home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1993 #2 / Image.iso / business / addph32.zip / QUICKREF.DOC < prev    next >
Text File  |  1993-05-01  |  16KB  |  408 lines
  1.                AddPhone Version 3.2 - QUICK REFERENCE GUIDE
  2.  
  3.  
  4.     INSTALLATION AND SETUP
  5.  
  6.     CONFIG.SYS File must have: FILES=30
  7.  
  8.     INSTALL (Hard Disk)
  9.  
  10.     1.  Place the Installation Disk in Drive A.  Type:
  11.  
  12.             A: <ENTER>
  13.             INSTALL <ENTER>
  14.  
  15.     2.  Follow the onscreen instructions.
  16.  
  17.     SETUP
  18.  
  19.     1.  Run the ADDSETUP program as follows.  Type:
  20.  
  21.             C: <ENTER>
  22.             CD\ADDP <ENTER>
  23.             ADDSETUP <ENTER>
  24.  
  25.     2.  SELECT (COLOR) MONITOR:
  26.         Press the <DOWN> arrow 5 times, or, until SELECT MONITOR is
  27.         highlighted.
  28.         Press <ENTER>.
  29.         Press the <DOWN> arrow once, then <ENTER>.
  30.  
  31.     3.  SELECT YOUR PRINTER:
  32.         Press the <DOWN> arrow once, or, until SELECT YOUR PRINTER is
  33.         highlighted, then <ENTER>.
  34.         Use the <UP/DOWN> and <LEFT/RIGHT> arrows to select and highligh
  35.         your printer.
  36.         Press <ENTER> when printer selected.
  37.         Press <F2> to save default (LPT1) Port info.
  38.         Press <F2> again to save your SETUP entries.
  39.  
  40.     START AddPhone
  41.  
  42.     1.  Run the ADDPHONE program as follows.  Type:
  43.  
  44.             C: <ENTER>
  45.             CD\ADDP <ENTER>
  46.             ADDPHONE <ENTER>
  47.  
  48.     EXIT AddPhone
  49.  
  50.     1.  Press <ESC> until you encounter a prompt which verifies that you
  51.         wish to exit.
  52.  
  53.     2.  Follow the instructions in the prompts.
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.                                        1
  59.              
  60.                AddPhone Version 3.2 - QUICK REFERENCE GUIDE
  61.  
  62.     CREATE A NEW ADDRESS BOOK
  63.  
  64.     1.  Start AddPhone.
  65.  
  66.     2.  At the "Address Book Selection Menu" press <F6>.
  67.  
  68.     3.  At the "Address Book Name Update Screen", use <TAB> key to highl
  69.         an address book name of "Not Used".  Type an address book name o
  70.         your choice over the "Not Used".  Press <F2> when ready to save
  71.         entry.
  72.  
  73.     4.  From the "Address Book Selection Menu", select the corresponding
  74.         address book you want (highlight and press <ENTER>), or, type th
  75.         address book number (1-8).
  76.  
  77.     5.  Press <F2> to create the new address book.
  78.  
  79.     After you enter a password for the new address book, it will be crea
  80.     with 0 (zero) entries.
  81.  
  82.     PASSWORDS
  83.  
  84.     NOTE:  If you do not wish to use passwords, simply press <ENTER> whe
  85.     you are asked to create a password.  This, in effect, creates a pass
  86.     of all spaces.  The program will not put up the "Enter Password" box
  87.     when the password is all spaces.
  88.  
  89.     A box will automatically be provided for creating a password when a
  90.     address book is created.  Uppercase and lowercase are important when
  91.     entering passwords.
  92.  
  93.     Passwords can be changed by using the "New Password" function in the
  94.     "Special Functions" menu of the ADDPHONE program.
  95.  
  96.     SELECT AN ADDRESS BOOK
  97.  
  98.     1.  Start AddPhone.
  99.  
  100.     2.  From the "Address Book Selection Menu", select the corresponding
  101.         address book you want (highlight and press <ENTER>), or, type th
  102.         address book number (1-8).
  103.  
  104.     ADDING RECORDS
  105.  
  106.     1.  Start AddPhone.
  107.  
  108.     2.  Select an address book.
  109.  
  110.     3.  At the "Task Option List" screen, select A(DD).
  111.  
  112.     4.  At the blank "main data entry screen" fill in the data fields as
  113.         desired.
  114.  
