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Text File  |  1993-12-20  |  6KB  |  136 lines
  1.              1099's for QuickBooks -- W2's for QuickPay
  2.  
  3. Whether you need to send 1099's to your vendors or W2's to your 
  4. employees, QForm will save you time and ensure 100% accuracy with 
  5. no reentry of vendor or employee information.  You may use standard 
  6. forms with either a dot⌐matrix or laser printer.  If you do not 
  7. already have them, you can purchase them from your local office forms 
  8. supplier.  
  9.  
  10.  
  11. Installing the program from diskette:
  12.  
  13. Place the diskette into your floppy drive.  Create a new 
  14. subdirectory on your hard disk drive, change to that subdirectory, and
  15. copy QFORM.EXE into it.  
  16.  
  17. For example:             md \qform               (enter)
  18.                          cd \qform               (enter)
  19.                          copy a:qform.exe        (enter)
  20.  
  21. You may need to substitute b: for the a: if your program diskette is in 
  22. drive b:.
  23.  
  24. Installing the program from QF.EXE, a self-extracting archive file:
  25.  
  26. Create a new subdirectory on your hard disk drive, change to that 
  27. subdirectory, and copy QF.EXE into it.  Then execute the file to 
  28. extract the compressed files.  Then print the order form so you can 
  29. register your program.
  30.  
  31. For example:             md \qform               (enter)
  32.                          cd \qform               (enter)
  33.                          copy \download\qf.exe   (enter)
  34.                          qf                      (enter)
  35.                          copy qbqp.frm lpt1      (enter)
  36.  
  37.  
  38. Starting the program:
  39.  
  40. Change to the QFORM subdirectory and run the program.  
  41.                          
  42. For example:             cd \qform               (enter)
  43.                          qform                   (enter)
  44.  
  45.  
  46. NOTE IF YOU HAVE MULTIPLE COMPANIES:
  47.  
  48. Before attempting to print 1099's, you must start QuickBooks and 
  49. make sure the right company is currently selected.  The 1099 
  50. program runs QuickBooks for you, but it processes 1099's for 
  51. whichever is the currently selected company.
  52.  
  53.  
  54. General Conventions:
  55.  
  56. Throughout the program the Escape key aborts or backs you up.  The 
  57. PageDown key completes an input screen.  The arrow keys move you 
  58. between multiple-choice menus, and in case of emergency, the Alt-C 
  59. key CRASHES the program back to DOS.  Don't use it to routinely 
  60. stop printing.  You can press a key and the program will 
  61. immediately stop sending data to the printer.  However, your 
  62. printer may continue to run until its data buffer is empty.
  63.  
  64.  
  65. Entering Company Information:
  66.  
  67. Fill in the correct information for your company.  It is especially 
  68. important that you fill in the federal and state employer I.D. 
  69. numbers, as these are essential for both 1099's and W2's.  You can 
  70. use the arrow keys to move from field to field, changing 
  71. information.  When you have made all needed changes, press the 
  72. PageDown key, or press the Enter key while the cursor is at the 
  73. last field.
  74.  
  75.  
  76. Selecting A Form:  
  77.  
  78. Once you have filled in the company information, you can choose to 
  79. print 1099 forms, print W2 forms (if you have QuickPay), return to 
  80. company information to change setup, or quit.  Use the arrow keys 
  81. to move to the choice you want and press the Enter key.  Or you can 
  82. press the first letter of your choice.
  83.  
  84.  
  85. Printing 1099's:  
  86.  
  87. When you ask the program to print 1099's, it actually runs 
  88. QuickBooks, selects the 1099 report, and prints it to disk as a 
  89. text file called QB1099.TXT.  It then uses the information in that 
  90. file to print the 1099 forms.
  91.  
  92. NOTE:  The program prints 1099 's for each vendor  where you 
  93. specified a Taxpayer I.D. Number  in QuickBooks when you set up the 
  94. vendor.  No I.D., no 1099.  
  95.  
  96.  
  97.                        READ THIS!  
  98.  
  99. The program cannot completely control QuickBooks when it prints the 
  100. 1099 report to disk.  It needs your help.  The program will pause 
  101. three times once when it types in the report parameters, once when 
  102. it has printed the report to the screen, and again after it has 
  103. spooled it off to a disk file.  It needs your help.  Whenever 
  104. QuickBooks pauses, PRESS THE SPACE BAR ONCE.  Do NOT press Enter or 
  105. Escape or anything else.  Just a single tap to the space bar each 
  106. time QuickBooks pauses.  
  107.  
  108. When the program has prepared the data and is ready to print, you 
  109. get a selection screen that lets you control print options like top 
  110. and left margins.  You may need to waste a form or two until you 
  111. get the proper margin settings for your printer.  Note the field 
  112. that asks if you want to print a TEST or ACTUAL.  If you say T for 
  113. TEST, only one page will print.  There is an option that lets you 
  114. pause printing between each page, as well.  That lets you slow down 
  115. and more completely control the printing process.  
  116.  
  117. No problem if you are using a laser printer and need to make 
  118. several passes,   When the program completes the first pass, it 
  119. returns to the print selection option screen.  Just print again and 
  120. again as many times as you need.  However, if you exit the print 
  121. selection screen, the program will re-run QuickBooks and re-extract 
  122. the information to assure it is current.
  123.  
  124. When QuickBooks finishes printing 1099's, it shows the total amount 
  125. of all forms printed.  Write the number down.  You will need it 
  126. when you manually complete the appropriate transmittal recap form.
  127.  
  128.  
  129. Printing W2's:
  130.  
  131. Printing W2's is just like printing 1099's.  Be sure to verify the 
  132. maximum amounts for FICA wages and Medicare wages.  The last W2 
  133. printed is a sub-total form, with totals for gross pay, 
  134. withholding, etc.
  135.  
  136.