home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware Overload / ShartewareOverload.cdr / busi / mmd.zip / MMD.DOC next >
Text File  |  1989-08-13  |  38KB  |  807 lines

  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                                 MakeMyDay
  19.  
  20.                           Time Management System
  21.                                Version 4.1
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.                            Copyright (C) 1986, 1989
  41.                         Universal Business Concepts, Inc.
  42.                              All Rights Reserved
  43.  
  44.                          TABLE OF CONTENTS
  45.  
  46.    Introduction ...............................................       1
  47.    What It Is .................................................       2
  48.    Getting Started ............................................       3
  49.      Floppy Disk System .......................................       3
  50.      Hard Disk System .........................................       3
  51.      How to Run ...............................................       3
  52.    Selecting Drive and Filename ...............................       4
  53.    File Naming Conventions ....................................       4
  54.    Paths ......................................................       4
  55.    General Usage ..............................................       5
  56.    Dates ......................................................       6
  57.    Calendar Display ...........................................       6
  58.    ID Fields ..................................................       6
  59.    Appointment Calendar .......................................   7 - 8
  60.    Job Scheduler ..............................................   9 -10
  61.    Expense Account Manager ....................................      11
  62.    Time Log ...................................................      12
  63.    Process Deletions ..........................................      13
  64.    Rebuilding Index Files .....................................      13
  65.    Site License Agreement .....................................      14
  66.    Order Form .................................................      15
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.                               MakeMyDay
  74.                        User's Maunal Addendum
  75.                             Version  4.1
  76.  
  77.  
  78. DAILY REMINDER REPORT
  79.  
  80. The Daily Reiminder Report, available from the Main Menu, combines items
  81. from the Appointment Calendar and Job Scheduler into one handy report.  In
  82. order to keep the appoinment listings as condensed as possible, a feature
  83. has been added that allows you to combine consecutive entries in the
  84. Appointment Calendar into one block.  Only the first line of the block will
  85. be printed in the description that shows on the Daily Reminder Report.
  86. Just put a double quotation mark ( " ) somewhere in the Appointment
  87. Description field, and it will be combined with the items directly above it.
  88. For example, if you have a one hour meeting scheduled you cold enter it as
  89. follows:
  90.  
  91. Time      ID                  Description
  92. ----      --                  ------------
  93. 8:00    WOMBAT        Meet with Kurt and Fred re: status of Wombat
  94.  
  95. 8:15    WOMBAT        " Project.  Decision to be made on what to
  96.  
  97. 8:30    WOMBAT        " about flagging Wombat sales.
  98.  
  99. 8:45    WOMBAT        "
  100.  
  101. The Daily Reminder Report would show this as:
  102.  
  103. 8:00 - 8:45          Meet with Kurt and Fred re: status of Wombat
  104.  
  105. The double quotation mark can appear anywhere on the descrption line.  Do
  106. not put a double quotation mark  on the first line of the appointment block.
  107.  
  108.  
  109.  
  110. COLOR SCREENS
  111. Color screens are now produced for color monitors.  MakeMyDay will also run
  112. on monochrome monitors.  Selection of monochrome or color mode is done
  113. automatically.
  114.  
  115. ID MASK
  116. In the Job Scheduler, Time Log or Expense Account Manager it is now
  117. possible to view selected ID key fields.  Once the desired key has been
  118. entered, only items whose ID fields match will be visible.  To restore
  119. visibility to all items, enter a blank field in the ID Mask.  Use the F6
  120. key to enter ID Mask keywords.  For example, if you were in the Expense
  121. Account Manager area and wanted to view only those records whose ID fields
  122. match "TRAVEL", you would press the F6 key, enter the word "TRAVEL" and
  123. press <ENTER>.  The screen will now show only "TRAVEL" items.
  124.  
  125.  
  126. JOB PRIORITIZATION
  127. The Job Scheduler Status field now has four states, (H)igh Priority, (L)Low
  128. Priority, (C)omplete and (D)elete.  The (I)ncomplete status state has been
  129. replaced with the (H)igh and (L)ow priority options.
  130.  
  131. STATUS MASK
  132. The Job Scheduler Status Mask now has four states, Off, (H)igh, (L)ow and
  133. (H/L). Use the Status Mask to view only the records that match the selected
  134. state.  For example, to view only (H)igh Priority items set the Status Mask
  135. to (H).  To change the Status Mask, press the F4 key repeatedly until the
  136. desired state shows, then press any other key (except F4) to return to the
  137. view window.
