home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Between Heaven & Hell 2 / BetweenHeavenHell.cdr / 500 / 472 / fmgl.arc / FMGL-DOC.ARC / FM.DOC
Text File  |  1987-11-30  |  218KB  |  5,809 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.                                 FINANCE MANAGER II 
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.                                   GETTING STARTED 
  18.  
  19.                                    USER'S MANUAL 
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.                                     Version 1.2 
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.                                Hooper International 
  45.                                   P.O. Box 62219 
  46.                             Colorado Springs, CO 80962 
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.       Copyright (C) 1986 '87 '88 by Hooper International, Inc. 
  57.       All rights reserved. 
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.                                EVALUATION COPY NOTICE 
  73.  
  74.       This  evaluation  copy of  Finance  Manager  II  - General  Ledger  is
  75.       provided as  User-Supported software.   Please see  section 8  in this
  76.       manual for details  of this marketing approach. 
  77.  
  78.       This evaluation disk  provides our complete Finance  Manager - General
  79.       Ledger module package.  We have  completely re-written this program in
  80.       order  to provide  a common  menu  interface with  our other  software
  81.       packages.  Because  of this common  Master Menu interface,  some users
  82.       think that part of this General Ledger module is missing.  This is not
  83.       so, each software module is sold separately (see order form at back of
  84.       manual) in order to keep the  cost down on modules and functions users
  85.       may not need.   In fact many small businesses may  never require other
  86.       financial modules thus saving unnecessary costs and overhead. 
  87.  
  88.       Due to disk space limitations  however the Graphics capabilities could
  89.       not be  included in this  evaluation copy.  With your  registered copy
  90.       the graphics function will work on the IBM Graphics, Hercules or other
  91.       compatible display boards. 
  92.  
  93.       This Evaluation Copy of Finance Manager II is provided to allow you to
  94.       use and  try out this  program before  purchasing it.  This  copy will
  95.       allow you to enter up to  11 months of transactions which allows ample
  96.       time to  determine its use  for your application.  This  software took
  97.       over two  years to  create and  thus we  have limited  the transaction
  98.       inputs (11  months) to encourage those  who are using this  program to
  99.       register their copy. 
  100.  
  101.       We are  proud to  present this  new version  for your  inspection and,
  102.       should you choose to use it,  ask that you continue to support FINANCE
  103.       MANAGER by promptly paying your registration fee.  With your help, you
  104.       may continue to count on our help.  Moreover, we want you to know that
  105.       we sincerely appreciate your cooperation, as well as your faith in us. 
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.                                MANUAL ARCHIVE CREDIT 
  111.  
  112.       This Finance Manager manual was  archived (compressed) using the user-
  113.       supported  ARCE   file  utility  distributed  by   System  Enhancement
  114.       Associates.  We  thank them  for allowing  us to  use this  utility to
  115.       compress this manual. 
  116.  
  117.       If  you  are  interested  in   this  archive  utility  please  request
  118.       information at the address below: 
  119.  
  120.                            System Enhancement Associates 
  121.                                    21 New Street 
  122.                                   Wayne, NJ 07470
  123.  
  124.  
  125.  
  126.  
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.                            RESTRICTED PERMISSION TO COPY 
  146.  
  147.       FINANCE MANAGER is  not a public domain program.  It  is Copyright (C)
  148.       1986 '87 '88 by Hooper International.
  149.  
  150.       Clubs  and other  non-profit organizations  are granted  permission by
  151.       Hooper International to  copy the evaluation version  of this program,
  152.       as well as  its documentation, for member use only.   It is imperative
  153.       that you  be aware that  said member use  is subject to  the following
  154.       strictly-enforced restrictions: 
  155.  
  156.            No price may be charged, by  club or user group, for the software
  157.            or documentation.  A  distribution fee may be  charged solely for
  158.            the cost  of the diskette, as  long as the total  charge does not
  159.            exceed $10. 
  160.  
  161.            It  is   imperative  that  club   members  be  informed   of  the
  162.            user-support concept,  which allows them to  become familiar with
  163.            FINANCE MANAGER through evaluation and  hands-on use.  It is also
  164.            imperative that member users be informed that the program as well
  165.            as   its   documentation  is   the   sole   property  of   Hooper
  166.            International.  Members, without exception, must be encouraged to
  167.            support its use by sending their user payments directly to Hooper
  168.            International. 
  169.  
  170.            The  program  or  documentation  is  fully  protected  by  Hooper
  171.            International  and may  not  be  modified in  any  way or  manner
  172.            whatsoever.  The complete package  must be distributed intact, as
  173.            a self-complementing unit.
  174.  
  175.       Reproduction  or translation  of any  part of  this work,  without the
  176.       written permission of the copyright owner, is unlawful. 
  177.  
  178.  
  179.                  Copyright (C) 1986, '87, '88 Hooper International 
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.                                          i 
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.  
  202.  
  203.                                WARRANTY INFORMATION 
  204.  
  205.       HOOPER INTERNATIONAL LICENSES THIS SOFTWARE AND MANUAL "AS IS" WITHOUT
  206.       WARRANTY OF ANY KIND, EITHER  EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, BUT NOT
  207.       LIMITED  TO, THE  PARTICULAR PURPOSE.   HOOPER INTERNATIONAL  DOES NOT
  208.       WARRANT   THAT  THE   "FINANCE  MANAGER"   SOFTWARE  WILL   MEET  YOUR
  209.       REQUIREMENTS,  OR  THAT  THE  OPERATION OF  FINANCE  MANAGER  WILL  BE
  210.       UNINTERRUPTED OR ERROR FREE. 
  211.  
  212.       IN NO  EVENT WILL  HOOPER INTERNATIONAL  BE LIABLE  FOR CONSEQUENTIAL,
  213.       INCIDENTAL,  INDIRECT OR  OTHER DAMAGES,  INCLUDING ANY  LOST PROFITS,
  214.       LOST SAVINGS, OR OTHER INCIDENTAL OR CONSEQUENTIAL DAMAGES ARISING OUT
  215.       OF THE  USE OF, OR  INABILITY TO USE,  THESE PROGRAMS, EVEN  IF HOOPER
  216.       INTERNATIONAL HAS BEEN ADVISED OF  THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES, OR
  217.       FOR ANY CLAIM BY ANY OTHER PARTY. 
  218.  
  219.       FINANCE   MANAGER   II   is  an   extraordinary,   easy-to-understand,
  220.       user-supported software  package.  Since we are  dedicated to customer
  221.       satisfaction, we  heartily recommend  that you  take advantage  of the
  222.       incredible money-saving opportunity that we offer, allowing you to use
  223.       the  evaluation copy  in order  to determine  its suitability  to your
  224.       individual financial  application.  Please  do this, and  discover for
  225.       yourself that this  software is easy to use and  certainly what you've
  226.       been hoping  it would be,  before registering  your copy with  us.  We
  227.       sincerely value customer satisfaction. 
  228.  
  229.       Since we are  so confident of your satisfaction with  our software, we
  230.       are able to offer evaluation copies at an unbelievable minimal cost to
  231.       you.   We therefore  urge  you  to take  advantage  of inspecting  and
  232.       evaluating this  software, including  hand-on use for  your particular
  233.       needs   and  financial   applications.   This   is  an   unprecedented
  234.       opportunity  for complete  customer satisfaction  before you  make any
  235.       outlay of  money for  an individually-registered  copy.  We  want your
  236.       name  to be  added to  our  ever-growing list  of satisfied  customers
  237.       throughout the world! 
  238.  
  239.       Please  keep in  mind, WE  DO NOT  ACCEPT RETURNS  OR GIVE  REFUNDS ON
  240.       REGISTERED COPIES.  Instead, we give  you every opportunity to try the
  241.       software before you  decide to register your copy.   We will, however,
  242.       replace defective disks for a  minimal shipping and handling charge of
  243.       $5.00,  for up  to a  period of  90 days  from initial  shipping date.
  244.       Please note that defective disks  must be returned prepaid and insured
  245.       by  sender.   In  this  way,  we  are  assured  of  complete  customer
  246.       satisfaction.  And, as you can see, we value your business. 
  247.  
  248.       Hooper International does not guarantee, warrant, or claim that any of
  249.       the non-released modules will become  available at a future date.  The
  250.       viability and planned  development of these modules, as  well as their
  251.       scheduling, will be determined solely by Hooper International. 
  252.  
  253.  
  254.  
  255.  
  256.  
  257.  
  258.  
  259.                                         ii 
  260.  
  261.  
  262.  
  263.  
  264.  
  265.  
  266.  
  267.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  268.  
  269.  
  270.                                       PREFACE 
  271.  
  272.  
  273.       Before Reading Any Further .  .  . 
  274.  
  275.       If you are  eager to get started,  you might save time  by reading the
  276.       guidelines  listed  in  this  preface.  Depending  on  your  level  of
  277.       bookkeeping and  computer expertise,  certain sections of  the manuals
  278.       are more essential than others. 
  279.  
  280.  
  281.  
  282.       If You've Already Used FINANCE MANAGER .  .  . 
  283.  
  284.       If  you already  have  a  working knowledge  of  some  of the  earlier
  285.       versions of  FINANCE MANAGER, you  will be pleased  to see all  of the
  286.       specially-enhanced features of the FINANCE MANAGER II program.   
  287.  
  288.       Before you start  working, read the "Getting Started"  section of this
  289.       manual, which  explains the new  installation procedures.  If  you are
  290.       using   the  General   Ledger   Module,  please   read  the   "Upgrade
  291.       Compatibility" Section of that  manual, since it includes instructions
  292.       on converting your data to the  new format.  If you have any questions
  293.       while you are working, simply refer to the documentation. 
  294.  
  295.  
  296.  
  297.       If You Are An Experienced User of Menu-Driven Software .  .  . 
  298.  
  299.       If  you have  used quite  a  few software  packages, especially  those
  300.       designed for the IBM PC or compatibles, you are more familiar with the
  301.       terms used for configuring your system.  You might, therefore, want to
  302.       take the following shortcuts: 
  303.  
  304.           - Read  the  Introduction  and  Getting Started  section  of  this
  305.             manual. 
  306.  
  307.           - Take  a look  at  the sample  accounts (HOME  and  WORK) on  the
  308.             DOCUMENTATION AND DEMO disk, while  using the documentation as a
  309.             guide and a reference. 
  310.  
  311.           - Set up your own set of books  by using the sample accounts as an
  312.             example, or  as a framework.   Be sure to follow  the guidelines
  313.             and procedures as presented in the manual, and you'll be on your
  314.             way to incredibly-easy, hassle-free bookkeeping. 
  315.  
  316.  
  317.  
  318.       If You Are An Experienced Bookkeeper .  .  . 
  319.  
  320.       If you  have a  working knowledge of  bookkeeping and  accounting, you
  321.       will have an  easier time understanding the terms used  in the FINANCE
  322.       MANAGER manuals.  Initially,  however, we recommend that  you read all
  323.       of  the manuals  in  order to  learn how  to  properly and  completely
  324.       utilize all of the fantastic features available to you. 
  325.  
  326.  
  327.  
  328.                                       PAGE 1
  329.  
  330.  
  331.  
  332.  
  333.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  334.  
  335.  
  336.  
  337.  
  338.       If You Have Little Or No Experience With Software Or Bookkeeping... 
  339.  
  340.       If you  have used few menu-driven  software packages in the  past, and
  341.       you're not an  expert bookkeeper, you would do well  to make the whole
  342.       thing  easier  for  yourself  by reading  all  manuals  completely  --
  343.       mentally  following  all  of  the procedures  outlined.   We  strongly
  344.       suggest that  you read completely  through the documentation  at least
  345.       once, merely  to become familiar  with some of  the terms you  will be
  346.       expected to know.   Next, repeat the documentation  process, this time
  347.       using the program.
  348.  
  349.  
  350.  
  351.       For All Users ... 
  352.  
  353.       When using FINANCE MANAGER, keep in mind the steps listed below: 
  354.  
  355.           - Format your  new disks  before beginning.   (Inexperienced users
  356.             sometimes forget this basic DOS step.) 
  357.  
  358.           - Always use a  backup copy of your  program disk.  (Inexperienced
  359.             users are  inclined to  forget to save  their original  disk, to
  360.             fall  back on,  should something  happen  to the  disk they  are
  361.             using.) 
  362.  
  363.           - Carefully follow  all instructions  in the manuals,  for optimum
  364.             understanding, before using FINANCE MANAGER. 
  365.  
  366.       This guide is intended for use by all users of FINANCE MANAGER II.  It
  367.       does not assume that the  user has extensive accounting expertise.  It
  368.       is suggested,  however, that users  with no accounting  or bookkeeping
  369.       background  obtain  a  basic  accounting textbook  as  a  supplemental
  370.       reference. 
  371.  
  372.  
  373.  
  374.       If You Have Any Questions .  .  . 
  375.  
  376.       If you have any questions or opinions about FINANCE MANAGER II, please
  377.       return the User-Comment Form in the back of the manual. 
  378.  
  379.  
  380.  
  381.  
  382.  
  383.  
  384.  
  385.  
  386.  
  387.  
  388.  
  389.  
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.                                       PAGE 2
  395.  
  396.  
  397.  
  398.  
  399.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  400.  
  401.  
  402.                                   AUTHOR'S NOTES 
  403.  
  404.  
  405.  
  406.       History of FINANCE MANAGER 
  407.  
  408.       The FINANCE  MANAGER series was created  as a result of  our own basic
  409.       need for an affordable financial software package.  We needed a simple
  410.       and  workable system,  to  keep  track of  both  income and  expenses.
  411.       Unfortunately,  the   price  for   available  software   packages  was
  412.       prohibitive. 
  413.  
  414.       Consequently, it became clear that  a new and affordable program would
  415.       have to be created  and written by us, and it  would have to eliminate
  416.       the piles of notes and receipts that were needed each year in order to
  417.       compute income  taxes.  In  1981, therefore,  the original  version of
  418.       FINANCE MANAGER was  created.  It was written for the  Atari 800, with
  419.       64K bytes  of memory.  This  program provided a one-timeframe  look at
  420.       the entire fiscal  year, while storing all  necessary information from
  421.       the inevitable  notes and  receipts.  If bookkeeping  was to  become a
  422.       "piece of cake", this was surely a sweet start! 
  423.  
  424.       In 1983, the initial basic FINANCE MANAGER was converted to the widely
  425.       accepted IBM PC format.  This  second version was splendidly enhanced,
  426.       and was  able to track  finances by month  instead of merely  by year.
  427.       Furthermore, it was now able to categorize assets and liabilities.  At
  428.       this  stage, it  became a  true  mini-bookkeeping system,  and it  was
  429.       available to  fit the  limited budget  of those  who could  not before
  430.       afford an expensive software package. 
  431.  
  432.       Friends and acquaintances, consequently,  began using FINANCE MANAGER.
  433.       Some   of  these   early  users   were  small   business  owners   and
  434.       entrepreneurs, while  others simply  needed FINANCE MANAGER  to assist
  435.       them with their ordinary,  everyday personal finances and bookkeeping.
  436.       They all,  however, told their  friends about the incredibly  low cost
  437.       and easy system they were using, inviting them to try it. 
  438.  
  439.       This first group of users, many  of whom had no accounting background,
  440.       sent  us  valuable  input  in  the  form  of  suggestions  and  ideas.
  441.       Expressing  our  sentiments,  they wanted  easy-to-use  software  that
  442.       required minimal setup time.  And, like  us, they disliked the idea of
  443.       spending outrageous amounts for expensive software packages.   
  444.  
  445.       User  needs  in mind,  FINANCE  MANAGER  evolved  into a  simple,  but
  446.       comprehensive,  financial   software  package,   yet  offered   at  an
  447.       incredibly low  price that any  computer user could afford.   By early
  448.       1984, many  more people were  using our  program, and telling  us they
  449.       loved it! 
  450.  
  451.  
  452.  
  453.       Availability of FINANCE MANAGER 
  454.  
  455.       An exceptional and workable program  in hand, we decided to distribute
  456.       as  many  copies as  needed  to  people  in  need of  an  inexpensive,
  457.       comprehensive  bookkeeping  system.   As  you are  perhaps  aware,  we
  458.  
  459.  
  460.                                       PAGE 3
  461.  
  462.  
  463.  
  464.  
  465.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  466.  
  467.  
  468.       employed a user-support method of distribution, feeling it would prove
  469.       to be a  viable method of exposing computer users  to our grass-roots,
  470.       user-friendly program. 
  471.  
  472.       By  mid 1984,  the program  became available  throughout the  country,
  473.       distributed  through users'  groups and  computer clubs.   We owe  the
  474.       success of FINANCE MANAGER to all of these interested early supporters
  475.       who stood with  us in the belief of quality,  easy-to-use software, at
  476.       unbelievably low cost. 
  477.  
  478.       Today, most  of our first users  continue to use FINANCE  MANAGER, and
  479.       they continue to feel it is  the best bookkeeping package available to
  480.       them.  Through  the years, we have  listened to what they  needed and,
  481.       because of their comments, ideas, and suggestions, FINANCE MANAGER has
  482.       evolved and expanded to the greatly enhanced package that it is today. 
  483.  
  484.       We sincerely thank  all of our users for their  continued support.  By
  485.       purchasing our program, and telling their friends how greatly it helps
  486.       them,  while easing  their record-keeping  burden, they  have made  it
  487.       possible for  us to  offer further  enhancements and  welcome updates.
  488.       There is  no doubt that  user support has put  us where we  are today.
  489.       And it is gratifying to know that  there are people who, on their own,
  490.       pay  for something  that they  have been  invited to  try without  any
  491.       initial pre-paid  cash outlay.   Our final  pleasure and  thanks comes
  492.       when these  same people send us  their check, to pay  for the product,
  493.       because they genuinely enjoy using it. 
  494.  
  495.       At  this time,  we  continue  to employ  the  user-support concept  of
  496.       distributing FINANCE MANAGER,  knowing that most of  you will register
  497.       your  copies with  us, making  it  legal for  you to  use them.   Your
  498.       registration fee provides the resources to continually enhance FINANCE
  499.       MANAGER,  thus  providing newer,  updated  versions  for your  ongoing
  500.       needs. 
  501.  
  502.       Needless to  say, we are  proud to present  this new version  for your
  503.       inspection and, should you choose to  use it, ask that you continue to
  504.       support  FINANCE MANAGER  by  promptly paying  your registration  fee.
  505.       With your help,  you may continue to count on  our help.  Moreover, we
  506.       want you  to know  that we sincerely  appreciate your  cooperation, as
  507.       well as your faith in us. 
  508.  
  509.  
  510.  
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518.  
  519.  
  520.  
  521.  
  522.  
  523.  
  524.  
  525.  
  526.                                       PAGE 4
  527.  
  528.  
  529.  
  530.  
  531.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  532.  
  533.  
  534.                          FINANCE MANAGER SYSTEM FLOWCHART 
  535.  
  536.  
  537.  
  538.  
  539.                                ------------------- 
  540.                                | FINANCE MANAGER | 
  541.                                |   MASTER MENU   | 
  542.                                ------------------- 
  543.                                          | 
  544.           --------------------------------------------------------------- 
  545.           |         |        |         |         |    |        |        | 
  546.           |         |        |         |         |    |        |        | 
  547.        SYSTEM    GENERAL  ACCOUNTS  ACCOUNTS     To  be    FINANCIAL  ORDER 
  548.       UTILITIES  LEDGER   PAYABLE   RECEIVABLE  Announced  UTILITIES  FORM 
  549.  
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.                                -------------------- 
  557.                                | SYSTEM UTILITIES | 
  558.                                |       MENU       | 
  559.                                -------------------- 
  560.                                         | 
  561.                             ------------------------- 
  562.                             |           |           | 
  563.                             |           |           | 
  564.                           CHANGE      CHANGE      CHANGE 
  565.                           REPORT      COMPANY     SYSTEM 
  566.                            DATE        NAME      DEFAULTS 
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.  
  578.  
  579.  
  580.  
  581.  
  582.  
  583.  
  584.  
  585.  
  586.  
  587.  
  588.  
  589.  
  590.  
  591.  
  592.                                       PAGE 5
  593.  
  594.  
  595.  
  596.  
  597.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  598.  
  599.  
  600.                                  TABLE OF CONTENTS 
  601.  
  602.       RESTRICTED PERMISSION TO COPY ..................................   i 
  603.  
  604.       WARRANTY INFORMATION ...........................................  ii 
  605.  
  606.       PREFACE ........................................................   1 
  607.  
  608.       AUTHOR'S NOTES .................................................   3 
  609.  
  610.       SYSTEM FLOWCHARTS ..............................................   5 
  611.  
  612.       INTRODUCTION ...................................................   7 
  613.  
  614.       SECTION ONE - GETTING STARTED ..................................   8 
  615.           1a - Essential hardware ....................................   8 
  616.           1b - Installing Finance Manager ............................   8 
  617.           1c - Installing Additional Modules .........................  10 
  618.           1d - Starting up the Finance Manager program ...............  11 
  619.           1e - The sample accounts ...................................  12 
  620.           1f - Unique functions of Finance Manager ...................  12 
  621.  
  622.       SECTION TWO - FINANCE MANAGER II MASTER MENU....................  15 
  623.           2a - System utilities menu .................................  15 
  624.           2b - Changing the date .....................................  16 
  625.           2c - Changing the company name .............................  16 
  626.           2d - Changing the system defaults ..........................  17 
  627.  
  628.       SECTION THREE - THE GENERAL LEDGER MODULE ......................  20 
  629.  
  630.       SECTION FOUR - THE ACCOUNT RECONCILIATION MODULE................  22 
  631.  
  632.       SECTION FIVE - THE FINANCIAL UTILITIES MODULE ..................  23 
  633.  
  634.       SECTION SIX - THE ACCOUNTS PAYABLE MODULE ......................  25 
  635.  
  636.       SECTION SEVEN - THE ACCOUNTS RECEIVABLE MODULE .................  26 
  637.  
  638.       SECTION EIGHT - USER SUPPORT ...................................  27 
  639.           8a - The user-supported concept ............................  27 
  640.           8b - If you have comments, suggestions, or questions .......  28 
  641.           8c - Why should I pay?  ....................................  28 
  642.           8d - Upgrade policy ........................................  29 
  643.  
  644.  
  645.  
  646.  
  647.  
  648.  
  649.  
  650.  
  651.  
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.  
  658.                                       PAGE 6
  659.  
  660.  
  661.  
  662.  
  663.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  664.  
  665.  
  666.                                    INTRODUCTION 
  667.  
  668.       The proper management of financial resources is the determining factor
  669.       in the  survival of any business,  large or small, public  or private.
  670.       FINANCE MANAGER  II is  a splendid  tool for  you, the  small business
  671.       owner or individual,  to easily manage your  financial resources.  The
  672.       program, moreover,  is easy to  follow and  designed for those  with a
  673.       minimum of bookkeeping experience.
  674.  
  675.  
  676.  
  677.       General Information 
  678.  
  679.       FINANCE MANAGER  is a personal or  small-business financial-management
  680.       program for  the IBM PC,  XT, AT, and PS/2  (or compatibles ).   It is
  681.       thorough,  efficient, and  simple to  use, consisting  of a  series of
  682.       modules designed to assist the  beginning or advanced user in managing
  683.       all types of  financial/bookkeeping systems.  The modules  may be used
  684.       exclusive of one another (except  for Account Reconciliation), or they
  685.       may be  used together, in  any combination.  The Accounts  Payable and
  686.       Receivable  modules  do however  require  the  General Ledger  module.
  687.       Available separately,  the modules are  as follows (see order  form at
  688.       the back of this manual to order): 
  689.  
  690.                                   General Ledger 
  691.                               Account Reconciliation 
  692.                                  Accounts Payable 
  693.                                 Accounts Receivable 
  694.                                 Financial Utilities 
  695.  
  696.  
  697.       FINANCE MANAGER II will become an  essential part of your own business
  698.       and/or personal financial-management program. 
  699.  
  700.       This  documentation describes  how to  get started  using the  FINANCE
  701.       MANAGER  II  program.  Next,  it  separately  describes the  functions
  702.       available in each of the modules. 
  703.  
  704.       An  exceptionally  easy and  low-cost  way  to manage  your  financial
  705.       resources, FINANCE MANAGER II provides the best and most comprehensive
  706.       personal  or  small-business  financial program  available.   We  look
  707.       forward to hearing  from you, and any comments about  this program may
  708.       be included on the user comment form on the last page of this manual. 
  709.  
  710.  
  711.  
  712.  
  713.  
  714.  
  715.  
  716.  
  717.  
  718.  
  719.  
  720.  
  721.  
  722.  
  723.  
  724.                                       PAGE 7
  725.  
  726.  
  727.  
  728.  
  729.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  730.  
  731.  
  732.                            SECTION ONE - GETTING STARTED 
  733.  
  734.  
  735.       Before you initially start using FINANCE  MANAGER II, be sure you take
  736.       the time to  learn some of the basic  preliminary procedures necessary
  737.       to operate the program, as well as  being certain you know some of the
  738.       basic overall  system features.  In  this section, these  elements are
  739.       discussed in detail. 
  740.  
  741.  
  742.  
  743.       1a - Essential Hardware
  744.  
  745.       The minimum system hardware requirements and options are as follows:
  746.  
  747.       REQUIRED:
  748.  
  749.               - IBM PC, XT, AT, or PS/2 (or compatibles) 
  750.               - Monochrome or color graphics board with 80-column display 
  751.               - 256K bytes memory 
  752.               - 2 floppy disk drives (or 1 high-density drive) 
  753.               - IBM Disk Operating System (DOS Version 2.0 through 3.3) 
  754.  
  755.  
  756.       OPTIONAL:
  757.  
  758.               - Hard disk 
  759.               - 80-column (or 132-column) printer 
  760.               - Up to 640K memory 
  761.               - Hercules graphics card 
  762.               - EGA graphics card 
  763.  
  764.  
  765.  
  766.       1b - Installing Finance Manager 
  767.  
  768.       In order  to run FINANCE  MANAGER II for the  first time, on  your own
  769.       computer, be  sure to format your  new blank disks (beginners  tend to
  770.       overlook this step).  And remember, if you have received a new version
  771.       of FINANCE  MANAGER, you  need to re-install  it as if  it were  a new
  772.       module.  If you  are installing a new version we  suggest that you use
  773.       new blank disks or if you are using  a hard disk to delete all the old
  774.       Finance Manager  program files (be  sure you  do not delete  your data
  775.       files).  The procedures  for installing the disks are  outlined in the
  776.       steps below:
  777.  
  778.       Quick install for advanced DOS users: 
  779.  
  780.           Make a backup  copy of all the Finance Manager  disks by using the
  781.           DOS COPY *.*  command and put the original disks  away.  Next copy
  782.           all of the "HOME.*" and "WORK.*" files from these disks to a blank
  783.           data disk. 
  784.  
  785.           If  you are  using a  hard disk,  simply copy  all of  the Finance
  786.           Manager disks into any directory (suggest directory name \FM). 
  787.  
  788.  
  789.  
  790.                                       PAGE 8
  791.  
  792.  
  793.  
  794.  
  795.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  796.  
  797.  
  798.           Next  copy the  CONFIG.SYS  file from  the  General Ledger  Master
  799.           Program disk to your DOS power-up disk (or root directory for hard
  800.           disk users).  If  you already have a CONFIG.SYS file  be sure that
  801.           you add the two commands "FILES=20" and "BUFFERS=20". 
  802.  
  803.           To run Finance Manager type in "RUN"  or "FM".  You may also add a
  804.           filename parameter when running FM (e.g.  FM C:\FM\WORK). 
  805.  
  806.  
  807.       If you have two 360K floppy disk drives: 
  808.  
