home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / w_2.zip / W-2.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-01-09  |  35KB  |  917 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.           
  5.           
  6.           
  7.           
  8.           
  9.           
  10.           
  11.           
  12.           
  13.           
  14.           
  15.           
  16.                                    DOCUMENTATION 
  17.           
  18.                                         FOR 
  19.           
  20.                                      W-2 WRITER
  21.           
  22.           
  23.           
  24.           
  25.                                     Version 2.01
  26.           
  27.           
  28.           
  29.           
  30.           
  31.           
  32.           
  33.           
  34.           
  35.  
  36.  
  37.           
  38.           
  39.           
  40.           
  41.           
  42.           
  43.           
  44.           
  45.           
  46.                       Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  47.           
  48.                                  All Rights Reserved
  49.           
  50.           
  51.         
  52.          
  53.           
  54.           
  55.           
  56.           
  57.           
  58.           
  59.           
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.           W-2 WRITER Documentation - Page 2
  68.           
  69.           
  70.           
  71.           
  72.                             DOCUMENTATION FOR W-2 WRITER
  73.           
  74.           
  75.           
  76.           
  77.           
  78.                                       CONTENTS
  79.           
  80.                  
  81.                  
  82.                  INTRODUCTION TO W-2 WRITER ............................ 3
  83.                  
  84.                  REGISTRATION .......................................... 3
  85.                  
  86.                  DISCLAIMER ............................................ 4
  87.                  
  88.                  LICENSE ............................................... 4
  89.                  
  90.                  PRODUCT SUPPORT ....................................... 5
  91.                  
  92.                  VERSION HISTORY ....................................... 5
  93.                  
  94.                  HOW TO USE THIS DOCUMENTATION ......................... 6
  95.                  
  96.                  GETTING UP AND RUNNING ................................ 7
  97.                  
  98.                  ENTERING EMPLOYER INFORMATION ......................... 9
  99.                  
  100.                  ENTERING EMPLOYEE INFORMATION ......................... 9
  101.                  
  102.                  EDITING DATA .......................................... 10
  103.                  
  104.                  SORTING THE DATA FILE ................................. 11
  105.                  
  106.                  CLEARING EARNINGS RECORDS ............................. 12
  107.                  
  108.                  PRINTING W-2 FORMS .................................... 12
  109.                  
  110.                  PRINTING THE PAYROLL RECAP REPORT ..................... 13
  111.                  
  112.                  RETURNING TO SYSTEM ................................... 14
  113.                  
  114.                  
  115.                  
  116.           
  117.  
  118.  
  119.  
  120.           
  121.           
  122.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  123.                                  All Rights Reserved
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.           W-2 WRITER Documentation - Page 3
  133.           
  134.                              INTRODUCTION TO W-2 WRITER
  135.           
  136.           W-2  WRITER was written by Wieder Associates pc to help its  cli-
  137.           ents  summarize payroll information and print W-2 forms.  In  the 
  138.           process,  W-2 WRITER creates and uses a file called "W-2.DAT"  to 
  139.           store information needed to print the 1990  W-2 forms. W-2 WRITER 
  140.           can  also print a payroll recap report for use in  balancing  W-2 
  141.           forms.  The program allows entry and editing of employee  related 
  142.           payroll  information  and  can clear prior  year  payroll  dollar 
  143.           amount information so that new payroll information can be insert-
  144.           ed for the current year.
  145.           
  146.           W-2  WRITER  is designed for IBM compatible computers  using  DOS 
  147.           version 2.1 (or later) with an IBM or Epson compatible dot matrix 
  148.           printer.   The  program  is not designed to operate  on  a  laser 
  149.           printer.
  150.           
  151.           The program operates fairly well from a floppy diskette, but  the 
  152.           sorts  are somewhat slow.  The number of W-2 forms is limited  by 
  153.           the size of the floppy diskette.  About 300 W-2's can be  printed 
  154.           from a 360k floppy.  
