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Text File  |  1993-06-25  |  45KB  |  974 lines

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  2. ---------------------------------------------------------------------------
  3. ---------------------------------------------------------------------------
  4. ---------------------------------------------------------------------------
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  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.                                9 1 1 H e l p 
  24.  
  25.                                 Version  1.1
  26.  
  27.                                (c) June, 1993
  28.                                    July, 1993
  29.  
  30.                                      by
  31.  
  32.                                 RAD Software
  33.                                  PO Box 1991
  34.                                 Columbus, GA
  35.                                  31902-1991
  36.                                 (706)660-0119
  37.  
  38.                            Rad Delaroderie, author
  39.  
  40.  
  41.  
  42.           **************************************************************
  43.           **************************************************************
  44.                Finally!  A commercial quality 911 Radio Dispatching
  45.                computer program for an incredibly low price!
  46.           **************************************************************
  47.           **************************************************************
  48.  
  49.  
  50.  
  51. ---------------------------------------------------------------------------
  52. ---------------------------------------------------------------------------
  53. ---------------------------------------------------------------------------
  54.  
  55.  
  56. ---------------------------------------------------------------------------
  57. ---------------------------------------------------------------------------
  58. ---------------------------------------------------------------------------
  59.  
  60.  
  61. ********************
  62. Program Requirements
  63. ********************
  64.  
  65.      IBM or compatible
  66.      Hard Disk Drive
  67.      DOS 2.1 or later
  68.  
  69. *******************
  70. Contact Information
  71. *******************
  72.  
  73.      *  PO Box 1991
  74.         Columbus, GA
  75.         31902-1991
  76.         (706)660-0119
  77.      
  78.      *  America Online (Rad IV)
  79.      
  80.      *  CompuServe (72540,1174)
  81.      
  82.      *  Columbus Connection BBS
  83.         Columbus, GA
  84.         1-706-687-7309
  85.         RAD Software Area
  86.      
  87.      *  DataLink Online Service
  88.         Baton Rouge, LA
  89.         1-504-774-4223
  90.         RAD Software Area
  91.  
  92. ************
  93. Packing List
  94. ************
  95.  
  96.      This package should contain at least the following files:
  97.      
  98.      911Help.Exe    (The executable program file)
  99.      911Help.Doc    (This text file you're reading now)
  100.      Catalog.Com    (A catalog of RAD Software programs)
  101.      
  102.      If  this is a mailed version of 911Help, then a convenient installation 
  103.      program (Install.Exe) is also included.
  104.  
  105. ---------------------------------------------------------------------------
  106. ---------------------------------------------------------------------------
  107. ---------------------------------------------------------------------------
  108.  
  109.  
  110. ---------------------------------------------------------------------------
  111. ---------------------------------------------------------------------------
  112. ---------------------------------------------------------------------------
  113.  
  114. *******************
  115. Program Description
  116. *******************
  117.  
  118.      911Help  is  a  computer program designed to assist 911 Call Takers and 
  119.      Radio  Dispatchers.  It is a computerized version of an "incident card" 
  120.      system,  or  a  dispatch  log  sheet,  that  has  many  advantages  and 
  121.      enhancements over a typical paper method.
  122.      
  123.      911Help  is  designed to be used by small to medium-sized agencies.  It 
  124.      can  track  up  to  twenty fields units simultaneously.  This should be 
  125.      sufficient for most agencies of up to 100 sworn officers or more.
  126.      
  127.      911Help  has  an  online help system/manual that can be accessed at any 
  128.      time  with the <F1> key.  The help system is both context-sensitive and 
  129.      index   addressable.    The   manual  is  almost  as  complete  as  the 
  130.      information in this documentation you're reading now.
  131.      
  132.      911Help  has  screen  displays carefully designed to give you a summary 
  133.      at  a  glance  of incidents pending, dispatched, handled, etc.  You can 
  134.      also  tell  at  a glance who is busy on call and who is available for a 
  135.      call.   Clever  use of color, highlighting, and flashing text gives you 
  136.      an immediate grasp of what's happening in the field at any moment.
  137.      
  138.      911Help  documents  and  archives all incidents on file permanently for 
  139.      later  retrieval,  statistical  summaries,  etc.   It  also maintains a 
  140.      historical  personnel  roster of units as they go on-duty and off-duty.  
  141.      These  files  and  rosters  can  be accessed by two companion programs, 
  142.      911Data,   which  lets  you  browse  through  historical  records,  and  
  143.      911Stat, which performs powerful searches and statistical summaries.
  144.      
  145.      911Help  automatically  updates  its  historical  files daily.  911Help 
  146.      also  writes  data  to a physical file the moment you enter it, so even 
  147.      if  your computer system goes down because of a power loss, 911Help can 
  148.      resume  with  no  information  lost  when  power  is  restored.  If you 
  149.      intentionally  terminate  the  911Help during pending activity, it will 
  150.      save  all  the  pending information to special holding files.  When you 
  151.      restart   911Help,  it  will  detect  and  restore  all  pending  data, 
  152.      continuing where you left off with no loss of information!
  153.      
