home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #1 / monster.zip / monster / BUSINESS / TRVMGR11.ZIP / TRAVEL.DOC < prev    next >
Text File  |  1994-01-23  |  23KB  |  481 lines
  1.                                   
  2.            
  3.            TRAVEL MANAGER version 1.1 for DOS - Users Manual
  4.              All Rights Reserved including visual displays
  5.                                    
  6.                                    
  7.                            Huenefeld Software
  8.                              P.O. Box 58321
  9.                          Renton, Washington 98058
  10.                                    
  11.  
  12.                                    
  13.                    Program Author - John S. Huenefeld
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.                               Introduction
  19.  
  20.  
  21.        The Travel Manager Program was written for travel agents.  It is 
  22.  designed to keep customer profiles, customer travel records, traveler
  23.  status, and to assist in accounting for total sales and commission for 
  24.  any specific period.  Other functions include a telephone auto dialer
  25.  that works with your computers moden, creation of text files or print
  26.  outs for mail merge, customer profiles, and itineraries.  An easy to use
  27.  alphabetical list of your clients is displayed on the main screen.
  28.  
  29.  
  30.                    NOTICE: THIS IS NOT FREE SOFTWARE
  31.  
  32.         This program is distributed as shareware, you are granted a three
  33.  month license to use this program.  By the end of the trial period you 
  34.  should know if you wish to continue to use TRAVEL MANAGER.  At that time
  35.  you may choose between the following options.  You may register TM 1.1 and
  36.  continue to use it for a $25.00 fee.  You may register and purchase the 
  37.  TRAVEL MANAGER 2.1 upgrade for $40.00, or you may register and purchase 
  38.  the upgrade and additional upgrades for two years for $55.00.  Use of this
  39.  program beyond the three month trial period without registration is a
  40.  violation of your trial license!  For more about shareware see the end of 
  41.  this document.
  42.  
  43.  
  44.                 Files Included with TRAVEL MANAGER 1.1
  45.  
  46.  TRAVEL.EXE     This is the program file.
  47.  
  48.  TRAVEL.DOC     This file is an ASCII text version of this manual.
  49.  
  50.  HELP.EXE       This file provides basic information and instructions
  51.                 about the program disk.
  52.  
  53.  INSTALL.EXE.   This program deletes old versions and installs the new
  54.                 version files.  Data files are not affected.
  55.  
  56.  TRAV.SET       This file contains the color and system set up.  TRAVEL 
  57.                 MANAGER 1.1 will alter or recreate this file when you save
  58.                 the setup.
  59.  
  60.  TRAVINT.*      These are overlay files for the introduction screen.
  61.  
  62.      Other files that will be created through using TRAVEL MANAGER
  63.  
  64.  
  65.  CLIENTS.DAT    This is a  data file that contains the customer
  66.                 profiles for all clients that are logged into the data
  67.                 base.
  68.  
  69.  WORKSHT.DAT    This is a data file contains the worksheet data for
  70.                 travel planning.
  71.  
  72.  199*TRAV.DAT   This is a data file that contains all the sold travel
  73.                 records for the year at the front of the file name.
  74.                 The program creates a new file each year automatically
  75.                 based on the information on the computers internal
  76.                 clock. Any year from 1991 to 2090 will be possible.
  77.  
  78.  199*OLD.DAT    If you have data files from version 1.0 of our shareware 
  79.                 program, TRAVEL MANAGER will automatically update the 
  80.                 format of your existing data files.  The original files will
  81.                 be unchanged but will be renamed with the "OLD" title.
  82.                 "OLD" files may be saved or deleted at your discression.
  83.  
  84.  *.BAK          Backup copies are made of all client and data
  85.                 files at the start of each session.  If any kind of
  86.                 error occurs that interrupts the operation of TRAVEL
  87.                 MANAGER 1.1 (such as a power failure or computer
  88.                 malfunction) it would be a good idea to delete the
  89.                 *.DAT files and rename the *.BAK files to have the
  90.                 ".DAT" extension.  This will restore the data to its
  91.                 state at the beginning of the session that the problem
  92.                 occurred in.
  93.  
  94.  TRAVDAT.DOC    This is the default file name for the MAIL MERGE data
  95.                 file.  TRAVEL MANAGER 1.1 will allow this file to be
  96.                 named any legal DOS file name.
  97.  
  98.  
  99.                           System Requirements
  100.  
