home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / bl152.zip / BL.DOC next >
Text File  |  1993-06-06  |  51KB  |  1,179 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.             ************************************************************
  19.             *                                                          *
  20.             *                                                          *
  21.             *                B O O K   L I B R A R I A N               *
  22.             *                         Version                          *
  23.             *                           1.52                           *
  24.             *                                                          *
  25.             *                       User's Guide                       *
  26.             *                                                          *
  27.             *                            by                            *
  28.             *                                                          *
  29.             *                     Lemuel D. Turner                     *
  30.             *                      TurboSystemsCo                      *
  31.             *                      P.O. Box 965368                     *
  32.             *                    Marietta, Ga. 30066                   *
  33.             *                        404-516-8575                      *
  34.             *                        404-591-4988(FAX)                 *
  35.             ************************************************************
  36.  
  37.                       (C) Copyright 1991-1993 Lemuel D. Turner
  38.                       (C) Copyright 1991-1993 TurboSystemsCo
  39.                                _______
  40.                           ____|__     |               (R)
  41.                        --|       |    |-------------------
  42.                          |   ____|__  |  Association of
  43.                          |  |       |_|  Shareware
  44.                          |__|   o   |    Professionals
  45.                        -----|   |   |---------------------
  46.                             |___|___|    MEMBER
  47.  
  48.  
  49.  
  50.                                  LICENSE AGREEMENT
  51.                               BOOK LIBRARIAN PROGRAM
  52.  
  53.  
  54.          (C) Copyright 1991-93 TurboSystemsCo and Lemuel D. Turner for this
  55.          software, documentation, and user interface.  Marietta, Ga. United
  56.          United States of America. All rights reserved.
  57.  
  58.          TurboSystemsCo grants you without charge the right to reproduce,
  59.          distribute and use copies of this "shareware" version of our
  60.          BOOK LIBRARIAN software product (including the on disk
  61.          documentation), on the express condition that you do not receive
  62.          any payment, commercial benefit, other consideration for such
  63.          reproduction or distribution, or change this license agreement or
  64.          copyright notice.  *(Shareware distributors, user's groups and BBSs
  65.          may charge a distribution fee not to exceed $10.00, without written
  66.          permission.)*
  67.  
  68.          The rights to receive any such financial or other benefit, and to
  69.          modify the product or its components, are reserved exclusively by
  70.          TurboSystemsCo.
  71.  
  72.          Support from users enables us to develop additional features and,
  73.          future versions of the BOOK   LIBRARIAN product.  Your payment of
  74.          $34.95 + $4 S/H would be greatly appreciated; send your payment to:
  75.  
  76.  
  77.                               TurboSystemsCo
  78.                               P.O. Box 965368
  79.                             Marietta, Ga. 30066
  80.  
  81.  
  82.          By sending in your payment, along with your name, mailing address
  83.          version number, and where you heard about the BOOK   LIBRARIAN
  84.          product and obtained your copy, your copy of BOOK LIBRARIAN
  85.          will be registered with us.  This will enable you to receive (1)
  86.          technical support, (2) announcements of future releases, the latest
  87.          version, (3) a printed manual and discounts on additional programs
  88.          from TurboSystemsCo.
  89.  
  90.          THIS PRODUCT IS LICENSED WITHOUT ANY WARRANTY OF MERCHANTABILITY,
  91.          FITNESS OF PARTICULAR PURPOSE, PERFORMANCE, OR OTHERWISE; ALL
  92.          WARRANTIES ARE DISCLAIMED. BY USING THE BOOK LIBRARIAN PRODUCT,
  93.          YOU AGREE THAT NEITHER TurboSystemsCo NOR ANY OF OUR EMPLOYEES,
  94.          AFFILIATES, OWNERS, OR OTHER RELATED PARTIES WILL BE LIABLE TO
  95.          YOU OR ANY THIRD PARTY FOR ANY USE OF (OR INABILITY TO USE) THIS
  96.          SOFTWARE, OR FOR ANY DAMAGES WHATSOEVER. EVEN IF WE ARE APPRISED
  97.          OF POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES OCCURRING.
  98.  
  99.          This software may not be reversed-engineered or disassembled,
  100.          and includes certain trade secrets and confidential information
  101.          of TurboSystemsCo.
  102.  
  103.                  BOOK LIBRARIAN is a trademark of TurboSystemsCo.
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.                                        < i >
  110.  
  111.  
  112.                                  TurboSystemsCo Products
  113.  
  114.  
  115.      Video Librarian
  116.      ---------------
  117.      An outstanding easy-to use menu driven program that quickly organ-
  118.      izes and maintains any size Video Library. Can maintain over 2
  119.      billion titles in your library. Includes context sensitive help,
  120.      pop-up pick list for data entry, moveable, resizeable, scrollable
  121.      Browse windows, editable memo field, plus fields for star, co-star,
  122.      cast members, rating, director, category, publisher, year, tape#,
  123.      start/stop counter, recording speed, time and more. The program is
  124.      very fast and can perform complex searches on up to ten fields and
  125.      can print reports to the screen, printer or disk. Prints labels for
  126.      cassettes on regular or custom labels. Mouse support.  Regular
  127.      Retail price is $34.95 but your price is only *$19.95* if registered
  128.      when you register Book Librarian.
  129.  
  130.      Household Register
  131.      ------------------
  132.      An outstanding easy-to-use menu driven home inventory program holds
  133.      99,999 items per database an can use an unlimited number of databases.
  134.      Includes complete database management functions and full-featured
  135.      reporting. Sends reports to the screen, printer, or disk file. A
  136.      valuation report prints your inventory and summary/statistical analysis
  137.      of total items by category, owner or location. This exceptional
  138.      program will prove invaluable for organizing and reporting your
  139.      valuables in case of loss, theft or natural disaster. Features
  140.      include customizeable pop-up data entry menus; on-line help; prints
  141.      warranty list showing expiration dates; includes sample database and
  142.      much more.  Regular price is $34.95, but only *$19.95* if registered
  143.      when you register Book Librarian.
