home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Current Shareware 1994 January / SHAR194.ISO / textfile / npr1993.zip / NPR03.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-09-08  |  95KB  |  1,831 lines

  1. Chapter 3
  2.  
  3. Empowering Employees to Get Results 
  4.  
  5. ****************************
  6. Take two managers and give to each the same number of laborers
  7. and let those laborers be equal in all respects. Let both
  8. managers rise equally early, go equally late to rest, be equally
  9. active, sober, and industrious, and yet, in the course of the
  10. year, one of them, without pushing the hands that are under him
  11. more than the other, shall have performed infinitely more work.
  12. George Washington
  13.  
  14. When Nature has work to be done, she creates a genius to do it. 
  15. Ralph Waldo Emerson
  16. ***************************
  17.  
  18.      Two hundred years ago, George Washington recognized the
  19. common sense in hiring and promoting productive managers--and
  20. taking authority away from unproductive ones. One hundred years
  21. ago, Emerson observed that we all share a common genius, ignited
  22. simply by the work at hand. These American originals defined the
  23. basic ingredients of a healthy, productive work environment:
  24. managers who innovate and motivate, and workers who are free to
  25. improvise and make decisions.
  26.  
  27.      Today, our federal government's executive branch includes 14
  28. cabinet departments, 135 agencies and hundreds of boards and
  29. commissions. These entities employ more than 2.1 million
  30. civilians (not counting the Postal Service), and 1.9 million
  31. members of the military, spend $1.5 trillion a year, and,
  32. directly or indirectly, account for one third of our national
  33. economy1. Their tasks are both massive and difficult. As the
  34. National Academy of Public Administration wrote not long ago,
  35. "The federal government now manages ... some of the most
  36. important and complex enterprises in the world."2 But it does not
  37. manage them well.
  38.  
  39.      Admittedly, "management" is a fuzzy concept, hard to
  40. recognize or define. But poor management has real consequences.
  41. Money is wasted. Programs don't work. People aren't helped.
  42. That's what taxpayers and customers see. 
  43.  
  44.      Inside government, bad management stifles the morale of
  45. workers. The "system" kills initiative. As Vice President Gore,
  46. responding to the concerns of Transportation Department
  47. employees, put it:
  48.  
  49.      One of the problems with a centralized bureaucracy is that
  50. people get placed in these rigid categories, regulations bind
  51. them, procedures bind them, the organizational chart binds them
  52. to the old ways of the past--The message over time to...employees
  53. becomes: Don't try to do something new. Don't try to change
  54. established procedures. Don't try to adapt to the new
  55. circumstances your office or agency confronts. Because you're
  56. going to get in trouble if you try to do things differently." 3
  57.  
  58.      Cutting red tape, organizing services around customers, and
  59. creating competition will start to generate an environment that
  60. rewards success. Now, we must encourage those within government
  61. to change their ways. We must create a culture of public
  62. entrepreneurship.
  63.  
  64. ****************************
  65. Our long-term goal is to change the very culture of the federal
  66. government... A government that puts people first, puts its
  67. employees first, too. It empowers them, freeing them from
  68. mind-numbing rules and regulations. It delegates authority and
  69. responsibility. And it provides for them a clear sense of
  70. mission.  Vice President Al Gore
  71. Speech to National Performance Review members
  72. May 24, 1993
  73. ****************************
  74.  
  75.      But changing culture is a lot harder than changing rules and
  76. regulations. An attitude of powerlessness and complacency
  77. pervades the federal workplace. As one veteran of many government
  78. reform initiatives observed, "Changing government is a bit like
  79. moving the town cemetery. It's much harder to deal with the
  80. feelings it arouses than with the relocation itself."
  81.  
  82. The Quality Imperative
  83.  
  84.      Of course, many thought that turning General Motors around
  85. would be impossible. If you talked to their employees, the same
  86. undoubtedly was true of General Electric, Motorola,
  87. Harley-Davidson, and scores of leading corporations before they
  88. embraced a new management philosophy. In the 1970s and 1980s, as
  89. technology began to revolutionize everything and global
  90. competitors began to take away market share, firms that had grown
  91. fat and happy had to face the facts: This wasn't the 1950s
  92. anymore.
  93.  
  94.       These firms quickly discovered that economists can be
  95. wrong: More isn't always better: better is better. One by one,
  96. they began to pursue a new goal--quality-- and to reorganize
  97. their entire businesses around it.
  98.  
  99.      The quality imperative is simple: Do everything smarter,
  100. better, faster, cheaper. It is not simple, however, to obey. It
  101. means dismantling the old ways of doing business. The same tired
  102. command hierarchies that continue to bind government are being
  103. scrapped daily by companies on the rise. In their place, firms
  104. seek new ways to manage and organize work that develop and use
  105. the full talents of every employee. They want everyone to
  106. contribute to the bottom line--that is, to produce goods and
  107. services that match customer needs at the lowest cost and fastest
  108. delivery time. 
  109.       The quality movement has spawned many proven methods and
  110. mantras, each with its loyal fans: management by results; total
  111. quality management; high-performance organization; business
  112. process reengineering. But the quest for quality--in performance,
  113. product, and service--unifies them all.
  114.  
  115.      Government has recognized the quality imperative. In 1987,
  116. the U.S. Department of Commerce instituted the Malcolm Baldrige
  117. National Quality Award. Now the object of fierce competition, it
  118. recognizes private firms that achieve excellence by pursuing
  119. quality management. In 1988, the Federal Quality Institute began
  120. awarding the Presidential Award for Quality to federal agencies
  121. that do the same. The Presidential Award criteria, modeled on
  122. Baldrige, set new standards for federal government performance.
  123. The President should encourage all department and agency heads to
  124. manage with these criteria in mind.
  125.  
  126.  
  127. Changing the Culture: Power and Accountability
  128.  
  129.      Companies do not achieve high quality simply by announcing
  130. it. Nor can they get to quality by hiring the services of the
  131. roving bands of consultants who promise to turn businesses around
  132. overnight. They do it by turning their entire management systems
  133. upside down--shedding the power to make decisions from the
  134. sedimentary layers of management and giving it to the people on
  135. the ground who do the work. This rewrites the relationship
  136. between managers and the managed. The bright line that separates
  137. the two vanishes as everyone is given greater authority over how
  138. to get their job done. 
  139.  
  140. *****************************
  141. The Federal Quality Imperative
  142.  
  143. The Presidential Quality Award sets forth seven principles to
  144. identify excellent government agencies:
  145.  
  146. ∙      Leadership: Are your top leaders and managers personally
  147. committed to creating and sustaining your organization's vision
  148. and customer focus? Does your effort extend to the management
  149. system, labor relations, external partnerships, and the
  150. fulfillment of public responsibilities?
  151.  
  152. ∙      Information and Analysis: Do your data, information, and
  153. analysis systems help you improve customer satisfaction,
  154. products, services, and processes? 
  155. ∙      Strategic Quality Planning: Do you have short-term and
  156. long-term plans that address customer requirements; the
  157. capabilities necessary to meet key requirements or technological
  158. opportunities; the capacities of external suppliers; and changing
  159. work processes to improve performance, productivity improvement,
  160. and waste reduction? 
  161. ∙      Human Resource Development and Management: Is your
  162. agency's entire workforce enabled to develop its full potential
  163. and to pursue performance goals? Are you building and maintaining
  164. an environment for workforce excellence that increases worker
  165. involvement, education and training, employee performance and
  166. recognition systems, and employee well-being and satisfaction?  
  167. ∙      Management of Process Quality:  Does your agency
  168. systematically and continually improve quality and performance?
  169. Is every work unit redesigning its process to improve quality?
  170. Are internal and external customer-supplier relationships managed
  171. better? 
  172. ∙      Quality and Operational Results: Are you measuring and
  173. continuously improving the trends and quality of your products
  174. and services, your business processes and support services, and
  175. the goods and services of your suppliers? Are you comparing your
  176. data against competitors and world-class standards?
  177.  
  178. ∙      Customer Focus and Satisfaction: Do you know what your
  179. customers need? Do you relate well to your customers? Do you have
  180. a method to determine customer satisfaction?
  181. *****************************
  182.  
  183.      But with greater authority comes greater responsibility.
  184. People must be accountable for the results they achieve when they
  185. exercise authority. Of course, we can only hold people
  186. accountable if they know what is expected of them. The powerless
  187. know they are expected only to obey the rules.  But with many
  188. rules swept away, what is expected from the empowered?
  189.  
  190.      The answer is results. Results measured as the customer
  191. would--by better and more efficiently delivered services. If the
  192. staff in an agency field office are given greater voice over how
  193. their workplace and their work are organized, then the customer
  194. deserves to spend less time waiting in line, to receive a prompt
  195. answer--and everything else we expect from a responsive
  196. government. 
  197. ****************************
  198. Our bedrock premise is that ineffective government is not the
  199. fault of people in it. Our government is full of
  200. well-intentioned, hard-working, intelligent people--managers and
  201. staff. We intend to let our workers pursue excellence.
  202.  
  203. Vice President Al Gore
  204. Reinventing Government Summit
  205. Philadelphia, June 25, 1993
  206. ****************************
  207.  
  208.      So how do we change culture? The answer is as broad as the
  209. system that now holds us hostage. Part of it, outlined in chapter
  210. 1 , lies in liberating agencies from the cumbersome burden of
  211. over-regulation and central control. Part of it, detailed in
  212. chapter 2 , hinges on creating new incentives to accomplish more
  213. through competition and customer choice.  And part of it depends
  214. on shifting the focus of control: empowering employees to use
  215. their judgment; supporting them with the tools and training they
  216. need; and holding them accountable for producing results. Six
  217. steps, described in this chapter, will start us down that road:
  218.  
  219.      First, we must give decisionmaking power to those who do the
  220. work, pruning layer upon layer of managerial overgrowth. 
  221.  
  222.      Second, we must hold every organization and individual
  223. accountable for clearly understood, feasible outcomes.
  224. Accountability for results will replace "command and control" as
  225. the way we manage government.
  226.  
  227.      Third, we must give federal employees better tools for the
  228. job--the training to handle their own work and to make decisions
  229. cooperatively, good information, and the skills to take advantage
  230. of modern computer and telecommunications technologies. Fourth,
  231. we must make federal offices a better place to work. Flexibility
  232. must extend not only to the definition of job tasks but also to
  233. those workplace rules and conditions that still convey the
  234. message that workers aren't trusted.
  235.  
  236.      Fifth, labor and management must forge a new partnership.
  237. Government must learn a lesson from business: Change will never
  238. happen unless unions and employers work together. 
  239.  
