home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software of the Month Club 1995 December / SOFM_Dec1995.bin / pc / dos / biz / multlist / mlsetup.exe / MULTILST.DOC < prev    next >
Text File  |  1995-09-30  |  62KB  |  1,312 lines
  1.  
  2.                                MultiList 3.0
  3.                            Program Documentation
  4.  
  5.                                   OVERVIEW
  6.  
  7.      MultiList is a mail list program originally developed in 1990 to
  8.      organize and process thousands of applications for water rights. 
  9.      It later evolved to meet the needs of secretaries responsible for
  10.      maintaining multiple name, address, and phone lists for several
  11.      organizations.  MultiList as you now see it is a powerful list-
  12.      organizer and management program which is truly easy to use.
  13.  
  14.      MultiList has proven to be useful for managing lists of
  15.      addresses, phone numbers, dates, and notes with 20 to 10,000
  16.      records.  It is capable of managing an unlimited number of
  17.      separate database files each having up to one billion records.
  18.  
  19.      MultiList's features include:
  20.  
  21.        -  Whole-Name Data Entry: Enter names the way you want them,
  22.           without any first name, middle initial, or last name
  23.           restrictions.  Alphabetization is automatic.  The entire
  24.           database is easily re-alphabetized to give priority to
  25.           either company names or individuals' surnames.
  26.  
  27.        -  ASCII File Parsing: Address lists in DOS TEXT (ASCII) format
  28.           are read and intelligently parsed to put information in the
  29.           proper fields; i.e. the name in the name field, the postal
  30.           code in the ZIP field, phone numbers in the phone and fax
  31.           fields, etc.  This is useful for converting address lists
  32.           developed with spreadsheets and work processor programs.
  33.  
  34.        -  List-Building and List Management: Each record is given a
  35.           "Main List" which says why the record is in your database. 
  36.           The Main Lists can be selected individually as a database
  37.           filter, or used to build additional lists within the
  38.           database.  Lists can also be built or constructed using
  39.           multiple filters and text searches.
  40.  
  41.        -  Advanced Filters: Record sets can be selected by a
  42.           combination of main lists, secondary lists, dates, addresses
  43.           (country, city, or ZIP code), and record input/edit history. 
  44.           If, for example, you should want a list of clients that you
  45.           promised to contact in the next two months and that live in
  46.           some particular city or country, this is easy to do.  A
  47.           plain-language message is included on menu screens to remind
  48.           you what filter or list you are using.
  49.  
  50.        -  Record Text Search: Complete records (names, addresses,
  51.           notes, phone, etc.) are searched for text strings or
  52.           fragments.  If you can remember anything at all about a
  53.           record you need, you will find it quickly.
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.                                      i
  59.        -  Duplicate Record Checking: The program will automatically
  60.           delete records which are exact duplicates of other records. 
  61.           Possible duplicates are displayed for your decision about
  62.           whether one needs to be deleted and, if so, which one.
  63.  
  64.        -  Useful Outputs: MultiList outputs include stick-on labels, a
  65.           notepad with address, phone, and date information, a
  66.           telephone directory, a calendar of dates to remember,
  67.           database summaries, and files to be used with word processor
  68.           programs.
  69.  
  70.        -  Label Saver Output: MultiList is thrifty with your label
  71.           paper.  Standard compressed (line printer) font is used to
  72.           put as much legible information as possible on 1" high
  73.           labels.  Partially-used label sheets are reclaimed by
  74.           specifying the number of missing or used labels to skip
  75.           before printing.
  76.  
  77.        -  Network, Windows, and Word Processor Compatible: MultiList
  78.           provides for simultaneous database access by multiple users
  79.           on a local area network, and runs in both Windows and DOS. 
  80.           Simple word processor macros described in the MultiList
  81.           users' guide let you retrieve address information into word
  82.           processor documents as fast or faster than the address books
  83.           provided with other software packages.
  84.  
  85.      MultiList may be freely distributed as shareware for program
  86.      evaluation by users.  There are no restrictions on program use by
  87.      unregistered users.  However, persons who find the program to be
  88.      useful are asked to register their use by purchasing a "KEY" file
  89.      which will personalize program output.  The single-user
  90.      registration fee is $14 in the USA and Canada, and $19 in other
  91.      countries.  Multiple KEY files for networks are available for the
  92.      single-user registration fee plus an additional $5 for each
  93.      workstation/user name.
  94.  
  95.      User comments, suggestions for improvement, and distributor
  96.      inquiries are all welcomed at the following address: 
  97.       
  98.                            Bill Rozeboom 
  99.                            21442 130th Ave S.E.
  100.                            Kent, WA 98031
  101.                            U.S.A. 
  102.  
  103.  
  104.  
  105.  
  106.  
  107.  
  108.  
  109.  
  110.  
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.                                      ii
  116.                              TABLE OF CONTENTS
  117.  
  118.  
  119.      OVERVIEW  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   i
  120.  
  121.      MULTILIST MENU SYSTEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   1
  122.  
  123.      1.   ADD new names and addresses  . . . . . . . . . . . . . .   1
  124.  
  125.      2.   BROWSE records . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   3
  126.  
  127.      3.   FIND a particular record . . . . . . . . . . . . . . . .   4
  128.  
  129.      4.   SELECT list (filter records) . . . . . . . . . . . . . .   5
  130.  
  131.      5.   PRINT mail labels or lists . . . . . . . . . . . . . . .   6
  132.  
  133.      6.   OPTIONS: lists, defaults & more! . . . . . . . . . . . .   8
  134.           6.1  ADD and BUILD Yes/No lists  . . . . . . . . . . . .   8
  135.           6.2  OVERHAUL file (remove deleted records)  . . . . . .  10
  136.           6.3  RE-ALPHABETIZE records (by name or company) . . . .  10
  137.           6.4  Check for DUPLICATE records . . . . . . . . . . . .  10
  138.           6.5  DEFAULT settings  . . . . . . . . . . . . . . . . .  10
  139.           6.6  Get (import) records from an ASCII text file  . . .  11
  140.           6.7  Make a COPY of MultiList for someone else . . . . .  12
  141.  
  142.      7.   UTILITIES: File management and printers  . . . . . . . .  12
  143.           7.1  Copy records to TRANSFER MultiList file . . . . . .  12
  144.           7.2  IMPORT records from MultiList transfer file . . . .  13
  145.           7.3  Select or create NEW MultiList file . . . . . . . .  13
  146.           7.4  RENAME selected MultiList file  . . . . . . . . . .  14
  147.           7.5  DELETE other (non-selected) MultiList file  . . . .  14
  148.           7.6  Select and define PRINTERS  . . . . . . . . . . . .  14
  149.           7.7  SHELL to DOS operating system . . . . . . . . . . .  15
  150.  
  151.      APPENDIX A: Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . . .  16
  152.           A.1  DOS Installation  . . . . . . . . . . . . . . . . .  16
  153.           A.2  Windows Installation  . . . . . . . . . . . . . . .  16
  154.           A.3  Network Installation  . . . . . . . . . . . . . . .  17
  155.  
