.       which took place during a specific date range.
  836.  
  837.    Product Invoices - This report will print product invoices.  You may
  838.       print one or a range of invoice numbers.  Only those invoices which
  839.       were entered as product type invoices will be printed.
  840.  
  841.    Service Invoices - This report will print service invoices.  You may
  842.       print one or a range of invoice numbers.  Only those invoices which
  843.       were entered as service type invoices will be printed.
  844.  
  845.    Non-Posted Transaction Journal - This report lists all of the
  846.       transactions which have not yet been posted to the General Ledger
  847.       module.
  848.  
  849.    G/L Distribution Report - This report shows all the debits and credits
  850.       which will be posted to the General Ledger module within a
  851.       specified date range.  The report provides account numbers, account
  852.       names and debit and credit amounts in General Ledger account number
  853.       order.
  854.  
  855. 3b - General Instructions for Generating Reports
  856.  
  857. To generate any report, do the following:
  858.  
  859.    1.    From the POS/Invoicing Main Menu, select "Reports Menu".  The
  860.          following screen appears:
  861.  
  862.  
  863.  
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.                     Figure 3-1  POS/Invoicing Reports Menu
  870.  
  871.                                 Page 15
  872.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  873.                               
  874.    2.    From the POS/Invoicing Reports Menu, select the report you want
  875.          to generate (e.g: POS/Invoicing Journal).  This example will
  876.          print the POS/Invoicing Journal report.  Other reports are
  877.          covered later in this section.
  878.  
  879. 3c - POS/Invoicing Journal Report
  880.  
  881.  
  882.  
  883.  
  884.  
  885.  
  886.  
  887.  
  888.  
  889.  
  890.                 Figure 3-2  POS/Invoicing Journal Input Screen
  891.  
  892.    1.    As stated earlier, you can send any of the reports to your
  893.          monitor's screen (S), to a printer (P) or to a disk drive (D)
  894.          where the report will be stored as a disk file with its own
  895.          filename.    
  896.  
  897.       NOTE:    If you try to send a report to a printer and do not have a
  898.                printer, you will receive an error message.
  899.       The first prompt on all of the report input screens is the
  900.       destination prompt.  It appears as follows:
  901.  
  902.                           Screen,Printer,Disk(S,P,D):
  903.  
  904.       Entering an "S" for screen or a "P" for printer will send the
  905.       report to the screen or printer, respectively.  If you enter a "D"
  906.       for disk, the system will prompt you for a disk filename.  You can
  907.       enter any name you wish, following the DOS naming conventions.  The
  908.       report will then be saved on the default disk drive with the
  909.       filename you entered, followed by a filename extension of ".RPT". 
  910.       If you enter a filename that already exists, the system will ask if
  911.       you want to delete the old file.  Answering "Y" will replace the
  912.       existing report with the new report.  Answering "N" will append
  913.       (add on) the new report to the already existing report.
  914.  
  915.       The disk file is created in ASCII format, thereby allowing it to be
  916.       imported into a word processor, spreadsheet or database for
  917.       customized reports.
  918.  
  919.       At the "Screen,Printer,Disk(S,P,D):" prompt, enter the letter for
  920.       the destination of your report. (For this example, enter the letter
  921.       "S".)
  922.  
  923.    2.    For some reports, you will need to specify a date range.  The
  924.          date-prompt format will be the format specified in the System
  925.          Configuration Settings.  Refer to section 4d - "Setting the
  926.          System Configuration" in the Getting Started User's Manual.  The
  927.          date prompt appears as follows:
  928.  
  929.                                 Page 16
  930.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  931.  
  932.                             Starting Date: 05-01-90
  933.                               Ending Date: 05-31-90
  934.  
  935.       These dates determine the starting and ending date for the report
  936.       and are included in the heading of the report.  The date range can
  937.       be as short as one day.
  938.  