  138.  
  139.  
  140. ESCAPE KEY
  141. The escape key (Esc), can now be used to abort data entry screens and
  142. report request screens.  Press Esc at any time to abort the process and
  143. return to the previous screen.  Additionally, printer related critical
  144. errors are now trapped, allowing the printer to be turned off without
  145. the risk of abnormal program termination.
  146.  
  147.  
  148.                                                                            1
  149.  
  150.  
  151.                            INTRODUCTION
  152.  
  153.    MakeMyDay  is the copyrighted property of Universal Business Concepts.
  154.    You are granted a limited license to use MakeMyDay and to copy it
  155.    and distribute it provided that the following conditions are met:
  156.  
  157.    1) No fee may be charged for such copying and distribution.
  158.  
  159.    2) MakeMyDay may only be distributed in its original, unmodified state.
  160.  
  161.  
  162.  
  163.                       Universal Business Concepts, Inc.
  164.                           169 Edgewood Avenue
  165.                           Longmeadow, MA 01106
  166.  
  167.    You may not use this product on a regular basis without paying
  168.    a license fee of $39. Site and commercial distribution licenses are available.
  169.    Registered users will receive a printed User's Manual, the MMD Organizer
  170.    notebook and accompanying "Vest Pocket Utility" program, and "Time
  171.    Management Tips" publication.
  172.  
  173.  
  174.    A word about user supported software:
  175.  
  176.    It is extremely expensive to bring a new software product to market
  177.    in today's environment.  The user supported software concept (usually
  178.    known as shareware) provides a method whereby individual authors and
  179.    small companies can market their products without incurring staggering
  180.    advertising and promotional costs.
  181.  
  182.    The user benefits in two ways. First, the user may "test drive" the
  183.    product thoroughly before purchasing it and second, the user receives a
  184.    quality product of proven value at low cost.
  185.  
  186.    This concept can only work with your support. If you find that you are
  187.    still using MakeMyDay (or any other user supported software package)
  188.    after a couple of weeks, then it is obviously worth something to you
  189.    and you should send in the required registration fee.
  190.  
  191.                                                                             2
  192.                               WHAT IT IS
  193.  
  194.    MakeMyDay is a complete computerized Time Management system for
  195.    the IBM PC family of computers.  It is an Appointment Calendar, a
  196.    Job Scheduler, a Time Log and an Expense Account Manager. It can be
  197.    used to keep track of all of these things for one person, or for
  198.    several people. It makes use of your line printer to produce all
  199.    the worksheets and printed reports you need to organize your
  200.    business and personal schedule.
  201.  
  202.    The APPOINTMENT CALENDAR allows you to keep track of all of your
  203.    appointments, twenty-four hours per day.  It will handle individual
  204.    appointments or repeating appointments (first Tuesday of each month,
  205.    every Monday at 8 O' Clock, etc.).  You can view your appointments on
  206.    your computer monitor or get a printed report.
  207.  
  208.    The JOB SCHEDULER keeps track of your complete "to do" list, broken
  209.    down into the categories you assign.  It will remind you of everything
  210.    you have scheduled for yourself. Incomplete items are rolled forward
  211.    until you mark them as complete.  In addition, MakeMyDay will provide a
  212.    Work In Progress report for each category you assign. The next time the
  213.    boss suddenly wants to know "How do we stand on the Wombat project ?",
  214.    you'll be able to provide a complete printed list of every activity
  215.    involved- the day it was scheduled to be completed, and the day it
  216.    was completed along with everything that remains to be done.
  217.  
  218.    The EXPENSE ACCOUNT MANAGER keeps track of your expenses. You assign
  219.    the categories (travel, entertainment, hotel, etc.) under which each
  220.    item belongs.  You also specify the date and the amount, and whether
  221.    the item is a payment or reimbursement.  MakeMyDay keeps track of
  222.    everything and provides the account information you need, broken down
  223.    by the categories you assign.
  224.  
  225.    Finally, the TIME LOG keeps track of the time you've spent on each
  226.    client or project and provides the necessary documentation when you
  227.    want it.  Attorneys, accountants, consultants- anyone who needs to keep
  228.    a log of time spent- will find this feature useful.
  229.  
  230.  
  231.  