  156.      APPENDIX B: Using MultiList with Other Programs . . . . . . .  18
  157.           B.1  Word Processors . . . . . . . . . . . . . . . . . .  18
  158.           B.2  Databases . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .  20
  159.  
  160.  
  161.  
  162.  
  163.  
  164.  
  165.  
  166.  
  167.  
  168.  
  169.  
  170.  
  171.  
  172.                                     iii
  173.                            MULTILIST MENU SYSTEM
  174.  
  175.      Information presented here on the MultiList Menu System does not
  176.      duplicate the information and instructions provided by the
  177.      program itself.  Instead, it describes how best to use the
  178.      various options, and provides practical suggestions for managing
  179.      your MultiList files.
  180.  
  181.  
  182.      1.   ADD new names and addresses
  183.  
  184.      The add records option is used to enter name/address/phone/etc
  185.      information into your computer.  Other ways of adding records to
  186.      a MultiList file are introduced briefly at the end of this
  187.      section.
  188.  
  189.      Tips for entering records are:
  190.  
  191.        -  Use upper/lower case letters (it looks better than all
  192.           upper-case).
  193.  
  194.        -  Put the information in the correct fields.  Although mailing
  195.           labels will come out just fine no matter what fields you
  196.           use, MultiList needs information in the proper fields for
  197.           certain filter options and duplicate record checking to work
  198.           properly.  The only time you should put information in the
  199.           "wrong" field is when you want a particular record to always
  200.           be alphabetized on the company name, and never be
  201.           alphabetized on the individual's name.  In this case only,
  202.           enter the name of the individual in the TITLE field and
  203.           leave the NAME field blank.
  204.  
  205.        -  Be consistent in how you enter company names.  For example,
  206.           if you have a lot of government contacts with the State of
  207.           Washington Department of Transportation, try to consistently
  208.           enter "Department of Transportation" in the DEPARTMENT field
  209.           and enter "State of Washington" in the AGENCY field.  Avoid
  210.           doing something different each time; i.e. Washington DOT,
  211.           WSDOT, Transportation Dept, etc.  It doesn't matter what
  212.           convention you use to enter company names, so long as you
  213.           are consistent.  This will keep your outputs properly sorted
  214.           and will let MultiList give you a telephone book which lists
  215.           companies in a multiple-level tabbed format showing
  216.           departments and individuals within those departments.  Note,
  217.           however, that the alphabetization method must be set for
  218.           company names (Section 6.3) for outputs to be sorted and
  219.           alphabetized by company.
  220.  
  221.      COUNTRY: A country name automatically appears when you are adding
  222.      a new record.  The country shown is a default entry which you can
  223.      change from the Options - Default Settings menu (Section 6.5). 
  224.      The default country should be set to be the country where you
  225.      live and mail your letters from.
  226.  
  227.  
  228.  
  229.                                      1
  230.      TELEPHONE: Several fields are provided for telephone numbers. 
  231.      The first field is for the international telephone prefix. 
  232.      MultiList skips over this field if you don't need it; i.e. if the
  233.      address given is for your home (default) country.  The single-
  234.      character field after each phone number is used to flag what each
  235.      phone number is for.  You should use "b" or "w" to indicate a
  236.      business or work number, "f" to indicate a fax machine, and "h"
  237.      or "r" to indicate a home or residence phone number.
  238.  
  239.      DATE TO REMEMBER: The date field is entered in month-day-year
  240.      format.  It is not necessary to enter either a day or year. 
  241.      Subsequent processing of date-to-remember information ignores the
  242.      year, and uses but does not require the day.  It is set up this
  243.      way because many of us like to remember people's birthdays but
  244.      don't know how old those people are.  Also, it allows a reminder
  245.      flag to call someone in a certain month without needing to pick a
  246.      particular day.
  247.  
  248.      NOTE: The note field is a good place to add additional phone
  249.      numbers, "e-mail" addresses, and additional keywords which can be
  250.      used for future record retrieval.  If you are adding records
  251.      given to you by someone else, you should enter the name (or
  252.      initials) of that person into the note field.  Keywords
  253.      (including people's initials) can be entered into the note field
  254.      and should be marked by putting a "#" character before each
  255.      keyword.  For example, if Edward D. Monden asked you to enter a
  256.      record, you would include the keyword "#EDM" in the note field. 
  257.      In this example, the "#" character will let MultiList later find
  258.      and build a list with all of Edward's records, without also
  259.      including everyone named Edmonds and all Edmonton addresses.
  260.  
  261.      SALUTATION: The salutation field is there for entering an
  262.      appropriate personalized salutation so that you can send out form
  263.      letters which don't look like computer-generated form letters. 
  264.      It is used by MultiList when producing word processor merge files
  265.      and also when printing single-record information to a file (which
  266.      is then imported to a word processing document).
  267.  
  268.      Three other ways to add records to a MultiList file are described
  269.      in other parts of this document.  Section 6.6 describes how to
  270.      add name/address/phone records which are in DOS TEXT (ASCII)
  271.      format from a word processor or spreadsheet program.  Section 7.2
  272.      describes how to import records from another MultiList file, and
  273.      how to share all or parts of your MultiList files with other
  274.      people.  Appendix B.2 introduces technical details about
  275.      MultiList which will allow persons with rudimentary database
  276.      programming skills to directly access and manipulate MultiList
  277.      files using other database software, and to convert data files
  278.      developed with other database programs.
  279.  
  280.      The add records command is linked to the browse records command
  281.      described in the next section.  Pressing the PAGE UP key while in
  282.      the add records mode will put you into the browse mode starting
  283.      with the last record in the database and ignoring any filters
  284.      which may be set at the time.
  285.  
  286.                                      2
  287.      2.   BROWSE records
  288.  
  289.      The browse records option is used to look through the records in
  290.      your MultiList file to locate specific records you want to see,
  291.      edit, delete, restore, or print.  If you have selected a filter,
  292.      browse will display only those records meeting the filter
  293.      conditions.
  294.  
  295.      The browse records option is similar to the find records option:
  296.      both are used to look through the database and locate records. 
  297.      The browse option is the fastest way to locate a record if you
  298.      know its approximate alphabetic or numeric location in an
  299.      unfiltered database.  Browse takes you directly to the record
  300.      which most closely matches the alphabetic index or record number
  301.      you specify, and lets you start browsing the database from there.
  302.  
  303.      Once a filter has been set, browse loses its ability to jump
  304.      directly to a specific record and instead starts at the beginning
  305.      of the database to identify all records that meet the filter
  306.      conditions.
  307.  
  308.      Records displayed by browse and find will show you the mail label
  309.      as it will be printed, telephone and date information, the entire
  310.      note text, and information on the lists associated with each
  311.      record.  The lower portion of the display screen provides
  312.      additional information depending on how the record was located.  
  313.  
  314.      When browsing alphabetically, the lower portion of the screen
  315.      shows the alphabetic index and the date on which the record was
  316.      last edited.  When browsing numerically or when locating records
  317.      with the find option, the lower portion of the screen shows the
  318.      record number and the dates on which the record was first entered
  319.      and last edited.
  320.  
  321.      Records located with either the browse or find options can be
  322.      edited, deleted, restored, or printed.
