home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware 1 2 the Maxx / sw_1.zip / sw_1 / BUSI / CIMLAN23.ZIP / CIMLAN.DOC < prev    next >
Text File  |  1992-02-01  |  22KB  |  546 lines
  1. Corporate Information Manager-LAN/MULTI-USER VERSION  2.3N
  2. Formerly "Online Phone System Manager"
  3.  
  4. UNLICENSED-EVALUATION VERSION
  5.  
  6. Copyright 1989,1990,1991,1992  Online Resources
  7.                                P.O. Box 1034 Concord, CA 94522
  8.                                All Rights Reserved
  9.  
  10. REGISTRATION OF THE PRODUCT ENTITLES YOU TO THE LATEST REGISTERED VERSION
  11. OF THE PRODUCT, AS WELL AS OTHER VALUABLE BENIFITS!  DO NOT USE FOR MORE
  12. THAN 30 DAYS WITHOUT REGISTRATION.  THIS IS AN EVALUATION COPY ONLY.
  13.  
  14. Note: USER.DAT file is intentionally incompatible with prior versions!
  15.       Registered users have been provided with conversion program.
  16.  
  17. General information:
  18.  
  19. This program is designed to dramatically improve corporate communication and
  20. productivity, by giving people access to the information they need to do
  21. their job more effectively.   Features include:
  22.  
  23. * Online look-up of people by name, phone number, location, employment status,
  24.   department, special treatment of calls, alternate phone number etc.
  25.  
  26. * Online creation, updating, viewing and management of messages.
  27.  
  28. * Generates reports based on various criteria, including phone directories
  29.   with the option of being sent to printer, screen, or disk file for
  30.   later processing.
  31.  
  32. * Pop-up color menus, scrolled look-up displays, and context-sensitive help.
  33.  
  34. * Built-in Multi-user/LAN support-includes full security system, with
  35.   multiple access levels, and encrypted files.
  36.  
  37. * Separate system administrator program.
  38.  
  39. * Online look-up of misc. phone numbers, such as general voice or FAX
  40.   numbers for various departments, other commonly called companies, etc.
  41.  
  42. * Copying (cloning) of records, to help build the database faster.
  43.   You can make a single model record, and make many copies, and
  44.   change what you want.
  45.  
  46. * Multiple add mode, so that you can make repeated adds without having
  47.   to keep depressing the INS key.
  48.  
  49. * Online reference information library gives people a place for common
  50.   reference information.
  51.  
  52. * Single key database add confirmations.
  53.  
  54. * Mouse/pointing device awareness/support.
  55.  
  56. * Embedded overlay design uses less main memory, and allows use in a
  57.   "PATH", so several departments can use the same copy, with discrete
  58.   user tables, message bases, etc.
  59.  
  60. * Online calendar/appointment manager with auto-purge mode.
  61.   Lets you pull up a full screen calendar, and step thru, the months, select
  62.   particular dates, and enter appointment information (24 hours in 1/2 hour
  63.   increments), pull up notes for the day and lets you print them.
  64.   The full screen calendar automatically displays the number of appointment
  65.   entries, and the system automatically deletes appointment information after
  66.   31 days.
  67.  
  68. * Contact Manager database to keep track of clients, etc.  Lets you store
  69.   information about clients and friends, including company, address,
  70.   phone, alternate phone, E-mail info, comments, free-form memo info,
  71.   and more.  Also generates reports, and mailing labels.
  72.  
  73. * All general files (with the exception of the user id file) are
  74.   transferrable to the standalone/laptop version of the product
  75.   (to obtain an evaluation copy of the product return the form at
  76.   the end of this documentation), so people "on the road", or that
  77.   work from home can use the same information.
  78.  
  79. * A private reference database for system administrator.
  80.  
  81. * A "Name/Number/Description" database with a comments field that can
  82.   be used for whatever you want, including tracking company property/
  83.   equipment, vendor account information, etc.
  84.  
  85. It can be used on a single PC or network, and can easily be used by
  86. telephone operators, clerks, receptionists, secretaries, sales people,
  87. managers, and anyone else that deals with the phone.
  88.  
  89. Use this system in your organization for a month, and see if you
  90. don't see an improvement in communication and overall productivity.
  91. This can really make a difference in keeping people in-touch.
  92.  