  101.          - PC/XT/AT or Clone
  102.          - DOS/MS-DOS 3.0 or newer
  103.          - 512k RAM Minimum - 640k Recommended
  104.          - 360k Floppy - Hard Drive Recommended
  105.          - 25x80 Text Monitor - B&W/MONO/COLOR
  106.          - IBM compatible parallel Printer Recommended
  107.  
  108.  
  109.                             Getting Started
  110.  
  111.       Make a backup copy of the program disk sent with this
  112.  documentation and place it in a safe location if you wish to protect
  113.  your copy of TRAVEL MANAGER 1.1 from loss or damage.  Place your TRAVEL 
  114.  MANAGER 1.1 disk (or the copy) in the appropriate drive, change to make 
  115.  that drive active and type INSTALL at the prompt then press the enter key 
  116.  to begin installation.  TRAVEL MANAGER 1.1 may be installed to and run 
  117.  from either a hard or floppy disk.  If you plan to have a large data base 
  118.  then installation to the hard drive may be the best choice.
  119.  
  120.  
  121.  IMPORTANT NOTICE!  The file format for travel data files has been changed 
  122.                     from our earlier shareware version TRAVEL MANAGER 1.0!
  123.                     Version 1.1 and above should automaticaly update old
  124.                     format files.  If you have data files that were made 
  125.                     on version 1.0 that you wish to continue to use, the 
  126.                     best way to ensure that the format is updated correctly
  127.                     is to run the utility program CVRTTRAV.EXE included in
  128.                     the TRAVEL MANAGER 1.1 file set. Make sure that CVRTTRAV
  129.                     is run from the directory containing the TRAV.DAT files.
  130.  
  131.  
  132.  
  133.                         General Program Function
  134.  
  135.       This program depends on the computers internal date and time
  136.  being set correctly.  If your computer does not have an internal
  137.  battery to keep the clock accurate you must be sure to set the correct
  138.  time and date before starting TRAVEL MANAGER 1.1.  Instructions for
  139.  function keys and other options are listed at the bottom of each
  140.  function working screen.  Special messages or error notes will  flash
  141.  on the top line of the screen and instruct or inform you about what is
  142.  going on, what is wrong, or what the computer wants.  The arrow keypad
  143.  works the same way for all screens and the home, end, page up and page
  144.  down keys work for all applicable data lists screens.
  145.  
  146.  
  147.                               Main Screen
  148.  
  149.       An initial picture screen will pop up when first starting Travel
  150.  Manager 1.1. This screen will display program author and registration
  151.  information.  After all data files have been read, the main screen
  152.  will come up.  The main screen is divided into two sides.  On the left
  153.  the client's name city and phone number appears and on the right side
  154.  is the menu bar.  The bottom line shows entry instructions and the
  155.  active screen side is indicated by the highlighted text.  To select a
  156.  client or a command use the arrow left, right, up, or down keys.  When
  157.  both the desired client and command are highlighted,  press the enter
  158.  key to begin operation of that function.
  159.  
  160.      Clients are listed in alphabetical order on the main screen, new
  161.  entries are added to the bottom of the list and are automatically
  162.  sorted when a session is ended.  The page up, page down, home and end
  163.  keys may be used on the main screen to search through the client list.
  164.  In addition, a first letter quick search allows you to type the first
  165.  letter of the last name of a client and the computer places the first
  166.  listing that begins with that letter at the top of the screen.
  167.  
  168.  
  169.       The command options are: Review Customer Profile
  170.                                Add Customer Profile
  171.                                Traveler Status
  172.                                Travel Worksheets
  173.                                Customer Records
  174.                                Log Sold Travel
  175.                                Agency Reports
  176.                                Auto Dial
  177.                                Mail Merge File
  178.                                Change Colors and Setup
  179.                                Exit to DOS
  180.            
  181.  
  182.                         Review Customer Profile
  183.  
  184.       This command displays the profile of the highlighted client on
  185.  the screen  and allows you to print it to paper or make changes to the
  186.  information if you wish.  The client's name, address, two phone
  187.  numbers, emergency contact information, charge card, four frequent
  188.  flyer numbers, seating preference, hotel preference, car rental
  189.  preference and smoking preference may be entered into a customer
  190.  profile.
  191.  
  192.  
  193.       This command also allows a customer profile to be deleted from
  194.  the data base.  Some discretion should be used when deleting a
  195.  customer profile.  For example; travel histories are kept in separate
  196.  files by the year of ticket sale.  If a profile is deleted these trip
  197.  records will now only be accessible through the agency reports command, 
  198.  and will appear under the name UNKNOWN since the client information has 
  199.  been deleted.  If a profile is then added back in for the same client, 
  200.  the computer will see this as a new client with no travel history.  
