home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware 1 2 the Maxx / sw_1.zip / sw_1 / BUSI / XPENS12.ZIP / XPENS.DOC next >
Text File  |  1992-01-18  |  11KB  |  283 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.                    XPENS
  13.  
  14.                 The Expense Account Reporting Program
  15.  
  16.                  Copyright 1992 Richard A. Williams 
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.  
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  
  28. A. General Description. 
  29.  
  30.      XPENS is designed to provide employers and employees with a quick,
  31.      easy to use expense account screen that will eliminate the
  32.      necessity of keeping a supply of expense report forms and doing all
  33.      the arithmetic involved in preparing the report.  Because reports
  34.      are stored on disk, the employee copy of the report becomes
  35.      unnecessary.
  36.  
  37.      The Expense Report printout is designed for Epson-compatible 
  38.      or HP LaserJet Printers.
  39.  
  40.      Files supplied on disk:
  41.  
  42.       XPENS.EXE      Object Program
  43.  
  44.       XPENS.DOC      This Documentation File
  45.  
  46.       XPVENDOR.DOC   Documentation for Shareware Distributors and
  47.                      Bulletin Board Sysops.
  48.  
  49.       XPENS.SMP      Sample Expense Account
  50.  
  51.       XPREAD.ME      Read Me first File.
  52.  
  53. B.   Getting Started. 
  54.  
  55.      Copy the object program and sample report to your production disk: 
  56.  
  57.           XPENS.EXE      Object Program 
  58.           XPENS.SMP      Sample Report
  59.  
  60.      Work files and configuration files will be created as needed in the
  61.      current path.  Expense files can be SAVED in any directory on any
  62.      disk drive.
  63.  
  64.      To use XPENS, set your current path to the directory 
  65.      containing the XPENS programs and files, type in XPENS.  
  66.      Follow instructions on the screen.  Before printing, use
  67.      the Print, Setup menu option to indicate which type of printer
  68.      you have. 
  69.  
  70.                         SPECIFIC INSTRUCTIONS
  71.  
  72. A.  Top Menu.   
  73.  
  74.      Along the top of the screen there are five available menus.  FILE,
  75.      OPTIONS, PRINT, QUIT, and HELP.  By moving the left and right arrow
  76.      keys, move the highlight to the desired menu.  Press ENTER to open
  77.      the menu to the available choices.  Keying in the first letter of
  78.      the menu will also lead you to that particular menu and open the
  79.      menu up.  Once the menu is open, move the up/down arrows to
  80.      position the highlight on the desired function and press ENTER. 
  81.      Alternatively, keying in the capitalized letter in the function
  82.      will cause that function to be activated.  If you are keying in
  83.      expense account information and wish to return to the top menu
  84.      press ESCape. 
  85.  
  86. B.  Expense Account Data.
  87.  
  88.      To start an expense account report, press F for Files menu and N
  89.      for Open-New.  A blank form will now be ready for entering data. 
  90.      Following the screen, key in expense account information to be
  91.      reported.  Key in numeric fields calculator style -- 1 for $1.00,
  92.      1.5 for $1.50, etc.  The screen initially shows Monday thru Friday. 
  93.      If you need to use Sunday, press F3 to shift Left.  To record data
  94.      for Saturday, press F4 to shift Right.  When the first page is
  95.      completed, press F10 to go to the next page.  
  96.  
  97.      You can skip a field by pressing the ENTER key, or by using the TAB
  98.      key.  You can return to a previous field by using the BACK TAB key
  99.      (usually Shift-TAB).  You may also use the UP and DOWN arrows to
  100.      go to any field.  When at a field, you may key in F1 for a Help
  101.      screen to be displayed.
  102.  
  103.      After completing the form, press ESCape to return to the top menu. 
  104.      Press P to get to the Print Menu and press S to select the correct
  105.      printer type. (Only necessary the first time) Then press ESCape and
  106.      P to get to the Print Menu again and press P to print the report. 
  107.      You will then be asked to align the forms and press enter.
  108.  
  109.      To save the report, press ESCape to go to the top menu.  Press F
  110.      for Files menu, and press S to save the report.  You will then be
  111.      asked for a name for the file.  Type in up to eight characters for
  112.      a file name.  For example, you could name the report after the week
  113.      ending date -- 011092.
  114.  
  115.      To exit from the program, press ESCape to go to the Top Menu. 
  116.      Press Q to go to the Quit menu, and press Q to quit.
  117.  
  118. C.   Menu Descriptions.
  119.  
  120.      1.  File.
  121.  
  122.          Open-New.  Blanks out the screen for a new expense report.
  123.  
  124.          Open-Old.  Reloads a previously prepared report.  Move the
  125.                     highlight to the desired file by using the arrow
  126.                     keys and press ENTER.
  127.  
  128.          Save.      Saves the current report.  Press ENTER to keep the
  129.                     current name, if any, or key in the desired name.
  130.  
  131.          Directory. To change the directory to point to another
  132.                     expense account storage area, type in the desired
  133.                     path including any backslashes.  Example: 
  134.                     C:\EXPENSE\SMITH or C:\ or A:
  135.  
  136.      2.  Options.   
  137.                     
  138.          Color.     To switch from or to the Color option.  The desired
  139.                     option will stay in effect until changed again.
  140.      
  141.          Print-Name. To enter an optional company name to print at the
  142.                     top of the report.
  143.      
  144.      3.  Print.     
  145.      
