home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #1 / monster.zip / monster / GENE / OCFA2_LM.ZIP / README.DOC < prev   
Text File  |  1994-03-28  |  11KB  |  272 lines
  1.                ┌┬─────┐
  2.                ││     │  ┌─┐ ┬  ┌─┬─┐  ┌──┐  ┌──┐  ┬  ┌──┐
  3.                ││     │  │ │ │    │    ├──┤  ├─┬┘  │  │  │
  4.                └┴─────┘  ┴ └─┘    ┴    ┴  ┴  ┴ ┴─  ┴  └──┘
  5.           ┌┬─────┐
  6.           ││        ┌──┐  ┌─┬─┐  ┌──┐  ┌─┬─┐  ┌──┐  ┌──┐  ┬  ┬
  7.           ││        ├─    │ │ │  ├─      │    ├─    ├─┬┘  └──┤
  8.           └┴─────┘  └──┘  ┴ ┴ ┴  └──┘    ┴    └──┘  ┴ ┴─  └──┘
  9.                  ┬┬─────┐
  10.                  │├──    ┬  ┌─┐ ┬  ┬──┐  ┬  ┌─┐ ┬  ┌──
  11.                  ││      │  │ │ │  │  │  │  │ │ │  │ ┌┐
  12.                  ┴┴      ┴  ┴ └─┘  ┴──┘  ┴  ┴ └─┘  └──┘
  13.                            ┌┬─────┐
  14.                            │├─────┤  ┬  ┬──┐
  15.                            ││     │  │  │  │
  16.                            ┴┴     ┴  ┴  ┴──┘
  17.  
  18.                                Release 2
  19.  
  20.       Ontario Cemetery Finding Aid (OCFA) Created and Compiled by
  21.             Anna Joan Buxton, Barry Taylor, and Ron Demaray.
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.      Read Me First!
  29.      --------------
  30.  
  31.           This file contains important information regarding the use
  32.      of this cemetery database.  You are well advised to read onward
  33.      before attempting to unzip the data files themselves.
  34.  
  35.  
  36.      Copyright
  37.      ---------
  38.  
  39.      Copyright (C), 1994, Anna Buxton, Barry Taylor, Ron Demaray.
  40.      Free, non-commercial distribution of OCFA is welcomed and
  41.      encouraged.  Permission to copy all or part of this work is
  42.      granted, provided that the copies are not made or distributed
  43.      for resale (except a nominal copying fee only to cover expenses
  44.      may be charged), and provided that the readme.doc, including
  45.      the author-contact information, and this copyright notice, are
  46.      retained verbatim and are displayed conspicuously.  Any other
  47.      use of OCFA, without prior written consent of the authors, is
  48.      STRICTLY FORBIDDEN.  If anyone needs other permissions that are
  49.      not covered by the above, please contact the authors.
  50.  
  51.                                  - 2 -
  52.      Purpose
  53.      -------
  54.  
  55.           This database is intended as a "pointer" database.  It
  56.      consists of the surnames, cemetery name and location of 100,000
  57.      interments in the southern Ontario region.  The information it
  58.      contains has been compiled by the authors mentioned above, and
  59.      numerous other helpers who feel that genealogical information
  60.      should, and must be freely shared by all.
  61.  
  62.           The file does not contain transcriptions or dates, but it
  63.      does tell the reader which county, township and cemetery contains
  64.      a given surname.
  65.  
  66.      File Names
  67.      ----------
  68.  
  69.           The following list comprises the entire OCFA set.  The .txt
  70.      files contain the character separated ASCII data, where the
  71.      letter(s) in the filename indicates the surnames contained in the
  72.      file . . .
  73.  
  74.        Archive       Includes            Archive       Includes
  75.      ------------   -----------        ------------   -----------
  76.      OCFA2-AB.ZIP   OCFA2-A.TXT        OCFA2-LM.ZIP   OCFA2-L.TXT
  77.                     OCFA2-B.TXT                       OCFA2-M.TXT
  78.  
  79.      OCFA2-CD.ZIP   OCFA2-C.TXT        OCFA2-NR.ZIP   OCFA2-N.TXT
  80.                     OCFA2-D.TXT                       OCFA2-O.TXT
  81.                                                       OCFA2-PQ.TXT
  82.      OCFA2-EG.ZIP   OCFA2-E.TXT                       OCFA2-R.TXT
  83.                     OCFA2-F.TXT
  84.                     OCFA2-G.TXT        OCFA2-ST.ZIP   OCFA2-S.TXT
  85.                                                       OCFA2-T.TXT
  86.      OCFA2-HK.ZIP   OCFA2-H.TXT
  87.                     OCFA2-I.TXT        OCFA2-UZ.ZIP   OCFA2-UV.TXT
  88.                     OCFA2-J.TXT                       OCFA2-W.TXT
  89.                     OCFA2-K.TXT                       OCFA2-XY.TXT
  90.                                                       OCFA2-Z.TXT
  91.  
  92.      Each archive also contains . . .
  93.  
  94.           README.DOC     The file you are reading.
  95.           CEMLIST.TXT    A mini datafile of the cemeteries recorded
  96.                          to date, their names, locations and reference
  97.                          sources.
  98.           FILE_ID.DIZ    File description.
  99.  
  100.                                  - 3 -
  101.      Reading the Files
  102.      -----------------
  103.  
  104.           The character separated ASCII format can be read with an
  105.      ASCII viewer such as Vern Buergs popular LIST program, or by
  106.      using the DOS 'Type' command (type filename.ext |more), but
  107.      greater viewing flexibility can be gained by importing these
  108.      files into a Data Base program.
  109.  
  110.  
  111.      Field Sizes
  112.      -----------
  113.  
