home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Shareware 1 2 the Maxx / sw_1.zip / sw_1 / BUSI / ATTEND.ZIP / HOURS.DOC next >
Text File  |  1992-04-12  |  22KB  |  657 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.  
  18.  
  19.                         TBS ATTENDANCE TRACKING(TM)
  20.  
  21.  
  22.  
  23.                       A program designed to track the 
  24.                     time employees have taken off work.
  25.  
  26.  
  27.  
  28.  
  29.  
  30.  
  31.  
  32.  
  33.  
  34.  
  35.  
  36.  
  37.  
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.                                 Version 1.1
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53. Copyright 1990 Taylor Business Software
  54. All Rights Reserved Worldwide.
  55.  
  56.  
  57. TBS  Attendance  Tracking is a trademark of Taylor Business  Software.  All 
  58. trademarks  and registered trademarks referenced within this  document  are 
  59. the property of their respective owners.
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64. TAYLOR BUSINESS SOFTWARE
  65. 16835 ALGONQUIN, SUITE 180
  66. HUNTINGTON BEACH, CA 92649
  67.  
  68.  
  69.  
  70.  
  71. Sales:                  Monday - Friday
  72.       714-840-5021      Voice 9 AM - 5 PM Pacific Time
  73.  
  74.  
  75.  
  76. BBS (Bulletin Board System)  24 Hours a Day
  77.  
  78.       714-840-3767      1200-2400 Baud, 8 Data Bits, No Parity, 1 Stop Bit
  79.                         (You can download the latest version of this, or
  80.                         any other program that we have available, plus you
  81.                         can order products and leave messages).
  82.  
  83.  
  84.  
  85.  
  86.  
  87.  
  88.  
  89. April 1992 Release, Version 1.1
  90.  
  91.  
  92.  
  93.  
  94.  
  95.  
  96.  
  97.  
  98.      TBS ATTENDANCE TRACKING
  99.  
  100.         TABLE OF CONTENTS
  101.  
  102. Section        Title
  103.  
  104. 1          Introduction
  105.  
  106. 1-1        Features of TBS Attendance Tracking
  107.  
  108. 2          Installation
  109.  
  110. 2-1        System Requirements
  111. 2-2        Installing TBS Attendance Tracking
  112.  
  113. 3          Getting Started
  114.  
  115. 3-1        Menu
  116. 3-2        Attendance Records
  117. 3-3        Add/Change Attendance Codes
  118. 3-4        Add/Change Employees
  119. 3-5        Enter Attendance Data
  120. 3-6        Enter Accrued Hours
  121. 3-7        Attendance Data Inquiry
  122. 3-8        Print Attendance Codes
  123. 3-9        Print Employee Listing
  124. 3-10       Print Terminated List
  125. 3-11       Print Attendance Report
  126. 3-12       Print Attendance by Code
  127. 3-13       Print Mailing Labels
  128. 3-14       Print Birthday Listing
  129. 3-15       Quit
  130.  
  131. Appendix A  Customer Support Information
  132. Appendix B  Printer Control Codes
  133. Appendix C  Who is Taylor Business Software
  134.  
  135.  
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.  
  141. SECTION 1 - THIS IS TBS ATTENDANCE TRACKING
  142.  
  143. Thank you for your interest in TBS Attendance Tracking(TM). TBS  Attendance 
  144. Tracking  is a program designed to track the time off that  employees  have 
  145. taken, and identify those employees who habitually take Mondays or  Fridays 
  146. off  work.   It is designed to run on MS-DOS compatible  computers  with  a 
  147. printer.
  148.  
  149. A  on-line, context sensitive help system provides help with the  press  of 
  150. the F1 key.  TBS Attendance Tracking was written to provide a simple  means 
  151. of entering information. Where possible, the F2 and F3 keys will display  a 
  152. list of available employees and attendance codes. 
  153.  
  154. TBS  Attendance Tracking gives you a simple, straightforward,  menu  driven 
  155. system  to  allow for all operations, such as entering data,  and  printing 
  156. reports.  
  157.  