  154.      911Help  was developed and written by a Police Captain with over twenty 
  155.      years  of law enforcement experience in all aspects of police work.  If 
  156.      you  have  any  questions  about  911Help, you will be contacted by the 
  157.      author himself, not a business or "service" representative.
  158.  
  159. ---------------------------------------------------------------------------
  160. ---------------------------------------------------------------------------
  161. ---------------------------------------------------------------------------
  162.  
  163.  
  164. ---------------------------------------------------------------------------
  165. ---------------------------------------------------------------------------
  166. ---------------------------------------------------------------------------
  167.  
  168. ********************
  169. Review Version Terms
  170. ********************
  171.  
  172.  
  173.      If  this  is a review version of 911Help, you are encouraged to use and 
  174.      evaluate it at no charge for a reasonable and limited period of time.
  175.      
  176.      You  are even encouraged to copy and distribute the review version (not 
  177.      a registered version!) of 911Help for other agencies to evaluate.
  178.      
  179.      If  you decide to use this program regularly, however, you are expected 
  180.      to order the program under the specified terms and conditions.
  181.  
  182. ***************************
  183. Other RAD Software Programs
  184. ***************************
  185.  
  186.      Also available from RAD Software for Law Enforcement agencies is
  187.      
  188.           *   Evidence,  which  is  a  powerful program designed to help you 
  189.           keep  a  court-quality database of evidence records with extensive 
  190.           and useful searching and report summary features.
  191.           
  192.           *   Firearms,  which  maintains  firearms qualification records of 
  193.           all of your officers shooting performances over the years.
  194.      
  195.      Other  RAD  Software  programs  are also available for the home/office, 
  196.      collectors, entertainment, and education.
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.  
  205.  
  206.  
  207.  
  208.  
  209.  
  210.  
  211.  
  212.  
  213. ---------------------------------------------------------------------------
  214. ---------------------------------------------------------------------------
  215. ---------------------------------------------------------------------------
  216.  
  217.  
  218. ---------------------------------------------------------------------------
  219. ---------------------------------------------------------------------------
  220. ---------------------------------------------------------------------------
  221.  
  222. ************************
  223. To Install & Run 911Help
  224. ************************
  225.  
  226.      If  this  is  a  mailed version of 911Help, an installation program has 
  227.      been  included  that  can  install  the 911Help program files onto your 
  228.      hard  disk  drive  automatically.   To do this, place the original  RAD 
  229.      Software  floppy  disk  in  your floppy disk drive.  Assuming that your 
  230.      floppy  disk  drive  is Drive A, type the following commands at the DOS 
  231.      prompt exactly as shown:
  232.      
  233.                       a:                 (Press the Enter key)
  234.                       install            (Press the Enter key)
  235.      
  236.      Upon  successful installation, instructions on how to start the program 
  237.      are  displayed  on  the  screen,  and a convenient means to print those 
  238.      instructions are provided.
  239.  
  240. *****************
  241. Doing it Yourself
  242. *****************
  243.  
  244.      If,  for  whatever reason, you would rather install the 911Help program 
  245.      files  yourself  instead  of letting the installation program do it for 
  246.      you, then carefully follow the below instructions:
  247.      
  248.      Assuming  that  your  hard disk drive is Drive C, type the following at 
  249.      the DOS prompt exactly as shown:
  250.      
  251.           c:                            (Press the Enter key)
  252.           md\911Help                    (Press the Enter key)
  253.           cd\911Help                    (Press the Enter key)
  254.  
  255.  
  256.      Put  the  original RAD Software floppy disk into your floppy disk drive 
  257.      and,  assuming the floppy disk drive is Drive A and the hard disk drive 
  258.      is Drive C, type the following at the DOS prompt exactly as shown:
  259.      
  260.           copy a:\*.*  c:\911Help      (Press the Enter key)
  261.      
  262.      (If  the floppy disk drive or the hard disk drive letters are different 
  263.      than assumed above, then substitute the letters appropriately.)
  264.  
  265.  
  266.  
  267. ---------------------------------------------------------------------------
  268. ---------------------------------------------------------------------------
  269. ---------------------------------------------------------------------------
  270.  
  271.  
  272. ---------------------------------------------------------------------------
  273. ---------------------------------------------------------------------------
  274. ---------------------------------------------------------------------------
  275.  
  276.  
  277.      Remove  the  original  RAD  Software  floppy  disk from the floppy disk 
  278.      drive and put it away in a safe place.
  279.      
  280.      Assuming  your  hard  disk  drive is Drive C, type the following at the 
  281.      DOS prompt exactly as shown to start the 911Help program:
  282.      
  283.      
  284.           c:                            (Press the Enter key)
  285.           cd\911Help                    (Press the Enter key)
  286.           911Help                       (Press the Enter key)
  287.  
  288.  
  289. ******************
  290. W A R N I N G ! ! 
  291. ******************
  292.  
  293.      After  you  use  911Help  for  awhile,  you may notice that the program 
  294.      creates and manipulates other files.  These files include
  295.      
  296.                        Hold.UB                Hold.IB
  297.      