  144.  
  145.      SoundMasterDb Plus
  146.      ------------------
  147.      The best audio library/cataloger available. Handles all audio for-
  148.      mats (CD's, Cassettes, Albums, Reel-to-Reel) through its advanced
  149.      relational database design. Advanced data input/display screens
  150.      store an unlimited number of songs per side. Nine reports that can
  151.      be indexed six ways. Reports to screen, printer or disk. Quick FIND
  152.      -SEARCH on single or multiple fields. Context sensitive help, on-
  153.      line manual, built-in screen saver and much more. Regular retail is
  154.      $35.95, but your price is *$19.95* if you register when you
  155.      register Book Librarian.
  156.  
  157.      Paper Products  (Can be ordered without registering a program)
  158.      ---------------
  159.      You can order the hard to find continous form 3 X 5 Index Cards
  160.      and 2 1/2 x 4 Rolodex(R) cards.  The Rolodex(R) cards are not
  161.      uesd by Book Librarian, but can be used by other programs.
  162.      These cards are not for laser printers. We have additional hard
  163.      to find labels that are included with our catalog.
  164.  
  165.  
  166.  
  167.                                        < ii >
  168.                       TurboSystemsCo Order Form
  169.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  170.       | Product Name:        |    Price       | Qty | Cost   |
  171.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  172.       | Book Librarian       |     $34.95     |     |        |
  173.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  174.       | Video Librarian      |    *$19.95     |     |        |
  175.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  176.       | Household Register   |    *$19.95     |     |        |
  177.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  178.       | SoundMasterDb        |    *$19.95     |     |        |
  179.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  180.       | Index Cards (1000)   |     $12.95     |     |        |
  181.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  182.       | Rolodex(R) (1000)    |     $12.95     |     |        |
  183.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  184.       |  Catalog             |     $00.00     |     |        |
  185.       +----------------------+----------------+-----+--------+
  186.       |                                  Sub-Total  |        |
  187.       |                                             +--------+
  188.       | Shipping/Handling ------------------------> |        |
  189.       | US $4.00 (1st item)                         +--------+
  190.       |   +$1.00 each additional item                        |
  191.       |                                                      |
  192.       | All Others $8.00(1st item)                           |
  193.       |           +$2.00 each additional item                |
  194.       |                                             +--------+
  195.       | ** $0.00 for catalog        Total Enclosed  |        |
  196.       +---------------------------------------------+--------+
  197.       METHOD OF PAYMENT
  198.       *Price if ordered when you register Book Librarian
  199.       +-------------------------------------------------------------------+
  200.       | Check[ ]  Money Order[ ]  VISA[ ]  MasterCard[ ]  AMEX/Optima[ ]  |
  201.       |                                                                   |
  202.       | Card Holder's Name: ____________________________________________  |
  203.       |                                                                   |
  204.       | Card Holders Signature: ________________________________________  |
  205.       |                                                                   |
  206.       | Card Number: __________________________________________           |
  207.       |                                                                   |
  208.       | Exp Date: __________  (month/year)                                |
  209.       +-------------------------------------------------------------------+
  210.       SHIP TO:
  211.       +-------------------------------------------------------------------+
  212.       |  NAME: _______________________________________________________    |
  213.       |                                                                   |
  214.       |  STREET: _____________________________________________________    |
  215.       |                                                                   |
  216.       |          _____________________________________________________    |
  217.       |                                                                   |
  218.       |  CITY: ________________________________ STATE: ____ ZIP _________ |
  219.       |                                                                   |
  220.       |  PHONE: __________________________________                        |
  221.       +-------------------------------------------------------------------+
  222.         Mail to:       TurboSystemsCo
  223.                        P.O. Box 965368
  224.                        Marietta, Ga. 30066
  225.          If paying by credit card, you may place your order by
  226.          calling 1-800-257-7221. 11am - 6:30pm Eastern Time  Mon - Fri or
  227.          FAX to : 1-404-591-4988 24hrs 7 days/week.
  228.                                         < iii >
  229.  
  230.  
  231.  
  232.  
  233.  
  234.                                   TABLE OF CONTENTS
  235.  
  236.  
  237.  
  238.         Introduction
  239.             Introduction .............................................   1
  240.             Features .................................................   1
  241.             System Requirements ......................................   2
  242.             Distribution Files .......................................   2
  243.             Disk Back-Up .............................................   2
  244.  
  245.         Getting Started
  246.             Installing Book Librarian ................................   3
  247.                 Hard Disk System .....................................   3
  248.                 Floppy Disk System ...................................   3
  249.             Start-Up .................................................   3
  250.                 Floppy Disk System ...................................   3
  251.                 Hard Disk System .....................................   4
  252.                 Printer Set-up .......................................   4
  253.  
  254.         Data Entry
  255.            Data Entry Screen .........................................   5
  256.                Command Menu ..........................................   5
  257.                Edit Keys .............................................   6
  258.                Keyboard and Mouse Usage ..............................   6
  259.            Data Operations ...........................................   7
  260.                Adding Records ........................................   7
  261.                   Data Entry Fields ..................................   8
  262.                Editing Records .......................................   8
  263.                Deleting Records ......................................   8
  264.  
  265.         Searching
  266.            The Find Function .........................................   8
  267.                List Book Window ......................................  10
  268.            The Browse Function .......................................  11
  269.            The Search Function .......................................  11
  270.                Query Screen Fields ...................................  11
  271.  
  272.        Reports
  273.            Reports ...................................................  12
  274.                Report Type Menu ......................................  12
  275.                List To Menu ..........................................  12
  276.                List All ..............................................  13
  277.                Sort By Menu ..........................................  13
  278.                Spacing Menu ..........................................  13
  279.            Report Formatter ..........................................  13
  280.                Formatter Fields ......................................  13
  281.                Wrap Example ..........................................  14
  282.            Re-Index Corrupt Files ....................................  14
  283.  
