home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / personal / kjonvrs.zip / VRS09.HLP < prev    next >
Text File  |  1990-09-05  |  8KB  |  160 lines
  1.  OVERVIEW
  2.  
  3.    The Cost Per Mile will be run for miles, kilometers or hours de-
  4.    pending upon the defaults and how you are tracking the vehicle.
  5.    (Cost Per Mile can also be Cost Per Kilometer or Cost Per Hour).
  6.  
  7.    The CPM uses the selected vehicle's start-date as the default FROM
  8.    date and the vehicle's last Fuel Log date as the default TO date.
  9.    The first and last odometers are used as defaults for calculating
  10.    total miles.
  11.  
  12.    You can change either date or both of them to run a cost analysis
  13.    for any period of time. If a date is changed, the default odometer
  14.    will automatically change. If the date matches a date in the Fuel
  15.    Log, then the corresponding odometer will become the default. If
  16.    the date is not found, then either the next odometer will be used
  17.    (FROM) or the previous odometer will be used (TO).
  18.  
  19.    The default odometers will change to 0 if the dates are the same
  20.    (unless there 2 or more entries with the same date) or if the dates
  21.    are invalid (FROM greater than TO). You will not get CPM totals if
  22.    the dates are the same and there is only 1 entry for that date,
  23.    however you will get total costs for that day.
  24.  
  25.    The CPM breaks out all costs into categories, for example, TIRES,
  26.    INSURANCE, etc.  These costs are divided by the total number of
  27.    miles to give  CPM amounts. These amounts are shown with three
  28.    positions to the right of the decimal point. (0.075 is equal to 7½
  29.    cents.) Because of rounding, the subtotals and final total may be
  30.    slightly different from the sum of the individual totals.
  31.  
  32.  
  33.  REPORTS
  34.  
  35.    CPM reports can be created for any period of time.
  36.  
  37.    The default values assume that you want to list all payments and
  38.    costs beginning with the start-date through the last Fuel Log
  39.    entry.
  40.  
  41.    Printing to a file will place this report into a file named CPM.TXT
  42.    which will be created in the Program Directory (VRS90). This option
  43.    will allow you to import this report into a word processing or a
  44.    spreadsheet program if those programs support ASCII files.
  45.  
  46.    EXAMPLE: You want to create a report showing all costs for 1989. To
  47.             do this, change FROM date to 01/01/1989 and the TO date to
  48.             12/31/1989. Press the PgDn key.
  49.  
  50.  
  51.  CHANGING THE DEFAULT ODOMETERS (HOURS)
  52.  
  53.    If you plan on running the CPM for a vehicle on a regular basis
  54.    (monthly, quarterly, etc.) you can change the odometer values to
  55.    more accurately reflect the actual miles driven during that period
  56.    of time. For example, assume that you have the following entries in
  57.    the Fuel Log:
  58.  
  59.       DATE    ODOMETER
  60.      ════════════════════════════════════════════════════════════════
  61.      04-22-88  5593.9  If you want to run the CPM for May, change the
  62.      05-04-88  5852.0  dates to 05-01-88 and 05-31-88.  The odometers
  63.      05-11-88  5993.4  will change to 5852.0 and 6210.5.  Change them
  64.      05-22-88  6148.0  to 5800.0 and 6300.0 (estimation).  Change the
  65.      05-26-88  6210.5  FROM odometer to 6300.0 for the June report.
  66.      06-02-88  6340.2
  67.  
  68.      NOTE: Changing the odometers may not be very practical if you
  69.            are tracking several vehicles, but you do have the option
  70.            of doing so if you choose.
  71.  
  72.  
  73.  LOAN CODES AND TOGGLES
  74.  
  75.    The Cost Per Mile report breaks out all costs into categories, for
  76.    example, Insurance, Tires, etc. When you enter costs for items that
  77.    were purchased with the aid of a loan, you can tell the VRS where
  78.    you want to put these costs. You do this by using a combination of
  79.    Loan Codes and Toggles.
  80.  
  81.    NOTE: The total costs for each category may or may not be the same
  82.          as the totals for each individual log report. Loan codes and
  83.          CPM toggles may transfer costs into other CPM categories.
  84.  
