home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / sched120.zip / TUTORIAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-11-15  |  42KB  |  853 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.                SupremeSched Version 1.20 Demo Tutorial
  6.  
  7.                   Copyright (c) 1990-1991 by SupremeSoft
  8.                            All Rights Reserved
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.                         Tutorial Index:
  14.  
  15.  
  16.         1........Introduction......................................2
  17.         2........Before You Start..................................2
  18.         3........Starting the program and manipulating Employees...3
  19.         4........The Job View Screen...............................8
  20.         5........The Schedule View Screen .........................10
  21.         6........Operations on the Schedule .......................12
  22.         7........Printing without Verification ....................16
  23.         8........Other features in SupremeSched ...................17
  24.         9........Information on the Automatic Scheduling Feature...18
  25.        10........Getting more information about SupremeSched.......20
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.         You are free to distribute this demonstration version as long as
  31.     it is accompanied by all Data files and Documentation.
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.         Welcome to SupremeSched, and thank you for your interest. We are sure
  38.     that you will not be disappointed in taking the time to review this
  39.     product.  This is a demonstration version of the program only, and while
  40.     you have complete freedom with movement within the program, location files
  41.     will not be saved, and you may not add any employees. (Though you are able
  42.     to change employee information)
  43.  
  44.  
  45.         So let's get started. Each of the following procedures are introduced
  46.     in numbered form so that you will always know what step you are on. Also,
  47.     any comments or things of interest will appear immediately following.
  48.     Please be aware of the following notation:
  49.  
  50.  
  51.  
  52.                 <  >   The item inside the two angle brackets is a KEY that
  53.                        should be pressed.
  54.  
  55.  
  56.  
  57.                 "  "   Anything within the quotes should be entered, but NOT
  58.                        the quotes themselves.
  59.  
  60.  
  61.  
  62.      Before you Start:
  63.  
  64.  
  65.         Before you begin, make sure that the computer has been turned on and
  66.     that the distribution disk is in a disk drive, and that you have moved to
  67.     that drive. I.e. made that drive the default. For example, if you inserted
  68.     the disk into Drive A:, you would see:  A> .
  69.  
  70.         Be aware that <Esc> will take you out of the current area or operation
  71.     in most cases. However, some prompts will require a No answer and will not
  72.     respond to an <Esc>.
  73.  
  74.         In the regular versions you may toggle the following features:
  75.  
  76.                Exploding Windows
  77.                Sound
  78.                Shadowed Windows
  79.  
  80.  
  81.         In this demonstration version, the sound has been turned off so as not
  82.      to annoy you with too much beeping. However the other features have been
  83.      left active.
  84.  
  85.  
  86.  
  87.                Starting the program and manipulating Employees
  88.  
  89.  
  90.         SupremeSched can be told where it should look for its data files in
  91.     case you would like complete freedom in starting the program. This way,
  92.     you can insure that no start-up error will occur. To do this you would
  93.     enter in the following:
  94.  
  95.               "Set SCHED= [Drive] : [Directory] \
  96.  
  97.         We will NOT be doing this in this demonstration.
  98.  
  99.  
  100.       1) Type: "demo" <Enter>
  101.  
  102.         This will cause the program to be loaded. SupremeSched also allows one
  103.     to specify a location file when you start the program. If you do not
  104.     specify a location, the program will load in the TEST location.
  105.  
  106.       2) You are now viewing a welcome screen. Just wait a few moments and it
  107.     will disappear. At that point you will be at the Main Menu. The View
  108.     Screen is filled in with information. This View Screen is called the
  109.     Schedule View Screen.
  110.  
  111.       3) Press: <C>
  112.  
  113.       4) Press: <E>. You are now in the Employee View Screen. As you can see a
  114.     small Help line is displayed at the bottom of the screen where some
  115.     commonly used key assignments are. But, even more Help is available.
  116.  
  117.       5) Press: <F1>.  You will see a detailed Help screen come up. Press:
  118.     <PgDn> to scroll the information. Press: <PgUp> to scroll backwards. More
  119.     on the Help system later.
  120.  
  121.       6) Press: <Esc>. You are now out of Help.
  122.  
  123.       7) Press: <Enter>. You are now Editing an Employee Record. As you can
  124.     see the program allows you to keep a lot of information for each employee.
  125.  
  126.        There are a few important items that the program will use in its
  127.     special Automatic Scheduling Feature and its Schedule Checks:
  128.  
  129.            a) The Preference Code. This is a number from 0 - 9 indicated how
  130.     desirable this Employee is compared to the Jobs they will be performing. 0
  131.     is defined to be the lowest rating, while 9 is the highest. Essentially an
  132.     employee with a rating of 9 can do any job, while one with a rating of 0
  133.     will be limited to one or two jobs.
  134.  
  135.            b) The Start and End Times. These fields should only be used by
  136.     businesses that use Part-Time employees. The two fields indicate what time
  137.     the employee can start work and what time they must end work.
  138.  
  139.            c) The Off Days. This field keeps a record of when the employee can
  140.     not work. Again, this is most useful for such businesses that use part-
  141.     time employees.