  155.           
  156.           This Shareware version of W-2 WRITER contains all of the features 
  157.           of the Registered version except that it does not have the Regis-
  158.           tered Version's ability to individually summarize and recap wages 
  159.           and taxes withheld in more than two states or localities.       
  160.           
  161.           
  162.           
  163.           
  164.  
  165.  
  166.  
  167.           
  168.                                     REGISTRATION
  169.           
  170.           W-2  WRITER  is the sole property of Wieder Associates,  pc.  The 
  171.           Shareware  version, and ONLY that version, may be  freely  copied 
  172.           and  transferred to individual parties for  evaluation  purposes.  
  173.           The  Shareware version, and ONLY that version, may be  posted  on 
  174.           Bulletin Board systems (BBS) for electronic access as long as  NO 
  175.           FEE is charged for its distribution except for private BBS opera-
  176.           tions  that  charge a regular user  subscription  fee.   Computer 
  177.           information  services such as Compuserve (CIS), Genie, etc.,  are 
  178.           authorized  to  post  this product for  subscriber  access.   The 
  179.           Shareware  version of W-2 WRITER may NOT be distributed on  disk-
  180.           ette by any disk distributor/vendor that charges more than $10.00 
  181.           for  the diskette upon which the program and attendant files  are 
  182.           recorded without written consent from Wieder Associates pc
  183.           
  184.           
  185.           
  186.           
  187.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  188.                                  All Rights Reserved
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.           W-2 WRITER Documentation - Page 4
  199.  
  200.           
  201.           You may register W-2 WRITER by mailing your check or money  order 
  202.           for $25 to:
  203.           
  204.                                 Wieder Associates, pc
  205.                                  1810 - 79th Street
  206.                                 Des Moines, IA 50322
  207.                                           
  208.           
  209.           
  210.                                      DISCLAIMER
  211.           
  212.           Wieder Associates pc and James Wieder hereby disclaim all warran-
  213.           ties  relating  to this product, whether  expressed  or  implied, 
  214.           including without limitation any implied warranties of  merchant-
  215.           ability  or fitness for a particular purpose.  Wieder  Associates 
  216.           pc  and/or  James Wieder cannot and will not be  liable  for  any 
  217.           special,  incidental, consequential, indirect or similar  damages 
  218.           due  to loss of data or any other reason, even if Wieder  Associ-
  219.           ates pc and/or James Wieder or an authorized Wieder Associates pc 
  220.           and/or James Wieder agent has been advised of the possibility  of 
  221.           such  damages.  In no event shall the liability for  any  damages 
  222.           ever  exceed  the  price paid for the license  to  use  software, 
  223.           regardless  of the form and/or extent of the claim.  The user  of 
  224.           this program bears all risk as to the quality and performance  of 
  225.           the software.
  226.           
  227.           
  228.           
  229.  
  230.           
  231.           
  232.           
  233.                                        LICENSE
  234.           
  235.           W-2 WRITER is a Shareware product.  As such, it is made available 
  236.           to  the general computing public for evaluation.  Users  are  li-
  237.           censed to operate W-2 WRITER on their personal computers for  the 
  238.           purpose  of  test and evaluation on a trial basis for  a  limited 
  239.           trial period.  It is not possible to reasonably define any defin-
  240.           itive limits of a fair and equitable time period for  evaluation, 
  241.           therefore  it  is left to the user's judgment and sense  of  fair 
  242.           play as to the time required to make a decision as to its useful-
  243.           ness.  If the user decides the program is not of sufficient merit 
  244.           to  warrant purchase through registration with Wieder  Associates 
  245.           pc, the program should be removed from their personal computer.
  246.           
  247.           Otherwise, if the program is deemed useful and is in regular  use 
  248.           on the user's personal computer system, registration with  Wieder 
  249.           Associates pc is required.
  250.           
  251.           
  252.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  253.                                  All Rights Reserved
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.  
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.          W-2 WRITER Documentation - Page 5
  266.           