  323.  
  324.       EDIT:    This brings back the same screen used for adding
  325.                records.
  326.  
  327.       DELETE:  This will flag a record for deletion but will not
  328.                actually erase it from your computer.  Records flagged
  329.                for deletion are not physically removed from the
  330.                MultiList file (and your computer) until you run
  331.                "Overhaul" from the Options Menu.
  332.  
  333.       RESTORE: This option appears if a record is flagged for
  334.                deletion.  It lets you change your mind about deleting
  335.                the record.  However, to save (restore) a record, you
  336.                must do so before overhauling the database.
  337.  
  338.       PRINT:   Single-record output from the browse and find screens
  339.                will print the mailing address and, when printing to a
  340.                file, the salutation.  If you need to print the entire
  341.  
  342.  
  343.                                      3
  344.                contents of the record, including notes and phone
  345.                numbers, use the main print menu instead.
  346.  
  347.                  -  Printing to a file produces a text file which can
  348.                     be imported into a word processing program.  If
  349.                     you entered a salutation as part of your MultiList
  350.                     record, you won't have to retype it each time you
  351.                     send each person a letter.  See Appendix B.1 for
  352.                     more information on using MultiList with word
  353.                     processing programs.
  354.  
  355.                  -  Printing to a printer will generate a single
  356.                     stick-on address label.  If you have a page-feed
  357.                     printer (such as a laser printer) PLEASE read the
  358.                     introduction screens to make sure you specify the
  359.                     correct type of 3-column label paper.  The proper
  360.                     paper type must be specified for the label to be
  361.                     properly centered.  If the output is wrongly
  362.                     shifted up or down by about 1/2 inch, you have
  363.                     probably selected the wrong type of paper.
  364.  
  365.                  -  MultiList has the capability to print single-
  366.                     record labels directly to envelopes using the
  367.                     nicest font available for your printer.  However,
  368.                     you will need to set this up yourself by editing
  369.                     the printer definition.  We gave up on providing
  370.                     full support for this option because too many of
  371.                     the printers we tested had problems feeding
  372.                     envelopes, even though the printer manuals claimed
  373.                     this would work.  If you set up your printer
  374.                     definition (Section 7.6) to support envelope print
  375.                     jobs, the option to do so will appear on your
  376.                     single-record print menu.
  377.  
  378.      There is one "hidden" option available from the browse and find
  379.      screens: the F10 key.  Pressing the F10 key while a record is
  380.      being displayed will let you see and edit the alphabetic index
  381.      for that record.  The F10 key is a "hidden" command key (not
  382.      described by the on-screen instructions) because you should not
  383.      need to manually alphabetize your records.
  384.  
  385.  
  386.      3.   FIND a particular record
  387.  
  388.      The find records option is used to search through the records in
  389.      your MultiList file to locate specific records based on full or
  390.      partial names, keywords, addresses, phone numbers, etc.  This is
  391.      the best way to locate a record if, for example, you need Julie's
  392.      last name (which you have forgotten), or if you want to see who
  393.      you know with a "872-" telephone prefix.  Searches are case-
  394.      insensitive, meaning that "A" and "a" are treated as being the
  395.      same letter and that searches for "Can" will find everyone named
  396.      Candice as well as all addresses in CANADA.
  397.  
  398.  
  399.  
  400.                                      4
  401.      The find records option is similar to the browse records option:
  402.      it is a way of locating records in your database which you can
  403.      then view, edit, delete, restore, and print.  Single-record edit,
  404.      delete, restore, and print commands are identical to those
  405.      described in Section 2, browse records.
  406.  
  407.      Pressing the ESC key while MultiList is searching for records
  408.      will interrupt and cancel the search.
  409.  
  410.      The find records option can also be accessed from the Options -
  411.      Add Yes/No Lists menu and used to save search results as a pre-
  412.      defined list.  Section 6.1 describes how to build and save lists
  413.      using text searches and other techniques.
  414.  
  415.  
  416.      4.   SELECT list (filter records)
  417.  
  418.      The MultiList Filter Selection Menu is used to screen (or filter)
  419.      the database and select specific sets of records.  Once a filter
  420.      has been set from this menu, other MultiList operations (Browse,
  421.      Find, Print, Export to transfer file, etc.) will use only those
  422.      records meeting the filter criteria.  A plain-language message is
  423.      given at the bottom of the menu screens to remind you what filter
  424.      you are using and how many records are in the active list.
  425.  
  426.      Filter selection is based on the "AND" logical operator.  You can
  427.      set from one to five conditions which are linked using this
  428.      operator.  If, for example, you set three conditions from the
  429.      filter selection menu, MultiList will screen the database to give
  430.      you those only records meeting all three conditions; i.e.
  431.      condition 1 AND condition 2 AND condition 3.
  432.  
  433.      Five types of filters are available from the filter selection
  434.      menu.
  435.  
  436.       1)  MAIN LIST filters are the reasons you gave for adding the
  437.           records to the database: family, clients, etc.
  438.  
  439.       2)  PREDEFINED LIST filters are the lists you saw when entering
  440.           records, or which you defined and built from the Options
  441.           menu.  The predefined lists also include "Deleted Records"
  442.           and "Dates to Remember."  The "Deleted Records" list is
  443.           useful if you want to take a last look at (or save) records
  444.           which you have marked for deletion but haven't yet removed
  445.           from your database using Options-Overhaul.  The "Dates to
  446.           Remember" list selects all records for which you have
  447.           entered a date to remember.  If you choose the "Dates to
  448.           Remember" list here, your calendar listing of names and
  449.           dates (from the print menu) will be printed using January 1
  450.           as the start date.
  451.  
  452.       3)  ADDRESS filters are available for several levels of address
  453.           information including the country, state or province, city,
  454.           starting digits for zip (postal) code, or complete postal
  455.           code.
  456.  
  457.                                      5
  458.       4)  DATES TO REMEMBER filters will select records which have a
  459.           date to remember AND which have a date within the time frame
  460.           you specify: today, this week, or up to 12 months starting
  461.           from the current month.  When you print a date calendar
  462.           using this filter, your list will start at the current day
  463.           or month.  If you want to print a full-year calendar listing
  464.           starting with January 1, select "Dates to Remember" from the
  465.           PREDEFINED LIST filters instead.
  466.  
  467.       5)  INPUT/EDIT DATE filters are provided for two reasons. 
  468.           First, the input date lets you separate old from new clients
  469.           and contacts.  Second, the edit date (the last time you
  470.           edited the record) can help you identify and remove outdated
  471.           records from your database.  People move, and there is a
  472.           good chance that records which haven't been edited for
  473.           several years are no longer accurate.  Record input and edit
  474.           dates are given at the bottom of the screen when you view
  475.           records using browse and find.
  476.  
  477.      Filter selection is very easy.  To get a Christmas card list,
  478.      press 2 for pre-defined lists, scroll down to highlight the
  479.      Christmas card list, and press the enter key.  If you only want
  480.      those people who are on your Christmas card list and who live in
  481.      Australia, then also press 3 for Address codes, enter "Country"
  482.      and then enter "Australia".  After you have selected whatever it
  483.      is you want, press the "9" or "S" keys to save your filter
  484.      selection and return to the main menu.