  298.      and  many  other  date  related  files  that have a ".UB" or ".IB" file 
  299.      extension.
  300.      
  301.      If  you  attempt  to  manipulate, erase, or otherwise tamper with these 
  302.      files,  you  will cause permanent and irreparable harm to the integrity 
  303.      and  accuracy,  and  perhaps the existence, of your incident and roster 
  304.      records!
  305.      
  306.      On  the  other  hand, if you have been creating fictional incidents and 
  307.      units  just  to  test  and evaluate the 911Help program, you can easily 
  308.      "wipe  the slate clean" of all previous records by typing the following 
  309.      at the DOS prompt exactly as shown:
  310.      
  311.      
  312.      
  313.           c:                            (Press the Enter key)
  314.           cd\911Help                    (Press the Enter key)
  315.           Del *.?B                      (Press the Enter key)
  316.      
  317.      This  will  erase  ALL  previous 911 activity records, and allow you to 
  318.      start  from  "square  one"  in building a historical record of your 911 
  319.      activities from that date forward.
  320.  
  321. ---------------------------------------------------------------------------
  322. ---------------------------------------------------------------------------
  323. ---------------------------------------------------------------------------
  324.  
  325.  
  326. ---------------------------------------------------------------------------
  327. ---------------------------------------------------------------------------
  328. ---------------------------------------------------------------------------
  329.  
  330. ****************************
  331. 911Help Interface & Features
  332. ****************************
  333.  
  334.      911Help  has  a  very  friendly and consistent interface that makes the 
  335.      program  easy  to learn and use.  As its various screens are displayed, 
  336.      you  will  notice  a  certain consistency of format and methods of user 
  337.      choices.
  338.      
  339.      For  instance,  the  top of the screen always tells you what section of 
  340.      the  program  you are in.  The bottom row of the screen contains a list 
  341.      of  your  current  choices,  advisories,  or  brief  instructions  when 
  342.      necessary.
  343.      
  344.      The  cursor  control keys can be used to browse through lists displayed 
  345.      in  the  main  portion  of  the  screen, or to highlight one of several 
  346.      available choices that may be present at any particular moment.
  347.      
  348.      The  <Enter>  key  selects  and  executes  a  choice.  The <Esc> key is 
  349.      available to abort a procedure or return to your previous point.
  350.      
  351.      Highlighted  "input  boxes"  appear  with  a  flashing  cursor  at  the 
  352.      leftmost  position  within  the  box,  signalling  that  the program is 
  353.      waiting  for  you  to  begin typing something.  These "input boxes" are 
  354.      fully  editable,  with  appropriate functioning of the Insert/Overtype, 
  355.      Delete, Left Arrow, Right Arrow, Home, End, and Backspace keys.
  356.      
  357.      In  most  of  the  input  boxes  that  appear, the program will offer a 
  358.      "default  entry"  already  typed  in  for  you that represents its best 
  359.      guess  of  what  you  would have wanted to type in the first place.  If 
  360.      the  default  entry  is  what you were going to type anyway, you simply 
  361.      press  the  <Enter>  key  and  the  default  entry is accepted.  If the 
  362.      default  entry  is  almost  what you wanted but needs a little editing, 
  363.      use the editing keys to move the cursor and edit appropriately.
  364.      
  365.      For  example,  in  all  "time  entry"  fields,  911Help  will offer the 
  366.      current  time  as  a  default that you simply have to press the <Enter> 
  367.      key  to  accept.  You can, however, type in any other time if you wish.  
  368.      This  feature is a real time saver that saves a lot of typing.  911Help 
  369.      has  many  similar  examples  of "default entries" that save you typing 
  370.      effort and time.
  371.  
  372.  
  373.  
  374.  
  375. ---------------------------------------------------------------------------
  376. ---------------------------------------------------------------------------
  377. ---------------------------------------------------------------------------
  378.  
  379.  
  380. ---------------------------------------------------------------------------
  381. ---------------------------------------------------------------------------
  382. ---------------------------------------------------------------------------
  383.  
  384. *************
  385. Using 911Help
  386. *************
  387.  
  388.      N O T E :    I  strongly suggest that you first start 911Help, and then 
  389.      refer to the screen and keyboard as you read the directions below.
  390.      
  391.      911Help  starts  with  a title screen containing author, copyright, and 
  392.      other  information.   If  this  is  a  review  version  of  911Help, an 
  393.      ordering  screen  will  appear that allows you to conveniently print an 
  394.      order form simply by pressing the <Print Screen> key on your keyboard.
  395.      
  396.      911Help  then  displays  the  I n c i d e n t   B o a r d  screen.  The 
  397.      other  main  screen,  by  the  way, is the U n i t   B o a r d  screen.  
  398.      The  <Tab>  key  switches you back and forth between these two screens.  
  399.      Let's examine the functions of the two screens in more detail below--
  400.      
  401.      The  I n c i d e n t    B o a r d   screen provides you with an easy to 
  402.      grasp  overall  view  of  all  incidents  on record since midnight, and 
  403.      their  current  status.   The  screen  displays  a  scrollable  list of 
  404.      incidents,  row  by  row,  with  the following information on each row, 
  405.      from left to right:
  406.      