  284.  
  285.  
  286.  
  287.  
  288.                                                < iv >
  289.  
  290.        CUSTOMER SUPPORT
  291.  
  292.        TurboSystemsCo has a strong commitment to customer support.  We
  293.        provide technical support only to registered users.  However if
  294.        you should experience problems getting the program to run on
  295.        your systems prior to registering, we will attempt to resolve
  296.        those problems.
  297.  
  298.        Lemuel D. Turner the owner and president of TurboSystemsCo and
  299.        the author of Book Librarian is a member of the Association of
  300.        Shareware Professionals.  While we don't think you'll ever need
  301.        it,  by Mr. Turner's membership in the Association of Shareware
  302.        Professionals, registered users have an additional avenue to
  303.        resolve customer support disputes if they can not be resolved to
  304.        the registered user's satisfaction.  See statement below:
  305.  
  306.  
  307.        ASP OMBUDSMAN STATEMENT
  308.  
  309.        Lemuel D. Turner is a member of the Association of Shareware
  310.        Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the shareware
  311.        principle works for you.  If you are unable to resolve a share-
  312.        ware-related problem with an ASP member by contacting that mem-
  313.        ber directly, ASP may be able to help.  The ASP Ombudsman can help
  314.        you resolve a dispute or problem with an ASP member, but does not
  315.        provide technical support for member's products.  Please write the
  316.        ASP Ombudsman at 545 Grover Road, Muskegon Mi. 49442-9427 or send a
  317.        Compuserve message via easyplex to ASP Ombudsman 70007,3536.
  318.  
  319.  
  320.  
  321.                                    INTRODUCTION
  322.  
  323.  
  324.  
  325.         BOOK LIBRARIAN is an easy to use book database management system.
  326.         It is ideal for managing a personal, professional, church, club,
  327.         or business library.  You can quickly search your library by Title
  328.         Author, Subject or Book type.  Can print reports to the screen,
  329.         printer or disk file.
  330.  
  331.  
  332.         FEATURES
  333.  
  334.         - Holds 16 Information Fields About Each Book
  335.           -- Title, Author (first & last), Subject, Book Type, Edition,
  336.              Pages, Copyright Year, Catalog #, ISBN, Purchase Date, Price,
  337.              Publisher, Location, Note1, Note2.
  338.  
  339.           -- A memo field that can hold up to 30 lines of information about
  340.              each title.
  341.  
  342.  
  343.         - Database Management Functions.
  344.           -- Next, Prev, Find, Top, Last, Edit, Add, Del, Search,
  345.              Report, Browse, Quit
  346.  
  347.  
  348.         - Reports
  349.           -- Eight fixed format reports, plus a self design report.
  350.              --- Reports may be printed to screen, printer or disk text file.
  351.              --- Can print on continous form 3 X 5 cards.
  352.  
  353.  
  354.         - Context Sensitive Help
  355.           -- Press F1 to bring up a relevant help screen at any point in
  356.              the program.
  357.  
  358.         - Mouse Support
  359.  
  360.         - Screen Saver
  361.           -- A built-in screen saver activates when the keyboard is not used
  362.              at a user customizable interval.
  363.  
  364.         - Browse and Find Windows
  365.           -- Moveable, scrollable, resizeable
  366.  
  367.         - Find any Title, Subject, Author or Book Type in approximately 1
  368.           second or less.
  369.  
  370.         - Search database on any combination of fields.
  371.  
  372.         - Can hold over 2 billion titles, approximately 900 on a 360k floppy
  373.           if memo field is not used. Memo field only uses disk space if the
  374.           field is used.
  375.  
  376.  
  377.  
  378.         ===============================  1  ==============================
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.         SYSTEM REQUIREMENTS
  384.  
  385.         To use BOOK LIBRARIAN you will require:
  386.  
  387.                       IBM PC/XT/AT PS/2 or Compatible.
  388.  
  389.                       At least 512k of memory.
  390.  
  391.                       Two floppy drives or 1 hard disk and a floppy
  392.  
  393.                       A color monitor (CGA,EGA,VGA)
  394.  
  395.                       Printer (capable of print in compressed mode to use
  396.                       all the features of the program).
  397.  
  398.                       MS-DOS/PC-DOS 2.1 or higher.
  399.  
  400.                       Supports both keyboard and mouse input.
  401.  
  402.  
  403.  
  404.  
  405.         Your CONFIG.SYS file must have the statement, FILES=16.  If the
  406.         number is greater than 16 that's okay.  Refer to your DOS manual
  407.         if you are not familiar with the CONFIG.SYS file.
  408.  
  409.  
  410.  
  411.  
  412.  
  413.         THE DISTRIBUTION FILES
  414.  
  415.            The Book Librarian disk should at a minimum contain the
  416.            following files.  If all the files listed below are not found
  417.            on this disk, please notify TurboSystemsCo of the source of
  418.            disk so we can provide them a correct copy of the program.
  419.            There may be additional files added by the distributor.
  420.  
  421.         BL.EXE     README.DOC     SAMPLE.K3     REPORT.DSW    ORDER.EXE
  422.         BOOK.DBW   SAMPLE.BLF     SAMPLE.K4     REPORT.DSH    OPWIN.DSW
  423.         BOOK.DBH   SAMPLE.K1      DBLANG.LAN    QUERY.DSW     FORM1.DSW
  424.         BL.DOC     SAMPLE.K2      PRINTER.PTR   QUERY.DSH     FORM1.DSH
  425.  
  426.         DB_UTIL.IWF BLFIX.EXE     EPSON.CFG     MYFILE.BLF    MYFILE.K3
  427.         DBPMENU.MEN FILE_ID.DIZ   IBMPRO.CFG    MYFILE.K1     MYFILE.K4
  428.         VENDOR.DOC                HPII.CFG      MYFILE.K2     ORDER.DOC
  429.  
  430.  
  431.         BACKUP YOUR PROGRAM DISK
  432.  