  809.           1. Using the DOS "FORMAT" command, format blank disks.  The number
  810.              of  disks  required for  each  module  to  be installed  is  as
  811.              follows: 
  812.                      General Ledger (and/or Acct.  Reconcil.) 2 disks. 
  813.                      Financial Utilities 1 disk. 
  814.                      Accounts Receivable 2 disks. 
  815.                      Accounts Payable 2 disks. 
  816.  
  817.              When installing Finance Manager  the install procedure will ask
  818.              you for your DOS disk used when you power-up your computer.  It
  819.              will add  a CONFIG.SYS file  to this  disk (see DOS  manual for
  820.              details).  If a CONFIG.SYS file  already exists on this disk it
  821.              will modify it (if nessessary). 
  822.  
  823.              You will also need one additional  disk to be used as your data
  824.              disk when setting  up your own set of  books.  (When formatting
  825.              disks beginners should remember that the DOS disk goes in drive
  826.              A, and the blank disk goes in drive B. Then type FORMAT B:). 
  827.  
  828.           2. Label each  set of two disks  as follows: The first  is labeled
  829.              "Program Disk",  the second is labeled  "Documentation and Demo
  830.              Disk".   Also  label  the  additional data  disk  "Data  Disk".
  831.              Remember  to also  label  each  disk with  the  module you  are
  832.              installing, so you don't confuse the disks from one module with
  833.              those from another (i.e. "GENERAL LEDGER PROGRAM DISK"). 
  834.  
  835.           3. Put  the  ORIGINAL (not  the  blank  disk) Finance  Manager  II
  836.              General Ledger Master Program Disk in drive A. 
  837.  
  838.           4. From the A> prompt type in the command: INSTALL 
  839.  
  840.           5. Follow the instructions on the screen while running the INSTALL
  841.              procedure. 
  842.  
  843.           6. After completing the INSTALL procedures, FILE AWAY the original
  844.              FINANCE MANAGER  II disks for  safe keeping.  You  should never
  845.              use the original disks. 
  846.  
  847.           7. Place your DOS power-up disk in drive A. 
  848.  
  849.           8. Re-boot the computer by using  "Ctrl Alt Del" or by turning the
  850.              power off and on. 
  851.  
  852.           9. Take  the DOS  power-up disk  out of  drive A  and put  in your
  853.              newly-created FINANCE MANAGER II program disk (any module). 
  854.  
  855.  
  856.                                       PAGE 9
  857.  
  858.  
  859.  
  860.  
  861.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  862.  
  863.  
  864.  
  865.          10. Place the Documentation  and Demo Disk in drive B,  in order to
  866.              use the demo accounts. 
  867.  
  868.          11. Type in the command: RUN (or FM). 
  869.  
  870.          12. You should now be running FINANCE  MANAGER II.  If you are not,
  871.              simply repeat steps 1 - 11. 
  872.  
  873.  
  874.       If you have a high density or 3 1/2" (at least 720K) disk drive: 
  875.  
  876.           Follow instructions  for two floppy-disk drives  above.  After you
  877.           have completed the  INSTALL procedure, you may opt to  copy all of
  878.           the files  from the  PROGRAM DISK and  the DOCUMENTATION  AND DEMO
  879.           DISK on to one high-density disk. 
  880.  
  881.           Another option, if you have more than one module, would be to copy
  882.           all  of the  "FM.COM", "*.CHN",  & "*.00?"  files to  one "PROGRAM
  883.           DISK" (* and ?  = any character) which would eliminate the need to
  884.           swap disks when running different modules. 
  885.  
  886.  
  887.       If you have a hard disk: 
  888.  
  889.           1. Create a directory on your hard disk (e.g., MD \FM). 
  890.  
  891.           2. Change to  this newly-created directory  by using the  DOS "CD"
  892.              command (e.g., CD \FM).   Remember, all programs, documentation
  893.              and data will be placed in this directory. 
  894.  
  895.           3. Put  the  ORIGINAL (not  the  blank  disk) Finance  Manager  II
  896.              General Ledger Master Program Disk in drive A. 
  897.  
  898.           4. From the A> prompt type in the command: INSTALL 
  899.  
  900.           5. Follow the instructions on the screen while running the INSTALL
  901.              procedure. 
  902.  
  903.           6. After completing the INSTALL procedures, FILE AWAY the original
  904.              FINANCE MANAGER  II disks for  safe keeping.  You  should never
  905.              use the original disks. 
  906.  
  907.           7. Re-boot  the computer  by  using "Ctrl Alt Del",  or simply  by
  908.              turning the power off and on.
  909.  
  910.           8. Change to the newly created directory (as above). 
  911.  
  912.           9. Type in the command: RUN (or FM). 
  913.  
  914.          10. You should now be running FINANCE  MANAGER II.  If you are not,
  915.              simply repeat above steps 1-9. 
  916.  
  917.  
  918.       1c - Installing Additional Modules 
  919.  
  920.  
  921.  
  922.                                       PAGE 10
  923.  
  924.  
  925.  
  926.  
  927.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  928.  
  929.  
  930.       If you have already been using FINANCE MANAGER, and you merely want to
  931.       install a new module you simply have to follow the instructions above.
  932.       When running the install procedure it will ask you which module(s) you
  933.       are installing. 
  934.  
  935.       When labeling disks,  remember to mark each disk  with the appropriate
  936.       module name, in order to avoid confusion. 
  937.  
  938.       If you work with  a hard disk, remember to put  all program modules in
  939.       the  same  directory.   Data  files,  however, may  be  in  any  other
  940.       directory. 
  941.  
  942.  
  943.       1d - Starting up the FINANCE MANAGER II Program 
  944.  
  945.       After you have  installed your disks as outlined above,  you are ready
  946.       to start using FINANCE MANAGER II.  To execute FINANCE MANAGER II on a
  947.       regular basis, follow the procedures below: 
  948.  
  949.           1. Insert  the FINANCE  MANAGER II  Program Disk,  which you  have
  950.              created, into drive  A.  If you use a hard  disk, simply change
  951.              to your FINANCE MANAGER directory as above. 
  952.  
  953.           2. Insert your Data  Disk (or Documentation and Demo  Disk, to use
  954.              the demo  accounts) in drive B.  This step is not  necessary if
  955.              you use a hard disk.  
  956.  
  957.           3. Type RUN. 
  958.  
  959.           4. The first  screen contains a  FINANCE MANAGER II  logon notice.
  960.              Press any key to continue. 
  961.  
  962.           5. The next screen  asks you for your data  disk drive, directory,
  963.              and file name: 
  964.  
  965.          ENTER DISK DRIVE(A-H):_: ENTER DIRECTORY:_______________________ 
  966.  
  967.          ENTER FILE NAME:________ 
  968.  
  969.           6. Insert  your  Data Disk  (or  your  Demo  Disk, if  using  demo
  970.              accounts)  in drive  B:.  Then  answer the  "ENTER DISK  DRIVE"
  971.              prompt with "B".  If using a hard disk, answer with "C". 
  972.  
  973.              For  advanced  hard-disk  users,  you may  wish  to  enter  the
  974.              directory  (see  your DOS  manual)  to  select files  in  other
  975.              directories.   If   you  are  using  directories,   enter  your
  976.              directory  at the  "ENTER DIRECTORY:"  prompt.  If  not, simply
  977.              press RETURN at this point. 
  978.  
  979.              NOTE: When using the Demo  accounts, use your DOCUMENTATION AND
  980.                    DEMO DISK.  And  when you want to set up  your own set of
  981.                    books, use your blank DATA DISK which you created above. 
  982.  
  983.           7. At the "ENTER FILE NAME" prompt,  type in the name of the file,
  984.              or simply press ENTER to accept the name as shown. 
  985.  
  986.  
  987.  
  988.                                       PAGE 11
  989.  
  990.  
  991.  
  992.  
  993.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  994.  
  995.  
  996.              The existing files are listed at the bottom half of the screen.
  997.              By using the  left and right keypad arrows, you  can change the
  998.              default value  in the "Filename"  field.  Typing in  a filename
  999.              which does not exist automatically creates a new data file with
  1000.              that name.   To eliminate the need  to enter the disk drive and
  1001.              the file  name each  time you run  FINANCE MANAGER,  you should
  1002.              modify the RUN.BAT  file by adding a command  line parameter to
  1003.              the "FM" command.  For example, if  you want to use drive B: at
  1004.              all times,  and also want  to use  the file name  "MYFILE", you
  1005.              should  change   (edit)  the  RUN.BAT  file   command  "FM"  to
  1006.              "FM B:MYFILE".  (See your DOS manual on how to edit files using
  1007.              EDLIN).  When  you run  FINANCE MANAGER, it  will automatically
  1008.              use the selected file in drive B:, without again asking you. 
  1009.  
  1010.           8. You  should  now be  at  the  FINANCE  MANAGER II  Master  Menu
  1011.              (referred to as the "Master Menu"). 
  1012.  
  1013.           9. If, for example, you now want  to run the General Ledger, press
  1014.              the F2 key (use the "F2" key  on the left (or top) side of your
  1015.              keyboard) to run the General Ledger Main Menu. 
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.       1e - The Sample Accounts 
  1020.  
  1021.       The HOME  and WORK files mentioned  above are two demo  accounts which
  1022.       are  included on  the FINANCE  MANAGER II  Documentation &  Demo Disk.
  1023.       They include a  typical Chart of Accounts, to allow  you to demo while
  1024.       you are  learning the  different functions  of FINANCE  MANAGER.  They
  1025.       also provide you with a sample  of the different types of transactions
  1026.       you  may employ  on the  modules you  are using.   If you  are new  to
  1027.       FINANCE MANAGER, print some reports  while using the demo accounts, in
  1028.       order to  familiarize yourself with  the reports and functions  of the
  1029.       modules.  See the Reports Section, in the Users Manual, for the Module
  1030.       you will be using.  Thoroughly analyze these reports, noting the types
  1031.       of transactions  and which accounts were  being used.  This will  be a
  1032.       tremendous help  when you are  entering your transactions,  since most
  1033.       people employ similar types of transactions. 
  1034.  
  1035.       It  is  important for  you  to  understand  that the  sample  packages
  1036.       included in the  program have been created  exclusively as instruction
  1037.       tools,  to be  used to  help  those who  are learning  to use  FINANCE
  1038.       MANAGER.  Please, do not try to expand  them for use as your own Chart
  1039.       of Accounts, since they contain beginning balances as well as existing
  1040.       transactions.   They are  intended to  be  used merely  as samples  to
  1041.       facilitate the learning process. 
  1042.  
  1043.       In order  to use  these sample  accounts, follow all  of the  steps in
  1044.       "Starting Up the FINANCE MANAGER  II Program" section above, selecting
  1045.       either the "HOME" or "WORK" file at the file name prompt. 
  1046.  
  1047.  
  1048.       1f - Unique Functions of FINANCE MANAGER II 
  1049.  
  1050.       THE ESCAPE (ESC) KEY: The  Escape key  plays a  vital role  when using
  1051.                             FINANCE MANAGER II.  First of all, it allows you
  1052.  
  1053.  
  1054.                                       PAGE 12
  1055.  
  1056.  
  1057.  
  1058.  
  1059.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1060.  
  1061.  
  1062.                             to stop virtually any function, and get you back
  1063.                             to where  you were  before you  called something
  1064.                             up.   (Beginners,  especially,  will  appreciate
  1065.                             this function.) 
  1066.  
  1067.                             If you  are at an  input screen, and you  do not
  1068.                             want  to  continue to  a  new  screen or  a  new
  1069.                             transaction, the Escape key allows you to return
  1070.                             to the menu. 
  1071.  
  1072.                             If you are  entering data and you  make an error
  1073.                             in a certain field, the Escape key allows you to
  1074.                             exit the function and  return to the menu before
  1075.                             any input data is saved. 
  1076.  
  1077.                             If you are already at  a menu, Escape allows you
  1078.                             to return to a  previous menu.  Selection ESC on
  1079.                             the Master Menu  is used to end  the program, as
  1080.                             well as to select a different set of books.  
  1081.  
  1082.                             If  you  would  like   to  stop  a  report  from
  1083.                             printing, you can do so via the Escape key. 
  1084.  
  1085.  
  1086.       INPUT and EDIT MODE:  There are two different modes for entering data:
  1087.                             the  input  mode  and the  edit  mode.   Certain
  1088.                             keystrokes allow  you to switch from  input mode
  1089.                             to edit  mode.  When entering data,  the default
  1090.                             is INPUT mode. 
  1091.  
  1092.                             To enter  edit mode, press keypad  "right arrow"
  1093.                             when in position 1 of  any field.  While in edit
  1094.                             mode, you may use the  keypad arrows, as well as
  1095.                             the Home, End, Ins, Del, and Backspace keys.   
  1096.  
  1097.                             To leave edit mode and enter input mode, move to
  1098.                             the  first position  of the  field by  using the
  1099.                             keypad "left  arrow".  Press the  Backspace key.
  1100.                             You are now in input mode. 
  1101.  
  1102.                             You  can differentiate  between  edit and  input
  1103.                             mode   by  the   highlighting  shades.    Simply
  1104.                             remember that when the shading is solid, you are
  1105.                             in input  mode; when  it is  dotted, you  are in
  1106.                             edit mode. 
  1107.  
  1108.  
  1109.       THE FUNCTION KEYS:    At each  of the FINANCE MANAGER  II Menus, there
  1110.                             is  a  series of  "F"  selections.   The "F"  or
  1111.                             "function"  keys are  the two  vertical rows  of
  1112.                             keys  located  on  the  far  left  side  of  the
  1113.                             keyboard.   These keys  are used  at the  screen
  1114.                             menus, in order to  select the function you wish
  1115.                             to do. 
  1116.  
  1117.  
  1118.  
  1119.  
  1120.                                       PAGE 13
  1121.  
  1122.  
  1123.  
  1124.  
  1125.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1126.  
  1127.  
  1128.       BACKING UP TO         When  you are entering  data in  various fields, 
  1129.       PREVIOUS FIELDS       for instance, when you are entering the Chart of
  1130.                             Accounts or  transactions, you can back  up to a
  1131.                             previous  field by  pressing  the Backspace  key
  1132.                             when you  are in the  first position of  a given
  1133.                             field.   Likewise,  you  can   move  back  to  a
  1134.                             previous field  by pressing the keypad  UP arrow
  1135.                             key. 
  1136.  
  1137.                             You cannot use the keypad  UP arrow when you are
  1138.                             in  a "Select"  field.  Examples  of a  "Select"
  1139.                             field is  the "Enter Filename"  prompt discussed
  1140.                             earlier  in  this  section.  Other  examples  of
  1141.                             "Select"   fields  are   the  fields   used  for
  1142.                             selecting account numbers  in Chart of Accounts,
  1143.                             budget, and transaction input. 
  1144.  
  1145.  
  1146.       PRINTER PAUSE KEY     When you  are printing reports to  your printer,
  1147.                             or to  the disk, you  may "PAUSE" the  report by
  1148.                             pressing  any  key  (except  Esc)  while  it  is
  1149.                             printing.  This  will cause the report  to pause
  1150.                             until you press any key to continue.  When using
  1151.                             this feature, please remember that some printers
  1152.                             have print buffers which will cause the printing
  1153.                             to  continue  until  this buffer  is  completely
  1154.                             printed.   It will  only stop  printing at  that
  1155.                             time. 
  1156.  
  1157.  
  1158.       PAGE DOWN KEY (PgDn)  The PgDn key may be used to accept the remaining
  1159.                             default  inputs  on  the screen  (i.e.  skip  to
  1160.                             bottom of screen) without  the need to press the
  1161.                             Enter (or Return) key at each input field.  This
  1162.                             is very  useful, for  example, when you  need to
  1163.                             change only one input field on a screen and need
  1164.                             a fast way  to skip to  the bottom of  the input
  1165.                             screen. 
  1166.  
  1167.       TAB & SHIFT TAB       The Tab  and Shift Tab keys  duplicate the Enter
  1168.                             and Backspace keys respectively. 
  1169.  
  1170.  
  1171.  
  1172.  
  1173.  
  1174.  
  1175.  
  1176.  
  1177.  
  1178.  
  1179.  
  1180.  
  1181.  
  1182.  
  1183.  
  1184.  
  1185.  
  1186.                                       PAGE 14
  1187.  
  1188.  
  1189.  
  1190.  
  1191.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1192.  
  1193.  
  1194.                    SECTION TWO - FINANCE MANAGER II MASTER MENU 
  1195.  
  1196.  
  1197.       The FINANCE MANAGER  II Master Menu is the first  menu to appear after
  1198.       you log on (enter filename) to the system.  The Master Menu appears as
  1199.       follows: 
  1200.  
  1201.                       -------------------------------------- 
  1202.                       |   FINANCE MANAGER II MASTER MENU   | 
  1203.                       -------------------------------------- 
  1204.                       |                                    | 
  1205.                       |   ESC End/Restart Program          | 
  1206.                       |   F1  System Utilities Menu        | 
  1207.                       |   F2  General Ledger               | 
  1208.                       |   F3  Accounts Payable             | 
  1209.                       |   F4  Accounts Receivable          | 
  1210.                       |   F5  To be announced              | 
  1211.                       |   F6  To be announced              | 
  1212.                       |   F7  Financial Utilities          | 
  1213.                       |   F8  Order Form                   | 
  1214.                       |                                    | 
  1215.                       |   ENTER YOUR SELECTION:            | 
  1216.                       |                                    | 
  1217.                       |                                    | 
  1218.                       -------------------------------------- 
  1219.  
  1220.       This documentation  discusses getting started,  as well as  the System
  1221.       Utilities Menu.  For explanations on how  to use the other master menu
  1222.       selections, see the Users Manual  for that selection.  In the sections
  1223.       which follow,  we will briefly discuss  features of each of  the other
  1224.       financial modules. 
  1225.  
  1226.  
  1227.  
  1228.       2a - System Utilities Menu 
  1229.  
  1230.       The System Utilities  Menu, which is selection F1 on  the Master Menu,
  1231.       contains  functions which  affect all  of the  modules.  By  selecting
  1232.       option F1, the System Utilities Menu appears as follows: 
  1233.  
  1234.  
  1235.  
  1236.  
  1237.  
  1238.  
  1239.  
  1240.  
  1241.  
  1242.  
  1243.  
  1244.  
  1245.  
  1246.  
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.                                       PAGE 15
  1253.  
  1254.  
  1255.  
  1256.  
  1257.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1258.  
  1259.  
  1260.                       -------------------------------------- 
  1261.                       |       SYSTEM UTILITIES MENU        | 
  1262.                       -------------------------------------- 
  1263.                       |                                    | 
  1264.                       |                                    | 
  1265.                       |   ESC  Return to Main Menu         | 
  1266.                       |                                    | 
  1267.                       |   F1   Change Date                 | 
  1268.                       |   F2   Change Company Name         | 
  1269.                       |   F3   Change System Defaults      | 
  1270.                       |                                    | 
  1271.                       |                                    | 
  1272.                       |                                    | 
  1273.                       |                                    | 
  1274.                       |   ENTER YOUR SELECTION:            | 
  1275.                       |                                    | 
  1276.                       |                                    | 
  1277.                       -------------------------------------- 
  1278.  
  1279.  
  1280.       The System  Utilities menu allows you  to change the system  date (the
  1281.       date that  prints on your reports),  as well as the  company name that
  1282.       prints on your reports, and the system defaults. 
  1283.  
  1284.  
  1285.  
  1286.       2b - Changing the Date 
  1287.  
  1288.       Changing the date  is only necessary if  you have not set  the date at
  1289.       the time you  powered up your computer (either manually  using the DOS
  1290.       DATE command, or automatically with an internal clock board).  This is
  1291.       the date which will appear on your screen and on your printed reports.
  1292.       It is not  used for any other function.  Remember,  it does not change
  1293.       the date of  your system clock, and it will  be automatically reset if
  1294.       you  exit  the program.   If  your  computer  does  not set  the  time
  1295.       automatically, you  should set a new  date every time you  run FINANCE
  1296.       MANAGER, or your reports will have  the wrong date.  The currently set
  1297.       date is shown in the upper left-hand corner of your screen. 
  1298.  
  1299.           1. To change  the date,  select F1 on  the System  Utilities Menu.
  1300.              The following prompt appears: 
  1301.  
  1302.                            REPORT HEADING DATE:__-__-__ 
  1303.  
  1304.           2. After typing in the desired date, press ENTER. 
  1305.  
  1306.  
  1307.  
  1308.       2c - Changing the Company Name 
  1309.  
  1310.       The "company name" is a two-line name  which will appear at the top of
  1311.       your screen  and on  all reports.   This name is  tied to  the current
  1312.       Chart of Accounts  you are working on.  It is,  however, only used for
  1313.       report purposes and does not change your data file name. 
  1314.  
  1315.           1. Select  F2  from  the  System Utilities  menu.   The  following
  1316.  
  1317.  
  1318.                                       PAGE 16
  1319.  
  1320.  
  1321.  
  1322.  
  1323.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1324.  
  1325.  
  1326.              prompts appear: 
  1327.  
  1328.                        LINE 1:______________________________ 
  1329.                        LINE 2:______________________________ 
  1330.  
  1331.           2. At Line 1, type the new company name. 
  1332.  
  1333.           3. At Line 2, type any title which you would like on all reports. 
  1334.  
  1335.  
  1336.  
  1337.       2d - Changing the System Defaults 
  1338.  
  1339.       The system defaults are preset in  the program.  Remember, they do not
  1340.       have  to  be  changed in  order  to  run  the  program.  Some  of  the
  1341.       parameters, however, may be reset or changed by you, depending on what
  1342.       type of hardware you have.  Each set  of books (data file) has its own
  1343.       configuration file, and must be set separately while using that set of
  1344.       books. 
  1345.  
  1346.       To change the system defaults, follow the procedures listed below: 
  1347.  
  1348.           1. Select F3 from the System Utilities menu.  The following screen
  1349.              appears: 
  1350.  
  1351.       NUMBER OF LINES PER PAGE (Usually 66):__ 
  1352.       PRINTER CONTROL CODES (Escape Sequences): 
  1353.        Optional Initialization Setup:___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ 
  1354.             Compressed Mode (17 cpi):___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ 
  1355.                 Normal Mode (10 cpi):___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ ___ 
  1356.  
  1357.  
  1358.       100% IBM COMPATIBLE (Y/N)?_            DISPLAY SCREEN IN COLOR (Y/N)?_ 
  1359.       DISPLAY DATE IN U.S. FORMAT (Y/N)?_           Foreground Color(0-15):_ 
  1360.       DOES PRINTER HAVE 14-INCH PAPER (Y/N)?_       Background Color(0-15):_ 
  1361.       PRINT ACCOUNTS WITH ZERO AMOUNTS(Y/N)?_ 
  1362.  
  1363.       ACCOUNT NUMBERS FOR RECONCILIATION: 
  1364.                                     ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ 
  1365.                                     ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ 
  1366.  
  1367.           2. "NUMBER OF LINES  PER PAGE" refers to the number  of lines on a
  1368.              page.  This is usually 66  on 11-inch-long paper, printing at 6
  1369.              lines per inch.  For example, if the length of your paper is 11
  1370.              inches long, you would multiply  the paper length by the number
  1371.              of lines per inch (e.g.  11 X 6 = 66) to arrive at the 66 lines
  1372.              per  page of  paper.  The  number  of actual  lines printed  is
  1373.              determined by  the system,  and is somewhat  less, in  order to
  1374.              leave a top and a bottom margin. 
  1375.  
  1376.           3. The  "PRINTER  CONTROL CODES"  are  used  to customize  FINANCE
  1377.              MANAGER to your  printer.  The inputs for these  fields are the
  1378.              escape  sequences which  change  your printer  modes (see  your
  1379.              printer manual for proper codes).   All inputs are numbers from
  1380.              0 to  255.  If  you do  not  know what  codes to  use for  your
  1381.              printer, simply leave all fields blank. 
  1382.  
  1383.  
  1384.                                       PAGE 17
  1385.  
  1386.  
  1387.  
  1388.  
  1389.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1390.  
  1391.  
  1392.  
  1393.                 a. The  "Optional Initialization  Setup" will  allow you  to
  1394.                    send a special  setup string to the printer  when you run
  1395.                    FINANCE  MANAGER.  It  is usually  blank, and  usually is
  1396.                    used only  by advanced  users.  It  may, for  example, be
  1397.                    used to  move your printer's  default left margin,  or it
  1398.                    may be used to change printer font you are using. 
  1399.  
  1400.                 b. The "Compressed Mode" is used to change your printer font
  1401.                    to its 17-characters-per-inch  compressed-font mode.  For
  1402.                    Epson, use "15" in the first field. 
  1403.  
  1404.                 c. The "Normal Mode" is to  change your printer font back to
  1405.                    its normal  10-characters-per-inch mode.  For  Epson, use
  1406.                    "18" in the first field. 
  1407.  
  1408.           4. Answer the "100% IBM compatible" with  "Y" (yes) if you have an
  1409.              IBM PC or a 100% clone equivalent to this machine. 
  1410.  
  1411.           5. Answer "DISPLAY SCREEN  IN COLOR" with "Y" (yes) if  you have a
  1412.              color display board  and you would like FINANCE  MANAGER to use
  1413.              color.  If  you select color, you  will next be prompted  for a
  1414.              "Foreground Color"  and "Background  Color".  You must  enter a
  1415.              number  between 0  and 15  (as requested),  and the  Foreground
  1416.              Color must be  different from the Background Color.   A list of
  1417.              approximate colors selections is as follows: 
  1418.  
  1419.                               0 = Black   4 = Red 
  1420.                               1 = Blue    5 = Magenta 
  1421.                               2 = Green   6 = Brown 
  1422.                               3 = Cyan    7 = White 
  1423.  
  1424.                              8 - 15  Give you  the same colors as  above but
  1425.                                      brighter (e.g. 9=light blue). 
  1426.  
  1427.           6. If you live in the U.S.A., you will probably want to answer the
  1428.              "DISPLAY DATE  IN U.S.   FORMAT" prompt  with "Y"  (yes).  This
  1429.              will cause all date displays and  prompts to be in the MM-DD-YY
  1430.              format.  If  you answer with  "N" (no),  you will be  using the
  1431.              DD.MM.YY  date format.   Be sure  to note  that when  using the
  1432.              DD.MM.YY format, the time displays will be using a 24-hour time
  1433.              display, without "am" or "pm" (i.e.  18:00 instead of 6:00pm). 
  1434.  
  1435.           7. If you  happen to have  a wide-carriage printer, and  are using
  1436.              14'' paper,  you should  answer "DOES  PRINTER HAVE  14" PAPER"
  1437.              with a "Y" (yes).  This will allow you to print trended reports
  1438.              on the  entire width of the  paper.  A "N" (no)  answer to this
  1439.              prompt will keep all printouts within 8 1/2" (80 characters) of
  1440.              paper width. 
  1441.  
  1442.           8. If you prefer to skip the printing of accounts with zero amount
  1443.              balances,  on reports,  answer  the "PRINT  ACCOUNTS WITH  ZERO
  1444.              AMOUNTS" prompt with a "N" (no). 
  1445.  
  1446.           9. The "ACCOUNT NUMBERS  FOR RECONCILIATION" field is  used by the
  1447.              account  reconciliation  module.  If  you  are  not using  this
  1448.  
  1449.  
  1450.                                       PAGE 18
  1451.  
  1452.  
  1453.  
  1454.  
  1455.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1456.  
  1457.  