  267.           
  268.           Registered users are those users that elect to pay for W-2 Writer 
  269.           and  register that payment with Wieder Associates pc.  By  virtue 
  270.           of registration and payment for the program, registered users are 
  271.           granted  a  license to continue to utilize the program  on  their 
  272.           personal  computer  for  as long as they  choose.   This  license 
  273.           authorizes  the user to use the program on any personal  computer 
  274.           system  he or she may own so long as the program is  operated  on 
  275.           only one computer system at a time.
  276.           
  277.           This  Shareware  version of W-2 WRITER may be freely  copied  and 
  278.           passed  on to other individual users for their evaluation.   Disk 
  279.           vendors and/or distributors that desire to distribute W-2  WRITER 
  280.           must adhere to the distribution guidelines presented above.
  281.           
  282.           
  283.                                    PRODUCT SUPPORT
  284.           Registered  Users  may be able to receive  product  support  from 
  285.           Wieder  Associates  pc on Monday through Friday  from  9:00  a.m. 
  286.           C.S.T.  to 4:00 p.m. C.S.T. by calling (515) 255-5576.   Messages 
  287.           will  be  returned as soon as possible providing you  leave  your 
  288.           name,  phone number, a description of the problem you are  having 
  289.           and the W-2 WRITER registration number.  Long distance calls will 
  290.           be returned "collect".
  291.           
  292.           
  293.           
  294.           
  295.                                    VERSION HISTORY
  296.           
  297.                1.00 12/01/88  Issued original Shareware version
  298.           
  299.                1.01 12/11/88  Corrected alignment problem for IRS
  300.                                    forms.
  301.           
  302.                1.10 05/01/89  Revised to print 1989 W-2 forms.
  303.           
  304.                1.20 05/01/90  Revised to print 1990 W-2 forms.
  305.           
  306.                2.00 12/01/90  Increased file size to store all IRS
  307.                                    required data
  308.                               Added ability to handle continuous
  309.                               W-2 forms
  310.                               Added second locality and second state
  311.                                    capability to individual record-
  312.                                    keeping. 
  313.                               Improved Recap report.
  314.           
  315.                2.01 01/10/90  Corrected Employer data read when 
  316.                                    printing W-2 summary report.
  317.                               Minor cosmetic changes to input/edit
  318.           
  319.  
  320.  
  321.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  322.                                  All Rights Reserved
  323.  
  324.  
  325.  
  326.  
  327.  
  328.  
  329.  
  330.           W-2 WRITER Documentation - Page 6
  331.           
  332.  
  333.           
  334.           
  335.           
  336.                             HOW TO USE THIS DOCUMENTATION
  337.           
  338.           This  documentation contains a few conventions to make it  easier 
  339.           to  understand.   Keys to be pressed will normally  be  contained 
  340.           within  brackets <>.  For instance the word, <ENTER>,  refers  to 
  341.           the "enter" or "return" key normally used to designate the end of 
  342.           an  entry.  Likewise when you are instructed to press  <A>,  just 
  343.           press  the A key.  Do not enter the brackets.  Finally, the  word 
  344.           "enter"  indicates that when you have completed the  key  strokes 
  345.           called for, you must press the "enter" key to advise the computer 
  346.           that you are done entering a portion of data.  The word  "press", 
  347.           on  the other hand, means that only one key stroke is needed  and 
  348.           all you need do is briefly press the appropriate key to  complete 
  349.           the entry.  When the word "press" is used, the computer does  not 
  350.           expect you to follow a key stroke with enter.  Should you "press" 
  351.           enter,  the  computer  will interpret that as  the  expected  key 
  352.           stroke,  responding  accordingly.  Sometimes that  produces  some 
  353.           strange results:  
  354.           