  232.                                                                            3
  233.                               GETTING STARTED
  234.  
  235.  
  236.  
  237.    The instructions in this section assume that you are familiar enough
  238.    with DOS to format disks and copy files from one disk to another and,
  239.    if you are using a hard disk system, that you know how to make and use
  240.    sub-directories.
  241.  
  242.    MakeMyDay requires that the following file be present on the default
  243.    disk drive and (optional) sub-directory:
  244.                 MMD.EXE
  245.  
  246.    MakeMyDay will automatically create and maintain all of the data files
  247.    it will use on the drive that you specify (this is explained further
  248.    later on).
  249.  
  250.  
  251.                           FLOPPY DISK SYSTEM
  252.  
  253.    If you will be running the program from a floppy disk system, first
  254.    prepare a blank formatted disk according to the instructions in your
  255.    DOS manual, then use the DOS COPY command to copy MMD.EXE onto
  256.    your newly formatted disk. If you have two floppy drives, format
  257.    a second floppy disk to hold the data files which MMD will create.
  258.  
  259.                            HARD DISK SYSTEM
  260.  
  261.    If you will be running MakeMyDay from a hard disk system, we recommend
  262.    that you first create a sub-directory to contain the system files and
  263.    data files and then copy MMD.EXE onto the new sub-directory.
  264.  
  265.                              HOW TO RUN
  266.    To run MakeMyDay, first select the drive and (optional) path on which
  267.    the MMD files reside, then type "MMD" <ENTER>. (Do not type the
  268.    quotation marks; <ENTER> means  press the Enter key).
  269.  
  270.    The program will begin by displaying the copyright notice. Press any
  271.    key to move on to the Main Menu.
  272.  
  273.    Each of the choices available on the Main Menu are covered in detail
  274.    elsewhere in this manual. If this is the first time you have run the
  275.    program, your first choice should be item "(E)Select new drive/filename",
  276.    which is covered on the next page.
  277.  
  278.    There are also three function key choices available at this point. The
  279.    first function key, F1, will provide on-line documentation explaining
  280.    what all of the other function keys will do, as well as other
  281.    information about the Main Menu.  Throughout the program, pressing the
  282.    F1 key will provide on-line help relative to the currently
  283.    displayed screen.
  284.  
  285.                                                                           4
  286.                         SELECTING  DRIVE AND FILENAME
  287.  
  288.    MakeMyDay will automatically create and maintain several data files and
  289.    index files on which the information you enter will be stored.  You
  290.    can use the program "as is", or you can choose to specify the drive and
  291.    filename used. You may use any number of drives and filenames, provided
  292.    you specify them by selecting item (E) from the Main Menu.  If the
  293.    drive specifier is blank, MakeMyDay will use the currently selected
  294.    default drive on which to store its files, otherwise the specifed
  295.    drive will be used. If no filename is specified, the filename
  296.    "MMDFILE" will be used, otherwise the specified filename will be used.
  297.  
  298.    To select a drive and/or filename of your choice, type "E" at the Main
  299.    Menu. The cursor will move to the appropriate area on the screen and you
  300.    may now type the drive specifier and filename of your choice. This
  301.    information will be recorded on the disk (and optional sub-directory)
  302.    where the MMD files reside.  Thereafter, the program will use your drive
  303.    and filename specifiers, until you decide to change them. When you have
  304.    typed in the drive specifier and filename, press the <Enter> key to
  305.    record the information and return to the Main Menu.
  306.  
  307.  
  308.                           FILE NAMING CONVENTIONS
  309.  
  310.    You may use any combination of valid filename characters as specified
  311.    in your DOS manual (the letters A - Z, numerals 0 - 9, etc.). However,
  312.    DO NOT SUPPLY A FILE NAME EXTENSION- MakeMyDay supplies the extensions
  313.    it needs. If you attempt to supply an extension, the system will ignore
  314.    the period. For example MYFILE.EX will become MYFILEEX and MakeMyDay
  315.    will supply the various extensions it requires. Likewise, if you should
  316.    find it necessary at some point to change a file name (don't do this
  317.    unless absolutely necessary for some reason), be sure to keep the
  318.    filename extension intact.
  319.  
  320.  
  321.                        WHY YOU SHOULD USE THIS FEATURE
  322.  