  485.  
  486.      REVERSING THE FILTER: If you want a list of all records that are
  487.      NOT on your Christmas card list, first select Christmas cards
  488.      from the predefined lists, and then press the F10 key.  If you
  489.      want a list of all records that are NOT in the U.S.A., set the
  490.      address-country filter for "U.S.A." and then press the F10 key. 
  491.      A message will appear to indicate that the filter has been
  492.      reversed.  Pressing the F10 key again will toggle the "NOT"
  493.      condition on and off.  All single and multiple-condition filters
  494.      can be reversed (toggled) using the F10 key.
  495.  
  496.      COMPLEX FILTERS: Complex filters can be set using the standard
  497.      filter options presented here in conjunction with the Add/Build
  498.      List choices described in Section 6.1.  If you are performing
  499.      very complex filter operations on large databases, it may help to
  500.      write subsets of the database to transfer files (each time saving
  501.      a filtered record set), and then to combine the transfer files
  502.      for final filter operations.  File manipulations, including
  503.      creating and importing transfer files, are performed from the
  504.      UTILITIES menu described in Section 7.
  505.  
  506.  
  507.      5.   PRINT mail labels or lists
  508.  
  509.      Print options begin with a decision on whether to print to a
  510.      printer or to a file.  Printing to a printer will give you hard-
  511.      copy output.  Printing to a file produces a DOS TEXT (ASCII) file
  512.      which can be read by word processor and text editor programs.
  513.  
  514.                                      6
  515.      The choices available from the print menu depend on whether you
  516.      are printing to a printer or a file, what kind of printer (page
  517.      or tractor feed) you are using, and the kind of output you have
  518.      selected.  Available selections change according to the choices
  519.      you have made.
  520.  
  521.      The print menu provides five basic options.
  522.  
  523.       1)  WHAT to print gives you up to ten output formats.  The
  524.           "Address, Phone, & Date Notepad" format is at the top of the
  525.           list for printer outputs because it is one of the most
  526.           useful hard-copy formats.  The "Postal (ZIP) Code Summary"
  527.           near the bottom of the list is less-frequently used, but is
  528.           helpful in identifying address errors in large databases,
  529.           and for doing postal (ZIP) code counts for bulk mail
  530.           operations.
  531.  
  532.           If you are printing to a page-feed printer, such as a laser
  533.           printer which always feeds one complete sheet at a time, you
  534.           will have two choices for printing 3-column labels: "Plain
  535.           Paper" or "Laser-Printer" formats.  These formats correspond
  536.           to two different kinds of 3-column label paper described
  537.           below.
  538.  
  539.           "Plain paper" 3-column label sheets are available from
  540.           office supply stores as photocopier supplies.  They have 33
  541.           labels per page on 8.5 by 11 inch sheets with no margins;
  542.           the top and bottom labels go all the way to edge of the
  543.           sheet.  "Plain paper" photocopier label sheets work just
  544.           fine with the laser and ink-jet printers we have tested, and
  545.           they are generally less expensive than the "computer-
  546.           printer" label sheets carried by computer stores.  The only
  547.           disadvantage to the plain paper label sheets is that most
  548.           printers are physically unable to fully use the top and
  549.           bottom rows of labels.  MultiList uses the printable portion
  550.           of the top row of labels to provide header information, but
  551.           the lower row of labels is wasted.
  552.  
  553.           "Laser-printer" 3-column labels encompass a number of 3-
  554.           column label sheets formats available for laser printers,
  555.           ink-jet printers, desk-jet printers, etc.  These label
  556.           sheets all have 30 labels per page on 8.5 by 11 inch sheets
  557.           with a 1/2 inch margin at the top and bottom of the sheet. 
  558.           The labels often come with rounded corners and optional
  559.           clear paper.  If you want to print to any of these kinds of
  560.           label paper (they all have 30 labels per sheet), select
  561.           "Laser-printer 3-column labels" regardless of the kind of
  562.           page-feed printer you have.  Header information is not
  563.           available when you are using this kind of label paper.
  564.  
  565.       2)  SORT records lets you sort your output alphabetically, by
  566.           mailing address, or by the last edit date.
  567.  
  568.       3)  COPIES lets you specify the number of duplicate copies to
  569.           print of each label.
  570.  
  571.                                      7
  572.       4)  HEADER information toggles whether or not header information
  573.           is included with your output.  Header information includes
  574.           the name of the database, the sorting method used, the date
  575.           and time of the print job, and a page number.  The header
  576.           for the "File for Word Processor Merge" also includes
  577.           instructions for converting special MultiList output codes
  578.           into the secondary merge file codes used by your word
  579.           processor.
  580.  
  581.       5)  LABELSAVER provides two label-saving features.  The first
  582.           feature lets you specify how many missing or used labels to
  583.           skip before printing to a sheet of 3-column labels, thus
  584.           making full use of your label sheets.  The second feature
  585.           lets you specify a record number to resume a print job which
  586.           for some reason stopped before your full list was printed. 
  587.           Reasons a print job may have stopped part-way through
  588.           include running out of paper, a power failure, and pressing
  589.           the ESC key.
  590.  
  591.      You can abort or cancel a print job in progress by pressing the
  592.      ESC (Escape) key.  MultiList will immediately stop sending
  593.      information to your printer (or file) when you press the ESC key,
  594.      but the printer will continue to print the information already
  595.      sent to the print buffer before the ESC key was pressed.
  596.  
  597.  
  598.      6.   OPTIONS: lists, defaults & more!
  599.  
  600.      6.1  ADD and BUILD Yes/No lists
  601.  
  602.      When you add your first records using MultiList, two Yes/No (Pre-
  603.      defined) Lists will be available: "Christmas Cards" and "Notify
  604.      if we move."  With the options available here, you can describe
  605.      and build up to nine Yes/No lists.  Yes/No lists are used to keep
  606.      track of multiple pre-defined lists within a single master
  607.      database.
  608.  
  609.      The Yes/No lists are used to maintain record sets which cannot be
  610.      created by the standard filter options.  Christmas card lists are
  611.      Yes/No lists because they include many types of contacts (Main
  612.      Lists) and addresses (Countries, Cities, etc.)  You should use
  613.      the Yes/No lists to identify the things you need to send people,
  614.      such as Christmas Cards, Meeting Notices, Annual Reports, Party
  615.      Invitations, Fundraiser Appeals, and so on.
  616.  
  617.      The first screen presented from the "ADD and BUILD Yes/No lists"
  618.      option shows the nine available lists, how each has been named,
  619.      and how many records are currently in each list.  If you select a
  620.      list which has not yet been named, the program will let you enter
  621.      a name, and will then go directly to a menu which lets you build
  622.      or construct the list.  If you select a list which has already
  623.      has a name, you will have a number of choices including access to
  624.      the menu to build or construct the Yes/No list.
  625.  
  626.  
  627.  
  628.                                      8
  629.      The Yes/No list edit options are:
  630.  
