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Encoding:
Internet Message Format  |  1998-01-03  |  4.0 KB
  1. From: Jonathan Duddington
  2. Subject: Distribution Lists and Mail List Server
  3. Date: Mon, 22 Dec 1997 17:50:00
  4. Source: docs
  5.  
  6.  
  7. Distribution Lists
  8. ==================
  9.  
  10. Distribution Lists can be set up to contain a list of email
  11. addresses.  A Mail article can be sent to all the addresses in the
  12. Distribution List simply by typing the Distribution List name into
  13. the "To" field of the Write Mail window.
  14.  
  15. Distribution Lists can be created by using a text editor.  They are
  16. stored in a directory called MailLists in !Pluto.Choices.  For
  17. example, a distribution list called "List1" would be kept as:
  18.  
  19.    !Pluto.Choices.MailLists.List1
  20.  
  21. To use a Distribution List, just type its name (in this case  List1)
  22. into the "To" field in the Write Mail window.
  23.  
  24. Distribution List names are not included in Pluto's Address Book.
  25.  
  26. The Distribution List indicates whether each email address should be
  27. put into the To, Cc, or Bcc parts of the outgoing mail.  Generally,
  28. you would want to put the addresses as Bcc, so that they are not all
  29. seen by each person who receives the mail.
  30.  
  31. Each section of the Distribution List is introduced by one of the
  32. following commands on a line by itself:
  33.  
  34. !To:    Gives the contents of the "To:" field of the message.  This
  35.         will usually be the name of the mailing list.
  36.  
  37. !Reply-To:   Usually one of your email addresses.  Where people on the
  38.         mailing list should reply to.
  39.  
  40. !Cc:    Followed by a list of email addresses to be included in the Cc:
  41.         part of the message.  If there are none, then omit this command.
  42.  
  43. !Bcc:   Followed by a list of email addresses to be included in the Bcc:
  44.         part of the message.  If there are none, then omit this command.
  45.  
  46. The last entry in the list should include a newline character.
  47.  
  48. For example:
  49.  
  50. !To:
  51. Mailing List xxx
  52. !Reply-To:
  53. jsd@argonet.co.uk
  54. !Bcc:
  55. address1@argonet.co.uk
  56. address2@argonet.co.uk
  57. address3@argonet.co.uk
  58.  
  59. Note, that the mailing list system in Voyager behaves as
  60. the equivalent of putting all the addresses in the !To: section.  This
  61. method is not recommended. 
  62.  
  63.  
  64. Mail List Server
  65. ================
  66.  
  67. Pluto can act as a simple Mail List server, i.e. act as the "home"
  68. of a mailing list.  It provides a moderated Mail List (i.e. incoming
  69. messages are not broadcast to the subscribers automatically).
  70.  
  71. 1.  Set up one of your Users (from Lists->Users on Pluto's icon bar
  72. menu) to have the same user name as the mailing list name.  Tick the
  73. "Mail List Server" option for this User in its User Edit dialogue
  74. box.
  75.  
  76. 2.  Create a distribution list file with the same name as the mailing
  77. list in the !Pluto.Choices.MailLists directory.  This should have
  78. the same format as the distribution lists described above, although
  79. the !To: and !Reply-To: sections are ignored.  Put the email
  80. addresses of the members of the mailing list in a !Bcc: or !Cc:
  81. section at the end of the file.
  82.  
  83. 3.  Set up a Mail List entry in Pluto's NewsGroups list (from
  84. List->NewsGroups on Pluto's icon bar menu) in the same way that you
  85. would for maillists which you just subscribe to.
  86.  
  87. When you receive messages which are addressed to the maillist user,
  88. Pluto examines the Subject: line.  For example, for a maillist called
  89. xxxx-l,
  90.  
  91. If it is:
  92.    SIGNON xxxx-l
  93. then the address is added to the end of the distribution list.
  94.  
  95. If it is:
  96.    SIGNOFF xxxx-l
  97. then the address is removed from anywhere in the distribution list.
  98.  
  99. Any other messages which are received addressed to the maillist user
  100. name are put into the input Box which has been specified for that
  101. user, in the usual way.
  102.  
  103. To broadcast a received article to the subscribers, read it into the
  104. Article Viewer window, click the Write button, and choose "News"
  105. reply.  A copy of the article is placed into your outgoing email
  106. queue, addressed to the subscribers who are listed in the
  107. distribution list for this Mail List.
  108.  
  109. The "Replied" indicator is set against the article in the article
  110. list, to indicate that this message has been passed on to the group.
  111.  
  112. If you want to send a message to the individual author of the
  113. article, then choose Write->Mail from the Article Viewer, rather
  114. than Write->News.