  355.                EXAMPLE:  The computer only expects one key stroke  for 
  356.                all  main  menu selections.  If you were to  press  <2> 
  357.                from the main menu and then immediately press  <ENTER>, 
  358.                the computer will first read the "2" and then take  you 
  359.                to the edit record portion of the program, next  asking 
  360.                you to "enter" a record number.  Since the next charac-
  361.                ter  the  computer  reads  is  the  enter  you  already 
  362.                pressed, the computer interprets that as the end of  an 
  363.                "entry".   In  the  record entry portion  of  the  edit 
  364.                program, when the computer receives no record number to 
  365.                be  edited, the computer returns you to the  main  menu 
  366.                again.  
  367.           
  368.           The concept of "pressing" keys and "entering" data may take  some 
  369.           getting  used  to  at first.  Just take your time  and  read  the 
  370.           screen  until  you are accustomed to the  program.   The  "press" 
  371.           option is in W-2 WRITER to save you time.  Once you become famil-
  372.           iar with the program you will appreciate the time savings provid-
  373.           ed by "pressing" single key stroke responses.
  374.           
  375.           
  376.           
  377.           
  378.           
  379.           
  380.           
  381.  
  382.           
  383.           
  384.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  385.                                  All Rights Reserved
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.           W-2 WRITER Documentation - Page 7
  397.  
  398.           
  399.                                GETTING UP AND RUNNING
  400.           
  401.           Most  bulletin boards distribute W-2 WRITER in its archived  form 
  402.           (usually  in a W-2.ZIP file).  The W-2 WRITER files must  be  ex-
  403.           tracted  from  "W-2.ZIP" before they can be used.  The fact  that 
  404.           you  are reading this file may indicate that extraction has  been 
  405.           accomplished.   If  not,  use PKWARE's  fine  Shareware  product, 
  406.           PKUNZIP to extract the W-2 WRITER files.  If W-2 WRITER is  going 
  407.           to be used only a few times a year, users can save room on  fixed 
  408.           disks  by  transferring extracted W-2 WRITER files  to  a  floppy 
  409.           diskette.  
  410.           
  411.           W-2.ZIP  contains  the six files on the W-2  WRITER  distribution 
  412.           diskette: 
  413.           
  414.                W-2.DOC        -    This file
  415.                README.1st     -    A brief installation message
  416.                W-2.EXE        -    The main W-2 WRITER program.
  417.                FILESORT.EXE   -    Used by the main W-2 WRITER program.
  418.                EMPLOYER.DAT   -    Stores employer information
  419.                INSTALL.EXE    -    Installs W-2 WRITER on fixed disks.
  420.           
  421.           
  422.           
  423.           
  424.           
  425.           
  426.           
  427.           
  428.  
  429.           
  430.           
  431.           FLOPPY DISK INSTALLATION:
  432.           
  433.           The W-2 WRITER programs operate very well from a floppy diskette, 
  434.           but  the  sorts are somewhat slower than on a  fixed  disk.   The 
  435.           number  of W-2 forms that can be printed from a  floppy  diskette 
  436.           depends on the size of the floppy diskette.  About 100 W-2's  can 
  437.           be  printed from a 360k floppy containing the W-2 WRITER  program 
  438.           files.   Each additional 100 employees can require about 125K  of 
  439.           additional storage and working space.  
  440.           
  441.           To  install W-2 WRITER on a floppy diskette, just  copy  W-2.EXE, 
  442.           FILESORT.EXE and EMPLOYER.DAT to a formatted floppy diskette.  Be 
  443.           sure  to  make the drive containing the W-2 WRITER  programs  the 
  444.           default  drive (see below).  The W-2 WRITER  program will  create 
  445.           the other files it needs.
  446.           
  447.           
  448.           
  449.  
  450.           
  451.           
  452.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  453.                                  All Rights Reserved
  454.  
  455.  
  456.  
  457.  
  458.  
  459.  
  460.  
  461.  
  462.           W-2 WRITER Documentation - Page 8
  463.  
  464.           
  465.           FIXED DISK INSTALLATION
  466.           
