home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware 1 2 the Maxx / sw_1.zip / sw_1 / TEXT / PDX_ALL.ZIP / TI553.ASC < prev    next >
Text File  |  1991-09-11  |  6KB  |  199 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.   PRODUCT  :  PARADOX                                NUMBER  :  553
  9.   VERSION  :  3.x
  10.        OS  :  PC DOS
  11.      DATE  :  September 11, 1991                       PAGE  :  1/3
  12.  
  13.     TITLE  :  AGING ACCOUNTS IN PARADOX
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.   To begin with a table of accounts and payments that we wish to do
  19.   an account aging upon we will start with the following table:
  20.  
  21.   AGING══╦══════Acct#═══╦═════Date═════╦═══════Amt════════╗
  22.        1 ║     1234     ║   2/12/85    ║         750.00   ║
  23.        2 ║     4288     ║   3/01/85    ║       2,500.00   ║
  24.        3 ║     7885     ║   6/12/85    ║       3,590.00   ║
  25.        4 ║     3695     ║   3/03/85    ║         895.00   ║
  26.        5 ║     1234     ║   3/15/85    ║         350.00   ║
  27.        6 ║     7885     ║   3/15/85    ║         235.00   ║
  28.        7 ║     1234     ║   3/18/85    ║         350.00   ║
  29.        8 ║     1234     ║   3/30/85    ║         100.00   ║
  30.        9 ║     3695     ║   2/12/85    ║         325.00   ║
  31.       10 ║     4288     ║   3/29/85    ║         650.00   ║
  32.       11 ║     7885     ║   4/03/85    ║         340.00   ║
  33.       12 ║     4288     ║   3/29/85    ║       1,250.00   ║
  34.       13 ║     3695     ║   2/21/85    ║         990.00   ║
  35.       14 ║     3695     ║   4/01/85    ║       2,100.00   ║
  36.       15 ║     4288     ║   2/28/85    ║          21.00   ║
  37.       16 ║     3695     ║   4/12/85    ║       2,350.00   ║
  38.       17 ║     4288     ║   2/01/85    ║         666.00   ║
  39.       18 ║     7885     ║   2/04/85    ║       1,000.00   ║
  40.       19 ║     1234     ║   4/12/85    ║         235.00   ║
  41.       20 ║     4288     ║   5/01/85    ║       5,000.00   ║
  42.       21 ║     3695     ║   5/02/85    ║          23.00   ║
  43.       22 ║     4288     ║   5/13/85    ║       1,253.00   ║
  44.       23 ║     4288     ║   6/06/85    ║         560.00   ║
  45.       24 ║     7885     ║   3/13/85    ║         475.00   ║
  46.       25 ║     3695     ║   6/23/85    ║         100.00   ║
  47.       26 ║     3695     ║   6/19/85    ║         247.00   ║
  48.       27 ║     7885     ║   2/01/85    ║         950.00   ║
  49.  
  50.  
  51.   The following query will allow us to break down the payments by
  52.   month.  In the date column, we are specifying conditions which
  53.   will determine the month and creating a field called "date", and
  54.   in the date column we are calculating the sum for that month
  55.   while creating a field called "amt".
  56.  
  57.   AGING╦Acct#╦═══════════════Date═════════════════╦═════Amt═══════╗
  58.        ║√    ║>1/31/85,<3/1/85, calc "Feb" as date║calc sum as amt║
  59.        ║√    ║>2/28/85,<4/1/85, calc "Mar" as date║calc sum as amt║
  60.        ║√    ║>3/31/85,<5/1/85, calc "Apr" as date║calc sum as amt║
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71.  
  72.  
  73.  
  74.   PRODUCT  :  PARADOX                                NUMBER  :  553
  75.   VERSION  :  3.x
  76.        OS  :  PC DOS
  77.      DATE  :  September 11, 1991                       PAGE  :  2/3
  78.  
  79.     TITLE  :  AGING ACCOUNTS IN PARADOX
  80.  
  81.  
  82.  
  83.  
  84.        ║√    ║>4/30/85,<5/1/85, calc "May" as date║calc sum as amt║
  85.        ║√    ║>5/31/85,<6/1/85, calc "Jun" as date║calc sum as amt║
  86.  
  87.  
  88.   Yields the following answer table:
  89.  