  1458.              module you may  leave the account number fields  blank.  If you
  1459.              are using it be sure to  enter all the account numbers that you
  1460.              will want to reconcile  (e.g., checking account numbers, credit
  1461.              card or  loan account  numbers, etc.).  Entering  these account
  1462.              numbers causes FINANCE MANAGER II to save the transaction data,
  1463.              after running  the End  of Period postings,  in order  to avoid
  1464.              reconciliation problems  in the  new year  which are  caused by
  1465.              previous-year transactions. 
  1466.  
  1467.       Change or add any necessary default  parameters.  To do this, refer to
  1468.       the  documentation for  your  individual hardware.   After adding  any
  1469.       data, press ENTER.  If you wish to leave any field as is, press ENTER.
  1470.       In order to clear a field, enter a blank space. 
  1471.  
  1472.       The above procedure will create a  file called "????.CNF" on your data
  1473.       disk.  The "????" will be replaced with  the name of the data file you
  1474.       are working on  (i.e. if you are  using the HOME demo  files, the file
  1475.       created  will  have  a  name  of "HOME.CNF").   You  should  create  a
  1476.       configuration file for  each of your data files.  Each  data file thus
  1477.       has its own configuration.  If you wish to save time, you may copy the
  1478.       configuration file from  one set of books to another  set by using the
  1479.       DOS "COPY" command. 
  1480.  
  1481.       Four  sample printer  configuration files  are on  the GENERAL  LEDGER
  1482.       DOCUMENTATION &  DEMO DISK.  These  files can  be copied to  your DATA
  1483.       DISK and renamed  to "????.CNF", where the "????" is  the name of your
  1484.       data  files.   Select  whichever  file  matches  your  printer  brand.
  1485.       However, it  is not necessary to  use these files since  they are only
  1486.       provided as sample configurations.   These configuration filenames are
  1487.       as follows: 
  1488.  
  1489.                   EPSON.CNF, HP-LASER.CNF, JUKI.CNF, PROWRITE.CNF 
  1490.  
  1491.  
  1492.  
  1493.  
  1494.  
  1495.  
  1496.  
  1497.  
  1498.  
  1499.  
  1500.  
  1501.  
  1502.  
  1503.  
  1504.  
  1505.  
  1506.  
  1507.  
  1508.  
  1509.  
  1510.  
  1511.  
  1512.  
  1513.  
  1514.  
  1515.  
  1516.                                       PAGE 19
  1517.  
  1518.  
  1519.  
  1520.  
  1521.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1522.  
  1523.  
  1524.                      SECTION THREE - THE GENERAL LEDGER MODULE
  1525.  
  1526.       The  FINANCE MANAGER  II,  General Ledger  Module,  is a  menu-driven,
  1527.       double-entry bookkeeping system which is  suitable for personal or for
  1528.       small business  use.  Although  it is  easy to use,  you must  have an
  1529.       understanding of  double-entry (debits and credits)  bookkeeping.  For
  1530.       the novice, sample  accounts are provided to assist you  in setting up
  1531.       your accounts, as well as examples of basic transactions. 
  1532.  
  1533.       The  General Ledger  Module keeps  track of  assets, liabilities,  net
  1534.       worth, income and expenses.  It  also assists the small business owner
  1535.       in  spotting  financial  trends.  The  program  records  transactions,
  1536.       categorizes them  into various  accounts, and  generates a  variety of
  1537.       financial statements, reports and graphs. 
  1538.  
  1539.       In  addition  to  being  a  powerful management  tool  for  the  small
  1540.       business,  this  module assists  you,  the  individual, in  the  tasks
  1541.       necessary  to keep  track  of your  financial  standing.  It  performs
  1542.       day-to-day functions such as monitoring the balances of bank accounts,
  1543.       credit cards, loans, etc.  Furthermore, this module tracks how closely
  1544.       you are  sticking to a budget.   It documents all of  your belongings,
  1545.       thus providing  a backup record  for insurance purposes.   The General
  1546.       Ledger  Module also  provides a  record of  earnings and  expenses, in
  1547.       order to assist you in preparing your income tax paperwork. 
  1548.  
  1549.  
  1550.       The  outstanding bookkeeping  features in  the General  Ledger program
  1551.       include the following:  
  1552.  
  1553.           * Maintains Accounts 
  1554.                 - Stores up to 1999 accounts 
  1555.                 - Tracks monthly budget for income and expense accounts   
  1556.                 - Maintains multiple sets of books 
  1557.                 - Provides three subtotal levels 
  1558.                 - Maintains  a  detailed list  of  everything  you own,  and
  1559.                   everyone you owe 
  1560.  
  1561.           * Records Transactions 
  1562.                 - Allows  up to  32,000  transactions per  year (3,800  with
  1563.                   floppy disks) 
  1564.                 - Sorts transactions by date order or by order of input 
  1565.                 - Permits multiple debits and credits per transaction  
  1566.                 - Allows user to easily correct and/or delete transactions 
  1567.                 - Provides   a  check-number   input  field   when  entering
  1568.                   transactions 
  1569.                 - Allows user to enter transactions from a previous month or
  1570.                   year 
  1571.  
  1572.           * Creates Financial Reports 
  1573.                 - Provides full range of financial reports 
  1574.                 - Reports by month, quarter, or year 
  1575.                 - Provides summary, or trended (by month) reports 
  1576.  
  1577.           * Performs Fiscal Year Tasks   
  1578.                 - All closing entries performed automatically by the system 
  1579.                 - Beginning  balances automatically  set for  new accounting
  1580.  
  1581.  
  1582.                                       PAGE 20
  1583.  
  1584.  
  1585.  
  1586.  
  1587.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1588.  
  1589.  
  1590.                   period  
  1591.                 - Variable fiscal year, or accounting period capability 
  1592.  
  1593.           * Creates Graphs of your account balances. 
  1594.  
  1595.  
  1596.  
  1597.       System Features of the General Ledger Module 
  1598.  
  1599.       The advanced system features include the following: 
  1600.  
  1601.           * Defaults for input fields, to minimize data entry  
  1602.           * Validation of all inputs  
  1603.           * Customized configuration  
  1604.           * Ability to store reports to a disk file 
  1605.           * Active Chart-of-Accounts  listing on bottom half  of blank input
  1606.             screens 
  1607.  
  1608.  
  1609.  
  1610.  
  1611.  
  1612.  
  1613.  
  1614.  
  1615.  
  1616.  
  1617.  
  1618.  
  1619.  
  1620.  
  1621.  
  1622.  
  1623.  
  1624.  
  1625.  
  1626.  
  1627.  
  1628.  
  1629.  
  1630.  
  1631.  
  1632.  
  1633.  
  1634.  
  1635.  
  1636.  
  1637.  
  1638.  
  1639.  
  1640.  
  1641.  
  1642.  
  1643.  
  1644.  
  1645.  
  1646.  
  1647.  
  1648.                                       PAGE 21
  1649.  
  1650.  
  1651.  
  1652.  
  1653.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1654.  
  1655.  
  1656.                  SECTION FOUR - THE ACCOUNT RECONCILIATION MODULE
  1657.  
  1658.       The  Account Reconciliation  Module has  been created  to help  you by
  1659.       automating  the  balancing  of  your  checkbook,  a  feature  everyone
  1660.       appreciates.  It can also help you  to monitor and balance your credit
  1661.       card statements. 
  1662.  
  1663.       This  module will  keep track  of  all transactions  for a  particular
  1664.       account.   It will  show  which transactions  have  "Cleared", or  are
  1665.       included in the balance on your bank statement, and which transactions
  1666.       remain outstanding.   This helpful  feature provides a  perfect method
  1667.       for balancing your checking account statements, as well as any loan or
  1668.       charge card statements which you may have. 
  1669.  
  1670.       With  this effective  and  time-saving  module, you  will  be able  to
  1671.       balance statements easily and  efficiently, without spending the usual
  1672.       time-consuming  hours  trying to  figure  out  where  you are  out  of
  1673.       balance.   Moreover, if  your checking  account happens  to be  out of
  1674.       balance, the Account Reconciliation will tell you the exact amount you
  1675.       are  off.   This reconciliation  process  is  simple, since  all  data
  1676.       required for reconciliation is entered when you are entering ordinary,
  1677.       everyday transactions, making any additional data inputs unnecessary. 
  1678.  
  1679.       Furthermore, you will also see which transactions (deposits, payments,
  1680.       credits,  etc.)  your  financial  institution does  not  have  in  its
  1681.       statement-of-account  balance,   but  you   have  entered   in  yours.
  1682.       Consequently, you  may balance and  verify your accounts,  quickly and
  1683.       simply, each time you receive a financial statement. 
  1684.  
  1685.       The Account Reconciliation also provides the option of allowing you to
  1686.       print a listing  of outstanding transactions on  a particular account.
  1687.       Comparing this listing to your  statement(s) will help you to discover
  1688.       any discrepancies you may have. 
  1689.  
  1690.       It is recommended  that you have at  least 512K of memory  to use this
  1691.       module. 
  1692.  
  1693.  
  1694.  
  1695.  
  1696.  
  1697.  
  1698.  
  1699.  
  1700.  
  1701.  
  1702.  
  1703.  
  1704.  
  1705.  
  1706.  
  1707.  
  1708.  
  1709.  
  1710.  
  1711.  
  1712.  
  1713.  
  1714.                                       PAGE 22
  1715.  
  1716.  
  1717.  
  1718.  
  1719.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1720.  
  1721.  
  1722.                    SECTION FIVE - THE FINANCIAL UTILITIES MODULE
  1723.  
  1724.       The Financial  Utilities Module  allows you  to make  common financial
  1725.       calculations with minimal effort and  time.  The functions included in
  1726.       this module are as follows: 
  1727.  
  1728.       LOAN ANALYSIS: Payments, original loan amounts, interest rates, terms,
  1729.                      and amortization schedules. 
  1730.  
  1731.       DEPRECIATION:  Straight  line,  straight percent,  declining  balance,
  1732.                      sum-of-the-years-digits,  ACRS,  MACRS,  and  Alternate
  1733.                      MACRS methods. 
  1734.  
  1735.       INVESTMENTS:   Present and future value of annuities, internal rate of
  1736.                      return, net  present value, bond price,  and bond yield
  1737.                      to maturity. 
  1738.  
  1739.  
  1740.       Examples of some basic functions 
  1741.  
  1742.       A monthly loan  payment can be  quickly calculated using  any interest
  1743.       rate, over  any time  period.  It  is a  wonderfully useful  tool when
  1744.       thinking about  purchasing a  car, a  boat, or  a house  with borrowed
  1745.       money, and wanting to know what the  cost per month would be.  You are
  1746.       able  to  quickly compare  different  monthly  payments for  loans  of
  1747.       different  interest  rates,  loan  amounts, and  payment  terms.   All
  1748.       options are available to you at a glance. 
  1749.  
  1750.       The loan-amortization schedule  will show you what  your loan payments
  1751.       will be,  as described above.   It will  take that payment  figure and
  1752.       calculate how much of your payment  is going to principle, how much is
  1753.       going to interest, and what the remaining balance on the loan is.  You
  1754.       will, moreover, be able to see the balance on a loan after each months
  1755.       payment, during the life of regular mortgages, or auto and boat loans. 
  1756.  
  1757.       The  depreciation  schedule  creates  a  report  of  what  the  yearly
  1758.       depreciation of an asset is.  It takes into account the purchase price
  1759.       of the product,  its salvage value, and the useful  life of the asset.
  1760.       With this  easy-to-use function,  the calculated  depreciation expense
  1761.       can easily  be entered into  your asset and expense  accounts, without
  1762.       any unnecessary educated guesses as to what the amount of depreciation
  1763.       for that year should be. 
  1764.  
  1765.       The  Present Value calculation  will  take a  monthly  payment for  an
  1766.       annuity, and  calculate the  present value (its  worth today)  of that
  1767.       amount.  One  usage is if  you bought a car  and took out  a four-year
  1768.       loan at 12% interest.  The payment  is 263.34 per month, but you can't
  1769.       remember what the loan amount was.  The answer: $10,000. 
  1770.  
  1771.       The Future Value  calculation will take  a monthly payment  amount and
  1772.       calculate the future value of that  amount.  An example, might be your
  1773.       IRA retirement fund,  and you want to  know how much you  will have to
  1774.       retire on.  For example: If you put 166.67 per month (a total of 2,000
  1775.       per year)  into an IRA  account, which  earned 10% interest  per year,
  1776.       after 30 years (360 months) you would have $178,381.53. 
  1777.  
  1778.  
  1779.  
  1780.                                       PAGE 23
  1781.  
  1782.  
  1783.  
  1784.  
  1785.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1786.  
  1787.  
  1788.       There's no  doubt that you  will have  great fun discovering  how much
  1789.       money you  saved, or  spent, by  using these  easy-to-follow Financial
  1790.       Utilities calculations.   Furthermore, you will now  have the pleasure
  1791.       of knowing what the financial effect of decision making is, before you
  1792.       make the decisions and, perhaps  more importantly, before you speak to
  1793.       your banker. 
  1794.  
  1795.       In summary, it is most important for you to be well informed, and know
  1796.       the impacts  of any decision  making, before your  important financial
  1797.       decisions are make. 
  1798.  
  1799.  
  1800.  
  1801.  
  1802.  
  1803.  
  1804.  
  1805.  
  1806.  
  1807.  
  1808.  
  1809.  
  1810.  
  1811.  
  1812.  
  1813.  
  1814.  
  1815.  
  1816.  
  1817.  
  1818.  
  1819.  
  1820.  
  1821.  
  1822.  
  1823.  
  1824.  
  1825.  
  1826.  
  1827.  
  1828.  
  1829.  
  1830.  
  1831.  
  1832.  
  1833.  
  1834.  
  1835.  
  1836.  
  1837.  
  1838.  
  1839.  
  1840.  
  1841.  
  1842.  
  1843.  
  1844.  
  1845.  
  1846.                                       PAGE 24
  1847.  
  1848.  
  1849.  
  1850.  
  1851.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1852.  
  1853.  
  1854.                      SECTION SIX - THE ACCOUNTS PAYABLE MODULE
  1855.  
  1856.  
  1857.       The FINANCE  MANAGER Accounts Payable  Module provides a great  way to
  1858.       keep track  of all your vendor  payables.  The module is  an essential
  1859.       element in managing  your cash flow.  Vendor  information and balances
  1860.       are always  available through  on-line features.   This simple  to use
  1861.       module will greatly  enhance your ability to track and  pay vendors on
  1862.       time.  Multiple  distribution and  full integration into  your General
  1863.       Ledger will save you hours of time, effort and money. 
  1864.  
  1865.       Some  of  the outstanding  features  of  the Accounts  Payable  Module
  1866.       include the following: 
  1867.  
  1868.       - Use continuous form checks           Complete reports include: 
  1869.       - Manual checks allowed                   - Accounts payable journal 
  1870.       - Prior period adjustments allowed        - Schedule of payables 
  1871.       - Fully integrated with your G/L          - Vendor activity report 
  1872.       - Enter misc. debits and credits          - Vendor accounts list 
  1873.       - Pre or post date transactions           - Sorted Vendor labels 
  1874.       - Use window envelopes for checks         - Non-posted transactions 
  1875.       - Select payments by due date, discount   - Non-posted payments 
  1876.           date or vendor                        - Computer generated checks 
  1877.       - Up to 2,000 vendors setup               - G/L distribution report 
  1878.       - Up to 32,000 transactions per year 
  1879.       - Easy to correct/delete transactions 
  1880.       - Print summary or trended balance reports 
  1881.       - Posts to General Ledger in summary or detail format. 
  1882.  
  1883.       This module will automate the payment of all invoices.  You will never
  1884.       miss another discount  or due date thus save your  company money.  All
  1885.       checks are printed by computer thus saving hours of check writing time
  1886.       as well. 
  1887.  
  1888.       All reports (except checks) can be  printed or displayed on the screen
  1889.       for fast on-line  account information.  All reports can  be printed or
  1890.       displayed any number of times, and at any time. 
  1891.  
  1892.       Posting to the  General Ledger does not have to  be completed in order
  1893.       to  see account  balances  or  write checks.   It  must be  completed,
  1894.       however, in order  to update your General Ledger  accounts.  Since the
  1895.       posting system  is "Smart", you  may post any  number of times  in one
  1896.       month, without any double posting errors. 
  1897.  
  1898.       The  Accounts Payable  Module is  fully integrated  into your  General
  1899.       Ledger Module, and all G/L accounts are easily updated by pressing one
  1900.       key. 
  1901.  
  1902.       This  is one  of  the  easiest and  error-free  ways  to track  vendor
  1903.       balances and  pay invoices  on time.  Like  the other  FINANCE MANAGER
  1904.       modules, you don't have to be an accountant in order to figure out how
  1905.       to use it. 
  1906.  
  1907.  
  1908.  
  1909.  
  1910.  
  1911.  
  1912.                                       PAGE 25
  1913.  
  1914.  
  1915.  
  1916.  
  1917.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1918.  
  1919.  
  1920.                   SECTION SEVEN - THE ACCOUNTS RECEIVABLE MODULE
  1921.  
  1922.  
  1923.       The FINANCE MANAGER  Accounts Receivable Module provides  a simple way
  1924.       to keep track  of all of your customer receivables.   It allows you to
  1925.       set up customers,  and bill them, using  balance-forward accounting by
  1926.       printing statements which show all outstanding activity. 
  1927.  
  1928.       Some of  the outstanding  features of  the Accounts  Receivable Module
  1929.       include the following: 
  1930.  
  1931.       - Up to 2000 customers             Complete reports include: 
  1932.       - Multiple G/L distributions          - Accounts Receivable Journal 
  1933.       - Integrated with your G/L            - Balance Forward Statements 
  1934.       - Prior period adjustments allowed    - Receivable Aging Report 
  1935.       - Post-dated transactions allowed     - Schedule of Receivables 
  1936.       - Finance charges                     - Customer Accounts List 
  1937.       - Miscellaneous debits & credits      - Customer Address Labels 
  1938.       - Balance-forward accounting          - Non-posted Transaction Journal 
  1939.       - Statements for window envelopes     - G/L distribution report 
  1940.       - Prior-period information on-line    - Customer Invoices 
  1941.       - Up to 32,000 transactions per year 
  1942.       - Posts to General Ledger in summary or detail format 
  1943.       - Custom message on monthly statements 
  1944.  
  1945.       When using  balance-forward accounting, only the  transactions for the
  1946.       statement period  you select are  shown.  Outstanding balances  from a
  1947.       prior period are shown only as a single Beginning Balance amount.  You
  1948.       may, at  any time, print  a statement for a  prior period and  see all
  1949.       detail for that period. 
  1950.  
  1951.       All reports can be printed or displayed on the screen for fast on-line
  1952.       account  information.  All  reports can  be printed  or displayed  any
  1953.       number of times, and at any time. 
  1954.  
  1955.       Posting  does  not have  to  be  completed  in  order to  see  account
  1956.       balances.   It must  be completed,  however, in  order to  update your
  1957.       General Ledger.  Since the posting system is "Smart", you may post any
  1958.       number of times in one month, without any errors. 
  1959.  
  1960.       The Accounts Receivable  Module is fully integrated  into your General
  1961.       Ledger Module, and all GL accounts  are easily updated by pressing one
  1962.       key. 
  1963.  
  1964.       In short, the Accounts Receivable Module is one of the easiest-to-use,
  1965.       error-free ways  to help you  track all customer  receivable accounts.
  1966.       And  like other  FINANCE  MANAGER modules,  you don't  have  to be  an
  1967.       accountant in order to figure out how to use it. 
  1968.  
  1969.  
  1970.  
  1971.  
  1972.  
  1973.  
  1974.  
  1975.  
  1976.  
  1977.  
  1978.                                       PAGE 26
  1979.  
  1980.  
  1981.  
  1982.  
  1983.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  1984.  
  1985.  
  1986.  
  1987.                            SECTION EIGHT - USER SUPPORT 
  1988.  
  1989.  
  1990.       FINANCE MANAGER II IS USER-SUPPORTED  SOFTWARE!  If you are using this
  1991.       software, and find it to be of value to you, your payment is necessary
  1992.       and  appreciated.  The  suggested purchase  price is  a true  bargain.
  1993.       Please send your check or money order to:
  1994.  
  1995.                                HOOPER INTERNATIONAL 
  1996.                                   P.O.  Box 62219 
  1997.                             Colorado Springs, CO 80962 
  1998.  
  1999.       As a  user of  FINANCE MANAGER II,  we invite you  to share  with your
  2000.       friends and  other users by  making a copy  of the evaluation  copy of
  2001.       this program.   For payment, we  continue to employ the  honor system,
  2002.       which has worked for  us and for you, our user.  In  the long run, the
  2003.       $40.00  suggested  price  is  incidental when  compared  to  the  many
  2004.       benefits  and  time-saving  factors  derived from  using  this  superb
  2005.       program.  We invite you to use, share, and enjoy! 
  2006.  
  2007.  
  2008.       8a - The User-Supported Concept
  2009.  
  2010.       User-supported  software  is  an  experiment in  the  distribution  of
  2011.       computer programs.  It is based on the following beliefs:
  2012.  
  2013.           - The value and  utility of software is best assessed  by the user
  2014.             on his or her own system.
  2015.  
  2016.           - The creation  of personal  computer software  can and  should be
  2017.             supported by the computing community.
  2018.  
  2019.           - The  copying  of  programs  should be  encouraged,  rather  than
  2020.             restricted.
  2021.  
  2022.           - Quality software should be available at reasonable cost. 
  2023.  
  2024.       Anyone may  request a copy  of a  user-supported program by  sending a
  2025.       blank, formatted  disk to  the author of  the program.   An addressed,
  2026.       postage-paid return  mailer must  accompany the disk.   A copy  of the
  2027.       program, with documentation on the disk,  is then sent by return mail.
  2028.       The program carries a notice  suggesting a payment of the registration
  2029.       fee to the program's author. 
  2030.  
  2031.       Free  distribution of  software, and  voluntary payment  for its  use,
  2032.       eliminates costs  for advertising and copy-protection  schemes.  Users
  2033.       obtain quality software  at reduced cost.  They have  the advantage of
  2034.       trying the  software before buying,  and they can  do so at  their own
  2035.       pace and in the comfort of their  own home or office.  We all know the
  2036.       best programs survive, based purely on their quality and usefulness. 
  2037.  
  2038.       Please join  in the experiment.  If  you believe in these  ideals, and
  2039.       use the program, your payment is  necessary and solicited to help make
  2040.       the experiment viable and workable. 
  2041.  
  2042.  
  2043.  
  2044.                                       PAGE 27
  2045.  
  2046.  
  2047.  
  2048.  
  2049.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  2050.  
  2051.  
  2052.  
  2053.  
  2054.  
  2055.  
  2056.       8b - If You Have Comments, Suggestions, or Questions .  .  .
  2057.  
  2058.       It  is our  express  goal  to provide  you  with the  highest-quality,
  2059.       easiest-to-use programs at the lowest price. 
  2060.  
  2061.       The best way to receive help  with your questions, or response to your
  2062.       suggestions, is  to call or  send a letter to  us.  Or simply  use the
  2063.       User  Comment Form  on  the last  page  of this  manual.   Be sure  to
  2064.       carefully detail  the problem  and all  symptoms (perhaps  providing a
  2065.       printout as  an example,  if applicable).   Please include  a stamped,
  2066.       self-addressed  return   envelope.   We  will  respond   to  all  such
  2067.       questions, as soon as possible. 
  2068.  
  2069.       Before writing  or calling, however,  we encourage you to  please read
  2070.       over the  documentation one more time,  looking for an answer  to your
  2071.       questions or a solution to your problem. 
  2072.  
  2073.       If you  are a  REGISTERED USER  you may call  us at  (719)528-8989 for
  2074.       instant help  with your  problem or  question.  We  do not  charge for
  2075.       customer support like others. 
  2076.  
  2077.       If you are NOT a REGISTERED USER (not having paid for your copy of the
  2078.       program), we  may not be  able to answer your  questions specifically.
  2079.       The honor system must prove to be a viable method of distributing this
  2080.       program, and  registering it in your  name, in order for  us to answer
  2081.       your questions about  its use or specific applications  of your needs.
  2082.       We're sure  you understand that  our time  is a limited  resource, and
  2083.       that it is only fair to spend it on our registered paid-in-full users.
  2084.       As you know, that's the way the system works! 
  2085.  
  2086.       If you have any comments  or suggestions regarding FINANCE MANAGER II,
  2087.       please  let  us know.   We  appreciate  all  comments and,  in  future
  2088.       versions  of  FINANCE MANAGER  II,  we  will certainly  implement  the
  2089.       suggestions that are advantageous to other users as well. 
  2090.  
  2091.  
  2092.       8c - Why Should I Pay?
  2093.  
  2094.       You are trusted to use this  copy of FINANCE MANAGER II for evaluation
  2095.       purposes  only, until  the requested  payment  is made.   Some of  the
  2096.       obvious reasons for sending in your payment are listed below: 
  2097.  
  2098.           - You will feel better about using  FINANCE MANAGER II if you know
  2099.             you are a paid-in-full registered user. 
  2100.  
  2101.           - When  we receive  your  payment,  we will  send  you the  latest
  2102.             version of  FINANCE MANAGER  II.  This is  the version  with the
  2103.             newest features and enhancements.  Please note: NEW FEATURES ARE
  2104.             BEING ADDED REGULARLY TO THIS PROGRAM. 
  2105.  
  2106.           - You will  receive the  complete documentation  on the  disk, and
  2107.             also have the option of purchasing  a printed manual, as well as
  2108.  
  2109.  
  2110.                                       PAGE 28
  2111.  
  2112.  
  2113.  
  2114.  
  2115.                        FINANCE MANAGER II - GETTING STARTED
  2116.  
  2117.  
  2118.             other available modules. 
  2119.  
  2120.           - You will  receive our quarterly newsletter  which provides hints
  2121.             on using  Finance Manager as  well as  keeps you abreast  of new
  2122.             enhancements which become available. 
  2123.  
  2124.           - You will be  entitled to our free customer  support whenever you
  2125.             have any questions or problems with operational procedures. 
  2126.  
  2127.           - We will add your name to  our list of registered users.  As each
  2128.             new version comes out, you  will automatically receive a mailing
  2129.             which gives you the option of  buying the new version for a very
  2130.             nominal upgrade fee. 
  2131.  
  2132.           - Make money!   When your  friends register  their copies  and put
  2133.             your registration number on their  order form you will receive a
  2134.             $10 commission  check from us.   This commission does  not apply
  2135.             for subsequent orders and will be paid once a quarter. 
  2136.  
  2137.           - Last, but not least, you  will receive priority treatment if you
  2138.             call or write to us with problems or questions.   
  2139.  
  2140.  
  2141.  
  2142.       8d - Upgrade Policy 
  2143.  
  2144.       As more fully  outlined above, when you send in  your payment with the
  2145.       version number of your copy, we will send you a registered copy of the
  2146.       latest version of FINANCE MANAGER  II.  You will then be automatically
  2147.       notified of all future releases.  These will be available to you for a
  2148.       nominal upgrade fee (usually $10). 
  2149.  
  2150.  
  2151.  
  2152.  
  2153.  
  2154.  
  2155.  
  2156.  
  2157.  
  2158.  
  2159.  
  2160.  
  2161.  
  2162.  
  2163.  
  2164.  
  2165.  
  2166.  
  2167.  
  2168.  
  2169.  
  2170.  
  2171.  
  2172.  
  2173.  
  2174.  
  2175.  
  2176.                                       PAGE 29
  2177.  
  2178.  
  2179.  
  2180.  
  2181.  
  2182.  
  2183.  
  2184.  
  2185.  
  2186.  
  2187.  
  2188.                                 FINANCE MANAGER II 
  2189.  
  2190.  
  2191.  
  2192.  
  2193.  
  2194.                                GENERAL LEDGER MODULE 
  2195.  