  115.  
  116.                                        2
  117.              
  118.                AddPhone Version 3.2 - QUICK REFERENCE GUIDE
  119.  
  120.     5.  Press <F2> to save your entries.
  121.  
  122.     NOTE:  You must press <F2> before exiting the data record.  If you p
  123.     <ESC>, or other action keys without first pressing <F2>, your data w
  124.     NOT be saved.
  125.  
  126.     RETRIEVING RECORDS
  127.  
  128.     1.  Start AddPhone.
  129.  
  130.     2.  Select an address book.
  131.  
  132.     Using the List Option Method
  133.  
  134.     NOTE:  There are four predefined List Options.  You can change the
  135.     predefined List Options and define up to 22 more for a total of 26 L
  136.     Options of your own.
  137.  
  138.     1.  At the "Task Option List" screen, select L(IST).
  139.  
  140.     2.  Select the desired list, either by highlighting it or typing its
  141.         letter, and then press <ENTER>.
  142.  
  143.         A wait of a few seconds or less occurs while the data in the fil
  144.         is rearranged according to the parameters of the specified list.
  145.  
  146.     3.  Press "F" to bring up a "find box" where you can enter a startin
  147.         item for the list.  Use the Home/End/PgUp/PgDn and arrow keys to
  148.         scroll the list and find records to select.
  149.  
  150.         The first column in the list is labelled "A" for A(ction).
  151.  
  152.     4.  Select a record, then enter a C(hange), D(isplay) or D(ial), or
  153.         E(rase) in the "A" column.  Select as many records as desired in
  154.         this manner.
  155.  
  156.     5.  When your selection(s) are made, press <F2>.
  157.  
  158.     The first record selected is presented on the "main data entry scree
  159.     and is in the mode of the action selected, i.e., if the action
  160.     C(hange), the record is presented in the "Change Data" mode, etc.
  161.  
  162.     Be sure to press <F2> to save your changes.
  163.  
  164.     After the action is performed, press <ESC> and you will be returned
  165.     the "List" screen.  The "List" screen entry is updated as applicable
  166.  
  167.     This cycle can be repeated until there are no more records selected
  168.     action on your list.
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.                                        3
  175.              
  176.                AddPhone Version 3.2 - QUICK REFERENCE GUIDE
  177.  
  178.     Using the Direct Search Method
  179.  
  180.     1.  At the "Task Option List", select C(HANGE), E(RASE), F(IND), or
  181.         D(IAL).
  182.  
  183.     2.  The "Find Record" screen appears.  Using the "Find Record" scree
  184.         you can search for records in three ways:
  185.  
  186.         a)  Find a specific record by entering all or part of its key (S
  187.             NAME) and then pressing <F2>.
  188.  
  189.         b)  Search ALL fields for a particular piece of information by
  190.             entering it in the "Any Search Criterion" field and then
  191.             pressing <F2>.
  192.  
  193.         c)  Search one or more specific fields for particular criteria.
  194.             First, press <F6> to obtain the "Detail Find" screen.  Enter
  195.             the search information in any one or more fields and then
  196.             press <F2>.
  197.  
  198.     Options b) and c) above will produce a list in the format of the las
  199.     List Option selected.  Once you have the list, you can work with it
  200.     the same manner as described in "Using the List Option Method" above
  201.  
  202.     CHANGING RECORDS
  203.  
  204.     1.  Retrieve the record that you wish to modify.
  205.  
  206.     2.  Insure that the record is in "Chnage" mode.  (Check the "MESSAGE
  207.         area at the bottom of the screen for the record status).  For
  208.         instance, if the record is in "Display" mode, you can just type
  209.         "C", or, highlight the C(HANGE) option on the Task Option List a
  210.         the top of the display and then press <ENTER>.
  211.  
  212.     3.  To modify the record, type new information over the old.
  213.  
  214.     4.  Be sure to press <F2> to save your changes.
  215.  
  216.     ERASE A RECORD
  217.  
  218.     1.  Retrieve the record that you wish to erase.
  219.  
  220.     2.  Insure that the record is in "Erase" mode.  A prompt appears "Ar
  221.         you sure? (Y or N):" giving you the opportunity to change your m
  222.         about eraseing the record.
  223.  
  224.     3.  Enter a "Y" (or"y") to erase the record.
  225.  
  226.     PRINT AN ADDRESS BOOK
  227.  