  939.       NOTE:    The ending date can never be more than one year after the
  940.                starting date (e.g: starting date as 05-01-90 and ending
  941.                date as 04-30-91).
  942.  
  943.    3. After entering the date, the report will be sent to the
  944.       screen.
  945.  
  946. The following discusses the other report selection input screens.  Any
  947. prompts already discussed will not be covered in detail.
  948.  
  949. 3d - Product Invoices
  950.  
  951.    1.    From the POS/Invoicing Reports Menu, select "Product Invoices". 
  952.          The following screen appears:
  953.  
  954.  
  955.  
  956.  
  957.  
  958.  
  959.  
  960.  
  961.  
  962.  
  963.                    Figure 3-3 Product Invoices Input Screen
  964.  
  965.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  966.          report.
  967.  
  968.    3.    At the "Invoice Starting" prompt, enter the first invoice number
  969.          you wish to print.
  970.  
  971.    4.    At the "Invoice Ending" prompt, enter the last invoice number
  972.          you wish to print.  All product invoices within this invoice
  973.          number range will then be printed.
  974.  
  975. 3e - Service Invoices
  976.  
  977.    1.    From the POS/Invoicing Reports Menu, select "Service Invoices". 
  978.          The following screen appears:
  979.  
  980.  
  981.  
  982.  
  983.  
  984.  
  985.  
  986.  
  987.                                 Page 17
  988.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  989.                               
  990.  
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.                    Figure 3-4 Service Invoices Input Screen
  999.  
  1000.    2.    At the destination prompt, select the destination for your report.
  1001.  
  1002.    3.    At the "Invoice Starting" prompt, enter the first invoice number
  1003.          you wish to print.
  1004.  
  1005.    4.    At the "Invoice Ending" prompt, enter the last invoice number
  1006.          you wish to print.  All product invoices within this invoice
  1007.          number range will then be printed.
  1008.  
  1009. 3f - Non-Posted Transaction Journal Report
  1010.  
  1011.    1.    From the Reports Menu, select "Non-Posted Transaction Journal". 
  1012.          The following screen appears:
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.             Figure 3-5 Non-Posted Transaction Journal Input Screen
  1023.  
  1024.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  1025.          report.
  1026.  
  1027. 3g - G/L Distribution Report
  1028.  
  1029.    1.    From the Reports Menu, select "G/L Distribution Report".  The
  1030.          following screen appears:
  1031.  
  1032.  
  1033.  
  1034.  
  1035.  
  1036.  
  1037.  
  1038.  
  1039.  
  1040.                 Figure 3-6 G/L Distribution Report Input Screen
  1041.  
  1042.    2.    At the destination prompt, select the destination for your
  1043.          report.
  1044.  
  1045.                                 Page 18
  1046.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1047.                               
  1048.    3.    At the Date prompts, enter the date range (as described above)
  1049.          for this report.  The report will then be printed.
  1050.  
  1051. In conclusion, if you are unfamiliar with any of these reports, try
  1052. printing reports using the "SAMPLE" accounts, as well as referencing
  1053. Appendix A for samples of these reports.  Doing so will give you an idea
  1054. of how the reports look and how they might be used.
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.  
  1060.  
  1061.  
  1062.  
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.  
  1067.  
  1068.  
  1069.  
  1070.  
  1071.  
  1072.  
  1073.  
  1074.  
  1075.  
  1076.  
  1077.  
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.  
  1082.  
  1083.  
  1084.  
  1085.  
  1086.  
  1087.  
  1088.  
  1089.  
  1090.  
  1091.  
  1092.  
  1093.  
  1094.  
  1095.  
  1096.  
  1097.  
  1098.  
  1099.  
  1100.  
  1101.  
  1102.  
  1103.                                 Page 19
  1104.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1105.                               
  1106.                        SECTION FOUR - UTILITIES
  1107.  
