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Text File  |  1993-03-27  |  8.2 KB  |  211 lines
  1.  
  2.                             Lesson 9
  3.  
  4.                              LAYOUT
  5.  
  6.     Designing and laying out the text of a document can be a
  7. frustrating and time-consuming task.  Perfect Writer attempts to
  8. make the process as simple and effortless as possible by offering
  9. an extensive group of Document Design commands.  These commands
  10. (also called @-sign commands) relieve you of the tedious chore of
  11. changing margins, tabs, indentions, and line spacing each time you
  12. wish to alter the layout of part or all of your document.  The
  13. Document Design commands will perform a variety of functions for
  14. you -- from automatically indenting and numbering a list, to
  15. placing section headings on the top (or bottom) of each page, to
  16. italicizing special words or phrases.
  17.  
  18.     The best way to learn the @-sign commands is to begin using
  19. them a few at a time.  As you become more comfortable with
  20. Perfect Writer, incorporate one or two of these commands into
  21. your work.  You will soon be using them regularly.
  22.  
  23.  
  24.     Since space does not allow, we will not attempt in this
  25. lesson to cover every design command that Perfect Writer
  26. provides.  Rather, we will give an overview of how the commands
  27. are used, followed by one or two examples.  Following this, you
  28. will want to consult the Perfect Writer User's Guide for further
  29. examples and illustrations.
  30.  
  31.  
  32.  
  33.                 PLACING A DOCUMENT DESIGN COMMAND
  34.  
  35.  
  36.     Document Design commands are placed in the text of your
  37. document at the time it is created, prior to printing.  However,
  38. unlike other editing commands, these do not take effect until the
  39. document is printed.
  40.  
  41. For example:
  42.  
  43.     As discussed by Roberts, word processing is undergoing  \
  44.     a major revolution.@footnote{See Roberts, Joseph "The   | <-- you type
  45.     Software Revolution," Prentice-Hall, 1984.}             /
  46.  
  47. In this text the `@footnote' command will not be executed until
  48. the document is printed.  When printed, the text contained within
  49. braces { } will be formatted as a footnote, numbered, and placed
  50. at the bottom of the page on which the reference occurs.  This
  51. allows you to add and delete footnotes without having to go back
  52. and renumber them each time a change is made.  The printed result
  53. will appear as:
  54.  
  55.         As discussed by Roberts, word processing is        \
  56.     undergoing a major revolution.1                         |
  57.                                                              |
  58.                                                              | <-- you get
  59.                                                              |
  60.         1 See Roberts, Joseph "The Software Revolution,"   |
  61.     Prentice-Hall, 1984.                                  /
  62.  
  63.  
  64.     As you can see from this example, the document design
  65. commands begin with an @-sign, followed by a command name.  The
  66. text to be formatted is enclosed within "fences," which can be
  67. any of the following:
  68.  
  69.            (...)  [...]  {...}  <...>   "..."   '...'
  70.  
  71.     Note that NO space is allowed between the command name and
  72. the fence.
  73.  
  74.                         NESTING COMMANDS
  75.  
  76.     It is possible to "nest" @-sign commands so that more than
  77. one command affects the same portion of text.  To avoid
  78. confusion, use different fences for the separate commands--e.g.,
  79. (...) and [...] .  If fences are missing or improperly matched,
  80. error messages may result when you print, or worse, you may find
  81. yourself with strangely formatted text.
  82.  
  83.  
  84.                      BEGIN/END COMMAND FORM
  85.  
  86.     Perfect Writer provides a command form to help reduce the
  87. problem of mismatched fences just discussed.  When the text to be
  88. formatted is long or contains other nested commands, use the
  89. "Begin/End" command form:
  90.  
  91.             --->      @begin(command name)
  92.                 
  93.                   text to be formatted would be here    
  94.  
  95.             --->      @end(command name)
  96.  
  97.     All the text between the "@begin" and "@end" indicators will
  98. be formatted according to the command specified in parentheses.
  99. Only "environment" commands, which govern the layout and
  100. positioning of text, can be used with the Begin/End command
  101. form.
  102.  
  103.                         THE ENVIRONMENTS
  104.  