  467.           The program, INSTALL.EXE, can be used to install W-2 WRITER on  a 
  468.           fixed disk.  The install program will prompt users for drive  and 
  469.           directory information and then transfer the W-2 WRITER files from 
  470.           the distribution diskette on a floppy drive to a fixed disk. 
  471.           
  472.           W-2 WRITER creates several of its own files including W-2 DAT, W-
  473.           2.BAK,  W-2.OLD and a file named EMPLOYER.DAT.  For that  reason, 
  474.           we  recommend  running W-2 WRITER from its own  directory  rather 
  475.           than from a directory containing other programs.  To install  W-2 
  476.           WRITER on a fixed disk:
  477.           
  478.           (1)  Place  the distribution diskette in a floppy  drive.   (This 
  479.           example  assumes A: is the floppy drive.  Replace A: with the  B: 
  480.           or whatever designation identifies the floppy drive being used.)
  481.           
  482.           (2)  Type:    A: <Enter>  to make the floppy  drive  the  default 
  483.           drive. 
  484.           
  485.           (3) Type:   INSTALL <Enter>
  486.           
  487.           The install program will confirm the drive and directory informa-
  488.           tion  and  then transfer W-2 WRITER programs after  creating  the 
  489.           appropriate directory on the designated target drive.
  490.           
  491.           
  492.           OPERATION:
  493.           
  494.           Operation of W-2 WRITER is relatively simple and straightforward.  
  495.           Almost all selection operations are accomplished through choosing 
  496.           a  menu  item, usually by entering the menu item's  code  number.  
  497.           Begin  by  entering the employer information.   Next,  enter  the 
  498.           employee information required for each W-2 to be printed.  Run  a 
  499.           recap  report and compare it to your payroll control  amounts  on 
  500.           the W-3 form and be sure that both tie to your 941 forms.   After 
  501.           everything checks out, you can print the W-2 forms.
  502.           
  503.           1. To use the W-2 WRITER program, turn on the computer and go  to 
  504.           a DOS prompt (A:> is a DOS prompt).  
  505.           
  506.           2. Make the disk drive and directory containing W-2 WRITER  files 
  507.           the default drive and directory. If you are using a floppy  disk-
  508.           ette in Drive A: for instance, type:
  509.           
  510.                               A:   <ENTER>
  511.                               CD \ <ENTER>
  512.                               W-2  <ENTER>
  513.           
  514.                                          or
  515.  
  516.  
  517.           
  518.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  519.                                  All Rights Reserved
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.  
  527.  
  528.           W-2 WRITER Documentation - Page 9
  529.           
  530.           
  531.           If  W-2 WRITER is on a fixed disk (for instance, on  the  PAYROLL 
  532.           Directory of Drive C:), type:
  533.           
  534.                               C:    <ENTER>
  535.                               CD \PAYROLL  <ENTER>.   
  536.                               W-2  <ENTER>
  537.           
  538.           4. Press <ENTER> to move from the Shareware license screen to the 
  539.           main menu.
  540.           
  541.           
  542.           
  543.           
  544.                             ENTERING EMPLOYER INFORMATION
  545.           
  546.                     
  547.           1. The first step is to use the Edit to create master information 
  548.           for the employer.  From the main menu, Press <E> .
  549.                     
  550.           2. Press <1> and then enter the Employer's name.  
  551.           
  552.           3. Press <2> through <9> and enter the appropriate information.  
  553.           
  554.           4.  If  you are deducting state taxes from more than  one  state, 
  555.           enter the name of the most frequently used state here.  You  will 
  556.           be  able  to  enter the name of the other  states  in  individual 
  557.           employee records.
  558.           
  559.           5. If you are deducting local taxes from more than one  locality, 
  560.           enter the name of the most frequently used locality here and then 
  561.           enter  the  name of the other localities in  individual  employee 
  562.           records.
  563.           
