home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Monster Media 1994 #1 / monster.zip / monster / BUSINESS / ADTRAK20.ZIP / ADTRACK.DOC < prev    next >
Text File  |  1994-03-29  |  9KB  |  227 lines
  1.                         ADTRACKER SYSTEM GUIDE
  2.  
  3.  
  4.          COPYRIGHT 1994
  5.          Advertising Software
  6.          14343 Southern Pines Dr.
  7.          Dallas, TX   75234
  8.  
  9.          214-827-7040
  10.  
  11.  
  12.     Shareware versions of this software are distributed freely.
  13.     No price or consideration should be charged for this software, unless
  14.     it is for the cost of registration with Advertising Software.  Commercial
  15.     distributors may distribute this software, but they should not charge
  16.     for this software, although they commonly cover their costs with a
  17.     "distribution" fee. Files and programs on this disk should not be
  18.     modified, nor sold as part of some other inclusive software package.
  19.  
  20.     ***  This copy of Adtracker is for evaluation purposes only.   ***
  21.     ***  If you use the system please purchase a registered copy.  ***
  22.  
  23.  
  24.     REGISTRATION
  25.  
  26.     A registration form is distributed with this software.
  27.     It is named REGISTER.DOC and is a text file that can be printed.
  28.  
  29.     Benefits of registration:
  30.     - Printed User Manual with more detailed information than contained
  31.       in this guide.
  32.     - Most current version of the Software.
  33.     - Registered version does not contain the Shareware Notice.
  34.     - Input to, and notification of, future system upgrades.
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.                         ADTRACKER SYSTEM GUIDE
  44.  
  45.  
  46.     INTRODUCTION:
  47.  
  48.     Welcome to the Adtracker System.  The purpose of the Adtracker
  49.     System is to help you improve the effectiveness and efficiency
  50.     of your advertising.
  51.  
  52.     The general operation of the system is as follows:
  53.     - You enter data about each 'Creative' (TV or Radio Commerial, or
  54.       Print Ad) and each 'Placement' of those Creatives.
  55.     - You enter data about each 'Lead' (All new potential customers that
  56.       call or respond by mail.)
  57.     - You run 1 or more Lead Analysis Reports to determine what advertising
  58.       is the most cost effective.
  59.  
  60.     The Lead Analysis Report is a highly flexible reporting tool.
  61.     You can customize it to analyze the Leads and Advertisments on many
  62.     different factors such as Time of Day, Day of Week, Carrier etc.
  63.  
  64.  
  65.  
  66.     GENERAL SYSTEM OPERATION:
  67.  
  68.     The Adtracker System was designed to be flexible and easy to use.
  69.     To access any file just find it on the appropriate menu.  The system
  70.     will show you a list of all the records on the file.  You may page
  71.     through this list.  To add a record to a file press the <Insert>
  72.     key.  To change an existing record press the <Enter> key.  The record
  73.     will be updated when you complete the last field on the screen.
  74.  
  75.     Several special functions are available within the system.
  76.     F1 - Displays Help Information about the screen you are on.
  77.     F2 - Displays Help Information about the field that the cursor is
  78.          in.
  79.     F3 - Displays Help Information about all Function keys and other
  80.          keys with special usage.
  81.     F4 - Not Used.
  82.     F5 - For use on the record list screens.  Allows you to change the
  83.          order of the list to another key.
  84.     F6 - For use on the record list screens.  Allows you to search for
  85.          a record by the key information.
  86.     F7 - For use on data entry screens.  Provides a list of valid values
  87.          for the field that you are in.
  88.     F8 - Not Used.
  89.     F9 - Sends a Form Feed to the printer.
  90.  
  91.  
  92.  
  93.                         ADTRACKER SYSTEM GUIDE
  94.  
  95.  
  96.     SYSTEM FILES:
  97.  
  98.     Company File:
  99.       The Company file contains only 1 record.  It allows you to set the
  100.       name of the company and some reporting parameters.
  101.  
  102.     Abbreviation Files:
  103.       Abbreviation files are for entering the valid values for fields used
  104.       elsewhere in the system.  For example a sales person can be added
  105.       to the Sales Person File with abbrieviation JAS and name Joe A. Salesmen.
  106.       When entering a lead you enter JAS in the Sales Person Field.  The use
  107.       of abbrieviations reduces data entry time and increases data reliability.
  108.  
  109.     Carrier File:
  110.       Carriers are TV stations, Radio Stations, Newspapers, Magazines etc.
  111.       The Carrier file should contain 1 record for each Carrier you use.
  112.  
  113.     Creative File:
  114.       Creatives are the Advertisements or Commercials that you run.  The
  115.       Creative file contains information about the Creative that is not
  116.       dependent on when it is run.  The Creative ID can contain any value
  117.       but we recommend following a pattern so that the Creative ID has
  118.       meaning when printed on a report.