  142.  
  143.  
  144.  
  145.            d) The Code. This is the MOST important piece of information since
  146.     an Employee is only known by their code. (Just like everywhere else in
  147.     life, they are a number)
  148.  
  149.       Let's go and change some things for this employee:
  150.  
  151.       8) Press: <Enter> 8 times. You should now be at the Phone Number prompt.
  152.     We have bypassed the earlier prompts since they are only simple text
  153.     fields and besides typing information there is nothing elaborate to do or
  154.     think about!
  155.  
  156.       9) Type in: "2032541234" <Enter>. Did you see how the program
  157.     automatically formatted the input into (203) 254-1234? This helps speed
  158.     keyboard entry.
  159.  
  160.      10) Type in: "071245" <Enter>. Again, notice how the input is
  161.     automatically formatted into 07/12/45 for you. However note, there is no
  162.     checking done on the input here. You could easily enter in an invalid
  163.     date. It is up to you to ensure that the input was correct.
  164.  
  165.      11) Type in: "W4" <Enter>. This field needs only be filled in should you
  166.     wish to keep this information in the employee record. It is not used by
  167.     the program for any reason, but makes it convenient to keep such
  168.     information along with the employee.
  169.  
  170.      12) Type in: "086780987" <Enter>. Again, notice how this is formatted
  171.     into 086-78-0987. Another speed convenience!
  172.  
  173.      13) Press: <Enter>. We don't really want to change the code number.
  174.     However, it is worth mentioning that when you enter in a new employee, the
  175.     code numbering defaults to one past the total number of employees
  176.     currently in the database. This default can be overriden with your own
  177.     numbering scheme.
  178.  
  179.      14) Press: <Enter>. Again, we don't want to change this right now.
  180.  
  181.      15) Type: "405" <Enter>. Watch how the program replaces this with 4:05a!
  182.     That's because the program can interpret a number of different time
  183.     formats. Here is a list of all formats supported:
  184.  
  185.              a) Military time (0 - 2400). You just saw an example of this.
  186.              b) Military time and colon (0:00 - 24:00). The colon does nothing
  187.                 but make things more readable for you.
  188.              c) Normal time (1200a - 1200p).
  189.              d) Normal time and colon (12:00a - 12:00p). Again the colon is
  190.                 only there to make things more readable.
  191.  
  192.         No matter what format you enter the time in, the program will always
  193.     format it to Normal time and colon form. The program assumes that you will
  194.     enter in the time using the military format, so you must be careful to
  195.     enter in the "a" or "p".
  196.  
  197.  
  198.      16) Type in: "678" <Enter>. Whoops! We got an error message. Why? Well,
  199.     6:78a is not a valid time. Minutes only go up to 59.
  200.  
  201.      17) Hit: <Esc>. Good now we are back to the prompt and can enter in a
  202.     valid time. But, let's do something else instead. Let's change the
  203.     designations back to "Any".
  204.  
  205.      18) Press: <Shift-Tab> (Hold down the <Shift> key and then press the
  206.     <Tab> key. There now we are back at the Start Time prompt.
  207.  
  208.      19) Enter: "-1" <Enter>. Why -1? Well, the program will now interpret
  209.     this as indicating that the time can be anything. Therefore it replaced
  210.     the number with "Any".
  211.  
  212.      20) Enter: "OFF" <Enter>. Why OFF? An off indication is used throughout
  213.     the program to indicate days when the employee can not work, and the user
  214.     might be so used to entering OFF that they might want to do so here as
  215.     well. As you have noticed, the program interpreted this as "Any".
  216.  
  217.      21) Enter: "Monday" <Enter>. Hmm, now why was that wrong?
  218.  
  219.      22) Press: <F1>. Scroll around the help and try to find out why what you
  220.     entered in was wrong. Once you find it, pat yourself on the back, you can
  221.     always find help if you need it now!
  222.  
  223.      23) Press: <Esc> <Esc>. Now you are back to the Days Off prompt. Did you
  224.     figure  out how to enter in Monday correctly?
  225.  
  226.      24) Enter: "M" <Enter>. There, that was right. The program has now closed
  227.     the window and returned you to the View Screen.
  228.  
  229.      25) Press: <Cursor Right>. You have now toggled the screen to display
  230.     some more information. Notice how the employee name remains the same so
  231.     that you never forget who you are looking at.
  232.  
  233.      16) Press: <Cursor Right>. Again, the screen is displaying some further
  234.     information. There are three informational screens in all, each of which
  235.     displays other information.
  236.  
  237.      17) Press: <Cursor Left> <Cursor Left> <End>. Notice how you are now back
  238.     at the original screen, and have highlighted the last employee. By
  239.     pressing the <Home> and <End> keys you can quickly skip to the start and
  240.     the end of the database.
  241.  
  242.      18) Press: <Cursor Up>. The highlight bar has  now moved up one employee.
  243.     Both the <Cursor Up> and <Cursor Down> keys work as you would expect.
  244.  
