home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ The Datafile PD-CD 2 / DATAFILE_PDCD2.iso / commercial / almanac / examples / _repsread < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1993-08-20  |  4.6 KB  |  121 lines
  1.  
  2.  
  3.                                 Rep/Calls
  4.                                 =========                         
  5.  
  6.                           Compiled By G.Stanley
  7.  
  8.  
  9. Peter Johnson, works for a company called Leighton Designs. The company
  10. design Brochures, Business Cards, they also deal with many companies
  11. advertising needs. Peter is the sales representative for his company, he
  12. travels many miles each year negotiating contracts. His office is based in
  13. south west London near Leicester Square. He often faxes his appointments,
  14. and usually backs them up with a letter as well. He likes Badminton and
  15. plays every week with a colleague who is the retail manager at Isotec. Where
  16. Peter gets very good discounts on items sold by that company.
  17.  
  18.  
  19. Rep/Calls
  20.  
  21.  
  22.  
  23. Selecting a correspondence
  24. --------------------------
  25.  
  26.  
  27. Start by loading the file called Rep/Calls, from the main menu, select
  28. company contacts. Now select the first entry that being A, this will bring
  29. up a companies name and the person who is the main contact. In this case its
  30. Johnathan Anscombe, who works for a company called Isotec. 
  31.  
  32. Now move the mouse pointer over the icon titled "Correspondence.." and select
  33. that icon. This will bring a new window upon the screen titled Sticky Pad,
  34. move the pointer to the word in brackets called link and now select it. This
  35. will automatically bring up the correspondence record. If you look at the
  36. window you will notice the date of the letter sent and at what time. Also
  37. highlighted is the icon called needs reply, this is telling us that we have
  38. sent some form of Correspondence that needs a reply of some sort. 
  39.  
  40. Looking up to the top left of the window, you will notice a green telephone
  41. dial, what this tells us is we have a link to the address book. Now move the
  42. pointer to the bottom left of the window and select the blank icon, once you
  43. have selected this by double clicking. As if by magic a standard letter will
  44. appear into Edit. This option is very useful for keeping tabs on all your
  45. letters. This is a link option, every part of this program has some form of
  46. link option. Links can be made across the whole of Almanac. Now you know how
  47. powerful this option can be. 
  48.  
  49. If you look in the example directory you will see a text file called
  50. standard. Almanac loaded this file from the correspondence window, you can of
  51. course load the file directly into !Edit to check.
  52.  
  53.  
  54. Linked Events
  55. =============
  56.  
  57. Go back to the address window, now select Linked Events. This will open
  58. another window called Sticky Pad, inside the window you will notice two
  59. linked items. The first one we have already looked at, which we discussed
  60. above. Move the pointer to the second event and select it, we have now
  61. opened a diary window. The window consists of a green telephone dial top
  62. left, which is linked to the address book. Looking further down you will
  63. notice the date of the Diary entry, you will also notice that the repeating
  64. every option has also been set.
  65.  
  66. So what Peter has entered into the Diary, is that he plays Badminton with
  67. Johnathan Anscombe every week until the 12th of December 1994.
  68.  
  69.  
  70. The Search
  71. ==========
  72.  
  73. Move back to the main window of the address book, now select the search
  74. option the window will clear. A new icon will appear called "Do Search..",
  75. select this you will then see a new window appear this will show all the
  76. links to every company and the name of the contact within that company. If
  77. you now select any one of these, it will bring up all the information about
  78. that company.
  79.  
  80.  
  81. Day Diary
  82. =========
  83.  
  84. Select the day Diary from Almanacs main menu, if nothing appears for that
  85. day, move the mouse pointer to the arrow to the right of the date and press
  86. the left mouse button to bring you onto the next day. You can as before
  87. select any of the events for editing or updating.
  88.  
  89.  
  90. Weekly Diary
  91. ============
  92.  
  93. By selecting the Weekly Diary, you can call up a list of events for that
  94. week. Notice how the weeks are numbered and how the icons are arranged in
  95. that week. If you select any of the dates which have any events in it will
  96. list those for you automatically. So you can browse through any entry
  97. that has been made.
  98.  
  99.  
  100. Monthly Planner
  101. ===============
  102.  
  103. As the title suggests this plans the whole months movements for Peter. So he
  104. can see where he should be and when. Again selecting any events will bring
  105. up its contents.
  106.  
  107.  
  108. Yearly Planner
  109. ==============
  110.  
  111. This option gives the entire contents of his yearly diary, which in a reps
  112. case is all so very important. By selecting any one of the entries will
  113. bring up all information for that date, with its related notes etc...
  114.  
  115.  
  116.  
  117. Disclaimer
  118. ==========
  119.  
  120. All information contained within this file are completely fictitious and
  121. bare no resemblance to any one person or company.