home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ARM Club 1 / ARM_CLUB_CD.iso / contents / comdemos / progs / pennies / !Farthing / help / transact < prev   
Encoding:
Text File  |  1995-06-20  |  10.5 KB  |  278 lines
  1.                         TRANSACTIONS
  2.                         ============
  3.                         
  4. All transactions except for Standing Orders are entered using the
  5. TRANSACTION form. The general layout of the form remains constant but
  6. parts change to suit the type of transaction being made. Data entry is
  7. best made from the top down. Common transactions can be stored and
  8. entered with one keystroke (see KEYSET).
  9.  
  10. DATE
  11.  
  12. The transaction date is set to todays date by default and can be
  13. changed thereafter to any date from 1Jan1988 by clicking select over
  14. the arrows, using adjust reverses the effect. 
  15.  
  16. FROM 
  17.  
  18. The 'from' account is entered next, this is the account from
  19. which money will go, or the only account in the transaction. The
  20. pointer will change to a menu type when over the 'from' account
  21. box, this indicates that a menu will appear when the mouse button(s)
  22. is clicked. This menu gives access to all the accounts currently known
  23. to the application, the appropriate account is simply entered by
  24. selecting it from the menu. Note that 'New' is available from each end
  25. sub-menu, new accounts are started by selecting 'New' from the
  26. appropriate account type sub-menu. This opens the NEW ACCOUNT window.
  27. Help on new accounts is available in the NEW ACCOUNT window.
  28.  
  29. CURRENCY
  30.  
  31. When an account has been selected into the 'from' box then
  32. it's currency appears in the box to it's right. Clicking over this box
  33. leads to a menu of known currencies. Selecting another currency from
  34. this menu will allow the transaction to be made in that currency. If
  35. another currency is used then the FOREX window will open next to the
  36. TRANSACTION window showing the exchange rates if known. To revert to
  37. the account's native currency simply select the account into the
  38. 'from' box again. Help on foreign currency transactions is available
  39. from the FOREX window.
  40.  
  41. TRANSACTION TYPE 
  42.  
  43. The next box indicates the transaction type and again is menu driven.
  44. The menu that appears depends on the 'from' account. Most account
  45. types allow an 'Internal' transaction type to be entered. If this is
  46. done then the next ('to') box will be automatically filled in with
  47. 'Internal'. The exception is the 'Pay' type of accounts where 'Local'
  48. is used instead of 'Internal'. Basically all transaction types deduct
  49. money from the 'from' account and add it to the 'to' account. In
  50. Internal and Local transactions a choice of Credit or Debit is used
  51. but these can lead to other types which effectively do the same but
  52. enter different names into the transaction record for analysis
  53. purposes. The exception is 'Valuation' which merely allows a valuation
  54. of the account to be entered but does not add to the total. A full
  55. description of types appears at the end of this file. Selecting
  56. 'Amend' from these menus allows user named transaction types to be
  57. entered onto the menu structure. These will be 'Credit' or 'Debit'
  58. types depending on which menu the 'Amend' is selected from. Using
  59. 'Add' will add another type and 'Delete' will allow deletion of a
  60. current (user entered) type by selecting menu over the 'Delete' box
  61. and then selecting from it. Note that the basic types cannot be
  62. deleted.
  63.  
  64. TO
  65.  
  66. The 'to' account is where the money goes, again entered from a
  67. menu, new accounts can be started from here also. If the account is in
  68. a different currency from the account transaction currency then the
  69. FOREX window opens or changes to reflect this. Note that this currency
  70. cannot be changed here.
  71.  
  72. AMOUNT
  73.  
  74. The amount is entered next, this is in Pounds (or the appropriate
  75. currency), so £5.00 would be entered as 5.00, however it can also be
  76. entered as just 5. If more than 2 figures are entered beyond the
  77. decimal point then the amount will be adjusted to the nearest whole
  78. pence. The exception to this rule is when a valuation transaction is
  79. made on a share/unit account when the 'amount' box changes to a
  80. 'price' box and decimal pennies are accepted, so a price of £1.545
  81. would be entered as 1.545 and would be stored as such. A value of ZERO
  82. can be entered on any transaction but a blank entry will not be
  83. accepted.
  84.  
  85. AMOUNT CALCULATIONS
  86.  
  87. Calculations can be made within this entry box by entering a +,-,/ or
  88. * into the box in a logical manner, pressing the RETURN or ENTER key
  89. will then enter the result back into the box. Any results with
  90. decimal pence in them will be rounded to the nearest whole penny (or
  91. equivalent currency). For example entering 71/8 would give a result of
  92. 8.875 which will appear as 0.09 (£0.09).
  93.  
  94. COMMENTS
  95.  
  96. The last box is for comments, these are optional and are simply typed
  97. in, but a menu of common comments can be used by clicking the menu
  98. button over the box and selecting from previously entered menu
  99. entries. Selecting 'Amend' from this menu allows you to enter or
  100. delete comments from this menu simply by selecting 'Add' or 'Delete'
  101. then typing the new comment in (Add) or selecting the old comment for
  102. deletion from the current menu by clicking menu over the 'Delete' box.
  103.  
  104. CONTROLS
  105.  
  106. EXIT. This closes the window without actioning the transaction.
  107.  
  108. CLEAR. This clears the transaction data without entering it.
  109.  
  110. ENTER. This enters the transaction onto the accounts files.
  111.  
