home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / finance / lqw125.zip / LQW_DOC.EXE / UBCCMICR.DOC < prev   
Text File  |  1992-12-26  |  22KB  |  441 lines
  1. This document is taken from a ZIFFNET discussion of the problems arising from 
  2. producing MICR encoded checks on a laser printer.  In summary there is general
  3. concensus that the technology is acceptable when special MICR toner is used.
  4. In contrast, there is stark disagreement about the merits of producing laser
  5. checks with ordinary toner.
  6.  
  7. ----------------------------------------------------------------------------
  8. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  9. From:  Sal Cambareri            72137,3641     # 233390, 2 Replies 
  10.   To:  [F] All                                 Date: 29-Nov-92 11:15:27
  11.  
  12. A friend recently showed me Dvorak's comments on the HP press release for
  13. their new MICR font cartridge.  I'd like to offer a few of my own.
  14.  
  15. For once HP is a day late.  Digital Design of Jacksonville FL has been
  16. selling an excellent but expensive laser check printing system for at
  17. least 5 years.  UBCC of Palatine IL also has been selling a MICR font
  18. cartridge ($250 and can use ORDINARY toner) for at least 3 years.  And
  19. more recently Elfing Consulting of St. Charles IL has been selling a MICR
  20. soft font ($35).  I'm sure that there are several others.
  21.  
  22. . . . . . . . . . . . . . . . . . . I've managed to write a DOS program
  23. than can capture Quicken's check output and produce fully negotiable (MICR
  24. encoded) laser checks on the Duplex stock using either the UBCC or Elfring
  25. fonts.  I have a beta/demo version available for the curious and/or
  26. skeptical.
  27.  
  28. Sal 
  29.  
  30. ----------------------------------------------------------------------------
  31. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  32. From:  William Beem             72241,1111     # 233506, 1 Reply 
  33.   To:  Sal Cambareri            72137,3641     Date: 29-Nov-92 22:21:06
  34.  
  35. There's more to producing a MICR line than the font itself.  MICR lines
  36. are magnetically encoded.  If you don't provide a toner cartidge that
  37. supports the ANSI spec for a MICR line, your check will get rejected when
  38. it goes through item processing at the bank.
  39.  
  40. An occasional reject won't raise a flag, but if all of your checks get
  41. rejected, the bank will start charging a fee for each and every rejected
  42. item.
  43.  
  44. Like I said, it's not just the font cartridge that makes a MICR line.
  45. Before you implement something like this, I suggest you speak with your
  46. bank and learn their policy regarding reject items.
  47.  
  48.  
  49. --Bill
  50.  
  51. ----------------------------------------------------------------------------
  52. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  53. From:  Sal Cambareri            72137,3641     # 233591, 2 Replies 
  54.   To:  William Beem             72241,1111     Date: 30-Nov-92 09:02:02
  55.  
  56. William,
  57.  
  58. A couple of notes:
  59.  
  60. >>ANSI spec<<  The reference is to the E-13B Magnetic Code Printing spec.
  61.  
  62. >>MICR toner<<  A well kept secret is that all laser toner is iron based
  63. hence magnetic.  What the MICR toners give you is perhaps marginally more
  64. iron but more importantly enhanced "ruggedness" of the toner image. This
  65. is important as checks have a rough life since they are run through MICR
  66. readers which can abrade the MICR image.  However experience has shown
  67. that the MICR toner is not essential to get this result. UBCC takes a very
  68. clever and much less expensive approach:
  69.  
  70. UBCC provides a font cartridge that causes the MICR to bond well with
  71. special laser safety paper ($20 to $25 per thousand).  They have installed
  72. this in a hundred accountancies which each print checks for all their
  73. clients.  Because they are accountants I'm sure none of them spends an
  74. extra nickle for magnetic toner.  It's not my place to give out anyone's
  75. client list, but Ken Garen of UBCC (70233,1662) will probably put you in
  76. touch with someone local to you so you can see for yourself.
  77.  
  78. >>ask your bank<<  Why bother.  Like any other business whose profits
  79. depend on the ignorance of the consumer (remember MA Bell) they will say:
  80. "Don't take a chance!  Buy my (outrageously priced) product and you'll
  81. never have a problem."
  82.  
  83. Sal  
  84.  