  323.    Although the default filename (MMDFILE) may be adequate for your needs
  324.    if you are a single user, MakeMyDay may also be used to maintain the
  325.    appointments, job schedules and other information for several users
  326.    sharing the same machine. You may therefore want to use your name, or
  327.    some other unique specifier in place of the default filename. MakeMyDay
  328.    will maintain separate files for each name specified. For example, a
  329.    secretary may want to keep track of the appointments for more than one
  330.    person in an office. Simply name Frank's files "FRANK", Ann's files
  331.    "ANN", etc. If there are two Frank's, use "FRANK1" and "FRANK2".
  332.  
  333.    If you have a two drive floppy disk system, you may want to specify
  334.    Drive B: and keep your data on a separate disk.
  335.  
  336.  
  337.                                  PATHS
  338.    MakeMyDay is designed to accept a maximum of eight characters in
  339.    its filename field.  If you are using sub-directories and paths on
  340.    which to store your data, it is assumed that the DOS CHANGE DIRECTORY
  341.    command ("CD") has been used prior to invoking MakeMyDay
  342.  
  343.  
  344.                                                                            5
  345.                               GENERAL USAGE
  346.  
  347.    Main Menu-  Type the letter key or function key that corresponds to
  348.                your selection. Select (Q) to quit MakeMyDay and return
  349.                to DOS.
  350.  
  351.    Data Base-  Each main database area (Appointment Calendar, Job Scheduler
  352.    areas       Expense Account Manager and Time Log) is initialized with
  353.                the record that is closest to today's date positioned
  354.                in the center of the screen.  Use the up and down arrow keys
  355.                (be sure the NumLock key is toggled off) and the PgUp and
  356.                PgDn keys to scroll the display backward or forward until
  357.                the record you want to gain access to is aligned with the
  358.                arrow at the left center of the screen. Use the function
  359.                keys displayed at the bottom of the screen to perform the
  360.                various functions available for the data base area
  361.                you are in.
  362.  
  363.                Press the F1 key for on-line help and a description of
  364.                available functions.
  365.  
  366.                Some functions, such as adding records or specifying report
  367.                parameters will display a data entry screen. Follow the
  368.                example shown on the screen, substituting your data for
  369.                the example shown.   To exit the data entry screen,
  370.                first make sure all the information entered is valid
  371.                then put the cursor in the last field displayed on the
  372.                screen and press <ENTER>. Note that the system will not
  373.                let you out of a data entry screen unless all date and time
  374.                fields contain valid non-blank entries.
  375.  
  376.                To return to the Main Menu, press the F10 key.
  377.  
  378.                                                                            6
  379.                                SYSTEM DATE
  380.  
  381.    Since MakeMyDay deals with real dates, it is important that the date
  382.    shown in the upper left hand corner of the Main Menu Screen is
  383.    today's date.  If the DOS system date is prior to Jan 1, 1986, the date
  384.    shown will be Jan 1, 1986. Otherwise the date shown will be the DOS
  385.    system date. (By DOS system date we mean the date entered when you
  386.    boot DOS, not the release date of your DOS version.)
  387.  
  388.    You can change the date used by MakeMyDay by selecting F2
  389.    at the Main Menu (as well as at other points throughout the program).
  390.    MakeMyDay does not change the DOS system date when you make these
  391.    changes, it merely reads the  date when the program first starts up.
  392.  
  393.  
  394.                                DATE FORMAT
  395.  
  396.    Use the following format when entering dates: MM/DD/YYYY. For
  397.    example, if today were June 20, 1986 enter 6/20/1986. Note that it
  398.    is necessary to enter a four digit year (1986 is correct; 86 is
  399.    incorrect). The date entered must also be between 1/1/1986 and
  400.    12/31/2079.
  401.  
  402.  
  403.                              CALENDAR DISPLAY
  404.  
  405.    At most points throughout the program you can get a quick on-line
  406.    display of three calendar months by pressing the F8 key.
  407.    These will be for the current month, the month prior to the current
  408.    month,and the month following the current month.
  409.  
  410.    For example, if today were September 9, 1986 you would see
  411.    calendars displayed for August 1986, September 1986 and October 1986.
  412.    These are provided for reference purposes. By using the F2 key
  413.    to change the date, you can view calendars for any month of any
  414.    year from 1986 through the year 2079.
  415.  
  416.  
  417.                                ID FIELDS
  418.  