  93. The program uses "pop-up windows", and a person can become proficient
  94. in its use in a matter of minutes.  It is very "intuitive", and with a
  95. little "play", most features become readily apparent.  This cuts down on
  96. training time, and reduces documentation size (amen!). We hate to have
  97. to constantly look things up in manuals, and have made the program very
  98. "friendly"!
  99.  
  100. Security levels, user ID's and passwords are set up in the section on
  101. setting up the program.
  102.  
  103. Security levels are 9 to 1, with 1 being the highest level.
  104.  
  105. Level 9 is a basic browse level, it can do directory look-ups by last name,
  106.         and can browse messages, but cannot do full views of directory database
  107.         information, such as comments, etc, nor add/change/delete anything.
  108.  
  109. Level 8 lets you browse more extensively, including full views, but still
  110.         can't add/change/delete anything.
  111.  
  112. Level 7 lets you browse and call reports from the reports menu (Accessable thru
  113.         the "Management menu" system), but still cannot add/change/delete
  114.         anything.
  115.  
  116. Level 6 lets you browse, call reports from the reports menu, and lets you
  117.         add/change/delete almost everything, except security administration
  118.         program. Minimum security level to access appointment calendar
  119.         database.
  120.  
  121. Level 4 lets you access the Name/Number/Description database.
  122.  
  123. Level 2 lets you have full access to the system, as well as allow you to
  124.         and access the private reference database.
  125.  
  126. Level 1 lets you have full access to the system, as well as the system
  127.         administration program (provided to all registered users).
  128.  
  129. The limit to the number of user ID's that can be active are limited by your
  130. disk space, and once established, users can change their own password
  131. after a successful log-on, without getting the system administrator
  132. involved.
  133.  
  134. All user IDs consist of three parts:
  135.  
  136. User name
  137. Password
  138. Security level
  139.  
  140. Initially the following User name/password combinations are active:
  141.  
  142. User Name    Password     Level
  143. USER1        PASS1          1  (Change this one as soon as possible)
  144. USER2        PASS2          2
  145. USER4        PASS4          4
  146. USER6        PASS6          6
  147. USER7        PASS7          7
  148. USER8        PASS8          8
  149. USER9        PASS9          9
  150.  
  151. BE SURE TO DELETE ALL UNUSED USERNAMES AND PASSWORDS!
  152.  
  153. With the "ADMIN" program provided to all registered users, every user on
  154. the system should be assigned their own individual user name and password.
  155. After they are assigned, a user can change their own password without having
  156. to get the system administrator involved.  Without the "ADMIN" program, you
  157. can change the passwords at logon (if you know the correct original password)
  158. but cannot create new USERID's.
  159.  
  160. The program has context-sensitive help, in that practically anywhere you
  161. are in that program help is just a keystroke away (F1).
  162.  
  163. When you run the program for the first time, you should log on with at least
  164. a level 6 access, as the program creates its own databases that are empty, and
  165. you will need to create them before you can use most of the features.  The
  166. program will immediately go to an update window if you try to access an
  167. empty database.
  168.  
  169. The opening menu has the following options:
  170.  
  171. Operator scan:   Lets you browse thru the directory database by persons last
  172.                  name, and you van view and modify the phone list database,
  173.                  using scrolled windows. You can also instantly change an
  174.                  active message or add a new message, by depressing F8 and
  175.                  F9 respectively, after going to this mode. Lets you access
  176.                  the Misc numbers database,  Online Reference Library,
  177.                  Contact and appointment calendar database.
  178.  
  179.  
  180. Management menu: Lets you browse thru database by Last name, location,
  181.                  department, employment status (active former, etc),
  182.                  phone number, etc, using scrolled windows, and
  183.                  add/delete/modify the database entries.  Also you can
  184.                  access the menu of reports, that can be sent to your
  185.                  screen, a printer (LPT1-LPT4), or a disk file for later
  186.                  word processing.  Lets you access the Misc numbers,
  187.                  Name/Number/Description, and Reference information
  188.                  (Public and Private) database.  Lets you print "Open"
  189.                  or "Held" messages, or scan "Held" messages, and easily
  190.                  change "printout status". 
  191.  
  192. Add a message:   Lets you add a new message, delete, view, or modify a current
  193.                  message by LAST NAME in a scrolled window..
  194.  
  195. View a message:  Lets you view or delete only currently active messages using
  196.                  a scrolled window, by last name.