  240.      Sixth, we must offer top-down support for bottom-up
  241. decisionmaking. Large private corporations that have answered the
  242. call for quality have succeeded only with the full backing of top
  243. management. Chief Executive Officers--from the White House to
  244. agency heads--must ensure that everyone understands that power
  245. will never flow through the old channels again. That's how GE did
  246. it; that's how we must do it as well.
  247.  
  248. Step 1: --Decentralizing Decisionmaking Power
  249.  
  250.      To people working in any large organization--public or
  251. private--"headquarters" can be a dreaded word. It's where
  252. cumbersome rules and regulations are created and good ideas are
  253. buried. Headquarters never understands problems, never listens to
  254. employees. When the Office of Personnel Management (OPM) surveyed
  255. federal employees, fewer than half expressed any confidence in
  256. supervisors two layers above them--or any confidence at all in
  257. their organization's overall structure.4
  258.  
  259.       Yet everyone knows the truth: Management too often is
  260. happily unaware of what occurs at the front desk or in the field.
  261. In fact, it's the people who work closest to problems who know
  262. the most about solving them. As one federal employee asked Vice
  263. President Gore, "If we can't tell what we're doing right and
  264. wrong, who better can?"
  265.  
  266.       The Social Security Administration's Atlanta field office
  267. has shown the wisdom of empowering workers to fulfill their
  268. mission. Since 1990, disability benefit claims have risen 40
  269. percent, keeping folks in the Atlanta office busy. So workers
  270. created a reinvention team. They quickly realized that if they
  271. asked customers to bring along medical records when filing
  272. claims, workers could reduce the time they spent contacting
  273. doctors and requesting the records. That idea alone saved 60 days
  274. on the average claim. Even better, it saved taxpayers $351,000 in
  275. 1993, and will save half a million dollars in 1994. The same
  276. workers also found a better, cheaper way to process disability
  277. claims in cases reviewed by administrative law judges. Instead of
  278. asking judges to send them written decisions, they created a
  279. system for judges to send decisions electronically. It's quicker,
  280. and it eliminates paperwork, too.5
  281.  
  282.      Now here's the other side of the coin. A Denver Post
  283. reporter recently uncovered this bureaucracy-shaking news: It
  284. takes 43 people to change a light bulb.
  285.  
  286.       An internal memo written by a manager at the U.S.
  287. Department  of Energy {Rocky Flats} plant recommended a new
  288. safety procedure for "the replacement of a light bulb in a
  289. criticality beacon." The beacon, similar to the revolving red
  290. lamp atop a police car, warns workers of nuclear accidents. The
  291. memo said that the job should take at least 43 people over
  292. 1,087.1 hours to replace the light. It added that the same job
  293. used to take 12 workers 4.15 hours. 
  294.      The memo called for a planner to meet with six others at a
  295. work-control meeting; talk with other workers who have done the
  296. job before; meet again; get signatures from five people at that
  297. work-control meeting; get the project plans approved by separate
  298. officials overseeing safety, logistics, waste management and
  299. plant scheduling; wait for a monthly criticality-beacon test;
  300. direct electricians to replace the bulb; and then test and verify
  301. the repair.6
  302.  
  303. ****************************
  304. I had seven teams of people each restructure our business...
  305. After the third presentation, my executive assistant...said to
  306. me, "Bill, this stuff is fabulous. In fact, we never would have
  307. thought of these things.
  308. But you've got to trust. People don't come to work with the
  309. intent of screwing it up every day. They come here to make it
  310. better. 
  311. Bill Goins, President
  312. Xerox Integrated Systems Operations,
  313. Reinventing Government Summit,  June 25, 1993
  314. *****************************
  315.  
  316.      This example drives the point home: Too many rules have
  317. created too many layers of supervisors and controllers who,
  318. however well-intentioned, wind up "managing" simple tasks into
  319. complex processes. They waste workers' time and squander the
  320. taxpayers' money.
  321.  
  322.      Decentralizing the power to make decisions will energize
  323. government to do everything smarter, better, faster, and
  324. cheaper--if only because there will be more hands and heads on
  325. the task at the same time. Vice President Gore likens the effect
  326. of decentralization to the advent of "massive parallelism"--the
  327. technology used in the world's fastest supercomputers. Standard
  328. computers with central processors solve problems in sequence: One
  329. by one, each element of information travels back and forth from
  330. the machine's central processor. It's like running six errands on
  331. Saturday, but going home between each stop. Even at the speed of
  332. light, that takes time. In massively parallel computers, hundreds
  333. of smaller processors solve different elements of the same
  334. problem simultaneously. It's the equivalent of a team of six
  335. people each deciding to take on one of the Saturday errands.
  336.  
  337. ****************************
  338. Roam on the Range
  339.  
  340. Ranchers, allowed to graze their cattle in Missouri's Mark Twain
  341. National Forest, regularly must move their herds to avoid
  342. over-grazing any plot of land. Until recently, ranchers had to
  343. apply at the local Forest Service office for permits to move the
  344. cattle. Typically, the local office sent them on to the regional
  345. office for approval, which, in some cases, sent them on to the
  346. national office in Washington. Approval could take up to 60
  347. days--long enough, in a dry season, to hurt the forest, leave the
  348. cows hungry, and annoy the rancher.
  349. Thanks to an employee suggestion, the local staffer now can
  350. settle the details of moving the herd directly with the rancher.
  351. If the rancher comes in by 10 a.m., the cattle can be on the move
  352. by noon. Ranchers are happier, cattle are fatter, the environment
  353. is better protected--all because local workers now make decisions
  354. well within their judgment. 
  355. ****************************
  356.  
  357.      America's best-run businesses are realizing enormous cost
  358. savings and improving the quality of their products by pushing
  359. decisions down as far as possible and eliminating unnecessary
  360. management layers. The federal government will adopt this
  361. decentralized approach as its new standard operating procedure.
  362. This technique can unearth hundreds of good ideas, eliminate
  363. employee frustration, and raise the morale and productivity of an
  364. entire organization.
  365.  
  366.      If offered greater responsibility, will employees rise to
  367. the task? We are confident they will. After all, few people take
  368. up federal work for the money. Our interviews with hundreds of
  369. federal workers support what survey after survey of public
  370. service workers have found: People want challenging jobs.7 Yet,
  371. that's exactly what our rule-bound and over-managed system too
  372. often denies them. 
  373. Action: Over the next five years, the executive branch will
  374. decentralize decisionmaking, and increase the average span of a
  375. manager's control.8
  376.  
  377.      Currently, the federal government averages one manager or
  378. supervisor for every seven employees.9 Management expert Tom
  379. Peters recommends that well-performing organizations should
  380. operate in a range of 25 to 75 workers for every one
  381. supervisor.10 One "best company" puts Peters' principle to shame:
  382. "Never have so many been managed by so few," Ritz-Carlton Vice
  383. President Patrick Mene told Vice President Gore at the
  384. Philadelphia Summit. "There's only about 12 of us back in Atlanta
  385. for 11,500 employees. And it really starts with passionate
  386. leadership."11
  387.  
  388.       Working toward a quality government means reducing the
  389. power of headquarters vis-- --vis field operations. As our
  390. reinvented government begins to liberate agencies from
  391. over-regulation, we no longer will need 280,000 separate
  392. supervisory staff and 420,000 "systems control" staff to support
  393. them.12 Instead, we will encourage more of our 2.1 million
  394. federal employees to become managers of their own work.
  395.  
  396.       Put simply, all federal agencies will delegate,
  397. decentralize, and empower employees to make decisions. This will
  398. let front-line and front-office workers use their creative
  399. judgment as they offer service to customers and solve problems.
  400.  
  401.       As part of their performance agreements with the President,
  402. cabinet secretaries and agency CEOs will set goals for increasing
  403. the span of control for every manager. (See Step 3.) The federal
  404. government should seek to double its managerial span of control
  405. in the coming years.
  406.  
  407.      Some employees may view such pruning as threatening--to
  408. their jobs or their chances for promotion. It is true that the
  409. size of the federal workforce will decrease. But our goal is to
  410. make jobs meaningful and challenging. Removing a layer of
  411. oversight that adds no value to customers does more than save
  412. money: It demonstrates trust in our workers. It offers employees
  413. in dead-end or deadly dull jobs a chance to use all their
  414. abilities. It makes the federal government a better place to
  415. work--which will in turn make federal workers more productive.
  416.  
  417.      As private companies have found, the key to improving
  418. service while redeploying staff and resources is thinking about
  419. the organization's staffing and operating needs from the
  420. perspective of customer needs. What does each person's task add
  421. in value to the customer? The Postal Service has developed a
  422. single criterion: It asks, "Do they touch the mail?" Where
  423. possible, other agencies should develop similar simple,
  424. easy-to-understand criteria. 
  425.      Pioneering federal offices have used the full variety of
  426. quality management techniques to decentralize. Many focus on
  427. passing decisions on to the work teams that deal directly with
  428. the customer. Some have produced impressive results, both in
  429. productivity and management delayering.
  430.  
  431.      The Internal Revenue Service's Hartford district office
  432. slashed the time required to process a form on "currently
  433. non-collectible" taxes from 14.6 days to 1.4 days. Then it
  434. replaced time-consuming case reviews with an automated case
  435. management system and began using the manager's time to upgrade
  436. employees' skills. Delinquent tax dollars collected rose by 22
  437. percent. The office chose not to fill vacant management
  438. positions, investing part of its staff savings in new technology
  439. to boost productivity further. Eventually, it cut overall case
  440. processing time from 40 to 21.6 weeks.13
  441.  
  442.       At the Robins Air Force Base, the 1926th
  443. Communications-Computer Systems Group cut its supervisory staff
  444. in half by organizing into teams.14 An Agriculture Department
  445. personnel office that converted to self-managed work teams beefed
  446. up customer satisfaction and now uses only one manager for every
  447. 23 employees. At the Defense Logistics Agency, self-managing
  448. teams in the Defense Distribution Region Central eliminated an
  449. entire level of management, saving more than $2.5 million a
  450. year.15 In 1990, the Airways Facilities Division of the Federal
  451. Aviation Administration maintained approximately 16,000 airspace
  452. facilities, with roughly 14,000 employees. Today its workforce is
  453. organized in self-managed teams instead of units with
  454. supervisors. They now maintain more than 26,000 facilities with
  455. only 9,000 employees.16
  456.  
  457.       Other decentralization and delayering plans are in the
  458. works. After a successful pilot program in 11 field service
  459. sites, the Department of Veterans Affairs is recommending an
  460. agencywide effort.17 Over the next 5 years, the Department of
  461. Housing and Urban Development (HUD) plans to convert HUD's field
  462. structure from three to two levels, eliminating the regional
  463. offices. HUD will free its five assistant secretaries to organize
  464. their own functions in the field. It will transfer many of its
  465. application and loan processing functions  to private firms.