  201.  It is best to leave inactive clients in the data base unless you are sure 
  202.  that they are gone for good.
  203.  
  204.  
  205.                           Add Customer Profile
  206.  
  207.       This command displays a blank customer profile to the screen and
  208.  allows you to input and save the clients information in the same
  209.  format as under Review Customer Profile.  New profiles will appear at
  210.  the end of the existing client list until either you exit the program,
  211.  or more than 20 new profiles are added.  After entering the 20th new
  212.  profile, in the same session, the computer will automatically sort the
  213.  new entries.
  214.  
  215.  
  216.                             Traveler Status
  217.  
  218.       This command looks through all pending trips and displays them in
  219.  two lists, currently traveling and future travelers.  You may scroll
  220.  through these lists and print them out. This function is helpful as a
  221.  reminder for last minute arrangements or thank you notes.
  222.  
  223.  
  224.                            Travel Worksheets
  225.  
  226.       This command displays a screen where you can add and save
  227.  information to plan a trip for a client.  There is only one worksheet
  228.  per client and if the trip is sold this record may be saved as sold
  229.  travel.  If the reservation is not purchased this worksheet may be
  230.  cleared.  Sample itineraries may also be printed under this command.
  231.  (See Log Sold Travel)
  232.  
  233.       The clipboard function works with function keys F4 and F5.
  234.  Pressing F4 will store the presently displayed intinerary into the
  235.  clipboard.  Pressing F5 will place the stored information onto the
  236.  work screen.  This is useful for group trips and reduces data entry.
  237.  The clipboard will work on the Log Sold Travel and Customer Records
  238.  screens as well.
  239.  
  240.  
  241.                             Customer Records
  242.  
  243.       This command allows viewing or printing of an individual clients
  244.  travel history and totals all travel purchases for the year.  Travel
  245.  history may be displayed by purchase year.  A side bar will identify
  246.  the number of trips on record.  Each trip on record may be viewed in
  247.  detail.  Edits are also possible to allow correction of mistakes.
  248.  Only 20 trips per travel year may be displayed.  The clipboard key
  249.  (F4) will retrieve from customer history files, however, the data in
  250.  history files may not be over written with the F5 key.
  251.  
  252.                             Log Sold Travel
  253.  
  254.       This command displays all pending travel for the selected client
  255.  and allows the information to be edited or cancelled up to and
  256.  including the day of departure.  There is no limit on the number of
  257.  trips a client may have pending however the computer will only display
  258.  the first 20 and will not accept a purchase date beyond the current year.  
  259.  If a client has more than one trip pending, the F2 or F3 key will page 
  260.  through the pending trips as well as allow access to a blank record for 
  261.  entry of a new trip.  A side bar will show the number of the trips on 
  262.  record and indicate the one that is currently displayed.
  263.  
  264.       The information that is included in a sold travel record is ;
  265.  Selling agent, departure date and time, city pair, record locator,
  266.  departing flight info (carrier, flight no. seat) info for one
  267.  connecting flight, return date and time, return flight info, info for
  268.  one connecting flight, the air commission base price, tax and agent
  269.  commission rate, hotel reservation info, hotel base price, tax and
  270.  agent commission rate, and auto reservation info, auto base price, tax
  271.  and agent commission rate. The last line on the work screen records
  272.  the purchase date of the tickets.
  273.  
  274.       Totals for air, hotel and ground transportation as well as
  275.  commission are automatically computed and listed in a ledger like
  276.  format.  These fields can not be edited, but are updated with any
  277.  changes to the input price data.
  278.  
  279.  
  280.                              Agency Reports
  281.  
  282.       This command allows entry of a report period and generates a
  283.  listing of all travel for all clients sold within that period.  The
  284.  city pair, ticket date and total price including tax/fees is listed
  285.  for air, hotel and ground transportation for each trip along with the
  286.  total commission.  The grand totals for each column and grand total of
  287.  commission appear at the bottom of the report.  Reports may also be
  288.  generated for an individual selling agent. It will list all sales and
  289.  commission over any period for any agent individually.
  290.  
  291.       A second box appears below the report list.  This box shows the
  292.  commission base price, tax/fee amount, and commission rate for air,
  293.  hotel and ground for the highlighted sale record.  These values may be
  294.  edited to correct mistakes or make changes.  Totals in the agency
  295.  report box are automatically  updated.  