  433.         Please make a backup copy of the program disk.  If required,
  434.         please refer to your DOS manual for back-up procedures.
  435.  
  436.  
  437.  
  438.  
  439.         ===============================  2  ================================
  440.  
  441.  
  442.  
  443.  
  444.         INSTALL BOOK LIBRARIAN ON A HARD DISK
  445.  
  446.  
  447.         Before continuing we remind you again to make a backup copy of
  448.         the program disk.  Refer to your DOS manual for back-up pro-
  449.         cedures if required.
  450.  
  451.  
  452.  
  453.         We suggest you set up a directory specifically for Book Librarian.
  454.         From the "root" directory normally "C:\":
  455.  
  456.         Enter the DOS command:
  457.  
  458.         MD\BOOK     (Press RETURN)
  459.  
  460.         Next set the default to the new sub-directory by entering the
  461.         DOS command:
  462.  
  463.         CD\BOOK    (Press RETURN)
  464.  
  465.         With your working copy disk in drive A; enter the DOS command:
  466.  
  467.         COPY A:\*.*  (Press RETURN)
  468.  
  469.  
  470.         INSTALLING ON A FLOPPY DISK SYSTEM
  471.  
  472.         If you are using Book Librarian on a dual floppy disk system, then
  473.         all that is required is to make a backup (copy) of the Book Librarian
  474.         program disk and use the backup (copy) as your working disk.  You'll
  475.         also need to format a blank floppy disk to hold your data files.
  476.  
  477.  
  478.         START-UP
  479.  
  480.         This section describes how to load and start-up Book Librarian.
  481.         Also see README.DOC file on the distribution diskette for the
  482.         latest info.
  483.  
  484.  
  485.         DUAL FLOPPY SYSTEM
  486.  
  487.         You need your working copy disk of Book Librarian and a blank
  488.         formatted disk. To enter Book Librarian, (1) boot your system with
  489.         your DOS disk, (2) place your working copy in drive A, and
  490.         your blank formatted disk in drive B, (3) at the A> prompt type
  491.         BL and press RETURN, and the shareware notice screen will be dis-
  492.         played, (4) after the shareware notice screen is displayed, press
  493.         the space bar to continue and the file selection screen is dis-
  494.         played.  Use the cursor to select a data file.  All Book Librarian
  495.         data files have the extension .BLF.  If you select a file with the
  496.         extension .BLF the file will be displayed on the main data entry
  497.         screen.
  498.  
  499.  
  500.         ================================= 3 ================================
  501.  
  502.  
  503.  
  504.        DUAL FLOPPY SYSTEM - Cont
  505.  
  506.        To select a data file on a different drive, press the control key
  507.        and the drive letter.  For example to select a data file on drive
  508.        B, press the control key and the letter B together.  To create a
  509.        data file press the F2 function key, enter a name for the file up
  510.        to eight characters long.  Do not enter an extension, the extension
  511.        .BLF will be added.
  512.        
  513.        
  514.        HARD DISK SYSTEM START-UP
  515.        
  516.        To enter Book Librarian, (1) start your system if not already start-
  517.        ed, (2) at the C> prompt, type CD/BOOK or the name of the subdirect-
  518.        ory you copied the Book Librarian master disk files, (3) type BL
  519.        and press the ENTER/RETURN key and the program will load.  To select
  520.        a data file see section under Dual Floppy Start-Up.
  521.        
  522.        
  523.        PRINTER INSTALLATION
  524.        
  525.        The first time you use Book Librarian or if you change printers,
  526.        you must install your printer for use with Book Librarian. To
  527.        install your printer, select U)til from the Main Menu.  Then
  528.        select S)elect Printer from the next menu.  The menu will display
  529.        five selections. (1) Epson and Compatibles, (2) IBM Proprinter and
  530.        Compatibles, (3) HP Laser Series II and Compatibles, (4) Generic
  531.        and (5) TSC Printer.
  532.  
  533.        To select a printer, select the highligted letter or use the arrow
  534.        key to move the cursor over the printer and press RETURN/ENTER.
  535.  
  536.        Most non-laser and some laser printers are compatible with the Epson
  537.        or IBM ProPrinter.  If your printer is not an Epson or IBM Proprinter
  538.        check your manual, it is probably compatible with one or both.
  539.        Select the appropiate  printer.   If you have a laser printer, select
  540.        the HP Laser printer.
  541.  
  542.        If your printer will not work with any of the first three selections
  543.        then you should select the Generic Printer.  When you use the Generic
  544.        printer printer control codes are sent to your printer.   You will
  545.        not be able to print the Comprehensive and Index Cards unless you
  546.        manually place your printer in compressed mode prior to starting the
  547.        report.  Also the headings will not be printed in bold.
  548.  
  549.        The final selection (5) TSC, is used to load a custom driver for your
  550.        printer created by TurboSystemsCo.  If none of the first three
  551.        will work with your printer then contact TurboSystemsCo.  We may be
  552.        able to construct a driver for you.  Please provide the manufactuer
  553.        and model number.
  554.  
  555.        If you selcet one of the printers and the reports don't print
  556.        correctly, always reset or turn your printer off then back on
  557.        prior to trying another selection.
  558.  
  559.  
  560.        
  561.        ================================= 4 =================================
  562.  
  563.        DATA ENTRY
  564.        
  565.        After the File Selection Screen is displayed, the Main Data Entry
  566.        Screen is displayed.  The screen contains 16 data entry fields, 1
  567.        memo field and the Command Menu.
  568.        
  569.        The Command Menu provides Book Librarian with a selection of easy to
  570.        use database management functions.   Each menu item can be selected by
  571.        pressing the highlighted letter, or by using the arrow keys to place
  572.        the cursor over an item and pressing ENTER, or by using the mouse.
  573.        The function of each menu item is provided below:
  574.        
  575.        ITEM        FUNCTION
  576.        -------     --------------------------------------------------------
  577.        Next        Displays the next book title in alphabetical order.
  578.  
  579.        Prev        Displays the previous book title in alphabetical order.
  580.  