  631.       1)  RENAME the list: the name you enter here to describe the
  632.           list will be presented on the screen when you add and edit
  633.           records.  Renaming the list does not change the contents of
  634.           that list.  For example, if List 2 had 12 records while
  635.           named "Notify if we move" and you renamed that list to be
  636.           "Annual Report," then those same 12 records would be
  637.           included in the "Annual Report" list.
  638.  
  639.       2)  BUILD the list: this brings up the same menu screen which
  640.           appears automatically when you name a list for the first
  641.           time.  Lists can be built in three ways: from the Filter,
  642.           from the Main Lists, or by conducting a Text Search.
  643.  
  644.           When you use the list-building options, all records meeting
  645.           the specified condition(s) are ADDED to the list which
  646.           existed before you ran the option.
  647.  
  648.             -  Add all records in FILTER to list.  If you have a
  649.                filter set (see Section 4, Select List), all records
  650.                meeting the filter condition(s) will be added to the
  651.                Yes/No list.  This is useful if you want to produce a
  652.                list with multiple conditions not available from the
  653.                standard Select List options.
  654.  
  655.                If, for example, if you wanted a list of contacts in
  656.                the cities of both Vancouver and Portland, you would
  657.                first set a filter for the City of Vancouver, then add
  658.                these records to a new Yes/No list.  Next, you would
  659.                set a filter for the City of Portland and add those
  660.                records to the same Yes/No list.  Finally, you would
  661.                set the filter to be the Yes/No list you just built.
  662.  
  663.             -  Build list from MAIN lists.  This brings up a scrolling
  664.                display of all the MAIN lists available in your
  665.                database.  Each main list you select will be added to
  666.                the Yes/No list.
  667.  
  668.             -  Use text SEARCH to build list.  This option builds the
  669.                Yes/No list using the same record-finding methods
  670.                described in Section 3.  It is an quick way of building
  671.                a list based on names (of people, companies, streets,
  672.                cities, countries) or on keywords which you added to
  673.                the note field.
  674.  
  675.       3)  WIPE out list: this command eliminates all references to the
  676.           selected Yes/No list, and is used to clear (erase) a list so
  677.           that it can be reused for a new or different purpose.  When
  678.           this command is run, MultiList locates every record in the
  679.           database which was on the selected list and changes the "Y"
  680.           flag for that list to a "N" flag.  There is no easy way to
  681.           undo this command.  If you have important and hard-to-
  682.           construct Yes/No lists, you should consider keeping backup
  683.           copies of those lists in separate MultiList files.
  684.  
  685.                                      9
  686.      6.2  OVERHAUL file (remove deleted records)
  687.  
  688.      The overhaul file option is used to erase and eliminate all
  689.      records which you have marked for deletion.  It is also used to
  690.      reconstruct the files associated with each MultiList database.
  691.  
  692.      If you experience problems with MultiList crashing or hanging up
  693.      your computer, try running the overhaul file option to correct
  694.      the problem.  If you use any program other than MultiList to edit
  695.      your MultiList files, it is essential that you run the overhaul
  696.      file option on the edited database before doing any other
  697.      MultiList operations.
  698.  
  699.  
  700.      6.3  RE-ALPHABETIZE records (by name or company)
  701.  
  702.      Early in MultiList's development, it became apparent that there
  703.      is no consensus on how a mail list should be alphabetized.  The
  704.      re-alphabetization option lets you switch back and forth between
  705.      using either company names or individuals' surnames as the basis
  706.      for alphabetizing the database.  The setting you specify here is
  707.      saved as the default setting for alphabetizing of new and edited
  708.      records.
  709.  
  710.  
  711.      6.4  Check for DUPLICATE records
  712.  
  713.      The duplicate record-checking option goes through the entire
  714.      database and automatically deletes records which are exact
  715.      duplicates of other records.  To be an exact duplicate, all
  716.      information including the lists for the record must be duplicated
  717.      by another record.
  718.  
  719.      The procedure also identifies records which are possible
  720.      duplicates, and displays these records for your decision about
  721.      which one to delete.  Your decision is required because the
  722.      program does not know, for example, which of two records has the
  723.      correct phone number or the correct spelling of a person's name.
  724.  
  725.  
  726.      6.5  DEFAULT settings
  727.  
  728.      Five default settings may be specified.
  729.  
  730.       1)  INFORMATION screens on startup: specify whether or not the
  731.           new-user information screens are automatically displayed
  732.           each time MultiList is run.  The information screens can
  733.           also be displayed directly from this menu.
  734.  
  735.       2)  COLORS for menu screens: choose a color scheme.  From the
  736.           color palate, "exterior colors" means those colors which
  737.           appear outside of the menu boxes, and "interior colors"
  738.           means those colors which appear inside the menu boxes. 
  739.           Pressing the ESC key from this menu will restore the default
  740.           colors.
  741.  
  742.                                      10
  743.       3)  ALPHABETIZATION query: specify whether you want to verify
  744.           MultiList's automatic alphabetization for some or all names. 
  745.           If you want to check or change the alphabetization for a
  746.           particular record, the easiest way to do this is not by
  747.           changing this default setting, but rather to locate the
  748.           record using the browse or find options and to then press
  749.           the F10 key.  Use the Re-Alphabetization command (Section
  750.           6.3) to specify whether you want the default alphabetization
  751.           to be by company names or by the surnames of individuals.
  752.  
  753.       4)  SOUND signals: specify whether or not MultiList makes
  754.           noises.  A sample sound can be heard directly from this
  755.           menu.
  756.  
  757.       5)  HOME country: specify the country where you live and from
  758.           where you mail your letters.
  759.  
  760.  
  761.      6.6  Get (import) records from an ASCII text file
  762.  
  763.      Many computer users create their first address list using a word
  764.      processor or spreadsheet program.  MultiList can read the DOS
  765.      TEXT (ASCII) files produced by such programs and translate the
  766.      information into a MultiList file.  During the translation
  767.      process, MultiList identifies names, titles, phone numbers,
  768.      postal codes, countries, etc. from each record and puts the
  769.      information into the proper database fields.
  770.  
  771.      To convert an address list from a word processing or spreadsheet
  772.      program, the information must be written by that program to a
  773.      text file using the single-column format described in this
  774.      section.  Methods commonly used by other programs to write
  775.      information to a text file include the commands "Print to File"
  776.      and "Save As ... DOS TEXT" after which you specify a file name. 
  777.      We recommend using an easy-to-remember file name such as \ML.TXT. 
  778.      In this case, the backslash at the start of the filename will put
  779.      the file in the root directory of your active disk drive.  You
  780.      will need to remember the name of this file (to tell MultiList),
  781.      including the path specification.
  782.  
  783.      ASCII (DOS TEXT) files you want to import to a MultiList file
  784.      need to be in a single-column format.  The "rules" are: 1) there
  785.      should be no more than six lines of address information; 2) there
  786.      should be no more than two lines of phone number information; and
  787.      3) blank lines are used to separate records.  If phone numbers
  788.      are included, they must be on lines immediately following after
  789.      the address information, without any intervening blank lines.
  790.  
  791.           Address line
  792.           Address line
  793.           Address line
  794.           Phone (optional)
  795.  