  466. While letting staff  attrition dictate staff reductions- - HUD
  467. promises no layoffs--HUD plans to retrain and redeploy people
  468. into more interesting jobs, with better career ladders and better
  469. access to managers. HUD believes its restructuring effort will
  470. improve customer service while saving $157.4 million in personnel
  471. and overhead costs.18 
  472. Step 2: --Hold All Federal Employees Accountable for Results  
  473.      It's easy to understand why federal employees--including the
  474. hundreds who aired their deep frustrations to the National
  475. Performance Review--would care about empowerment. It adds new,
  476. positive dimensions to their jobs.
  477.  
  478.      But why should taxpayers or social security recipients care?
  479. Taxpayers aren't interested in what rules bureaucracy follows.
  480. But they do care, deeply, about how well government serves them.
  481. They want education programs to give young people basic skills
  482. and teach them how to think, anti-poverty programs that bring the
  483. unemployed into the economic mainstream for good, anti-crime
  484. programs that keep criminals off the streets, and environmental
  485. programs that preserve clean air and water. In other words, they
  486. want programs that work.
  487.  
  488.      But management in government does not judge most programs by
  489. whether they work or not. Instead, government typically measures
  490. program activity--how much it spends on them, or how many people
  491. it has assigned to staff them. Because government focuses on
  492. these "inputs" instead of real results, it tends to throw good
  493. money after mediocre. It pours more dollars into the old
  494. education programs even as student performance sinks. It enrolls
  495. jobless people in training programs that teach by the book, but
  496. places few graduates in well-paid jobs.
  497.  
  498. ****************************
  499. What you do thunders so loudly, I cannot hear what you say to the
  500. contrary. 
  501.               Ralph Waldo Emerson
  502. **************************** 
  503.  
  504.      A recent management survey of the largest 103 federal
  505. agencies sketches in stark relief this lack of focus on real
  506. results. Two-thirds of the agencies reported that they had
  507. strategic plans. But only nine said they could link those plans
  508. to intended results.19 In other words, many had planned, but few
  509. knew where they were going. That's a bit like trying to steer a
  510. ship by looking at its wake. As a result, some of our worst
  511. examples of "waste" are not rooted in corruption or incompetence,
  512. but rather in the simple lack of knowing what we are actually
  513. trying to
  514. accomplish. As one despairing federal employee told us, "Process
  515. is our most important product." 
  516.  
  517.      Recommendations by the National Performance Review aim to
  518. revolutionize our method of navigation. "Today," Vice President
  519. Gore told one departmental meeting, "all we measure is inputs. We
  520. don't measure outputs--and that's one of the things we're going
  521. to change throughout the federal government."
  522.  
  523.      Measuring outputs is easy in principle. It means measuring
  524. how many unemployed people get jobs, not how many people look for
  525. help at local Employment Service offices. Or it means measuring
  526. how many people received their social security checks on time,
  527. not how many checks were sent out from a local office. "Outputs"
  528. are, quite simply, measures of how government programs and
  529. policies affect their customers. The importance of pursuing the
  530. correct measures cannot be underestimated. As Craig Holt, an
  531. Oregon Department of Transportation employee who has worked with
  532. the ground-breaking Oregon Progress Board--our nation's first
  533. statewide experiment in comprehensive performance
  534. accountability--cautions: "Our focus has occurred through our
  535. indicators, not through our strategic plans."20
  536.  
  537.      Implementing the Government Performance and Results Act 
  538.      To its credit, Congress has begun to recognize this need. In
  539. July 1993, it passed the Government Performance and Results
  540. Act--a pivotal first step toward measuring whether federal
  541. programs are meeting their intended objectives. The act requires
  542. that at least 10 federal agencies launch 3-year pilot projects,
  543. beginning in fiscal 1994, to develop measures of progress. Each
  544. agency pilot will develop annual performance plans that specify
  545. measurable goals. They then must produce annual reports showing
  546. how they are doing on those measures. At least five pilots will
  547. also test "managerial flexibility waivers"--which exempt them
  548. from some administrative regulations--to help them perform even
  549. better. In exchange for greater flexibility, they must set higher
  550. performance targets. This is exactly the process of measured
  551. deregulation--"we agree to deregulate you if you agree to be held
  552. accountable"--that must be the basis of an empowered and
  553. accountable government.  
  554.      At the beginning of fiscal 1998, after learning from the
  555. pilot programs, all federal agencies must develop 5-year
  556. strategic plans--linked, this time, to measurable outcomes! By
  557. the next year, every agency will be crafting detailed annual
  558. performance
  559. plans--that is, plans that describe what they intend to achieve,
  560. not plans that detail how many pencils they will buy or people
  561. they will hire. And they will have to report their successes and
  562. failures in meeting those goals. The Office of Managenent and
  563. Budget may exempt very small agencies, and those agencies that
  564. cannot easily measure their outcomes will use qualitative rather
  565. than quantitative goals and measurements. After all, any agency
  566. can, at the very least, survey their customers and report the
  567. rating they are given.
  568.  
  569. ****************************
  570. It may seem amazing to say, but like many big organizations, ours
  571. is primarily dominated by considerations of input--how much money
  572. do we spend on a program, how many people do you have on the
  573. staff, what kind of regulations and rules are going to govern it;
  574. and much less by output--does this work, is it changing people's
  575. lives for the better?
  576.  
  577.  
  578. President Bill Clinton
  579. Remarks at the signing of the Government  Performance And Results
  580. Act  August 3, 1993
  581. ****************************
  582.  
  583.      Setting goals is not something that agencies do once. It is
  584. a continual process in which goals are raised higher and higher
  585. to push agency managers and staff harder and harder to improve.
  586. As the old business adage states, "If you're standing still,
  587. you're falling behind."
  588.  
  589.      That is why we strongly support the act. But agencies should
  590. not wait until fiscal 1999 to start integrating performance
  591. measurement into their operations. Nor should they limit
  592. themselves to the minimum mandates of the new law. The President,
  593. through OMB, is encouraging every federal program and agency to
  594. begin strategic planning and performance measurement, whether it
  595. is selected as a pilot or not.
  596.  
  597.  
  598. If government is to become customer-oriented, then managers
  599. closest to the citizens must be empowered to act quickly. Why
  600. must every decision be signed-off on by so many people? If
  601. program managers were instead held accountable for the results
  602. they achieve, they could be given more authority to be innovative
  603. and responsive.  Senator William V. Roth, Jr.
  604. Congressional Record, July 30, 1993
  605.  
  606.  
  607. Action: All agencies will begin developing and using measurable
  608. objectives and reporting results.21
  609.  
  610.      In early 1994--in time to prepare the fiscal 1996
  611. budget--OMB will revise the budget instructions it gives agencies
  612. to
  613. incorporate performance objectives and results, to the greatest
  614. extent possible. Agencies will start measuring and reporting on
  615. their past goals and performance as part of their 1996 budget
  616. requests. The OMB instructions, along with executive office
  617. policy guidance, will guide agencies as they develop full-fledged
  618. goal-setting and performance-monitoring systems for the first
  619. time. 
  620.       At the outset, managers may feel unprepared to set
  621. reasonable performance targets. Some will lack any program data
  622. worth its salt on which to base any future goals or performance
  623. projections. Others, overwhelmed with "input" indicators about
  624. program staffing and spending, will find it difficult to figure
  625. out whether--or how--those measures directly relate to achieving
  626. desired outcomes. Agencies will start preparing themselves by
  627. reallocating enough resources toward performance planning and
  628. measurement over the long term.
  629.  
  630.      OMB will help. Its budget analysts will be trained to
  631. provide feedback and broad oversight to help craft an effective
  632. system, and encourage agencies to improve measures that are
  633. clearly
  634. ineffective. OMB will negotiate stronger goals for agencies that
  635. set their sights too low or perform poorly against their
  636. indicators.
  637.  
  638.       Agencies will gradually build performance information into
  639. their own budget guidance and review procedures, into their
  640. strategic and operational plans, and into revised position
  641. descriptions for their budget, management, and program analysts.
  642. Nothing, however, will replace peer pressure as agencies vie for
  643. performance awards or seek public recognition for their
  644. achievements.
  645.  
  646. Action: Clarify the objectives of federal programs.22 
  647.  
  648.      Many agencies will be unable to set clear measurable goals
  649. until Congress simplifies their responsibilities. Programs are
  650. bound by multiple, often conflicting, legislative objectives. The
  651. complex politics of passing enabling legislation and then
  652. negotiating annual appropriations forces some programs to be all
  653. things to all people.
  654.  
  655.       For example, a training program targeted at unemployed
  656. steel workers soon is required to serve unemployed farm workers,
  657. the disabled, and displaced homemakers. Originally, the program's
  658. purpose may have been to refer people to jobs. But congressional
  659. maneuvers first force it to offer them training; then to help
  660. them find transportation and daycare. All these are important
  661. activities. But, by now, the original appropriation is hopelessly
  662. inadequate, reporting requirements have multiplied geometrically
  663. along with the multiplicity of goals, and the program is not
  664. simply unmanaged--it's unmanageable. If agencies are to set
  665. measurable goals for their programs, Congress must demand less
  666. and clarify priorities more.
  667.  
  668.      In the private sector, leaders do not simply drop goals on
  669. their organizations from above. Hewlett-Packard, Microsoft,
  670. Xerox, and others involve their full workforces in identifying a
  671. few goals that have top priority, and then demand smaller work
  672. teams to translate those overall goals into specific team
  673. measures. This process enables the people directly responsible
  674. for meeting the goals to help set them. It also ensures that
  675. every part of an organization aims at the same goals, and that
  676. everyone understands where they fit in. It may seem a time
  677. consuming process, but boats travel much faster when everyone is
  678. pulling their oar in the same direction.
  679.  
  680.      With a new joint spirit of accountability, the executive
  681. branch plans to work with Congress to clarify program goals and
  682. objectives, and to identify programs where lack of clarity is
  683. making it difficult to get results.
  684.  
  685.      Holding Top Management Accountable
  686.  
  687.      When General Eisenhower took command of the Allied
  688. Expeditionary Force in World War II, he was given a mission
  689. statement that clearly delineated goals for his vast organization
  690. of more than a million and a half men and women: "You will  enter
  691. the continent of Europe and, in conjunction with the other united
  692. nations, undertake operations aimed at the heart  of Germany and
  693. the destruction of her armed forces."
  694.  
  695.       In 1961, President Kennedy gave NASA an even clearer
  696. mission: Put a man on the moon and return him safely to earth by
  697. the end of the decade. As Vice President Al Gore told his
  698. audience at a meeting with Veterans Affairs Department employees:
  699. "There has to be a clear, shared sense of mission. There have to
  700. be clearly understood goals. There have to be common values
  701. according to which decisions are made. There has to be trust
  702. placed in the employees who actually do  the work."
  703.  