  581.        Find        Use this feature to rapidly locate any Title, Author,
  582.                    Subject, or Book Type.
  583.  
  584.        Top         Displays the first book in Title index order.
  585.  
  586.        Last        Displays the last book in Title index order.
  587.  
  588.        Edit        Edit the book currently displayed on the screen.
  589.  
  590.        Add         Add a new book to the library file.
  591.  
  592.        Del         To delete the book displayed on the screen.
  593.  
  594.        Search      Displays the Search Selection Screen.  Search the lib-
  595.                    rary file using multiple selection criteria.  Matches are
  596.                    displayed on the Data Entry Screen.
  597.                                 
  598.        Browse      Allows you to display the book records in tabular for-
  599.                    mat in a browse window, scroll through the records
  600.                    indexed by Title, Author, Subject or Book Type.
  601.  
  602.  
  603.        Rpt         Displays the report selection screen.
  604.        
  605.        Quit        Exits Book Librarian.
  606.  
  607.        F1          Displays context sensitive help about menu items or data
  608.                    entry fields.  The F1 key is not displayed.
  609.                    
  610.        Alt+'V'     Pressing the ALT key and pressing 'V' will display a 
  611.                    screen to alter the delay before the screen saver.  
  612.                    Valid entries are 5 to 600 seconds.  Enter 0 to turn
  613.                    screen save off.
  614.                    
  615.        ESC         The same as Quit, also Alt+'X' has same function.
  616.                    
  617.        Copy        Add a new item, but copy fields currently displayed.
  618.  
  619.        F3          Flushes data stored in memory to disk.
  620.  
  621.        ================================= 5 =================================
  622.  
  623.  
  624.        EDIT KEYS
  625.        
  626.        
  627.        The edit key listed below are in effect when entering data into the
  628.        Main Data Screen and other screens where data can be entered.
  629.        
  630.        
  631.        
  632.        KEY        FUNCTION
  633.        ---------  --------------------------------------------------------
  634.        F1         Displays help screen.
  635.        
  636.        F2         Displays file name field on Data File Selection Screen.
  637.        
  638.        F5         The field is deleted from the cursor position to the end
  639.                   of the field and the cursor is placed back at the left
  640.                   margin of the field.
  641.                   
  642.        F10        The key is used to end editing.  If on the main data entry
  643.                   screen, the data is written to a data file.  On other 
  644.                   screens, control will be returned to the menu.
  645.                   
  646.        ESC        Key is used to exit from data entry while using the Add
  647.                   or Edit functions.  The changes made to the data entry
  648.                   screen are canceled. 
  649.                   
  650.        ENTER      Pressing ENTER/RETURN while in a data entry field ends
  651.                   edit of the field and moves the cursor to the next field.
  652.                   
  653.        BACKSPACE  Causes the cursor to move to the left and erases the char-
  654.                   acter to the left.
  655.                   
  656.        INS        Toggles between insert and overwrite of characters.
  657.        
  658.        DEL        Deletes the character under the cursor.
  659.        
  660.        UP ARROW   Moves the cursor to the previous field if not in the first
  661.                   field.
  662.                   
  663.        DN ARROW   Moves the cursor to the next field on the screen.
  664.        
  665.        L ARROW    Moves cursor to left within a field.  Does not delete
  666.                   characters.
  667.                   
  668.        R ARROW    Moves cursor to right within a field.  Does not delete
  669.                   characters.
  670.                   
  671.                   
  672.        KEYBOARD AND MOUSE USAGE
  673.  
  674.        Book Librarian can use both the keyboard and a mouse or a combi-
  675.        nation of both.  There are three direct equivalences between the
  676.        mouse and the keyboard.
  677.  
  678.        *    The left mouse button is exactly equal to the ENTER key.
  679.        *    The right mouse button is exactly equal to the Esc(ape) key.
  680.        *    The left and right button pressed together, (or the middle
  681.             button in a three button mouse) is exactly equal to the F1 Key.
  682.  
  683.  
  684.  
  685.  
  686.        ================================= 6 =================================
  687.  
  688.  
  689.  
  690.  
  691.  
  692.        DATA OPERATIONS
  693.        
  694.        This section describes how to add, edit and delete records.
  695.  
  696.        
  697.        * ADDING RECORDS
  698.        
  699.        Adding a record is the process of typing information into blank data
  700.        entry fields.
  701.  
  702.        To add a record to your book file select Add from the Command Menu
  703.        by pressing A, or by using the mouse or arrow keys to highlight Add
  704.        and pressing left mouse button or pressing the ENTER/RETURN key.
  705.        
  706.        Data entry begins with the Title field (top left) and proceeds left
  707.        to right, top to bottom.  At the bottom of the screen is the 
  708.        Memo area.
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.        You can enter up to 30 lines of information in the memo field. The
  714.        This is a memo field is like a mini-wordprocessor, all edit keys
  715.        work and words are automatically wrapped at the end of a line.
  716.  
  717.  
  718.  
  719.        NOTE:  The memo field only uses space in the database if you enter data
  720.        in it.  The program allocates space in increments of 255 bytes.
  721.  
  722.  
  723.  
  724.        Saving the book information to disk is accomplished by pressing the
  725.        F10 function key.  If you press ESC or the right mouse button while
  726.        in any field, the information is erased and is not stored on disk.
  727.  
  728.  
  729.  
  730.        You can use the up/down arrow keys and or the mouse to revisit any
  731.        field and edit the information prior to pressing F10 or ESC.  If in
  732.        the memo field, you must press CTRL+PAGE-UP to exit the memo field
  733.        and move back up to the note field.
  734.  
  735.        
  736.                          
  737.        
  738.        
  739.        
  740.        
  741.  
  742.  
  743.  
  744.  
  745.        
  746.        ================================= 7 =================================
  747.  
  748.  
  749.  
  750.         * DATA ENTRY FIELDS
  751.         
  752.        Each record in the book file contains the following fields.
  753.  