  245.      19) Press: <F1>. You are in the help system again. Look around the help
  246.     screens to see what other keys you can use while in the database.
  247.  
  248.  
  249.      20) Press: <Esc> <Space> <Cursor Dn> <Space>. You have now moved out of
  250.     the help system and have "tagged" the last two employees in the database.
  251.     Notice the small check mark to the left of the employee name. The check
  252.     mark indicates that this employee will be affected by any of the tag
  253.     operations.
  254.  
  255.      21) Press: <Del>. A window has opened up asking you to confirm the delete
  256.     of all the tagged employees. Delete is one of the tag operations.
  257.  
  258.      22) Press: <Y>. Notice how the check marks have disappeared and the
  259.     employee code, preference, and off days have been replaced with
  260.     "Deleted..." Naturally this indicates that the employee(s) have been
  261.     deleted. The program will not actually delete employees until you pack the
  262.     employee database.
  263.  
  264.      23) Press: <Enter>. Another window has popped up telling you that you
  265.     can't edit a deleted employee. Once an employee has been deleted that
  266.     employee may no longer be edited or scheduled. But you can still edit the
  267.     employee if you wish.
  268.  
  269.      24) Press: <Esc> <Alt-R>. That is hold down the <Alt> key and then press
  270.     the <R> key. Notice how the "Deleted..." indication has been replaced with
  271.     the employee code, preference, and off days. You have now "restored" the
  272.     employee and can once again perform any operations on the employee.
  273.  
  274.      25) Press: <Esc> <E> <E>. You should now have moved to the Employee menu,
  275.     selected the Edit an Employee option, and have a window open up. This
  276.     window is called the search window. It allows you to search for an
  277.     employee based up the employee name, code number, and preference code.
  278.     However, you do not need to enter in all of the information, only the
  279.     information you know.
  280.  
  281.      26) Enter: "mandy" <F10>.  You have told the program to search for any
  282.     employees who have "mandy" any where in their name. A window has now opened
  283.     up called the found employee display. This window displays all the matches
  284.     the program has found. Notice how the first match is highlighted. You can
  285.     move the highlight bar just as you did in the employee view screen. Since
  286.     there is only one match here, you can not move anywhere.
  287.  
  288.      27) Press: <Enter>. Another window has now opened informing you that the
  289.     employee has been deleted and that you can restore the employee if you
  290.     wish. If you answer no the program would return to the menu, but if you
  291.     answer yes it will restore the employee for you and then let you edit the
  292.     employee.
  293.  
  294.      28) Press: <Y>. Now the edit window has been invoked, and "Mandy Williams"
  295.     is indeed the employee you are now editing.
  296.  
  297.      29) Press: <Esc> <Enter> <D>. You are now back at the main menu and have
  298.     selected the Delete Employee option. Once again notice the search window
  299.     that has opened up. This time we will go looking for someone other than
  300.     Jack Hammer.
  301.  
  302.  
  303.      30) Press: <Enter> "88" <F10>. A window has now opened telling you that
  304.     the employee was not found. In other words, there is no employee that has
  305.     a code of 88. So, let's try it again.
  306.  
  307.      31) Press: <Esc> <Enter> <Enter> <Enter> <Enter> "6" <Enter>. We are now
  308.     searching for any employees who have a preference code of 6. Again, the
  309.     found window is opened and it contains three matches. This time you may
  310.     move the highlight bar around if you wish to, but notice that the <Home>
  311.     and <End> keys will not work.
  312.  
  313.      32) Press: <Cursor Down> <Enter>. We have chosen "Alex Mannering" from
  314.     the Found window. The found window has now disappeared, and the program
  315.     has moved to the Employee View screen, highlighted Alex Mannering, and is
  316.     now asking if you wish to delete him.
  317.  
  318.      33) Press: <Enter>. We have told the program that we don't want to delete
  319.     him. Notice how the program has now returned to the main menu. We will not
  320.     review the Pack Employee File, the Print Employee File , or the Sort
  321.     Employee File as they are rather advanced topics. However, feel free to
  322.     experiment with them as you wish. Adding employees is identical to editing
  323.     them, except you are entering information rather than changing it. Again,
  324.     experiment if you wish.
  325.  
  326.  
  327.                         The Job View Screen
  328.  
  329.  
  330.       1) First make sure that you are at the Main Menu. To do this, press
  331.     <Esc> in order to get out of where you currently are. If the program is
  332.     asking you "Save (Y/N) .... Press <Esc> to return" then you have pressed
  333.     <Esc> once too often. Just press <Esc> to return.
  334.  
  335.       2) Press: <C> <J>. You are now in the Job View Screen. Invoke the help
  336.     system to see what you can do here, and after you have had your fill, exit
  337.     the help system. (In case you forgot, press <F1> to enter the help system,
  338.     <Esc> to exit.) Also notice how the bottom line displays the commonly used
  339.     keys.
  340.  
  341.       3) Press: <End> <Home>. Notice how you moved from Job number one to Job
  342.     number 30. Just as in the Employee View Screen, the <Home> and <End> keys
  343.     move you from the first entry to the last.