  704.      In Great Britain, Australia, and New Zealand, many
  705. department and agency heads are appointed for limited terms and
  706. given performance agreements. Their reappointments depend on
  707. achieving measurable outcomes. Senior officials from these
  708. countries say that these agreements have improved organizational
  709. performance more than any other aspect of their reinventing
  710. government efforts. In the United States, many local governments
  711. do much the same: In Sunnyvale, California, managers can earn
  712. bonuses of up to 10 percent if their agencies exceed performance
  713. targets.
  714.  
  715. Action: The President should develop written performance
  716. agreements with department and agency heads.23 
  717.  
  718.      Past efforts to institute management by objectives have
  719. collapsed under the weight of too many objectives and too much
  720. reporting. The President should craft agreements with cabinet
  721. secretaries and agency heads to focus on the administration's
  722. strategy and policy objectives. These agreements should not
  723. "micro-manage" the work of the agency heads. They do not row the
  724. boat. They should set a course.
  725.  
  726.      These agreements will begin with the top 24 agency heads. In
  727. fact, Secretaries Mike Espy at the Agriculture Department and
  728. Henry Cisneros at the Department of Housing and Urban
  729. Development, as well as Roger Johnson at the General Services
  730. Administration (GSA), and Administrator J. Brian Atwood of the
  731. Agency for International Development are already working with
  732. their top managers on agreements.  
  733.  
  734.      Not everyone will welcome outcome measures. People will have
  735. trouble developing them. Public employees generally don't focus
  736. on the outcomes of their work. For one thing, they've been
  737. conditioned to think about process; for another, measures aren't
  738. always easy to develop. Consequently, they tend to measure their
  739. work volume, not their results. If they are working hard, they
  740. believe they are doing all they can. Public organizations will
  741. need the several years envisioned under the Government
  742. Performance and Results Act to develop useful outcome measures
  743. and outcome reporting.
  744.  
  745. ***************************
  746. Measuring Outcomes
  747.  
  748. Outcome-based management is new in the public sector. Some U.S.
  749. cities have developed it over the past two decades; some states
  750. are beginning to; and foreign countries such as Great Britain,
  751. Australia, and New Zealand are on their way. Sunnyvale,
  752. California, a city of 120,000 in the heart of the Silicon Valley,
  753. began the experiment 20 years ago. In each policy area, the city
  754. defines sets of "goals," "community condition indicators,"
  755. "objectives," and "performance indicators." "In a normal
  756. political process, most decisionmakers never spend much time
  757. talking about the results they want from the money they spend,"
  758. says City Manager Tom Lewcock. "With this system, for the first
  759. time they understand what the money is actually buying, and they
  760. can say yes or no."24
  761. Sunnyvale measures performance to reward successful managers. If
  762. a program exceeds its objectives for quality and productivity,
  763. its manager can receive a bonus of up to 10 percent. This
  764. generates pressure for ever-higher productivity. The result:
  765. average annual productivity increases of four percent. From 1985
  766. to 1990, the city's average cost of service dropped 20 percent,
  767. in
  768. inflation-adjusted dollars. According to a 1990 comparison,
  769. Sunnyvale used 35 to 45 percent fewer people to deliver more
  770. services than other cities of similar size and type. 
  771. At least a half-dozen states hope to follow in Sunnyvale's
  772. footsteps. Oregon has gone farthest. In the late 1980s, Governor
  773. Neil Goldschmidt developed long term goals, with significant
  774. citizen input. He set up the Oregon Progress Board, comprising
  775. public and private leaders, to manage the process. The board
  776. developed goals and benchmarks through 12 statewide meetings and
  777. written materials from over 200 groups and organizations.
  778. "Oregon," the board stated, "will have the best chance of
  779. achieving an attractive future if Oregonians agree clearly on
  780. where we want to go and then join together to accomplish those
  781. goals."25
  782. The legislature approved the board's recommended 160 benchmarks,
  783. measuring how Oregon is faring on three general goals:
  784. exceptional individuals; outstanding quality of life; and a
  785. diverse, robust economy. Seventeen measures are deemed short-term
  786. "lead"
  787. benchmarks, related to urgent problems on which the board seeks
  788. progress within 5 years. They include reducing the teen pregnancy
  789. rates, enrolling people in vocational programs, expanding access
  790. to basic health care, and cutting worker compensation costs.
  791. Another 13 benchmarks are listed as "key"--fundamental, enduring
  792. measures of Oregon's vitality and health. These include improving
  793. basic student skills, reducing the crime rate, and raising
  794. Oregon's per capita income as a percentage of the U.S. average.
  795. Barbara Roberts, today's governor, has translated the broad goals
  796. and benchmarks into specific objectives for each agency. This
  797. year, for the first time, objectives were integrated into the
  798. budget--giving Oregon the first performance-based budget among
  799. the states. Great Britain has instituted performance measurement
  800. throughout its national government. In addition, the government
  801. has begun writing 3-year performance contracts, called "Framework
  802. Agreements," with about half its agencies. These agencies are run
  803. by chief executive officers, many from the private sector, who
  804. are hired in
  805. competitive searches and then negotiate agreements specifying
  806. objectives and performance measures. If they don't reach  their
  807. objectives, the CEOs are told, their agencies' services may be
  808. competitively bid  after the 3 years. 
  809. *****************************
  810.  
  811.       Ultimately, no one can generate results without knowing how
  812. the "bottom line" is defined. Without a performance target,
  813. managers manage blindly, employees have no guidance, policymakers
  814. don't know what's working, and customers have no idea where they
  815. may be served best. If, for example, jobless people know how well
  816. graduates of local training programs fare when looking for work,
  817. they can better choose which new careers and programs offer the
  818. best prospects. Informed consumers are the strongest enforcers of
  819. accountability in government.
  820.  
  821. Action: The administration will issue one set of Baldrige Awards
  822. for quality in the federal government.26
  823.  
  824.      For years, the executive branch has taken steps to recognize
  825. and support good performance. In typical fashion, however, we
  826. have created three different award systems, each administered by
  827. a different organization. The Federal Quality Institute (FQI)
  828. administers the Presidential Award for Quality; the President's
  829. Council on Management Improvement administers the Award for
  830. Management Excellence; and the Office of Personnel Management
  831. awards the Presidential Quality and Management Improvement Awards
  832. for tangible savings to the government of more than $250,000.  
  833.      The administration will issue one set of presidential awards
  834. for quality. The Baldrige Award Office of the National Institute
  835. for Standards and Technology will combine the existing awards
  836. into a new set of Baldrige Awards for public service--to go along
  837. with its private sector award. The new award will recognize
  838. agency and work unit quality initiatives and ideas, based on
  839. program
  840. performance, cost savings, innovation, and customer satisfaction.
  841.  
  842. Step 3: --Giving Federal Workers the Tools They  Need to do
  843. Their--Jobs  
  844.  
  845.      Americans today demand a more responsive, more humane
  846. government that costs less. Their expectations are neither
  847. irrational nor whimsical. Over the past 20 years, the entire way
  848. we do things, make things, even contact one another, has changed
  849. around us. Businesses have no guarantees, no captive markets. To
  850. compete, they must make things and deliver service better and
  851. faster, and get their message out sooner. No one benefits more
  852. than customers. It's no wonder these same people now turn to
  853. government and ask, "Why can't you do things better too?"
  854.  
  855.      Transforming our federal government to do better will mean
  856. recasting what people do as they work. They will turn from bosses
  857. into coaches, from directors into negotiators, from employees
  858. into thinkers and doers. Government has access to the same tools
  859. that have helped business make this transformation; it's just
  860. been slower to acquire and use them. We must change that. We must
  861. give workers the tools they need to get results-- then make sure
  862. they use them.
  863.  
  864.      
  865. Employee Training
  866.  
  867.      After two decades of organizing for quality, business knows
  868. one thing for sure: Empowered people need new skills--to work as
  869. teams, use new computer software, interpret financial and
  870. statistical information, cooperate with and manage other people,
  871. and adapt. Indeed, business talks about a new breed of "knowledge
  872. worker"--people who understand that, throughout their careers,
  873. their most important task is to continue learning and applying
  874. new knowledge to the challenge at hand. Knowledgeable workers are
  875. our most important source of progress. They are, quite simply,
  876. the currency of 21st century commerce.
  877.  
  878.      Business teaches us that ongoing training for every worker
  879. is essential for organizations to work well. Not surprisingly,
  880. the federal government under-spends on training and education,
  881. just as it does on most other productivity-enhancing investments.
  882. In 1989, the National Commission on the Public Service, headed by
  883. Paul Volcker, estimated that while leading private firms spend 3
  884. to 5 percent of their budgets on training, retraining, and
  885. upgrading employee skills, the federal government spends less
  886. than one percent.27 
  887.  
  888.      And the little we do spend is not always allocated wisely. A
  889. well-promoted 4-day training seminar packaged to appeal to
  890. federal agency managers may seem like a good deal. It is not,
  891. however, always what the agency needs. The Volcker Commission
  892. concluded: 
  893.      Federal training is suffering from an identity crisis.
  894. Agencies are not sure what they should train for (short term or
  895. long term), who should get the lion's share of resources (entry
  896. level or senior level)...and whether mid-career education is of
  897. value...Career paths are poorly designed, executive succession is
  898. accidental and unplanned, and real-time training for pressured
  899. managers is virtually non-existent. At both the career and
  900. presidential level, training is all-too-often ad hoc and
  901. self-initiated.28 
  902.  
  903.      Perhaps most striking is the paucity of career training for
  904. people on the lowest rungs of the civil service ladder, or for
  905. people without the leg-up of university degrees. These valued
  906. employees may have the most tenure in an office. They may see and
  907. know everything. Frequently, they are indispensable, because only
  908. they know how the system works--and how to work the system.
  909. Unfortunately, their abilities are rarely rewarded, despite their
  910. desire to advance.
  911.  
  912.      One staffer in the Justice Department's Civil Division
  913. alerted Vice President Gore to her quandary:
  914.  
  915.      I'm watching the role of our legal secretaries change. Less
  916. and less of the typical secretarial duties are being performed,
  917. simply because the attorneys do a lot of their own drafting of
  918. documents... However, for a secretary to start to move into a
  919. legal assistant position... or into a paralegal role, is frowned
  920. upon... As far as training goes it's impossible... That prevents
  921. a lot of people from...moving into new jobs that are going to be
  922. of more benefit to the department...We've lost a good number of
  923. secretaries who have moved elsewhere, because they cannot go any
  924. further here.29 
  925.  
