home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD Shareware Masterblend / cdsharewaremasterblend.iso / mail / doc-data / manual2 < prev    next >
Text File  |  1990-05-29  |  50KB  |  937 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual       Page  21 
  5.  
  6.  
  7.           -----------------------------------------------------------------
  8.                                 RECORDS sub-menu
  9.           -----------------------------------------------------------------
  10.           The RECORDS sub-menu consists of five commands: EDIT/ADD RECORDS, 
  11.           INDEX RECORDS, FILTER RECORDS, CHECK DUPLICATES, & MISCELLANEOUS. 
  12.           The following will explain how to use these commands and their 
  13.           corresponding sub-menu commands. 
  14.                                                                             
  15.           -----------------------------------------------------------------
  16.           EDIT/ADD RECORDS
  17.           -----------------------------------------------------------------
  18.           The purpose of the EDIT/ADD RECORDS command is primarily for the 
  19.           adding and editing of records. There are, however, several other 
  20.           commands available within this command. Because most data 
  21.           management is done within this command, this is probably where 
  22.           you will be spending most of your time. 
  23.           
  24.           DATA ENTRY
  25.  
  26.           There are twenty-three fields available for data entry. The field 
  27.           names, types and lengths are all defined and cannot be changed 
  28.           except the names of the three USER DEFINABLE code fields. These 
  29.           are defined by executing the FIELDS/CARRY command located under 
  30.           the SETUP sub-menu. Refer to that command in this manual for 
  31.           further instructions. The uses for the fields do NOT have to 
  32.           follow their names. For example, the "Title" field may be used as 
  33.           a Country field, the "Account #" field may be used as a code 
  34.           field, etc. The "Notes" field may be used for any other 
  35.           miscellaneous data that you want to attach to a record and is 
  36.           explained later in this section. 
  37.           
  38.           Upon entering this command, at the top right of your screen you 
  39.           will see "Ins" displayed. This means that your Insert key is 
  40.           turned ON and that anything typed will push over any text that is 
  41.           to the right of the cursor. To turn it OFF, press the <Ins> key. 
  42.           When the Insert key is OFF, anything typed will write over any 
  43.           text to the right of the cursor.
  44.         
  45.           The following features simplify and optimize the efficiency in 
  46.           adding and editing records: 
  47.           
  48.           1) Numbers ONLY may be entered in the fields in which numbers 
  49.           were meant to be entered. 
  50.  
  51.           2) The first character of most other fields and both characters 
  52.           in the "state" field are automatically upper cased. 
  53.           
  54.           REFER TO THE FIELDS/CARRY COMMAND LOCATED UNDER THE SETUP SUB-
  55.           MENU FOR THE FOLLOWING: 
  56.  
  57.  
  58.  
  59.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual       Page  22 
  60.  
  61.  
  62.           3) Six custom prefix codes may be used for longer prefixes such 
  63.           as "Mr. & Mrs." 
  64.  
  65.           4) Unwanted fields may be turned OFF and other fields may be set 
  66.           to carry-over data from one record to the next to eliminate 
  67.           repetitious data entry. 
  68.           
  69.           5) The zip code may be set to accept digits ONLY for U.S. or all 
  70.           characters for International postal codes. 
  71.  
  72.           6) The names of the three code fields may be renamed.
  73.           
  74.           FIELD EDITING KEYS
  75.  
  76.           The following commands are used for editing text in all fields 
  77.           except the Notes field which will be explained later. The ^ 
  78.           is the <Ctrl> key. 
  79.            
  80.                     Up arrow or ^E = Move up one field
  81.                   Down arrow or ^X = Move down one field
  82.                   Left arrow or ^S = Move left one character
  83.                  Right arrow or ^D = Move right one character
  84.                  ^left arrow or ^A = Move left one word
  85.                 ^right arrow or ^F = Move right one word
  86.                               HOME = Beginning of current field
  87.                                END = End of text in current field
  88.                              ^HOME = Beginning of the record
  89.                               ^END = End of the record
  90.                               PgUp = Previous record
  91.                               PgDn = Next record
  92.                                Esc = Exit to sub-menu
  93.                                 ^Y = Delete the current line
  94.                                 ^T = Delete word right
  95.                                Ins = Toggle insert/replace on/off
  96.         
  97.           The CAR-RT SORT field is seven characters wide.  It is used for 
  98.           both the type of carrier route and the carrier route number 
  99.           itself. The three types of routes are RR (Rural Route), HC 
  100.           (Highway Contract) and CR (City Route). The first two characters 
  101.           of this field is used for RR, HC or CR. They are automatically 
  102.           upper cased. Then enter the number to the far right - up against 
  103.           the right margin. For example: [RR   12], [HC 1234] or [CR    2]. 
  104.           By placing the route number up against the right margin, you will 
  105.           be assured that the records will index properly for mail sorting. 
  106.           
  107.           The "Street Address" field should be used for the actual street 
  108.           address, Apt#, Suite#, etc.. Use the "Bldg/Mall/Etc." field for 
  109.           the name of office complexes, plazas, buildings, malls, etc. 
  110.  
  111.  
  112.  
  113.                         DOCTOR DATA Label v5.0 User's Manual       Page  23 
  114.  
  115.         
  116.           The last field in each record is called "Notes". Pressing <E> 
  117.           while the cursor is in this one character field will open a 
  118.           window to allow the entry of miscellaneous data attached to the 
  119.           current record. Up to 64K (64,000 characters) may be stored in 
  120.           this field. If there is content in the Notes field of a record, 
  121.           "Notes [ ]" will be displayed in high intensity. Be sure the 
  122.           contrast and brightness controls on your monitor are properly 
  123.           adjusted to differentiate between high and low intensity. 
  124.           
  125.           NOTES FIELD EDITING KEYS
  126.  
  127.           If you use the built-in text editor, the following is a list of 
  128.           editing commands available while editing the "Notes" field. The ^ 
  129.           equals the <Ctrl> key. 
  130.         
  131.                     Up arrow or ^E = Move up one line
  132.                   Down arrow or ^X = Move down one line
  133.                   Left arrow or ^S = Move left one character
  134.                  Right arrow or ^D = Move right one character
  135.                  ^left arrow or ^A = Move left one word
  136.                 ^right arrow or ^F = Move right one word
  137.                               HOME = Beginning of current line
  138.                                END = End of current line
  139.                              ^HOME = Beginning of the memo
  140.                               ^END = End of the memo
  141.                               PgUp = Next edit window up
  142.                               PgDn = Next edit window down
  143.                              ^PgUp = Beginning of current window
  144.                              ^PgDn = End of current window
  145.                                 ^W = Save and finish editing
  146.                                Esc = Abort edit & return original
  147.                                 ^Y = Delete the current line
  148.                                 ^T = Delete word right
  149.                                 ^B = Reformat memo in edit window
  150.                                Ins = Toggle insert/replace on/off
  151.  
  152.           1st COMMAND LINE
  153.           
  154.           The 1st command line is located directly under the day/date line. 
  155.           These commands are selected by pressing function keys <F1> 
  156.           through <F8>. Under this command line are four (4) combination 
  157.           key commands. To use them you must hold down the <Alt> key and 
  158.           press either B, Z, M, or <F10>.
  159.  
  160.