  344.  
  345.       4) Press: <Cursor Down> <Cursor Down> <PgDn>. You should have first
  346.     moved to Job number three, and then to Job number 18. The <PgDn> <PgUp>
  347.     keys move you to the next "page" of information, but keeping the highlight
  348.     bar at the same relative position. Experiment as you like.
  349.  
  350.       5) Press: <Home> <Enter>. We are now editing the first Job record. The
  351.     Job record holds information that the program will use when you are
  352.     scheduling employees. Notice how some of the Jobs have "Description.....x"
  353.     as their names. These are the default names which indicate that you have
  354.     not yet described this Job. Also notice how these Jobs have OFF
  355.     indications in their Start and End time fields.
  356.  
  357.       6) Press: <Enter> <Enter> <Enter> "4". You have now changed this Job's
  358.     Preference code to a 4, however you have not yet updated the record since
  359.     the window is still open. For purposes of this tutorial, we don't want to
  360.     change this yet.
  361.  
  362.       7) Press: <Esc> <End> <Enter>. You have now exited the Editing window,
  363.     and have moved to the last Job and are now editing it. Now we can change
  364.     some information.
  365.  
  366.       8) Enter: "Some Job" <Enter> "11" <Enter> "11:30a" <Enter> "3". We have
  367.     now changed the Job name to "Some Job" , told the program that the Start
  368.     time is 12:11am and the End time is 11:30pm. Why 12:11am? Recall that the
  369.     program assumes that you are entering the time in military time. Therefore
  370.     11 is really 0011 which means 12:11am. We have also entered in the
  371.     preference code as 3, but are still in the edit window.
  372.  
  373.       9) Press: <Enter>. There, now we are back in the View Screen, and notice
  374.     how the information has been updated. But we don't really want to keep
  375.     this Job in there. Do you know what to do?
  376.  
  377.  
  378.  
  379.  
  380.      10) Press: <Del>. Notice how you weren't asked for confirmation. Any
  381.     operations on the Jobs or the Schedule are not permanent until you save
  382.     the current Location. Therefore this delete need not be permanent. Also,
  383.     it is far easier to remember information for an accidentally deleted Job
  384.     rather than an accidentally deleted employee.
  385.  
  386.         Also notice how the Job name has been reset to "Description.....30",
  387.     the Start and End Times to OFF, and the preference code to 0. Remember
  388.     that these are the defaults.
  389.  
  390.      11) Press: <Esc>. We are now back at the Main Menu. There is nothing too
  391.     elaborate about the Job Screen except you must remember that the <Del> key
  392.     works instantly and that the Start and End times, and the Preference Code
  393.     are essential to the correct operation of the program as you will soon
  394.     see.
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.                         The Schedule View Screen
  400.  
  401.  
  402.       1) Once again, return to the Main Menu if you are not there already.
  403.  
  404.       2) Press: <C> <S>. You are now in the Schedule View Screen. For each
  405.     Job/Employee combination there are a total of 16 fields. One for the Job,
  406.     one for the Employee, fourteen for the Start/End Times for each Day.
  407.  
  408.       3) Press: <F1> and look through the Help system to see all the commands
  409.     available in the Schedule View Screen. Currently this location has certain
  410.     fields filled in so we will go and change some of them.
  411.  
  412.       4) Enter: <3> <Enter>. The 3 indicated what the Job number is, and
  413.     notice how the program replaced the number with the description of that
  414.     Job. Names are far easier to remember than numbers! We have also moved
  415.     ahead one "field" or position and now the program wants to know what
  416.     employee we wish to assign here.
  417.  
  418.       5) Enter: "jac" <Enter>. The Found Display will appear with one entry,
  419.     that for "Jack Hammer". What we have just done is search for an employee
  420.     by name. SupremeSched allows you to enter in the employee code number or
  421.     the employee name for this prompt. If you enter in the code number, the
  422.     program will automatically replace the code with the employees name.
  423.     Therefore, you do not need to know the code assigned to each employee,
  424.     only their name!
  425.  
  426.       6) Press: <Enter>. Notice how the employee name has now been updated and
  427.     we have moved to the next field.
  428.  
  429.       7) Enter: "-1" <Enter>. Since this is a time field, -1 indicates that
  430.     the employee is off this day, and the program has replaced the -1 with an
  431.     OFF indication. We have also now moved to the end time for Monday.
  432.  
  433.       8) Enter: "off" <Enter>. Again, notice how this was replaced with the
  434.     OFF indication. Any case combination of the word "off" will tell the
  435.     program that the employee is off this day. The choice of using -1 or "off"
  436.     is completely up to you.
  437.  
  438.       9) Enter: <Cursor Down>. Notice how we have now moved down to the next
  439.     Employee/Job. When you reviewed the Help system you saw that the cursor
  440.     keys work as you would expect them to.
  441.  
