home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Between Heaven & Hell 2 / BetweenHeavenHell.cdr / 500 / 424 / ar140.doc < prev    next >
Text File  |  1986-02-04  |  6KB  |  139 lines
  1.  
  2.  
  3. AUTOMOTIVE ACCOUNTS RECEIVEABLE version 1.40
  4. INVENTORY version 1.40
  5. by Len Thom
  6. 15 January 1986   
  7.  
  8. These  are  a  set of programs designed to maintain  an  Accounts 
  9. Receivable   and  Inventory  system  for  an  automotive   repair 
  10. business.   However,  it  can  be  useful to  allmost  any  small 
  11. business.
  12.  
  13. These programs will print invoices using pre-printed 9 1/2" X 11" 
  14. invoice forms available from Radio Shack.
  15.  
  16. This  set  of programs is user supported software.   If you  like 
  17. them and find them to be useful,  please feel free to send $25.00 
  18. or any other amount to:
  19. Len Thom
  20. 12126 - 102 Street
  21. Edmonton, Alberta, CANADA
  22. T5G 2G9
  23.  
  24. RUNNING INSTRUCTIONS
  25.  
  26. The set of programs require that they run on drive A:  and that a 
  27. formatted  blank disk exist on drive B:.   The second  disk  will 
  28. contain data files.  You can in effect maintain separate complete 
  29. Acccounts  Receivable and Inventory systems by changing data file 
  30. diskettes and re-logging the system.
  31.  
  32. To  begin,  put the program diskette in the A:  drive and at  the 
  33. prompt type MANINMENU <cr>.
  34.  
  35. Once  you  have  proceeded  to the  MAIN   MENU  page,  you  must 
  36. initialize  your company name (item 3 on this menu).   This  will 
  37. create  a  file  (on drive B:) containing  this  information  for 
  38. retrieval by the program.   There is a password prompt, which the 
  39. word  'LEN'  must  be entered to proceed.   This  is  to  prevent 
  40. uneducated  cretins,  or  anyone  else  who  has  not  read  this 
  41. document,  from changing this information.   When ever a password 
  42. prompt is required 'LEN' will allow you to continue.
  43.  
  44. Next,  you may change the number seed to start the number  series 
  45. for invoicing.   If you do not do this, the program will start at 
  46. 1.   This  program  automatically  generates invoice  numbers  in 
  47. sequence.
  48.  
  49. To  proceed  to  set  up  your accounts choose  menu  item  1  on 
  50. MAINMENU.   This loads the Accounts Receivable program (AR140.EXE 
  51. for ver.  1.40) and prompts you to ask for an Accounts Receivable 
  52. file name.   Call it what you like,  but 200 accounts per file is 
  53. all  it can handle without making this program extremely slow  in 
  54. execution.    However,  when  it  comes  to  maintaining  posting 
  55. records, all files on the same diskette will be kept in one file.è
  56. Then  begin  by adding your accounts to the file(s) you have  set 
  57. up.   For account numbers you may use numbers or letters or both.  
  58. This   is  item 3 on the Accounts Receivable  Menu.    Correcting 
  59. mistakes or making changes can be make using menu item 4.
  60.  
  61. To begin printing invoices,  line up the top of the first invoice 
  62. with the paper retainer bar (on Okidata printers) and turn on the 
  63. printer.   Choose menu item 11 and after that all invoices should 
  64. come out lined up.
  65.  
  66. Both the Sale of Goods (menu item 7) and Workorder Printout (menu 
  67. item  8)  allow direct posting to the Accounts  Receivable  file.  
  68. Also, direct posting can be done (menu item 5).
  69.  
  70. If  the customer is paying cash simply type "CASH" when  prompted 
  71. for account number,  and the program will post the transaction to 
  72. a separate file for cash postings.
  73.  
  74. Printouts   of   Accounts Receivable data ( MAIN   MENU  item  2)  
  75. allow for  the  printout of reports such as account  list,   aged  
  76. trial  balance,   customer   address   list   and  a  report   of  
  77. cheques and credits posted.
  78.  
  79. At  the end of each month,  you must close out your accounts  and 
  80. age  them.   To do this you must do the following things in  this 
  81. order.
  82.  
  83. 1.  Prepare  monthly statements (PRINTOUT menu item 3)  for  each 
  84. Accounts  Receivable file,  if you wish to send out statements to 
  85. customers.
  86.  
  87. 2.  Prepare Aged Trial Balance report (PRINTOUT menu item 5)  for 
  88. each Accounts Receivable file.
  89.  
  90. 3.   Close  out accounts (PRINTOUT menu item 4) for each Accounts 
  91. Receivable file.
  92.  
  93. 4.  Close out posting report (MAIN MENU item 7).  
  94.  
  95. 5.  Close out cash report (MAIN MENU item 8).  
  96.  
  97. Now  you are ready to start off a new month,  with your  accounts 
  98. aged  and  your posting and cash reports safely stuffed  away  in 
  99. history files.
  100.  
  101. Only     the    Accounts    Receivable/Invoicing    Menu    Items 
  102. numbers 7 & 8  require preprinted invoice forms.  Everything else 
  103. looks good on cheaper plain paper.   This program was written  in 
  104. MBASIC on my Osborne 1 and later converted for use under  BASICA.  
  105. This  version is compiled using the Microsoft QUICKBASIC compiler 
  106. so it should run quickly.
  107.  
  108. This  set of programs is based on the Accounts Receivable  system 
  109. found  on pages 47-66 of Charles D.  Sternberg's  book,  Business èPrograms  for the TRS-80 Model I/III.
  110.                               
  111. The  Invoicing  System  is capable of taking stock  out  of  this 
  112. Inventory program.
  113.  
  114. The Inventory system has no sort function,  so if  you want  data 
  115. printed out in a special order,  be prepared to enter the data in 
  116. that order.
  117.  
  118. **FINAL NOTE**
  119.  
  120. When  it  comes time to close up shop,   return to MAIN MENU  and 
  121. choose the return to system menu prompt and this will close  your 
  122. files for you.
  123.  
  124. If  you  have a hard disk,  drop me a line and I will send you  a 
  125. copy  of this program configured to place all your data on  drive 
  126. C:.   That  goes  likewise  for all  you  speed  deamons  running 
  127. ramdisks.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132. *The  following programs are placed in the public domain and  are 
  133. not to be sold for profit:
  134.  
  135. AR140.EXE
  136. ARP140E.EXE
  137. INV140.EXE
  138. MAINMENU.EXE
  139. AR140.DOC