  85. ----------------------------------------------------------------------------
  86. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  87. From:  William Beem             72241,1111     # 233614, 1 Reply 
  88.   To:  Sal Cambareri            72137,3641     Date: 30-Nov-92 10:26:15
  89.  
  90. I currently work at a check processing facility, so my view on this issue
  91. is a little biased.  In other words, we hate people who 'slip through'
  92. with ignorance.
  93.  
  94. However, we feel that everyone should be educated.  That's why we charge
  95. you a tuition fee for MICR reject items.
  96.  
  97.  
  98. --Bill
  99.  
  100. ----------------------------------------------------------------------------
  101. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  102. From:  Sal Cambareri            72137,3641     # 233638, 1 Reply 
  103.   To:  William Beem             72241,1111     Date: 30-Nov-92 12:52:04
  104.  
  105. >>reject fee<< That seems a little harsh.  I guess some check processers
  106. are a little more forgiving than others.  My brother-in-law is using
  107. preprinted non-laser checks, provided by somebody other than Quicken, with
  108. his Quicken 6.0.  He told me that "every check comes back in an envelope."
  109.  I told him to return the checks to the printer, but he can't be bothered
  110. since it's not costing him anything.  Maybe things are just different in
  111. Idaho.
  112.  
  113. I didn't mean to imply that nothing could go wrong when doing laser MICR
  114. encoding.   With weak software you can have misspaced or misplaced MICR
  115. characters or non-MICR magnetic printing within the sacred final 5/8" of
  116. the check.  You can also have operator error. For example, you could give
  117. the software the wrong account or transit numbers.  Finally you could have
  118. hardware problems:  Simply having a laser that puts down too much or too
  119. little toner can produce MICR  that becomes defective on successive
  120. readings.
  121.  
  122. All that's why I think it's important that people "try and buy"  before
  123. committing to laser MICR printing.  As you say most clearing organizations
  124. will allow a few bad checks through before demanding retribution.
  125.  
  126. Sal 
  127.  
  128. ----------------------------------------------------------------------------
  129. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  130. From:  William Beem             72241,1111     # 233644, 1 Reply 
  131.   To:  Sal Cambareri            72137,3641     Date: 30-Nov-92 13:20:21
  132.  
  133. > >>reject fee<< That seems a little harsh.
  134.  
  135. It's not harsh at all.  Rejects require manual processing.  That
  136. interferes with automation and raises operational costs.  We simply pass
  137. that along to the person who wrote the check, because it's easily
  138. avoidable.
  139.  
  140. --Bill
  141.  
  142. ----------------------------------------------------------------------------
  143. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  144. From:  Sal Cambareri            72137,3641     # 233650, 1 Reply 
  145.   To:  William Beem             72241,1111     Date: 30-Nov-92 14:26:08
  146.  
  147. >>Rejects require manual processing<<  The only reason that MICR rejects
  148. require manual processing is because many clearing houses use buggy whip
  149. technology.  The essense of the argument for the fairness of "tuition" is:
  150. Because the clearing house's MICR machine can't read what is clearly
  151. printed on the paper it can penalize the customer.  I know that other
  152. businesses which lack the benefit of regulation suffer when they show such
  153. little respect for the customer. 
  154.  
  155. In law there is at least a principle called mitigation:  If I destroy
  156. your VW rabbit you can't replace it with a Dodge Viper and expect me to
  157. pay for all of it.  I don't believe that "manual" processing provides
  158. mitigation.  The clearing house should try other automated processing eg
  159. OCR scanning before going to manual processing and leveling any fines.  So
  160. yes, the tuition does seem harsh to me.
  161.  
  162. From the outside looking in it appears to me that MICR readers are a lot
  163. more sensitive and prone to error than optical character readers.  When
  164. you consider that the MICR must be so precisely sized, shaped, positioned,
  165. and spaced and the reader only has to be able to recognize 14 very large
  166. symbols it's appalling that it ever fails to read correctly.  I would bet
  167. that if MICR were backed up by even a minimal OCR system (looking at only
  168. at the MICR line) there would never be any rejections.
  169.  
  170. Sal 
  171.  
  172. ----------------------------------------------------------------------------
  173. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  174. From:  William Beem             72241,1111     # 233765, 1 Reply 
  175.   To:  Sal Cambareri            72137,3641     Date: 01-Dec-92 08:53:23
  176.  