  442.      10) Enter: <Ctrl-PgDn>. (That is hold down the <Ctrl> key and then press
  443.     the <PgDn> key). We have now moved to the last possible Job/Employee. You
  444.     have 60 Job/Employee combinations that you may schedule. But remember, you
  445.     may only have 30 Jobs. You are allowed 60 combinations since an employee
  446.     may be off one day and another needs to fill their job.
  447.  
  448.  
  449.      11) Press: <Alt-J>. We have now moved into the Job View Screen. Why have
  450.     we done this? Well, we forgot what number a certain Job was assigned and
  451.     we needed to look this up. Pick a Job that you wish to use. (Make sure it
  452.     is a valid Job and is not undefined) In case you are wondering, you may
  453.     change/delete and of the Jobs, just as though you had entered here from
  454.     the Main Menu.
  455.  
  456.      12) Press: <Esc>. Ah, there we are back again, just where we left off.
  457.  
  458.      13) Press: <Shift-Tab> <Shift-Tab> <Shift-Tab> <Shift-Tab>, then
  459.     Enter in the Job number that  you chose, and then press <Enter>.
  460.  
  461.      14) Press: <Alt-F10>. A window has now appeared. In fact this is the same
  462.     search window you say when you invoked the Edit/Delete Employee options
  463.     from the Main Menu. Once again, you are searching for an employee here,
  464.     but we don't know what the employee's name is. In fact, we don't care. We
  465.     just want an employee with a certain preference code.
  466.  
  467.      15) Press: <Cursor Up> <6> <Enter>. The found display will appear with
  468.     several employees all of whom have preference code's of 6. Choose any
  469.     employee you wish, and then press <Enter>.
  470.  
  471.      16) Press: <Tab> <Tab>. We have now moved past Monday, and onto Tuesday.
  472.     Be careful here, <Cursor Down> moves you to the next Job/Employee
  473.     combination, NOT the next field.
  474.  
  475.      17) Press: <Shift-Tab>. Now we are back at the end time for Monday.
  476.     <Shift-Tab> moves you back whereas <Tab> moves you forward.
  477.  
  478.      18) Press: <Ctrl-PgUp> <Shift-Tab> <Shift-Tab> <Shift-Tab>. You should
  479.     now be back at the Job prompt for the very first Job/Employee combination.
  480.  
  481.      19) Press: "0" <Enter>. (That's the number zero, not the letter o) What
  482.     happened? Even though Job 0 doesn't exist, it indicates to the program
  483.     that you are defining this Job/Employee combination. You saw this
  484.     indication just previously. What happens if you schedule an employee for
  485.     this Job? Nothing at all. You are allowed to do this, but when you verify
  486.     the schedule you would receive an error message. (More on this later)
  487.  
  488.  
  489.  
  490.                      Operations on the Schedule
  491.  
  492.  
  493.  
  494.       1) Press: <Esc> <O>. We are now back at the Main Menu and have pulled
  495.     down the Options menu. What are we going to do here? As you can see most
  496.     of the more powerful features within SupremeSched are at this menu.
  497.  
  498.       2) Press: <C>. Did you see the Schedule View Screen change? You should
  499.     have. This option clears the schedule information and defines Job/Employee
  500.     combinations so that all defined Jobs appear on the Schedule with their
  501.     respective Start and End times. Notice one thing however, the employee's
  502.     currently in the schedule were not cleared.
  503.  
  504.          What use is this? This is a quick and handy method to re-schedule the
  505.     previous week. Now all you have to do is enter in the employees you wish
  506.     to use with the associated Jobs, or modify the schedule as you need. At
  507.     least you don't have to re-enter all those Start and End  times!
  508.  
  509.       3) Press: <Tab>. You are now back in the Schedule View Screen. This is
  510.     because the <Tab> key when used from the Main Menu moves you into the
  511.     currently active View Screen. Now go ahead and modify the Schedule as you
  512.     wish. Just pretend you are actually scheduling for this location. When you
  513.     are finished (or bored), proceed to the next step.
  514.  
  515.       4) Press: <Esc> <Enter> <Enter>. You should now be looking at a window
  516.     asking you if you wish to Check the Schedule. At this prompt you may
  517.     answer No, Yes or All. What is All?  All causes the program to verify all
  518.     schedules in the current directory. This allows you to ensure that you
  519.     aren't scheduling the same employee at different locations.
  520.  
  521.       5) Press: <Y>. You will  see the message "Verifying.....please wait". At
  522.     this point, depending on what you did in the schedule, you will either
  523.     receive the message "No errors found....press <Esc>" or you will be
  524.     looking at some type of error message.
  525.  
  526.       6) Press: <Esc>. If you had no errors, then skip to Step 8. Otherwise
  527.     you will notice that you are back in the Schedule View Screen. Now why
  528.     would you want to be here? The error message you received informed you of
  529.     one problem the program found, and you are now given  chance to fix the
  530.     problem. Quite naturally, you don't have to if you don't want to.
  531.  
  532.         Why wouldn't you want to change anything? Sometimes you might know you
  533.     are making a mistake and want to ignore the programs error.
  534.  
  535.  
  536.  