  197.  
  198. We suggest that you try out all the features, and put this productivity tool
  199. to work in your operation as soon as possible.
  200.  
  201. ---------------------------------------------------------------------
  202.  
  203. Configuring your system:
  204.  
  205. You must insure that the "CONFIG.SYS" file in the root directory contains
  206. a statement allowing AT LEAST 50 files to be opened, as follows:
  207.  
  208. FILES=50
  209.  
  210. Certain systems will need to increase this number, especially LAN
  211. servers.
  212.  
  213. It is recommended that a hard drive be used, and all files should be placed
  214. in the same directory.
  215.  
  216. No special installation is required. Just copy the files to the subdirectory
  217. that you want it to create files in.  To execute, type:
  218.  
  219.    CIMLAN.EXE
  220.  
  221. To execute the system administrators program, (provided to all registered
  222. users) type:
  223.  
  224.    ADMIN.EXE
  225.  
  226. The system administrators program lets you create, modify, and delete user
  227. ID's, and view and purge the security log.
  228.  
  229. ---------------------------------------------------------------------
  230. Special configuration information:
  231.  
  232. We also have put in an automatic screen saver, so the screen will blank out
  233. after 10 minutes.  Just depress a space to un-blank it.  You can change it
  234. to a different value, or eliminate the feature entirely, as follows:
  235.  
  236. CIMLAN V=0 disables the feature
  237. CIMLAN V=5 blanks the screen after 5 minutes
  238. CIMLAN V=X blanks the screen after X number of minutes
  239.  
  240. To disable the Beep on error feature, just start the program as follows:
  241.  
  242. CIMLAN /B=NO
  243.  
  244. To use the program with an enhanced keyboard, with some "compatibles" you
  245. may need to start the program as follows:
  246.  
  247. CIMLAN /E
  248.  
  249. If your computer has problems with this program automatically setting keyboard
  250. locking, (some programs and "compatibles don't like it) start the program as
  251. follows:
  252.  
  253. CIMLAN /L
  254.  
  255. Many monitors will work better with the "fast video" option.  Some CGA monitors
  256. will produce "snow" on the screen when this is used, so you may want to try it
  257. and see if it improves performance. To do so, start the program as follows:
  258.  
  259. CIMLAN /F
  260.  
  261. You can also combine options.  For example, if you want to disable "beep on
  262. error", and use the "fast video" option, start the program as follows:
  263.  
  264. CIMLAN /B=N /F
  265.  
  266. ---------------------------------------------------------------------
  267.  
  268. Desqview information:
  269.  
  270.  
  271. There is nothing special you have to do to run it under Desqview, other than
  272. make the "MEMORY SIZE" on screen one 420K and the "MAXIMUM PROGRAM MEMORY
  273. SIZE" on the second screen of program options window 640K (even though you
  274. don't have it, and the program won't use it.)
  275.  
  276. Also note that under Desqview, screen saver and beep on errors are
  277. automatically disabled. to allow them to run in background.
  278.  
  279. ---------------------------------------------------------------------
  280.  
  281. General System Requirements:
  282.  
  283. The program is compatible with any IBM PC, XT, AT, PS/2 or 100%
  284. compatible, operating on DOS version 2.0 or higher (3.1 recommended
  285. for networks), and having 512K, a monochrome or color monitor,
  286. and virtually any 80 column printer (if you want printed reports.)
  287.  
  288. ---------------------------------------------------------------------
  289.  
  290. File definitions:
  291.  
  292. These data files(and their respective KEY and MEMO files) are created
  293. when the program is first run:
  294.  
  295. CROSSREF is for the Name/Number/Description database.
  296.  
  297. ADDRESS is the contact manager database file.
  298.  
  299. ANNOUNCE is the main menu opening announcement message file.
  300.  
  301. APPTS is the calendar/appointment manager database file.
  302.  
  303. DIRECT is the corporate phone directory file.
  304.  
  305. LOG is the security log file (unencrypted).
  306.  
  307. MESSAGE is the phone message database file.
  308.  
  309. MISCNBRS is the misc phone numbers directory file.
  310.  
  311. PRIVREF is for the private reference information file.
  312.  
  313. REFERENC is the public reference information file.
  314.  
  315. These data files must be present for the program to initially run:
  316.  