  228.     1.  Start AddPhone.
  229.  
  230.     2.  Select an address book.
  231.  
  232.                                        4
  233.              
  234.                AddPhone Version 3.2 - QUICK REFERENCE GUIDE
  235.  
  236.     3.  At the "Task Option List" select P(RINT).
  237.  
  238.     NOTE:  There are ten predefined printing options.  (A through F are
  239.     address books of various sizes and formats while G through J are add
  240.     labels, rotary cards and lists).  You can change the predefined Prin
  241.     Options and define up to 16 more for a total of 26 custom Printing
  242.     Options of your own.
  243.  
  244.     NOTE:  See Section 7, "Printing Your Address Books" for notes about
  245.     special paper and address book accessories.  If you do not have spec
  246.     paper for a particular size address book, then, select Printing Opti
  247.     Sr. Desk LL in Step 4 below which prints an address book on standard
  248.     8.5"x11" paper.
  249.  
  250.     4.  Select the desired Printing Option, A through F, either by
  251.         highlighting it or typing its letter, and then press <ENTER>.
  252.  
  253.     A wait of a few seconds or less occurs while the data in the file is
  254.     rearranged according to the parameters of the specified Printing Opt
  255.     and the pages are calculated.  Then the actual priting begins...
  256.  
  257.     If you have a Dot Matrix printer, you will be prompted with a messag
  258.     "Are forms lined up? (Y or N):" which gives you the opportunity to a
  259.     the paper properly in the printer.
  260.  
  261.     If you selected a booklet style address book, (can be printed on bot
  262.     sides of the paper),  you will be prompted when and how to turn over
  263.     paper for printing on the reverse side.
  264.  
  265.     A booklet style address book, is assembled by arranging the pages in
  266.     correct order and then stapling the address book in the centerfold.
  267.  
  268.     CREATE A CUSTOMIZED PRINTING OPTION TO PRINT SELECTED ADDRESS LABELS
  269.  
  270.     1.  Start AddPhone.
  271.  
  272.     2.  Select an address book.
  273.  
  274.     3.  At the "Task Option List" select P(RINT).
  275.  
  276.     4.  At the "Printing Options" screen, press <F6> to set up a new
  277.         printing option.
  278.  
  279.     5.  At the "Print Options Maintenance" screen, press the <ENTER> key
  280.         until the cursor is in the left most column of the first availab
  281.         Print Option Name.  Initially, the first available space is righ
  282.         after the  "J List - Category" print option.  Type the letter K
  283.         then type in a Print Option Name of "Print Selected Address Labe
  284.         (or any other name you choose for a printing option).  Press <F2
  285.         save your entry and continue defining this print option.
  286.  
  287.     6.  The "Printout Format" and "Paper Format" screen appears.  Pressi
  288.         <ENTER> togglers between the two windows.  While in the "Printou
  289.  
  290.                                        5
  291.              
  292.                AddPhone Version 3.2 - QUICK REFERENCE GUIDE
  293.  
  294.         Format" window, arrow down until "5 Address Labels" is highlight
  295.         Press <ENTER> which will save your entry and activate the "Paper
  296.         Format" window.  Arrow down until "A Address Labels" is highligh
  297.         Press <F2> to save your entries and continue.
  298.  
  299.     7.  The "Specific Printing Options" screen appears.  Leave everythin
  300.         this screen as is for now.  If you discover that you need to mak
  301.         changes, such as vertical and horizontal alignments, etc., you c
  302.         come back to this screen and make changes as appropriate.  Press
  303.         <F2> to save your entries and continue.
  304.  
  305.     8.  The next screen is for selecting the "fields" that you want prin
  306.         on your address labels.  The screen has two windows in it; a
  307.         "Fields" window and a "Selected Fields" window.  Type a Y(es) be
  308.         SORT NAME, FIRST, MAILING NAME, COMPANY, ADDR LINE 1, ADDR LINE
  309.         ADDR LINE 3, CITY, STATE, ZIP and COUNTRY, and a N(o) beside all
  310.         the other fields.  The field names you selected will appear in t
  311.         "Selected Fields" window.  Press <F2>.
  312.  