  796.                          (one or more blank lines separate records)
  797.  
  798.  
  799.                                      11
  800.           Address line
  801.           Address line
  802.           Address line
  803.           Phone (optional)
  804.  
  805.                          (continue with additional records)
  806.  
  807.      If a record has too many lines, or if any lines are longer than
  808.      will fit into the available field, MultiList will import that
  809.      record to the extent possible, and will write a copy of that
  810.      record to a file named TOOLONG.TXT.  The file named TOOLONG.TXT
  811.      will contain a list of all the records which MultiList was not
  812.      able to convert successfully.
  813.  
  814.  
  815.      6.7  Make a COPY of MultiList for someone else
  816.  
  817.      MultiList depends on its users for program distribution.  If you
  818.      know someone who might find the program useful, use this option
  819.      to make them a FREE copy.  We hope that they (and you) will like
  820.      the program enough to support its development by purchasing a
  821.      MultiList "KEY" file.  The file "ORDER_ML.DOC" provides an order
  822.      form for the "KEY" file.
  823.  
  824.  
  825.      7.   UTILITIES: File management and printers
  826.  
  827.      7.1  Copy records to TRANSFER MultiList file
  828.  
  829.      The transfer file command is used to copy records from the active
  830.      MultiList file to a new MultiList file.  Only those records
  831.      meeting your filter settings will be copied to the transfer file. 
  832.      Transfer files allow you to make backup copies of your database
  833.      and to share selected (filtered) portions of your database with
  834.      other people.
  835.  
  836.      When you make a transfer file which you write to your computer's
  837.      hard drive, two files are created.  The two created files use the
  838.      name you specify (fname) plus the extensions .MLF and .MEM.
  839.  
  840.      The file named "fname.MLF" contains all the address, phone, note,
  841.      date, and other information you gave for each record: it is the
  842.      main MultiList file.  The file named "fname.MEM" contains the
  843.      names you used to describe each of the Yes/No lists.
  844.  
  845.      When you make a transfer file which you write to a removable
  846.      (floppy) disk in your computer's "A:" or "B:" drives, MultiList
  847.      will write the transfer file over multiple disks it is too big to
  848.      fit on a single disk.  A file named "fname.ID" will be written to
  849.      each disk with information on the disk sequence number.
  850.  
  851.      MultiList files can also be backed up and transferred using
  852.      standard DOS copy commands and/or file compression software.  If
  853.      you transferring or backing up files this way, be sure to copy
  854.  
  855.  
  856.                                      12
  857.      both the ".MLF" and ".MEM" files.  MultiList can recreate
  858.      everything else it needs from the information in these two files.
  859.  
  860.  
  861.      7.2  IMPORT records from MultiList transfer file
  862.  
  863.      The import records command is used to add records from one
  864.      MultiList file (i.e. a backup or transfer file) to whatever
  865.      MultiList file you are currently using.  It is used to combine
  866.      files: all records from the backup or transfer file will be added
  867.      (appended) to the current file.
  868.  
  869.      It is not necessary to use the import command to use a MultiList
  870.      transfer file.  You can instead use the "Select or create NEW
  871.      MultiList file" command (Section 7.3) to access that file
  872.      directly.
  873.  
  874.      When you are importing records into a MultiList database which
  875.      already has records, a message will appear asking whether you
  876.      want to reset the overlay (pre-defined) lists for the appended
  877.      records.  This message appears because the person who created the
  878.      transfer file may be using different list definitions than you,
  879.      or may not share your views on who should be on a Christmas Card
  880.      list.  Unless you are importing records from your own backup
  881.      file, it is usually best to let MultiList reset the pre-defined
  882.      (Yes/No) lists for the appended records.  After importing new
  883.      records to an existing database, you should check the resultant
  884.      database for duplicate records (Section 6.4).
  885.  
  886.  
  887.      7.3  Select or create NEW MultiList file
  888.  
  889.      You can have as many separate MultiList files as you like. 
  890.      However, we recommend keeping a single master file which you
  891.      update and edit to keep information current.  Separate files
  892.      should only be used for:
  893.  
  894.        -  Backup copies of information, such as to save recipient
  895.           lists from past mailings before the lists or addresses were
  896.           updated.
  897.  
  898.        -  Transfer files received from others who will provide you
  899.           with updated files in the future.
  900.  
  901.      Try to give sensible names to your MultiList files.  For example,
  902.      archive files should include a date designation and might (in
  903.      year 1995) be named "1995_ALL" for the entire database or
  904.      "XMAS_95" for the Christmas Card list only.
  905.  
  906.      All temporary files should be named "JUNK"; i.e. JUNK1, JUNK2,
  907.      JUNKY, etc.  This naming convention for temporary files lets you
  908.      easily recognize them in the future as files which you can safely
  909.      delete.  As a safety precaution, MultiList will let you delete
  910.      files only if they are very small or are named JUNK.
  911.  
  912.  
  913.                                      13
  914.      7.4  RENAME selected MultiList file
  915.  
  916.      The current file can be renamed as desired.  As above, try to
  917.      give sensible names to your files.
  918.  
  919.  
  920.      7.5  DELETE other (non-selected) MultiList file
  921.  
  922.      One of two conditions must be met before MultiList will let you
  923.      delete a MultiList database file.  Either the database must be
  924.      very small (with fewer than 10 records) or it must be named
  925.      "JUNK___".  These conditions were established to prevent the
  926.      accidental erasure of large database files.
  927.  
  928.      If you decide to delete a file which is not already named "JUNK",
  929.      a four step-process is required.  First, select the file (Section
  930.      7.3) that you want to delete.  Second, rename that file (Section
  931.      7.4) so that the name begins with "JUNK".  Third, select some
  932.      other file to be the active MultiList file.  The file you wanted
  933.      to delete will now appear on the list of files which MultiList
  934.      will allow you to delete.
  935.  
  936.      When MultiList deletes a database file, all files associated with
  937.      that database are also deleted.
  938.  
  939.  
  940.      7.6  Select and define PRINTERS
  941.  
  942.      The printer selection menu lets you tell MultiList what kind of
  943.      printer you have, and where it is plugged in to your computer. 
  944.      The menu also lets you edit the commands sent to your printer.
  945.  
  946.       1)  Select new (other) printer: this brings up a list of some
  947.           common printers.  If you do not find the name of your
  948.           printer, try selecting one which might use similar commands. 
  949.           Other options in the printer menu let you edit the printer
  950.           commands and define new printer drivers.
  951.  
  952.       2)  Edit definition of selected printer: this gives you access
  953.           to the commands which are being sent to the printer as part
  954.           of a MultiList print job.  The commands tell the printer to
  955.           use compressed non-proportional font (16.67 or 17 characters
  956.           per inch), printing at eight lines per inch, and to set the
  957.           line width and page margins accordingly.  This font and line
  958.           spacing is available on most printers without the need for
  959.           any external software or cartridges.
  960.  
  961.           For tractor feed printers only, you can define an optional
  962.           font for printing single-column labels.  An elite (12 cpi)
  963.           pitch font works nicely and we recommend this if it is
  964.           available on your printer.
  965.  
