home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ ARM Club 1 / ARM_CLUB_CD.iso / contents / comdemos / progs / pennies / !Farthing / help / s_oform < prev    next >
Encoding:
Text File  |  1995-06-20  |  4.1 KB  |  90 lines
  1.           STANDING ORDERS/BUDGET PAYMENTS FORM
  2.           ====================================
  3.           
  4. TITLE
  5.  
  6. The title of this form will change depending on whether it has been
  7. opened from the Standing Orders window or the Budget window - the
  8. title will indicate where the entered data will be directed since both
  9. these windows can be open at the same time.
  10.  
  11. FUNCTION 
  12.  
  13. This form allows the creation of Standing Orders, single periodic
  14. payments and Budget Payments. Entry of the 'from' and 'to' accounts is
  15. from the normal menu structure, foreign currencies can be used by
  16. selecting them into the box next to the 'from' account. Amounts are
  17. entered into the Initial and Normal sum boxes, the Initial sum is used
  18. for the first transaction and for single payments. Start and finish
  19. dates are set as required. The period is selected by clicking over the
  20. appropriate button and, if 'months' or 'days' is chosen, by entering
  21. the number of months or days into the white box next to the respective
  22. button. Comments can be added if required and the data entered or
  23. rejected by using the Enter, Clear or Exit buttons.
  24.  
  25. NOTES
  26.  
  27. *Start Date
  28. If the start date entered has already past then an icon "Action
  29. Now?" will appear giving you the option of actioning the entry
  30. immediately. If this is selected to YES this entry will be used to
  31. create all transactions up to the present date when it is Entered. If
  32. this option is not chosen then the s/o will be actioned at the next
  33. start up.
  34.  
  35. *Single payments. 
  36. These can be use to action pre-notified payments automatically and
  37. only an initial sum and start date need be entered correctly.
  38.  
  39. *Budget Payments. 
  40. These are actioned in exactly the same manner as for Standing Order
  41. entries but will be entered onto the Budget analysis file from which
  42. this form was opened.
  43.  
  44. *Pay accounts. 
  45. If the 'from' account is a pay account then an additional icon will
  46. appear next to the 'from' box with a red 'deduct' in it, clicking over
  47. this will change it to a blue 'Transfer'. This allows different types
  48. of standing order to be made from Pay type accounts. When listed,
  49. Transfer types also appear in blue. (Deduct types will deduct the
  50. amount from the balance of a pay account, Transfer types take the
  51. money but do not affect the balance which aids analysis-see the
  52. TRANSACTION help PAY TYPES for further info.)
  53.  
  54. *Entry. 
  55. When the Enter button is selected the transaction is checked for
  56. validity and then entered onto file for future use. It will then
  57. appear in the correct position in the appropriate list.
  58.  
  59. *Editing & Deleting. 
  60. All entries can be edited and deleted as required by clicking select
  61. over the entry line in the display window and selecting 'Edit' or
  62. 'Delete' from the menu that appears. If 'Delete' is selected then you
  63. will be given one chance to change your mind before final deletion; if
  64. 'Edit' is chosen the data is merely re-entered into this form for
  65. editing. Note that the action buttons change to 'Replace' 'Reset' and
  66. 'Leave'. Replace will overwrite the current entry if it has been
  67. altered (after confirmation), the replaced entry will appear at it's
  68. correct position in the list; Reset clears the data from this form but
  69. leaves the entry itself intact, and Leave exits this form, again
  70. leaving the entry intact in the display list and on the file.
  71.  
  72. *Standing Orders Use. 
  73. S/Os are only automatically actioned when the application is started;
  74. then the date of each s/o is checked to see if it should be actioned
  75. and/or deleted (if finished). This process is repeated until all
  76. outstanding s/os have been actioned, more than one transaction may be
  77. made from a single s/o entry if it has just been created with a start
  78. date some time in the past, or if you have reset the date in your
  79. machine to some future date.(This can cause rapid apparent
  80. bankruptcy!!)
  81.  
  82. *Budget Use. 
  83. Budget entries are actioned when 'Budget' is run from the Budget
  84. window, they are actioned in exactly the same manner as S/Os but are
  85. not updated and changed on file. Standing orders are also actioned in
  86. the Budget process but are again not changed. All transactions
  87. generated in the Budget process only appear on the budget account,
  88. they do not affect other accounts.
  89.  
  90.