home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / database / reflexex.zip / 123ASCII.DOC next >
Text File  |  1986-06-24  |  5KB  |  141 lines
  1. EXPORTING REFLEX DATA INTO LOTUS 1-2-3 OR SYMPHONY
  2.  
  3.  
  4. 1.   Run REFLEX2.
  5.  
  6. 2.   Choose REPORT.
  7.  
  8. 3.   Retrieve the REFLEX file that you want to export.
  9.  
  10. 4.   Create a Report Design with the following characteristics:
  11.  
  12.      A.   Every Reflex field that you want exported to Lotus must 
  13.           be  placed side-by-side on the first row of the  Report 
  14.           Design.
  15.  
  16.      B.   Leave  a  blank space between each Reflex field in  the 
  17.           Report Design.   
  18.  
  19. 5.   If you have a Reflex field that has a DATE type and you  want 
  20.      the  date  field  to  be a LOTUS Date field  then  enter  the 
  21.      following  formula  in  your Report Design  where  you  would 
  22.      normally enter the Reflex Date field.
  23.  
  24.      =@DAYSBTWN(@DNULL, DATE) + 1
  25.  
  26.      Where  'DATE' is the name of your date field in your  REFLEX 
  27.      database.   This  converts  your Reflex date into  a  Julian 
  28.      number which is subsequently used by Lotus.
  29.  
  30. 6.   Choose VARIABLE WIDTH from the ATTRIBUTE Menu.
  31.  
  32. 7.   Select each item on your single row Report Design,  press F10      
  33.      and choose WIDE AS NEEDED.
  34.  
  35. 8.   Choose FORMAT from the ATTRIBUTE Menu.
  36.  
  37. 9.   Select  each  Numeric or Integer field on  your  single  row      
  38.      Report Design,  press F10 and choose General as the  Display 
  39.      Format.
  40.  
  41. 10.  Choose EXPORT from the ATTRIBUTE Menu.
  42.  
  43. 11.  Select  each  TEXT  or REPEATING TEXT item  on  your  Report  
  44.      Design, press F10 and choose QUOTES.   
  45.  
  46. 12.  Choose Change Printer Settings from the Print/File Menu  and      
  47.      set the following parameters:
  48.  
  49.      Output: To Disk File                
  50.      Left Margin: 0
  51.      Right Margin: 254
  52.      Top/Bottom Margin: 0
  53.      Print With Page Breaks: No
  54.  
  55.  
  56.  
  57. 13.  Select  the  cell next to the 'To Disk File' check  box  and      
  58.      enter  a file name.   This will be the file that you  import 
  59.      into Lotus.
  60.  
  61. 14.  Select the PRINT box.
  62.  
  63. 15.  Exit the Report View.
  64.  
  65. 16.  Exit REFLEX2 back to DOS.
  66.  
  67. 17.  Make  sure the file you created in steps 1 through 14  above      
  68.      is located in your default Lotus directory.
  69.  
  70. 18.  Run Lotus 1-2-3 or Symphony.
  71.  
  72. 19.  Choose  the  File  Command.  (If using  Symphony,  open  the      
  73.      Services Menu).
  74.  
  75. 20.  Choose the Import Command.
  76.  
  77. 21.  Choose the Numbers Command.  (If using Symphony,  choose the 
  78.      Structured   Command).   Lotus   will  display  a  list   of           
  79.      all  files  in the default directory that have a  .PRN  file 
  80.      name  extension.   The  file you created  using  the  Reflex 
  81.      Report View should be listed.  If the file is not listed you 
  82.      will have to change the Lotus directory and try again.
  83.  
  84. 22.  Choose  the  file.   Lotus  will  read  the  file  into  the      
  85.      worksheet.
  86.  
  87. 23.  Format  any Julian number columns into Lotus dates using the 
  88.      Lotus Format command.
  89.  
  90. TRICKS/TRAPS
  91.  
  92. If  you are exporting records that contain NULL (Blank) values in 
  93. a Numeric,  Integer,  or Date field you need to add the following 
  94. steps:
  95.  
  96. Do these steps BEFORE completing Steps 1 - 23 above:
  97.  
  98. 1.   Run  Reflex.   Retrieve  the database that is  going  to  be      
  99.      exported.
  100.  
  101. 2.   Choose FIELD & SORT SETTINGS from the RECORDS Menu.
  102.  
  103. 3.   Select  the  Formula Cell for each Integer or Numeric  field      
  104.      and enter the following:
  105.  
  106.      -32767
  107.  
  108.      this  will cause the number -32767 to display in all  Reflex 
  109.      records  only  where a null value had previously  displayed.  
  110.      Actually  any number can be used.   If you don't care  about 
  111.      the  difference  between  the number 0 and a  Null  or  non-
  112.      existent  number,  you can use 0 instead  of  -32767.   This 
  113.      number will serve as a place holder in your export file.
  114.  
  115.  
  116. 4.   Select  the Formula Cell for each Date field and  enter  the      
  117.      following:
  118.  
  119.      1/1/00
  120.      
  121.      This  will  cause the date 1/1/00 (or January  1,  1900)  to 
  122.      display where a null date value displayed before.
  123.  
  124. 5.   Save  your database to a temporary file name.   You will use 
  125.      this  file in the Reflex Report View to create  your  export 
  126.      file.
  127.  
  128. 6.   Follow steps 1- 23 above.
  129.  
  130. Do these steps after completing steps 1 - 23 above:
  131.  
  132. 7.   For each column of numbers that has one or more place holder 
  133.      values you should delete the values.
  134.  
  135. 8.   For  each column of dates that has one or more place  holder 
  136.      values you should delete the values.   
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.