  317. USER.DAT
  318. USER.K01
  319. PHONE.HLP (Online Help file)
  320.  
  321. Extensions used:
  322.  
  323. .DAT are the encrypted data files.
  324.  
  325. .KXX are the index keys for the data files to speed up access.
  326.  
  327. .MEM are the encrypted memo files for particular databases.
  328.  
  329. ---------------------------------------------------------------------
  330.  
  331. Advanced LAN installations:
  332.  
  333. Some companies put the program in one subdirectory, and then put a "path"
  334. statement in the AUTOEXEC.BAT file.  Note that files have to be duplicated
  335. in each subdirectory, but this allows the option of discrete message bases
  336. for different departments, as well as different reference information, etc.
  337.  
  338. Each subdirectory can have its own separate USER ID tables, as another
  339. layer of security.
  340.  
  341.  
  342. Example:  MD \ONLINE
  343.  
  344. Copy PHONE.EXE and ADMIN.EXE(supplied to registered users)
  345. into that subdirectory.
  346.  
  347. Add the statement into your AUTOEXEC.BAT file:
  348.  
  349.           PATH <drive> \ONLINE
  350.  
  351. Create subdirectories for each department:
  352.  
  353. MD \OPERAT
  354. MD \SALES
  355. MD \MGMT
  356. MD \ENGR
  357.  
  358. etc.
  359.  
  360. Copy the user and level files (USER.DAT, USER.K01, LEVEL.DAT, LEVEL.K01,
  361. LICENSE.DAT and PHONE.HLP) into each subdirectory.  This allows each
  362. department to have its own separate user access, and message bases.  They will
  363. type "CIM" from within their own subdirectory.  Note that you can let people in
  364. each department administer their own user access, as ADMIN is also available
  365. to all subdirectories, but will only update their own subdirectorys user
  366. tables.
  367.  
  368. If you want people to have common access to the directory, you must manually
  369. copy the DIRECT.DAT and DIRECT.K01 to each departments subdirectory.  Note
  370. that if people manually update the phone directory, the change will only be
  371. to that departments copy of the directory.  This can be good or bad, depending
  372. on where you want to place change control, or restrict access to employee
  373. status info, etc. Various other databases can be copied to the approprate
  374. subdirectories, depending on how much information you want "common".
  375.  
  376. Some servers using DOS version 4.01 may have to include the following
  377. statement in the CONFIG.SYS file only IF you receive the DOS error
  378. "ACCESS DENIED":
  379.  
  380. INSTALL=C:\SHARE.EXE /L:200 /F:4096
  381.  
  382. ---------------------------------------------------------------------
  383.  
  384. Distribution Information:
  385.  
  386. This program may be freely distributed, in its unmodified format, as
  387. long as no charge is made, except for a token "disk copying" charge,
  388. not to exceed $10.00.
  389.  
  390. This program is distributed using the "Shareware" concept.  This allows
  391. potential users to try a product before buying it.
  392.  
  393. If you like the program, and want to continue to use it after a 30 day
  394. evaluation period, please fill out the registration form, enclose a check
  395. or money order the appropriate amount, and mail it to the address indicated.
  396. You will receive the latest registered version of the program and be notified
  397. of new releases, and receive our newsletter.
  398.  
  399. By supporting the shareware concept of marketing, it helps continue to
  400. make quality software available to you at reasonable prices, without the
  401. high overhead normally involved in marketing software.
  402.  
  403. Online Resources is constantly looking for ways to improve our products,
  404. and better serve the needs of our customers.  We are committed to providing
  405. powerful, high-quality business software, at affordable prices.
  406.  
  407. LIMITED LICENSE GRANTED
  408.  
  409. Unlike conventional software marketing channels, we provide you with a
  410. fully functional program, to let you decide if it suits your needs.
  411. If you continue to use the software after a reasonable evaluation period,
  412. in our case, 30 days, you must to register the program to continue to use
  413. it legally.  You receive the very latest version without the "unlicensed
  414. evaluation copy" message, as well as the administration program and a
  415. certificate proving that you are a licensed user of the product.
  416.  
  417. The cost of registration of a single server copy of the LAN version
  418. of the Corporate Information Manager package is $69.00 (US).
  419.  