  419.    Whenever you enter a new record into the Job Scheduler, Time Log
  420.    or Expense Account Manager,  MakeMyDay will ask you to specify
  421.    an ID field for that record. Generally, the ID field should represent
  422.    the name of the project, client, or other category that the record is
  423.    associated with.  Later, when you print or view reports, the information
  424.    you enter will be grouped according to the name in the ID field. The
  425.    Expense Account Manager is an exception- you will probably rather
  426.    group your expenses by categories such as TRAVEL, ENTERTAIN, etc,
  427.    than by client or project name. You may use either upper or lower
  428.    case letters in the ID fields.  MakeMyDay will change all
  429.    lower case letters to uppercase letters automatically.
  430.  
  431.    The Appointment Calendar does not make use of ID fields.
  432.  
  433.  
  434.                                                                            7
  435.                            APPOINTMENT CALENDAR
  436.  
  437.    To use the Appointment Calendar, select item (A) from the Main Menu.
  438.    This will position the display at 8:00 AM on the date specified in
  439.    the upper left hand corner of the screen.  Use the up and down arrow
  440.    keys (be sure the NumLock key is toggled off) to scroll backwards or
  441.    forwards in 15 minute intervals. Use PgUp and PgDn to scroll 2 hours
  442.    forward or backward. Use Ctrl-PgUp and Ctrl-PgDn to scroll 24 hours
  443.    in either direction.  When you scroll past midnight, the date will
  444.    automatically change. To jump forward or backward over long intervals
  445.    of time, use the F2 key to change the date.
  446.  
  447.    To enter an appointment, first position the time, then press the
  448.    spacebar. The cursor will enter the message field and you may now
  449.    type in your message. Use the backspace, left and right arrow keys
  450.    and insert and delete keys in the normal manner to edit the message
  451.    field as needed. When complete, press <Enter> to record the appointment.
  452.  
  453.    To enter appointments which repeat, first press the F3 key, then
  454.    select the type of global (repeating) appointment involved. These can
  455.    be one of two types. The first is the nth [weekday] of each month
  456.    (for example, the second Tuesday of each month). The second type
  457.    are appointments that repeat at regular intervals (for example,
  458.    every seven days).
  459.  
  460.    Next, follow the example that appears on the screen, substituting
  461.    your parameters for the ones shown. Be sure to fill out every field
  462.    (for example, if the appointment is to be scheduled for one half
  463.    hour enter 0 hours and 30 minutes) and also be sure to specify the
  464.    date field correctly in MM/DD/YYYY format. MakeMyDay will not let
  465.    you out of the parameter entry screen until everything is correct.
  466.  
  467.    Finally, press the F10 key to return to the Main Menu. This will
  468.    insure that the files are closed and the appointment(s) are recorded.
  469.  
  470.  
  471.                        APPOINTMENT CALENDAR REPORTS
  472.  
  473.    For a printed copy of your appointments for any day or range of days,
  474.    select F7 from the Appointment Calendar screen.  A screen will appear
  475.    which asks you to specify the start and stop dates, and whether you
  476.    want to include long range appointments (a condensed version of every
  477.    appointment scheduled in the future) or expanded hours (appointments
  478.    scheduled before 8:00 AM or after 6:30 PM). Fill in the information
  479.    requested on the screen, substituting your data for the data shown
  480.    in the example on the screen.  To exit the screen, put the cursor in
  481.    the last field and press <ENTER>.  Be sure all date fields contain
  482.    valid dates in MM/DD/YYYY format.
  483.  
  484.    Use this report as a written reminder to you of your appointments,
  485.    and to record newly scheduled appointments for later data entry. You
  486.    may want to print out a week's worth of appointments at a time and make
  487.    any last minute changes manually.  This report may be inserted in
  488.    loose leaf binder.
  489.  
  490.  
  491.                                                                            8
  492.                     APPOINTMENT CALENDAR (continued)
  493.  
  494.               KEEPING TRACK OF APPOINTMENTS FOR SEVERAL PEOPLE
  495.  
  496.    MakeMyDay may be used to keep track of the appointments for more than
  497.    one person.  For example, a Medical Office might want to keep track of
  498.    the appointments for several health care persons at one centralized
  499.    location.  To do this, use the "Select new drive/filename" option from
  500.    the Main Menu to assign a separate filename to each individual. (Also
  501.    see "Selecting Drive and Filename", above).
  502.  
  503.  