  119.  
  120.     Placement File:
  121.       The Placement file contains 1 record for each time a Creative is run.
  122.       For TV and Radio the time is critical and must be as accurate
  123.       as possible.  (See the Lead Analysis report for more info.)
  124.  
  125.     Lead File:
  126.       The Lead file contains 1 record for each original call or response
  127.       received.  You may enter as much or as little information about each
  128.       lead as you like.  (For example, If you do not intend to analyze the
  129.       Leads by Zip Code or City then there is no point in entering these
  130.       fields.)  All leads can be entered even if they are referrals and not
  131.       received because of advertising.
  132.  
  133.     Lead Control File:
  134.       The Lead Control File allows you to customize the Lead File Data
  135.       Entry Screen.  You can block out fields that will never be entered
  136.       and make other fields required.  It can be changed at any time.
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.                         ADTRACKER SYSTEM GUIDE
  144.  
  145.  
  146.     LEAD ANALYSIS REPORT:
  147.  
  148.     To run a Lead Analysis Report go to the Reports Option on the Main Menu
  149.     and then to the Run a Lead Analysis Report on the report menu.
  150.     The first field on the screen in Report ID.  Press F7 to see a list of
  151.     reports that are available (You can add your own reports to this list
  152.     with the Define a Lead Analysis function.)
  153.  
  154.     When the screen is completed the report will run.  The logic behind the
  155.     report is complex therfore it takes considerable processing to produce
  156.     each report.  The processing for the report is as follows:
  157.       - The system selects each lead that is within the date range you
  158.         selected for the report.
  159.       - For each lead the Placement file is examined to determine if the
  160.         lead can be matched to 1 or more Placements.  The matching logic
  161.         is described below.
  162.       - All Placements that are within the reporting dates are also selected
  163.         for the report.
  164.       - The report records are sorted in the order specified by the report
  165.         definition.
  166.       - The report is printed.
  167.  
  168.     On the Lead Analysis Report Leads are categorized as:
  169.     - Designated:  The lead has given us specific information about the
  170.                    Ad he saw such as the Carrier Name.
  171.     - Direct:      The lead is matched to 1 and only 1 placement.
  172.     - Shared:      The lead is matched to more than 1 placement.
  173.     - Residual:    The lead is not matched to any placment.
  174.  
  175.     The logic used to match a lead to a placement is as follows:
  176.       TV and Radio Leads:
  177.       - Leads are first matched to Placements that ran 10 minutes before
  178.         to 4 minutes after the lead came in.  (We consider placements that
  179.         ran after the lead because of inaccuracies in placement times.)
  180.       - If a Product ID is entered for the Creative and the Lead, they must
  181.         be identical or no match is made.
  182.       - If a Market ID is entered for the Carrier and the Lead, they must be
  183.         identical or no match is made.
  184.       - If a Carrier Id or Program ID (TV only) is entered for the Lead it
  185.         will match as a Designated Lead.
  186.  
  187.       Newspapers, Magazines, Yellow Pages or Direct Mail:
  188.       - Leads are first matched to Placements that ran before the Lead.
  189.         (For Newspaper Leads the Placement must have been within the
  190.          last 2 days.)
  191.       - If a Product ID is entered for the Creative and the Lead, they must
  192.         be identical or no match is made.
  193.       - If a Carrier ID is entered for the Placement and the Lead, they must
  194.         be identical or no match is made.
  195.       - If a Print Code is entered for the Placement and the Lead, they must
  196.         be identical or no match is made.
  197.       - If a Carrier Id or Print Code is entered for the Lead it will
  198.         match as a Designated Lead.
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.  
  204.                         ADTRACKER SYSTEM GUIDE
  205.  
  206.  
  207.     DEFINING A LEAD ANALYSIS REPORT:
  208.  
  209.     The system comes supplied with several sample report definitions.
  210.     The report definition allows you to specify sort order, selection
  211.     criteria etc.
  212.  
  213.     To define a new report:
  214.     1.  Go to 'Define a Lead Analysis Report' on the Reports sub-menu.
  215.     2.  Select the existing report that is most like the new report.
  216.         (If your not sure, select any report.)
  217.     3.  Fill in all 4 pages of information.
  218.         (Most fields are optional.  We suggest experimenting with simple
  219.          report definitions at first.)
  220.     4.  The new report definition is added to the system after you have
  221.         entered in all 4 pages.  Using the page down key to bypass pages.
  222.  
  223.     Report definitions can be changed at any time.  Even if you are only
  224.     changing data on page 1 you must page past all 4 pages for the update
  225.     to be applied.
  226.  
  227.