  114.           The following field sizes will allow you to safely import
  115.      the data into a database program without losing any of the field
  116.      contents:
  117.  
  118.                           Surname:  30
  119.                             Given:  40
  120.                          Cemetery:  50
  121.                            County:  20
  122.                          Township:  20
  123.                         Reference:  10
  124.                           Soundex:   5
  125.  
  126.  
  127.           The small CEMLIST file has a different structure:
  128.  
  129.                          Cemetery:  30
  130.                            County:  18
  131.                          Township:  15
  132.                               Con:   5
  133.                               Lot:   5
  134.                               Pub:  15
  135.                               Vol:   5
  136.                              Year:   5
  137.  
  138.  
  139.                                  - 5 -
  140.      Reference Number
  141.      ----------------
  142.  
  143.           The field for reference number in the main database will be
  144.      of little use or importance to the average user of this database.
  145.      These numbers refer either to the Ontario Genealogical Society
  146.      provincial catalog serial number for that particular cemetery or
  147.      to a designation assigned by the collector.  The number becomes
  148.      useful to collectors when a cemetery changes names or is referred
  149.      to by more than one name.  For example, a cemetery on the Smith
  150.      property and referred to as the 'Smith Cemetery' often becomes
  151.      the 'Jones Cemetery' if the property is sold to a new owner.
  152.  
  153.  
  154.      Soundex Field
  155.      -------------
  156.  
  157.           One of the main features and benefits of this information
  158.      base is the convenience of Soundex searches.  As most family
  159.      historians soon discover, surname spellings have to be taken with
  160.      a grain of salt and creative flexibility.  Electronic database
  161.      searches on the Soundex code (rather than on a single spelling of
  162.      a surname) may yield some surprising matches which would otherwise
  163.      go undetected.
  164.  
  165.  
  166.      Other Notes
  167.      -----------
  168.  
  169.           If a name (e.g. that of a parent or spouse) is mentioned on
  170.      a stone, that name is included as an entry in this database.
  171.      Even though that person mentioned may be buried elsewhere, the
  172.      name may be essential to making a family connection.
  173.  
  174.           If the initials of both parents are mentioned on a stone,
  175.      the pair of initials are combined as one entry rather than as
  176.      separate entries.
  177.  
  178.                                  - 6 -
  179.      Whither Next?
  180.      ------------
  181.  
  182.           As mentioned earlier, this information is intended only to
  183.      get you pointed in the right direction.  This is offered as a
  184.      convenience to all of us 'mail order researchers' who are
  185.      thousands of miles from the 'old homestead' and its genealogical
  186.      treasures.
  187.  
  188.      Your logical next steps include:
  189.  
  190.        a. The acquisition of the actual cemetery transcriptions;
  191.           For information, write to . . .
  192.                       Ontario Genealogical Society
  193.                       40 Orchard View Blvd.,
  194.                       Suite 251,
  195.                       Toronto, ON. M4R 1B9
  196.  
  197.        b. a search of census records for a particular township
  198.           (available on interlibrary loan or from the resources of
  199.           the LDS Family History Centres); and
  200.  
  201.        c. the acquisition of township maps to pinpoint the cemetery
  202.           locations and (if you get lucky) the property location
  203.           itself (maps are available from the Ontario Ministry of
  204.           Transport and Communication, or from county atlases
  205.           available in most libraries).
  206.  
  207.  
  208.      Township Maps
  209.      -------------
  210.  
  211.           The Ontario Ministry of Transportation and Communications
  212.      offers a superb series of monochrome maps in the scale of
  213.      1:100,000.  (Two maps are normally required to cover an entire
  214.      county.)  The value of these maps is that they show the township
  215.      boundaries and individual lot and concession numbers.
  216.      The Ministry's address is:
  217.                       Map Office,
  218.                       Ministry of Transportation and Communications,
  219.                       1201 Wilson Avenue,
  220.                       Downsview, Ontario, M3M 1J8.
  221.  
  222.           The maps mentioned above are up-to-date, modern maps which
  223.      reflect current municipalities, boundaries, highways, etc.  If
  224.      you do need to consult something older try for the reprinted
  225.      county atlases of 1878, available in most large libraries.
  226.  
  227.                                  - 7 -
  228.      No Queries Please!
  229.      -----------------
  230.  
  231.           While this collection is useful, and while the "collectors"
  232.      are pleased to share the surname index as a finding aid, the
  233.      authors are unable to offer an inquiry service for the detailed
  234.      cemetery transcriptions.
  235.  
  236.  
  237.      Can I Contribute?
  238.      ----------------
  239.  
  240.           Absolutely!  The creators of OCFA are an active,
  241.      enthusiastic and independent group of Ontario researchers.
  242.      Anyone who wishes to maintain our goal of making information
  243.      freely available to all is encouraged to help us !
  244.  
  245.            If you have transcribed a cemetery and are willing to share
  246.      your efforts please contact any one of the authors via :
  247.  
  248.         Echo mail  -  We can be reached on just about any of the
  249.                       genealogy echos, but the Fido GENEALOGY.CDN
  250.                       (Canadian Genealogy) echo is preferred.
  251.  
  252.         Net mail   -  1:340/85
  253.  
  254.         BBS        -  Metchosin Central BBS   1-604-478-7678
  255.                       supporting speeds of 2400 to 28800 bps
  256.  
  257.         Snail mail -  Metchosin Central
  258.                       Box 48058,
  259.                       3575 Douglas St,
  260.                       Victoria, BC, Canada, V8Z 7H5.
  261.  
  262.  
  263.      Updates
  264.      -------
  265.  
  266.           As work progresses, we will be releasing updates of this
  267.      database periodically.  Please let us know if you find this
  268.      collection useful.  Enjoy !
  269.  
  270.  
  271.  
  272.