home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Beijing Paradise BBS Backup / PARADISE.ISO / software / BBSDOORW / JOB4.ZIP / OOHB0165.HBK < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1995-10-24  |  4.6 KB  |  93 lines
  1. 93
  2. Payroll and Timekeeping Clerks 
  3.  
  4. (D.O.T.  215.362-018, .367-022, .382-014, and .482-010)
  5.  
  6. Nature of the Work
  7.  
  8. Payroll and timekeeping clerks perform a vital function ensuring
  9. that employees' paychecks are correct and paid on time.  Employees
  10. frequently call on them to adjust monetary errors or incorrect
  11. amounts of vacation time.  Their daily duties include researching
  12. these records as well as performing other clerical tasks.
  13.  
  14.    Timekeeping clerks distribute and collect timecards each pay period.
  15. These workers review employee workcharts, timesheets, and timecards
  16. to ensure that information, such as the number of hours worked and
  17. sick and vacation days, is properly recorded, and that the records
  18. have the signatures of authorizing officials.  For example, they may
  19. recalculate total hours on a timesheet that has many complex
  20. entries.  In companies that bill for the time spent by staff, such
  21. as law or accounting firms, timekeeping clerks make sure the hours
  22. recorded are charged to the correct job so the client can be
  23. properly billed.  They review computer reports listing timecards
  24. that cannot be processed because of errors and contact the employee
  25. or the employee's supervisor to resolve the problem.  Timekeeping
  26. clerks also keep informed of new payroll policies and inform
  27. managers and other employees of procedural changes.
  28.  
  29.    Payroll clerks resolve problems with employees' pay.
  30.  
  31.    In the payroll department, payroll clerks, also called payroll
  32. technicians, screen the timecards for calculating, coding, or other
  33. errors.  Then they compute pay by subtracting allotments like
  34. retirement, Federal and State taxes, insurance, or savings from
  35. gross earnings.  Increasingly, computers perform these calculations
  36. and alert payroll clerks to problems or errors in the data.  For
  37. small organizations or for new employees whose records are not yet
  38. entered into a computer system, clerks may perform all the necessary
  39. calculations.  In some small offices, payroll is processed by clerks
  40. or other employees in the accounting department.
  41.  
  42.    Payroll clerks also maintain paper backup files for research and
  43. reference.  They record changes in employee addresses; close out
  44. files when workers retire, resign, or transfer; and advise employees
  45. on income tax withholding and other mandatory deductions.  They also
  46. issue and record adjustments to pay because of previous errors or
  47. retroactive increases.  Payroll clerks must follow changes in tax
  48. and deduction laws, so they have to be aware of the most current
  49. revisions.  They prepare and mail earnings and tax withholding
  50. statements in early January for employees' use in preparing their
  51. income tax returns.
  52.  
  53.    In small offices, payroll and timekeeping duties are more likely to
  54. be included in the duties of a general office clerk or secretary.
  55. Larger organizations employ specialized payroll and timekeeping
  56. clerks to perform these functions.
  57.  
  58.  
  59. Employment
  60.  
  61. Payroll and timekeeping clerks held about 165,000 jobs in 1992.
  62. About 1 of every 3 worked in business, health, education, and social
  63. services.  One in 4 worked in manufacturing, and approximately 2 of
  64. every 10 were in wholesale and retail trade or in government.
  65. Approximately 1 in 8 payroll and timekeeping clerks works part time.
  66.  
  67. Job Outlook
  68.  
  69. Numerous job openings for persons seeking work as payroll and
  70. timekeeping clerks should be available through the year 2005.  Many
  71. thousands of jobs will open up each year as these workers transfer
  72. to other occupations many payroll clerks use this position as a
  73. steppingstone to higher level accounting jobs or leave the labor
  74. force.
  75.  
  76.    Employment of payroll and timekeeping clerks is expected to decline
  77. through the year 2005 as continuing automation of the payroll and
  78. timekeeping function makes these workers more productive.  The
  79. technology having the greatest effect on employment is the expanding
  80. use of automated timeclocks to calculate employees' hours and
  81. balances.  These automated timeclocks allow large organizations to
  82. centralize their timekeeping duties in one location.  At individual
  83. sites, employee hours are increasingly tracked by computer and
  84. verified by managers.  Then, this information is compiled and sent
  85. to a central office to be processed by payroll clerks.  This
  86. eliminates the need to have payroll clerks at every site.  Also,
  87. timekeeping duties are more commonly being distributed to
  88. secretaries and general office clerks or being contracted out to
  89. organizations that specialize in these services.
  90.  
  91.    (See introductory part of this section for information on training
  92. requirements and earnings.)
  93.