home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD Shareware Masterblend / cdsharewaremasterblend.iso / mail / doc-data / manual3 < prev    next >
Text File  |  1990-05-30  |  50KB  |  969 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 38 
  5.  
  6.  
  7.           -----------------------------------------------------------------
  8.                                 DATABASE sub-menu
  9.           -----------------------------------------------------------------
  10.           The DATABASE sub-menu consists of five commands: CREATE FILE,
  11.           IMPORT FROM, EXPORT TO, SELECT FILE, and CLOSE FILE.
  12.                                                                              
  13.           -----------------------------------------------------------------
  14.           CREATE FILE
  15.           -----------------------------------------------------------------
  16.           The purpose of this command is to create a new database file in 
  17.           which to store records. Selecting this command will prompt you 
  18.           for a file name to call the database. Type a name for the new 
  19.           database and press <Enter>. Do NOT enter a filename extension. 
  20.          
  21.           The database file created is dBASE III compatible. 
  22.           
  23.           DATABASE FILE STRUCTURE
  24.  
  25.           The following is a list of the fields used in DOCTOR DATA Label:
  26.  
  27.               NAME USED IN PROGRAM  ACTUAL REAL NAME  TYPE         WIDTH
  28.               --------------------  ----------------  ----         -----
  29.               CAR-RT SORT           CR                Character    7
  30.               Comments              COMMENTS          Character    39
  31.               Pre                   PREFIX            Character    4
  32.               F                     FIRST             Character    13
  33.               MI                    MIDDLE            Character    1
  34.               L                     LAST              Character    15
  35.               Suf                   SUFFIX            Character    5
  36.               Date                  REC_DATE          Date         8
  37.               Company Name          COMPANY           Character    35
  38.               Title                 TITLE             Character    14
  39.               Bldg/Mall/Etc.        ADD1              Character    35
  40.               Street Address        ADD2              Character    35
  41.               City                  CITY              Character    21
  42.               State                 STATE             Character    2
  43.               Zip                   ZIP               Character    10
  44.               AC                    AC                Character    3
  45.               Phone                 PHONE             Character    8
  46.               Ext.                  EXT               Character    4
  47.               Account #             ACCOUNT           Character    17
  48.               USER DEFINED          CODE1             Character    4
  49.               USER DEFINED          CODE2             Character    4
  50.               USER DEFINED          CODE3             Character    4
  51.               Notes                 NOTES             Memo         10
  52.  
  53.  
  54.  
  55.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 39 
  56.  
  57.  
  58.           -----------------------------------------------------------------
  59.           IMPORT FROM
  60.           -----------------------------------------------------------------
  61.           The purpose of this command is to IMPORT records FROM another 
  62.           DOCTOR DATA Label database file or ASCII DELIMITED file to the  
  63.           currently selected database. ASCII is pronounced "ask-key".  
  64.                 
  65.           Selection of this command will present you with another menu 
  66.           allowing the selection of either DDLABEL or DELIMITED. 
  67.           
  68.           DDLABEL ---------------------------------------------------------
  69.           
  70.           This command is for the purpose of IMPORTing another database 
  71.           created by DOCTOR DATA Label into the currently selected 
  72.           database. This allows you to combine several small database files 
  73.           into one file. 
  74.  
  75.           After selection, you will be prompted to enter a path. The path 
  76.           is optional. It will allow you to import from another drive 
  77.           and/or directory. If the import file is located in the current 
  78.           drive and/or directory, the path may be left empty. If using a 
  79.           path, it must end with a "\". After selection, a directory of 
  80.           files will appear for you to select from. A database without the 
  81.           corresponding "DBT" file will NOT display in the window for 
  82.           selection. See SELECT FILE command for more on "DBT" files. 
  83.  
  84.           IMPORTANT: If Marked records are turned OFF, Marked records in 
  85.           the IMPORT file will NOT be imported. See the Alt-Marked command 
  86.           under the EDIT/ADD RECORDS command. 
  87.           
  88.           DELIMITED -------------------------------------------------------
  89.           
  90.           This command is for the purpose of IMPORTing ASCII DELIMITED 
  91.           files into the currently selected database file. See the GLOSSARY 
  92.           command for information on ASCII DELIMITED files. 
  93.  
  94.           If you do NOT know the order in which the fields appear in the 
  95.           ASCII DELIMITED file you will need to exit DOCTOR DATA Label to 
  96.           view the file with the DOS "TYPE" command or with a text editor
  97.           making note of the order in which the fields appear.
  98.           
  99.           After knowing the order in which the fields appear in your ASCII 
  100.           DELIMITED file you may begin the IMPORT process. Upon selecting 
  101.           this command, you will be prompted to enter a path. The path is 
  102.           optional. It will allow you to import from another drive and/or 
  103.           directory. If the file to be IMPORTed is located in the current 
  104.           drive and directory, the path may be left empty. If using a path, 
  105.           it must end with a "\". After pressing <Enter>, a directory of 
  106.           files with a TXT filename extension will appear for your 
  107.           selection.  If your ASCII DELIMITED file(s) do NOT already have a 
  108.  
  109.  
  110.  
  111.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual        Page 40 
  112.  
  113.  
  114.           TXT filename extension you may rename them with the FILE MNGMT 
  115.           command located under the TOOLS sub-menu.  Note that any SELECTed 
  116.           database will need to be CLOSEd before renaming a file. 
  117.  
  118.           After selecting the file to IMPORT, you will be prompted to 
  119.           select letters <A> through <V> corresponding to the fields in the 
  120.           DOCTOR DATA Label database. These fields need to be selected in 
  121.           the order in which they appear in your ASCII DELIMITED file. This 
  122.           will cause the data to be imported into the correct fields. Take, 
  123.           for example, the following ASCII DELIMITED record: 
  124.           
  125.           "Mark","Jones","123 Main Street","Anytown","Anystate","00000"
  126.                                                            
  127.           To IMPORT this file correctly you would select the following 
  128.           fields in the order specified: 
  129.             
  130.           First Name (D), Last Name (F), Street Address (L), City (M), 
  131.           State (N), and Zip (O) 
  132.  
  133.           When finished, press <Enter> to IMPORT the records.
  134.           
  135.           -----------------------------------------------------------------
  136.           EXPORT TO
  137.           -----------------------------------------------------------------
  138.           This command will allow you to copy the records in the currently 
  139.           SELECTed database, filtered or not filtered, to a new database by 
  140.           selecting either the DDLABEL (DOCTOR DATA Label database) or 
  141.           DELIMITED (ASCII DELIMITED database) commands. See the GLOSSARY 
  142.           for information on ASCII DELIMITED files. 
  143.           
  144.           Upon selecting a command, you will be prompted for the drive and 
  145.           directory in which to EXPORT the file. To export to the current 
  146.           directory the path may be left blank. If you specify a path, end 
  147.           it with the "\" character. You will then be prompted for a 
  148.           filename to call the new database. If you specify a name that is 
  149.