  1108. The POS/Invoicing Utility Menu contains three important menu items, each
  1109. of which are covered in detail below.  To access the POS/Invoicing
  1110. Utility Menu, select "POS/Invoicing Utility Menu" from the POS/Invoicing
  1111. Main Menu.  The following Menu will appear:
  1112.  
  1113.  
  1114.  
  1115.  
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.  
  1121.  
  1122.                     Figure 4-1 POS/Invoicing Utility Menu
  1123.  
  1124. 4a - Sort Transactions
  1125.  
  1126. TAKIN' CARE OF BUSINESS stores your transactions in the order in which
  1127. they are entered.  This Sort Transactions function allows the user to
  1128. choose the manner in which transactions are sorted.  You can sort as
  1129. often or as little as you want, as the sort order does not affect the
  1130. operation of TAKIN' CARE OF BUSINESS.
  1131.  
  1132. To sort your transactions, do the following:
  1133.  
  1134.    1.    From the POS/Invoicing Utilities Menu, select "Sort
  1135.          Transactions".  The following menu appears:
  1136.  
  1137.  
  1138.  
  1139.  
  1140.  
  1141.  
  1142.  
  1143.  
  1144.  
  1145.                          Figure 4-2 Sort Transactions
  1146.  
  1147.    2.    From the "Select Sort Order" menu, select one of the three sort
  1148.          options, as shown above.  Your transactions will then be sorted
  1149.          automatically.
  1150.  
  1151.    If you have more transactions than the memory can hold, the default
  1152.    disk drive will be used to store a temporary file while sorting
  1153.    transactions.  It is important to remember that the default disk drive
  1154.    must have adequate free disk space.  If there is not, the sort will
  1155.    be aborted and the transaction file will remain unchanged.
  1156.  
  1157.  
  1158.  
  1159.  
  1160.  
  1161.                                 Page 20
  1162.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1163.                               
  1164. 4b - End-of-Period Posting
  1165.  
  1166. The end-of-period posting is performed only at the end of an accounting
  1167. cycle (usually at the end of the year).  This process will close out all
  1168. of the transactions.
  1169.  
  1170. All transactions are read (through date selected) and all old
  1171. transactions removed.
  1172.  
  1173. The best time to actually run the end-of-period posting is on January 1
  1174. or on the first day of the new accounting period.  This procedure should
  1175. be run only after you are certain that there are no more transactions to
  1176. be posted in the old accounting period and after you have made a usable
  1177. backup copy of your data files.
  1178.  
  1179. Note:    It is very important to make a usable backup copy of your data
  1180.          files before you run the end-of-period posting.  If you need to
  1181.          get a listing of your last accounting period's transactions,
  1182.          your backup data disk is your only way to recreate the last
  1183.          accounting period.  Furthermore, once you have run this process,
  1184.          you cannot generate reports for the time period covered by the
  1185.          end-of-period posting.  Please refer to section 4g - "Backing Up
  1186.          Data Files" in the Getting Started User's Manual for
  1187.          instructions on how to back up your data files.
  1188.  
  1189. The only requirement for running an end-of-period posting is if you are
  1190. running out of disk space.  You can keep your transaction files active
  1191. for as long as you want, provided you have enough disk space.
  1192.  
  1193. To run the end-of-year posting, select "End of Period Posting" from the
  1194. POS/Invoicing Utility Menu.
  1195.  
  1196.    1.    The first screen that appears contains several notices and
  1197.          warnings regarding the end-of-period posting process.  TAKE HEED
  1198.          OF ALL NOTICES AND WARNINGS ON THIS SCREEN!  Press any key to
  1199.          continue.
  1200.  
  1201.    2.    Again, be sure you have made a useable backup data disk.
  1202.  
  1203.    3.    A small window in the middle of the screen says "Do you want to
  1204.          continue:".  If you answer "N", you will be returned to the
  1205.          POS/Invoicing Utilities Menu.  If you answer "Y", you will be
  1206.          prompted for a post through date as shown below:
  1207.  