  754.        Field           Contents
  755.        ------------    --------------------------------------------------
  756.        Title           Holds the book title, up to 43 characters.  This
  757.                        is the primary index field.  The first 20 characters
  758.                        are indexed.
  759.                         
  760.        Edition         Enter the book edition number, 1st, 2nd, 3rd etc.
  761.  
  762.        Subject         Enter the general subject of the book, mathmatics,
  763.                        computers, etc.  An index field.
  764.  
  765.        Type            Enter the type of book, Childrens, Medical, Text,
  766.                        How To, Catalog etc. An index field.
  767.  
  768.        Pages           Enter the number of pages contained in the book.
  769.  
  770.        Author(last)    Holds the last name of the author, an index field.
  771.        
  772.        Author(first)   Holds the first name of the author.
  773.  
  774.        Copyright       Enter the year the book was copyrighted.
  775.  
  776.        Price           Enter the price paid for the book or current value.
  777.  
  778.        Pur Date        Enter the date the book was bought or obtained.
  779.  
  780.        Cat #           Enter Dewey Decimal system #, or your own numbering
  781.                        system to identify book.
  782.  
  783.        ISBN            Enter the 14 digit ISBN.
  784.  
  785.        Publisher       Enter the name of the books publisher.
  786.  
  787.        Location        Enter the location of the publisher or can hold the
  788.                        physical location of the book.
  789.  
  790.        Note1           Can hold miscelleaneous information.
  791.  
  792.        Note2           Sames as note1.
  793.  
  794.        MEMO            30 line scrollable memo area.  Can be used to enter
  795.                        a synopsis, review or other information.
  796.  
  797.  
  798.        * EDITING RECORDS
  799.  
  800.        To edit a record select Edit from the menu by pressing E or by using
  801.        the arrow keys or the mouse.  This function allows you to make changes
  802.        to the record displayed on the screen.
  803.  
  804.        After you completed making changes to a field or fields, press F10
  805.        and the changes are saved to your book file.
  806.  
  807.  
  808.        ================================= 8 =================================
  809.  
  810.  
  811.  
  812.        * EDITING RECORDS - cont
  813.  
  814.  
  815.        If you decide while editing the record that you don't want to save
  816.        the changes, press the ESC key and the changes will be erased and the
  817.        old information restored.
  818.  
  819.  
  820.        * DELETING RECORDS
  821.  
  822.        To delete the record displayed select the Del function from the com-
  823.        mand menu.  A prompt is displayed to confirm deletion of the record.
  824.        Answer Yes to delete the record.
  825.  
  826.  
  827.        SEARCHING
  828.  
  829.        There are two methods provided in the program to search your data-
  830.        base, the FIND key and the SEARCH key.  The BROWSE key also lets
  831.        you look at your database in tabular format and is also explained
  832.        in this section.  The FIND function is quicker and easier to use
  833.        but the Search function allows more complex searches.
  834.  
  835.  
  836.  
  837.        * THE FIND FUNCTION
  838.  
  839.        The FIND key rapidly locates a book by Title, Author(last name),
  840.        Subject or Book Type.
  841.  
  842.        When you select FIND from the command menu a pop-up menu with the
  843.        following choices is displayed: Title, Subject, Type, Author.
  844.  
  845.        Select one of the choices from the menu or press ESC to return to
  846.        the Command Menu.  If you select Title, the following prompt is
  847.        displayed:
  848.  
  849.           Enter Title To Find or ENTER/RETURN For All _________________
  850.  
  851.        A similar prompt is displayed for the other choices if selected.
  852.        The prompt above allows you to specify a string to search for, or
  853.        just press ENTER/RETURN.   If you press ENTER/RETURN key without
  854.        entering a search string, then the data file is displayed indexed
  855.        by the selected choice in the List Book Window.  The cursor will
  856.        be placed at the beginning of the file.
  857.  
  858.        If a search string is entered, the data file is displayed in the
  859.        List Book Window and the cursor is placed on the first record
  860.        that matches the search string.  If the search string is not found
  861.        then a prompt displays saying An Exact Match Not Found and the
  862.        cursor is placed on the record that comes closest to matching the
  863.        string entered.
  864.  
  865.  
  866.  
  867.  
  868.  
  869.        ================================= 9 ================================
  870.  
  871.  
  872.  
  873.        *FIND FUNCTION - Cont
  874.  
  875.  
  876.        When using the FIND function the data base is displayed in a pop-
  877.        up List Book Window.  You can use the arrow keys, mouse, Tab and
  878.        Page-Up and Page Down keys to scroll through the data base.  The
  879.        Tab key moves the cursor right 10 characters, Shift+Tab moves the
  880.        cursor left 10 characters.  The Page Up and Page Down keys move the
  881.        cursor up and down 10 lines respectively.
  882.  
  883.        A unique way to move through the data base or find a particular
  884.        record is to type a letter or word from the keyboard while the
  885.        List Book Window is displayed.  For example if the you typed the
  886.        letter C then the cursor will move to the first entry or closest
  887.        entry that starts with C.  To move the cursor to another location
  888.        in the C list type another letter, for example U which would disp-
  889.        lay CU in the left lower corner of the window.  The cursor would
  890.        move to the CU location in the data base.  If Author was selected for
  891.        the index and you typed CRUISE, the cursor would move to Cruise in
  892.        the data base.  To erase the letters displayed in the lower left
  893.        corner of the window press the Delete or Backspace key to erase the
  894.        characters.  You can enter other characters to move about the data
  895.        base.  For example enter the letter A to move to the top of the
  896.        data base, then press Delete to erase the character and enter Z to
  897.        move to the end of the data base.
  898.  
  899.        There are several options available to change the List Book
  900.        Window.  The options are displayed at the bottom of the window.
  901.        The options are (1) Brief, (2) Zoom (3) Resize and (4) move.  The
  902.        options are explained below.
  903.  
  904.        List Book Window Options:
  905.  