  85.      ═════════════════════════════════════════════════════════════════
  86.      VEHICLE PURCHASE LOAN - If you paid cash for the vehicle then you
  87.        will not need to create a loan record, however, you will want
  88.        to set the Include toggle to include the purchase price in the
  89.        Identification/Registration log.  If you purchased the vehicle
  90.        with a loan, you will still enter the purchase price in the
  91.        Identification/Registration but you can wait until the loan is
  92.        paid before including the price in the ID/REG category of the
  93.        CPM report.
  94.  
  95.        ╔════════════╤════════════╗    ╔═════════════════════════╗
  96.        ║   ID/REG   │ LOAN/LEASE ║    ║  Costs are added into   ║
  97.        ╟────────────┴────────────╢ »» ║  these CPM Categories   ║
  98.        ║  By setting the Include ║    ╟────────────┬────────────╢
  99.        ║  toggle to these values ║    ║   ID/REG   │ LOAN/LEASE ║
  100.        ╚═════════════════════════╝    ╚════════════╧════════════╝
  101.        ┌────────────┬────────────┐    ┌────────────┬────────────┐
  102.        │  EXCLUDE   │  INCLUDE   │    │            │            │
  103.      A │  Purchase  │  Payments  │ »» │            │  Payments  │
  104.        │   Price    │            │    │            │            │
  105.        └────────────┴────────────┘    └────────────┴────────────┘
  106.                                    OR
  107.        ┌────────────┬────────────┐    ┌────────────┬────────────┐
  108.        │  INCLUDE   │  INCLUDE   │    │            │            │
  109.      B │  Purchase  │  Finance   │ »» │  Purchase  │  Finance   │
  110.        │   Price    │  Charge    │    │   Price    │  Charge    │
  111.        └────────────┴────────────┘    └────────────┴────────────┘
  112.  
  113.        Selecting the A combinations will give you a more accurate
  114.        cost breakout per time period. When the loan has been paid
  115.        off, you can switch to the B combination if you wish. The
  116.        category totals will be different, but the total amount will
  117.        be the same since payments should equal the purchase price
  118.        plus the finance charge.
  119.  
  120.      ═════════════════════════════════════════════════════════════════
  121.  
  122.      OTHER LOANS - Use the Loan Codes for items you log in the Maint/
  123.        Access/Misc-Log, the Tires Log and the Insurance Log. Items
  124.        purchased with a loan will still show in the totals for the
  125.        individual logs reports.
  126.  
  127.        ╔════════════╤════════════╗    ╔═════════════════════════╗
  128.        ║ M-T-I LOGS │ LOAN/LEASE ║    ║  Costs are added into   ║
  129.        ╟────────────┼────────────╢ »» ║  these CPM Categories   ║
  130.        ║ By setting │  and the   ║    ╟────────────┬────────────╢
  131.        ║Loan Code to│ Include to ║    ║ M-T-I LOGS │ LOAN/LEASE ║
  132.        ╚════════════╧════════════╝    ╚════════════╧════════════╝
  133.        ┌────────────┬────────────┐    ┌────────────┬────────────┐
  134.      A │     L      │  Payments  │ »» │            │  Payments  │
  135.        └────────────┴────────────┘    └────────────┴────────────┘
  136.                                    OR
  137.        ┌────────────┬────────────┐    ┌────────────┬────────────┐
  138.      B │     Y      │  Finance   │ »» │  cost of   │  Finance   │
  139.        │            │  Charge    │    │  the item  │  Charge    │
  140.        └────────────┴────────────┘    └────────────┴────────────┘
  141.  
  142.        Example: You take out a loan for new tires and are logging
  143.          the payments in the Loan/Lease Log. By using the A combin-
  144.          ation, the CPM report will reflect the actual amount you
  145.          paid during a period of time and not the total cost of the
  146.          tires.
  147.  
  148.          When the loan has been paid off, you can change the L codes
  149.          to Y and change the Loan/Lease to include the Finance Charge.
  150.          Now when you run the CPM report, the amount borrowed will be
  151.          added into the Tires category and the Finance Charge will be
  152.          added into the Loan/Lease cagegory.
  153.  
  154.  
  155.   * * * * * * * * * * * * * * * * END * * * * * * * * * * * * * * * *
  156. be
  157.          added into the Loan/Lease cagegory.
  158.  
  159.  
  160.   * * * * * *