  158. This document describes the installation and usage of TBS Attendance Track-
  159. ing. It also describes many features and functions of the program. Once you 
  160. begin  using  TBS Attendance Tracking, you'll discover more  about  how  it 
  161. works from the on-line help facility and by experimenting with the  various 
  162. commands.
  163.  
  164. Special Keys that are used in this program:
  165.  
  166. From the Scrolling Look up Tables:
  167.         INS        to Insert (Add) a new record
  168.         DEL        to delete the highlighted entry
  169.         ENTER      to change the highlighted entry
  170.         PAGE UP    to scroll up
  171.         PAGE DN    to scroll down
  172.         UP ARROW   to move the highlighted selection bar up
  173.         DOWN ARROW to move the highlighted selection bar down
  174.         ESC        to return to the menu
  175.  
  176. From the Data Entry Forms 
  177.         F1         for help
  178.         CTRL+ENTER Accept the information entered, skip rest of form
  179.         CTRL+ESC   Abort the data entry routines
  180.         CTRL+END   Erase data from the cursor to the end of the field
  181.         CTRL+HOME  Erase this entire field
  182.         TAB        Move 5 characters to the right
  183.         SHIFT+TAB  Move 5 characters to the left
  184.         CTRL+\     Change case of letter (Change upper case to lower, etc.)
  185.  
  186.  
  187.  
  188.  
  189.  
  190.  
  191.  
  192. SECTION 2 - INSTALLATION
  193.  
  194.  
  195. 2-1 System Requirements
  196.  
  197. TBS  Attendance  Tracking requires an IBM PC, XT, AT,  PS/2  or  compatible 
  198. computer with 384K RAM (or more) to work properly. In addition, version 2.0 
  199. or greater of PC-DOS or MS-DOS is required.
  200.  
  201. TBS  Attendance tracking requires approximately 296K of computer memory  to 
  202. contain the program's executable code and common data. Additional memory is 
  203. allocated as required.
  204.  
  205. TBS Attendance tracking works well with the IBM Monochrome Display  Adapter 
  206. (MDA), Color Graphics Adapter (CGA), Enhanced Graphics Adapter (EGA), Video 
  207. Graphics  Array (VGA), and compatibles. Other video adapters that can  emu-
  208. late either the MDA or CGA should work properly.  The registered version of 
  209. this  program will run on a network, the shareware version is usable  by  a 
  210. single user.
  211.  
  212.  
  213. 2-2 Installing TBS Attendance tracking
  214.  
  215. Installing TBS Attendance Tracking is a very simple process.  Basically, we 
  216. will be creating a subdirectory on the hard disk and coping the contents of 
  217. the  floppy disk to the subdirectory. The following makes   the  assumption 
  218. that  you will be copying from drive A: to your hard disk C:, and that  the 
  219. name of the subdirectory you will be using is ATTEND.
  220.  
  221.           CD \
  222.           MD ATTEND                   Creates a subdirectory
  223.           COPY A:*.* C:\ATTEND        Copy files from floppy
  224.           CD ATTEND                   Change to the subdirectory
  225.           ATTEND                      Extracts programs
  226.  
  227.  
  228.         To run the software, enter the command:
  229.  
  230.           HOURS
  231.         
  232.       The first time this command is run, it will create the required
  233.       data files.
  234.  
  235.  
  236.                                PLEASE NOTE!
  237.  
  238.  
  239. There may be important information on this release of TBS Attendance Track-
  240. ing that did not make it into this manual. Please check the READ.ME file on 
  241. your distribution diskette for the most current data. 
  242.  
  243.  
  244.  
  245.  
  246.  
  247.  
  248. SECTION 3 - GETTING STARTED
  249.  
  250. To run the program on a routine basis, enter the following commands:
  251. (Assuning that the subdirectory the program is installed in was ATTEND)
  252.  
  253.      CD \ATTEND
  254.      HOURS
  255.  
  256.  
  257. 3-1 Menu
  258.  