  966.           The second of the two print screens is for an optional set
  967.           of commands for printing single-record labels directly to
  968.           envelopes or other forms.
  969.  
  970.                                      14
  971.       3)  Define new printer: use this option if you want to
  972.           experiment with the commands being sent to your printer. 
  973.           When defining a new printer, you are asked to pick a printer
  974.           which is already defined so that you can use that printer's
  975.           commands as a template.
  976.  
  977.       4)  Printer port: the printer port refers to the place where
  978.           your printer is plugged into your computer.  Unless you are
  979.           on a network or have multiple printers, your printer is most
  980.           likely plugged into your computer's first parallel port,
  981.           which is called LPT1.
  982.  
  983.  
  984.      7.7  SHELL to DOS operating system
  985.  
  986.      The shell command takes you out of MultiList and into DOS. 
  987.      Return to MultiList by typing "EXIT" at the DOS prompt.  If you
  988.      entered MultiList by running the \ML.BAT file, the DOS prompt
  989.      will include a message to remind you that you are in the shell
  990.      mode.
  991.  
  992.  
  993.  
  994.  
  995.  
  996.  
  997.  
  998.  
  999.  
  1000.  
  1001.  
  1002.  
  1003.  
  1004.  
  1005.  
  1006.  
  1007.  
  1008.  
  1009.  
  1010.  
  1011.  
  1012.  
  1013.  
  1014.  
  1015.  
  1016.  
  1017.  
  1018.  
  1019.  
  1020.  
  1021.  
  1022.  
  1023.  
  1024.  
  1025.  
  1026.  
  1027.                                      15
  1028.      APPENDIX A: Installation
  1029.  
  1030.      A.1  DOS Installation
  1031.  
  1032.      MultiList is distributed as a self-extracting "ZIP" file which
  1033.      will verify whether you have an authentic (uncorrupted) copy of
  1034.      the program.  It requires DOS Version 3.1 or higher.  The program
  1035.      should be installed in its own C:\MULTILST directory.  The
  1036.      "INSTALL.BAT" file provided with MultiList will create this
  1037.      directory and install the program.
  1038.  
  1039.      There are four steps for manually installing MultiList.  First,
  1040.      create a directory named C:\MULTILST.  Second, copy the program
  1041.      MLSETUP.EXE to the C:\MULTILST directory.  Third, run MLSETUP to
  1042.      extract and uncompress MULTILST.EXE and other required files. 
  1043.      Finally, run MULTILST and read the on-screen instructions.
  1044.  
  1045.      When MultiList is first run, it will check the settings in your
  1046.      CONFIG.SYS file and, with your permission, will edit that file if
  1047.      necessary to increase the number of files and buffers for optimal
  1048.      performance.
  1049.  
  1050.      MultiList will create a batch file in the root directory of your
  1051.      C: drive called ML.BAT.  Assuming that C:\ is in your path
  1052.      structure, MultiList can be run from any directory by typing ML
  1053.      and then pressing the enter key.
  1054.  
  1055.  
  1056.      A.2  Windows Installation
  1057.  
  1058.      MultiList will run in Windows under a DOS shell.  Installation in
  1059.      Windows requires first that you go to a DOS shell (click on the
  1060.      DOS icon) and follow the instructions given above for DOS
  1061.      installation.  Then, type EXIT to return to Windows.
  1062.  
  1063.      The following instructions for Windows Installation assume that
  1064.      you have Microsoft Windows Version 3.1 or higher, and that you
  1065.      have already installed the program (see DOS instructions above)
  1066.      onto your computer's hard drive.
  1067.  
  1068.       1.  Open (click on) File Manager.
  1069.  
  1070.       2.  In File Manager, go to and open the directory where
  1071.           MultiList has been installed; i.e. C:\MULTILST.
  1072.  
  1073.       3.  Set the screen (use sizing arrows at upper right of window)
  1074.           so that you can see both the "File Manager" window and the
  1075.           "Main" window at the same time.
  1076.  
  1077.       4.  In File Manager, find the file named MULTILST.EXE.  Click on
  1078.           this file one time and hold down the mouse button.
  1079.  
  1080.       5.  While still holding down the mouse button, drag the file
  1081.           over to the "Main" window (a plus arrow will appear in the
  1082.           icon) and release the mouse button.  
  1083.  
  1084.                                      16
  1085.       *   MultiList is now installed in Windows.  The remaining
  1086.           instructions are used to change the MultiList icon to
  1087.           something nicer than the default "DOS" icon.
  1088.  
  1089.       6.  Go to the Main Window and click one time on the new MS-DOS
  1090.           MultiList icon.
  1091.  
  1092.       7.  Click on "File" from the choices listed at the top of the
  1093.           Main Window, then choose "Properties" from the choices which
  1094.           appear.
  1095.  
  1096.       8.  Click on "Change Icon" from the choices which appear, then
  1097.           say OK to choose an icon from the Program Manager.
  1098.  
  1099.       9.  Pick (click on) an icon you like (I like the one with the
  1100.           envelopes), then say OK to Program Item Properties.  That's
  1101.           it: MultiList is installed in Windows and is ready to go!
  1102.  
  1103.      MultiList may run slowly in Windows if it is sharing your
  1104.      computer's resources with a lot of other active programs.  If you
  1105.      are working with large databases, you should either work directly
  1106.      in DOS (without Windows) or use the Windows PIF Editor advanced
  1107.      options to give MultiList more foreground priority.
  1108.  
  1109.  
  1110.      A.3  Network Installation
  1111.  
  1112.      If installed on a server, MultiList will allow multiple users to
  1113.      simultaneously access the database files on the file server.  The
  1114.      file MULTILST.EXE will likely need to be marked read-only: use
  1115.      the program RO.EXE provided with MultiList to toggle the read-
  1116.      only attribute on and off by entering:
  1117.  
  1118.                RO MULTILST.EXE
  1119.  
  1120.      In a multi-user environment, default settings files and temporary
  1121.      working files are written to each user's C: drive.  A directory
  1122.      named C:\MULTILST should be created for each user, and each
  1123.      user's individual KEY file should be located in their own
  1124.      C:\MULTILST directory with the file name of "MULTILST.KEY".
  1125.  
  1126.  
  1127.  
  1128.  
  1129.  
  1130.  
  1131.  
  1132.  
  1133.  
  1134.  
  1135.  
  1136.  
  1137.  
  1138.  
  1139.  
  1140.  
  1141.                                      17
  1142.     APPENDIX B: Using MultiList with Other Programs
  1143.  
  1144.      B.1  Word Processors
  1145.  
  1146.      MultiList produces two types of output specifically intended for
  1147.      use with your word processor: mail merge output and single record
  1148.      output.
  1149.  
  1150.      Mail merge output is produced from the main print menu.  Output
  1151.      consists of an ASCII file with special characters (delimiters) to
  1152.      mark fields containing address, phone, note, date, salutation,
  1153.      and other information which can be used in used in the merge
  1154.      operation.  Field descriptions and instructions for converting
  1155.      the ASCII file delimiters into word processor merge codes are
  1156.      included in the header information in the mail merge output file
  1157.      produced by MultiList.  You must import (open) the MultiList
  1158.      output file into your word processor program before it can be
  1159.      used as a merge file by your word processor.  Please refer to
  1160.      your work processor manual for instructions on mail merge
  1161.      operations.