  177. > From the outside looking in....
  178.  
  179. That's right, you are on the outside looking in.  As someone who's
  180. currently standing inside a check processing center, I can tell you that
  181. you're right, and you're wrong.
  182.  
  183. Image processing has been a goal here for at least the last five years.
  184. It'll probably be another five years before the IP system gets converted
  185. to Image, and that's an optimistic projection.
  186.  
  187. Simply telling us that our systems are out of date is no solution.  When
  188. you process 13 tons of checks every day, it's a little difficult to yank
  189. out one system and replace it with new one.
  190.  
  191. Your description of penalizing the customer because "the clearing house's
  192. MICR machine can't read what is clearly printed on the paper" is a bit
  193. convoluted.  There are standards in place in the financial industry.
  194. They've been here for decades.  PC and LaserJet technology is almost an
  195. overnight sensation in contrast with these standards.  Most banks haven't
  196. been able to adopt OCR/ICR technology for their main clearinghouse work. 
  197. I can't blame them, either.
  198.  
  199. Although Image processing is theoretically better, there's a large
  200. infrastructure that has to be laid before it can be implemented. 
  201. Bandwidth and DASD space has to be expanded.  Dump 3279 terminals need to
  202. be replaced with high end PC's.  System and application software has to be
  203. evaluated, purchased, customized, tested, and re-tested.  All of the
  204. little ad-hoc reports need to be recreated to work with the new system. 
  205. The staff needs to be retrained.  Corporate customers need to understand
  206. their new requirements and also have to be trained.
  207.  
  208. There's more to Image processing than buying a Logitech handscanner and
  209. some OCR software.  Let's get real.
  210.  
  211.  
  212. --Bill
  213.  
  214. ----------------------------------------------------------------------------
  215. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  216. From:  Sal Cambareri            72137,3641     # 233802, 1 Reply 
  217.   To:  William Beem             72241,1111     Date: 01-Dec-92 11:41:21
  218.  
  219. I didn't mean to suggest anything as radical as "yanking out one system"
  220. and replacing it with another.  I just offered that it might be less
  221. costly than manual processing to have a minimal OCR secondary system to
  222. process the checks rejected by the primary MICR reader.  i.e. A simple add
  223. on.
  224.  
  225. Bill, I can certainly see that your clearing house faces some truly
  226. formidable obstacles in getting from where you are to "image processing," 
  227. and I both sympathize and agree that it is a real problem.  I just
  228. disagree with you about WHOSE problem it should be:  You seem to think
  229. that it's the customer's problem (reject fees) while I think that it
  230. should be the stockholder's problem (competitive disadvantage.)
  231.  
  232. If the banking industry were truly competitive (capitalistic in the best
  233. sense of the word) then the businesses that can adapt and use the most
  234. efficent technology would thrive, and the others would not because
  235. educated customers would always seek out the best deal for themselves.  In
  236. a heavily regulated (socialized) business such as banking the business can
  237. mistreat ignorant consumers with cost-plus charges such as reject fees.
  238.  
  239. Here's a case in point:  I have been using the UBCC MICR laser check
  240. system for about 4 years for both business and personal checks.  I've had
  241. several bank accounts in two states (OR & NY), and I've never had a
  242. rejected check.  However if a bank ever charged me a reject fee, as an
  243. educated consumer, I would IMMEDIATELY close that bank account and open
  244. one in a different bank.  (I have $0 invested in preprinted checks to
  245. eat.) One person doing that has no effect, but in a perfect capitalistic
  246. world that bank would soon be forced to change its policy.  Ah Utopia!
  247.  
  248. >> get real <<  Actually I was thinking of slightly larger systems such as
  249. the post office's or Federal Express' or even your local supermarket's
  250. check out scanners.  However even a hand scanner and a PC might be cheaper
  251. than full manual processing of rejects.
  252.  
  253. Sal  
  254.  
  255. ----------------------------------------------------------------------------
  256. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  257. From:  les c. cseh              76424,2075     # 233799, 1 Reply 
  258.   To:  Sal Cambareri            72137,3641     Date: 01-Dec-92 10:51:01
  259.  
  260. Sal,
  261.  