  2196.                                    USER'S MANUAL 
  2197.  
  2198.  
  2199.  
  2200.  
  2201.  
  2202.  
  2203.  
  2204.  
  2205.  
  2206.  
  2207.                                     Version 1.2 
  2208.  
  2209.  
  2210.  
  2211.  
  2212.  
  2213.  
  2214.  
  2215.  
  2216.  
  2217.  
  2218.  
  2219.  
  2220.  
  2221.                                Hooper International 
  2222.                                   P.O. Box 62219 
  2223.                             Colorado Springs, CO  80962 
  2224.  
  2225.  
  2226.  
  2227.  
  2228.  
  2229.  
  2230.  
  2231.  
  2232.  
  2233.       Copyright (C) 1986, '87 '88 by Hooper International 
  2234.       All rights reserved. 
  2235.  
  2236.  
  2237.  
  2238.  
  2239.  
  2240.  
  2241.  
  2242.  
  2243.  
  2244.  
  2245.  
  2246.  
  2247.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  2248.  
  2249.  
  2250.                                  TABLE OF CONTENTS 
  2251.  
  2252.  
  2253.  
  2254.  
  2255.       UPGRADE COMPATIBILITY WARNING ..................................   2 
  2256.  
  2257.       SECTION ONE - GETTING STARTED 
  2258.           1a - Introduction ..........................................   3 
  2259.           1b - System Flowcharts .....................................   4 
  2260.           1c - Setting up your own books .............................   5 
  2261.  
  2262.       SECTION TWO - THE GENERAL LEDGER MAIN MENU .....................   7 
  2263.  
  2264.       SECTION THREE - THE CHART OF ACCOUNTS ..........................   8 
  2265.           3a - What is a Chart of Accounts?  .........................   8 
  2266.           3b - Types of account numbers ..............................   8 
  2267.           3c - Organization of the Chart of Accounts .................   9 
  2268.           3d - Subtotals .............................................  10 
  2269.           3e - Chart of Account data fields ..........................  10 
  2270.           3f - Getting familiar with the Chart of Accounts ...........  11 
  2271.           3g - Entering your Chart of Accounts .......................  12 
  2272.           3h - Making changes/modifying the Chart of Accounts ........  14 
  2273.           3i - Deleting Chart of Account numbers .....................  15 
  2274.           3j - Creating a new set of books with the same  
  2275.                Chart of Accounts .....................................  15 
  2276.           3k - Suggested method for setting beginning balances .......  16 
  2277.  
  2278.       SECTION FOUR - INCOME AND EXPENSE BUDGET .......................  17 
  2279.  
  2280.       SECTION FIVE - TRANSACTIONS ....................................  19 
  2281.           5a - Entering transactions .................................  19 
  2282.           5b - Entering multiple debit or credit transactions ........  21 
  2283.           5c - Changing transactions .................................  23 
  2284.           5d - Deleting transactions .................................  24 
  2285.           5e - Points to remember ....................................  25 
  2286.  
  2287.       SECTION SIX - ACCOUNT RECONCILIATION ...........................  26 
  2288.           6a - Selecting an account ..................................  26 
  2289.           6b - Clearing transactions .................................  26 
  2290.           6c - Printing outstanding transactions .....................  27 
  2291.           6d - Running the reconciliation ............................  27 
  2292.           6e - If you are out of balance .............................  28 
  2293.  
  2294.       SECTION SEVEN - REPORTS ........................................  30 
  2295.           7a - Explanations of reports ...............................  30 
  2296.           7b - General instructions for generating reports ...........  32 
  2297.  
  2298.       SECTION EIGHT - GRAPHICS .......................................  36 
  2299.           8a - Hardware requirements for graphics display ............  36 
  2300.           8b - Creating graphs .......................................  36 
  2301.  
  2302.       SECTION NINE - SORTING TRANSACTIONS ............................  38 
  2303.  
  2304.  
  2305.  
  2306.  
  2307.  
  2308.                                         PAGE 1
  2309.  
  2310.  
  2311.  
  2312.  
  2313.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  2314.  
  2315.  
  2316.       SECTION TEN - CHANGING ACCOUNT NUMBERS .........................  39 
  2317.  
  2318.       SECTION ELEVEN - END OF PERIOD POSTINGS ........................  40 
  2319.  
  2320.       SECTION TWELVE - ENHANCEMENTS & HINTS ..........................  42 
  2321.           12a - Enhancements by version ..............................  42 
  2322.           12b - Helpful hints and suggestions ........................  43 
  2323.  
  2324.       SECTION THIRTEEN - FINANCE MANAGER II DISK FILE NAMES ..........  45 
  2325.  
  2326.       APPENDIX A - BASIC ACCOUNTING PRINCIPLES .......................  46 
  2327.  
  2328.       APPENDIX B - SAMPLE REPORTS AND GRAPHS .........................  52 
  2329.  
  2330.       USER COMMENT FORM ..............................................  53 
  2331.  
  2332.       ORDER FORM .....................................................  54 
  2333.  
  2334.  
  2335.  
  2336.  
  2337.  
  2338.                            UPGRADE COMPATIBILITY WARNING 
  2339.  
  2340.       THIS VERSION  OF FINANCE MANAGER  II - GENERAL  LEDGER HAS A  NEW DATA
  2341.       FILE  FORMAT.  THIS  FORMAT CHANGE  MAKES  DATA FILES  FROM ALL  PRIOR
  2342.       VERSIONS INCOMPATIBLE  WITH THIS  NEW VERSION.  A  DATAFILE CONVERSION
  2343.       PROGRAM  IS INCLUDED  ON YOUR  GENERAL LEDGER  DOCUMENTATION AND  DEMO
  2344.       DISK.  TO USE THIS CONVERSION PROGRAM FOLLOW THE STEPS LISTED BELOW: 
  2345.  
  2346.       1. Copy  the CONV-12.COM  file from  your ORIGINAL  registered FINANCE
  2347.          MANAGER DOCUMENTATION AND DEMO DISK to the DATA disk with the files
  2348.          to be converted. 
  2349.  
  2350.       2. Put  this data  disk in  the default  drive and  enter the  command
  2351.          "CONV-12".  Before  converting your  older data  files you  must be
  2352.          sure that your data disk has free space of equal to or greater than
  2353.          the size of your "????????.GLT" datafile.  Also, be sure you have a
  2354.          backup  copy  of your  data  disk  before running  this  conversion
  2355.          program. 
  2356.  
  2357.       3. Enter the filename of the file to be converted. 
  2358.  
  2359.       If  you have  data files  from versions  prior to  FINANCE MANAGER  II
  2360.       version  1.0,  we have  older  conversion  programs available,  please
  2361.       contact us by phone and we will be happy to help you.  
  2362.  
  2363.       CONVERSION PROGRAM IS ONLY AVAILABLE TO REGISTERED USERS.
  2364.  
  2365.  
  2366.  
  2367.  
  2368.  
  2369.  
  2370.  
  2371.  
  2372.  
  2373.  
  2374.                                         PAGE 2
  2375.  
  2376.  
  2377.  
  2378.  
  2379.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  2380.  
  2381.  
  2382.                            SECTION ONE - GETTING STARTED 
  2383.  
  2384.       1a - Introduction 
  2385.  
  2386.       The  FINANCE  MANAGER  -  General  Ledger  module  is  a  menu-driven,
  2387.       double-entry  bookkeeping system  which  is suitable  for personal  or
  2388.       small  business use.   It  is easy  to use,  but  you must  understand
  2389.       double-entry (debits and credits) bookkeeping.  For the novice, sample
  2390.       accounts are provided  to assist you in setting up  your accounts, and
  2391.       examples of basic transactions are provided. 
  2392.  
  2393.       The  General Ledger  keeps track  of assets,  liabilities, net  worth,
  2394.       income, and  expenses.  It  also assists the  small business  owner in
  2395.       spotting   financial  trends.    The  program   records  transactions,
  2396.       categorizes them  into various  accounts, and  generates a  variety of
  2397.       financial statements, reports, and graphs. 
  2398.  
  2399.       In  addition  to  being  a  powerful management  tool  for  the  small
  2400.       business,  this  module assists  you,  the  individual, in  the  tasks
  2401.       necessary  to keep  track  of your  financial  standing.  It  performs
  2402.       day-to-day functions such as monitoring the balances of bank accounts,
  2403.       credit cards, loans, etc.  In addition, this module tracks how closely
  2404.       you are  sticking to a budget.   It documents all of  your belongings,
  2405.       thus providing  a backup record  for insurance purposes.   The General
  2406.       Ledger  Module also  provides a  record of  earnings and  expenses, to
  2407.       assist you in preparing your income tax paperwork. 
  2408.  
  2409.  
  2410.       The  outstanding bookkeeping  features in  the General  Ledger program
  2411.       include the following:  
  2412.  
  2413.           * Maintains Accounts 
  2414.                 - Stores up to 1999 accounts 
  2415.                 - Tracks monthly budget for income and expense accounts   
  2416.                 - Maintains multiple sets of books (e.g. home and work) 
  2417.                 - Provides three subtotal levels 
  2418.                 - Reconciles checking accounts or other accounts 
  2419.                 - Maintains  a  detailed  list  of everything  you  own  and
  2420.                   everyone you owe 
  2421.  
  2422.           * Records Transactions 
  2423.                 - Allows  up to  32,000  transactions per  year (3,800  with
  2424.                   floppy disks) 
  2425.                 - Sorts transactions by date order or by input order 
  2426.                 - Permits multiple debits and credits per transaction  
  2427.                 - Allows user to easily correct and/or delete transactions 
  2428.                 - Provides  a   check  number  input  field   when  entering
  2429.                   transactions 
  2430.                 - Allows user to enter transactions from a previous month or
  2431.                   year 
  2432.  
  2433.  
  2434.  
  2435.  
  2436.           * Creates Financial Reports 
  2437.                 - Provides full range of financial reports 
  2438.  
  2439.  
  2440.                                         PAGE 3
  2441.  
  2442.  
  2443.  
  2444.  
  2445.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  2446.  
  2447.  
  2448.                 - Reports by month, quarter or year 
  2449.                 - Provides summary or trended (by month) reports 
  2450.  
  2451.           * Performs Fiscal Year Tasks   
  2452.                 - All closing entries performed automatically by the system 
  2453.                 - Beginning  balances automatically  set for  new accounting
  2454.                   period  
  2455.                 - Variable fiscal year or accounting period capability  
  2456.  
  2457.           * Creates Graphs of monthly account balances 
  2458.  
  2459.  
  2460.  
  2461.       System Features of the FINANCE MANAGER General Ledger Program 
  2462.  
  2463.       The advanced system features of FINANCE MANAGER include the following: 
  2464.  
  2465.           * Defaults for input fields to minimize data entry  
  2466.           * Validation of all inputs  
  2467.           * Customized configuration  
  2468.           * Ability to store reports to a disk file 
  2469.           * Active Chart of Accounts listing on bottom half of input screens 
  2470.  
  2471.  
  2472.       1b - System Flowcharts 
  2473.  
  2474.  
  2475.                                    -------------
  2476.                                    | MAIN MENU | 
  2477.                                    -------------
  2478.                                          | 
  2479.              -------------------------------------------------------- 
  2480.              |          |           |         |          |          | 
  2481.            INPUT   FIND/CHANGE   REPORTS   CHART OF   ACCOUNT    UTILITY 
  2482.            TRANS   TRANSACTION    MENU     ACCOUNTS   RECONCIL    MENU 
  2483.                                              MENU       MENU 
  2484.  
  2485.  
  2486.  
  2487.  
  2488.                                  ----------------
  2489.                                  | REPORTS MENU | 
  2490.                                  ----------------
  2491.                                          | 
  2492.         ---------------------------------------------------------------- 
  2493.         |       |       |      |       |       |        |       |      | 
  2494.      GENERAL    |    INCOME    |    SOURCES    |     CHART OF   |    TRIAL 
  2495.      JOURNAL    |   STATEMENT  |    & USES     |     ACCOUNTS   |    BALANCE 
  2496.              ACCOUNT        BALANCE          BUDGET           BUDGET 
  2497.              HISTORY         SHEET          VARIANCE          LISTING 
  2498.  
  2499.  
  2500.  
  2501.  
  2502.  
  2503.  
  2504.  
  2505.  
  2506.                                         PAGE 4
  2507.  
  2508.  
  2509.  
  2510.  
  2511.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  2512.  
  2513.  
  2514.                             --------------------------
  2515.                             | CHART OF ACCOUNTS MENU | 
  2516.                             --------------------------
  2517.                                          | 
  2518.                                --------------------- 
  2519.                                |                   | 
  2520.                              INPUT               INPUT 
  2521.                        CHART OF ACCOUNTS    INCOME & EXPENSE 
  2522.                                                  BUDGET 
  2523.  
  2524.  
  2525.  
  2526.  
  2527.                           -------------------------------
  2528.                           | ACCOUNT RECONCILIATION MENU | 
  2529.                           -------------------------------
  2530.                                          | 
  2531.                     ------------------------------------------ 
  2532.                     |           |             |              | 
  2533.                  SELECT       CLEAR         PRINT           RUN 
  2534.                  ACCOUNT   OUTSTANDING   OUTSTANDING   RECONCILIATION 
  2535.                    TO      TRANSACTIONS  TRANSACTIONS 
  2536.                 RECONCILE 
  2537.  
  2538.  
  2539.  
  2540.                                 ------------------
  2541.                                 | UTILITIES MENU | 
  2542.                                 ------------------
  2543.                                          | 
  2544.                     ------------------------------------------- 
  2545.                     |            |             |              | 
  2546.                  GRAPHICS       SORT         CHANGE         END OF 
  2547.                  DISPLAY    TRANSACTIONS   TRANSACTION      PERIOD 
  2548.                                              ACCOUNT        POSTING 
  2549.                                              NUMBER 
  2550.  
  2551.  
  2552.  
  2553.  
  2554.       1c - Setting up your own books 
  2555.  
  2556.       Below is  a list  of steps  to follow when  using the  FINANCE MANAGER
  2557.       General Ledger  for the first time.   This list assumes that  you have
  2558.       read the "Getting  Started Manual", and that you are  now ready to set
  2559.       up your own "live" data files.   These brief steps are not intended to
  2560.       replace  reading the  manual, but  are  merely intended  to provide  a
  2561.       systematic step-by-step way of getting going on your own. 
  2562.  
  2563.  
  2564.      1.  If you have  not already done so, follow the  INSTALL procedures in
  2565.          the Getting Started Manual. 
  2566.  
  2567.       2.  Start FINANCE  MANAGER (see  Getting Started  Manual).  To  set up
  2568.           your own books you should have a  blank data disk in drive B: (not
  2569.           necessary if you have a hard disk). 
  2570.  
  2571.  
  2572.                                         PAGE 5
  2573.  
  2574.  
  2575.  
  2576.  
  2577.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  2578.  
  2579.  
  2580.  
  2581.       3.  At the Disk drive prompt enter  the drive letter where you want to
  2582.           put your data files, usually B: (or C: if you have a hard disk). 
  2583.  
  2584.       4.  At the  Enter Filename prompt,  enter the  name (any name)  of the
  2585.           data file you want to create.   Next, answer the Create File (Y/N)
  2586.           with a "Y". 
  2587.  
  2588.       5.  Enter the two  line company name you wish to  see on your reports.
  2589.           (See Changing the company name in the Getting Started Manual). 
  2590.  
  2591.       6.  You will now be at the Master Menu. 
  2592.  
  2593.       7.  OPTIONAL: If you wish you may go  to the System Utilities Menu and
  2594.                     change any system defaults.   This may, however, be done
  2595.                     at any time, and it is not necessary in order to run the
  2596.                     General Ledger. 
  2597.  
  2598.       8.  Next you must  set up your Chart of Accounts  (See Section Three -
  2599.           The Chart of Accounts). 
  2600.  
  2601.       9.  After setting up  your Accounts, you may print a  copy of it using
  2602.           the Chart of Account Report (Section Seven - Reports). 
  2603.  
  2604.       10. You  are  now   ready  to  Enter  Transactions   (Section  Five  -
  2605.           Transactions). 
  2606.  
  2607.       11. After you have  entered some transactions you may  print a General
  2608.           Journal Report to  see what you have done so  far (Section Seven -
  2609.           Reports). 
  2610.  
  2611.       12. Print  any  other  reports  as  required.   The  two  most  useful
  2612.           financial reports are the Income Statement and the Balance Sheet. 
  2613.  
  2614.       Again these  basic steps are  only intended to  show you the  order of
  2615.       getting started with your own books.  Please read all related sections
  2616.       before beginning. 
  2617.  
  2618.  
  2619.  
  2620.  
  2621.  
  2622.  
  2623.  
  2624.  
  2625.  
  2626.  
  2627.  
  2628.  
  2629.  
  2630.  
  2631.  
  2632.  
  2633.  
  2634.  
  2635.  
  2636.  
  2637.  
  2638.                                         PAGE 6
  2639.  
  2640.  
  2641.  
  2642.  
  2643.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  2644.  
  2645.  
  2646.                     SECTION TWO - THE GENERAL LEDGER MAIN MENU 
  2647.  
  2648.  
  2649.       The General Ledger Main Menu is  a starting point for virtually all of
  2650.       the FINANCE MANAGER  features which are needed to  perform the General
  2651.       Ledger functions.  It may be compared to a "Table of Contents" for the
  2652.       General Ledger  program.  It can  also guide you  to all of  the other
  2653.       sub-menus for the entire General Ledger program.   
  2654.  
  2655.       The General Ledger Main Menu appears as follows:   
  2656.  
  2657.                       -------------------------------------- 
  2658.                       |      GENERAL LEDGER MAIN MENU      | 
  2659.                       -------------------------------------- 
  2660.                       |                                    | 
  2661.                       |  ESC  Return to Master Menu        | 
  2662.                       |                                    | 
  2663.                       |  F1   Input Transactions           | 
  2664.                       |  F2   CHANGE/Delete Transactions   | 
  2665.                       |  F3   REPORTS Menu                 | 
  2666.                       |  F4   CHART OF ACCOUNTS Menu       | 
  2667.                       |  F5   Account Reconciliation Menu  | 
  2668.                       |  F6   Utility Menu                 | 
  2669.                       |                                    | 
  2670.                       |                                    | 
  2671.                       |  ENTER YOUR SELECTION:             | 
  2672.                       |                                    | 
  2673.                       |                                    | 
  2674.                       -------------------------------------- 
  2675.  
  2676.       Note that  many of the  selections are used to  go on to  other menus.
  2677.       All of  the "F"  selections are  discussed in  later sections  in this
  2678.       documentation.
  2679.  
  2680.  
  2681.  
  2682.  
  2683.  
  2684.  
  2685.  
  2686.  
  2687.  
  2688.  
  2689.  
  2690.  
  2691.  
  2692.  
  2693.  
  2694.  
  2695.  
  2696.  
  2697.  
  2698.  
  2699.  
  2700.  
  2701.  
  2702.  
  2703.  
  2704.                                         PAGE 7
  2705.  
  2706.  
  2707.  
  2708.  
  2709.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  2710.  
  2711.  
  2712.                        SECTION THREE - THE CHART OF ACCOUNTS 
  2713.  
  2714.  
  2715.       The  Chart of  Accounts is  the foundation  upon which  your financial
  2716.       management program is  built.  Creating an accurate  and logical Chart
  2717.       of Accounts is imperative, if you wish to correctly input and retrieve
  2718.       data.   We strongly  recommend that  you  review the  sample Chart  of
  2719.       Accounts on the two  demo files, and use them as  guides in setting up
  2720.       your own accounts.
  2721.  
  2722.       In this section, we first describe the elements included in a Chart of
  2723.       Accounts; then we  describe the procedures for  entering, changing, or
  2724.       deleting  account  numbers.   If  you don't  have  much  expertise  in
  2725.       double-entry bookkeeping, or in the terminology used, you will find it
  2726.       worthwhile  to become  acquainted with  some of  the basic  principles
  2727.       described in Appendix A. 
  2728.  
  2729.       The Chart of Accounts Menu is  selection F4 at the General Ledger Main
  2730.       Menu.  It appears as follows: 
  2731.  
  2732.                       --------------------------------------- 
  2733.                       |GENERAL LEDGER CHART OF ACCOUNTS MENU| 
  2734.                       --------------------------------------- 
  2735.                       |                                     | 
  2736.                       |  ESC  Return to GL Main Menu        | 
  2737.                       |                                     | 
  2738.                       |  F1   Update Chart of Accounts      | 
  2739.                       |  F2   Input/Change Budgets          | 
  2740.                       |                                     | 
  2741.                       |                                     | 
  2742.                       |                                     | 
  2743.                       |                                     | 
  2744.                       |                                     | 
  2745.                       |                                     | 
  2746.                       |  ENTER YOUR SELECTION:              | 
  2747.                       |                                     | 
  2748.                       |                                     | 
  2749.                       --------------------------------------- 
  2750.  
  2751.  
  2752.  
  2753.       3a - What is a Chart of Accounts? 
  2754.  
  2755.       The Chart  of Accounts  is a  detailed listing  of all  your financial
  2756.       accounts.  This  listing includes all assets,  liabilities, income and
  2757.       expenses.  Also included are a Capital account and a Retained Earnings
  2758.       account. 
  2759.  
  2760.  
  2761.  
  2762.       3b - Types of Account Numbers 
  2763.  
  2764.       Each transaction posted to FINANCE MANAGER, must be posted to at least
  2765.       two accounts  from the  Chart of  Accounts.  At  least one  account is
  2766.       debited,  and   at  least  one   account  is  credited,   during  each
  2767.       transaction. 
  2768.  
  2769.  
  2770.                                         PAGE 8
  2771.  
  2772.  
  2773.  
  2774.  
  2775.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  2776.  
  2777.  
  2778.  
  2779.       A total of  1999 different  accounts may  be listed  in your  Chart of
  2780.       Accounts.  Each  account must be  assigned a  type code, and  a number
  2781.       between 1 and 9999.  The account types are represented as follows:
  2782.  
  2783.       A = ASSETS            Money you have.  Things  you own.  Money owed to
  2784.                             you (includes cash, car, furniture, etc.). 
  2785.  
  2786.       L = LIABILITIES       Debts (e.g., loans, credit cards). 
  2787.  
  2788.       C = CAPITAL OR EQUITY Starting net worth or money invested in company. 
  2789.  
  2790.       R = RETAINED EARNINGS Used by the system to  record net income and net
  2791.                             equity  (shows all  profit related  increases or
  2792.                             decreases in equity). 
  2793.  
  2794.       I = INCOME            Earnings, paychecks, cash received. 
  2795.  
  2796.       E = EXPENSE           Money you  pay out for goods  or services (e.g.,
  2797.                             rent, gas, food, etc.).
  2798.  
  2799.  
  2800.  
  2801.       3c - Organization of the Chart of Accounts 
  2802.  
  2803.       A sample Chart of  Accounts listing is included in  Appendix B.  After
  2804.       reviewing this listing, notice the following characteristics: 
  2805.  
  2806.           - The Asset accounts are assigned the lowest numbers.  Followed by
  2807.             Liabilities, Capital/Equity, Retained Earnings, Income, and then
  2808.             Expenses.   
  2809.  
  2810.           - There is only one Retained Earnings "R" account type. 
  2811.  
  2812.           - All accounts of the same type are grouped together.   
  2813.  
  2814.           - Numbers are not assigned in immediate sequence.  This helps when
  2815.             inserting  new account  numbers at  a later  date.  New  account
  2816.             numbers can be inserted in the most logical sequence. 
  2817.  
  2818.           - We suggest  assigning account numbers  as listed below,  so that
  2819.             all accounts of  the same type are grouped together  in the same
  2820.             series of account numbers: 
  2821.  
  2822.                         1 - 1999 Assets 
  2823.                      2000 - 2999 Liabilities 
  2824.                      3000 - 3999 Capital and Retained Earnings 
  2825.                      4000 - 4999 Income 
  2826.                      5000 - 5999 Expenses 
  2827.  
  2828.           - Account numbers  ending with a  9 or  a 99 are  subtotal account
  2829.             numbers. 
  2830.  
  2831.  
  2832.  
  2833.  
  2834.  
  2835.  
  2836.                                         PAGE 9
  2837.  
  2838.  
  2839.  
  2840.  
  2841.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  2842.  
  2843.  
  2844.       3d - Subtotals
  2845.  
  2846.       Account numbers which end in "9" or "99" are reserved for subtotals in
  2847.       the Chart of  Accounts.  They are provided exclusively for  you to use
  2848.       in defining your own subtotal groups. 
  2849.  
  2850.       Again,  by  referring to  the  sample  Chart  of Accounts  listing  in
  2851.       Appendix B, or  by looking at the Sample Accounts  on your screen, you
  2852.       can see how the subtotals may be labeled and used. 
  2853.  
  2854.       By referring to the sample Income Statement in Appendix B, you can see
  2855.       how FINANCE MANAGER calculates your designated totals and subtotals:  
  2856.  
  2857.           - Subtotal  group 1  consists of  account numbers  ending in  "9".
  2858.             These account numbers provide a  subtotal of all accounts of the
  2859.             same type since the last group 1 subtotal.
  2860.  
  2861.           - Subtotal group 2  uses accounts ending in  "99".  These accounts
  2862.             subtotal back to the previous  99.  Also, group 2 accounts clear
  2863.             the balance of any group 1 subtotal account.
  2864.  
  2865.           - You do  not need to assign  an account number for  Grand Totals.
  2866.             On reports, the FINANCE  MANAGER program automatically creates a
  2867.             bottom line figure, or a Grand Total, for each account type. 
  2868.  
  2869.           - You may set up as many or  as few subtotal accounts as you wish.
  2870.             The  only  restriction is  in  the  number of  eligible  account
  2871.             numbers between 9 and 9999.  The General Ledger Program allows a
  2872.             total of 1999 actual accounts.   
  2873.  
  2874.           - Subtotal numbers should be assigned the same account type as the
  2875.             group of accounts for which they are creating subtotals.   
  2876.  
  2877.           - Subtotals should each be assigned a unique, descriptive name and
  2878.             short name (see below for definition of "short name"). 
  2879.  
  2880.       As mentioned  above, these accounts  are for subtotals only.   They do
  2881.       not  have  beginning  balances,  and  you  are  not  allowed  to  post
  2882.       transactions to them;  however, you may graph them  using the graphics
  2883.       function described in Section Eight. 
  2884.  
  2885.  
  2886.  
  2887.       3e - Chart of Accounts Data Fields 
  2888.  
  2889.       Each  account in  the  Chart of  Accounts  includes several  elements.
  2890.       These  elements, or  fields,  are  used when  entering  data for  each
  2891.       account.  The method for entering  accounts is described later in this
  2892.       section.  The data fields are defined below: 
  2893.  
  2894.  
  2895.           ACCOUNT NUMBER    The first  field entered is the  account number.
  2896.                             If the  account is a normal  account (as opposed
  2897.                             to a subtotal  account), FINANCE MANAGER prompts
  2898.                             you for all of the  fields listed below.  If the
  2899.                             account  is a  subtotal  account (determined  by
  2900.  
  2901.  
  2902.                                         PAGE 10
  2903.  
  2904.  
  2905.  
  2906.  
  2907.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  2908.  
  2909.  
  2910.                             whether or not the number  ends with a "9"), the
  2911.                             program prompts  you for all of  the information
  2912.                             listed below except the Beginning Balance. 
  2913.  
  2914.           ACCOUNT NAME      The account name entered should clearly identify
  2915.                             the specific account or subtotal field. 
  2916.  
  2917.           SHORT NAME        This field  consists of a unique  five-character
  2918.                             abbreviation  of  the  account  name.   You  may
  2919.                             assign  any  five   characters  to  identify  an
  2920.                             account.   This Short  Name will  be used  as an
  2921.                             account  identifier when  entering transactions.
