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Text File  |  1991-01-25  |  19KB  |  420 lines

  1.  
  2.  
  3. DATACAL PLUS   -   NEW FEATURES   -    VERSION 3.0
  4. --------------------------------------------------
  5.  
  6. **********************************************************************
  7. * Redesign Of Database Pull Down Menu
  8.  
  9.   The Database Menu has been shortened to help simplify the appearance
  10.   of this pull down.  All of the previous features are still available
  11.   but you must select option # 6 (Database Sub-Menu) to access them.
  12.  
  13. **********************************************************************
  14. * Width Of Company & Street Fields :
  15.  
  16.   The width of the Company & Street fields have been increased from
  17.   30 characters wide to 35.  Only first thirty characters are
  18.   displayed on the screen but if you continue typing past that limit
  19.   the field will scroll to the left to accomdate the extra five
  20.   characters.  A flashing Plus "+" sign will appear just to the right
  21.   of the field letting you know that there is information that you
  22.   can not see.  This will also occur in the State field.
  23.  
  24.   If you have need to view the hidden characters, press EDIT, go to
  25.   the field and use your right arrow to pan over.
  26.  
  27.   Because the Company field is an important one that helps create
  28.   the link between various files, changes were also made to the
  29.   following Databases.
  30.  
  31.  
  32.     Customer.dbf,   Invoice.dbf,    Payment.dbf,    Comments.dbf
  33.  
  34.   This requires that this version of Datacal be used ONLY with the
  35.   proper file structures.  If you have a succesful conversion, this
  36.   will be done for you.
  37.  
  38. **********************************************************************
  39. *  Telephone Extension Field Added
  40.  
  41.    A telephone extension field has been added to the Customer database
  42.    file.  It is a four character (9999) wide field that can accept
  43.    both numbers and letters.
  44.  
  45.    The extension does not effect telephone dialing in any way.  It  has
  46.    been added as a convenience to our users.  If you have need for 
  47.    extension longer than four characters, use one of your many user
  48.    definable fields.    
  49.  
  50. **********************************************************************
  51. *  Adding New Customer
  52.  
  53.   You can now ADD a new customer while you are in the EDIT Customer Mode.
  54.   This means you no longer have to leave EDIT to enter a new client. A
  55.   side benifit to this is that you can also CARRY OVER information from
  56.   a previous customer onto the newly created record.
  57.   
  58.   For Example:  You have multiple Contacts at XYZ Company and you want
  59.                 to ADD a new one for the same company. First FIND XYZ
  60.                 Company and have it displayed on your screen.  Select
  61.                 the ADD option at bottom of screen.
  62.                      
  63.                 The program will ask if you want to CARRY OVER Displayed
  64.                 information.  If you say (Y)ES, the Company Name, Address
  65.                 Phone & Code will be copied to the new record.  The First
  66.                 and Lastname is left intentionally blank since Datacal will
  67.                 not allow a duplicate record to exist. A duplicate record
  68.                 is one in which the Company Name plus Last Name exactly
  69.                 matches another record in your file.
  70.                      
  71.   Another benifit to ADDing customers from the EDIT screen is that sometimes
  72.   you may want to check if they already exist in your files. You first try to
  73.   find them and if they are not found, just press 'A' and ADD the new record.
  74.                      
  75.  
  76.  
  77. **********************************************************************
  78. * Escape Key Throughout
  79.  
  80.   For the most part, your ESCape key will emulate the 'X' key when
  81.   sitting at any of the command line prompts.
  82.  
  83.   Many programs use ESCape to BACK OUT OF parts of the program to a
  84.   higher level and has been added here for compatiblity sake.
  85.  
  86. **********************************************************************
  87. * Yes/No vs. True/False
  88.  
  89.   All Yes/No questions expect to have a 'Y' or an 'N' typed in for
  90.   their response.  Previous versions would say (T/F) for True/False.
  91.   Even though our users have quickly adapted to the T/F senario, we
  92.   felt it time to make this change for the peace of mind of ever
  93.   growing number of users.
  94.  
  95. **********************************************************************
  96. * Criteria Selection
  97.  
  98.   Criteria Selection or Filtering has been completely revamped.  It
  99.   marks what may be the most significant change to version 3.0 .
  100.  
  101.   Whenever you request to print a report or send a form letter etc. to
  102.   a group of people you'll be presented will the new Criteria
  103.   Selection procedure.
  104.  
  105.   Datacal field names will appear in a scrollable window.  You'll
  106.   scroll to the desired field and press Enter.  Next a window will
  107.   appear to allow you to select how you want this field to be matched
  108.   up with info you will type later (ie. Equal To , Greater Than etc.).