  259. When  you start the Employee Tracking program, the following menu  is  dis-
  260. played.   The current date will be display and you will have the option  to 
  261. change it, or press the Enter key to continue.  The first time that you run 
  262. the  program,  you want to select the Enter Your Company  Name  option  and 
  263. enter  your company name, and up to four classifications that you  will  be 
  264. accruing  hours for time off for the employee.  You can also enter a  pass-
  265. word to prevent unauthorized access to the system.
  266.  
  267.  
  268.      +----------------------------+
  269.      :  Taylor Business Software  :
  270.      : 16835 Algonquin, Suite 180 :
  271.      : Huntington Beach, CA 92649 :
  272.      :    (714) 840-5021 Sales    :
  273.      :    (714) 840-3767 BBS      :
  274.      +----------------------------+
  275.      :  Todays Date is:  3/31/92  :
  276.      +----------------------------+
  277.      :   Attendance Records       :
  278.      :                            :
  279.      :   Enter Your Company Name  :
  280.      :                            :
  281.      :   Quit this Application    :
  282.      +----------------------------+
  283.  
  284.  
  285. You  can use the up and down arrows to highlight the menu option  that  you 
  286. want  and  press the enter key, or you can press the first  letter  of  the 
  287. selection and then press the Enter key.
  288.  
  289.  
  290.  
  291.  
  292.  
  293.  
  294.  
  295. 3-2 Attendance Records
  296.  
  297. By selecting Attendance Records, the following menu is displayed.
  298.  
  299. +-----------------------------------------------------------+
  300. :  3/31/92    TBS! Employee Attendance Tracking     Ver 1.1 :
  301. :                   (Your Name Goes Here)                   :
  302. +-----------------------------------------------------------+
  303. : Add/Change Attendance Codes   Print Attendance Codes      :
  304. : Add/Change Employees          Print Employee Listing      :
  305. :                               Print Terminated List       :
  306. : Enter Attendance Data         Print Attendance Report     :
  307. : Enter Accrued Hours           Print Attendance by Code    :
  308. :                               Print Mailing Labels        :
  309. : Attendance Data Inquiry       Print Birthday Listing      :
  310. : Quit                                                      :
  311. +-----------------------------------------------------------+
  312.  
  313. 3-3  Add/Change Attendance Codes
  314.  
  315. Use this option to set up the attendance codes that you wish to keep  track 
  316. of.  For example, a code of "SICK" could be used for "Sick Time".
  317.  
  318. +---------------------------------------+
  319. :      Add/Change Attendance Codes      :
  320. :          Record will be Added         :
  321. : Attendance Code:                      :
  322. :                                       :
  323. : Description....:                      :
  324. +---------------------------------------+
  325.  
  326. 3-4  Add/Change Employees
  327.  
  328. Use this option to enter the names and other information about your employ-
  329. ees.   If  you  want to print mailing labels, you will have  to  enter  the 
  330. address  data.    When you terminate an employee, you may want  to  keep  the 
  331. employee on file until after the first of the year, and delete the  employ-
  332. ees after your have run the attendance report at year end.
  333.  
  334. +-----------------------------------------------+
  335. :              Add/Change Employees             :
  336. :              Record will be Added             :
  337. : Employee ID..:                                :
  338. : Employee Name:                                :
  339. : Address 1....:                                :
  340. : Address 2....:                                :
  341. : City.........:                                :
  342. : State........:                                :
  343. : Zip Code.....:                                :
  344. : Phone Number.: (000) 000-0000                 :
  345. : Start Date...:   /  /                         :
  346. : Termination..:   /  /                         :
  347. : Hourly Rate..:   0.00                         :
  348. : Birth Date...:   /  /                         :
  349. +-----------------------------------------------+
  350.  
  351.  
  352.  
  353.  
  354.  
  355.  
  356. 3-5  Enter Attendance Data
  357.  