  407.      Time       Time         Time      Time       Type   Location   Unit
  408.      Received   Dispatched   Arrived   Finished   Call   of Call    Sent
  409.      
  410.      Each  row  that  contains  an incident entry will be a different color, 
  411.      depending on the status of that incident, as follows:
  412.      
  413.           *    If  the  call  has been received but not dispatched, that row 
  414.                will  be  a  red  color.  If it is a high priority call, that 
  415.                row will also be flashing for immediate attention.
  416.           
  417.           *    If  the  call  has been received and dispatched, but the unit 
  418.                has not yet arrived, that row will be a purple color.
  419.           
  420.           *    If  the  call has been received, dispatched, and the unit has 
  421.                arrived, that row will be a blue color.
  422.           
  423.           *    If  the  call has been received, dispatched, and disposed of, 
  424.                that row will be a gray color.
  425.           
  426.           NOTE:   You  might  wish  to adjust the contrast and brightness of 
  427.           your monitor to make sure that the gray color is viewable.
  428.  
  429. ---------------------------------------------------------------------------
  430. ---------------------------------------------------------------------------
  431. ---------------------------------------------------------------------------
  432.  
  433.  
  434. ---------------------------------------------------------------------------
  435. ---------------------------------------------------------------------------
  436. ---------------------------------------------------------------------------
  437.  
  438.      This  color  coding  scheme is very easy to learn, and once you do, you 
  439.      can  just  glance  at  the  Incident  Board and have an instant overall 
  440.      grasp  of  what  is going on at any given moment, which incidents needs 
  441.      attention, and with what priority.
  442.      
  443.      ****************************************
  444.      Adding an Activity to the Incident Board
  445.      ****************************************
  446.      
  447.      Contrary  to  popular  belief,  most  activity logs are originated by a 
  448.      radio  message  from  a  field  unit  to the dispatcher, not by citizen 
  449.      phone  calls  for  service!   If  you think about it, officer's traffic 
  450.      stops,  computer  checks, "follow-up" tasks, administrative and routine 
  451.      "en  route  to"  court/gas/eat/jail/hospital/HQ  trips,  etc.  actually 
  452.      account  for  more logging than calls received from citizens for police 
  453.      service!   Even  though  they  aren't  what  we  would  consider "field 
  454.      service"  calls, they tie up that unit just as effectively, and must be 
  455.      logged  in  some  manner  to  show  that  unit's  current  location and 
  456.      status.   911Help  is  designed  with  this fact in mind-- logging your 
  457.      units' activities, regardless of origination, is quick and easy!
  458.      
  459.      To  add  an  activity to the Incident Board, you simply press the <Ins> 
  460.      (Insert)  key.   A  large red "Incident Card" will pop up that contains 
  461.      all  of  the  essential  fields  you  need  to  properly  document  the 
  462.      activity.  These fields are:
  463.      
  464.      Date Received   911Help automatically puts the current date and time
  465.      Time Received:  in these fields for you automatically!
  466.      
  467.          Type Call:  Here you can enter whatever code your department uses
  468.                      to identify the type of call involved.  If you want
  469.                      the call to be treated as a high priority or emergency
  470.                      call, append an exclamation mark to the code, and
  471.                      911Help will display it on the Incident Board in a
  472.                      special way!
  473.      
  474.         Additional   Here you may add any additional initial information
  475.        Information:  about the call, such as "may be in progress...", etc.
  476.      
  477.           Address/   Here you can enter the address/location of the
  478.           Location:  incident.
  479.      
  480.           Business   Here you can add the name of the business/apartment/
  481.               Name:  school/shopping center/etc.
  482.  
  483. ---------------------------------------------------------------------------
  484. ---------------------------------------------------------------------------
  485. ---------------------------------------------------------------------------
  486.  
  487.  
  488. ---------------------------------------------------------------------------
  489. ---------------------------------------------------------------------------
  490. ---------------------------------------------------------------------------
  491.  
  492.          Beat/Area:  Here you can enter the beat/area/section/zone or
  493.                      whatever designation your department uses.
  494.      
  495.        Complainant:  Here you can enter the name of the complainant.  If
  496.                      it's an officer initiated call, you can put "Officer",
  497.                      or his unit number-- or if you wish, you don't have
  498.                      to enter anything (if it's a traffic stop, for
  499.                      example, I wouldn't bother with this field at all).
  500.      
  501.         Contact at:  If there is a complainant, you can put his/her phone
  502.                      number and/or location in this field.
  503.      
  504.           Incident   You have three lines that you can use to enter info
  505.              Notes:  about the call as it develops, such as suspect data,
  506.                      wrecker/ambulance requests, etc.
  507.      
  508.               Unit   If it's an officer initiated call, enter that
  509.         Dispatched:  officer's unit number.  Otherwise, enter the unit you
  510.                      assign to handle the incident.
  511.      
  512.          Dispatch,   Here you may enter the times appropriately.  Note that
  513.         Arrival, &   911Help will automatically enter the current time for
  514.          Finished    you when you cursor to this field so you don't have to
  515.              Times:  type anything!  However, you can change the times if
  516.                      you wish (with certain restrictions noted later!)