  1162.  
  1163.      Single record output is produced from the print option under the
  1164.      browse and find screen menus when you look at individual records. 
  1165.      If you print single-record output from more than one record, the
  1166.      output file will contain information from all the records you
  1167.      asked to be printed.  We strongly recommend that you use the
  1168.      default file name of C:\ML_XFER.TMP when printing single-record
  1169.      output.  This will allow you to set up a simple macro in your
  1170.      word processor to automate retrieval of MultiList output.
  1171.  
  1172.      Examples for inserting MultiList single record output into word
  1173.      processor documents under DOS and Windows are given below.  In
  1174.      both cases, we assume that you have already found the record(s)
  1175.      you want in MultiList and have printed these to the file
  1176.      C:\ML_XFER.TMP.  When you figure out the command sequence that
  1177.      works best for you, you should enter save sequence as a macro for
  1178.      your word processor.  If you give this macro the name "ML" (for
  1179.      MultiList), it should be easy to remember.
  1180.  
  1181.  
  1182.                          DOS-Based Word Processing
  1183.  
  1184.      Example 1:
  1185.  
  1186.        -  Open the letter document you want to write, and place the
  1187.           cursor at the location where you want the address to be
  1188.           inserted.
  1189.        -  Run List Files or Text In/Out command.
  1190.        -  Enter (type) C:\ML_XFER.TMP as the name of the file to
  1191.           retrieve.
  1192.  
  1193.  
  1194.  
  1195.  
  1196.  
  1197.  
  1198.                                      18
  1199.      Example 2:
  1200.  
  1201.        -  Open the letter document you want to write, and place the
  1202.           cursor at the location where you want the address to be
  1203.           inserted.
  1204.        -  Switch to a second (empty) document.
  1205.        -  Run List Files or Text In/Out command.
  1206.        -  Enter (type) C:\ML_XFER.TMP as the name of the file to
  1207.           retrieve as the second document.
  1208.        -  Block off the entire second document file, and run the copy
  1209.           command.
  1210.        -  Exit the second document without saving it.
  1211.        -  Switch back to the first document.
  1212.        -  Retrieve the text from the copy command.
  1213.  
  1214.  
  1215.                        Windows-Based Word Processing
  1216.  
  1217.        -  Open a (first) window with the letter document you want to
  1218.           write.  Place the cursor at the location where you want the
  1219.           address to be inserted.
  1220.        -  Open a new (second) window.
  1221.        -  Run "File Open" and enter (type) C:\ML_XFER.TMP as the name
  1222.           of the file to open in the second window.
  1223.        -  Block off the entire second document, and run "Edit Cut."
  1224.        -  Close the second window (exit without saving the
  1225.           C:\ML_XFER.TMP document); this should return you
  1226.           automatically to the first window with your letter document.
  1227.        -  Run "Edit Paste" to insert the address information in the
  1228.           letter document.
  1229.  
  1230.      If you set up a macro to perform the retrieval procedure outlined
  1231.      above, you will find that MultiList brings address information
  1232.      into your documents as fast or faster than the address books
  1233.      provided with word processing software packages.  An added
  1234.      advantage in using MultiList is that salutations are also brought
  1235.      into the word processing document and don't need to be retyped.
  1236.  
  1237.      If you are running in Windows, you can switch from your word
  1238.      processing window into a MultiList window to find and print the
  1239.      desired addresses, and then switch back to the word processing
  1240.      window to retrieve the address information using your retrieval
  1241.      macro.  Note, however, that your word processor will not
  1242.      recognize changes made to file C:\ML_XFER.TMP while that file is
  1243.      open in a word processor window.  If you are not seeing any
  1244.      changes to the MultiList output file, first close (exit without
  1245.      saving) and then re-open the word processing window with the
  1246.      MultiList output file.
  1247.  
  1248.  
  1249.  
  1250.  
  1251.  
  1252.  
  1253.  
  1254.  
  1255.                                      19
  1256.      B.2  Databases
  1257.  
  1258.      MultiList was written in Clipper (version 5.2) using a dBASE III
  1259.      compatible driver.  Most personal computer database software
  1260.      programs, as well as many spreadsheet and some word processing
  1261.      programs, are able to read and write to files in dBASE III
  1262.      format.  If you have a software program able to access or
  1263.      translate dBASE III files, you can use that program to directly
  1264.      manipulate the data in your MultiList files and to convert
  1265.      between MultiList and other database formats.  However, this
  1266.      should only be done by persons familiar with database
  1267.      programming and who have appropriate database software.
  1268.  
  1269.      Direct manipulations of your MultiList file(s) should be made
  1270.      with a backup copy of the file.  Use the DOS (or Windows file
  1271.      manager) copy command to copy the MultiList "fname.MLF" file to a
  1272.      new file named fname.DBF.  The ".DBF" extension is necessary for
  1273.      some programs to recognize the dBASE file structure used by
  1274.      MultiList, and will help you distinguish between your working
  1275.      copy and the original MultiList file.  Limit your changes to data
  1276.      manipulations within the fields defined by MultiList: do not add
  1277.      or delete any fields, and do not edit the field names or other
  1278.      field attributes.  Note that the edited file must be renamed to
  1279.      have a ".MLF" extension before MultiList will attempt to read it.
  1280.  
  1281.      A Warning!  Some non-database programs have difficulty
  1282.      interpreting logical fields, and may be unable to read the .MLF /
  1283.      .DBF file or may change the field specification when converting
  1284.      back to .DBF / .MLF format.  If you get a "Data type error"
  1285.      message when trying to read the file back into MultiList, an
  1286.      improper field specification is the most likely source of the
  1287.      problem.  You can get around this by deleting (while in your
  1288.      other program) the logical fields used by MultiList: LIST1
  1289.      through LIST9, DUPLICATES, and HASDATE.  However, you will lose
  1290.      the information in the pre-defined lists, and MultiList will be
  1291.      unable to directly process the shortened file.  To use a file
  1292.      which has been modified in this way, you must use the import
  1293.      command (Section 7.2) to convert back to MultiList format.
  1294.  
  1295.      Information from databases in other formats can be converted to
  1296.      MultiList files using ".DBF" files as the means of translation. 
  1297.      Get the MultiList field structure from a ".MLF" file, and then
  1298.      rename the fields in your other database, as appropriate, to the
  1299.      appropriate MultiList field names.  It is not necessary that your
  1300.      working file contain all of the MultiList fields, but MultiList
  1301.      will only import information from fields with names it
  1302.      recognizes.  To import a file which you have converted this way
  1303.      (and then have saved in dBASE III format and have given a ".MLF"
  1304.      extension even though it is not a true MultiList file), you must
  1305.      use the import command (Section 7.2) to complete the conversion.
  1306.  
  1307.      After you have concluded any external file manipulations,
  1308.      OVERHAUL the revised file (Section 6.2) before attempting any
  1309.      other MultiList operations with that file.
  1310.  
  1311.      
  1312.                                 20