  926.      Employees at the top rung, too, must keep learning. Managers
  927. and executives face the same hurdles in keeping up with
  928. technology as do front-line workers. Technicians must stay up to
  929. date with system advances and new techniques. The growing band of
  930. federal export and trade personnel must learn more than foreign
  931. languages--they need to master the language of negotiation as
  932. well. Indeed, employees in the Office of the U.S. Trade
  933. Representative currently receive no systematic training in
  934. negotiation skills or the cross-cultural styles and patterns they
  935. are likely to encounter in their work--a situation the office is
  936. now planning to correct.30 
  937.      Perhaps most important, training is the key that unlocks the
  938. power of bottom-up decisionmaking. At the Reinventing Government
  939. Summit, General Electric Executive Vice President Frank Doyle
  940. detailed the GE experience: "We had to educate our entire
  941. workforce to give them the tools to become meaningfully involved
  942. in all aspects of work. Empowerment...is a disorderly and almost
  943. meaningless gesture unless people doing the actual work are given
  944. the tools and knowledge that self-direction demands."31 
  945.  
  946.      During the National Performance Review process, almost every
  947. one of the agency teams identified a specific learning need
  948. critical to their agency's quality improvement and mission. In
  949. addition, several common training concerns demand governmentwide
  950. action. 
  951.  
  952. Action: The administration will grant agencies the flexibility to
  953. finance training needs.32 
  954.  
  955.      Leading corporations view training as a strategic resource,
  956. an investment. Federal managers tend to view it as a cost. So in
  957. government, worker training isn't even included in most budget
  958. estimates for new systems or programs. This is puzzling and quite
  959. short-sighted, since new workplace innovations, like advanced
  960. software, won't transform employee productivity unless those
  961. employees know how to use them. Although training may be the best
  962. and least costly way to improve worker performance, government
  963. executives view it as a "quick fix," unworthy of any planning
  964. effort.  
  965.  
  966.      Perceptions are changing, however. Today's management
  967. literature is full of talk about the value of
  968. on-the-job-training, computer-based instruction, expert systems,
  969. work exchange, mentors and other tools for learning. Since 1992,
  970. OPM has been steering agencies toward more comprehensive training
  971. initiatives.
  972.  
  973.      We will grant agencies a substantial portion of the savings
  974. they realize from decentralizing staff and reducing operating
  975. costs (see chapter 1) to invest in worker training, performance
  976. measurement, and benchmarking.
  977.  
  978.      Budget directives further complicate an agency's ability to
  979. train workers effectively, particularly when its own budget
  980. office, OMB, or Congress cut line items for employee training.
  981. Such over-specified reductions deny employees the access to
  982. skills they need to be productive, to advance in their careers,
  983. and to adapt to new technology.  
  984.  
  985. Action: The federal government will upgrade information
  986. technology training for all employees.33
  987.  
  988.      Every year, more and more federal workers must use
  989. computer-based information technology in their jobs. If business
  990. is any guide, our government reinvention efforts will only
  991. quicken the trend. Pen and paper exercises keep moving to the
  992. screen. Lateral files now form database records. Video- and
  993. computer-based courses make learning possible anytime, anywhere.
  994. Money no longer changes hands; it's transmitted digitally. People
  995. not only talk, they "message." A meeting of the minds can take
  996. place without the bodies present.
  997.  
  998.      Other chapters discuss how we will speed the procurement
  999. process for technology and how we will deploy technology to alter
  1000. what we do and how well we do it. Here, we want to stress that
  1001. much of the federal workforce lacks the training and background
  1002. to use advanced information technologies.
  1003.  
  1004.      Compared to the private sector, the federal government
  1005. invests few dollars and scant time in technology training.34
  1006. Federal agencies provide insufficient incentives to motivate
  1007. their workforce to seek technology training, scarce opportunities
  1008. to obtain training--even when it's desired and necessary--and
  1009. rarely incorporate technology training in the strategic planning
  1010. process. The longer we wait, the farther behind we fall. 
  1011.  
  1012.      This foot-dragging costs the taxpayer dearly. We do things
  1013. the old way, not the cheaper, more efficient way. Or we start
  1014. doing things the new way, but we don't go far enough: We buy
  1015. computers for our workers, but not the training to use them
  1016. properly, so the software and hardware investments are wasted. We
  1017. invest in new systems, and our people can't make them work.
  1018.  
  1019.      Training should begin with top nontechnical managers, to
  1020. help them focus on uses, management, planning, and acquisition of
  1021. state-of-the-art information technology. By May 1994, OPM and GSA
  1022. will jointly develop and administer information technology
  1023. training for non-technical managers and presidential appointees.
  1024. The New York City Department of Personnel, already in the
  1025. technology training business, offers a useful model of monthly
  1026. half-day sessions for executives covering ten topics: strategic
  1027. planning, reengineering, implementing systems, electronic mail,
  1028. video conferencing, voice-enhanced technologies, geographic
  1029. information systems, database management, imaging, and
  1030. multi-agency complaints and inspection systems. Our effort will
  1031. help every senior manager earn a certificate that signifies his
  1032. or her level of technology competency. Parallel training and
  1033. certification efforts will target Senior Executive Service
  1034. members and information resource managers. 
  1035.      Anyone who has grappled with computers--from the basics of
  1036. word processing to the complexity of expert systems--knows that
  1037. we often learn best how to use software by finding a technology
  1038. "pal": someone who knows the ins and outs of a particular
  1039. software application and is willing to share that knowledge. To
  1040. spread information technology training and use in the entire
  1041. federal workforce, the existing Federal Information Resources
  1042. Management Policy Council will help motivated agencies set up a
  1043. program of collegial assistance for a wide range of technology
  1044. applications. We will tap the cadre of techno-proficient
  1045. individuals spread across the federal government to provide
  1046. occasional on-line help or personal assistance on demand to their
  1047. struggling colleagues. 
  1048.       Finally, starting late in 1993, new contracts for
  1049. technology acquisition--or those in early stages--must include a
  1050. provision for training. If agencies work together, they can cut
  1051. such training costs dramatically. When Texas contracted with four
  1052. statewide technology training firms to train state employees, it
  1053. cut the price to $60 to $110 a day per worker for a wide range of
  1054. skills. An even larger customer, the federal government should be
  1055. able to land an even better bargain.
  1056.  
  1057. Action: Eliminate narrow restrictions on employee training to
  1058. help develop a multiskilled workforce.35
  1059.  
  1060.      The Government Employees Training Act (GETA), which
  1061. authorizes agencies to manage and determine their training needs,
  1062. defines training as a tool for "increasing economy and efficiency
  1063. in government." The rules written behind this 1958 wording
  1064. severely limit how agencies can use training today. Training too
  1065. often is ad hoc and seldom linked to strategic or human resource
  1066. planning. Managers generally are not able to get the information
  1067. to determine the return on their training investment. Even worse,
  1068. existing restrictions dictate that any training be related to an
  1069. employee's official duties--thus ensuring that our Justice
  1070. Department secretary does not become a paralegal. These rules
  1071. keep federal employees single-skilled in a multi-skilled world. 
  1072.  
  1073.      By early 1994, OPM will draft legislation to amend GETA on
  1074. three fronts. OPM will redefine the objective of federal training
  1075. as the "improvement of individual and organizational
  1076. performance." It will relate the use of training to achieving an
  1077. agency's mission and performance goals, not to a worker's
  1078. official duties. And OPM will seek to end the distinction between
  1079. government and
  1080. nongovernment training, giving public employees access to the
  1081. best training services available, no matter who provides them.
  1082.  
  1083.       Clarifying the purpose of training in GETA will reinforce
  1084. the need to use training to improve performance and produce
  1085. results. Removing the distinction between government and
  1086. non-government training will deregulate the in-government
  1087. training monopoly, introducing competition that will improve the
  1088. quality of learning opportunities for federal employees. And
  1089. linking training to an agency's mission will ease employees'
  1090. efforts to become adept at all the skills they need as empowered
  1091. workers. We urge Congress to join in the quality effort by
  1092. passing these important amendments early in 1994.
  1093.  
  1094.      Management Information Systems
  1095.  
  1096.      Management isn't about guessing, it's about knowing. Those
  1097. in positions of responsibility must have the information they
  1098. need to make good decisions. Good managers have the right
  1099. information at their fingertips. Poor managers don't. 
  1100.  
  1101.      Good information comes from good information systems.
  1102. Management information systems have improved in lockstep with
  1103. every advance in the telecommunications revolution. New
  1104. management information systems are transforming government, just
  1105. as they have business, in two ways. They can make government more
  1106. productive--the benefit we discuss in this chapter--and let us
  1107. deliver services to customers in new ways, which we take on in
  1108. chapter 4. Indeed, today's systems have enabled businesses to
  1109. slim down data processing staffs, while giving more employees
  1110. access to more accurate data. This shows up on the bottom line.
  1111. If federal decisionmakers are given the same type of financial
  1112. and performance information that private managers use, it too
  1113. will show up on the bottom line--and cut the cost of government.
  1114.  
  1115.      Sheer size alone would make the federal government difficult
  1116. to manage, even under the best of conditions. Unfortunately,
  1117. federal employees don't work under the best of conditions.
  1118. Indeed, when it comes to financial information, many are flying
  1119. blind. It's not for lack of staffing: Some 120,000
  1120. workers--almost 6 percent of non-postal service civilian
  1121. employees--perform budget, accounting, auditing, and financial
  1122. management tasks.36 But when OMB surveyed agency financial
  1123. reporting systems last year, it found that one-third were more
  1124. than a decade old, and only 6 percent were less than 2 years old.
  1125. One-third failed to meet Treasury and OMB reporting standards.
  1126. Two-fifths did not meet their own in-house reporting
  1127. standards--meaning they did not provide the information managers
  1128. wanted. And more than half simply lacked the computer power to
  1129. process the data being entered.37
  1130.  
  1131.      We all know the potential costs of lagging systems: They
  1132. contributed to the $300 billion savings and loan bailout,38 $47
  1133. billion in nontax delinquent debt, $3.6 billion in student loan
  1134. defaults, and so on.
  1135.  
  1136.      Fortunately, the process of updating our management
  1137. information systems has begun. In 1990, Congress passed the Chief
  1138. Financial Officers (CFO) Act.39 It designated an OMB deputy
  1139. director as the federal government's chief financial management
  1140. officer. The Office of Federal Financial Management was charged
  1141. with establishing financial management policies across the
  1142. government and monitoring agency audits. The act also created
  1143. chief financial officers in 23 agencies. The OMB deputy chairs a
  1144. CFO Council to deal with improving financial management across
  1145. government. 
  1146.  
  1147.      But we need to do more--and quickly. 
  1148.  
  1149. Action: The executive branch will create a coherent financial
  1150. management system, clarify responsibilities, and raise the
  1151. standards for financial officers.40  
  1152.  