  517.                                                                         
  518.      
  519.      Important notes about adding an incident to the Incident Board:
  520.      
  521.      *    The  date  received,  time  received,  type  call-- and either the 
  522.           address  or  business  name--  fields  MUST  be  completed  before 
  523.           911Help  will accept the incident as a new entry to the board.  If 
  524.           you  have  completed  at least the above fields, you can press the 
  525.           <F10>  key  to  add  the  incident to the Incident Board.  911Help 
  526.           will then return you to the Incident Board screen automatically.
  527.      
  528.      *    Once  911Help  has  accepted  an  entry  to  the board, that entry 
  529.           cannot  be  deleted  from the board.  If the entry is legitimately 
  530.           invalidated  for  whatever  reason  (such  as  a  duplicate  call, 
  531.           disregarded  call, etc.), enter a disposition time on the incident 
  532.           card and make a brief explanatory note in the disposition field.
  533.      
  534.      *    As  soon  as  911Help  has  accepted a new entry to the board, the 
  535.           date received and time received fields cannot be changed.
  536.  
  537. ---------------------------------------------------------------------------
  538. ---------------------------------------------------------------------------
  539. ---------------------------------------------------------------------------
  540.  
  541.  
  542. ---------------------------------------------------------------------------
  543. ---------------------------------------------------------------------------
  544. ---------------------------------------------------------------------------
  545.  
  546.      ********************************
  547.      The Incident Board Highlight Bar
  548.      ********************************
  549.      
  550.      Once  you've  entered  a  few  incidents  to the Incident Board, you'll 
  551.      notice  that  there  is a horizontal highlight bar (in light blue) that 
  552.      you  can  move  with  the  <Up> & <Down> arrow keys  among the existing 
  553.      incidents  one  row at a time.  Also, the following cursor keys perform 
  554.      the functions as described below:
  555.      
  556.           <Home>    Will  move  to  and  highlight  the  first  entry  since 
  557.                     midnight 
  558.           
  559.           <End>     Will move to and highlight the most recent entry 
  560.           
  561.           <PgDn>    Will  scroll  through  the  incidents a screen page at a 
  562.                     time from the earliest to the most recent incident 
  563.           
  564.           <PgUp>    Will  scroll  through  the  incidents a screen page at a 
  565.                     time from the most recent to the earliest incident  
  566.      
  567.      If  you  highlight  any  particular incident and then press the <Enter> 
  568.      key,  the  large  red  Incident  Card  will  pop  up  that contains the 
  569.      complete information on that incident.
  570.      
  571.      What  functions  are  available  is  dependent  on  the  status of that 
  572.      particular  incident.   The  first  thing  you might notice is that the 
  573.      date  received  and  time received fields at the top of the card cannot 
  574.      be  accessed  or  changed.   Also,  if  the  disposition field had been 
  575.      filled,  then the dispatch time, arrival time, and finished time fields 
  576.      cannot be accessed or changed either.
  577.      
  578.      Using  the <Up> & <Down> arrow keys, however, you can enter or edit the 
  579.      remaining  fields.  When you are finished adding/editing information on 
  580.      that  card,  press  the  <F10>  key to update the card and 911Help will 
  581.      automatically return you to the Incident Board screen.
  582.      
  583.      Important notes about editing an Incident Card:
  584.      
  585.      *    911Help  prevents  you from entering information in certain fields 
  586.           but  not  others  in  an  illogical  fashion.  For example, if you 
  587.           enter  a  dispatch time, then you must have a unit designated.  If 
  588.           you  enter  an arrival time, there must be a dispatch time, and so 
  589.           forth.
  590.  
  591. ---------------------------------------------------------------------------
  592. ---------------------------------------------------------------------------
  593. ---------------------------------------------------------------------------
  594.  
  595.  
  596. ---------------------------------------------------------------------------
  597. ---------------------------------------------------------------------------
  598. ---------------------------------------------------------------------------
  599.  
  600.      *    If  you  access  an  Incident  Card  and  no  unit  has  yet  been 
  601.           designated,  911Help  will  open  the  card with the cursor on the 
  602.           Unit  Dispatched field.  Also, a small box will pop up with a list 
  603.           of  units  that  are current available for call from which you can 
  604.           choose!   Note that you don't have to use one of the listed units; 
  605.           you  can  enter  a  unit  not listed on the Unit Board, or you can 
  606.           even  enter  a  unit who is currently assigned to another call, if 
  607.           you  wish.   911Help  will  update  that unit's status on the Unit 
  608.           Board automatically with the most recent update you provide.
  609.      
  610.      *    If  you  access  an Incident Card in which a unit has already been 
  611.           assigned,  911Help  will  open  the  card  with  the cursor on the 
  612.           Incident  Notes  field for you to log that unit's progress on that 
  613.           call.
  614.      
  615.      *    To  enter  the  dispatch,  arrival,  and finish times, just cursor 
  616.           down  to  that  field  and  911Help  will  automatically enter the 
  617.           current time for you!
  618.      