  537.       7) Press: <Esc>. This moves you out of the Schedule View Screen and
  538.     continues the error processing. If there are more errors you will again
  539.     receive some message and once you press <Esc> you will be moved back in to
  540.     the Schedule View Screen.
  541.  
  542.          Continue viewing the errors until you are returned to the Main Menu.
  543.     Be aware that some errors are not caused by any specific entry in the
  544.     schedule. In this case you will see an error message, but will not be
  545.     moved back into the View Screen. (An example of this is "Not enough time
  546.     scheduled")
  547.  
  548.          If you want to see what a certain error message means, press <F1>
  549.     when the error message is being displayed. Scroll around until you find
  550.     the error message you received.
  551.  
  552.       8) Press: <Enter> <P>. This will produce the same prompt as the Verify
  553.     Schedule option did. This Print option will verify the schedule before you
  554.     print, and if it finds any errors it will not continue printing.
  555.  
  556.       9) Press: <Esc> <Esc>. You have now escaped out of the entire operation
  557.     and are back at the Main Menu. You had to press <Esc> twice since you had
  558.     to escape out of the verify function first, and then out of the print
  559.     function.
  560.  
  561.      10) Press: <Enter> <N>. Now you are asked if you wish to print the
  562.     schedule(s). You may enter Yes, No, or All. Once again All will print all
  563.     of the schedules in the current directory.
  564.  
  565.      11) Press: <Y> <Enter> <Enter>. Watch very carefully, you will see a
  566.     number of things going on. First of all the program will display "Sorting
  567.     schedule...". At this point the program is sorting the employee's by name
  568.     so that the output will be in alphabetical order. (And to give it a chance
  569.     to perform some other processing). Next you will see, for a brief moment
  570.     if your printer is off, the message "...Printing....".
  571.  
  572.          If your printer is off-line, you will receive the message "Printer
  573.     error....Press <R> or <Esc>" Pressing <R> will cause the program to retry
  574.     the print, and <Esc> will abort the entire operation.
  575.  
  576.       12) If you received the printer error message, Press <Esc>.
  577.  
  578.       13) Press: <Enter> <A>. Now you are asked to confirm the automatic
  579.     scheduling feature. You may answer Yes or No or <Enter>. The default
  580.     answer when you press <Enter> is Yes.
  581.  
  582.       14) Press: <Enter>. Now you are asked if you wish to use other
  583.     locations. Usually you would answer Yes to this prompt since the automatic
  584.     scheduling feature will only schedule employees that it determines are
  585.     able to work. If you do not tell it to use other locations the program
  586.     will not know if the employees are scheduled at other locations.
  587.  
  588.  
  589.       15) Press: <N>. We have told the program NOT to use the other locations.
  590.     You will see the message, "Scheduling in progress....". Now there are two
  591.     possible results you may receive. Either the program will respond "Could
  592.     not Automate Scheduling...Press <Esc>" or "Scheduling completed....Press
  593.     <Esc>".
  594.  
  595.       16) Press: <Esc>. If you received the "Could not Automate Scheduling
  596.     ...Press <Esc>" message then  return to the Employee View Screen and make
  597.     sure that no employees have been deleted, or that you did not change any
  598.     preference codes. If you did, then restore the employees, or the data, and
  599.     re-do the above operation.
  600.  
  601.              Should you have received the "Scheduling completed....Press
  602.     <Esc>" message, then  you should notice how the schedule has now been
  603.     updated, and is most likely completely different than it was before.
  604.  
  605.       17) Press: <Enter> <V>. Once again we are verifying the schedule. This
  606.     time we should receive no errors.
  607.  
  608.       18) Press: <N>. Should you receive any errors, just keep pressing <Esc>
  609.     until you return to the Main Menu
  610.  
  611.           If you received the "No Errors" message, press <Esc> to return to
  612.     the Main Menu. In most cases, you should have received no errors.
  613.  
  614.       19) Press: <Enter> <V> <Y>. We are now verifying ALL schedules in the
  615.     current directory. At this point you will receive error messages.
  616.  
  617.       20) Press <Esc> until you return to the Main Menu. However, notice the
  618.     errors you received were mostly caused by employees already being
  619.     scheduled in other places.
  620.  
  621.       21) From the Main Menu. Press: <Enter> <A> <Y>. We are now going to tell
  622.     the program to schedule for us again, but this time to pay attention to
  623.     the other location files.
  624.  
  625.       22) Press: <Y>. The program will now take a little while to process the
  626.     other locations, and attempt to create the schedule for you. Eventually
  627.     you will receive the same success or failure message as in Step 15.
  628.  
  629.       23) Press: <Esc>. Now we are back at the Main Menu. If you received the
  630.     failure message, do not continue and go to the next section. Only if we
  631.     had ESP could we tell you what to change to fix the problems. If you wish
  632.     to go through this process without any failures, restore all the files
  633.     from the demo disk and start this tutorial  at the start of this section.
  634.  
  635.       24) Press: <Enter> <V> <N>. We are now verifying the current schedule.
  636.     You should receive no errors.
  637.  