  906.        (1) Brief - Limits display to only key fields. Can speed that rec-
  907.        ords are accessed when paging around data in the find window.
  908.        Press ALT 'B' to activate and deactivate.
  909.  
  910.        (2) Zoom - List Book Window expands to full screen.  Press ALT 'Z'
  911.        to activate and deactivate.
  912.  
  913.        (3) Resize - Allows you to change the size of the window using the
  914.        arrow keys or mouse.  You can only change the position of the bottom
  915.        and right side of the window.  To activate press ALT 'R'.
  916.  
  917.        (4) Move - Allows you to move the window using the arrow keys or
  918.        mouse.  Press ALT 'M' to activate.
  919.  
  920.        Note: If only one record in the Database matches the search string
  921.        entered then the record is displayed on the main data entry screen
  922.        and not in the find window.
  923.  
  924.        Also pressing ENTER/RETURN when the cursor is over one of the records
  925.        in the List Book Window will display the book on the main data
  926.        entry screen.
  927.  
  928.  
  929.        ================================= 10 ================================
  930.  
  931.  
  932.        THE BROWSE FUNCTION
  933.  
  934.        The browse function works identically to the FIND function except
  935.        you can not enter a string to search for.  The function lets you
  936.        browse through you database indexed by Title, Subject, Author or
  937.        Book Type.  You should use this function if you just want to page
  938.        through your data without looking for a particular item.
  939.  
  940.        THE SEARCH FUNCTION
  941.  
  942.        The FIND function can only perform searches on one of the key fields.
  943.        The search function can perform searches on up to 10 fields, while
  944.        setting up specific search criteria using logical operators.  When
  945.        the Search menu selection is chosen, the book Query Screen is
  946.        displayed along with the menu choices Edit, Recall Quit.
  947.  
  948.        Edit allows you to fill-in the book Query Screen,  Recall will
  949.        display previously saved selections and allows you to load them from
  950.        disk and fill in the book Query Screen.  Quit will return you to
  951.        the main data entry screen.
  952.  
  953.        QUERY SCREEN FIELDS
  954.        There are four fields on the screen used to set up the search cri-
  955.        tiera: Field, Comparator, Value and LogOp.
  956.  
  957.        Field       Press ENTER/RETURN to pop up a pick list of fields
  958.                    that can be tested. NOTE: There are 4 fields for Author,
  959.                    Author_F, Author_L, and  Author.  For example you would
  960.                    use Author_L if looking for a last name only match, ie
  961.                    "Simon".  Use Author to match a first and last name, ie
  962.                    "Burt Simon".
  963.  
  964.        Operator    Press ENTER/RETURN to pop up a pick list or type in one
  965.                    of the seven operators.  This field defines the type of
  966.                    test you want to make.
  967.  
  968.        Value       Enter the value to be compared/tested.
  969.  
  970.        LogOp       Select AND/OR from the pop up list to enter additional
  971.                    selection criteria.  Enter "END" and/or press F10 to
  972.                    stop entering data.
  973.  
  974.        The combination of a Field, an Operator and a Value forms the basic
  975.        selection criteria.  When two basic criteria is joined together by
  976.        a LogOp, this forms a selection pair.
  977.  
  978.        The program evaluates each selection pair separately and combines
  979.        them progressively from top to bottom to determine if each record
  980.        meets the selection criteria.  You can enter up to five selection
  981.        pairs on the screen.
  982.        A screen identical to the data entry screen is displayed with the
  983.        prompt "****** Searching ******" at the bottom of the screen.
  984.        When a match is found the following menu is displayed: "Next, Edit,
  985.        Quit".  The mouse does not work with this menu.  Next starts the
  986.        search process again to find the next match.  Edit functions the
  987.        same as on the data entry screen.  Quit stops the search process
  988.        and returns to the data entry screen.
  989.  
  990.  
  991.        ================================= 11 ================================
  992.  
  993.        REPORTS
  994.  
  995.        The report screen appears when Rpt is selected from the command
  996.        menu.  On the screen is five menus which determine the type of
  997.        report, where to list the report, whether to list all or some of
  998.        the books, the index to use, and line spacing.
  999.  
  1000.        Upon arrival at the screen, the following menu is displayed:
  1001.        Edit, Continue, Quit.  Edit allows updating of the screen, Continue
  1002.        will cause the report to be listed, Quit returns you to the data
  1003.        entry screen.
  1004.  
  1005.        REPORT TYPE MENU
  1006.        Title           A pre-formatted report that can be listed to the
  1007.                        screen, printer or text file.  Report lists Title,
  1008.                        Author and Subject.
  1009.  
  1010.        Author          A pre-formatted report that can be listed to the
  1011.                        screen, printer or text file.  Report lists Author,
  1012.                        Title and Subject.
  1013.  
  1014.        Subject         A pre-formatted report that can be listed to the
  1015.                        screen, printer or text file.  Report lists Subject
  1016.                        Title, and Author.
  1017.  
  1018.        Book Type       A pre-formatted report that can be listed to the
  1019.                        screen, printer or text file.   Lists Book Type,
  1020.                        Subject, Title and Author Last Name.
  1021.  
  1022.        Valuation       A pre-formatted report that can be listed to the
  1023.                        screen, printer or text file.  Lists Title, ISBN,
  1024.                        Catalog#, Purchase Date, and Price.  Totals value
  1025.                        of all books.
  1026.  
  1027.        Comprehensive   A pre-formatted report that can be listed only, to
  1028.                        a printer or text file.  The report list all fields
  1029.                        in the database except for the memo field.
  1030.  
  1031.        Index Cards     Report listed on 3 X 5 continous form index cards.
  1032.                        Can not be listed to the screen.  All fields are
  1033.                        listed except for memo field.
  1034.  
  1035.        Custom          You select the fields to place in report.  Select-
  1036.                        ions are made using the Report Format Screen des-
  1037.                        cribed later.
  1038.  
  1039.        Memo            Prints all fields, plus the contents of the memo
  1040.                        field on a single sheet of paper.