  619.      *    When  entering  information  in  each  field,  the entry lines are 
  620.           fully  editable;  that  is,  you  have  full basic word processing 
  621.           capabilities, including:
  622.           
  623.                * <Ins>              (Insert/Overtype) key
  624.                
  625.                * <Del>              (Delete) key
  626.                
  627.                * <Home> & <End>      keys
  628.                
  629.                *  <> & <>         (Left & Right Arrow) keys
  630.                
  631.                * <Backspace>         key
  632.           
  633.           These  keys behave in a manner typical of most word processors, so 
  634.           you will find them intuitive and easy to learn and use.
  635.           
  636.           Also,  note  that  the   <Up> & <Down> arrow keys move your cursor 
  637.           from one data field to the next.
  638.      
  639.      *    The  bottom of the screen always has directions of what other keys 
  640.           may  be  active  at  any  given  moment,  and  what functions they 
  641.           perform.   Remember,  if  you ever wonder what to do next, look to 
  642.           the bottom of the screen for your current choices.
  643.  
  644.  
  645. ---------------------------------------------------------------------------
  646. ---------------------------------------------------------------------------
  647. ---------------------------------------------------------------------------
  648.  
  649.  
  650. ---------------------------------------------------------------------------
  651. ---------------------------------------------------------------------------
  652. ---------------------------------------------------------------------------
  653.  
  654.      *******************************
  655.      The U n i t   B o a r d  Screen
  656.      *******************************
  657.      
  658.      The  U n i t   B o a r d  Screen is the other main screen.  This screen 
  659.      contain  a row by row listing of up to twenty units, with the following 
  660.      information on each row, from left to right:
  661.      
  662.      Unit        Beat          Type      Length of Time      Location
  663.      Number      Assigned      Call      on this Call        of Call 
  664.      
  665.      Each  row  that  contains  an  unit  entry  will  be a different color, 
  666.      depending on the status of that incident, as follows:
  667.      
  668.           *    If  the  unit  is currently available for call, that row will 
  669.                be a yellow color.
  670.           
  671.           *    If the unit is on call, that row will be a light blue color.
  672.           
  673.      You  can  just  glance  at  the  Unit Board and have an instant overall 
  674.      grasp  of  who is busy (and where and doing what), and who is available 
  675.      for call.
  676.      
  677.      *******************************
  678.      Adding a Unit to the Unit Board
  679.      *******************************
  680.      
  681.      The  Unit  Board  has a blue horizontal highlight bar that you can move 
  682.      with the <Up> & <Down> arrow keys up and down the entire screen.
  683.      
  684.      To  add a unit to the Unit Board, highlight any blank row and press the 
  685.      <Ins>  (Insert)  key.   A  large  blue  "Unit  Card"  will  pop up that 
  686.      contains  all  of  the essential fields you need to add the unit to the 
  687.      Unit Board.  These fields are:
  688.      
  689.         Unit Number:  Here you enter the unit's radio designation
  690.      
  691.           Beat/Area:  Here you can enter the beat/area/section/zone or
  692.                       whatever designation your department uses.
  693.      
  694.          Officer(s):  Here you can enter the name of the officer(s)
  695.                       assigned to this unit.
  696.      
  697.        Note/Comment:  Here you can make any comments you wish to about this
  698.                       unit, its assignment, special notes, etc.
  699.  
  700. ---------------------------------------------------------------------------
  701. ---------------------------------------------------------------------------
  702. ---------------------------------------------------------------------------
  703.  
  704.  
  705. ---------------------------------------------------------------------------
  706. ---------------------------------------------------------------------------
  707. ---------------------------------------------------------------------------
  708.  
  709.        On-Duty Date:  Here you enter the appropriate date
  710.      
  711.        On-Duty &
  712.      Off-Duty Times:  Here you enter the appropriate times.  I would
  713.                       suggest that, regardless of the planned schedule,
  714.                       you do not enter the off-duty time until that unit
  715.                       actually notifies you of end-of-shift.
  716.                                                                         
  717.      
  718.      Important notes about adding a unit to the Unit Board:
  719.      
  720.      *    Once  you  have  entered  the above information, you can press the 
  721.           <F10>  key  to  add  the  incident to the Incident Board.  911Help 
  722.           will then return you to the Unit Board screen automatically.
  723.      
  724.      *    Once  a  unit  has been added to the Unit Board, it can be only be 
  725.           removed  by  transferring it to an archival file.  In other words, 
  726.           once  entered,  you  can't  simply  erase  a  unit;  you  can only 
  727.           transfer it to the historical record by doing the following:
  728.           
  729.           Highlight  that  unit with the highlight bar and press the <Enter> 
  730.           key.    The  blue  Unit  Card  will  pop  up  containing  all  the 
  731.           information  concerning that unit.  First make sure that the "Off-
  732.           Duty  Time"  field  is  completed,  and  then press the <Esc> key.  
  733.           911Help  will  then  remove  that  unit  from  the  Unit Board and 
  734.           transfer it automatically to an historical archive file.
  735.      