  296.  
  297.       
  298.       
  299.       
  300.       
  301.       When a base price is updated, the amount of the change is added to 
  302.  the tax column so that the total price stays the same.  If the tax amount 
  303.  is then changed the total will be updated.  This feature was included to 
  304.  save time updating records when at the time of purchase only the total 
  305.  price including tax was known.  If the total price was recorded in the 
  306.  base column and the tax amount was left at 0, to update the record only 
  307.  the base amount needs to be changed.
  308.  
  309.       Under the Colors and Setup function the search option may be
  310.  switched to either "by purchase date" or "by departure date".  Travel
  311.  itineraries are filed by the year of purchase.  For example, all
  312.  travel records with a purchase date in 1993 will be found in a file
  313.  named "1993TRAV.DAT".  Agencies that keep books by departure date
  314.  should set the purchase date to be the same as the departure date or
  315.  else some trip records could end up filed under the previous year.
  316.  
  317.  
  318.                             Mail Merge File
  319.  
  320.       This function will create a mail merge file from the clients data
  321.  base.  You may enter any legal DOS output file and path name for the
  322.  output file.  Then you may individually select clients to be listed
  323.  into this file.  The file is saved an ASCII format and each line will
  324.  include name and address  data delimited by commas.  Many word
  325.  processors will accept this format for mail merge data files.
  326.  
  327.       A default word processor path may be saved in the Colors and
  328.  Setup function. The default data file name will be "TRAVDAT.DOC".
  329.  
  330.  
  331.                                Auto Dial
  332.  
  333.       This function allows a computer with a modem to act as an auto
  334.  dialer.  Either of the two phone numbers listed for a selected client
  335.  may be dialed.  The TAB key also allows user selection of either COM1
  336.  or COM2.  This must be set to the correct location of your modem for
  337.  the auto-dialer to work properly.  Once you are connected with your
  338.  client pressing any key will cause the computer to hang up the phone
  339.  modem allowing normal conversation on the handset.  Note this is not a
  340.  communication program and your computer will not be able to connect
  341.  with any on line system under this function.
  342.  
  343.  
  344.                             Colors and Setup
  345.  
  346.        This function allows you to set the display colors for the
  347.  various screens, set the modem comm port location, enter a default
  348.  path name for the word processor, select report by departure date or
  349.  date of sale, and set the default selling agent name.  One setup may
  350.  be saved to disk and will automatically be used at program start up.
  351.  A file called "TRAV.SET" will be created.  If this file is deleted or
  352.  altered Travel Manager will use default values and you will have to
  353.  save your preferences again.
  354.  
  355.                                  SUPPORT
  356.  
  357.        This program should be fairly straight forward and easy to use.
  358.   If you have problems with set up or installation, I will be glad to
  359.   assist registered users and will provide a customer assistance number 
  360.   for all registrations and upgrades. Thank you for using our software.
  361.  
  362.  
  363.                           TRAVEL MANAGER UPGRADES
  364.  
  365.         As of the writing of this manual, upgrades included in TRAVEL 
  366.  MANAGER 2.1 include mouse support, a note pad for additional data for each      
  367.  profile, a pop up clock and calendar, and a screen saver function.  Since 
  368.  shareware can stay in circulation for a long time, much more may have been 
  369.  added by the time you read this.  Our plans include a Windows version, a 
  370.  graphic based DOS version and a greater variety of data sorting features.  
  371.  Suggestions from our users are always welcome and are a great source of 
  372.  ideas for new features that will be useful to travel agents.  Please feel 
  373.  free to contact us with any comments or problems.
  374.  
  375.                         ***** About Shareware *****
  376.       
  377.       Shareware is a concept that was started to help individual programmers
  378.   get their software into circulation with as little expense as possible.  
  379.   Programmers place trial copies of their software onto BBS systems, with 
  380.   Shareware catalog vendors, or just give them away hoping that they will be
  381.   passed along and seen by a large number of computer users.
  382.  
  383.       The more reputable shareware programs are fully functional versions of
  384.   the "released" or "registered" versions.  It is left up to the honesty of 
  385.   the user whether or not to register.  There are usually some benefits to 
  386.   registration.  First of all it is the right thing to do.  Second, if the 
  387.   program is good the author should be compensated for the effort or writing
  388.   it so that he will be able to create more good programs for those who would
  389.   rather use software than write it.  Other benefits include printed users
  390.   manuals, program support, and a clear conscience.  Also, in general, the 
  391.   registered versions are continually updated and will have more features 
  392.   than the shareware trial programs.