  2922.                             You should try to keep SHORT NAMES unique. 
  2923.  
  2924.           ACCOUNT TYPE      This field  consists of a  one-character account
  2925.                             identification.   The following  values are  the
  2926.                             only values allowed: A, L, C, R, I, or E.   
  2927.  
  2928.           BEGINNING BALANCE The beginning  balance is usually zero,  but the
  2929.                             beginning-balance  option is  provided for  your
  2930.                             convenience.   Any time  you  enter a  beginning
  2931.                             balance of more than zero, or make a change to a
  2932.                             beginning  balance,  you  run  the  risk  of  an
  2933.                             out-of-balance situation.  The default value for
  2934.                             the beginning balance is zero.  You cannot enter
  2935.                             a beginning balance on subtotal accounts. 
  2936.  
  2937.                             PLEASE NOTE: Income   &  expense   accounts  are
  2938.                                          period  accounts  and thus  do  not
  2939.                                          have a beginning balance. 
  2940.  
  2941.       NOTE: When  you enter  amounts,  use a  positive  number.  A  positive
  2942.             beginning balance  is always the normal  balance associated with
  2943.             that specific account type (e.g.,  Assets = debit, Liabilities =
  2944.             credit, etc.) See Appendix A for a detailed explanation. 
  2945.  
  2946.  
  2947.  
  2948.       3f - Getting Familiar with the Chart of Accounts 
  2949.  
  2950.       Before  beginning to  enter your  own  Chart of  Accounts, follow  the
  2951.       procedures listed below, using only the Demo Accounts. 
  2952.  
  2953.           1. After starting  FINANCE MANAGER  , select  your "set  of books"
  2954.              (see  the  Getting  Started Manual).   For  learning  purposes,
  2955.              select the  file "HOME".  At  the FINANCE MANAGER  Master Menu,
  2956.              select F2.
  2957.  
  2958.           2. Now you are at the General  Ledger Main Menu.  Select F4.  This
  2959.              brings you to the General Ledger Chart of Accounts Menu.   
  2960.  
  2961.           3. At the General  Ledger Chart of Accounts Menu,  select F1.  The
  2962.              next screen displays the following fields: 
  2963.  
  2964.  
  2965.       Enter Account Number (1-9999):____ 
  2966.  
  2967.  
  2968.                                         PAGE 11
  2969.  
  2970.  
  2971.  
  2972.  
  2973.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  2974.  
  2975.  
  2976.       Enter Account Name:_________________________   Enter Short Name:_____ 
  2977.       Enter Account Type (A,L,C,R,I,E):_  Enter Beginning Balance:_________ 
  2978.  
  2979.  
  2980.           4. The cursor  will be  positioned at  the "Enter  Account Number"
  2981.              prompt. 
  2982.  
  2983.              On the lower half of your screen,  you can see a portion of the
  2984.              active Chart of Accounts.  Seeing  your accounts as they appear
  2985.              in the Chart of Accounts is  helpful when you are inserting new
  2986.              accounts into an existing Chart of Accounts. 
  2987.  
  2988.              The  highlighted account  is  a pointer,  showing the  selected
  2989.              account.  To move the highlighted account up or down, press the
  2990.              up or down arrows on the  keypad while the cursor is positioned
  2991.              at the  Enter Account Number  prompt.  If you move  the default
  2992.              pointer down a few lines, notice how the list scrolls. 
  2993.  
  2994.              You  may  select  an  existing account  number  by  moving  the
  2995.              highlighted pointer up or down  to the desired account and then
  2996.              press ENTER.  To set up a NEW account number you must type in a
  2997.              new account number. 
  2998.  
  2999.              Again, notice how the Demo file Chart of Accounts is organized.
  3000.              These are typical examples of Chart of Accounts. 
  3001.  
  3002.           5. If  you like,  enter some  data  into the  Sample Accounts  for
  3003.              practice. 
  3004.  
  3005.           6. To return to the Chart of Accounts Menu, press ESC. 
  3006.  
  3007.       Before entering your own Chart of Accounts, practice by entering a new
  3008.       account number  into one of  the existing sample accounts.   This will
  3009.       familiarize you with how to enter/change account numbers. 
  3010.  
  3011.  
  3012.  
  3013.       3g - Entering Your Chart of Accounts 
  3014.  
  3015.       When you actually enter your own Chart of Accounts, it would be a good
  3016.       idea to collate your paperwork,  checks, statements, etc. in a logical
  3017.       account number  and order type (i.e.   Put all assets together  in the
  3018.       order  you want  them to  appear on  reports, but  don't forget  about
  3019.       possible subtotals).
  3020.  
  3021.       When you  enter your Chart of  Accounts, be sure to  have an organized
  3022.       plan of the different accounts you wish to enter.  You may wish to use
  3023.       the sample  accounts as an  example, but you  should not use  the Demo
  3024.       files as your own accounts.  You must  create a new file and enter all
  3025.       new accounts. 
  3026.  
  3027.       To create a new file, first  return to the FINANCE MANAGER Master Menu
  3028.       (Press the ESC key until your are  there).  When you are at the Master
  3029.       Menu, enter one  more ESC.  The program will then  prompt "DO YOU WANT
  3030.       TO RESTART (Y/N):_" Enter "Y". 
  3031.  
  3032.  
  3033.  
  3034.                                         PAGE 12
  3035.  
  3036.  
  3037.  
  3038.  
  3039.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3040.  
  3041.  
  3042.       Read  over the  Getting Started  manual for  detailed instructions  on
  3043.       assigning/creating a filename and new database. 
  3044.  
  3045.       NOTE: Remember,  if you  have a  hard disk,  your new  file should  be
  3046.             created on  drive C:.  If  you have  two floppy disks,  your new
  3047.             file should be created on drive  B:.  Keep this in mind when you
  3048.             are entering the disk drive prompt data. 
  3049.  
  3050.       After creating a  new file, you are  ready to enter your  new Chart of
  3051.       Accounts.   The procedures  listed below  may  be used  as an  example
  3052.       either  when trying  to enter  new accounts  into the  existing Sample
  3053.       Accounts, or when entering your own Chart of Accounts. 
  3054.  
  3055.           1. Select F1 at the Chart of Accounts Menu. 
  3056.  
  3057.           2. At the  input screen,  the cursor should  be positioned  at the
  3058.              "Enter Account  Number" prompt.   Unless you are  entering your
  3059.              very first account  number into a new Chart  of Accounts, there
  3060.              should already be default data in this field. 
  3061.  
  3062.           3. Instead of  using the  default data, enter  a new  number.  For
  3063.              example, you might  want to enter an account  for a Certificate
  3064.              of  Deposit.  Since  this  account  is an  asset,  it would  be
  3065.              assigned a number between 1 and 1999.   
  3066.  
  3067.           4. First, enter the account number.  For example: 
  3068.  
  3069.                         Enter Account Number (1-9999):550_ 
  3070.  
  3071.           5. Assign the account name: 
  3072.  
  3073.                      Enter Account Name:Certificate of Deposit___ 
  3074.  
  3075.           6. Assign a unique short name: 
  3076.  
  3077.                                Enter Short Name:C.D._ 
  3078.  
  3079.           7. Assign the account type: 
  3080.  
  3081.                         Enter Account Type (A,L,C,R,I,E):A 
  3082.  
  3083.           8. Enter the beginning balance: 
  3084.  
  3085.                         Enter Beginning Balance:0________ 
  3086.  
  3087.              When entering  beginning balances  the program will  inform you
  3088.              that you  are out of  balance.  This  is normal until  you have
  3089.              entered  all of  your  beginning balances.   See  section 3k  -
  3090.              Setting Beginning Balances for more information. 
  3091.  
  3092.           9. If you  make a mistake  in a previous  field and would  like to
  3093.              change it, you can go back  to a previous field by pressing the
  3094.              Backspace key. 
  3095.  
  3096.          10. Once all of the data has  been entered correctly, answer "Y" at
  3097.              the "ARE INPUTS CORRECT Y/N:".  (If you want to answer "N", the
  3098.  
  3099.  
  3100.                                         PAGE 13
  3101.  
  3102.  
  3103.  
  3104.  
  3105.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3106.  
  3107.  
  3108.              cursor returns  to the account  number prompt and  the previous
  3109.              input is ignored.) 
  3110.  
  3111.          11. Your new account is now  entered into the FINANCE MANAGER Chart
  3112.              of Accounts. 
  3113.  
  3114.              NOTE: Please note  that the  account number  just added  is now
  3115.                    inserted into the list at the bottom half of your screen.
  3116.                    Use the  cursor keys,  when at  the account  number field
  3117.                    described  above, when  you  wish to  scroll through  the
  3118.                    active account  numbers to find  the one you  just added.
  3119.                    If you have added your  account correctly, it will now be
  3120.                    in numeric order in this list. 
  3121.  
  3122.          12. The cursor  should once again  be at the account  number field.
  3123.              Repeat steps  2 - 11  until you  have finished entering  all of
  3124.              your initial Chart of Account accounts.  To return to the Chart
  3125.              of Accounts menu at any time, enter ESC.   
  3126.  
  3127.          13. Any time you need to print a current Chart of Accounts listing,
  3128.              you can do so by using the  Reports Menu (see Section 7 - Chart
  3129.              of Accounts report). 
  3130.  
  3131.  
  3132.  
  3133.       3h - Making Changes/Modifying the Chart of Accounts 
  3134.  
  3135.       The steps below outline the procedure for making a change in the Chart
  3136.       of Accounts. 
  3137.  
  3138.           1. Select F1 at the Chart of Accounts Menu. 
  3139.  
  3140.           2. With  the cursor  at the  account  number prompt,  type in  the
  3141.              account number you wish to change.  Instead of typing a number,
  3142.              you may  accept the default  account by simply  pressing ENTER.
  3143.              To  choose a  different account,  move the  highlighted pointer
  3144.              line by using the up and down keypad arrows. 
  3145.  
  3146.           3. Because  the account  number you  have entered  is an  existing
  3147.              account, the system prompts: 
  3148.  
  3149.                     ACTIVE ACCOUNT Modify/Delete/Quit(M/D/Q):_ 
  3150.  
  3151.              Answer this prompt with "M".  You are now in the change mode. 
  3152.  
  3153.           4. Make any  desired changes.  Press  ENTER to leave any  field as
  3154.              is. 
  3155.  
  3156.           5. If you would like to go back  to a previous field while you are
  3157.              entering data, you may do so by pressing the Backspace key. 
  3158.  
  3159.           6. After you have  entered data in and/or skipped over  all of the
  3160.              input  fields,  the  system  prompts  "ARE INPUTS CORRECT Y/N:"
  3161.              Press "Y"  to accept your  changes.  If you enter  "N" instead,
  3162.              the system ignores any modifications  and the cursor returns to
  3163.              the account number field. 
  3164.  
  3165.  
  3166.                                         PAGE 14
  3167.  
  3168.  
  3169.  
  3170.  
  3171.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3172.  
  3173.  
  3174.  
  3175.  
  3176.  
  3177.       3i - Deleting Chart of Account Numbers 
  3178.  
  3179.       When deleting account numbers from the chart of accounts there must be
  3180.       a zero  beginning  balance  on  the  account,  and  there  may  be  no
  3181.       transactions  using that  account  number.  If  there  is a  beginning
  3182.       balance or transactions for the account to be deleted, FINANCE MANAGER
  3183.       will not  allow the account  to be deleted.   If you have  a beginning
  3184.       balance, or  transactions for the  account, you must follow  the steps
  3185.       listed below in order to delete the account. 
  3186.  
  3187.       Practice deleting accounts from the Sample Accounts before deleting an
  3188.       account from your own Chart of Accounts. 
  3189.  
  3190.           1. If there is  a beginning balance on the account,  you must move
  3191.              the beginning balance amount to  a new account number.  Do this
  3192.              by  ADDING the  beginning  balance from  this  account, to  the
  3193.              beginning  balance  of  another   account.   Next,  change  the
  3194.              beginning balance to  zero on the account to  be deleted.  This
  3195.              procedure will  ensure that  after you  delete the  account you
  3196.              will still be in balance. 
  3197.  
  3198.           2. If there  are any transactions  for the account number  you are
  3199.              trying to delete,  FINANCE MANAGER will tell you  so.  In order
  3200.              to remove these transactions,  you should follow the procedures
  3201.              in Section Ten - Changing Account Numbers. 
  3202.  
  3203.           3. After successfully following steps one and two, as shown above,
  3204.              you will now be allowed to delete the account. 
  3205.  
  3206.           4. To  actually delete  the account,  select  F1 at  the Chart  of
  3207.              Accounts Menu. 
  3208.  
  3209.           5. Then enter the number of the account to be deleted while at the
  3210.              Enter Account Number prompt.  The system will then prompt: 
  3211.  
  3212.                     ACTIVE ACCOUNT Modify/Delete/Quit(M/D/Q):_ 
  3213.  
  3214.           6. Select "D".  The account is removed.  If the account has either
  3215.              a beginning balance, or transactions,  the system will tell you
  3216.              and the deletion will not be completed. 
  3217.  
  3218.  
  3219.  
  3220.  
  3221.  
  3222.       3j - Creating A New Set of Books With the Same Chart of Accounts 
  3223.  
  3224.       To create a set of books for a different company or name, but with the
  3225.       same Chart of Accounts, copy  the "[filename].CHR" file from your data
  3226.       disk to a new  data disk.  Then, rename the file.   By doing this, you
  3227.       can avoid the process of re-entering  the Chart of Accounts.  Next, it
  3228.       is important that  you set the beginning balances for  all accounts to
  3229.       zero. 
  3230.  
  3231.  
  3232.                                         PAGE 15
  3233.  
  3234.  
  3235.  
  3236.  
  3237.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3238.  
  3239.  
  3240.  
  3241.  
  3242.  
  3243.       3k - Suggested Method for Setting Beginning Balances 
  3244.  
  3245.       When  setting up  your books  for the  first time,  you must  set your
  3246.       beginning balances.  If you are starting a new company, your beginning
  3247.       balances would  be zero, so  this section obviously wouldn't  apply to
  3248.       you. 
  3249.  
  3250.       The method for setting the beginning balances is explained below: 
  3251.  
  3252.           1. This method is to enter beginning balances when setting up your
  3253.              Chart of Accounts.   Please note that while you  are setting up
  3254.              account numbers  with beginning balances, the  system will tell
  3255.              you how much you are out  of balance.  Do not be concerned with
  3256.              this  out-of-balance condition  before  all of  your Asset  and
  3257.              Liability accounts  are added, and your  beginning balances are
  3258.              set. 
  3259.  
  3260.           2. After  you  have  finished  entering  all  of  your  Asset  and
  3261.              Liability  beginning balances,  you  would normally  be out  of
  3262.              balance by the difference between  your total assets, less your
  3263.              total liabilities  (this is the out-of-balance  amount shown on
  3264.              your   screen).    Enter   this  difference   in   your   first
  3265.              Capital/Equity type "C" account beginning balance.  This amount
  3266.              is your starting Equity.   After doing this, the out-of-balance
  3267.              message will go away. 
  3268.  
  3269.  
  3270.  
  3271.  
  3272.  
  3273.  
  3274.  
  3275.  
  3276.  
  3277.  
  3278.  
  3279.  
  3280.  
  3281.  
  3282.  
  3283.  
  3284.  
  3285.  
  3286.  
  3287.  
  3288.  
  3289.  
  3290.  
  3291.  
  3292.  
  3293.  
  3294.  
  3295.  
  3296.  
  3297.  
  3298.                                         PAGE 16
  3299.  
  3300.  
  3301.  
  3302.  
  3303.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3304.  
  3305.  
  3306.                      SECTION FOUR - INCOME AND EXPENSE BUDGET 
  3307.  
  3308.  
  3309.       FINANCE MANAGER allows you to keep  track of your budget for any given
  3310.       income  or expense  account.  You  can determine  how closely  you are
  3311.       adhering to  your budget by  printing the Budget Variance  report (See
  3312.       section Seven "Reports" and also Appendix B for examples). 
  3313.  
  3314.       The procedures in  this section describe how to add  budget amounts to
  3315.       your FINANCE MANAGER database: 
  3316.  
  3317.           1. At the Chart of Accounts Menu, select F2. 
  3318.  
  3319.           2. The following screen appears: 
  3320.  
  3321.            Enter Month of Budget (1-13):__ 
  3322.  
  3323.            Enter Account Number (1-9999):____ Enter JANUARY Budget:_______ 
  3324.  
  3325.  
  3326.           3. Enter the month number of the budget you would like to enter.
  3327.  
  3328.                           Enter Month of Budget (1-13):13 
  3329.  
  3330.              Month 13 is  used for all months.  For example,  if you want to
  3331.              set up a  budget for your car payment, which  is the same every
  3332.              month, you  would select  month 13.   When entering  the Budget
  3333.              amount, this  amount would be  entered in all 12  months.  This
  3334.              eliminates having to enter the same budget figure 12 times (one
  3335.              for each month). 
  3336.  
  3337.           4. At  the Enter  Account  Number, you  should  enter the  account
  3338.              number for which you would like to set up a budget. 
  3339.  
  3340.                         Enter Account Number (1-9999):5000 
  3341.  
  3342.              This account number must be an active Income or Expense account
  3343.              which has previously been set  up during your Chart of Accounts
  3344.              setup.  This  field works similar  to the account  number field
  3345.              used in  the Chart  of accounts setup.   The active  income and
  3346.              expense  accounts which  may  have budget  amounts assigned  to
  3347.              them, are listed at the bottom half of the screen. 
  3348.  
  3349.              The  current  selected  account,  and it's  default  data,  are
  3350.              highlighted  by  the  default   line  pointer.   Remember,  the
  3351.              highlighted default  account pointer  can be moved  up/down via
  3352.              the up/down  keypad arrow key.   The selected budget  month can
  3353.              also be  changed by using  the left/right keypad arrow  keys to
  3354.              move to the next or previous  month.  The keypad arrow keys are
  3355.              only active when at the Enter Account Number field. 
  3356.  
  3357.           5. Next,enter the monthly budget amount for the selected month. 
  3358.  
  3359.                           Enter ALL MONTH Budget:200____ 
  3360.  
  3361.              After you have entered this amount you will return to the Enter
  3362.  
  3363.  
  3364.                                         PAGE 17
  3365.  
  3366.  
  3367.  
  3368.  
  3369.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3370.  
  3371.  
  3372.              Account Number  field and  you may enter  a budget  for another
  3373.              account or month. 
  3374.  
  3375.       You may  now select another account  number, or use the  BACKSPACE key
  3376.       (or left/right keypad keys) to change the month number. 
  3377.  
  3378.       When you  have finished entering budget  data, press ESC to  return to
  3379.       the Chart of Accounts Menu.  At that point your budget will be written
  3380.       to disk and saved.  You may print a copy of all of your budget data by
  3381.       printing the Budget Listing report (see Section Seven on reports). 
  3382.  
  3383.       As  mentioned above,  the budget  data you  enter is  reported in  the
  3384.       Budget Variance report.  The Budget  Variance report can be run either
  3385.       as  a year-to-date  cumulative  report,  or as  a  trended (by  month)
  3386.       report.
  3387.  
  3388.  
  3389.  
  3390.  
  3391.  
  3392.  
  3393.  
  3394.  
  3395.  
  3396.  
  3397.  
  3398.  
  3399.  
  3400.  
  3401.  
  3402.  
  3403.  
  3404.  
  3405.  
  3406.  
  3407.  
  3408.  
  3409.  
  3410.  
  3411.  
  3412.  
  3413.  
  3414.  
  3415.  
  3416.  
  3417.  
  3418.  
  3419.  
  3420.  
  3421.  
  3422.  
  3423.  
  3424.  
  3425.  
  3426.  
  3427.  
  3428.  
  3429.  
  3430.                                         PAGE 18
  3431.  
  3432.  
  3433.  
  3434.  
  3435.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3436.  
  3437.  
  3438.                             SECTION FIVE - TRANSACTIONS 
  3439.  
  3440.  
  3441.       Any transaction  which changes your  financial standing, such  as from
  3442.       making a savings account deposit to  being charged interest on a loan,
  3443.       should   be  recorded   in  your   FINANCE  MANAGER   program.   These
  3444.       transactions are recorded via Journal Entries. 
  3445.  
  3446.       We  refer to  Journal Entries  as "Transactions".   Anything affecting
  3447.       your  Balance  Sheet, or  Income  Statement  position, (i.e.  anything
  3448.       involving  money)  needs  to  be   stored  in  FINANCE  MANAGER  as  a
  3449.       transaction. 
  3450.  
  3451.  
  3452.  
  3453.       5a - Entering Transactions
  3454.  
  3455.       Each  transaction  involves  the  debiting of  one  account,  and  the
  3456.       crediting of  another account.  When  entering debits and  credits, an
  3457.       easy rule to remember is that a  credit is where money (or funds) come
  3458.       from, and a  debit is where money  goes to.  If you are  new to double
  3459.       entry bookkeeping, some basic sample  transactions are included on the
  3460.       demo accounts.  Print a General  Journal report (see Section Seven) to
  3461.       get a listing of these sample transactions. 
  3462.  
  3463.       As you  enter each  transaction, FINANCE MANAGER  checks it  to ensure
  3464.       that it is in balance (i.e.  Debit $ = Credit $).  If your accounts in
  3465.       your Chart  of Accounts have been  set up in balance,  FINANCE MANAGER
  3466.       will always keep your accounts in balance. 
  3467.  
  3468.           1. To begin entering transactions,  select F1 "Input Transactions"
  3469.              at the General Ledger Main Menu.  The following screen appears: 
  3470.  
  3471.               Item Date:__-__-__        Description:_____________________ 
  3472.  
  3473.                DEBIT:Check Num:_____ Account Number:____ Amount:_________ 
  3474.               CREDIT:Check Num:_____ Account Number:____ Amount:_________ 
  3475.  
  3476.           2. When entering transactions, the last transaction entered always
  3477.              provides the default data (unless, of course, this is your very
  3478.              first FINANCE MANAGER transaction).   To accept default data in
  3479.              any field, simply press ENTER in that field. 
  3480.  
  3481.           3. Enter the Item Date: 
  3482.  
  3483.                                 Item Date:_1-12-87 
  3484.  
  3485.              The  item date  is the  date  on which  the actual  transaction
  3486.              occurred. 
  3487.  
  3488.           4. Enter the description: 
  3489.  
  3490.                          Description:Safeway Food Store___ 
  3491.  
  3492.              The "Description" field  may be used to specify  the purpose of
  3493.              the transaction.  For example, you  may want to indicate why or
  3494.  
  3495.  
  3496.                                         PAGE 19
  3497.  
  3498.  
  3499.  
  3500.  
  3501.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3502.  
  3503.  
  3504.              to whom a check was written. 
  3505.  
  3506.           5. Enter the debit check number: 
  3507.  
  3508.                                DEBIT:Check Num:____ 
  3509.  
  3510.              In the Check Num field, you  may enter the check number for the
  3511.              transaction,  or  you  may  use the  field  to  indicate  other
  3512.              qualities  about   the  transaction.   For  instance,   if  the
  3513.              transaction involved  an automated  teller, you  might indicate
  3514.              "ATM" in the check number field.  If the transaction involved a
  3515.              deposit, you might  want to indicate "DEP" in  the check number
  3516.              field.  In this case, we would  leave the field blank since the
  3517.              check is  written as a  credit, and  the check number  would be
  3518.              entered in the  credit check number field.  If  this would have
  3519.              been a deposit, we might have put "DEP" in this field. 
  3520.  
  3521.              FINANCE MANAGER  can automatically  increment the  check number
  3522.              for  you, once  the initial  check number  has been  input.  To
  3523.              increment check numbers,  press "+" and ENTER.   Also, you have
  3524.              an option of entering "=" which  will make the check number the
  3525.              same as your last transactions  check number.  To clear a check
  3526.              number just enter a space and press ENTER. 
  3527.  
  3528.           6. Enter the debit account number: 
  3529.  
  3530.                             Account Number:5050 [Food] 
  3531.  
  3532.              At the  debit and credit  Account prompt,  you may fill  in the
  3533.              account number,  or you  can choose the  account (the  Chart of
  3534.              Accounts are  highlighted on the  lower half of the  screen) by
  3535.              using the  keypad arrows with  Num Lock off.  Press  ENTER when
  3536.              the highlighted account has been selected. 
  3537.  
  3538.           7. Enter the debit amount: 
  3539.  
  3540.                                  Amount:143.27___ 
  3541.  
  3542.  
  3543.              This is the amount of the check written to Safeway Food Store. 
  3544.  
  3545.           8. Enter the credit check number: 
  3546.  
  3547.                                CREDIT:Check Num:1234 
  3548.  
  3549.              As this example is for a  check written the check number should
  3550.              be entered.  Also, see debit check number above. 
  3551.  
  3552.           9. Enter the credit account number: 
  3553.  
  3554.                       Account Number:1010 [Checking Account] 
  3555.  
  3556.          10. Enter the credit amount: 
  3557.  
  3558.                                  Amount:143.27___ 
  3559.  
  3560.  
  3561.  
  3562.                                         PAGE 20
  3563.  
  3564.  
  3565.  
  3566.  
  3567.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3568.  
  3569.  
  3570.  
  3571.              The Debit Amount/Credit Amount should, in most cases, match one
  3572.              another.   If you  do not  enter a  credit amount,  the program
  3573.              defaults to the same amount as the debit amount. 
  3574.  
  3575.              If the debit and credit amounts do not match, the program tells
  3576.              you that your account is out  of balance.  If you need multiple
  3577.              debit or credit transactions, refer to "Entering Multiple Debit
  3578.              or Credit Transactions" below). 
  3579.  
  3580.          11. If you are entering a transaction and  you want to go back to a
  3581.              previous field, you can back up by using the Backspace key. 
  3582.  
  3583.          12. You may abort the transaction at any time by pressing ESC. 
  3584.  
  3585.          13. To accept the transaction: 
  3586.  
  3587.                             ARE INPUTS CORRECT (Y/N):Y 
  3588.  
  3589.              Answer the  prompt with "Y".   FINANCE MANAGER will  accept the
  3590.              transaction.   The cursor  will then  return to  the Item  Date
  3591.              field  ready for  the  next transaction.   If  you answer  this
  3592.              prompt with  a "N"  you will  return to the  date field  and be
  3593.              allowed to make any changes/corrections necessary. 
  3594.  
  3595.          14. After you have  entered all desired transactions,  press ESC to
  3596.              return to the General Ledger Main Menu. 
  3597.  
  3598.  
  3599.  
  3600.       5b - Entering Multiple Debit or Credit Transactions 
  3601.  
  3602.       Most transactions have only one debit  and one credit.  There are some
  3603.       instances, however,  when there  are several debits  or credits  for a
  3604.       single transaction.  FINANCE MANAGER  allows for multiple debit and/or
  3605.       credit entry, thus preventing out  of balance situations.  The maximum
  3606.       multiple transaction parts in one transaction is 25. 
  3607.  
  3608.       Multiple debit or credit transactions  are entered just like any other
  3609.       transaction,  except   the  initial  debit  and   credit  amounts  are
  3610.       different.  For example:
  3611.  
  3612.            You would  like to record  a furniture purchase of  $100.00.  The
  3613.            check was  written for  $105.50 because of  sales tax.   You have
  3614.            decided to  record your sales tax  in a separate account,  so you
  3615.            need to debit both "Furniture" [Asset] and "Sales Tax" [Expense]. 
  3616.  
  3617.       This  transaction has  two debits  and one  credit.  To  complete this
  3618.       transaction, follow the steps outlined below:
  3619.  