  1208.  
  1209.  
  1210.  
  1211.  
  1212.  
  1213.  
  1214.  
  1215.  
  1216.  
  1217.                         Figure 4-3  End-of-Year Posting
  1218.  
  1219.                                 Page 21
  1220.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1221.                               
  1222.    4.    At this prompt, enter the ending date of the posting period. 
  1223.          For example, if you want to post through the end of the 1991
  1224.          calendar year, you would enter 12-31-91.  
  1225.  
  1226.          To keep the entire last year on-line for historical "look-ups", we
  1227.          recommend that you only post transactions which are two years old
  1228.          (e.g: on 01-01-92, enter a post through date of 12-31-90).
  1229.  
  1230. 4c - Configuration Settings
  1231.  
  1232. Configuration settings are very important as it defines your interface
  1233. with other modules, information about your invoices, printer ports,
  1234. service descriptions, tax percentages and other information.
  1235.  
  1236. To set up the configuration settings, select "Configuration Settings"
  1237. from the POS/Invoicing Utility Menu.  The following screen will appear:
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.                        Figure 4-4 Configuration Settings
  1248.  
  1249.     1.   At the "Interface to A/R" prompt, enter "Y" to interface this
  1250.          module with Accounts Receivable.  This will allow access to your
  1251.          entire customer base.
  1252.  
  1253.     2.   At the interface to "Inventory" prompt, enter "Y" if you are
  1254.          using the Inventory module.  If not, enter "N".
  1255.  
  1256.     3.   The next four prompts interface this module with the General
  1257.          Ledger module.  At the "Cash Account" prompt, enter your General
  1258.          Ledger cash account number.  You may press <F2> for a pop-up
  1259.          chart of accounts listing.
  1260.  
  1261.     4.   At the next "Sales Income" account prompt, enter your General
  1262.          Ledger income account number.  Again, you may press <F2> for a
  1263.          pop-up chart of accounts listing.  This field is optional.  If
  1264.          you want the ability to select different income account numbers
  1265.          when entering invoices, enter "0" (zero) here.  If you only have
  1266.          one income account, enter that account number here and you will
  1267.          not have to enter an account number when entering invoices.
  1268.  
  1269.     5.   At the "Misc. Income" prompt, select the income account which
  1270.          you are using for your "Misc Charge" when entering invoices.  If
  1271.          you only have one income account, enter that number here.  This
  1272.          field is mainly for those who need to track their miscellaneous
  1273.          income separately.  Press <F2> for a pop-up chart of accounts
  1274.          listing.
  1275.  
  1276.  
  1277.                                 Page 22
  1278.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1279.                               
  1280.     6.   The last interface account is "Tax Liability".  At this prompt,
  1281.          enter your tax liability account number.  All taxes collected
  1282.          will be posted to this account for easy calculation of tax
  1283.          payment amounts.  For a pop-up chart of accounts listing, press
  1284.          the <F2> key.
  1285.  
  1286.     7.   The next six fields allow you to customize where your printer
  1287.          will start printing the invoices.  If you are unsure of these
  1288.          settings, use the defaults as shown above.  Changing these
  1289.          numbers will only affect the alignment of your forms and are
  1290.          mainly used for single sheet laserjet printers.
  1291.  
  1292.     8.   At the "Service Descriptions" prompt, press <Enter> and a "Pop-
  1293.          up Service Descriptions" window will appear.  Here you may enter
  1294.          up to 10 default descriptions and unit prices, which you can
  1295.          pop-up and paste into your service invoices.  These default
  1296.          descriptions can save many keystrokes for companies which use
  1297.          the same descriptions over and over.  When finished entering
  1298.          your default descriptions and unit prices, press the <F10> key.
  1299.  
  1300.     9.   The next prompt allows you to select which "Forms Printer Port:"
  1301.          to use for invoices.  This is a multiple choice field.  To
  1302.          change the port selection, press the space bar or click the left
  1303.          button on your mouse.  When your choice is shown, press <Enter>.