  1041.        LIST TO MENU
  1042.  
  1043.        Screen          When selected the report is listed to your monitor.
  1044.  
  1045.        Printer         When selected the report is listed to your printer.
  1046.  
  1047.        Disk            When selected, you are prompted for a filename for
  1048.                        the text file.  Do not add an extension.  The pro-
  1049.                        gram adds the extension .TXT.  The file created can
  1050.                        be edited by any wordprocessor capable of reading
  1051.                        ASCII text.
  1052.  
  1053.        ================================= 12 ================================
  1054.  
  1055.  
  1056.  
  1057.        LIST ALL
  1058.  
  1059.        Yes        List all books in the data file.
  1060.  
  1061.        No         When selected, you will set-up selection criteria using
  1062.                   the Query Screen to list the desired books.
  1063.  
  1064.  
  1065.  
  1066.        SORT BY MENU
  1067.  
  1068.        Select the sort order in which you want your report listed. Choices
  1069.        are Title, Author, Subject and Type.  Selecting  Title would cause
  1070.        the report to be listed in alphabetical order by book title.
  1071.  
  1072.  
  1073.        SPACING
  1074.  
  1075.        Select Single or Double to print the Title, Author, Subject, Type,
  1076.        Valuation and Custom reports with single or double line spacing.
  1077.        Spacing has no effect The Index Card and Comprehensive Reports.
  1078.  
  1079.  
  1080.  
  1081.        REPORT FORMATTER
  1082.  
  1083.        When Custom report is selected from the Report Type Menu, the Report
  1084.        Formatter screen is displayed after completing the current screen.
  1085.        From this screen you select the fields to be included in your report
  1086.        and how you want the fields formatted.
  1087.  
  1088.  
  1089.        REPORT FORMATTER FIELDS
  1090.  
  1091.        Print Field    Enter the name of the field you want printed.  Press
  1092.                       ENTER/RETURN while the field is blank for a pop up
  1093.                       list of fields to select from.  Selecting Author
  1094.                       from the list will print last name, first name of
  1095.                       each. Choose L-MARGIN to set the size of the left
  1096.                       margin.
  1097.  
  1098.        Field Width    This is a display only field and you can not edit it.
  1099.                       it displays the number of characters the selected
  1100.                       field occupies.
  1101.  
  1102.        Print Width    This field allows you to specify the width in charac-
  1103.                       ters that you want the field to occupy on a line.
  1104.                       The number is added to the Line Width displayed at the
  1105.                       bottom of the screen.
  1106.  
  1107.        Wrap(Y/N)      Select YES(Y) when the Field Width is greater than the
  1108.                       Print Width and you want all the field information
  1109.                       printed.  The extra characters will be wrapped to the
  1110.                       next line.  The field information can occupy up to
  1111.                       three lines if wrap is used.
  1112.  
  1113.  
  1114.        ================================= 13 ================================
  1115.  
  1116.  
  1117.        REPORT FORMATTER FIELDS - Cont
  1118.  
  1119.        Wrap(Y/N)     If you select NO(N) and the Field Width is greater
  1120.                      than the Print Width, the extra characters are deleted.
  1121.                      Selecting either YES or NO when the Field Width is
  1122.                      less than or equal to Print Width has no effect on
  1123.                      the printout.
  1124.  
  1125.        Line Width    Display only field.  The field displays the width the
  1126.                      line will occupy as each Print Field and Print Width
  1127.                      is selected. NOTE:  If the Line Width exceeds 79 for
  1128.                      screen reports or for standard carriage printers, the
  1129.                      report will not be formatted properly when listed. If
  1130.                      you have a wide carriage printer, the reports can be
  1131.                      up to 129 characters wide.  The program prints the
  1132.                      reports in regular print and not in compressed print.
  1133.  
  1134.                      If you want to print long lines, I suggest you list
  1135.                      the report to a disk, and import the report into
  1136.                      your wordprocessor, format and print it out.
  1137.  
  1138.        Wrap Example
  1139.  
  1140.        This is a demonstration of the use and non use of Wrap on the Title
  1141.        field.  The Field Width for Title is 43, the selected Print Width is
  1142.        25.  The first line of the example below is with YES for Wrap and the
  1143.        second is with NO for Wrap.
  1144.  
  1145.              Title                   Author       Subject
  1146.           -----------------------------------------------
  1147.        1. Logistics Engineering And  Blanchard    Management
  1148.           Management
  1149.  
  1150.        2. Logistics Engineering And  Blanchard    Management
  1151.  
  1152.        RE-INDEX LIBRARY FILES
  1153.  
  1154.        Book Librarian datafile indexes are contained in four index files,
  1155.        *.K1, *.K2, *.K3, *.K4.  The "*" symbol represents the
  1156.        name of your datafile.  Occasionly indexes become corrupted, that
  1157.        is the index looses its relationship with the datafile from which 
  1158.        it was generated. One of the possible causes of corrupt index
  1159.        files are loss of power or a sever power spike while operating the
  1160.        program, or exiting the program without selecting *Quit* from the
  1161.        Main Menu. One of the symptons of corrupted index files, is finding
  1162.        your data out of order when using the find or browse screen.
  1163.        Another symptom is the receiving various error messages, such as
  1164.        "Duplicate Key", or "Unexpected End of File", etc.
  1165.  
  1166.        You *do not* need to Re-Index your files periodically as some 
  1167.        programs require.  Your index files are automatically maintained
  1168.        and optimized by the program.  The *only* time you should 
  1169.        Re-Index your files are when you have an indication that the
  1170.        indexs are corrupted.  However, Re-Indexing when not needed will 
  1171.        not hurt or help your files.
  1172.  
  1173.        To start the Re-Index program, type BLFIX at the DOS prompt (ie)
  1174.        the same place that you type BL to start Book Librarian. You
  1175.        then select your file just like when you start Book Librarian.
  1176.  
  1177.                                    END OF MANUAL
  1178.  
  1179.        ================================= 14 ================================