  3620.           1. Follow steps 1-5 in "Entering Transactions". 
  3621.  
  3622.           2. Enter the debit account number: 
  3623.  
  3624.                           Account Number:1700 [furniture] 
  3625.  
  3626.  
  3627.  
  3628.                                         PAGE 21
  3629.  
  3630.  
  3631.  
  3632.  
  3633.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3634.  
  3635.  
  3636.           3. Enter the subtotal purchase amount:  
  3637.  
  3638.                                    Amount:100.00 
  3639.  
  3640.           4. Enter the check number for the credit account: 
  3641.  
  3642.                                CREDIT:Check Num:1023 
  3643.  
  3644.           5. Enter the account number: 
  3645.  
  3646.                       Account Number:1010 [Checking Account] 
  3647.  
  3648.           6. Enter the credit amount: 
  3649.  
  3650.                                   Amount: 105.50 
  3651.  
  3652.           7. At the prompt, answer "Y". 
  3653.  
  3654.                             ARE INPUTS CORRECT (Y/N):Y 
  3655.  
  3656.           8. At the "Out of Balance" prompt, answer "Y". 
  3657.  
  3658.                   TRANSACTION IS OUT OF BALANCE, CONTINUE (Y/N):Y 
  3659.  
  3660.           9. When  the  screen reappears,  notice  that  there is  a  column
  3661.              labeled "CUM AMT", at  the right,which registers the cumulative
  3662.              credit and debit amounts. 
  3663.  
  3664.          10. Now the  second part of  the transaction needs to  be recorded,
  3665.              namely, the recording of the sales tax for the transaction. 
  3666.  
  3667.          11. Enter the debit account number: 
  3668.  
  3669.                           Account Number:5670 [sales tax] 
  3670.  
  3671.          12. Enter the sales tax amount:  
  3672.  
  3673.                                     Amount:5.50 
  3674.  
  3675.              Note that the system default for  the debit amount field is the
  3676.              cumulative remaining amount to balance the transaction. 
  3677.  
  3678.          13. Answer the "ARE INPUTS CORRECT" prompt with a "Y": 
  3679.  
  3680.                             ARE INPUTS CORRECT (Y/N):Y 
  3681.  
  3682.          14. In this example, the transaction would now be in balance. 
  3683.  
  3684.       You may, in some cases, have a  situation in which there are more than
  3685.       two debits for one credit, or multiple credits for one debit.  FINANCE
  3686.       MANAGER continues  to prompt you  for more debit/credit  amounts until
  3687.       the transaction is in  balance, up to a maximum of  25 parts.  You can
  3688.       have  FINANCE  MANAGER calculate  the  amount  needed to  balance  the
  3689.       transaction by pressing ENTER while in the amount field. 
  3690.  
  3691.       Also of  note: When  you are  entering multiple  transactions, FINANCE
  3692.  
  3693.  
  3694.                                         PAGE 22
  3695.  
  3696.  
  3697.  
  3698.  
  3699.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3700.  
  3701.  
  3702.       MANAGER will go to either the debit or credit side of the transaction,
  3703.       depending on which has a lower  cumulative amount.  If you wish to put
  3704.       an  amount on  the  other side  of the  transaction,  move forward  or
  3705.       backward by using the return and backspace keys respectively. 
  3706.  
  3707.  
  3708.  
  3709.       5c - Changing Transactions 
  3710.  
  3711.       If you  discover an error in  an earlier transaction, or  if you would
  3712.       like to change previously  entered information, FINANCE MANAGER allows
  3713.       you  to  do  so.   Outlined  below are  the  procedures  for  changing
  3714.       previously entered transactions: 
  3715.  
  3716.           1. Select "F2" at the General Ledger Main Menu.   
  3717.  
  3718.           2. The system prompts you for "Transaction Search Data".   
  3719.  
  3720.           3. Enter data  in the fields  which you  want to match  that data.
  3721.              For example, if  you want to search for  all transactions which
  3722.              have a description  of "Safeway Food Store", you  would move to
  3723.              the  description field  and enter  the description.   Upper and
  3724.              lower case do  not matter, and you do not  have to complete the
  3725.              description.  For example,  if you entered only  the first part
  3726.              of  the  description, "safe",  FINANCE  MANAGER  will find  all
  3727.              descriptions  which   begin  with  the  letters   "safe"  (i.e.
  3728.              "Safeway Food  Store").  You  could also add  a month  and year
  3729.              parameter to  the search,  and you would  find only  the "safe"
  3730.              descriptions in a particular month. 
  3731.  
  3732.              Any field  left blank  is an assumed  wildcard for  that field.
  3733.              Therefore,  if  you   leave  ALL  of  the   fields  blank,  all
  3734.              transactions are selected by the search. 
  3735.  
  3736.           4. Next, FINANCE MANAGER searches  for all transactions containing
  3737.              the  values  you  have   specified.   As  each  transaction  is
  3738.              displayed, the program displays the following prompt:
  3739.  
  3740.                 Modify/Delete/Continue/Reverse/Begin/End/+/-/Quit: 
  3741.  
  3742.              You must select M,D,C,R,B,E,+,-, or Q. Where: 
  3743.  
  3744.                  M = Modify (change) transaction shown. 
  3745.                  D = Delete (remove) transaction shown. 
  3746.                  C = Continue (find next transaction that matches search). 
  3747.                  R = Reverse continue (find prior tran. that matches search). 
  3748.                  B = Beginning (go to first transaction in file). 
  3749.                  E = Ending (go to last transaction in file). 
  3750.                  + = Go to next consecutive transaction in file. 
  3751.                  - = Go to prior consecutive transaction in file. 
  3752.                  Q = Quit transaction search. 
  3753.  
  3754.  
  3755.           5. As long  as you continue to  answer the above prompt  with "C",
  3756.              FINANCE  MANAGER  continues   searching  for  all  transactions
  3757.              containing the  values you have specified.   Selecting "R" does
  3758.  
  3759.  
  3760.                                         PAGE 23
  3761.  
  3762.  
  3763.  
  3764.  
  3765.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3766.  
  3767.  
  3768.              the same as "C" except it searches backwards. 
  3769.  
  3770.           6. Answering  the prompt  with  a "+"  causes  FINANCE MANAGER  to
  3771.              display the next  consecutive transaction; a "-"  shows you the
  3772.              previous transaction. 
  3773.  
  3774.           7. Entering a "B" or an "E" will  take you to the Beginning or End
  3775.              of the  transaction file  respectivly.  It ignores  your search
  3776.              paramaters. 
  3777.  
  3778.           8. When the search  function displays the transaction  you wish to
  3779.              change, answer the prompt with an "M" (Modify). 
  3780.  
  3781.           9. You  are  now  in  the  change  mode.   ENTER  leaves  a  field
  3782.              unchanged.  Change data in any field by typing in the new value
  3783.              for the given field.  
  3784.  
  3785.          10. If  you have  made a  mistake,  or would  like to  return to  a
  3786.              previous  field, use  the Backspace  key.  Use  the ESC  key to
  3787.              ignore your changes and return to the Main Menu. 
  3788.  
  3789.          11. If your changes cause the transaction to be out of balance, the
  3790.              system will  not accept  your change.   You must  re-enter your
  3791.              changes, making  sure your  cumulative debits  equal cumulative
  3792.              credits. 
  3793.  
  3794.       NOTE: If you  are changing a  transaction with multiple  debits and/or
  3795.             credits you can  not change the number of  parts the transaction
  3796.             had originally.  If you need to  change the number of parts of a
  3797.             transaction we suggest  that you delete the  old transaction and
  3798.             add a completely new one.
  3799.  
  3800.  
  3801.       5d - Deleting Transactions 
  3802.  
  3803.       To delete or remove a transaction permanently, do the following: 
  3804.  
  3805.           1. Select F2 at the General Ledger Main Menu. 
  3806.  
  3807.           2. Enter search data and find  desired transaction as described in
  3808.              "Changing Transactions". 
  3809.  
  3810.           3. When the  transaction you  wish to delete  is displayed  on the
  3811.              screen, answer "D" at the: 
  3812.  
  3813.                 Modify/Delete/Continue/Reverse/Begin/End/+/-/Quit: 
  3814.  
  3815.           4. When you are deleting a multiple part transaction, all parts of
  3816.              the transaction are deleted. 
  3817.  
  3818.           5. After you have deleted the  desired transaction(s), you may use
  3819.              the  "Sort"   function.   (See  Section Nine   "General  Ledger
  3820.              Utilities  Menu  -  Sorting Transactions.")  When  sorting  the
  3821.              transactions,  the program  frees disk  space formerly  used by
  3822.              deleted transactions.  
  3823.  
  3824.  
  3825.  
  3826.                                         PAGE 24
  3827.  
  3828.  
  3829.  
  3830.  
  3831.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3832.  
  3833.  
  3834.  
  3835.  
  3836.       5e - Points to Remember 
  3837.  
  3838.       Each transaction must have at least one debit and one credit. 
  3839.  
  3840.       When  entering transactions,  try to  remember that  when you  write a
  3841.       check, in most  cases the transaction should reflect a  credit to your
  3842.       checking  account.   Likewise, when  you  make  a  deposit to  a  bank
  3843.       account, the  transaction usually should  reflect a debit to  the bank
  3844.       account. 
  3845.  
  3846.       ANOTHER WAY OF REMEMBERING DEBITS AND CREDITS: A CREDIT IS WHERE MONEY
  3847.       CAME FROM AND A DEBIT IS WHERE MONEY IS GOING TO. 
  3848.  
  3849.  
  3850.  
  3851.  
  3852.  
  3853.  
  3854.  
  3855.  
  3856.  
  3857.  
  3858.  
  3859.  
  3860.  
  3861.  
  3862.  
  3863.  
  3864.  
  3865.  
  3866.  
  3867.  
  3868.  
  3869.  
  3870.  
  3871.  
  3872.  
  3873.  
  3874.  
  3875.  
  3876.  
  3877.  
  3878.  
  3879.  
  3880.  
  3881.  
  3882.  
  3883.  
  3884.  
  3885.  
  3886.  
  3887.  
  3888.  
  3889.  
  3890.  
  3891.  
  3892.                                         PAGE 25
  3893.  
  3894.  
  3895.  
  3896.  
  3897.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3898.  
  3899.  
  3900.                        SECTION SIX - ACCOUNT RECONCILIATION
  3901.  
  3902.  
  3903.       The account reconciliation  function has been created  to automate the
  3904.       balancing of  your checkbook.  It  can also  help you to  monitor your
  3905.       credit card statements.  This module must be purchased separately (see
  3906.       order form). 
  3907.  
  3908.       To begin the FINANCE MANAGER account reconciliation process, select F5
  3909.       at  the General  Ledger  Main  Menu.  F5  brings  you  to the  Account
  3910.       Reconciliation  Menu.   The  Account Reconciliation  Menu  appears  as
  3911.       follows: 
  3912.  
  3913.                      ---------------------------------------- 
  3914.                      |          NO ACCOUNT SELECTED         | 
  3915.                      ---------------------------------------- 
  3916.                      |                                      | 
  3917.                      |  ESC  Return to GL Main Menu         | 
  3918.                      |                                      | 
  3919.                      |  F1   Select Account to Reconcile    | 
  3920.                      |  F2   Clear Outstanding Transactions | 
  3921.                      |  F3   Print Outstanding Transactions | 
  3922.                      |  F4   Run Reconciliation             | 
  3923.                      |                                      | 
  3924.                      |                                      | 
  3925.                      |                                      | 
  3926.                      |                                      | 
  3927.                      |  ENTER YOUR SELECTION:               | 
  3928.                      |                                      | 
  3929.                      |                                      | 
  3930.                      ---------------------------------------- 
  3931.  
  3932.  
  3933.  
  3934.       6a - Selecting An Account 
  3935.  
  3936.           1. To  start reconciling  an  account, select  F1  at the  Account
  3937.              Reconciliation Menu.  The system prompts you as follows: 
  3938.  
  3939.                           Enter Account to Reconcile:___ 
  3940.  
  3941.           2. After you answer the prompt with the account number you wish to
  3942.              reconcile, the system  begins to read the  transactions for the
  3943.              designated account.  A counting register appears on the screen. 
  3944.  
  3945.           3. When FINANCE MANAGER finishes  reading all transactions for the
  3946.              selected  account, the  Account Reconciliation  Menu reappears,
  3947.              but the heading "NO ACCOUNT SELECTED" is replaced with the name
  3948.              of the selected account (e.g.  "Checking Account"). 
  3949.  
  3950.  
  3951.  
  3952.  
  3953.       6b - Clearing Transactions 
  3954.  
  3955.       The next step in the reconciliation process is the flagging (clearing)
  3956.  
  3957.  
  3958.                                         PAGE 26
  3959.  
  3960.  
  3961.  
  3962.  
  3963.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  3964.  
  3965.  
  3966.       of any  of the transactions  shown on your  bank statement, or  on any
  3967.       other statements.  To flag  transactions, follow the procedures listed
  3968.       below: 
  3969.  
  3970.           1. Select F2 at the Account  Reconciliation Menu.  The next screen
  3971.              lists all transactions for that account.   
  3972.  
  3973.           2. The far right column of the  listing is labeled "CL".  To clear
  3974.              a transaction,  first move  the cursor/pointer  to the  desired
  3975.              transaction.   To  move  the cursor/pointer,  use  the  up/down
  3976.              keypad  arrows.    In  the   column  labeled  "CL",   flag  the
  3977.              transaction by  entering "Y" or  "*".  Whether you type  "Y" or
  3978.              "*", the flag always appears as "*". 
  3979.  
  3980.           3. If you accidentally flag a  transaction that has not cleared on
  3981.              your statement, typing a space removes the flag. 
  3982.  
  3983.           4. After you have finished  flagging all cleared transactions, hit
  3984.              the ESC key to return to the menu. 
  3985.  
  3986.       NOTE: You must  flag every transaction  shown on your  bank statement.
  3987.             If one of  the transactions shown on your bank  statement is not
  3988.             reflected in your FINANCE  MANAGER transactions, you must return
  3989.             to the Input Transactions selection on the main menu and add the
  3990.             missing transaction.
  3991.  
  3992.  
  3993.  
  3994.       6c - Printing Outstanding Transactions 
  3995.  
  3996.       FINANCE MANAGER provides you with  a listing of all transactions which
  3997.       you have not yet flagged as "cleared".  To obtain this listing, select
  3998.       F3 at the Account Reconciliation Menu. 
  3999.  
  4000.           1. The following prompt appears: 
  4001.  
  4002.                          TO SCREEN/PRINTER/DISK (S/P/D):_ 
  4003.  
  4004.           2. Select S,P or  D above for report destination.   The listing of
  4005.              outstanding transactions will be printed. 
  4006.  
  4007.              If you  select "D" for disk,  the system will prompt  you for a
  4008.              disk filename.   Enter a  filename of  up to  eight characters.
  4009.              The  file  will be  saved  on  your  data  disk with  the  file
  4010.              extension of ".RPT".   If a file with the  name entered already
  4011.              exists, the  system will  tell you  so and ask  if you  want to
  4012.              delete the  old file.  If  you answer  "N", the report  will be
  4013.              appended to the already existing disk file. 
  4014.  
  4015.  
  4016.  
  4017.  
  4018.       6d - Running the Reconciliation 
  4019.  
  4020.       After flagging  all cleared  transactions, you  are ready  to actually
  4021.       reconcile your statement to your posted transactions. 
  4022.  
  4023.  
  4024.                                         PAGE 27
  4025.  
  4026.  
  4027.  
  4028.  
  4029.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4030.  
  4031.  
  4032.  
  4033.           1. Select "F4" at the Account Reconciliation Menu.  
  4034.  
  4035.  
  4036.          2. Answer the following prompt: 
  4037.  
  4038.                         ENTER STATEMENT ENDING BALANCE:_________ 
  4039.  
  4040.           3. After entering  the ending  balance from your  statement, press
  4041.              ENTER.    FINANCE  MANAGER   then  begins   to  calculate   the
  4042.              reconciliation. 
  4043.  
  4044.           4. After   FINANCE   MANAGER   finishes  its   calculations,   the
  4045.              reconciliation  results appear.   An  out-of-balance sample  is
  4046.              shown below: 
  4047.  
  4048.  
  4049.                YOUR ENDING BALANCE:                    719.47 
  4050.                                                    ========== 
  4051.  
  4052.                 STATEMENT ENDING BALANCE              1900.00 
  4053.                     PLUS 1 OUTSTANDING DEBITS          995.00 
  4054.                      LESS 10 OUTSTANDING CREDITS     -2181.84 
  4055.                                                    ---------- 
  4056.                 ADJUSTED STATEMENT BALANCE             713.16 
  4057.                                                    ========== 
  4058.  
  4059.                 DIFFERENCE                               6.31 
  4060.  
  4061.  
  4062.                 Print a Copy of this Reconciliation (Y/N):_ 
  4063.  
  4064.  
  4065.              If  you  want   a  printed  (on  your  printer)   copy  of  the
  4066.              reconciliation display answer the  yes/no question above with a
  4067.              "Y".  Answering with a "N" will take you back to the menu. 
  4068.  
  4069.  
  4070.       6e - If You Are Out Of Balance 
  4071.  
  4072.       If your ending  balance is higher than the bank's  balance, or another
  4073.       financial institution's adjusted ending balance, chances are you have
  4074.       missed one of the following: 
  4075.  
  4076.           1. You did not enter a service charge in your transactions. 
  4077.  
  4078.           2. You marked  a deposit  or payment (debit)  as cleared,  but the
  4079.              deposit or payment is not reflected on your statement. 
  4080.  
  4081.           3. You forgot to enter an  automatic withdrawal (credit) or an ATM
  4082.              transaction in your FINANCE MANAGER transactions. 
  4083.  
  4084.           4. You entered a check or charge as a debit instead of a credit. 
  4085.  
  4086.  
  4087.       If  your ending  balance  is  lower than  the  bank's adjusted  ending
  4088.  
  4089.  
  4090.                                         PAGE 28
  4091.  
  4092.  
  4093.  
  4094.  
  4095.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4096.  
  4097.  
  4098.       balance, chances are you have overlooked something.  For example: 
  4099.  
  4100.           1. You entered a check (credit) twice in FINANCE MANAGER. 
  4101.  
  4102.           2. You  flagged a  check  or  credit as  cleared,  but  it is  not
  4103.              reflected on your statement. 
  4104.  
  4105.           3. You forgot to record a deposit in FINANCE MANAGER. 
  4106.  
  4107.  
  4108.           4. You  entered a  deposit or  payment as  a credit  instead of  a
  4109.              debit. 
  4110.  
  4111.       If you are out  of balance, it might help to  print an Account History
  4112.       Report (see  Appendix B) on the  account you are trying  to reconcile.
  4113.       This  report lists  all  debits  and credits  posted  to the  specific
  4114.       account.  You can then compare your debits and credits with the bank's
  4115.       transactions on your account.
  4116.  
  4117.       Also,  remember  that the  Account  Reconciliation  Menu provides  the
  4118.       option of allowing you to  print a listing of outstanding transactions
  4119.       on   the  particular   account.   Comparing   this  listing   to  your
  4120.       statement(s) may help  you to discover the  discrepancy.  There should
  4121.       be no items on your listing which are on the bank's statement. 
  4122.  
  4123.  
  4124.  
  4125.  
  4126.  
  4127.  
  4128.  
  4129.  
  4130.  
  4131.  
  4132.  
  4133.  
  4134.  
  4135.  
  4136.  
  4137.  
  4138.  
  4139.  
  4140.  
  4141.  
  4142.  
  4143.  
  4144.  
  4145.  
  4146.  
  4147.  
  4148.  
  4149.  
  4150.  
  4151.  
  4152.  
  4153.  
  4154.  
  4155.  
  4156.                                         PAGE 29
  4157.  
  4158.  
  4159.  
  4160.  
  4161.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4162.  
  4163.  
  4164.                               SECTION SEVEN - REPORTS 
  4165.  
  4166.  
  4167.       FINANCE MANAGER Reports Menu allows you to generate a full spectrum of
  4168.       financial statements from your own  database.  The Reports Menu (F3 on
  4169.       the General Ledger Main Menu) appears as follows: 
  4170.  
  4171.                       -------------------------------------- 
  4172.                       |     GENERAL LEDGER REPORTS MENU    | 
  4173.                       -------------------------------------- 
  4174.                       |                                    | 
  4175.                       |   ESC  Return to GL Main Menu      | 
  4176.                       |                                    | 
  4177.                       |   F1   GENERAL JOURNAL             | 
  4178.                       |   F2   Account History             | 
  4179.                       |   F3   INCOME STATEMENT            | 
  4180.                       |   F4   BALANCE SHEET               | 
  4181.                       |   F5   Sources & Uses of Funds     | 
  4182.                       |   F6   Budget Variance             | 
  4183.                       |   F7   CHART OF ACCOUNTS           | 
  4184.                       |   F8   Budget Listing              | 
  4185.                       |   F9   Trial Balance               | 
  4186.                       |                                    | 
  4187.                       |   ENTER YOUR SELECTION:            | 
  4188.                       |                                    | 
  4189.                       -------------------------------------- 
  4190.  
  4191.       Explanations of the  available reports are listed  below.  Examples of
  4192.       the reports are shown in Appendix B. 
  4193.  
  4194.       Reports can  be generated to  show financial  standing for a  month, a
  4195.       range of months, a quarter, a  year, etc.  In this section, we discuss
  4196.       how reports  can help  you to  get optimum  results from  your FINANCE
  4197.       MANAGER program.   
  4198.  
  4199.  
  4200.  
  4201.       7a - Explanations of Reports 
  4202.  
  4203.       Each  of the  available  FINANCE MANAGER  General  Ledger reports  are
  4204.       described below.  Samples of these reports  are shown in Appendix B or
  4205.       may  be printed  while using  the DEMO  accounts (see  Getting Started
  4206.       manual). 
  4207.  
  4208.       General Journal Report: This report  is a listing of  all transactions
  4209.                               which took place during  a specified period of
  4210.                               time. 
  4211.  
  4212.       Account History:        An  Account  History   Report  can  trace  the
  4213.                               transaction  activity  against  given  account
  4214.                               numbers from your Chart  of Accounts.  You can
  4215.                               specify  only one  account, or  you can  get a
  4216.                               history for all of your accounts.  This report
  4217.                               is  excellent   for  keeping  track   of  your
  4218.                               checking  account activity.   It is  also very
  4219.                               helpful  in   tracking  loan   payments,  thus
  4220.  
  4221.  
  4222.                                         PAGE 30
  4223.  
  4224.  
  4225.  
  4226.  
  4227.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4228.  
  4229.  
  4230.                               monitoring  your loan  balance.   It can  help
  4231.                               keep track of variations in monthly utility or
  4232.                               phone  bills.  You  may want  to keep  in mind
  4233.                               that the Account History  Report can be a very
  4234.                               long  report if  you  select more  than a  few
  4235.                               accounts. 
  4236.  
  4237.       Income Statement:       Also  called a  Profit  and  Loss report,  the
  4238.                               Income Statement shows the  net income (or net
  4239.                               loss, as the  case may be) for  a given period
  4240.                               of  time.   Simply  stated, it  is  the  total
  4241.                               income, less  the total expenses.   The report
  4242.                               may be run either as a cumulative report for a
  4243.                               specified period of time, or it may be trended
  4244.                               by month.
  4245.  
  4246.       Balance Sheet Report:   The   Balance  Sheet   shows  your   financial
  4247.                               position or financial  condition.  The Balance
  4248.                               Sheet shows the ending  balance for all of the
  4249.                               asset,  liability, and  equity accounts.   For
  4250.                               more information  on the  basic elements  of a
  4251.                               Balance  Sheet, see  Appendix  A. The  Balance
  4252.                               Sheet may  also be run either  as a cumulative
  4253.                               or as a trended report. 
  4254.  
  4255.       Sources and Uses        This is a two-part report.  The first part of 
  4256.       of Funds Statement:     the report  shows each account  that qualifies
  4257.                               as  a  source  of  funds.   Adjacent  to  each
  4258.                               account name  is the  amount of  the "source".
  4259.                               The  second  part  of  the  report  lists  the
  4260.                               accounts which  reflect the use of  the source
  4261.                               funds listed above.  The bottom line total for
  4262.                               each part  of the  report should  match.  This
  4263.                               report can be either cumulative or trended. 
  4264.  
  4265.       Budget Variance Report: This  reports   the  difference   between  the
  4266.                               monthly  amount  budgeted   for  a  particular
  4267.                               expense  account, and  the actual  amount used
  4268.                               for  that  expense  account.   If  the  Budget
  4269.                               Variance  report is  being generated  for more
  4270.                               than   one  month,   the  report   shows  only
  4271.                               cumulative amounts, with  one variance for the
  4272.                               cumulative amounts. 
  4273.  
  4274.       Chart of Accounts:      This report  lists the  most current  Chart of
  4275.                               Accounts.  This  is the report that  should be
  4276.                               run before  and after you make  any changes to
  4277.                               the Chart of Accounts. 
  4278.  
  4279.       Budget Listing:         This, like the Chart of Accounts, is a listing
  4280.                               of  accounts.  The  accounts listed,  however,
  4281.                               are only  those which may have  budget amounts
  4282.                               assigned  to them  (i.e.,  income and  expense
  4283.                               accounts).   The   account  name   is  listed,
  4284.                               accompanied   by  all   other  account   data.
  4285.                               Instead of  including a column  for "Beginning
  4286.  
  4287.  
  4288.                                         PAGE 31
  4289.  
  4290.  
  4291.  
  4292.  
  4293.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4294.  
  4295.  
  4296.                               Balances",  there  is  a  column  for  "Budget
  4297.                               Amounts". 
  4298.  
  4299.       Trial Balance:          This report  provides a quick look  at current
  4300.                               balances on all accounts.  It is like a income
  4301.                               statement and balance sheet combined into one.
  4302.                               In old manual  accounting systems, this report
  4303.                               would tell you  if you are in  balance.  It is
  4304.                               provided here mainly as  a convenience and for
  4305.                               completeness. 
  4306.  
  4307.  
  4308.  
  4309.       7b - General Instructions for Generating Reports 
  4310.  
  4311.       When using  FINANCE MANAGER  to generate  financial reports,  you have
  4312.       three  options.  First,  you can  simply list  reports to  the screen.
  4313.       Second,  if you  have a  printer, you  can print  a hard  copy of  the
  4314.       reports.  You also  have the option of sending your  reports to a disk
  4315.       file instead  of to  the printer.   With this  option, reports  can be
  4316.       stored and printed at a later date. 
  4317.  
  4318.       A "Destination" prompt is an option for each of the available reports.
  4319.       To select the destination, answer the prompt below: 
  4320.  
  4321.                          TO SCREEN/PRINTER/DISK (S/P/D):_
  4322.  
  4323.       If you  select "D"  for disk, the  system will prompt  you for  a disk
  4324.       filename.  Enter a filename of up  to eight characters.  The file will
  4325.       be saved on  your data disk with  the file extension of  ".RPT".  If a
  4326.       file with the name entered already exists, the system will tell you so
  4327.       and ask if  you want to delete  the old file.  If you  answer "N", the
  4328.       report will be appended to the already existing disk file. 
  4329.  
  4330.       When  you select  "P"  for  printer, you  may  pause  the printing  by
  4331.       pressing any key.  Please keep in mind that most printers have a print
  4332.       buffer, so the report continues to print until the buffer is empty. 
  4333.  
  4334.       For most  reports, you also  need to  specify reporting dates  via the
  4335.       "Date" prompt.  The date prompt appears as follows: 
  4336.  