  1304.  
  1305.    10.   At the "FOB Point" prompt, enter your most common FOB point. 
  1306.          This will then become the default when entering invoices.  This
  1307.          can save time and keystrokes when entering your invoices.
  1308.  
  1309.    11.   Next, if you are using pre-printed invoices, enter "Y" at the
  1310.          "Pre-printed Invoices:" prompt.  If not, enter "N".
  1311.  
  1312.    12.   Lastly, enter the sales tax percent to be used on taxable items
  1313.          at the "Sales Tax" prompt.  This tax percentage will be used on
  1314.          taxable items when entering invoices.  If you are using the
  1315.          Accounts Receivable module and select a customer number for this
  1316.          invoice, this tax percent will be overridden with that
  1317.          customer's preset tax percentage.
  1318.  
  1319.    13.   After entering the tax percentage, you will be prompted with
  1320.          "Save Changes".  Answer this prompt with "Y" to save this
  1321.          configuration or "N" to discard all changes.
  1322.  
  1323.  
  1324.  
  1325.  
  1326.  
  1327.  
  1328.  
  1329.  
  1330.  
  1331.  
  1332.  
  1333.  
  1334.  
  1335.                                 Page 23
  1336.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1337.                               
  1338.                   SECTION FIVE - HINTS AND SUGGESTIONS
  1339.  
  1340. *  Using POS/Invoicing with the Inventory module allows you to not only
  1341.    track your sales, but to keep your inventory on-line and accurate
  1342.    every day.  No more end-of-month inventory adjustments/calculations
  1343.    to make.
  1344.  
  1345. *  Using POS/Invoicing with the Accounts Receivable module provides easy
  1346.    one step data input for sales to credit customers as all credit
  1347.    transactions will automatically be posted to the Accounts Receivable
  1348.    module and customer balances updated accordingly.
  1349.  
  1350. *  Keep a current backup copy of your data disk each time you update your
  1351.    data.  This will safeguard against loss of data due to a power failure
  1352.    or other problem.
  1353.  
  1354. *  Use the Shift-Print Screen keys to make a hard copy of your current
  1355.    screen display.
  1356.  
  1357. *  To pause the printer while printing reports, press any key.
  1358.  
  1359.  
  1360.  
  1361.  
  1362.  
  1363.  
  1364.  
  1365.  
  1366.  
  1367.  
  1368.  
  1369.  
  1370.  
  1371.  
  1372.  
  1373.  
  1374.  
  1375.  
  1376.  
  1377.  
  1378.  
  1379.  
  1380.  
  1381.  
  1382.  
  1383.  
  1384.  
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.  
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.                                 Page 24
  1394.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1395.                               
  1396.                             LIST OF FIGURES
  1397.  
  1398.  
  1399. Figure 2-1 POS/Invoicing Transactions Menu . . . . . . . . . . . . . .    9
  1400. Figure 2-2 Add Product Invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   10
  1401. Figure 2-3 Invoice Total Window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   11
  1402. Figure 2-4 POS/Invoicing Transactions Menu . . . . . . . . . . . . . .   12
  1403. Figure 2-5 Add Service Invoice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   12
  1404. Figure 2-6 Invoice Total Window. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   13
  1405.  
  1406. Figure 3-1  POS/Invoicing Reports Menu . . . . . . . . . . . . . . . .   15
  1407. Figure 3-2  POS/Invoicing Journal Input Screen . . . . . . . . . . . .   16
  1408. Figure 3-3 Product Invoices Input Screen . . . . . . . . . . . . . . .   17
  1409. Figure 3-4 Service Invoices Input Screen . . . . . . . . . . . . . . .   18
  1410. Figure 3-5 Non-Posted Transaction Journal Input Screen . . . . . . . .   18
  1411. Figure 3-6 G/L Distribution Report Input Screen. . . . . . . . . . . .   18
  1412.  