  109.  
  110.   Once you select let's say 'Equal To' you'll be able to enter what
  111.   you want the search to be equal to ( ie.  Los Angeles).  If you
  112.   want to add new conditions to the same search you can choose 'AND'
  113.   or 'OR' and repeat the cycle when that window appears.
  114.  
  115.   It will make a lot more sense when you actually try it on your own.
  116.  
  117.   A big plus in this version is that you may now store a particular
  118.   search filter for later use.  You'll love doing this.  Previous
  119.   versions required a criteria selection sequence each time you wanted
  120.   a report, now you can print the report by selecting a saved filter
  121.   that you made weeks ago.  Try it, you'll see what we mean. Just make
  122.   sure you read the screen carefully.  Up to 99 filters may be saved.
  123.  
  124. **********************************************************************
  125. * Locate
  126.  
  127.   You can now (L)ocate a customer while at the Customer Input Screen
  128.   by almost any imaginable criteria.  Previously you could only find
  129.   a client by one of seven different ways:
  130.  
  131.   Company, Code, Lastname, ID Number, Zipcode, Follow-Up Date, Salesman
  132.  
  133.   The above fields used an Index to Find the records by jumping right
  134.   to it quickly.  Locate is simular but not quite as fast.  The
  135.   advantage of it is that you can use ANY field to create your search,
  136.   even a phone number.
  137.  
  138.   It uses the same criteria selection method as mentioned above.  It
  139.   took a lot of work to give you this, PLEASE use it!
  140.  
  141.   Locate can be selected by typing 'L' while at the command line in
  142.   the Customer Input Screen.
  143. **********************************************************************
  144.  
  145. * During Criteria selection if you select a date field as part of your
  146.   filter AND the date specified is Today's Date, Datacal will pop
  147.   up a window asking if you would like to use the New Date Feature.
  148.  
  149.   The new Date Feature will allow you to save a FLOATING Current Day's
  150.   Date as part of your criteria.
  151.  
  152.   For Example:  Let's say you often print letters or reports for
  153.                 people whose Follow-Up Date is equal to Today.
  154.                 Normally you would have been forced to go through
  155.                 the entire criteria selection each time because
  156.                 your saved criteria would have a HARD CODED & FIXED
  157.                 DATE in it (ie.  12/14/90) .
  158.  
  159.                 By using the new feature everything about your filter
  160.                 would remain the same except it will now be smart
  161.                 enough to know to use TODAY's current date, whatever
  162.                 that date happens to be. It will read your computer's
  163.                 clock and use that date as part of the filter.
  164.  
  165.  To Use New Date Feature:  Proceed with your criteria selection as
  166.                            normal.  Enter in Today's Date for a Date
  167.                            field selection.  Datacal will sense that
  168.                            this particular filter may be a candidate
  169.                            for the Floating Date Feature and will POP
  170.                            UP a Box to allow you to choose what you
  171.                            want to do.
  172.  
  173.                            Any dates entered other than today's date
  174.                            will have no effect on the proceedings.
  175.  
  176.                            NOTE: Make sure you save the filter for
  177.                            future use or you would have lost the whole
  178.                            point of it.
  179.  
  180.  
  181.  
  182. **********************************************************************
  183.  
  184. *  Phone Dialer & Automatic Comments:
  185.  
  186.    Previous versions of Datacal would always update your Comments
  187.    database with the message "Call Made Using Dialer" as well as the
  188.    date of the call.  For some people this proved to be a great
  189.    feature. It saved extra keystrokes by the user.
  190.  
  191.    However some people use the phone system in Datacal so much or use
  192.    comments in a particular way that this automatic updating was an
  193.    undesired annoyance.
  194.  
  195.    Version 3.0 provides a way to eliminate the unwanted comment
  196.    entries. When you run DATACAL SETUP you'll be asked if you would
  197.    like to have your comments updated with phone calls.  Answer NO if
  198.    you do not and YES if you do.
  199.  
  200. **********************************************************************
  201. * Accessing Comments When Phone Call is Made
  202.  
  203.   If you use Function Key <F-2> to call a customer a popup screen will
  204.   appear to let you update the LAST CALL field.  You may now also
  205.   press the letter 'C' to do the update and immediately bring up your
  206.   comments.  When you return from Comments, you may then update the
  207.   Follow-Up date in the normal fashion by using the arrow keys.
  208.  