  4337.                          ENTER DATE RANGE FOR REPORTS: 
  4338.                                  STARTING Month:__ Year:__  
  4339.                                    ENDING Month:__ Year:__ 
  4340.  
  4341.       These  dates  determine which  months  and  years  are shown  on  your
  4342.       reports.  The  ending month and year  must be within twelve  months of
  4343.       the starting month and year.  To  get a year-to-date report, you might
  4344.       select the  dates 1-87 through 12-87.   Likewise, if you want  a first
  4345.       quarter report, you could select 1-87 through 3-87. 
  4346.  
  4347.       When entering prompts for reports, remember  that you may back up to a
  4348.       previous field by pressing the Backspace  key.  If you want to go back
  4349.       to the reports menu while you are  at the input screen, press ESC.  If
  4350.       you want to return to the  reports menu after your report has finished
  4351.       listing to the screen, press ENTER.
  4352.  
  4353.  
  4354.                                         PAGE 32
  4355.  
  4356.  
  4357.  
  4358.  
  4359.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4360.  
  4361.  
  4362.  
  4363.       Since there are different reporting  options within reports, below are
  4364.       some of the  different types of input screen displays  and the reports
  4365.       to which they apply. 
  4366.  
  4367.  
  4368.           1. To  run  GENERAL JOURNAL  (F1)  or  BUDGET VARIANCE  (F6),  the
  4369.              guidelines below apply: 
  4370.  
  4371.                 a. Make your selection (F1 or F6). 
  4372.  
  4373.                 b. The following screen appears: 
  4374.  
  4375.  
  4376.                          TO SCREEN/PRINTER/DISK (S/P/D):_ 
  4377.  
  4378.                          ENTER DATE RANGE FOR REPORTS: 
  4379.                                  STARTING Month:__ Year:__  
  4380.                                    ENDING Month:__ Year:__ 
  4381.  
  4382.  
  4383.                 c. First, type  in the  destination for your  report.  Then,
  4384.                    enter the reporting dates.    
  4385.  
  4386.  
  4387.           2. When  you are  selecting ACCOUNT  HISTORY (F2),  the procedures
  4388.              below apply: 
  4389.  
  4390.                 a. Select F2 at the Reports Menu. 
  4391.  
  4392.                 b. The following screen appears: 
  4393.  
  4394.                          TO SCREEN/PRINTER/DISK (S/P/D):_ 
  4395.  
  4396.                          ENTER DATE RANGE FOR REPORTS: 
  4397.                                  STARTING Month:__ Year:__  
  4398.                                    ENDING Month:__ Year:__ 
  4399.  
  4400.                          DO YOU WANT COMPRESSED REPORT (Y/N):_ 
  4401.  
  4402.                          ACCOUNT NUMBER RANGE: 
  4403.                                  STARTING ACCOUNT:____ 
  4404.                                    ENDING ACCOUNT:____ 
  4405.  
  4406.  
  4407.                 c. First, type  in the  destination for your  report.  Then,
  4408.                    enter the reporting dates.    
  4409.  
  4410.                 d. Answer the "Compressed  Reports" prompt.  Compressed will
  4411.                    print more than one selected account per page to conserve
  4412.                    paper.  See Appendix B for examples of a compressed and a
  4413.                    regular Account History report.  
  4414.  
  4415.                 e. Enter the starting through the ending account numbers. 
  4416.  
  4417.  
  4418.  
  4419.  
  4420.                                         PAGE 33
  4421.  
  4422.  
  4423.  
  4424.  
  4425.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4426.  
  4427.  
  4428.           3. To run  the INCOME STATEMENT  (F3), the BALANCE SHEET  (F4), or
  4429.              the  SOURCES  AND  USES  OF   FUNDS  Report  (F5),  follow  the
  4430.              procedures below: 
  4431.  
  4432.                 a. Select F3, F4, or F5  at the Reports Menu.  The following
  4433.                    screen appears: 
  4434.  
  4435.  
  4436.                         TO SCREEN/PRINTER/DISK (S/P/D):_ 
  4437.  
  4438.                          ENTER DATE RANGE FOR REPORTS: 
  4439.                                  STARTING Month:__ Year:__  
  4440.                                    ENDING Month:__ Year:__ 
  4441.  
  4442.                         DO YOU WANT A TRENDED REPORT(Y/N):_ 
  4443.  
  4444.  
  4445.                 b. First, type in the destination for your report.   
  4446.  
  4447.                 c. Next, enter the reporting dates at the date range prompt. 
  4448.  
  4449.                 d. Then, answer the "Trended  Report" prompt.  If you select
  4450.                    "Y",  your reports  will  be trended  by  month.  If  you
  4451.                    select   "N",   your   reports   will   show   cumulative
  4452.                    year-to-date amounts.   To see  the difference  between a
  4453.                    trended  regular  reports,  refer   to  the  examples  in
  4454.                    Appendix B.
  4455.  
  4456.  
  4457.           4. To print the CHART OF ACCOUNTS (F7) listing, do the following: 
  4458.  
  4459.                 a. Select F7 at the Reports Menu. 
  4460.  
  4461.                 b. The only prompt  you need to answer  is the "Destination"
  4462.                    prompt. 
  4463.  
  4464.  
  4465.           5. The BUDGET  LISTING (F8)  is similar to  the Chart  of Accounts
  4466.              listing, with a few variations: 
  4467.  
  4468.                 a. Select  F8 at  the  Reports Menu.   The following  screen
  4469.                    appears: 
  4470.  
  4471.  
  4472.                         TO SCREEN/PRINTER/DISK (S/P/D):_ 
  4473.  
  4474.                                  STARTING MONTH:__ 
  4475.                                  ENDING   MONTH:__ 
  4476.  
  4477.                         DO YOU WANT A TRENDED REPORT(Y/N):_ 
  4478.  
  4479.                 b. Answer the Screen/Printer/Disk prompt. 
  4480.  
  4481.                 c. At the designated  prompt, enter the month  for which you
  4482.                    want the listing. 
  4483.  
  4484.  
  4485.  
  4486.                                         PAGE 34
  4487.  
  4488.  
  4489.  
  4490.  
  4491.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4492.  
  4493.  
  4494.                 d. Then, answer the "Trended  Report" prompt.  If you select
  4495.                    "N", your  report will show  a cumulative amount  for all
  4496.                    months.  If  you select "Y",  your reports will  show the
  4497.                    budget for each month on a seperate page. 
  4498.  
  4499.           6. The TRIAL BALANCE (F9) will prompt you for the following: 
  4500.  
  4501.                 a. Select  F9 at  the  Reports Menu.   The following  screen
  4502.                    appears: 
  4503.  
  4504.  
  4505.                         TO SCREEN/PRINTER/DISK (S/P/D):_ 
  4506.  
  4507.                               AS OF Month:__  Year:__ 
  4508.  
  4509.  
  4510.                 b. Answer the Screen/Printer/Disk prompt. 
  4511.  
  4512.                 c. At the "AS OF" prompt, enter  the month and year that you
  4513.                    want the report for. 
  4514.  
  4515.       NOTE: Do NOT  try to  print a  report (e.g. the  selection "P"  at the
  4516.             "S/P/D" prompt) if  you don't have a printer.  If  you try to do
  4517.             so, you will get an error message. 
  4518.  
  4519.       If you are  unfamiliar with financial reports, try as  many reports as
  4520.       you like, using  the sample accounts.  Doing so will  give you an idea
  4521.       of how the reports look and how they might be used. 
  4522.  
  4523.  
  4524.  
  4525.  
  4526.  
  4527.  
  4528.  
  4529.  
  4530.  
  4531.  
  4532.  
  4533.  
  4534.  
  4535.  
  4536.  
  4537.  
  4538.  
  4539.  
  4540.  
  4541.  
  4542.  
  4543.  
  4544.  
  4545.  
  4546.  
  4547.  
  4548.  
  4549.  
  4550.  
  4551.  
  4552.                                         PAGE 35
  4553.  
  4554.  
  4555.  
  4556.  
  4557.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4558.  
  4559.  
  4560.                              SECTION EIGHT - GRAPHICS
  4561.  
  4562.  
  4563.       The Graphics feature  on the General Ledger Utilities  Menu allows you
  4564.       to create  graphs using data  from your own FINANCE  MANAGER database.
  4565.       The graphics feature allows you to  plot any active account balance by
  4566.       month.
  4567.  
  4568.  
  4569.       8a - Hardware Requirements for Graphics Display
  4570.  
  4571.       In order  to use the  Graphics Display feature,  you must have  an IBM
  4572.       color/graphics (CGA) display  board, a EGA graphics board,  a IBM PS/2
  4573.       computer, or a Hercules graphics display board. 
  4574.  
  4575.       To get a hard copy printout of  the graphics display, you must have an
  4576.       Epson (or 100% compatible) dot matrix printer.
  4577.  
  4578.  
  4579.  
  4580.       8b - Creating Graphs 
  4581.  
  4582.       To begin creating graphs, follow the procedures below: 
  4583.  
  4584.           1. At the  General Ledger Main  Menu, select F6  "Utilities Menu".
  4585.              The General Ledger Utilities Menu is shown below: 
  4586.  
  4587.                      ----------------------------------------- 
  4588.                      |     GENERAL LEDGER UTILITIES MENU     | 
  4589.                      ----------------------------------------- 
  4590.                      |                                       | 
  4591.                      |   ESC  Return to GL Main Menu         | 
  4592.                      |                                       | 
  4593.                      |   F1   Graphics Display               | 
  4594.                      |   F2   Sort Transactions              | 
  4595.                      |   F3   Change Account # for all Trans | 
  4596.                      |   F4   End of Period Postings         | 
  4597.                      |                                       | 
  4598.                      |                                       | 
  4599.                      |                                       | 
  4600.                      |                                       | 
  4601.                      |   ENTER YOUR SELECTION:               | 
  4602.                      |                                       | 
  4603.                      |                                       | 
  4604.                      ----------------------------------------- 
  4605.  
  4606.           2. Select option F1 "Graphics Display". 
  4607.  
  4608.           3. The input screen appears as follows: 
  4609.  
  4610.  
  4611.               ENTER DATE RANGE FOR GRAPHS: STARTING Month:__ Year:__ 
  4612.                                              ENDING Month:__ Year:__ 
  4613.  
  4614.                             Account Number to Graph:__ 
  4615.  
  4616.  
  4617.  
  4618.                                         PAGE 36
  4619.  
  4620.  
  4621.  
  4622.  
  4623.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4624.  
  4625.  
  4626.           4. The dates  determine which months  and years are shown  on your
  4627.              graph.  The ending month and  year must be within twelve months
  4628.              of the starting month and year. 
  4629.  
  4630.           5. Fill  in  the  Account  Number   field.   When  the  cursor  is
  4631.              positioned at this field, you may use the keypad arrows to move
  4632.              the default account pointer (the Chart of Accounts is listed in
  4633.              the bottom  half of the input  screen), or you may  type in the
  4634.              account number. 
  4635.  
  4636.           6. Normally the  lowest number on the  Y axis of the  graph is the
  4637.              same as the lowest value of  all months graphed and the highest
  4638.              point  on your  graph  will be  the highest  data  value to  be
  4639.              graphed.   For  example,  if   you  are  tracking  "Expenses  -
  4640.              Telephone", and the lowest amount  spent is $100 dollars in the
  4641.              month of  March, then the  bar representing the month  of March
  4642.              would be flush  with the X axis of the  graph. 
  4643.  
  4644.              FINANCE MANAGER will ask the following: 
  4645.  
  4646.                      ----------------------------------------- 
  4647.                      |                                       | 
  4648.                      | MINIMUM Y-Axis will be:____________   | 
  4649.                      |                                       | 
  4650.                      | MAXIMUM Y-Axis will be:____________   | 
  4651.                      |                                       | 
  4652.                      ----------------------------------------- 
  4653.  
  4654.              The defaults  for the  MINIMUM and MAXIMUM  (bottom and  top of
  4655.              graph  respectively) values  will  be the  minimum and  maximum
  4656.              values of the data you are graphing.  If you want to change the
  4657.              upper or lower bounds of your graph enter new values.  Normally
  4658.              you would accept the defaults by pressing ENTER at each prompt. 
  4659.  
  4660.           7. After you have entered the minimum and maximum, FINANCE MANAGER
  4661.              generates a bar graph on your screen. 
  4662.  
  4663.           8. To print the graph, press "P".   This only works if you have an
  4664.              Epson or 100% compatible printer.  If  you do not have an Epson
  4665.              Printer, you  should try  using the  "Ctrl PrtSc"  key.  Before
  4666.              using this second alternative,  however, you should execute the
  4667.              DOS "GRAPHICS" command (see your DOS manual).  If these methods
  4668.              do not work on  your computer, you will not be  able to print a
  4669.              copy of your graphics display. 
  4670.  
  4671.  
  4672.  
  4673.  
  4674.  
  4675.  
  4676.  
  4677.  
  4678.  
  4679.  
  4680.  
  4681.  
  4682.  
  4683.  
  4684.                                         PAGE 37
  4685.  
  4686.  
  4687.  
  4688.  
  4689.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4690.  
  4691.  
  4692.                         SECTION NINE - SORTING TRANSACTIONS 
  4693.  
  4694.  
  4695.       FINANCE MANAGER  always keeps transactions  organized in the  order in
  4696.       which they are input.  The Sort function allows the user to choose the
  4697.       manner in which  FINANCE MANAGER sorts or  organizes the transactions.
  4698.       Transactions may be  sorted either by date of input  or by transaction
  4699.       date.
  4700.  
  4701.       To  start sorting  transactions,  select "F2"  at  the General  Ledger
  4702.       Utilities Menu.  The following screen appears: 
  4703.  
  4704.                       -------------------------------------- 
  4705.                       |          SELECT SORT ORDER         | 
  4706.                       -------------------------------------- 
  4707.                       |                                    | 
  4708.                       |                                    | 
  4709.                       |   ESC  Return to Utilities Menu    | 
  4710.                       |                                    | 
  4711.                       |   F1   Transaction Input Order     | 
  4712.                       |   F2   Date Order                  | 
  4713.                       |                                    | 
  4714.                       |                                    | 
  4715.                       |                                    | 
  4716.                       |                                    | 
  4717.                       |                                    | 
  4718.                       |   ENTER YOUR SELECTION:            | 
  4719.                       |                                    | 
  4720.                       |                                    | 
  4721.                       -------------------------------------- 
  4722.  
  4723.           1. Select  the  order  in  which   you  would  like  to  sort  the
  4724.              transactions. 
  4725.  
  4726.           2. FINANCE MANAGER automatically sorts all transactions. 
  4727.  
  4728.           3. Press any key to exit and return to the Main Menu when the sort
  4729.              is completed. 
  4730.  
  4731.  
  4732.       If you  have more transactions than  memory can hold at  one time, the
  4733.       default disk  drive is used  to store  a temporary file  while sorting
  4734.       transactions.  Therefore, the default drive must have enough free disk
  4735.       space and must not be write-protected. 
  4736.  
  4737.       If there is not enough space on  your default drive to sort your file,
  4738.       you must put an  empty disk in this drive (usually  drive A:).  If you
  4739.       do run  out of disk space,  your sort is aborted  and your transaction
  4740.       file  remains unchanged.   Finance  Manager will  tell  you before  it
  4741.       creates a temporary sort  file to allow you to insert  a blank disk in
  4742.       your default drive. 
  4743.  
  4744.  
  4745.  
  4746.  
  4747.  
  4748.  
  4749.  
  4750.                                         PAGE 38
  4751.  
  4752.  
  4753.  
  4754.  
  4755.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4756.  
  4757.  
  4758.                       SECTION TEN - CHANGING ACCOUNT NUMBERS 
  4759.  
  4760.  
  4761.       Selection F3 on the General Ledger Utilities Menu allows you to change
  4762.       the account number of every transaction  posted to a specific Chart of
  4763.       Accounts account number.  It is a sort of "Global Replace" feature.   
  4764.  
  4765.       For example,  if you  want to change  the "Telephone"  expense account
  4766.       number from account 320 to account 4320, you could do so by using this
  4767.       feature.  First, you would create a new account 4320.  Then, you would
  4768.       run this utility to change all transactions for account 320 to account
  4769.       4320. 
  4770.  
  4771.       WARNING: Since this is an advanced feature, we do not recommend it for
  4772.                beginners.  It is very important  to first make a backup copy
  4773.                of  the data  disk before  proceeding any  further with  this
  4774.                function.  If  you do something  wrong, it is much  easier if
  4775.                you have a  backup copy and are  thus able to go  back to the
  4776.                old Chart of Accounts and transaction file. 
  4777.  
  4778.       To execute this function, follow the instructions below: 
  4779.  
  4780.           1. Select F3 at the General  Ledger Utilities Menu.  The following
  4781.              appears:
  4782.  
  4783.              Enter Old Account Number:____   Enter New Account Number:____ 
  4784.  
  4785.           2. At the "Enter  Old Account Number" prompt, type  in the account
  4786.              number  you wish  to change  (in the  example above,  you would
  4787.              enter account number 320). 
  4788.  
  4789.           3. At the "Enter  New Account Number" prompt, type  in the account
  4790.              number which  replaces the old  number.  In the  example above,
  4791.              this account number  would be 4320.  As mentioned  on the input
  4792.              screen, the new account number must be a valid, active Chart of
  4793.              Accounts number. 
  4794.  
  4795.       After  the function  has  completed, FINANCE  MANAGER  returns to  the
  4796.       General Ledger Utilities Menu. 
  4797.  
  4798.  
  4799.  
  4800.  
  4801.  
  4802.  
  4803.  
  4804.  
  4805.  
  4806.  
  4807.  
  4808.  
  4809.  
  4810.  
  4811.  
  4812.  
  4813.  
  4814.  
  4815.  
  4816.                                         PAGE 39
  4817.  
  4818.  
  4819.  
  4820.  
  4821.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4822.  
  4823.  
  4824.                       SECTION ELEVEN - End of Period POSTINGS 
  4825.  
  4826.  
  4827.       End of Period postings are performed  only at the end of an accounting
  4828.       period  (usually 1  year).  They  close out  all of  the accounts  and
  4829.       permanently post  transactions.  When the  End of Period  postings are
  4830.       run,  all closing  entries are  made automatically  and net  income is
  4831.       posted to the retained earnings beginning balance. 
  4832.  
  4833.       After  the  income and  expense  accounts  are closed,  the  remaining
  4834.       accounts  have their  beginning balances  updated for  the new  period
  4835.       (usually  a year).   All beginning  balances are  equal to  the ending
  4836.       balances as  of the  date through which  you posted.   The transaction
  4837.       file  is  updated  and  you  are  ready  to  start  the  new  period's
  4838.       transactions.
  4839.  
  4840.       The best time to  actually run End of Period posting  is on January 1,
  4841.       or on the first day of the new accounting period.  They should only be
  4842.       run  after you  are sure  that there  are no  more transactions  to be
  4843.       posted in the old accounting period,  and AFTER YOU HAVE MADE A BACKUP
  4844.       COPY OF THE DATA DISK.   
  4845.  
  4846.       NOTE: It is imperative  that you make a backup disk  copy of your data
  4847.             before you  run End  of Period  posting.  If you  need to  get a
  4848.             listing  of your  last  accounting  period's transactions,  your
  4849.             backup  data  disk  is  your  only  way  to  recreate  the  last
  4850.             accounting period.   Furthermore, once  you have  run an  End of
  4851.             Period  posting,  you cannot  generate  reports  for the  months
  4852.             contained in the transaction file prior to running End of Period
  4853.             posting.
  4854.  
  4855.       It  is only  necessary to  run an  End of  Period posting  if you  are
  4856.       running out of disk space (or have 32,000 transactions).  You can keep
  4857.       your transaction files  active as long as you want,  provided you have
  4858.       enough disk space. 
  4859.  
  4860.       The procedures for running End of Period posting are listed below: 
  4861.  
  4862.           1. Select  F4 at  the General  Ledger Utilities  Menu.  The  first
  4863.              screen  that  appears  contains several  notices  and  warnings
  4864.              regarding the End of Period  posting utility.  TAKE HEED OF ALL
  4865.              NOTICES AND WARNINGS ON THIS SCREEN!   
  4866.  
  4867.           2. Again, be sure you have made a backup data disk. 
  4868.  
  4869.           3. At  the bottom  of the  screen is  the prompt  "Do You  Want To
  4870.              Continue (Y/N):_".   If  you  answer  "N", you  return  to  the
  4871.              General  Ledger Utilities  Menu.  If  you answer  "Y", you  are
  4872.              prompted for a date range. 
  4873.  
  4874.                            Post Through Month:__ Year:__ 
  4875.  
  4876.           4. You can  select any period  for End of Period  postings.  Enter
  4877.              the month  and year of the  end of your accounting  period.  To
  4878.              move back to the previous field, use the Backspace key. 
  4879.  
  4880.  
  4881.  
  4882.                                         PAGE 40
  4883.  
  4884.  
  4885.  
  4886.  
  4887.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4888.  
  4889.  
  4890.           5. Again, FINANCE MANAGER allows  you to double-check your entries
  4891.              by  prompting  "ARE YOU SURE (Y/N):"  If you  answer  "N",  you
  4892.              return to  the date prompt.   You may at  any time (up  to this
  4893.              point) abort the function by using the ESC key. 
  4894.  
  4895.           6. By answering "Y", the End  of Period posting function executes.
  4896.              All  transactions are  erased and  End of  Period balances  are
  4897.              posted.   When the  posting is  completed, the  notice "END  OF
  4898.              PERIOD Posting Completed" appears. 
  4899.  
  4900.           7. Before you use this function, first  try using it on the SAMPLE
  4901.              ACCOUNTS ONLY. 
  4902.  
  4903.  
  4904.  
  4905.  
  4906.  
  4907.  
  4908.  
  4909.  
  4910.  
  4911.  
  4912.  
  4913.  
  4914.  
  4915.  
  4916.  
  4917.  
  4918.  
  4919.  
  4920.  
  4921.  
  4922.  
  4923.  
  4924.  
  4925.  
  4926.  
  4927.  
  4928.  
  4929.  
  4930.  
  4931.  
  4932.  
  4933.  
  4934.  
  4935.  
  4936.  
  4937.  
  4938.  
  4939.  
  4940.  
  4941.  
  4942.  
  4943.  
  4944.  
  4945.  
  4946.  
  4947.  
  4948.                                         PAGE 41
  4949.  
  4950.  
  4951.  
  4952.  
  4953.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  4954.  
  4955.  
  4956.                        SECTION TWELVE - ENHANCEMENTS & HINTS 
  4957.  
  4958.       12a - Enhancements by version 
  4959.  
  4960.       FINANCE MANAGER I 
  4961.  
  4962.           2.0  - First major release. 
  4963.  
  4964.           2.1  - Multiple debits/credits per transaction. 
  4965.                - Trended financial reports. 
  4966.  
  4967.           2.2  - Graphics capability. 
  4968.                - Adjustable fiscal year capability. 
  4969.                - Ability to send reports to disk file. 
  4970.  
  4971.           3.0  - Date input format changed. 
  4972.                - Ability to accept up to $9 million in balances. 
  4973.                - Better error checks added. 
  4974.                - Display of filenames on the disk. 
  4975.  
  4976.           4.0  - Check number field added to transactions. 
  4977.                - Multiple debit and credit  transactions enhanced to include
  4978.                  cumulative   totals  and   automatic  default   to  balance
  4979.                  transactions. 
  4980.                - Configuration parameters for color. 
  4981.                - Monthly budget for income and expense accounts. 
  4982.                - Budget Variance report added. 
  4983.                - Elimination of zero amounts from reports. 
  4984.                - Defaults set for Y/N prompts. 
  4985.                - Elimination of  extra ENTER  keystrokes on  completed input
  4986.                  fields. 
  4987.                - Automatic check increment added. 
  4988.                - Modification  of "Change  Transaction"  selection to  start
  4989.                  from a  selected date  and then  step forward  through each
  4990.                  transaction one by one until stopped by the user. 
  4991.                - Added time display when at menus. 
  4992.                - Report file sent to disk changed to an ASCII format. 
  4993.  
  4994.           4.1  - Transaction file always kept sorted in date order. 
  4995.                - Defaults shown on Y/N prompts. 
  4996.                - Added default  disk drive and filename  option when running
  4997.                  program. 
  4998.                - Fix alpha/numeric error on check number format. 
  4999.  
  5000.       FINANCE MANAGER II 
  5001.  
  5002.           1.0  - Major re-write of FINANCE MANAGER I. 
  5003.                - Sort options provided (input or date order). 
  5004.                - Much faster memory resident sort. 
  5005.                - Subdirectory support. 
  5006.                - International date/time option. 
  5007.                - Transaction  search  data  expanded to  include  all  input
  5008.                  fields. 
  5009.                - Up to 1,999 accounts available on Chart of Accounts. 
  5010.                - Full screen editing. 
  5011.                - Much faster, on-line Account Reconciliation added. 
  5012.  
  5013.  
  5014.                                         PAGE 42
  5015.  
  5016.  
  5017.  
  5018.  
  5019.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  5020.  
  5021.  
  5022.                - Support of 14"-wide printers. 
  5023.                - BCD math eliminates rounding errors. 
  5024.                - Active  accounts  displayed  at  Chart  of  Accounts  input
  5025.                  screen. 
  5026.                - Default filename accepted as a command line parameter. 
  5027.                - Ability to have multiple years on-line in one disk file. 
  5028.                - Up to 30,000 transactions on-line. 
  5029.                - Ability to  run in 256K.   Will use  up to 640K  memory for
  5030.                  faster speed. 
  5031.                - Printer pause feature. 
  5032.                - Edit mode for changing data. 
  5033.                - Enhanced reporting format and features. 
  5034.                - Simplified installation procedures. 
  5035.  
  5036.  
  5037.           1.1  - Added some features  from FINANCE MANAGER I  which were not
  5038.                  originally included in FM II. 
  5039.                - Provided a "all 12 months the same" budget amount entry. 
  5040.                - Added error check to simplify account deletion. 
  5041.                - Allow transaction input of up to 99 million. 
  5042.                - Faster movement between menu selections. 
  5043.                - Smaller program files to save disk space. 
  5044.                - Default data disk drive and directories user definable. 
  5045.  
  5046.           1.2  - New simple one-step install procedure for all modules. 
  5047.                - Multiple transaction delete on one search. 
  5048.                - Enhanced transaction search: 
  5049.                      * Description  search  will  search entire  string  for
  5050.                        match (not position sensitive). 
  5051.                      * Go to first or last record of transaction file. 
  5052.                      * Added a  "Reverse Search"  to find  prior transaction
  5053.                        match. 
  5054.                - PgDn (page down) key  will skip to end of  input screen for
  5055.                  faster inputs. 
  5056.                - TAB  &  SHIFT-TAB  added   for  duplication  of  ENTER  and
  5057.                  BACKSPACE keys respectively. 
  5058.                - Inputs  will  now  accept  international  character  inputs
  5059.                  (decimal 32-175). 
  5060.                - Calculation speed now 5 times faster than version 1.0 (with
  5061.                  hard disk). 
  5062.                - One  graphics  module supports  CGA,  EGA,  PCJR, PS/2  and
  5063.                  Hercules boards. 
  5064.                - Color graphics display. 
  5065.                - Printer configuration input fields increased from 9 to 12. 
  5066.                - Editing of fields allowed during initial input of data. 
  5067.                - Insert toggle added for data input editing. 
  5068.                - Credit check number defaults to debit check number. 
  5069.                - Trended budget listing. 
  5070.                - Trial Balance report added. 
  5071.  
  5072.  
  5073.       12b - Helpful Hints and Suggestions 
  5074.  