  564.           6.  If an employer data area is not applicable, press the  number 
  565.           anyway  and  then  press <ENTER> in order to  erase  whatever  is 
  566.           presently  in the EMPLOYER.DAT file for that menu  item.   EVERY-
  567.           THING IN THE EMPLOYER DATA FIELDS WILL PRINT ON THE W-2 FORMS!
  568.           
  569.           
  570.            
  571.                             ENTERING EMPLOYEE INFORMATION
  572.           
  573.           1.  Enter <1> to begin the input process.  Information  for  each 
  574.           employee  is entered on one of three screens.  The  first  screen 
  575.           contains  the  most common information about the  employee.   The 
  576.           second  screen contains less frequently used information and  the 
  577.           final screen provides information needed to indicate the type  of 
  578.           information contained in the W-2 for line 6 of the W-2 form.
  579.  
  580.  
  581.           
  582.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  583.                                  All Rights Reserved
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.  
  593.           W-2 WRITER Documentation - Page 10
  594.           
  595.           
  596.           2.  Enter the information called for on the first  screen.   Each 
  597.           time  you  enter an item, the cursor will move to the  next  data 
  598.           area.   If you have no information to enter, just press  <ENTER>.  
  599.           If the social security, state or local  wages  are different from 
  600.           the wages, tips  and  other compensation, enter that amount.   If 
  601.           they  are  the  same,  the  computer will  duplicate  the  amount 
  602.           entered  for wages.  You will be able to see the  duplication  on 
  603.           the edit screens.  
  604.           
  605.           3.  The second screen contains less frequently used  information.  
  606.           For that reason, you must select which of the data items you want 
  607.           to include by first entering the menu item code number and  then, 
  608.           when requested, entering the appropriate information.  Each  time 
  609.           you  enter information, the computer will display  the  corrected 
  610.           screen.     The  item numbers on screen two correspond  with  the 
  611.           item numbers on the W-2 Form.
  612.           
  613.           4.   The  third  screen contains information needed  to  "x"  the 
  614.           correct boxes on item 6 of the W-2 form.   To add (or  eliminate) 
  615.           an "x" to or from an area, press the code number corresponding to 
  616.           that  area.  If there is an "x" showing, it will be  erased.   If 
  617.           there  is  no "x" showing for that item, one will  be  displayed.  
  618.           When everything is correct on screen three, press <ENTER>.
  619.                     
  620.           5. Next the computer will again display all of the information on 
  621.           each of the three screens just entered so that you can "edit" the 
  622.           record and make any final corrections.  
  623.           
  624.  
  625.           
  626.           
  627.           
  628.                     
  629.           
  630.                                     EDITING DATA
  631.           
  632.                     
  633.           1. Press <2> while on the main menu.  
  634.                     
  635.           2.  The   computer  will ask you for a record  number.   You  can 
  636.           obtain  the  record  numbers by printing a  summary  recap.   The 
  637.           control  number  is the same as the record  number.   (The  first 
  638.           record  that represents employee W-2 information is record  #  2.  
  639.           Record # 1 is used as a control record.)  
  640.                     
  641.           3.  The  computer will next display information  for  the  record 
  642.           requested.  If  this is not the  correct  record,  press  <ENTER> 
  643.           three times and then enter the correct record number.
  644.           
  645.  
  646.  
  647.           
  648.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  649.                                  All Rights Reserved
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.  
  659.           W-2 WRITER Documentation - Page 11
  660.           
  661.           
  662.           4.  As before, information for each employee is displayed on  one 
  663.           of  three screens.  The first screen containing the  most  common 
  664.           information  about  the  employee;  the  second  containing  less 
  665.           frequently used information and the final screen providing infor-
  666.           mation  needed to indicate the type of information  contained  in 
  667.           the W-2 for line 6 of the W-2 form.
  668.                     
  669.           5.  To  correct any entry on either the first or  second  screen, 
  670.           enter  the  number of the item to  be corrected.    The  computer 
  671.           will then ask you to enter  the corrected information.  