  262. >>UBCC provides a font cartridge that causes the MICR to bond well with
  263. special laser safety paper
  264.  
  265. There is nothing that in font design that can cause it to bond better or
  266. worse; that is a function of the paper, the toner and the engine.
  267.  
  268. We have seen a dramatic difference between different papers and toners.
  269. HP, Troy and Xerox have specifically formulated their toners to bond well
  270. and stand up to numerous passes through a reader/sorter.
  271.  
  272. We have also seen how most 3rd-party toners build up a thick deposit on
  273. the reader/sorter heads, which then ends up depositing on subsequent
  274. documents.
  275.  
  276. >> I'm sure none of them spends an extra nickle for magnetic toner.
  277.  
  278. Being a MICR font and software designer, we have followed the rules and
  279. made up large batches of checks for testing various reader/sorters.  Stock HP
  280. toner yields a signal strength around 25-30, while the bottom end called
  281. for in the U.S. is 50, and in Canada 80. The readability drops off severely as
  282. you drop below 50.  Also remember that the performance of a virgin check
  283. will be better than one that has been handled (folded, rubbed, etc.).
  284.  
  285. The fact that people have gotten away with using normal toner is a
  286. function of the process.  I write you a check, you deposit it, your bank tries
  287. to process it, can't, so they apply a correction strip, send it back to my
  288. bank for processing, and it works fine.  At present, banks can only track very
  289. high volumes of rejects, or those they find through random testing, or those
  290. they find because people followed the rules and submitted checks for
  291. examination prior to going live.
  292.  
  293. lcc.
  294.  
  295. ----------------------------------------------------------------------------
  296. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  297. From:  Sal Cambareri            72137,3641     # 233806, * No Replies * 
  298.   To:  les c. cseh              76424,2075     Date: 01-Dec-92 12:24:19
  299.  
  300. Les,
  301.  
  302. I confess: I'm not an engineer so I don't really know WHY it works.  I'm
  303. just a simple application programmer, but I do know that the UBCC system
  304. does work and that it is not a matter of "slipping between the cracks."
  305. For example, among UBCC's clients is a large east coast accountancy that
  306. over the last two years has been using the UBCC system to print payroll
  307. checks for about 200 different companies a month.  They use ordinary toner
  308. because they can.
  309.  
  310. I know UBCC believes in it.  They even offer a challenge. I'm not sure of
  311. the exact wording, but it goes something like this:  You and a UBCC rep
  312. walk into any retail store selling HP IIIs.  You (two) buy one, set it up
  313. with the included toner, install UBBC's font cartridge, insert Duplex/UBCC
  314. paper, and attach UBCC's laptop to the centronics port.  You then print
  315. some laser checks (with correct MICR information) and go cash them.  The
  316. fun happens at the end of the month when the bank statement comes.  If
  317. there are any correction slips UBCC has bought you a printer, but if there
  318. aren't you've bought UBCC one.  Ken Garen (70233,1662) tells me that
  319. they've never had to buy a printer this way.
  320.  
  321. Sal  
  322.  
  323. ----------------------------------------------------------------------------
  324. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  325. From:  William Beem             72241,1111     # 233823, 1 Reply 
  326.   To:  Sal Cambareri            72137,3641     Date: 01-Dec-92 13:35:21
  327.  
  328. An add-on or secondary OCR system for rejects simply wouldn't work with
  329. our current system.  We're still talking about using sorters in check
  330. clearing. The technology is clearly inferior to anything in today's
  331. standards, but it's firmly entrenched.
  332.  
  333. Image processing is a drastic re-engineering project for the banking
  334. community.  It's one that has to happen, since, as you say, competition
  335. and consumer choice will demand it.
  336.  
  337. As a small customer, you will probably never see a reject fee for a couple
  338. of home-printed checks with a poor MICR line.  Some operator might know
  339. your name by heart, but your bank probably has a threshold for initiating
  340. reject fees.  After all, it wouldn't be economically feasible to process
  341. the paperwork to charge you for the rejects if you didn't submit enough of
  342. them. It's a very screwy system.
  343.  
  344. A larger customer, especially one that submits pre-encoded items, would
  345. definitely be charged for rejects.  Some examples would be department
  346. stores or grocery stores.
  347.  
  348.  