  358. Use  this  option to enter the dates and reasons that  the  employees  have 
  359. taken  time  off  work.  You will be asked to specify  the  employee  first 
  360. (Press  the F2 key to get a list of employees.  You can add a new  employee 
  361. now  by pressing the F2 key, then the INS key.)  If the employee has  taken 
  362. more than one day off (say 10 days vacation), you can enter the first  date 
  363. and  8 hours, then press the F4 key to copy that transaction 9  more  times 
  364. for  a total of 10 days.  The copy routine will not assign transactions  to 
  365. Saturdays or Sundays, if you want to enter transactions for these days, you 
  366. will have to enter them individually.
  367.  
  368. +----------------------------------------------------------------------+
  369. :  (F2 to List)       Display Hours Taken Off         Records:    143  :
  370. :  Employee:            Name:                                          :
  371. :    Date   Code Description          Comments                  Hours  :
  372. :                                                                      :
  373. :                                                                      :
  374. :                                                                      :
  375. :                                                                      :
  376. :                                                                      :
  377. :                                                                      :
  378. :                                                                      :
  379. :                                                                      :
  380. :                                                                      :
  381. :                                                                      :
  382. :                                                                      :
  383. :                                                                      :
  384. :                                                                      :
  385. :                                                                      :
  386. +----------------------------------------------------------------------+
  387. :  INS to Add     DEL to Delete     Enter to Change      F4 Copy Date  :
  388. :  F1 for Help    F2 to List Employees    F3 to List Attendance Codes  :
  389. +----------------------------------------------------------------------+
  390.  
  391.  
  392.  
  393.  
  394.  
  395.  
  396.  
  397. 3-6  Enter Accrued Hours
  398.  
  399. This  option allows you to enter accrued hours that an employee has  earned 
  400. for one of the four codes that you entered in the "Enter Your Company Name" 
  401. option.   For  example,  if an employee earns 40  hours  vacation  every  6 
  402. months, you would use this option to enter that information.  At the end of 
  403. the year, you can also use this] option to reduce the accrued hours for the 
  404. time  that an employee actually took for each of the various codes.   Print 
  405. the Attendance Report at year end, then enter the hours actually taken  off 
  406. as a negative number. (40- for example).
  407.  
  408.  
  409.  
  410. +-------------------------------------------------------+
  411. :                Add/Change Accrued Hours               :
  412. :                  Record will be Added                 :
  413. : Employee ID....:                                      :
  414. : Employee Name..:                                      :
  415. : Start Date.....:   /  /                               :
  416. :                                                       :
  417. :                  Prior Hours  Additional  New Accrued :
  418. : Description      -----------  ----------  ----------- :
  419. : Vacation       :      0.00         0.00               :
  420. : Sick Time      :      0.00         0.00               :
  421. : Personal Time  :      0.00         0.00               :
  422. : Comp. Time     :      0.00         0.00               :
  423. :                                                       :
  424. +-------------------------------------------------------+
  425.  
  426.  
  427. 3-7  Attendance Data Inquiry
  428.  
  429. Use  this  option to do inquiries into the amount of time an  employee  has 
  430. taken off. You can not add or change data from this screen.
  431.  
  432.  
  433. Note:  Before any of the reports print, a confirmation screen will be  dis-
  434. played.  If you do not want to print the report, press the ESC key,  other-
  435. wise press any other key to print the report.
  436.  
  437. 3-8  Print Attendance Codes
  438.  
  439. Use  this option to print a listing of the Attendance Codes that  you  have 
  440. set up on your system.
  441.  
  442. 3-9  Print Employee Listing
  443.  
  444. Use  this option to print a listing of the employees that you have set  up. 
  445. This listing will include the address information if you have entered it.
  446.  
  447. 3-10 Print Terminated List
  448.  
  449. This option will print a listing of employees that have been terminated.
  450.  
  451.  
  452.  
  453.  
  454.  
  455.  
  456.  
  457. 3-11 Print Attendance Report
  458.  
  459. This option will print a report, in employee order, for a range of  employ-
  460. ees that you enter. This report will list the employee and their name,  the 
  461. dates, attendance code, and hours taken off (in date sequence).  At the  end 
  462. of each employee, a summary by attendance code will be displayed,  followed 
  463. by  a summary by the day of the week the hours were taken off. This  report 
  464. will only print one employee per page.  At the end of the report, a summary 
  465. for the report will be printed.  When you select this option, the following 
  466. screen  will be displayed, allowing you to select the employees  and  dates 
  467. you want the report to include.