  420. If you plan to use copies of the registered version on many PC's throughout
  421. your company, including several servers, we now offer a one-time site license
  422. for the current version of the program.  The fee is only $500 (US), and lets
  423. you distribute the latest registered version to as many PC's within your
  424. particular company as you wish. We provide one copy of the program with your
  425. company name on the opening screen, and a laser-printed copy of the
  426. documentation suitable for reproduction.
  427.  
  428. ---------------------------------------------------------------------
  429.                            Registration Form
  430.              Corporate Information Manager/LAN Multi-User  Ver 2.3N
  431.  
  432. Name:______________________  Company:_______________________
  433.  
  434. Address:____________________________________________________
  435.  
  436. City:__________________  State:________________  Zip code/postal code:________
  437.  
  438. Telephone:________________________                   Country:_________________
  439.  
  440.  
  441. Organization name to appear on license:____________________________________
  442.  
  443. Number of copies registering ______  at $69.00 (US) per copy/server (add
  444. $10.00 (US) for orders outside of the United States)
  445.  
  446. Site licensing-unlimited distribution within one company ______ at
  447. $500.00 (US).
  448.  
  449. Amount enclosed: $___________
  450.  
  451. Format:  3 1/2"________     5 1/4"(360K)_______   5 1/4"(1.2 Meg)________
  452.  
  453. Where did you obtain your copy of the program? ____________________________
  454.  
  455. ___________________________________________________________________________
  456.  
  457. Mail to: Online Resources
  458.          P.O. Box 1034
  459.          Concord, CA 94522 USA
  460.  
  461. Comments:__________________________________________________________________
  462.  
  463. ___________________________________________________________________________
  464.  
  465. ___________________________________________________________________________
  466.  
  467. ___________________________________________________________________________
  468.  
  469. ___________________________________________________________________________
  470.  
  471. ___________________________________________________________________________
  472.  
  473. Suggestion for enhancements:_______________________________________________
  474.  
  475. ___________________________________________________________________________
  476.  
  477. ___________________________________________________________________________
  478.  
  479. ___________________________________________________________________________
  480.  
  481. ___________________________________________________________________________
  482.  
  483.  
  484. This program is provided "AS IS" without warranty of any kind, either expressed
  485. or implied, including, but not limited to the implied warranties of
  486. merchantability and fitness for a particular purpose.  The entire risk as to
  487. the quality and performance of the program is with you. In no event will
  488. Online Resources be liable for any damages, including any lost profits, lost
  489. savings, or other incidental or consequential damages arising out of the use
  490. or inability to use this program.
  491. -------------------------------------------------------------------------------
  492. IBM is a registered trademark of the International Business Machines Co.
  493. DESQVIEW is a registered trademark of Quarterdeck Office Systems.
  494.  
  495. ---------------------------------------------------------------------
  496.                     Request for evaluation copy
  497.      Corporate Information Manager/Standalone/laptop version
  498.  
  499. Name:______________________  Company:_______________________
  500.  
  501. Address:____________________________________________________
  502.  
  503. City:__________________  State:________________  Zip code/Postal code:_________
  504.  
  505. Telephone:________________________               Country:______________________
  506.  
  507. Number of copies requested ______  at $10.00 (US) per copy.
  508.  
  509. Amount enclosed: $___________
  510.  
  511. Format:  3 1/2"________     5 1/4"(360K)_______   5 1/4"(1.2 Meg)________
  512.  
  513.  
  514. You will be sent a copy of the latest evaluation version of the standalone/
  515. laptop version of the product.  This is NOT registration, and will not entitle
  516. you to the benifits of registration.  If you choose to register, the $10.00
  517. will be credited to the registration fee.
  518.  
  519. Mail to: Online Resources
  520.          P.O. Box 1034
  521.          Concord, CA 94522 USA
  522.  
  523. Comments:__________________________________________________________________
  524.  
  525. ___________________________________________________________________________
  526.  
  527. ___________________________________________________________________________
  528.  
  529. ___________________________________________________________________________
  530.  
  531. ___________________________________________________________________________
  532.  
  533. ___________________________________________________________________________
  534.  
  535. Suggestion for enhancements:_______________________________________________
  536.  
  537. ___________________________________________________________________________
  538.  
  539. ___________________________________________________________________________
  540.  
  541. ___________________________________________________________________________
  542.  
  543. ___________________________________________________________________________
  544.  
  545. ---------------------------------------------------------------------
  546.