  638.       25) Press: <Esc> <Enter> <P>. This time, make sure that your printer has
  639.     been turned on. If you do not have a printer connected then return to the
  640.     Verify option and select <Y>es this time.
  641.  
  642.  
  643.  
  644.       26) Press: <Y>.  All schedules are now being verified, and you should
  645.     not receive any errors. See how easy it was to schedule employees! We now
  646.     have a schedule that doesn't conflict with any of the other schedules.
  647.     Great!
  648.  
  649.       27) Press: <Esc>. If you received any errors then skip to the next
  650.     section of this tutorial.
  651.  
  652.       28) Press: <Y> <Enter> <Enter>. Printing will start after the schedule
  653.     sorting has completed. Once printing has completed, look over the output.
  654.     Notice how the employees are all in alphabetical order. And, as they say
  655.     in the old Ginsu knife commercials, but wait! there's more!! Find an
  656.     employee that is listed twice, and then look over the time fields for both
  657.     Jobs. Notice how some fields have an "Other Job" indication. The program
  658.     has scanned the schedule before printing and found all Employees working
  659.     more than one job. It then looked to see which Job the employee was
  660.     working for each day. For the Job the employee is not working at, the
  661.     "Other Job" indication was given. Therefore, any "OFF" indication is
  662.     completely valid. The employee is truly off that day.
  663.  
  664.       29) Press: <Esc> <Enter> <M>.  You should now have activated the
  665.     Managers Report option, and if you look quickly, the  program is telling
  666.     you it is analyzing the data needed for the report. Once completed the
  667.     program will ask you if you wish to output to the Printer or File.
  668.  
  669.       30) Press: <P> or <F> as you wish. If you choose to go to a file, the
  670.     report is put into a file called, what else, REPORT. Look over the report
  671.     to see what type of information it contains. The report might not be
  672.     useful for everyone.
  673.  
  674.       31) Press: <Esc>. You are now back at the Main Menu. Imagine what you
  675.     have just accomplished, you have created a schedule without even typing in
  676.     a single piece of information in the schedule!
  677.  
  678.  
  679.         For more information about the automatic scheduling, refer to the
  680.     "Automatic Scheduling Feature Information" included in this tutorial.
  681.  
  682.  
  683.                       Printing without Verification
  684.  
  685.  
  686.         Printing the schedule need not involve the verification procedure
  687.     described above. There may be several reasons why the schedule may not be
  688.     completely "correct" and you wish to leave the schedule as is.
  689.  
  690.         You may wish to skip the following section if you successfully
  691.     completed the previous section.
  692.  
  693.  
  694.        1) From the Main Menu: Press: <O> <N>. You are now asked if you wish to
  695.     print. You may answer Yes, No, All. If you choose All, then all the
  696.     schedules in the current directory will be printed, without verification.
  697.     Make sure that your printer is turned on for the next step.
  698.  
  699.        2) Press: <Y> <Enter> <Enter>. Printing will start after the schedule
  700.     sorting has completed. Once printing has completed, look over the output.
  701.     Notice how the employees are all in alphabetical order. And, as they say
  702.     in the old Ginsu knife commercials, but wait! there's more!! Find an
  703.     employee that is listed twice, and then look over the time fields for both
  704.     Jobs. Notice how some fields have an "Other Job" indication. The program
  705.     has scanned the schedule before printing and found all Employees working
  706.     more than one job. It then looked to see which Job the employee was
  707.     working for each day. For the Job the employee is not working at, the
  708.     "Other Job" indication was given. Therefore, any "OFF" indication is
  709.     completely valid. The employee is truly off that day.
  710.  
  711.        3) Press: <Esc> <Enter> <M>.  You should now have activated the
  712.     Managers Report option, and if you look quickly, the  program is telling
  713.     you it is analyzing the data needed for the report. Once completed the
  714.     program will ask you if you wish to output to the Printer or File.
  715.  
  716.       30) Press: <P> or <F> as you wish. If you choose to go to a file, the
  717.     report is put into a file called, what else, REPORT. Look over the report
  718.     to see what type of information it contains. The report might not be
  719.     useful for everyone.
  720.  
  721.       31) Press: <Esc>. You are now back at the Main Menu.
  722.  
  723.  
  724.                  Other features in SupremeSched
  725.  
  726.  
  727.         There are numerous other features present in SupremeSched which can
  728.     not be fully described here since they would take up too much room in a
  729.     short tutorial. We hope that you have a better idea of what SupremeSched
  730.     can do, and how useful it is. Not to mention how extremely user friendly
  731.     the interface is.
  732.  
  733.         To get an idea of the full power of SupremeSched, review all the Help
  734.     topics available. To do so, use the following steps:
  735.  
  736.       1) Press: <H> or <Alt-F1> from the Main Menu. Choose a Help topic and
  737.     press <Enter> to view it.
  738.  
  739.       2) When you are finished looking through the topic, Press: <F1>. You are
  740.     now back at the Help Topic Index. Choose another topic and press <Enter>.
  741.     Repeat this step until you are finished.
  742.  
  743.  