  504.                                                                            9
  505.                              JOB SCHEDULER
  506.  
  507.    Anyone who has ever had to coordinate the activities involved in
  508.    completing a complicated project, whether it's closing an important
  509.    business deal or building an addition to a house, will appreciate
  510.    the Job Scheduler feature of MakeMyDay .  Besides serving as a
  511.    relentless reminder to you of every important thing you need to get
  512.    done, the Job Scheduler will also provide you with a snapshot of
  513.    how things stand on any particular project at any given time.
  514.  
  515.    To enter the Job Scheduler, select item B from the Main Menu. If this
  516.    is the first time you have used the system, the message file will be
  517.    empty except for a certain number of system files which are marked by
  518.    asterisks. These system files are permanent and you may not delete or
  519.    alter them.
  520.  
  521.    To enter a job, press the F3 key. Next, fill out the information
  522.    that appears on the screen, substituting your own parameters and ID's
  523.    (keys) for the ones shown.  As usual, MakeMyDay will not let you out
  524.    of the screen until everything is completed correctly, so be careful
  525.    entering dates, etc. Move the cursor to the last field on the screen
  526.    and press the <ENTER> key when you have finished entering the infor-
  527.    mation. If you have entered everything correctly, you will be
  528.    returned to the Job Scheduler screen, and your record will now
  529.    appear on the screen.
  530.  
  531.    To modify a job record, first use the up and down arrow keys and/or
  532.    PgUp PgDn keys to align the record with the marker at the left center
  533.    area of the screen.
  534.  
  535.    You may do two things to a job record. First, you may change the
  536.    due date, by pressing the F9 key and second, you may change the
  537.    status by pressing the F5 key.  The status of the job record is shown
  538.    at the right hand side of the screen.
  539.  
  540.    There are three status states available. Pressing the F5 key repeat-
  541.    edly will cycle the status field through the available status states.
  542.    The three status states are:
  543.  
  544.         (I)ncomplete- meaning the scheduled job hasn't been done yet.
  545.  
  546.         (C)omplete-   meaning the scheduled job has been done. When a
  547.                       job record is marked complete, the date that appears
  548.                       at the upper left corner of the screen will be
  549.                       inserted as the completion date.
  550.  
  551.         (D)elete-     meaning the record has been marked for deletion.
  552.                       Records marked (D)elete will be deleted when item
  553.                       (F) is selected from the Main Menu.
  554.  
  555.  
  556.                                                                           10
  557.                        JOB SCHEDULER (continued)
  558.  
  559.    The Status Mask controls which records will appear on the screen. Toggle
  560.    the Status Mask on and off by pressing the F4 key.  When the Status Mask
  561.    is off, all records will show on the screen.  When it is on, only
  562.    records marked (I)ncomplete will appear.  Use the status mask when
  563.    you want to see a screen display of only incompleted items.
  564.  
  565.    There are three reports available in the Job Scheduler. These are
  566.    accessible by pressing the F7 key and then selecting the report from
  567.    the menu that appears.
  568.  
  569.    The first report is the "To Do" list.  This is a printed report of
  570.    all your incomplete items as of the MakeMyDay system date (the date
  571.    that currently appears in the upper left hand corner of the Job
  572.    Scheduler screen). Items marked (C)omplete or (D)elete will not appear
  573.    on this report. Neither will items scheduled to be completed at some
  574.    future date.  This is your reminder report. Jobs not marked complete
  575.    will continue to appear on this report until you mark them otherwise. In
  576.    this way, the system will not let you forget to get things done, since
  577.    incompleted items are continuously rolled forward until completed.
  578.  
  579.     The second report is the Work-In-Progress Report. This is a printed
  580.    report that sorts all jobs by their ID fields and shows all items
  581.    marked (C)omplete or (I)ncomplete, regardless of their scheduled
  582.    completion dates.  This is the report to use when the boss suddenly
  583.    wants to know how things stand on some project or other.
  584.  
  585.    The third report is the Limited Work-In-Progress report.  This is
  586.    similar to the report described above except that it is not a printed
  587.    report (screen display only) and it is limited to a particular ID that
  588.    you specify. If you want a printed copy of this report, use the
  589.    built-in Print Screen function of the IBM PC (shift PrtSc).
  590.  
  591.                                                                           11
  592.                         EXPENSE ACCOUNT MANAGER
  593.  