  90.   ANSWER═╦═════Acct#═══╦════Amt════════╦═Date═╗
  91.        1 ║    1234     ║      235.00   ║  Apr ║
  92.        2 ║    1234     ║      750.00   ║  Feb ║
  93.        3 ║    1234     ║      800.00   ║  Mar ║
  94.        4 ║    3695     ║      895.00   ║  Mar ║
  95.        5 ║    3695     ║    1,315.00   ║  Feb ║
  96.        6 ║    3695     ║    4,450.00   ║  Apr ║
  97.        7 ║    4288     ║      687.00   ║  Feb ║
  98.        8 ║    4288     ║    4,400.00   ║  Mar ║
  99.        9 ║    7885     ║      340.00   ║  Apr ║
  100.       10 ║    7885     ║      710.00   ║  Mar ║
  101.       11 ║    7885     ║    1,950.00   ║  Feb ║
  102.  
  103.  
  104.   which makes more sense when rotated (Ctrl-R) as follows:
  105.  
  106.   ROTATED╦═════Acct#═══╦═Date═╦════Amt════════╗
  107.        1 ║    1234     ║  Apr ║      235.00   ║
  108.        2 ║    1234     ║  Feb ║      750.00   ║
  109.        3 ║    1234     ║  Mar ║      800.00   ║
  110.        4 ║    3695     ║  Mar ║      895.00   ║
  111.        5 ║    3695     ║  Feb ║    1,315.00   ║
  112.        6 ║    3695     ║  Apr ║    4,450.00   ║
  113.        7 ║    4288     ║  Feb ║      687.00   ║
  114.        8 ║    4288     ║  Mar ║    4,400.00   ║
  115.        9 ║    7885     ║  Apr ║      340.00   ║
  116.       10 ║    7885     ║  Mar ║      710.00   ║
  117.       11 ║    7885     ║  Feb ║    1,950.00   ║
  118.  
  119.  
  120.   It also makes it easier to create a crosstab that we can use to
  121.   track the "aging" of each account.  Press F10-Image-Graph-
  122.   Crosstab-Sum and then place the cursor in the CustAcct# field to
  123.   generate the row labels.  Move the cursor right one field to the
  124.   Date field to set the column labels, and then move the cursor to
  125.   the right once more to generate the data to be calculated
  126.   (crosstabbed).
  127.  
  128.  
  129.  
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.   PRODUCT  :  PARADOX                                NUMBER  :  553
  141.   VERSION  :  3.x
  142.        OS  :  PC DOS
  143.      DATE  :  September 11, 1991                       PAGE  :  3/3
  144.  
  145.     TITLE  :  AGING ACCOUNTS IN PARADOX
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.   CROSSTAB╦══Acct#═╦═════Apr═════╦═════Feb═════╦═════Mar═════╗
  151.        1  ║ 1234   ║    235.00   ║    750.00   ║    800.00   ║
  152.        2  ║ 3695   ║  4,450.00   ║  1,315.00   ║    895.00   ║
  153.        3  ║ 4288   ║      0.00   ║    687.00   ║  4,400.00   ║
  154.        4  ║ 7885   ║    340.00   ║  1,950.00   ║    710.00   ║
  155.  
  156.  
  157.   Rotating the fields again using Ctrl-R will make more sense since
  158.   the crosstab will create the month (column) fields
  159.   alphabetically:
  160.  
  161.   CROSSTAB╦══Acct#═╦═════Feb═════╦═════Mar═════╦═════Apr═════╗
  162.        1  ║ 1234   ║    750.00   ║    800.00   ║    235.00   ║
  163.        2  ║ 3695   ║  1,315.00   ║    895.00   ║  4,450.00   ║
  164.        3  ║ 4288   ║    687.00   ║  4,400.00   ║      0.00   ║
  165.        4  ║ 7885   ║  1,950.00   ║    710.00   ║    340.00   ║
  166.  
  167.  
  168.   This will show us the activity of each account by month.
  169.  
  170.  
  171.  
  172.  
  173.  
  174.  
  175.  
  176.  
  177.  
  178.  
  179.  
  180.  
  181.  
  182.  
  183.  
  184.  
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192.  
  193.  
  194.  
  195.  
  196.  
  197.  
  198.  
  199.