  112. KEYSET. This allows complete or partially complete transaction data
  113. which has been entered normally to be stored for future use. It allows
  114. common transactions to be entered with one keystroke. Up to 8
  115. transactions can be stored against the FUNCTION KEYS f1-f8 which are
  116. selected from the menu when KeySet is clicked. Stored data is entered
  117. back into the open TRANSACTION window by pressing the appropriate key.  
  118.  
  119. TRANSACTION TYPES
  120.  
  121. Listed here are the transaction type menu entries that are associated
  122. with the different accounts and appear on the original menu. Some
  123. cannot be deleted; you may delete others or add your own using 'Amend' 
  124.  
  125. AMENDING
  126.  
  127. 'Amend' appears on transaction type menus, selecting this entry allows
  128. you to create your own type names for transactions, the effect of the
  129. transaction will be determined by the position on the menu from where
  130. you selected 'Amend'. For example if you selected 'Amend' from the
  131. 'Internal.Debit.' submenu whatever you called the new transaction it
  132. would have the same effect as any other 'Internal.Debit' type.
  133.                  
  134.                  
  135. CASH TYPES
  136.  
  137.      1. entries that take money from the account:
  138.        
  139.          -Debit-cannot be deleted
  140.          -Cheque
  141.          -B/P (bill payment)
  142.          -Cashcard
  143.          -W/D
  144.          
  145.      2. entries that affect this account only:
  146.         
  147.         a. entries that add to this account:
  148.            
  149.          -Internal.Credit.Interest
  150.          -Internal.Credit.Bonus
  151.          -Internal.Valuation
  152.          
  153.         b. entries that debit this account:
  154.            
  155.          -Internal.Debit.Interest
  156.          -Internal.Debit.Charges        
  157.  
  158. INVEST TYPES
  159.  
  160.      1. entries that deduct money from the account:
  161.              
  162.          -Sell-cannot be deleted
  163.          
  164.                
  165.      2. entries that produce money for transfer to another
  166.         account without affecting the balance or value of this
  167.         account: 
  168.           
  169.          -Dividend-cannot be deleted
  170.      
  171.      3. entries that affect this account only:
  172.         
  173.         a. entries that add to this account:
  174.            
  175.          -Internal.Credit.Interest
  176.          -Internal.Credit.Bonus
  177.          
  178.         b. entries that debit this account:
  179.            
  180.          -Internal.Debit.Interest
  181.          -Internal.Debit.Charges
  182.          
  183.         c. entries that have no effect on the balance but alter the
  184.            value of a Share/Unit account:
  185.               
  186.           -Valuation-allows you to value an account by entering a
  187.            price in share and unit accounts (or any account where the
  188.            computing functions have been set to those used for shares
  189.            and units), the value of the account is then computed using
  190.            this price.
  191.            
  192.         NOTE: On Share and Unit accounts the 'balance' as such is not
  193.         used and so Internal Debit and Credit types have little use,
  194.         though the 'checked balance' will reflect these transactions
  195.         if used.
  196.         
  197. INSURE TYPES
  198.  
  199.      1. entries that deduct amount from this account to pay into
  200.         another account:
  201.           
  202.          -Payout-cannot be deleted
  203.          -Refund-cannot be deleted
  204.          
  205.      2. entries that affect this account only:
  206.         
  207.         a. entries that add to this account:
  208.            
  209.          -Internal.Credit.Interest         
  210.          
  211.          
  212.         b. entries that debit this account:
  213.            
  214.          -Internal.Debit.Interest
  215.          -Internal.Debit.Charges 
  216.          
  217.         c. entries that add to the value of life insurance accounts
  218.         
  219.          -Internal.Credit.Bonus-adds to total bonus figure
  220.          
  221.         d. entries that do nothing
  222.           
  223.          -Internal.Valuation-puts amount on comment line only         
  224.     
  225.      
  226. PAY TYPES
  227.  
  228.      1. entries that transfer money from this account without
  229.         affecting the balance:
  230.           
  231.          -Transfer-this allows money to go from this account to
  232.                    another but does not deduct this amount from the
  233.                    balance (this allows the pay accounts to have a
  234.                    balance that builds up as you earn money even
  235.                    though you transfer it to the bank account. This
  236.                    makes analysis of your pay better!)-cannot be
  237.                    deleted
  238.                  
  239.      2. entries that deduct money from the account:
  240.        
  241.          -Deduct-this deducts the amount from the pay account to go to
  242.                  another account (to your Tax account probably!)
  243.                
  244.      3. entries that affect this account only:
  245.        
  246.          -Local.Credit-cannot be deleted
  247.          -Local.Debit-cannot be deleted
  248.          
  249.         Both these allow you to generate pay and reduce it by items
  250.         such as NI for which you may not want to keep a separate
  251.         account.
  252.         
  253. SPEND TYPES
  254.  
  255.      1. entries that take money from the account:
  256.        
  257.          -Refund-cannot be deleted         
  258.          
  259.      2. entries that affect this account only:
  260.         
  261.         a. entries that add to this account:
  262.            
  263.          -Internal.Credit.Interest
  264.          -Internal.Credit.Bonus
  265.          -Internal.Valuation
  266.          
  267.         b. entries that debit this account:
  268.            
  269.          -Internal.Debit.Interest
  270.          -Internal.Debit.Charges    
  271.          
  272. FIXED ACCOUNTS
  273.  
  274. The only transactions allowed on Fixed accounts are Internal ones. For
  275. the Find and Indexlink account entries can only be EDITED or DELETED
  276. but for the Budget and CalcAcct files new entries can be made when the
  277. display is open. These entries can only use the Internal transaction
  278. types.