  594.     The Expense Account Manager will keep an accurate record of your
  595.    expenses and reimbursements as they occur.  Since you are not likely to
  596.    have your computer handy when your expenses occur, the system also
  597.    provides a printed worksheet on which to record items manually for
  598.    later data entry.
  599.  
  600.    To enter the Expense Account section, select item (C) from the Main
  601.    Menu. The Expense account works somewhat like the Job Scheduler so far
  602.    as screen manipulation is concerned, except that Expense Account Items
  603.    may only be marked two ways- delete and blank (not delete). In other
  604.    words, the only way to change an Expense Account item is to delete it
  605.    and re-enter it.
  606.  
  607.     To enter an expense record, press the F3 key. Follow the example on the
  608.    screen substituting your own information for the information shown. The
  609.    first field (Pay/Reimbursement) deserves some explanation. Items marked
  610.    P (pay) indicate money which you have spent and items marked
  611.    R (reimbursement) indicate items for which you have been reimbursed.
  612.    The Expense Account Manager in effect creates a separate journal for
  613.    each different ID assigned by the user (entertainment, travel, etc.).
  614.  
  615.     This section is intended to help you keep track of where your expenses
  616.    have gone and whether or not you have been fully reimbursed for them.
  617.    As such it represents one small part of a General Ledger and should
  618.    not be used for more than it's intended purpose.
  619.  
  620.     There are three reports available in this section. These can be
  621.    obtained by pressing the F7 key and then selecting from the
  622.    subsequent menu. For each of the first two reports you specify the
  623.    time period the report is to cover (use this feature to obtain
  624.    expenses for month, fiscal year, etc.).
  625.  
  626.  
  627.     The first report is the Itemized Expense Report.  This is the one to
  628.     use when the IRS or your company auditing team come knocking at your
  629.     door. Each ID item is broken down to it's component parts and printed
  630.     out on a separate page.  The last page of the report is a summary
  631.     showing the totals (paid and reimbursed) for each category (ID item)
  632.     and a grand total of everything.
  633.  
  634.  
  635.     The second report, the Summarized Expense Report is identical to the
  636.     last page of the Itemized Expense Report (see above).  Additionally,
  637.     you can chose to direct this report to either the screen or printer.
  638.  
  639.     The final report is the Expense Account Journal Worksheet.  This is
  640.     a form on which you may manually enter your expenses for later
  641.     data entry.
  642.                                                                           12
  643.  
  644.                                  TIME LOG
  645.  
  646.     The Time Log allows you to keep track of the minutes and hours spent
  647.     on a particular client or project over a given period of time. It is
  648.     intended for use by professional people who charge for their services
  649.     by the hour, such as attorneys and accountants.  However almost every-
  650.     one has at least an occasional need to keep track of the time spent on
  651.     a particular project. Like the other sections of MakeMyDay, you assign
  652.     the ID categories for the program to use and the system takes care
  653.     of all the details.
  654.  
  655.     To access the Time Log, select item (D) from the Main Menu.  Relative
  656.     to screen manipulation, the Time Log behaves exactly the same as the
  657.     Expense Account Manager section.
  658.  
  659.     To enter a Time Log record, press the F3 key.  When entering the start
  660.     and stop times, remember that 12:00 noon is 12:00 PM and 12:00 midnight
  661.     is 12:00 AM. Also, the Time Log is not equipped to handle periods of
  662.     time that extend across midnight.  In the event you need to keep
  663.     track of such an event, you must break it down into two parts, the
  664.     first part ending at 11:59 PM on day 1 and the second part
  665.     beginning at 12:00 AM on day 2.
  666.  
  667.     There are two reports available in this section. As usual, these may
  668.     be obtained by pressing the F7 key and then selecting from the menu.
  669.  
  670.     The first report, the Time Log Report, may be directed to either the
  671.     screen or printer with one exception described below. To obtain the
  672.     report, fill in the information on the screen substituting your
  673.     information for the information shown in the example.  In most cases
  674.     you will probably want to limit the report to a particular ID.
  675.     However, you may get a printed list (screen display not available)
  676.     of all ID categories by leaving the ID field blank on the report
  677.     screen.  The report will calculate your time spent and display
  678.     an itemized listing with totals.
  679.  
  680.     The second report is the Time Log Worksheet.  This is a printed form
  681.     which may be used to manually record Time Log information for later
  682.     data entry.
  683.  