  105.     Perfect Writer provides a number of different "Environment"
  106. commands that can be applied to a document as a whole, or to any
  107. portion of it.  Environment commands determine the layout of text
  108. -- whether something is centered, numbered, itemized, justified,
  109. flushleft, flushright, and so on.  For example, two environment
  110. commands automatically line up the return address and closing
  111. statement of a letter in the same right-hand column.  Another
  112. lays out words and text in "glossary" form--i.e., with the word
  113. (or words) positioned at the left margin and their descriptive
  114. text set off in a block on the right.
  115.  
  116.     Two environment commands you are likely to use often are
  117. those for generating lists.  Let us take a closer look at these.
  118. Suppose you want to include a numbered list in your document, a
  119. list that will contain indented sublists set off with dashes.
  120. You would use the "enumerate" and "itemize" environment commands
  121. as follows:
  122.  
  123.    @begin(enumerate)    \
  124.    Drawings             |
  125.    @itemize[charcoal    | ---  What you would type.
  126.                         |
  127.    pen and ink]         |
  128.                         |
  129.    Paintings            |
  130.    @itemize[oil         |
  131.                         |
  132.    water color]         |
  133.    @end(enumerate)      /
  134.  
  135. This would produce:
  136.  
  137.     1. Drawings          \
  138.          -charcoal       |
  139.          -pen and ink    | ---  The result when printed 
  140.     2. Paintings         |      would look like this.
  141.          -oil            |
  142.          -water color    /
  143.  
  144.     You can see in this example how the Begin/End command form,
  145. although not necessary, helps clarify the area affected by the
  146. principal environment command, "enumerate." The nested "itemize"
  147. commands use brackets [ ] to fence the text they affect. Each
  148. blank line indicates to Perfect Writer the beginning of a new
  149. item.
  150.  
  151.  
  152.     All of the Document Design commands are described in detail
  153. in your Perfect Writer manual.  Chapter 17 contains lessons that
  154. illustrate several of the more common commands. The files for
  155. these lessons are located on the Lessons diskette.  You may
  156. examine them using "Escape...Document...Read." The files are
  157. named "TEXT1" to "TEXT6" (with the exception of Text 3, which
  158. comes in two parts: TEXT3A and TEXT3B).  To print any of these
  159. sample documents, follow the procedure outlined below.
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.                             PRINTING
  165.  
  166.     Printing a document with @-sign commands is almost identical
  167. to printing any other document.  Before you type `S' on the
  168. Printing Options menu to "Start" the printing process, you need
  169. to select the "Using @-Sign Commands" option, changing its
  170. default from NO to YES.  Perfect Writer will then interpret the
  171. document design commands in your document, adjusting the layout
  172. accordingly, and send the result to the printer.
  173.  
  174.     When "Using @-Sign Commands" is set to YES, the "Preview On
  175. Screen" option appears.  This option allows you to view your
  176. document on the screen, formatted as it would appear on paper.
  177. If you wish to see your formatted document before it is printed,
  178. select this option (changing its default from NO to YES).  Then,
  179. when you type "S" to start, your document's @-sign commands will
  180. be interpreted, and the document will be sent to your screen,
  181. rather than to the printer.
  182.  
  183.     If you print your document without selecting the "Using
  184. @-Sign" option, your @-sign commands will remain as they appeared
  185. when inserted.  This can be helpful for proofreading,
  186. particularly if you get an error message regarding one of the
  187. commands.
  188.  
  189.  
  190.                      GREATER EDITING FREEDOM
  191.  
  192.  
  193.     As you may have observed, when using Perfect Writer's
  194. document design commands, what you see on the screen is not
  195. necessarily what you get! Although at first you may find this a
  196. strange and perhaps awkward way of doing things, you will soon
  197. realize that its ultimate effect is to free you from the burden
  198. of constantly having to adjust margins, tabs, line spacing,
  199. indentions, and so on.
  200.  
  201.  
  202.  
  203.     This concludes lesson 9.  Lesson 10 reviews the use of
  204. Perfect Speller.  If you want to go directly to that lesson,
  205. select:
  206.  
  207.     Escape...Document...Read   and enter "lesson10."
  208.  
  209.     To return to the PSI Menu, select:  Escape...Exit PW.
  210.  
  211.                         End of  Lesson  9