  146.          Print.     To print out the expense report.
  147.  
  148.          Setup.     To indicate printer type.
  149.      
  150.      4.  Quit.      To quit the XPENS session.  Remember to save your
  151.                     Expense Report first.
  152.  
  153.      5.  Help.        Will display a generalized help screen.
  154.  
  155.  
  156. D.   Problems, Bugs. 
  157.  
  158.      If you have any problems or wish to report any bugs, 
  159.      please contact the author.   
  160.  
  161.                                      _______ 
  162. Richard A. Williams             ____|__     |               (tm)  
  163. P.O. Box 9311                  |       |    |-------------------  
  164. Crystal Lake, Illinois 60014   |   ____|__  |  Association of  
  165. 815-455-6333                   |  |       |_|  Shareware  
  166. CompuServ 72317,2073           |__|   o   |    Professionals  
  167.                              -----|   |   |---------------------  
  168.                                   |___|___|    MEMBER  
  169.  
  170.  
  171.    This program is produced by a member of the Association of 
  172. Shareware Professionals (ASP).  ASP wants to make sure that the 
  173. shareware principle works for you. If you are unable to resolve a 
  174. shareware-related problem with an ASP member by contacting the 
  175. member directly, ASP may be able to help. The ASP Ombudsman can 
  176. help you resolve a dispute or problem with an ASP member, but 
  177. does not provide technical support for members' products. Please write
  178. to the ASP Ombudsman at 545 Grover Rd., Muskegon, MI 49442 or send a
  179. CompuServe message via easyplex to ASP Ombudsman 70007,3536  
  180.  
  181.  
  182. E. Other. 
  183.  
  184.      The author assumes no liability to you or any other 
  185.      person for any damage or loss caused by this software 
  186.      either directly or indirectly.   
  187.  
  188. F.  Registration Information and Shareware Concept. 
  189.  
  190.      XPENS is a copyrighted program.  It is distributed as 
  191.      User-Supported Software.  Meaning that you are free to 
  192.      evaluate the program.  If, after a reasonable evaluation 
  193.      period, you desire to continue using the program, you
  194.      are required to register and to pay the license fee.
  195.      By registering you will obtain the latest current version
  196.      of the program, printed documentation, and notification of
  197.      future releases.  You will also be supporting this "try now,
  198.      pay later" concept of software distribution.
  199.  
  200.      Individuals are granted permission and encouraged to 
  201.      copy and pass along copies of their original unregistered
  202.      version of the program provided that no price or other
  203.      consideration is charged, except for the cost of distribution
  204.      materials, and provided that copies are not modified in any
  205.      way and include all documentation.
  206.  
  207.      Registration includes a copy of the most current 
  208.      program and printed documentation.
  209.  
  210.  
  211.      The current price for a single registration is $29.00. 
  212.  
  213.           Send a Check or Money Order to: 
  214.  
  215.           Richard A. Williams 
  216.           P.O. Box 9311 
  217.           Crystal Lake, Illinois 60014 
  218.  
  219.      Registration information including an order form is also available
  220.      if you press R while at the XPENS opening screen.
  221.  
  222. You can register with MC, Visa, Amex, or Discover from the Public 
  223. (software) Library by calling 1-800-2424-PsL or 713-524-6394 or by
  224. FAX to 1-713-524-6398 or by CIS Email to 71355,470.  Refer to program
  225. #10475.  These numbers are for orders only.  To insure that you 
  226. get the latest version, PsL will notify us the day of your order and 
  227. we will ship the program directly to you.  Any questions about the 
  228. status of the shipment of the order, refunds, registration options, 
  229. product details, technical support, volume discounts, dealer pricing, 
  230. site licenses, etc, must be directed to the author, Richard Williams,
  231. P.O. Box 9311, Crystal Lake, IL 60014, 815-455-6333.  You can also
  232. mail credit card orders to PsL at P.O. Box 35705, Houston TX 77235-5705
  233.  
  234.        
  235.                       SITE LICENSES
  236.  
  237.      Site Licenses are available for the registration of multiple
  238.      copies of XPENS.  Each copy of XPENS may be used on only one
  239.      computer at any one time.  If used on a network, each user
  240.      is considered to be using a separate copy of the program.
  241.  
  242.       NUMBER OF USERS      LICENSE FEE PAYABLE 
  243.  
  244.           Up to 10              $  290.00 
  245.           Up to 25              $  625.00 
  246.           Up to 50              $ 1050.00 
  247.           Up to 75              $ 1350.00 
  248.           Up to 100             $ 1600.00 
  249.           100+                  Please Contact Author
  250.  
  251.      Please contact the author for a site license agreement.
  252.           
  253.    
  254. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 
  255.                         XPENS ORDER FORM       ver 1.2 
  256. - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 
  257.                         Individual Copy 
  258.  
  259.  
  260. Name   ____________________________________________________  
  261.  
  262. Address ___________________________________________________ 
  263.  
  264. City   ________________________ State _______ Zip _________ 
  265.  
  266. Printer _______________________  
  267.  
  268. Computer  _________________________ DOS Release ___________  
  269.  
  270. Monitor (CGA/EGA/VGA/Mono) __________   
  271.  
  272. Disk Size: 5 1/4 ___ 3 1/2 ___                               
  273.  
  274. Where you obtained your copy of XPENS _____________________ 
  275.  
  276. ___________________________________________________________       
  277.                                                      
  278.  
  279.  
  280.  
  281.  
  282.  
  283.