  393.  
  394.       This software product is distributed as "shareware".  You may try the 
  395.   program out at no charge and distribute complete and unaltered copies for 
  396.   evaluation or use by others.  If you are still using it after 60 days, 
  397.   you must pay a licensing fee.  The TRAVEL MANAGER program will provide 
  398.   you with a registration form and details. 
  399.  
  400.                              *****************
  401.  
  402.                            DISCLAIMER OF WARRANTY
  403.  
  404.  THIS SOFTWARE AND MANUAL ARE SOLD "AS IS" AND WITHOUT WARRANTIES AS TO
  405.  PERFORMANCE OF MERCHANTABILITY OR ANY OTHER WARRANTIES WHETHER EXPRESSED
  406.  OR IMPLIED.  BECAUSE OF THE VARIOUS HARDWARE AND SOFTWARE ENVIRONMENTS
  407.  INTO WHICH THIS PROGRAM MAY BE PUT, NO WARRANTY OF FITNESS FOR A PARTICULAR
  408.  PURPOSE IS OFFERED.
  409.  
  410.  GOOD DATA PROCESSING PROCEDURE DICTATES THAT ANY PROGRAM BE THOROUGHLY
  411.  TESTED WITH NON-CRITICAL DATA BEFORE RELYING ON IT.  THE USER MUST ASSUME
  412.  THE ENTIRE RISK OF USING THE PROGRAM.  ANY LIABILITY OF THE SELLER WILL BE
  413.  LIMITED EXCLUSIVELY TO PRODUCT REPLACEMENT OR REFUND OF PURCHASE PRICE.
  414.  
  415.                               *****************
  416.                                    
  417.  
  418.   The Term IBM Is A Trademark Of International Business Machines Corp
  419.    The Term DOS Is A Trademark Of International Business Machines Corp
  420.              The Term MS/DOS Is A Trademark Of The Microsoft Corp.
  421. *****************************************************************************
  422.  
  423.                       ******************************************
  424.                       *  TRAVEL MANAGER 1.1 REGISTRATION FORM  * 
  425.                       ******************************************
  426.   
  427.   
  428.         PLEASE ENTER THE FOLLOWING INFORMATION: 
  429.   
  430.         1. NAME: ___________________________________________________________ 
  431.   
  432.         2. ADDRESS: ________________________________________________________ 
  433.   
  434.                     ________________________________________________________ 
  435.   
  436.                     ________________________________________________________ 
  437.   
  438.         3. HOW DID YOU OBTAIN YOUR COPY OF TRAVEL MANAGER 1.1? _____________
  439.   
  440.         ____________________________________________________________________ 
  441.   
  442.         4. WHAT TYPE OF COMPUTER DO YOU HAVE? ______________________________ 
  443.   
  444.         ____________________________________________________________________ 
  445.   
  446.         5. ANY PROBLEMS OR SUGGESTIONS YOU HAVE: ___________________________ 
  447.   
  448.         ____________________________________________________________________ 
  449.   
  450.         ____________________________________________________________________ 
  451.   
  452.         6. WHAT OTHER TYPES OF PROGRAMS DO YOU LIKE TO USE? ________________ 
  453.   
  454.         ____________________________________________________________________ 
  455.   
  456.         ____________________________________________________________________ 
  457.   
  458.         *************************** INVOICE ********************************
  459.         REMIT TO:
  460.                                            UNIT PRICE      QTY     TOTAL
  461.         HUENEFELD SOFTWARE
  462.         P.O. BOX 58321            TM 1.1     $25.00       _____    _________
  463.         RENTON, WA 98058  USA
  464.                                   TM 2.1     $40.00       _____    _________
  465.  
  466.         TRAV MANAGER 2.1 + 2 YEARS UPGRADES  $55.00       _____    _________
  467.  
  468.         *********************************************************************
  469.         
  470.               THANK YOU FOR REGISTERING AND USING OUR SOFTWARE!
  471.         ( MAKE CHECKS PAYABLE TO: JOHN HUENEFELD - OR - HUENEFELD SOFTWARE ) 
  472.  
  473.                               MEDIA PREFERENCE 
  474.   
  475.        _________ 5.25 INCH DISK          _________ 3.5 INCH DISK   
  476.   
  477.   
  478.        _________ CHECK HERE IF INTERESTED IN A LIST OF OUR OTHER PRODUCTS. 
  479.  
  480. *****************************************************************************
  481.