  736.      As  noted  above,  if  you highlight any particular row that has a unit 
  737.      listed  and  then press the <Enter> key, the blue Unit Card will pop up 
  738.      that  contains  the  complete information on that unit.  You can change 
  739.      any  of  the  information  on  that  card at any time you wish and then 
  740.      return  to  the  Unit  Board  by  pressing  the  <F10>  key when you're 
  741.      finished.
  742.  
  743. ****************
  744. Quitting 911Help
  745. ****************
  746.  
  747.      If  you  wish to quit 911Help, DO NOT just turn off the computer!!  You 
  748.      should  first  "gracefully"  quit the program by pressing the <Esc> key 
  749.      while  in  the  Incident  Board  screen,  and then press the "y" key to 
  750.      confirm  your  choice  to  quit.  Once 911Help has updated all relevant 
  751.      files  and  then  terminated  itself,  then  you  can  safely  turn the 
  752.      computer off if you wish.
  753.  
  754. ---------------------------------------------------------------------------
  755. ---------------------------------------------------------------------------
  756. ---------------------------------------------------------------------------
  757.  
  758.  
  759. ---------------------------------------------------------------------------
  760. ---------------------------------------------------------------------------
  761. ---------------------------------------------------------------------------
  762.  
  763. **************************************
  764. Notes to Administrators/Managers about
  765. certain program features of 911Help
  766. **************************************
  767.  
  768.      The  primary  function  of  911Help is to significantly assist the call 
  769.      taker  and  radio  dispatcher.   This,  of course, leads to better unit 
  770.      accountability,  faster response times, and-- in the long term-- better 
  771.      overall police service and a safer community.
  772.      
  773.      There  are  certain program features, however, that most administrators 
  774.      would also expect to see incorporated into 911Help.
  775.      
  776.      For  example,  when  an  incident  card  is initially opened, the "Date 
  777.      Received"   and  "Time  Received"  fields  are  automatically  entered, 
  778.      although  the  program  operator  can  change either or both during the 
  779.      initial  entry of information.  However, once an incident card has been 
  780.      added  to  the  Incident  Board and the program operator opens the card 
  781.      later  to  update  information  as  the  call  progresses,  the program 
  782.      operator can not change those two particular fields again!
  783.      
  784.      Also,  let's  say  that  an  incident  has been handled and the program 
  785.      operator  makes  a "Time Finished" and "Disposition" entry on the card.  
  786.      If  that  incident  card  is  opened later for examination, the program 
  787.      operator  will  find  that  none  of  the  time fields, including "Time 
  788.      Dispatched", "Time Arrived",  and "Time Finished", can be changed.
  789.      
  790.      These  special  program  features that restrict access to time and date 
  791.      fields  protect  call takers, dispatchers, and the department generally 
  792.      from  citizens  who may falsely accuse them of altering times when such 
  793.      an  accusation  benefits  a citizen's complaint about a unit's response 
  794.      time or similar grievance.
  795.      
  796.      Finally,  the  moment an incident has been added to the Incident Board, 
  797.      it  cannot  be  removed for any reason.  If it turns out that no action 
  798.      is  needed  on  the  card  (such  as  a  duplicate  call,  a  hoax,  an 
  799.      inadvertent  entry by the program operator, etc.), the program operator 
  800.      can  put  "n/a"  in the "Unit Assigned" field, fill the "Time Finished" 
  801.      field,  and  explain the circumstances in the "Disposition" field, such 
  802.      as "Duplicate call...", etc.
  803.      
  804.      These  program safeguards provide data integrity of all information and 
  805.      protects  the  department  from any possible accusation of altering the 
  806.      record after the fact.
  807.  
  808. ---------------------------------------------------------------------------
  809. ---------------------------------------------------------------------------
  810. ---------------------------------------------------------------------------
  811.  
  812.  
  813. ---------------------------------------------------------------------------
  814. ---------------------------------------------------------------------------
  815. ---------------------------------------------------------------------------
  816.  
  817. ***************
  818. 911Data Program
  819. ***************
  820.  
  821.      As  mentioned earlier, 911Help keeps records of all incidents and units 
  822.      roster information.
  823.      
  824.      Incident  records  are archived daily to historical files.  Unit roster 
  825.      entries are archived to an annual file.
  826.      
  827.      A  companion  program  to 911Help, called 911Data, lets you examine any 
  828.      of  those  historical  files.   You  can  also  print  out any of those 
  829.      records contained in the files if you wish.
  830.      
  831.      911Data  is  provided  free to any agency that orders a registered copy 
  832.      of 911Help.
  833.  
  834.  
  835. ***************
  836. 911Stat Program
  837. ***************
  838.  
  839.      911Stat  is  a  powerful  analyzer  that  will look at any range of 911 
  840.      incident   data   you   select,  and  provide  searching,  sub-listing, 
  841.      statistical summaries, and averages for you.
  842.      
  843.      With 911Stat, you can, for example:
  844.      
  845.           *    Create  a  list  of all burglary calls handled by unit 217 in 
  846.                1992 that resulted in a report being written
  847.           
  848.           *    Create  a  list  of  all  bank  alarm calls dispatched to the 
  849.                National Bank & Trust Co. on Main St. during 1993
  850.           