  684.                                                                          13
  685.                  PROCESS DELETIONS/ REBUILD INDEX FILES
  686.  
  687.     Selecting item (F) from the Main Menu invokes a special routine
  688.     that simultaneously erases the records which you have marked for
  689.     deletion and rebuilds all of the index files which MakeMyDay
  690.     uses to keep track of your data.
  691.  
  692.     You should run this routine occasionally to "clean out" your
  693.     files.  This will prevent the size of your data files from growing
  694.     too large.  If for any reason MakeMyDay has been interrupted
  695.     without returning to DOS via the (Q)uit command from the Main
  696.     Menu, there is a good chance that the index files need to be
  697.     rebuilt and you should run this routine to repair them.
  698.  
  699.  
  700.   "This program is produced by a member of the Association of Shareware
  701. Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware principle
  702. works for you. If you are unable to resolve a shareware-related problem with
  703. an ASP member by contacting the member directly, ASP may be able to help. The
  704. ASP Ombudsman can help you resolve a dispute or problem with an ASP member,
  705. but does not provide technical support for members' products. Please write to
  706. the ASP Ombudsman at P.O. Box 5786, Bellevue, WA 98006 or send a Compuserve
  707. message via easyplex to ASP Ombudsman 70007,3536"
  708.  
  709.  
  710.                                                                           14
  711.                           SITE LICENSE AGREEMENT
  712.  
  713.     The use of MakeMyDay in a commercial environment or goverment
  714.     organization is granted under the following terms:
  715.  
  716.     1.   Payment of the license fee must be made to Universal Business
  717.          Concepts, Inc.  The fee is based on the number of computers
  718.          which will be used to run MakeMyDay, as follows:
  719.  
  720.                   1 to  9 computers  $39 each
  721.                  10 to 24 computers  $25 each
  722.                  over  24 computers  $20 each
  723.  
  724.     2.   You may use MakeMyDay on the number of computers included in the
  725.          license fee.
  726.  
  727.     3.   You may make copies of the program in its original unmodified form
  728.          without restriction.  You may distribute these copies of the
  729.          program without restriction.
  730.  
  731.     4.   If these copies are distributed outside of your organization, you
  732.          have no obligation to control the use or distribution of those
  733.          copies which are outside of your organization.
  734.  
  735.     5.   You may make copies of the documentation, in both its printed form
  736.          and machine readable form, without restriction.
  737.  
  738.     6.   You may use future versions of MakeMyDay under this license.  The
  739.          latest version is available from Universal Business Concepts for
  740.          a small service charge.
  741.  
  742.     7.   You may NOT modify the program or charge a fee for copying or
  743.          distributing the program.
  744.  
  745.     8.   It is your responsibility to make the necessary copies and to
  746.          deliver them to the computers which they will be used on.
  747.  
  748.  
  749.          I agree to abide by the terms and conditions of this license.
  750.  
  751.          __________________________________      __________________________
  752.          Signature                               Date
  753.  
  754.  
  755.          __________________________________
  756.          Name (print or type)
  757.  
  758.  
  759.          __________________________________
  760.          Title
  761.  
  762.  
  763.          __________________________________
  764.          Company
  765.  
  766.  
  767.                                                                           15
  768.                                ORDER FORM
  769.  
  770.     Check which items you wish to purchase:
  771.  
  772.         (__) Noncommercial license for the use of MakeMyDay.
  773.  
  774.         (__) Commercial license for use of MakeMyDay on ___ computers (see
  775.              price schedule and terms on preceding page).
  776.  
  777.         (__) Program update subscription service (not more than five
  778.              updates, does not include trivial changes), $50/year.
  779.  
  780.         (__) Payment of $_________ is enclosed (check or money order).
  781.  
  782.  
  783.       __________________________________________________________
  784.       Name
  785.  
  786.       __________________________________________________________
  787.  
  788.  
  789.       ___________________________________________________________
  790.       Address
  791.  
  792.  
  793.       ________________________________   _______   _______________
  794.       City                               State     Zip
  795.  
  796.  
  797.       Send this completed form to:
  798.  
  799.                      Universal Business Concepts, Inc.
  800.                          169 Edgewood Avenue
  801.                          Longmeadow, MA 01106-1309
  802.  
  803.       For commercial site license orders, please enclose a signed copy of
  804.       the site license agreement.
  805.  
  806.  
  807.