  1153.      Vastly improved financial management is critical to the
  1154. overall effort to reform government. First, it will save
  1155. taxpayers money. Trillions of dollars flow through the federal
  1156. government in any year; even a small improvement in managing
  1157. those funds could recover billions. Second, we need accurate and
  1158. timely financial information if managers are to have greater
  1159. authority to run federal agencies, and decisionmaking moves to
  1160. the front lines. Greater responsibility requires greater
  1161. accountability, or the best-intentioned reforms will only create
  1162. new problems. Finally, better financial management will present a
  1163. more accurate picture of the federal budget, enabling the
  1164. President, Congress, and agency leaders to make better policy
  1165. decisions. 
  1166.  
  1167.      By the end of 1993, OMB and Treasury will sign a formal
  1168. agreement to clarify  their respective policymaking and
  1169. implementation roles, to eliminate regulatory confusion and
  1170. overlap for their governmental customers. OMB, working with
  1171. Treasury and the CFO Council, will charter a governmentwide
  1172. Budget and Financial Information Steering Group to oversee the
  1173. stewardship of financial planning and management data for the
  1174. federal government. In addition, by Spring, 1994, OMB will work
  1175. with the existing Joint Financial Management Improvement Program,
  1176. which currently develops and publishes financial system
  1177. requirements, and consult with Treasury and the agencies to
  1178. define exactly what constitutes an integrated budget and
  1179. financial system. At the same time, working with Treasury and the
  1180. CFO Council, OMB will develop a long-range strategic plan for
  1181. linking broad budget and financial information needs to the work
  1182. of agency managers and achieving performance goals.
  1183.  
  1184.      Finally, we will insist on higher qualifications for chief
  1185. financial officers. After all, many federal agencies are larger
  1186. than Fortune 500 companies. Americans deserve financial officers
  1187. with qualifications that match those in our best companies. By
  1188. March 1994, working with accounting and banking groups, the CFO
  1189. Council will create a continuing education program for federal
  1190. financial managers. At the same time, OMB guidelines will clarify
  1191. the precise financial functions the CFO should oversee, trimming
  1192. responsibilities like personnel or facilities management that lie
  1193. outside the CFO's main mission.
  1194.  
  1195. Action: Within 18 months the Federal Accounting Standards
  1196. Advisory Board will issue a comprehensive set of credible
  1197. accounting standards for the federal government. 41 
  1198.  
  1199.      A recent GAO audit of the Internal Revenue Service unearthed
  1200. $500,000 of overpayments to vendors in just 280 transactions and
  1201. a video display terminal that cost only $752 listed at $5.6
  1202. million on the IRS books. Other GAO efforts found the Army and
  1203. Air Force guilty of $200 billion in accounting mistakes, NASA of
  1204. $500 million, and widespread recordkeeping problems across
  1205. government.42 In 1990, Congress concluded that "current financial
  1206. reporting standards of the federal government do not accurately
  1207. disclose the current and probable future cost of operating and
  1208. investment decisions including the future needs for cash and
  1209. other resources." In other words, if a publicly-traded
  1210. corporation kept its books the way the federal government does,
  1211. the Securities and Exchange Commission would close it down
  1212. immediately.
  1213.  
  1214.      It's not that we have no accounting procedures and
  1215. standards. It's that we have too many, and too many of them
  1216. conflict. Even worse, some budget and accounting practices
  1217. obscure the amount and type of resources managers might leverage
  1218. to produce savings and increase productivity. 
  1219.  
  1220.      We must agree on stricter accounting standards for the
  1221. federal books. We require corporations to meet strict standards
  1222. of financial management before their stocks can be publicly
  1223. traded. They must fully disclose their financial condition,
  1224. operating results, cash flows, long-term obligations, and
  1225. contingent liabilities. Independent certified public accountants
  1226. audit their accounts. But we exempt the $1.5 trillion federal
  1227. government from comparable standards.
  1228.  
  1229.      Currently, the Federal Accounting Standards Advisory Board
  1230. (FASAB), established in October 1990, develops and recommends
  1231. federal accounting standards for OMB, Treasury, and GAO--which
  1232. together must approve them. Although we need almost a dozen sets
  1233. of standards, only one has been approved using this process in
  1234. more than two and a half years. We need to quicken the pace.
  1235.  
  1236.      The administration will give the Federal Accounting
  1237. Standards Advisory Board an 18-month deadline to release and get
  1238. approval of all 11 sets of standards. If it fails, the
  1239. administration will replace it with a new, independent board with
  1240. greater powers.  
  1241. Action: The Administration should issue an Annual Accountability
  1242. Report to the Citizens.43
  1243.  
  1244.      The ultimate consumer of information about the performance
  1245. of federal organizations should be the American public. As
  1246. agencies develop output and outcome measures, they should publish
  1247. them. The customer service standards required by the President's
  1248. directive on improving customer service, outlined in chapter 2,
  1249. will be a first step. 
  1250.  
  1251.      A second step will be a new report card on the financial
  1252. condition of the federal government. For the last 20 years, our
  1253. government has issued "prototype" financial statements, but no
  1254. one can assure their accuracy. Put simply, they would never pass
  1255. an audit. We believe Americans deserve numbers they can trust. By
  1256. 1997, we will require the Department of the Treasury to provide
  1257. an audited consolidated annual report on federal
  1258. finances--including tax expenditures, hidden subsidies, and
  1259. hidden contingent
  1260. liabilities such as trust funds and government-sponsored
  1261. enterprises.44 
  1262.  
  1263.      The Treasury and OMB will develop a simplified version of
  1264. the government's financial condition, to be published for public
  1265. consumption in 1995. Rather than a detailed, unreadable financial
  1266. account, it will be a straightforward description of the money
  1267. spent and its effects on achieving goals. We will call this the
  1268. Annual Accountability Report to the Citizens.
  1269.  
  1270.      Information Technology
  1271.  
  1272.      A few years ago in Massachusetts, a disabled veterans
  1273. caseworker who worked to  match veterans with available jobs took
  1274. some initiative. He decided to abandon his sole reliance on the
  1275. state's central office mainframe computer and take his personal
  1276. laptop, loaded with readily available software, on the road.
  1277. Suddenly, he was able to check a database, make a match, and
  1278. print a resume all during his first contact with an employer.
  1279. Quickly, he started beating the mainframe. His state
  1280. administrator took notice, and managed to squeak through a
  1281. request to the Department of Labor's Veterans Employment and
  1282. Training Service for grant funding and permission to reprogram
  1283. dollars in the fall of 1990. Soon after, 40 Massachusetts
  1284. caseworkers were working with laptops. In just one year,
  1285. Massachusetts jumped from 47th in the nation for its veterans job
  1286. placement rate to 23rd.
  1287.  
  1288.      Although this story screams success, it is unfortunately the
  1289. exception, not the rule. Normally, the Labor Department has to
  1290. approve the purchase of something as small as a $30 modem in the
  1291. field. Massachusetts got the funding only because it was the end
  1292. of the fiscal year and money had to be spent.45
  1293.  
  1294.      The point stands: When workers have current and flexible
  1295. technology to do their jobs, they improve performance. We need to
  1296. get more computers off the shelf and into the hands of federal
  1297. employees.
  1298.  
  1299. Action: The administration will develop a strategic plan for
  1300. using information technology throughout the federal government.46
  1301.  
  1302.      Transforming the federal government is an enormous, complex
  1303. undertaking that begins with leadership, not technology. Yet, in
  1304. helping to break down organizational boundaries and speed service
  1305. delivery, information technology can be a powerful tool for
  1306. reinvention. To use that tool, government employees must have a
  1307. clear vision of its benefits and a commitment to its use.
  1308.  
  1309. ******************************
  1310. In short, it's time our government adjusted to the real world,
  1311. tightened its belt, managed its affairs in the context of an
  1312. economy that is information-based, rapidly changing, and puts a
  1313. premium on speed and function and service, not rules and
  1314. regulations. 
  1315. President Bill Clinton
  1316. Remarks announcing the  National Performance Review
  1317. March 3, 1993
  1318. ******************************
  1319.  
  1320.      Washington's attempts to integrate information technology
  1321. into the business of government have produced some successes but
  1322. many costly failures. Many federal executives continue to
  1323. overlook information technology's strategic role in reengineering
  1324. agency practices. Agency information resource management plans
  1325. aren't integrated, and their managers often aren't brought into
  1326. the top realm of agency decisionmaking. Modernization programs
  1327. tend to degenerate into loose collections of independent systems
  1328. solving unique problems. Or they simply automate, instead of
  1329. improve, how we do business.
  1330.  
  1331.      The President should expand the work of the existing
  1332. Information Infrastructure Task Force to include a Government
  1333. Information Technology Services Working Group. This working group
  1334. will develop a strategic vision for using government information
  1335. services and propose strategies to improve information resource
  1336. management. Also beginning in October 1993, OMB will convene
  1337. interagency teams to share information and solve common
  1338. information technology problems. In addition, OMB will work with
  1339. each agency to develop strategic plans and performance measures
  1340. that tie
  1341. technology use to the agency's mission and budget.
  1342.  
  1343.  
  1344. Step 4: --Enhancing the Quality  of Worklife
  1345.  
  1346.      When it comes to the quality of worklife, as measured by
  1347. employee pay, benefits, schedule flexibility, and working
  1348. conditions, the federal government usually gets good marks. Uncle
  1349. Sam is a family-friendly employer, offering plenty of options
  1350. that help employees balance their life and work responsibilities.
  1351. Flextime, part-time, leave-sharing, and unpaid family and medical
  1352. leave are all available. Pilot projects in telecommuting allow
  1353. some workers who travel long distances to work at locations
  1354. closer to home.  
  1355.  
  1356.      The federal government would be smart to keep abreast of
  1357. workplace trends. Our increasingly diverse workforce struggles to
  1358. manage child care, elder care, family emergencies, and other
  1359. personal commitments, while working conditions become ever more
  1360. important. Recent studies suggest that our ability to recruit and
  1361. retain the best employees--and motivate them to be
  1362. productive--depends on our ability to create a satisfying work
  1363. environment. Johnson & Johnson, for example, reported that its
  1364. employees who used flextime and family leave were absent 50
  1365. percent fewer days than its regular workforce. Moreover, 71
  1366. percent of those workers using benefits said that the policies
  1367. were "very important" to their decision to stay with the company,
  1368. as compared to 58 percent of the employees overall.46
  1369.  
  1370.      The federal government must maintain its "model employer"
  1371. status and keep the workplace a humane and healthy place. It must
  1372. also ensure that, as we move toward improving performance and
  1373. begin to rely on every worker for valuable ideas, we create a
  1374. workplace culture in which employees are trusted to do their
  1375. best. 
  1376.  
  1377. Action: The federal government will update and expand
  1378. family-friendly workplace options.47
  1379.  
  1380.      Even under current workplace policies, federal workers still
  1381. encounter some problems. Many agencies do not fully advocate or
  1382. implement flexible work policies. For example, only 53 percent of
  1383. our employees with dependent care needs believe their agencies
  1384. understand and support family issues, according to OPM.