  672.                     
  673.           6.  If everything on the screen is okay, press <ENTER> to  record 
  674.           the information on that screen and move to the next screen.  
  675.           
  676.           7. To add (or eliminate) an "x" from edit screen three, press the 
  677.           code number corresponding to the error to be corrected.  If there 
  678.           is an "x" showing, it will be erased.  If there is no "x" showing 
  679.           for the selected item, one will be displayed.  When everything is 
  680.           correct on screen three, press <ENTER>.
  681.           
  682.           8. After all three screens have been accepted, you will be asked 
  683.           to enter another record number.  You can return to the main menu 
  684.           at this time by either pressing <ENTER> or entering a <*>.  If 
  685.           you wish to edit another record, just enter the record number.  
  686.           Record numbers are the same as the control numbers on the recap 
  687.           report.
  688.           
  689.           9. To delete a record, enter <D> from the first edit screen.  The 
  690.           computer will redisplay the first screen and indicate that the 
  691.           record is to be deleted.
  692.                                                
  693.           10. If you deleted a record in error, you can  "undelete"  a 
  694.           record by entering <D> when the screen indicates that the record 
  695.           has been deleted.  Once the file has been sorted, all deleted 
  696.           information is lost.
  697.           
  698.           
  699.           
  700.           
  701.           
  702.                                 SORTING THE DATA FILE
  703.             
  704.           1. To sort the data file by name, press <5>.  
  705.                     
  706.           2. To sort the data file by social security number, press <6>.
  707.                     
  708.           3.  Records marked for deletion are discarded when the data  file 
  709.           is sorted.
  710.  
  711.  
  712.           
  713.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  714.                                  All Rights Reserved
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.  
  725.           W-2 WRITER Documentation - Page 12
  726.  
  727.           
  728.           4.  During  the sort, the unsorted file is renamed  "W-2.BAK"  so 
  729.           that  you  can restore the most recently unsorted  W-2.DAT  file, 
  730.           should you wish to do so.
  731.                     
  732.           5. To restore the unsorted W-2.DAT file, press <7> from the  main 
  733.           menu.  When you do so, the unsorted W-2 file will become  W-2.DAT 
  734.           and the sorted W-2 file will become W-2.BAK.
  735.           
  736.           
  737.           
  738.                               CLEARING EARNINGS RECORDS
  739.                     
  740.           1. To erase all employee dollar amounts included in the  earnings 
  741.           records, press <8> on the main menu.  After clearing is completed
  742.           a W-2 summary report is printed to assist in editing in new data.
  743.           You can skip printing the W-2 summary report by pressing <*>.
  744.                     
  745.           2. When you do so, the old records file is renamed "W-2.old"  and 
  746.           a new  W-2.DAT file is created.  Records marked for deletion  are 
  747.           discarded at this time.
  748.           
  749.           3. You can restore the W-2.OLD file by pressing <9> from the main 
  750.           menu.  When you do, the W-2.OLD file will be renamed W-2.DAT  and 
  751.           the W-2.Dat file will be renamed W-2.OLD.
  752.                    
  753.          
  754.           
  755.                                  PRINTING W-2 FORMS
  756.                     
  757.           WARNING:   Do not print W-2 forms until after the  Payroll  Recap 
  758.           Report  has   been printed,  its information  checked   and   its 
  759.           totals compared to test numbers and to drafts of the 941 and  W-3 
  760.           forms.
  761.           
  762.           The W-2 WRITER program is designed to use either the standard IRS 
  763.           W-2  forms or carbonless, continuous W-2 forms, one form  across.  
  764.           The  automatic printing mode should only be used with  continuous 
  765.           W-2 forms.
  766.           
  767.           Most dot matrix printers can only make three or four good copies.  
  768.           You  may find that you need to split the forms and run the  print 
  769.           program twice in order to get decent copies.
  770.           
  771.           
  772.           1.  ALIGN FORMS:
  773.                          