  313.     9.  The next screen is for determining the sequence in which the lab
  314.         will be printed.  Press <F4> to place the cursor in the down col
  315.         Type a 1 beside SORT NAME, a 2 beside FIRST, and a 3 beside COMP
  316.         Leave the "D/A" column all A's for ascending order.  Press <F7>
  317.         place the cursor in the "Print" column.  Type N(o) beside SORT N
  318.         and FIRST.  We do not want these fields to print, we just want t
  319.         use them to sort the labels on last name, etc.  Type Y(es) besid
  320.         the other fields listed.  Press <F2>.
  321.  
  322.     10. The "Limit Items in Report" screen appears.  This screen providee
  323.         capability of limiting (in this case) labels printed to the crit
  324.         entered.  If all fields on this screen are left blank, then no
  325.         limitations will be imposed.  Leave the fields blank for this sa
  326.         printing option.  Press <F2> to save your new printing option.
  327.  
  328.     At this point, you are returned to the original "Printing Options" sn.
  329.     The printing option we have just created with the Print Option Name
  330.     "K Print Selected Address Labels" now appears on our Print Options l
  331.     The preceding steps, 1-10 only have to be performed once, unless a
  332.     change in this printing option is desired.  From now on, to print
  333.     selected labels, simply perform steps 1-3 from the preceding steps,
  334.     then type a K and then press <ENTER>.  Variations of the preceding s
  335.     can be used to set up a variety of printing options.
  336.  
  337.     TO PRINT SELECTED ADDRESS LABELS do the following steps in the order
  338.     indicated.
  339.  
  340.     NOTE:  The "Specific Address Label and Rotary Card Options" screen w
  341.     appear when any printing option involving address labels or rotary c
  342.     is activated.
  343.  
  344.     1.  "Print Flagged Records Only:" Y(es).  This sets the "selected La"
  345.         switch on.
  346.  
  347.  
  348.                                        6
  349.              
  350.                AddPhone Version 3.2 - QUICK REFERENCE GUIDE
  351.  
  352.     2.  "Reset Label or Card Counts to Zero: Y(es).  This resets all cous
  353.         to zero.
  354.  
  355.     3.  "Flag Specific Records:" Y(es).  This step takes a few seconds oss
  356.         to rearrange your data and present a list on the screen which wie
  357.         in the format of the last List Option you used.  However, the fi
  358.         column provides space for you to enter a number between 1-999, (
  359.         leave it blank).  Scroll the list, select the items for which yosh
  360.         a label produced and enter the number of labels you would like
  361.         printed for the selected item.  Select as many items as you like
  362.         Press <F2> when ready.
  363.  
  364.     4.  If you have a laser printer, indicate 14 or 20 labels per sheet.ee
  365.         Table 6. "Paper Formats" for label specifications.
  366.  
  367.     5.  Again, if you have a laser printer, and you are starting with a
  368.         sheet of labels that is partially used, enter the beginning labe
  369.         position, else, leave it at 1.
  370.  
  371.     6.  Press <F2> to begin printing address labels.
  372.  
  373.     AUTOMATIC DIALING
  374.  
  375.     Set Up the Dial Options
  376.  
  377.     First, setup dial options.  This only needs to be done once unless yish
  378.     to change the parameters for any reason.
  379.  
  380.     1.  At the "Task Option List" screen, select S(PECIAL).
  381.  
  382.     2.  At the "Special Functions" screen select T(elephone Dialing Setu
  383.  
  384.     3.  At the "Dial Setup" screen, select each option to be changed by
  385.         highlighting it and pressing <ENTER>.  On the pop up menu that ars,
  386.         highlight your selection and press <ENTER>.  Be sure to change t
  387.         your area code where appropriate.
  388.  
  389.     Dialing While in AddPhone
  390.  
  391.     Your Dial Setup must be accurate and your modem turned on.
  392.  
  393.     1.  Use the L(IST), F(IND), or D(IAL) option to retrieve the record
  394.         the phone number you wish to dial.  The record chan be in displa
  395.         mode.
  396.  
  397.     2.  Press <F7> for "phones".  The phone number pop up window appears
  398.         that record.  Using the <UP/DOWN> arrow keys, highlight the numbou
  399.         wish to dial and press <ENTER>.  You can pick up the phone anyti
  400.         When you hear the phone ringing, i.e., when the modem is finishe
  401.         dialing the number, press the <SPACE BAR>.  Also, if the line isy
  402.         or you change your mind before picking up the handset, press the
  403.         <SPACE BAR>.
  404.  
  405.  
  406.                                        7
  407.              
  408.