  851.           *    Give  you  a  summary of calls answered on beat 4, with total 
  852.                number of calls, average calls per day, etc. 
  853.      
  854.      Can  you  imagine  how  powerful and useful such a program could be for 
  855.      managers  and  administrators?   911Stat  is  available  as  a separate 
  856.      program at a nominal fee.
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.  
  862. ---------------------------------------------------------------------------
  863. ---------------------------------------------------------------------------
  864. ---------------------------------------------------------------------------
  865.  
  866.  
  867. ---------------------------------------------------------------------------
  868. ---------------------------------------------------------------------------
  869. ---------------------------------------------------------------------------
  870.  
  871. ********************
  872. Backing Up Your Data
  873. ********************
  874.  
  875.      911Help  is  capable  of  maintaining enormous amounts of important and 
  876.      irreplaceable  information.   If  you  are  not an experienced computer 
  877.      user,  then  the  importance  of  regularly  backing  up  (copying  for 
  878.      safekeeping)  your  data  onto  "backup  floppy  disks" cannot be over-
  879.      emphasized.   If  you  are  an  experienced computer user, then you are 
  880.      aware  of  the importance of backing up your data files but, if you are 
  881.      like many of us, you probably don't do it as often as you should.
  882.      
  883.      Either  way, this can't be over-stressed.  Your DOS manual explains how 
  884.      DOS's  "Backup" and "Restore" commands can be used to back up your hard 
  885.      disk  data  regularly  and  fairly conveniently.  If your prefer, there 
  886.      are  many effective after-market utilities that also provide convenient 
  887.      backup services for you at reasonable cost.
  888.      
  889.      How  often  do you need to back up your hard disk?  Ask yourself:  Am I 
  890.      willing  to  deal  with the consequences of losing a (day/week/month)'s 
  891.      worth  of  data  that I put into the computer?  Whatever length of time 
  892.      you  decide is intolerable, you should backup your data  AT LEAST  that 
  893.      often.
  894.  
  895. *****************************
  896. Tampering with the Data Files
  897. *****************************
  898.  
  899.      This  warning  has  been  stated earlier, but bears repeating:  911Help 
  900.      creates  and  manipulates historical files.  The formatting of the data 
  901.      on  these  files,  and  the storage of the data itself, is performed by 
  902.      911Help  in  a special manner.  If you erase or attempt to change these 
  903.      files  yourself,  you  will  almost  certainly cause corruption of your 
  904.      historical  information  in  a  manner  that  cannot  be  recovered  or 
  905.      restored.
  906.      
  907.      Note,  however, that it will cause no problem if you simply make copies 
  908.      of  these files for safekeeping, so long as you don't erase, change, or 
  909.      misplace the original files on the C:\911Help\ sub-directory.
  910.  
  911.  
  912.  
  913.  
  914.  
  915.  
  916. ---------------------------------------------------------------------------
  917. ---------------------------------------------------------------------------
  918. ---------------------------------------------------------------------------
  919.  
  920.  
  921. ---------------------------------------------------------------------------
  922. ---------------------------------------------------------------------------
  923. ---------------------------------------------------------------------------
  924.  
  925. ************
  926. Registration
  927. ************
  928.  
  929.      The registered version of 911Help is available for $99.
  930.      
  931.      911Data is provided to registered users at no charge.
  932.      
  933.      The registered version of 911Stat is available for $59.
  934.      
  935.      All are available as a package for $129.
  936.      
  937.      Send a check or US$ money order to:
  938.      
  939.                RAD Software
  940.                PO Box 1991
  941.                Columbus, GA  31902-1991
  942.  
  943.      If  you  are  evaluating  a review version of 911Help, simply start the 
  944.      program,  press  any  key  to  display  the order form screen, and then 
  945.      press  the  <Print  Screen>  key on your keyboard to print a convenient 
  946.      order  form.   Also, pressing the <F1> at any time will cause the order 
  947.      form to appear for printing.
  948.      
  949.      If  the  above  procedure is not possible, then be sure to specify your 
  950.      agency  name,  the  program  name(s),  and  what  floppy disk size your 
  951.      computer system uses.
  952.      
  953.      Upon  receipt,  you  will  be  shipped the latest registered version of 
  954.      911Help  with  your  agency name imbedded in the program itself.  Also, 
  955.      you  will  be  shipped  the companion program-- 911Data-- at no charge, 
  956.      and  911Stat  if  you  ordered it.  Finally, the latest manual and hard 
  957.      disk installation program will also be included.
  958.      
  959.      
  960.      
  961.      NOTE:     If  you  have  ordered  and  received a registered version of 
  962.                911Help,  you  acknowledge  by your acceptance of the program 
  963.                that  distribution of unauthorized copies to other persons or 
  964.                agencies  exposes  you  and/or your agency to criminal and/or 
  965.                civil liability.
  966.  
  967.  
  968.  
  969.  
  970. ---------------------------------------------------------------------------
  971. ---------------------------------------------------------------------------
  972. ---------------------------------------------------------------------------
  973.                         End of 911Help.Doc File
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