  1413. Figure 4-1 POS/Invoicing Utility Menu. . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  1414. Figure 4-2 Sort Transactions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   20
  1415. Figure 4-3  End-of-Year Posting. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   21
  1416. Figure 4-4 Configuration Settings. . . . . . . . . . . . . . . . . . .   22
  1417.  
  1418.  
  1419.  
  1420.  
  1421.  
  1422.  
  1423.  
  1424.  
  1425.  
  1426.  
  1427.  
  1428.  
  1429.  
  1430.  
  1431.  
  1432.  
  1433.  
  1434.  
  1435.  
  1436.  
  1437.  
  1438.  
  1439.  
  1440.  
  1441.  
  1442.  
  1443.  
  1444.  
  1445.  
  1446.  
  1447.  
  1448.  
  1449.  
  1450.  
  1451.                                 Page 25
  1452.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1453.                               
  1454.                       APPENDIX A - SAMPLE REPORTS
  1455.  
  1456.  
  1457.  
  1458.  
  1459.  
  1460.            DISK VERSION OF MANUAL DOES NOT INCLUDE SAMPLE REPORTS
  1461.  
  1462.  
  1463.  
  1464.  
  1465.  
  1466.  
  1467.  
  1468.  
  1469.  
  1470.  
  1471.  
  1472.  
  1473.  
  1474.  
  1475.  
  1476.  
  1477.  
  1478.  
  1479.  
  1480.  
  1481.  
  1482.  
  1483.  
  1484.  
  1485.  
  1486.  
  1487.  
  1488.  
  1489.  
  1490.  
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508.  
  1509.                                 Page 26
  1510.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1511.                               
  1512.                       APPENDIX B - DISK FILENAMES
  1513.  
  1514.  
  1515. TAKIN' CARE OF BUSINESS POS/Invoicing Program Disk
  1516.  
  1517.    Filename           Description
  1518.  
  1519.    PS.EXE         POS/Invoicing Program file
  1520.    PS.OVR         POS/Invoicing Overlay file
  1521.    PS.HLP         POS/Invoicing Help file
  1522.  
  1523.    Datafile Names
  1524.  
  1525.    *.PST              POS/Invoicing transactions
  1526.    *.PSF              POS/Invoicing Configuration
  1527.  
  1528.  
  1529.  
  1530.  
  1531.  
  1532.  
  1533.  
  1534.  
  1535.  
  1536.  
  1537.  
  1538.  
  1539.  
  1540.  
  1541.  
  1542.  
  1543.  
  1544.  
  1545.  
  1546.  
  1547.  
  1548.  
  1549.  
  1550.  
  1551.  
  1552.  
  1553.  
  1554.  
  1555.  
  1556.  
  1557.  
  1558.  
  1559.  
  1560.  
  1561.  
  1562.  
  1563.  
  1564.  
  1565.  
  1566.  
  1567.                                 Page 27
  1568.                        TAKIN' CARE OF BUSINESS!
  1569.                               
  1570.                                  INDEX
  1571.  
  1572.  
  1573.  
  1574.  
  1575.  
  1576.  
  1577.  
  1578.               INDEX IS NOT INCLUDED ON DISK VERSION OF MANUAL
  1579.  
  1580.  
  1581.  
  1582.  
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.  
  1588.  
  1589.  
  1590.  
  1591.  
  1592.  
  1593.  
  1594.  
  1595.  
  1596.  
  1597.  
  1598.  
  1599.  
  1600.  
  1601.  
  1602.  
  1603.  
  1604.  
  1605.  
  1606.  
  1607.  
  1608.  
  1609.  
  1610.  
  1611.  
  1612.  
  1613.  
  1614.  
  1615.  
  1616.  
  1617.  
  1618.  
  1619.  
  1620.  
  1621.  
  1622.  
  1623.  
  1624.  
  1625.                                 Page 28