  5075.           * Keep  a CURRENT  backup copy  of your  data disk  each time  you
  5076.             update your data.  This will  safeguard against loss of data due
  5077.             to power outage or other equally frustrating problem. 
  5078.  
  5079.  
  5080.                                         PAGE 43
  5081.  
  5082.  
  5083.  
  5084.  
  5085.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  5086.  
  5087.  
  5088.  
  5089.           * Use the  Shift PrtSc keys to  make a hardcopy of  current screen
  5090.             display. 
  5091.  
  5092.           * When End-of-Period posting  is run, closing entries  are made to
  5093.             the first type "R" Retained Earnings account. 
  5094.  
  5095.           * To eliminate having  to put in the disk drive  and filename each
  5096.             time you run FINANCE MANAGER, you should modify the RUN.BAT file
  5097.             and  add a  command line  parameter  to the  "FM" command.   For
  5098.             example, if you want to always use drive B: and filename "HOME",
  5099.             you should change the RUN.BAT  file command "FM" to "FM B:HOME".
  5100.             When you run FINANCE MANAGER  it will automatically use the file
  5101.             "HOME" in drive B:. 
  5102.  
  5103.           * If when you are entering  transactions you want the check number
  5104.             to be the  same as the last check number  (only works for actual
  5105.             decimal numbers) enter "=" at the check number input field.  The
  5106.             "+" key will increment last check number input. 
  5107.  
  5108.  
  5109.  
  5110.  
  5111.  
  5112.  
  5113.  
  5114.  
  5115.  
  5116.  
  5117.  
  5118.  
  5119.  
  5120.  
  5121.  
  5122.  
  5123.  
  5124.  
  5125.  
  5126.  
  5127.  
  5128.  
  5129.  
  5130.  
  5131.  
  5132.  
  5133.  
  5134.  
  5135.  
  5136.  
  5137.  
  5138.  
  5139.  
  5140.  
  5141.  
  5142.  
  5143.  
  5144.  
  5145.  
  5146.                                         PAGE 44
  5147.  
  5148.  
  5149.  
  5150.  
  5151.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  5152.  
  5153.  
  5154.                SECTION THIRTEEN - FINANCE MANAGER II DISK FILE NAMES 
  5155.  
  5156.       Listed below is a description of  files on your FINANCE MANAGER disks.
  5157.       If you  have an evaluation  version, some of  these files will  not be
  5158.       included due to disk space limitations. 
  5159.  
  5160.  
  5161.       PROGRAM DISK 
  5162.  
  5163.       File name      Description 
  5164.       ------------   ------------------------------------------------------- 
  5165.       RUN      BAT - Use to run FINANCE MANAGER. 
  5166.       CONFIG   SYS - Needed to  run FINANCE MANAGER (See  CONFIG.SYS in your
  5167.                      DOS manual). 
  5168.       FM       COM - FINANCE MANAGER II executable file. 
  5169.       FM       000 - Main module overlay 0. 
  5170.       FMGL     CHN - GL main program module. 
  5171.       FMGL     000 - GL main module overlay 0. 
  5172.       FMGL     001 - GL main module overlay 1. 
  5173.       INSTALL  COM - Installation program (use to install this program). 
  5174.       README   BAT - Display this information on screen. 
  5175.       FM       DOC - GL documentation manual (see PRINTDOC below). 
  5176.       HOME     CHR - HOME demo Chart of Accounts data file. 
  5177.       HOME     GLT - HOME demo transaction data file. 
  5178.       PRINT-GL BAT - Prints documentation manuals on your printer (PRN). 
  5179.       WORK     CHR - WORK demo Chart of Accounts data file. 
  5180.       WORK     GLT - WORK demo transaction data file. 
  5181.       EPSON    CNF - Sample configuration file for EPSON printer.
  5182.       HP-LASER CNF - Sample configuration file for HP Laserwriter printer. 
  5183.       JUKI     CNF - Sample configuration file for JUKI printer. 
  5184.       PROWRITE CNF - Sample configuration file for PROWRITER printer. 
  5185.  
  5186.  
  5187.  
  5188.  
  5189.  
  5190.  
  5191.  
  5192.  
  5193.  
  5194.  
  5195.  
  5196.  
  5197.  
  5198.  
  5199.  
  5200.  
  5201.  
  5202.  
  5203.  
  5204.  
  5205.  
  5206.  
  5207.  
  5208.  
  5209.  
  5210.  
  5211.  
  5212.                                         PAGE 45
  5213.  
  5214.  
  5215.  
  5216.  
  5217.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  5218.  
  5219.  
  5220.                                     APPENDIX A 
  5221.                             BASIC ACCOUNTING PRINCIPLES 
  5222.  
  5223.       In  this section,  we would  like  to give  you an  overview of  basic
  5224.       accounting principles.   Most of  the examples  in this  section refer
  5225.       primarily to various business transactions.  They can, however, easily
  5226.       be adapted to apply to an individual's financial transactions.
  5227.  
  5228.  
  5229.       B1 - Accounting Elements 
  5230.  
  5231.       To have complete accounting records, all transactions and events which
  5232.       affect  the basic  accounting elements  must be  recorded.  The  basic
  5233.       accounting  elements are  ASSETS, LIABILITIES  and CAPITAL  or EQUITY.
  5234.       These elements are defined below:
  5235.  
  5236.       ASSETS:         Items of value  which are owned by the  business or by
  5237.                       the  individual are  assets.  Examples  of assets  are
  5238.                       money,  accounts  receivable, merchandise,  furniture,
  5239.                       machinery, buildings, and land.
  5240.  
  5241.       LIABILITIES:    A liability  is   any  obligation   to  pay   a  debt.
  5242.                       Liabilities include  accounts payable,  taxes payable,
  5243.                       bank loans, and notes to creditors.
  5244.  
  5245.       CAPITAL/EQUITY: The amount by which  the assets exceed the liabilities
  5246.                       is termed capital, or  owner's equity in the business.
  5247.                       The word "equity", in this sense, means "interest in".
  5248.                       The terms  proprietorship, net  worth, or  capital are
  5249.                       all  synonyms for  owner's  equity.  If  there are  no
  5250.                       liabilities, the owner's equity  is equal to the total
  5251.                       amount of assets. 
  5252.  
  5253.  
  5254.       B2 - The Accounting Equation 
  5255.  
  5256.       The relationship  between the three  basic accounting elements  can be
  5257.       expressed in the following simple equation: 
  5258.  
  5259.                        ASSETS = LIABILITIES + CAPITAL/EQUITY
  5260.  
  5261.       In  order to  increase equity  in a  business, the  owner must  either
  5262.       increase the assets without increasing the liabilities or decrease the
  5263.       liabilities without decreasing  the assets.  In order  to increase the
  5264.       assets and equity without investing  more money or other property, the
  5265.       business must  operate at  a profit (profit  and losses  are described
  5266.       later).
  5267.  
  5268.       Below are  examples of  the effect of  transactions on  the accounting
  5269.       equation:
  5270.  
  5271.            1.  An increase in an asset offset  by an increase in equity; for
  5272.                instance, opening  a bank account  with a deposit  of $5,000.
  5273.                As a  result of this  transaction, the assets  are increased.
  5274.                Since no liabilities are  involved, the equity also increases
  5275.                by the same amount.  The equation is as follows:
  5276.  
  5277.  
  5278.                                         PAGE 46
  5279.  
  5280.  
  5281.  
  5282.  
  5283.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  5284.  
  5285.  
  5286.  
  5287.                      ASSETS     = LIABILITIES  + CAPITAL/EQUITY 
  5288.  
  5289.                      $5,000     =     $0       +     $5,000 
  5290.                      (cash)                      (owner's equity) 
  5291.  
  5292.            2.  An  increase  in  an  asset,  offset  by  an  increase  in  a
  5293.                liability.  For  example, you  purchase office  equipment for
  5294.                $4,000 on 30-day credit.  The result is an increase in assets
  5295.                and  an  increase  in  an  accounts-payable  liability.   The
  5296.                equation is as follows:
  5297.  
  5298.                      ASSETS     = LIABILITIES  + CAPITAL/EQUITY 
  5299.  
  5300.                      $4,000     =    $4,000    +      $0 
  5301.                      (office         (accounts  
  5302.                       equipment)       payable) 
  5303.  
  5304.  
  5305.            3.  An increase  in one  asset, offset by  a decrease  in another
  5306.                asset.  For example, the purchase of office supplies for $100
  5307.                cash.   In  this  case,  the office  supplies  asset  account
  5308.                increases by  $100, and the  cash asset account  decreases by
  5309.                $100, causing  the assets, liabilities, and  equity to remain
  5310.                unchanged.  The equation is as follows:
  5311.  
  5312.                      ASSETS     = LIABILITIES  + CAPITAL/EQUITY 
  5313.  
  5314.                supplies   $100 
  5315.                     cash <$100> 
  5316.                           ____ 
  5317.                            $0   =      $0      +       $0  
  5318.  
  5319.            4.  An  increase in  an asset,  offset by  an increase  in equity
  5320.                resulting from  revenue.  For example, you  receive $500 cash
  5321.                from a client for services.  This increases your cash balance
  5322.                and, since liabilities are not affected, the equity increases
  5323.                as well.  The equation is as follows:
  5324.  
  5325.                      ASSETS     = LIABILITIES  + CAPITAL/EQUITY 
  5326.  
  5327.                       $500      =      $0      +      $500  
  5328.                       cash                       owner's equity 
  5329.  
  5330.  
  5331.            5.  A decrease  in  an  asset  offset by  a  decrease  in  equity
  5332.                resulting from expense.  For example,  you paid $400 cash for
  5333.                rent.    This  decreases   your  cash   balance  and,   since
  5334.                liabilities are not affected, the equity decreases by $400 as
  5335.                well.  The equation is as follows:
  5336.  
  5337.  
  5338.                      ASSETS     = LIABILITIES  + CAPITAL/EQUITY 
  5339.  
  5340.                      <$400>     =      $0      +     <$400>  
  5341.                       cash                       owner's equity  
  5342.  
  5343.  
  5344.                                         PAGE 47
  5345.  
  5346.  
  5347.  
  5348.  
  5349.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  5350.  
  5351.  
  5352.  
  5353.  
  5354.       B3 - The Income Statement 
  5355.  
  5356.       This  statement,  sometimes called  a  Profit  and Loss  Statement  or
  5357.       Operating  Statement,  shows  the  net  income (or  net  loss)  for  a
  5358.       specified period of time.  The Income Statement, simply stated, is the
  5359.       total income,  less the total  expenses.  A simple statement  is shown
  5360.       below:  
  5361.  
  5362.            Income from services        $ 500  
  5363.            Rent expense               <$ 400> 
  5364.                                        _____  
  5365.  
  5366.            Net Income                  $ 100 
  5367.                                        =====  
  5368.  
  5369.  
  5370.       B4 - The Balance Sheet 
  5371.  
  5372.       The  balance  sheet  is  sometimes called  a  statement  of  financial
  5373.       condition, or a statement of financial position.  It shows the assets,
  5374.       liabilities, and equity  at a specific date.  The  balance sheet shows
  5375.       the  ending  balance for  all  of  the  asset, liability,  and  equity
  5376.       accounts.  The  balance sheet  for the  above five  transactions would
  5377.       appear as follows:
  5378.  
  5379.            ASSETS  
  5380.            ------ 
  5381.            Cash                      $5,000  
  5382.            Equipment                  4,000  
  5383.            Supplies                     100  
  5384.                                       _____  
  5385.            Total Assets              $9,100  
  5386.                                       =====  
  5387.  
  5388.            LIABILITIES  
  5389.            ----------- 
  5390.            Accounts Payable          $4,000  
  5391.  
  5392.  
  5393.            CAPITAL/EQUITY  
  5394.            -------------- 
  5395.            Owner's Equity            $5,100  
  5396.                                       _____  
  5397.     
  5398.            Total Liab & Equity       $9,100  
  5399.                                       =====  
  5400.  
  5401.  
  5402.       (Notice that the accounting equation  holds true: ASSETS = LIABILITIES
  5403.       + EQUITY.) 
  5404.  
  5405.  
  5406.       B5 - Double Entry Accounting 
  5407.  
  5408.  
  5409.  
  5410.                                         PAGE 48
  5411.  
  5412.  
  5413.  
  5414.  
  5415.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  5416.  
  5417.  
  5418.       The  meanings of  the terms  asset, liability  and capital/equity  are
  5419.       explained  above.   Examples   have  been  given  to   show  how  each
  5420.       transaction  causes  a change  in  one  or  more  of the  three  basic
  5421.       accounting elements.   Note that  in each  of the  transactions above,
  5422.       there was a dual effect (two accounts were changed).  This will always
  5423.       be true.  A  change (increase or decrease) in any  asset, liability or
  5424.       capital/equity is always accompanied by an offsetting change. 
  5425.  
  5426.       The  fact that  each transaction  has two  elements is  the basis  for
  5427.       double entry  accounting.  This  does not mean  that a  transaction is
  5428.       recorded twice; it instead means that both of the two elements of each
  5429.       transaction are  recorded.  This method  is very orderly,  simple, and
  5430.       very flexible.  There is no transaction  which cannot be recorded in a
  5431.       double entry transaction. 
  5432.  
  5433.       A business or individual has many assets.  Each one of these assets is
  5434.       kept  track  of   in  a  separate  account   (e.g.,  cash,  furniture,
  5435.       buildings).   A  separate  account  would  be  kept  for  each  asset,
  5436.       liability and equity.   Thus, many accounts make up  the total assets;
  5437.       many accounts also make up the total liabilities. 
  5438.  
  5439.       To help you  to understand double entry accounting,  we will introduce
  5440.       you to a way of describing an  account.  This is called a "T" account.
  5441.       The T account has three major  parts: the tile and account number, the
  5442.       debit side, and  the credit side.  A  sample of the T  account form is
  5443.       shown below.
  5444.  
  5445.                                   ACCOUNT TITLE 
  5446.                              ------------------------ 
  5447.                              DEBIT SIDE | CREDIT SIDE 
  5448.                                         | 
  5449.                                         | 
  5450.                                         | 
  5451.  
  5452.  
  5453.       B6 - Debits and Credits 
  5454.  
  5455.       To debit an  account means to record  an amount on the  left, or debit
  5456.       side, of the account.  To credit  an account means to record an amount
  5457.       on the  right, or  credit side,  of the  account.  Sometimes  the word
  5458.       CHARGE is used a substitute for debit.  Another easy rule is: A credit
  5459.       is where money is coming from and a debit is where money is going to. 
  5460.  
  5461.       Increases in  assets are recorded  on the  left side of  the accounts;
  5462.       increases  in  liabilities are  recorded  on  the  right side  of  the
  5463.       accounts.   
  5464.  
  5465.       Decreases in  assets are recorded on  the right side of  the accounts;
  5466.       decreases in liabilities  and equity are recorded on the  left side of
  5467.       the accounts.   
  5468.  
  5469.       These relationships are shown below:
  5470.  
  5471.    1. ASSETS = LIABILITIES & EQUITY  
  5472.  
  5473.    2. DEBITS = CREDITS  
  5474.  
  5475.  
  5476.                                         PAGE 49
  5477.  
  5478.  
  5479.  
  5480.  
  5481.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  5482.  
  5483.  
  5484.  
  5485.            3.   ALL ASSET ACCOUNTS        ALL LIABILITY ACCOUNTS  
  5486.                _____________________      ______________________  
  5487.                Debit to  | Credit to      Debit to  | Credit to  
  5488.                Record    | Record         Record    | Record  
  5489.                Increases | Decreases      Decreases | Increases  
  5490.                   (+)         (-)            (-)         (+)  
  5491.  
  5492.  
  5493.                                            ALL EQUITY ACCOUNTS  
  5494.                                           ______________________  
  5495.                                           Debit to   | Credit to  
  5496.                                           Record     | Record  
  5497.                                           Decreases  | Increases  
  5498.                                              (-)          (+)  
  5499.  
  5500.       To illustrate double  entry accounting, the transaction 1  would be as
  5501.       follows:
  5502.  
  5503.                        CASH                EQUITY  
  5504.               _____________________ ___________________ 
  5505.                  Debit  |  Credit     Debit  |  Credit 
  5506.                 $5,000  |                    |  $5,000 
  5507.  
  5508.  
  5509.       B7 - Income and Expenses 
  5510.  
  5511.       The  term  "Income" refers  to  an  increase  in the  equity  account.
  5512.       Likewise,  the term  "Expense" refers  to  a decrease  in the  equity.
  5513.       Thus, there are  two new ways in which the  equity account can change.
  5514.       All transactions involving income or  expense always cause a change in
  5515.       the equity account.   
  5516.  
  5517.       These changes  could be  recorded by debiting  the equity  account for
  5518.       expenses and crediting that same  equity account for income.  However,
  5519.       if  you  were  to  record  income and  expense  in  this  manner,  the
  5520.       capital/equity  account  would have  a  mixture  of increases  due  to
  5521.       income, and the investment of assets  in the business, while the debit
  5522.       side would have  a mix of decreases due to  expenses and withdrawal of
  5523.       assets from the business.  This would make it very hard to analyze the
  5524.       profitability or  to determine the  net income.  Thus, all  income and
  5525.       expense transactions are recorded  in separately classified income and
  5526.       expense  accounts.   Only the  net  income  (or  net profit)  is  then
  5527.       reflected in the capital/equity account.
  5528.  
  5529.  
  5530.       The income and  expense accounts also have debits  and credits.  Shown
  5531.       below are the relationship of these accounts.
  5532.  
  5533.                 ALL EXPENSE ACCOUNTS      ALL INCOME ACCOUNTS  
  5534.                 ____________________     _____________________  
  5535.                  Debit to  | Credit to   Debit to  | Credit to  
  5536.                  Record    | Record        Record  | Record  
  5537.                  Increases | Decreases   Decreases | Increases  
  5538.                     (+)        (-)          (-)         (+)  
  5539.  
  5540.  
  5541.  
  5542.                                         PAGE 50
  5543.  
  5544.  
  5545.  
  5546.  
  5547.                           FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  5548.  
  5549.  
  5550.       The use of these accounts is illustrated in the following examples:
  5551.  
  5552.        1. An increase  in an  asset offset  by an  increase in  income.  For
  5553.           example, you receive $500 cash  for services rendered.  This would
  5554.           appear as follows:
  5555.  
  5556.                       CASH                       INCOME  
  5557.                _____________________     _____________________  
  5558.                   DEBIT | CREDIT            DEBIT  |  CREDIT 
  5559.                         |                          | 
  5560.                    $500 |                          |  $500 
  5561.  
  5562.        2. A decrease  in an  asset offset  by an  increase in  expense.  For
  5563.           example, you pay $400 for office  rent.  This would be recorded as
  5564.           follows:
  5565.  
  5566.                      CASH RENT                  EXPENSES 
  5567.                _____________________     _____________________  
  5568.                   DEBIT | CREDIT            DEBIT  |  CREDIT 
  5569.                         |                          | 
  5570.                         | $400               $400  | 
  5571.  
  5572.  
  5573.       This  brief  description of  accounting  principles  and double  entry
  5574.       accounting is not  intended to teach you  everything about accounting.
  5575.       You should  refer to  a basic  accounting or  bookkeeping text  if you
  5576.       would  like  more  details.   The  intention of  this  section  is  to
  5577.       familiarize our users  with double entry accounting and  to help users
  5578.       get started with FINANCE MANAGER. 
  5579.  
  5580.       For further transaction examples, look at the sample "HOME" and "WORK"
  5581.       files on  your demo disk.  By  printing the General Journal  report in
  5582.       the sample accounts, you will be  able to see some sample transactions
  5583.       to apply to your set of books. 
  5584.  
  5585.  
  5586.  
  5587.  
  5588.  
  5589.  
  5590.  
  5591.  
  5592.  
  5593.  
  5594.  
  5595.  
  5596.  
  5597.  
  5598.  
  5599.  
  5600.  
  5601.  
  5602.  
  5603.  
  5604.  
  5605.  
  5606.  
  5607.  
  5608.                                        PAGE 51
  5609.  
  5610.  
  5611.  
  5612.  
  5613.                         FINANCE MANAGER II - GENERAL LEDGER
  5614.  
  5615.  
  5616.                       APPENDIX B - SAMPLE REPORTS AND GRAPHS 
  5617.  
  5618.  
  5619.                                  Table of Contents
  5620.  
  5621.  
  5622.  
  5623.  
  5624.  
  5625.  
  5626.  
  5627.   
  5628.     *** DUE TO DISK SPACE LIMITATIONS SAMPLE REPORTS ARE NOT INCLUDED ***
  5629.     ***    Use the demo accounts to create your own sample reports    ***
  5630.  
  5631.  
  5632.  
  5633.  
  5634.  
  5635.  
  5636.  
  5637.  
  5638.  
  5639.  
  5640.  
  5641.  
  5642.  
  5643.  
  5644.  
  5645.  
  5646.  
  5647.  
  5648.  
  5649.  
  5650.  
  5651.  
  5652.  
  5653.  
  5654.  
  5655.  
  5656.  
  5657.  
  5658.  
  5659.  
  5660.  
  5661.  
  5662.  
  5663.  
  5664.  
  5665.  
  5666.  
  5667.  
  5668.  
  5669.  
  5670.  
  5671.  
  5672.  
  5673.  
  5674.                                      PAGE 52
  5675.  
  5676.  
  5677.  
  5678.  
  5679.                     FINANCE MANAGER II USER COMMENT FORM 
  5680.  
  5681.                          _                       _
  5682.     Product being used: |_|General Ledger       |_|Account Reconciliation
  5683.                          _                       _
  5684.                         |_|Accounts Receivable  |_|Accounts Payable
  5685.                          _                       _
  5686.                         |_|Financial Utilities  |_|Payroll
  5687.  
  5688.                      _            _            _
  5689.     Use of product: |_|Business  |_|Personal  |_|Other____________________
  5690.  
  5691.     What type of computer are you using:__________________________________
  5692.  
  5693.     Do you have a unique use for this product?_____  If so please explain.
  5694.  
  5695.     ______________________________________________________________________
  5696.  
  5697.     Please circle your rating:   Poor  Fair  Average  Very Good  Excellent
  5698.                                  ----  ----  -------  ---------  ---------
  5699.          Performance.              x     x      x         x          x
  5700.  
  5701.          Documentation.            x     x      x         x          x
  5702.  
  5703.          Ease of learning.         x     x      x         x          x
  5704.  
  5705.          Ease of use.              x     x      x         x          x
  5706.  
  5707.          Manual Reliability.       x     x      x         x          x
  5708.  
  5709.          Error Handling.           x     x      x         x          x
  5710.  
  5711.          Support.                  x     x      x         x          x
  5712.  
  5713.          Value.                    x     x      x         x          x
  5714.  
  5715.     Did you find any problems in using this product?  Please describe.
  5716.  
  5717.     ______________________________________________________________________
  5718.  
  5719.     ______________________________________________________________________
  5720.  
  5721.     ______________________________________________________________________
  5722.  
  5723.     Do  you  have  any  suggestions  for  improving  this  program  and/or
  5724.     documentation.  Use the reverse side of this form if necessary:
  5725.  
  5726.     ______________________________________________________________________
  5727.  
  5728.     ______________________________________________________________________
  5729.  
  5730.     ______________________________________________________________________
  5731.  
  5732.     Please add any other comments about product on reverse side of form.
  5733.  
  5734.     RETURN THE COMPLETED FORM AND           HOOPER INTERNATIONAL
  5735.     ANY ADDITIONAL CORRESPONDENCE TO:       P.O. Box 62219
  5736.                                             Colorado Springs, CO  80962
  5737.  
  5738.  
  5739.  
  5740.  
  5741.                                      PAGE 53
  5742.  
  5743.  
  5744.     -----------------------------------------------------------------------
  5745.     |       F I N A N C E   M A N A G E R  II     O R D E R   F O R M     |
  5746.     |                                                                     |
  5747.     | MAIL TO: Hooper International                 24 Hour Order Number: |
  5748.     |          P.O. Box 62219                           719-528-8989      |
  5749.     |          Colorado Springs, CO  80962  U.S.A.                        |
  5750.     |---------------------------------------------------------------------|
  5751.     | Mastercard:___   Visa:___   Amex:___   Check:___ (U.S. FUNDS ONLY)  |
  5752.     |                                                                     |
  5753.     | Card Number:________________________________  Expiration:__________ |
  5754.     |                                                                     |
  5755.     | Name:______________________________ Signature:_____________________ |
  5756.     |                                                                     |
  5757.     | Company Name:_______________________________ PC Brand:_____________ |
  5758.     |                                                                     |
  5759.     | Address:____________________________________ DISK SIZE:3"___  5"___ |
  5760.     |                                                                     |
  5761.     | City:____________________________  State:____  Zipcode:____________ |
  5762.     |                                                                     |
  5763.     | Country:______________________________    Phone:(____)_____________ |
  5764.     |                                                                     |
  5765.     | Registration number on disk you were evaluating:___________________ |
  5766.     |                                                                     |
  5767.     | How did you hear about FINANCE MANAGER?___________________________ev|
  5768.     |---------------------------------------------------------------------|
  5769.     | ITEMS ORDERED                              |QTY|UNIT PRICE| AMOUNT  |
  5770.     |--------------------------------------------|---|----------|---------|
  5771.     | EVALUATION COPY of General Ledger module   | _ |  $ 3.00  | $       |
  5772.     |                                            |   |          |         |
  5773.     |  FM II    GENERAL LEDGER (Registered copy) | _ |  $40.00  | $       |
  5774.     | Version   Account Reconciliation (for GL)  | _ |  $15.00  | $       |
  5775.     |   1.2d    Financial Utilities              | _ |  $20.00  | $       |
  5776.     |           Accounts Receivable              | _ |  $30.00  | $       |
  5777.     |           Accounts Payable                 | _ |  $30.00  | $       |
  5778.     |           Payroll                          | _ |  $35.00  | $       |
  5779.     | NOTE: All orders include free manual on disk   |          |         |
  5780.     |                                            |   |          |         |
  5781.     | OPTIONAL PRINTED MANUALS                   |   |          |         |
  5782.     |           Getting Started, General Ledger, |   |          |         |
  5783.     |                 and Account Reconciliation | _ |  $10.00  | $       |
  5784.     |           Financial Utilities              | _ |  $ 6.00  | $       |
  5785.     |           Accounts Receivable              | _ |  $ 7.00  | $       |
  5786.     |           Accounts Payable                 | _ |  $ 7.00  | $       |
  5787.     |           Payroll                          | _ |  $ 7.00  | $       |
  5788.     |-----------------------------------------------------------|---------|
  5789.     |                                                  SUBTOTAL | $       |
  5790.     |-----------------------------------------------------------|---------|
  5791.     | LESS QUANTITY DISCOUNT SCHEDULE PER ORDER                 |         |
  5792.     |    3 or 4 modules - 10% discount,  5+ modules 15% discount|$<      >|
  5793.     |-----------------------------------------------------------|---------|
  5794.     | ADD  Shipping/Handling charge                             | $ 3.00  |
  5795.     |-----------------------------------------------------------|---------|
  5796.     | ADD  First class postage for printed manuals              |         |
  5797.     |      shipped out of North America                 $ 5.00  | $       |
  5798.     |-----------------------------------------------------------|---------|
  5799.     |                                                     TOTAL | $       |
  5800.     |-----------------------------------------------------------|---------|
  5801.     |                     Colorado residents add 6.5% sales tax | $       |
  5802.     |-----------------------------------------------------------|---------|
  5803.     | Prices subject to change                                  |         |
  5804.     | All amounts in US currency             GRAND TOTAL (US $) | $       |
  5805.     -----------------------------------------------------------------------
  5806.  
  5807.                                      PAGE 54
  5808.  
  5809.