  209.   Some of our users felt this method would be in tune with they way
  210.   they actually do business.  1 - Make the call, 2 - Enter a Comment
  211.   3 - Enter a Follow-Up date after the conversation is over.
  212.  
  213. **********************************************************************
  214.  
  215. * Single window in MailMerge & numbers for choice instead of scroll
  216.  
  217.   By popular demand we have returned to selecting one of the forty
  218.   Mail-Merge letters by choosing the number of the letter.  In reality
  219.   this method does make more sense and is quicker than scrolling
  220.   through the list and hitting return.
  221.  
  222.   It also makes it easier to select a particular letter using the
  223.   built in macro feature in Datacal.
  224.  
  225.   The duplicate view of letters in two windows was found to be
  226.   unnessary an has been removed.
  227.  
  228. **********************************************************************
  229. * Printing MailMerge to Single Person & several Name Matches are Found
  230.  
  231.   If you wanted to print a Form Letter to Ben Jackson and you had
  232.   several Jacksons in your database, Datacal would find the first
  233.   Jackson and print the letter.
  234.  
  235.   Now Datacal will pop-up a box with all of the Jacksons in a
  236.   scrollable window.  You can then scroll down to the appropriate
  237.   individual, hit return and have the letter printed.
  238.  
  239.   We were surprised that none of our users called to let us no this
  240.   could be a potential problem.  This new change was made due to our
  241.   own in house use.  We think you'll really appreciate it.
  242.  
  243.   This new feature will work for both finding Company names & Last
  244.   names.
  245.  
  246. **********************************************************************
  247. * Creating Form Letters is Performed in A Word Processsing Window
  248.  
  249.   The creation of Form Letters (Mail Merge) is now performed in a more
  250.   Word Processing type of window.  This means that your text will wrap
  251.   when you reach the end of the line and you may scroll through your
  252.   text much more easily.
  253.   
  254.   You can create up to 3 pages for a form letter.  This section is very
  255.   similar to the way the notepad has always worked.
  256.      
  257.  
  258. **********************************************************************
  259. * Run Your Own Word Processor
  260.  
  261.   You may now access your own word processor from within Datacal Plus.
  262.   A sixth choice has been added to the NOTEPAD pull down menu called:
  263.   'Run Your Own Word Processor'.
  264.  
  265.   To accomplish this, you or your consultant will have to create a
  266.   batch file in the Datacal directory that contains the DOS commands
  267.   to run your text editor.
  268.  
  269.   A sample of such a batch file is listed below.
  270.  
  271.       WP.BAT   ->  d:              //log on to drive D
  272.                    cd\wp           //change to Word Perfect directory
  273.                    wp              //start the program
  274.  
  275.   Only the commands under the d: above are actually placed in the
  276.   batch file.  Use your editor to create this file.
  277.  
  278.   Datacal will check to see if a file called WORDPROC.MEM is located 
  279.   on the disk.  If it is NOT found (the way it will be the first time you   
  280.   select this option), it will ask you for the name of the batch file that  
  281.   loads your word processor.  Simply type it in.
  282.  
  283.   The next time you select this option it will attempt to follow the 
  284.   commands located in the batch and run your program.  When you are done using
  285.   the editor you will be returned to Datacal Plus.
  286.  
  287.   Computers with lots of Expanded Memory will find this whole process
  288.   is quite fast.  Others will have to wait for a few moments while Datacal's  
  289.   memory image is store to disk.
  290.  
  291.  
  292. **********************************************************************
  293. * Run Outside Program
  294.  
  295.   Similar to the statements above, you can run almost any Outside program
  296.   from within Datacal.  Function Key F-6 has been designed to read a Batch
  297.   File perform those actions.
  298.  
  299.   To accomplish this, you or your consultant will have to create a
  300.   batch file in the Datacal directory that contains the DOS commands
  301.   to run your program.
  302.  
  303.   A sample of such a batch file is listed below.
  304.  
  305.      123.BAT   ->  C:              //log on to drive C
  306.                    cd\123          //change to 123 directory
  307.                    123             //start the program
  308.  
  309.  
  310. **********************************************************************
  311. *  Deleting Customer & Invoice Records
  312.  
  313.   When you delete Customers from the Client Input Screen those records
  314.   still exist but you can not see them.  They also continue to take
  315.   up space on your hard drive.
  316.   
  317.   To Permanently remove them from your file and free up disk space you
  318.   must select the option "DELETE UNWANTED RECORDS" from the Database
  319.   Pull Down Menu.  You'll be given a list of the records marked for 
  320.   deletion and one last chance to recover particular records if you select
  321.   to do so.  This feature was always available in prior releases of Datacal.