  744.         Feel free to try any function within the demo program. All features
  745.     are active with only the limitations described at the beginning of this
  746.     tutorial being present. For further information regarding SupremeSched,
  747.     please refer to the last page of this tutorial, or contact the person you
  748.     received this demonstration disk from.
  749.  
  750.  
  751.               Information on the Automatic Scheduling Feature
  752.  
  753.  
  754.         How exactly can SupremeSched create a schedule for you? Well, the
  755.     exact methods are "confidential", but  some information will be useful for
  756.     when you invoke the feature:
  757.  
  758.  
  759.         1) The ASF (Automatic Scheduling Feature) will scan the Employee file
  760.     for the first valid employee it can find. Since you are able to Sort the
  761.     Employee file, the exact employee found may change. The ASF doesn't care
  762.     who the employee is, or in what order they might appear in the Employee
  763.     file. Therefore, running the ASF with the Employee file sorted in Last
  764.     Name order, and then with the Employee file sorted in Code number order
  765.     might produce two completely different, yet valid, results.
  766.  
  767.         2) When the ASF schedules, it schedules the Jobs in descending order
  768.     of preference levels. In other words, a Job with preference level 9 is
  769.     scheduled first, while one  with level 1 is scheduled last.
  770.  
  771.         3) The ASF will determine when an Employee is off and will try to find
  772.     another Employee that is eligible to work for that job at that time. If no
  773.     such employee is found, the ASF will return a failure. Otherwise it will
  774.     schedule the newly found employee to work for that Job on that Day.
  775.  
  776.         4) The ASF is smart enough to know that you do not want ten different
  777.     employees scheduled for only one day of the week. Therefore if an Employee
  778.     has been partially scheduled (in other words is filling in for an Employee
  779.     who is off), that Employee will be the ASF's first choice when it needs
  780.     another employee to fill some Job. As long as that employee is eligible,
  781.     they will be used before anyone else.
  782.  
  783.            However, this produces some strange results. You may have an
  784.     employee with a preference code of 9 scheduled to be say, a Cashier
  785.     (preference level 9) for Monday only. In other words, that employee is
  786.     filling in for one that is OFF on Monday. Then, say the next Job to be
  787.     scheduled is that of a Sweeper (preference level 3). The employee who was
  788.     scheduled to be a Cashier on Monday is now the ASF's first choice to fill
  789.     the Sweeper position, and will be scheduled for that Job. While you as
  790.     employer have no problem with that, the employee might be slightly
  791.     offended at having to do such a "menial" task.
  792.  
  793.            What if there was a Job after the Sweeper that had a higher
  794.     preference level? That is impossible since the ASF schedules in descending
  795.     Job preference order.
  796.  
  797.  
  798.  
  799.         The ASF is not smart enough to realize when it produces an outrageous
  800.     schedule where an employee with a high preference level is scheduled for
  801.     three different Jobs with preference levels ranging from high to low. In
  802.     most cases the employee would rather be OFF than to do those "other" Jobs.
  803.     However, if the ASF doesn't fail, you have a guaranteed perfect schedule.
  804.     (Well guaranteed is all relative. If you have not set up the program
  805.     correctly, and that means the Job preference levels, the Employee
  806.     preference levels, Start and End times etc, the program may not produce a
  807.     good schedule no matter what!)
  808.  
  809.         Whether or not you choose to use the ASF produced schedule, you at
  810.     least have a better basis to start from than you did before. Also, if you
  811.     ask the ASF to use other locations, you will know which employees are
  812.     still available  to fill certain Jobs.
  813.  
  814.  
  815.  
  816.                     Getting more information on SupremeSched
  817.  
  818.  
  819.         If you are interested in learning more about our corporate site
  820.     licenses for SupremeSched, or wish to obtain your own personal copy,
  821.     please write to:
  822.  
  823.                         SupremeSoft
  824.                         105 Deerfield Drive
  825.                         Easton, CT 06612
  826.                         (203) 261-7510
  827.  
  828.  
  829.         As of 07/17/91, SupremeSched's price is US $100.95.
  830.  
  831.  
  832.         Please include your Name, Address, Telephone Number, where you
  833.     obtained this demo version from, the Tag ID that appears on the opening
  834.     screen, and what you would like further information on.
  835.  
  836.  
  837.         There is also a file on the demonstration disk called ORDER.DOC. Print
  838.     this out by typing: "Print order.doc" <Enter>. This is the order form you
  839.     should use if you wish to receive own copy of SupremeSched.
  840.  
  841.         Please be sure to include the Tag ID, otherwise we won't know who to
  842.     thank for spreading the message about SupremeSched.
  843.  
  844.  
  845.         SupremeSched was designed to be a generic program, it will can be
  846.     made to adapt to any business. However, if you feel that you need certain 
  847.     specific features, we are more than happy to do any tailoring necessary 
  848.     for your business. Give us a call!
  849.  
  850. ----------------------------------------------------------------------------
  851. SupremeSched is (c) Copyright 1990-1991 by SupremeSoft, All Rights Reserved.
  852. -----------------------------------------------------------------------------
  853.