  774.                a.  Insert  a W-2 form into the printer.  Align  it  so 
  775.                that  the first line to be printed is over the  control 
  776.                number and the  left  margin  of the form (the   perfo-
  777.                ration) is in position 0.
  778.  
  779.  
  780.           
  781.  
  782.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  783.                                  All Rights Reserved
  784.  
  785.  
  786.  
  787.  
  788.  
  789.  
  790.  
  791.  
  792.  
  793.           W-2 WRITER Documentation - Page 13
  794.           
  795.           
  796.                b.  Press  <3>  on the main menu.  Then  press  <1>  to 
  797.                select individual form printing.
  798.                          
  799.                c. Enter <2> as the record number to be printed.
  800.           
  801.                d. The  computer will display the name of the employee.   
  802.           
  803.                e. If an incorrect record number was entered, press <*> 
  804.                to return to the record selection screen.  
  805.           
  806.                f.  Check the alignment of the W-2 form and then  press 
  807.                <ENTER>.  Adjust the form so that the control number is 
  808.                printing  just above the bottom line of W-2 box  1  and 
  809.                repeat  steps  3-5  until you are  satisfied  with  the 
  810.                alignment.
  811.           
  812.                g. Press <ENTER> to return to the main menu.
  813.           
  814.           
  815.           
  816.           
  817.           2. PRINT THE FORMS:
  818.           
  819.                a. Press <3> on the main menu.  
  820.           
  821.                b.  You will now have the option of printing forms  one 
  822.                at a time or have all forms printed automatically (with 
  823.                continuous W-2 forms).
  824.           
  825.                     i.  To print forms one at a time, press  <1>. 
  826.                     When requested, enter the first record number 
  827.                     to be printed.  The computer will display the 
  828.                     name  selected.  If the proper name  is  dis-
  829.                     played, check the printer to be sure that the 
  830.                     forms  are  still  aligned  and  then   press 
  831.                     <ENTER>  to print the w-2 form for  that  em-
  832.                     ployee.
  833.           
  834.                     ii.  If an incorrect record number  has  been 
  835.                     entered,  press  * to return  to  the  record 
  836.                     selection  screen.  Continue entering  record 
  837.                     numbers until all desired forms are  printed.  
  838.                     Press <ENTER> to return to the main menu.
  839.           
  840.           
  841.                                              or  
  842.           
  843.           
  844.  
  845.  
  846.           
  847.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  848.                                  All Rights Reserved
  849.  
  850.  
  851.  
  852.  
  853.  
  854.  
  855.  
  856.  
  857.  
  858.           W-2 WRITER Documentation - Page 14
  859.           
  860.           
  861.                     iii.  If you are using continuous W-2  forms, 
  862.                     press  <2> to print the entire series of  W-2 
  863.                     forms automatically.
  864.           
  865.           
  866.           
  867.                           PRINTING THE PAYROLL RECAP REPORT
  868.                     
  869.           1.  The Payroll Recap report lists all of  the  information  con-
  870.           tained in the W-2.DAT file and summarizes the totals.  
  871.                     
  872.           2. To print the report, first be sure that the printer has  paper 
  873.           and is on line.
  874.                     
  875.           3. Press <4> from the main menu.
  876.                  
  877.                     
  878.                    
  879.           
  880.                                  RETURNING TO SYSTEM
  881.                     
  882.           
  883.           When  you  are finished with W-2 WRITER activity,  press  <S>  to 
  884.           return to the main system.
  885.           
  886.           
  887.           
  888.           
  889.           
  890.           
  891.           
  892.           
  893.           
  894.           
  895.           
  896.           
  897.           
  898.           
  899.           
  900.           
  901.           
  902.           
  903.           
  904.           
  905.           
  906.           
  907.  
  908.  
  909.           
  910.           
  911.                        Copyright 1988-1991 by Wieder Associates pc
  912.                                  All Rights Reserved
  913.  
  914.  
  915.  
  916.  
  917.