  1385. Thirty-eight percent indicated that their agencies do not provide
  1386. the full range of dependent-care services available. As one
  1387. example, OPM concluded that "...certain agencies may have
  1388. internal barriers that make supervisors reluctant to approve
  1389. employee requests to work part-time."48 
  1390.  
  1391.      The President should issue a directive requiring that all
  1392. agencies adopt compressed/flexible time, part-time, and
  1393. job-sharing work schedules. Agencies will also be asked to
  1394. implement flexiplace and telecommuting policies, where
  1395. appropriate. Starting next year, we will allow federal employees
  1396. to use accrued sick leave to care for sick or elderly dependents
  1397. or for adoptions.49 We will also give credit for all sick leave
  1398. to employees who have been separated from and then rejoin federal
  1399. employment, no matter how long they were out of government
  1400. service.
  1401.  
  1402.      Congress has written into law some barriers to improving the
  1403. federal workplace. It should lift them. By January 1994, OPM will
  1404. submit legislation to remove limitations on dependent-care
  1405. programs and give agencies more authority to craft
  1406. employee-friendly programs, such as employee benefit packages. By
  1407. March 1994, OPM and GSA will propose legislation to enable
  1408. flexiplace and telecommuting arrangements. 
  1409.  
  1410.      Finally, we urge Congress to reauthorize the Federal
  1411. Employees Leave Sharing Act which expires October 31, 1993 with a
  1412. few changes to improve program operations and allow interagency
  1413. transfers of annual leave. Voluntary leave enables employees with
  1414. family medical emergencies, who have exhausted all their
  1415. available annual leave, to receive donated annual leave from
  1416. their fellow federal workers. In just the last two years,
  1417. voluntary leave served more than 23,000 federal employees with
  1418. more than 3,742,600 hours of donated annual leave. The
  1419. dependent-care needs of more than 96 percent of federal employees
  1420. are met by the leave-sharing program.50
  1421.  
  1422.  
  1423. ******************************
  1424. One of the things we learned... is that there's a strong
  1425. correlation between employee satisfaction and customer
  1426. satisfaction. If your employees are unhappy and worried about the
  1427. various baseline, basic needs, you know, of the quality of their
  1428. work life, they won't worry about customers.
  1429.  
  1430. Rosetta Riley
  1431. Director of Customer Satisfaction
  1432. General Motors
  1433. ******************************
  1434.  
  1435. Action: The executive branch will abolish employee time sheets
  1436. and time cards for the standard work week.51
  1437.  
  1438.      In a productive workplace, where employees clearly
  1439. understand their agency's mission, how they fit into it, and what
  1440. they must accomplish to fulfill it, everyone is a professional.
  1441. The work culture must send this message in every way possible.
  1442. One easy way is to put an end--once and for all--to meaningless
  1443. employee sign-ins and sign-outs on time sheets.
  1444.  
  1445.      Many may consider this a trivial matter. But consider the
  1446. salaried Health and Human Services (HHS) employee who must still
  1447. sign in at a central location in her office every morning--and
  1448. sign out exactly 81/2 hours later. She must do this no matter how
  1449. many more hours she really works, and every employee in her
  1450. branch must sign the same list, in order of appearance.
  1451.  
  1452.      Occasionally, when she gets caught up in a meeting or lost
  1453. in concentration at her desk, she forgets to sign the book at her
  1454. appointed hour. Supervisors have "guided" her to avoid this
  1455. problem. She tells her supervisor, who agrees that the practice
  1456. is senseless, that it discourages her from working longer hours.
  1457. "What about us overachievers?" she asks him. "You lose," he
  1458. answers.  
  1459.      
  1460. The truth is, we all lose. Yet HHS continues to spend dollars
  1461. training timekeepers.52 
  1462.  
  1463.      The Department of Labor, by contrast, listened to complaints
  1464. from its employees about the needless paper-pushing and use  of
  1465. administrative time that repetitive timekeeping required. Under
  1466. the leadership of Secretary Robert Reich, and with full backing
  1467. of union presidents who represent department employees, Labor has
  1468. begun to dump the standard time card. After realizing that nearly
  1469. 14,000 of its 18,000 employees work a standard 40-hour week,
  1470. department leaders decided to trust their workers to report only
  1471. exceptions, such as overtime and sick and annual leave. Since
  1472. only one third of Labor's workforce reports any exception in the
  1473. average week, the department is already saving paper and
  1474. time--and money. Standard time records are now submitted
  1475. electronically, without bothering employees.56
  1476.  
  1477.      The President should encourage all departments and agencies
  1478. to follow the Department of Labor's lead. The new policy will
  1479. allow for exceptions--for example, when labor contracts or
  1480. matters of public safety require them. But if we truly seek the
  1481. highest productivity from our workers, we must treat them like
  1482. responsible adults. In today's work environment, time cards are a
  1483. useless annoyance.
  1484.  
  1485. Action: The President should issue a directive committing the
  1486. administration to greater equal opportunity and diversity in the
  1487. federal workforce.54 
  1488.  
  1489.      President Clinton launched his administration by appointing
  1490. cabinet and senior officials who, in his words, "look like
  1491. America." In doing so, he sent a clear message: A government that
  1492. strives for the best must continue to break down stubborn
  1493. barriers that too often keep us from employing, training, or
  1494. promoting the best people. 
  1495.  
  1496.      While the President has set the stage, the current federal
  1497. workforce does not reflect the nation's diverse working
  1498. population. Overall, the federal government has yet to
  1499. successfully eliminate some discriminatory barriers to attracting
  1500. and retaining
  1501. underrepresented groups at every civil service grade level, or
  1502. advancing them into senior positions. A glass ceiling still hangs
  1503. over the employment and career prospects for women, minorities
  1504. and people with disabilities who work in the federal service.
  1505. Women account for only 12 percent of the top tier of the federal
  1506. employment ladder--the Senior Executive Service--and minorities,
  1507. nine percent.55 Serious disparity persists for both in promotion
  1508. rates to professional and administrative levels  that serve as
  1509. the gateway to further advancement. The numbers for Americans
  1510. with disabilities are even worse. 
  1511.  
  1512.      Much can be done to make equal opportunity an integral part
  1513. of each agency's mission and strategic plan. The President should
  1514. issue a directive in 1993, committing the administration to
  1515. attaining a diverse federal workforce and increasing the
  1516. representation of qualified minorities, women, and people with
  1517. disabilities at all career levels. The order should instruct
  1518. agency heads to build equal employment opportunity and
  1519. affirmative employment elements into their agency strategic plans
  1520. and
  1521. performance agreements. In turn, agency leaders should require
  1522. managers and teams throughout their agencies to build the same
  1523. goals into their own performance plans--and should publicly
  1524. recognize those who succeed.
  1525.  
  1526.  
  1527. Step 5: --Forming a Labor-Management Partnership
  1528.  
  1529.      The federal workforce is changing. While the number of
  1530. employees has remained constant for a decade, the workforce is
  1531. much more diverse, with more minorities and women. It is better
  1532. educated and more mobile. And more employees work in
  1533. professional,
  1534. scientific, and highly technical jobs than ever before. 
  1535.  
  1536.      Today, more than 125 federal unions represent about 60
  1537. percent of the federal workforce. That's 1.3 million civilian,
  1538. non-postal employees, or 80 percent of the workforce eligible to
  1539. participate in federal unions. The three largest federal employee
  1540. unions are the American Federation of Government Employees
  1541. (AFGE), the National Treasury Employees Union (NTEU), and the
  1542. National Federation of Federal Employees (NFFE). 
  1543.  
  1544.      Federal employees and their unions are as aware of the
  1545. quality revolution as are federal managers. Consistent with the
  1546. quality push, federal employees want to participate in decisions
  1547. that affect their work. Indeed, GAO estimates that 13 percent of
  1548. federal workers already are involved in formal quality management
  1549. processes.56 At the IRS, for example, a Joint Quality Improvement
  1550. Process with the NTEU has spread throughout the agency--saving
  1551. money, producing better service, and improving labor-management
  1552. relations.
  1553.  
  1554.      Corporate executives from unionized firms declare this truth
  1555. from experience: No move to reorganize for quality can succeed
  1556. without the full and equal participation of workers and their
  1557. unions. Indeed, a unionized workplace can provide a leg up
  1558. because forums already exist for labor and management exchange.
  1559. The primary barrier that unions and employers must surmount is
  1560. the adversarial relationship that binds them to noncooperation.
  1561. Based on mistrust, traditional union-employer relations are not
  1562. well-suited to handle a culture change that asks workers and
  1563. managers to think first about the customer and to work
  1564. hand-in-hand to improve quality. 
  1565.  
  1566. *****************************
  1567. We want to be full partners. We want to work. We want government
  1568. to work better. We want to be there in partnership to help
  1569. identify the problems. We want to be there in partnership to help
  1570. craft the solution. We want to be there in partnership to help
  1571. implement together the solution that this government needs. And
  1572. we're prepared to work in partnership to make some bold leaps to
  1573. turn this government around and make it work the way it should
  1574. work.  John Sturdivant, President
  1575. American Federation of Government Employees
  1576. Reinventing Government Summit,  Philadelphia June 25, 1993 
  1577. ***************************** 
  1578.  
  1579.      The current context for federal labor-management relations,
  1580. title VII of the 1978 Civil Service Reform Act, presents such a
  1581. barrier. In 1991, the GAO concluded after an exhaustive survey of
  1582. union leaders, government managers, federal employees and neutral
  1583. experts, that the federal labor-management relations program
  1584. embodied in title VII "is not working well." GAO characterized
  1585. the existing bargaining processes as too adversarial, bogged down
  1586. by litigation over minute details, plagued by slow and lengthy
  1587. dispute resolution, and weakened by poor management. One expert
  1588. interviewed by GAO summed up the prevailing view: "We have never
  1589. had so many people and agencies spend so much time, blood, sweat,
  1590. and tears on so little. In other words, I am saying I think it is
  1591. an awful waste of time and money on very little results." Indeed,
  1592. the cost of handling unfair labor practice disputes using this
  1593. system runs into tens of millions of dollars every year.57
  1594.  
  1595.      We can only transform government if we transform the
  1596. adversarial relationship that dominates federal union-management
  1597. interaction into a partnership for reinvention and change. 
  1598. Action: The President should issue a directive that establishes
  1599. labor-management partnership as an executive branch goal and
  1600. establishes a National Partnership Council to help implement
  1601. it.58 
  1602.      The President's executive order will articulate a new vision
  1603. of labor-management relations. It will outline the roles of
  1604. managers and unions in creating a high-performance, high-quality
  1605. government. It will call for systematic training in alternative
  1606. dispute resolution and other joint problem-solving approaches for
  1607. managers, supervisors and union officials. And it will call for
  1608. agencies to form their own internal councils. 