  349. --Bill
  350.  
  351. ----------------------------------------------------------------------------
  352. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  353. From:  Sal Cambareri            72137,3641     # 233827, * No Replies * 
  354.   To:  William Beem             72241,1111     Date: 01-Dec-92 14:43:27
  355.  
  356. >> screwy system << That is surprising.  I would never have imagined that
  357. my bank(s) wouldn't charge me a fee because I'm so small.  I always think
  358. of banks as cutting deals for the big guys and getting us little guys
  359. coming and going.  I guess this time it's nice to be a gnat. <g>
  360.  
  361. Sal
  362.  
  363. ----------------------------------------------------------------------------
  364. Subj:  MICRed laser checks                     Section: Views:Dvorak [E]
  365. From:  les c. cseh              76424,2075     # 234349, * No Replies * 
  366.   To:  Sal Cambareri            72137,3641     Date: 05-Dec-92 11:38:10
  367. Sal,
  368.  
  369. It's an understandable conclusion ... I drew the same conclusion when we
  370. first got into this.  Keep two aspects in mind:
  371.  
  372. 1. The normal toner does not bond well to check stock.  I can show you the
  373. thick accumulation built up on the reader/sorter heads from a batch of
  374. laser
  375. checks printed with normal toner.  The problem is nasty, because the laser
  376. check often won't fail, however the toner it leaves behind ends up
  377. depositing on subsequent documents.  How do you trace that?
  378.  
  379. 2. The reader/sorters are designed to be extremely accurate when the
  380. signal
  381. strength is between 50 and 200 (80 and 200 in Canada).  The further the
  382. signal
  383. strength strays, the more likely that some or all characters won't read,
  384. or
  385. will read incorrectly (be mistaken for another character).
  386.  
  387. The IBM 3890 reader/sorter is extremely forgiving, but there are several
  388. other [considerably more finicky] types in use.  We proceeded with our
  389. initial products based on good success on 3890's.  Some time later, we
  390. were
  391. horrified with the results on some of the other reader/sorters, and had to
  392. make a significant investment improving the products.
  393.  
  394. In fact, because 'noise' tends to cause problems at the '50' level, there
  395. are plans to retune the reader/sorters to 80 in the U.S. as well.
  396.  
  397. If you use a tuned font (HP, Troy, Xerox, CHEQsys) with good toner, then
  398. checks will process properly the vast majority of the time.  The further
  399. you deviate from the rules, the greater the chance of reject (either
  400. today,
  401. or sometime down the road).  If the checks are found to not comply with
  402. the
  403. published standards, then there is very reasonable justification for
  404. service
  405. charges.
  406.  
  407. As a consultant or vendor, the best and most responsible approach is to
  408. recommend solutions that are designed to follow the rules, not ones that
  409. 'happen to work' at this point in time.  Hope you'll join us ...
  410.  
  411. lcc.
  412.  
  413. ----------------------------------------------------------------------------
  414. Subj:  MICRed laser checks                   Views:Dvorak [E]
  415.   To:  les c. cseh              76424,2075
  416. From:  Sal Cambareri            72137.3641
  417. Les,
  418.  
  419. You really do raise a valid question about what is the most responsible
  420. approach.  I certainly don't want to encourage anyone to do anything
  421. that is damaging or anti-social. (eg Poisoning some one else's well by
  422. telling them write MICR checks that might "clog the gears" of MICR
  423. readers.)  On the other hand, I don't want to be a Ludite trying to stop
  424. the spread of new technology, in this case UBCC's ordinary toner system,
  425. by denying it exists.  A cynic might argue that I would be hastening the
  426. future by giving clearing houses a real incentive to move from the
  427. antiquated MICR readers to OCR readers.  Further complicating the issue
  428. is the fact that UBCC will continue to sell that technology regardless
  429. of what I do.  Should my users be denied what is available to others?
  430.  
  431. I think that, for now at least, the responsible approach would be for me
  432. to let people know of the existence of the UBCC technology without
  433. recommedation and to provide a copy of this complete thread with my
  434. software.  If neither you nor Bill (nor Ziffnet?) objects I think that's
  435. what I will do.  If there is more information you would like me to
  436. include with the software please let me know.
  437.  
  438. Sal 
  439.  
  440.  
  441.