  468.  
  469. +----------------------------------------+
  470. :          Enter Ranges to Print         :
  471. :                                        :
  472. : Beginning Employee to Print:           :
  473. : Ending    Employee to Print:           :
  474. :         (F2 to List Employees)         :
  475. : Beginning Date     to Print:   /  /    :
  476. : Ending    Date     to Print:   /  /    :
  477. +----------------------------------------+
  478.  
  479.  
  480. 3-12 Print Attendance by Code
  481.  
  482. This  option  will print a report sorted by attendance  code,  showing  the 
  483. employee id and name, date, and hours.  At the end, a summary by code  and by 
  484. the  day  of the week will be printed.  When you select  this  option,  the 
  485. following  screen will be displayed, allowing you to select  the  employees 
  486. and dates you want the report to include.
  487.  
  488. +-----------------------------------+
  489. :       Enter Ranges to Print       :
  490. :                                   :
  491. : Beginning Code to Print:          :
  492. : Ending    Code to Print:          :
  493. :   (F2 to List Attendance Codes)   :
  494. : Beginning Date to Print:   /  /   :
  495. : Ending    Date to Print:   /  /   :
  496. +-----------------------------------+
  497.  
  498.  
  499. 3-13 Print Mailing Labels
  500.  
  501. This  option  will  print mailing labels for the  employees.   The  mailing 
  502. labels should be 3" or 3.5" by 15/16", one wide.
  503.  
  504.  
  505. 3-14 Print Birthday Listing
  506.  
  507. This option will print a listing of employees in birthday sequence.
  508.  
  509.  
  510. 3-15 Quit
  511.  
  512.  
  513.  
  514.  
  515.  
  516.  
  517.  
  518. This option will return you to the opening menu.
  519. APPENDIX A
  520. CUSTOMER SUPPORT INFORMATION
  521.  
  522. If   you  have problems with TBS Attendance tracking,   please   read  this  
  523. manual  first  to  make sure that you do understand  everything.   We  have  
  524. tried  to provide a bug-free product but sometimes we  make  mistakes.   If 
  525. you think you have found something please take the time  to contact  us and 
  526. explain it to us. Make sure that you include the  following information  to 
  527. help us evaluate your situation:
  528.  
  529. 1.   Your product SERIAL NUMBER (Registered Users have serial numbers)
  530. 2.   Version of DOS you are using
  531. 3.   Machine type, memory, monitor type, hardware description
  532. 4.   Any application executed before TBS Job Cost 
  533. 5.   Your address and telephone number (when corresponding)
  534. 6.   Where, when and how you obtained TBS Job Cost 
  535. 7.   Which version of TBS Job Cost  you are using
  536. 8.   Printouts of your AUTOEXEC.BAT and CONFIG.SYS files
  537.  
  538. Users  will  always receive a response to their  questions.   Nonregistered  
  539. users  will receive a written response if they  enclose  a  self-addressed, 
  540. stamped envelope with their inquiry.
  541.  
  542.  
  543. Contact us at:
  544.  
  545. Taylor Business Software
  546. 16835 Algonquin, Suite 180
  547. Huntington Beach, CA 92649
  548. Phone (714) 840-5021
  549. BBS (714) 840-3767 
  550.  
  551.  
  552.  
  553.  
  554.  
  555.  
  556.  
  557.  
  558.  
  559. APPENDIX B - PRINTER CONTROL CODES
  560.  