  1609.  
  1610.      By October, 1993, the President should appoint the National
  1611. Partnership Council and charge it with the task of championing
  1612. these efforts and developing the next steps. The council will
  1613. include appropriate federal cabinet secretaries, deputy
  1614. secretaries, and agency directors; the presidents of AFGE, NTEU,
  1615. and NFFE; and a representative of the Public Employee Department
  1616. of the AFL-CIO. Federal agencies and unions will assign existing
  1617. personnel to staff the council.
  1618.  
  1619. Action: The National Partnership Council will propose the
  1620. statutory changes needed to make labor-management partnership a
  1621. reality.59 
  1622.      GAO cited the need for a new labor-management relations
  1623. framework that "motivates labor and management to form productive
  1624. relationships to improve the public service."60 The Federal Labor
  1625. Relations Authority, The Federal Mediation and Conciliation
  1626. Service, and several agencies have been encouraging and
  1627. facilitating new labor-management cooperation efforts. However,
  1628. their efforts are being hampered by legal restrictions that focus
  1629. on the traditional adversarial models. The council will recommend
  1630. legislation to the President to create a better framework. 
  1631.  
  1632. Step 6: Exerting Leadership
  1633.         
  1634.      Despite the federal government's solid core of capable
  1635. employees, it lacks effective leadership and management
  1636. strategies. In 1992, GAO delivered a stark diagnosis of the
  1637. situation. Our government, GAO reported, lacks the "processes and
  1638. systems fundamental to a well-run organization. Most agencies
  1639. have not created a vision of their futures, most lack good
  1640. systems to collect and use financial information or  to gauge
  1641. operational success and accountability, and many people do not
  1642. have the skills to accomplish their missions." This situation,
  1643. GAO concluded in a burst of understatement, was "not good."61
  1644.  
  1645.      The sweeping change in work culture that quality government
  1646. promises won't happen by itself. Power won't decentralize of its
  1647. own accord. It must be pushed and pulled out of the hands of the
  1648. people who have wielded it for so long. It will be a struggle.  
  1649.      We must look to the nation's top leaders and managers to
  1650. break new ground. The President, the Vice President, cabinet
  1651. secretaries, and agency heads are pivotal to bringing about
  1652. governmentwide change. It is they who must lead the charge. Under
  1653. President Clinton's leadership they are determined to make it
  1654. happen.  
  1655.      If we want to make the federal government a better place,
  1656. our current leadership must make it clear by what we do that,
  1657. when we offer change, we mean business. That is a promise we must
  1658. make to the entire community of hardworking, committed federal
  1659. workers. It is a promise we must keep.
  1660.  
  1661. Action: The President should issue a directive detailing his
  1662. vision, plan, and commitment to creating quality government.62 
  1663.      Graham Scott, who as Secretary of Treasury for New Zealand
  1664. helped shepherd reinvention of that country's government,
  1665. cautioned Vice President Gore, "Our experience is that government
  1666. won't change unless the chief executive is absolutely 100 percent
  1667. committed to making it change."63 CEOs of corporations the world
  1668. over echo Scott's call.
  1669.  
  1670.      The first directive issued along with this report will
  1671. clarify the President's vision of a quality federal government.
  1672. It will commit the administration to the principles of
  1673. reinventing government, quality management, and perpetual
  1674. reengineering, as well as the National Performance Review's other
  1675. recommendations. In addition, it will detail the strategic
  1676. leadership roles of the cabinet and agencies in implementing
  1677. them. 
  1678.  
  1679. Action: Every federal department and agency will designate a
  1680. chief operating officer.64 
  1681.  
  1682.      Transforming federal management systems and spreading the
  1683. culture of quality throughout the federal government is no small
  1684. task. To accomplish it, at least one senior official with
  1685. agencywide management authority from every agency will be needed
  1686. to make it happen.
  1687.  
  1688.      Every cabinet-level department and federal agency will
  1689. designate a chief operating officer (COO). In addition to
  1690. ensuring that the President's and agency heads' priorities are
  1691. implemented, COOs will be responsible for applying quality
  1692. principles in transforming the agencies' day-to-day management
  1693. cultures, for improving performance to achieve agencies' goals,
  1694. for reengineering administrative processes, and for implementing
  1695. other National Performance Review recommendations. 
  1696.  
  1697.      The COO will not add an additional position in the
  1698. secretary's or director's staff. Secretaries and agency directors
  1699. should designate the deputy secretary or under secretary with
  1700. agencywide authority as the COO. The COO will report directly to
  1701. the agency's top official. 
  1702.  
  1703. Action: The President should appoint a President's Management
  1704. Council to lead the quality revolution and ensure the
  1705. implementation of National Performance Review plans.65
  1706.  
  1707.      A new President's Management Council (PMC) will be the
  1708. President's chief instrument to retool management systems
  1709. throughout the executive branch. It will act as the institutional
  1710. lever to drive management and cultural changes throughout the
  1711. bureaucracy. The PMC will ensure that quality management
  1712. principles are adopted, processes are reengineered, performance
  1713. is assessed, and other National Performance Review
  1714. recommendations are
  1715. implemented. 
  1716.  
  1717. ******************************
  1718. Unless everyone understands what a work process is, how to map
  1719. it, how to analyze and quantify its essential elements, no
  1720. organization will be able to reap the enormous gains in
  1721. performance that come with an involved and empowered workforce. 
  1722. Frank Doyle
  1723. Executive Vice President, General Electric
  1724. Reinventing Government Summit, Philadelphia  June 25, 1993 
  1725. ******************************
  1726.  
  1727.      The President should appoint the Deputy Director for
  1728. Management of OMB to chair the PMC, and its progress will be
  1729. overseen by the Vice President. The council will include the COOs
  1730. from 15 major agencies and three other agencies designated by the
  1731. chairperson, the heads of GSA and OPM, and the President's
  1732. Director of Cabinet Affairs (ex officio). Its agenda will include
  1733. setting priorities, identifying and resolving cross-agency
  1734. management issues; establishing interagency task forces to
  1735. transform governmentwide systems such as personnel, budget,
  1736. procurement, and information technology; and soliciting feedback
  1737. from the public and government employees. It will secure
  1738. assistance from the CEOs, officials and consultants who have
  1739. helped transform major American corporations, states and local
  1740. governments, and non-profit organizations. In addition, the PMC
  1741. will conduct an annual performance review of the federal
  1742. government and issue an annual report to the public on its
  1743. findings. 
  1744.  
  1745.      Working together, the President, Vice President, PMC and
  1746. every agency head will carry the quality message into the
  1747. sleepiest corners of the bureaucracy. Successful and innovative
  1748. agencies will be cheered; slower moving organizations will be
  1749. prodded and encouraged until change occurs.
  1750.  
  1751. Action: The President's Management Council will launch quality
  1752. management "basic training" for all employees, starting with top
  1753. officials and cascading through the entire executive branch.66 
  1754.  
  1755.  
  1756.      However pressing the need, we cannot expect leaders,
  1757. managers and employees caught up in old ways to change overnight.
  1758. To nurture a quality culture within government, we must help the
  1759. entire workforce understand the President's vision. Unless we
  1760. train everyone in the new skills they need--and help them
  1761. understand the new roles they are expected to play--they can,
  1762. through passive or active resistance, frustrate well-intentioned
  1763. attempts to progress. So first and foremost, everyone will need
  1764. to learn what working and managing for quality is all about.
  1765.  
  1766.      The President and agency heads must send a clear message
  1767. about their commitment by becoming directly involved in the
  1768. design and delivery of quality training in their agencies.
  1769. Therefore, the PMC, working with the Federal Quality Institute,
  1770. will begin quality training with the cabinet secretaries and
  1771. agency heads. Training sessions will focus on defining a shared
  1772. vision, developing a strategy to embed that vision in the each
  1773. department, committing participants to lead and be responsible
  1774. for change, and
  1775. establishing a process for training the next level of management. 
  1776.  
  1777.      Even as agencies reorganize around quality and customers,
  1778. their staff may need training to fulfill expanded job
  1779. responsibilities. Line staff may need to learn budget and
  1780. procurement processes. Managers may need help in becoming coaches
  1781. rather than commanders. We will pursue the goal of reaching the
  1782. entire federal workforce with quality training.
  1783.  
  1784.      It is worth noting that some cabinet secretaries already are
  1785. up on the quality learning curve. During the past few months,
  1786. more than 60 top field managers, contract lab directors, and
  1787. assistant secretaries have joined Energy Secretary Hazel O'Leary
  1788. for 6 days of total quality management training at Motorola
  1789. University in Chicago. They've agreed on a mission statement, set
  1790. the
  1791. department's core values, and put strategic planning in motion.
  1792. In the process, skeptics have become energized, egos have been
  1793. subsumed, hidden agendas unearthed and dispensed. In the words of
  1794. one participant, "Everyone is working as a team. We're incredibly
  1795. excited about doing better. In just 6 days of quality training,
  1796. we have moved from 'I' to 'we'."67
  1797.  
  1798.      Other departments are hot on Energy's heels. Such agency
  1799. leadership is pivotal to moving quality forward. As quality
  1800. innovator Dr. Joseph Juran told Vice President Gore, "As we go at
  1801. it energetically in the federal government... we're still going
  1802. to see some of the agencies step out in front and everybody else
  1803. is going to watch. And as they get results and nobody's hurt in
  1804. the process, others will be stimulated to do the same thing."68 
  1805.  
  1806. Conclusion 
  1807.  
  1808.      To change the employee culture in government, to bring about
  1809. a democracy of leadership within our bureaucracies, we need more
  1810. than a leap of faith. We need a leap of practice. We must move
  1811. from control to collaboration, from headquarters to every
  1812. quarter. We must allow the people who face decisions to make
  1813. decisions. We must do everything we can to make sure that when
  1814. our federal workers exercise their judgment, they are prepared
  1815. with the best information, the best analysis, and the best tools
  1816. we have to offer. We must then trust that they will do their
  1817. best--and measure the results. 
  1818.  
  1819.      Indeed, we must let our managers and workers fail, rather
  1820. than hold them up to public ridicule when they do. Only if they
  1821. fail from time to time on their way to success will we be sure
  1822. they are even trying to succeed. Someone once asked an old man
  1823. known for his wisdom why he was so smart. "Good judgment comes
  1824. from experience," he said. And experience? "Well, that comes from
  1825. bad judgment." 
  1826.      To transform the culture of our government, we must learn to
  1827. let go. When we do, we will release the same kind of creativity,
  1828. energy, productivity, and performance in government service that
  1829. was unleashed 200 years ago, and that continues to guide us
  1830. today. 
  1831.