  322.   
  323.   A new feature for this version is the ability to Mass Delete a Group of
  324.   Invoices using criteria selection.  For example, if your company creates
  325.   a lot of invoices and you fear disk space may become a problem, you could
  326.   delete all Invoices that have a Date Less Than Jan 1,1991 (ie.  < 01/01/91 ).
  327.   
  328.   If you select to do this you must remember that these invoices will be 
  329.   permanently removed from your file.  Associated Payments will also be
  330.   deleted.  We suggest some clear thinking before you do this.  There is
  331.   no recourse.
  332.   
  333.   If you do mass delete a group of invoices  from the CURRENT YEAR, we
  334.   caution you to NOT use the recalculate procedure in the Sales Graph.  You
  335.   will wind up with a graph that is not accurate because the records that
  336.   it depends on have been deleted.
  337.   
  338. **********************************************************************
  339. * Balance Due On Invoices
  340.  
  341.   When you print an Invoice on Plain or Letterhead Paper the invoice
  342.   now displays two new items.
  343.  
  344.   Underneath the Grandtotal amount you'll notice a line that prints the
  345.   Amount Paid (including all payments) received on this invoice as well as
  346.   the Balance Due Amount on the succeeding line.
  347.  
  348.   This was done to accomodate our users who are using Datacal as a Point of
  349.   Sale system.  Previously you would have to send your customer a statement
  350.   to show any record of payments made.  This feature simply makes the invoice
  351.   more complete.  Statements are still better for the OVERALL picture while
  352.   this enhancement is nice for the singular one.
  353.  
  354. **********************************************************************
  355. * ID Number Field Can Now Contain Letters and Numbers
  356.  
  357.   The ID # field is a User Definable Field and may have been renamed
  358.   to something else like Membership #, Badge # etc.  In any event this
  359.   field was able to contain only numbers.  You may now use any combination
  360.   of characters you wish.
  361.   
  362.   This feature makes it much more flexible in the real world.  Remember this
  363.   is an Index Field (For Quick Finds).  Try to use it for fairly important
  364.   information because of it's added power (indexing).  Use other User
  365.   Definable Fields for less important information that you may not need to
  366.   quickly find.
  367.  
  368. **********************************************************************
  369. *  Pop-Up Calendar
  370.  
  371.    Previously you could only access the Calendar by going into that section
  372.    from the Main Menu.  Now you may enter appointments and notes on the 'FLY'.
  373.  
  374.    When you press ALT-F9 a browsing window of your notes will appear.  You can
  375.    ADD, EDIT or FIND notes from this window.  This features is available 
  376.     throughout most of the program.  We feel that this enhancement will increase
  377.    your usage of the the Calendar Section.    
  378.  
  379. ##########################################################################
  380. # Bug Fixes
  381.  
  382. # Previous versions contained a bug in the invoice section that would
  383.   only appear if an exact series of functions were entered.  The vast
  384.   majority of our users would never even incur this anamoly.
  385.  
  386.   The function sequence was:
  387.  
  388.      1.  While in the invoice section, find an invoice not belonging
  389.          to the company displayed on the top of your screen.
  390.  
  391.      2.  When the new company appears and the found invoice is
  392.          displayed, ADD a new invoice.
  393.  
  394.      3.  Datacal would incorrectly maintain the Company, Address &
  395.          Name information from the customer record you were sitting
  396.          on in step # 1 even though it displayed the correct info
  397.          on the screen.  This newly created invoice however would be
  398.          updated with the wrong data.  This occurs behind the scenes.
  399.  
  400.          If you printed the invoice you would notice that the wrong
  401.          company appeared on the invoice.  Because of this, erroneous
  402.          sales amounts could be attached to the incorrect account.
  403.  
  404.          This oversight has been corrected.
  405.  
  406.  
  407. #  A bug existed in the printing of Mailing Labels which caused the printing
  408.    to become somewhat misaligned.  This occured only when your files used
  409.    the Street 2 field in the Customer file.  This problem was not consistant
  410.    and hard to find, but has now been fixed.
  411.  
  412.    The same thing applies to ADDRESS PRINTING using ALT-A in the Customer
  413.    Input screen.
  414.     
  415.  
  416. #  Although not technically a bug, a true inconvenience was found when 
  417.    editing a Note Pad Memo.  If you pressed the ESCape key, you would lose
  418.     any changes that you most recently made.  The memo would revert back to
  419.     it's original state.  Now the ESCape key is turned off when editing a
  420.     Memo or Mail Merge Letter.