  561. Printer control codes allow you to put your printer in  condensed mode  and  
  562. back  into normal mode.  When entering  control  codes  with  values   less 
  563. than  32,  enter the value by holding the ALT key down  and  entering   the 
  564. number  on the numeric keypad.  For example,  most  Epson and  Epson   com-
  565. patible  printers  use  CHR(15), or CTRL+O, to  place   the  printer   into  
  566. condensed  mode,  (and CHR(18), or CTRL+R, to  quit   condensed  mode).  To 
  567. enter this value, hold down the ALT key, enter 15  on the  numeric   keypad  
  568. (not  the numbers above the  letter  keys),  then release  the ALT key.  To 
  569. set a HP LaserJet to print 16.7CPI, one  command  is ESC&k2S, or "27 38 107 
  570. 50  83", to return to 10CPI is  ESC&k0S or  "27  38 107 48 83".  Here,  you 
  571. would  hold down the ALT  key,  enter each set of numbers, and release  the 
  572. ALT key. Or enter ALT+27 &k2S.
  573.  
  574. Numeric Values for different control codes are:
  575. Decimal   Control Key   Decimal   Control Key
  576.   0          CTRL @       17         CTRL Q
  577.   1          CTRL A       18         CTRL R
  578.   2          CTRL B       19         CTRL S
  579.   3          CTRL C       20         CTRL T
  580.   4          CTRL D       21         CTRL U
  581.   5          CTRL E       22         CTRL V
  582.   6          CTRL F       23         CTRL W
  583.   7          CTRL G       24         CTRL X
  584.   8          CTRL H       25         CTRL Y
  585.   9          CTRL I       26         CTRL Z
  586.  10          CTRL J       27         CTRL [ or ESC
  587.  11          CTRL K
  588.  12          CTRL L
  589.  13          CTRL M
  590.  14          CTRL N
  591.  15          CTRL O
  592.  16 CTRL P
  593.  
  594.  For a complete listing of ASCII values, most printer manuals have a  ASCII 
  595. table as a appendix in the manual.
  596.  
  597.  
  598.  
  599.  
  600.  
  601.  
  602.  
  603. APPENDIX C - WHO IS TAYLOR BUSINESS SOFTWARE
  604.  
  605. Taylor  Business  Software is a company that has  been  providing  program-
  606. ming  solutions to business needs since 1979.  Our emphasis  has been  pri-
  607. marily in the accounting field, and lately we have decided  to expand  into 
  608. other areas, one of them being shareware.  We are  always looking  for  new 
  609. ideas  for  additional  applications to develop, and   we  encourage   your 
  610. asking  if you can not find an existing application  to meet your  specific 
  611. needs.
  612.  
  613. Taylor Business Software can assist you in the following areas:
  614.  
  615.   Custom developed applications
  616.   Consulting
  617.   Data conversions
  618.   Experience in both DOS and Xenix environments
  619.   Modifications to Open Systems Accounting Software
  620.  
  621. Please feel free to ask for quotes for custom developed  applications,   or 
  622. for modification to this or any other product that we  provide.
  623.  
  624.  
  625. Taylor Business Software
  626. 16835 Algonquin, Suite 180
  627. Huntington Beach, CA 92649
  628. Phone (714) 840-5021
  629. BBS (714) 840-3767 
  630.  
  631. Shareware Programs Available as of 03-15-91
  632.                             License  Current
  633. Description                    Fee   Version
  634. ------------------------    -------  -------
  635. TBS Maillist                 $10.00    1.2
  636. TBS Business Maillist         15.00    1.0
  637. TBS Fixed Assets              25.00    1.1
  638. TBS Accounts Receivable       35.00    1.0
  639. TBS Job Cost                  35.00    1.0
  640. TBS Vehicle Maintenance       25.00    1.5
  641. TBS Inventory Control         35.00    1.1
  642. TBS Tool Tracking             25.00    1.1
  643. TBS Home Inventory            10.00    1.0
  644. TBS Video Tape Inventory      10.00    1.0
  645.  
  646. To  obtain a shareware copy of any of these products, contact   the  dealer 
  647. that  you purchased this program from, or send a $2.00  handling  fee   for  
  648. each  program that you wish to try to the above  address  for Taylor  Busi-
  649. ness Software.  Shareware versions of the above programs are available  for 
  650. downloading  from our BBS at (714) 840-3767.  Additionally, you  can  order 
  651. products while you are on-line on our BBS.
  652.  
  653.  
  654.  
  655.  
  656.  
  657.